Khi doanh nghiệp không thể duy trì cam kết thời gian giao hàng hoặc chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng của khách hàng và tiêu biểu hóa hậu quả đố
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG
Hoạt động mua hàng trong mối liên hệ với chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một tập hợp gồm ba hay nhều tổ chức được liên kết trực tiếp bởi một hoặc nhiều dòng sản phẩm, dịch vụ, tài chính và thông tin ngược dòng hoặc xuôi dòng từ nguồn đến khách hàng Điều quan trọng cần phải thừa nhận là bất cứ lúc nào hoạt động kinh doanh được tiến hành thì chuỗi cung ứng sẽ tồn tại, bao gồm các hoạt động có liên quan lẫn nhau cả bên trong và bên ngoài công ty Những hoạt động này rất đa dạng về phạm vi, những người tham gia hỗ trợ chúng thường ở khắp các ranh giới địa lý và thường đến từ các nền văn hóa đa dạng
Hình 1 1 Ô dây chuyền cung ứng
Nguồn: Slide bài giảng chương I môn Quản lý mua hàng, trường Đại học Thăng Long hàngMua chuyển Vận
Kiểm soát vật liệu Lập kế hoạch sản xuất Phân phối vận chuyển/ kho bãi Xử lý đơn hàng Dịch vụ khách hàng
Quản lý cung và cầu
Quản lý cung ứng là một khái niệm rộng hơn việc mua hàng Quản lý nguồn cung là một cách tiếp cận tiến bộ để quản lý cơ sở cung ứng, khác với cách tiếp cận độc lập hoặc đối nghịch truyền thống với người bán Nó đòi hỏi các chuyên gia mua hàng phải làm việc trực tiếp với những nhà cung cấp có khả năng mang lại hiệu suất và lợi thế đẳng cấp thế giới cho người mua Thay vì các mối quan hệ đối nghịch đặc trưng cho hoạt động mua hàng truyền thống, quản lý cung ứng đề cao mối quan hệ lâu dài, đôi bên cùng có lợi giữa công ty mua hàng và các nhà cung cấp được lựa chọn đặc biệt.
Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm hoạt động mua hàng
Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định vị trí và lựa chọn NCC, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của NCC
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các doanh nghiệp giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất Mua hàng được coi là thực hiện “năm quyền”: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc
1.2.2 Đặc điểm của hoạt động mua hàng
Hoạt động mua hàng về bản chất là một hoạt động kinh doanh thương mại, nên chắc chắn đặc điểm cơ bản là phải có đủ hai bên chủ thể Mua bán hàng hóa là một trong những hoạt động thương mại chịu sự điều chỉnh chính của Luật Thương mại, hiện nay là
Luật Thương mại 2005 Chủ thể thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa nói riêng và hoạt động thương mại nói chung là thương nhân Theo quy định của Luật Thương mại 2005, thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh Thương nhân đó có thể là cá nhân hoặc tổ chức kinh tế, có thể là thương nhân Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài
Thư viện ĐH Thăng Long
3 Đối tượng của hoạt động mua hàng chính là bất kỳ loại hàng hóa mà mà được phép kinh doanh theo quy định của Luật Thương mại Tại Khoản 2 Điều 3 Luật Thương mại 2005 cũng có quy định rõ ràng về thuật ngữ hàng hóa như sau:
“Hàng hóa bao gồm: a Tất cả các loại động sản, kể cả động sản hình thành trong tương lai; b Những vật gắn liền với đất đai.”
Cách thực hiện hoạt động mua hàng có thể dựa trên thỏa thuận thông qua lời nói hoặc văn bản Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, mua hàng đòi hỏi sự hiện diện của hợp đồng mua bán hoặc ít nhất là một đơn đặt hàng bởi đó sẽ là căn cứ pháp lý đảm bảo hoạt động mua hàng được diễn ra một cách hợp pháp và hiệu quả
Một đặc điểm nổi bật của hoạt động mua hàng trong thương mại là nhằm mục đích sinh lợi, tức là mục tiêu cuối cùng của các hoạt động mua bán là tạo ra lợi nhuận hoặc thu nhập cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân tham gia trong quá trình này Mục đích sinh lợi thường được coi là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh thương mại
Tuy nhiên, không nên xem việc mục đích chính của mua bán hàng hóa là tạo lợi nhuận là điều tiêu cực Thực tế là, lợi nhuận là một động lực quan trọng để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp
1.2.3 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng Thứ nhất là, tăng giá trị và tiết kiệm
Khi các công ty đấu tranh để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng Lựa chọn những nguồn cung ứng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng tốt hơn có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo ra giá trị gia tăng.
Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp Việc nhận ra điều này thúc đẩy ý thức về tầm quan trọng của việc quản lý mua hàng để cắt giảm chi phí Khả năng tiết kiệm chi phí không chỉ dựa vào việc thương thảo hiệu quả với nhà cung cấp để đạt được mức giá tốt nhất, mà còn bao gồm việc tối thiểu hóa các chi phí liên quan đến mua hàng, nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Thứ hai là, xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới
Các nhà cung cấp thực sự có thể có tác động rất lớn đến các quy trình của công ty, đóng vai trò trung tâm trong việc thúc đẩy doanh thu và điều đó không bao giờ được bỏ qua Việc chia sẻ thông tin về chiến lược kinh doanh và yêu cầu của doanh nghiệp với NCC có thể thúc đẩy sự hiểu biết và tạo ra cơ hội hợp tác sáng tạo Và nếu mục đích chiến lược của NCC là trở thành khách hàng được lựa chọn thì họ cần cung cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để hỗ trợ người mua
Thứ ba là, giảm leadtime
Mua hàng, không chỉ đơn thuần là giao dịch mua bán, mà còn là mắt xích quan trọng trong việc kết nối, truyền thông và cải tiến giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp và các đối tác cung cấp Người mua hàng có thể mở ra cơ hội cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất Nhờ tương tác liên tục với các NCC, họ có thể tiếp cận những thông tin mới về các công nghệ tiên tiến, vật liệu mới và các phương pháp sản xuất hiệu quả hơn Những thông tin này có thể được truyền đạt cho nhóm kỹ sư hoặc bộ phận thiết kế, từ đó thúc đẩy việc cải tiến và tối ưu hóa sản phẩm và quy trình sản xuất
Thứ tư là, quản lý rủi ro nhà cung cấp
Quản lý rủi ro từ NCC là một phần quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất suôn sẻ và đảm bảo khả năng cung ứng liên tục Những rủi ro này có thể được hạn chế bằng việc tìm kiếm và hợp tác với các nhà cung cấp trên toàn cầu có thể giúp đa dạng hóa nguồn cung ứng của bạn, tối ưu hóa số lượng nhà cung cấp bằng cách chọn những đối tác chất lượng và đáng tin cậy, duy trì lượng hàng tồn kho tối thiểu nhưng đủ để đáp ứng nhu cầu thời điểm
Thứ năm là, tạo ra tác động kinh tế
Sức mạnh của những người mua tổ chức như một nhóm là rất đáng kể ISM Report on Business là một trong những chỉ số được theo dõi chặt chẽ nhất về hoạt động kinh tế Cuộc khảo sát hàng tháng này đối với các nhà quản lý mua hàng trong cả lĩnh vực sản xuất và phi sản xuất được giám sát chặt chẽ bởi ngành tài chính và kết quả của cả hai báo cáo đều có sức mạnh làm thay đổi thị trường tài chính Ngoài ra, ISM Report on Business còn là công cụ dự đoán xu hướng kinh tế và ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng và sản xuất, giúp quản lý thấy trước các biến động trong nhu cầu thị trường và chi phí, từ đó định hình chiến lược kinh doanh hiệu quả
Thư viện ĐH Thăng Long
Cuối cùng là, đóng góp vào lợi thế cạnh tranh
Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh toàn diện cho doanh nghiệp, từ việc tối ưu hóa chi phí đến việc tạo ra sự linh hoạt và khả năng thích nghi với biến đổi thị trường Một dấu hiệu rõ ràng cho thấy giá trị và tầm quan trọng của việc quản lý mua hàng hiệu quả ngày càng tăng cao là sự tăng lương cho các chuyên gia mua hàng Gần đây nhất theo khảo sát lương tạp chí cho thấy thu nhập trung bình hàng năm là 103,793$
Đánh giá hoạt động mua hàng
1.3.1 Thước đo hiệu suất giá cả
Trong hoạt động mua sắm, việc đảm bảo hiệu quả giá là tối quan trọng Để làm điều này, các chỉ số quan trọng thường được sử dụng Một số thước đo phổ biến bao gồm: so sánh giá mua thực tế và dự kiến, so sánh với giá thị trường, so sánh giá mua của các mặt hàng tương tự, kiểm tra hiệu suất giữa các đơn vị trong tổ chức và đạt được mức giá mục tiêu Trong bối cảnh này, hai yếu tố ngày càng trọng là mức giá mục tiêu và tính
14 cạnh tranh trên thị trường Các thước đo này cung cấp thông tin quý báu để quản lý chi phí mua sắm một cách thông minh và hiệu quả
1.3.1.1 Giá thực tế so với giá dự kiến Đánh giá sự khác biệt giữa giá mua thực tế và kế hoạch có thể thực hiện ở các cấp tổ chức khác nhau Một cấp độ tập trung vào so sánh giữa mua sắm thực tế và kế hoạch ngân sách toàn bộ vật chất, tạo nên một thước đo toàn diện về hiệu suất giá Các cấp độ khác điều tra chi tiết hơn về các so sánh cụ thể
Chênh lệch giá mua = Giá thực tế - giá dự kiến Phần trăm chênh lệch giá mua = Giá thực tế / giá dự kiến
Tổng chênh lệch giá mua = (Giá thực tế - giá dự kiến) x số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hàng năm
1.3.1.2 Giá thực tế so với chỉ số thị trường Phân tích giá mua so với chỉ số thị trường cung cấp thông tin về sự tương quan giữa giá thực tế và giá được thị trường công bố Cách tiếp cận này thích hợp nhất cho các sản phẩm có cơ sở thị trường, nơi giá chủ yếu phụ thuộc vào yếu tố cung cầu Các chỉ số đánh giá sự khác biệt giữa các giá trị chỉ số trong khoảng thời gian cụ thể và sự biến đổi trong giá trị thực tế
1.3.1.3 So sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh Giá thực tế của các mặt hàng tương tự thường được so sánh giữa các nhà máy, bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh Những so sánh này cung cấp cơ hội để phân tích sự chênh lệch giá mua trong một doanh nghiệp, giúp xác định đơn vị nào đang thực hiện thương thảo tốt hoặc đảm bảo giá mua hiệu quả nhất Các hoạt động so sánh cũng có thể tiết lộ các mặt hàng thường xuyên mua qua các đơn vị, hỗ trợ quá trình tối ưu hóa mua sắm
Mặc dù các doanh nghiệp ngày càng tập trung vào chi phí so với giá cả, các biện pháp thực hiện giá vẫn rất quan trọng đặc biệt với các doanh nghiệp thiếu dữ liệu chi phí chi tiết
Thư viện ĐH Thăng Long
1.3.1.4 Giá mục tiêu Định giá mục tiêu là quá trình xác định số tiền khách hàng sẵn sàng trả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ và sau đó chỉ định các mục tiêu chi phí cụ thể cho các thành phần, cụm lắp ráp và hệ thống tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ
Giá mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chi phí mục tiêu
Chi phí cho phép 2 chi phí mục tiêu sau đó được phân bổ cho các yếu tố khác nhau tạo nên sản phẩm dịch vụ cuối cùng
1.3.2 Thước đo về doanh thu
Các thước đo doanh thu từ hoạt động mua và cung ứng rất là quan trọng vì chúng liên kết các chiến lược mua và cung ứng với các yếu tố doanh thu trong giá trị gia tăng kinh tế của một công ty Tuy nhiên, việc thu thập thông tin về các chỉ số này vẫn khá hạn chế Điều này cho thấy rằng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thấu hiểu đầy đủ giá trị mà hoạt động mua sắm và cung ứng có thể đóng góp vào doanh thu Thậm chí, việc xác định mức độ đóng góp một cách hiệu quả cũng còn đang được nghiên cứu Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp hàng hóa trực tiếp, và thậm chí còn phức tạp hơn trong khía cạnh gián tiếp, nơi mối quan hệ giữa các yếu tố này vẫn đang được khám phá
Ví dụ, việc mua và cung cấp có thể phát hiện ra có công nghệ mới của NCC trước khi những người khác trong ngành thực hiện và giành được quyền truy cập độc quyền, dẫn đến việc ứng dụng sản phẩm mới với mức tăng trưởng về số lượng và giá cả thuận lợi
1.3.3 Thước đo về chất lượng
Biện pháp này thể hiện số lượng tối đa (theo tỷ lệ tuyệt đối hoặc tỷ lệ phần trăm) các khuyết tật được cho phép đối với bất kỳ sản phẩm, lắp ráp hoặc dịch vụ cụ thể nào
Cụ thể, đo lường số lượng khuyết tật từ các NCC riêng lẻ để chỉ ra hiệu suất chất lượng so sánh giữa các NCC cạnh tranh Nó cũng được sử dụng như một mục tiêu tuyệt đối để các NCC đạt được và vượt qua Đo lường được tính bằng cách kiểm tra hoặc lấy mẫu số lượng thành phần, cụm lắp ráp hoặc hệ thống được chấp nhận được phân phối theo tỷ lệ của tổng số bộ phận NCC đó giao
Ngoài ra, còn có đo lường tỷ lệ lỗi của các bộ phận, cụm lắp ráp và hệ thống hoặc dịch vụ khi thực sự được tích hợp vào sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng và cung cấp cho
16 khách hàng bên ngoài Trong một số ngành, thước đo này trở thành thước đo chính cho sự hài lòng của khách hàng Ở giai đoạn này, cần phải đánh giá một cách tổng quan, đầy đủ và chi tiết trên mọi phương diện, đặc biệt là quy trình sản xuất, quản lý chất lượng của Nhà cung cấp Cần có sự tham gia của Bộ phận kiểm soát chất lượng, người sử dụng… để có một cái nhìn tổng quan về năng lực của Nhà thầu, trước khi gọi vào vòng báo giá Phải thừa nhận rằng, hiện tại Quy trình này chưa được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc ở hầu hết các Công ty ở Việt Nam
1.3.4 Thước đo về thời gian giao hàng/khả năng đáp ứng
_ Mục tiêu về thời gian tiếp thị sản phẩm/dịch vụ mới: thước đo này là khoảng thời gian từ khi lên ý tưởng cho đến khi giao hàng hoặc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đầu tiên cho khách hàng bên ngoài Mục tiêu là giảm liên tục lượng thời gian cần thiết để đạt được điểm hòa vốn đầu tư và cũng là người đầu tiên đưa sản phẩm hoặc dịch vụ ra thị trường
_ Giao hàng đúng hẹn/phản hồi: biện pháp này cho biết mức độ mà các NCC có thể đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, dựa trên các yếu tố như ngày đến hạn giao hàng, giao trễ hoặc sớm có thể chấp nhận được,… Các số liệu trên được tính bằng tỷ lệ phần trăm của các lô hàng, dịch vụ hoặc các mặt hàng cụ thể đúng giờ hoặc trễ/sớm Tỷ lệ phần trăm này được tính theo tổng thời gian giao hàng của công ty trên tổng số lần giao hàng, sau đó được báo cáo thêm bởi nhóm mua hàng và NCC
_ Đạt được lịch trình tăng cường giới thiệu sản phẩm mới: biện pháp này cho biết các quy trình chiến lược và quy trình mua sắm, quản lý chuỗi cung ứng cũng như NCC có đạt được các mục tiêu về khối lượng sản có cần thiết tại các mốc quan trọng và tại này dưới sự sản phẩm hoặc dịch vụ ra thị trường hay không
THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH
2.1.1 Thông tin chung về Công ty INTECH
Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH
Tên quốc tế: INTECH INVESTMENT AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở chính: 145 Ngọc Hồi, phường Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội Người đại diện: Cao Đại Thắng
Ngày hoạt động: 23/08/2012 Số điện thoại: 0978 401 466 Mã số thuế: 0105978170 Quản lý bởi: Chi cục Thuế quận Thanh Xuân Website: https://intechgroup.vn
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Năm 2012, Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH được thành lập, và hiện nay được biết đến với tên gọi INTECH Group Trải qua hành trình phát triển, vào năm 2013, INTECH đã bắt đầu cung cấp những giải pháp toàn diện trong lĩnh vực thiết kế, thi công phòng sạch và cơ điện (M&E), cam kết mang đến những giải pháp đáng tin cậy và hiệu quả để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về phòng sạch và hệ thống cơ điện trong các ngành công nghiệp khác nhau Trong cùng năm, INTECH Group cũng đã mở rộng hoạt động kinh doanh bằng việc cung cấp các sản phẩm và linh kiện điện tử trong lĩnh vực thương mại điều hòa
