Kế hoạch là bản mô tả những mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức cần tiến hành để đạt mục tiêu đó.. - Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được c
Vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu về việc lập kế hoạch Các kỹ năng để lập kế hoạch Phân tích các quy trình lập kế hoạch và lên kế hoạch cho bản thân trong 3 năm tới.
Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng tài liệu, internet, báo điện tử,…
- Phân tích, nghiên cứu tổng hợp tài liệu
Kết cấu đề tài
- Chương I: Cơ sở lý luận về kế hoạch và vai trò của việc lập kế hoạch.
- Chương II: Phân tích quy trình lập kế hoạch.
- Chương III: Lập kế hoạch trong 3 năm tới cho bản thân.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ HOẠCH VÀ VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
Hệ thống các khái niệm về lập kế hoạch
1.1 Khái niệm về kế hoạch
Kế hoạch là bản mô tả những mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức cần tiến hành để đạt mục tiêu đó Là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương pháp quản lý và các nguồn lực được chương trình hoá Là một văn bản hay một ý tưởng thể hiện mục tiêu chung của tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp, với những nguồn lực, phương án và thời gian đạt mục tiêu đó.
Trên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau về kế hoạch dựa trên các cách tiếp cận khác nhau, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một hệ thống nhất định.
Các kế hoạch cho một hệ thống xã hội là vô cùng đa dạng, tuy nhiên dù là kế hoạch nào đi chăng nữa thì cũng chứa đựng những nội dung cốt yếu như: mục tiêu, giải pháp và nguồn lực:
- Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt được
- Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
- Nguồn lực: là những phương tiện mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu
Có thể có nhiều cách phân loại nguồn lực Bất kỳ hệ thống nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các loại nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình.
1.2 Khái niệm về lập kế hoạch
Lập kế hoạch là việc xác định trước một chương trình hành động trong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xác định các mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được các mục tiêu đó Là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán - dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức
Lập kế hoạch là để tìm câu trả lời cho 5 câu hỏi:
- Xác định mục tiêu: Là cái gì?
- Xây dựng nội dung: Ai thực hiện?
- Lựa chọn phương thức: Làm như thế nào?
- Thời gian: Khi nào làm?
1.3 Khái niệm kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng xây dựng các mục tiêu, lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Bản chất, yêu cầu và các nhân tố tác động đến lập kế hoạch
2.1 Bản chất của lập kế hoạch
- Sự đóng góp của việc lập kế hoạch vào việc thực hiện mục đích và các mục tiêu của tổ chức: Lập kế hoạch chỉ ra con đường đi tới mục tiêu một cách chính xác.
- Sự ưu tiên cho việc lập kế hoạch trong số các nhiệm vụ của người quản lý:
+ Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của nhà quản lý
+ Giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hệ thống, làm việc chủ động, tự tin hơn.
+ Lập kế hoạch là cơ sở để kiểm tra, đánh giá Có nghĩa là giữ cho các hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch
- Tính phổ biến của việc lập kế hoạch: Tất cả những người quản lý đều phải lập kế hoạch từ chủ tịch công ty tới người quản lý ở cấp thấp nhất
2.2 Yêu cầu của việc lập kế hoạch
Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt Phải luôn chủ động lập kế hoạch và tạo ra môi trường làm việc có kế hoạch trong tổ chức:
- Ưu tiên về mặt nhân lực
- Ưu tiên về mặt tài chính
- Ưu tiên về mặt thời gian
- Ưu tiên về mặt vật lực.
Lập kế hoạch phải mang tính kế thừa:
- Giúp cho tổ chức xây dựng một nền tảng vững chắc
- Sự phát triển của một tổ chức là một quá trình mang tính lịch sử mà những người đi sau phải kế thừa những ưu điểm của thế hệ đi trước.
Lập kế hoạch phải mang tính khách quan, dân chủ:
- Mục tiêu phải được xây dựng phù hợp với năng lực của tổ chức
- Để có được kế hoạch đúng đắn, có tính khả thi và hiệu quả, quá trình lập kế hoạch phải thực hiện một cách dân chủ, khách quan
- Thời gian được xác định trong kế hoạch phải phù hợp với những chỉ tiêu và các giải pháp đưa ra.
