Người mua và người bán ở những quốc gia khác nhau, để cho hàng hoá được vận chuyển từ người bán sang người mua cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác nhau liên quan đến quá trìn
TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ
Khái niệm về giao nhận
Trong thương mại quốc tế, giao nhận hàng hóa phục vụ đắc lực cho quá trình xuất nhập khẩu, kinh doanh quy mô quốc tế Người mua và người bán ở những quốc gia khác nhau, để cho hàng hoá được vận chuyển từ người bán sang người mua cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác nhau liên quan đến quá trình chuyên chở như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao cho người nhận
Do đó, Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác Đặc điểm chung:
• Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hóa, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất của xã hội
• Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành
• Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận
1.1.2 Dịch vụ giao nhận (DVGN)
Theo quy tắc mẫu của Hiệp hội giao nhận FIATA: "Dịch vụ giao nhận là bất kì các loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan
6 đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.”
Theo Luật thương mại Việt Nam: "DVGN là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa: Nhận hàng từ người gửi, Tổ chức vận chuyển, Lưu kho, lưu bãi, Làm các thủ tục giấy tờ, Các dịch vụ khác có liên quan đến giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác
Theo quy tắc mẫu của FIATA: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở”
Theo Luật Thương mại của Việt Nam: “Người giao nhận là thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”
Người giao nhận gần giống một đại lý, có nghĩa là người giao nhận thay mặt người gửi hàng thực hiện một hoặc một số hoạt động trong quá trình giao nhận Người giao nhận có thể đóng vai trò những người sau đây:
• Người khai báo hải quan: Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan
• Đại lý (Agent): Người giao nhận ủy thác từ khách hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho trên cơ sở hợp đồng ủy thác
• Người gom hàng (Cargo Consolidator): Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chủ đại lý
• Người chuyên chở (Carrier): Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) nếu anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì trở thành người chuyên chở thực tế (Performing Carrier)
• Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO): Trong trường hợp người giao hàng cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặc còn gọi là vận tải từ cửa tới cửa (door to door) thì người giao nhận đóng vai trò MTO và phải chịu trách nhiệm như một người MTO đối với hàng hóa
• Tổ chức bảo vệ quyền lợi cho các FWD: WCA (Liên minh hàng hóa thế giới – World Cargo Alliance) là mạng lưới giao nhận hàng hóa lớn nhất và mạnh nhất thế giới với thành viên là các freight forwarder độc lập WCA có hơn hơn 7.313 văn phòng tại 191 quốc gia trên thế giới Tổ chức này có chức năng cung cấp cho mỗi thành viên khả năng liên hệ với các đối tác vận chuyển cùng network từ mọi nơi trên thế giới.
Phạm vi của dịch vụ giao nhận
Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận kho vận Trừ phi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình tham gia làm bất kỳ khâu thủ tục, chứng từ nào đó, còn thông thường người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các cung đoạn cho đến tay người nhận cuối cùng Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của những người thứ ba khác
Những dịch vụ mà người giao nhận thường tiến hành là:
• Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở,
• Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi gà, cảng,
• Tổ chức xếp dỡ hàng hóa
• Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa,
• Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước,
• Làm các thủ tục gửi hàng, nhận hàng,
• Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch,
• Mua bảo hiểm cho hàng hóa
• Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng,
• Thanh toán, thu đổi ngoại tệ
• Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận
• Thu xếp chuyển tải hàng hóa,
• Gom hàng lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
• Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá
• Lưu kho, bảo quản hàng hóa,
• Nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến sự vận động của hàng hóa,
• Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho lưu bãi
• Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải
• Thông báo tổn thất với người chuyên chở
• Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường
Ngoài ra, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng như: vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các Container đến thẳng cửa hàng, vận chuyển hàng triển lãm ra nước ngoài Đặc biệt trong những năm gần đây, người giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, đóng vai trò là MTO và phát hành cả chứng từ vận tải.
Các tổ chức giao nhận trên thế giới và ở Việt Nam
1.3.1 Tổ chức các cơ quan giao nhận trên thế giới
Ngay từ năm 1522, hãng giao nhận đầu tiên trên thế giới đã xuất hiện ở Bailey, Thụy Sĩ, với tên gọi E Vansai Cùng với sự phát triển của vận tải và buôn bán quốc tế, giao vận được tách khỏi vận tải và buôn bán, dần dần trở thành một ngành kinh doanh độc lập Đặc điểm chính của tổ chức giao nhận thời kỳ này là:
• Hầu hết là các tổ chức (hãng, công ty) tư nhân
• Đa số các hãng kinh doanh giao nhận tổng hợp và kết hợp giữa giao nhận nội địa và quốc tế
• Có chuyên môn hoá về giao nhận theo khu vực địa lý hay mặt hàng
• Cạnh tranh gay gắt lẫn nhau
Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận dẫn đến sự ra đời của các Hiệp hội giao nhận trong phạm vi một cảng, một khu vực hay một nước Trên phạm vi quốc tế hình thành các nhóm tổ chức và hiệp hội giao nhận quốc tế như : Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Kho vận Quốc tế (FIATA), Hiệp hội Di chuyển Quốc tế (IAM), Liên đoàn những người giao nhận tại Mỹ, …
1.3.2 Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (Fédération Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés - FIATA)
Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (FIATA), thành lập năm 1926 là một tổ chức giao nhận, vận tải lớn nhất thế giới FIATA là một tổ chức phi chính trị, tự nguyện, là đại diện của 35.000 công ty giao nhận ở 130 quốc gia trên thế giới Thành viên của FIATA là các hội viên chính thức (Ordinary Members) và hội viên hợp tác (Associated Members) Hội viên chính thức là Liên đoàn giao nhận của các nước, còn Hội viên hợp tác là các công ty giao nhận riêng lẻ
FIATA được sự thừa nhận của các Cơ quan thuộc Liên Hợp Quốc như: Hội đồng Kinh tế - Xã hội LHQ (ECOSOC), Hội nghị của LHQ về Thương mại và Phát triển (UNCTAD), Ủy ban Châu Âu của LHQ (ECE) và ESCAP FIATA cũng được các tổ chức liên quan đến buôn bán và vận tải như: Phòng Thương mại Quốc tế, Hiệp hội vận chuyển hàng không Quốc tế (IATA), các tổ chức của người chuyên chở và chủ hàng thừa
Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và tăng cường lợi ích của người giao nhận trên phạm vi quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề nghiệp, tuyên truyền dịch vụ giao nhận vận tải, xúc tiến quá trình đơn giản hoá và thống nhất chứng từ và các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lượng dịch vụ của hội viên, đào tạo nghiệp vụ ở trình độ quốc tế, tăng cường các quan hệ phối hợp giữa các tổ chức giao nhận với chủ hàng và người chuyên chở Phạm vi hoạt động của FIATA rất rộng, thông qua hoạt động của hàng loạt Tiểu ban:
• Tiểu ban về các quan hệ xã hội,
• Tiểu ban nghiên cứu về kỹ thuật vận chuyển đường ô tô, đường sắt, đường hàng không, Ủy ban về vận chuyển đường biển và VTĐPT
• Tiểu ban luật pháp, chứng từ và bảo hiểm,
• Tiểu ban về đào tạo nghề nghiệp,
• Ủy ban về đơn giản hoá thủ tục buôn bán,
• Tiểu ban về hải quan
Hiện nay nhiều công ty giao nhận của Việt Nam đã trở thành hội viên chính thức của FIATA
1.3.3 Hiệp Hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt Nam – VLA
Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam – Vietnam Logistics Business Association (VLA), tiền thân là Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam- Viet Nam Freight Forwarders Association (VIFFAS) được thành lập theo Quyết định số 5874/KTTV ngày 18 tháng 11 năm 1993 của Văn phòng Chính phủ
Hiệp hội là “Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của các tổ chức, doanh nghiệp và các công dân Việt Nam trong hoạt động thương mại giao nhận kho vận, dịch vụ logistics theo Luật Thương mại, tự nguyện thành lập, không vụ lợi nhằm mục đích hợp tác, liên kết, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong việc phát triển nghề nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hội viên; trên cơ sở hội nhập với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực này trong khu vực và trên thế giới theo quy định của pháp luật”
Tôn chỉ, mục đích của Hiệp hội:
• Tầm nhìn: Liên kết, hợp tác những nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, logistics trong và ngoài nước nhằm kiến tạo vai trò một ngành kinh tế mũi nhọn của Việt Nam
• Sứ mệnh: Nâng cao tính chuyên nghiệp, phát triển dịch vụ logistics hiện đại, kết nối logistics khu vực và toàn cầu, đóng góp hiệu quả vào việc phát triển doanh nghiệp trong ngành cũng như phát triển kinh tế đất nước Việt Nam
• Khẩu hiệu hoạt động: Kết nối chuyên nghiệp Logistics
Hiện nay có 2 tổ chức trực thuộc Hiệp hội đang hoạt động là Viện nghiên cứu và phát triển logistics Việt Nam (VLI) cùng Tạp chí chuyên ngành Vietnam Logistics Review (VLR)
1.3.4 Các công ty giao nhận quốc tế ở Việt Nam
Những năm 60 thế kỷ XX, các tổ chức giao nhận quốc tế ở Việt Nam mang tính chất phân tán Các đơn vị XNK tự đảm nhận việc tổ chức chuyên chở hàng hoá của mình, vì vậy các công ty XNK đã thành lập riêng Phòng Kho vận, Chi nhánh XNK, Trạm giao nhận ở các cảng, ga đường sắt liên vận Để tập trung đầu mối quản lý, chuyên môn hóa khâu vận tải, giao nhận, năm 1970 Bộ Ngoại thương (nay là Bộ Thương mại) đã thành lập hai tổ chức giao nhận:
• Cục Kho vận kiểm Tổng công ty giao nhận Ngoại thương, trụ sở ở Hải Phòng
• Công ty giao nhận đường bộ, trụ sở tại Hà Nội
Năm 1976, Bộ Ngoại thương đã sáp nhập hai tổ chức trên thành lập một Công ty giao nhận thống nhất là Tổng công ty giao nhận và Kho vận Ngoại thương (Vietrans) Trong thời kỳ bao cấp, Vietrans là cơ quan duy nhất được phép tiến hành tổ chức giao nhận hàng hoá XNK trên cơ sở uỷ thác của các đơn vị XNK
Những năm gần đây, kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hoá XNK không còn do Vietrans độc quyền nữa mà do nhiều cơ quan, tổ chức khác tham gia, trong đó nhiều chủ hàng ngoại thương lại tự đảm nhận công tác giao nhận
Do sự phát triển mạnh mẽ của thị trường giao nhận Việt Nam, để bảo vệ quyền lợi của các nhà giao nhận, Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFAS) đã được thành lập năm 1994 và đã trở thành hội viên chính thức của FIATA trong năm đó Cho đến nay, VIFAS đã có 46 thành viên Đến nay một số hội viên hợp tác của FIATA phải kể đến như: COSFİ; DRACO; SUN EXPRESS; TAN TIEN PHONG; EVERICH; THAMICO; FALCO; TIEN PHONG; TRANSIMEX; JAVITRANS; MEKONG CARGO; NORTHFREIGHT; VIETFRACHT; VIETRANS; TRACO.; VINATRANS; ORIENT MARINE; VOSA; SAFI; HOÀNG HẠ; VIE FREIGHT; SOTRANS; VICONSHIP SAIGON,…
VAI TRÒ, QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN
Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Trước đây, người giao nhận chỉ làm đại lý thực hiện một số công việc do các nhà XNK ůy thác như xếp dỡ, lưu kho hàng hóa, làm thủ tục giấy tờ, lo liệu vận tải nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng… Tuy nhiên ngày nay, do sự phát triển của vận tải Container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người uỷ thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một bên chính (Principal) - người chuyên chở (Carrier) Người giao nhận dā làm chức nāng và công việc của những người sau đây:
2.1.1 Môi giới hải quan (Customs Broker)
Thuở ban đầu, người giao nhận chỉ hoạt động ở trong nước Nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu Sau đó họ mở rộng hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu, tuỳ thuộc vào hop dong mua bán Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan
Trước đây, người giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở mà chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng Người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng,lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, luu kho trên cơ sở hợp đồng uỷ thác
2.1.3 Người gom hàng (Cargo Consolidator) Ở Châu Âu, người giao nhận từ lâu đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt, trong vận tải hàng hóa bằng Container dich vu gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở của Container và giảm cước phí vận tải Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý
Ngày nay trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này đến một nơi khác Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier), nếu họ ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu họ trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Actual Carrier)
2.1.5 Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO)
Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặc còn gọi là vận tải "từ cửa đến cửa", thì người giao nhận đã đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator-MTO) MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trong suốt hành trình vận tải
Người giao nhận còn được coi là "kiến trúc sư của vận tải" (Architect of Transport) vì người giao nhận có khả nāng tổ chức quá trình vận tải một cách tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất.
Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 luật Thương mại Việt Nam quy định người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
• Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lí khác
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
• Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng
• Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin thêm chỉ dẫn thêm
• Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý, nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng
Trách nhiệm của người giao nhận
2.3.1 Khi là đại lý của chủ hàng
Phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm về những sơ suất, lỗi lầm và thiếu sót như:
• Giao nhận không đúng chỉ dẫn
• Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa, mặc dù đã có hướng dẫn
• Thiết sót trong khi làm thủ tục hải quan
• Chở hàng sai nơi đến quy định
• Tái xuất không theo thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
• Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
Người giao nhận còn phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại về người hoặc tài sản mà anh ta đã gây ra cho người thứ ba trong hoạt động của mình Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận Khi là đại lý thì người giao nhận phải tuân thủ “ Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình
2.3.2 Khi là người chuyên chở (principal)
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở
Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:
• Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
• Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
• Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
• Do chiến tranh, đình công
• Do các trường hợp bất khả kháng
Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình.
Tổ chức và kỹ thuật giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển
Việc giao nhận hàng hóa XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế (các Công ước quốc tế về vận đơn, vận tải; Công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế ), các quy phạm pháp luật của quốc gia về giao nhận - vận tải, các loại hợp đồng và L/C,… thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng hóa xuất nhập khẩu Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa có ví dụ là: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế Bên cạnh đó, hiện nay có 2 nguồn luật quốc tế chính về vận tải biển, đó là:
• Công ước quốc tế để thống nhất một số thể lệ về vận đơn đường biển, gọi tắt là Công ước Brussels 1924 và hai Nghị định thư sửa đổi Công ước Brussels 1924 là: Nghị định thư sửa đổi Công ước Brussels 1924 gọi tắt là Nghị định thư 1968 (Visby Rules - 1968), Nghị định thư SDR 1979
• Công ước của Liên hợp quốc về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, gọi tắt là Công ước Hamburg 1978
Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, bốc dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu:
• Bộ luật Hàng hải Việt Nam số 40/2005/QH11 do Quốc Hội ban hành ngày
14 tháng 6 năm 2005 thay thế Bộ luật cũ năm 1990 Luật Thương mại số 36/2005/QH11 do Quốc Hội ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005 thay thế
• Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết luật thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics; Luật Hàng hải Việt Nam 2015; Luật Hải quan
• Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải: quyết định số 2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam
• Luật Hải quan số 29/2001/QH10 do Quốc Hội ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2001 và Luật số 42/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan
• Nghị định 154/2005/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 15 tháng 12 năm
2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
Các văn bản này quy định những nguyên tắc của việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu về phương thức giao nhận, các thủ tục chứng từ cần thiết khi giao nhận hàng; quy định về sự ủy thác; quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các cơ quan, các bên tham gia vào quy trình để quy trình được tiến hành thống nhất với nhau
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt nam như sau:
• Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương pháp do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất
• Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương pháp nào thì giao nhận theo phương pháp ấy
Phương pháp giao nhận bao gồm: o Giao nhận nguyên bao kiện, bó, tấm, cây, chiếc o Giao nhận nguyên hầm, kẹp chì o Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích bằng cách cân, đo, đếm o Giao nhận theo mớn nước của phương tiện o Giao nhận theo nguyên Container niêm phong kẹp chì…
• Trách nhiệm giao nhận hàng hoá là của người chủ hàng hoặc của người được chủ hàng uỷ thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng phải
17 tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng
• Nếu chủ hàng không tự giao nhận được, phải uỷ thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa Cụ thể: o Việc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng (hoặc người được chủ hàng uỷ thác) với cảng o Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) (quy định mới từ 1991) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan o Khi được uỷ thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
• Người nhận hàng phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải có chứng từ thanh toán các chi phí cho cảng
• Người nhận hàng phải nhận hàng với khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ, liên tục trong một thời gian nhất định
• Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong, nếu bao, kiện hoặc dấu xỉ chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng,
• Việc bốc dỡ hàng hoá trong phạm vi càng do cảng tổ chức thực hiện Trong trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng để bốc dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các chi phí liên quan cho cảng
• Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hoá lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hoá đang lưu kho, bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất
• Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
• Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được uỷ thác
III, CÁC LOẠI CHỨNG TỪ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái niệm
Chứng từ là các văn bản giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự công nhận của các phương tiện điện tử
Chứng từ hợp lệ phải đảm bảo được các yếu tố sau:
• Tính pháp lý: Các bên tham gia giao dịch phải ký xác nhận để nếu giữa các bên xảy ra tranh chấp thì đây chính là bằng chứng, là cơ sở để phân xử đúng sai
• Tính pháp luật: tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức
• Tính trung thực: sự kiện được ghi lại phải là sự kiện có thật, không được bịa đặt
• Tính rõ ràng: đầy đủ nội dung, cụ thể, dễ hiểu, không đa nghĩa
Tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh mà có các loại chứng từ khác nhau Một nghiệp vụ có thể chỉ cần một loại chứng từ hoặc nhiều loại chứng từ gộp lại thành một bộ chứng từ đầy đủ
3.1.2 Chứng từ giao nhận đường biển
Chứng từ giao nhận đường biển: là tập hợp những chứng từ cần có để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như kiểm kê tại hải quan để đảm bảo quá trình giao nhận được thông quan nhanh nhất.
