Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm thiểu chi phí, tối ưu hoá lợi nhuận của doanh nghiệp, kết hợp cùng những hiểu biết về c
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG
Hoạt động mua hàng
1.1.1 Khái niệm hoạt động mua hàng
“Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.” (Slide Quản lý mua hàng, bộ môn Logistics và quản lý chuỗi cung ứng, Trường đại học Thăng Long)
Mua hàng được coi là thực hiện 5R: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thơi điểm, đúng giá và đúng nguồn gốc
1.1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng
Thứ nhất, chủ thể chủ yếu thực hiện quan hệ mua bán hàng hóa là thương nhân Mua bán hàng hóa là một trong những hoạt động thương mại chịu sự điều chỉnh chính của Luật Thương mại, hiện nay là Luật Thương mại 2005 Theo quy định của Luật Thương mại
Theo quy định năm 2005, thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp và cá nhân hoạt động thương mại độc lập, thường xuyên, có đăng ký kinh doanh Điều này có nghĩa rằng chủ thể của hoạt động mua bán hàng hóa phải là thương nhân (cá nhân hoặc tổ chức, trong hay ngoài nước), ngoài việc có năng lực hành vi dân sự đầy đủ như các chủ thể mua bán tài sản thông thường.
Thứ hai, mua bán hàng hóa trong thương mại gắn với mục đích sinh lợi Mặt khác, mua bán hàng hoá trong thương mại gắn liền với hoạt động mang tính nghề nghiệp của thương nhân – hoạt động thương mại Luật Thương mại 2005 cũng có định nghĩa về hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác
Thuộc tính của hàng hóa trong Luật Thương mại Việt Nam được định nghĩa rõ ràng tại Khoản 2 Điều 3 Luật Thương mại 2005 Theo đó, hàng hóa là sản phẩm lao động đáp ứng nhu cầu của con người, có thể được định lượng và định tính Thuộc tính này mang ý nghĩa quan trọng trong giao dịch thương mại, cho phép xác định phạm vi sản phẩm được điều chỉnh bởi luật thương mại, đồng thời làm cơ sở để phân biệt hàng hóa với các đối tượng khác như dịch vụ, tài sản trí tuệ.
“2 Hàng hóa bao gồm: a) Tất cả các loại động sản, kể cả động sản hình thành trong tương lai; b) Những vật gắn liền với đất đai.”
Theo đó, hàng hóa hiểu theo nghĩa rộng có hai thuộc tính đó là: có tính lưu thông và có tính thương mại Còn thuật ngữ tài sản được sử dụng trong dân sự chỉ mang thuộc tính giao dịch (lưu thông)
1.1.3 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng
Đầu tiên là tăng giá trị và tiết kiệm chi phí Khi các công ty phấn đấu để tăng giá trị khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự tập trung của mình sang quản lý mua hàng và cung ứng Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là đối với mỗi đô la doanh thu thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp.
Thứ hai, xây dựng các mối quan hệ và thúc đẩy đổi mới Để các mối quan hệ này hoạt động, cả người mua và nhà cung cấp phải đồng ý hoàn vốn có thể chấp nhận được từ các khoản đầu tư của họ để mỗi bên nhận ra lợi nhuận tích cực Nếu mục đích chiến lược của nhà cung cấp là trở thành khách hàng được lựa chọn, thì họ cần cung cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết để hỗ trợ người mua
Thứ ba, nâng cao chất lượng và danh tiếng Quản lý mua hàng và cung ứng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ Trong nhiều trường hợp, các công ty đang tìm cách tăng tỷ lệ các bộ phận, công ty hợp tác và dịch vụ mà họ thuê ngoài để tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn hóa và năng lực của riêng họ
Thứ tư, giảm thời gian dẫn Mua hàng đóng vai trò là người liên lạc giữa nhà cung cấp và kỹ sư, cũng có thể giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình
Rủi ro nhà cung cấp có thể được kiểm soát thông qua việc tìm nguồn cung chiến lược, bao gồm nguồn cung toàn cầu, đơn lẻ và JIT Các nhà quản lý cung ứng tiên tiến nên liên tục giám sát rủi ro trong cơ sở cung ứng và xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu chúng.
Thứ sáu, tạo ra tác động kinh tế Quyền lực của những người mua là tổ chức với tư cách là một nhóm là đáng kể
Thư viện ĐH Thăng Long
Thứ bảy, đóng góp vào lợi thế cạnh tranh Tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh Một dấu hiệu cho thấy địa vị, danh tiếng và khả năng nhìn nhận được nâng cao này là mức lương cao hơn được trả cho các chuyên gia mua hàng Gần đây nhất theo sát khảo sát lương tạp chí cho thấy thu nhập trung bình hàng năm là $103,793
Thứ tám, quản lý mua hàng và cung ứng Thu mua là một nhóm chức năng (tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hóa và dịch vụ) Nhóm mua thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo nó mang lại giá trị tối đa cho tổ chức Ví dụ bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp; mua, đàm phán và ký hợp đồng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; và phát triển hệ thống mua hàng
Quy trình mua hàng doanh nghiệp phức tạp hơn so với mua sắm truyền thống Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp tác động trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh và các nhà quản lý có trách nhiệm phải hoàn thiện, phát triển để nâng cao hiệu quả của quy trình này
Quy trình mua hàng được sử dụng để xác định yêu cầu của người dùng, đánh giá nhu cầu, xác định nhà cung cấp, xây dựng thoả thuận/đàm phán, phát triển cơ chế đặt hàng và đảm bảo cho các thanh toán được thực hiện kịp thời, xác định các nhu cầu được đáp ứng một cách hiệu quả, đồng thời cải tiến liên tục Trong mỗi bước của quy trình, nhà quản lý phải đảm bảo người dùng nội bộ hài lòng với cả quy trình và kết quả
1.1.4.1 Bước 1: Dự báo/Dự đoán và kế hoạch mua hàng
Đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng
1.2.1 Thước đo hiệu suất giá cả Đảm bảo hiệu suất về giá là một trong những yêu cầu quan trọng để hoàn thiện hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế vô cùng khó khăn như hiện tại, đảm bảo được giá mục tiêu và tính cạnh tranh trên thị trường là yếu tố vô cùng quan trọng Sử dụng các thước đo hiệu suất về giá cả sẽ giúp phòng mua quản lý chi phí mua sắm một cách thông minh và hiệu quả
1.2.1.1 Giá thực tế so với giá dự kiến Đánh giá sự khác biệt giữa giá mua thực tế và kế hoạch có thể thực hiện ở các cấp tổ chức khác nhau Một cấp độ tập trung vào so sánh giữa mua sắm thực tế và kế hoạch ngân sách toàn bộ vật chất, tạo nên một thước đo toàn diện về hiệu suất giá Các cấp độ khác điều tra chi tiết hơn về các so sánh cụ thể
Chênh lệch giá mua = Giá thực tế - giá dự kiến
Phần trăm chênh lệch giá mua = Giá thực tế / giá dự kiến
Tổng chênh lệch giá mua = (Giá thực tế - giá dự kiến) x Số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hàng năm
1.2.1.2 Giá thực tế so với giá thị trường
So sánh giá thực tế với giá thị trường là một số liệu hiệu suất về giá cần quan tâm Phương pháp tiếp cận này phù hợp với các sản phẩm có cơ sở thị trường, trong đó giá phụ thuộc vào tương quan cung cầu.
