giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty tnhh tm võ gia năm 2022

Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: dữ liệu được thu thập từ các phòng ban và báo cáo hoạt động của công ty về cơ cấu tổ chức, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu khác

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu và phân tích về thực trạng hoạt động thu mua của công ty TNHH Thương Mại Võ Gia năm 2022 từ đó đưa ra đánh giá về các nhân tố tác động và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thu mua tại Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia

− Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng tại Võ Gia năm 2022

− Phân tích, nhận định các nhân tố tác động đến hoạt động thu mua của công ty, đưa ra các ưu điểm và hạn chế của vấn đề

− Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua của

Thu thập các dữ liệu cần thiết để phân tích và đánh giá về hoạt động thu mua của Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia từ các bộ phận có liên quan

Vận dụng những kiến thức đã học để phân tích từ đó đề xuất giải pháp cho công ty sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

Phương pháp nghiên cứu

Thu thập thông tin, số liệu sơ cấp: thông qua quan sát và tham khảo ý kiến của người hướng dẫn để có cái nhìn sơ bộ về công ty và thực trạng hoạt động thu mua, ghi chép lại các thông tin và nội dung công việc mỗi ngày

Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: dữ liệu được thu thập từ các phòng ban và báo cáo hoạt động của công ty về cơ cấu tổ chức, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu khác của công ty trong quá trình nghiên cứu Cùng với các nguồn thông tin có chọn lọc trên mạng Internet Vì vậy, dữ liệu có độ tin cậy và chính xác cao

Phương pháp phân tích, đánh giá và tổng hợp: trong chương 3, tác giả dùng phương pháp phân tích để đưa ra vấn đề cần bàn luận từ đó có cái nhìn tổng quan về tình hình thực tế Ở chương 4 tiến hành phân tích các thông tin và số liệu thu thập được so sánh với thực tế để hiểu rõ hơn các khía cạnh cần quan tâm Qua đó làm cơ sở để đưa ra nhận xét, tổng hợp các nội dung đã phân tích để kết luận cho vấn đề nghiên cứu

Phương pháp dùng số liệu: số liệu được thu thập từ những nguồn thông tin có độ tin cậy cao để sử dụng trong bài, góp phần làm cho đề tài mang tính khách quan hơn

Phương pháp so sánh: dữ liệu mua hàng qua các năm được sử dụng để so sánh với tình hình thực tế của công ty.

Kết cấu của khoá luận

Nội dung chính của khoá luận gồm có 4 chương

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÕ GIA

Lịch sử hình thành

− Ngày 28/03/2011, Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310726930

− Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÕ GIA

− Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: VO GIA TRADING COMPANY LIMITED

− Tên công ty viết tắt: VO GIA TRADING CO.,LTD

− Trụ sở chính: Lầu 02, Phòng 02, Lô B12 (C4-1), khu Trung tâm thương mại Tài Chính Quốc Tế Phú Mỹ Hưng, 79/5 Hoàng Văn Thái, phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh

− Bằng chữ: năm mươi tỷ đồng

− Người đại diện theo pháp luật của công ty

• Họ và tên: Võ Duy Nghị

• Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan

• Chi tiết: Bán buôn than đá và nhiên liệu rắn khác (Trừ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng LPG và dầu nhớt cặn)

− Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH hai thành viên trở lên

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn: đối tác cung cấp mặt hàng than đá nhập khẩu hàng đầu Việt Nam

Sứ mệnh: mang đến những lô than đá với giá cả cạnh tranh, đảm bảo chất lượng, cung cấp kịp thời theo yêu cầu của khách hàng

“Cam kết - trung thực - tận tâm” - Võ Gia cam kết sẽ cung cấp sản phẩm đúng chất lượng, được kiểm định rõ ràng, tận tâm vì lợi ích khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Chức năng và nhiệm vụ về lĩnh vực hoạt động

Công ty tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về Luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán độc lập Thực hiện hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký:

Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan Chi tiết: Bán buôn than đá và nhiên liệu rắn khác (trừ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng LPG (Liquefied Petroleum Gas) và dầu nhớt cặn)

Dưới sự quản lý của Chi cục thuế khu vực quận 7 - huyện Nhà Bè, Võ Gia luôn thực hiện đúng và thực hiện đủ nghĩa vụ bằng việc nộp đúng thời hạn các loại thuế theo quyết định của cơ quan thuế Tạo việc làm ổn định cho người lao động, không ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, không khí làm việc lành mạnh, hăng say Luôn đặt mục tiêu hướng đến lợi ích của khách hàng và giữ vững uy tín công ty cũng như lòng tin của nhân viên.

Cơ cấu tổ chức

Với quy mô công ty tương đối nhỏ nên về cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản với một Giám đốc và một Phó giám chịu trách nhiệm vận hành công ty với 3 phòng ban chủ chốt cấu thành doanh nghiệp gồm: phòng Nhân sự - Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Điều phối

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thương mại Võ Gia

Nguồn: Phòng Nhân sự Giám đốc

Quyết định hướng phát triển của công ty, quản lý hoạt động tổng thể Bên cạnh đó còn thực hiện việc đưa ra quyết định có tính chiến lược, sống còn của công ty

Thay mặt giám đốc đưa ra quyết định về mặt tài chính, điều phối nhân sự, quan hệ khách hàng Điều này có ý nghĩa là Phó giám đốc có nhiệm vụ đảm bảo công ty được vận hành trơn tru dưới sự ủy thác của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc

Phòng nhân sự - kế toán

Bộ phận kế toán kiêm nhân sự thực hiện các công việc chính như nhập xuất, chi trả hóa đơn, giải quyết công nợ, lập BCTC Bên cạnh đó vẫn đảm bảo các công việc như một nhân viên Nhân sự như công tác tuyển dụng nhân sự khi cần, lập bảng tính lương cũng như các thủ tục, đãi ngộ có liên quan của nhân viên

Phòng Kinh doanh Đội bán hàng chịu trách nhiệm chăm sóc và giữ mối liên hệ với khách hàng cũ

Bên cạnh đó, đội luôn đảm bảo công tác chủ chốt là tìm nguồn khách hàng mới, ổn định cho công ty Đội mua hàng không ngừng tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá NCC phù hợp với nhu cầu khách hàng và đảm bảo tiêu chí của doanh nghiệp Bộ phận mua hàng chịu trách

8 nhiệm giữ mối quan hệ tốt đ ối với nhà cung cấp, đàm phán và thương lượng để nhận được ưu đãi cao nhất cho doanh nghiệp

Phòng điều phối Đội kho thực hiện công tác nhập xuất, quản lý hàng trong kho, chịu trách nhiệm kiểm định mẫu, bảo quản hàng hóa đảm bảo chất lượng từ lúc nhận hàng từ NCC đến lúc vận chuyển cho khách hàng Bên cạnh đó, bộ phận kho luôn thường xuyên lập báo cáo, cập nhật số lượng hàng trong kho kịp thời cho bộ phận mua và bán hàng nhằm đảm bảo đáp ứng đủ cho khách hàng Đội vận chuyển thực hiện việc điều độ, phân luồng hàng hóa đến cho khách hàng đảm bảo đúng theo thỏa thuận trên hợp đồng đối với khách hàng Bên cạnh đó thì công tác vận chuyển cũng phải được thực hiện sao cho thuận lợi đối với các bên có liên quan và tiết kiệm tối đa chi phí, nhiên liệu cho doanh nghiệp

Sở hữu cơ cấu tổ chức đơn giản giúp tạo nên một văn hóa doanh nghiệp đa nhiệm, linh hoạt, gần gũi mà hiệu quả Điều đó giúp doanh nghiệp được vận hành, phát triển ổn định, đạt được lợi nhuận, đảm bảo việc làm với thu nhập ổn định cho nhân viên suốt hơn

Cơ cấu bộ phận mua hàng

Với cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản, tại Võ Gia Bộ phận mua hàng thuộc Phòng kinh doanh Tại đây người chịu trách nhiệm chính là trưởng phòng Kinh doanh và một nhân viên mua hàng

Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của bộ phận mua hàng tại công ty TNHH TM Võ Gia

Chức vụ Nhân viên Quyền hạn công việc

Trưởng phòng Chị Bình Quản lý, theo dõi, đôn đốc toàn bộ quy trình mua hàng, ký duyệt văn bản

Quan sát, đánh giá, đàm phán, giữ mối liên hệ với NCC chủ lực

Nhân viên Chị Huyền Mua hàng, lập đơn đặt hàng, chuẩn bị hồ sơ, trình ký

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Tại đây, trưởng phòng có trách nhiệm quản lý toàn bộ các khâu của quy trình mua hàng từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn thành hợp đồng và lưu hồ sơ Đôn đốc, nhắc nhở nhân

9 viên mua hàng tránh trì trệ vì không có đủ nhân lực để hỗ trợ nên mọi thứ cần phải đúng tiến độ Bên cạnh đó, trưởng phòng kiêm luôn nhân viên mua hàng đối với những đơn hàng lớn Trưởng phòng cũng sẽ đứng ra đàm phán, thương lượng với NCC chủ lực có ảnh hưởng lớn đến hoạt động thu mua của công ty

Về phía nhân viên mua hàng, thực hiện hoạt động mua hàng cơ bản, lập đơn đặt hàng, chuẩn bị hợp đồng và trình duyệt giá rồi trình ký Nhân viên mua ngoài hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc nhận báo giá, chọn lọc NCC và gợi ý những NCC ưu tú nhất để tiến trình mua hàng diễn ra nhanh chóng với hiệu quả tốt nhất

Với đội ngũ nhân sự tại Phòng mua hàng như hiện tại vẫn đáp ứng tốt hoạt động mua hàng tại công ty Tuy nhiên, nếu trong tương lai Võ Gia muốn mở rộng hoạt động hoặc nâng cao hiệu quả thì cần tuyển thêm hoặc đào tạo nâng cao trình độ nguồn nhân lực.

CƠ SỞ LÝ LUẬN

Khái niệm mua hàng

Theo Vân (2011), mua hàng được coi là một trong những nhiệm vụ cơ bản và không thể thiếu của mọi tổ chức Bên cạnh đó, theo Monczka và cộng sự (2020), hoạt động mua hàng cho dù là liên quan đến hàng hóa hay dịch vụ, đều bao gồm các hoạt động cụ thể như nghiên cứu thị trường cung cấp, xác định và chọn NCC, đánh giá và cải tiến chất lượng, đàm phán và ký hợp đồng

Theo Johnson và Flynn (2015), từ góc độ tầm nhìn chi tiết, vai trò của mua sắm đang ngày càng tăng đối với các doanh nghiệp, họ nhìn vào mua sắm như một cách để giảm thiểu chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận Cuối cùng, theo SCMP và Tate (2013), chức năng chính của hoạt động mua sắm là đảm bảo có đủ hàng hóa và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu nội bộ

Tóm lại, mua hàng là một phần không thể thiếu trong dòng chảy của chuỗi cung ứng nói chung và hoạt động của các doanh nghiệp nói riêng Việc mua hàng phải đảm bảo cung cấp đủ và đúng thời hạn các sản phẩm và nguyên liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất và hoạt động thương mại.