Các loại chứng từ trong quá trình giao hàng bằng đường biển
Theo quy định của Luật Hải quan năm 2014, Chứng từ hải quan là những loại giấy tờ khai báo hải quan, hồ sơ, chứng từ cần thiết phải nộp cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật hải quan Tùy vào vai trò của người nộp chứng từ là người bán hay người mua mà đơn vị đó sẽ chuẩn bị các loại chứng từ khác nhau
Theo đó, một bộ chứng từ hải quan bao gồm:
• 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao phải nộp
• 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
• 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng
• 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan)
• 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất)
Trong đó có các nhóm chứng từ chính bao gồm:
3.2.1.1 Tờ khai hải quan (Customs Declaration):
Tờ khai hải quan là văn bản cho người chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan Tờ khai hải quan được xuất trình trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập khẩu vào/ra khỏi lãnh thổ quốc gia
Theo thông lệ quốc tế cũng như pháp luật tại Việt nam thì tờ khai hải quan là quy định bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập khẩu qua các cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi vi phạm cũng như không khai báo trung thực đều bị cơ quan hải quan xử lý theo pháp luật hiện hành
3.2.1.2 Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales contract)
Hợp đồng ngoại thương là văn bản được ký kết về thỏa thuận mua bán hàng hóa giữa hai bên người bán và người mua, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng Đây là văn bản quan trọng nhất khi giao dịch mua bán giữa các bên và quyết định đến mọi hoạt động xuất nhập khẩu trong giao dịch đó
3.2.1.3 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về giấy đăng ký kinh doanh và mã số thuế của doanh nghiệp để làm căn cứ chứng minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, trong đó:
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng ký kinh doanh lần đầu
• “Giấy khai sinh” của doanh nghiệp Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số thuế duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác
Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số do Bộ Thương mại cấp Hiện tại tất cả các doanh nghiệp đủ một số điều kiện (về pháp lý, về vốn) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp
3.2.1.4 Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list/cargo list)
Bản kê chi tiết hàng hoá là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng được người bán lập Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau Phiếu đóng gói thường được đặt trong các bao bì hoặc túi gắn ở bên ngoài sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy
Một Packing List đầy đủ gồm những nội dung:
• Tiêu đề trên cùng : Logo, tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, Tel, Fax - Số và ngày Packing List
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp mua hàng
• Số lượng container và số container
• Ref no: Số tham chiếu ( Có thể là số đơn hàng, thông báo khi hàng đến, )
• Port of Loading : cảng bốc hàng - Port of Destination: Cảng đến, cảng dỡ hàng
• Vessel Name: tên tàu, số chuyến tàu - ETD : Ngày dự kiến tàu chạy
• Product : Mô tả hàng hóa như tên hàng, ký hiệu mã, thể tích, số kiện,
• Packing: số lượng thù ng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới
• NWT ( Net weight) : Trọng lượng thực của hàng hóa
• GWT ( Gross weight) : Trọng lượng tổng gồm cả trọng lượng của dây buộc, thùng, hộp đựng,
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký tên, đóng dấu Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn phải ghi rõ tên người đóng gói, người kiểm tra kỹ thuật
Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp lại làm phiếu đóng gói chỉ cần một vài nội dung chính Dù dùng mẫu nào thì cũng cần có: số và ngày lập; thông tin của Seller và Buyer; thông tin hàng: tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng; quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng
3.2.2 Chứng từ khi làm việc với cảng và tàu vận chuyển
Khi hàng hóa vận chuyển đường biển cần có các chứng từ làm cam kết việc vận tải, khi đó, người giao nhận cần xem xét chứng từ vận tải đường biển để kiểm soát hàng hóa trong giai đoạn xếp dỡ hàng hóa lên tàu Ðược sự uỷ thác của chủ hàng Người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:
• Chỉ thị xếp hàng (shipping note)
• Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)
• Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)
• Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)
• Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)
• Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)
Là chứng từ có ghi chi tiết hàng hóa sẽ bốc lên tàu của người giao hàng gửi cho công ty tàu biển, người vận chuyển hoặc người đại lý tàu biển Chỉ thị xếp hàng là do chủ hàng giao cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu, đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn
Chỉ thị xếp hàng có tác dụng chỉ đạo người vận chuyển chuẩn bị các chứng từ vận tải cho lô hàng và cung cấp các thông tin cần thiết Vai trò quan trọng của Chỉ thị xếp hàng (shipping note) như:
• Một bản hợp đồng vận chuyển giữa các bên liên quan
• Là một chứng từ chứng nhận sự chuyển giao hàng hóa giữa người gửi dành cho người nhận
• Thường dùng để trình cho ngân hàng hoặc người mua hàng hoá để xác nhận việc giao hàng và yêu cầu thanh toán;
• Là một giấy tờ để phục vụ cho quá trình xử lý hải quan
Những nội dung có trong Shipping note:
• Shipper: Tên và địa chỉ của người gửi hàng
• Consignee: Tên và địa chỉ của người nhận hàng
• Carrier: Tên và địa chỉ công ty người vận chuyển
• Port Of Loading and Port Of Discharge: Địa điểm xuất phát và địa điểm đích
• Vessel: Tên và thông tin tàu chở hàng
• Description of Goods: Mô tả hàng hoá
• Quantity: Số lượng hàng hoá
• Unit of Measurement: Đơn vị đo lường
• Value of Goods: Giá trị hàng hoá
• Terms of Carriage: điều kiện vận chuyển
• Các quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ của đôi bên
Các loại chứng từ trong nhập khẩu đường biển
Nhìn chung, hầu hết các loại chứng từ trong quá trình giao nhận hàng hóa XNK cần sử dụng ở bên nước nhập cũng đều được sử dụng ở nước xuất khẩu Các chứng từ xuất hiện ở cả 2 đầu nhập – xuất là:
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
• Hợp đồng mua bán ngoại thương
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list)
Chứng từ khi làm việc với cảng và tàu:
• Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)
• Giấy gửi hàng đường biển (Seaway Bill)
• Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest)
• Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet)
Các loại chứng từ khác:
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Giấy chứng nhận số lượng – chất lượng – trọng lượng
• Thông báo sẵn sàng (Notice of Readiness)
• Lịch trình bốc dỡ (Time – Sheet): là cơ sở tính phí DET, phí DEM
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Song cũng có một số chứng từ chỉ xuất hiện ở giai đoạn nhận hàng hóa nhập khẩu Sau đây sẽ trình bày Lệnh giao hàng (D/O), giấy báo hàng đến (Notice of Arrival) và một số chứng từ khác làm cơ sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường
3.3.1 Lệnh giao hàng (Delivery Order -D/O)
Lệnh giao hàng (delivery order) là chứng từ nhận hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để trình cho cơ quan giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi… hiểu đơn giản hơn có nghĩa là lệnh giao hàng chỉ thị người đang giữ hàng giao cho người nhận hàng – consignee (có ghi trong lệnh giao hàng - consignee) Để có thể nhận được hàng, doanh nghiệp nhập khẩu bắt buộc phải tập hợp đầy đủ lệnh giao hàng để có thể nhận hàng từ người viết bill (Shipper)
Các loại lệnh giao hàng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, được phân chia tùy theo đối tượng ban hành bao gồm 2 loại:
• D/O phát hành bởi hãng tàu: là lệnh mà hãng tàu cấp nhằm yêu cầu người đang giữ hàng giao hàng cho một người nào đó Thường đó sẽ là hãng tàu yêu cầu giao hàng cho forwarder (nếu lô hàng dùng HBL) hoặc yêu cầu giao hàng cho người nhập khẩu thực tế (nếu lô hàng dùng Direct MBL)
• D/O của forwarder: là lệnh của forwarder yêu cầu người nắm giữ hàng giao hàng cho consignee (công ty nhập khẩu) D/O của forwarder được làm sau khi họ nhận được D/O của hàng tàu Vì vậy người ta hay gọi D/O loại này là “lệnh nối”
Sau khi nhận được B/L và giấy báo hàng đến từ hãng tàu và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau rồi chủ hàng NK đến hãng tàu hoặc FWD để lấy D/O:
• Giấy giới thiệu - Thông báo hàng đến (photo)
• Giấy tờ tùy thân của người được cử đi lấy lệnh… Việc lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục hải quan hoàn toàn không liên quan đến nhau, doanh nghiệp cần sắp xếp thời gian để làm thủ tục hải quan xem lấy lệnh trước hay làm thông quan trước đều được tùy theo tình trạng hàng
• EDO (Lệnh giao hàng điện tử)
EDO là lệnh giao hàng điện tử được hãng tàu phát hành qua kênh điện tử (email) dưới dạng PDF thay cho DO giấy EDO hỗ trợ lấy lệnh giao hàng tại bất cứ đâu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí đồng thời làm cho quy trình, thủ tục trở nên đơn giản hơn, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng
3.3.2 Giấy báo hàng đến (Notice of Arrival)
Giấy báo hàng đến hay thông báo hàng về (A/N) là chứng từ vận tải do hãng vận tải (hãng tàu, hãng bay….) có sở hữu phương tiện vận tải hoặc các công ty dịch vụ logistics phát hành gửi cho người nhận hàng đứng tên trên vận đơn với mục đích thông báo lịch hàng về, số lượng hàng cập bến, địa chỉ nhận hàng và những thông tin liên quan khác….Chủ hàng khi nhận được thông báo hàng về sẽ dựa vào các thông tin thể hiện trên giấy báo hàng để có phương án khai thác hàng phù hợp
Thời điểm phát hành: Thông thường giấy báo hàng sẽ được gửi cho chủ hàng/ consignee trước ngày hàng về từ 2-4 ngày
Người phát hành giấy báo hàng: Nếu chủ hàng đặt cước trực tiếp với hàng tàu sẽ nhận được giấy báo hàng do hãng gửi, nếu đặt qua các công ty dịch vụ logistics sẽ nhận được giấy báo hàng từ các công ty dịch vụ này gửi