Lập kế hoạch phải mang tính khả thi, hiệu quả
- Kế hoạch phải mang tính thực tế
- Kế hoạch phải gắn với những chỉ tiêu đúng đắn phải thực hiện, những cách thức tối ưu để đạt tới, gắn liền với những con người được phân công phù hợp, đồng thời phải gắn với những điều kiện về cơ sở vật chất - kỹ thuật và tài chính xác định
- Một kế hoạch được coi là hiệu quả khi nó được thực thi một cách tốt nhất trên cơ sở sử dụng nguồn lực ít nhất với một thời gian ngắn nhất.
Tính linh hoạt trong lập kế hoạch:
- Phù hợp với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
- Nhạy bén, linh hoạt để đối phó với những bất thường có thể xảy ra khi thực hiện kế hoạch.
2.3 Các nhân tố tác động đến lập kế hoạch
- Mục tiêu , chiến lược của tổ chức:
+ Mục tiêu là nền tảng của việc lập kế hoạch.
+ Chiến lược chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản lý và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế.
- Trình độ của người lập kế hoạch:
+ Hiểu biết kiến thức về các vấn đề kinh tế, văn hoá, xã hội;
+ Có kỹ năng về nhận thức, hoạch định, có tầm nhìn xa trông rộng
+ Có khả năng tổng hợp và phân tích vấn đề
+ Giúp người lập kế hoạch hiểu được các thành phần của kế hoạch và mối quan hệ giữa các thành phần đó, để ra được một bản kế hoạch hợp lý, có tính khả thi và độ linh hoạt cao.
- Thông tin để lập kế hoạch:
+ Thông tin có đầy đủ và đáng tin cậy,
+ Dựa trên các căn cứ, điều kiện tiền đề như các dự báo về thị trường, môi trường tổ chức, các đối thủ cạnh tranh, nội lực của tổ chức;
+ Là cơ sở để dự báo trước các tình huống, khả năng có thể xảy ra và đề ra các biện pháp khắc phục.
- Sự tham gia của các thành viên trong tổ chức vào quá trình lập kế hoạch: + Đóng góp các ý kiến thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình.
+ Có được sự nhất trí về các cơ sở tiền đề để lập kế hoạch => sẽ có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình lập kế hoạch, hiểu rõ công việc mình sẽ phải thực hiện.
- Môi trường kinh doanh của tổ chức:
+ Môi trường ổn định: Xây dựng kế hoạch dài hạn, tổng hợp và phức tạp.
+ Môi trường bất ổn định: Kế hoạch ngắn hạn, chi tiết.
Vai trò của việc lập kế hoạch
3.1 Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi
Sự bất định và sự thay đổi làm cho việc lập kế hoạch thành tất yếu Tương lai rất ít khi chắc chắn và tương lai càng xa thì kết quả của quyết định mà ta cần phải xem xét sẽ càng kém chắc chắn và khó dự báo Do vậy, lập kế hoạch có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, nó phản ánh khuynh hướng, triển vọng mà người ta dự định trong tương lai
3.2 Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, nâng cao vị thế cạnh tranh của tổ chức trong môi trường hoạt động
Khi mà lập kế hoạch được thực hiện tốt, nó sẽ tạo ra một “cơ sở vững chắc” cho các chức năng quản lý khác: tổ chức - xắp xếp và phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu nhiệm vụ; lãnh đạo - chỉ đạo những nỗ lực về nguồn lực con người để đảm bảo mức độ cao của nhiệm vụ được hoàn thành; và kiểm soát - giám giám thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những can thiệp cần thiết.
3.3 Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức
Lập kế hoạch là chất keo gắn kết các thành viên trong tổ chức, nó làm cơ sở cho hoạt động của các thành viên, tạo nên sự hành động và khuyến khích tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên.
