Quá trình hình thành và phát triển của công tyTên chính thức: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAITOBE LOGISTICSTên giao dịch: Tobe Logistics Co.,LTDGiấy phép kinh doanh số: 03136613
Cơ cấu dịch vụ của Công ty
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng giao nhậnhàng không lớn như: DHL, FEDEX, v.v.và với hơn 40 hãng tàu lớn như:
Hanjin,OOCL, Mearsk, Wanhai, MOL, v.v cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cảđường hàng không đường biển và nội địa Các lĩnh vực hoạt động chính của công tybao gồm:
Vận chuyển đường biển luôn là phương thức vận chuyển đầu tư mạnh mẽ nhất Công ty có liên kết và kí hợp đồng với tất cả các hãng tàu lớn có hệ thống đại lí hoạt động ở Việt Nam như Mearsk,MCC, MCC, MSC, CMA, Evergreen, MOL,KMTC, APL, COSCO, Yangming, K Line, Wahai, v.v Dịch vụ giao nhận đường biển bao gồm:
Dịch vụ giao nhận tận nơi , đóng gói, phân phối thu gom hàng lẻ.
Dịch vụ hàng nguyên lô.
Vận chuyển hàng hóa nguy hiểm, hàng quá khổ, quá tải. Đóng gói hàng hóa.
Vận chuyển đường hàng không
Dịch vụ kết hợp đường biển/hàng không (Sea/Air) là một trong những thế mạnh của công ty và được cung cấp như một dịch vụ bổ sung hữu ích để thay thế cho dịch vụ vận tải hàng không trực tiếp nhằm tiết kiệm chi phí cho khách hàng.
Ngoài việc hợp tác với các nhà xe uy tín trên cả nước là thế mạnh cạnh tranh lớn, Tobe Logistics còn cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa theo các phương thức đa dạng như sau:
Vận chuyển hàng bay nội địa từ Hồ Chí Minh đi Hà Nội, Hải Phòng , Vinh,ĐàNẵng,v.v.
Dịch vụ khai báo hải quan và xuất nhập khẩu ủy thác
Các dịch vụ của công ty bao gồm:
Dịch vụ khai báo hải quan hàng xuất nhập gồm hàng nguyên tàu, hàng FCL,LCL, hàng rời với đa dạng các mặt hàng như gỗ, quần áo, vải, móc áo, trang trí hội thất, nhựa, trang thiết bị máy móc, hàng nguy hiểm, ôtô, v.v.
Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất – tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan, hàng viện trợ, hàng dự án, hàng quá cảnh, v.v. Đặc biệt công ty còn cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác, làm thông quan cho các mặt hàng khó, cung cấp đầy đủ các loại giấy phép cho nhiều mặt hàng như phế liệu, phân bón, thuốc, mỹ phẩm,v.v.
Cơ cấu dịch vụ của CTY
Công ty Tobe Logistics là một công ty chuyên giao nhận vận tải biển trunggian, nhận vận chuyển các lô hàng cho các chủ hàng hoặc gom hàng hóa lẻ thànhnhững lô hàng lớn, sau đó thuê người vận tải để vận chuyển hàng hóa từ điểm đầuđến điểm đích Ngoài ra, Tobe Logistics còn có các dịch vụ phụ trợ như thông quanhàng hóa, các giấy tờ, chứng từ liên quan đảm bảo cho khách hàng dịch vụ tốt nhất. Công ty cung cấp các dịch vụ bao gồm:
Kê khai hải quan Ủy thác xuất nhập khẩu
Giao nhận hàng hóa Đại lý hàng không Đại lý hãng tàu
Bảng 1.1 Các loại hình dịch vụ của công ty Đơn vị tính: Triệu VND/%
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
% Ủy thác xuất nhập khẩu 108.5 1.52% 315.5 3.42% 192.6 1.7%
Vận chuyển hàng hóa nội địa
Vận chuyển hàng hóa đường biển
Qua số liệu thống kê doanh thu hoạt động của các lĩnh vực, có thể thấy hoạt động kinh doanh chưa thực sự đồng đều Hoạt động hiệu quả nổi bật là vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và đường biển Doanh thu từ hai loại hình dịch vụ này chiếm tỷ trọng cao 25.25% vận chuyển hàng hóa đường hàng không và 51.44% vận chuyển hàng hóa bằng đường biển so với các dịch vụ khác do công ty cung cấp Trong khi đó, dịch vụ kê khai hải quan cũng chiếm tỷ trọng tương đối thấp do đây là khâu quan trọng và khó làm, đặc biệt là những doanh nghiệp lần đầu xuất, nhập khẩu hàng Do đó các doanh nghiệp thường thuê các công ty forwarder tiến hành làm thủ tục này Ngoài việc mở tờ khai hải quan, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu còn thuê ngoài các công ty forwarder làm C/O để giảm thuế xuất nhập khẩu.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không tuy chiếm tỷ trọng cao trong các loại hình dịch vụ nhưng ở mức tăng nhẹ, chưa có nhiều nét tăng trưởng mạnh mẽ, rõ rệt, cụ thể năm 2017 giá trị vận chuyển hàng đường hàng không là 2661,6 triệu đồng đến 2860,5 triệu đồng năm 2018 tăng gần 200 triệu đồng Vì chi phí vận chuyển bằng đường hàng không khá cao nên các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường chọn dịch vụ vận chuyển hàng bằng đường biển nhiều hơn
