Đề tài giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng Đường hàng không tại công ty tnhh mtv seagate logistics giai Đoạn 2023 2025

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ --- ---THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 Đề tài: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

-

-THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

Đề tài: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC

HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG

TY TNHH MTV SEAGATE LOGISTICS GIAI ĐOẠN

2023-2025

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Phúc Khang

MSSV:2121010033 GVHD: Mai Xuân Đào

TPHCM – 7/2023

Đề cương

Lời cám ơn

Nhận xét của GVHD

1) Xác định vấn đề nghiên cứu

Lí do chọn đề tài

2) Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3) Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4) Bố cục của đề tài

Chương 1: Giới thiệu về công ty Seagate Logistics

1.1 Giới thiệu chung về công ty

1.1.1 Thông tin của công ty

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

1.2 Giới thiệu về chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.3 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty

1.4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây

1.5 Định hướng phát triển đến năm 2025 của công ty

1.6 Tóm tắt chương 1

Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận

hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH MTV Seagate Logistics

2.1 Sơ đồ tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Seagate

2.2 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH MTV Seagate Logistics

2.3 Đánh giá quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty TNHH MTV Seagate Logistics

2.3.1 Điểm mạnh

2.3.2 Điểm yếu

2.4 Tóm tắt chương 2

Chương 3 : Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn

thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không công ty TNHH MTV Seagate Logistics

3.1 Định hướng dịch vụ vận tải của công ty trong giai đoạn 2023-2025

3.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Lời cảm ơn



Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô

trường đại học Tài Chính – Marketing đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức trong quá trình học tập tạo nền tảng và chuyên môn để em có thể hoàn thành đề tài này

Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến cô Mai Xuân Đào, giảng viên khoa Thương Mại Với sự hướng dẫn tận tình

và giúp đỡ của cô, em đã hoàn thành đề tài này

Bên cạnh đó, em cũng xin cám ơn công ty Seagate Logistics đã tạo điều kiện thực tập và tìm hiểu thực tế về lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nhận được sự giúp

đỡ nhiệt tình từ các anh chị trong công ty Với những góp

ý của anh chị đã giúp em tích lũy những kinh nghiệm và bài học quý báu cho nghề nghiệp của em sau này

Trong quá trình thực hành nghề nghiệp, vì thời gian và kiến thức của em không nhiều nên sẽ có những sai sót

Em mong nhận được sự góp ý, nhận xét từ phía nhà trường cũng như thầy cô để em có thể rút ra được những

bài học để có những kinh nghiệp thực tế cho công việc

em sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

TPHCM, ngày tháng năm

Chữ ký của GVHD 1) Xác định vấn đề nghiên cứu:

Lý do chọn đề tài:

Toàn cầu hóa cùng với hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang diễn ra mạnh mẽ như một làn sóng trên khắp thế giới và đang trở thành một xu thế tất yếu của thời đại Để phù hợp với xu thế đó, Việt Nam đã tích cực tham gia vào tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế và đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận Nước ta đã thiết lập quan hệ ngoại giao, thương mại tích cực với các tổ chức quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Quỹ tiền tệ thế giới (IMF) đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức kinh tế, thương mại khu vực và thế giới như ASEAN, APEC Hơn nữa, việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của WTO đã tạo nên một bước nhảy vọt vô cùng quan trọng,

đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của ngoại thương nước

ta => kéo sự ra đời của các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Tính chuyên môn hóa ngày càng cao của một nền kinh tế hội nhập dẫn đến sự thành lập của các công ty vận tải và giao nhận ở Việt nam với cơ hội và tiềm năng phát triển rất lớn, nhất là hoạt động giao nhận ở Việt Nam với cơ hội và tiềm năng phát triển rất lớn, nhất là hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Công ty TNHH MTV Seagate Logistics luôn chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo trong quá trình thích ứng với sự chuyển hóa của nền kinh tế Từ đó cho thấy rằng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa luôn quan trọng với công ty Xuất phát từ thực tiễn trên

em quyết định chọn công ty làm nơi thực tập và làm báo cáo với đề tài “ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV SEAGATE LOGISTICS GIAI ĐOẠN 2023-2025” Từ đó, em mong muốn

có thể tìm hiểu và tiếp cận thực tế các quy trình, thủ tục giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

2) Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu:

 Mục tiêu nghiên cứu: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH MTV Seagate Logistics

 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Thứ nhất, tìm hiểu chuyên sâu về các công việc phải làm khi thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất

khẩu của công ty Đồng thời đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu khi thực hiện nghiệp vụ trên

- Thứ hai, đề xuất các kiến nghị, mong muốn góp phần nâng cao công tác thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty

3) Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng: Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

- Phạm vi nghiên cứu:

Dựa trên cơ sở lý luận liên quan đến công tác tổ chức thưc hiện hợp đồng giao nhận hàng xuất khẩu đã được tìm hiểu thực tế tại công ty và kiến thức đã được học

4) Bố cục của đề tài:

Kết cấu nội dung của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về công ty Seagate

Chương 2: Nghiên cứu về quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình tại công ty

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP

1 Thông tin chung về đơn vị :

Công ty TNHH MTV dịch vụ logistics SEAGATE với tên

giao dịch Seagate Logistics Co., Ltd được thành lập vào năm 2007, đến nay đã trải qua hơn 16 năm hoạt động Trên con đường phát triển của mình, công ty đã từng bước khẳng định sự chuyên nghiệp với khách hàng, không ngừng nâng cao, cải tiến chất lượng phục vụ các hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải

- Tên công ty: Công ty TNHH MTV dịch vụ logistics SEAGATE

- Tên quốc tế: SEAGATE Logistics Company Limited

- Mã số thuế: 0305376889

- Ngày hoạt động: 29/09/2007

- Nơi đăng ký quản lý: Chi Cục Thuế Quận Tân Bình

- Địa chỉ trụ sở: 30 Phan Thúc Duyện, phường 4, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN

- Điện thoại: 0907667464

- Người đại diện: Đặng Thế Nghiệp

- Nghành nghề kinh doanh:

 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải

 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương

2) Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 3) Chức năng và nhiệm vụ:

3.1 Chức năng:

- Công ty TNHH MTV Seagate là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải

quốc tế bằng đường biển, đường hàng không và vận chuyển nội địa

- Công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình sang các hoạt động kho vận và dần mở rộng hoạt động vận tải đến một số tỉnh Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng

3.2 Nhiệm vụ:

- Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống

kê thống nhất và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước

- Mọi hoạt động kinh doanh sản xuất đảm bảo chế độ quản lý hiện hành của Nhà nước

- Quan tâm lợi ích và trách nhiệm với tập thể và cá nhân trong công ty

- Cạnh tranh tích cực và góp phần phát triển, tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh nươc nhà

- Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường, thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ

4) Cơ cấu tổ chức:

- Cơ cấu tổ chức của công ty gồm các phòng như sau:

Hình 1 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Giám đốc:

- Thực hiện việc điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, lập kế hoạch kinh doanh, đề ra mục tiêu cần đạt được của công ty và quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty

Vice Director President

Business document Accounting

Document

Export and imporrt

document

Air Freight Manager

Sea Freight

Manager

Staff Staff Super Customer

Service

Super Customer Service Document Staff Document

staff

- Cụ thể hóa các đường lối và chính sách hoạt động, trực tiếp ký kết các hợp đồng

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

Phòng giao nhận – XNK:

- Bộ phận chứng từ:

 Nhận các chứng từ và hợp đồng có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của khách hàng từ phòng kinh doanh, kiểm tra chứng từ, liên hệ với khách hàng để xác nhận và điều chỉnh các sai sót trong chứng từ

 Lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, làm Invoice, Packing list, định mức, đăng ký các công văn cần thiết tùy theo loại hình xuất nhập khẩu

 Trao đổi chứng từ với khách hàng và thanh lý tờ khai

-Bộ phận giao nhận

 Liên hệ với hãng tàu để đặt và nhận Booking Note với hãng tàu hoặc nhận Booking Note theo sự chỉ định của khách hàng nước ngoài

 Kiểm tra hàng trước khi giao nhận nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng

 Nhận các chứng từ cần thiết từ bộ phận chứng từ, tiến hành thực hiện việc giao nhận hàng hóa tại địa điểm đã được xác định trong hợp đồng mà khách hàng đã ký với đối tác

Phòng kế toán:

- Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán

- Tư vấn cho Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính

- Tiếp nhận và giám sát các đơn hàng trong tháng

- Quản lý và lập báo cáo thu chi thanh toán với khách hàng và nội bộ công ty

- Lập báo cáo tài chính, dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách cho toàn bộ hoạt động của công

ty

Phòng Kinh doanh:

- Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và

kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty

- Vạch ra phương hướng phát triển và cạnh tranh với các công ty trong và ngoài nước

- Tham mưu cho Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh

- Tìm kiếm khách hàng, dự đoán nhu cầu thị trường, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, chăm sóc, giải đáp các thắc mắc cho khách hàng

- Giới thiệu mô hình hoạt động của công ty và các loại hình dịch vụ mà công ty có thể cung cấp cho khách hàng

