Đối với những doanh nghiệp kinh doanh lâu năm trên thị trường theo hướng kinh doanh trực tiếp, khách hàng đến cửa hàng chọn sản phẩm rồi thanh toán tại quầy thu ngân, đối mặt với sự thay
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hoá cơ sở lý luận về hoạt động quản lý kho
Thông qua những kinh nghiệm trong quá trình làm việc tại Công ty, tìm hiểu và có cái nhìn tổng thể, phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho của cô Công ty TNHH SUN DQ
Quan sát, đánh giá, kết hợp với kiến thức đã học từ đó rút ra ưu nhược điểm hoạt động quản lý kho của Công ty TNHH SUN DQ, từ đó đề xuất ra những phương án giải quyết tốt nhất để cải thiện những vấn đề còn tồn đọng.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát: Tác giả đã đi khảo sát trực tiếp tại kho, tiến hành quan sát các hoạt động cũng như các hoạt động diễn ra tại đây để có cái nhìn thực tế, toàn diện
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Hỏi trực tiếp những người vận hành để hiểu rõ hơn và biết được những khó khăn trong quá trình làm việc
Phương pháp tổng hợp thống kê và phân tích: Tiến hành xử lý các dữ liệu đã thu thập trong quá trình khảo sát, thống kê lại và tiến hành phân tích dữ liệu để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại công ty.
Kết cấu đề tài
Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, bài báo cáo được chia nội dung làm 4 chương: Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH SUN DQ
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản lý kho
Chương 3: Thực trạng hoạt động quản lý kho TMĐT của Công ty TNHH SUN
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho TMĐT tại Công ty TNHH SUN DQ.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SUN DQ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SUN DQ
1.1.1 Thông tin chung về công ty
Công ty TNHH SUN DQ thành lập năm 2014 tại TP.HCM, hoạt động kinh doanh thời trang nữ cao cấp với thương hiệu RUZA.
- Tên công ty: Công ty TNHH SUN DQ
- Trụ sở chính: 262 Quang Trung, Phường 10, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tên quốc tế: SUN DQ COMPANY LIMITED
- Tên thường gọi: Thời trang nữ cao cấp RUZA
- Số lượng nhân viên: 100 - 120 người
- Trang Facebook: www.facebook.com/ruza.vn www.facebook.com/ruzaonline.vn
- Sàn Shopee: shopee.vn/ruza.vn
- Sàn Lazada: www.lazada.vn/shop/ruza-online-store
- Sàn TiktokShop: RUZA - Cô nàng công sở
Hình 1 1 Biểu trưng thương hiệu của công ty
Nguồn: Bộ phận nhân sự RUZA
Lĩnh vực kinh doanh chính của RUZA là thời trang nữ cao cấp Có chỗ đứng vững chắc trong thị trường thời trang nữ cao cấp ở Việt Nam, RUZA không ngừng khẳng định thương hiệu và luôn nâng cao giá trị, chất lượng sản phẩm để đưa đến khách hàng Các sản phẩm của RUZA mang phong cách nhẹ nhàng, tinh tế, thể hiện được sự sang trọng của quý cô làm việc công sở, quý cô làm việc nhà nước Đánh mạnh tâm vào tâm lý mua hàng của đối tượng khách hàng mà RUZA hướng tới là trang phục không chỉ đẹp mà còn đơn giản, có điểm nhấn, tôn lên nét đẹp của người phụ nữ Việt Nam
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH SUN DQ
Công ty TNHH SUN DQ là công ty kinh doanh thời trang nữ cao cấp được thành lập vào năm 2014 ở thành phố Hồ Chí Minh, thường được gọi với tên là thời trang nữ cao cấp RUZA Với gần 10 năm có mặt trên thị trường thời trang Việt Nam, RUZA đã có 10 chi nhánh lớn nhỏ, hướng đến mục đích để khách hàng dễ dàng trải nghiệm được chất vải, kiểu dáng, màu sắc sang trọng của mình
Dưới đây là quá trình hình thành và phát triển của RUZA trong những năm đã có mặt trên thị trường thời gian Việt Nam:
- Năm 2014: RUZA được thành lập và mở 2 chi nhánh ở Thủ Đức (Ru1) và Gò Vấp (Ru2);
- Năm 2015: RUZA thành lập chi nhánh ở Đồng Nai (Ru3);
- Năm 2016: RUZA thành lập chi nhánh ở Phường 21, Quận Bình Thạnh (Ru8);
- Năm 2017: RUZA thành lập chi nhánh ở Quận 1 (Ru4);
- Năm 2018: RUZA thành lập chi nhánh ở Phường 15, Quận 10 (Ru9);
- Năm 2019: RUZA thành lập chi nhánh ở Phường 12, Quận 10 (Ru10), và ởPhường 21, Quận Bình Thạnh (Ru7);
- Năm 2020: RUZA thành lập chi nhánh ở Bình Dương (Ru5)
Trong chiến lược phát triển, RUZA thành lập chi nhánh tại Trảng Bom, Đồng Nai (Ru6) Tuy nhiên, do chưa nghiên cứu kỹ nhu cầu khách hàng nên chi nhánh này gặp khó khăn và buộc phải đóng cửa Nhận ra bài học kinh nghiệm, RUZA chuyển hướng sang mô hình kinh doanh đa kênh, kết hợp trực tiếp và trực tuyến Doanh nghiệp hiện đã có mặt trên các sàn thương mại điện tử như Facebook, Shopee, Lazada, Tiktokshop Để đáp ứng nhu cầu đóng gói đơn hàng trực tuyến, kho TMĐT được thành lập vào tháng 5/2023 Đến nay, kho TMĐT đã quy trình hóa hoạt động, giúp vận hành trơn tru và hiệu quả.