Đối tượng tham gia vào hoạt động mua hàng

Nhà cung cấp có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua sắm và kết quả hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần có mạng lưới nhiều nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn đúng đắn, đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm cần mua, đồng thời giảm thiểu khả năng bị áp giá hoặc khan hiếm hàng hóa Để đảm bảo sự tin cậy của nhà cung cấp, phải thường xuyên cập nhật thông tin về năng lực, tài chính và khả năng cung ứng của đối tác, nhằm đảm bảo họ có khả năng đáp ứng ngay lập tức khi cần thiết

Sự thành công hay thất bại khi mua hàng phụ thuộc vào con người cụ thể là nhân viên thu mua Việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động, tính cách con người Khi người mua có vốn kiến thức ổn, kỹ năng tốt, cách cư xử khéo léo sẽ ảnh hưởng tích

13 cực đến kết quả quá trình mua hàng và ngược lại Lựa chọn được một nhân viên thu mua chuyên nghiệp, dày dặn kinh nghiệm hiểu biết về loại hàng hóa cần thu mua là một lợi thế rất lớn của doanh nghiệp

Nhân viên thu mua phải có kiến thức chuyên sâu về các sản phẩm trong lĩnh vực được phân công Họ phải có khả năng thu thập thông tin một cách nhanh chóng và nắm rõ tình hình biến động trên thị trường, bao gồm cả nhu cầu và giá cả Bên cạnh đó, họ cũng cần phải nắm vững các chính sách kinh tế của quốc gia, hiểu biết về pháp luật, khả năng đàm phán và có kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, giúp hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán giúp xác định ngân sách cho hoạt động thu mua và đưa ra các dự đoán liên quan đến chi phí, nhu cầu tài chính và lợi nhuận trong tương lai Điều này giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính rõ ràng để thực hiện hoạt động thu mua một cách hiệu quả

Bên cạnh đó, kế toán kiểm tra tính hợp lệ của các giao dịch mua hàng, bao gồm việc xác minh rằng các hóa đơn và chứng từ liên quan đúng và không bị sai sót, họ còn hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định thuế và luật pháp tài chính liên quan đến hoạt động thu mua Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán đều chính xác

Kiểm định chất lượng là một phần quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Kiểm định chất lượng giúp đảm bảo các sản phẩm được thu mua đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp hạn chế được những tổn thất do sản phẩm không đạt chất lượng Trong nhiều ngành, có các quy định và tiêu chuẩn riêng biệt về chất lượng và thông số an toàn, kiểm định chất lượng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn này, tránh được các vấn đề pháp lý và tài chính

Quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng được bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, tìm kiếm, lựa chọn, tiến hành mua hàng sau đó duy trì hoạt động này đảm bảo được tính kịp thời và liên tục Bên cạnh đó còn phải duy trì được mối quan hệ với các nguồn cung ứng theo chiến lược mua sắm của doanh nghiệp

Quy trình mua hàng là một chu trình hoặc một chuỗi thể hiện các hoạt động mua hàng nhằm đáp ứng được nhu cầu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp (Mensah và Tuo, 2013) Các công ty sản xuất hay dịch vụ khác nhau sẽ có những quy trình mua hàng khác nhau

Weele (2018) đã mô tả quy trình mua hàng gồm các giai đoạn chính như: xác định rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, đặt hàng, đánh giá toàn bộ quá trình mua Emmett và Crocker (2008) cho rằng quy trình mua hàng có mười giai đoạn từ xác định nhu cầu đến thanh toán Một vài tổ chức coi một số giai đoạn trong quy trình là một để giảm thời gian thực hiện và chi phí

Nhưng về cơ bản, quy trình mua hàng thường diễn ra như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu

Trong giai đoạn đầu tiên của chu kỳ mua hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm đặc điểm, tiêu chuẩn kỹ thuật và số lượng cần mua Việc này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm hàng hóa một cách chính xác và đảm bảo rằng sản phẩm được mua đúng lúc và với giá cạnh tranh

Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Theo Burt và cộng sự (2012), sau khi đã cẩn thận xác định các thuộc tính liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, giai đoạn thứ hai của quy trình mua hàng bao gồm việc tìm kiếm các NCC tiềm năng và chọn lựa những NCC phù hợp nhất để thực hiện đặt hàng Đối với các sản phẩm đã từng mua, người mua hàng có thể tìm kiếm thêm các NCC để tìm ra nguồn cung cấp tốt nhất hoặc sử dụng danh sách các NCC mà họ thường xuyên giao dịch Do đó, giai đoạn tìm kiếm NCC này có thể không đòi hỏi nhiều thời gian và công sức

Tuy nhiên, đối với các sản phẩm hoàn toàn mới hoặc có giá trị lớn, người mua hàng phải tiến hành một quá trình điều tra và lựa chọn cẩn thận hơn, mà có thể tốn thời gian và công sức đáng kể Khi lựa chọn nhà cung cấp, người mua hàng cần thu thập

15 thông tin như giấy phép kinh doanh, danh sách khách hàng hiện tại của NCC, và bảng báo giá sản phẩm cần mua Dựa trên thông tin này, nhân viên mua hàng tiến hành phân tích và đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng NCC dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra Dựa trên kết quả đánh giá, họ có thể lựa chọn NCC phù hợp nhất cho nhu cầu của họ

Bước 3: Đàm phán, thương lượng và ký hợp đồng

Theo Benton (2010), sau khi công ty đã lựa chọn nhà cung cấp, việc chuẩn bị và thiết lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng là một phần quá trình tự nhiên Hợp đồng được hiểu là một sự thỏa thuận về giao dịch trước khi việc mua bán diễn ra giữa người mua và người bán Sau khi tìm ra các nhà cung cấp tiềm năng, bước tiếp theo là bắt đầu cuộc đàm phán với họ Nhân viên mua hàng cần đạt được sự đồng thuận với nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, nguồn gốc của hàng hóa, giá cả, điều khoản thanh toán, quá trình đặt hàng và giao nhận, hoạt động xúc tiến thương mại và khuyến mãi, và phân rõ trách nhiệm của mỗi bên Bởi vì hợp đồng đã ký có giá trị pháp lý đối với cả hai bên, người mua và người bán cần đảm bảo xác định chính xác tất cả các yêu cầu, điều khoản và điều kiện khi lập hợp đồng

Sau khi đã ký hợp đồng, người mua bắt đầu quá trình đặt hàng với nhà cung cấp Thông tin cơ bản trong một đơn đặt hàng tiêu biểu bao gồm: ngày đặt hàng, tên và thông tin liên hệ của nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng, mô tả chi tiết về các sản phẩm đã đặt hàng, đơn giá, số lượng, điều khoản về thanh toán, thời gian hoặc ngày giao hàng dự kiến, điều khoản về giao hàng, địa chỉ giao hàng và địa chỉ hóa đơn Những thông tin này cũng cần xuất hiện trên tài liệu giao hàng và hóa đơn giao hàng từ nhà cung cấp để hỗ trợ kiểm tra

Bước 5: Theo dõi đơn hàng

Sau khi đơn đặt hàng được gửi đi, nhà cung cấp cần cung cấp phản hồi để xác nhận với người mua hàng về thời gian giao hàng Bên cạnh đó, người đại diện mua hàng nên thường xuyên duyệt liên lạc với nhà cung cấp để đôn đốc việc giao hàng đúng tiến độ và hỗ trợ kịp thời khi có sự cố xảy ra

Sau khi đơn hàng được giao đến, bộ phận kho và vận chuyển của doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và thông tin trên phiếu giao hàng Khi phát hiện

16 bất kỳ sai sót nào, bộ phận này sẽ thông báo cho nhân viên mua hàng để cung cấp thông tin cụ thể và minh chứng cho NCC

Bước 7: Thanh toán cho NCC

Sau khi giao hàng thành công, bộ phận mua hàng sẽ thu thập tất cả các chứng từ cần thiết và chuyển chúng cho bộ phận kế toán Để duy trì uy tín với nhà cung cấp, việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng Tất cả hồ sơ thanh toán cần được lưu giữ để phục vụ cho quá trình kiểm tra sau này

Bước 8: Định kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp Để đảm bảo các NCC tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết, công ty sẽ thực hiện việc đánh giá NCC định kỳ, ít nhất là mỗi 3 tháng một lần Các tiêu chí đánh giá sẽ bao gồm tỷ lệ tuân thủ hợp đồng, độ chính xác trong việc giao hàng theo đúng tiến độ, tỷ lệ hàng hóa lỗi, chất lượng dịch vụ hỗ trợ sau khi bán của NCC, và nhiều yếu tố khác liên quan.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng

Tài chính là sự thúc đẩy cho hoạt động của một doanh nghiệp và là điều kiện cần thiết để đảm bảo sự tồn tại của mọi doanh nghiệp Như đã được đề cập trước đó về tình hình tài chính tổng thể bên ngoài, thì bên trong doanh nghiệp, khi dòng tiền được quản lý một cách hiệu quả và các chiến lược mua sắm được thực hiện một cách nhanh chóng, thì thời gian được tiết kiệm và cơ hội thu mua từ các nhà cung cấp tốt được tạo ra Ngược lại, khi tài chính nội bộ yếu kém, các hoạt động, bao gồm cả thu mua, phải được thực hiện một cách thận trọng và tốn nhiều thời gian hơn

Năng lực này bao gồm về khả năng tìm kiếm, phân tích, đánh giá và lựa chọn NCC Điều này đòi hỏi nhân viên mua hàng phải am hiểu về sản phẩm cũng như biết rõ về các NCC trên thị trường, nắm bắt được xu hướng để kịp thời dự báo được nhu cầu thị trường Bên cạnh đó, khả năng đàm phán và thương lượng của nhân viên mua hàng cũng là yếu tố then chốt giúp hợp đồng được ký kết nhanh chóng, vấn đề được giải quyết nhanh gọn, giảm thiểu rủi ro

Theo Ipek và công sự (2011), sử dụng các hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp cập nhật và quản lý thông tin đa chiều một cách hiệu quả Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và rõ ràng về thông tin, đặc biệt hữu ích trong việc quản lý hoạt động mua hàng Hệ thống quản lý cho phép quản lý tất cả dữ liệu một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng thông tin một cách hiệu quả

Tình hình kinh tế - chính trị

Là những tình hình mang yếu tố khách quan có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động thu mua của doanh nghiệp Cụ thể như việc thay đổi các chính sách trong vấn đề hiệu ứng nhà kính và bảo vệ môi trường, xu hướng toàn cầu về “sống xanh”, chuyển đổi công nghệ sử dụng nhiên liệu “sạch” bên cạnh đó việc chính trị ổn định hay biến động dù trong hay ngoài nước cũng đều khiến cho việc kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động thu mua nói riêng diễn ra suôn sẻ hoặc khủng hoảng

Theo Prajogo và cộng sự (2012), năng lực của NCC là khả năng sẵn sàng cung cấp sản phẩm chất lượng, đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật, số lượng, thời gian giao hàng, giá cả cạnh tranh và những hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng Dựa trên khả năng này doanh nghiệp có thể xây dựng được các tiêu chí nhằm đánh giá NCC để quyết định việc có thực hiện mua lại hay không

Những khả năng này có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ chuyên môn và ngành công nghiệp mà NCC hoạt động Tuy nhiên, sự đáp ứng đúng đắn và hiệu quả của các khả năng này thường quyết định sự thành công của một NCC trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho thị trường Đối thủ cạnh tranh

Theo Lian và cộng sự (2015), đối thủ cạnh tranh tác động đến hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp đa dạng và phụ thuộc vào từng ngành công nghiệp, thị trường cụ thể và chiến lược của từng doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh có các chính sách giảm giá, chiết khấu sản phẩm hoặc dịch vụ, điều này có thể làm cho doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược mua hàng để có mức giá cạnh tranh trên thị trường

Nếu đối thủ cạnh tranh cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với chất lượng cao hơn hoặc tính năng độc đáo, doanh nghiệp có thể phải xem xét các lựa chọn mua hàng để đảm bảo họ đang mua sản phẩm hoặc dịch vụ tương xứng Bên cạnh đó, đối thủ có thời gian giao hàng nhanh hơn hoặc cung cấp các dịch vụ linh hoạt hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải cải thiện quá trình mua hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian và mức độ linh hoạt

Sản phẩm thay thế tạo ra sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp phải cân nhắc cải thiện sản phẩm chính hoặc cung cấp giá trị tốt hơn để duy trì hoặc tăng thị phần Sản phẩm thay thế có thể thay đổi cách mà khách hàng mua sắm, khách hàng dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và so sánh sản phẩm, hoặc họ có thể tập trung vào các yếu tố khác như tính năng, chất lượng, dịch vụ khách hàng, hoặc giá trị thương hiệu Sự cạnh tranh từ sản phẩm thay thế có thể thúc đẩy các doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm của họ để duy trì hoặc tăng thị phần từ đó các tiêu chí trong mua hàng cũng đòi hỏi cao hơn.

