hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty tnhh mtv thương mại gia dụng tổng hợp central retail corporation việt nam

Không tiến hành dự báo nhu cầu trong tương lai nên rất khó cạnh tranh cũng như tối ưu hóa chi phí đầu vào của doanh nghiệp Vậy nên việc mua hàng theo lô sẽ giải quyết được những nhược đi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

SKL011683

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

GVHD: CHU THỊ HUỆ SVTH: TRẦN QUỐC TIẾNHOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH MTV THƯƠNG MẠI GIA DỤNG TỔNG HỢP ((CENTRAL RETAIL CORPORATION VIỆT NAM))

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

KHOA KINH TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI GIA DỤNG TỔNG HỢP (CENTRAL RETAIL CORPORATION

VIỆT NAM)

SVTH :Trần Quốc Tiến MSSV :20124419

Khóa :2020 Ngành :Quản lý công nghiệp GVHD :Chu Thị Huệ

TP.HCM, Tháng 8 năm 2023

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành hết chương trình đào tạo cùng với khóa luận tốt nghiệp này, đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy/cô trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật Tp HCM nói chung và đặc biệt đến quí thầy/cô trong Khoa Kinh Tế đã truyền đạt đạt, giảng dạy cho em những kiến thức vô cùng quý giá, để làm hành trang cho em trong sự phát triển sau này

Để hoàn thành tốt kỳ thực tập cũng như khóa luận tốt nghiệp một cách tốt nhất, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Chu Thị Huệ Giảng viên Khoa Kinh Tế là người đã hướng dẫn cũng như giải đáp các thắc mắc cho em trong những ngày đầu làm báo cáo thực tập và khóa luận tốt nghiệp sau này

Bên cạnh đó em cũng xin gửi lời cảm ơn đến chị Bùi Đỗ Thu Giang người trực tiếp hướng dẫn em tại doanh nghiệp, cùng với các anh/chị trong Công Ty TNHH MTV Thương Mại Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam) là những người đã giúp đỡ em rất nhiều, trong lần đầu trải nghiệm tại một môi trường hoàn toàn mới mà trước kia em chưa có cơ hội được trải nghiệm và cũng giúp đỡ em rất nhiều để có thể hoàn thành tốt kỳ thực tập tại công ty

Cuối cùng em xin chúc tất cả mọi người cùng gia đình có một sức khỏe thật tốt cũng như gặt hái được nhiều thành công trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Trần Quốc Tiến

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT TÊN TIẾNG ANH TÊN TIẾNG VIỆT

Bảng 3.4: Số lượng đơn hàng tại chi nhánh Bà Rịa 38

Bảng 3.5: Phân chia công việc trong phòng mua hàng 39

Bảng 4.1: 7 bước đánh giá và lựa chọn NCC ………….……… 44

Bảng 4.2: Tổng số tiền mua hàng các NCC từ 12/2022 - 05/2023 47

Bảng 4.3: Tiêu chí đánh giá và lựa chọn NCC 50

Bảng 4.4: Mặt hàng tôm đông lạnh và chân gà tại Bến Tre 55

Bảng 4.5: Kết quả dự báo tôm đông lạnh 56

Bảng 4.6: Kết quả dự báo chân gà 57

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Logo Công ty 3

Hình 1.2 Hình ảnh tại nhà hàng Hôm Kitchen NTT 4

Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 5

Hình 2.1 Quá trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 14

Hình 2.2 7 Bước đánh giá và lựa chọn NCC Error! Bookmark not defined Hình 3.1 Quy trình mua hàng thực phẩm tươi sống 22

Hình 3.2.Chi tiết đơn hàng NCC GO! 24

Hình 3.3 Quy trình mua hàng thực phẩm khô và phi thực phẩm 26

Hình 3.4 Quy trình lập hồ sơ thanh toán 28

Hình 3.5.Quy trình so sánh giá nhà cung cấp 30

Hình 3.6 Kết quả hoạt động kinh doanh 2022 và 5 tháng đầu 2023……… ……….33

Hình 3.7 Tổng số tiền mua NVL năm 2022 và 5 tháng đầu 2023………34

Hình 4.1 7 bước đánh giá và lựa chọn NCC 45

Hình 4.2 Phân loại NCC bằng pareto 49

Hình 4.3 Biểu đồ biểu diễn 56

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN ii

LỜI CẢM ƠN iii

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 5

1.5 Cơ sở vật chất của công ty 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 7

2.1 Hoạt động mua hàng 7

2.1.1 Khái niệm mua hàng 7

2.1.2 Vai trò của mua hàng trong hoạt động doanh nghiệp 7

2.1.3 Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp 8

2.1.4 Các quy tắc đảm bảo mua hàng hiệu quả 10

2.2 Quản trị mua hàng 12

2.2.1 Khái niệm quản trị mua hàng 12

2.2.2 Mục tiêu của hoạt động mua hàng 12

2.2.3 Vai trò của quản trị mua hàng 13

2.3 Quy trình hoạt động mua hàng 14

2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng 14

2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp 15

2.3.3 Thương lượng và đặt hàng 19

2.2.4 Theo dõi và kiểm tra đơn hàng 20

2.3.5 Đánh giá công tác mua hàng 20

2.4 Phương pháp dự báo điều hòa mũ 21

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN GIA THƯƠNG MẠI GIA DỤNG TỔNG HỢP (CENTRAL RETAIL CORPORATION VIỆT NAM) 22

3.1 Quy trình mua hàng tại công ty 22

3.1.1 Quy trình mua hàng thực phẩm tươi – sống 22

3.1.2 Quy trình mua hàng thực phẩm khô và phi thực phẩm 25

3.1.3 Quy trình lập hồ sơ thanh toán 28

3.1.4 Quy trình so sánh giá nhà cung cấp 30

3.2 Thực trạng công tác mua hàng tại Công ty TNHH MTV Gia Dụng Tổng Hợp 33

3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh và mua hàng tại công ty 33

3.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 34

3.2.3 Công tác theo dõi và kiểm tra giao nhận 38

3.2.4 Nhân viên và hệ thống thông tin 39

3.3 Nhận xét chung đối với hoạt động mua hàng tại công ty TNHH MTV Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam) 41

3.3.1 Ưu điểm 41

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI GIA DỤNG TỔNG HỢP (CENTRAL RETAIL VIỆT NAM) 45

4.1 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 45

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay thì hoạt động mua hàng được xem là công tác quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Trạng thái được xem tối ưu trong quá trình vận hành doanh nghiệp là: “Mua vào rẻ, bán ra đắt, các khâu trung gian không được lãng phí, thất thoát” câu nói nay tuy đơn giản nhưng cũng đã diễn tả được tầm quan trong hoạt động mua hàng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay

