HIỆN TRẠNG
TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
Tên công ty: CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN TỐC ĐỘ
Tên tiếng anh: SPEED LOGISTICS CO.,LTD ( SPEEDLOGS)
Từ 4/2023: Địa điểm mới tại tòa nhà SPL Building: 116B Lê Lợi, Phường 4, Gò Vấp, HCM
Người đại diện: Trần Ngọc Dũng Điện thoại: 028 35166112
Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh Địa điểm đầu tiên: 219B Nơ Trang Long, Phường 12, Bình Thạnh, HCM
Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN
Tình trạng: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Hình 2.1: Logo công ty Speed Logistics
Speed Logistics Co., Ltd là công ty giao nhận hàng hóa quốc tế được thành lập tại Việt Nam vào năm 2016 Chúng tôi cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa toàn cầu, thông quan và vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến các điểm đến quốc tế.
SVTH: Mai Thị Hồng Nhung là một công ty có mạng lưới giao nhận hàng hóa quốc tế rộng lớn, bao gồm hơn 400 điểm đến toàn cầu Công ty được hỗ trợ bởi các văn phòng ở nước ngoài và hơn 120 đại lý giao nhận hàng hóa trên khắp thế giới SVTH thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu và hàng không uy tín, đảm bảo dịch vụ giao nhận hàng hóa hiệu quả và tin cậy.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Speed Logistic
Năm 2016: Thành lập công ty tên là CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN TỐC ĐỘ Tên tiếng anh: SPEED LOGISTICS CO.,LTD ( SPEEDLOGS)
Công ty bắt đầu phát triển ở lĩnh vực dịch vụ về chứng từ, cước biển,
Từ năm 2017 đến 2019, công ty đã mở rộng và phát triển lĩnh vực giao nhận vận tải nội địa nhờ sự phát triển nhanh chóng của hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng Tiếp theo, trong giai đoạn 2019-2020, công ty đã mở rộng sang lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế Đến năm 2021-2023, công ty tiếp tục mở rộng mạng lưới kinh doanh và khai thác thêm các dịch vụ như khai thuê hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác và dịch vụ gom hàng.
Với tầm nhìn trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận tải quốc tế tại Việt Nam, Speedlog cam kết mang đến dịch vụ logistics chuyên nghiệp, đảm bảo sự hài lòng và hiệu quả cao cho khách hàng Sau 7 năm hoạt động, công ty đã khẳng định uy tín và tiềm lực của mình, thiết lập mối quan hệ hợp tác thành công với nhiều đối tác và khách hàng tiềm năng.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
SVTH:Mai Thị Hồng Nhung 5
CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN TỐC ĐỘ sở hữu cơ cấu tổ chức đơn giản nhưng hiệu quả, với các phòng ban liên kết và hỗ trợ lẫn nhau Mỗi bộ phận được phân định rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ, từ đó đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp Sự liên hệ và trao đổi thông tin giữa các phòng ban nhằm mục tiêu cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Phòng giao nhận Phòng cung ứng Phòng chứng từ
Chứng từ hàng xuất Chứng từ hàng nhập
SVTH:Mai Thị Hồng Nhung 6
Phòng kinh doanh bao gồm 6 nhân viên với các nhiệm vụ chính là:
Nhận mục tiêu từ giám đốc để lập kế hoạch kinh doanh và phát triển các phương án cạnh tranh Nghiên cứu thị trường để hiểu tình hình và giám sát hoạt động kinh doanh cũng như năng suất nhóm bán hàng Soạn thảo và ký kết hợp đồng, đồng thời tìm kiếm và chăm sóc khách hàng tiềm năng trước và sau khi sử dụng dịch vụ.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty, nhưng để đạt được điều này, cần có sự hỗ trợ từ các bộ phận khác trong tổ chức.
Phòng cung ứng có nhiệm vụ thương lượng với Co-loader, hãng tàu và đại lý để xây dựng và cập nhật bảng giá cước cạnh tranh nhất cho hệ thống dữ liệu của công ty Đội ngũ này thường xuyên phối hợp với phòng kinh doanh để đảm bảo mức giá tốt nhất, tạo lợi thế cạnh tranh Ngoài ra, phòng cũng định kỳ đánh giá chất lượng dịch vụ và giá cả, đồng thời xây dựng mối quan hệ với các đối tác để lựa chọn những đối tác tốt nhất Bên cạnh đó, phòng cung ứng còn phối hợp với nhân viên sales để giải quyết các vấn đề liên quan đến hãng tàu và giá cước cho khách hàng.
Phòng chứng từ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của chứng từ hàng hóa xuất khẩu trước khi nộp cho hải quan Phòng cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo quá trình khai thác hàng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, phục vụ cho công việc chung của công ty cũng như nhiệm vụ của bộ phận chứng từ Các công việc chính bao gồm tập hợp, kiểm tra và sửa đổi chứng từ khi cần thiết, cùng với việc phát hành vận đơn (B/L).
Phòng Giao nhận có nhiệm vụ thực hiện giao nhận hàng hóa và hoàn tất các thủ tục, chứng từ cần thiết để hàng hóa được thông quan Đơn vị này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình thủ tục liên quan.
