Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần tập đoàn vngroup bài tiểu luận kết thúc học phần

Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHỦ ĐỀ: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN VNGROUP BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CH Ủ ĐỀ: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY C Ổ PHẦN TẬP ĐOÀN VNGROUP

BÀI TI ỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

H ọc phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Mã phách:

Hà N ội - 2023

L ỜI CẢM ƠN

Bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu quan trọng, thể hiện sự quan sát, tìm hiểu và sự sáng tạo của mỗi sinh viên trong việc ứng dụng kiến thức

lý luận vào thực tế Tuy nhiên, để hoàn thiện công trình này đòi hỏi phải có sự

cố gắng, nỗ lực của bản thân, bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ, giúp đỡ, tư vấn của

thầy cô giáo chuyên ngành, các cán bộ, công chức đang làm nhiệm vụ

Để hoàn thành đề tài này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới các

thầy cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia nói chung và thầy cô Khoa Lưu

trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng đã giảng dạy cho tôi nhiều kiến thức

và kỹ năng trong suốt quá trình học tập ở trường Và tập thể cán bộ nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây bài làm của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Hữu Danh Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài này

là trung thực và chưa được công bố bằng bất kì hình thức nào trước đây Các

số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho quá trình nghiên cứu, phân tích, nhận xét, đánh giá đều do tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn Nếu không đúng như trên tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về đề tài của mình

M ỤC LỤC

L ỜI CẢM ƠN - 1

L ỜI CAM ĐOAN - 1

M ỤC LỤC - 2

PH ẦN MỞ ĐẦU - 5

1 Lý do chọn đề tài - 5

2 Mục tiêu nghiên cứu - 5

3 Nhiệm vụ nghiên cứu - 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 6

5 Phương pháp nghiên cứu - 6

6 Cấu trúc đề tài - 7

PH ẦN NỘI DUNG - 8

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ QUẢN TR Ị NHÂN LỰC VĂN PHÒNG - 8

1.1 Một số khái niệm cơ bản - 8

1.1.1 Khái niệm văn phòng - 8

1.1.2 Khái niệm tổ chức - 8

1.1.3 Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng - 9

1.1.4 Khái niệm về nhân lực và công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng - Error! Bookmark not defined. 1.2 Lý luận chung về bộ máy văn phòng - 9

1.2.1 Chức năng của bộ máy văn phòng - 9

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng - 11

1.2.3 Nội dung của tổ chức bộ máy văn phòng Error! Bookmark not defined.

1.2.4 Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng - Error! Bookmark not defined.

1.3 Lý luận về quản trị nguồn nhân lực văn phòng - 131.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản trị nguồn nhân lực

- Error! Bookmark not defined.

1.3.2 Đặc điểm của nhân sự văn phòng - Error! Bookmark not defined.

1.3.3 Vai trò của quản trị nguồn nhân lực văn phòng - Error! Bookmark not defined.

1.3.4 Căn cứ và các nguyên tắc quản trị nguồn nhân lực văn phòng

- Error! Bookmark not defined.

1.3.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực văn

phòng - Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC QU ẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẨN UNI HOÀNG YẾN - 14

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến - 142.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phầnUNI Hoàng Yến - 142.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

Cổ phần cổ phần Uni Hoàng Yến - 152.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến - 16

2.1.4 Khái quát về văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến - 182.2 Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến - 212.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc tại Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần UNI Hoàng Yến - 212.2.2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến - 232.2.3 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự của Uni Hoàng Yến - 232.3 Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Công ty

Cổ phần Uni Hoàng Yến - Error! Bookmark not defined.

2.3.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực văn phòng - Error!

Bookmark not defined.

2.3.2 Công tác tuyển dụng nhân lực Error! Bookmark not defined.

2.3.3 Bố trí, sắp xếp nhân lực - Error! Bookmark not defined.

2.3.4 Tạo động lực làm việc - Error! Bookmark not defined 2.3.6 Đánh giá kết quả thực hiện công việc Error! Bookmark not defined.

2.3.7 Khen thưởng, kỷ luật nhân viên Error! Bookmark not defined.

2.4 Nhận xét chung - 252.4.1 Nhận xét chung về công tác tổ chức bộ máy văn phòng - 252.4.2 Nhận xét công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng - 26

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY VÀ NÂNG CAO HI ỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN PHÒNG T ẠI UNI HOÀNG YẾN - 28

3.1 Các giải pháp hoàn thiện bộ máy phòng Hành chính – Nhân sự tại Uni Hoàng Yến - 283.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị nguồn nhân lực văn phòng tại Uni Hoàng Yến - 28