Trong hoạt động kinh doanh ăn uống, dịch vụ nhà hàng thì việc đảm bảo chất lượng các nguyên liệu đậu vào là vô cùng cần thiết Bên cạnh các lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp thì nó cũng ảnh hưởng đến độ uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp Tại thị trường Thành Phố Hồ Chí Minh, kinh doanh ẩm thực rất phát triển, cạnh tranh trong ngành rất cao, đa phần kinh doanh theo chuỗi các thương hiệu phủ được phủ sóng khắp các Quận trong Thành phố Với mảng dịch vụ ăn uống là một mảng còn khá là non trẻ so với lịch sử hình thành của Central Retail ở Việt Nam Hiện nay Công ty có 4 nhà hàng mới thành lập từ năm 2020 ở Việt Nam Vì vậy việc đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu tại mỗi nhà hàng là vấn đề cấp thiết hàng ngày, hàng tuần Công tác mua hàng đến các nhà hàng là công tác vô cùng quan trọng, trong việc góp phần tiết kiểm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh

Trong quá trình thực tập tại công ty tác giả nhận thấy các quy trình mua hàng được xây dựng khá chặt chẽ, những trong quá trình hoạt động còn gặp một số vấn đề còn gặp phải một số vấn đề gây ảnh hưởng đến hiểu quả của hoạt động mua hàng tại công ty Qua đó đề tài: “Hoàn thiện hoạt động Mua Hàng tại Công Ty TNHH MTV Thương Mại Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Corporation Việt Nam)” được tác giả thể hiện, qua đó nhịn nhận được những khó khăn và thuận lợi còn tồn đọng trong quy trình, từ đó có những hướng đi mới, nhằm cải thiện và hiện thiện quy trình mua hàng tại Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của bài nhằm phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại bộ phận mua hàng của Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp

(Central Retail Việt Nam) Qua đó đề xuất các giải giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng tại công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động mua nguyên vật liệu tại Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam)

- Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi về không gian: Phòng mua hàng của Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam)

+ Phạm vi về thời gian: 01/2023 – 06/2023

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp định tính: Thu thập ý kiến từ nhân viên ở bộ phận mua hàng để hoàn thiện câu hỏi khảo sát, quan sát thực tế nhận biết được những vấn đề xảy ra trong quá trình mua nguyên vật liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI GIA DỤNG

TỔNG HỢP (CENTRAL RETAIL CORPORATION VIỆT NAM) 1.1 Tổng quan về công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam)

- Tên công ty: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp (Central Retail Việt Nam)

- Mã số thuế: 0314578955 - Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Phú Nhuận - Địa chỉ: 163 Phan Đăng Lưu, Phường 1, Quận Phú Nhuận, TP HCM - Người đại diện: Jariya Chirathivat

- Loại hình doanh nghiệp: TNHH Một Thành Viên - Website công ty: https://centralretail.com.vn/

Hình 1.1 Logo Công ty

Nguồn: https://centralretail.com.vn/

- Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp được thành lập vào năm 2017 và là công ty trực thuộc Tập Đoàn Central Retail Việt Nam

1.2 Ngành nghề hoạt động

Ngành nghề hoạt động là bán lẻ khác trong các Trung Tâm Thương Mại GO! Hiện nay công ty kinh doanh 4 nhà hàng trải dài Nam ra Bắc Với các tên gọi như Hôm Lào Cai, Hôm Kitchen Nguyễn Thị Thập, Hôm Dimsum Bến Tre và Dinadi Bà Rịa

Hình 1.2 Hình ảnh tại nhà hàng Hôm Kitchen NTT

Sứ mệnh: Làm cho cuộc sống khách hàng trở nên dễ dàng hơn nhờ vào đội ngũ nhân

viên nhiệt huyết, trao quyền, tương tác hiểu quả trên nền tảng hợp tác và tư duy khởi nghiệp

1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Hàng Gia Dụng Tổng Hợp

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Nguồn: Phòng Nhân sự

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Giám Đốc: Đây là chức vụ cao nhất trong công ty, có trách nhiệm điều hành và định

hướng phát triển cho doanh nghiệp Đảm nhận báo cáo cũng như tham gia các cuộc họp từ phía các quản lý tập đoàn Central Retail

Quản lý vận hành F&B: Phụ trách hoạt động điều hành, đánh giá và giải quyết các

vấn đề liên quan đến các nhà hàng, như nhân sự, kế hoạch kinh doanh,… Đảm nhận hướng dẫn đào tạo các quản lý và nhân viên ở các nhà hàng

Giám Đốc

Quản lý vận hành F&B

TP Thu Mua & Vận Hành

Phụ Trách Bếp

Content Creator

Graphic Designer

Admin

Giám Đốc Phát Triển Bán

LẻTrợ Lý Giám Đốc - Phát Triển Kinh

Doanh

Quản lý kinh doanh

Nhân Viên Mua Hàng Miền BắcNhân Viên Mua Hàng Miền Nam

Nhân Sự

Giám Đốc Phát Triển Bán Lẻ: Xây dựng và đánh giá các ý tưởng mô hình kinh doanh

mới ở các Trung Tâm Thương Mại Siêu Thị Go!

Quản lý kinh doanh: Kiểm soát hoạt động kinh doanh của các nhà hàng ở mức ổn

định; lập kế hoạch tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Nhân sự: Lên kế hoạch và tuyển dụng nguồn lực cho công ty; thực hiện quản lý các hồ sơ, thông tin của nhân viên; tính toán lương thưởng và chế độ phúc lợi; tổ chức các lớp đào tạo nhằm năng cao kĩ năng cần thiết cho nhân viên

Trưởng Phòng Thu Mua & Vận Hành: Hỗ trợ các công việc đến quản lý và điều

hành các nhà hàng Bên cạnh đó cũng hỗ trợ các vấn đề liên quan đến quản lý nhà cung cấp, nguyên vật liệu

Nhân Viên Mua Hàng: Tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng và theo dõi tình hình nguyên

vật liệu ở các nhà hàng Vị trí này phân chia làm hai khu vực là Miền Bắc: phụ trách thu mua ở nhà hàng Hôm Lào Cai, Miền Nam: phụ trách các hoạt động thu mua ở các chi nhánh TP HCM, Bến Tre và Bà Rịa – Vũng Tàu

Trợ Lý Giám Đốc – Phát Triển Kinh Doanh: Hỗ trợ các công việc hàng ngày của

Giám Đốc, xây dựng và phát triển các mô hình kinh doanh mới ở các nhà hàng

Content Creator: Thực hiện quảng bá và lên ý tưởng marketing nhà hàng trên các nền

tảng mạng xã hội như: Facebook, Tiktok, Youtube

Graphic Designer: Thiết kế các hình ảnh như: menu món ăn, các poster hình ảnh liên

quan đến nhà hàng

Admin: Thực hiện sắp xếp và lên lịch họp và các sự kiện trong công ty; đặt văn phòng

phẩm hoặc các vật tư yêu cầu

1.5 Cơ sở vật chất của công ty Nhà hàng: Hiện tại công ty có 4 nhà hàng bao gồm Hôm Lào Cai; Hôm Dimsum Bến

Tre; Dinadi Bà Rịa; Hôm Kitchen Nguyễn Thị Thập

Máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy như: Máy pha cà phê, máy trộn bột, các loại

bếp, tủ lạnh, máy làm đá, chén đĩa, bát,

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Hoạt động mua hàng

2.1.1 Khái niệm mua hàng

Theo Russel và Thukral (2003) định nghĩa mua sắm là việc áp dụng chức năng giao dịch để mua sản phẩm và dịch vụ ở mức giá thấp nhất có thể Quá trình này liên quan đến việc quản lý vật chất của hàng hóa và dịch vụ, bên cạnh việc quản lý các giao dịch mua hàng Tuy nhiên, Bodnar và Hopwood (2004, p277) đã định nghĩa mua sắm là “quy trình kinh doanh lựa chọn nguồn, đặt hàng và mua hàng hóa và dịch vụ” Bodnar và Hopwood (2004) nhấn mạnh các bước chung của quy trình mua sắm bao gồm xác định yêu cầu, lựa chọn nguồn, yêu cầu báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, phát hành đơn đặt hàng, nhận hàng, xác minh hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp

Theo Nguyễn Thị Thông Thái và An Thị Thanh Nhàn (2011) mua là một quá trình nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,…cho doanh nghiệp, đáp ứng các nhu cầu về lưu trữ cũng như hoạt động kinh doanh với tổng chi phí thấp nhất

2.1.2 Vai trò của mua hàng trong hoạt động doanh nghiệp

Mua hàng hàng, là yếu tố đầu vào và cũng được xem là hoạt động đầu tiên trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu tố này phải đáp ứng đúng chất lượng, chủng loại và đặc biệt phải phù hợp với thị yếu của người tiêu dùng

Trong quá trình kinh doanh, muốn bán được các sản phẩm đầu ra thì các yếu tố đầu vào như hàng hóa hoặc nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng Mua hàng giúp doanh có đầy đủ các yếu tố đầu vào, giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Song song đó theo Chu Văn (2020) trạng thái được xem là lý tưởng nhất trong quá trình hoạt động sản xuất của mỗi doanh nghiệp là “mua vào rẻ bán ra đắt, các khâu trung gian không được lãng phí, thất thoát” Đích đến cuối cùng của mỗi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, vậy nên khi mua hàng với số lượng lớn nhân viên mua hàng cần tránh các tình trạng, như mua dư thừa hoặc thiếu tất cả đều ảnh hưởng không tốt đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bên cạnh đó việc mua hàng cũng góp phần giúp cho doanh nghiệp nâng cao được vị thế cũng như năng lực cạnh tranh trên thị trường, bởi vì khi mua

hàng bao gồm những chi phí kèm theo như: chi phí vận chuyển, lưu kho, quảng cáo, giao hàng, điều này sẽ góp một phần làm tăng giá bán cho mỗi đơn vị sản phẩm, từ đó dẫn đến làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường

Mua hàng còn đảm bảo có đủ số lượng hàng bán ra cho khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ Các doanh nghiệp khi mua hàng cần chú ý đến mẫu mã, chất lượng, chung loại, kích cỡ, phù hợp với nhu cầu Nếu lựa chọn những sản phẩm không phù hợp nhu cầu thì khách hàng hàng sẽ không chấp nhận sản phẩm và dẫn đến doanh nghiệp không bán được hàng và kéo theo doanh thu sụt giảm, Với mục đích của các doanh nghiệp là làm cho mỗi khách hàng, khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ cảm thấy sự thỏa mãn và hài lòng về sản phẩm của mình Cho nên cẩn phải có người tiêu thụ sản phẩm đầu ra cuối cùng thì doanh nghiệp mới đạt được mức doanh thu và lợi nhuận như kì vọng Vậy nên cần phải mua hàng phù hợp nhu cầu và tình kinh doanh

2.1.3 Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những hình thức mua hàng khác nhau hoặc sẽ kết hợp sao cho phù hợp với nhu cầu và thuận tiện nhất trong quá trình kinh doanh Để thuận tiện trong quá trình xem xét, thì ta có thể phân loại theo một số tiêu thức chủ yếu như sau:

Căn cứ vào quy mô mua hàng: Có hai dạng mua theo nhu cầu và mua theo lô

Theo Phạm Vũ Luân (2004) mua theo nhu cầu là hình thức mua hàng theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, không mua dự thừa hoặc thiếu và chỉ mua vừa đủ với số lượng bán ra, vậy nên số lượng hàng tồn kho gần như mức bằng 0

Ưu điểm của phương pháp này là xác định đúng nhu cầu mua hàng một cách đơn giản, không phải tốn chi phí tồn kho để lưu trữ nguyên vật liệu Lượng tiền mua hàng hóa không lớn nên giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng, tranh được tình trạng ứ đọng, tiết kiệm được chi phí bảo quan đối với một số sản phẩm cần phải bảo quản ở môi trường thích hợp và làm tăng tốc độ chu chuyển của vốn Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng như thay đổi giá, giảm thiểu các hoạt động thiên tai do thiên tai, xung đột chiến tranh giữa các quốc gia

Bên cạnh những ưu điểm thì chiến lược này cũng còn tồn tại một số ưu điểm như sau: Vì chỉ mua hàng với số lượng vừa đủ và trong điều kiện kinh doanh bình thường, nếu hàng bị trễ hoặc nhu cầu khách hàng tăng cao đột biến thì doanh nghiệp có nguy cơ bị thiếu hàng Bởi vì mua với số lượng nhỏ thì chi mua hàng thường cao và thường sẽ không nhận được những ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng Không tiến hành dự báo nhu cầu trong tương lai nên rất khó cạnh tranh cũng như tối ưu hóa chi phí đầu vào của doanh nghiệp

Vậy nên việc mua hàng theo lô sẽ giải quyết được những nhược điểm ở trên, Theo Phạm Vũ Luân (2004) mua hàng theo lô là mua số lượng nhiều hơn so với nhu cầu bán ra trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự báo nhu cầu dựa trên kinh nghiệp hoặc sử dụng các công cụ dự báo để tối ưu số lượng

Ưu điểm của phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm tổng chi phí mua hàng, nhận được các ưu đãi chiết khấu từ nhà cung cấp Được chủ động trong việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín Dự báo biến động thị trường trong tương lai, giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí từ đó tăng doanh nhu và lợi nhuận

Song phương pháp này cũng không tránh khỏi những nhược điểm như là: Khi mua hàng với một số lượng lớn sẽ gây áp lực tài chính lên doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn Chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa cao, các rủi ro khác như thiên tai, mất cắp, lỗi thời, sản phẩm hạ giá

Căn cứ vào hình thức mua: có hai hình thức là tập trung và phân bổ chi phí cho

phòng ban Tập trung mua hàng là những bộ phận chuyên phụ trách mua theo nhóm hàng, mặt hàng, hình thức mua này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí, vì phải trải qua nhiều bước, nhiều phòng bàn xét duyệt nên không tránh khỏi các tình huống chậm trễ tiến độ giao đặt hàng cho dự án Ngoài hình thức mua trên còn có phân bổ chi phí cho các phòng ban, điều này giúp cho các phòng ban tử chủ trong việc mua sắm cũng như dự báo nhu cầu khách hàng cho các doanh nghiệp, việc mua theo các phòng ban sẽ không tôi ưu hóa được tổng chi phí khi mua