1.2.1.3 So sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh
Phòng mua cũng cần so sánh giá giữa các nhà máy, bộ phận và đơn vị kinh doanh, phân tích và tìm hiểu lý do của ự chênh lệch giá Thước đo này giúp phòng mua xác định được nhà cung cấp có giá tốt nhất, thực hiện các thương thảo, mua bán hiệu quả nhất, tối ưu hoá quy trình mua hàng
Giá mục tiêu là số tiền doanh nghiệp sẵn sàng trả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ Giá mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chi phí mục tiêu
1.2.2 Thước đo về doanh thu
Doanh thu của doanh nghiệp cũng là thước đo quan trọng để đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng của công ty Tuy nhiên, so với các thước đo khác, dữ liệu đánh giá hiệu suất về doanh thu còn tương đối hạn chế Rõ ràng, doanh nghiệp chưa thấu hiểu đầy đủ các giá trị mà hoạt động mua sắm và cung ứng có thể đóng góp vào hiệu quả doanh thu Thậm chí, mức độ đóng góp của hoạt động mua hàng vào doanh thu một cách hiệu quả vẫn còn đang được nghiên cứu
Ví dụ, việc phòng mua hợp tác với nhà cung cấp có công nghệ truy cập độc quyền trước khi những người khác thực hiện hay đàm phán, thương thảo với mức giá tốt cũng có thể khiến hiệu suất doanh thu tăng vọt nhờ số lượng, chất lượng và giá bán hấp dẫn
1.2.3 Thước đo về chi phí
Các biện pháp trong danh mục này tập trung nỗ lực vào giảm chi phí mua hàng Tuy nhiên, việc sử dụng các biện pháp hiệu quả về chi phí đòi hỏi phải thận trọng bởi điều đó có thể gây áp lực chi phí nặng nề buộc nhà cung cấp phải có những biện pháp cắt giảm, chất lượng sản phẩm không được đảm bảo
Các thước đo về chi phí được chia thành 2 loại chung:
- Thay đổi chi phí: là sự tăng hoặc giảm chi phí do thay đổi chiến lược hoặc thực tiễn mua hàng do một cá nhân hoặc một nhóm mang lại
Thư viện ĐH Thăng Long
Cách tính: (Giá mới – Giá cũ) x khối lượng ước tính
- Tránh chi phí: Thể hiện sự khác biệt giữa giá phải trả và giá có thể cao hơn Ví dụ bạn phải trả 10 USD cho một mặt hàng nhưng hiện tại nhà cung cấp đã báo giá là
12 USD Nếu bạn thương lượng mua được với mức giá 11 USD thì bạn đã đạt được mức tránh chi phí là 1 USD cho mỗi mặt hàng Tuy nhiên, số liệu tránh chi phí hầu như luôn yêu cầu tính toán thủ công và đôi khi có thể bị cường điệu hóa
1.2.4 Thước đo về chất lượng
Thước đo về chất lượng được thể hiện thông qua số lượng tối đa các khuyết tật được cho phép với các sản phẩm, dịch vụ cụ thể (được tính thông qua tỷ lệ tuyệt đối hoặc tỷ lệ phần trăm)
Phòng mua có thể thực hiện đo lường khuyết tật từ các nhà cung cấp riêng lẻ để lựa chọn nhà cung cấp có hiệu suất chất lượng cạnh tranh Thước đo này cũng được sử dụng như một mục tiêu tuyệt đối cho các nhà cung cấp đạt được và vượt qua để hợp tác lâu dài với doanh nghiệp
Thước đo này được tính bằng cách kiểm tra hoặc lấy mẫu số lượng thành phần, cụm lắp ráp và hệ thống được chấp nhận, được phân phối theo tỷ lệ của tổng số bộ phận nhà cung cấp giao
Ngoài ra, thước đo này còn tính để tỷ lệ lỗi của các bộ phận, cụm lắp ráp và hệ thống hoặc dịch vụ khi thực sự được tích hợp vào sản phẩm, dịch vụ cuối cùng và cung cấp cho khách hàng bên ngoài Tại một số nhóm ngành, đây là thước đo chính cho sự hài lòng hách hàng
Thước đo này cần được đánh giá tổng quan, đầy đủ và chi tiết trên mọi phương diện về quy trình sản xuất, quản lý chất lượng,…Cần có sự tham gia của Bộ phận kiểm soát chất lượng, người sử dụng, để có cái nhìn tổng quan về năng lực của nhà cung cấp truớc khi vào giai đoạn báo giá Tuy nhiên, hiện tại thước đo này vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ ở hầu hết các công ty tại việt nam
Các yếu tố hỗ trợ hoạt động mua hàng
1.3.1.1 Nguồn nhân lực có năng lực
Nguồn nhân lực trong chuỗi phải có khả năng theo dõi chuỗi một cách tổng thể, quản lý các mối quan hệ quan trọng, phân tích thị trường cạnh tranh, tham gia vào việc ra quyết định dựa trên thực tế, có khả năng phân tích dữ liệu và quản lý hiệu quả
Tổ chức trong hoạt động mua hàng phải được đảm bảo do trung tâm lãnh đạo, phân chia rõ ràng các nhiệm vụ trong hoạt động mua hàng, sắp xếp nhân sự nội bộ một cách ổn thoả
1.3.1.3 Khả năng cộng tác của công nghệ theo thời gian thực
Công nghệ có khả năng hỗ trợ hoạt động mua hàng của doanh nghiệp dựa trên những phát minh, ứng dụng mới nhất, hỗ trợ lập kế hoạch và có khả năng thực hiện:
- Lập kế hoạch nhu cầu
- Cam kết đặt hàng, lên lịch và kế hoạch sản xuất
- Lập kế hoạch vận chuyển
1.3.1.4 Các biện pháp và hệ thống đo lường phù hợp
Yếu tố này đề cập đến các khía cạnh gồm:
- Sử dụng dữ liệu từ nguồn hiển thị
- Định lượng những gì tạo ra giá trị
- Đo lường dựa trên điểm chuẩn
- Dựa vào điểm chuẩn thiết lập mục tiêu hiệu suất
- Liên kết với các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh
Thư viện ĐH Thăng Long
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ KỸ THUẬT LAS
Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS 15 1 Thông tin chung về công ty
2.1.1 Thông tin chung về công ty
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuật LAS là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp tự động hóa công nghiệp tại Việt Nam LAS có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp thiết bị đo lường, điều khiển, hiển thị số, phụ tùng máy nén khí, máy phát điện… Không chỉ cung cấp sản phẩm, LAS còn đem đến các dịch vụ lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng và các chế độ hậu mãi khách hàng để đảm bảo rằng mỗi khách khách hàng đều nhận được sự hài lòng tuyệt đối
Thông tin cơ bản về doanh nghiệp
Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kỹ thuật LAS (LAS Trading
Loại hình doanh nghiệp: Phân phối (Thương mại) Địa chỉ: Số 24, ngõ 3, đường Nguyễn Khánh Toàn, tổ 36, Phường Quan Hoa, Quận
Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Mã số thuế: 0106708177 Điện thoại: 8432 151 299
