Với vốn kiến thức tiếpthu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình thực tập và làm bài báocáo mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TMHH TIẾP VẬN THỰC ( REAL LOGISTICS CO., LTD)
Thông tin chung công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics CO., Ltd)
- Tên công ty: Công ty Tiếp Vận Thực ( Real Logistics Co.,Ltd).
- Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Vũ
- Giấy phép kinh doanh số: 0309561064
- Vốn đăng ký: 30.000.000.000 VNĐ ( ~ 1.288.000 USD)
- Chi nhánh: Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng.
- Địa chỉ chụ sở chính: 87 Đường B4, Phường An Lợi Đông, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Tiếp Vận Thực (Real Logistics Co.,Ltd)
Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real
Real Logistics Co., Ltd là một doanh nghiệp tư nhân, được thành lập và đăng ký giấy phép kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh và chính thức đi vào hoạt động năm 2009 trên cơ sở kế thừa kinh nghiệm, xã hội quan hệ và uy tín sẵn có từ các thành viên sáng lập, do anh Nguyễn Vũ phụ trách với tư cách là giám đốc của công ty.
Real Logistics được thành lập với mong muốn mang đến cho khách hàng những dịch vụ logistics bao gồm giao nhận hàng hóa đường biển / đường hàng không quốc tế, gom hàng, kho bãi, trung chuyển, dịch vụ "Door to Door", thông quan và vận chuyển hàng hóa quản lý chuyển tiếp Với lợi thế về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp, nhiệt tình, năng động, am hiểu về hải quan chính sách, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và phân phối hàng hóa.
Công ty hiện là một doanh nghiệp trẻ, năng động, cung cấp dịch vụ chất lượng, đáng tin cậy, linh hoạt và dịch vụ hợp lý, giảm thiểu rủi ro cho khách hàng.
Sự hài lòng và lợi ích của khách hàng là động lực quan trọng nhất cho sự phát triển của công ty Với sự tăng trưởng ổn định kể từ năm 2009, công ty đã trở thành một công ty tích hợp đối tác giao nhận hàng hóa quốc tế cung cấp dịch vụ trực tiếp đến nhiều điểm đến hơn hơn bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào khác trên thị trường Sau hơn
10 năm hoạt động, công ty đã chứng tỏ năng lực quản lý hiệu quả của mình mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn trước những biến động của thị trường hàng hải nói riêng và thế giới nền kinh tế nói chung.
Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp thích hợp để duy trì sự tăng trưởng liên tục của hoạt động kinh doanh của nó Hiện tại công ty có các chi nhánh ở bốn các thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng với người đứng đầu là công ty văn phòng đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh Ngoài ra, công ty còn hợp tác với một số lượng đối tác liên kết để hỗ trợ cung cấp dịch vụ tại các tỉnh chính ở ViệtNam, cũng như hợp tác với hơn 200 đối tác và đại lý để cung cấp dịch vụ hậu cần đến hầu hết mọi nơi trên thế giới Với kế hoạch cải tạo liên tục, hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống dịch vụ, Real Logistics luôn tự tin và lạc quan tiến về phía trước, đồng thời công ty tự hào luôn mang đến cho khách hàng những giải pháp chất lượng cao, nhanh chóng và tận tình đáp ứng nhu cầu của khách hàng với chi phí cạnh tranh nhất.
Lĩnh vực kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics CO , Ltd)
Là một trong những nhà giao nhận hàng đầu, Real Logistics đã và đang cung cấp dịch vụ hậu cần, hải quan và vận tải nội địa đáng tin cậy, linh hoạt và giá cả phải chăng để khách hàng của mình từ năm 2009 Các dịch vụ mà Real Logistics cung cấp bao gồm: a Dịch vụ vận chuyển đường biển
Real Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển FCL, LCL, hàng quá khổ ( break cago), hàng dự án (project cargo) và nhiều loại hàng khác nhau trên phạm vi toàn cầu Dịch vụ logistics của Real Logistics không chỉ phụ trách việc vận chuyển hàng hóa từ port to port mà còn cung cấp giải pháp trọn gói từ A đến Z.
Ngoài ra, công ty có thể cung cấp cho khách hàng các giấy phép và tài liệu, thông báo lịch trình, yêu cầu vận chuyển hàng hóa, bảo hiểm, vận chuyển đường bộ và đường sắt, vận chuyển quốc tế và các dịch vụ toàn diện khác liên quan đến vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Các dịch vụ vận chuyển đường biển của Real Logistics cung cấp:
- Gom hàng : dịch vụ gom hàng đi và đến từ TP Hồ Chí Minh và Hải Phòng đến các điểm đến khác nhau trên thế giới.
- Xuất / nhập khẩu hàng FCL và LCL.
- Phát hành và xác minh tài liệu vận chuyển.
