Tiểu luận môn nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container và hàng lẻ đề tài chứng từ vgm và eir

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬN

MÔN: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊNCONTAINER VÀ HÀNG LẺ

GVHD: HUỲNH CHÍ GIỎI

ĐỀ TÀI: CHỨNG TỪ VGM VÀ EIR

1 Ngô Trần Tuấn Anh 2011851329 20DLQA2

3 Lê Ngọc Xuân Nghi 2011850724 20DLQA2 4 Bùi Châu Quỳnh Như 2011850885 20DLQA2 5 Nguyễn Anh Tiến 2011232490 20DLQA2 6 Phan Ngọc Quỳnh Trang 2011850384 20DLQA2 7 Nguyễn Thùy Trang 2011850881 20DLQA2

Lời mở đầu

Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua Ngày nay, người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chổ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hoá, giao nhận hàng hoá mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hoá, v.v

Trong phần này, chúng em sẽ trình bày về Phiếu EIR, để hiểu hơn về mục đích được tạo ra của Phiếu EIR, đóng góp của nó trong quá trình xác định tình trạng Container khi giao nhận và đồng thời tìm hiểu sâu hơn về quy trình sử dụng phiếu EIR thực tế ở tại Tân Cảng Cát Lái Song, việc xác nhận trọng lượng hàng hóa khi xuất nhập cũng vô cùng quan trọng, Phiếu VGM để hãng tàu biết trọng lượng container hàng, để kiểm soát tải trọng, và phục vụ cho công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu Hãng vận chuyển căn cứ theo trọng lượng container trên phiếu để kiểm soát tải trọng, phục vụ công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu Nếu trọng lượng hàng trong container vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hàng, hoặc yêu cầu rút bớt tải trước khi được xếp lên tàu.

CHƯƠNG 1

CHỨNG TỪ VGM

1.1.Tổng quan về chứng từ VGM

1.1.1 Khái niệm

Chứng từ VGM (Verified Gross Mass) là một chứng từ quan trọng trong lĩnh vực vận tải biển, được yêu cầu bởi Liên Hiệp Hàng Hải Quốc Tế (IMO) theo Quy tắc SOLAS VI/2

Thông tin cụ thể được yêu cầu trong chứng từ VGM bao gồm tên chủ hàng hoặc đại diện của họ, tên của đơn vị vận tải biển, số lượng container và thông tin chi tiết về chúng (loại, kích thước, số seri), tổng khối lượng của hàng hóa và container (được tính bằng đơn vị khối lượng tương ứng với hệ đo lường của quốc gia sở tại) và thông tin về tổ chức xác nhận VGM và ngày thực hiện xác nhận.

VGM phải được xác nhận bởi một tổ chức được ủy quyền, chẳng hạn như một đại lý vận tải biển, một nhà máy đóng gói hoặc một công ty kiểm định Việc cung cấp VGM chính xác và đầy đủ là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động vận tải biển.

1.1.2 Vì sao hàng hóa xuất khẩu phải khai báo VGM?

Công ước SOLAS sẽ quy định về mọi vấn đề liên quan đến sự an toàn trên tàu từ trang thiết bị cho đến hàng hóa và tính mạng con người ở trên tàu

Hàng hóa cần phải được xác định trọng lượng trước khi đưa lên tàu (phải thông qua phiếu VGM) Vì như thế hãng tàu mới biết được trọng lượng hàng hóa và có thể sắp xếp hàng hóa hợp lý, tránh việc hàng hóa bị xếp lộn xộn và trường hợp thiếu – thừa trên tàu Vậy nên, phiếu cân VGM có vai trò vô cùng quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa.

Người gửi hàng sẽ có trách nhiệm lập VGM và gửi đến hãng tàu hay tại cảng theo đúng quy định của SOLAS Thời hạn trình VGM sẽ được quy định rõ ràng

Nguồn : vanchuyenhanggiatot.com

Nếu trong trường hợp VGM vượt quá quy định cho phép, thì hãng tàu có quyền từ chối không nhận vận chuyển hàng hóa hoặc buộc container rút bớt hàng hóa xuống, nếu không sẽ không được xếp hàng hóa lên tàu

Và nếu như chủ hàng không cung cấp VGM hoặc khai báo sai về khối lượng hàng hóa thì mọi chi phí phát sinh sẽ do chủ hàng tự chi trả.

Vậy nên, thực hiện khai báo VGM là điều rất cần thiết khi đưa hàng lên tàu, thế nên chủ hàng phải cần nộp phiếu VGM cho hãng tàu hoặc cảng.

1.1.3 Đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện VGM

VGM đã được cục Hàng hải Việt Nam và Bộ Giao thông Vận tải quy định cụ thể, rõ ràng trong Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH ngày 15 tháng 06 năm 2016.

Công văn này đã chỉ rõ ràng: “Chủ hàng, người gửi hàng có thể tự cân xác nhận khối lượng container bằng thiết bị cân được cấp giấy chứng nhận kiểm định còn hiệu lực hoặc tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ cân thông qua các

Trung tâm đo lường kiểm định chất lượng được Tổng cục Đo lường chất lượng chỉ định và công bố trên trang thông tin điện tử”.

Như vậy, người gửi hàng sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm về việc cân nặng và khai báo VGM để nộp cho hãng tàu.