Năm 2015, INTECH Group đã mở rộng hoạt động sản xuất và cung cấp các thiết bị phòng sạch, như máy điều hòa không khí (AHU), ống gió, phụ kiện và vật tư ngành
Thư viện ĐH Thăng Long
21 xây dựng, phòng sạch Đến năm 2016, thành lập công ty Tự động hóa INTECH Electronics & Automation, chuyên sâu trong hệ thống điều khiển phòng sạch Đây là bước tiến quan trọng trong việc nâng cao khả năng cung cấp và quản lý các hệ thống điều khiển tự động trong môi trường phòng sạch Đồng thời, INTECH Group đã tiếp tục trở thành tổng thầu xây dựng phòng sạch và đối tác tin cậy của các nhà đầu tư đến từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Việt Nam và nhiều nước khác Năm 2016 cũng đánh dấu sự thành công khi INTECH trở thành "đối tác chiến lược" của LG và đại lý cấp I của TRANE tại Việt Nam Điều này chứng tỏ uy tín và chất lượng của INTECH Group được công nhận và đánh giá cao trong ngành công nghiệp điều hòa không khí và hệ thống điều khiển Năm 2017, công ty tiếp tục mở rộng sự hiện diện của mình bằng việc thành lập chi nhánh tại TP.HCM, mang tên INTECH Saigon, tăng cường sự gần gũi và hỗ trợ cho khách hàng tại khu vực này
Năm 2018 đánh dấu một bước ngoặt khi INTECH hoàn thiện xây dưng nhà máy số 1, một cơ sở sản xuất hiện đại và tiên tiến Đây cũng là thời điểm công ty tập trung đẩy mạnh phát triển và kiện toàn hệ thống nhân sự, đặt mục tiêu xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, có kiến thức chuyên môn sâu sắc và kỹ năng cần thiết để đáp ứng mọi yêu cầu và thách thức Vào năm 2020, INTECH Group tự hào giới thiệu thương hiệu máy lọc không khí tổng Airsafe, mang đến cho khách hàng những giải pháp hiệu quả và đáng tin cậy để cải thiện chất lượng không khí trong môi trường sống và làm việc Đồng thời, trở thành đối tác phân phối Panel PIR GreenPan và đại lý phân phối giải pháp tự động hóa Schneider
INTECH đã khẳng định vị thế của mình trong ngành công nghiệp khi được vinh danh trong Top 10 sự kiện Khoa học và Công nghệ nổi bật trong năm 2022 Trong năm này, đánh dấu một bước phát triển quan trọng của INTECH khi chính thức ra mắt "Hệ sinh thái phòng sạch & nhà máy công nghệ cao" Đây là một hệ thống tích hợp đầy đủ các giải pháp và công nghệ tiên tiến để xây dựng và quản lý các môi trường phòng sạch và nhà máy công nghệ cao Với sự nỗ lực không ngừng nghỉ, INTECH đã đạt vị trí trong Top 100 trên Bảng xếp hạng FAST500 - Top 500 Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Hình 2 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty INTECH
NGƯỜI ĐẠI DIỆN QUẢN LÝ VỐN/
Tài chính – Kế toán Mua hàng
Kinh doanh Kinh doanh Dự án Marketing
Thư viện ĐH Thăng Long
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
_ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty;
_ Quyết định việc công ty hoặc bất kỳ chi nhánh, đơn vị trực thuộc nào của công ty ký kết các hợp đồng, giao dịch với các đối tượng quy định tại khoản 1, điều 120 Luật doanh nghiệp với các giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản của công ty và các chi nhánh, đơn vị trực thuộc của công ty; quyết định về các loại cổ phần cổ phiếu chào bán
_ Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
_ Bổ nhiệm và miễn nhiệm cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với ban quản lý;
_ Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý của nội bộ Công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác
Ban giám đốc trong công ty là Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc
_ Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty trên cơ sở quyền hạn và nhiệm vụ được quy định như sau:
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của Công ty mà không phải có quyết định của Hội đồng quản trị, bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức các chức danh quản lý;
+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị;
+ Quyết định hợp đồng kinh doanh;
+ Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động;
+ Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty;
+ Tìm kiếm việc làm cho Công ty;
+ Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty
Là tổ chức thay mặt cổ đông để giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty Gồm 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn bằng thể thức bỏ phiếu kín trực tiếp Quyền hạn nhiệm vụ của Ban kiểm soát:
_ Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao;
_ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trung thực và mức độ khẩn trọng trong công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của Công ty và kiến nghị khắc phục sai phạm;
_ Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình Đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm định tại các cuộc họp thường niên
Phòng Tài chính – Kế toán:
Là phòng có chức năng nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc công tác điều hành công việc quản lý tài sản, tiền vốn đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh cho đúng pháp luật Tham mưu kịp thời việc bảo toàn và phát triển vốn của công ty
Hoạt động mua hàng tại Công ty
2.2.1 Đặc điểm hoạt động thu mua tại Công ty
Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH là một công ty chuyên tư vấn, thiết kế và thi công trong lĩnh vực phòng sạch nên các mặt hàng công ty mua bao gồm cả thành phẩm, bán thành phẩm cũng như nguyên vật liệu thô Nhân viên phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm mua tất cả những loại hàng hóa này nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng Thông thường, mỗi dự án chỉ có một nhân viên phụ trách để đảm bảo sự đồng bộ của tất cả các nguyên vật liệu trong một dự án, tránh việc phát sinh chi phí cũng như tăng thời gian hoàn thành đơn hàng
Do công ty cũng thực hiện việc tư vấn thiết kế dự án cho khách hàng nên việc chọn mua nguyên vật liệu như thế nào, mua của NCC nào, mua trong nước hay nhập khẩu,…gần như sẽ do công ty tự lựa chọn Nhưng đối với một số mặt hàng đặc biệt như panel để làm cửa và vách ngăn trong phòng sạch hay sàn vinyl thì công ty sẽ yêu cầu sẽ yêu cầu NCC cung cấp các mẫu sản phẩm để khách hàng lựa chọn Việc này giúp đảm bảo rằng khách hàng sẽ hài lòng với sản phẩm cuối cùng
Việc thiết lập các tài liệu pháp lý là một phần quan trọng và bắt buộc khi thực hiện hoạt động mua bán và HĐMB được coi là một trong những yếu tố quan trọng để xác nhận các giao dịch mua hàng ở INTECH, đặc biệt là khi giá trị đơn hàng vượt qua mức 15 triệu đồng Hợp đồng này không chỉ là một tài liệu thủ tục, mà còn là một công cụ quản lý và ràng buộc quan trọng đối với mối quan hệ với các NCC Tuy nhiên, thực tế có những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như việc sử dụng sản phẩm sau khi đã lắp đặt vào các công trình, làm cho việc kiểm tra lỗi trở nên phức tạp hơn, điều này đặc biệt đúng trong trường hợp của ống đồng Trong những tình huống như vậy, INTECH sẽ xem xét việc điều chỉnh ngưỡng giá trị đơn hàng yêu cầu HĐMB để đảm bảo tính thực tế và hợp lý hơn
INTECH luôn coi trọng việc bảo vệ quyền lợi của khách hàng và đảm bảo chất lượng của sản phẩm mua vào Do đó, việc điều chỉnh ngưỡng giá trị đơn hàng cần
HĐMB là một sự linh hoạt mà công ty xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi giao dịch được thực hiện một cách công bằng và đáng tin cậy