Phương pháp mô hình hóa cấu trúc (ISM)

Theo Warfield (1973), phương pháp mô hình hoá cấu trúc (Interpretive Structural Modeling – ISM) cho phép tạo một quy trình thực hiện so sánh các cặp yếu tố được sử dụng để chuyển đổi một vấn đề phức tạp thành một mô hình cấu trúc đơn giản hơn Phương pháp này cho phép xác định mối quan hệ giữa các biến số mà sự ảnh hưởng giữa chúng không rõ ràng, giúp mô tả cách các yếu tố tác động lẫn nhau từ đó hiểu rõ hơn cơ chế hoạt động của các yếu tố trong mối quan hệ cấu trúc Phương pháp ISM giúp phân biệt biến số nào là quan trọng và có tác động chính trong mô hình từ đó hỗ trợ việc ra quyết định hoặc ưu tiên các yếu tố quan trọng hơn (Godet và Durance, 2008) Quy trình ISM gồm có 7 bước:

Bước 1: Nhận diện và xác định các yếu tố

Các yếu tố được sử dụng để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng được xác định dựa trên khảo sát thực tế doanh nghiệp hoặc các nghiên cứu trong quá khứ, giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp dùng để đánh giá và so sánh giữa các nhà cung ứng

Bước 2: Xây dựng ma trận tương tác cấu trúc dựa trên mối quan hệ giữa các tiêu chí

Thiết kế bảng câu hỏi dùng để thu thập ý kiến của chuyên gia về mối liên quan giữa từng tiêu chí và các tiêu chí khác Mối quan hệ giữa yếu tố i và yếu tố j như sau: V: Tiêu chí i giúp đạt được tiêu chí j

A: Tiêu chí j giúp đạt được tiêu chí i

X: Tiêu chí i và j liên quan với nhau

O: Tiêu chí i và j không liên quan đến nhau

Bước 3: Xây dựng ma trận tiếp cận ban đầu thông qua ma trận tương tác cấu trúc

Các dữ liệu trong ma trận tương tác cấu trúc được biến đổi thành mã nhị phân như sau:

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là V thì trong ma trận tiếp cận, giá trị (i,j) là 1 Đồng thời, giá trị (j,i) chuyển thành 0

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là A thì trong ma trận tiếp cận, giá trị (i,j) là 0 Đồng thời, giá trị (j,i) chuyển thành 1

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là X thì trong ma trận tiếp cận, cả 2 giá trị

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là O thì trong ma trận tiếp cận, cả 2 giá trị

Bước 4: Xây dựng ma trận tiếp cận cuối cùng

Ma trận tiếp cận cuối cùng được xây dựng dựa trên nguyên tắc: Nếu tiêu chí i có liên quan đến tiêu chí j và tiêu chí j có liên quan đến tiêu chí k, thì tiêu chí i có liên quan đến tiêu chí k Khi điều này xảy ra, trong ma trận tiếp cận, giá trị (i,k) thay đổi từ 0 thành

Bước 5: Phân cấp các yếu tố

Dựa vào ma trận tiếp cận cuối cùng, các yếu tố quan hệ theo hàng và theo cột được xác định dựa trên nguyên tắc: Các tiêu chí có liên quan với nhau được liệt kê tương ứng, từ đó xác định các tiêu chí giao nhau, tiêu chí có mối quan hệ theo hàng và có giao điểm giữa hàng và cột giống nhau sẽ được chia theo thứ bậc từ I đến VIII và được loại bỏ ở quy trình xếp bậc kế tiếp

Bước 6: Hình thành mô hình ISM

Mô hình cấu trúc được hình thành dựa trên kết quả phân cấp các yếu tố, mô hình này thể hiện mối quan hệ giữa các tiêu chí một cách rõ ràng, từ đó giúp quá trình đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí ở giai đoạn tiếp theo dễ dàng hơn

Bước 7: Hình thành các cụm

Tính toán các giá trị hàng và cột dựa trên ma trận tiếp cận cuối cùng để phân chia các tiêu chí vào các cụm Trong đó, DrP (Driving Power) là tổng giá trị theo hàng, DP (Dependent Power) là tổng các giá trị theo cột Sau đó thể hiện các tiêu chí trên đồ thị, với trục hoành là giá trị DP và trục tung là giá trị DrP Các tiêu chí được chia thành 4 nhóm:

Nhóm tiêu chí tự quản: Các tiêu chí có DrP và DP thấp

Nhóm tiêu chí phụ thuộc: Các tiêu chí có DrP thấp và DP cao

Nhóm tiêu chí liên kết: Các tiêu chí có DrP và DP cao

Nhóm tiêu chí độc lập: Các tiêu chí có DrP cao và DP thấp

Các nghiên cứu trước đó đã xác định rằng các tiêu chí nằm trong vùng độc lập, tức là những tiêu chí có giá trị cao cho DrP (Độ quan trọng) và thấp cho DP (Độ phụ thuộc), đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, so với các tiêu chí trong vùng còn lại Các tiêu chí thuộc vùng tự quản, có DP và DrP thấp, không có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình lựa chọn nhà cung cấp Nói cách khác, các tiêu chí thuộc nhóm tiêu chí tự quản sẽ bị loại bỏ trong quá trình chọn nhà cung ứng (Minhaj & Rakesh, 2011; Rachit, 2014)

Các tiêu chí thuộc vùng phụ thuộc có DrP thấp, tuy nhiên DP rất cao, và chúng đóng vai trò quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp Các tiêu chí này cần được xem xét một cách cẩn thận trong quy trình quyết định

Các tiêu chí trong vùng liên kết có thể ảnh hưởng đến các tiêu chí khác do tính bất định cao trong thực tế Do đó, cần phải xử lý và xem xét kỹ lưỡng khi đánh giá chúng (Firoz & Rajesh, 2014).

Phương pháp phân tích thứ bậc (AHP)

Theo Saaty (1987), phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic Hierarchy Process - AHP) là một lý thuyết chung về đo lường được sử dụng để rút ra thang đo tỷ lệ từ so sánh ghép đôi rời rạc và liên tục Dựa trên nguyên tắc so sánh cặp, phương pháp này có thể được mô tả với 3 nguyên tắc chính bao gồm: phân tích, đánh giá và tổng hợp Phương

21 pháp AHP được Thomas L Saaty phát triển vào những năm đầu thập niên 1970 và được biết đến như là quy trình phân tích thứ bậc nhằm giúp xử lý các vấn đề ra quyết định đa tiêu chuẩn phức tạp

Theo Bernasconi (2010), công dụng chính của phương pháp AHP là đưa ra giải pháp cho các vấn đề và ước lượng môi trường đa biến AHP thiết lập trọng số ưu tiên cho các lựa chọn thay thế bằng cách sắp xếp các mục tiêu, tiêu chí theo cấu trúc thứ bậc

Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc thứ bậc

Từ hàm mục tiêu, sơ đồ cấu trúc sẽ phân tích qua các tiêu chí lớn và các tiêu chí thành phần, ở cấp bậc cuối cùng là xem xét các phương pháp khả thi Quy trình đánh giá sử dụng ma trận so sánh cặp với thang điểm 9 để xác định trọng số dựa trên vector riêng, tương ứng với giá trị riêng lớn nhất, sau đó kiểm tra tính nhất quán của hệ số Cuối cùng, các trọng số được tổng hợp để đưa ra quyết định tối ưu Phương pháp AHP cho phép xem xét nhiều tiêu chí, định lượng và định tính, tích hợp chúng vào một tổng thể duy nhất để hỗ trợ trong việc ra quyết định

Quy trình triển khai phương pháp AHP gồm các bước như sau:

Bước 1: Phân tích vấn đề và xác định lời giải yêu cầu

Bước 2: Xác định các yếu tố sử dụng và xây dựng cây phân cấp yếu tố

Bước 3: Điều tra, thu thập ý kiến chuyên gia về mức độ ưu tiên

Bước 4: Thiết lập các ma trận so sánh cặp

Bước 5: Tính toán trọng số cho từng mức, từng nhóm yếu tố

Sau khi lập xong ma trận trên, tiến hành tính toán trọng số cho các tiêu chí bằng cách cộng tổng các giá trị của ma trận theo cột, sau đó lấy từng giá trị của ma trận chia cho số tổng của cột tương ứng, giá trị thu được được thay vào chỗ giá trị được tính toán

Bước 6: Kiểm tra tính nhất quán (CR)

Tỷ số nhất quán phải nhỏ hơn hay bằng 10%, nếu lớn hơn phải thực hiện lại các bước 3, 4, 5

Bước 7: Thực hiện bước 3, 4, 5, 6 cho tất cả các mức và các nhóm yếu tố trong cây phân cấp

Bước 8: Tính toán trọng số tổng hợp và nhận xét

Bảng 2.1 Thang đánh giá 9 mức so sánh của phương pháp AHP

Mức độ quan trọng Định nghĩa Giải thích

1 Quan trọng bằng nhau Hai yếu tố có mức độ quan trọng bằng nhau

3 Tương đối quan trọng hơn Kinh nghiệm và nhìn nhận hơi nghiêng về cái này hơn cái kia

5 Quan trọng hơn nhiều Kinh nghiệm và nhìn nhận nghiêng mạnh về cái này hơn cái kia

7 Rất quan trọng hơn Yếu tố này được ưu tiên nhiều hơn yếu tố kia

9 Tuyệt đối quan trọng hơn Sự quan trọng hơn hẳn của một yếu tố ở trên mức có thể

2, 4, 6, 8 Mức trung gian Cần sự thỏa hiệp giữa hai mức độ liền kề

Các tiêu chí lựa chọn NCC

Việc quyết định chọn NCC là một nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu xem xét nhiều yếu tố định tính và định lượng cùng một lúc để đưa ra quyết định (Weber và cộng sự, 1991) Để đảm bảo lựa chọn một NCC tốt, việc xác định các tiêu chí phải căn cứ vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp (Patton, 1996)

Dickson (1966) đã thực hiện một cuộc khảo sát với 300 tổ chức thương mại để xác định những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp Kết quả nghiên cứu này cho thấy rằng, khi đánh giá và lựa chọn NCC, các công ty thường tập trung vào các tiêu chí chất lượng, giá cả và dịch vụ vận chuyển

23 Đúng vậy, các nghiên cứu gần đây tiếp tục xác nhận sự quan trọng của các yếu tố như chi phí, chất lượng, giao hàng đúng hẹn, khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp, tổ chức hồ sơ, mức độ dịch vụ, và các yếu tố liên quan đến rủi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp Điều này cho thấy rằng những yếu tố này vẫn đóng vai trò quan trọng trong quá trình quyết định về việc lựa chọn nhà cung cấp (Jayshingpure và cộng sự, 2016)

Dickson (1966) đã liệt kê 23 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp đánh giá và lựa chọn, dựa trên khảo sát 273 đại lý và quản lý thu mua được chọn từ danh sách thành viên của Hiệp hội quản lý mua hàng quốc gia Hoa Kỳ và Canada Trong đó, yếu tố giá cả với số điểm 2.758 có tầm quan trọng đáng kể trong việc lựa chọn nhà cung cấp

Trong nghiên cứu của Jayshingpure và cộng sự (2016), cho thấy tầm quan trọng của tiêu chí giá cả có liên quan đến rủi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp

Một chuỗi cung ứng được cho là thành công hoặc hiệu quả nếu đúng số lượng và chất lượng mong muốn của sản phẩm cuối cùng được giao đúng nơi, đúng thời điểm (Mandal và Deshmukh, 1994)

Theo H Abdul Zubar và P Parthiban (2014), chìa khóa thành công trên thị trường là đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất với chi phí thấp nhất, do đó, trọng tâm là giảm tổng chi phí và thời gian giao hàng

Tiêu chí chất lượng có số điểm 3.508 cao nhất trong các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và được đánh giá rất quan trọng trong nghiên cứu của Dickson (1966) Weber và cộng sự (1991) nhấn mạnh rằng tiêu chí chất lượng được nhiều công ty mua hàng ưu tiên hàng đầu Tương tự, theo Thiruchelvam & Tookey (2011), khả năng đáp ứng chất lượng yêu cầu của mỗi nhà cung cấp là một tiêu chí cực kỳ quan trọng

Sarkar và Mohapatra (2006) xác định khả năng đáp ứng là khía cạnh chính đánh giá năng lực của nhà cung cấp Khả năng đáp ứng được định nghĩa là khả năng được chứng minh của nhà cung cấp trong việc đáp ứng các yêu cầu ngắn hạn của người mua về chi phí, chất lượng, dịch vụ và các tiêu chí khác