Khẩu hiệu doanh nghiệp: “Niềm tin khách hàng làm nên giá trị thương hiệu” Phương châm hoạt động: “Lấy khách hàng làm trọng tâm”
Lĩnh vực kinh doanh: Cung cấp các thiết bị giúp vào tự động hóa quy trình, xử lý dữ liệu và điều khiển năng lượng bao gồm:
- Đo áp suất, nhiệt độ, lưu lượng, đo mức, thiết bị phân tích, van điều khiển…
- Hệ thống điều khiển: Hệ thống điều khiển PAC, hệ thống DCS, hệ thống SCADA, I/O điều khiển từ xa…
Ngành công nghiệp tập trung hướng tới:
- Sản xuất phụ tùng ô tô, xe máy
- Lọc dầu và hóa chất
- Sản xuất, lắp ráp điện tử
Nhóm khách hàng mục tiêu
- Công ty nước ngoài tại Việt Nam: Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, Đức
- Công ty sản xuất phụ trợ trong ngành điện tử, phụ tùng ô tô, xe máy
- Các dự án vốn đầu tư ODA
- Tính tới thời điểm hiện tại, LAS đang phục vụ 4 nhóm khách hàng chủ chốt:
- Dầu mỡ nhờn (khách hàng Nhật Bản, )
- Ô tô (khách hàng Vinfast, Thaco, )
- Hóa chất (chủ yếu là dung môi, )
Hệ thống nhà cung cấp: Bao gồm cả trong nước và nước ngoài (chủ yếu là Nhật,
Trung Quốc, Châu Âu, Châu Mỹ):
- Các nhà sản xuất hàng đầu thế giới trong lĩnh vực bôi trơn như Kyodo Yushi Japan, JX Nippon Oil
- Các đối tác thương mại lớn từ Đức, Nhật, Mỹ, đặc biệt là SOJITZ - công ty thương mại lớn thứ 6 của Nhật Bản
Website: https://lasvn.vn/vi/
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Lịch sử hình thành và phát triển của LAS gắn liền với một số cột mốc quan trọng:
- 12/05/2014: Thành lập công ty với 12 nhân viên
- Tháng 5/2014: Trở thành đại lý cho tập đoàn Endress Hauser Germany
- Tháng 10/2015: Thiết lập hợp tác chiến lược với đối tác Singapore trong lĩnh vực Oil & Gas và năng lượng; đạt chứng chỉ quản lý chất lượng ISO 9001 2008
- Tháng 05/2018: Liên kết với các công ty thương mại hàng đầu tại Germany, UK, USA, Belgium, Japan trong lĩnh vực tự động hóa và động cơ
- Tháng 09/2018: Phân phối sản phẩm transmitter Rosemount, ABB, SIEMEN, WIKA
Thư viện ĐH Thăng Long
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty LAS
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong sơ đồ cơ cấu tổ chức:
- Bộ phận quản lý cấp cao (Giám đốc, Phó giám đốc): Phụ trách việc điều hành
LAS theo các sứ mệnh, mục tiêu, tầm nhìn và giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng đến Đồng thời cũng là bộ phận tổng hợp thông tin, đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược và chịu trách nhiệm với kết quả đạt được
- Bộ phận các cấp quản lý (Admin và các trưởng phòng): Lên kế hoạch, phân bổ, giao việc, giám sát, đánh giá hiệu quả và đề xuất các phương án điều chỉnh kịp thời
- Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm cho việc nghiên cứu, phát triển và bán sản phẩm hoặc dịch vụ Cụ thể, các nhân viên trong bộ phận sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, giải đáp các thắc mắc về sản phẩm - dịch vụ, thuyết phục khách hàng giúp khách hàng lựa chọn được những sản phẩm - dịch vụ phù hợp giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp
+ Thực hiện mua thiết bị, dầu mỡ, theo yêu cầu trong đề nghị đặt hàng đến từ phòng kinh doanh theo đúng quy trình chuẩn
+ Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, giữ mối quan hệ tốt đẹp với đối tác
+ Soạn thảo PO/hợp đồng mua thiết bị, vật tư với NCC
+ Theo dõi đặt hàng, giao hàng các công trình, đảm bảo đúng tiến độ chất lượng + Đánh giá hiệu suất thông qua báo cáo BSC định kỳ hàng tháng
+ Kết hợp với các phòng ban để quản lý các công tác mua hàng hiệu quả
- Bộ phận kế toán: Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước
- Bộ phận nhân sự - kho: Quản lý thông tin nguồn nhân lực, đào tạo phát triển, xây dựng chế độ lương thưởng và phúc lợi Kiểm soát hàng hoá, tiếp nhận yêu cầu nhập kho từ mua hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá, giám sát việc xuất/nhập kho, đảm bảo hàng tồn kho và quản lý vị trí hàng hóa trong kho
2.1.4 Sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu
LAS luôn song hành giữa sứ mệnh phát triển con người và kinh doanh, hướng tới tạo nên những giá trị tốt đẹp cho khách hàng, đối tác và thành viên LAS Từ đó, LAS đóng góp trách nhiệm của mình vào sự phát triển bền vững của xã hội, đảm bảo an toàn cho con người, hướng tới một môi trường sống xanh sạch đẹp.
LAS phấn đấu trở thành Tập đoàn số 1 Việt Nam cung cấp nguyên liệu mới, giải pháp tiên phong và dịch vụ hàng đầu trong lĩnh vực công nghiệp ô tô - điện tử và thép tại Việt Nam, có uy tín và vị thế cao trong khu vực Đông Nam Á
- Dẫn đầu trong ngành ô tô
- Hợp tác quốc tế với các “người khổng lồ” trong lĩnh vực giải pháp dầu nhờn, ô tô
Với tầm nhìn trở thành công ty hàng đầu và chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp thiết bị tự động hóa đo lường, điều khiển, chúng tôi hướng đến mục tiêu mang những giải pháp tổng thể đến cho các nhà máy tại Việt Nam và Đông Nam Á.
5 giá trị cốt lõi của LAS (Xếp theo mức độ quan trọng từ cao đến thấp):
- Lấy khách hàng làm trọng tâm : Mỗi công việc LAS làm chỉ thực sự có giá trị khi thực sự mang tới lợi ích và sự hài lòng cho khách hàng
Thư viện ĐH Thăng Long
- Học tập không ngừng: Học hỏi từ khách hàng, thị trường, đối thủ và đồng nghiệp, hoàn thiện mọi lúc, mọi nơi, hướng tới sự xuất sắc để luôn dẫn đầu
- Chính trực: Liêm khiết, trung thực và nhất quán là nền tảng cho mọi ứng xử và giao dịch trong kinh doanh của LAS nhằm hướng tới sự công bằng, minh bạch và tôn trọng giữa các bên
- Trách nhiệm: Luôn nỗ lực, đảm bảo cam kết hoàn thành nhiệm vụ và can đảm nhận trách nhiệm với những gì mình làm LAS cam kết trở thành công dân có trách nhiệm với môi trường và xã hội
Tinh thần đồng đội là nền tảng vững chắc cho mọi tập thể, doanh nghiệp Nó gắn kết các thành viên bằng sự tin tưởng, thái độ tích cực, tinh thần lắng nghe và chia sẻ Tinh thần này giúp phát huy tối đa năng lực của từng cá nhân, tạo ra sức mạnh cộng hưởng để đạt được mục tiêu chung.