3.4 Lập kế hoạch làm cho việc kiểm soát được dễ dàng
Nói cách khác lập kế hoạch và kiểm soát phải kết hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình quản lý Nếu không có lập kế hoạch, kiểm soát sẽ thiếu những tiêu chuẩn và mục tiêu cho việc đo lường những thứ mà họ làm tốt và làm thế nào để nó trở nên tốt hơn Không có kiểm soát, lập kế hoạch thiếu những thứ theo sau, thông qua nhu cầu để đảm bảo rằng những thứ sẽ được thực hiện theo kế hoạch.
Phân loại kế hoạch
- Căn cứ vào thời gian: Kế hoạch dài hạn; Kế hoạch trung hạn và Kế hoạch ngắn hạn
- Căn cứ vào cấp độ của kế hoạch: Kế hoạch chiến lược; Kế hoạch tác nghiệp
- Căn cứ vào quy mô của kế hoạch: Kế hoạch vĩ mô và Kế hoạch vi mô; Kế hoạch chung và Kế hoạch riêng; Kế hoạch tổng thể và Kế hoạch bộ phận.
- Căn cứ vào nội dung của kế hoạch: Kế hoạch nhân sự; Kế hoạch tài chính; Kế hoạch đối ngoại; Kế hoạch thị trường…
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Công cụ của lập kế hoạch
-Phân tích các bên liên quan: để đánh giá vấn đề, các mối quan tâm và tiềm năng của các nhóm đối tượng khác nhau có liên quan đến kết luận của đánh giá ban đầu - Các bước phân tích đối tượng liên quan như sau:
Bước 1: Xác định các bên liên quan + Những người bị tác động bởi công việc của bạn, những người có ảnh hưởng, có quyền hành đối với nó, hoặc những người có mối quan tâm tới sự thành công hoặc thất bại của nó.
Bước 2: Xếp thứ tự ưu tiên
Bước 3: Hiểu các đối tượng chính Cần phải tìm hiểu sâu hơn về các đối tượng chính Cần phải biết họ cảm thấy như thế nào và phản ứng thế nào về dự án/ kế hoạch đang xây dựng Cách để liên hệ và cách giao tiếp nào là tốt nhất.
Công cụ cây vấn đề
Phân tích cây vấn đề: để giúp hiểu được các vấn đề chính và nguyên nhân, tập trung phân tích mối quan hệ nhân - quả Phương pháp trực quan này sử dụng hình tượng giống như cái cây để hỗ trợ phân tích vấn đề Công cụ này sẽ cho chúng ta một bức tranh tóm tắt về tình trạng xấu/tiêu cực hiện tại, ví dụ như vấn đề chính tượng trưng cho “thân cây”, nguyên nhân của vấn đề là “rễ cây” và kết quả của vấn đề là “các nhánh cây”.
Hướng dẫn thực hiện cây vấn đề:
- Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi: Bước đầu tiên trong việc xây dựng cây vấn đề là xác định vấn đề mà chúng ta cần tìm cách vượt qua Vấn đề cốt lõi được viết vào giữa tờ giấy hoặc trên tờ ghi chú được dán vào giữa của bức tường
- Bước 2: Xác định các nguyên nhân: Những người tham gia phải xem xét đâu là những nguyên nhân của vấn đề Cách thực hiện: Những người tham gia có thể cùng nhau suy nghĩ và thảo luận các phát biểu tiêu cực về vấn đề và người hỗ trợ sẽ ghi các câu tiêu cực này lên một mảnh giấy Các câu này sau đó sẽ được dán lên một bức tường để những người tham gia phân tích và sắp xếp Những người tham gia cần tiếp tục lặp lại quá trình trên các đường ngang tiếp theo cho tới khi họ không thể tiếp tục xác định được bất kỳ nguyên nhân sâu xa nào nữa.
- Bước 3: Xác định hệ quả: Những người tham gia phải xem xét đâu là những hệ quả của vấn đề Từ mỗi nguyên nhân dẫn tới hệ quả như thế nào? Cần phải xem xét lại trình tự của nguyên nhân/ hệ quả để đảm bảo tính rõ ràng và có logic hợp lý Đảm bảo sự đồng thuận của những người tham gia cũng rất quan trọng Nếu như có nhiều hơn một nguyên nhân dẫn tới 1 ảnh hưởng thì có thể đặt chúng cạnh nhau.
