bài tiểu luận kết thúc học phần giao tiếp trong kinh doanh văn hóa giao tiếp nơi công sở

Trang 1

BO TAI CHINH

TRUONG DAI HOC TAI CHINH- MARKETING UU

BAI TIEU LUAN KET THUC HOC PHAN

GIAO TIEP TRONG KINH DOANH

Dé tai:

VAN HOA GIAO TIEP NOI CONG SO

Trang 2

BO TAI CHINH

TRUONG DAI HOC TAI CHINH- MARKETING UU

BAI TIEU LUAN KET THUC HOC PHAN

GIAO TIEP TRONG KINH DOANH

Đề tài:

VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ

GV hướng dẫn : TRAN THI MO

Lop : DHK17QT3

SINH VIÊN THỰC HIỆN - MSSV:

CHAU VĨNH PHƯỚC - 2161306011

LÊ THỊ MINH PHƯƠNG - 2161306032

Trang 3

TPHCM 07/2023

LOI CAM ON

Xin gửi lời cảm ơn đến Cô Trần Thị Mơ đã dành thời gian quý báu đề hướng dẫn

lớp môn giao tiếp trong kinh doanh, bằng sự cảm nhận và những điều đã học, chúng em

xin gửi tới cô lời cảm ơn chân thành và mong muốn bảy tỏ lòng biết ơn, thái độ trân

trọng và tâm lòng tri ân Trong quá trình nghe giảng và sự hướng dẫn rất tận tình, tận

tâm từ cô, đã giúp chúng em tích lũy thêm nhiều kiến thức thực tế và bố ích Chính nhờ

điều đó đã giúp chúng em tự tin chia sẻ và có năng lượng tích cực để hoàn thành bài viết

tốt hơn

Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn rộng lớn và vẫn còn những hạn chế nhất định với tư duy của một sinh viên cũng không có nhiều kinh nghiệm thực tế, và bên cạnh đó, còn phụ thuộc vào cách nhìn nhận cá nhân theo từng vấn đề Do đó, không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình hoàn thành bài thu hoạch này

Kính chúc cô hạnh phúc và thành công hơn nữa trong sự nghiệp “trồng người”

Kính chúc cô luôn dồi dào sức khỏe để tiếp tục dìu dắt nhiều thế hệ học trò như chúng

Trang 4

MUC LUC n8 107 1 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ VĂN HÓA GIAO TIẾP NOI CONG SỞ 2

11 Tổng quan về giao tiếp - s2 12122111211 110211211212211 1121 1002221210221 ru

1.1.1 Khái niệm giao tiếp - 5c 12112211 11211121121221122222 2121122222212 1.1.2 Bản chất của giao tiếp G11 111111111111 111111 111111111 111111111111 111111111 111111111 1111111111111 1111114 1.1.3 Chức năng cua giao tiếp

1.1.4 Chức năng truyền đạt thông tin HH1 HH HH H121 HH H1 2 2 h1 ưng 5 1.1.5 Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau c2 111 2112112111112 1tr2 5 1.1.6 Chức năng phối hợp và hành động 2- 2 2 9221225221121212112112121 E 1E te 6

1.1.7 Chức năng điều chỉnh hành vi - 22-522 E931 8218222221221121212112221 1.8221 re 6

1.1.8 Vai trò và đặc điểm của giao tiẾp 5 ch HH 121222120 21 rau 6 1.1.9 Mục tiêu của giao tiẾp 5 2 n2 H121 1212101222221 1n ni 7 1.2 Kỹ năng giao tiẾp -.- 5à 2 n2 12121212122 1111212 8

1.2.1 Kỹ năng nghe L1 211111 111111 10110111111 11 1111111 11 1111114111110 11110101 1111116 8 1.2.2 lái (8 s18 sát ;ì!-8(14ì.ŒHadđdaiaaaaaiiảảảäŸẢ 9 1.2.3 Ji) 00 0EEb:aaaaaiaiaaiaidadiiả ce 9 12.4 Kỹ năng đọc tHn ng 111 0111111111111 6 6111111116 1111 1111661011111 1 6101111111111 1 1111111111 11111011 11611110116 211127164 10 1.2.5 S02: 10117777 11