1.2.Chức năng

Chứng từ VGM (Verified Gross Mass) có chức năng quan trọng trong hoạt động vận tải biển và những chức năng chính của nó bao gồm:

● Cung cấp thông tin chính xác về khối lượng hàng hóa trên tàu:

VGM cung cấp thông tin chính xác về khối lượng hàng hóa trên tàu, bao gồm cả khối lượng của container và hàng hóa bên trong Điều này giúp cho các đơn vị vận tải biển có thể tính toán được tải trọng của tàu và lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa một cách an toàn và hiệu quả.

● Đảm bảo an toàn trong hoạt động vận tải biển:

Việc cung cấp VGM chính xác và đầy đủ là rất quan trọng để đảm bảo an toàn trong hoạt động vận tải biển, đồng thời tránh các sự cố không mong muốn, như thiếu khối lượng hàng hóa, quá tải tàu hoặc tai nạn hàng hải.

● Sắp xếp vị trí trên tàu :

Căn cứ vào bản VGM mà chủ giao hàng cung cấp thì chúng ta có thể biết được trọng lượng và kích thước của từng loại hàng hóa Và từ đó, chủ tàu có thể dễ dàng bố trí được vị trí các mặt hàng theo từng khu vực một cách dễ dàng và tối ưu nhất.

Thông thường, các container nặng nhất sẽ được sắp xếp đặt phía dưới cùng và container nhẹ hơn sẽ được đặt ở phía trên Vì như vậy sẽ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa đường biển sẽ được thuận lợi hơn và hạn chế tình trạng bị đổ và gây lật tàu khi di chuyển.

Nguồn : vanchuyenhanggiatot.com

● Đáp ứng yêu cầu của Liên Hiệp Hàng Hải Quốc Tế (IMO):

VGM là một yêu cầu bắt buộc theo Quy tắc SOLAS VI/2 của Liên Hiệp Hàng Hải Quốc Tế (IMO) Các đơn vị vận tải biển phải đảm bảo rằng VGM được cung cấp và xác nhận đầy đủ và chính xác trước khi tàu xuất phát.

● Tránh các rủi ro về an toàn hàng hóa:

Việc cung cấp VGM chính xác giúp tránh các rủi ro về an toàn hàng hóa, giảm thiểu rủi ro về tai nạn, thiệt hại hoặc mất mát của hàng hóa, đồng thời đảm bảo rằng các tiêu chuẩn an toàn hàng hóa được đáp ứng.

● Hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng :

VGM cung cấp thông tin quan trọng về khối lượng hàng hóa trên tàu, giúp các đơn vị quản lý chuỗi cung ứng có thể theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả hơn.

1.3.Trường hợp áp dụng

Chứng từ VGM (Verified Gross Mass) được áp dụng cho tất cả các container xuất khẩu đi các cảng trên thế giới Đây là một yêu cầu bắt buộc theo Quy tắc SOLAS VI/2 của Liên Hiệp Hàng Hải Quốc Tế (IMO) và được áp dụng từ ngày 1/7/2016.

Cụ thể, các trường hợp áp dụng chứng từ VGM bao gồm:

● Container xuất khẩu đi các cảng trên thế giới: Các đơn vị vận tải biển phải cung cấp chứng từ VGM cho các container xuất khẩu trước khi chúng được đưa lên tàu Điều này giúp đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên tàu.

● Container bị đổi chủ hoặc bị chuyển từ một tàu sang tàu khác: Trong trường hợp container bị đổi chủ hoặc bị chuyển từ một tàu sang tàu khác, chứng từ VGM phải được cập nhật và cung cấp lại cho tàu mới.

● Container được đóng mới hoặc bị thay đổi: Nếu container được đóng mới hoặc bị thay đổi, VGM mới phải được cung cấp và xác nhận trước khi container được đưa lên tàu.

● Container đang ở trên tàu và cần được tái sắp xếp: Nếu container đang ở trên tàu và cần được tái sắp xếp, VGM phải được xác nhận lại trước khi tái sắp xếp container.

● Container xuất khẩu theo hợp đồng CIF hoặc FOB: Nếu container được xuất khẩu theo hợp đồng CIF hoặc FOB, VGM phải được xác nhận và cung cấp cho người mua hàng trước khi tàu xuất phát.

Việc áp dụng chứng từ VGM là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong hoạt động vận tải biển, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của Liên Hiệp Hàng Hải Quốc Tế (IMO) và các quy định về quản lý chuỗi cung ứng hàng hóa.

1.4.Phân tích một mẫu phiếu VGM1.4.1 Nội dung trên một mẫu VGM

Nguồn : songanhlogs.com

- Date: Ngày làm xác nhận VGM ( thường là ngày cân container luôn) - Container Number: Số container

- Carrier Booking Number or B/L Number: Số booking hoặc số bill - Container Tare Weight: Trong lượng bì (vỏ) container

- Weight of Pallets: Trong lượng của pallets

- Method of Weighing: Phương pháp xác định VGM, phương pháp 1 hoặc 2 - VGM Reference: VGM tham khảo

- Name of Person Weighing: Người xác nhận cân - VGM Verified by: Số VGM xác nhận

- VGM Verification Date and Time: Thời gian, ngày xác nhận VGM có thể trùng với Date ở trên

- Verified Gross Mass in KG: Trọng lượng container (VGM) tính cả vỏ container tính bằng đơn vị Kilogram

1.4.2 Thông tin bắt buộc khai báo

- Ocean Carrier Booking Number / Số Booking vận tải biển của hãng tàu - Container Number / Số container

- Verified Weight / Trọng lượng xác minh - Unit of Measurement / Đơn đo lường

- Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading) / Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL)

- Authorized Person / Người được uỷ quyền

Ngoài ra, trên phiếu VGM sẽ còn có những thông tin bắt buộc sau: - Thông tin của người gửi hàng gồm: Tên, số điện thoại và địa chỉ

- Thông tin container: Số container, loại container, khối lượng lớn nhất, khối lượng chứa container lớn nhất là bao nhiêu,…

- Và phần cam kết của chủ hàng phải chịu toàn bộ trách nhiệm về tính chính xác với những số liệu đã nêu trên phiếu VGM.