2.2.2 Quy trình hoạt động mua hàng tại Công ty
Bộ phận mua hàng của công ty INTECH gồm 1 Trưởng phòng, 1 trưởng nhóm, 3 nhân viên mua hàng và 1 thực tập sinh
Bảng 2 2 Nhân sự bộ phận Mua hàng của công ty INTECH
Chức vụ Số người Chức năng công việc
Làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc
Xây dựng và thực hiện các chiến lược mua hàng
Quản lý quan hệ với nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng, giá cả, thời hạn…
Duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, hồ sơ mua hàng và tài liệu liên quan Đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng được mua sắm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và thông số kỹ thuật theo yêu cầu
Lập dự toán chi phí và quản lý ngân sách
Làm việc để cải thiện hệ thống và quy trình mua hàng
Có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế đối với những mặt hàng có giá trị lớn, chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm tra, giám sát các hoạt động công việc trong phòng và báo cáo Ban Giám đốc về quá trình thực hiện mua hàng
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mua hàng từ các đợn vị nội bộ theo phân công của phụ trách và theo quy trình mua hàng
-Tìm nhà cung cấp, giao dịch đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được thỏa thuận tốt Theo dõi tiến độ nhận hàng và thực hiện nhập kho
Thường xuyên liên lạc & báo cáo với quản lý cấp trên về diễn biến và tình trạng nhận nhận hàng
Tiếp nhận và xử lý phản hồi của các bộ phận về chất lượng hàng
Thư viện ĐH Thăng Long
33 hóa đã mua, phản hồi cho nhà cung cấp, đổi / trả hàng hóa cho nhà cung cấp nếu cần
Làm các thủ tục thanh toán đơn hàng Kiểm soát thời hạn thanh toán theo từng lô hàng
Phân công công việc cho nhân viên cũng như hỗ trợ, giám sát nhân viên trong quá trình mua hàng
Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên
Thực hiện mua hàng vật tư dự án và mua hàng vật tư đúng quy trình công ty Đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của công ty Theo dõi đặt hàng, giao hàng các công trình, đảm bảo đúng tiến độ chất lượng theo đúng yêu cầu của bộ phận sử dụng
Soạn thảo hợp đồng làm việc với nhà cung cấp/ khách hàng đặt hàng về công trình theo yêu cầu phòng ban liên quan
Kiểm tra đối chiếu hồ sơ để làm thanh toán với nhà cung cấp Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ kèm theo (invoice, P/L, C/O, C/Q, B/L, airway bill…)
Thực hiện mua vật tư cho dự án theo yêu cầu của phó phòng
Chịu trách nhiệm gửi ĐNTT cho phòng Kế toán với các đơn hàng mình phụ trách
Liên hệ với nhiều doanh nghiệp nước ngoài để tìm kiếm các cơ hội hợp tác mới, trở thành nhà phân phối sản phẩm cho họ
Hình 2 5 Sơ đồ quy trình mua hàng tại Công ty INTECH
Mua thẳng ĐNTT Nhập kho hàng hóa
Yes Nhà cung cấp ký xác nhận
Phát hành HĐMB/ĐĐH Theo dõi đơn hàng
Tiếp nhận lô hàng từ nhà cung cấp giao Lập HĐMB/ĐĐH Duyệt HĐMB/ĐĐH
Xem xét ký duyệt giá Gửi yêu cầu đến các
NCC có sẵn và yêu cầu báo giá
Tìm kiếm NCC mới và yêu cầu báo giá
Phát sinh nhu cầu mua hàng Tiếp nhận và triển khai đặt hàng
Kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm
Báo nhà cung cấp đổi/trả hàng No
Dự báo và yêu cầu kế hoạch
Thư viện ĐH Thăng Long
2.2.2.1 Dự báo và yêu cầu kế hoạch
Mỗi khi công ty bắt đầu thực hiện một dự án mới và đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng với CĐT, phòng ban chịu trách nhiệm quản lý dự án sẽ đảm nhận nhiệm vụ quan trọng: xác định danh sách các vật tư cần thiết cho dự án Danh sách này bao gồm thông tin về số lượng, nguồn gốc, và đặc điểm kỹ thuật của các mặt hàng cần sử dụng Quá trình xác định danh sách này đòi hỏi sự hòa thuận và thảo luận cẩn thận giữa cả hai bên - công ty và CĐT
Sau khi đạt được sự thỏa thuận về danh sách vật tư, thông tin này sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành việc định giá ban đầu hoặc còn gọi là định mức vật tư (phụ lục 3) Khi bộ phận mua hàng hoàn thành việc này, đề xuất sẽ được trình lên Ban Giám đốc để có sự chấp thuận cuối cùng
Hình 2 6 HĐKT giữa INTECH và khách hàng
Thư viện ĐH Thăng Long
2.2.2.2 Xác định nhu cầu mua hàng tại Công ty
Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, các công ty con/phòng ban sẽ cần thực hiện quy trình gửi mail kèm lệnh đề xuất vật tư cho phòng Mua hàng và sau đó sẽ cần trình bản cứng lệnh đề xuất vật tư lên phòng Mua hàng
Lệnh đề xuất vật tư sẽ bao gồm (phụ lục 4):
Tên người đề xuất, thuộc phòng ban/công ty con;
Ngày đề xuất mua vật tư, ngày yêu cầu có hàng;
Mã dự án và số lệnh;
Nội dung chi tiết vật tư, số lượng;
Chữ ký của người đề xuất và người đứng đầu phòng ban/công ty con đó
Khi bản cứng được trình lên phòng Mua hàng thì sẽ cần chữ ký duyệt của trưởng phòng Mua hàng, sau đó mới thực hiện việc mua hàng Trong trường hợp không được duyệt thì lệnh đề xuất vật tư đó sẽ bị hủy bỏ
Thông thường có 2 trường hợp mua hàng xảy ra:
• Mua theo KPI kế hoạch đã có sẵn
• Mua theo nhu cầu phát sinh thực tế
Mỗi mặt hàng, dịch vụ sẽ có yêu cầu, tiêu chuẩn khác nhau Do đó, với mỗi bản cứng và mail của lệnh đề xuất vật tư, phòng Mua hàng sẽ quy định các phòng ban xác định các yêu cầu đối với đơn đặt hàng cụ thể để tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần thiết
2.2.2.3 Tìm kiếm và lựa chọn NCC Đối với hoạt động tìm kiếm NCC mới, bộ phận thu mua sẽ xem xét các thông tin trên mạng internet, NCC tự tìm đến công ty chào hàng hoặc BGĐ công ty giới thiệu NCC Sau quá trình khảo sát các NCC trên cơ sở thông tin thu thập được, bộ phận thu mua sẽ xử lý thông tin phân tích đánh giá từ NCC trên cơ sở tiêu chuẩn đặt ra như chất
Đánh giá hoạt động mua hàng tại Công ty
Để đánh giá hiệu quả của hoạt động mua hàng tại công ty INTECH, tác giả sẽ tập trung vào một dự án cụ thể mà công ty đang thực hiện, cụ thể là dự án dược phẩm STP Đây là dự án cải tạo phòng sạch của Công ty Cổ phần Dược phẩm Quốc tế STP Mặc dù việc đánh giá dựa trên một dự án duy nhất có thể không cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động mua hàng của công ty, nhưng nó sẽ giúp chúng ta rõ ràng thấy những khía cạnh nổi bật, cả tính tốt và chưa đạt của công ty trong việc quản lý hoạt động mua hàng
2.3.1 Thước đo hiệu suất giá cả
Trước khi bắt đầu thực hiện mua hàng vật tư cho mỗi dự án, các phòng ban phụ trách dự án đó sẽ cần gửi danh sách số lượng nguyên vật liệu dự kiến cần mua cho phòng mua hàng Sau đó, phòng mua sẽ phụ trách việc lên định mức vật tư cho dự án này và trình trưởng phòng và giám đốc ký duyệt Việc chênh lệch giá thực tế khi mua với giá dự kiến chính là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng Hiện nay, công ty yêu cầu tổng giá trị thực tế khi mua không được cao hơn quá 5% so với dự kiến ban đầu
Thư viện ĐH Thăng Long
Với dự án dược phẩm STP, phòng mua lên định mức giá vốn ban đầu là hơn một tỷ hai trăm triệu đồng (phụ lục 3) nhưng thực tế, tổng giá trị hàng hóa mà công ty phải bỏ ra thấp hơn 18,35% so với dự kiến
Bảng 2 6 Đánh giá hiệu suất giá cả của dự án dược phẩm STP
Giá dự kiến Giá thực tế Tỷ lệ chênh lệch
Việc chênh lệnh giá này chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, và gần như dự án nào cũng phải có sự chênh lệch giá, cụ thể:
• Khi nhân viên mua hàng thực hiện việc hỏi giá để định mức vật tư thì chỉ mới dừng lại ở việc hỏi giá, chưa có sự đàm phán, thương lượng để đạt được mức giá tốt nhất
• Công ty tận dụng vật tư của các công trình đã được nghiệm thu
• Sự biến động giá của thị trường Việc định giá xảy ra vào tháng 12, đó là giá NCC báo tại thời điểm đó nhưng phải đến 3, 4 tháng sau thì nhân viên mới thực hiện việc mua hàng thì giá có sự thay đổi là điều có thể xảy ra