2.1.5 Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.1 Hiệu quả hoạt động kinh doanh 2020, 2021 & 2022
Các chỉ tiêu Năm 2020 (VNĐ) Năm 2021 (VNĐ) Năm 2022 (VNĐ)
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS
Biểu đồ 2.1 Biểu đồ so sánh doanh thu và chi phí năm 2020, 2021 & 2022
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS 2.1.5.1 Doanh thu
Năm 2022, doanh thu công ty LAS tăng không đáng kể, sự “dậm chân tại chỗ” này là hệ lụy sau ảnh hưởng của dịch Covid - 19 gây gián đoạn, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng hàng hóa Đến năm 2023, doanh thu tăng của LAS tăng từ 22,5 tỷ lên 57,5 tỷ, gấp 2,6 lần năm 2022 Sự tăng trưởng ngoạn mục này đến đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của LAS, con số này được ghi nhận bởi:
- LAS ký kết thêm nhiều hợp đồng với các khách hàng mới, trở thành đối tác chiến lược quan trọng cung cấp các thiết bị trong sản xuất với sự ra mắt đầy độc đáo từ VinFast
Hoạt động mua hàng tại công ty LAS
Là một công ty thương mại, mua hàng được đánh giá là một trong hai hoạt động quan trọng nhất tại LAS LAS tập trung phục vụ các khách hàng trong ngành công nghiệp sản xuất ô tô, xe máy, sản xuất thép, nhiệt điện, lọc dầu và hoá chất, sản xuất, lắp ráp điện tử, nên các mặt hàng công ty mua bao gồm cả thành phẩm, bán thành phẩm cũng như nguyên vật liệu thô
Bộ phận mua hàng của LAS sẽ chịu trách nhiệm mua tất cả các loại hàng hoá được yêu cầu trong ĐNĐH của nhân viên kinh doanh nhằm thoả mãn khách hàng cuối cùng
LAS Tuỳ thuộc vào khối lượng ĐNĐH mà trưởng bộ phận tiếp nhận, mỗi nhân viên mua hàng sẽ được phân công xử lý và hoàn thành các yêu cầu liên quan
Việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ được cả nhân viên mua hàng và nhân viên kinh doanh thống nhất dựa trên cân nhắc về giá cả, thời gian giao hàng, phí giao hàng, mức độ hỗ trợ của nhà cung cấp, Tuy nhiên, với một số mặt hàng nhất định, nhân viên mua hàng sẽ phải mua đúng theo yêu cầu chỉ định từ khách hàng
2.2.2 Sơ đồ phòng mua hàng
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ phòng mua hàng công ty LAS
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS Bảng 2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng mua hàng
Số người Họ tên Chức năng và nhiệm vụ
- Làm việc dưới sự chỉ đạo của ban quản lý (giám đốc, phó giám đốc, admin)
- Xây dựng, đề xuất và thực hiện chiến lược, quy trình mua hàng
Thư viện ĐH Thăng Long
- Tiếp nhận yêu cầu, đề nghị đặt mua hàng hoá từ phòng kinh doanh
- Phân chia công việc cho các thành viên trong bộ phận
- Quản lý quan hệ với nhà cung cấp, đàm phán PO/Hợp đồng, giá cả, địa điểm giao nhận, lead time giao hàng,
- Duy trì bảng theo dõi hàng hoá cho cả phòng, lưu trữ cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, hồ sơ mua hàng và các tài liệu có liên quan
- Chịu trách nhiệm chính đảm bảo hàng hóa mua đáp ứng đúng yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, các thông số kỹ thuật
- Lập dự báo giá vốn, quản lý ngân hàng mua hàng
- Học tập, đề xuất các phương án mới cải tiến quy trình
- Chịu trách nhiệm dự thảo các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, quản lý, theo dõi, kiểm tra giám sát đối với các công việc trong phòng và các phòng ban khác
- Làm kế hoạch thanh toán gửi đến bộ phận kế toán hàng tuần
- Tìm kiếm nhà cung cấp theo, tiến hành so sánh giá, đàm phán giảm giá
- Tính giá vốn đối với các mặt hàng nhập khẩu từ nước ngoài
- Theo dõi tiến độ hàng hoá cho tới khi nhập kho
- Mở tờ khai xuất khẩu tại chỗ (đối với các khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài đặt nhà máy tại Việt Nam)
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ trưởng phòng
- Thường xuyên liên lạc, báo cáo với trưởng phòng về diễn biến, tình trạng hàng hoá, cập nhật liên tục trên bảng theo dõi công việc
- So sánh chi phí vận chuyển giữa các hãng DHL, Fedex, UPS
- Book vận chuyển DHL, Fedex, UPS theo số Account của công ty LAS
- Soạn thảo PO/Hợp đồng làm việc với nhà cung cấp
- Trình ký PO/Hợp đồng đối với trưởng phòng, Admin, Giám đốc và kế toán
- Đóng dấu mộc và dấu giáp lai hợp đồng
- Gửi lại 2 bản hợp đồng cho nhà cung cấp qua NETCO POST, NetPost
- Kiểm tra đối chiếu, làm đề nghị thanh toán
- Báo lại với kho về thời gian nhập hàng hoá theo mẫu:
“Tên hàng + Mã hàng (part number) + Số lượng + Chi phí vận chuyển (nếu có) + kho + thời gian dự kiến nhập kho)
- Tự book vận chuyển (BE, Grab) với các trường hợp thỏa thuận tự book vận chuyển với nhà cung cấp
- Hỗ trợ bộ phận kho xác nhận hàng hoá
- Thu và ký xác nhận các giấy tờ, biên bản bàn giao hàng hóa, nộp lại cho kế toán định kỳ hàng tuần
- Kiểm tra hoá đơn nháp và yêu cầu xuất hoá đơn
- Nhận và kiểm tra các bộ chứng từ từ Forwarder (Invoice, Packing List, CO, Airway bill C/Q, )
Cộng tác viên mua hàng
Có chức năng và nhiệm vụ tương đương với nhân viên chính thức Tuy nhiên, mọi tiến trình, công việc sẽ được giám sát và hỗ trợ trực tiếp bởi trưởng phòng Đồng thời, có thể hỗ trợ nhân viên mua hàng tại một số bước trong quy trình
2.2.3 Quy trình mua hàng trong nước và nước ngoài
2.2.3.1 Quy trình mua hàng trong nước
Thư viện ĐH Thăng Long
Sơ đồ 2.4 Quy trình mua hàng trong nước
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ Sales
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ làm việc với khách hàng của công ty LAS, từ đó phát sinh các yêu cầu mua hàng Lúc này, nhân viên kinh doanh sẽ gửi phiếu “Yêu cầu xin báo giá” cho trưởng bộ phận mua hàng
Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp, xin báo giá và tính giá vốn
Trưởng bộ phận sẽ xem xét và phân chia danh sách các hạng mục cần tìm nhà cung cấp, sau đó gửi yêu cầu báo giá cho các thành viên trong bộ phận Các thành viên sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp dựa trên các sản phẩm cụ thể thuộc từng hạng mục.
- Sản phẩm tiêu chuẩn: Tìm khoảng 3 nhà cung cấp dựa trên mã hàng, part-number, quy cách, kích thước và các thông số
- Sản phẩm phi tiêu chuẩn: Những mặt hàng gia công (Phải có bản vẽ kỹ thuật đã được nhân viên kinh doanh và bộ phận kỹ thuật xác nhận)
Trong quá trình xin báo giá, nhân viên mua hàng cần xin các thông tin sau:
Khi giao dịch phát sinh, đơn vị cần xác định rõ thông tin xuất hóa đơn, bao gồm: xuất hóa đơn hay không, xuất hóa đơn loại nào (hóa đơn VAT, hóa đơn trực tiếp hay hóa đơn hộ cá thể), mặt hàng áp dụng mã thuế VAT bao nhiêu phần trăm Lưu ý, từ đầu tháng 07/2023, một số mặt hàng đã điều chỉnh mức thuế VAT xuống 8%, trong khi một số mặt hàng khác vẫn áp dụng mã thuế VAT 10%.
- Phí vận chuyển đến kho là bao nhiêu? Có miễn phí ship được không?
Các phương thức liên hệ trong nước: Email/điện thoại/Zalo
Trong một vài trường hợp có các chi phí phát sinh, nhân viên mua hàng sẽ phải tính giá vốn sản phẩm trước khi gửi lại giá cho nhân viên kinh doanh Tại LAS, thông thường, bước tính giá vốn sẽ được áp dụng cho các mặt hàng nhập khẩu
Bước 3: Gửi báo giá cho nhân viên kinh doanh và chốt giá
Nếu nhân viên kinh doanh đồng ý mua hàng với mức giá đó, họ sẽ làm đề nghị đặt hàng gửi cho trưởng bộ phận phòng mua Trường hợp mức giá không hợp lý, nhà cung cấp phải tìm kiếm thêm những NCC khác, xin báo giá lại cho Sale Trong trường hợp không thể thống nhất, đơn hàng sẽ không được phát sinh
Bước 4: Tiếp nhận đề nghị đặt hàng
Trưởng bộ phận mua hàng sẽ phân chia công việc cho các thành viên trong bộ phận Mỗi thành viên khi nhận được Đề nghị đặt hàng, cần kiểm tra các thông tin:
- Tên nhân viên kinh doanh yêu cầu
- Tên mặt hàng cần mua (Tên và số lượng khách hàng yêu cầu đặt và sale yêu cầu mua có trùng khớp nhau không?)