Nhìn chung cơ cấu dịch vụ giao nhận phát triển không đồng đều giữa các phương thức vận tải, trong đó phương thức vận tải đường biển chiếm tỷ trọng ưu thế hơn so với các phương thức khác, đem lại doanh thu cao nhất cho công ty.Các loại hình dịch vụ khác có xu hướng tăng, hoàn thiện hơn Bên cạnh đó, các chính sách cũng như việc gia nhập các Hiệp hội thương mại khu vực, thế giới giúp cho việc vận chuyển hàng hóa giữa các nước ngày càng được dễ dàng hơn,xóa bỏ hàng rào thuế quan Do đó, công ty có thể tăng doanh thu ở tỷ lệ cao hơn nữa cũng như có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ các phòng ban công ty TNHH giao nhận quốc tế Tương Lai
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của Công ty, quyết định cũng như tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty, ban hành quy chế nội bộ Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lí Trực tiếp quản lí các phòng ban trong Công ty.
Phòng Kinh doanh: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu XNK, chào giá Tiến hành xem xét và báo giá để hai bên đi đến thỏa thuận và kí kết hợp đồng.
Phòng xuất nhập khẩu: Tìm hiểu thị trường và lợi thế của các hãng tàu và đại lí trong và ngoài nước Thương thảo hợp đồng vận chuyển, chất lượng dịch vụ, lịch tàu, thỏa thuận giá cả ở mức thấp nhất Tiếp nhận các thông tin đặt chỗ từ các bộ phận trong Công ty, chuẩn bị chỗ và theo dõi đến khi hàng được lên tàu
Phòng Chứng Từ đảm nhiệm quản lý, lưu trữ chứng từ, công văn; soạn thảo các hồ sơ Hải quan, công văn cần thiết phục vụ cho bộ phận Giao nhận Họ thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để cung cấp các thông tin về lô hàng Ngoài ra, phòng này còn theo dõi tình trạng đặt chỗ hàng hóa, thông báo lịch trình tàu đến, đi cho khách hàng; đồng thời chịu trách nhiệm phát hành vận đơn và lệnh giao hàng.
Phòng giao nhận: Tiếp nhận,xử lí thông tin của các lô hàng, tiến hành khai báo hải quan Lấy D/O và giấy ủy quyền từ các hãng tàu và đại lí. Theo dõi trực tiếp quá trình đóng hàng, xếp hàng trực tiếp tại kho Phối hợp với các bộ phận khác để tiếp nhận chứng từ và giao cho khách.Điều động phương tiện để hỗ trợ việc vận chuyển.
Phòng kế toán: làm dịch vụ thanh toán, hạch toán các chi phí, doanh thu,đảm bảo nguồn vốn hoạt động của Công ty Có chức năng tổng hợp số liệu về tài chính Cung cấp tài chính kịp thời đến các bộ phận khác Lập thống kê kế toán, theo dõi thực hiện tài chính để đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hiệu quả Cung cấp nhanh, chính xác các thông tin kinh tế theo quy định của Giám Đốc
Phân tích tình hình nhân sự
Bảng 1.2:Bảng thống kê tình hình nhân sự theo giới tính:
Phòng ban Số lượng Giới tính
Tỉ lệ nhân viên nam và nữ có sự khác biệt lớn trong các phòng ban.Phòng chứng từ 100% nhân viên là nữ do đặc trưng công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ Phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu có tỉ lệ nhân viên nam và nữ tương đối đồng đều do công việc phù hợp với hai giới riêng.Riêng phòng hiện trường chia thành ba đơn vị nhỏ là Chứng từ ,Giao nhận và hiện trường Công việc ở đây đòi hỏi sự chu đáo và tỉ mỉ trong việc kiểm tra nên số lượng nhân viên tại bộ phận này là 2 nữ.Còn lại đơn vị giao nhận chứng từ và hiện trường đòi hỏi di chuyển nhiều, nhanh nhẹn, tốc độ nên 100% còn lại là nam.Tỉ lệ nhân viên na và nữ chênh lênh nhau với số lương nhân viên nữ nhiều hơn nhân viên nam, lần lượt chiếm 37,5% và 62,5%.