• Khách hàng muốn thay đổi sản phẩm, kích thước, chủng loại,…
• Sự phụ thuộc vào một NCC duy nhất, thay đổi trong giá của nhà cung cấp này có thể ảnh hưởng đến giá cuối cùng
Như vậy, với dự án này, phòng mua đã thực hiện việc kiểm soát giá cả cũng như đàm phán, thương lượng với các NCC về các giá hàng hóa là có hiệu quả Tuy nhiên, thước đo này không đề cập đến chi phí nhân công nên không thể khẳng định rằng công ty kinh doanh có lãi, mà chỉ có thể kết luận rằng thước đo giá cả làm tăng khả năng sinh lời của công ty
2.3.2 Thước đo về chất lượng
Với việc kinh doanh trong lĩnh vực phòng sạch, chất lượng sản phẩm/dịch vụ là yếu tố INTECH chú trọng hàng đầu bởi nó cần đáp ứng các yếu tố môi trường theo tiêu chuẩn sạch như nhiệt độ, độ bụi, độ ẩm, chênh áp, số lần trao đổi không khí,… theo quy định Nếu một trong những yếu tố này không đạt tiêu chuẩn thì đồng nghĩa với việc quy trình sản xuất trong phòng không đạt chuẩn, cho ra những sản phẩm kém hoặc bị lỗi
Chính vì thế, bộ phận thu mua phải luôn đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng, phù hợp với yêu cầu của dự án Như thế thì quá trình xây dựng mới diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ, nâng cao uy tín của INTECH trên thị trường
Thước đo chất lượng tại công ty được chia ra làm hai nhóm, gồm tỷ lệ hư hỏng theo số lượng và tỷ lệ hư hỏng theo giá trị
Với tỷ lệ hư hỏng theo số lượng, phương pháp này đo lường tỷ lệ hư hỏng dựa trên số lượng hiện vật (sản phẩm, tài sản) bị hỏng hoặc bị thiệt hại Việc thống kê tỷ lệ này được thực hiện theo 3 bước sau:
• Bước 1 : Xác định tiêu chuẩn chất lượng : INTECH yêu cầu một đơn hàng không được có nhiều hơn 5% khuyết tật
• Bước 2 : Kiểm tra các sản phẩm từ NCC : INTECH kiểm tra hàng hóa để xác định số lượng khuyết tật trên từng bộ phận
• Bước 3 : Tính tỷ lệ hư hỏng theo số lượng Tỷ lệ hư hỏng theo số lượng = (Số lượng sản phẩm bị lỗi / Tổng số sản phẩm) * 100%
Ví dụ, trong một lô hàng gồm 100 sản phẩm, có 5 sản phẩm bị hỏng trong quá trình vận chuyển, tỷ lệ hư hỏng theo số lượng là 5/100 = 5%
Với tỷ lệ hư hỏng theo giá trị, phương pháp này đo lường tỷ lệ hư hỏng dựa trên giá trị của sản phẩm hoặc tài sản bị hỏng hoặc thiệt hại
Tỷ lệ hư hỏng theo giá trị = (Tổng giá trị của sản phẩm bị hỏng / Tổng giá trị của tất cả sản phẩm) * 100%
Ví dụ: Nếu trong một lô hàng gồm 100 sản phẩm có tổng giá trị là 10,000 USD và 5 sản phẩm bị hỏng có tổng giá trị là 500 USD, tỷ lệ hư hỏng theo giá trị là 500/10,000 5%
Hai tỷ lệ này có thể được sử dụng để so sánh hiệu suất chất lượng của NCC này với các NCC khác hoặc để đặt mục tiêu cho NCC để giảm tỷ lệ hư hỏng xuống dưới một ngưỡng cố định Tỷ lệ hư hỏng thấp chứng tỏ chất lượng sản phẩm tốt, công ty sẽ ưu tiên lựa chọn những NCC này
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2 8 Biểu đồ về thước đo chất lượng của dự án Dược phẩm STP
Tỷ lệ phần trăm trên 2 biểu đồ thể hiện các tỷ lệ sản phẩm hư hỏng và tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng theo giá trị và theo số lượng của dự án Dược phẩm STP Quan sát biểu đồ ta thấy rằng tỷ lệ hư hỏng theo số lượng đạt 14%, trong khi đó tỷ lệ hư hỏng theo giá trị đạt 8%, tương đương với 83,668,010 triệu đồng Tác giả đưa ra kết luận rằng số lượng hàng hóa hư hỏng đều đạt giá trị thấp Dựa trên cơ sở nào để tác giả đưa ra kết luận này? Giá trị hàng hóa thấp tức là giá tiền của một sản phẩm cụ thể không có giá trị cao trên thị trường Trong khi đó, những mặt hàng có giá trị cao của dự án là AHU và tủ điện đều ghi nhận số lượng sản phẩm lỗi là 0 (bảng 2.8) Do đó, có thể suy ra rằng những sản phẩm bị hư hỏng chắc chắn có giá trị không cao
Bảng 2 7 Thống kê những hàng hóa có giá trị cao của dự án Dược phẩm STP
Tỷ lệ hư hỏng theo số lượng Tỷ lệ đạt chất lượng theo số lượng
Tỷ lệ hư hỏng theo giá trịTỷ lệ đạt chất lượng theo giá trị
Bảng 2 8 Đánh giá chất lượng các vật tư chính của dự án dược phẩm STP
STT Tên hàng hóa/vật tư Số lượng sản phẩm lỗi Tỷ lệ lỗi
9 Ống luồn dây và phụ kiện 0 0%
Việc thi công sàn epoxy đặc biệt quan trọng, do NCC phải đo lường độ ẩm đất một cách cẩn thận trước khi thực hiện việc trải sàn Nếu độ ẩm đất vượt quá ngưỡng cho phép, sàn có thể bị bong tróc Trong dự án về dược phẩm STP, việc xảy ra lỗi trên 50m2 sàn epoxy có nguyên nhân từ vấn đề độ ẩm đất đã được xác định Cả công ty và nhà cung cấp đều chưa kiểm tra một cách kỹ lưỡng, dẫn đến sự sai sót không đáng có này
Tổng quan, việc đảm bảo số lượng sản phẩm đạt yêu cầu của công ty là khá tốt, dưới 5% Tuy nhiên, việc khắc phục lỗi sản phẩm đôi khi cũng mất thời gian và có thể dẫn đến việc chậm tiến độ đề ra với CĐT, khiến họ không hài lòng, do đó Công ty cần có biện pháp kiểm soát chất lượng chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn
2.3.3 Thước đo về thời gian
Nhận xét chung đối với hoạt động mua hàng tại công ty INTECH
Về phòng ban mua hàng, việc lựa chọn cơ cấu tổ chức mua hàng tập trung, kết hợp giữa tự sản xuất và thuê ngoài các nguồn nguyên liệu đầu vào giúp cho INTECH giảm thiểu được chi phí sản xuất, đáp ứng được chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào, hạn chế được khả năng thiếu nguồn nguyên liệu hoặc nguồn nguyên liệu không đủ đáp ứng, hoặc chậm trễ khi vận chuyển Giao hàng số lượng lớn giúp cắt giảm chi phí giao hàng và
Thư viện ĐH Thăng Long
57 chi phí nhân lực trong việc dỡ và xếp hàng vào các kho Các hoạt động của phòng ban thu mua được tiêu chuẩn hóa, bỏ qua các sự lặp lại trong nguồn lực và chi phí
Tiến độ giao nhận hàng hóa luôn được nhân viên bộ phận thu mua theo dõi chặt chẽ và bám sát với thời gian giao hàng yêu cầu mà 2 bên đã thỏa thuận Bằng việc duy trì sự liên lạc với bên cung cấp, nhân viên thu mua có thể cập nhật thông tin về tiến độ thực tế của giao hàng và xác định các vấn đề sớm, từ sự trễ đến vấn đề về chất lượng sản phẩm Điều này giúp chúng ta có cơ hội giải quyết các vấn đề kịp thời, tránh được những tình huống xấu hơn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hài lòng của khách hàng Giao tiếp thường xuyên cũng cho phép điều chỉnh kế hoạch giao hàng một cách linh hoạt, đáp ứng được những thay đổi không mong đợi trong quá trình sản xuất và vận chuyển
Với việc sử dụng nhiều thước đo đánh giá hiệu suất mua hàng cho phép công ty đánh giá mua hàng từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm chất lượng sản phẩm, hiệu quả về chi phí, tính sẵn sàng và sự linh hoạt trong quá trình mua sắm, theo dõi được sự thay đổi trong hiệu suất mua hàng theo thời gian, từ đó đánh giá được xu hướng và thực hiện cải thiện cụ thể Đồng thời, những con số rõ ràng sẽ xác định khía cạnh nào cần ưu tiên cải thiện và tập trung vào chúng, không ngừng tìm cách cải thiện và sử dụng những thước đo mới để đảm bảo công ty luôn nắm bắt cơ hội và thách thức trong môi trường mua hàng Điều này làm tăng tính đáng tin cậy của dữ liệu và cải thiện tổng thể quy trình mua hàng
Thứ nhất về số lượng nhân viên Do công ty INTECH là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên số lượng nhân viên còn hạn chế trong bộ phận mua hàng cung ứng vật tư Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng, công ty cần tổ chức đào tạo tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách mua hàng thì quá trình mua hàng của công ty mới hoạt động có hiệu quả cao
Bảng 2 11.Tình hình nhân sự mua hàng của Công ty
Tổng số nhân viên mua hàng 2 2
Số lượng dự án trung bình mỗi năm 28 24