- Thông quan xuất / nhập khẩu.
- Kho bãi và phân phối.
- Xử lý thư tín dụng.
- Vận tải đường biển/ đường hàng không.
- Bảo hiểm vận tải và hàng hải. b Dịch vụ vận chuyển hàng không
Real Logistics có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà vận chuyển lớn trên thế giới, giúp đảm bảo sự an toàn cho lô hàng của khách hàng cũng như giao hàng phù hợp từ bất kỳ sân bay nào trên thế giới đến bất kỳ điểm đến nào với mức giá cạnh tranh Các dịch vụ vận chuyển hàng không mà Real Logistics bao gồm:
- Dịch vụ quá cảnh từ Việt Nam đến hầu hết các điểm đến ở Châu Á, Châu Âu, Hoa Kỳ, Úc và các khu vực khác.
- Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết bao gồm cả thương phiếu, tài liệu hải quan, chứng từ vận tải
- Dịch vụ "Door to Door" đến mọi thành phố lớn trên thế giới.
- Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp để xử lý hàng nguy hiểm bằng đường hàng không theo các yêu cầu của IATA đối với việc vận chuyển các mặt hàng nguy hiểm.
Ngoài ra, Real Logistics còn cung cấp các dịch vụ hậu cần (nhận, đóng gói, lắp ráp, lưu kho, lập hồ sơ và xử lý) cho các mặt hàng:
- Hàng hóa nguy hiểm và động vật sống
- Hàng hóa trong ngành công nghiệp ô tô, phương tiện vận tải và trang thiết bị điện tử.
- Hàng hóa trong ngành dầu khí và khí đốt
- Hàng kim loại quý c Dịch vụ giao nhận hàng hóa đa phương thức (kết hợp đường biển - đường hàng không)
Vận tải đường biển và đường hàng không kết hợp là một giải pháp thay thế hợp lý với chi phí tiết kiệm giảm tới 30% - 40% so với vận chuyển hàng không nhưng vẫn đảm bảo thời gian vận chuyển tại các điểm đến Vận chuyển đường biển và đường hàng không kết hợp chủ yếu được Real Logistics sử dụng cho hàng hóa được xuất khẩu từ Châu Á qua trạm Dubai (UAE) sang Châu Âu và qua trạm Singapore đến Mỹ
/ Bắc Mỹ. d Dịch vụ gom hàng lẻ
Real Logistics cung cấp dịch vụ gom hàng cho các gói nhỏ trong điều kiện số lượng và trọng lượng không thể chứa đầy của một container Real Logistic sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường biển của khách hàng Sử dụng mạng lưới toàn cầu rộng lớn và các chuyên gia LCL tận tâm tại các thị trường trọng điểm, các dịch vụ của nó bao gồm hầu như tất cả các chuyến khởi hành và các điểm đến thông qua hơn 10.000 tuyến đường trên toàn thế giới Với lịch trình đóng gói container cố định và các chuyến khởi hành thường xuyên đến các các điểm đến trên khắp thế giới, công ty giúp khách hàng lập kế hoạch vận chuyển chính xác trước và chú ý đến từng chi tiết hàng hóa của khách hàng từ thời điểm khởi hành cho đến khi hàng hóa được vận chuyển đến điểm đến cuối cùng. e Dịch vụ vận tải nội địa
Với đội xe container, xe tải chở hàng từ 500 kg đến 10 tấn Nó duy trì các dịch vụ đường bộ linh hoạt và được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu khách hàng của Real Logistics Các dịch vụ vận tải đường bộ nội địa của Real Logistics bao gồm:
- Vận chuyển thiết bị nặng và đặc biệt
- Bố trí xe cẩu và xe nâng linh hoạt, kịp thời
- Dịch vụ nhanh chóng và đáng tin cậy
- Dịch vụ giao hàng linh hoạt và thời gian f Vận tải hàng hóa
Real Logistics là một trong số ít các công ty logistics tại Việt Nam có Giấy phép vận tải đa phương thức số 15-19 / GP-BGTVT do Bộ Phương tiện di chuyển để có thể trung chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang các nước lân cận Campuchia và Lào Dịch vụ này không chỉ tiết kiệm chi phí vận chuyển mà còn đáng kể rút ngắn thời gian vận chuyển. g Dịch vụ tư vấn và khai báo hải quan
Cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh, theo Quyết định số: 3636 / QĐ - TCHQ đã chính thức công nhận Real Logistics đáp ứng mọi yêu cầu và điều kiện để trở thành Đại lý môi giới hải quan Dịch vụ môi giới hải quan của Real Logistics bao gồm :
- Dịch vụ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu
- Đánh giá Hải quan đối với hàng hóa
- Thuế nhập khẩu & Đánh giá thuế
- Khảo sát giám sát hải quan
- Quyền xuất khẩu / nhập khẩu hàng hóa được kiểm soát
- Bảo trì hồ sơ nhập / xuất
- Thủ tục xuất nhập khẩu tạm thời
- Thủ tục xuất nhập khẩu vĩnh viễn
- Dịch vụ tư vấnVận chuyển ngoại quan h Bảo hiểm hàng hóa.