Quy trình lập kế hoạch
- Bước 1: Phân tích môi trường:
Mục đích của việc phân tích môi trường xác định những điểm mạnh điểm yếu và nhằm tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho tổ chức Lập kế hoạch có hiệu quả cần phải có những hiểu biết về môi trường, thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải có những dự đoán thực tế về cơ hội, các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng các kế hoạch hiện có của tổ chức Chúng là những giả thiết về môi trường mà trong đó ta muốn thực hiện kế hoạch. Đó có thể là địa bàn hoạt động, quy mô hoạt động, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương, mức cổ tức và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị khác Phân tích môi trường còn có cả những dự báo và các chính sách chưa được ban hành Việc phân tích môi trường cũng cần được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết để dẫn đến một kế hoạch.
- Bước 2: Xác định mục tiêu:
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dựa trên các căn cứ sau:
+ Tính ưu tiên của mục tiêu
+ Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
+ Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức: Gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động…
- Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án:
Trong bước này cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn Mỗi phương án bao gồm:
+ Các giải pháp của kế hoạch: giúp trả lời được câu hỏi phải làm gì để thực hiện mục tiêu?
+ Các công cụ để thực hiện mục tiêu: giúp trả lời câu hỏi thực hiện mục tiêu bằng gì? Như vậy, xây dựng các phương án thực chất là việc xác định hệ thống các giải pháp và công cụ để thực hiện mục tiêu Đó chính là các đảm bảo về tổ chức và vật chất cho việc biến mục tiêu thành hiện thực.
- Bước 4: Chương trình hóa tổng thế:
Sau khi tìm được phương án xem xét những điểm mạnh, yếu của chúng, bước tiếp theo là phải tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định Do trong hầu hết mọi tình huống đều có rất nhiều phương án, và có vô số các biến số và ràng buộc cần phải xem xét cho nên sự đánh giá có thể trở nên cực kỳ khó khăn Chính vì vậy, khi các phương án được đưa ra xem xét đánh giá nên dựa trên một số căn cứ sau:
+ Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu
+ Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức
+ Phương án nào có chi phí thấp
+ Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện + Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.
- Bước 5: Xác định tiêu chuẩn kiểm soát, kiểm tra – đánh giá kết quả thực hiện:
Lựa chọn phương án hành động là thời điểm mà kế hoạch được chấp thuận, là thời điểm thực sự để ra quyết định Đôi khi việc phân tích và đánh giá phương án cho thấy rằng có hai hoặc nhiều phương án thích hợp mà nhà quản lý có thể quyết định thực hiện một số phương án chứ không chỉ dùng một phương án tốt nhất Lúc này cũng cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch Tại thời điểm mà quyết định được thực hiện, việc lập kế hoạch chưa thể kết thúc mà cần các kế hoạch phụ để bổ trợ
Sau khi quyết định đã công bố, kế hoạch đã được xây dựng xong, bước cuối cùng làm cho kế hoạch có ý nghĩa như đã nêu khi thảo luận về các kế hoạch đó là lượng hóa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng ngân quỹ Nếu điều hành tốt, ngân quỹ sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau, đồng thời là các tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch.