Trong sự cạnh tranh gắt gao của thị trường thời trang trong nước và quốc tế, nền thời trang nhanh nói chung hay thời trang công sở nói riêng ngày càng phát triển, điều đó không ngừng thôi thúc RUZA phải khẳng định thương hiệu, định hướng phát triển Để làm tốt những mục tiêu mình đặt ra, RUZA đã hướng đến một thị trường có tiềm năng phát triển cao, mang lại nhiều khách hàng có nhu cầu về thời trang nữ cao cấp đó là thị trường TP Hồ Chí Minh, khu vực có dân cư đông đúc, nền kinh tế dẫn đầu cả nước Hiện tại RUZA có 07 chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh (chiếm 78% tỷ trọng) và 01 chi nhánh Bình Dương (chiếm 11% tỷ trọng), 01 chi nhánh ở Đồng Nai(chiếm 11% tỷ trọng) Địa chỉ các chi nhánh của RUZA tính đến thời điểm hiện tại:
- Trụ sở chính: 262 Quang Trung, Phường 10, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh 1 (Ru1): 130-132 Võ Văn Ngân, Phường Bình Thọ, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh 2 (Ru2): 262 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Thành phố
- Chi nhánh 3 (Ru3): 29/2 Phạm Văn Thuận, Phường Tân Tiến, Biên Hòa, Đồng Nai
- Chi nhánh 4 (Ru4): 71 Nguyễn Trãi, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố
- Chi nhánh 5 (Ru5): 90 Yersin, Phường Hiệp Thành, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương
- Chi nhánh 6 (Ru7): 92/4 Nguyễn Ảnh Thủ, Phường Trung Chánh, H Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh 7 (Ru8): 186-188 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 21, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh 8 (Ru9): 535 Cách Mạng Tháng 8, Phường 15, Quận 10, Thành phố
- Chi nhánh 9 (Ru10): 748 Sư Vạn Hạnh, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh
- Kho: 25 đường số 9, Khu đô thị Vạn Phúc, Hiệp Bình Phước, Thành phố Hồ Chí Minh
Hòa nhịp phát triển của công nghệ thông tin, sự phát triển vượt bậc của các sàn Thương mại điện tử (TMĐT), RUZA đã có bước chuyển mình từ bán hàng trực tiếp tại các cửa hàng, qua kết hợp với bán hàng trực tuyến trên các sàn TMĐT và Facebook Do đó, khách hàng biết đến RUZA nhiều hơn, và RUZA nhận được nhiều sự ưu ái của khách hàng toàn quốc hơn Điều đó phần nào khẳng định thị trường kinh doanh của RUZA ngày càng được nhân rộng và bao phủ khắp toàn quốc
Từ những thông tin trên cho thấy RUZA đã sớm xác định được thị trường mục tiêu của mình trong suốt thời gian hoạt động RUZA hướng đến những môi trường làm việc năng động, sáng tạo, những nơi có cơ sở hạ tầng phát triển và người dân có nguồn thu nhập ổn định Do xác định đúng nhu cầu sử dụng đang ngày càng phát triển của người dân, RUZA nhanh chóng có vị thế đứng trong lĩnh vực kinh doanh của mình, và hứa sẽ ngày càng vươn cao trong tương lai
Tính từ đầu năm 2023 đến tháng 6/2023 thì RUZA có hơn 1 triệu khách hàng, nhưng trong có đó 0,9 triệu khách hàng cá nhân, chiếm tỷ trọng 90% RUZA chia khách hàng của mình thành 2 nhóm chính như sau:
Nhóm 1 - khách hàng cá nhân: Khách hàng mà RUZA hướng đến là những người phụ nữ từ 25 đến 35 tuổi làm việc công chức nhà nước, làm việc trong môi trường công sở, có nhu cầu mặc đồ kín đáo, đơn giản nhưng không kém phần tinh tế và sang trọng Thu nhập trung bình mỗi tháng từ 10 triệu trở lên
Nhóm 2 - khách hàng doanh nghiệp: Bên cạnh khách hàng cá nhân thì RUZA cũng hướng đến những đơn hàng đồng phục cho những doanh nghiệp cần đồng phục trong tỷ trọng phần trăm khách hàng được công ty tổng hợp hằng năm Những năm gần đây, RUZA đẩy mạnh sự quan tâm đến những khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu may đồng phục nữ cho công ty, doanh nghiệp của mình Điều này hình thành nhận thức của nhân viên công sở về thời trang công sở của RUZA
1.1.6 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi
- Tầm nhìn: Xây dựng hình ảnh thương hiệu thời trang công sở nữ cao cấp tại Việt Nam, RUZA đã và đang từng bước khẳng định vị trí trong ngành thời trang công sở và mong muốn nâng tầm thương hiệu lên một vị thế mới chính vì thế RUZA không chỉ tập trung xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo RUZA còn phải tập trung phát triển thêm nhiều chi nhánh tại Hồ Chí Minh và các tỉnh thành khác
- Sứ mệnh: Đối với RUZA thời trang không chỉ để mặc đẹp, mà thời trang còn là sự kết hợp giữa trang phục và tính ứng dụng thông qua từng chất liệu, kiểu dáng,… giúp khách hàng có thể sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau mà vẫn giữ được nét riêng của sản phẩm
- Giá trị cốt lõi: Các nhà thiết kế của RUZA hướng đến sẽ đã tạo ra những sản phẩm làm nổi bật lên những vẻ đẹp tiềm ẩn trên vóc dáng người phụ nữ Điều đặc biệt hơn, khi khoác lên mình sản phẩm của RUZA các nàng sẽ luôn cảm nhận được những nguồn năng lượng, luôn tự tin chính bản thân mình
Phòng Sản xuất Phòng Kinh doanh
Phòng Marketing Phòng R&D Phòng Tài chính
Phòng Hành chính nhân sự
Bộ phận KCS Bộ phận Sale Sàn Shopee Thiết kế thời trang
Kho Bộ phận TMĐT Sàn Lazada May mẫu
Quản lý chi nhánh Sàn Tiktok Kỹ thuật rập
Bộ phận Cung ứng Team marketing
Tổ chức quản lý của đơn vị
Hình 1 2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH SUN DQ
Nguồn: Phòng nhân sự RUZA Giám đốc: Là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty, quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty liên quan đến vốn, phương hướng kinh doanh, các mục tiêu chiến lược của công ty,… Là người điều hành các quy chế quản lý nội bộ, xây dựng văn hoá công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý,…