- Thông tin nhà cung cấp
- Bản vẽ đã có đầy đủ các thông số kỹ thuật và được duyệt chưa? (Đối với các mặt hàng gia công, lưu ý, đối với các mặt hàng này, bản vẽ phải có đầy đủ chữ ký của nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật và xác nhận của nhà cung cấp)
Thư viện ĐH Thăng Long
- Đã được ký duyệt đầy đủ chưa? Trong đó, bao gồm chữ ký và ghi rõ họ tên của người đề nghị, trưởng bộ phận kiểm tra kỹ thuật (đối với các mặt hàng gia công), trưởng bộ phận kinh doanh, trưởng bộ phận kế toán và trưởng bộ phận mua hàng
Đánh giá hoạt động mua hàng tại công ty
2.3.1 Thước đo hiệu suất giá cả Đo lường hiệu suất về giá là một trong những thước đo vô cùng quan trọng, được thực hiện cả trước và sau khi mua hàng
Thông thường, trước khi mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ nhận được mức giá dự kiến được yêu cầu trên đề nghị đặt hàng (ĐNĐH) Sau đó, nhân viên mua hàng sẽ liên lạc với nhà cung cấp được chỉ định hoặc đi khảo giá tối thiểu 3 nhà cung cấp khác trên thị trường để so sánh giá
Ví dụ về mặt hàng Bộ đàm trong ĐNĐH của nhân viên kinh doanh Phan Tiến Thăng, mức giá dự kiến với nhà cung cấp G-LINK là 2,000,000 VNĐ/SP Tuy nhiên, sau khi nhân viên mua hàng liên hệ và hỏi giá, đơn giá cho sản phẩm này là 2,180,000 VNĐ/SP Như vậy, hiệu suất giá cả trong đơn hàng này được đo lường như sau:
Bảng 2.3 Đo hiệu suất giá dự kiến và giá thực tế mặt hàng Bộ đàm
Giá dự kiến Giá thực tế Chênh lệch giá mua
Tỷ lệ chênh lệch Tổng chênh lệch
Không phải mỗi lần mua hàng, giá thực tế sẽ cố định ở mức 2,180,000 VNĐ Do vậy, khi đo lường hiệu suất giá cả cuối năm, phòng mua sẽ phải tổng chênh lệch giá mua của các đơn hàng dồn lại Như vậy, với số lượng lớn, tỷ lệ mua sản phẩm lặp lại nhiều, tổng chênh lệch giá mua sẽ rất lớn, ảnh hưởng đến các thước đo về chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty
Sự chênh lệch giá thực tế so với giá dự kiến, giá thị trường hay sự khác biệt giữa giá của các nhà cung cấp được ghi nhận từ nhiều nguyên do sau:
- Giá dự kiến được yêu cầu trong ĐNĐH là giá mua từ đơn đặt hàng trước do vậy trong đơn hàng mới, số lượng ít hơn, không có chiết khấu nên đơn giá cao hơn hoặc NCC có sự điều chỉnh tăng giá, Nói cách khác, vì chỉ phụ thuộc vào một NCC nhất định nên khi giá thay đổi, hiệu suất giá cả cũng thay đổi theo
- Sự biến động liên tục của giá cả thị trường
- Có yêu cầu thêm về kích thước sản phẩm, mẫu mã, màu sắc (đặc biệt là các mặt hàng gia công)
- Do chưa tính đến các chi phí khác có thể phát sinh khi chia đơn giá sản phẩm: phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường (1,000 VNĐ/lít đối với các sản phẩm dầu mỡ nhờn), phí khai hải quan (800,000 VNĐ/tờ khai), các chi phí khác (DEM, DET,…), phí chuyển tiền
- Sự khác biệt giữa chủng loại hàng (động cơ hàng mới, hàng cũ,…)
Hoạt động mua hàng đóng vai trò hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động bán hàng, mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh thu Do đó, nếu bộ phận mua hàng không xử lý chính xác và đầy đủ các yêu cầu đặt hàng, doanh thu của LAS sẽ bị ảnh hưởng.
Theo khảo sát và đo lường dựa trên số liệu thực tế, hiện tại chi phí mua hàng phát sinh với các khoản kinh phí sau:
Thư viện ĐH Thăng Long
Bảng 2.4 Hiệu suất chi phí mua hàng phát sinh
Tổng chi phí năm 8 tháng đầu 2022
Tổng chi phí 8 tháng đầu
% so với doanh thu (8 tháng đầu 2022)
% so với doanh thu (8 tháng đầu 2023)
NCC xuất hoá đơn (vì mua SL ít)
CP kê khai hải quan 61.326.401 71.843.143 17,15% 0,1884% 0,1716%
CP thuế bảo vệ môi trường 23.000.000 26.000.000 13,04% 0,0706% 0,0621%
DET, phí quà cáp đối tác…)
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS
Chi phí thuế nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc chi phối doanh thu Tuy nhiên, đây là khoản chi phí cố định Do đó, để giảm chi phí, LAS cần tập trung vào các yếu tố khác như:
Chi phí vận chuyển là một khả năng cắt giảm chi phí vì bạn có thể đàm phán với nhà cung cấp bằng cách cung cấp các lợi ích cho họ như nhập hàng số lượng lớn vào lần sau, mua hàng nhiều lần hoặc cho họ biết bạn có tiềm năng trở thành đối tác lâu dài Bằng cách này, bạn có thể yêu cầu hỗ trợ chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp.
