Bài tiểu luận kết thúc học phần học kỳ i Đề tài thiết lập kế hoạch kinh doanh

Quy mô công việc có thể ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức của nhóm, phân chia trách nhiệm và vai trò của các thành viên.. Các thành viên trong nhóm chức năng có cùng mục tiêu và chuyên môn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ I

Năm học 2022-2023 Môn học: Giới thiệu ngành Quản trị kinh doanh

Đề tài:

Thiết Lập Kế hoạch Kinh Doanh

Giảng viên: Biện Thị Bách Hà

Lớp: KD2303

Sinh viên thực hiện:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 10 năm 2023

MỤC LỤC PHẦN LÝ THUYẾT

I QUY MÔ NHÓM 6

A Khái niệm “Quy mô nhóm” 6

B Những yếu tố ảnh hưởng đến quy mô nhóm 6

1 Số lượng thành viên 6

2 Kỹ năng và chuyên môn 6

3 Phạm vi công việc 6

C Vai trò và ý nghĩa của quy mô nhóm 6

II PHÂN LOẠI NHÓM 7

A Khái niệm “ Phân loại nhóm’’ 7

B Các tiêu chí và cách phân loại nhóm 7

1 Theo mục tiêu 7

2 Theo cấu trúc tổ chức 7

3 Theo đặc điểm thành viên 7

4 Theo quy mô 8

5 Theo vị trí địa lý 8

III VAI TRÒ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 8

1 Trên phương diện các vai trò 8

2 Trên phương diện các cá nhân thực hiện 10

2

PHẦN THỰC HÀNH

IV SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC CHUẨN MỰC VÀ QUY TẮC

CỦA NHÓM 11

A Khái niệm “chuẩn mực và quy tắc nhóm” 11

B Những ưu điểm trong việc xây dựng các chuẩn mực và nguyên tắc nhóm 12

1 Tạo sự hiểu biết chung 12

2 Nâng cao hiệu suất và đạt mục tiêu 12

3 Khuyến khích sự hợp tác và tương tác 12

4 Giảm xung đột và nảy sinh vấn đề 12

5 Tăng tính chuyên nghiệp 12

6 Tạo môi trường làm việc lành mạnh 13

C Vai trò của việc xây dựng chuẩn mực và quy tắc trong làm việc nhóm 13

1 Định hướng và hướng dẫn 13

2 Xác định vai trò và trách nhiệm 13

3 Tạo sự đồng nhất và duy trì ổn định 13

D Những bất lợi khi không đặt ra chuẩn mực, nguyên tắc khi làm việc nhóm 13

V MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ NHÓM 13

A Định nghĩa về " Đặc điểm tâm lý nhóm" 13

B Một số đặc điểm chung về tâm lí nhóm 14

1 Tính thống nhất 14

2 Sự tương tác và giao tiếp 14

3 Tích cực và tiêu cực 14

4 Sự phụ thuộc 14

5 Xung đột và đồng thuận 15

6 Sự tin tưởng và sự an toàn 15

7 Sự đồng lòng và sự cam kết 15

C Một số hiện tượng tâm lý nhóm phổ biến 15

3

1 Groupthink: Tư duy tập thể 15

2 Social influence: Ảnh hưởng xã hội 16

3 Social loafing: Xã hội không vụ lợi 16

VI Xác định vấn đề của tình huống trong đề bài 16

VII Giải pháp cho tình huống trong đề bài trong vai trò của một lãnh đạo 16

A Thứ nhất: Giải pháp thỏa hiệp 16

1 Thảo luận và hiểu rõ yêu cầu của thành viên chủ chốt 16

2 Tìm kiếm giải pháp đồng thuận 16

3 Thực hiện quản lý và theo dõi 17

B Thứ hai: Giải pháp thuyết phục 17

1 Giải thích tác động của yêu cầu đến nhóm 17

2 Sau đó, người lãnh đạo có thể đưa ra lợi ích cụ thể cho thành viên chủ chốt 17

3 Xem xét các giải pháp thay thế 17

4 KẾT LUẬN 17

VIII TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

4

PHẦN: LÝ THUYẾT

I QUY MÔ NHÓM

A Khái niệm “Quy mô nhóm”