Các chỉ tiêu xuất hiện trên chứng từ này:
• Ngày hàng về dự kiến: ETA (Estimated Time of Arrival)
• Phương tiện chở hàng về thể hiện trên thông báo hàng: VESSEL / VOYAGE No : Tên tàu / Số chuyến
• Số lượng hàng về/ thông tin hàng: Commodity/ Quantity/ N.W-G.W/CBM/ Volume container…
• Hàng về trên phương tiện chứa hàng gắn với số cont/ số seal: CONT / SEAL No
• Thông tin về cảng bốc hàng: POL- port of loading
• Thông tin về cảng dỡ hàng: POD – port of discharge
• Cảng / Kho hàng hàng đến tại cảng nhập: (PORT / WAREHOUSE)
• Phí và phụ phí cần thanh toán tại cảng nhập để nhận được hàng: Local charge
• Những lưu ý cần biết khi khai thác hàng: Ghi chú thông tin về thời gian lấy lệnh, và những yêu cầu khác từ hãng tàu, nhân viên tiếp nhận hồ sơ…
3.3.3 Thư tín dụng (Letter of credit- L/C)
Thư tín dụng (Letter of credit) là một văn bản cam kết dùng trong thanh toán, trong đó một ngân hàng (ngân hàng người nhập khẩu) theo yêu cầu của một khách hàng (người nhập khẩu) viết ra nhằm cam kết trả cho người thứ ba hoặc bất cứ người nào theo lệnh của người thứ ba một số tiền nhất định, trong một kỳ hạn nhất định với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản ghi trong thư tín dụng Đặc điểm của L/C
• L/C hoạt động độc lập với hợp đồng ngoại thương mặc dù L/C được hình thành dựa trên cơ sở hợp động mua bán giữa 2 bên
• Các ngân hàng làm việc với nhau trên cơ sở chứng từ, chứ không quan tâm hàng hóa
• Người mua mở L/C, và người thụ hưởng đòi tiền ngân hàng phát hành L/C
Các bên tham gia thư tín dụng (L/C)
• Người xin mở thư tín dụng (Applicant): Người mua, người nhập khẩu hàng hóa
• Người hưởng lợi thư tín dụng (Beneficiary): Người bán, người xuất khẩu hàng hóa
• Ngân hàng mở thư tín dụng (Issuing bank): Là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu có thể cấp tín dụng cho người nhập khẩu
• Ngân hàng thông báo thư tín dụng: Thường là ngân hàng đại lý của ngân hàng mở thư tín dụng hoặc ngân hàng bên bán
• Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank), ngân hàng chiết khấu (Negotiating bank),
• Ngân hàng trả tiền (Reimbursing Bank): Các ngân hàng này có thể có hoặc không tùy thuộc vào yêu cầu của người mua trong đơn xin mở L/C và sự ủy nhiệm của ngân hàng mở L/C
Bản chất thư tín dụng (L/C)
Trước tiên, thư tín dụng (L/C) là một phương thức thanh toán liên quan đến việc xuất trình bộ chứng từ hợp lệ Người bán sẽ được bảo đảm thanh toán nếu xuất trình tại ngân hàng bộ chứng từ phù hợp với quy định đề ra Phương thức thanh toán bằng L/C cũng có thể được hiểu là một khoản tạm ứng mà ngân hàng dành cho nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu
Hồ sơ thanh toán bằng thư tín dụng: Để thanh toán bằng thư tín dụng xuất khẩu hồ sơ khách hàng xuất trình bao gồm:
• Bản chính L/C xuất và các tu chỉnh (nếu có)
• Bộ chứng từ xuất theo quy định trên L/C, tu chỉnh L/C
• 02 bản chính Phiếu xuất trình chứng từ hàng xuất (theo mẫu của Ngân hàng)
• 02 bản chính Hợp đồng chiết khấu (theo mẫu của Ngân hàng ) nếu khách hàng có đề nghị chiết khấu
Thủ tục thanh toán bằng thư tín dụng: Thủ tục thanh toán bằng thư tín dụng xuất khẩu (L/C) được thực hiện như sau:
• Ngân hàng gửi thông báo (theo mẫu của Ngân hàng) cho khách hàng trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được công điện L/C hoặc công điện tu chỉnh L/C
• Khách hàng xuất trình hồ sơ như trên cho nhân viên TTQT Nhân viên TTQT: o Ký xác nhận trên Phiếu xuất trình chứng từ hàng xuất và gửi lại cho khách hàng 01 bản o Kiểm tra bộ chứng từ và thông báo cho khách hàng về tính hợp lệ của bộ chứng từ trong vòng 05 giờ kể từ khi khách hàng gửi đầy đủ chứng từ
• Sau khi bộ chứng từ hoàn tất, Ngân hàng gửi bộ chứng từ cho ngân hàng nước ngoài và yêu cầu thanh toán
1 Bill of Lading (Vận đơn đường biển)
2 Invoice (Proforma Invoice hoặc Commercial Invoice)
• Hóa đơn Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
4.Certificate of Origin ( Giấy chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ)
5 Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng)
6 Shipping Documents (Chứng từ giao hàng)
7 Other Documents (Các chứng từ khác)
• Fumigation Certificate (Giấy chứng nhận hàng hóa đã xông khói)
• Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật)
• Booking Note (Giấy lưu cước phí)
• Bill of Lading Terms and Conditions (Các điều khoản của Vận đơn đường biển)
• Export Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá xuất khẩu)
• Import Clearance Form (Tờ kê khai hàng hóa nhập khẩu)
• Sale contract (Hợp đồng mua bán hàng hóa)
3.3.4 Chứng từ trong bộ chứng từ nhập khẩu đường biển hàng nguyên container (FCL)
Một bộ chứng từ nhập khẩu đường biển thường có:
- Các chứng từ bắt buộc
- Contract (Hợp đồng thương mại)
- Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa)
- Bill of Lading (Vận đơn)
- Những chứng từ khác tùy theo tính chất của hàng và của hợp đồng
- Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm)
- C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ)
- Phytosanitary Certificate (Chứng thư kiểm dịch)
- Sanitary Certificate (Giấy chứng nhận vệ sinh)
- Fumigation Certificate (Chứng thư hun trùng) v v