Phòng hành chính nhân sự: Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự, hỗ trợ các phòng ban và ban giám đốc các vấn đề liên quan đến nhân sự, nhân lực trong công ty
Tổ chức các hoạt động vui chơi ở công ty, chăm sóc tinh thần nhân viên của công ty Chức năng chính của phòng ban này bao gồm: Tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp; Quản lý đào tạo và phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên; Quản lý lương thưởng và phúc lợi, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ luật pháp về lao động; Quản lý mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp; Theo dõi biến động nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp
Phòng tài chính - kế toán đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp, đảm nhiệm nhiệm vụ hạch toán kế toán, quản lý vốn hiệu quả Với vai trò này, phòng tài chính - kế toán góp phần bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt mục đích, tối ưu hiệu quả.
Phòng R&D: Chức năng của phòng R&D là nghiên cứu để phát triển sản phẩm
Phòng Kinh doanh: Phòng kinh doanh là bộ phận thuộc khối Front Office, đóng vai trò tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp Phòng kinh doanh được xem là “mũi tiên phong”, đóng góp trực tiếp vào sự phát triển và thành công của công ty trên thị trường
Phòng Marketing đảm nhiệm vai trò phối hợp và chỉ đạo đội ngũ nhân viên kinh doanh Họ tiến hành phân tích hành vi khách hàng, bối cảnh thị trường và thu thập dữ liệu để xây dựng các chiến dịch và kế hoạch kinh doanh Dựa trên những phân tích này, phòng Marketing điều chỉnh các kế hoạch cho phù hợp với định hướng chung của công ty và mục tiêu doanh số đã đặt ra.
Phòng sản xuất: Phòng sản xuất là một phòng ban quan trọng đóng vai trò quản lý và điều hành hoạt động sản xuất của công ty Phòng ban này bao gồm nhiều bộ phận nhỏ khác như: bộ phận gia công, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, nhóm quản lý chất lượng,… Ngoài ra, phòng sản xuất cũng thực hiện nhiều đầu mục công việc khác như: quản lý tồn kho, quản lý xuất nhập hàng, đào tạo nhân viên,…
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH SUN DQ
Bảng 1 1 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH SUN DQ 2021 – 2022 Đơn vị tính: triệu đồng
Tiêu chí Năm Mức tăng trưởng
Nguồn: Phòng Tài chính - kế toán công ty TNHH SUN DQ năm 2022
- Về doanh thu, năm 2021 công ty đạt được 5472 triệu đồng, đến năm 2022 công ty được 6119 triệu đồng, tăng 11,8% Giai đoạn 2021 - 2022 là giai đoạn ảnh hưởng bởi Dịch Covid-19, nền kinh tế đi xuống nhưng doanh thu của công tăng 20%, điều này chứng tỏ công ty hoạt động có hiệu quả và có khả năng cạnh tranh trên thị trường thời trang Qua đó thấy được sự thành công của bộ máy quản lý và các cấp quản trị
- Về chi phí, năm 2021, chi phí ở mức 3198 triệu đồng, đến năm 2022 công ty được 3445 triệu đồng, tăng 7% Nguyên nhân chính là do đơn hàng của công ty tăng lên nên chi phí bán hàng và tiền thuê mặt bằng cũng tăng theo Ngoài ra có ảnh hưởng của tình hình kinh tế, chi phí các loại dịch vụ tăng cao trong nước và ngoài nước làm ảnh hưởng trực tiếp về giá vốn của công ty Một phần không thể thiếu là về quy mô công ty đang được mở rộng, cần một nguồn nhân sự mới ở các mảng để vận hành một cách hiệu quả nhất
- Về lợi nhuận, năm 2022 công ty đạt lợi nhuận 2657 triệu đồng, tăng 17% so với năm 2021 Nguyên nhân chính là do công ty mở một quy mô từ bán hàng trực tiếp qua cửa hàng thành kết hợp giữa bán hàng trực tiếp và trực tuyến
Nhìn chung, năm 2022 công ty hoạt động hiệu quả hơn năm 2021, khắc phục tình hình biến động kinh tế cho đại dịch Covid19 mang lại Công ty đã nổ lực để mang lại doanh thu tăng mạnh, tiết kiệm được chi phí đầu ra
Tóm lại, RUZA là một công ty thời trang nữ cao cấp có 10 tuổi trên thị trường nữ hiện nay, các sản phẩm ở RUZA được khách hàng ưa chuộng và mức độ hài lòng nhất định Điều đó được thể hiện qua doanh số của công ty trong những năm gần đây
Và điều này cũng một phần chứng minh được mức độ làm việc hiệu quả của bộ máy nhân sự, nhân viên đồng tâm hiệp lực để đẩy mạnh sự phát triển của công ty
Tóm tắt chương 1 Ở chương 1, tác giả khái quát những thông tin cơ bản về công ty TNHH SUN
DQ như: thông tin chung về công ty, lĩnh vực kinh doanh, thị trường mục tiêu, lịch sử hình thành và phát triển, khách hàng mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi mà công ty hướng đến, và tổ chức quản lý của công ty, hình hình hoạt động kinh doanh của công ty Ở chương 2, tác giả sẽ tìm hiểu cơ sở lý luận về hoạt động quản lý kho.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHO
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG
2.1.1 Khái niệm kho hàng, hàng tồn kho
Theo Tống Thị Luyện (2019), kho hàng là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, một nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyển cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ, vị trí của các hàng hoá được lưu kho
Theo Nguyễn Công Hiệp (2007), kho là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi logistics Để phục vụ cho các nhu cầu của đời sống xã hội, thì trên trái đất ở đâu cũng có kho, từ những kho rất hiện đại, chuyên môn hoá cao của các công ty logistics, các công ty giao nhận – kho vận, các cảng biển, sân bay, đến các kho riêng của tập đoàn, công ty, xí nghiệp sản xuất, cho đến các kho chứa dụng cụ ở từng hộ gia đình,…