Quy mô nhóm là khái niệm dùng để mô tả kích thước và phạm vi của một nhóm, bao gồm

cả số lượng thành viên và cấu trúc tổ chức của nhóm Đây là khái niệm quan trọng trong quản lý dự án, quản lí nhóm

B Những yếu tố ảnh hưởng đến quy mô nhóm

1 Số lượng thành viên

Đây là số lượng người tham gia vào nhóm làm việc Quy mô nhóm có thể từ một vài người đến hàng trăm thành viên tùy thuộc vào phạm vi và phức tạp của dự án Số lượng thành viên trong nhóm ảnh hưởng đến độ phức tạp của quản lý nhóm, khả năng tương tác và giao tiếp,

và khả năng hoàn thành nhiệm vụ

2 Kỹ năng và chuyên môn

Quy mô nhóm cũng liên quan đến sự đa dạng về kỹ năng và chuyên môn của các thành viên Nhóm có thể bao gồm các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau như lập trình, thiết

kế, quản lý dự án, kiểm thử, v.v

3 Phạm vi công việc

Quy mô nhóm cũng được xác định từ phạm vi công việc mà nhóm sẽ thực hiện Điều này

có thể bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, chức năng hoặc mục tiêu của dự án Quy mô công việc

có thể ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức của nhóm, phân chia trách nhiệm và vai trò của các thành viên

C Vai trò và ý nghĩa của quy mô nhóm

 Quy mô nhóm đóng vai trò quan trọng trong quản lý và hoạt động của một nhóm làm việc Nó ảnh hưởng đến phân chia công việc, tương tác và giao tiếp, quản lý và lãnh đạo, hiệu suất và hiệu quả, cũng như phân chia trách nhiệm và tạo động lực trong nhóm

 Một quy mô nhóm phù hợp sẽ cung cấp sự cân đối giữa số lượng thành viên và phạm

vi công việc, đảm bảo rằng nhóm có đủ nguồn lực và kỹ năng để hoàn thành nhiệm

5

vụ Việc hiểu và quản lý quy mô nhóm là một yếu tố quan trọng để đạt được kết quả thành công trong quản lý dự án và làm việc nhóm

II PHÂN LOẠI NHÓM

A Khái niệm “ Phân loại nhóm’’

Phân loại nhóm là một quá trình phân chia và phân loại các nhóm dựa trên các đặc điểm và tiêu chí nhất định Phân loại nhóm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về cách các nhóm hoạt động, tương tác và đóng vai trò trong môi trường làm việc nhóm

B Các tiêu chí và cách phân loại nhóm

1 Theo mục tiêu

a) Nhóm chức năng

Nhóm chức năng tập trung vào việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể Các thành viên trong nhóm chức năng có cùng mục tiêu và chuyên môn chung và làm việc đồng nhất để đạt được mục tiêu đó

b) Nhóm dự án

Nhóm dự án được hình thành để thực hiện một dự án cụ thể Nhóm này thường là tạm thời

và có cấu trúc tổ chức linh hoạt để phù hợp với yêu cầu của dự án Khi dự án hoàn thành, nhóm có thể được giải tán hoặc chuyển sang dự án khác

2 Theo cấu trúc tổ chức

a) Nhóm tự chủ

Nhóm tự chủ là nhóm mà các thành viên có sự tự do và quyền lực trong việc ra quyết định

và tổ chức công việc Các thành viên trong nhóm tự chủ thường đóng góp ý kiến và đưa ra quyết định chung trong quá trình làm việc

b) Nhóm có cấu trúc

Nhóm có cấu trúc có một hệ thống tổ chức rõ ràng với vai trò và trách nhiệm được phân chia một cách rõ ràng Có một lãnh đạo hoặc quản lý trong nhóm để định hướng và điều phối hoạt động của các thành viên

3 Theo đặc điểm thành viên

a) Nhóm đa chức năng

Nhóm đa chức năng bao gồm các thành viên với chuyên môn và kỹ năng khác nhau Mỗi thành viên trong nhóm đóng góp từng phần chuyên môn riêng để đạt được mục tiêu chung của nhóm Điều này giúp đảm bảo sự đa dạng và toàn diện trong quá trình làm việc