Căn cứ vào thời gian thanh toán: Có 3 hình thức thanh toán phổ biến là:

Mua đến đâu thanh toán đến đó: Khi nhận hàng bên mua phải tiến hành làm thủ tục

hồ sơ thanh toán cho bên bán

Mua giao hàng trước: Sau khi bên bán giao hàng cho bên mua thì sẽ tiến hành lưu

công nợ và thành toán khoảng thời gian sau đó

Mua đặt tiền trước khi nhận hàng: Sau khi tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng

hóa với nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải tiến hành trả một số tiền trả trước Sau đó bên mua sẽ tiến hành mua hàng và cấn trừ dần dần vào số tiền đã trả trước Sau khi mua hết số tiền hai bên sẽ tiến hành đàm phán gia hạn thêm nếu có

Căn cứ vào nguồn hàng: Có 2 hình thức như sau:

- Mua trong nước: Là hình thức mua hàng được tiến hành trong nước và các sản phẩm

được sản xuất trong lãnh thổ của một quốc gia

- Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước

ngoài để thực hiện kinh doanh trong nước Có 2 hình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uy thác: Là hình thực công ty sẽ đóng vai trò trung gian hay thường

được gọi là bên thứ ba làm cầu nối mua bán nguyên vật liệu, sản phẩm từ nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước Hoạt động dịch vụ mua bán này công ty không phải sử dụng vốn mua và sẽ nhận được một khoản tiền từ hợp đồng

+ Nhập khẩu trực tiếp: Là hình thức công ty tự tìm hiểu và tự thực hiện từ khâu đầu

tiên đến khi hàng hóa về được vận chuyển về trong nước Hình thực này phải tự sử dụng vốn mua của mình

Bên cạnh các hình thức ở trên còn có một số hình thức khác như: mua theo hợp đồng, mua trực tiếp hoặc gián tiếp, mua theo đơn hàng Mỗi phương pháp sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau, nên các doanh nghiệp sẽ tùy theo tình hình từng thời điểm, hoàn cảnh mà chọn phương pháp tối ưu chi phí nhất cho mình

2.1.4 Các quy tắc đảm bảo mua hàng hiệu quả

Theo Phạm Vũ Luân (2004) để đảm bảo mua hàng nhằm lựa chọn đúng nhà cung cấp nhằm tối ưu về giá, mẫu mã, chất lượng và sản phẩm phù hợp với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Hiện tại có 3 nguyên tắc mua hàng mà các doanh nghiệp đang áp dụng

Mua hàng của nhà nhiều nhà cung cấp: Để phân tán rủi ro trong hoạt động mua

hàng, tránh các trường hợp rủi ro trong quá trình mua, vậy nên khuyến khích các doanh nghiệp không nên hợp tác duy nhất với một nhà cung cấp, nên lựa chọn từ 2-3 nhà cung cấp, nhằm tránh các tình trạng như thiếu nguyên vật liệu, thiên tai, sự cố trong quá trình vận chuyển

Việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp cũng tạo nên sự cạnh tranh giữa họ Khi đó, nhà cung cấp sẽ có những chính sách ưu hấp dẫn, để tạo lợi thế trên thị trường Nhưng nếu khi chỉ có một nhà cung cấp duy nhất và độc quyền thì họ sẽ ép giá và đặt các điều kiện gây khó khăn trong quá trình mua

Tuy nhiên, giữa các nhà cung cấp nên phân loại mức độ và thiết lập mối quan hệ các nhà cung cấp chính, nhằm hướng tới quan hệ hợp tác lâu dài dựa trên sự giúp đỡ và tin tưởng lẫn nhau Nên lựa chọn một nhà cung cấp chính sẽ mua thường xuyên và số lượng được ưu tiên hơn so với các nhà cung cấp khác, khi đó doanh nghiệp sẽ nhận được các ưu đãi đặc quyền từ phía nhà nhà cung cấp, giúp đỡ doanh nghiệp khi khó khăn, được ưu tiên về nguồn hàng khi xảy ra các tình trạng khan hiếm hàng hóa trên thị trường và được kéo dài thời gian thanh toán

Giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Khi lựa chọn được các nhà cung cấp ưu

tiên, thì trong quá trình đàm phán mua hàng sẽ phát sinh những điều kiện gây ra bất lợi đối với doanh nghiệp, nếu không tỉnh táo, chủ động thì nhà cung cấp sẽ bị thu hút từ mức giá, số lượng, điều vận chuyển,…mà quên đi những điều kiện về chất lượng Do đó để nắm thế chủ động trong quá trình mua thì các ràng buộc hai bên phải được thể hiện rõ trong hợp động mua bán Và các hợp đồng nhất định phải do phía công ty soạn thảo, không được được cho nhà cung cấp soạn thảo các tiêu chuẩn và quy định có trong hợp đồng

Đảm bảo tính hợp lý về quyền lợi giữa hai bên: Trong quá trình mua hàng cần phải

đảm bảo tương quan hợp lý giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Nếu doanh nghiệp bị các điều kiện mua hàng bất lợi sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và chất lượng, dẫn đến ảnh hưởng đến tình kinh doanh Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp cố tình gây khó dễ đến với nhà cung cấp, thì sẽ khó xây dựng được mối quan hệ bền vững giữa hai bên

2.2 Quản trị mua hàng 2.2.1 Khái niệm quản trị mua hàng

Theo quan niệm truyền thống, mua (Purchasing) là hành vi thương mại, đồng thời cũng là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối Theo quan điểm ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu

Theo Nguyễn Phúc Nguyên và Lê Thị Minh Hằng (2016): Quản trị mua hàng (Purchasing Management) được nhìn nhận với tư cách là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên quản trị mua hàng lại được nhìn nhận khác nhau tùy theo cách tiếp cận

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các công việc như xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra giao nhận, đánh giá kết quả giao hàng nhằm đạt được mục tiêu xác định (p.126)

2.2.2 Mục tiêu của hoạt động mua hàng

Theo Phạm Công Đoàn và Nguyễn Cảnh Lịch (2012) mua hàng được xem như là quá trình đầu tiên trong hoạt động kinh doanh sản xuất, đây là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để cho công tác quản trị mua hàng đạt được những mục tiêu mà mình đề ra, thì mục tiêu cơ bản mua hàng là đảm bảo an toàn khi bán ra

- Đảm bảo an toàn khi bán ra: Công tác đầu tiên là phải mua với số lượng đủ với

nhu cầu sử dụng, tránh tình trạng hàng thừa hoặc thiếu, dẫn đến tình trạng tồn kho gây ứ đọng hàng hóa, và thiếu hụt nguồn hàng khi cần thiết Các mặt hàng phải mua phù hợp với nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng, vì đây chính là những người tiêu thụ sản phẩm cuối cùng Đảm bảo công tác mua hàng, vận chuyển gặp ít rủi ro nhất (như giao hàng trễ, thiếu

hụt hàng, ) Việc vận chuyển hàng hóa không đúng thời gian đôi khi cũng gây ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp

- Đảm bảo chất lượng mua vào: Khi mua vào sản phẩm phải có chất lượng mà khách

hàng có thể chấp nhận được Quan điểm này được sử dụng phổ biến trong quá trình sản xuất, trong lưu thông mua bán thì hàng hóa sẽ được chọn chất lượng tối ưu, chứ không phải là chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu là chất lượng mà nhà cung cấp đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp cũng như người sản xuất sẽ có lợi nhuận nhiều nhất Còn chất lượng tối đa là ở đó nhà cung cấp đáp ứng sản phẩm tốt nhất, mức chất lượng cao nhất, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu Vậy nên ở mức chất lượng tối đa thì cả bên bán và bên mua sẽ mức lợi nhuận thấp nhất

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất: Giúp tạo những điều kiện thuận lợi nhất

để xác định giá bán Giúp tối ưu chi phí đầu vào từ đó có thể hạ thấp giá bán so với các đối thủ cạnh tranh để kéo nhu cầu khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng không những thể hiện qua giá bán mà còn được thể hiện qua: mua ở đâu? Của ai? Số lượng bao nhiêu,…để chi phí đặt hàng, giao dịch là thấp nhất Cho nên các doanh nghiệp nên chú trọng vào tổng chi phí mua hàng hơn là chú trọng tới giá bán của từng sản phẩm

2.2.3 Vai trò của quản trị mua hàng

Theo An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2011) quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp được thể hiện quả việc tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng một cách thường xuyên, định kì, cung cấp hàng hóa một cách kịp thời, phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với một chất lượng tốt, giá cả hợp lý Quá trình mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước trong quá trình mua hàng, từ đó tiến hành công tác lựa chọn và đi tới việc đặt hàng Đó là một quá trình tương đối phức tạp và được lặp đi thành một chu kỳ Nó liên liên quan đến phân tích các yếu tố như: trong quản lý, thực trạng nhu cầu, giá cả, dự báo, lãi suất ngân hàng Công tác tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở tiên quyết đầu tiên để thực hiện các mục tiêu quản trị mua hàng

2.3 Quy trình hoạt động mua hàng

Hoạt động mua hàng là một chuỗi các hoạt động từ khâu lập kế hoạch mua hàng theo từng tháng, quý, năm, theo từng mặt hàng, theo đơn vị mua hàng, kế hoạch mua cần phải xác định rõ trong khoảng thời gian tới cần mua cái gì, số lượng bao nhiêu? Tên mặt hàng, mã kí hiệu của mặt hàng và các thông số kỹ thuật khi mua Ngoài ra mức giá dự tính, thời gian mua và giao hàng khi nào là những thông tin được làm rõ ngay từ những bước đầu tiên, từ đó lựa chọn NCC phù hợp với doanh nghiệp và được thể qua hình 2.1

Hình 2.1 Quá trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Nguồn: Phạm Vũ Luận (2004)

2.3.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Xác định nhu cầu mua hàng là một trong những nội dung quan trong nhất trong quá trình hoạch định mua hàng Nhằm xác định được nhu cầu các mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc nắm bắt được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp được xem là bước cơ bản đầu tiên, để triển khai công tác mua hàng trong thời điểm hiện tại và sau này

Thông thường thì nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp được chia thành hai nhóm chính: - Nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh nghiệp, khi tiến hành mua nhóm này cần lưu ý về yếu tố bảo mật và trí tuệ, lưu ý đến công tác bảo

dưỡng bảo trì nếu là mua các trang thiết bị,…tuyệt đối tránh làm rò rỉ thông tin để các đối thủ nắm bắt, đảm bảo các yêu cầu về sở hữu

- Nhóm phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp, nhu cầu mua hàng của nhóm này phụ thuộc phần lớn vào nhu cầu thị trường, dựa trên quan điểm mua cái thị trường cần Cụ thể, doanh nghiệp sẽ mua những mặt hàng như sau:

+ Mua dịch vụ (gia công, vận chuyển, bảo hiểm, tư vấn, quảng cáo,…) + Mua và thuê tài sản cố định (tòa nhà, kho bãi,…)

+ Mua công nghệ và sở hữu trí tuệ (nhượng quyền thương mại, công nghệ quản lý,….)

2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp là quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp có khả năng cung cấp cho người mua các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng phù hợp với mức giá, vào đúng thời điểm và đúng số lượng, và đây được xem là một trong những hoạt động quan trọng nhất để thiết lập một chuỗi cung ứng hiệu quả, giúp các tổ chức đạt được chi phí ưu nhất (Sarkis & Talluri, 2002; Paul và cộng sự, 2011; Luthra và cộng sự, 2017)

Bên cạnh đó các doanh nghiệp luôn mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cần mua từ đó có nhiều sự lựa chọn Vấn đề là tìm ở đâu? Tìm như thế nào? Cần có những thông tin gì? Làm sao lựa chọn nhà cung phù hợp nhất? Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm: nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp, nguồn thông tin đại chúng, nguồn thông tin từ phía nhà cung cấp

Để tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các thông tin, xử lý thông tin, đưa ra những nhận xét, đánh giá, kết luận theo những tiêu chí đánh giá lựa chọn mà họ đã đề ra từ ban đầu Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa những nội dung cơ bản như sau: tên nhà cung cấp, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, độ uy tín trên thị trường, quá trình hoạt động, khả năng tài chính và khả năng đáp ứng nguồn hàng, Các doanh nghiệp khi tìm kiếm nên xác định mối quan hệ, hợp tác làm ăn lâu dài với họ Vậy nên trong quá trình tìm kiếm, thu thập thông tin phải hết sức thận trọng, đặc biệt là các nhà cung cấp ở ngoài, các thông tin sẽ rất ít và thường rất khó

xác thực thông tin của họ Đối với trường hợp, chưa xác minh được thông tin thì doanh nghiệp nên mua hàng của các doanh nghiệp uy tín để tránh rủi ro khi mua

Sau khi tìm kiếm thông tin các nhà cung cấp hoàn tất, thì khi tiến hành lựa chọn doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:

Theo Chu Văn (2020) Có 4 bước để thiết lập tiêu chuẩn khi lựa chọn nhà cung cấp:

Bảng 2.1: Các tiêu chí đánh giá lựa chọn NCC

Nhân tố chính Tiêu chí đánh giá Chất lượng Tỉ lệ đạt chuẩn của nguyên vật liệu đầu vào, tỉ lệ tạm chấp nhận

(Mua hàng đặc biệt), tỉ lệ từ chối, cải thiện chất lượng, Giá cả Tỉ lệ giảm giá, phương thức vận chuyển, phương thức tồn kho, Giao hàng Tỉ lệ giao hàng đúng hạn, chu kì giao hàng, tình trạng thiếu hụt, Sáng tạo Số lượng và hiệu quả của hệ thống quản lí, giai đoạn phát triển

của hệ thống thông tin,… Kĩ thuật Dự trữ và nâng cao kỹ thuật, số lượng và cơ cấu đội ngũ cán bộ

kỹ thuật, hỗ trợ kỹ thuật,… Dịch vụ Tốc độ đáp ứng, dự báo cảnh báo (thiếu hoặc chậm), dịch vụ giá

trị gia tăng,… Trách nhiệm xã

Trước tiên là phân bổ trọng số cho các nhân tố chính, sau đó trọng số của nhân tố chính được phân bổ cho các tiêu chí cụ thể Tổng trọng số luôn được tính bằng 1

Hình 2.2 7 bước đánh giá và lựa chọn NCC

Nguồn: Robert M Monczka và công sự (2011)

Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp Cần xác định rõ các thông tin như: Sản phẩm, vật liệu cần cung cấp là gì? Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn gồm những gì? Thời hạn cần cung ứng sản phẩm dịch vụ?