Bảng 1.3:Bảng thống kê tình hình nhân sự theo trình độ:
Phòng ban Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp
Trình độ đại học và cao đẳng có tỉ lệ cao nhất trong bảng thống kê của nhân viên công ty ,tuy nhiên mức độ chênh lệch nhau là rất thấp.Các nhân viên trước khi làm việc tại công ty đều được huấn luyện theo một lộ trình sâu và kĩ càng nên trình độ không phải là thước đo quan trọng nhất đánh giá hiệu quả làm việc.
Nhân viên tại phòng kinh doanh à phòng chứng từ có tỉ lệ đại học cao nhất trong tất cả các phòng ban.
Nhìn chung các nhân viên dù ở trình độ nào thì thái độ làm việc đều như nhau và có trình độ chuyên môn đáp ứng được nhu cầu công việc.
Tobe logistics tự hào là ngôi nhà chung thứ hai cho từng thành viên và một tậpthể đoàn kết vững mạnh, trong đó mọi thành viên đều cống hiến hết sức, chân thànhvà chia sẻ kinh nghiệm làm việc tận tình với nhau.
Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây
Bảng 1.4 :Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 – 2019
Bảng 1.5: Biểu đồ thể hiện doanh thu chi phí,lợi nhuận của công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Tương lai
Nhìn chung tình hình hoạt động và phát triển của Tobe Logistics tương đối ổn định, doanh thu và lợi nhuận đều tăng, cụ thể là: lợi nhuận: năm 2017 là 1.96 tỷ vnđ; năm 2018 là 3.08 tỷ vnđ; năm 2019 là 4.824 tỷ vnđ, nhưng tăng không đáng kể, vì đây là doanh nghiệp trẻ, hoạt động cũng mới nên tốc độ tăng trưởng và phát triển còn nhiều hạn chế so với các ngành kinh tế và các công ty có cùng ngành nghề hoạt động.
Về doanh thu của Tobe Logistics trong 3 năm qua chưa cao lắm, điển hình qua từng năm: Năm 2018 doanh thu tăng 20.54% so với 2017, năm 2019 tăng42.15% so với 2018 Điều đó cho chúng ta thấy được rằng tốc độ tăng trưởng kinh tế về dịch vụ Logistics tại Công ty Tobe Logistics là tương đối cao, nhưng doanh nghiệp lại chưa vận dụngđược hết những điểm mạnh Công ty đang có nên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn mất rất nhiều chi phí, như chúng thấy thì doanh nghiệp Việt Nam chúng ta đa phần là doanh nghiệp vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự trẻ nên kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết về các dịch vụLogistics là chưa cao nên mức độ điều phối trong công việc là chưa được chuyên nghiệp, điển hình là Công ty Tobe Logistics, với quy trình làm việc rất
Bước 2: Nộp bộ hồ sơ chứng từ cho hải quan cảng
Nhân viên giao nhận tới phòng Thủ tục hàng hóa nhập khẩu,nhập dữ liệu vào các máy tính để trước phòng để biết nhân viên hải quan được phân công phụ trách kiểm tra chứng từ của lô hàng Màn hình máy tính sẽ hiển thị các thông tin cần điền:
Mã số thuế: nhân viên giao nhận nhập mã số thuế hoặc ấn phím 1
Màn hình máy tính sẽ hiển thị số cửa cũng như tên nhân viên hải quan phụ trách kiểm tra Nhân viên giao nhận đem bộ hồ sơ của mình đến cửa đã phân công để nộp và chờ kết quả. Đối với lô hàng của Chi nhánh Công ty Gas Việt Nam, trong quá trình kiểm tra chứng từ, nhân viên hải quan có những vướng mắc:
Về trị giá hàng hóa khi khai báo do có nghi ngờ hàng hóa được mua với giá cao hơn nhưng được khai thấp để gian lận thuế
Trách nhiệm của nhân viên giao nhận là chứng minh hàng hóa khai báo chính xác với thực tế Nếu không chứng minh được, chủ hàng phải làm thủ tục tham vấn giá với chi cục hải quan Trong trường hợp này, nhân viên giao nhận đã chứng minh được hàng hóa khai báo đúng với thực tế, không có sai phạm so với hàng hóa trên tờ khai Do đó, hải quan đã đăng ký lên tờ khai, chuyển sang cho hải quan phúc tập kiểm tra lại và thông quan tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
2.3.6.2 Thanh toán E-port và đối chiếu thông quan
Qui trình tổng quát đăng kí và giao nhận cont
Bước 1:Đăng nhập vào Eport theo địa chỉ https://saigonnewport.com.vn/
Nhập tài khoản và mật khẩu nhấn đăng nhập vào hệ thống
Hình 2.10:Đăng nhập tài khoản
Bước 2:Vào mục đăng kí Nhận cont hàng từ cảng
-Nhập mã số thuế khách hàng
Hình 2.11 Thông tin lô hàng
Bước 3:Nhập thông tin chi tiết lô hàng >Kiểm tra thông tin nhập và nhấn nút
“Lưu thông tin” để lưu thông tin lô hàng
Hình 2.12 Phiếu đăng kí Giao nhận Cont hàng tại cảng
Bước 4: Hệ thống sẽ tự động hiện số đăng kí 6 chữ số YAREDS chọn mã xác thực
Bấm gửi mã xác thực
-Mã xác thực được gửi tự động cho số điện thoại đã đăng kí trước đó.