Mai Thị Hồng Nhung tại SVTH có trách nhiệm từ khi mở tờ khai đến khi giao hàng, nhanh chóng giải đáp thắc mắc của khách hàng để giảm chi phí và tạo uy tín Cô chủ động duy trì mối quan hệ và liên lạc với các bên liên quan để nắm rõ tình hình hàng hóa, đồng thời xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển Ngoài ra, phòng giao nhận của công ty Speed Logistic còn thực hiện khai báo hải quan và tra cứu mã HS.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế tối giản nhưng chặt chẽ, phù hợp với hoạt động kinh doanh, giúp đảm bảo trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban diễn ra linh hoạt và chính xác Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cho phép báo cáo kịp thời khi có sự cố xảy ra, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
2.1.5 Tình hình nhân sự của công ty
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CHUNG CỦA QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG
Speed Logistic là công ty vận tải-logistic với hơn 7 năm kinh nghiệm hoạt động, đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể và xây dựng được uy tín vững chắc trong ngành Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và dịch vụ tận tâm là những yếu tố giúp công ty chiếm được lòng tin của khách hàng.
Trong quy trình xuất khẩu FCL, việc sắp xếp linh hoạt thứ tự các chứng từ như giấy kiểm dịch thực vật, tờ khai hải quan và CO giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời tạo sự thuận tiện trong quá trình di chuyển.
Việc ứng dụng các thiết bị như máy vi tính, máy fax, máy scan, máy in và hệ thống thông tin như email, Zalo đã giúp truyền tải thông tin nhanh chóng và kịp thời Quá trình gửi chứng từ giữa các bên trở nên nhanh gọn, và khi cần điều chỉnh thông tin hoặc giải đáp thắc mắc, người dùng chỉ cần thao tác trên máy tính và gửi qua internet.
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, Speedlogs yêu cầu cung cấp hình ảnh của container từ nhiều góc độ cùng với seal chì đã đóng Điều này giúp so sánh và đối chiếu khi hàng đến cảng, nhằm hạn chế các rủi ro như mất hàng.
Công ty Speed Logistic sở hữu một bộ máy quản lý và đội ngũ nhân viên liên kết chặt chẽ, với ban lãnh đạo thân thiện và nhiệt tình Họ tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi thêm kỹ năng và kiến thức ngành, khuyến khích phát huy năng lực cá nhân, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt trong công việc Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, cùng với chính sách đào tạo hợp lý, giúp mọi người phát triển đúng chuyên môn và sở trường của mình.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ Logistic với quy trình nghiệp vụ khoa học và hợp lý Chúng tôi cũng triển khai chương trình đào tạo chuyên sâu, giúp nhân viên nắm vững kiến thức chuyên môn và tích lũy kinh nghiệm thực tế trong ngành.
Công ty cam kết tuân thủ đầy đủ các chính sách và quy định của nhà nước liên quan đến hoạt động kinh doanh dịch vụ nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi đảm bảo đóng thuế đúng thời hạn và tuân theo quy trình thủ tục một cách nghiêm ngặt.
SVTH: Mai Thị Hồng Nhung 29, thực hiện đúng các quy định của Ngân hàng Nhà nước về hoạt động ngoại hối, theo thông tư Hải Quan do Tổng cục Hải Quan ban hành.
Công ty có nguồn lực tài chính vững mạnh và chính sách đãi ngộ nhân viên hấp dẫn, bao gồm các chế độ theo quy định của nhà nước như BHXH, thưởng và trợ cấp Speed Logistic, với tư cách là một doanh nghiệp logistics Việt Nam, tận dụng lợi thế am hiểu thị trường nội địa, nắm vững tập quán thương mại và xây dựng mối quan hệ rộng rãi với các doanh nghiệp trong nước, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ.
Bên cạnh những ưu điểm, công ty còn tồn tại một số nhược điểm
Trước khi tiến hành làm giấy kiểm dịch thực vật, việc kê khai hải quan là cần thiết Nếu hàng hóa nhập khẩu thiếu chứng thư kiểm dịch thực vật theo quy định, hàng sẽ bị trả về, dẫn đến tổn thất về chi phí và thời gian cho tất cả các bên liên quan.
Việc thanh toán giữa người xuất khẩu và Speedlogs có thể gặp rủi ro về chậm trễ hoặc không thanh toán, đặc biệt khi lô hàng gặp vấn đề cần sự hỗ trợ từ các bên liên quan Trong trường hợp phát sinh chi phí không mong muốn, người xuất khẩu có thể bỏ mặc lô hàng và Speedlogs nếu giá trị lô hàng thấp, do đó, cần thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng để giảm thiểu rủi ro này.
Công ty Speed Logistic hiện đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ nhiều đối thủ trong cùng lĩnh vực Các phương án marketing của công ty chưa thực sự hiệu quả, cùng với đội ngũ Sales không mạnh mẽ, khiến công ty gặp nhiều khó khăn trong việc duy trì và phát triển thị trường.