6

b) Nhóm chuyên môn

Nhóm chuyên môn tập trung vào các thành viên có cùng chuyên môn hoặc kỹ năng chuyên sâu trong một lĩnh vực cụ thể Nhóm chuyên môn thường có độ chuyên sâu cao và có thể đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn của họ

4 Theo quy mô

a) Nhóm nhỏ

Nhóm nhỏ thường bao gồm từ 2 đến 10 thành viên Nhóm nhỏ có thể tương tác và giao tiếp

dễ dàng hơn, và thường linh hoạt và nhanh chóng trong việc thay đổi hướng dẫn và quyết định

b) Nhóm lớn

Nhóm lớn có từ 10 thành viên trở lên Nhóm lớn có thể có cấu trúc tổ chức phức tạp hơn và đòi hỏi các cơ chế tương tác và giao tiếp rõ ràng đểđảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả

5 Theo vị trí địa lý

a) Nhóm cùng địa điểm

Nhóm cùng địa điểm là nhóm các thành viên làm việc tại cùng một địa điểm vật lý Họ có thể tương tác trực tiếp và giao tiếp dễ dàng do sự tiếp xúc trực tiếp

b) Nhóm phân tán

Nhóm phân tán là nhóm các thành viên làm việc từ xa, có thể ở các địa điểm khác nhau hoặc làm việc từ xa Nhóm phân tán đòi hỏi cơ chế giao tiếp và cộng tác trực tuyến để đảm bảo liên lạc hiệu quả

 Tuy nhiên, những phân loại trên đây chỉ mang tính chất mô phỏng và không phải là toàn bộ các phân loại, có thể được phân loại dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như mục tiêu, cấu trúc tổ chức, đặc điểm thành viên và quy mô

III VAI TRÒ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

1 Trên phương diện các vai trò

a) Task roles: Vai trò nhiệm vụ

7

Người khởi xướng

Information/opinion giver

Người đưa ra thông tin/ý kiến Cung cấp thông tin/Nêu ý kiến

Information/opinion seeker

Người tìm kiếm thông tin/ý kiến Hỏi thông tin/ hỏi ý kiến

Elaborator/clarifier/coordinator

Người xây dựng/làm rõ/điều phối viên

Lắng nghe cẩn thận để giúp giải thích ý tưởng

Đặt câu hỏi để làm rõ ý tưởng Đưa ra ví dụ và tạo liên kết giữa ý tưởng Evaluator/critic

Người đánh giá/phê bình

Đánh giá ý tưởng hoặc tác phẩm do nhóm thực hiện

Orienteer

Người định hướng

Chuyển hướng suy nghĩ hoặc công việc của nhóm

Energiser

Người cho động lực

Mang lại năng lượng cho nhóm Tạo động lực

Summariser

Người tóm tắt

Nhắc lại các ý tưởng, quyết định và kế hoạch chính để giữ cho nhóm đi đúng hướng

b) Maintenance roles: Vai trò bảo trì

Encourager/supporter

Khuyến khích/hỗ trợ

Hỗ trợ ý tưởng và công việc Xây dựng sự tự tin cho thành viên nhóm Mời các thành viên trầm tính lên phát biểu

Harmoniser/mediator

Bộ điều hòa/hòa giải

Hoạt động để giải quyết sự khác biệt giữa các thành viên trong nhóm

Compromiser/reconciler

Người thỏa hiệp/người hòa giải

Giải quyết những bất đồng và duy trì sự hòa hợp bằng cách nhượng bộ Gatekeeper

Group observer

Người quan sát nhóm

Giám sát các quy trình của nhóm và đưa

ra phản hồi cho nhóm về tiến triển của nhóm

follower

8

c) Dysfunctional roles: Vai trò rối loạn chức năng

Aggressor

Kẻ xâm lược

Có hành vi hung hăng đối với các thành viên trong nhóm bằng cách chỉ trích hoặc

đổ lỗi Làm cho các thành viên khác trong nhóm cảm thấy không thỏa đáng hoặc sai hoặc kém hơn

Blocker

rebel

Nổi loạn

Phá vỡ các chuẩn mực của nhóm và từ chối hợp tác

Self-seeker

Người tìm kiếm bản thân

Cố gắng biến mình thành trung tâm của nhóm

Nỗ lực đạt được mục tiêu cá nhân trước mục tiêu của nhóm

Cố gắng giành lấy sự tập trung của nhóm bằng cách không trách nhiệm và luôn yêu cầu giúp đỡ