Kho hàng logistics hỗ trợ cho luồng chu chuyển các giao dịch kinh tế Nền kinh tế chỉ có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ khi dây chuyển logistics trong đó có kho hàng hoạt động liên tục, nhịp nhàng
Hàng loạt các hoạt động kinh tế liên quan diễn ra trong chuỗi logistics, theo đó các nguồn tài nguyên được biến đổi thành sản phẩm và điều quan trọng là giá trị được tăng lên cho cả khách hàng lẫn người sản xuất, giúp thoả mãn nhu cầu của mỗi người
Cùng với thời gian, vai trò của kho ngày càng được khẳng định và nâng cao, các hệ thống kho ngày được phát triển
2.1.1.2 Khái niệm hàng tồn kho
Từ khi trên thế giới bắt đầu xuất hiện hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hoá thì hàng tồn kho cũng được xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan Hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh của một côngty Hàng tồn kho phát sinh từ nhu cầu sản xuất và phân phối hàng hoá, hàng tồn khothường chiếm phần lớn (40-50%) tài sản của một công ty Trong sản xuất, mỗi công ty luôn phải có một lượng hàng tồn kho thích hợp (vốn sản xuất, vật tư tiêu hao, thành phẩm, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, v.v.) cần thiết cho sản xuất Vì vậy, việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng, quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ
Bộ Tài chính quy định trong Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ–BTC ngày 31/12/2001, thì khái niệm hàng tồn kho được quy định là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho là tài nguyên chưa sử dụng được lưu trữ để phục vụ cho tương lai Đây có thể là đầu vào hoặc đầu ra của doanh nghiệp, nhưng điểm chung là đều là những tài nguyên chưa được dùng đến, sẵn sàng được sử dụng khi cần thiết.
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà loại hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung của việc lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau Đối với các doanh nghiệp làm kinh doanh, cung cấp dịch vụ mà sản phẩm là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là công cụ, phụ tùng và phương tiện, nguyên vật liệu – công nghệ sử dụng trong hoạt động của họ Đối với lĩnh vực này, tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm có tiềm năng,có thể được tích lũy trong sự tích lũy tri thức, trong khả năng và kiến thức của người lao động Trong thế giới thương mại, các doanh nghiệp mua hàng hóa và bán chúng để kiếm lời Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng hóa được mua và hàng hóa sẵn sàng để giao cho người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, các công ty hầu như không tồn kho bán thành phẩm trên dây chuyền như trong ngành sản xuất Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, các sản phẩm của doanh nghiệp phải trải qua một quá trình lâu dài để chuyển đổi nguyên liệu thô đầu vào thành sản phẩm cuối cùng
Như vậy, có thể khẳng định hàng tồn kho bao gồm từ nguyên vật liệu, bán thành phẩm đến thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng Đặc điểm nổi bật của hàng tồn kho nằm ở mối liên kết chặt chẽ với hoạt động sản xuất và bán sản phẩm Xét về bản chất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, tuy nhiên lại chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1.2 Vai trò của kho hàng
Theo Farahani (2011) nhà kho đóng vai trò quan trọng trong hệ thống logistics, cung cấp mức độ dịch vụ theo kỳ vọng của khách hàng cùng lúc với hoạt động logistics khác Nhà kho có thể thực hiện nhiều loại hoạt động và nhiệm vụ khác nhau, những hoạt động này có thể được phân thành 3 chức năng cơ bản: 1 Vận chuyển; 2 Lưu trữ, 3 Trung chuyển thông tin
Các hoạt động diễn ra tại kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức cũng như bảo quản hàng hóa trong kho Theo Khải Hoàn (2019) chức năng của kho bao gồm:
Giúp đảm bảo được tính liên tục và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng của khách hàng không phải lúc nào cũng ổn định qua các giai đoạn, đôi khi có những biến động thị trường kho lường và các nguồn cung ứng nguyên vật liệu cũng thế, điển hình là trong tình hình Covid19: giao thông bị chặn không thể mua bán cũng như việc đi lại gặp nhiều khó khăn Do vậy, lượng dự trữ trong kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề trên, đảm bảo tính liên tục cho hoạt động của doanh nghiệp
Góp phần giảm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp: nhờ vào kho hàng, doanh nghiệp có thể mua nguyên vật liệu, vật tư cho sản xuất với số lượng lớn để dự trữ trong kho Khi mua hàng với số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ các khoản giảm giá từ đó tiết kiệm được một khoản chi phí
Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng thể hiện qua việc chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng với đủ số lượng và chất lượng theo yêu cầu Nhờ đó, giao nhận hàng hóa diễn ra đúng thời gian và địa điểm như khách hàng yêu cầu Trong các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất lớn, lượng hàng hóa nhiều khiến kho hàng trở nên phức tạp Điều này đòi hỏi trình độ nhân sự và quản lý cao Một số công ty phải chi một khoản tiền lớn cho việc nhận và phân phối hàng hóa.