Real Logistics đã cung cấp bảo hiểm hàng hải hơn 10 năm Dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế và các điều khoản gia hạn phù hợp, Real Logistics cung cấp khách hàng có cơ hội để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa của họ trong quá trình vận tải Công ty có thể cung cấp bảo hiểm hàng hải cho hầu hết các loại hàng hóa kể cả trọng tải lớn và hàng nguy hiểm
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ
Real Logistics là một công ty thực hiện các chức năng vận chuyển,giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, tư vấn, đại lý… trong và ngoài nướcdoanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, giao nhận và xuất khẩu hàng hóa.
- Phải tuân thủ mọi quy định của Nhà nước, tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách do Nhà nước đề ra.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các công việc của công ty kinh doanh dịch vụ phù hợp với quy định hiện hành để thực hiện.
- Đảm bảo bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo vốn, đảm bảo đủ tài chính, sử dụng hợp lý, đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện và nâng cấp phương tiện vật chất và kỹ thuật của công ty.
- Mở rộng quan hệ đối tác trong nước và quốc tế.
Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics CO , Ltd)
Hình1.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Tiếp Vận Thực
(Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH Real Logistics)
1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. a Phòng Sales
Giới thiệu, tìm kiếm khai thác và thiết lập các mối quan hệ với khách hàng để cung cấp dịch vụ hậu cần của công ty cho những khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, hỗ trợ giá, các dịch vụ ưu đãi dành cho khách hàng.
Giống như Phòng Kinh doanh , Phòng Oversea Sales ngoài Bộ cũng chịu trách nhiệm tìm kiếm và thành lập hợp tác xãmối quan hệ với khách hàng, nhưng sẽ chủ yếu tập trung vào khách hàng nước ngoài và đối tác, giới thiệu và chào bán cho các đối tác nước ngoài tất cả các dịch vụ logistics Logistics thực cung cấp.
Phòng dịch vụ khách hàng
Chăm sóc, giải đáp thắc mắc và tư vấn, hỗ trợ khách hàng, thực hiện các yêu cầu về dịch vụ khách hàng như booking, chứng từ, hóa đơn… đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và phản hồi sản phẩm của khách hàng một cách chuyên nghiệp Tại đồng thời, Bộ phận Dịch vụ Khách hàng cũng phụ trách việc theo dõi đơn đặt hàng kể từ khi ký hợp đồng vận chuyển với khách hàng cho đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng, kiểm tra giá của đại lý, hãng tàu và theo dõi các lô hàng đã bán Ngoài ra, điều này bộ phận cũng hỗ trợ Bộ phận kinh doanh truy cập dữ liệu và thị trường do công ty giao, để phát triển thêm khách hàng tiềm năng, thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác, đại lý và nhà vận chuyển.
Quản lý và xử lý chứng từ cho lô hàng xuất nhập khẩu như: tập hợp, kiểm tra chứng từ, sửa đổi tài liệu nếu cần thiết, gửi thông báo hàng đến (A/N), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), kê khai
Phụ trách các công việc liên quan đến vận chuyển duy trì và phát triển mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không Xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến hãng tàu / hãng hàng không Theo dõi và cập nhật giá cả Cập nhật cước nội địa, thời gian rảnh, quy định mới của các hãng tàu Phụ trách việc lấy giá đầu vào từ các hãng tàu, hãng hàng không, Coloader và các nhà cung cấp trong nước. Cập nhật giá cước đường biển FCL / LCL, giá cước hàng không cho Bán hàng và
Bộ phận dịch vụ khách hàng Giải quyết các vấn đề phát sinh (xin gia hạn thời gian đóng…) dòng, hãng hàng không và giá cả.
Phòng Logistics Đảm nhận các công việc chính liên quan đến vận tải và hải quan như liên hệ với người giao nhận hàng hóa để làm việc đúng tiến độ, giao chứng từ, nộp thuế và phí với các bên liên quan, chịu trách nhiệm đối với quá trình thông quan
Theo dõi, hạch toán chi phí, doanh thu và lợi nhuận của công ty, lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm Tổ chức hạch toán công ty, theo dõi và thực hiện định kỳ chức năng thanh toán tài chính
Quản lý nhân sự của công ty, tổ chức tuyển dụng nhân sự, theo dõi tiền lương và tiền thưởng, đảm bảo nguồn nhân lực hoạt động hiệu quả trong mọi hoạt động của công ty Ngoài ra, Sở cũng có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho công ty, tạo ra các hoạt động gắn kết giữa các nhân viên cũng như các phòng ban, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quy tắc ứng xử giữa các thành viên của công ty.