1.4.3 Thông tin bổ sung khác không bắt buộc

- Weighing Date / Ngày cân

- Shipper’s Internal Reference / Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng - Weighing Facility / Dụng cụ cân

- Documentation Holding Party / Bên giữ chứng từ - Weighing Method / Cách tính VGM

- Ordering Party / Thông tin của bên mua

- Country of Method 2 / Quốc gia trong trường hợp dùng cách 2.

Thông thường, bạn sẽ thấy trên booking của hãng tàu sẽ có hạn xuất trình VGM trước ngày khi hàng hóa được chuyển lên tàu 1 khoảng thời gian nhất định, thường sẽ từ 2 ngày.

1.5.Quy trình kí phát chứng từ VGM 1.5.1 Quy trình VGM truyền thống

● Bước 1 :

Chuẩn bị chứng từ VGM: Người gửi hàng hoặc đại diện của người gửi hàng phải chuẩn bị chứng từ VGM cho container xuất khẩu Chứng từ VGM phải ghi rõ trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container, bao gồm cả khối lượng của container, hàng hóa và các vật dụng khác trong container.

● Bước 2 :

Xác nhận trọng lượng tịnh: Trước khi container được đưa lên tàu, người gửi hàng hoặc đại diện của người gửi hàng phải xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container bằng một trong các phương pháp sau:

Sử dụng thiết bị cân điện tử được chứng nhận chính xác theo tiêu chuẩn quốc tế; Sử dụng thiết bị cân cơ khí hoặc cân trọng lượng địa chấn chính xác theo tiêu chuẩn quốc tế và được chứng nhận bởi cơ quan đo lường hợp pháp;

Sử dụng phương pháp tính toán chính xác dựa trên các thông số của hàng hóa và container.

● Bước 3 :

Cung cấp chứng từ VGM cho đơn vị vận tải biển: Sau khi xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container, người gửi hàng hoặc đại diện của người gửi hàng phải cung cấp chứng từ VGM cho đơn vị vận tải biển trước khi container được đưa lên tàu.

● Bước 4 :

Xác nhận chứng từ VGM: Đơn vị vận tải biển phải xác nhận chứng từ VGM của container trước khi đưa container lên tàu Việc xác nhận chứng từ VGM bao gồm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, độ chính xác của trọng lượng tịnh và khối lượng của container, hàng hóa và các vật dụng khác trong container.

● Bước 5 :

Ghi nhận thông tin VGM vào vận đơn: Sau khi xác nhận chứng từ VGM, đơn vị vận tải biển phải ghi nhận thông tin VGM vào vận đơn của container.

Việc kí phát chứng từ VGM là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa và đảm bảo tính an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên tàu.

1.5.2 Quy trình VGM điện tử

Quy trình khai gửi chứng từ VGM điện tử bao gồm các bước sau: Bước 1: Truy cập phần mềm khai báo VGM điện tử

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào phần mềm khai báo VGM điện tử Các cảng và đơn vị vận chuyển thường có những phần mềm riêng để khai báo và quản lý thông tin VGM Bạn có thể tìm hiểu và sử dụng phần mềm được cung cấp bởi cảng hoặc đơn vị vận chuyển mà bạn sử dụng.

Bước 2: Nhập thông tin VGM

Sau khi truy cập phần mềm khai báo VGM điện tử, bạn cần nhập đầy đủ thông tin của container và trọng lượng VGM Cụ thể, thông tin bao gồm: số hiệu container, trọng lượng tịnh của container, thông tin về tàu và chuyến vận tải, thông tin về đơn vị vận chuyển và người gửi hàng.

Bước 3: Xác nhận thông tin VGM

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin VGM, bạn cần xác nhận lại để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót Các phần mềm khai báo VGM điện tử thường cung cấp tính năng kiểm tra lỗi trước khi hoàn thành khai báo Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin đã nhập trước khi hoàn thành việc khai báo.

Bước 4: Lưu trữ phiếu VGM điện tử

Sau khi hoàn tất khai báo và xác nhận thông tin, phần mềm khai báo VGM điện tử sẽ tạo ra phiếu VGM điện tử Bạn cần lưu trữ phiếu VGM này cho đến khi gửi cho đơn vị vận chuyển.

Bước 5: Chuyển giao phiếu VGM điện tử cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đã lưu trữ phiếu VGM điện tử, bạn cần chuyển giao phiếu này cho đơn vị vận chuyển Có thể chuyển qua email, điện thoại, hoặc trực tiếp đưa cho nhân viên của đơn vị vận chuyển.

● Hiện nay có nhiều phần mềm khai báo VGM điện tử trên thị trường, ví dụ như:

- E-Shipping Platform: là một nền tảng điện tử được phát triển bởi Công ty

TNHH Công nghệ giao thông vận tải (GTVT Tech) và được phê duyệt bởi Cục Hàng hải Việt Nam.

