Hực trạng và giải pháp nhằm hạn chếlãng phí thời gian bài tiểu luận kết thúc học phần

- Tìm ra giải pháp phù hợp với bản thân giúp hạn chế lãng phí thời gian, giúp bản thân quản lý thời gian hợp lý.- Làm chủ công việc, làm chủ cuộc sống, xây dựng lối sống cân bằng, hài hò

HÀ NỘI – 2022

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài 2

6 Bố cục đề tài 3

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM 4

1 Thời gian là gì? 4

2 Lãng phí thời gian là gì? 4

3 Quản lý thời gian là gì? 4

CHƯƠNG II: CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN TIÊU BIỂU 6

1 Mô hình Parkinson 6

2 Mô hình Pomodoro – Phương pháp “Quả cà chua” 7

3 Mô hình Jim Collins 11

4. Nguyên lý 80/20 trong quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) 12

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG, HẬU QUẢ VÀ NGUYÊN NHÂN VIỆC LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 14

1 Thực trạng việc lãng phí thời gian của bản thân 14

2. Hậu quả việc lãng phí thời gian 15

3 Nguyên nhân việc lãng phí thời gian của bản thân 15

CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA BẢN THÂN 18

1 Tính kỷ luật, quyết tâm cao đối với bản thân 18

2 Lập danh sách, lên kế hoạch những việc cần làm 19

3 Tránh xa khỏi những yếu tố “độc hại”, gây mất tập trung 19

4 Sử dựng thời gian rảnh một cách hiệu quả 20

5 Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc 20

6 Sắp xếp tài liệu, vật dụng trong nhà một cách ngăn nắp 21

7 Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian 21

KẾT LUẬN 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngạn ngữ Nga từng nói rằng: “Ngày đi, tháng chạy, năm bay Thờigian nước chảy chẳng quay về được.” Quả thật từ lâu, thời gian đã đượccon người đã ý thức về tầm quan trọng và khả năng chi phối đặc biệtcủa thời gian đối với cuộc đời mình Dù là người giàu hay người nghèothì cũng chỉ có hai mươi tư tiếng một ngày để sống Những người biếttrân trọng thời gian, tận dụng làm những việc có ích cho bản thân sẽ đạtđược những thành công nhất định trong tương lai Ngược lại nhữngngười luôn trì hoãn, lãng phí quỹ thời gian cuộc đời của mình sẽ luôn bịkìm hãm trong vòng luẩn quẩn của nỗi tiêu cực và thua kém

Cùng với sự phát triển của xã hội hiện đại, mỗi cá nhân conngười dần lớn lên theo thời gian, dần đối mặt với sự thay đổi về nhịpsống sinh hoạt, sự tăng lên của áp lực giải quyết công việc bận rộn, hối

hả Tuy nhiên quỹ thời gian cá nhân chỉ là hữu hạn Chính mâu thuẫnnày thôi thúc chúng ta cần tạo cho mình thói quen sử dụng, quảng lýthời gian hợp lý và đạt hiệu quả cao, cân bằng giữa làm việc và nghỉngơi, xây dựng lối sống khỏe và lành mạnh

Cá nhân em từ việc nhận thức được bản thân mình đã và đanggặp một số vấn đề gây lãng phí thời gian, mong muốn hình thành kỹnăng quản lý thời gian để phát triển bản thân Vì vậy em đã quyết địnhchọn Chủ đề: “Thực trạng và giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãngphí thời gian của anh/chị” để làm nội dung nghiên cứu hoàn thành bàitiểu luận của mình

Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận, nếu có những hạn chế, saisót trong tìm hiểu, đánh giá và trình bày mong cô quan tâm, góp ý để

em cải thiện khả năng của bản thân và làm tốt hơn cho những lần sau

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên học phần “Kỹ năngQuản lý thời gian” đã dạy em những kiến thức, kỹ năng cơ bản để hoànthành bài tiểu luận lần này

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Hiểu hơn về thói quen sinh hoạt, làm việc, thói quen sử dụng thời gian

của bản thân

- Hiểu được đặc tính và tầm quan trọng của thời gian, biết trân trọng thời

gian hơn

- Tìm ra giải pháp phù hợp với bản thân giúp hạn chế lãng phí thời gian,

giúp bản thân quản lý thời gian hợp lý

- Làm chủ công việc, làm chủ cuộc sống, xây dựng lối sống cân bằng,

hài hòa, lành mạnh và tích cực Từ đó giúp phát triển bản thân toàn diện hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Tập trung nghiên cứu thực trạng sử dụng lãng phí thời gian

của bản thân, những yếu tố tác động và hậu quả ảnh hưởng Nghiên cứucác phương pháp, mô hình quản lý thời gian tối ưu, hiệu quả

- Phạm vi: Nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích chính bản thân tác giả.