Như vậy, trung bình một nhân viên mua hàng sẽ phụ trách khoảng 13 dự án trong một năm Với số lượng dự án như vậy, việc quá sức với nhân viên là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt là những nhân viên mới, họ sẽ rất dễ bị nhầm lẫn và không theo sát được từng dự án khi mà dự án này thực hiện cùng lúc với dự án khác Và cũng vì thế mà nhân viên nắm bắt thông tin vấn đề phát sinh không kịp thời, dẫn đến việc chậm trễ trong khâu xử lý, không đáp ứng được tiến độ đã đề ra
Ngoài ra, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhiều nhân viên còn yếu nên khả năng phản ứng giải quyết với các tình huống phát sinh bất ngờ xảy ra còn kém, khả năng giải quyết tình huống chưa linh hoạt nên làm cho quá trình thương lượng, đàm phán, đặt hàng đạt hiệu quả không cao và nghiệp vụ kỹ năng mua hàng của nhân viên chưa chuyên nghiệp, còn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế
Thứ hai, thiếu sự đánh giá hiệu quả nhà cung cấp: INTECH chưa thực hiện đánh giá NCC một cách đầy đủ khiến cho họ khó khăn trong việc đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp Nguyên nhân là do việc đánh giá NCC là một quá trình phức tạp và tốn thời gian, doanh nghiệp không có đủ thời gian và tài nguyên để thực hiện đánh giá đầy đủ và kịp thời các NCC Một số nguyên nhân khác như thiếu sự liên tục trong quá trình đánh giá, thiếu phương pháp và công cụ đánh giá hiệu quả NCC, thiếu kiến thức và kinh nghiệm về quản lý NCC
Thứ ba, quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm chưa tốt: yếu tố này chủ yếu đến từ những mặt hàng mà công ty không thể xác định được chất lượng sản phẩm trong một thời gian ngắn, thiếu các thiết bị và trang thiết bị cần thiết để thực hiệm việc kiểm tra, NCC giao hàng không đúng chất lượng hoặc không đúng tiêu chuẩn Điều này đã dẫn đến việc Công ty phải chi tiêu thêm để giám định tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, hoặc nghiêm trọng hơn là sẽ phải bồi thường cho CĐT Ngoài ra, còn do vấn đề thiếu nhân lực đủ năng lực, bởi việc kiểm soát chất lượng sản phẩm đòi hỏi nhân viên có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn
Thư viện ĐH Thăng Long
Thứ tư, đối với quá trình tìm kiếm và lựa chọn NCC, công ty thường tiến hành mua hàng chủ yếu của các NCC đã có quan hệ làm ăn thường xuyên và lâu dài, những NCC truyền thống mà công ty rất ít quan tâm tới lựa chọn, tìm kiếm các NCC mới qua các phương tiện thông tin đại chúng Việc mua hàng của các NCC truyền thống mang lại lợi ích cho công ty là công ty được hưởng ưu đãi về gía, được ưu tiên trong mua hàng
Tuy nhiên cũng do mua chủ yếu của một số NCC nên công ty rất dễ bị ép giá hay gặp khó khăn trong mua hàng khi mặt hàng nào đó bị khan hiếm Giá cả rất nhạy cảm với sự biến động của thị trường, nếu như công ty quan tâm đến nhiều NCC thì sẽ dễ theo kịp với sự thay đổi của giá cả hơn và có thể sẽ mua được hàng với giá rẻ hơn Nhờ nắm được sự thay đổi về giá cả cũng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán được nhu cầu của thị trường từ đó có chính sách mua hàng hợp lý hơn
Cuối cùng, do việc mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu vật tư của các phòng ban cũng như công trình/dự án nên việc lập kế hoạch cung ứng mua hàng chưa đầy đủ, kế hoạch mua hàng đôi khi bị chậm trễ so với thực tế bởi các yếu tố khách quan như yêu cầu vật tư quá gấp, đổi sang mua sản phẩm khác với trong lệnh đề xuất mua hàng, NCC chậm tiến độ,…Điều này cũng phần nào dẫn đến việc phát sinh những chi phí mua hàng ngoài dự tính
CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ INTECH
Bối cảnh kinh tế
3.1.1 Bối cảnh kinh tế thế giới
Công nghệ phòng sạch toàn cầu trong quy mô thị trường chăm sóc sức khỏe được định giá 3,6 tỷ USD vào năm 2022 và dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 5,58% từ năm 2023 đến năm 2030 Sự tăng trưởng của thị trường là do các yếu tố như sự tuân thủ với các tiêu chuẩn quy định nghiêm ngặt về phê duyệt sản phẩm cùng với lợi ích kinh tế và công nghệ của những công nghệ này
Ngành dược phẩm chiếm thị phần cao nhất với 38,4% vào năm 2022 Các quy định phù hợp về phê duyệt sản phẩm dược phẩm đã dẫn đến nhu cầu về công nghệ phòng sạch ngày càng tăng Thiết kế, lắp đặt, vận hành và bảo trì phòng sạch phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo rằng quy trình sản xuất tạo ra các sản phẩm dược phẩm an toàn và hiệu quả
Hình 3 1 Phân khúc thị trường chăm sóc sức khỏe của công nghệ phòng sạch toàn cầu
Nguồn: https://www.grandviewresearch.com/
Thư viện ĐH Thăng Long
61 Đại dịch đã ảnh hưởng tích cực đến thị trường do nhu cầu ngày càng tăng trong việc duy trì môi trường không bị ô nhiễm trong quá trình lấy mẫu và xét nghiệm các trường hợp nghi ngờ nhiễm COVID-19 Các hoạt động nghiên cứu và phát triển ngày càng tăng để phát triển vắc xin chống lại COVID-19 đã thúc đẩy các công ty dược phẩm và dược phẩm sinh học đầu tư đáng kể vào thị trường nhằm duy trì một môi trường không bị ô nhiễm
Bắc Mỹ thống trị thị trường với thị phần 34,5% vào năm 2022 Các yếu tố chính góp phần vào sự tăng trưởng của khu vực này bao gồm cơ sở hạ tầng chăm sóc sức khỏe phát triển, sự hiện diện của các công ty dược phẩm và thiết bị y tế quan trọng tại địa phương, cũng như sự gia tăng đáng kể nhận thức về dược phẩm và dược phẩm dinh dưỡng Hơn nữa, các quy định nghiêm ngặt liên quan đến việc cấp phép cho các sản phẩm chăm sóc sức khỏe, chẳng hạn như ở Mỹ, đã dẫn đến nhu cầu đáng kể về công nghệ phòng sạch
Hình 3 2 Công nghệ phòng sạch trong xu hướng thị trường theo khu vực
Nguồn: https://www.grandviewresearch.com/
Mặt khác, Châu Á - Thái Bình Dương dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR đáng kể trong giai đoạn dự báo Ngành công nghệ phòng sạch được thúc đẩy bởi các vấn đề pháp lý ngày càng gia tăng liên quan đến việc đóng gói, sản xuất và phân phối hàng
62 hóa chất lượng Những tiến bộ công nghệ và mở rộng danh mục sản phẩm của nhiều công ty chủ chốt dự kiến sẽ thúc đẩy thị trường ở Châu Á - Thái Bình Dương
3.1.2 Bối cảnh kinh tế trong nước
Tại Việt Nam, ngành công nghiệp công nghệ cao (dược phẩm, điện tử, y tế, công nghệ sinh học…) đang phát triển mạnh mẽ Các nhà máy công nghệ cao sử dụng phòng sạch (Cleanroom) đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi và quy mô ngày càng lớn
10 tháng đầu năm 2022, nhiều dự án sản xuất công nghệ cao quy mô lớn đã tăng vốn đầu tư vào Việt Nam tại nhiều tỉnh thành như: TP.HCM, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Đà Nẵng… Xu hướng tiếp tục mở rộng đầu tư của doanh nghiệp công nghệ cao cho thấy Việt Nam tiếp tục là điểm đến đầu tư an toàn, hấp dẫn – từng bước trở thành cứ điểm quan trọng cho chuỗi cung ứng công nghệ toàn cầu
Mặc dù tiềm năng phát triển mạnh song nhà xưởng công nghệ cao ứng dụng công nghệ phòng sạch vẫn là lĩnh vực khá mới tại Việt Nam Nội ngành đang thiếu sự liên kết, gây khó khăn cho chủ đầu tư khi tìm kiếm dịch vụ để xây dựng, vận hành nhà máy công nghệ cao Đơn vị cung ứng cũng gặp nhiều trở ngại trong việc kết nối với chủ đầu tư hoặc liên kết với nhau để cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng
Thời gian tới, các dự án công nghệ sạch, công nghệ cao có tính lan tỏa, kết nối chuỗi sản xuất nội địa tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu sẽ là ưu tiên Theo đó, những khu nhà xưởng xây sẵn công nghệ cao, phụ trợ công nghệ cao tiệm cận với chất lượng thế giới tiếp tục là giải pháp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, giúp nhà đầu tư sớm ổn định vận hành để bắt kịp xu hướng thị trường.