1.4.3 Tổng quan về tình hình nhân sự
Tính đến thời điểm hiện tại, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là hơn
130 người, trong đó, nhân sự tại trụ sở chính khoảng 80 nhân viên Trong đó, phần lớn người lao động có trình độ đại học - cao đẳng với trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics.
Tất cả nhân viên trong công ty đều có chung một tầm nhìn về Real Logistics. Mỗi nhân viên là một cá thể riêng biệt với những lợi thế riêng, từ đó tạo nên giá trị riêng và tất cả đều sẵn sàng phục vụ động lực phát triển và thành công của Real Logistics trong tương lai Với hơn 130 nhân viên tận tâm và được đào tạo bài bản tại bốn địa điểm trọng yếu của Việt Nam như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng, Real Logistics đảm bảo hàng hóa của khách hàng được xử lý đúng cách, kịp thời và với chi phí thấp nhất.
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất nhập khẩu nên công tác hành chính văn phòng và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng Công ty cũng đã đáp ứng đủ nhu cầu về trang thiết bị kỹ thuật cho từng bộ phận. Đối với thiết bị văn phòng, công ty đã tiếp thu đầy đủ nhu cầu cần thiết của công việc Mỗi bộ phận có máy tính để bàn và điện thoại riêng cho từng nhân viên;máy in, máy fax, máy scan cũng được trang bị riêng cho từng bộ phận để phục vụ công việc được thuận lợi Trang thiết bị được trang bị đầy đủ, đáp ứng điều kiện cho người lao động được làm việc trong môi trường tốt nhất, thuận tiện nhất để đạt hiệu suất và hiệu quả cao nhất trong công việc.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics CO , Ltd) trong thời gian gần đây (2019 – 2021)
Để có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh doanh thu, báo cáo này sẽ phân tích tốc độ tăng trưởng doanh thu của Real Logistics giai đoạn 2019- 2021 Việc phân tích kết quả doanh thu có thể giúp công ty đưa ra những thông tin dự báo về xu hướng và nhu cầu thị trường làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn của công ty.
Hình 1.3 Đồ thị tình hình doanh thu của Công ty TNHH Tiếp Vận Thực
( 2019 – 2021) Đơn vị tiền tệ: 1,000 USD
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Tiếp Vận Thực)
Bảng 1.1: Phân tích tốc độ tăng trưởng doanh thu của Real Logistics Co., Ltd
Tốc độ tăng trưởng liên tục(%)
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Tiếp Vận Thực)
Qua việc sử dụng phương pháp so sánh có thể thấy doanh thu các năm so với năm 2019 đều tăng So với năm 2019, năm 2020 doanh thu đạt 35.700.000 USD tăng 51,915% Đặc biệt năm 2021, mặc dù bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19, nhưng doanh thu của công ty không vì thế mà bị ảnh hưởng Năm 2021, doanh thu có mức tăng trưởng cao nhất đạt 72.300.000 USD với tốc độ tăng là 307,660% tương ứng với tỷ lệ tăng là 155.745% Nhìn chung trong giai đoạn 2019-2021, doanh thu của công ty đều tăng so với năm 2019, do nhu cầu của khách hàng về dịch vụ logistics và chất lượng dịch vụ tăng nên sự quan tâm của công ty đối với khách hàng ngày càng nhiều.
Bằng phương pháp so sánh liên tục ta thấy rõ sự biến động tăng giảm của doanh thu qua các năm Trong đó, năm 2021, doanh thu tăng ở mức cao nhất Doanh thu năm 2021 tăng 50,606% so với năm 2020, trong khi doanh thu năm 2020 tăng 51,915% so với năm 2019.
Tình hình xuất nhập khẩu và thương mại của Việt Nam không ngừng tăng lên, việc chuyển đổi sang thị trường mở giúp cho việc luân chuyển hàng hóa ngày càng đa dạng, các công ty logistics cũng hoạt động ngày càng năng động hơn Tiếp đà phát triển, Real Logistics cũng bắt kịp tốc độ thị trường, đẩy doanh thu về mức ổn định Nhìn chung, sau hơn 10 năm hoạt động, thị trường của công ty tương đối được mở rộng Thị trường trong nước vẫn ổn định,thị trường nước ngoài cũng được mở rộng, việc phân phối và hợp tác với các đối tác trong các châu lục khác nhau cũng khiến doanh thu ngày càng cao, mạng lưới hoạt động cũng ngày càng rộng hơn
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER( FCL/FCL) XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN THỰC ( REAL LOGISTICS CO.,LTD)
Sơ đồ mối quan hệ các bên trong nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container ( FCL/FCL) xuất khẩu bẳng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real
container ( FCL/FCL) xuất khẩu bẳng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics Co.,Ltd)
Hình 2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên
Giải thích sơ đồ các bên liên quan :
(1) World Steel Construction Joint Stock Company và August Engineering And Construction Co., Ltd thương lượng và ký kết hợp đồng ngoại thương với nhau theo điều kiện EXW.