- FPT.eTrade: là một phần mềm do FPT Software phát triển, hỗ trợ cho việc

khai báo VGM điện tử và các thủ tục liên quan đến vận tải hàng hóa.

- e-VGM: là một phần mềm được phát triển bởi Công ty TNHH Tư vấn và Dịch

vụ Hàng hải Việt Nam (Vinaconex-ITC), cung cấp dịch vụ khai báo VGM điện tử và các dịch vụ vận tải hàng hóa khác.

- Vinamarine: là một phần mềm khai báo VGM điện tử và các thủ tục liên quan

đến vận tải hàng hóa, được phát triển bởi Công ty TNHH Công nghệ và Truyền thông Vinaglobal.

- Để khai báo VGM điện tử, người sử dụng cần đăng ký và sử dụng các phần mềm được cung cấp bởi các đơn vị phát triển.

- Hiện tại, Cảng Cát Lái sử dụng phần mềm E-Shipping Platform để khai

báo VGM điện tử Đây là một nền tảng điện tử được phát triển bởi Công ty

TNHH Công nghệ giao thông vận tải (GTVT Tech) và được phê duyệt bởi Cục Hàng hải Việt Nam Phần mềm này cung cấp cho người dùng các tính năng để thực hiện việc khai báo VGM điện tử và các thủ tục liên quan đến vận tải hàng hóa.

***Lưu ý :

- Gửi VGM chậm nhất hai (2) ngày trước ngày khởi hành theo thời gian ước tính (ETD) Đối với tàu khởi hành vào Chủ Nhật, Thứ Hai và Thứ Ba, vui lòng gửi VGM chậm nhất vào Thứ Sáu.

- Nếu phát hiện thấy VGM không được cập nhật trên lô hàng hai (2) ngày trước Ngày khởi hành theo thời gian ước tính (ETD), thì sẽ có rủi ro là lô hàng sẽ bị đóng cửa và chuyển sang lịch trình khả dụng tiếp theo.

1.6.Quy trình xác nhận chứng từ VGM tại cảng Cát Lái● Cân Container đóng hàng tại kho

- Bước 1: Trước khi đóng hàng, chủ hàng (đại lý forwarder) có nhu cầu cân

container để xác định VGM thì phải đăng ký cân tại kho.

- Bước 2: Chủ hàng (Đại lý FWD) phải có người để phối hợp với điều độ giám

sát việc cân VGM.

- Bước 3: Tại kho hàng của cảng cấp 2 bảng VGM: một bản cho chủ hàng

(FWD), một bản lưu giữ Sau đó VGM được cập nhật lên hệ thống quản lý của cảng.

Trong bước này nếu VGM vượt quá trong lượng max ( max gross weight) thì chủ hàng (fwd) phải dỡ bớt hàng cân lại, khi nào đạt VGM thì hàng mới được bốc lên tàu.

- Bước 4: Chủ hàng (FWD) cung cấp giấy xác nhận VGM với hãng tàu.

● Cân container đóng hàng tại bãi

Nhìn chung thì giống với việc cân container đóng hàng tại kho, chỉ khác bước 1 và bước 2

- Bước 1: Đóng tiền phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ (TCT),

nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi ( đóng hàng + cân container).

- Bước 2: Khách hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên để tiến hành cân

- Bước 3: Tại kho hàng của cảng cấp 2 bảng VGM: một bản cho chủ hàng

(FWD), một bản lưu giữ Sau đó VGM được cập nhật lên hệ thống quản lý của cảng.

Trong bước này nếu VGM vượt quá trong lượng max ( max gross weight) thì chủ hàng (fwd) phải dỡ bớt hàng cân lại, khi nào đạt VGM thì hàng mới được bốc lên tàu.

- Bước 4: Chủ hàng (FWD) cung cấp giấy xác nhận VGM với hãng tàu.

● Cân container đóng hàng lẻ

- Bước 1: Trước khi nhập hàng vào kho thì chủ hàng (fwd) yêu cầu cân hàng lẻ

phải đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập kho ( nhập hàng +

Nguồn : dichvulogistics.vn

Theo công ước SOLAS thì có VGM phải thể hiện được container đã đóng hàng nặng bao nhiêu Khối lượng này sẽ gồm 2 thành phần: vỏ container + hàng hóa bên trong Như vậy có 2 cách tính VGM:

● Phương pháp 1 :

Nguồn : nguyendang.net.vn Cân (Weighting) đây là phương pháp đơn giản nhất bằng cách dùng các loại cân tiêu chuẩn ( như cân điện tử) Người gởi hàng shipper (chủ hàng) hoặc một bên được chủ hàng ủy quyền cân và xác nhận trọng lượng Gross của container đã đóng hàng sau đó niêm chì ( đóng seal).

VGM = Khối lượng xe đã tải – khối lượng xe chưa tải Lưu ý: Cách tính 1 này áp dụng cho các trường hợp như:

- Những cảng tàu có cân điện tử với trọng tải hàng hóa không quá lớn.

- Hàng hóa chưa được đóng container ở cảng và có thể cân trực tiếp trước khi đóng vào container.

● Phương pháp 2:

Nguồn : nguyendang.net.vn Tính toán (Calcutating) đơn giản về mặt thực hiện nhưng phức tạp về thủ tục Người gửi hàng hoặc một bên thứ 3 được ủy quyền bởi shipper ( chủ hàng) sẽ cân toàn bộ kiện hàng, sản phẩm hàng hóa, pallet, các vật liệu chèn lót CỘNG THÊM trong lượng vỏ container sẽ cho ra giá trị VGM Tuy nhiên phải có một đơn vị có thẩm quyền xác nhận lại VGM mà bạn đã tính toán.