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phân tích, tổng hợp.

- Nghiên cứu đối tượng.

- Phân tích, so sánh

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

Việc nghiên cứu đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm hạn chế tình trạng lãng phí thời gian của anh/chị” đã giúp bản thân tác giả có sự nhận thức toàn diện, sâu sắc, rõ ràng hơn về thoái quen sử dụng thời gian ở bản thân và những vấn đề chưa phù hợp còn tồn tại Đồng thời tựtrang bị cho bản thân hành trang kiến thức, sự hiểu biết nhất định về đặctính, giá trị của thời gian và các phương pháp quản lý thời gian đã được nghiên cứu trước đó Từ đó giúp bản thân người nghiên cứu có thể áp dụng mô hình phù hợp với bản thân, tiết kiệm thời gian, sử dụng quỹ thời gian hợp lý, cân bằng cuộc sống hơn

6 Bố cục đề tài

Tiểu luận được trình bày gồm 4 chương:

Chương 1: Một số khái niệm.

Chương 2: Các mô hình quản lý thời gian tiêu biểu.

Chương 3: Thực trạng, hậu quả và nguyên nhân việc sử dụng

lãng phí thời gian của bản thân

Chương 4: Giải pháp khắc phục tình trạng lãng phí thời gian của

bản thân

7.

Nói về thời gian người ta nghĩ ngay đến các đặc điểm như không thểquay lại, không thể dự trữ, không thể thay thế và không thể đảo ngược,

đã vụt qua sẽ không bao giờ có thể vãn hồi Có lẽ chính vì điều đó đãkhiến thời gian trở thành thứ quý giá và đặc biệt trong cuộc sống conngười.1

2 Lãng phí thời gian là gì?

Lãng phí thời gian là việc sử dụng thời gian một cách không hợp lý.Việc phân chia thời gian đó không mang lại hiệu quả tốt nhất cho côngviệc bạn thực hiện, ngược lại khiến cho vấn đề thêm rắc rối và gây kếtquả xấu

3 Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm,nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bỏ rằng mọi việc được thực

1 Nguyễn Thị Thu Hằng (2022), Bài giảng: “Học phần: Kỹ năng Quản lý thời gian”, Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.

hiện theo đúng kế hoạch, có hiệu quả, thời gian của bản thân không bịlãng phí.2

- Mục đích của việc Quản lý thời gian: Trong cuộc sống, quản lý

thời gian hợp lý đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công mỗingười Bản thân sẽ có thể ngăn ngừa việc lãng phí thời gian, sắp xếpcông việc và làm việc năng suất, giảm bớt áp lực công việc, giữ chotinh thần luôn thoải mái, sáng suốt Từ đó có thời gian dành cho bảnthân, sống lành mạnh và tích cực, xây dựng một lối sống khỏe Đồngthời có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyếtvấn đề mang tính dài hạn

2 Nguyễn Thị Thu Hằng (2022), Bài giảng: “Học phần: Kỹ năng Quản lý thời gian”, Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN TIÊU

BIỂU

Việc thời gian của chúng ta có bị lãng phí hay không phụ thuộc vàoviệc chúng ta quản lý và phân bổ thời gian, nguồn lực cho công việc củamình như thế nào Dưới đây là một vài phương pháp/ mô hình quản lýthời gian tiểu biểu, đã được khá nhiều người thử áp dụng và đạt thànhcông

1 Mô hình Parkinson

Hình 1: : Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”

Cyril Parkinson – nhà sử học người Anh quan sát được khi làm việcvới các đơn vị hành chính ở Anh Ông nhận thấy rằng khi bộ máy quanliêu mở rộng, họ càng hoạt động không hiệu quả

Ông thấy rằng ngay cả một loạt những công việc đơn giản cũng tựtăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho nó Nếu thời gian

dành cho một công việc ngắn hơn thì công việc đó cũng đơn giản và dễgiải quyết hơn.3

Trong cuộc sống, dù có nhận thức được hay không, chúng ta có lẽ đãkhông ít lần trải qua những tình huống của định luật Parkinson Ví dụnhư thời đi học, bạn có cả kỳ để làm bài tập nhưng bạn chỉ bắt đầu làm

nó trong ba ngày cuối cùng và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng củangày đến hạn Bạn có cả một kỳ học để học bài và ôn tập kiến thứcnhưng chỉ khi đến đêm cuối sát ngày thi bạn mới “cuống cuồng” tìmđọc tài liệu Hoặc ở một giai đoạn khác của cuộc đời, khi bạn đã đi làm,công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ khi cách hạn hoàn thành một ngàybạn mới “vắt chân lên cổ” để làm cho kịp Việc dành hẳn 24h đồng hồcho công việc chỉ tốn 1h để hoàn thành cho thấy chúng ta sử dụng vàquản lý thời gian không hiểu quả