(2) Cnee August Engineering And Construction Co., Ltd thuê Agent Triple Trans Logistics để lấy và nhập khẩu hàng theo điều kiện EXW.
(3)Agent Triple Trans Logistics (TTL) liên hệ, chỉ định lô hàng với FWD Real bên nước xuất khẩu Cung cấp thông tin lô hàng cũng như thông tin shipper cho Real Đồng thời xin báo giá cước tàu cho lô hàng này.
(4)Real dựa trên thông tin Shipper mà agent TTL cung cấp liên hệ với Shipper để xác nhận thông tin về lô hàng cũng như trao đổi thêm 1 số thông tin liên quan đến hàng hóa như ngày hàng sẵn sàng, HS code,
(5) FWD Real chào giá cước tàu cho lô hàng và cung cấp các phí nội địa đầu xuất theo điều kiện EXW cho agent TTL
(6) Agent TTL báo giá cước tàu mà Real cũng cấp cho August Engineering And Construction Co., Ltd và Augut phản hồi chọn giá cước Huang A Line (HAL) cho agent TTL Và agent TTL sẽ báo lại cho Real là book cước của HAL cho lô hàng này.
(7) Sau khi nhận được thông tin xác nhận từ Agent TTL, Real gửi booking request cho hãng tàu HAL sau đó hãng tàu gửi Booking confirmation cho Real xác nhận đặt chỗ của Real.
(8) Real gửi booking confirmation cho agnet TTL và shipper thông báo giờ cut off để shipper chuẩn bị hàng hóa và yêu cầu shipper gửi thông tin về VGM,S/I cho Real.
(9)Real lấy cont rỗng tại hãng tàu và khi có các đầy đủ thông tin về VGM, S/I, seal Real chuẩn bị làm HB/L và gửi thông tin cho HAL làm MB/L
(10)Real hoàn tất thủ tục, lưu hồ sơ, gửi lại và quyết toán với Agent TTL.
Sơ đồ tóm tắt quy trình xử lý lô hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics CO., Ltd) 13 2.3 Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng dường biện tại Công ty TNHH Tiếp Vận Thực
2.3 Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Thực ( Real Logistics CO., Ltd).
2.3.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
- Yêu cầu báo giá tại Real Logistics có thể đến từ khách hàng là chủ hàng hoặc shipper, hoặc yêu cầu đặt trước từ các đại lý Khách hàng của công ty đa phần là đối tác lâu năm nên yêu cầu báo giá hoặc yêu cầu đặt phòng sẽ được gửi trực tiếp đến công ty qua email Khách hàng sẽ yêu cầu báo giá và lịch trình xuất hàng với các thông tin mà họ cung cấp như tên hàng hóa, khối lượng và trọng lượng Khách hàng mới sẽ giao dịch với Phòng Sales và Phòng Oversea Sales hoặc Phòng Dịch vụ Khách hàng của công ty qua email và ký hợp đồng sau khi thống nhất về số lượng và giá cả.
- Trong bài báo cáo này em xin trình bày quy trình lô hàng xuất khẩu thực tế của Real Logistics như sau: Lô hàng về vật liệu xây dựng thép kỹ thuật xuất khẩu đi Bangkok, Thái Lan.
- Khách hàng của Real ở đây là agent Triple Trans Logistics bên nước nhập.
- Đây là lô hàng chỉ định, nhận thông tin từ đại lý Hàng chỉ định là hàng mà consignee sẽ là người quyết định nhà vận chuyển, đại lý ở nước của consignee củaReal Logistics là (TTL) sẽ thương lượng về giá cả với consignee Sau đó đại lý (
TTL), sẽ báo về cho Real Logistics biết về lô hàng cần xuất và cách liên hệ với shipper. Real Logistics sẽ liên hệ với shipper và yêu cầu shipper gửi cho mình Invoice, Packing list để nắm thông tin và gửi thông tin đó cho đại lý Triple Trans để xác nhận thông tin.