PH ẦN KẾT LUẬN - 30 DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - 31

PH ẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do ch ọn đề tài

Trong một tổ chức, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức và hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, bởi lẽ việc tổ chức và hoạt động của văn phòng được xem là yếu tố cấu thành và quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó Nó được xem là hoạt động nền tảng, đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp, để trên cơ sở đó triển khai các hoạt động quản trị khác, từ đó giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh Hiểu rõ về tầm ý nghĩa quan trọng của tổ chức và hoạt độngcủa văn phòng trong việc giải quyết các công việc nói chung của cơ quan và văn phòng nói riêng, cũng như việc

thực hiện tốt công tác tổ chức và hoạt động văn phỏng lại hết sức cần thiết Bởi văn phòng không chỉ là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập,

xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo mà còn là bộ máy trợ giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn công ty Xuất phát từ nhu cầu học tập và nghiên cứu thực tiễn tại Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup, tác giả quyết

định lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty C ổ phần Tập đoàn VNGroup” để nghiên cứu

2 M ục tiêu nghiên cứu

Một là, nghiên cứu lý luận về công tác tổ chức hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

Hai là, trên cơ sở lý luận, nghiên cứu đánh giá thực trạng thực hiện các công tác trên trong phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup

Ba là xuất phát từ thực trạng công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ

chức và hoạt động tại phòng Hành chính – Nhân sự của VNGroup

3 Nhi ệm vụ nghiên cứu

Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác tổ chức và hoạt động trong văn phòng Từ đó, phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức và hoạt động trong phòng Hành chinh – Nhân sự của VNGroup Qua đó, khái quát những ưu điểm,

hạn chế và nguyên nhân gây ra sự bất cập để đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy và nâng cao chất lượng công tác tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Nhân sự và công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài chủ yếu tập trung vào các nội dung cơ

bản của công tác tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Nhân sự của VNGroup

- Phạm vi nghiên cứu:

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu trong giai đoạn năm 2022 - 2023

Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại phòng Hành chính – Nhân sự Công

ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung

- Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là cán bộ công nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự về các vấn đề trong công tác tổ chức

và hoạt động của văn phòng

- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của công tác quản lý về nhân sự những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác tổ chức và hoạt động

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng công tác tổ chức và

hoạt động trong phòng Hành chính – Nhân sự của VNGroup để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác tổ chức quản

Chương 1 Lý luận chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty

Cổ phần Tập đoàn VNGroup

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động tại

văn phòng Công ty Cổ phần VNGroup

PH ẦN NỘI DUNG

C HƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

C ỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

1.1 M ột số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái ni ệm văn phòng

Trong bài viết năm 2005, PGS TS Nguyễn Hữu Tri cho rằng có thể xác định cách hiểu từ “Văn phòng” theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn

vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói

riêng văn phòng, toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại đẻ thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu

sự điều hành của nhà quản trị cấp cao, chức năng văn phòng không phả là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Từ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm của văn phòng: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho

hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.”

1.1.2 Văn phòng doanh nghiệp

Bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào được thành lập và đi vào hoạt động đều hướng tới một mục tiêu nhất định Mục tiêu đó lớn hay nhỏ, dài hạn hay ngắn hạn phụ thuộc vào lĩnh vực mà doanh nghiệp tham gia, môi trường

mà doanh nghiệp hoạt động cũng như những nguồn lực mà doanh nghiệp đó

sở hữu Để thực hiện được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, nhà quản lý phải tham gia rất nhiều khâu của hoạt động quản lý Trong đó, việc ra quyết định

quản lý là hoạt động then chốt có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp Để có những quyết định nhanh chóng và chính xác nhà quản lý

cần tới đội ngũ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó, đội ngũ này cũng đảm bảo các điều kiện vật chất cho nhà quản

lý hoạt động Vậy, văn phòng tồn tại là một yếu tố khách quan theo yêu cầu

thực tế quản trị Tùy theo tính chất, quy mô, nhận thức của doanh nghiệp mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức sao cho phù hợp

Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều hành công

việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung

của toàn doanh nghiệp đó

1.1.3 Khái ni ệm tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

Tổ chức và hoạt động là quá trình phân công, sắp xếp bố trí công việc theo cách thức, trình tự nhất định nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp

Có thể hiểu tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp là quá trình thiết kế, phân công, bố trí công việc của văn phòng theo cách thức, trình

tự nhất định sao cho văn phòng đi đúng hướng, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.2 Ch ức năng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Ch ức năng của văn phòng doanh nghiệp

Từ nhiều quan điểm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng doanh nghiệp có những chức năng sau:

- Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất, chủ thể làm công tác

tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đói với chủ thể quản lý Những ý kiên đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án tối ưu nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất

với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn Như vậy, văn phòng doanh nghiệp vừa

là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây là hai công việc có quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhằm mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất

- Chức năng hậu cần

Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận phụ trách cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng doanh nghiệp Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động

của doanh nghiệp Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng doanh nghiệp