Lập kế hoạch theo nguyên tắc SMART
Việc xây dựng và lập kế hoạch cho bản thân chính là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng, là chìa khoá đưa chúng ta đến cảnh cửa thành công, bởi thiết lập mục tiêu tốt sẽ đem tới một định hướng tương lai tốt Ngày nay, khi cường độ công việc ngày càng cao, đòi hỏi mỗi người cần có kỹ năng làm việc tốt để có thể hoàn thành những mục tiêu mà mình đã đề ra trước đó Với một số người, họ rất hứng khởi với những mục tiêu đề ra nhưng cho tới khi hết thời hạn mà họ vẫn không đạt được mục tiêu đó họ thường quy vào lý do là "Không đủ thời gian" Tuy nhiên, quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục tiêu đó, mà chính là ở cách thức sử dụng thời gian tốt nhất Mỗi cá nhân phải nhận định năng lực bản thân từ đó xây dựng nên những mục tiêu “thông minh”, cụ thể, phù hợp với bản thân mình Nhưng không phải ai cũng biết và cũng có những phương pháp đánh giá năng lực cá nhân, và phương pháp xác định mục tiêu tốt Một trong những phương pháp hữu dụng để phát huy năng lực của bản thân, phân chia thời gian đúng cách và đạt được những hiệu quả tốt nhất trong công việc là nguyên tắc “ thông minh
4.1 Định nghĩa nguyên tắc SMART
Mục tiêu SMART hay nguyên tắc SMART trong tiếng Anh là SMART Goals hay SMART Principle Đây là một trong các phương pháp để xác định mục tiêu Nếu một người hay một tổ chức không có mục tiêu cụ thể rõ ràng rất khó để phát triển.
Mục tiêu SMART thực chất là những nguyên tắc có tính thông minh được thiết lập để định hình và thực hiện mục tiêu trong tương lai Chúng ta sẽ biết được khả năng của mình có thể làm được gì và xây dựng kế hoạch cụ thể cho chúng.
SMART là tên viết tắt của những chữ cái đầu, được xây dựng để thiết lập mục tiêu, đảm bảo cho các mục tiêu đã đề xuất được hoàn thành.
4.2 Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc SMART
Dưới đây là những lợi ích vượt trội của SMART giúp bạn phát huy được năng lực của bản thân, đạt được hiệu quả trong công việc một cách tối đa nhất:
Cụ thể hóa mục tiêu:
Khi bắt tay vào làm một công việc mới, mỗi cá nhân hay tổ chức đều “hào hứng” với các mục tiêu, nguyện vọng của mình nhưng nhiều khi các mục tiêu được thiết lập còn mơ hồ, khó thực hiện trong thực tế Khi đó, nguyên tắc SMART có thể giúp chúng ta cụ thể hóa mục tiêu, đo lường và đánh giá được mục tiêu đề ra Khi áp dụng 5 yếu tố của SMART, mục tiêu sẽ dần hiện ra như một bức tranh rõ ràng, cụ thể.
Đơn giản, dễ thực hiện:
SMART thực sự đơn giản, dễ thực hiện và có thể áp dụng cho nhiều người và nhiều mô hình tổ chức khác nhau Nguyên tắc SMART tập trung vào việc giúp bạn xây dựng, thiết lập và đo lường chính xác các mục tiêu đề ra Năm tiêu chí của SMART bao gồm: “Tính cụ thể – Đo lường được – Tính khả thi – Thực tế – Giới hạn thời gian thực hiện” giống như những cột mốc chỉ dẫn rõ ràng giúp chúng ta xác định được mục tiêu cho bản thân, cho tổ chức đúng hướng hơn.
Tập trung hơn, hiệu suất hơn:
Chúng ta sẽ làm việc để hướng tới, đạt được các mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn Các kết quả làm việc được đo lường, đánh giá chính xác Công việc được giới hạn thời gian, tuy có tạo cảm giác áp lực nhưng cũng giúp đạt được hiệu suất công việc tốt hơn.Điều quan trọng để gia tăng hiệu suất công việc là gia tăng sự tập trung vào mục tiêu Khi có được sự tập trung thì sẽ làm việc hiệu quả hơn, dù chỉ làm đúng thời gian quy định hoặc thậm chí ít hơn so với thời gian giới hạn thực hiện.Với SMART, bạn có thểlàm việc thông minh hơn thay vì làm việc nhiều thời gian hơn.