Với lô hàng đi Bangkok, Thái Lan này người gửi hàng (shipper) là World Steel Construction Joint Stock Company được người nhận hàng (consignee) August Engineering chỉ định là qua Triple Trans Logistics (TTL), TTL sẽ thông báo cho Real Logistics về lô hàng này như thông tin liên hệ của shipper, số lượng hàng dự kiến,
Thông tin về lô hàng:
- POL: Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Tên hàng hóa: Vật liệu xây dựng thép tiền chế (cột, kèo, giằng, dầm thép, xà gồ, ) và phụ kiện
- Điều kiện vận chuyển : EXW
- Dự kiến ngày tàu đi: 20/12/2020
- Shipper: World Steel Construction Joint Stock Company
- Consignee: August Engineering And Construction Co., Ltd
Real Logistics dựa trên thông tin bên agent TTL cung cấp mà liên hệ với người gửi hàng Shipper ở đây là World Steel Construction Joint Stock Company để yêu cầu gửi thông tin xác nhận về lô hàng như ngày hàng hoàn thành ( Cargo ready date), invoice & packinglist. Đối với hàng chỉ định theo điều kiện EXW thì cnee sẽ là người thuê phương tiện vận chuyển nhưng Nhưng vì cnee là một doanh nghiệp nhỏ không thể ký hợp đồng vận chuyển với hãng tàu được nên cnee đã thuê FWD bên nước họ, để nhập khẩu lô hàng này Và FWD của cnee đã liên hệ với FWD Real bên nước xuất để hỏi giá trucking đầu xuất tại nước xuất theo điều kiện EXW.
Ngoài ra trong lô hàng này agent TTL không có cước tàu phù hợp với lô hàng này theo yêu cầu của người mua bên đầu nhập nên đã hỏi giá và book cước tàu bên FWD Real ở đầu xuất
2.3.2 Gửi báo giá cho khách hàng
Sau khi nhận được yêu cầu báo giá từ agent TTL , đại diện Real Logistics (Phòng Chăm sóc Khách hàng) sẽ phụ trách kiểm tra thông tin về lô hàng mà Shipper đã gửi Đồng thời, nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra giá và lịch trình vận chuyển trong dữ liệu có sẵn của công ty hoặc kiểm tra lại với Phòng Pricing & Booking nếu dữ liệu chưa được cập nhật.
Sau đó Real Logistics sẽ báo giá chi tiết bao gồm cước tàu và giá trucking nội địa đối với lô hang này theo điều kiện EXW agent TTL sẽ báo cước tàu cho Cnee và Cnee sẽ phản hồi lựa chọn hãng tàu Huang A Line dựa trên các giá cước mà agent TTL cung cấp
2.3.3 Nhận và gửi Booking cho khách hàng
Sau khi nhận được xác nhận của agent TTL về việc chọn cước tàu của hãng nào trong các giá cước mà Real đã chào Real sẽ kiểm tra và xác nhận lại lịch trình vận chuyển và giá cả cùng với các thông tin liên quan khác để xác nhận lô hàng phát sinh với khách hàng Sau khi xác nhận với agent TTL, Real sẽ tiến hành đặt booking tại hãng tàu Huang A Line mà Agent TTL đã chọn
Real gửi Booking request cho hãng vận chuyển là Heung A Line Booking request phải đầy đủ thông tin như: lộ trình vận chuyển, trọng tải lô hàng, số lượng container, ngày khởi hành dự kiến… Sau khi nhận được booking của Real Logistics, Heung A Line sẽ gửi mail phản hồi với số booking để thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận, vận chuyển cho lô hàng Đồng thời, đây cũng là bằng chứng cho thấy Heung A Line chấp nhận yêu cầu đặt chỗ của Real Logistics.
Sau khi nhận được thông tin trên, Real Logistics sẽ thông báo và gửi thông tin xác nhận đặt chỗ cho shipper World Steel Construction Joint Stock Company để chuẩn bị hàng, đồng thời cũng gửi booking và thông báo thông tin cho agnet TTL.
2.3.4 Quy trình nhận container rỗng, đóng gói hàng hóa và chuyển đến cảng
Sau khi có Booking Comfirmation, Phòng Chăm sóc Khách hàng của RealLogistics sẽ liên hệ với World Steel Construction Joint Stock Company, RealLogistics để thông báo và nhắc nhở về closing time là 09:00 ngày 19/12/2020 đểWorld Steel Construction Joint Stock Company, Real Logistics có thể chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng, tránh tình trạng container bị rơi rớt Đồng thời, Real Logistics cũng sẽ yêu cầu World Steel Construction Joint Stock Company lên lịch đóng hàng.