- Chức năng giao dịch

Giao dịch là một giao kèo hay giao thiệp do nhiều đối tác hay đối tượng riêng biệt cùng tiến hành, có thể là: Khái niệm giao dịch trong tài chính Khái

niệm giao dịch trong lý thuyết cơ sở dữ liệu

Với ý nghĩa văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, mọi cá nhân, tổ chức khi tới doanh nghiệp làm việc đều gặp gỡ bộ phận bảo vệ, lễ tân hoặc bộ phận

văn phòng đầu tiên Bộ phận văn phòng được bố trí gần nơi ra vào doanh nghiệp

để đón tiếp mọi nguồn thông tin tới doanh nghiệp hoặc tiếp đón khi có khách

tới làm việc Trong mọi trường hợp khác, khách hàng hoặc đối tác có thể gọi điện thoại tới doanh nghiệp để giao dịch về mọi mặt hoạt động hoặc có nhu cầu đặt lịch hẹn trước hay muốn gặp ai đó trong các phòng chuyên môn tại công ty đều phại gọi tới số máy bàn đặt tại văn phòng doanh nghiệp

Khi tiếp nhận các thông tin giao dịch, văn phòng là chốt chặn và là bộ

phận sàng lọc, sắp xếp các cuộc làm việc sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng như sự chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo doanh nghiệp

- Chức năng nhân sự

Đa số doanh nghiệp ở Việt Nam thường kết hợp cả chức năng nhân sự vào văn phòng Vì thế, chức năng nhân sự ở đây không chỉ có phạm vi trong văn phòng mà còn là toàn bộ doanh nghiệp Văn phòng chịu trách nhiệm đảm

bảo nguồn nhân lực cho văn phòng nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung, bên cạnh đó là công tác đào tạo, phát triển nhân lực và cả chế độ đãi

ngộ nhân sự

- Chức năng pháp lý

Ở doanh nghiệp, văn phòng còn đảm nhận thêm chức năng pháp lý Đây

là một chức năng rất thiết yếu khi văn phòng thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến quyền lợi của doanh nghiệp cũng như của nhân viên

1.2.2 Nhi ệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Từ các chức năng ở trên mỗi chức năng sẽ tương ứng với một nhóm nhiệm vụ thực hiện từng chức năng Song, tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ thường là:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế

hoạch công tác

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện

Mỗi doanh nghiệp có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng

Mà muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được

kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau Văn phòng

là bộ phận tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ

phận khác thực hiện

- Thu thập xử lý, cung cấp, thông tin:

Bất cứ doanh nghiệp nào muốn hoạt động hiệu quả cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Văn phòng là bộ lọc thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

- Truyền đạt các quyết định quản lý của nhà lãnh đạo, theo dõi triển khai

thực hiện

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp như chi phí

hoạt động, các trang thiết bị, phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể về các điều kiện vật chất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ

chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu

quả của văn phòng

- Văn phòng thực hiện nhiệm vụ đảm bảo nhân sự cho văn phòng và toàn

bộ doanh nghiệp thông qua các hoạt động tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân

sự và đảm bảo phúc lợi cho nhân sự Việc đảm bảo nhân sự cho doanh nghiệp

là nhiệm vụ xuyên suốt của văn phòng, do đó bộ phận phụ trách nhiệm vụ này luôn phải hoạch định nhân lực trong văn phòng và cả doanh nghiệp để nắm bắt tình hình nhân sự để có những phương án kịp thời, đảm bảo hoạt động của văn phòng và doanh nghiệp không bị gián đoạn

- Để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả và tránh vi phạm luật, văn phòng thực hiện nhiệm vụ pháp lý Văn phòng nghiên cứu các chủ trương, chính sách của Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp và phổ biến cho toàn bộ doanh nghiệp, bên cạnh đó còn tham mưu cho lãnh đạo về các thủ tục nhằm tuân thủ pháp luật

1.3 Nguyên t ắc tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

- Nguyên tắc công khai: Đây là nguyên tắc cần thiết của bất kỳ văn phòng nào Mục đích là tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, đồng thời tạo điều

kiện để văn phòng linh ứng thích nghi với những diễn biến không ổn định khi

thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung

- Nguyên tắc liên tục: Cơ sở áp dụng nguyên tắc này do quá trình quản

lý diễn ra thường xuyên và liên tục Do đó, quá trình tổ chức và hoạt động dựa trên tính liên tục, tính phối hợp với quy chế hoạt động của văn phòng