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng thay đổi nhanh chóng, độ tin cậy và tính linh hoạt của mỗi nhà cung cấp được coi là yếu tố đóng góp chính Tính linh hoạt được coi là việc cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác với khách hàng Người mua mong đợi sự tin cậy từ nhà cung cấp trong việc giao đúng số lượng sản phẩm đến đúng địa điểm, vào thời gian đã thỏa thuận và tuân thủ các điều khoản hợp đồng đã ký (Thiruchelvam & Tookey, 2011)

Lựa chọn nhà cung cấp trở thành một quyết định chiến lược khi tổ chức thu mua cố gắng thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài và đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp của mình Các công ty ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu hàng hóa và cung cấp dịch vụ mà trước đây được cung cấp nội bộ nhằm chuyên môn hóa và tập trung vào năng lực cốt lõi của họ Trong chuỗi cung ứng, cần đạt được sự hợp tác chiến lược, lâu dài giữa người mua và nhà cung cấp để tránh lãng phí nguồn lực trong chuỗi hậu cần (Lasch và Janker, 2005)

Cheraghi và cộng sự (2004) đã phân tích các bài báo xuất bản từ năm 1990 đến

2001, nhận thấy rằng độ tin cậy và mối quan hệ lâu dài là những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp Duy trì mối quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp và sử dụng ít nhà cung cấp đáng tin cậy hơn có thể giúp tăng giá trị của chuỗi cung ứng Điều này là do vai trò khác biệt của các nhà cung cấp ở tất cả các giai đoạn của chuỗi cung ứng (Wisner, Tan, & Leong, 2008)

Lựa chọn nhà cung cấp là một trong những thành phần quan trọng của chuỗi cung ứng, vì các công ty đã nhận ra rằng để thực sự mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng, họ phải tập trung vào toàn bộ chuỗi giá trị Khi đó, mối quan hệ lành mạnh với nhà cung cấp người mua là một trong những thành phần mạnh mẽ nhất của việc mang lại giá trị vượt trội và làm hài lòng khách hàng

Nguồn gốc sản phẩm (hay còn được gọi là xuất xứ sản phẩm) là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá NCC Nguồn gốc sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong đánh giá NCC vì nó có thể ảnh hưởng đến chất lượng, tuân thủ quy định, tính bền vững, hình ảnh thương hiệu và khả năng quản lý rủi ro của sản phẩm và quá trình cung cấp.

Công nợ trong tiêu chí đánh giá nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng đánh giá sự ổn định tài chính và khả năng thanh toán của nhà cung cấp Nó giúp tổ chức đánh giá tính ổn định tài chính của NCC, đảm bảo sự liên tục trong quá trình cung cấp, quản lý mối quan hệ đối tác và quản lý rủi ro trong quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY

Quy trình mua hàng tại công ty TNHH TM Võ Gia

Hình 3.1 Sơ đồ quy trình thu mua tại Công ty TNHH TM Võ Gia

NHÀ CUNG CẤP THU MUA TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC

Tạo đơn hàng và lên hợp đồng

Quy trình mua hàng của công ty Võ Gia vẫn đảm bảo được các yếu tố cơ bản mà một quy trình mua hàng cần có Quy trình được bắt đầu khi bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu, tìm và lựa chọn NCC, trình duyệt giá, tạo đơn hàng và lên hợp đồng, thực hiện hợp đồng, thanh toán và lưu hồ sơ để kết thúc một quy trình mua hàng thông thường Tuy nhiên, với sản phẩm mà Võ Gia đang thu mua là Than đá, một sản phẩm khá đặc thù và đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải căn cứ vào các thông số kỹ thuật chuyên biệt Các thông số kỹ thuật này phải được kiểm tra bởi tổ chức bên thứ 3 Nên trong quá trình thực hiện hợp đồng phải thực hiện kiểm định mẫu cũng như sẽ tính toán khấu trừ theo công thức riêng nếu có như có xuất hiện vi phạm về chất lượng than đây là điểm khác biệt trong quy trình so với các sản phẩm hàng hóa thông thường khác

Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu thông qua hợp thư điện tử từ bộ phận kho với những đơn đặt hàng định kỳ và từ bộ phận bán hàng với những khách hàng mới Yêu cầu phải đảm bảo các thông tin về số lượng, ngày giao hàng và chi tiết về các thông số kỹ thuật (nhiệt lượng, cỡ hạt, độ tro, ) cần có

3.1.2 Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng yêu cầu đơn vị cung cấp số lượng, chủng loại và thông số kỹ thuật chi tiết về sản phẩm để tiến hành gửi thư mời báo giá cho các NCC Thông tin trên báo giá bao gồm: tên NCC, tên hàng hóa, xuất xứ, đơn giá, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, hiệu lực giá và một số thông tin cần thiết khác (nếu có) Các NCC được mời báo giá là những NCC cũ và những NCC tiềm năng (nếu có), đảm bảo được những đặc điểm phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Võ Gia Hiện tại, Võ Gia chưa xây dựng bộ tiêu chí đánh giá NCC Việc quyết định lựa chọn NCC căn cứ vào chất lượng sản phẩm ở những đơn đặt hàng cũ và mức độ phù hợp của NCC đối với yêu cầu tối thiểu mà Võ Gia mong muốn:

• Chất lượng: thông số kỹ thuật đáp ứng yêu cầu

• Tiến độ giao hàng: mức độ sẵn sàng trên mỗi đơn hàng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng

• Giá cả cạnh tranh, thời gian công nợ tối đa

Khi nhận được báo giá từ NCC, nhằm đảm bảo tối ưu hóa chi phí và hiệu quả ngân sách của công ty, nhân viên mua hàng thực hiện cuộc đàm phán lại về các điều kiện giữa hai bên, các chính sách hậu mãi và ưu đãi (nếu có), thời gian áp dụng các mức giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán trước khi quyết định ký kết hợp đồng mua hàng Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên mua hàng phải có đủ kỹ năng và kiến thức về việc am hiểu các lý do dẫn đến việc NCC điều chỉnh giá bán lên hoặc xuống, những yếu tố có ảnh hưởng đến tình trạng cung cấp nguyên liệu và mức giá tại các đối thủ cạnh tranh Sự linh hoạt trong việc điều chỉnh các điều khoản là điểm quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất

Sau khi nhận báo giá từ NCC, nhân viên mua hàng tiến hành chuẩn bị hồ sơ để trình duyệt giá Bộ hồ sơ bao gồm:

• Bảng nhu cầu: đã được lãnh đạo phê duyệt

• Tờ trình duyệt giá: nhân viên thu mua tiến hành lập tờ trình duyệt giá

Duyệt giá giấy bao gồm xác nhận tên NCC, chủng loại hàng hóa, thông số kỹ thuật, giá mới – giá cũ, số lượng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán (chuyển khoản/tiền mặt/công nợ), hiệu lực giá do Phó Giám đốc ký duyệt

Nếu giá không được duyệt thì phải tiến hành lại bước lựa chọn NCC với những yêu cầu sát sao hơn căn cứ theo những lý do mà đơn giá trước không được duyệt để tiến hành đàm phán, thương lượng với NCC

3.1.4 Tạo đơn đặt hàng và lên hợp đồng

Sau khi giá đã được duyệt từ ban Giám đốc, nhân viên mua hàng tiến hành tạo đơn đặt hàng và soạn hợp đồng bằng văn bản Đơn đặt hàng phải có các thông tin về NCC, thông số kỹ thuật của sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian và địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán

Hợp đồng phải đảm bảo đủ các thông tin sau:

Thông tin chi tiết có liên quan của bên mua và bên bán: bao gồm các thông tin liên hệ và tên của người đại diện doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho hợp đồng Điều này thể

29 hiện rõ tính minh bạch, uy tín của doanh nghiệp cũng như người chịu trách nhiệm sau cùng trong suốt quá trình diễn ra hợp đồng

Thời hạn hợp đồng: xác nhận ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực cho đến khi kết thúc hợp đồng hoặc trước đó xảy ra ít nhất một trong các tình huống đã được định sẵn trong hợp đồng như sau:

• Có một hợp đồng mới được ký kết bởi hai bên thay thế hợp đồng này

• Có một thông báo bằng văn bản chấm dứt hợp đồng trước thời hạn ban hành bởi một trong hai bên được gửi cho bên còn lại

• Có văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng được ký bởi hai bên

Hàng hóa, thông số kỹ thuật và giá cả: mô tả chi tiết yêu cầu các quy chuẩn về sản phẩm bao gồm nhiệt lượng tổng, hàm lượng ẩm, độ tro, chất dễ bay hơi, hàm lượng lưu huỳnh, kích thước hạt Tất cả các thông số kỹ thuật trên phải được chứng minh thông qua báo cáo phân tích giám định của các đơn vị có thẩm quyền Điều kiện giao hàng: xác nhận các thỏa thuận xoay quanh địa điểm giao hàng cũng như thời gian và số lượng hàng hóa được căn cứ vào mỗi đơn đặt hàng Thời điểm chuyển giao rủi ro được xác định kể từ khi hai Bên ký biên bản giao nhận hàng hóa (phiếu cân) Tất cả các bên có liên quan cùng thực hiện đúng trách nhiệm để đưa rủi ro về mức thấp nhất, đảm bảo đúng tiến độ các lô hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng

Phương thức thanh toán: việc xuất hóa đơn sẽ được thực hiện theo từng Đơn đặt hàng Số lượng thanh toán sẽ được căn cứ vào số lượng hàng thực nhận trong Phiếu cân sau khi giảm trừ hoặc tăng thêm trong Biên bản giao nhận được đại diện hai bên xác nhận và ghi trong hóa đơn theo giá đã được hai bên thỏa thuận được đại diện hai bên xác nhận

Phương thức lấy mẫu và kiểm định chất lượng than: kho kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu trên từng xe rồi trộn lại, mẫu được lấy phải có chữ ký của các bên có liên quan mới có hiệu lực Sau khi kết thúc đơn hàng, đại diện của các bên sẽ tiến hành trộn mẫu Mẫu sau khi được trộn sẽ được tách ra thành các mẫu độc lập để các bên có liên quan lưu giữ và gửi đi trung tâm kiểm định bên thứ 3 (SGS Vietnam Ltd) để phân tích các chỉ tiêu, thông số kỹ thuật đã được thỏa thuận theo hợp đồng

30 Điều khoản thưởng phạt: nếu các các thông số kỹ thuật của sản phẩm vượt quá tiêu chuẩn cam kết trong hợp đồng sẽ được tính toán giảm trừ theo công thức đã thỏa thuận Bên cạnh đó, hành vi giao hàng không đúng hạn cũng sẽ được quy định trong điều khoản thưởng phạt

Bất khả kháng: khi các sự kiện ngẫu nhiên xảy ra vượt ra khỏi sự kiểm soát của các bên có liên quan mà gây ra sự chậm trễ hay ngừng thực hiện hợp đồng thì các bên sẽ không được phép khiếu nại Các “sự kiện bất khả kháng” được quy định cụ thể trong hợp đồng và sẽ được xử lý theo như hợp đồng mà bên gặp “sự kiện bất khả kháng” sẽ không phải chịu bất cứ trách nhiệm pháp lý nào

Bảo mật và quyền sở hữu trí tuệ: đảm bảo độ bảo mật về thông tin sản phẩm và các bên có liên quan Điều này phản ánh được mức độ chuyên nghiệp cũng như uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và cá nhân các đại diện có liên quan trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng hiện tại, tạo tiền đề tốt cho các hợp đồng sau này

Thực tế thu mua lô hàng than Indo nâu từ NCC Thuận Hải 08/2022

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Vào tháng 08/2022, nhân viên mua hàng tiếp nhận yêu cầu về số lượng dự kiến

500 tấn Than Indo Nâu từ đơn vị Yêu cầu được gửi dưới hình thức điệp văn thông qua hộp thư điện tử

Bước 2: Tìm kiếm, lựa chọn NCC

Bộ phận mua hàng tiến hành gửi thư mời báo giá cho ba NCC tại thời điểm đó gồm: Công ty Cổ phần năng lượng Tân Thuận, Công ty Cổ phần Thuận Hải Commodities, Công ty Cổ phần Đầu tư Long Thuận Đây là những NCC cũ, uy tín của