- Chi phí kê khai hải quan (Nguồn cắt giảm khả thi do có thể làm việc với FWD về hợp tác lâu dài, gộp các đơn hàng,…)
- Chi phí khác (Chú trọng vào cắt giảm một số chi phí phát sinh như đơn yêu cầu hoả tốc, phí vận chuyển cao, phí xuất hoá đơn, phí đi lại quà cáp,…)
LAS đo hường hiệu suất chi phí thông qua BSC giảm giá nhà cung cấp BSC cuối năm ghi lại chi tiết số tiền phòng mua hàng đã đàm phán giảm giá được với NCC, Forwarder Theo số liệu BSC giảm giá tính đến tháng 8/2023, chi phí mua hàng giảm được nhờ hai nguồn chính:
- Số tiền hàng giảm được sau đàm phán với NCC
- Số tiền vận chuyển giảm được sau khi đàm phán với Forwarder (giảm tiền cước
Bảng 2.5 Thống kê số tiền cắt giảm nhờ đàm phán 8 tháng đầu năm 2023
Tháng Số tiền hàng giảm được
Số tiền vận chuyển giảm được
Số tiền giảm tương ứng tháng
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS 2.3.4 Thước đo về chất lượng
Hàng hoá LAS nhập về kho hầu như là các sản phẩm bán thành phẩm, có giá trị cao để phục vụ cho công tác sản xuất của những đối tác lớn như FOMOSA, VinFast Do đó, thước đo hiệu suất về chất lượng là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng
Hiệu suất chất lượng được đo lường dựa trên hai tỷ lệ: tỷ lệ hư hỏng theo số lượng và tỷ lệ hư hỏng theo giá trị
Trong đó, tỷ lệ hư hỏng theo số lượng được đo lường dựa trên số lượng hàng hoá không đạt tiêu chuẩn, hư hỏng hoặc thiệt hại Hiệu suất này đươc đo lường theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá (Hiện LAS quy định một đơn hàng không được có nhiều hơn 5% khuyết tật)
Thư viện ĐH Thăng Long
- Bước 2: Kiểm trá sản phẩm khi hàng hoá chuẩn bị nhập kho của LAS
- Bước 3: Tính tỷ lệ hư hỏng theo số lượng
Tỷ lệ hư hỏng theo số lượng = (Số lượng sản phẩm bị lỗi / Tổng số sản phẩm) * 100%
Bên cạnh đó, tỷ lệ hư hỏng theo giá trị được đo lường theo giá trị của những sản phẩm hư hỏng, thiệt hại hoặc không đạt yêu cầu
Tỷ lệ hư hỏng theo giá trị = (Tổng giá trị của sản phẩm bị hỏng / Tổng giá trị của tất cả sản phẩm) * 100%
Thước đo hiệu suất này có thể được sử dụng để so sánh giữa các NCC, hoặc để đưa ra chỉ tiêu về mức tỷ lệ hư hỏng nhất định
Trong tháng 8/2023, khảo sát đo lường số sản phẩm hư hỏng trong đơn hàng có 2600 sản phẩm, tổng giá trị lên tới 256,400,000 VNĐ như sau:
Biểu đồ 2.2 Biểu đồ tỷ lệ hư hỏng hàng hoá 8 tháng đầu năm 2023
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật LAS
Quan sát biểu đồ có thể thấy, trong đơn hàng này:
- Tỷ lệ hư hỏng theo số lượng khoảng 6.75%, trong khi tỷ lệ hàng hoá hư hỏng theo giá trị lên tới 8,54% tương đương với 21,906,038 VNĐ
- Sở dĩ có số liệu thống kê như vậy bởi:
Nhận xét hoạt động mua hàng
2.4.1 Ưu điểm Đã có các thước đo cụ thể để đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng của LAS trên nhiều khía cạnh, nhiều thước đo có số liệu rõ ràng: giá cả, chi phí, ngân sách, thời gian giao hàng, thời gian thực hiện đơn hàng Đàm phán giảm giá tương đối thành công, làm việc hiệu quả với NCC và Forwarder để giảm giá hàng, Local Charge và cước phí vận chuyển Đo lường chất lượng hàng hoá chi tiết, rõ ràng, cụ thể, kiểm tra hàng hoá, thực hiện yêu cầu đổi trả với nhà cung cấp nhanh chóng, đảm bảo ổn định về chất lượng hàng hoá
Hàng hoá trong nước có thời gian vận chuyển tương đối nhanh, giải quyết các đơn hàng nhanh chóng để tập trung thời gian cho các đơn hàng khác, phức tạp hơn
Tỷ lệ giao hàng trước hạn cao, chiếm tới 68.8%, điều này là bởi các đơn hàng đơn giản, thười gian vận chuyển ngắn thường được nhân viên mua hàng tập trung giải quyết trong ngày, để dành thời gian cho các yêu cầu phức tạp hơn
Tỷ lệ giao hàng đúng hạn ổn định ở mức 28.10%, đảm bảo hàng hoá kịp thời nhâp kho đáp ứng yêu cầu của nhân viên kinh doanh
Các bước xử lý đơn hàng rõ ràng, có quy chuẩn đánh giá hiệu suất cụ thể để đưa ra phương án cải thiện
Chưa lường trước được đơn giá hàng nhập sát với thực tế do ảnh hưởng từ các yếu tố ngoại lai, khiến nhân viên mua hàng và nhân viên kinh doanh mất thêm nhiều thời gian để trao đổi và thống nhất có thể mua hàng với mức chi phí này không
Thư viện ĐH Thăng Long
Thời gian xử lý đơn hàng chưa tối ưu, đàm phán giá cả với nhà cung cấp còn nhiều khó khăn, giải quyết các vấn đề phát sinh như giao hàng lỗi, giao thiếu hàng, giao trễ hạn chưa có phương án xử lý kịp thời.
Chi phí vận chuyển và các chi phí khác còn cao do các đơn hàng thường mua số lượng ít, nhiều lần
Tỷ lệ hàng hoá hư hỏng còn khá cao, 6,75% - 8.54%, điều này ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá, thời gian hàng phải nhập kho theo ĐNĐH của nhân viên kinh doanh, mất thêm nhiều thời gian để đổi hàng, giải quyết vấn đề, thậm chí có thể gây ảnh hưởng đến chi phí, tác động trực tiếp đến doanh thu của LAS nếu khách hàng cuối cùng không chấp nhận
Thời gian giao hàng đối với các mã hàng nước ngoài, hàng gia công khá chậm, yêu cầu nhân viên mua hàng phải dồn nhiều thời gian, theo dõi sát sao tiến độ để đảm bảo hàng về đúng hạn Tỷ lệ giao hàng trễ hạn và quá hạn vẫn tồn tại, ảnh hưởng đến hiệu suất mua hàng của LAS
Mặc dù đã có bước so sánh các NCC trước khi mua hàng Tuy nhiên, sau khi hoàn thành đơn đặt hàng, LAS chưa có thước đo đánh giá hiệu quả nhà cung cấp trên nhiều khía cạnh
Một số bước trong thời gian thực hiện đơn hàng còn khá lâu: liên hệ với NCC, đàm phán và ký hợp đồng
Công nghệ đã được triển khai nhưng chưa được ứng dụng hiệu quả trong hoạt động mua hàng
Vấn đề bảo vệ môi trường chưa được chú trọng, chưa đáp ứng được yêu cầu về Logistics và chuỗi cung ứng xanh
Dự đoán ngân sách còn chênh lệch dẫn tới thiếu/thừa ngân sách dùng cho việc mua hàng
Xử lý các vấn đề phát sinh đối với nhân viên kinh doanh và nhân viên kế toán chưa hiệu quả
2.4.3 Nguyên nhân Đội ngũ nhân viên phòng mua hàng khá non trẻ, 2/4 thành viên là cộng tác viên nên tốc độ giải quyết, xử lý đơn hàng còn chậm
Các mặt hàng gia công yêu cầu chi tiết, độ tỉ mỉ cao, giống y hệt bản vẽ 100%, mặc dù đã yêu cầu nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật và NCC cùng ký vào bản vẽ xác thực thông tin nhưng vẫn không thể tránh khỏi các sai sót, làm tăng tỷ lệ hàng hư hỏng
Bên cạnh đó, nhiều mặt hàng số lượng ít, tỷ lệ nhập hiếm nên thường làm việc với các NCC mới, khiến chất lượng không được đảm bảo tối đa
Thời gian thực hiện (lead time) của một số mặt hàng vẫn còn cao Hàng hóa nhập từ nước ngoài thường mất nhiều thời gian để thông quan do một số mặt hàng kỹ thuật đặc thù thường phải qua khâu kiểm tra kỹ lưỡng Các mặt hàng gia công cũng mất thêm nhiều thời gian sản xuất.
Giao hàng trễ hạn hoặc quá hạn thường do đơn hàng kéo dài quá lâu, nhân viên mua hàng không thể theo dõi sát sao hàng ngày hoặc do NCC không làm đúng thoả thuận về thời gian giao hàng Thông thường trường hợp này chỉ xảy ra với các mặt hàng số lượng it, giá trị nhỏ, hai bên không có hợp đồng quy định điều khoản phạt rõ ràng, dẫn đến trì hoãn thời gian giao
Thư viện ĐH Thăng Long
GIẢI PHÁP và Khuyến nghị THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ KỸ THUẬT LAS
Bối cảnh kinh tế cơ hội thách thức cho LAS
3.1.1.1 Bối cảnh kinh tế thế giới và triển vọng kinh tế năm 2024
2023 là một năm đầy biến động và thử thách đối với nền kinh tế toàn cầu, đặc trưng bởi sự suy giảm tăng trưởng GDP, thương mại và đầu tư, thậm chí nợ xấu còn tăng cao Mức lạm phát duy trì ở mức cao trong bối cảnh bất ổn địa chính trị, chia rẽ công nghệ, thiên tai và dịch bệnh hoành hành.