Ta có thể suy ra những kết luận từ định luật Parkinson là: Đứngtrước áp lực về thời gian đang ngắn lại, mỗi chúng ta có thể trở thànhmột chiếc máy hoạt động hết công suất và hoàn thành nhiệm vụ vàophút chót; nghĩa là “nếu bạn chờ đến phút cuối để làm một cái gì đó thì

sẽ chỉ tốn một phút để làm việc đó” Công việc sẽ co lại để phù hợp vớikhoảng thời gian bạn dành cho nó Dữ liệu sẽ trải ra để lấp đầy khoảngchứa sẵn

Hiểu được nguyên lý định luật Parkinson, mỗi chúng ta có thể ứngdụng vào công việc bản thân như: Chia nhỏ công việc phức tạp, ấn địnhthời gian hoàn thành công việc trong khoảng thời gian 30 phút, đánhvào tài chính, đặt thời gian dừng làm việc mỗi ngày

3 Trang điện tử Vân Nguyên (2021), “Định luật Parkinson”, Trang điện tử Vân Nguyên, <

https://vannguyen.edu.vn/dinh-luat-parkinson/ >, [02/03/2022]

2 Mô hình Pomodoro – Phương pháp “Quả cà chua”

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO ngườiItalia nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảngthời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập Sau đóFrancesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việcthay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục

Phương pháp Pomodoro hay còn gọi là Pomodoro Technique hoặcphương pháp quả cà chua Pomodoro Phương pháp này nghĩa là quả càchua trong tiếng Italia Nguồn gốc của cái tên bắt đầu từ hình dáng củachiếc đồng hồ mà Francesco Cirillo đã sử dụng trong quá trình theo dõithời gian để tạo ra phương pháp này

Phương pháp này được sáng tạo để giảm thiểu việc không tập trungđược, nâng cao hiệu quả công việc Phương pháp tập trungvào việc quản trị thời gian, để khi làm việc có thể đạt được sự tập trungtối đa 4

Phương pháp này phù hợp với bất cứ ai đang bị “bội thực” hay cómột đống công việc đang cần được giải quyết và cảm nhận thấy bất lực

vì không thể tập trung dù chỉ trong một thời gian nhanh chóng thì “quả

cà chua” đều phát huy tác dụng Vì vậy nếu bạn đang trong tình trạngngồi vào bàn làm việc nhưng suy nghĩ chuyện khác, thường xuyên bị

4 ATP (2021) “Phương pháp Pomodoro là gì? Áp dụng Pomodoro ra sao?”, Trang điện tử

stress, phân tâm, xao nhãng, khó tập trung trong lúc làm việc, chúng ta

có thể thử áp dụng Mô hình Pomodoro này

2.1 Nguyên tắc thực hiện của Mô hình Pomodoro

Hình 2: 5 Bước Thực Hiện Phương Pháp "Quả cà chua"

Phương pháp Pomodoro gồm 5 bước:

 Bước 1: Chọn lựa, liệt kê những công việc cần làm

 Bước 2: Đặt thời gian cho một phiên thực hiện những công việc.Thường sẽ đặt ở mức 25 phút

 Bước 3: Làm việc liên tục và tập trung trong 25 phút

 Bước 4: Nghỉ giải lao trong vòng 5 phút

 Bước 5: Lặp lại vòng lặp từ bước 2 trong 4 lần thì tăng thời gian nghỉ ởbước 4 lên khoảng 10 phút.5

Trong một chu kỳ Pomodoro, nếu buộc phải gián đoạn thì Pomodore

sẽ được tính lại từ đầu Phương pháp hướng người dùng đến việc chỉtập chung làm một việc duy nhất với 100% thời gian Nên nếu xongviệc trước, chúng ta dùng thời gian đó để kiểm tra lại và tối ưu hóa côngviệc Ngược lại, thời gian nghỉ ngơi, chúng ta hãy thực sự nghỉ ngơi,nghĩa là bạn có thể thực hành các động tác vận động nhẹ, masseage cho

cổ, vai, mặt; nghe một bài hát, hay tự pha một cốc nước mình thích miễn sao chúng ta có thể tận hưởng thời gian nghỉ lao một cách thoảimái và trọn vẹn

2.2 Lợi ích của Mô hình Pomodoro:

Đây có thể xem là phương pháp “vàng” giúp chúng ta tối ưu hóanăng suất làm việc, hướng đến khả năng tăng sự tập trung, giảm sự trìhoãn, tránh sự mệt mỏi, duy trì được động lực làm việc, củng cố quyếttâm thực hiện công việc, ước lượng chính xác thời gian để hoàn thànhcông việc Từ đó góp phần giúp nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn vàcân bằng và ổn định cuộc sống.6