Dominator

Kẻ thống trị

Cố gắng kiểm soát nhóm bằng mọi cách,

ví dụ như bằng cách nịnh nọt, gây sợ hãi hoặc bắt nạt/gây hấn

Có thể đưa ra chỉ dẫn một cách đột ngột hoặc ngắt lời khi người khác nói Social loafer

Kẻ lười biếng xã hội

Thiếu cam kết với nhóm, đóng góp ít hoặc không có

2 Trên phương diện các cá nhân thực hiện

a) Leader: Nhà lãnh đạo

Nhà lãnh đạo là người chịu trách nhiệm chung cho sự thành công của nhóm Họ phải có khả năng tạo động lực, lãnh đạo và quản lý nhóm Nhà lãnh đạo phải có khả năng xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và đưa ra quyết định Họ cần có khả năng giao tiếp tốt và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm

b) Subject Matter Expert: Chuyên gia chuyên môn

Chuyên gia chuyên môn là thành viên trong nhóm có kiến thức sâu về lĩnh vực liên quan đến dự án Họ đóng vai trò tư vấn và cung cấp thông tin chuyên môn cho các quyết định và hoạt động của nhóm Chuyên gia chuyên môn có thể là người có kinh nghiệm hoặc có kiến thức chuyên sâu trong một lĩnh vực cụ thể

9

c) Project Manager: Trưởng dự án

Trưởng dự án là người chịu trách nhiệm quản lý dự án cụ thể Họ phải lập kế hoạch, phân công công việc, giám sát tiến độ và đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời hạn và theo yêu cầu Trưởng dự án cần có khả năng quản lý thời gian, nguồn lực và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình dự án

d) Innovator: Người sáng tạo

Người sáng tạo là thành viên trong nhóm có khả năng tư duy sáng tạo và đưa ra các ý tưởng mới Họ thường đóng vai trò trong việc nghiên cứu, phát triển và thử nghiệm các giải pháp mới Người sáng tạo đóng góp vào quá trình tạo ra sự đột phá và sự khác biệt trong dự án

e) Implementer: Người thực hiện

Người thực hiện là thành viên trong nhóm có khả năng thực hiện công việc theo kế hoạch và đạt được mục tiêu Họ thường có kỹ năng thực hiện nhiệm vụ cụ thể và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng chất lượng và thời gian

f) Communicator: Người giao tiếp

Người giao tiếp là thành viên trong nhóm có kỹ năng giao tiếp tốt Họ đóng vai trò trong việc truyền đạt thông tin, tương tác với các thành viên khác và xây dựng mối quan hệ tốt trong nhóm Người giao tiếp cần biết lắng nghe, thể hiện ý kiến và giải quyết xung đột một cách hiệu quả

g) Quality Controller: Người kiểm tra

Vai trò của người kiểm tra là đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định Người kiểm tra xem xét, đánh giá và kiểm tra các kết quả

và sản phẩm của nhóm để đảm bảo rằng chúng đáp ứng yêu cầu và chất lượng mong muốn Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách chính xác và chất lượng

IV SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG CÁC CHUẨN MỰC VÀ QUY TẮC CỦA NHÓM

A Khái niệm “chuẩn mực và quy tắc nhóm”

 Chuẩn mực là nguyên tắc và giá trị hướng dẫn hành vi, trong khi quy tắc là các quy định cụ thể về cách thức hoạt động và tuân thủ Mọi thành viên đều phải tuân theo và phấn đấu thực hiện, là một yếu tố cơ bản nhưng có ý nghĩa hết sức quan trọng với hoạt động, phát triển và tồn tại của nhóm, tổ chức

10

 Đồng thời, các chuẩn mực và quy tắc cũng phải dựa trên căn cứ, phù hợp và đáp ứng được các chuẩn mực xã hội cơ bản, các hoạt động thực tiễn và các điều kiện cụ thể của tổ chức đó