Bước 2: Xác định yêu cầu chính về nguồn cung ứng

Bước 7: Lựa chọn NCC Bước 6: Xác định phương pháp đánh giá Bước 5: Giới hạn NCC trong nhóm lựa chọnBước 4: Xác định nguồn cung ứng tiềm năngBước 3: Xác định chiến lược tìm kiếm nguồn cung ứng

Bước 2: Xác định yêu cầu chính về nguồn cung ứngBước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Đề ra những tiêu chí về nguồn cung ứng, những tiêu chí này thường được xác định bởi các khách hàng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, 3 tiêu chí chung cho các sản phẩm thường sẽ là đặc điểm của sản phẩm như: Chất lượng, giá cả và hiệu suất mua hàng

Bước 3: Xác định chiến lược tìm kiếm nguồn cung ứng Chiến lược tìm kiếm nguồn cung ứng cần được triển khai dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp Mục tiêu của doanh nghiệp có thể là tối ưu chi phí, hay đảm bảo được nguồn hàng chất lượng Một số quyết định bao gồm: Chọn một hay nhiều nhà cho một danh mục hàng hóa, nhà cung cấp một hay nhiều dịch vụ, hợp đồng mua hàng ngắn hạn hay dài hạn, nhà cung cấp trong nước hay nước ngoài

Bước 4: Xác định nguồn cung ứng tiềm năng Sau khi đã xác định những tiêu chí và chiến lược lựa chọn nguồn cung, tiếp theo các nhà quản lý cần chọn ra các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng những tiêu chí của doanh nghiệp Nguyên tắc để lựa chọn NCC là trước hết là phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, mặt khác chi phí NCC đưa ra cần đáp ứng với nhu cầu tài chính của doanh nghiệp Việc lên danh sách đúng các NCC có thể giải quyết bài toán cung ứng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp có thêm sự đa dạng lựa chọn

Bước 5: Giới hạn NCC trong nhóm lựa chọn Người mua thường thực hiện đánh giá sơ bộ về tiềm năng NCC từ đó nhằm thu hẹp danh sách các NCC

Bước 6: Xác định phương pháp đánh giá Các phương pháp đánh giá như: chi phí, chất lượng sản phẩm, yêu cầu về kỹ thuật, thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, rủi ro tài chính, tính lâu dài và bền vững,…Không những thế nhà quản lý mua hàng còn có thể đánh giá hoạt động của nhà cung cấp bằng cách yêu cầu họ phản hồi một số đánh giá chủ quan của mình về hiệu quả hoạt động của mình một cách ngắn gọn nhưng chi tiết khi bắt đầu thực hiện đánh giá Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng điểm khi thực hiện các đánh giá để thể hiện kết quả một cách trực quan hơn Kết quả sau buổi đánh giá nhà cung cấp cần cung cấp được cho bạn một số thông tin cụ thể như:

- Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào? - Đâu là nhà cung cấp có tổng số điểm đánh giá cao nhất? - Đâu là nhà cung cấp có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất? - Đâu là nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn? Vì sao? Bước 7: Lựa chọn NCC

Sau khi đã chọn lọc được các nhà cung cấp tiềm năng nhất, đây là bước để các nhà quản lý mua hàng đánh giá hay kiểm chứng lại những thông tin đã được thu thập trước đó bằng nhiều cách khác nhau như: Đến thăm trực tiếp cơ sở nhà cung cấp để đánh giá thực tế quy trình làm việc của họ Thu thập đánh giá từ các đối tác hiện tại hoặc trước đó của nhà cung cấp

Sau khi hoàn thành bước thứ 7, nhà quản lý mua hàng đã có thể chọn ra được nhà cung cấp phù hợp nhất với mình Với các nhà cung cấp không được lựa chọn, doanh nghiệp nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự phòng trường hợp cần thiết sau này

2.3.3 Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có danh sách nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán và đặt hàng để đi đến ký kết hợp động mua bán với nhà cung cấp Mục đích của thương lương và đặt hàng nhằm đạt được những thỏa thuận và yêu cầu với nhà cung cấp, về các điều kiện như mua bán hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất

Theo Robert M Monczka và cộng sự (2011) cách tốt nhất để tiếp cận đàm phán hiệu

quả giữa người mua và nhà cung cấp là được trình bày như một quá trình tương tác, cho và

nhận bao gồm 5 giai đoạn chính:

1 Xác định hoặc dự báo nhu cầu mua hàng; 2 Xác định xem có cần đàm phán;

3 Lập kế hoạch đàm phán; 4 Tiến hành đàm phán; 5 Thực hiện thỏa thuận (p.464)

Sau khi tiến hành thực hiện thỏa thuận, việc ký kết hợp đồng là cơ sở minh chứng để hai bên làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ các vấn đề pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp hoặc mâu thuẫn và xử lý vi phạm hợp đồng Vì vậy, hợp đồng mua bạn cần phải có đầy đủ rõ ràng với các nội dung như sau: tên, số lượng, quy cách, đơn giá, bao bì đóng gói, định giá, phương thức thanh toán, trách nhiệm các bên khi vi phạm, hiệu lực hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp Bên cạnh đó hợp đồng phải thể hiện được tính chủ động khi mua hàng và đảm bảo quyền lợi của hai bên; và được ký dựa trên các cơ sở, quy định pháp luật

2.2.4 Theo dõi và kiểm tra đơn hàng

Theo Phạm Vũ Luận (2004) mục đích của công tác này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian, đúng hợp đồng Trong quá trình trước và khi giao hàng cần giữ thế chủ động, thường xuyên theo dõi tình trạng đơn hàng, thúc nhà cung cấp giao hàng khi thời gian giao hàng sắp đến, điều này giúp đề phòng và tránh các trường hợp giao hàng trễ từ phía người bán do những nguyên nhân khách quan, có thể sử dụng nhiều kênh liên lạc khác nhau để theo dõi quá trình giao nhận Thông qua quá trình giám sát, sau khi nhận hàng cần tiến hành kiểm tra về chủng loại, màu sắc, kích thước, chất lượng, của hàng hóa Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng, quá trình kiểm tra sẽ giúp phát hiện những sai phạm hay những nguyên nhân như (giao hàng không đủ sống lượng, chất lượng không đạt chuẩn, không đúng địa điểm) Từ đó có thể quy kết và xử lý trách nhiệm và xử lý sai phạm