Hình 2.13 Số đăng kí nhận cont
Bước 5: Bấm khai báo số đăng kí
Hình 2.14 Khai báo tờ khai
Bước 6: Quay về lô đăng kí Nhập số xe:77C18700
Hình 2.15 Khai báo số xe
Bước 7:Trở về lô đăng kí vào mục tính phí
-Sau khi hoàn tất việc thanh toán hệ thống sẽ hiển thị như hình với số tiền thanh toán là 1.250.000VND
Bước 8: Hoàn tất việc thanh toán nhân viên giao nhận gửi số đăng kí cho tài xế để tiến hành lấy hàng.
Cán bộ hải quan giám sát sẽ kiểm tra đồng thời trả lại tờ khai cho nhân viên giao nhận Sau khi nhận được mã nhận cont trên hệ thống eport, nhân viên giao nhận sẽ gửi mã lại cho tài xế để tiến hành lấy cont Khi container đã được đặt lên xe, tài xế gửi mã nhận cont cho hải quan kiểm tra đối chiếu xem xét có đúng hay không để quyết định cho xe ra khi cổng.
2.3.7 Kéo cont về kho và giao cho khách hàng
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục tại cảng, tài xế lái xe sẽ chở hàng giao đến kho cho khách hàng tại địa chỉ : Âp 2, Xã Khánh Bình, Phường Khánh Bình, Thị xã Tân Uyên, Bình Dương
Trước khi xe chạy nhân viên giao nhận phải gọi điện báo trước cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị kho nhận hàng, và nhân viên bốc xếp dở hàng xuống xe Tránh trường hợp xe về tới kho không có người nhận hàng Khi xe ra khỏi Cảng sẽ chạy thẳng về kho của khách hàng, giao hàng xong nhân viên giao nhận làm biên bản giao nhận hàng có sự chứng kiến của 2 bên và được lập làm 2 bản: mỗi bên giữ 1 bản.
2.3.8 Trả vỏ container và lấy lại tiền cược container
Khi nhận hàng bằng container, người nhận cần trả lại container rỗng cho hãng tàu tại CHAN THAT – SONG THAN DEPOT sau khi dỡ hàng Không cần lấy lại tiền cọc vì chưa đặt cọc trước đó.
Trường hợp khi kiểm tra cont phát hiện cont hư rách,vỡ thì tại CHAN THAT – SONG THAN DEPOT sẽ ra phiếu tạm thu sửa chữa cont cho tài xế sau đó mình sẽ liên hệ hãng tàu kiểm tra và cung cấp hình cont bị hư.
Nếu cont hư từ đầu xuất khẩu thì Hãng tàu sẽ trả lại phí tạm thu sửa chữa cho mình Nếu cont hư do lúc dỡ hàng tại kho thì Hãng tàu sẽ tính phí và ra hóa đơn sữa chữa cont cho Công ty.
2.3.9 Quyết toán và lưu hồ sơ.
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan và vận chuyển hàng về kho, nhân viên giao nhận có trách nhiệm rà soát, sắp xếp lại toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng thành một bộ hồ sơ đầy đủ Bộ hồ sơ này bao gồm tờ khai hải quan, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (nếu có), hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa và các giấy tờ liên quan khác.
Sau quá trình thông quan, khách hàng sẽ nhận lại bộ chứng từ gồm 37 thông quan, mã vạch có đóng dấu của Hải Quan qua khu vực giám sát, tờ đóng thuế nhập khẩu và giá trị gia tăng Người giao nhận còn cung cấp thêm một bản Giấy báo nợ Debit Note, được chia thành hai bản, một bản dành cho khách hàng và một bản dành cho công ty.
+Hóa đơn lệnh (local charge đóng ở hãng tàu)
+Hóa đơn thanh toán tiền nâng hạ cont và phụ phí phát sinh với cảng và depot +Phí làm thủ tục hải quan
+Phí trucking kéo hàng về kho
+Hóa đơn thanh toán tiền nâng hạ cont và phụ phí phát sinh với cảng và depot +Phí hạ cont
Các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám Đốc của Công tyGiao nhận Quốc tế Tương Lai ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này Người giao nhận của công ty mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 3.1 Nhận xét chung
Trong quá trình giao nhận không phải lúc nào hàng hóa trong chứng từ trùng khớp vớithực tế Vì vậy, nhân viên giao nhận phải kéo léo linh động giải quyết các tình huống để có thể nhận hàng trong thời gian nhanh nhất.