3.3.5 Chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ nhập khẩu đường biển hàng lẻ (LCL)
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Đối với hàng hoá xuất khẩu
4.1.1 Yêu cầu đối với việc giao hàng xuất khẩu: Giao hàng nhanh chóng, kết toán chính xác, lập bộ chứng từ đầy đủ để thanh toán tiền hàng
4.1.2 Trình tự giao hàng xuất khẩu
Gồm các bước nghiệp vụ sau: Chuẩn bị hàng, nắm tình hình tàu; Kiểm tra hàng; Làm thủ tục Hải quan; Giao hàng cho tàu; Lập bộ chứng từ thanh toán; Thanh toán các chi phí cho cảng
• Bước 1: Chuẩn bị hàng hoá, nắm tình hình tàu:
- Nghiên cứu hợp đồng mua bán và L/C để chuẩn bị hàng hoá, xem người mua đã trả tiền hay mở L/C chưa,
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan,
- Nắm tình hình tàu hoặc tiến hành lưu cước,
- Lập Cargo List gửi hãng tàu
• Bước 2: Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu:
- Kiểm tra về số lượng, trọng lượng, phẩm chất xem có phù hợp với hợp đồng mua bán hay không,
- Xin kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp,
• Bước 3: Làm thủ tục Hải quan:
- Đăng ký tờ khai Hải quan trên hệ thống VNACCS
- Tính thuế sơ bộ và ra thông báo thuế: Chủ hàng tự tính thuế cho hàng hóa của mình, giải thích cách tính Hải quan
- Kiểm hoá: Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, hàng hóa sẽ được phân thành
3 loại: Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ Luồng xanh thì được miễn kiểm tra, luồng vàng thì phải kiểm tra hồ sơ giấy ( chứng từ ), luồng đỏ phải được kiểm tra cả thực tế hàng hóa và hồ sơ giấy
- Tính lại thuế và nộp thuế: Hải quan tính lại thuế xem có giống với DN tự tính hay không, khi đã chốt mức thuế cuối cùng thì Chủ hàng sẽ nộp thuế Thường thì
55 đa phần các mặt hàng xuất khẩu sẽ không phải chịu thuế, trừ một số hàng hóa đặc biệt được quy định phải nộp thuế xuất khẩu
• Bước 4: Giao hàng hoá xuất khẩu cho tàu: a) Đối với hàng đóng trong Container o Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL)
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điển và ký Booking Note rồi đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List),
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ Container để chủ hàng mượn và giao Packing List và Seal,
- Chủ hàng lấy Container rỗng về địa điểm quy định để đóng hàng vào Container, lập Packing List,
- Mang hàng (hay Container đã đóng) ra cảng để làm thủ tục hải quan (có thể được miễn kiểm tra tuỳ loại hàng),
- Giao Packing List cho Phòng Thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục và đến Hải quan đăng ký hạ bãi Container đồng thời lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để trên cơ sở đó lập B/L,
- Vận chuyển Container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và đóng phí Khi Hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng như đã xong (việc xếp Container lên tàu là do cảng làm) và chủ hàng có thể lấy B/L,
- Trước khi xếp Container lên tàu, đại lý tàu biển sẽ lên danh sách hàng xuất khẩu (Loading List), sơ đồ xếp hàng, thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho Điều độ của cảng biết để bố trí người và phương tiện,
- Bốc Container lên tàu (do cảng làm) Cán bộ giao nhận liên hệ với hãng tàu hay đại lý để lấy B/L hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L nhận để xếp (nếu trước đó đã cấp) để có B/L đã xếp o Nếu giao hàng lẻ (LCL/LCL)
- Chủ hàng gửi Cargo List cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, hoặc người giao nhận Sau khi chấp nhận, hãng tàu hay người giao nhận sẽ thoả thuận với chủ hàng về ngày giờ, địa điểm giao nhận hàng
- Chủ hàng hay người được chủ hàng uỷ thác mang hàng ra cảng, kiểm tra Hải quan và giao cho người chuyên chở (cùng với Shipping Order để lập B/L) hoặc người giao nhận tại CFS hoặc ICD quy định và lấy B/L (có ghi Part of Container) hay House B/L, nếu chủ hàng yêu cầu, House B/L cũng có thể được đóng dấu thêm chữ "Surrendered" Trong trường hợp này, khi nhận hàng ở cảng đến sẽ không cần xuất trình House B/L gốc, nhưng người giao nhận phải điện báo cho đại lý của mình ở cảng đến biết và để đại lý giao hàng cho người nhận,
- Người chuyên chở chịu trách nhiệm đóng hàng vào Container, bốc Container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến, hoặc nếu thông qua người giao nhận, thì người giao nhận sẽ đóng hàng của nhiều chủ vào Container và giao nguyên Container cho hãng tàu để lấy Master B/L,
- Thanh lý, thanh khoản tờ khai Hải quan: b) Đối với hàng hoá thông thường
Chủ hàng trực tiếp giao hàng cho tàu hay uỷ thác cho cảng để cảng giao hàng cho tàu, cũng có thể giao nhận tay ba (chủ hàng cảng, tàu) theo các bước:
- Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần,
- Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của Hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu phải ghi vào Final Report Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện,
- Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu Đây cũng là cơ sở để lập B/L
- Lấy Biên lai Thuyền phó (Mate'e Receipt) để trên cơ sở đó lập
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá, nếu cần