Võ Gia với phương hướng hoạt động phù hợp với mục tiêu phát triển của Võ Gia trong đó có Thuận Hải là một trong 3 nhà nhập khẩu than lớn nhất Việt Nam trong vòng 10 năm trở lại đây nên độ tin cậy và chất lượng được đánh giá cao

Sau khi gửi thư mời báo giá, nhân viên mua hàng lần lượt nhận được biên bản báo giá từ các NCC trên rồi tiến hành phân tích và đánh giá dựa trên yếu tố giá cả và công nợ, đây có thể nói là một trong các yếu tố tiên quyết dẫn đến việc quyết định đặt hàng Bên cạnh đó thì thời gian giao hàng cũng như các đãi ngộ cũng được quan tâm tiếp theo

Bảng 3.1 So sánh các tiêu chí trong báo giá của ba NCC

Tiêu chí Thuận Hải Long Thuận Tân Thuận Đơn giá chưa bao gồm VAT (VNĐ) 4.190.000 4.390.000 4.490.000

Thanh toán Chuyển khoản Chuyển khoản Chuyển khoản

Chi phí khác (vận chuyển, kiểm định) Có hỗ trợ Thương lượng Thương lượng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Thông qua những thông tin trên các bảng báo giá (đính kèm ở phụ lục hình 1.1, 1.2, 1.3), nhân viên mua hàng nhanh chóng đưa ra so sánh các yếu tố khách quan làm căn cứ để đưa ra quyết định lựa chọn NCC Thuận Hải đã đưa ra một mức giá cạnh tranh hơn kèm với thời gian công nợ đã giúp Thuận Hải vượt mặt đối thủ Có thể vì là một nhà nhập khẩu than đá lớn nên Thuận Hải dễ dàng đưa ra một mức giá thấp hơn so với đối thủ cùng ngành

Với những ưu điểm mà Thuận Hải mang lại thì nhân viên mua hàng dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn Thuận Hải làm NCC đơn hàng sắp tới Tuy nhiên, để mang lại lợi ích tối đa cho Võ Gia thì nhân viên mua hàng cũng phải thực hiện việc đàm phán, thương lượng giá cả với đại diện bộ phận bán hàng của Thuận Hải thông qua hộp thư điện tử Sau khi thương lượng được mức giá tối ưu nhất và được phê duyệt giá từ ban Giám đốc thì nhân viên mua hàng lại tiếp tục việc chuẩn bị hợp đồng ký kết trong thời gian sớm nhất Những mục chi tiết trong hợp đồng được mô tả cụ thể ở phần 3.1.4 Bên cạnh những điều khoản cơ bản của một hợp đồng mua bán thương mại thì ở hợp đồng mua than cụ thể ở đây là Than Indo Nâu giữa Võ Gia và Thuận Hải có những phần đặc biệt quan trọng cần được thống nhất một cách rõ ràng

Về thông số kỹ thuật đối với mặt hàng Than đá Indonesia:

Bảng 3.2 Bảng thông số kỹ thuật đối với mặt hàng Than đá Indonesia

Thông số kỹ thuật Cơ sở Giá trị cam kết

Nhiệt lượng tổng (Kcal/Kg) ADB 5.800-6.000

Chất dễ bay hơi (%) ADB 35 - 42

Hàm lượng lưu huỳnh (%) ADB 0,7

Nguồn: Hợp đồng mua hàng Thuận Hải – Võ Gia (08/2022), phòng Mua hàng

Những thông số này đều được cam kết trong hợp đồng được đính kèm ở phụ lục hình 1.5 Với những chỉ số này sẽ phù hợp với lò hơi được thiết kế tương thích lò hơi sẽ cần một nhiệt lượng và độ tro khác nhau Nếu độ tro vượt quá cao sẽ làm bích tắt hoặc nhiệt không đủ sẽ không vận hành được lò hơi

Bên cạnh đó còn có bước lấy mẫu và kiểm định chất lượng than cùng với các điều kiện thưởng phạt được quy định rõ trong hợp đồng phụ lục hình 1.5

Sau khi so sánh kết quả kiểm định với gia trị cam kết thì chỉ số nhiệt lượng tổng

6049 Kcal/Kg vượt ra khỏi giá trị cam kết ban đầu từ 5800 đến 6000 Kcal/Kg trong hợp đồng tại bảng thông số kỹ thuật (Bảng 3.2) Tuy nhiên việc nhiệt lượng thực tế cao hơn thì không thực hiện giảm trừ Còn các tiêu chí còn lại đều đảm bảo Hàm lượng tổng 22,1%, độ tro 5,07% (không vượt quá 10%), chất dễ bay hơi 40,04%, hàm lượng lưu quỳnh 0,875% Tóm lại, lô hàng của đơn đặt hàng này đã đạt chuẩn và được thẩm định chất lượng SGS và xác nhận của Võ Gia cùng với Thuận Hải

Quá trình thanh toán vẫn giữ nguyên đơn giá 4.190.000VNĐ/tấn (không phải giảm trừ hay tăng thêm) Đến đây xem như hoàn thành đơn hàng và nhân viên mua hàng lưu trữ lại hồ sơ

Hình 3.3 Mẫu Than Indo nâu được gửi đi kiểm định tại SGS

Kết quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM Võ Gia năm 2022

3.3.1 Kết quả hoạt động mua hàng trong năm 2022 của Võ Gia

Hình 3.4 Sơ đồ tổng số lượng Than đá và tổng giá trị mua của Võ Gia từ năm

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Theo sơ đồ hình 3.4 chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng chỉ trong vỏn vẹn 3 năm mà lượng than đá thu mua vào có sự biến động mạnh khi tăng đột biến vào năm

2021 với hơn 23222 tấn (tăng 52%) nhưng sau đó lại giảm sâu vào năm 2022 chỉ còn hơn 5765 tấn (giảm 75%) Mặc dù hai năm 2020 và 2021 xảy ra đại dịch toàn cầu nhưng lượng cung và cầu vẫn ổn định với những doanh nghiệp sản xuất thực phẩm thiết yếu chỉ là vấn đề vận chuyển nhanh hay chậm mà thôi Việc lượng mua giảm mạnh vào năm

2022 có thể lý giải rằng đã có sự ảnh hưởng mạnh mẽ bởi Chiến sự Nga xâm lược Ukraina Bởi than đá mà NCC cung ứng cho Võ Gia phần lớn được xuất khẩu từ Nga Điều này dẫn đến việc thiếu nguồn cung và hạn chế lượng mua vào của Võ Gia Tuy số lượng mua vào ở năm 2022 ở mức thấp so với năm trước nhưng đơn giá mua ở năm

Tổng lượng mua hàng và Tổng giá trị mua từ năm 2020 - 2022

Tổng lượng mua (Tấn) Giá trị mua (Tỷ)

Hình 3.5 Đơn giá mua hàng cao nhất mỗi tháng tại Võ Gia từ năm 2020–2022

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Hình 3.5 cho chúng ta thấy rằng, giá than đá năm 2022 tăng ở mức cao Vào những tháng nửa cuối năm 2022, giá than tăng hơn 50% so với cùng kỳ hai năm trước (năm

2020 và 2021) Giá than năm 2022 tuy tăng cao nhưng vẫn giữ được độ ổn định vào nữa cuối năm không có sự đột biến

Hình 3.6 Sơ đồ số lượng Than đá mua mỗi tháng trong năm 2022

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng với số lượng than đá mà Võ Gia đã thu mua vào năm 2022 không chỉ giảm hơn năm trước 70% (Hình 3.4) mà lượng mua mỗi tháng

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 ĐƠN GIÁ CAO NHẤT MỖI THÁNG TỪ 2020 - 2022

(TRIỆU ĐỒNG) Đơn giá năm 2022 Đơn giá năm 2021 Đơn giá năm 2020

Số Lượng Mua Hàng Mỗi Tháng Năm 2022

38 cũng có sự biến động (hình 3.6) Lượng mua tăng rồi lại giảm đột ngột trong cùng một quý Cụ thể ở quý II/2022, tháng 4 lượng mua là hơn 591 tấn nhưng lại giảm đột ngột vào hai tháng tiếp lần lượt còn 22 tấn và 88 tấn và có xu hướng tăng vào các quý tiếp theo Việc sản lượng thu mua than đá giảm nhưng giá mua tăng (Hình 3.5) khiến cho giá trị mua hàng vẫn ở mức cao Theo thống kê tại hình 3.4 chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng tuy sản lượng thu mua than đá năm 2022 giảm đến 75% nhưng giá trị thu mua chỉ giảm hơn 46% và chỉ thua năm 2020 0,64 tỷ đồng mặc dù lượng hàng của năm 2020 (11137 tấn) cao gấp đôi năm 2022 (5765 tấn)

3.3.2 Kết quả hoạt động mua hàng theo NCC

Ba NCC đại diện, chủ chốt phản ánh phần lớn kết quả của hoạt động mua hàng tại

Võ Gia có thể nhắc đến đó là Công ty Cổ phần Năng lượng Tân Thuận, Công ty Cổ phần Đầu tư Long Thuận và Công ty Cổ phần Thuận Hải Commodities Với những định hướng phát triển phù hợp với mục tiêu mà Võ Gia muốn hướng đến là sự uy tín và trung thực bởi mặt hàng kinh doanh đặc thù là than đá nhập khẩu nên yếu tố này cần được chú trọng Thuận Hải và Long Thuận có nền tảng và bề dành kinh nghiệm trong lĩnh vực năng lượng nói chung và than đá nói riêng đã được khẳng định qua chiều dài hoạt động của doanh nghiệp Bên cạnh đó Tân Thuận tuy sinh sau đẻ muộn nhưng vẫn thể hiện mình là một NCC tiềm năng đáng mong đợi, có đủ năng lực phát triển

Hình 3.7 Thống kê số lượng mua hàng từ các NCC từ năm 2020 - 2022

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Số lượng than đá thu mua từ các NCC từ năm 2020 - 2022 (Tấn)

THUẬN HẢI TÂN THUẬN LONG THUẬN

NCC Thuận Hải luôn là lựa chọn đáng tin cậy của Võ Gia trong hầu hết các đơn đặt hàng Số lượng than đá thu mua từ NCC Thuận Hải luôn chiếm hơn 50% tổng lượng mua mỗi năm (2020 – 2022) Qua đây chúng ta có thể thấy được mức độ sẵn sàng cung ứng hàng hóa của Thuận Hải luôn ở mức cao với thế mạnh là doanh nghiệp đầu ngành

Dù cho vướng phải đại dịch năm 2020 – 2021 nhưng Thuận Hải vẫn là NCC mang lại lượng hàng ổn định, kịp thời cho Võ Gia Tân Thuận và Long Thuận hỗ trợ và cân đối nguồn cung cho Võ Gia tránh trường hợp đất gãy nguồn cung khi tình huống bất khả kháng xảy ra với Thuận Hải Mặt khác, vị trí kho của Võ Gia và Thuận Hải cùng đặt tại

Bà Rịa – Vũng Tàu giúp cho việc vận chuyển giữa các kho dễ dàng hơn so với các NCC còn lại nếu khách hàng tập trung ở các khu công nghiệp lớn ngoài TP HCM Tuy nhiên,

Võ Gia cần phải có rà soát và xây dựng tiêu chí đánh giá cụ thể để cân bằng việc thu mua giữa các NCC để đảm bảo đem lại lợi ích tối đa trên mỗi đơn hàng.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM Võ Gia

3.4.1 Các nhân tố bên trong

3.4.1.1 Năng lực tài chính của Võ Gia

Năng lực tài chính phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, nó giúp nhà lãnh đạo biết được chiến lược phát triển đang triển khai có hiệu quả hay không từ đó đưa ra chiến lược thu hẹp hoặc mở rộng trong tương lai Thông qua kết quả phân tích báo cáo tình hình của kinh doanh của Võ Gia trong năm 2022 kết hợp đối chiếu và so sánh với năm 2021 (Bảng 1.2) thì lợi nhuận đã giảm đáng kể hơn 40% Qua đây Võ Gia cần phải kiểm soát vốn và chi phí phát sinh trong kỳ do chi phí phát sinh năm 2022 cũng có xu hướng tăng (Bảng 1.3) Hoạt động mua và bán là những hoạt động chủ chốt, tiên quyết cần đưa ra giải pháp để tối ưu hóa chi phí đặc biệt là công tác mua hàng để nâng cao lợi nhuận trong năm tiếp theo