- Xây dựng giá cả để thu hút khách hàng trên cơ sở đảm bảo hiệu quả cho công ty, xây dựng phong cách phục

vụ tận tình, tích cực, nhanh chóng

5) Khái quát kết quả doanh thu:

Chương 2:

Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH MTV Seagate

Logistics

2.1 Sơ đồ tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH MTV Seagate Logistics:

Shipper Carrier

Consignee

(Buyer)

- Sơ đồ tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Seagate Logistics bao gồm các bước như sau:

1) Receive booking request

Nhận yêu cầu vận chuyển hàng từ khách hàng

2) Email to get approval to handle with Head office or Agent

Gửi mail để xác nhận yêu cầu với trụ sở hoặc đại lý

3) Arrange space with carrier (by mail)

Gửi mail sắp xếp chỗ với bên vận chuyển

4) Receive confirmation space from airlines

Nhận xác nhận chỗ trống để vận chuyển bởi hãng bay 5) Release booking confirm to the shipper (customer) Xuất văn bản xác nhận vận chuyển với khách hàng

6) Request shipping instruction from the shipper => issue the draft AWB

Yêu cầu hướng dẫn giao hàng từ người bán =>Phát hành vận đơn hàng không

7) Create from bill and manifest

Tạo hóa đơn và bảng khai báo hàng hoá cùng những chứng từ, giấy tờ của lô hàng dùng để thông quan

8) Send Pre-Alert to HO/Agent include: (Gửi hồ sơ cho khách hàng)

+ HAWB

+ Manifest

+ Shipping document

+ AWB

9) Tracking and report to Agent/customer

Theo dõi và báo cáo cho đại lý và khách hàng

2.2 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH MTV Seagate Logistics 2.2.1 Nhận booking request:

Booking Request là thuật ngữ chuyên ngành trong xuất nhập khẩu, là yêu cầu đặt chỗ trước của chủ hàng hoặc Forwarder (cty dịch vụ logistics) gửi đến hãng hàng không chuẩn bị cho lô hàng xuất khẩu của mình

Việc Đặt Booking Request Diễn Ra Như Thế Nào?

Chủ của lô hàng sẽ dựa theo tiến độ hàng hóa của mình

và lịch bay để đặt booking Thời điểm này gọi là booking request Mỗi hang bay sẽ có một form riêng để yêu cầu booking request, có thể là lên wedsite điền thông tin, có hãng bay phải gửi qua email để yêu cầu booking request Nhưng phải đảm bảo cung cấp được các thông tin chính như sau:

 Thông tin công ty xuất khẩu: địa chỉ, người phụ trách,

số điện thoại…

 Số lượng (volume), tên mặt hàng (commodity)

 Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight

prepaid) hay trả sau (freight collect)

Khi booking request được nhà vận chuyển chấp nhận thì

họ sẽ phản hồi lại xác nhận đặt chỗ này (thường gọi là booking confirmation) Khi đó booking confirmation sẽ có các thông tin như sau:

 Master airway bill

 House airway bill

 Số lượng

 Closing time

Chủ hàng sẽ dùng booking confirm này để duyệt lệnh, lấy freighter đóng hàng và làm thủ tục hải quan Nhiều trường hợp chủ hàng sử dụng dịch vụ của các công ty xuất nhập khẩu thì họ chỉ cần cung cấp thông tin về hàng hóa, còn lại sẽ do các Forwader lo liệu

Nghiệp Vụ Xử Lý Booking Đó Diễn Ra Như Sau: Bước 1: Báo giá

Thông thường mỗi công ty forwarder đều có mẫu booking request cho khách hàng điền thông tin Hoặc nhân viên

Sale cước vận tải lúc trao đổi thì ghi lại và điền vào giúp khách hàng, khi đó đưa khách hàng xác nhận lại Từ các thông tin có được, công ty Forwarder sẽ tìm các hãng bay phù hợp yêu cầu Quá trình diễn ra từ 3-12 tiếng sau khi nhận booking request

Bước 2: Đàm phán

Khách hàng và Công ty Forwarder sẽ đàm phán với nhau

về lịch bay, giá cước và các điều kiện kèm theo sau đó đi đến thỏa thuận bằng việc Công ty Forwarder gửi cho khách hàng Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ)

và yêu cầu khách hàng xác nhận lại qua mail

Bước 3: Liên hệ

Công ty Forwarder liên hệ với khách hàng để xác nhận lại các thông tin trong Booking Sau đó, công ty Forwarder mới chính thức đặt chỗ với hãng bay Quá trình liên hệ này được thực hiện qua email

Bước 4: Vận chuyển nội địa

Tùy từng điều kiện giao hàng mà Công ty Forwarder hoặc chính khách hàng sẽ là người vận chuyển freight ra sân bay