Phân tích qui trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu FCL mặt hàng Bình chứa khí Ethylene Oxide (C2H4O) tại công ty
Tiến hành ra cảng làm thủ tục đăng ký tờ khai thông quan hàng nhập khẩu
Bước 2: Nộp bộ hồ sơ chứng từ cho hải quan cảng
Nhân viên giao nhận tới phòng Thủ tục hàng hóa nhập khẩu,nhập dữ liệu vào các máy tính để trước phòng để biết nhân viên hải quan được phân công phụ trách kiểm tra chứng từ của lô hàng Màn hình máy tính sẽ hiển thị các thông tin cần điền:
Mã số thuế: nhân viên giao nhận nhập mã số thuế hoặc ấn phím 1
Màn hình máy tính sẽ hiển thị số cửa cũng như tên nhân viên hải quan phụ trách kiểm tra Nhân viên giao nhận đem bộ hồ sơ của mình đến cửa đã phân công để nộp và chờ kết quả. Đối với lô hàng của Chi nhánh Công ty Gas Việt Nam, trong quá trình kiểm tra chứng từ, nhân viên hải quan có những vướng mắc:
Về trị giá hàng hóa khi khai báo do có nghi ngờ hàng hóa được mua với giá cao hơn nhưng được khai thấp để gian lận thuế
Nhiệm vụ của nhân viên giao nhận là chứng minh hàng hóa của mình khai đúng với thực tế Nếu không chứng minh được hàng hóa khai đúng trị giá, chủ hàng sẽ phải làm thủ tục tham vấn giá với chi cục hải quan, trong trường hợp này nhân viên giao nhận chứng minh được hàng khai đúng với thực tế hàng hoá và không sai phạm gì so với hàng hoá trên tờ khai nên hải quan đăng ký lên tờ khai và chuyển sang cho hải quan phúc tập kiểm tra lại tờ khai và thông quan tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
2.3.6.2 Thanh toán E-port và đối chiếu thông quan
Qui trình tổng quát đăng kí và giao nhận cont
Bước 1:Đăng nhập vào Eport theo địa chỉ https://saigonnewport.com.vn/
Nhập tài khoản và mật khẩu nhấn đăng nhập vào hệ thống
Hình 2.10:Đăng nhập tài khoản
Bước 2:Vào mục đăng kí Nhận cont hàng từ cảng
-Nhập mã số thuế khách hàng
Hình 2.11 Thông tin lô hàng
Bước 3:Nhập thông tin chi tiết lô hàng >Kiểm tra thông tin nhập và nhấn nút
“Lưu thông tin” để lưu thông tin lô hàng
Hình 2.12 Phiếu đăng kí Giao nhận Cont hàng tại cảng
Bước 4: Hệ thống sẽ tự động hiện số đăng kí 6 chữ số YAREDS chọn mã xác thực
Bấm gửi mã xác thực
-Mã xác thực được gửi tự động cho số điện thoại đã đăng kí trước đó.
Hình 2.13 Số đăng kí nhận cont
Bước 5: Bấm khai báo số đăng kí
Hình 2.14 Khai báo tờ khai
Bước 6: Quay về lô đăng kí Nhập số xe:77C18700
Hình 2.15 Khai báo số xe
Bước 7:Trở về lô đăng kí vào mục tính phí
-Sau khi hoàn tất việc thanh toán hệ thống sẽ hiển thị như hình với số tiền thanh toán là 1.250.000VND
Bước 8: Hoàn tất việc thanh toán nhân viên giao nhận gửi số đăng kí cho tài xế để tiến hành lấy hàng.
Cán bộ hải quan giám sát sẽ kiểm tra đồng thời trả lại tờ khai cho nhân viên giao nhận Sau khi nhận được mã nhận cont trên hệ thống eport, nhân viên giao nhận sẽ gửi mã lại cho tài xế để tiến hành lấy cont Khi container đã được đặt lên xe, tài xế gửi mã nhận cont cho hải quan kiểm tra đối chiếu xem xét có đúng hay không để quyết định cho xe ra khi cổng.
Kéo cont về kho và giao cho khách hàng
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục tại cảng, tài xế lái xe sẽ chở hàng giao đến kho cho khách hàng tại địa chỉ : Âp 2, Xã Khánh Bình, Phường Khánh Bình, Thị xã Tân Uyên, Bình Dương
Trước khi xe chạy nhân viên giao nhận phải gọi điện báo trước cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị kho nhận hàng, và nhân viên bốc xếp dở hàng xuống xe Tránh trường hợp xe về tới kho không có người nhận hàng Khi xe ra khỏi Cảng sẽ chạy thẳng về kho của khách hàng, giao hàng xong nhân viên giao nhận làm biên bản giao nhận hàng có sự chứng kiến của 2 bên và được lập làm 2 bản: mỗi bên giữ 1 bản.