VGM = Tổng khối lượng hàng hóa + khối lượng pallet + xích Lashing + …+ khối lượng vỏ container

Lưu ý: Dù là ở cách tính, phương thức tính nào thì đều sẽ không thể tránh khỏi được những sai số hay chênh lệch Tuy nhiên VGM có cho phép sai số trong quá trình cân đo hàng hóa Mặc dù không có bất kỳ quy định cụ thể nào nhưng một số nước có quy định mức sai số cho phép là 5% trọng lượng của hàng hóa.

1.8.Ưu điểm và nhược điểm của chứng từ VGM 1.8.1 Ưu điểm

● Đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa: Chứng từ VGM đảm bảo tính chính xác của trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container, giúp đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên tàu.

● Hạn chế sai sót trong quản lý trọng lượng hàng hóa: Chứng từ VGM giúp hạn chế sai sót trong quản lý trọng lượng hàng hóa, giúp ngăn ngừa các trường hợp quá tải container và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa ● Tăng tính minh bạch và đáng tin cậy: Chứng từ VGM tăng tính minh bạch và

đáng tin cậy trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, giúp đảm bảo quyền lợi của người gửi hàng, đơn vị vận tải và đơn vị nhận hàng.

1.8.2 Nhược điểm

● Tăng chi phí cho người gửi hàng: Việc chuẩn bị và xác nhận chứng từ VGM có thể tăng chi phí cho người gửi hàng.

● Khó khăn trong việc áp dụng đối với hàng hóa lớn và nặng: Việc áp dụng chứng từ VGM đối với các container chứa hàng hóa lớn và nặng có thể gặp khó khăn trong việc xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa.

● Khó khăn trong việc thực hiện đối với các quốc gia chưa áp dụng: Chứng từ VGM có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện đối với các quốc gia chưa áp dụng, gây khó khăn trong quá trình vận chuyển hàng hóa và tăng rủi ro cho người

gửi hàng và đơn vị vận tải.

1.8.3 Ưu điểm và nhược điểm của chứng từ VGM điện tử● Ưu điểm

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: việc sử dụng VGM điện tử giúp cho quá trình xác

nhận trọng lượng hàng hóa và truyền tải thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên liên quan.

- Giảm thiểu sai sót: sử dụng VGM điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình

xác nhận và truyền tải thông tin, bởi vì các thông tin được lưu trữ và truyền tải thông qua hệ thống máy tính, tránh được các sai sót thường gặp khi sử dụng giấy tờ truyền thống.

- Cải thiện khả năng theo dõi và quản lý: Tiện lợi và linh hoạt: sử dụng VGM

điện tử giúp cho các đơn vị liên quan có thể truyền tải thông tin một cách tiện lợi và linh hoạt, bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu, giúp nâng cao hiệu quả và tốc độ xử lý các thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa trên tàu biển.

● Nhược điểm

- Rủi ro về bảo mật thông tin: việc lưu trữ và truyền tải thông tin qua hệ thống

máy tính có thể bị tấn công hoặc xâm nhập, đe dọa tính bảo mật của thông tin.

- Sự phụ thuộc vào công nghệ: sử dụng VGM điện tử yêu cầu sự phụ thuộc vào

công nghệ, và nếu hệ thống bị lỗi hoặc không hoạt động, sẽ ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển hàng hóa trên tàu biển.

- Rủi ro về tương thích: sử dụng VGM điện tử đòi hỏi tính tương thích với các hệ

thống thông tin liên quan khác, nếu không được thực hiện đúng cách, sẽ gây ra khó khăn và phiền toái trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

1.9.Quy định xử phạt và trách nhiệm của các bên

1.9.1 Quy định xử phạt khi không khai báo VGM trước khi đến cảng xuất phát

VGM Cut off time là thời gian gửi thông tin về Verified Gross Mass cho hãng tàu hay cảng Thời hạn trình Verified Gross Mass sẽ được xác định chi tiết trên Booking Confirmed.

Trong trường hợp đã quá hạn mà chủ hàng không khai báo Verified Gross Mass trước khi đến cảng xuất phát thì hàng hóa không được đưa lên tàu Nếu chủ hàng khai báo số Verified Gross Mass thì hàng hóa sẽ được xếp lên tàu Tuy nhiên, mọi chi phí phát sinh như đóng gói lại, chi phí cân container, lưu kho container, quản lý,… đều sẽ do chủ hàng chịu trách nhiệm.

1.9.2 Trách nhiệm của các bên

- Bên có trách nhiệm cung cấp VGM là bên đứng tên trên B/L của hãng tàu - Đối với hàng Consolidation, người gom hàng sẽ chịu trách nhiệm khai báo

- Shipper có trách nhiệm cung cấp phiếu kết quả cân container trên (submit VGM) cho hãng tàu và/hoặc cảng nhằm chứng minh rằng khối lượng container hàng hóa của họ đã được xác minh thông qua một trong hai cách kể trên.