Xác định mức độ phù hợp, chính xác của mục tiêu:
Giữa bộn bề những điều cần phải làm, chúng ta luôn cảm thấy choáng ngợp vì không biết nên sắp xếp ưu tiên làm điều gì trước? SMART có thể giúp bạn xác định mức độ phù hợp, chính xác và thứ tự ưu tiên thực hiện các mục tiêu Thông qua tiêu chí của SMART, chúng ta sẽ loại bỏ được các mục tiêu không phù hợp Mặt khác, các mục tiêu SMART luôn có yếu tố giới hạn thời gian Do đó, bạn có thể sắp xếp, ưu tiên làm trước các công việc có thời hạn gấp rút, cần thiết hơn.
Cải thiện khả năng đo lường mục tiêu:
Mục tiêu đề ra có vẻ như đã được hoàn thành? Nhiều khi chúng ta cũng mơ hồ về việc mình đã thực sự hoàn thành mục tiêu đề ra hay chưa SMART có thể giúp bạn cải thiện khả năng đo lường mục tiêu.Ngay từ khi thiết lập mục tiêu, SMART đã nhấn mạnh đến yếu tố đo lường Chúng ta cần đạt kết quả gì? Cần hoàn thành ở ngưỡng nào? Kết quả nào mới được xem là đạt chuẩn? Tất cả các câu hỏi này đều đã được giải quyết ngay từ khi thiết lập mục tiêu với SMART.
“Thông Minh” nhưng lại không mất chi phí:
SMART là một mô hình quản lý mục tiêu theo dạng “mã nguồn mở” Điều đó có nghĩa là chúng ta có thể ứng dụng SMART mà không cần phải xin cấp phép, chứng nhận từ ai, từ tổ chức nào Chúng ta cũng sẽ không phải mất một khoản chi phí nào khi áp dụng SMART cho bản thân hay tổ chức mình.
Ưu điểm chính của các mục tiêu SMART là chúng dễ hiểu và cho biết khi nào chúng được thực hiện Tiêu chí SMART thường được liên tưởng đến lý thuyết quản lý theo mục tiêu của Peter Drucker
4.3 Nội dung của nguyên tắc SMART
Một mục tiêu thông minh trước tiên phải được dự án và lên kế hoạch một cách cụ thể, rõ ràng Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng chứng tỏ khả năng đạt được cao Tính cụ thể, chi tiết và dễ hiểu của mục tiêu đặt ra: Các mục tiêu đề ra càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu càng dễ xác định cơ hội nắm bắt vấn đề và mức độ khả thi, đo lường các vấn đề và cơ hội thực tế có thành công hay không:
+ M - Measurable (Đo lường được): Nguyên tắc này hàm ý rằng mục tiêu phải được gắn liền với những con số Nguyên tắc SMART đảm bảo mục tiêu của bạn có sức nặng, cụ thể là có thể cân, đo, đong, đếm được Chúng ta biết được chính xác những gì mình cần đạt được là những gì, là bao nhiêu.
+ A - Attainable (Tính khả thi): Tính khả thi cũng là một yếu tố rất quan trọng khi ta đưa ra một mục tiêu Nghĩa là chúng ta phải suy nghĩ về khả năng bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa vời nếu không muốn bỏ cuộc giữa chừng Nhưng như vậy không có nghĩa là bạn chỉ lập ra cho mình một mục tiêu dễ dàng, đơn giản, qua loa vì sẽ làm cho bạn không cảm thấy thích thú và được thách thức vô hình chung bạn bỏ qua những cơ hội được thử thách với những điều to lớn hơn.
LẬP KẾ HOẠCH TRONG 3 NĂM TỚI CHO BẢN THÂN ( MỞ 1 SHOP KINH DOANH THỜI TRANG NỮ )
Ý tưởng kinh doanh
Với mọi cô gái trẻ, hiện đại, năng động, ngoài công việc và gia đình ra thì điều mà họ quan tâm hơn cả đó là thời trang, thật đơn giản vì thời trang làm cho họ trở nên đẹp hơn, duyên dáng hơn và tự tin hơn trong giao tiếp và đã là phụ nữ thì ai cũng muốn mình đẹp hơn, thanh lịch và sang trọng hơn, và thế nghiễm nhiên thời trang nói chung và quần áo nói riêng trở thành “ nỗi ám ảnh “ thường trực của phái đẹp.