Trả vỏ container và lấy lại tiền cược container
Nếu trường hợp vận chuyển cont về thì sau khi dỡ hàng ra, người nhận hàng cho xe chở cont rỗng về trả tại cho hãng tàu tại CHAN THAT – SONG THAN DEPOT.Trước đó không cược nên không cần lấy lại tiền cược.
KHI kiểm tra cont hư rách, vỡ thì tại CHAN THAT – SONG THAN DEPOT sẽ ra phiếu tạm thu sửa chữa cont cho tài xế Sau đó, sẽ liên hệ hãng tàu kiểm tra và cung cấp hình cont bị hư để tiến hành sửa chữa.
Nếu cont hư từ đầu xuất khẩu thì Hãng tàu sẽ trả lại phí tạm thu sửa chữa cho mình Nếu cont hư do lúc dỡ hàng tại kho thì Hãng tàu sẽ tính phí và ra hóa đơn sữa chữa cont cho Công ty.
Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan và vận chuyển hàng hóa về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận của Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Tương Lai có trách nhiệm kiểm tra và sắp xếp lại toàn bộ chứng từ liên quan để tạo thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, trong đó bao gồm cả tờ khai.
37 thông quan, mã vạch có đóng dấu của Hải Quan qua khu vựa giám sát, tờ đóng thuế nhạp khẩu và giá trị gia tăng, người giao nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và scan lưu lại một bộ Đồng thời kèm theo đó là 1 bản Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty), trên đó gồm:
+Hóa đơn lệnh (local charge đóng ở hãng tàu)
+Hóa đơn thanh toán tiền nâng hạ cont và phụ phí phát sinh với cảng và depot +Phí làm thủ tục hải quan
+Phí trucking kéo hàng về kho
+Hóa đơn thanh toán tiền nâng hạ cont và phụ phí phát sinh với cảng và depot +Phí hạ cont
Các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám Đốc của Công tyGiao nhận Quốc tế Tương Lai ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này Người giao nhận của công ty mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Nhận xét chung
Quá trình giao nhận hàng hóa có thể phát sinh những trường hợp chứng từ không trùng khớp với thực tế Do đó, nhân viên giao nhận cần linh hoạt, khéo léo xử lý các tình huống để tiếp nhận hàng hóa trong thời gian ngắn nhất.
Trình tự các bước trong qui trình làm thủ tục hải quan tại các cảng có thể thay đổi chút ít tùy theo đặc điểm mỗi cảng Ví dụ như đối với thủ tục thanh lí cổng, cảng Cát Lái chỉ cần nộp hồ sơ tại một phòng thanh lí, còn cảng Phước Long thì phải nộp hồ sơ tại hai phòng thanh lí.
Nghiệp vụ giao nhận gồm nhiều bước nên nhân viên giao nhận cần phải biết sắp xếp các công việc làm một cách hợp lí nhằm tiết kiệm thời gian Chẳng hạn như việc lấy lệnh giao hàng trước hoặc sau khi đăng kí tờ khai hải quan là tùy thuộc vào sự sắp xếp của nhân viên giao nhận sao cho hợp lí và kinh tế nhất (vì nhiều khi việc đi lấy lệnh ở các hãng tàu rất xa so với công ty) Thông thường nếu những hãng tàu không có văn phòng đại diện ở cảng thì nhân viên giao nhận thực hiện việc lấy lệnh trước khi đến cảng làm thủ tục hải quan vì các hãng tàu nằm trong trung tâm thành phố khoảng cách rất xa so với cảng.
Nhân viên giao nhận cần trang bị kiến thức về nghiệp vụ giao nhận, vận tải, bảo hiểm, thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế Kiến thức này giúp họ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận và thông quan, chẳng hạn như lập biên bản khi phát hiện hàng hóa hư hỏng, thiếu hụt hoặc bị mất cắp, để công ty có cơ sở đòi bồi thường từ các bên liên quan.
Ngoài ra, các qui trình thủ tục hải quan thường xuyên có sự thay đổi và qui định của từng cảng cũng có sự khác biệt đòi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm, luôn cập nhật thông tin và văn bản luật liên quan nhằm tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng thuận lợi đặc biệt là tạo đươc uy tín cho khách hàng.
Về bộ máy tổ chức của công ty được phân bố rõ ràng và hợp lí thành từng bộ phận riêng biệt với nhau Các bộ phận được phân chia công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ hợp lý, phù hợp với tính chất của từng phòng ban Nhưng vẫn đảm bảo được sự hợp tác và liên kết chặt chẽ, giúp cho quy trình làm việc được thuận lợi hơn.