- Khối lượng hàng hóa mà Shipper cung cấp trên phiếu chính là VGM, Hãng tàu sẽ dựa vào VGM đó để lên kế hoạch việc xếp container lên tàu

● Một số điều cần lưu ý:

- Shipper phải khai đúng khối lượng chính xác của hàng hóa cho hãng tàu/cảng - Shipper là người chịu trách nhiệm xác minh khối lượng và cung cấp tài liệu

chứng minh cho hãng tàu/ cảng nếu khai báo sai, hãng tàu có thể từ chối vận chuyển hoặc yêu cầu rút bớt hàng khỏi container

- VGM có thể được tính bằng cách sử dụng trạm cân xe hoặc cân riêng lẻ hàng hóa cộng với vỏ container

- Phải có VGM hàng mới được lên tàu

1.10 Các công văn của cục hàng hải về quy định khai báo VGM

Hiện tại, Cục Hàng hải Việt Nam đã ban hành nhiều công văn và thông tư về quy định khai báo VGM (Verified Gross Mass - Trọng lượng tịnh được xác nhận) để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên tàu biển Dưới đây là một số công văn của Cục Hàng hải Việt Nam về quy định khai báo VGM:

● Công văn số 2215/CHHVN-TCQLĐĐĐ ngày 30/5/2016: Về việc triển khai quy định SOLAS và yêu cầu bắt buộc phải xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container trên tàu biển.

● Thông tư số 46/2017/TT-BGTVT ngày 14/12/2017: Quy định về việc xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container trên tàu biển và yêu cầu bắt buộc phải có chứng từ VGM khi vận chuyển hàng hóa trên tàu biển.

● Công văn số 233/CHHVN-TTT ngày 28/1/2020: Về việc hướng dẫn cập nhật danh sách các cơ sở chứng nhận VGM tại Việt Nam và yêu cầu các đơn vị vận chuyển hàng hóa trên tàu biển phải sử dụng dịch vụ của các cơ sở này để xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa.

● Công văn số 2238/CHHVN-TCDL ngày 19/5/2020: Về việc bổ sung quy định về trách nhiệm của người sở hữu hàng hóa, người vận chuyển hàng hóa và cơ sở chứng nhận VGM trong việc xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa trên tàu biển.

Các công văn và thông tư này quy định rõ ràng và cụ thể về việc xác nhận trọng lượng tịnh của hàng hóa trong container trên tàu biển và yêu cầu bắt buộc phải có chứng từ VGM khi vận chuyển hàng hóa trên tàu biển Các đơn vị vận chuyển hàng hóa trên tàu biển cần tuân thủ các quy định này để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên tàu biển.

1.11 Một số chú ý

1.11.1.Đối với khách hàng và ICD

- Cảng không tiếp nhận VGM qua hình thức nhận Email, Fax

- Đối với trường hợp container chuyển từ ICD về cảng bằng đường bộ: ICD khai báo VGM trực tiếp trên trang Eport của cảng và chịu trách nhiệm về việc khai báo này hoặc cung cấp bản “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” khi đưa container đến cảng để nhân viên của cảng cập nhật VGM lên hệ thống quản lý container của cảng

- Đối với trường hợp container chuyển từ ICD về cảng bằng sà lan: ICD gửi email cung cấp Danh sách container nhập sà lan cho Phòng điều hành vận tải -Trung tâm Logistics Tân Cảng (theo mẫu hiện hành có bổ sung thêm cột VGM và cột Max gross weight) và chịu trách nhiệm về việc khai báo này.

- Container không có VGM không được phép xếp lên tàu (No VGM No

- Container được cung cấp VGM sau thời điểm tàu cắt máng (Closing time) sẽ không đủ điều kiện xếp lên tàu đã đăng ký

- Không có VGM sẽ không được làm thủ tục hạ container vào Cảng Nếu không cung cấp hoặc khai báo sai trọng lượng container sẽ chịu hoàn toàn chi phí phát sinh như chi phí lưu kho, lưu cont, quản lý,…

1.11.2.Đối với hãng tàu

- Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu của tàu nối có trách nhiệm cung cấp VGM của các container trung chuyển trong danh sách container xuất tàu cho cảng để cảng và thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng lập kế hoạch xếp tàu - Cảng chỉ căn cứ vào số liệu VGM trên danh sách container xuất tàu do hãng tàu

cung cấp để lập kế hoạch và thực hiện xếp container lên tàu mà không cần kiểm tra, so sánh lại với VGM mà cảng đã nhận từ khách hàng, ICD.

- Nếu hãng tàu cần kiểm tra lại khối lượng thực tế của container thì cảng có thể cung cấp dịch vụ cân container để xác nhận VGM Chi phí cân tính cho hãng tàu theo biểu giá của cảng.

EIR là viết tắt của cụm từ Equipment Interchange Receipt, hiểu một cách đơn giản đó là 1 loại phơi phiếu ghi lại tình trạng của container (Cont) Đây là một trong những giấy tờ đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu mà chủ hàng cần phải có phiếu này mới có thể xuất nhập khẩu hàng hóa.

Lấy một ví dụ đơn giản như sau: Khi chủ hàng lấy Cont ra khỏi depot (ICD – nơi tập kết Container) để kéo về kho riêng đóng hàng, sẽ có 1 tờ phơi phiếu ghi lại tình trạng Cont tại lúc đó như: Cont tốt, xấu hay thủng rách, móp méo,… ngoài ra, còn ghi các thông tin khác như số Cont, số xe ô tô kéo Cont ra, chủ hàng,

Và tương tự như vậy thì khi chủ hàng đóng hàng xong muốn trả về bãi chứa Cont chờ xuất khẩu thì người ta cũng cần một cái phiếu như vậy, để kiểm tra xem tình trạng của Cont lúc đó như thế nào, còn tốt hay không, số chì như thế nào.