2.3.5 Đánh giá công tác mua hàng

Theo An Thị Thanh Nhà và cộng sự (2011) Nhằm đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua gồm:

1 Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng

2 Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính xác của thời gian và địa điểm giao nhận

3 Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp (p.257)

2.4 Phương pháp dự báo điều hòa mũ

Theo Nguyễn Thị Thanh Huyền và cộng sự (2009) Điều hòa mũ đưa ra các dự báo cho giai đoạn trước và thêm vào đó một lượng điều chỉnh để có được lượng dự báo cho giai đoạn kế tiếp Sự điều chỉnh này là một tỷ lệ nào đó của sai số dự báo ở giai đoạn trước và được tính bằng cách nhân số dự báo của giai đoạn trước với hệ số nằm giữa 0 và 1 Hệ số này gọi là hệ số điều hòa Công thức tính như sau: Ft = F(t−1) + α (At−1−Ft−1) Trong đó :

- Ft dự báo cho giai đoạn thứ t, giai đoạn kế tiếp F(t -1) - Dự báo cho giai đoạn thứ t-1, giai đoạn trước A(t -1) - Số liệu thực tế của giai đoạn thứ t-1 (p.12)

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN GIA THƯƠNG MẠI GIA DỤNG TỔNG HỢP (CENTRAL

RETAIL CORPORATION VIỆT NAM) 3.1 Quy trình mua hàng tại công ty

3.1.1 Quy trình mua hàng thực phẩm tươi – sống

3.1.1.1 Nhu cầu mua hàng

Để đảm bảo các sản phẩm như rau củ quả, thịt cá, hải sản có được chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng, thì số lượng đặt hàng mỗi ngày chính là nhu cầu sử dụng hàng của các nhà hàng

 Số lượng cần mua = nhu cầu sử dụng hàng ngày – tồn kho cuối ngày 3.1.1.2 Quy trình mua hàng

Hình 3.1 Quy trình mua hàng thực phẩm tươi sống

 Diễn giải quy trình

Bước 1: Tạo phiếu yêu cầu mua hàng (PR)

Sau 14h chiều mỗi ngày, bộ phận bếp và quầy bar sẽ tiến hành lập danh sách các nguyên vật liệu cần được mua sử dụng cho các ngày tiếp theo, việc lên danh sách số lượng này thường được dựa vào kinh nghiệm của nhân viên và dự báo lượng khách hàng trong tương lai Sau đó tiến hành kiểm tra số lượng các mặt hàng xem số lượng tồn kho còn lại là bao nhiêu? Cuối cùng nhân viên nhà hàng gửi PR đến bộ phần mua hàng và nhập số lượng và các mặt hàng cần mua lên trên hệ thống Dcorp

Bước 2: Tạo đơn đặt hàng (PO)

Khi nhận được PR từ dưới nhà hàng gửi lên, nhân viên mua hàng tiến hành kiểm tra số lượng và mặt hàng, nếu trường hợp thiếu hoặc dư thừa thì sẽ tiến hành trao đổi lại với phía nhà hàng từ đó đưa ra một số lượng hàng đặt tối ưu nhất, tránh gây thất thoát sau này Sau khi có số lượng cuối cùng, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành phân loại danh mục hàng hóa theo từng nhà cung cấp, nhằm tiện lợi trong quá trình đặt hàng Ví dụ như dầu mè Lee Kum Kee sẽ lựa chọn NCC Hương Thủy, thịt ba chỉ bò đông lạnh sẽ đa dạng nhà cung cấp hơn như: Phát Đạt, Trần Gia Cuối cùng nhân viên tiến hàng nhập các mặt hàng và số lượng để được ghi nhận hệ thống Dcorp

Trên thực tế cho thấy phía bộ phận các nhà hàng và nhân viên mua hàng thường tiến hành dự báo tình trạng đơn hàng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân Vì vậy nên thường xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà hàng Ví dụ, vào ngày 03/04/2023, do không dự báo chính xác nguồn hàng, đã xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu, vì vậy phải tiến hành mua hàng từ phía nhà cung cấp Siêu Thị GO! 2 lần trong một ngày Chi tiết về đơn hàng được thể hiện trong hình 3.2 phía dưới

Hình 3.2 Chi tiết đơn hàng NCC GO!

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Bước 3: Gửi PO cho các nhà cung cấp

Sau khi phân loại danh mục hàng hóa theo từng nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành gửi PO đến các nhà cung cấp, cuối cùng là xác nhận thời gian và địa điểm nhận hàng với phía NCC Đối với các trường hợp là NCC nội bộ Siêu Thị Go! thì phải tiến hành lên đơn đặt hàng trước 12h trong ngày và sẽ được giao hàng sau 2 ngày, ví dụ như phía nhà hàng mong muốn được giao hàng vào ngày 12/04/2023 thì nhân viên mua hàng phải gửi PO trước 12h ngày 10/04/2023 Tuy nhiên trong quá trình hoạt động kinh doanh của nhà hàng xảy ra các tình trạng như: thiếu nguyên vật liệu, nhà cung cấp giao trễ hoặc thiếu thì sẽ được ưu tiên lấy hàng mà không cần đặt trước 2 ngày như yêu cầu từ phía NCC và sẽ được đặt và tiến hành ghi công nợ sau

Bước 4: Nhận và kiểm tra đơn hàng

Khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng, phía nhà hàng dựa vào đơn đặt hàng, tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, tình trạng sản phẩm, nếu sản phẩm nào xảy ra tình trạng móp méo, hư hỏng không sử dụng được thì nhân viên nhà hàng tiến hành ghi chú lại số lượng, kèm tình trạng sản phẩm sau đó báo cáo lại cho bộ phận mua hàng Đối với những trường hợp giao hàng thiếu thì nhân viên mua hàng phải có trách nhiệm tìm nguồn hàng cung ứng bổ sung trong ngày, khi nhà cung cấp giao hàng trễ, cần liên hệ nhà cung cấp để xử lý một cách nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên sau hơn 5 tháng thực tập tại bộ phận mua hàng, tác giả nhận thấy rằng sau mỗi tháng hoặc quý việc đánh giá NCC chưa được tiến hành một cách định kỳ và

xuyên, nhân viên mua hàng thường bỏ qua bước này trong quá trình mua hàng với các nhà cung cấp, việc không tiến hành bước này dẫn đến một số NCC thường xuyên giao hàng trễ, sản phẩm không đạt chất lượng, giao không đúng số lượng như đơn đặt hàng Đặc biệt đối với NCC các sản phẩm rau củ Rau sạch Vũng Tàu ở chi nhánh nhà hàng DIANDI Bà Rịa thường xuyên giao hàng trễ, thiếu nguyên vật liệu và chi tiết một trong các đơn hàng thiếu được minh họa ở phụ lục 5, như trong tháng 04/2023 NCC này giao tổng cộng 15 lần nhưng có tới hơn 7 lần nhân viên nhà hàng kiểm tra không đạt yêu câu như đã mua, đối với các tháng khác tình trạng giao hàng không đạt chuẩn cũng chiếm từ 30 – 50% mỗi tháng Nguyên nhân xảy ra tình trạng trên lặp lại thường xuyên, vì ở chi nhánh DIANDI nhà cung cấp Rau sạch Vũng Tàu là một nhà cung cấp các sản phẩm rau củ độc quyền, ngoại trừ NCC nội bộ Go! Bà Rịa Bên cạnh đó phía công ty chưa có công tác đánh giá với tìm kiếm các NCC mới, vì những lý do trên mà tình trạng này đã diễn ra một cách thường xuyên