Trong Booking Comfimation, Real Logistics sẽ phải mang Booking Comfimation đến hãng tàu để đổi lấy đơn hàng xuất một container rỗng Quá trình nhận container rỗng, niêm phong và niêm yết đóng gói sẽ diễn ra tại nơi cấp container rỗng Sau khi có được container, seal và packing list, Real Logistics cập nhật thông tin về số container và số seal để chuẩn bị thông tin cho quá trình làm chứng từ MB/L và HB/L sau này.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN THỰC ( REAL LOGISTICS CO.,LTD)
Triển vọng cải tiến quy trình hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sử dụng FCL tại Real Logistics Co., Ltd
Thứ nhất, Việt Nam đã là thành viên của WTO và đang hội nhập ngày càng sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu Nhờ đó, thương mại quốc tế cũng phát triển Từ các hiệp định thương mại song phương, đa phương hay các Hiệp định tạo thuận lợi thương mại (TFA), gỡ bỏ các rào cản trong hoạt động thương mại quốc tế Gần đây nhất, EVFTA chính thức có hiệu lực từ tháng 8/2020, khiến khả năng tiếp cận và phát triển ngoại thương cũng tăng lên do các quy định, thủ tục hay chi phí, thuế suất được cắt giảm dần và xóa bỏ Do đó, hoạt động giao nhận của Real Logistics Co., Ltd cũng ngày càng thuận lợi, tạo tiền đề cho các đơn vị phát triển nhanh và mạnh hơn
Thứ hai, để phát triển kinh tế thị trường và phát triển ngoại thương, Nhà nước cũng đưa ra nhiều chính sách ưu đãi về thuế, hoạt động vay vốn, mở rộng thị trường làm cho lợi nhuận của các công ty cũng tăng lên Đặc biệt, các chính sách về khai báo hải quan cũng trở nên thông thoáng hơn, doanh nghiệp có thể tự khai hải quan thông qua phần mềm hải quan điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả cơ quan hải quan và doanh nghiệp so với những thủ tục phức tạp như trước đây.
Thứ ba, khoa học công nghệ ngày càng phát triển, việc liên hệ với các đối tác giao nhận, xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng hơn; thủ tục hải quan cũng ứng dụng khoa học công nghệ đạt được nhiều hiệu quả tích cực như đã nêu trên.
Bên cạnh những cơ hội, trên con đường thực hiện mục tiêu hội nhập và mở rộng quan hệ quốc tế, ngành logistics Việt Nam nói chung và Real Logistics Co., Ltd nói riêng cũng đang phải đối mặt với nhiều thách thức
Thứ nhất, mặc dù hệ thống giao thông đã được nâng cấp nhưng đến thời điểm hiện tại, cơ sở hạ tầng giao thông ở Việt Nam vẫn chưa phát triển Tình trạng kẹt xe hay đường gãy xảy ra thường xuyên, đặc biệt là trên đường đến kho hàng hoặc địa điểm giao hàng, dẫn đến việc giao nhận hàng hóa bị đình trệ. Ngoài ra, hiện nay, hạ tầng thương mại, hạ tầng giao thông cũng như hạ tầng công nghệ thông tin của Việt Nam còn yếu và thiếu đồng bộ, dẫn đến dịch vụ vận tải đa phương thức còn nhiều khó khăn.
Thứ hai, cùng với nhiều chính sách thuận lợi cho ngoại thương, thương mại quốc tế ngày càng trở nên dễ dàng hơn, các đối thủ của Real Logistics xuất hiện nhiều hơn, đặc biệt là trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với sự tham gia của nhiều công ty nước ngoài.
Thứ ba, mặc dù Chính phủ đã có nhiều chính sách đột phá để hỗ trợ và tạo điều kiện cho ngành vận tải và logistics phát triển, có vẫn còn nhiều doanh nghiệp cho rằng còn nhiều bất cập như chính sách xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa còn khá chặt chẽ; các nghị định, hướng dẫn, văn bản trong lĩnh vực logistics còn chưa rõ ràng khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng, điều này làm chậm sự phát triển của ngành logistics Ngoài ra, thủ tục hành chính về logistics cũng phức tạp, gây nhiều khó khăn, nhất là việc áp dụng thống nhất, đồng bộ từ Trung ương đến địa phương.
Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Real Logistics
Trong thời gian tới, Real Logistics Co., Ltd sẽ tiếp tục mở rộng quy mô hoạt động giao nhận hàng hóa của mình, vì vậy công ty sẽ mở rộng hợp tác với các đại lý trung gian ở nước ngoài để thuận tiện cho việc giao nhận hàng hóa Ngoài ra, công ty sẽ đầu tư thêm phương tiện vận tải, chú trọng phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên đảm bảo tính chuyên nghiệp và chính xác, đồng thời sẽ tuyển dụng thêm nhiều nhân viên có trình độ chuyên môn cao để đáp ứng nhu cầu mở rộng của công ty Bên cạnh đó, công ty sẽ tiếp tục tập trung vào hoạt động logistics với mục tiêu luôn hướng đến khách hàng, phát triển con người và có trách nhiệm với cộng đồng Real Logistics mong muốn đẩy mạnh dịch vụ logistics,đưa dịch vụ logistics trở thành trụ cột chính của công ty, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng được chú trọng phát triển nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của dịch vụ hậu cần
Một số giải pháp và khuyến nghị
Trong thời kỳ hội nhập hiện nay, ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, vì vậy công ty cần quan tâm và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, từng bước khắc phục những hạn chế để ngày càng phát triển hơn Vì vậy, cá nhân tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong hoạt động kinh doanh giao nhận từ những yếu kém và thách thức nêu trên:
3.3.1 Nâng cao năng lực nhân viên
Thứ nhất, mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động, chú trọng đào tạo tại chỗ, cập nhật kiến thức mới về giao nhận hàng hóa và các lĩnh vực liên quan cho người lao động, nhất là các luật, quy định và hiệp định quốc tế vừa được ký kết; nâng cao khả năng quản lý rủi ro phát sinh trong quá trình giao nhận, xử lý hàng hóa Ngoài ra, việc cho người lao động tham gia các lớp học giao nhận, vận tải ngắn hạn hoặc dài hạn để tích lũy thêm kiến thức là điều cần thiết Đồng thời, cần có chính sách để khuyến khích nhân viên thực hành và học thêm các ngoại ngữ khác ngoài tiếng Anh Điều này không chỉ giúp nâng cao kiến thức và giá trị cho bản thân nhân viên mà còn phục vụ nhu cầu và định hướng của công ty.