3.4.1.2 Năng lực làm việc của Bộ phận mua hàng

Mặc dù nhân viên đã gắn bó lâu năm với công ty nhưng do không có thời gian đào tạo nên nhân viên bộ phận thu mua là được nhân viên có được do luân chuyển nội bộ

Về khả năng làm việc tốt, thích nghi cao nhưng nhìn chung tổng thể năng lực và tay nghề vẫn đang phát triển

3.4.1.3 Năng lực tổ chức, quản trị, phối hợp trong doanh nghiệp

Khả năng tổ chức, quản trị và phối hợp trong môi trường doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và thành công của công ty Với Võ Gia điều này cũng không ngoại lệ và là một trong những yếu tố đảm bảo sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp:

Về khả năng tổ chức, điều này ám chỉ khả năng sắp xếp công việc, nguồn lực và thời gian một cách có hệ thống Người có khả năng tổ chức tốt có thể xác định được ưu tiên, thiết lập lịch trình làm việc, và phân chia nhiệm vụ một cách hợp lý Khả năng này đòi hỏi mỗi nhân viên đều phải thực hiện tốt bởi một người có thể thực hiện nhiều công việc nên việc tổ chức sắp xếp hợp lý sẽ giúp cho công việc được suôn sẻ và nhanh chóng

Về khả năng quản trị, đây là kỹ năng liên quan đến việc lãnh đạo, định hướng và quản lý nguồn nhân lực cũng như các tài nguyên khác trong công ty Ban quản trị, đại diện là phó Giám Đốc thường trực tại công ty phải biết cách thúc đẩy hiệu suất làm việc, giải quyết xung đột và tạo môi trường làm việc tích cực

Về khả năng phối hợp, trong môi trường doanh nghiệp, việc làm việc nhóm và phối hợp là cực kỳ quan trọng Đối với riêng Võ Gia khi khối văn phòng và nhà kho đặt ở hai tỉnh thành khác nhau thì việc phối hợp lại trở nên cần thiết và quan trọng hơn nữa Khả năng phối hợp tốt đảm bảo rằng các bộ phận và cá nhân trong công ty làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, chia sẻ thông tin và tạo ra giá trị hợp nhất

Tóm lại, khả năng tổ chức, quản trị và phối hợp trong môi trường doanh nghiệp là những yếu tố cơ bản để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững cho công ty Mỗi nhân viên Võ Gia đang làm rất tốt được khẳng định qua thời gian dài hoạt động

Tại Võ Gia, nhân viên mua hàng sử dụng phương pháp thủ công kết hợp với sử dụng phần mềm Misa để nhập theo đơn hàng Các công việc liên quan đến mua và đặt hàng chỉ trao đổi qua điện thoại, email, mạng xã hội zalo Việc theo dõi nhu cầu, làm đơn đặt hàng, lên hợp đồng, lập phiếu cân vẫn thực hiện trên hệ sinh thái Microsoft, dễ xảy ra nhầm lẫn, tốn thời gian chỉnh sửa Tuy nhiên, với quy mô doanh nghiệp nhỏ và chỉ có một mặt hàng là than đá nên việc áp dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến sẽ gây lãng phí

3.4.2 Các nhân tố bên ngoài

3.4.2.1 Tình hình kinh tế - chính trị

Than là một nguồn năng lượng sơ cấp dễ dàng tiếp cận và có giá thành phải chăng, đã được áp dụng rộng rãi với tỷ lệ cao trong lĩnh vực sản xuất điện và công nghiệp nặng tại đất nước chúng ta Tuy nhiên, khi sử dụng, nó gây ra lượng lớn phát thải khí CO2 Theo Nghị định cam kết quốc gia (NDC) năm 2022, lượng khí CO2 được thải ra từ ngành năng lượng và quá trình sản xuất công nghiệp của Việt Nam vào năm 2020 đạt

428 triệu tấn CO2 đã được quy đổi, chiếm khoảng 81% tổng lượng khí nhà kính được thải ra tại Việt Nam (NDC, 2022)

Kể từ năm 2016, Chính phủ Việt Nam đã chấp thuận Hiệp định Paris và đã thông qua kế hoạch thực hiện thỏa thuận này Từ thời điểm đó cho đến nay, Việt Nam đã có nhiều cống hiến quan trọng về việc giảm lượng khí nhà kính theo NDC được cập nhật vào năm 2022 Trong số này, tỷ lệ giảm lượng khí thải không ràng buộc (bằng việc sử dụng nguồn năng lượng trong nước) đã tăng lên 15,8% so với 9% trong NDC năm 2020, và tỷ lệ giảm lượng khí thải có điều kiện (thông qua sự hỗ trợ quốc tế) đã tăng lên 43,5% so với 27% trong NDC năm 2020

Tại Hội nghị COP26, Việt Nam đã tuyên bố cam kết nỗ lực để đạt được mục tiêu lượng phát thải ròng bằng 0 vào năm 2050 và tham gia Tuyên bố Toàn cầu về việc chuyển đổi từ năng lượng than sang nguồn năng lượng sạch Tuy vậy, vai trò của than vẫn có ý nghĩa quan trọng trong vòng 27 năm tới, mặc dù yêu cầu về than sẽ dần giảm theo thời gian Bởi vậy, việc đảm bảo nguồn cung cấp than ổn định với mức giá hợp lý là một vấn đề cần được coi trọng trong những năm tiếp theo

Bên cạnh đó, chiến sự Nga – Ukraine nổ ra gây khủng hoảng kinh tế và có ảnh hưởng đến thị trường than đá bằng cách này hoặc cách khác Khi Nga là một trong những người sản xuất và xuất khẩu lớn than đá trên thế giới Nếu Nga đối mặt với khủng hoảng kinh tế hoặc chiến sự, sản xuất và xuất khẩu than đá của họ có thể bị gián đoạn hoặc suy yếu Điều này có thể tạo ra sự cạnh tranh trong nguồn cung, ảnh hưởng đến giá cả và tình hình cung cầu trên thị trường Minh chứng hình 3.5 và 3.6 bắt đầu từ sau tháng 02/2022 (chiến sự Nga và Ukraina nổ ra) giá than tăng cao từ 3,15 triệu lên đến 4,6 triệu nhưng sản lượng mua giảm sút từ 969 tấn giảm còn 22 tấn do việc vận chuyển

Khủng hoảng kinh tế và chiến sự dẫn đến sự giảm sút trong nhu cầu năng lượng hoặc mất ổn định trong việc cung ứng, giá than đá có thể thay đổi đã được chứng minh qua việc tăng giá than đá năm 2022 (Hình 3.5)

Tóm lại, cách chính sách kinh tế, khủng hoảng chính trị đều có tác động mạnh mẽ đến thị trường than đá nói chung Vì vậy, Võ Gia phải luôn trong trạng thái phòng thủ, liên tục dự báo, sẵn sàng với thị trường biến động

Năng lực của NCC có tác động lớn đến hoạt động của Võ Gia khi mà than đá mà

Võ Gia bán ra đều do các NCC trực tiếp phân phối Nếu NCC của Võ Gia có năng lực về tài lực, nhân lực ổn định sẽ gián tiếp giúp Võ Gia có được những chiết khấu hấp dẫn để tạo nên lợi thế cạnh tranh với những đối thủ trong ngành Các NCC hiện nay cơ bản đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, chính sách giao nhận và thanh toán rõ ràng

Đánh giá hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM Võ Gia

Quy mô hoạt động vừa và nhỏ, cơ cấu tổ chức đơn giản

Thủ tục, giao nhận, xử lý công việc liên đới giữa các phòng ban được tinh gọn, tránh lãng phí thời gian chờ Nhân viên của một bộ phận có thể hiểu và thực hiện được đa nhiệm các công việc trong bộ phận đó

Quy trình mua hàng và phối hợp giữa các phòng ban được xác định rõ ràng và thống nhất Việc này giúp tiết kiệm thời gian và thuận lợi cho các hoạt động liên quan Tuy nhiên, vẫn còn những khía cạnh cơ bản cần được cập nhật và bổ sung để tạo ra sự chi tiết và minh bạch hơn Ngoài ra, việc quy định rõ ràng về trách nhiệm trong quá trình thu mua cũng là một yếu tố quan trọng, giúp tránh trường hợp trách nhiệm bị đổ cho nhau khi gặp vấn đề

Về quy trình giao nhận, kiểm tra được quy định rõ ràng trong mỗi hợp đồng mua hàng

Bước giao nhận hàng hóa có đối chiếu, kiểm kê tại chỗ thông qua Phiếu cân, chất lượng sản phẩm được kiểm nghiệm bởi nhân viên Kho – Kỹ thuật và bên thứ 3 SGS Nên việc thất thoát được kiểm soát, tránh lãng phí, chất lượng than được đảm bảo Giữ được mối quan hệ lâu dài với NCC uy tín, có năng lực

Với việc chỉ tập trung vào việc thu mua từ các nhà nhập khẩu trong nước, Võ Gia dễ dàng thực hiện việc tìm kiếm và lựa chọn NCC Ngoài ra, họ cũng thực hiện việc so sánh giá và ưu tiên những NCC đã từng hợp tác, đồng thời có những tùy chọn thay thế sẵn sàng nếu thông tin về sản phẩm hoặc giá cả có sự thay đổi Quản lý và thanh toán công nợ đúng hạn giúp công ty duy trì mối quan hệ tốt với các NCC hiện tại và cả những nhà cung cấp mới có uy tín được giới thiệu bởi những đối tác cũ, mong muốn hợp tác và có khả năng thương lượng giá Tuy nhiên, công ty cũng cần duy trì việc cập nhật thông tin, liên tục tìm kiếm những NCC mới để sẵn sàng thay thế khi cần, và để hiểu rõ hơn về xu hướng biến động trên thị trường

Về chính sách mua hàng:

Võ Gia chưa xây dựng được bộ tiêu chí đánh giá NCC theo quy chuẩn Công ty chỉ lựa chọn NCC dựa theo những yêu cầu cơ bản, chủ quan (kinh nghiệm) và khách quan (Chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả, công nợ) mà không được biên soạn thành quy định văn bản Việc quyết định lựa chọn NCC sẽ ưu tiên tìm đến NCC cũ và mức độ phù hợp của NCC đối với yêu cầu tối thiểu mà Võ Gia mong muốn tất cả đều hướng đến mục tiêu là chi phí thấp nhất để đạt được lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp

NCC nào thực hiện đúng hợp đồng, đảm bảo được các yêu cầu của bên mua mà thực hiện đúng những gì đã thỏa thuận thì tiếp tục duy trì cho các đợt tiếp theo, NCC sai lỗi thì thực hiện giảm trừ theo đúng hợp đồng hoặc trả hàng và chuyển sang NCC khác

Sự thiếu tập trung vào việc đánh giá NCC trước và sau khi thực hiện giao dịch mua hàng tại Công ty đã tác động đến việc chọn lựa những NCC chính Việc không duy trì sự theo dõi và đánh giá định kỳ có thể dẫn đến tình trạng đóng băng nếu NCC gặp vấn đề về sức khỏe tài chính hoặc hoạt động doanh nghiệp có bất ổn Khi không sẵn sàng cho việc tìm NCC mới, NCC thay thế, cũng như sẽ khiến Công ty trở nên mất cơ hội để có những đãi ngộ hợp lý hơn Nếu tiếp tục duy trì tình trạng này, sẽ dần dần dẫn đến tình hình bị động Khi thị trường có sự biến đổi về giá cả hoặc khi nguồn hàng từ NCC bị gián đoạn hoặc khan hiếm, Công ty sẽ rơi vào tình thế không có khả năng can thiệp được nữa

Ngoài ra, chính sách mua sắm dựa theo nhu cầu của các đơn vị, nhằm tối ưu hóa lợi ích phù hợp với nhu cầu và tránh lãng phí, tuy vậy điểm yếu nổi bật của phương pháp này là sự thiếu linh hoạt, không thể đáp ứng kịp thời đối với các đơn hàng đột ngột

Chính việc luôn ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có báo giá thấp nhất (tập trung vào giá đơn hàng hơn là tổng giá trị) không luôn mang lại hiệu quả tốt nhất Đặc biệt, đối với các đơn hàng có giá trị thấp (với số lượng ít hoặc giá trị tiền hàng thấp), việc chia nhỏ việc mua sắm cho nhiều nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng do liên quan đến chi phí vận chuyển