Việc lựa chọn kho hàng không phù hợp có thể gây ra nhiều tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một kho hàng có những chức năng chính như sau:
MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG
2.2.1 Khái niệm, vai trò của hoạt động quản lý kho hàng
Hoạt động quản lý kho hàng là hệ thống các hoạt động thực hiện trên các mặt hàng trong quá trình di chuyển tại kho hàng, nhằm đáp ứng cho quá trình di chuyển và mua bán hàng hóa qua kho hàng, đồng thời đảm bảo chi phí thấp nhất có thể.
Theo Tống Thị Luyện (2019), quản lý kho là quá trình xây dựng kế hoạch vận hành kho, thực hiện kế hoạch đề ra và kiểm soát hoạt động kho Đó là việc kiểm soát các hoạt động kho hàng ngày như xuất nhập kho-xuất kho, Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp
Theo Phan Thanh Lâm (2014), chức năng chính của kho hàng gồm: tiếp nhận hàng hóa, tồn trữ và bảo quản hàng hóa, chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng Doanh nghiệp đầu tư vào việc quản lý kho hàng nhằm mục đích đảm bảo sự lưu thông hàng hóa thông suốt, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giảm thiểu chi phí lưu kho và gia tăng hiệu quả kinh doanh.
- Bảo quản hàng hoá tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng
- Tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hoá cần thiết cho việc sản xuất liên tục
- Đảm bảo tồn trữ hàng hoá khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hoá, tránh tình trạng hiếm hàng, tập kết hàng hoá cho đủ để tập trung xuất khẩu
- Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với ít tốn kém chi phí
- Ghi số sách tình hình các hàng hoá nhập xuất giúp cho việc kiểm soát khi cần thiết
- Thực hiện nhiệm vụ trong một trung tâm tiếp nhận và phân phối
Theo Phan Thanh Lâm (2014), bằng một hệ thống quản lý kho hàng và hàng dự trữ hiệu quả, một số thuận thời sau đây có thể đạt được:
- Ngăn ngừa sự thiếu hụt và quá tải của kho hàng
- Ngăn chặn sự tồn kho hàng hoá quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời
- Tiết kiệm chỗ trống để tăng sức chứa trong kho hàng, tiết kiệm sức lực của nhân viên bốc xếp
- Giảm chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử dụng thiết bị nhân sự trong việc bốc dỡ hàng hoá
- Giảm sử dụng số tiền lớn và việc mua hàng nhập kho chưa cần thiết tại một thời điểm nào đó
- Sự cải thiện trong phục vụ hài lòng khách hàng đến liên hệ giao nhận hàng
- Mở rộng bộ phận kiểm soát từ nhân sự đến tài sản
- Cập nhật thông tin kịp thời phục vụ công việc kinh doanh
2.2.2 Mục tiêu và nguyên tắc của hoạt động quản lý kho hàng
Các mục tiêu được doanh nghiệp đề ta để tối ưu hoạt động kinh doanh của mình: hàng
- Mục tiêu đáp ứng nhanh các yêu cầu trong quá trình lưu thông hàng hoá tại kho
- Mục tiêu tối ưu phân bố dự trữ hàng hoá trong kho dựa vào diện tích và dung tích của kho
- Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng hoá bảo quản tại kho hàng
Các nguyên tắc quản trị kho hàng:
- Thường xuyên cập nhật, sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật đối với các hoạt động khai thác hàng hoá
- Đảm bảo tính liên tục, thống nhất giữa các bộ phận
- Giảm tối thiểu các hao hụt, hư hỏng đối với hàng hoá tại kho hàng
- Các hoạt động tại kho hàng phải được thực hiện chính xác và chất lượng nhất.
NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG
Với sự bùng nổ công nghệ, kho hàng ứng dụng các công nghệ mới như WMS và SAP để quản lý chặt chẽ hàng hóa Để tối ưu hóa lợi thế công nghệ, kho hàng cần tuân thủ 6 nguyên tắc: Đồng bộ, Song hành, Nhịp nhàng, Liên tục, Trực thông và Phân luồng.