Các tổ chức quốc tế (IMF, EU, OECD, WB) cho rằng tăng trưởng kinh tế thế giới năm 2023 thấp hơn năm 2022 và xu hướng khó khăn này sẽ tiếp tục duy trì khi hầu hết các tổ chức quốc tế dự báo tốc độ tăng trưởng kinh tế năm 2024 sẽ còn thấp hơn năm 2023
Biểu đồ 3.1 Đánh giá tăng trưởng toàn cầu năm 2022 và dự báo tăng trưởng toàn cầu năm 2023, 2024 của các tổ chức quốc tế
Nguồn: Tổng cục Thống kê
Trong báo cáo Thước đo thương mại hàng hóa công bố ngày 27/11/2023, Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) nhận định khối lượng thương mại hàng hóa toàn cầu dần phục hồi với động lực đến từ doanh số bán và sản xuất ô tô cũng như thương mại linh kiện điện tử Chỉ số tổng hợp là 100,7 cho thấy khối lượng thương mại hàng hóa dần phục hồi trong nửa cuối năm 2023 Tuy nhiên, các chỉ số thành phần cho thấy bức tranh hỗn hợp về thương mại toàn cầu, với một số chỉ số tăng vững chắc trên xu hướng và các chỉ số khác vẫn dưới xu hướng Mức tăng lớn nhất ở các chỉ số về sản xuất và bán ô tô (110,0), thương mại linh kiện điện tử (109,8), vận tải hàng không (100,3) Nhu cầu toàn cầu về xe điện tăng cao là nguyên nhân dẫn đến tăng các chỉ số sản phẩm ô tô và linh kiện điện tử
Theo IMF, tăng trưởng thương mại thế giới dự báo sẽ tăng lên 3,5% vào năm 2024, thấp hơn nhiều so với mức trung bình 4,9% của giai đoạn 2000-2019 Sự suy giảm trong năm 2023 không chỉ phản ánh xu hướng nhu cầu toàn cầu mà còn phản ánh sự thay đổi cơ cấu thương mại đối với các dịch vụ trong nước; tác động trễ của việc tăng giá đồng đô la làm chậm tăng trưởng thương mại do thanh toán chủ yếu được thực hiện bằng đô la Mỹ; các rào cản thương mại ngày càng gia tăng
Trong đó, IFM chỉ ra sáu nhân tố chính làm giảm triển vọng tăng trưởng kinh tế toàn cầu:
- Tăng trưởng kinh tế của Trung Quốc tiếp tục chậm lại
- Giá hàng hóa ngày càng biến động do các cú sốc về khí hậu và địa chính trị
- Áp lực lạm phát vẫn tiềm ẩn
- Định giá lại thị trường tài chính
- Phân mảnh về địa kinh tế ngày càng gia tăng, cản trở hợp tác đa phương
- Bất ổn xã hội có xu hướng gia tăng
3.1.1.2 Bối cảnh kinh tế trong nước và triển vọng kinh tế năm 2024
Theo số liệu trích trong Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội quý IV và năm 2023, có một số vấn đề từ bối cảnh kinh tế trong nước mà việc thúc đẩy hoạt động mua hàng tại công ty LAS cần phải quan tâm như sau:
Về nhu cầu sử dụng hàng hoá, dịch vụ kỹ thuật trong nước: Ngành công nghiệp đốimặt với nhiều khó khăn, thách thức trong bối cảnh tổng cầu thế giới suy giảm Giá trị tăng thêm toàn ngành công nghiệp năm 2023 chỉ tăng 3,02% so với năm trước, là mức tăng thấp nhất của các năm trong giai đoạn 2011-2023
Về kim ngạch nhập khẩu hàng hóa: Trong quý IV/2023, kim ngạch nhập khẩu ước đạt 90,2 tỷ USD, tăng 8% so với cùng kỳ năm trước và tăng 6,3% so với quý III năm 2023 Tính chung cả năm 2023, kim ngạch nhập khẩu hàng hóa ước đạt 327,5 tỷ USD, giảm 8,9% so với năm trước
Về cơ cấu nhóm hàng nhập khẩu: Năm 2023, nhóm hàng tư liệu sản xuất ước đạt 307,32 tỷ USD, chiếm 93,8%
Thư viện ĐH Thăng Long
Năm 2023, Việt Nam ước tính đạt mục tiêu xuất siêu 28 tỷ USD, tăng đáng kể so với mức 12,1 tỷ USD của năm trước Trung Quốc nổi lên là thị trường nhập khẩu hàng hóa lớn nhất của Việt Nam, với kim ngạch ước đạt 111,6 tỷ USD.
Về đầu tư phát triển: Tổng vốn đầu tư nước ngoài đăng ký vào Việt Nam tính đến ngày 20/12/2023 bao gồm: Vốn đăng ký cấp mới, vốn đăng ký điều chỉnh và giá trị góp vốn, mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài đạt gần 36,6 tỷ USD, tăng 32,1% so với năm trước Vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài thực hiện tại Việt Nam năm 2023 ước đạt 23,18 tỷ USD, tăng 3,5% so với năm trước Đây là số vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài thực hiện cao nhất trong 5 năm qua
Về đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số: Trong năm 2023, cả nước hiện có khoảng 20 trung tâm hỗ trợ đổi mới sáng tạo địa phương và các trung tâm thuộc các cơ quan, đoàn thể Trung ương; hơn 1.400 tổ chức có năng lực hỗ trợ khởi nghiệp Theo công bố của Tổ chức
Chỉ số đổi mới toàn cầu (GII) 2023 của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) xếp hạng Việt Nam ở vị trí thứ 46 trên 132 nền kinh tế toàn cầu, tăng 2 bậc so với năm 2022 Xếp hạng này phản ánh những tiến bộ của Việt Nam trong việc thúc đẩy đổi mới và xây dựng nền kinh tế sáng tạo, dựa trên trí tuệ và công nghệ.
3.1.2 Cơ hội và thách thức
Cơ hội mua hàng hấp dẫn: Là đối tác trực tiếp của VINFAST, FORMOSA nên trong tương lai gần, LAS sẽ trở thành nhà cung ứng số lượng lớn, song hành cùng sự phát triển của hai “người khổng lồ” này
Cơ hội đa dạng nguồn cung: Nhờ sự phát triển của chuỗi cung ứng toàn cầu, LAS có thể tiếp cận được nhiều nguồn cung cấp đa dạng từ các quốc gia, tạo sự so sánh đối chiếu, giảm chi phí, tìm kiếm được các nhà cung cấp có giá cá, chất lượng phù hợp hơn Đồng thời, đây cũng là phương án đề phòng rủi ro hữu hiệu trong trường hợp có sự cố hoặc không thể đáp ứng yêu cầu kịp thời từ những nhà cung cấp thân quen
Cơ hội từ công nghệ và chuyển đổi số: Với sự hỗ trợ từ nhà trước cùng sự phát triển của các công nghệ hiện đại, hiệu suất mua hàng sẽ được cải thiện, rút ngắn khoảng cách với các bên liên quan, tạo sự linh hoạt và thông minh
Cơ hội từ vị trí địa lý: Với hệ thống kho hàng gồm 2 cơ sở tại Hà Nội, 1 cơ sở tại Hải
Phòng và 1 cơ sở tại Hà Tĩnh Trong khi, Vinfast và FORMOSA là hai khách hàng lớn nhất của LAS Nhà máy của VinFast xây dựng trên khu công nghiệp Đình Vũ, huyện Cát Hải, thành phố Hải Phòng Đồng thời, Hải Phòng cũng là cảng nhập khẩu hàng hoá lớn Bên cạnh đó, nhà máy của đối tác FORMOSA được đặt tại khu công nghiệp Vũng Áng, Phường Kỳ Long, Thị xã Kỳ Anh, Hà Tĩnh Chính vì vậy, điều này tạo cơ hội cho hoạt động mua hàng của LAS diễn ra tối ưu hơn, giảm thiểu lead time LAS giao hàng cho khách, tăng lợi thế cạnh tranh, giảm chi phí
Đề xuất giải pháp
3.2.1.1 Nâng cao chất lượng nhân sự phòng mua hàng
Con người là yếu tố then chốt quyết định thành công của hoạt động mua hàng Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nhân viên LAS cần tổ chức các lớp học bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ để giúp nhân viên trau dồi kiến thức, kỹ năng ứng phó với các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc.