- Nguyên tắc phân công công việc: Việc phân công công việc để thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng đề cao trách nhiệm cá nhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề ra Nó cho phép phát huy năng lực sáng

tạo trên cơ sở tìm kiếm những phương thức làm việc thích hợp và hiệu quả

Việc phân công cũng tránh làm công việc chồng chéo Tùy theo đặc thù, đặc điểm công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn để phân công một cách

hợp lý

- Nguyên tắc tập trung dân chủ: Mục đích của nguyên tắc này là tập hợp trí tuệ tập thể, trên cơ sở đó người điều hành quyết định đưa ra nhất quán nhằm đảm bảo quyết định đó ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao Quy trình

thực hiện nguyên tắc này là lấy ý kiến thông qua hình thức biểu quyết, tổ chức

hội họp, bàn bạc dân chủ và công khai

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY C Ổ PHẦN TẬP ĐOÀN VNGROUP

2.1 T ổng quan về Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup

2.1.1 Khái quát v ề Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VNGROUP Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài:TAP DOAN VNGROUP JOINT STOCK COMPANY

Tên doanh nghiệp viết tắt:VNGROUP , JSC

Tình trạng hoạt động:Đang hoạt động

Mã số doanh nghiệp:0101422449

Loại hình pháp lý:Công ty cổ phần

Ngày bắt đầu thành lập:03/11/2003

Tên người đại diện theo pháp luậtVŨ VĂN THÀNH

Địa chỉ trụ sở chính:Tầng 5, tòa nhà Diamond Flower Tower, Hoàng Đạo Thúy, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup (viết tắt là VNGroup ) là một trong những Tập đoàn kinh tế đa ngành phát triển bền vững hàng đầu Việt Nam Tiền thân là Công ty cổ phần Luật Việt từ tháng 11/2003 hoạt động trong lĩnh vực

Luật, VNGroup lần lượt mở rộng sang các lĩnh vực Đầu tư, Kinh doanh và Phát triển Bất động sản Việt Nam (2003), Thẩm Định giá (2009), Truyền Thông – Marketing (2015), Co-working Space (2017) Trong năm 2018, VNGroup

sắp xếp lại mô hình hoạt động các Công ty Thành Viên với định hướng tinh

gọn để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo cơ hội tối đa để mỗi cá nhân phát huy

khả năng

Khác với quan điểm “tập trung ngành nghề cốt lõi” theo nguyên lý đầu

tư an toàn, ngày nay mô hình đầu tư đa ngành đang là tư duy mới của một số

tập đoàn có tầm nhìn xa và bản lĩnh Với hệ sinh thái các công ty thành viên đa

dạng, cùng đội ngũ quản lý, chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng , VNGroup đã

và đang phối hợp với nhiều đối tác uy tín hàng đầu trong nước và quốc tế về

bất động sản để xây dựng, phát triển cũng như phân phối các dự án bất động sản nghỉ dưỡng cao cấp như: Goldsand Hill Villa, Ecocharm Đà Nẵng, Cocobay

Đà Nẵng, Sapa Jade Hill…

2.1.2 T ầm nhìn – sứ mệnh của VNGroup

a) Tầm nhìn

Nỗ lực ĐỔI MỚI – Không ngừng SÁNG TẠO – Áp dụng CÔNG NGHỆ – Đón đầu CƠ HỘI để trở thành một Tập đoàn vững mạnh, sẵn sàng cho tiến trình hội nhập Quốc tế

Nhấn mạnh đến yếu tố “bền vững”, VNGroup hiểu rằng yếu tố con người

và giá trị nguồn nhân lực đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển doanh nghiệp cũng như lợi ích cộng đồng

Để hoàn thành sứ mệnh “bền vững” trên, VNGroup đã đưa ra những chiến lược phát triển toàn diện, lâu dài Theo đó, sự phát triển bền vững ở đây bao gồm nhiều khía cạnh: Bền vững về mặt tài chính, bền vững về yếu tố con

người, bền vững về ngành nghề hoạt động, danh mục sản phẩm đầu tư đảm bảo không bị lỗi thời so với xu hướng của thời đại…

2.1.3 C ơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup

Công ty Cổ phần Tập đoàn VNGroup bao gồm: Đại hội đồng cổ đông,

Hội đồng quản trị; Giám đốc (Tổng giám đốc); đối với công ty cổ phần có trên

11 cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ

phần của công ty phải có Ban kiểm soát

- Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết (không phân biệt cổ phần phổ thông hay cổ đông ưu đãi biểu quyết) – đây là cơ quan

có quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần

- Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty cổ phần, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi

của công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông)

Nếu điều lệ không quy định cụ thể thì hội đồng quản trị có không ít hơn

ba thành viên và không quá 10 thành viên

- Giám đốc hoặc tổng giám đốc

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh

hằng ngày của công ty Chức danh này do Hội đồng quản trị bổ nhiệm trong số

họ hoặc thuê người khác làm giám đốc hoặc tổng giám đốc Giám đốc, tổng giám đốc có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty, ngoài chủ tịch hội đồng quản trị nếu điều lệ công ty không quy định cụ thể

Nhiệm kỳ không quá năm năm, và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm

kỳ không hạn chế