Ngày nay những mặt hàng thời trang nữ ngày càng đa dạng, phong phú đẹp và vô cùng độc đáo được thiết kế theo nhiều phong cách thời trang khác nhau cũng như phù hợp với từng lứa tuổi Với mong muốn đưa những xu hướng thời trang hiện đại nhất, cập nhật những xu hướng thời trang mới nhất đến với các bạn gái trẻ tại quê hương mình, tôi đã quyết định và lên kế hoạch cho việc kinh doanh mặt hàng thời trang nữ nhằm đáp ứng nhu cầu làm đẹp của các chị em phụ nữ ở quê Để thực hiện được kế hoạch này, tôi đã áp dụng nguyên tắc SMART để lập kế hoạch kinh doanh này trong 3 năm tới.
Áp dụng nguyên tắc SMART để lập kế hoạch mở cửa hàng kinh doanh thời trang
- Mở một cửa hàng thời trang nữ thiết kế ( lứa tuổi từ 20 đến 35 ) Kèm theo đó cung cấp thêm một số đồ phụ kiện thời trang như: túi xách, kính thời trang, khăn, khuyên tai, vòng cổ, … nhưng với số lượng có hạn
- Vốn kinh doanh là số tiền tiết kiệm từ khi học cấp 3 và bố mẹ giúp đỡ
- Lên kế hoạch khi đang học đại học và sẽ mở cửa hàng trong 3 năm tới ( 2021 –
- Địa chỉ cửa hàng: Số xx, đường xx, Thành phố xx, Tỉnh xx.
- Mở cửa hàng kinh doanh thời trang để mở ra một cơ hội mới phát triển bản thân, ở một lĩnh vực mới
- Mục tiêu cá nhân: Quan trọng nhất là lợi nhuận và doanh thu cửa hàng để kiếm được một nguồn thu nhập ổn định cho bản thân, độc lập trong việc kinh doanh, tự chủ về tài chính, phục vụ nhu cầu làm đẹp cho các chị em
- Vốn có sẵn là 200 triệu đồng và mặt bằng của gia đình có sẵn để kinh doanh.
- Hướng tới các khách hàng trong độ tuổi 20 đến 35.
- Đối thủ cạnh tranh: Các cửa hàng quần áo thời trang nữ đã mở trên địa bàn thành phố
- Mục tiêu kinh doanh: Đặt ra mục tiêu kinh doanh có lãi trong tháng đầu ở mức
10 triệu đồng, hòa vốn trong vòng 6 tháng khi cửa hàng đi vào hoạt động ổn định Và vẫn duy trì việc kinh doanh online khi đã mở cửa hàng
- Bản thân là người có niềm đam mê về thời trang và có kinh nghiệm kinh doanh online từ khi học cấp 3
- Có nhiều nguồn khách quen từ xưa, có nhiều mối quan hệ để giúp cho việc kinh doanh thuận lợi
- Địa điểm và vốn hiện đang có.
- Được gia đình và bạn bè ủng hộ.
- Nắm bắt các xu hướng mới trên thị trường
- Mặt bằng có mặt tiền rộng thuận lợi cho việc để xe của khách hàng.
- Có sẵn hệ thống điện nước, điện thoại và wifi
- Công nghệ 4.0 thuận lợi cho việc quảng bá cửa hàng trở nên dễ dàng hơn
- Nguồn vốn có sẵn khá tương đối để đủ mở cửa hàng.
- Đam mê kinh doanh và thời trang, có kinh nghiệm về bán hàng online.
- Có kinh về bán hàng và thu ngân, kiểm toán khi đang là sinh viên.
- Có nguồn hàng quen từ xưa, giá ổn và chất lượng tốt
- Có nhiều ý tưởng cho việc lên mẫu và thiết kế quần áo
- Có nhiều mối quan hệ khách hàng
- Vị trí kinh doanh tốt
T – Time bound ( Giới hạn thời gian thực hiện )
- Mọi kế hoạch và ý tưởng của shop quần áo sẽ được thực hiện xong trong 3 năm tới
- Lên ý tưởng cho việc thiết kế nội thất, ngoại thất cửa hàng với gam màu chủ đạo là màu vàng.