Cơ cấu nguồn nhân sự, hầu hết nhân viên công ty đa số có trình độ Đại học, Cao đẳng đã qua đào tạo chuyên môn, có tinh thần học hỏi và trách nhiệm cao Độ tuổi của nhân viên công ty trung bình là 27 tuổi, nguồn nhân lực trẻ, năng động và sẵn sàng cống hiến, đóng góp cho công việc, đổi mới tư duy giúp công ty ngày càng phát triển hơn Phòng giao nhận với tỷ lệ hầu hết là nam trẻ, có sức khỏe… đáp ứng đúng yêu cầu tính chất của công việc.
Quy định về chế độ lương, thưởng luôn rõ ràng, minh bạch, trả lương đúng hạn cùng với việc hưởng lương theo năng suất đảm bảo sự công bằng và thõa mãn cho mỗi nhân viên.
Có sự liên kết chặt chẽ giữa giám đốc và các phòng ban tạo nên sức mạnh tập thể mà không phải công ty nào cũng có được.
Dịch vụ giao nhận mà công ty cung cấp đa dạng và đầy đủ đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng như: vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường bộ và đường hàng không, dịch vụ khai hải quan, dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ kho bãi…
Nguồn nhân lực của công ty trẻ, năng động, nhiệt tình tuy nhiên, trình độ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm và chuyên môn cao trong ngành chỉ chiếm rất ít. Điều này dẫn đến việc xử lí các trường hợp bất ngờ hoặc khi có sự cố xảy ra còn yếu, kém.Khách hàng luôn đòi hỏi chứng từ phải đúng, chính xác, rõ ràng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hợp lý của khách hàng như đã quy định, thời gian làm chứng từ phải nhanh, hạn chế chi phí phát sinh do chậm trễ
Về chính sách đào tạo: chưa được chú trọng nhiều, công ty vẫn chưa cung cấp các khóa học đào tạo dài hạn cho nhân viên, để nâng cao trình độ và kiến thức chuyên môn Mà mới dừng lại ở việc đào tạo ngắn hạn và trung hạn.
Hoạt động marketing của công ty vẫn còn yếu kém, chưa được chú trọng phát triển Sau 3 năm hoạt động, công ty vẫn chưa được nhiều người biết đến, chưa xây dựng được thương hiệu mạnh.
Về khả năng cạnh tranh, công ty với quy mô nhỏ nên khả năng cạnh tranh còn yếu, chưa thể cạnh tranh với các doanh nghiệp có bề dày kinh nghiệm cũng như có uy tín trong ngành
Về cơ sở vật chất còn khá đơn sơ, các phòng ban chưa được tách biệt, trang thiết bị chưa thật sự đầy đủ.
Một số giải pháp & kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển tại công ty
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Giải pháp về nguồn Nhân lực
Cần phải tích cực đào tạo, tuyển chọn về nguồn Nhân lực nhiều hơn, hạn chếáp đặt công việc vào một nhân viên hay một bộ phận nào đó, mỗi công việc phải được chia nhỏ ra, phân trách nhiệm cho từng người Cần phối hợp và làm việc theo nhiều team để có thểđóng góp nhiềuý tưởng hơn, mọi người cùng học lẫn nhau tốt hơn Cần tuyển thêm nhân viên hiện trường để công việc bên ngoài lẫn bên trong tiến triển nhanh hơn và giảm tải công việc cho nhân viên hiện trường hơn.
Giải pháp về chiến lược marketing
Sử dụng mạng internet để quảng cáo về công ty trên thị trường thế giới.
Cụ thể, nên sửa lại và nâng cấp website công ty vì đây là công cụ vô cùng hữu ích để thu hút khách hàng, giúp khách hàng có khả năng tiếp cận và tìm hiểu các dịch vụ của công ty một cách dễ dàng Và các công cụ khác như Facebook, các diễn đàn Hiệp hội Xuất Nhập Khẩu, Hiệp hội Logistics Việt Nam….
Giải pháp về cơ sở vật chất
Công nghệ ngày càng phát triển, internet lan rộng màCông ty Tobe Logistics vẫn chưa vận dụng tốiđa được internet trong công việc một cách hiệu quả Cách thực hiện: Phải nâng cấp các thiết bị, máy móc, trong Công ty Cần đầu tư các vật dụng phục vụ tốt hơn, hiện đại hơn trong văn phòng làm việc. Luôn phải có một hành trang về cơ sở vật chấtđủ chất lượng, đủ số lượng để khỏi phải chậm trễ hay thiếu xót trong quá trình làm hàng.