B Những ưu điểm trong việc xây dựng các chuẩn mực và nguyên tắc nhóm

1 Tạo sự hiểu biết chung

Chuẩn mực và quy tắc giúp tạo ra một cơ sở chung cho toàn bộ nhóm Điều này giúp tất cả mọi người trong nhóm hiểu rõ về các tiêu chuẩn và mong đợi đối với hành vi và hiệu suất làm việc của mình Sự hiểu biết chung này giúp xây dựng sự tin tưởng và tăng khả năng làm việc hiệu quả của nhóm

2 Nâng cao hiệu suất và đạt mục tiêu

Nghiên cứu của Mathieu và Rapp (2009) trong "Laying the foundation for successful team performance trajectories “The roles of team charters and performance strategies” đã chỉ ra rằng xây dựng các quy tắc chung trong nhóm sẽ cung cấp một khung làm việc chung và định hình cách thức làm việc.Từ đó giúp tăng cường sự tổ chức và hiệu quả trong việc hoàn thành công việc Đồng thời, việc có các quy tắc rõ ràng cũng giúp nhóm thích ứng và đối mặt với các thách thức một cách có hệ thống và hiệu quả

3 Khuyến khích sự hợp tác và tương tác

xây dựng các chuẩn mực, quy tắc về giao tiếp, phản hồi và chia sẻ thông tin, tham gia vào quyết định, đảm bảo sự liên kết và tương tác, giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự đoàn kết và đồng lòng trong nhóm

4 Giảm xung đột và nảy sinh vấn đề

Nghiên cứu của LePine và đồng nghiệp (2008) về mối quan hệ giữa sự đa dạng nhóm đã chỉ

ra rằng việc xây dựng các quy tắc giữa các thành viên giúp giảm xung đột và nảy sinh vấn đề.Khi mọi người đều biết rõ về các quy tắc và chuẩn mực, họ có thể tránh nhầm lẫn, hiểu sai hoặc đánh giá sai Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc ổn định và giảm sự cố hỗn loạn

5 Tăng tính chuyên nghiệp

Chuẩn mực và quy tắc định rõ các tiêu chuẩn và quy định về cách làm việc chuyên nghiệp Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nâng cao chất lượng công việc và đảm bảo sự đồng nhất trong cách thức thực hiện nhiệm vụ

11

6 Tạo môi trường làm việc lành mạnh

Các quy tắc giúp định rõ những hành vi chấp nhận được và không chấp nhận, từ đó tạo điều kiện cho sự tôn trọng, tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau Điều này góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và giảm xung đột trong nhóm

C Vai trò của việc xây dựng chuẩn mực và quy tắc trong làm việc nhóm.

1 Định hướng và hướng dẫn

Chuẩn mực và quy tắc định hướng và hướng dẫn nhóm trong việc thực hiện công việc Chúng định rõ mục tiêu, phạm vi và kỳ vọng của nhóm, giúp thành viên biết được mình nên làm gì và làm như thế nào

2 Xác định vai trò và trách nhiệm

Chuẩn mực và quy tắc giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm Điều này tạo điều kiện cho sự phân công công việc hiệu quả và đảm bảo rằng mỗi người chịu trách nhiệm với vai trò của mình

3 Tạo sự đồng nhất và duy trì ổn định

Chuẩn mực và quy tắc giúp tạo ra sự đồng nhất trong làm việc nhóm Chúng xác định các quy trình, tiêu chuẩn và phương pháp làm việc chung, đảm bảo rằng mọi người tuân thủ cùng một cách tiếp cận và thực hiện công việc theo cách thống nhất

D Những bất lợi của việc không đặt ra chuẩn mực, nguyên tắc khi làm việc nhóm

Thiếu các nguyên tắc và chuẩn mực trong làm việc nhóm có thể dẫn đến sự mơ hồ, mất tổ chức, xung đột ý kiến, giao tiếp không hiệu quả, mất lòng tin và sự không ổn định, khó khăn trong việc giải quyết xung đột Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhóm, gây ra sự mất định hướng và khó khăn trong đạt được kết quả thành công

V MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ NHÓM

A Định nghĩa về " Đặc điểm tâm lý nhóm"

Đặc điểm tâm lý nhóm là những yếu tố tâm lý chung tồn tại trong một nhóm người khi họ cùng làm việc và tương tác với nhau Những đặc điểm này thể hiện xu hướng cảm xúc, suy nghĩ và hành vi của các thành viên trong từng ngữ cảnh, và có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và phát triển của nhóm

12