Hành động tham gia trước mua của nhân viên mua hàng đối với NCC chưa được đặt nặng, thường chỉ tập trung vào việc liên hệ và đàm phán với NCC khi có yêu cầu báo giá Đồng thời, chưa có chính sách khích lệ, động viên nhà cung cấp và chưa có những hoạt động định kỳ để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp

Nhân viên làm trái ngành do luân chuyển nội bộ, kế thừa lại những NCC đã có từ trước mà không chủ động tìm NCC mới dẫn đến khi có sự thay đổi trong nhu cầu thì không chuẩn bị kịp Điều này đòi hỏi công ty phải tốn thời gian đào tạo từ đầu hoặc có thêm chi phí để hỗ trợ nhân viên học thêm các khóa đào tạo nghiệp vụ, nâng cao tay nghề Bên cạnh đó với cấu trúc bộ máy tinh gọn, một người phải thực hiện nhiều công việc, theo dõi nhiều đơn hàng dẫn đến những mùa cao điểm sẽ bị quá tải Chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên mua hàng hiện tại vẫn tập trung chủ yếu vào việc xử lý đơn hàng, trong khi chưa đặt nhiều tầm quan trọng vào việc phát triển nghiệp vụ xây dựng báo cáo, đánh giá và cơ sở dữ liệu dùng chung, cũng như việc theo dõi và đối chiếu thông tin trong tương lai Trong thời gian dài hoạt động nhưng chưa xây dựng được tiêu chí đánh giá NCC cụ thể

Về công nghệ thông tin

Hiện tại hoạt động thu mua tại Võ Gia được thực hiện thủ công kết hợp trên phần mềm Misa Tuy nhiên, phần mềm Misa lại hỗ trợ về nghiệp vụ kế toán nhiều hơn Nhân viên thu mua chỉ sử dụng Misa để nhập khối lượng mua hàng theo hóa đơn Nên việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ chuyên về thu mua vẫn còn yếu tại Võ Gia

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÕ GIA

Xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá NCC

4.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp

Hiện tại, Võ Giả chỉ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp dựa trên kinh nghiệm của nhân viên mua hàng và so sánh các ưu thế của NCC trong báo giá, hướng đến giá thấp nhất, công nợ dài và những NCC đã có tiền lệ ký kết hợp tác thường được ưu tiên lựa chọn Nên việc xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá khách quan, chi tiết cụ thể sẽ giúp cho nhân viên mua hàng tại Võ Gia có căn cứ để tiến hành lựa chọn NCC cũng như có cơ sở để tìm những NCC mới thay thế

Trước khi tính toán và cho ra trọng số các tiêu chí, tác giả sử dụng phương pháp ISM Kết quả của ISM có thể nhận diện được các nhân tố nào quan trọng và đứng độc lập so với các nhân tố khác đồng thời xem xem có cần loại bỏ bớt nhân tố nào trong các nhân tố đã đề xuất hay không

4.1.2.1 Ứng dụng phương pháp mô hình hóa cấu trúc ISM

Tình huống đánh giá NCC than Indo Nâu tại Võ Gia với 3 nhà cung cấp Võ Gia đang hợp tác: Công Ty Cổ phần Năng lượng Tân Thuận; Công Ty Cổ phần Thuận Hải Commodities; Công Ty Cổ phần Đầu tư Long Thuận Tuy nhiên, Long Thuận có mức độ sẵn sàng cho các đơn hàng thấp nên Võ Gia cần xây dựng tiêu chí đánh giá NCC một cách khách quan và chặt chẽ hơn để lựa chọn được NCC chiến lược cho doanh nghiệp

Bước 1: Nhận diện và xác định các yếu tố

Căn cứ vào các nghiên cứu đi trước kết hợp với việc quan sát thực tế tại doanh nghiệp công ty Võ Gia và trao đổi với trưởng phòng Kinh doanh tác giả tiến hành xác định các yếu tố giúp xây dựng được tiêu chí đánh giá lựa chọn NCC

Bảng 4.1 Các tiêu chí lựa chọn NCC

STT Tiêu chí Nguồn tham khảo

1 Giá cả Chang, Chang & Wu (2011)

4 Khả năng đáp ứng Thiruchelvam & Tookey (2011)

5 Sự linh hoạt Thiruchelvam & Tookey (2011)

8 Công nợ Trưởng phòng Kinh doanh

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Để đạt được mục tiêu tối ưu chi phí để nâng cao lợi nhuận thì tiêu chí giá cả luôn là tiêu chí xuất hiện xuyên suốt trong các phương pháp đánh giá Bên cạnh đó thì chất lượng sản phẩm cũng là tiêu chí cần quan tâm đối với NCC Vì chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu và ổn định sẽ giúp khách hàng của Võ Gia hài lòng hơn Việc vận chuyển đúng tiến độ, khả năng đáp ứng đơn đặt hàng và sự linh hoạt trong mọi tình huống khách quan hay chủ quan cũng là tiêu chí cần có ở đối tác của Võ Gia Việc NCC có quan hệ dài hạn sẽ giúp Võ Gia biết được phong cách làm việc cũng như nguồn gốc sản phẩm Còn về tiêu chí công nợ được trưởng phòng Kinh doanh bổ sung bởi NCC có thời gian công nợ dài sẽ giúp dòng tiền được linh hoạt

Bước 2: Xây dựng ma trận tương tác cấu trúc dựa trên mối quan hệ giữa các tiêu chí

Ma trận tương tác cấu trúc được lập ra dựa trên kết quả bảng câu hỏi khảo sát ý kiến Giám đốc, phó Giám Đốc, trưởng phòng Kinh doanh, nhân viên phòng thu mua, trưởng phòng Điều phối Các câu hỏi xoay quanh việc làm rõ mối quan hệ ngữ cảnh cho mỗi tiêu chí và kiểm tra sự tồn tại của mối quan hệ giữa mọi cặp tiêu chí (i và j)

Có bốn biểu tượng dưới đây được dùng để mô tả hướng của mối quan hệ giữa các tiêu chí (i và j):

V: Tiêu chí i ảnh hưởng tiêu chí j;

X: Tiêu chí i và j có tác động lẫn nhau;

A: Tiêu chí j ảnh hưởng tiêu chí i;

O: Tiêu chí i và j không liên quan

Kết quả được thể hiện như sau:

Bảng 4.2 Ma trận tương tác

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Thông qua bảng trên ta có thể thấy rằng 4 biểu tượng V, X, A, O đều xuất hiện Tuy nhiên X chỉ xuất hiện 2 lần Cặp yếu tố (Giá cả; Công nợ) và (Vận chuyển; Khả năng đáp ứng) được chuyên gia nhận thấy giữa chúng có sự tác động lẫn nhau

Bước 3: Xây dựng ma trận tiếp cận ban đầu

Bảng 4.3 Ma trận tiếp cận ban đầu

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Bốn biểu tượng V, X, A, O trong ma trận tương tác được mã hóa thành mã nhị phân để tạo nên ma trận tiếp cận ban đầu theo quy tắc:

Ta gọi các tiêu chí theo hàng ngang là các tiêu chí i, hàng dọc là j ta sẽ có được các cặp tọa độ (i;j) Ô (i;j) mang giá trị V sẽ được mã hóa thành 1 đồng thời ô (j;i) sẽ chuyển thành 0 Nên tại ô (3;1) được mã hóa thành 1 và ô (1;3) thành 0 Mã hóa được thực hiện tương tự với các ô mang giá trị V còn lại Ô (i;j) mang giá trị A sẽ được mã hóa thành 0 đồng thời ô (j;i) sẽ chuyển thành 1 Nên tại ô (5;2) được mã hóa thành 0 và ô (2;5) thành 1 Mã hóa được thực hiện tương tự với các ô mang giá trị A còn lại Ô (i;j) mang giá trị X thì cả hai ô (i;j) và ô (j;i) đều được mã hóa thành 1 Nên tại ô (3;2) và ô (2;3) đều mã hóa thành 1 Mã hóa được thực hiện tương tự với các ô mang giá trị X còn lại Ô (i;j) mang giá trị O thì cả 2 ô (i;j) và ô (j;i) đều được mã hóa thành 0 Nên tại ô (2;1) và ô (1;2) đều mã hóa thành 0 Mã hóa được thực hiện tương tự với các ô mang giá trị O còn lại

Bước 4: Xây dựng ma trận tiếp cận sau cùng

Bảng 4.4 Ma trận tiếp cận sau cùng

Tiêu chí 1 2 3 4 5 6 7 8 Mức độ định hướng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Dấu “ * ” thể hiện sự chuyển đổi giá trị 0 từ ma trận tiếp cận ban đầu sang giá trị

1 ở ma trận tiếp cận cuối cùng

Bước 5: Phân cấp các yếu tố

"Reachability" (R) và "antecedent" (A) là hai tập hợp chứa các phần tử rào cản

"Reachability" biểu thị phần tử bản thân và các phần tử khác mà nó có thể giúp đạt được, trong khi "antecedent" bao gồm phần tử và các phần tử khác có khả năng giúp đạt được nó "Intersection" là phép giao giữa hai tập R và A

Rào cản có cấp cao nhất trong danh sách sẽ không giúp đạt được bất kỳ yếu tố nào khác ở mức cao hơn nó Khi tìm thấy yếu tố cấp cao nhất, các yếu tố dưới nó sẽ được xem xét để xác định các yếu tố giúp đạt được nó Quá trình này tiếp tục lặp đi lặp lại để xác định các liên kết giữa các yếu tố rào cản và các yếu tố mục tiêu

Bảng 4.5 Phân cấp yếu tố

Nhân tố Tập hợp đạt được

Tập hợp giúp đạt được A(Ni)

Tập hợp giao R(Mi)∩A(Ni) Cấp

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Căn cứ vào Ma trận tiếp cận sau cùng (Bảng: 4.4) để rút ra mối quan hệ theo hàng ở cột Tập hợp đạt được (R) và mối quan hệ theo cột tại cột (A) Tại tiêu chí 1, có được tập hợp đạt được theo hàng là 1,2,3,4,5,6,7,8 và tập hợp giúp đạt được là 1,8, theo cột và giao nhau của R và A là 1,8 tương tự với các tiêu chí còn lại

Tiêu chí 6 có mối quan hệ theo hàng và giao điểm hàng và cột giống nhau nên được phân cấp 1 tiếp đến là tiêu chí 3 Tiêu chí 2 và 4 giống nhau cả về mối quan hệ theo hàng và giao điểm nên được phân cùng cấp 3 Tiếp theo là tiêu chí 5 và 6 lần lượt là cấp 4, cấp 5 cuối cùng là tiêu chí 1 và 8 cùng mang cấp 6

Bước 6: Hình thành mô hình ISM

Hình 4.1 Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các tiêu chí

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Dựa vào bảng phân cấp các yếu tố Bảng 4.5 ở trên ta dễ dàng hình thành mô hình ISM Và tiêu chí Giá cả Và Công nợ chính là nền tảng của hệ thống phân cấp ISM Các tiêu chí trên cùng như Nguồn gốc sản phẩm, Chất lượng là các tiêu chí cần quan tâm trong đánh giá NCC

Bước 7: Hình thành các cụm

Dựa và tổng giá trị các hàng (DrP) và tổng giá trị các cột (DP) theo từng tiêu chí đã được tính tại ma trận tiếp cân sau cùng ta có thể xác định được tọa độ của các tiêu chí

Tiêu chí 1 có DrP là 8 và DP là 2 thì tọa độ được xác định là (2;8) trên biểu đồ Tương tự với các tiêu chí con lại được biểu hiện trên biểu đồ

Hình 4.2 Sơ đồ thể hiện sự phân bổ tiêu chí ở các vùng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Ứng dụng phần mềm Ecount trong quản lý hoạt động thu mua

Phần mềm Ecount là một ứng dụng quản lý doanh nghiệp (ERP) của Hàn Quốc Đây là phần mềm đa năng được phát triển để hỗ trợ quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc thu mua: Kế toán nội bộ; Bán hàng; Mua hàng; Nhân sự; Sản xuất; Quản lý nhóm