Theo Đinh Thị Thanh Bình (2017), quá trình công nghẻ quản lý kho hàng là tập hợp các hoạt động được thực hiện nối tiếp, liên tục nhau nhằm đảm bảo sự dịch chuyển dòng hàng hoá từ khi tiếp nhận đến khi gửi cho khách hàng
Hình 2 1 Hoạt động cơ bản của quản trị kho hàng
Nguồn: Giáo trình kho bãi
2.3.1 Thiết kế mặt bằng kho và sơ sở vật chất ở kho
Theo Phan Thanh Lâm (2014), mỗi hệ thống kho hàng điều phải được thiết kế phù hợp để phục vụ những nhu cầu mà nó được sử dụng và những điểm sau phải được xem xét trước khi quyết định
Hiệu quả hoạt động của kho hàng có sự liên hệ trực tiếp đến việc thiết kế, bố trí mặt bằng của kho hàng Tối ưu hoá diện tích mặt bằng kho giúp hàng hoá lưu thông nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ hàng hoá sản xuất, kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Vì vậy, doanh nghiệp phải hiểu rõ các nguyên tắc thiết kế kho hàng đạt hiểu suất tối ưu
Chọn vị trí kho hợp lý: để tiết kiệm được chi phí trong vấn đề sản xuất và lưu thông phân phối Vị trí nhà kho nên gần trung tâm thuận lợi cho việc phân phối nếu là kho kinh doanh Là nơi phải có một không gian thích hợp cho mục đích dự định, với khoảng không phù hợp với phương tiện bốc dỡ hàng và một vài dự phòng phụ cho sự mở rộng trong tương lai
Các điều kiện địa lý: Nếu giao thông đường bộ là phương tiện chính thì nơi đó có gần đường quốc lộ hay đường lớn không? Có đường ra vào tốt để xe tải và những phương tiện khách lấy hàng đưa đi và đưa hàng đến mà không bị kẹt xe quá mức ảnh hưởng vòng quay xe chở hàng hay không? Kho phải gần đường liên tỉnh để có thể liên lạc với nhiều nơi hoặc nước khác và không nên ở trong một khu vực giao thông bị kẹt cứng Phải gần khu công nghiệp nếu là hàng sản xuất, gần khu thương mại nếu hàng phục vụ kinh doanh Nếu thường xuyên xuất nhập qua hệ thống xe lửa, tàu điện thì kho nên đặt gần các trạm đó Nếu xuất nhập qua cảng biển, nhà kho nên phải được bố trí chỗ ở gần hải cảng Điều quan trọng là tính toán cự lý di chuyển sao cho hợp lý ít tốn kém, hạn chế gần khu vực dân cư để đề phòng hỏa hoạn
Hệ thống điện nước, hệ thống cống rãnh thoát nước tốt trong khu vực và không quá xa những dịch vụ cốt yếu như điện nước và thông tin liên lạc hoàn chỉnh
Xác định nhu cầu của kho có thể thay đổi theo vụ mùa, thời vụ, thường phụ thuộc vào:
- Loại hàng hoá chứa trong kho;
- Ghi nhận con số khả năng kho có sức chứa là bao nhiêu tấn hay khả năng chứa bao nhiêu thể tích;
- Mặt hàng phụ thuộc loại nào, kích cỡ ra sao để định khu vực và đóng các khung kệ cho phù hợp
- Các nhiệm vụ kho phải thực hiện như kho dịch vụ, kho sản xuất, kho kinh doanh, kho đông lạnh,
- Thời gian tồn kho trung bình của hàng hóa trong kho
- Chiều cao của kho cũng tùy thuộc vào mặt hàng, nếu mặt hàng là nông sản mà trần kho thấp và nếu hệ thống thông gió kém sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng nông sản
- Các dụng cụ là thiết bị bốc xếp hàng hóa (nhân viên bốc xếp thủ công - xe nâng
- cần cẩu - băng tải chuyển hàng từ xe tải vào trong kho hay ngược lại), làm tăng lượng hàng vận chuyển so với thời gian, pa-lét để kê hàng,
- Cân nhắc các phương tiện bốc xếp cho phù hợp với đối tượng hàng hoá như dùng bốc xếp, xe nâng, cần cẩu, để trang bị hay tuyển dụng nhân sự bốc xếp cho thích hợp quả
- Huấn luyện chuyên nghiệp nhân viên tù thủ kho, kế toán kho, bốc xếp,
- Việc xử lý số liệu xuất nhập kho làm bằng tay hay sử dụng máy vi tính là hiệu
Việc xác định mục đích sử dụng không gian sẽ giúp giảm chi phí vận hành, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả Từ các mục tiêu đề ra, doanh nghiệp có thể xác định được kích thước, thiết kế, cách lắp đặt và phân chia thiết bị chuyên dụng hỗ trợ cho cả không gian lưu trữ và làm việc Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu được hiệu suất làm việc.
- F – Flow (dòng chảy): dòng chảy được hiểu là một chuỗi các hoạt động liên tiếp và diễn ra mượt mà Yếu tố này liên quan đến sự di chuyển có trật tự và không bị gián đoạn bởi các yếu tố trong kho hàng Mục đích của yếu tố này là các hoạt động trong kho phải diễn ra liên tục, trôi chảy, không bị gián đoạn
- A – Acessibility (khả năng tiếp cận): Khả năng tiếp cận được hiểu là làm thế nào để hàng hoá được vận chuyển và tiếp cận nhanh nhất với những phương pháp mới nhất
- S – Space (không gian): không gian là yếu tố quan trọng, không gian được khai thác sẽ là tiền đề cho các hoạt động trong kho hàng được nhanh chóng và thông suốt Không gian trong kho chứa đựng các yếu tố như: văn phòng, khu vực làm việc, khu vực sử lý hàng hoá, khu vực lưu kho,…
Lưu lượng hàng hóa trong kho là yếu tố quan trọng cần nắm bắt Lưu lượng này không chỉ bao gồm số lượng mặt hàng mà còn cả tính chất, kích thước và tốc độ vận chuyển Việc hiểu rõ các yếu tố này cho phép hàng hóa di chuyển trong kho dễ dàng hơn, đáp ứng tối ưu nhu cầu sản xuất.