Tóm lại, khi cái cont được chuyển giao từ người này sang người khác, thì sẽ phát sinh một cái EIR để làm bằng chứng Về sau, nếu có Cont có xảy ra bất kì gì, ví dụ như thủng Cont, rách Cont, hoặc thiếu hàng, thì sẽ căn cứ vào EIR đó để quy trách nhiệm,

sai ở bước nào thì người giao Cont ở bước đó phải chịu trách nhiệm và đền bù thiệt hại.

2.1.2 Trường hợp áp dụng

Loại phôi phiếu này phải cho cảng phát hành và nó sẽ được sử dụng khi cont được chuyển giao từ người này sang người khác mục đích để làm bằng chứng Nếu sau này container gặp phải các vấn đề như rách, thủng, hỏng hóc,sẽ căn cứ vào phiếu EIR để xem thiệt hại ở bước nào thì người giao cont sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù.Phiếu EIR có hai chức năng chính :

- Đối với hàng nhập khẩu: Phiếu EIR có chức năng xác minh rằng chủ hàng đã

đóng tiền Ví dụ như khi chủ hàng muốn cho xe Cont vào lấy hàng mà xe Cont hàng đang nằm trong bãi thì chủ hàng cần đóng tiền cho xe nâng Cont hàng lên xe

Cont của chủ hàng Số tiền này được gọi là tiền nâng hạ, phiếu EIR trong trường

hợp này do cảng cung cấp cho chủ hàng.

- Đối với hàng xuất khẩu: khi chủ hàng cho xe cont vào hạ bãi mà Cont đang nằm

trên xe thì chủ hàng phải đóng tiền cho xe nâng cont từ xe cont của chủ hàng

xuống bãi cont Số tiền đóng trong trường hợp này gọi là tiền nâng hạ và phiếu

EIR do cảng cáp để chứng minh chủ hàng đã đóng tiền.2.1.3 Ưu điểm và nhược điểm của chứng từ EIR

2.1.3.1 Ưu điểm

- Xác minh được chủ hàng đã đóng tiền nâng/hạ cont ở bãi

- Dễ dàng truy vấn trách nhiệm ở khâu nào nếu cont có hư hỏng dựa vào phiếu eir khâu đó

- Nắm bắt được chính xác tình trạng cont ở từng khâu

2.1.3.2 Nhược điểm

- Dễ mất hoặc bị phá hủy trong quá trình vận chuyển - Cần phải in trước khi sử dụng, tốn thời gian và tiền bạ

- Không đáp ứng được nhu cầu của thị trường đòi hỏi sự nhanh chóng và tiện lợi - Dễ bị sao chép và giả mạo

2.1.3.3 So sánh phiếu EIR truyền thống và phiếu EIR điện tử ● Ưu điểm của phôi phiếu EIR bằng giấy:

- Dễ dàng sử dụng: Phôi phiếu EIR bằng giấy không yêu cầu công nghệ cao, không

cần thiết bị điện tử, nên rất dễ sử dụng và tiện lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

- Giá thành thấp: So với việc sử dụng phiếu EIR điện tử, phiếu EIR bằng giấy có

giá thành thấp hơn nhiều, do không cần đầu tư vào thiết bị điện tử, mạng lưới liên kết và dịch vụ lưu trữ dữ liệu.

● Nhược điểm của phôi phiếu EIR bằng giấy:

- Thủ công và chậm chạp: Việc đóng gói, giao nhận và xử lý phiếu EIR bằng giấy

đòi hỏi thủ công, do đó tốn thời gian và tốn công sức Các thao tác này có thể dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình vận chuyển hàng hóa và tăng chi phí cho các doanh nghiệp

- Dễ mất mát và gian lận: Phôi phiếu EIR bằng giấy dễ bị mất mát hoặc bị giả

mạo, vì không có tính năng bảo mật cao như phiếu EIR điện tử Điều này có thể gây ảnh hưởng đến sự an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa

- Không thân thiện với môi trường: Việc sử dụng phiếu EIR bằng giấy đòi hỏi sử

dụng nhiều giấy và mực in, gây tác động tiêu cực đến môi trường

● Ưu điểm của phiếu EIR điện tử:

- Tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình vận chuyển: Với phiếu EIR điện tử,

các thông tin có thể được cập nhật và truyền tải nhanh chóng và chính xác, giúp giảm thiểu thời gian xử lý tài liệu và tối ưu hóa quá trình vận chuyển.

- Tính bảo mật cao: Phiếu EIR điện tử được mã hóa và ký số để đảm bảo tính toàn

vẹn của dữ liệu và tránh việc giả mạo phiếu EIR Điều này giúp đảm bảo an toàn và tin cậy cho quá trình vận chuyển hàng hóa.

● Nhược điểm của phiếu EIR điện tử:

- Đòi hỏi kỹ thuật và công nghệ cao: Sử dụng phiếu EIR điện tử đòi hỏi các doanh

nghiệp cần đầu tư vào thiết bị điện tử, phần mềm và dịch vụ lưu trữ dữ liệu, do đó chi phí sử dụng có thể cao hơn so với phiếu EIR truyền thống

- Khả năng đối phó với sự cố kỹ thuật: Nếu có sự cố kỹ thuật hoặc lỗi trong quá

trình sử dụng phiếu EIR điện tử, các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các vấn đề về tính bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu

- Không phù hợp với một số quốc gia: Hiện nhiều quốc gia vẫn chưa chấp nhận

phiếu EIR điện tử và chỉ chấp nhận phiếu EIR truyền thống

2.1.4 Trách nhiệm của các bên

● Người xuất khẩu: Có trách nhiệm yêu cầu vận chuyển container và lập phiếu EIR

cho container Người xuất khẩu cũng phải đảm bảo rằng thông tin trên phiếu EIR là chính xác và đầy đủ.