• Bước 5: Lập bộ chứng từ thanh toán:
Đối với hàng hoá nhập khẩu
4.2.1 Yêu cầu đối với việc giao nhận hàng nhập khẩu: Nhận hàng nhanh chóng, kết toán chính xác, lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ các chứng từ, biên bản liên quan đến tổn thất của hàng hoá để khiếu nại các bên có liên quan
4.2.2 Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu
Gồm các bước nghiệp vụ sau: Chuẩn bị trước khi nhận hàng; Nhận hàng từ cảng hoặc từ tàu; Làm thủ tục Hải quan; Thanh toán các chi phí cho cảng
• Bước 1: Chuẩn bị trước khi nhận hàng nhập khẩu:
- Kiểm tra trả tiền hay việc mở L/C,
- Nắm thông tin về hàng và tàu, về thủ tục Hải quan
- Nhận các giấy tờ như: NOR, Thông báo tàu đến (Notice of Arrival), B/L và các chứng từ khác về hàng hoá,
• Bước 2: Nhận hàng từ cảng hoặc tàu: a) Đối với hàng nhập đóng trong Container
• Đối với hàng nguyên (FCL/FCL)
- Khi nhận được Thông báo hàng đến từ hãng tàu hay đại lý, chủ hàng mang B/L gốc và Giấy giới thiệu của Cơ quan đến hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí,
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến văn phòng quản lý tàu biển của cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang 1 bản D/O đến Hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest,
- Cán bộ giao nhận đến bãi tìm vị trí Container,
- Cán bộ giao nhận của chủ hàng ngoại thương mang 2 bản D/O đã có xác nhận của hãng tàu trên đó có ghi rõ phương thức nhận hàng (nhận nguyên Container hoặc "rút ruột") đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho,
- Sau khi đóng các lệ phí, cán bộ giao nhận mang D/O đã xác nhận đến Thương vụ cảng lấy phiếu vận chuyển để chuẩn bị nhận hàng
- Nếu nhận nguyên Container thì phải xuất trình giấy mượn Container của hãng tàu và đến bãi yêu cầu xếp Container lên phương tiện vận tải Nếu nhận theo phương thức "rút ruột" thì phải có lệnh điều động công nhân để dỡ hàng ra khỏi Container và xếp lên phương tiện vận tải
• Đối với hàng lẻ (LCL/LCL)
- Chủ hàng mang B/L gốc hoặc Vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O,
- Sau khi xác nhận, đối chiếu D/O thì mang đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho,
- Sau đó mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng b) Đối với hàng nhập thông thường
Hàng hoá nhập khẩu không đóng trong Container có thể gồm: nguyên tàu, nguyên hầm tàu hay rời từng lỗ nhỏ Việc giao nhận những loại hàng này có thể tiến hành giữa cảng với tàu, giữa chủ hàng với tàu hay giao nhận tay ba (tàu, cảng, chủ hàng)
Cần chú ý các điểm sau:
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng bản Lược khai hàng hoá, Sơ đồ hầm tàu để cảng và các Cơ quan chức năng khác như Hải quan, Điều độ, Cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng,
- Người nhận hàng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng,
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng hay chủ hàng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet,
- Hàng sẽ xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L,
- Cuối mỗi ca và sau khi dỡ hàng xong, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet,
- Lập bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo - ROROC) trên cơ sở Phiếu kiểm kiện (Tally Sheet) Cảng, tàu và chủ hàng đều ký vào bản kết toán này, xác nhận số lượng hàng hoá thực giao so với Manifest và B/L,
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như COR hay Suvey Report (nếu hàng bị hư hỏng) hay yêu cầu tàu cấp Giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC), nếu tàu giao thiếu,
- Nếu là hàng nguyên tàu hay nguyên hầm, có thể tiến hành giao nhận tay ba, giữa tàu, cảng và chủ hàng
- Nếu là hàng rời và đã được dỡ đưa vào kho cảng từ trước, thì để nhận được hàng, cán bộ giao nhận của chủ hàng phải mang biên lai thu phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice, Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng xác nhận D/O và xuống kho tìm vị trí hàng Sau đó mang 2 bản D/O đến bộ phận kho vận để nhận hàng
• Bước 3: Làm thủ tục Hải quan:
Sau khi có B/L và D/O có thể tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Thủ tục Hải quan thường qua các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ Hải quan, bộ hồ sơ Hải quan đối với hàng mậu dịch gồm có: Tờ khai Hải quan nhập khẩu, Phiếu tiếp nhận hồ sơ, Giấy giới thiệu của cơ quan, Giấy phép kinh doanh, Vận đơn, Điện giao hàng (nếu là B/L Surrendered), Lệnh
60 giao hàng, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận phẩm chất, Hoá đơn thương mại
- Khai và tính thuế nhập khẩu Chủ hàng tự khai và áp mã tính thuế,
- Đăng ký tờ khai: Hải quan nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra doanh nghiệp còn nợ thuế quá 90 ngày không? Nếu hồ sơ đầy đủ và không nợ thuế, nhân viên Hải quan sẽ ký xác nhận và chuyển hồ sơ qua Đội trưởng Hải quan để phúc tập tờ khai Sau đó bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra, vào sổ sách máy tính và ra thông báo thuế Chủ hàng nhận thông báo thuế cùng với Phiếu tiếp nhận hồ sơ, còn bộ hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm hoá,