2.3.2 Nguồn nhân lực lao động tại kho hàng
NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO
Theo Shiau Wei và cộng sự (2017), các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản lý hàng tồn kho là lập kế hoạch; hồ sơ chứng từ/lưu trữ, kiến thức và kỹ năng của nhân viên, kinh phí như hình 2.1 dưới đây
Hình 2 2 Biểu đồ điểm trung bình cho các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tồn kho
Nguồn: Shiau Wei và cộng sự (2017)
Về mặt lập kế hoạch, các hạng mục lập kế hoạch như sự tham gia thấp của các nhà cung cấp hàng tồn kho vào kế hoạch tồn kho, thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu cũng như xác định mức đặt hàng lại của cửa hàng tồn kho là những hạng mục quan trọng nhất sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hàng tồn kho, sự quản lý kho Theo Esther (2012), ĐIỂM TRUNG BÌNH CHO CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TÒN
Lập kế hoạch Chứng từ/hồ sơ lưu trữ Kiến thức và kỹ năng của nhân viên Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hàng tồn kho
Kinh phí Đ iể m t rung b ìn h một số tổ chức sản xuất không tuân thủ chặt chẽ chính sách tồn kho trong tổ chức của mình Do đó, các tổ chức thất bại và một số trong sô họ không duy trì lượng hàng tồn kho tối thiểu và tối đa vì họ gặp vấn đề tài chính và chi phí lưu kho cho sản phẩm cao Trong nghiên cứu của Munyao và cộng sự (2015), khoảng một nửa số người được hỏi không hiệu quả trong công việc đảm bảo sự sẵn có của hàng tồn kho trong kho của họ Hơn nữa, về lập kế hoạch tồn kho và dự báo thiếu chính xác dẫn đến quản lý tồn kho kém hiệu quả cũng được một nhà nghiên cứu trước đó là Takim (2014) ủng hộ
Chứng từ/hồ sơ lưu trữ là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý hàng tồn kho và kết quả này phù hợp với nghiên cứu của nhà nghiên cứu Jame Ng’ang’a (2013), kết quả cho thấy cách xử lý hoặc giám sát hàng tồn kho và tài liệu sẽ ảnh hươnge đến hiệu quả quản lý hàng tồn kho Chỉ số về hàng mục chứng từ/ hồ sơ lưu trữ như hệ thống máy tính ảnh hưởng đêns quản lý hàng tồn kho đã được người trả lời trong nghiên cứu này khẳng định Theo Jessop & Morrison (1994), việc ghi chép thủ công va đăng tải hồ sơ kiểm kê thủ công sẽ cần thời gian xử lý lâu hơn để hoàn thành nhiệm vụ và có khả năng xảy ra sai sót thông tin cao Khi xảy ra sai sót về thông tin, việc ghi chép hàng tồn kho kém và chiếm dụng hàng tồn kho sẽ dẫn đến sai lệch trong ghi chép hàng tồn kho
Dựa trên kết quả nghiên cứu được, yếu tố kiến thức và kỹ năng của nhân viên được coi là yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý kho ở các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ vì tổng điểm trung bình cao nhất trong 4 yếu tố Nhà nghiên cứu trước đây là Nzuza (2015) đã thừa nhận rằng đào tạo nhân viên kém và giao tiếp kém giữa các nhân viên sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý kho Như Esther (2012), việc thiếu luồng thông tin hoặc giao tiếp tự do giữa các nhân viên sẽ mang lại tác động tiêu cực lớn đến tổ chức, đặc biệt là giao tiếp giữa các đại diện bán hàng, bộ phần sản xuất và bộ phận mua hàng Thông tin phải minh bạch với tất cả các nhân viên có liên quan để đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật Ngoài ra, một số tổ chức không đào tạo chính thức cho nhân viên mới và một số tuyển dụng nhân viên không có kinh nghiệm liên quan trong việc quản lý kho Vì vậy, hiệu quả quản lý hàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng
Hơn nữa, yếu tố nguồn vốn được coi là yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho mặc dù kết quả mang lại không đáng chú ý như 3 yếu tố còn lại Nhà nguyên cứu việc chuẩn bị ngân sách tồn kho trong tổ chức Vì vậy, các tổ chức không thể thực hiện các hoạt động thông thường của mình do không đủ vốn Như Esther (2012) đã nêu, các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn phải đối mặt với những áp lực lạm phát vì doanh nghiệp vừa và nhỏ không có nhiều vốn lưu động so với các tổ chức lớn
Vì vậy, sự biến động của giá nguyên vật liệu sẽ gât bất ổn cho kế hoạch tồn kho và thu mua của những doanh nghiệp vừa và nhỏ, buộc họ phải đầu tư thêm tiền vào tồn kho Do đó, một số tổ chức không duy trì được mức tồn kho tối thiểu và tối đa trong tổ chức của mình do chi phí lưu giữ cao và gây khó khăn trong việc chuyển hàng tồn kho thành tiền mặt Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất phải cải thiện hoạt động sản xuất bao gồm cả hàng tồn kho theo Chan và cộng sư (2016) và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình để đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng trên thị trường theo Omar và cộng sự (2016).
CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG
Việc đánh giá hiệu quả hoạt động tại kho hàng dựa trên các tiêu chí thời gian, chi phí, chất lượng và năng suất, giúp tổng hợp và đo lường kết quả hoạt động của nhân công Dựa vào dữ liệu thu thập được, nhà quản lý đánh giá các hoạt động và đưa ra các cải tiến, quy trình mới để giảm chi phí và tăng năng suất Quy mô vận hành kho hàng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đánh giá hiệu quả, tùy thuộc vào quy mô sản xuất, yêu cầu khách hàng và quy mô của kho Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng được sử dụng để đưa ra các phương án cải thiện và nâng cao hoạt động của kho.