2.3 Phần mềm Pomodoro trên điện thoại và máy tính:

Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ của công nghệ,

có rất nhiều ứng dụng được tạo ra giúp chúng ta ứng dụng tốt phươngpháp Pomodoro này Có thể kể đến như: Brain Focus ProductivityTimer, Pomodoro Timer Lite, Pomodoro Smart Timer, Tomato-timer,đặc biệt là ứng dụng Focus to do – Pomodoro Timer & To do list Vớinhững ứng dụng kể trên, chúng ta sẽ có thể dễ dàng kiểm soát và tổ

6 Nguyễn Thị Thu Hằng (2022), Bài giảng: “Học phần: Kỹ năng Quản lý thời gian”, Khoa Quản trị Nguồn Nhân lực, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chức các công việc cần làm và dành toàn bộ sự tập trung cho công việchay học tập Những ứng dụng này còn giúp đặt lịch để nhắc và cung cấpmột hệ thống phân tích, đánh giá hiệu quả công việc để tạo động lực cốgắng cho người sử dụng

Hình 3: Ứng dụng Focus to do - Pomodoro Timer & To do list

3 Mô hình Jim Collins

Nói đến Jim Collins là nói

đến sự rèn luyện tính kỉ luật

Tác giả của Good to Great

(Từ Tốt đến Vĩ Đại) và Built

to Last (Xây Dựng để Trường

Tồn) không chỉ hiểu sâu sắc

sự bền bỉ bên trong của các

công ty và các nhà lãnh đạo

hoạt động tốt nhất mà còn

nổi tiếng về tính kỉ luật và

năng suất công việc cao

Hình 4: Cuốn sách: "Từ Tốt Đến Vĩ Đại" của Jim Collins

Khi được hỏi làm thế nào để quản lý thời gian của mình, Jim Collins đãnói rằng ông sử dụng một chiếc đồng hồ bấm giờ, nghĩa là đang ám chỉ rằngông theo dõi thời gian của mình để đảm bảo rằng ông có thể sử dụng thời giancủa mình thật hiệu quả Jim Collins chia cuộc sống của mình thành từng khối:50% thời gian sáng tạo, 30% thời gian giảng lại và 20% còn lại để làm cáccông việc khác (những việc tình cờ, bất ngờ phát sinh không dự đoán đượctrước nhưng cần phải làm)

Sở dĩ có sự phân chia thời gian ở trên bởi ông quan niệm rằng,nhiều người thường dùng tất cả thời gian mình có trong ngày để lấp đầymọi hoạt động Khi phát sinh việc ngoài ý muốn, tuy nhiên không thểtạm gác công việc trước đó, khiến khối lượng công việc tăng lên, áp lựcnặng nề hơn Châm ngôn yêu thích của tác giả cuốn “Từ Tốt Đến VĩĐại” là: “Gọn gàng, ngăn nắp trong cuộc sống thì có thể bánh trướng vàsáng tạo trong công việc” Với Collins, công việc đạt hiệu quả cao đòihỏi chuỗi tư duy chất lượng cao và “khoảng trắng” là điều kiện tiênquyết cho những tư duy sáng tạo và mới mẻ.7

4 Nguyên lý 80/20 trong quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto)

trị năng suất như thế nào cho đúng?”, < nguyen-tac-80-20-la-gi-ap-dung-vao-quan-tri-nang-suat-437 >, [02/03/2022]

https://resources.base.vn/productivity/nguyen-tac-pareto-Lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho thấy rằng, ở bất kỳmột hệ thống nào, xu thế của nó là khoảng 80% kết quả là do 20%nguyên nhân gây ra

Cần lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chínhxác là 20% và 80%, tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các

tỷ lệ 80/20, 70/30 hoặc 90/10 Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Paretomuốn đề cập là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phốiđồng đều 50/50; bởi đơn giản vì sự bất cân bằng là mỗi đơn vị đầu vào(công việc, thời gian, nỗ lực, ) không mang lại cùng một giá trị đầu ra.Đối với quản lý thời gian, ngay trong quy trình thực hiện một côngviệc, hãy tập trung nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất,nghĩa là sử dụng 80% thời gian của mình để giải quyết 20% nhiệm vụquan trọng nhất trước tiên mà không để bản thân bị phiền phức bởi 80%nhiệm vụ có thể hoãn lại

Đôi khi trong danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đemlại nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại, thì hãy ưu tiên làm 2 việcđấy trước để tạo tiền đề giúp chúng ta hoàn thành toàn bộ quy trình dễdàng Ví dụ thay vì dành cả 1 giờ đồng hồ để loay hoay tìm cách lắp ráp

và sử dụng một thiết bị điện tử nào đó mà chúng ta chưa biết gì về nó,hãy dành 20 phút để đọc tìm hiểu sách, xem video hướng dẫn sử dụng,sau đó dành 40 phút còn lại để bắt tay vào thực hành