2_ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 12 21 Thực trạng giao tiếp nơi công SỞ - 52-522 2 EEE11112211221211222121212 1e 12

2.1.1 Kẻ thù của giao tiếp noi CONG SO ccc cccccse cess esstesseessetiesteeteesresesetentestsetsseteestes 14 2.2 Những thói quen xấu trong giao tiép noi CONG SO ccc ccccecessessessessstetseessesserees 15 2.2.1 Phô trương, cao ngạo, luôn giành phần thắng 2 212222212212221 2 xe 16

2.2.2 Quá e dè hoặc thiểu TỰ TH 2 201121112121 1121 1011211121111 1111 1111111111 11 11H HH hay 16

2.2.3 Thổ lộ quá nhiều về cuộc sống riêng tư 252222222 1E11022122221221 8 6 16

22.4 Buôn chuyệỆn 11 22122111211 11211101211 1211111 111011 111g H1 HT nhàn Hà 17 2.2.5 Sử dụng điện thoại không đúng lúc, đúng cách - c2 S2 He 17

2.2.6 Thấy người sang bắt quàng làm họ 2- 1 912 91251211121121112112212222 2e 18

2.2.7 Ninh trên, nạt đưới nh HH 1H HH Ha 18 2.2.8 Đồ ky đối với đồng nghiệp của TmÌnh c2 c1 11121121121 111211 1211112311111 51 11x32 18 2.3 Những thói quen tốt trong giao tiếp nơi công SỞ -2- Sn922222212212 26 19 2.3.1 Đọc nhiều tài liu va sach DAO ccccccccccscsesssstsessesessesessesesesessstssestsststsvstevstssesens 19

2.3.2 Bỏ bớt những việc không lién quan va can thiét 0c cece cece eeeneeeseeeee 19

Trang 5

3 CHUONG3: XAY DUNG VAN HOA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 20

3.1 Nghi thức xã 140 nO1 CONG SO ccc een ete eeeeecteetecteteetesteteeteeteneeteeteneenee 20 3.2 Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ S22 2222211 2112112118112 1e de 20

3.2.1 Trang Plc ccc ee ence nen cee ceecteneceecteneeneeneneeneeteeeenenesiesecteeneenen eee 20

3.3 Nguyên tắc để chuyên nghiệp hơn trong giao tiẾp 5 s22 212212 1222121212226 21

3.3.1 Ăn mặc lịch SUteccccccccccccsccccccccsssesesessescsesesesusesessscseseststsusustssesesestststststesiessresetseees 21 3.3.2 Không có ngày ngoại ÌỆ c L1 1111 111111111111 Ánh H1 HH Hy 21 3.3.3 0:00) 00008 20 22 3.3.4 Tôn trọng nhà lãnh đạo 0 1 11 1101 1211111111111111111 0111111011111 1H Hy 22

3.4 0ì 0/0008 8n 22

3.5 Lời nói nơi CÔng SỞ chau e 23

Đôi với những người Củng CƠ QUAN 01611111111 111111111 1110111111 1101 2111111111111 111kg 24 Trong quan hệ giữa các đồng nghiệp - 2 SE 22122111211212121122222 12221122 24 Xưng hô đối với lãnh đạo: Không nên gọi giám đốc, người giám sát bằng tên riêng trừ phi

họ cho phép bạn gọi như thỂ 01211111 1111111111111111111 1101111221 211 111111211 Ha 24

Trang 6

LOI NOI DAU

Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành

phân, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngành nghè, đặc biệt

quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt trong những lĩnh vực này Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huồng và nhiều đối tượng khác nhau Giao tiếp cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đây hiệu quả hoạt động, hình thành phẩm chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủ động hơn trong công việc của mình

Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thê giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau

Với những lý do trên chúng tôi chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở” Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của

những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp

Mục đích của bài đồ án này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta không thê không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trong môi trường làm việc của mình Bài tiêu luận của nhóm chúng tôi bao gồm:

Trang 7

1 CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE VAN HOA GIAO TIEP NOI CONG

SỞ

1.1 Tổng quan về giao tiếp

1.1.1 Khái niệm giao tiếp

Giao tiếp là vẫn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của con người Đồng thời, giao tiếp còn là phương tiện hiện nhân cách Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với những người xung quanh

Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuân mực vẻ hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đối thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống tạo nên những ảnh hưởng, tác động qua

lai dé con người đánh giá, điều chính và phối hợp với nhau

Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không bao giờ chi

muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người nhận tin Một

quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:

+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý

+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm + Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau

Nếu không thực hiện tốt hoặc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ làm cho

quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc

Gửi Nhận

Trang 8

Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải Mã hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngôn ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu ) gọi là thông điệp

Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói, thông

báo, thư, điện thoại

Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải Giải mã thông điệp đó Giải mã là việc chuyên lời nói, chữ viết, hình ảnh của thông điệp sang

dạng hiểu được Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là nguyên nhân chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một nẻo, cùng một từ nhưng hiểu

theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã hội, giai cấp, trình độ văn hoa )

Cuối cùng của giao tiếp là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá trình giao tiếp 1.1.2 Bản chất của giao tiếp

Giao tiếp được cầu thành từ các yếu tố: ®- Sender: Người gửi thơng điệp ® Messagc: Thơng điệp

¢ _ Channel: Kênh truyền thơng điệp ® Receiver: Nguoi nhan thơng điệp © Feedback: Nhiing phan hdi ¢ Context: Béi canh 1.1.2.1 Người gửi thông điệp

Dé tro thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới) Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thê bị hiểu sai 1.1.2.1.1 Thông điệp

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chỉ phối bởi

Trang 9

Thông điệp luôn luôn có cá yếu tổ trí tuệ và tình cảm trong đó, yêu tô trí tuệ để

chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm đề chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động

1.1.2.1.2 Kênh truyền thông điệp

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, ban ghi nhớ hay báo cáo

=_ Có hai kênh chính:

-_ Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks) -_ Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm networks) ® Kênh giao tiếp chính thức:

- Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc,

quy trình, phản hỏi,

- Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, dé nghị,

- Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin,

thực hiện bao cao,

° Kênh giao tiếp không chính thức:

Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:

- Xác nhận thông tm

- Mo réng thông tin - Lan truyén théng tin - Phủ nhận thông tin - Bồ sung thông tin

1.1.2.1.3 Người nhận thông điệp

- Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phán hồi

- Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào qua trinh này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của

bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó

- Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yêu tố này để hành động một cách hợp lý

Trang 10

Những phản hồi

- Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với

thông điệp của bạn

- Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiệu chính xác thông điệp của bạn hay không

Bối cảnh

- Tỉnh huéng mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh

- Nó có thê bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (vi

dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.)

1.1.3 Chức năng của giao tiếp

Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể

Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt được những gì? Đó là mặt nhận thức Trong thực tiễn khi tiễn hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thê giao

tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đối, lựa chọn phương tiện ( kê cả ngôn

ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu ) tùy đôi tượng giao tiếp mà ứng xử

Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con người với con người Giao tiếp gồm có 4 chức năng:

1.1.4 Chức năng truyền đạt thông tin

Chức năng này có cội nguồn sinh học, để thông báo cho nhau một tin tức gì đó Ở động vật thường phát ra âm thanh (ở mức độ tín hiệu đơn giản, bản năng, ăn uống, tự vệ,

sinh đẻ, bảo tồn giống loài)

- Chức năng thông tin có cả ở 2 phía của quá trình giao tiếp (chủ thê-đối tượng giao

tiếp)

- Dé đạt mục đích điều hành trong quản lí, tô chức trong nhóm xã hội nhất thiết phải thông qua giao tiếp (giao tiếp trực tiếp, gián tiếp thông qua các phương tiện thông tin khác nhau)

- Truyén đạt trao đôi thông tin về mọi lĩnh vực: kiến thức, tình cảm, suy nghĩ, - Truyền đạt và chấp nhận thông tin trong mọi hoàn cảnh