● Nhà cung cấp: Có trách nhiệm lập phiếu EIR cho container và cung cấp thông tin

về container cho người xuất khẩu Nhà cung cấp cũng phải đảm bảo rằng thông tin trên phiếu EIR là chính xác và đầy đủ.

● Vận chuyển: Có trách nhiệm vận chuyển container và đảm bảo rằng thông tin trên

phiếu EIR được xác nhận đúng.

● Cảng: Có trách nhiệm xác nhận thông tin trên phiếu EIR, cấp container hoặc nhận

container trả về, và đảm bảo rằng phiếu EIR được lưu trữ và bảo quản đúng cách ● Nếu có sai sót hoặc thông tin không chính xác trên phiếu EIR, các bên sẽ phải chịu

trách nhiệm và có thể bị phạt hoặc gặp khó khăn trong quá trình vận chuyển hàng hóa Do đó, việc kiểm tra và xác nhận thông tin trên phiếu EIR trước khi sử dụng là rất quan trọng.

2.2.Phân tích một mẫu phiếu EIR

2.2.1 Thuật ngữ phôi phiếu EIR đối với hàng xuất và nhập khẩu quy trình kí phát

Các thuật ngữ được sử dụng trong hàng xuất và nhập khẩu như sau:

● Đối với hàng xuất

- Cấp rỗng: được áp dụng khi cảng cấp cho FWD chính là những cá nhân hoặc tổ

chức, doanh nghiệp một cont rỗng để đóng hàng Lúc này FWD sẽ đóng tiền nâng vỏ cont rỗng lên xe cont.

- Hạ bãi: được áp dụng khi cảng xác nhận đã nhận hàng từ FWD để ở bãi C/Y và

sẵn sàng làm thủ tục hải quan FWD đóng tiền hạ vỏ cont hàng từ xe cont xuống bãi.

● Đối với hàng nhập

- Lấy nguyên: lấy cont hàng từ cảng đem trả về kho, trường hợp này đóng tiền nâng

vỏ cont rỗng lên xe cont.

- Trả rỗng: tức là trả vỏ cont rỗng về cảng, bãi và đóng tiền hạ vỏ cont từ xe cont

xuống bãi.

Lưu ý : nếu là hàng nhập yêu cầu cược cont mới có thể lấy cont từ cảng về kho.Sau khi hoàn thành nếu cont không hỏng gì sẽ được lấy lại tiền cược cont.

2.2.2 Nội dung trên một phiếu EIR

Nguồn : kienthucxuatnhapkhau.com

● Phần tiêu đề gồm có các thông tin như biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu chứng từ và ngày phát hành chứng từ.

● Nội dung đầu tiên trên phiếu giao nhận cont gồm các thông số liên quan đến chủ hàng là tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND/CCCD, số hiệu lệnh giao hàng, lệnh cấp rỗng hay số hiệu Booking Note, thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng, cơ quan phát lệnh giao hàng, thời gian phát hành.

● Nội dung thứ hai cần khai các thông tin liên quan đến cont bao gồm: số liệu cont, loại, cỡ, trạng thái, vị trí, trọng lượng, tên tàu, hãng tàu, chuyết tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dở, số seal,…

● Nội dung thứ ba trên phiếu EIR bao gồm các chi tiết về tình trạng của cont và được biểu thị bằng cách dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, đánh dấu vào mã số quy ước và ghi chú

● Nội dung thứ tư cần khai thông tin các chi tiết về thời gian giao nhận hàng, phương án giao nhận, số hiệu xe nâng, lượng cont cần dịch dời trong quá trình giao nhận,…

● Phần cuối cùng là các bên ký xác nhận.

2.2.3 Phân tích mẫu phiếu EIR do Tân Cảng Sài Gòn – Cảng Cát Lái phát hành

● Tiêu đề

Phiếu EIR có rất nhiều nội dung nhỏ, bạn cần lưu ý khi khai thông tin để đảm bảo hàng hóa ra vào cảng đúng quy trình và thời gian Nội dung trên phiếu giao nhận gồm những phần chính sau:

- Phần tiêu đề gồm: Biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu chứng từ, ngày phát hành chứng từ.Phiếu này do Tân Cảng Cát Lái phát hành

Bất kỳ phiếu EIR ở cảng nào, dù giấy hay điện tử ở phần đầu phiếu EIR giấy/điện tử đều thể hiện tên Cảng phát hành phiếu

● Số phiếu

Phiếu EIR là phiếu giao nhận cont được cấp giữa cảng và khách hàng

Số phiếu EIR được ghi để khi xe ra vào cảng nhân viên an ninh thực hiện kiểm tra, lúc đó tài xế sẽ trình báo phiếu số phiếu để nhân viên an ninh tiến hành xác nhận và cho xe vào

● Xem hàng xuất/nhập

Một số phiếu EIR sẽ không thể hiện dòng chữ “hàng nhập” khi đó ta có thể dựa vào thông tin từ tờ khai ta có thể biết, trạng thái Cont là đầy, được ghi tắt là F (Full) Do