Thứ hai, công ty cần có chính sách phạt rõ ràng đối với các bài kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên hoặc nhân viên không làm việc hiệu quả; chính sách thưởng, phụ cấp, đãi ngộ người lao động tốt nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, nâng cao trình độ Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty phải có tinh thần trách nhiệm cao, gương mẫu và trách nhiệm trong công việc.
Thứ ba, tuyển dụng nhân viên mới, tuyển dụng cẩn thận những nhân viên có khả năng tiếp thu tốt, có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm.
3.3.2 Khắc phục những sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra thông tin, các tài liệu
Nội dung giải pháp: luôn cập nhật các văn bản pháp luật về thuế của các Bộ ngành liên quan, các biến động của thị trường Việc kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ cẩn thận để tránh sai sót luôn phải được thực hiện, đồng thời cần phải cẩn thận và thường xuyên, cập nhật chính xác các yêu cầu của hãng tàu cũng như thị trường Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của khách hàng để đáp ứng cho phù hợp; nâng cao tính chuyên nghiệp của nhân viên.
3.3.3 Tăng cường cơ sở vật chất
Nội dung giải pháp: Đầu tư thêm phương tiện vận tải như xe container, xà lan… và kho bãi.
3.3.4 Tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng Nội dung giải pháp:
Giảm thiểu chi phí: Tăng cường phương pháp nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu và số lượng dịch vụ logistics của công ty trên thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Mở thêm các đại lý trong và ngoài nước để cắt giảm chi phí khi khách hàng có nhu cầu về dịch vụ cũng như giao nhận hàng hóa nhanh chóng và an toàn hơn Ngoài ra, công ty cần hiện đại hóa đội xe tải, đẩy nhanh quá trình đào tạo và cấp bằng lái xe, đặc biệt nâng cao chất lượng đội xe tải vì chi phí vận tải trên mỗi xe tải có thể giảm gần 16% nhờ nâng cấp đội xe, cải thiện hiệu quả đồng thời giúp giảm tắc nghẽn và chi phí không chính thức.
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Công ty luôn quan tâm đến yêu cầu của khách hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên trao đổi với khách hàng để thu thập thông tin phản hồi, giải đáp mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng để đề xuất các chính sách hợp lý hơn, lịch sự và trang nhã thái độ, luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng. Ngoài ra, công ty cũng cần nâng cấp và làm phong phú thêm trang web của mình, đẩy mạnh hoạt động tiếp thị, tương tác với khách hàng thông qua mạng xã hội để thu hút khách hàng và đối tác
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh như hiện nay, đời sống kinh tế xã hội ngày càng nâng cao, vì vậy để đứng vững trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và Real Logistics nói riêng cần không ngừng đổi mới để nâng cao chất lượng dịch vụ Một trong những vấn đề đóng vai trò quan trọng cần được cải thiện và ngày càng hoàn thiện hơn đó là dịch vụ chăm sóc khách hàng Dịch vụ và quản lý khách hàng hiệu quả giúp thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.
Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Dịch vụ chăm sóc khách hàng cần được cải tiến liên tục để bắt kịp với sự đổi mới không ngừng của xã hội.
Trong những năm qua, Real Logistics đã không ngừng cố gắng, tạo dựng được niềm tin của khách hàng, hoàn thành các chỉ tiêu về doanh thu và lợi nhuận góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của Phòng Dịch vụ Khách hàng Để thực hiện hiệu quả công tác phục vụ khách hàng, tạo sự khác biệt và lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ, trong thời gian tới, Real Logistics cần phát huy thế mạnh và khắc phục những tồn tại còn tồn tại Từ đó, công ty sẽ giữ chân được những khách hàng trung thành đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mang lại hiệu quả kinh doanh.