3.1.2 Quy trình mua hàng thực phẩm khô và phi thực phẩm

3.1.2.1 Nhu cầu mua hàng

Số lượng mua hàng vào cuối mỗi tháng được đề ra dựa trên nhu cầu sử dụng của tháng đó và số lượng kiểm kê trong kho hàng của mỗi nhà hàng Qua việc xem xét nhu cầu sử dụng thực phẩm khô và phi thực phẩm trong tháng, cùng với việc kiểm tra số lượng hiện có trong kho hàng, nhân viên mua hàng có thể đưa ra quyết định về số lượng cụ thể cần mua vào cuối tháng Quá trình này giúp đảm bảo nhà hàng sẽ có đủ nguyên vật liệu để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất

 Số lượng cần mua = nhu cầu sử dụng – tồn kho cuối kì

3.1.2.2 Quy trình mua hàng

Hình 3.3 Quy trình mua hàng thực phẩm khô và phi thực phẩm

Nguồn: Bộ phận mua hàng

 Diễn giải quy trình

Bước 1: Lập phiếu yêu cầu mua hàng (PR)

Vào mỗi cuối tháng bộ phận nhà tiến hành kiểm kê kho số lượng các mặt hàng khô và phi thực phẩm, sau đó tiến hành lên danh sách các mặt hàng kèm số lượng cần đặt, thường thì sẽ giống với hình thức mua hàng thực phẩm tươi sống chủ yếu dự vào kinh nghiệm hoặc dự báo mang tính cá nhân, nên thường xuyên xảy ra trường hợp thiếu hàng vào các ngày trong tháng Khi đã xác định được số lượng đặt hàng cần thiết, bộ phận phụ trách nhà hàng cần tiến hành kiểm tra lại số lượng hàng tồn trong kho qua hai hình thức trực tuyến qua phần mềm 1C và trực tiếp tại các nhà hàng Cuối cùng là

gửi danh sách cho bộ phận mua hàng và tiến hành nhập xác thực số lượng lên hệ thống Dcorp

Đối với những đơn hàng mua các NCC bên ngoài và có giá trị lớn hơn trên 2 triệu đồng: nhân viên mua hàng cần tiến hành tiến hành yêu cầu phê duyệt phiếu đề nghị mua sắm trên hệ thống E – Procurement của công ty Sau khi được phê duyệt tiến hành chuyển qua Bước 2

Bước 2: Tạo đơn đặt hàng (PO)

Cũng tương tự như quy trình mua hàng thực phẩm tươi – sống, sau khi nhận được mặt hàng kèm số lượng, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành điều chỉnh số lượng và mặt hàng một cách hợp lý nhất Sau đó phân loại danh mục hàng hóa theo nhà cung cấp, để thuận tiện trong quá trình đặt hàng Đối với sản phẩm ly nhựa PE NCC là Hunufa, các công cụ dụng cụ như chén, bát, đĩa sẽ là NCC Thu Hồng

Bước 3: Gửi PO cho các nhà cung cấp

Sau khi phân loại danh mục hàng hóa theo từng nhà cung cấp, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành gửi PO đến các nhà cung cấp, cuối cùng là xác nhận thời gian và địa điểm nhận hàng

Bước 4: Nhân và kiểm tra đơn hàng

Thời gian giao hàng kể từ ngày đặt hàng là dưới 12 ngày, quá trình nhận và kiểm tra đơn hàng cũng tương tự như quá trình mua thực phẩm tươi sống được đề cập ở trên, sau khi nhà cung cấp giao hàng tiến hành giao hàng, phía nhà hàng dựa vào đơn đặt hàng, tiến hành đối chiếu và kiểm tra số lượng kèm chất lượng Ghi chú tình trạng cũng như số lượng nếu sản phẩm lỗi hoặc không đạt chất lượng, sau đó gửi báo cáo bộ phận mua hàng để được xử lý Đối với những mặt hàng này có thêm phiếu giao

nhận và nghiệm thu được thể hiện ở phụ lục 4

3.1.3 Quy trình lập hồ sơ thanh toán

Hình 3.4 Quy trình lập hồ sơ thanh toán

Nguồn: Bộ phận mua hàng

 Diễn giải quy trình

Bước 1: Trong khoảng thời gian từ ngày 01 đến ngày 08 hàng tháng, nhân viên mua

hàng tiến hành nhận hóa đơn, đề nghị thanh toán, đơn đặt hàng/PO từ phía NCC gửi đến qua văn thư và bắt buộc phải có ký xác nhận, đóng dấu đối với cty và hộ kinh doanh để lập hồ sơ thanh toán

Bước 2: Tiến hành phân loại hồ sơ thanh toán bao gồm NCC ngoài & nội bộ Siêu thị

Go! sau đó tiến hành phân loại hồ sơ thành 2 loại bao gồm Thực phẩm và Phi thực

phẩm, để dễ dàng trong việc kiểm tra hồ sơ và gửi cho bộ phận kế toán thanh toán cho NCC

Bước 3: Nhân viên mua hàng tiến hành làm file mềm là bảng đối chiếu công nợ đối

với thực phẩm NCC nội bộ Go! được gửi qua email, được theo tiến đố thời hạn theo tuần để Kế toán cập nhật lên hệ thống SAP của công ty tổng, đối với phi thực phẩm lập hồ sơ thanh toán như các nhà cung cấp bên ngoài

Bước 4: Làm HSTT file giấy trình ký duyệt và gửi hồ sơ qua phòng văn thư chuyển

phát cho kế toán Fast ở Go! An Lạc Sau khi hoàn thành đầy đủ giấy tờ tiến hành Scan và tải hồ sơ lên Share point, để tiện cho công tác kiểm tra, trích lục lại hồ sơ nếu có nhu cầu sau này Lưu ý đối với NCC là Mega ghi chú “Không thanh toán tiến, cấn trừ vào công nợ” vì đây là NCC được phía công ty ký kết hợp đồng mua bán đã tiến hành phân bổ một số tiền trả trước và sẽ được trừ vào tiền các đơn hàng khi mua từ phía NCC

Bước 5: Kế toán Fast sẽ thanh toán cho nhà cung cấp theo hạn mức theo HSTT, các

trường hợp sai sót giấy tờ sẽ được kế toán Fast gửi trả về cho nhân viên mua hàng để tiến hành làm lại cho đúng như yêu cầu đã được đề ra Bên cạnh đó nhân viên mua hàng cần tiến hành theo dõi quá trình thanh toán cho nhà cung cấp để thúc đẩy bộ phận kế toán trong trường hợp nếu xảy ra trường hợp chậm trễ thanh toán