- Cử nhân viên tham gia các chương trình đào tạo được cung cấp bởi các đơn vị kinh doanh đào tạo dịch vụ, tổ chức phi chính phủ, hiệp hội ngành nghề liên quan đến nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, chẳng hạn như Viện nghiên cứu và phát triển Logistics Việt Nam (VLI), Hiệp hội Cảng biển Việt Nam (VPA), Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) hoặc một số khoá học đào tạo ngắn hạn tại trung tâm như Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn, Công ty Cổ phần Mua hàng Hàng không (ALS), Công ty Cổ phần Mua hàng U&I,…
- Khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên mua hàng học hỏi, tiếp nhận đào tạo các chứng chỉ quốc tế về Mua hàng Có thể tham gia các chương trình đào tạo ngắn hạn trong nước tại một số trung tâm như VLI – đã được Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) uỷ quyền đạo tạo chứng chỉ Mua hàng có giá trị toàn cầu Bên cạnh đó, có thể tham khảo chương trình đào tạo của VPI cung cấp nhân lực mua hàng với chứng chỉ Mua hàng FIATA (FD) và Chứng chỉ Chuỗi cung ứng FIATA cao cấo (FHD)
- Khuyến khích nhân viên học thêm lớp tiếng Anh, tiếng Trung sau giờ làm Thậm chí, cán bộ cấp cao có thể sắp xếp thời gian tổ chức lớp học kỹ năng đàm phán hoặc các buổi chia sẻ thực tế cho nhân viên
- Chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, đặc biệt là chính sách đãi ngộ nhân sự hợp lý: khích lệ, tôn vinh, khen thưởng, thưởng KPI dựa trên hiệu quả giảm thiểu chi phí mua hàng, tạo động lực cho nhân viên
3.2.1.2 Xây dựng bộ tiêu chuẩn quy chiếu đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
Việc đánh giá, lựa chọn NCC của LAS còn tuong đối đơn giản, chỉ tìm kiếm thông tin trên Internet, so sánh giá, leadtime,… và lựa chọn NCC Do vậy, cần áp dụng bộ tiêu chuẩn quy chiếu đánh giá NCC trước và ngay sau khi giao hàng Mặc dù việc lên kế hoạch và đưa ra các tiêu chuẩn ban đầu sẽ tốn thời gian nhưng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đầu vào chất lượng hơn, giảm tình trạng hư hỏng cùng những nhà cung cấp kém chất lượng
Có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quy trình đánh giá NCC để kiểm soát và cải tiến chất lượng, cụ thể như ISO 9001 Các tiêu chuẩn bao gồm: thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, phương thức đóng gói, bảo quản và một số yêu cầu khác Đồng thời, thực hiện tái đánh giá NCC cần ít nhất mỗi năm một lần, tùy thuộc vào mức độ kiểm soát NCC mà doanh nghiệp lựa chọn nhằm đảm bảo NCC luôn duy trì hệ thống quản lý chất lượng như đã thiết lập từ ban đầu
Việc tìm kiếm các nhà cung cấp mới là điều cần thiết song song với việc loại bỏ các nhà cung cấp không đạt tiêu chuẩn Bằng cách đa dạng hóa danh mục nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự phụ thuộc, mở ra cơ hội mới và hạn chế rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng.
3.2.1.3 Áp dụng sâu hơn công nghệ vào quy trình mua hàng
Chuyển đổi số là giải pháp vô cùng thiết thực khi việc quản lý thông tin trở nên vô cùng phức tạp trong hoạt động mua hàng Vì LAS là công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc chuyển đổi số cũng cần cân nhắc đến các chi phí doanh nghiệp phải chi trả, do vậy cần ưu tiên những vấn đề chính: quy trình làm việc được theo dõi thông suốt, ứng dụng công nghệ Blockchain lưu trữ dữ liệu và hệ thống thông tin liên lạc, chuyển giao chứng từ, hàng hoá Việc áp dụng công nghệ, chuyển đổi thông tin nên được tiến hành theo giai đoạn:
- Giai đoạn 1 Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ (Intranet) cũng như hệ thống thông tin trong từng bộ phận chức năng (mua hàng, kế toán, kinh doanh, kho) và tạo sự kết nối thông tin giữa các bộ phận
- Giai đoạn 2: Tiến hành kết nối hệ thống thông tin nội bộ với bên ngoài Có thể sử dụng các phương thức:
Phương thức 1: Sử dụng Internet
Phương thức 2: Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange
– EDI) Hệ thống này cho phép trao đổi thông tin, dữ liệu từ máy tính qua máy tính của các bộ phận trong hệ thống với nhau Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ lưỡng vì EDI đầu tư khá tốn kém mặc dù sở hữu lợi thế tính tiện ích và độ an toàn cao
Thư viện ĐH Thăng Long
3.2.1.4 Nâng cấp cơ sở hạ tầng
Cần nâng cấp, mở rộng hệ thống kho hàng tại LAS Hà Nội Do kho ở văn phòng công ty nên diện tích nhỏ hẹp, hàng hoá không có chỗ chứa Bên cạnh đó, với mặt hàng đặc thù là hoá chất công nghiệp, LAS cần trang bị phòng chứa, đảm bảo hệ thống kho bãi rộng, đủ điều kiện bảo quản
Để đảm bảo hoạt động mua sắm hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư phát triển các trang thiết bị tối ưu như máy tính, máy tính xách tay có hiệu suất cao, đồng thời trang bị hệ thống quản lý hàng tồn kho và phần mềm mua hàng hiện đại Xét đến vấn đề lưu trữ dữ liệu, doanh nghiệp nên nâng cấp hệ thống để lưu trữ an toàn và hiệu quả thông tin mua hàng quan trọng, dữ liệu nhà cung cấp, hóa đơn và các tài liệu thiết yếu khác.
3.2.1.5 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp
Mặc dù LAS đã có những buổi gắn kết với NCC, xong quá trình này chưa diễn ra thường xuyên liên tục LAS nên liên lạc đều đặn với NCC để duy trì sự thông tin liên tục về nhu cầu của công ty, thay đổi trong sản phẩm hoặc dịch vụ, và những sự kiện quan trọng khác, để đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ về tình hình kinh doanh Nếu NCC đang phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, công ty có thể hỗ trợ tài chính hoặc kỹ thuật để giúp họ thành công Điều này thường dẫn đến sự tôn trọng lẫn nhau và mối quan hệ lâu dài Ngoài ra, vấn đề thanh toán nhanh cho NCC cũng cần được xem xét, thanh toán đúng hạn và nhanh chóng thể hiện công ty là một đối tác chuyên nghiệp và đáng tin cậy
Tuy nhiên, công ty cũng cần xem xét về phía NCC, NCC cần tuân theo các nguyên tắc quan trọng để đảm bảo mối quan hệ với khách hàng và đối tác kinh doanh là tích cực và bền vững
3.2.1.6 Có kế hoạch, chủ động ứng phó với rủi ro