Giải pháp về chi phí
Hiện tại chi phí là một vấn đề khó giải quyết nhấtcho tất các doanh nghiệp nói chung và Tobe Logistics nói riêng Phải thực hiện cắt giảm chi phí một cách tốt nhất.
Để tối ưu hóa chi phí, cần phân chia rõ ràng chi phí giữa các bên liên quan, tránh lãng phí và học hỏi nhiều phương pháp làm việc khác nhau để thử nghiệm và tận dụng vào việc cắt giảm chi phí Theo dõi và đánh giá kỹ lưỡng các khoản thu chi trong từng giai đoạn thực hiện sẽ giúp xác định được chi phí tối thiểu có thể đạt được.
Giải pháp về đơn đặt hàng
Kinh doanh bây giờ muốn có lượt khách hàngđông, hợp tác lâu dài cũng như có nhiềuđơn hàng từ khách hàng với chúng ta thì không hề dễ,
Cách thực hiện: Tăng cườngđào tạo chuyên sâu cho các sale về cách tiềm kiếm khách hàng, giữ chân khách hàng, làm khách hàng tin cậy Phải luôn đề xuất ra nhiềuưuđại về giảm chi phí, phải tích cực quảng bá dịch vụ Công ty lên nhiều nơi nhiềuweb hơn để hìnhảnh có thể đến tay những khách hàng trong tương lai nhanh hơn, tạo cho chúng ta cónhiều cơ hội có được khách hàngổn định hơn
Giải pháp cho bộ phận giao nhận,qui trình giao nhận
3.2.2 Kiến nghị đối với Nhà nước
Về hành lang pháp lý và cơ chế quản lý:
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, yếu tố chính trị - pháp lý đang ngày càng tác động to lớn đến các doanh nghiệp Tuy nhiên, tại Việt Nam, hệ thống pháp lý liên quan đến kinh doanh còn nhiều bất cập Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tạo sự an tâm cho doanh nghiệp hoạt động, Nhà nước cần khẩn trương điều chỉnh hành lang pháp lý sao cho chặt chẽ, đầy đủ và minh bạch hơn Đồng thời, cần tránh tình trạng chồng chéo pháp luật, gây ách tắc không đáng có cho hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, việc cấp thẻ ưu tiên cho các doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật là rất tốt nhưng khi đưa quy định này vào thực hiện đã có những phát sinh gây phiền hà cho doanh nghiệp Dù doanh nghiệp đã có thẻ ưu tiên nhưng mạng máy tính của hải quan vẫn đưa ra những thông tin dẫn đến vô hiệu giá trị của thẻ Các Cơ quan, Ban,Ngành có liên quan nên thường xuyên kiểm tra để có thể nhanh chóng khắc phục những sai sót của phần mềm.
Nhà nước nên sâu sát hơn với thực tế giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thực hiện gặp gỡ, giải đáp các thắc mắc cho doanh nghiệp để có định hướng đúng đắn trong công tác ban hành các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Như là đối với những cơ chế, chính sách thì Nhà nước cần chú ý đến sự đồng bộ và phù hợp với điều kiện phát triển trong nước cũng như tập quán thương mại quốc tế.
Nước ta vẫn bị coi là một địa điểm đầu tư tương đối có nhiều rủi ro so với các nước trong khu vực do những thủ tục, những luật lệ phiền hà khi xin giấy phép Và điều này ảnh hưởng rất lớn đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và ngành giao nhận, logistics nói riêng
Nhà nước cũng cần hỗ trợ, tạo các điều kiện thuận lợi khi doanh nghiệp tham gia Thủ tục hải quan điện tử như là giải quyết, tháo gỡ các khó khăn vướng mắc kịp thời.Yêu cầu nhân viên hải quan thực hiện đúng những quy định về thời gian làm việc và thời gian thông quan hàng hóa.
Về cơ sở hạ tầng
Nhà nước cần phát triển, mở rộng thêm đường xá nội địa để đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hóa nhanh chóng Hiện tại các con đường tại các cảng, đặc biệt là cảng Cát Lái rất hay kẹt xe Các con đường hư hại nghiêm trọng.
Nước ta cần khuyến khích cũng như đầu tư, hỗ trợ vào ngành vận tải đường biển, đóng tàu vì nước ta được thiên nhiên ban tặng có địa lí sông, biển dày đặc có tiềm năng về ngành hàng hải.
Ngoài ra nhà nước cần mở rộng thêm cảng mới để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng lớn cũng như mở rộng phát triển các cảng hiện thời nhằm tạo điều kiện tốt cho hàng hóa lưu thông dễ dàng.
Trong nền kinh tế mở, hội nhập kinh tế quốc tế giúp cho hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu Việt Nam phát triển mạnh mẽ hơn nữa Để đứng vững trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Tương Lai cần có có sự nhạy bén trong biến đổi của xã hội và luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu của