Phần mềm có thể phù hợp với một loạt quy mô doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ vừa đến doanh nghiệp lớn Và nếu Võ Gia ứng dụng Ecount sẽ giúp tối ưu hóa các bước trong quy trình mua hàng nói riêng và quy trình vận hành doanh nghiệp nói chung Người dùng có thể theo dõi công việc tùy theo quyền được cấp mà xử lý công việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần có internet

4.2.1 Tính năng hữu ích của Ecount trong hoạt động thu mua

Một số tính năng nổi bật và cách Ecount có thể hữu ích cho việc thu mua tại doanh nghiệp:

Ecount tổng hợp danh sách các yêu cầu mua hàng từ các đơn vị phòng ban (phụ lục: Điều này giúp bộ phận thu mua dễ dàng nhận diện và lên kế hoạch mua hàng hợp lý

Hình 4.3 Tạo yêu cầu mua hàng mới

Tại đây, người tạo cần kê khai rõ tên người phụ trách cũng như số lượng yêu cầu đến từ phòng ban nào Điều này giúp dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh về sau

Hình 4.4 Danh sách yêu cầu mua hàng

Sau khi các yêu cầu mua hàng được tạo thành công sẽ được tập hợp thành danh sách yêu cầu mua hàng Tại đây có thể dễ dàng nhận biết trạng thái của yêu cầu đã được xử lý hay chưa

Chức năng hỗ trợ danh sách tiếp nhận báo giá từ các NCC Và tạo phía yêu cầu báo giá (phụ lục) có thể gửi trực tiếp đến email NCC yêu cầu gửi báo giá mới

Hình 4.5 Tạo yêu cầu báo giá mới để gửi đến NCC yêu cầu báo giá

Tạo các yêu cầu báo giá gửi đến các NCC Gửi được đồng loại với số lượng lớn và tự động với nguồn dữ liệu đầu vào được tích hợp bằng excel

Hình 4.6 Danh sách yêu cầu báo giá

Danh sách yêu cầu báo giá được tổng hợp sau khi NCC gửi về Danh sách giúp bộ phận mua hàng dễ dàng quản lý, đối chiếu so sánh để lựa chọn được NCC phù hợp

Hình 4.7 Tạo mua hàng mới

Sau khi xem xét các yêu cầu mua hàng, nhân viên thu mua sẽ sàng lọc và tạo mua hàng mới Hàng cần mua mới được tạo sẽ được tổng hợp lên danh sách mua

Hình 4.8 Báo cáo cho các bên

Báo cáo tình hình giao nhận hàng hóa, số lượng, công nợ phải trả Giúp giữa NCC và bên mua hàng nắm rõ được tình hình đơn hàng cũng như các thông tin có liên quan

Tạo, quản lý hợp đồng

Hình 4.9 Tạo hợp đồng mới

Tính năng giúp hỗ trợ tạo và quản lý hợp đồng Giúp tránh bỏ sót hay lạc mất trong quá trình lưu trữ, việc truy suất cũng dễ dàng hơn, thời gian lưu trữ dài hạn

Phê duyệt chứng từ online

Sau khi được phê duyệt, các phiếu chứng từ như Nhật ký chi tiền, báo giá, đơn mua hàng, sẽ được tự động gửi vào hệ thống ERP và tổng hợp thành báo cáo Phiếu trình đề xuất mới cho phép đính kèm các phiếu chứng từ kế toán hoặc phiếu kho đã được

71 tạo trước đó trong hệ thống ERP Sau khi phiếu trình đề xuất được phê duyệt, các thông tin này sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống

4.2.2 Tính khả thi khi ứng dụng Ecount

Bên cạnh Ecount cho phép dùng thử Ecount có hỗ trợ 3 phân khúc gói cước để doanh nghiệp mạnh dạng lựa chọn trong khoảng thời gian đủ để đưa ra quyết định dài hạn Khi doanh nghiệp quyết định sử dụng phần mềm ERP Ecount, đội ngũ của Ecount sẽ hỗ trợ cài đặt lại các chức năng theo đúng nhu cầu sử dụng của bạn

Với giá các gói cước (chưa bao gồm chi phí đào tạo)

Gói 6 tháng : 6.000.000 VNĐ (Chưa bao gồm phí đào tạo 1.500.000 VNĐ) Gói 1 năm : 11.000.000 VNĐ Chưa bao gồm phí đào tạo 1.500.000 VNĐ từ buổi thứ 2)

Tại doanh nghiệp, 1.500.000 VNĐ/ buổi với gói tháng còn gói năm được miễn phí buổi đầu tiên

Trực tuyến hoặc tại văn phòng của ECOUNT được miễn phí 4 buổi đầu tiên

Các dịch vụ cộng thêm không phát sinh chi phí:

Hỗ trợ ứng dụng di động; Hỗ trợ thêm hơn 5 ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh và tiếng Việt; Cổng thông tin kết nối 2 chiều; Bảng lương trực tuyến; Trò chuyện nội bộ;

Hỗ trợ tư vấn kèm tài liệu trực tuyến

Với chi phí không quá cao kèm với các dịch vụ miễn phí đi kèm thì Ecount là một lựa khả thi cho Võ Gia Hoạt động mua hàng sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn tránh thất thoát ngoài ý muốn nhằm nâng cao lợi nhuận.

Nâng cao năng lực nhân viên mua hàng

Cơ sở đề xuất giải pháp

Hiện tại, cơ cấu nhân sự của bộ phận mua hàng vẫn đảm bảo được hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả nên không cần phải tuyển thêm Tuy nhiên, về mặt trình độ chuyên môn về nghiệp vụ của một nhân viên mua hàng vẫn chưa đảm bảo Việc đến nay Võ Gia vẫn chưa xây dựng được hệ thống đánh giá NCC và thụ động trong công tác tìm NCC mới là một minh chứng Do đó việc đào tạo thêm về nghiệp vụ chuyên môn là một giải

72 pháp cần thiết, trực tiếp nâng cao được kiến thức, kỹ của nhân viên bộ phận thu mua trong thời gian ngắn so với việc học tập qua số năm kinh nghiệm như hiện tại

Nội dung thực hiện giải pháp

Các khóa học đào tạo về nghiệp vụ mua hàng, kỹ năng đàm phán, thương lượng đặc biệt là kỹ năng đánh giá, lựa chọn NCC là những kỹ năng rất cần thiết đối với nhân viên mua hàng tại Võ Gia Đây chính là phương tiện tốt nhất giúp nhân viên có thể nâng cao cả kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về thu mua trong thời gian ngắn nhất có thể Kết hợp với kiến thức của khóa học và thực chiến hàng ngày tại doanh nghiệp sẽ giúp đạt được kết quả đầu ra mong muốn một cách sớm nhất, được thể hiện rõ qua kết quả mua hàng ở những tháng tiếp theo sau khi khóa học kết thúc Hiện nay có rất nhiều khóa học trên thị trường đến từ các trung tâm uy tín Chúng ta sẽ căn cứ vào thời gian diễn ra khóa học cũng như hình thức đào tạo và nội dung chương trình giảng dạy để chọn ra khóa học phù hợp nhất

Bảng 4.27 Các khóa đào tạo liên quan đến hoạt động mua hàng cho nhân viên Võ

STT Khóa học Đơn vị đào tạo Chi phí

Thời gian đào tạo Hình thức

1 Kiểm soát quy trình mua hàng và đánh giá

Trung tâm Nghiên cứu Đào tạo Công nghệ Quản lý Quốc tế - IRTC

2 ngày (mỗi thứ 7 hàng tuần)

Trung tâm Đào tạo nguồn nhân lực Logistic Thành Đạt (TD Group)

Trực tiếp tại 24/16, Võ Oanh, Phường

3 Nguyên tắc quản trị cung ứng mua hàng theo tiêu chuẩn Quốc tế

Viện FMIT (Đào tạo & Tư vấn quốc tế

6 buổi (tối thứ 3 và thứ 5)

Tương tác trực tiếp qua thiết bị chuyên dụng

Chuyên viên mua hàng quốc tế và nội địa

Hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain 2.800.000 12 buổi (tối thứ 2, 4, 6)

Trực tiếp tại 45 Thạch Thị Thanh, phường Tân Định, Quận 1

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Thông qua mô tả khóa học kết hợp thực trạng tại công ty thì khóa học số 1 “Kiểm soát quy trình mua hàng và đánh giá NCC chuyên nghiệp” của Trung tâm Nghiên cứu Đào tạo Công nghệ Quản lý Quốc tế - IRTC là phù hợp nhất Bởi khóa học chỉ diễn ra trong vòng hai ngày và người học có thể tham gia trực tuyến hoặc trực tiếp Còn khóa học số 2 “Quản trị mua hàng chuyên nghiệp” cũng khá phù hợp nhưng phải học trực tiếp tại cơ sở và giá cũng cao hơn khóa học của Trung tâm Nghiên cứu Đào tạo Công nghệ Quản lý Quốc tế Còn hai khóa học còn lại thì lại quá chuyên sâu và các chứng từ thủ tục hải quan và mua hàng quốc tế sẽ khiến cho nhân viên theo học cảm thấy nặng nề và một số nội dung học không cần thiết phải có

Chính vì vậy khóa học số 1 “Kiểm soát quy trình mua hàng và đánh giá NCC chuyên nghiệp” là khóa học tối ưu nhất, Khóa học giúp cho học viên biết cách xây dựng

74 quy trình mua hàng phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp và cách đánh giá NCC cũng như quản lý các tài liệu có liên quan trong suốt quá trình mua hàng và những kỹ năng khác bổ trợ cho quá trình mua hàng Đây là những kỹ năng cần thiết đối với nhân viên mua hàng của Võ Gia hiện tại Việc triển khai giải pháp này sẽ bổ trợ cho hai giải pháp còn lại, tạo tiền đề cho mọi sự phát triển sau này của bộ phận Các học phần mà học viên được trải qua trong suốt khóa học:

• Tổng quan về quy trình mua hàng

• Các bước chính cần có trong quy trình mua hàng

• Chi tiết quy trình đánh giá NCC

• Các bộ phận có liên quan đến quá trình mua hàng và nhiệm vụ các phòng ban có liên quan

• Các loại hồ sơ – tài liệu cần có trong quá trình mua hàng

Bộ phận Nhân sự sẽ gửi biểu mẫu đăng ký hình thức học cho nhân viên và luân phiên đi học mỗi tuần một người Vì nhân sự mua hàng hạn chế nếu học cùng lúc sẽ không ai giải quyết công việc tại công ty

Kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp

Với phương pháp đào tạo lý thuyết đi đôi với thực hành thì học viên được thực hiện các hoạt động trao đổi, thảo luận để giải các tình huống thực tế, có thể những tình huống mà trước giờ nhân viên Võ Gia chưa gặp phải do chỉ thu mua mỗi than đá Thông qua khóa học này nhân viên Võ Gia có thể biết cách tìm, lựa chọn và đánh giá NCC, củng cố thêm kỹ năng đàm phán và thương lượng đem lại hiệu quả cao hơn trong thời gian tới

Tính khả thi của giải pháp

Việc chi phí đào tạo sẽ được công ty chi trả, nhân viên tham gia khóa học được hưởng lương như ngày làm việc bình thường vì Võ Gia làm việc đến sáng thứ 7 trong tuần Việc lựa chọn hình thức học trực tiếp hay gián tiếp sẽ tùy vào lựa chọn của nhân viên sao cho đạt được hiệu quả cao nhất

Tuy có một vài kiến thức học viên nói chung và nhân viên tại Võ Gia nói ra đã và đang làm mỗi ngày như quy trình mua hàng hay tài liệu có liên quan Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để mọi người được đào tại lại một cách bài bản, tự cá nhân sẽ đối chiếu

75 lại với thực tế tại doanh nghiệp của mình để có thể bổ sung nếu cần thiết Vfa làm tiền đề để hoàn chỉnh được quy trình đánh giá NCC để có thể áp dụng thực tế ngay tại Võ Gia

Bên cạnh đó, đối tượng mà khóa học này hướng đến rất phù hợp với cơ cấu nhân sự là trưởng phòng thu mua và các nhân viên thu mua có liên quan Đây là những yếu tố khiến cho khóa học của IRTC là khóa học phù hợp nhất và giải pháp này là giải pháp mang tính khả thi cao nhất