Phân tích và đề xuất cải tiến hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH

Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hoạt động mua hàng

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các doanh nghiệp giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất. Quy trình mua hàng được sử dụng để xác định yêu cầu của người dùng, đánh giá nhu cầu của người dùng một cách hiệu quả, xác định NCC có thể đáp ứng nhu cầu đó, xây dựng thỏa thuận với các NCC, phát triển cơ chế đặt hàng, đảm bảo thanh toán được thực hiện kịp thời, xác định rằng nhu cầu đã được đáp ứng một cách hiệu quả và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Đánh giá hoạt động mua hàng 1. Thước đo hiệu suất giá cả

_ Giao hàng đúng hẹn/phản hồi: biện pháp này cho biết mức độ mà các NCC có thể đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, dựa trên các yếu tố như ngày đến hạn giao hàng, giao trễ hoặc sớm có thể chấp nhận được,… Các số liệu trên được tính bằng tỷ lệ phần trăm của các lô hàng, dịch vụ hoặc các mặt hàng cụ thể đúng giờ hoặc trễ/sớm. _ Đạt được lịch trình tăng cường giới thiệu sản phẩm mới: biện pháp này cho biết các quy trình chiến lược và quy trình mua sắm, quản lý chuỗi cung ứng cũng như NCC có đạt được các mục tiêu về khối lượng sản có cần thiết tại các mốc quan trọng và tại này dưới sự sản phẩm hoặc dịch vụ ra thị trường hay không.

Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Công nghệ và Đầu tư INTECH 1. Thông tin chung về Công ty INTECH

Đây cũng là thời điểm công ty tập trung đẩy mạnh phát triển và kiện toàn hệ thống nhân sự, đặt mục tiêu xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, có kiến thức chuyên môn sâu sắc và kỹ năng cần thiết để đáp ứng mọi yêu cầu và thách thức. _ Quyết định việc công ty hoặc bất kỳ chi nhánh, đơn vị trực thuộc nào của công ty ký kết các hợp đồng, giao dịch với các đối tượng quy định tại khoản 1, điều 120 Luật doanh nghiệp với các giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản của công ty và các chi nhánh, đơn vị trực thuộc của công ty; quyết định về các loại cổ phần cổ phiếu chào bán. _ Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình Đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm định tại các cuộc họp thường niên.

Với mục tiêu trở thành hệ sinh thái trọn bộ giải pháp One-Stop Service, công ty thực hiện dịch vụ bảo hành, tư vấn công nghệ sản xuất, tư vấn đầu tư và xin cấp phép xây dựng, giải pháp điện và tự động hóa, giải pháp thiết bị phòng sạch và AHU, phân phối điều hòa TRANE, sản xuất thiết bị lọc khí Airsafe. Ngoài ra, với việc có nhà máy riêng của Công ty và một trung tâm R&D đã giúp công ty tự cung cấp một số sản phẩm trong phòng sạch cho mình như AHU, CDU, Passbos, Airshower,… đồng thời cũng trở thành một NCC cho các doanh nghiệp khác. Năm 2020, COVID-19 đã tác động mạnh mẽ đến sức tăng trưởng của lĩnh vực phòng sạch, nhu cầu sản phẩm sản xuất trong phòng sạch đạt tiêu chuẩn, tỷ lệ mắc các bệnh truyền nhiễm tăng, nhu cầu ngày càng tăng đối với các sản phẩm dược phẩm đã tiệt trùng,… Những yếu tố này đã dẫn đến quy mô của thị trường công nghệ phòng sạch ngày càng gia tăng và mang đến doanh thu đáng kể cho INTECH.

Nguyên nhân của vấn đề này là do sự thay đổi trong cơ cấu các loại dịch vụ của công ty, nửa cuối năm 2021, công ty đã cung cấp thêm phòng sạch dược phẩm, mỹ phẩm, phòng sạch sản xuất nước đóng chai, phòng sạch sản xuất bao bì,…. Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty trong những năm qua luôn có sự phát triển và tiến bộ hơn so với năm trước, đây là kết quả nỗ lực không ngừng tiến lên của toàn thể công ty trong thời gian đầy khó khăn và biến động của đại dịch COVID-19. Bên cạnh đó, chuyển dịch cơ cấu kinh tế của thế giới từ châu Âu sang châu Á cũng đem đến những cơ hội cho các doanh nghiệp nói chung và INTECH nói riêng được tiếp cận những công nghệ tiên tiến nhất của ngành phòng sạch.

Đánh giá hoạt động mua hàng tại Công ty

Với việc kinh doanh trong lĩnh vực phòng sạch, chất lượng sản phẩm/dịch vụ là yếu tố INTECH chú trọng hàng đầu bởi nó cần đáp ứng các yếu tố môi trường theo tiêu chuẩn sạch như nhiệt độ, độ bụi, độ ẩm, chênh áp, số lần trao đổi không khí,… theo quy định. Biểu đồ về thước đo chất lượng của dự án Dược phẩm STP Nguồn: Phòng Mua hàng Tỷ lệ phần trăm trên 2 biểu đồ thể hiện các tỷ lệ sản phẩm hư hỏng và tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng theo giá trị và theo số lượng của dự án Dược phẩm STP. Tuy nhiên, việc khắc phục lỗi sản phẩm đôi khi cũng mất thời gian và có thể dẫn đến việc chậm tiến độ đề ra với CĐT, khiến họ không hài lòng, do đó Công ty cần có biện pháp kiểm soát chất lượng chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn.

Đây là chỉ tiêu cơ bản nhất trong hoạt động mua hàng nhưng lại không thể phản ánh chính xác hoàn toàn hiệu quả hoạt động mua hàng bởi vấn đề giao hàng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như tình trạng giao thông có bị tắc đường hay không, phương tiện vận chuyển có xảy ra vấn đề gì hay không, hàng hóa bị hư hỏng,… Do đó, thước đo này chỉ có thể đánh giá một cách tương đối nhưng công ty vẫn sẽ đưa ra những quy định để đảm bảo tiến độ quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, trong những trường hợp khẩn cấp hoặc ngoại lệ dẫn đến việc giao hàng sớm/trễ, số lần công ty chấp nhận những lý do này cũng sẽ là hạn chế dù nó có chính đáng bởi nhiều lần như thế sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công/xây dựng, giảm uy tín của công ty đối với khách hàng. Nguồn: Phòng Mua hàng Theo thống kê, số đơn hàng giao đúng hẹn là 109 đơn hàng, chiếm 84,5%, cho thấy hầu hết các đơn hàng được xử lý một cách hiệu quả và đáp ứng được thời gian giao hàng được cam kết.

Cần xem xét các nguyên nhân và biện pháp cải thiện để giảm thiểu số lượng đơn hàng giao trễ, đồng thời quản lý tương tác với khách hàng một cách chuyên nghiệp và giải quyết tình huống một cách nhanh chóng có thể giúp duy trì lòng tin của họ và giảm thiểu hậu quả tiêu cực. • Thời gian thỏa thuận hợp đồng: là khoảng thời gian mà hai bên cùng nhau thỏa thuận về số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa và đi đến những thống nhất về các điều khoản hợp đồng về vận chuyển, ưu đãi hay thanh toán. Với phương châm ‘‘nhân viên hạnh phúc nghĩa là khách hàng hạnh phúc’’, INTECH luôn coi đây là một trong những thước đo quan trọng bởi sự hài lòng của khách hàng nội bộ cú thể đến thành cụng hoặc thất bại của doanh nghiệp.