Hoạt động marketing của công ty chưa đạt hiệu quả mong muốn vì thiếu một chiến lược hợp lý Việc quảng bá các dịch vụ nổi bật của công ty chưa được thực hiện một cách sâu rộng, dẫn đến hạn chế khả năng cạnh tranh trên thị trường.
SVTH:Mai Thị Hồng Nhung 30
Speed Logistic gặp khó khăn trong việc cạnh tranh cung cấp dịch vụ cho các đối tác nước ngoài do thiếu mối quan hệ sâu rộng với các đối tác quốc tế Trong thị trường nội địa, công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp logistics FDI, nhờ vào mối quan hệ chặt chẽ với các tập đoàn mẹ, họ dễ dàng ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh có vốn FDI.
SVTH:Mai Thị Hồng Nhung 31
GIẢI PHÁP
Việc kê khai hải quan trước khi làm giấy kiểm dịch thực vật là rất quan trọng, đặc biệt khi hàng hóa đến nước nhập khẩu mà thiếu chứng thư kiểm dịch thực vật Nếu không có chứng thư này cho những mặt hàng yêu cầu, hàng sẽ bị trả về, dẫn đến tổn thất về chi phí và thời gian cho tất cả các bên liên quan.
Để đảm bảo tiến độ xuất khẩu, cần tìm hiểu kỹ các yêu cầu của nước nhập khẩu về chứng từ, chứng nhận nguồn gốc và chứng thư kiểm dịch Việc này giúp tư vấn cho người xuất khẩu sắp xếp thời gian hợp lý, tránh chậm trễ và phát sinh thêm chi phí cho các bên liên quan.
Việc thanh toán giữa người xuất khẩu và Speedlogs thường diễn ra ở giai đoạn cuối của quy trình, điều này có thể dẫn đến nguy cơ chậm trễ hoặc thậm chí không thanh toán.
Để đảm bảo an toàn tài chính trong hợp đồng, cần thỏa thuận rõ ràng về tổng số tiền, phương thức và thời hạn thanh toán Hợp đồng cũng nên bao gồm điều khoản cụ thể về biện pháp xử lý khi đối tác thanh toán chậm Một giải pháp hiệu quả là yêu cầu thanh toán trước từ 30% đến 50% theo từng giai đoạn, nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc thanh toán chậm hoặc không thanh toán, đặc biệt đối với khách hàng mới.
Thực trạng: Có nhiều đối thủ cạnh ttranh trong ngành
Công ty cần đầu tư vào nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường Việc đào tạo nhân viên chuyên nghiệp và ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý thông tin sẽ giúp cải thiện quy trình hoạt động Speed Logistic có thể phát triển các dịch vụ giá trị gia tăng như bảo quản, đóng gói, phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tài chính và bảo hiểm liên quan đến logistics, nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và thu hút khách hàng.
Thực trạng: Hoạt động Marketing của công ty chưa thực sự hiệu quả
Để đạt được hiệu quả trong marketing, cần tổ chức và xây dựng một chiến lược hợp lý với mục tiêu dài hạn cùng các mục tiêu ngắn hạn rõ ràng Việc lập kế hoạch chi tiết từ tổng thể đến từng hoạt động cụ thể là rất quan trọng để đảm bảo các hoạt động marketing diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.
Mai Thị Hồng Nhung, 32 tuổi, là chuyên viên marketing của công ty Việc thực hiện các hoạt động marketing một cách liên kết sẽ giúp giảm thiểu lãng phí chi phí và mang lại hiệu quả thiết thực cho công ty.
Công ty hiện đang phụ thuộc vào việc thuê phương tiện vận tải, cụ thể là đầu kéo container từ các đơn vị khác Sự phụ thuộc này dẫn đến chi phí gia tăng, từ đó làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Giải pháp hiệu quả cho công ty là đầu tư vào phương tiện vận chuyển hàng hóa khi có đủ nguồn vốn và năng lực vận hành Trong bối cảnh hiện tại, việc ký hợp tác lâu dài với các đối tác uy tín sẽ giúp công ty nhận được nhiều ưu đãi cho mỗi lần sử dụng dịch vụ.
Speed Logistic hiện đang gặp khó khăn trong việc cạnh tranh cung cấp dịch vụ cho các đối tác nước ngoài do chưa xây dựng được mối quan hệ sâu rộng với họ.
Xu hướng hợp tác khu vực và toàn cầu đang mạnh mẽ, mang lại nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Speedlogs có thể tận dụng cơ hội thị trường mới để mở rộng quy mô hoạt động và tăng doanh thu thông qua việc mở rộng thị trường xuất khẩu, hợp tác với các đối tác quốc tế qua các kênh kết nối như triển lãm, tọa đàm, thỏa thuận và hiệp định thương mại.
Speedlogs cần thường xuyên cập nhật các chính sách và quy định hải quan mới nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tham gia tích cực vào việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực logistics, nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí hoạt động Đồng thời, công ty cũng nên duy trì các buổi chia sẻ kiến thức và tổ chức chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và cập nhật kiến thức cho nhân viên.
SVTH:Mai Thị Hồng Nhung 33