- Đặt tên cho cửa hàng: Luppi Clothing
- Tìm nhiều nguồn hàng ổn định.
- Tìm nhà thiết kế quần áo
- Lập kế hoạch kinh doanh
- Bắt đầu bắt tay vào sửa cửa hàng.
- Lên ý tưởng thiết kế cửa hàng
- Lên chiến lược cạnh tranh cho cửa hàng
- Đăng kí kinh doanh với Sở Kế hoạch và Đầu tư
- Thiết kế và may lên mẫu theo các mẫu đã thiết kế theo đủ số lượng và đủ size
- Lên kế hoạch marketing cho cửa hàng
- Lên kế hoạch những rủi ro khi cửa hàng đi vào hoạt động và phương hướng giải quyết.
- Decor cửa hàng, trang trí nội thất, ngoại thất theo ý tưởng đã lên
- Sắm các thiết bị đèn điện, máy lạnh, camera an ninh, …
- Trang trí nội thất, ngoại thất: giá thời trang, móc treo, ánh sáng, …
- In thiệp và túi của shop
- Phân loại quần áo, sắp xếp quần áo vào các vị trí theo thiết kế nội thất
- Sử dụng phần mềm để quản lý việc kinh doanh, số lượng hàng của cửa hàng
- Chọn ngày khai trương và đưa cửa hàng đi vào hoạt động
- Khi cửa hàng đã đi vào hoạt động ổn định, sẽ lên kế hoạch cho việc tuyển nhân viên để hỗ trợ
Bản kế hoạch kinh doanh trên là mục tiêu bản thân tôi sẽ hướng đến trong 3 năm tới Việc lập kế hoạch trước 3 năm như vậy sẽ giúp xác định được rõ mục tiêu kinh doanh, duy trì được mục tiêu đó và phát triển cho công việc kinh doanh sau này Giúp cho việc hoàn thành mục tiêu trở nên dễ dàng, hiệu quả và thành công hơn
Các cơ sở lý luận về việc lập kế hoạch, cũng như việc lên kế hoạch kinh doanh trong 3 năm tới cho bản thân đã cho tôi thấy kỹ năng lập kế hoạch đối với mỗi người là vô cùng quan trọng Lập kế hoạch vô cùng cẩn thiết để chúng ta có thê rứng phó với những yếu tố bất định, những thay đổi của môi trừng trong cuộc sống Giúp bạn đưa ra được hướng đi cụ thể cho mình để đạt được mục tiêu.Đưa ra những phương án tối ưu nhất thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch, giúp bạn xác định tính khả thi.Đưa ra những phương án đối phó với các trường hợp rủi ro sẽ gặp phải Giúp bạn có kế hoạch để tiếp tục vận hành công việc của mình nếu gặp phải những trường hợp hợp bất trắc Cho bạn cái nhìn tổng quát về tương lai, nhưng thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến bạn Giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất.
Vậy nên trong đề tài, tôi đã áp dụng việc lập kế hoạch và áp dụng với nguyên tắc SMART và đi sâu vào để làm rõ được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch khi mình đã đặt ra mục tiêu cho bản thân Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy , nếu chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác định được rõ mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì ? với năng lực của mình thì chúng ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó ? Không có kế hoạch chúng ta sẽ không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu Vì thế mà chúng ta cứ để thời gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của môi trường xung quanh ta Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân ta sẽ là không cao , thậm chí còn không thể đạt được mục tiêu mà mình mong muốn Tóm lại , chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên , là xuất phát điểm của mọi quá hoạt động qaunr lý trong cuộc sống Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp , việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra Để có thể hoàn thành được đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên học phần Kỹ năng lập kế hoạch và quyết định quản lý đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức để giúp tôi có thể hoàn thành tốt bài tiểu luận của mình
Tôi xin chân thành cảm ơn !