Cơ hội và thách thức cho lĩnh vực phòng sạch
3.2.1 Cơ hội đối với lĩnh vực phòng sạch
Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 trên toàn thế giới đã tạo điều kiện cho các hoạt động trong phòng thí nghiệm và nhà máy dược phẩm tăng đột biến Ngành công nghệ phòng sạch phát triển mạnh mẽ sẽ cung cấp cơ hội cho những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này, xuất phát từ nhu cầu lớn về phòng sạch trong các nền kinh tế mới nổi và nhu cầu về phòng sạch hiệu quả cao trong các ngành công nghiệp Chẳng hạn những quốc gia ở châu Á - Thái Bình Dương cũng đang đầu tư vào thị trường công nghệ
Thư viện ĐH Thăng Long
63 phòng sạch do những lo ngại nghiêm ngặt về quy định liên quan đến sản phẩm sản xuất trong môi trường sạch
Các dự án xây dựng phòng sạch và nhà xưởng thường yêu cầu sử dụng các công nghệ tiên tiến để đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và hiệu suất Chuyển dịch cơ cấu kinh tế của thế giới từ châu Âu sang châu Á sẽ mang đến cơ hội cho các nước đang phát triển ở châu Á tiếp cận được những công nghệ tiên tiến nhất của ngành phòng sạch, phát triển nguồn nhân lực cũng như tăng cường khả năng sản xuất Từ đó, gia tăng sức cạnh tranh đối với các công ty ở thị trường châu Âu, Bắc Mỹ
Nhu cầu ngày càng tăng về phòng sạch trong các đơn vị sản xuất thuộc nhiều ngành công nghiệp khác nhau là một yếu tố quan trọng được dự đoán sẽ thúc đẩy tăng trưởng thị trường trong giai đoạn dự báo Các nguồn gây ô nhiễm khác nhau, chẳng hạn như nguyên liệu thô, nhân sự, quy trình sản phẩm và máy móc, có khả năng gây ô nhiễm cho toàn bộ chu trình sản xuất, điều này có thể dẫn đến ô nhiễm sản phẩm Việc áp dụng công nghệ phòng sạch ngày càng tăng dự kiến sẽ đảm bảo tính vô trùng của sản phẩm cuối cùng và quy trình sản xuất tổng thể
3.2.2 Thách thức đối với lĩnh vực phòng sạch
Với tiềm năng phát triển được dự báo tăng trưởng cao trong thời gian tới, sự cạnh tranh gay gắt là điều các doanh nghiệp cần phải đối mặt, đặc biệt là sự cạnh tranh về giá cả và chất lượng Việc xây dựng một phòng sạch là vô cùng tốn kém về chi phí cũng như nhân lực, các doanh nghiệp xây dựng thường phải đối mặt với áp lực giảm giá để thu hút khách hàng Để đảm bảo lợi nhuận và sự tồn tại, các công ty cần phải có chiến lược giá cả hợp lý và tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm chi phí sản xuất Mặt khác, khách hàng đặc biệt quan trọng về chất lượng trong lĩnh vực xây dựng, đặc biệt là khi xây dựng các công trình quan trọng như phòng sạch và nhà xưởng Sự thiếu sót trong chất lượng có thể dẫn đến các vấn đề như sự cố trong quá trình sử dụng hoặc cần phải đầu tư nhiều tiền để sửa chữa sau này Do đó, các doanh nghiệp cần phải duy trì một tiêu chuẩn chất lượng cao và đầu tư vào quản lý chất lượng và kiểm tra
Các doanh nghiệp châu Âu thường được biết đến với danh tiếng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ cao cấp, điều này xuất phát từ việc tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định nghiêm ngặt về sạch sẽ, an toàn và bảo vệ môi trường Họ đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và phát triển công nghệ, giúp đảm bảo rằng sản phẩm của họ không chỉ đáp ứng mà
64 còn vượt qua các yêu cầu khắt khe từ phía khách hàng Ngược lại, các doanh nghiệp châu Á thường phải đối mặt với một số hạn chế trong việc áp dụng công nghệ phòng sạch một cách hiệu quả Mặc dù họ đã có những bước đầu tiên trong việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển công nghệ, thách thức của việc đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định nghiêm ngặt có thể đòi hỏi thời gian và nguồn lực lớn hơn Do đó, khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp châu Á nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng là chưa cao.
Một số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH
3.3.1 Hoàn thiện hoạt động mua hàng
3.3.1.1 Nâng cao chất lượng kiểm tra hàng hóa
Công tác kiểm tra hàng hóa tại Công ty hiện nay thường dừng ở mức đánh giá tương đối đơn giản Đối với các mặt hàng được nhập về kho của Công ty, việc kiểm tra chủ yếu tập trung vào việc xác định số lượng và loại hàng một cách tương đối mà không đòi hỏi sự chuyên môn sâu về chất lượng sản phẩm Điều này xảy ra do thiếu nhân sự có kinh nghiệm và kiến thức đầy đủ để đánh giá mặt hàng theo các tiêu chuẩn cụ thể
Tuy nhiên, khi hàng hóa được gửi trực tiếp đến các dự án cụ thể, Công ty có những nhân viên kỹ thuật có kinh nghiệm, họ có khả năng tiến hành kiểm tra đáng tin cậy hơn để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng cụ thể của dự án đó Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp cho dự án có chất lượng tốt và phù hợp với mục tiêu cụ thể mà dự án đang đặt ra
Do đó, hiện nay Công ty cần cải thiện chất lượng nhân sự trong công tác kiểm tra hàng hóa tại kho Đầu tiên, đào tạo và phát triển nhân viên là một ưu tiên hàng đầu Việc cung cấp đào tạo chuyên sâu về kiểm tra hàng hóa và kiến thức về chất lượng sản phẩm sẽ giúp nhân viên trang bị đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ này một cách chính xác và hiệu quả Ngoài ra, Công ty nên thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể và quy trình rõ ràng cho từng loại hàng hóa Điều này giúp định hướng cho nhân viên về những gì cần kiểm tra và đảm bảo tính nhất quán trong công việc kiểm tra Việc theo dõi hiệu suất, đánh giá kết quả và thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ là cách để đảm bảo quy trình kiểm tra luôn được nâng cao và tuân thủ đúng quy trình
Những thước đo mà công ty có thể sử dụng để cải thiện yếu tố này trong hoạt động mua hàng bao gồm:
Thư viện ĐH Thăng Long
• Chỉ số đào tạo: Đo lường tỷ lệ nhân viên đã tham gia vào các khóa đào tạo liên quan đến kiểm tra hàng hóa và chất lượng sản phẩm Chỉ số này có thể được tính bằng số lượng nhân viên đã tham gia đào tạo chia cho tổng số nhân viên Chỉ số này cần tối thiểu là 80%
• Tỉ lệ lỗi hoặc sai sót: Đo lường tỷ lệ lỗi hoặc sai sót trong quá trình kiểm tra hàng hóa Chỉ số này có thể được tính bằng số lần kiểm tra sai sót chia cho tổng số lần kiểm tra
• Thời gian kiểm tra trung bình: Đo lường thời gian mà một nhân viên cần để kiểm tra một đợt hàng hóa Điều này có thể giúp đánh giá hiệu suất và hiệu quả trong quy trình kiểm tra
3.3.1.2 Chú trọng quy trình đánh giá và lựa chọn NCC Như hầu hết các doanh nghiệp khác, hiện nay việc đánh giá và lựa chọn NCC của INTECH còn khá đơn giản, chỉ bằng việc tìm kiếm thông tin qua Internet, sau đó so sánh giá cũng như tiến độ giao hàng và từ đó lựa chọn NCC Việc áp dụng các quy chuẩn đánh giá NCC chính là giải pháp tối ưu nhất mà doanh nghiệp nên thực hiện ngay từ ban đầu
Thông qua quy trình đánh giá, doanh nghiệp có thể lựa chọn được một NCC uy tín, đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm cũng như tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực Áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quy trình đánh giá NCC hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng Đây là bộ hướng dẫn linh hoạt nhằm hỗ trợ các tổ chức/doanh nghiệp kiểm soát và cải tiến chất lượng Như vậy, tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra các chính sách cho doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như duy trì chất lượng của các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh Các tiêu chuẩn bao gồm: thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, phương thức đóng gói, bảo quản và một số yêu cầu khác.Những doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thì nên thực hiện tái đánh giá NCC cần ít nhất mỗi năm một lần, tùy thuộc vào mức độ kiểm soát NCC mà doanh nghiệp lựa chọn Việc tái đánh giá định kỳ hằng năm nhằm đảm bảo NCC luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng như đã thiết lập từ ban đầu
3.3.1.3 Nâng cấp nền tảng công nghệ thông tin Việc quản lý hệ thống thông tin rất phức tạp trong hoạt động mua hàng nên việc chuyển đổi số là điều tất yếu, nếu không muốn bị đào thải khỏi thị trường Mục đích của chuyển đổi số là để doanh nghiệp có thể tham gia vào chuỗi cung ứng rộng hơn, đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn
Công ty cần nhanh chóng thúc đẩy và áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động kinh doanh của mình, trao đổi thông tin và các dữ liệu điện tử trong thương mại, khai hải quan điện tử để tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin nhằm mang lại năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận trong thương mại, XNK và hải quan; áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin, trao đổi dữ liệu bằng hệ thống máy tính với sự hỗ trợ của mạng lưới thông tin liên lạc và công nghệ xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng sống còn đối với việc quản lý cả quá trình hoạt động mua hàng, đặc biệt là quản lý sự di chuyển của hàng hóa và các chứng từ
Việc nâng cấp hệ thống thông tin hiện tại trong Công ty nên chia làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ (Intranet) cũng như hệ thống thông tin trong từng bộ phận chức năng (mua hàng, kỹ thuật, kế toán, marketing,…), hệ thống thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho, bến bãi, vận tải,…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên
- Giai đoạn 2: Kết nối hệ thống thông tin nội bộ với bên ngoài theo hai phương thức:
Phương thức 1: Sử dụng Internet Đây là một xu hướng mà các công ty Logistics trên thế giới đang hướng tới như là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động logistics
Phương thức 2: Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange –
EDI) Hệ thống này cho phép trao đổi thông tin, dữ liệu từ máy tính qua máy tính của các bộ phận trong hệ thống với nhau EDI đầu tư khá tốn kém tuy nhiên rất tiện ích và đạt độ an toàn cao EDI thực sự hữu ích cho những khách hàng lớn của chi nhánh và trao đổi dữ liệu giữa các chi nhánh, đại lý trong hệ thống Logistics toàn cầu
Thư viện ĐH Thăng Long
3.3.1.4 Nâng cấp cơ sở vật chất
Công ty cần đầu tư cơ sở vật chất (kho bãi và phương tiện) nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng Hiện tại, công ty có 2 kho hàng, ở Hà Nội và Bắc Ninh Do kho ở Hà Nội nằm ở trụ sở chính của công ty nên diện tích còn nhỏ hẹp, khi có nhiều hàng hóa và trong kho không còn chỗ chứa thì chúng sẽ được xếp ở bên ngoài Do đó, công ty cần đảm bảo hệ thống kho bãi rộng, kho đủ điều kiện bảo quản hàng hóa tốt về số lượng và chất lượng
Với số lượng các dự án có xu hướng ngày càng tăng, công ty cần trang bị thêm các xe chuyên chở, container để đảm bảo an toàn của hàng hóa cũng như đáp ứng kịp thời trong việc giao nhận hàng hóa và giảm chi phí thuê ngoài giúp công ty có lợi nhuận cao hơn
Các kiến nghị về phía Nhà nước
Ngành mua hàng tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, tuy nhiên, mục tiêu chúng ta hướng đến là tối ưu hóa việc khai thác tất cả nguồn lực quốc gia trong các hoạt động mua hàng, đảm bảo hiệu quả trong vận chuyển, giao nhận và lưu trữ hàng hóa, cùng với các hoạt động liên quan Để đạt được điều này, chúng ta cần xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng mua hàng và thiết lập một hệ thống quy định luật - kinh tế linh hoạt và phù hợp để điều chỉnh các hoạt động liên quan đến mua hàng và dịch vụ mua hàng Bằng cách này, chúng ta sẽ tạo ra một môi trường thuận lợi để thúc đẩy hoạt động
70 mua hàng và phát triển dịch vụ mua hàng một cách hiệu quả, đồng thời nắm bắt cơ hội trong ngành này
Hoàn thiện công tác xây dựng cơ sở hạ tầng
Trong hoạt động mua hàng, việc phát triển và cải thiện cơ sở hạ tầng vận tải là một yếu tố quan trọng để hỗ trợ ngành logistics và đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ trong quá trình tăng cường hoạt động này Nhà nước cần tập trung vào việc hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng vận tải đa phương thức, bao gồm đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường sắt Đây là cơ sở vật chất cốt lõi để hỗ trợ việc vận chuyển và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả Cơ sở hạ tầng này cần phải được phát triển và quản lý một cách chặt chẽ, sao cho phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế của từng địa phương và cả nước Để đảm bảo tính đồng bộ, cần tiến hành rà soát và cập nhật các quy hoạch và kế hoạch liên quan đến hạ tầng vận tải Các quy hoạch và kế hoạch này cần phải được xây dựng dựa trên chiến lược phát triển kinh tế, sản xuất công nghiệp, nông nghiệp và xuất nhập khẩu của cả nước Cần xác định rõ danh mục các dự án ưu tiên đầu tư và phải tìm cách huy động nguồn lực để đầu tư vào các dự án này một cách hiệu quả Đối với vận tải biển, cần khuyến khích đầu tư và xây dựng cảng container và cảng nước sâu để nâng cao khả năng phục vụ vận chuyển hàng hóa biển Cũng cần phát triển hệ thống cảng nội địa (Inland Clearance Depot - ICD) để tạo điều kiện cho vận tải đa phương thức và kết nối tốt giữa các phương thức vận chuyển
Cuối cùng, cần mở rộng kết nối hạ tầng logistics với các quốc gia trong khu vực ASEAN và các vùng khác trên thế giới để tận dụng tối đa tác dụng của vận tải đa phương thức và quá cảnh Điều này sẽ giúp cải thiện hoạt động mua hàng, quản lý hàng hóa và vận chuyển một cách hiệu quả hơn trong môi trường ngày càng phức tạp của thị trường quốc tế
Xây dựng hành lang, khung pháp lý thông thoáng và hợp lý, thay đổi và tiêu chuẩn hóa các quy định liên quan đến hoạt động mua hàng
Luật Thương Mại năm 2005 đã đưa ra các quy định đầu tiên về dịch vụ logistics, nhưng cần phải lưu ý rằng Luật này chưa đủ rõ ràng và cụ thể Về mặt pháp lý, luật chưa xác định đầy đủ sự liên kết và liên tục của các bước trong chuỗi logistics Gần đây, Nghị
Thư viện ĐH Thăng Long
71 định 140/2007/NĐ-CP đã cung cấp các quy định chi tiết hơn về hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics dưới ánh sáng của Luật Thương Mại
Mặc dù đã có những điều chỉnh phù hợp về pháp lý để quy định hoạt động này, Nhà nước vẫn cần thiết lập một khung pháp lý rõ ràng và thống nhất trong Luật Thương Mại cũng như trong các bộ luật liên quan như Luật Giao thông vận tải, Luật Dân sự, Luật Đầu tư, và nhiều văn bản khác dưới sự chỉ đạo của Nhà nước Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ cho hoạt động mua hàng và vận chuyển hàng hóa
Bên cạnh đó, Nhà nước cần thực hiện sự thay đổi và tiêu chuẩn hóa các quy định liên quan đến cấp phép, các tiêu chuẩn kinh doanh, và công nhận chứng từ điện tử trong quá trình mua hàng Sự thống nhất và tiêu chuẩn hóa về tên gọi hàng hóa và mã hàng hóa cũng rất cần thiết
Cuối cùng, cần có sự quy định rõ ràng về hải quan đối với việc cấp phép cho Người chuyên chở không có tàu (NVOCC - Non-vessel operating common carrier) và xác định rõ trách nhiệm của Đại lý khai quan Việc cập nhật các chứng từ xuất nhập khẩu theo chuẩn quốc tế, đặc biệt là các nước trong khu vực ASEAN và Châu Á, cũng như sử dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa thủ tục hải quan là điểm cần được Nhà nước quan tâm và thúc đẩy Ứng dụng công nghệ thông tin
Trong lĩnh vực hoạt động mua hàng, Nhà nước cũng cần đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan quản lý có liên quan đến giao dịch mua sắm quốc tế và các địa điểm giao nhận hàng hóa Điều quan trọng là xây dựng một hệ thống thông tin liên tục giữa các cơ quan chính phủ và các doanh nghiệp trong và ngoài nước Có được một hệ thống thông tin như vậy sẽ giúp các doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng các quyết định, chính sách mua sắm và các quy định của Nhà nước, từ đó họ có thể lập kế hoạch mua hàng một cách hiệu quả nhất
Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp
Trong lĩnh vực hoạt động mua hàng, Phó Thủ tướng đã yêu cầu Bộ Công Thương nắm vai trò chủ trì để xây dựng các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện cam kết hội nhập kinh tế quốc tế Mục tiêu là giải quyết kịp thời các vấn đề pháp lý và chính sách mà các doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình mua sắm, đặc biệt là
72 trong bối cảnh các hiệp định thương mại tự do như CPTPP, EVFTA và sắp tới là RCEP đang được thực thi Điều này là một phần của nhóm giải pháp nhằm phát triển doanh nghiệp logistics
Nhằm tạo cơ sở hạ tầng và pháp lý thuận lợi cho hoạt động mua hàng và vận chuyển hàng hóa, Nhà nước cần nắm bắt kịp thời các cơ hội từ các hiệp định thương mại quốc tế Điều này giúp ngành logistics của nước ta và các công ty trong lĩnh vực này nhanh chóng phát triển và cạnh tranh với các quốc gia khác có ngành logistics phát triển mạnh như Singapore, Trung Quốc, Ấn Độ, và nhiều quốc gia khác
Thư viện ĐH Thăng Long