- Về nhóm tiêu chí về quản lý kho: Cách bố trí kho, thời gian thực hiện một công việc, đơn hàng không xảy ra lỗi, tỷ lệ hoàn thành công việc đúng thời gian, số lần khách hàng khiếu nại
- Về tiêu chí về chất lượng: Thời gian, độ chính xác, độ tin cậy, sự thuận tiện, sự linh hoạt, khả năng giải quyết khiếu nại
Chương 2 đã khái quát được cơ sở lý luận về khái niệm, vai trò của kho hàng và hàng tồn kho và những hoạt động quản lý kho ở kho hàng Kho hàng có một vai trò quan trọng trong dây chuyền hoạt động của một doanh nghiệp, lưu trữ và hoạt động xuất nhập hàng hóa một cách có trật tự, đảm bảo nguồn hàng tối thiểu để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Việc quản lý hoạt động kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí như tồn kho, chi phí lưu thông, thúc đẩy lợi nhuận của đơn vị sản xuất kinh doanh, Những nội dung trên là cơ sở lý luận để phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho của công ty TNHH SUN DQ ở chương 3.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH SUN DQ
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TMĐT CỦA CÔNG TY
Từ khi thành lập công ty đã sử dụng phần mền quản lý Kiotviet để quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng của các cửa hàng Đến tháng 05/2023, công ty thành lập kho TMĐT để xử lý các đơn hàng trên các sàn thương mại điện tử, và kho TMĐT cũng sử dụng phần miền quản lý Kiotviet để phục vụ cho việc vận hành kho hàng
Được thành lập từ năm 2010, Kiotviet là phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp công nghệ hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ để giúp họ vận hành kinh doanh dễ dàng hơn Với nhiều chi nhánh trên toàn quốc, Kiotviet không ngừng mở rộng dịch vụ của mình, hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và nâng cao năng suất của họ.
Một số chức năng của phần mềm KiotViet:
- Soạn hàng, xuất hàng, nhập hàng
- Cập nhật tình trạng của đơn hàng
- Kiểm tra thông tin, tình trạng của hàng hoá
- Kiểm soát toàn diện tất cả các giao dịch với tên người dùng, thời gian thực hiện
- Quản lý toàn bộ tình trạng đơn hàng: phiếu tạm, hoàn thành, đang xử lý, đang chuyển, đã giao,
- Truy xuất lịch sử thao tác xuất nhập, điều chỉnh tồn kho,
- Lưu trữ tồn kho theo vị trí: 1A1B, 2B3C,
- Kiểm đếm tồn kho theo khu vực, vị trí
Hình 3 1 Giao diện chính của phần mềm KiotViet
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ Để quản lý kho một cách hiệu quả thì phần mềm chỉ là yếu tố phụ, cần có tư suy và công sức của con người trong từng hoạt động ở kho TMĐT Con người sẽ kiểm tra số lượng thực tế, hạn chế tình trạng thất thoát, chênh lệch số lượng tồn kho trên phần mềm và thực tế Bên cạnh đó, phải có quy trình vận hành kho cũng như những quy định rõ ràng trong quá trình làm việc để đảm bảo an toàn và chất lượng, hạn chế rủi ro thất thoát ở kho, từ đó nâng cao lợi ích kinh doanh
Kho TMĐT là kho hàng thành phẩm, sản phẩm của RUZA sẽ được sản xuất từ kho Nguyên vật liệu đến kho KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm, đóng bao bì rồi sẽ nhập kho TMĐT Nhiệm vụ chính của kho TMĐT là lưu trữ và đóng gói hàng hoá của các đơn trên các sàn TMĐT Vì vậy hoạt động diễn ra thường xuyên nhất ở kho TMĐT là hoạt động xuất nhập kho Các hoạt động khác vẫn được chú trọng và kiểm tra nghiêm ngặt để tránh những vấn đề phát sinh không đáng có.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TMĐT CỦA CÔNG TY TNHH SUN DQ
3.2.1 Thiết kế mặt bằng và cơ sở vật chất trong kho hàng
Hình 3 2 Sơ đồ kho thương mại điện tử RUZA
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ
Kho TMĐT công ty TNHH SUN DQ nằm ở Khu đô thị Vạn Phúc (25 đường số
Khu đô thị Vạn Phúc tọa lạc tại 9, Hiệp Bình Phước, Thủ Đức, TP.HCM Đây là một khu đô thị mới đang phát triển, mật độ dân cư còn thưa thớt Cư dân chủ yếu là các gia đình, người lớn tuổi, có tài chính ổn định, mong muốn tìm kiếm một không gian xanh giữa thành phố náo nhiệt để nghỉ ngơi và chăm sóc sức khỏe Tuy nhiên, hoạt động giao hàng, vận chuyển hàng hóa trong khu đô thị vẫn còn hạn chế, có thể gây ảnh hưởng đến cuộc sống của cư dân xung quanh.
Kho TMĐT là một ngôi nhà 4 lầu được phân bổ vị trí như sau: Lầu 1: Kho nguyên vật liệu, lầu 2: Kho KCS, lầu 3: kho TMĐT Trong 3 loại hình kho trên, loại hình nào cũng cần sự di chuyển hàng hoá nhiều và có trọng lượng lớn Vì 3 bộ phần này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nên công ty đã thành lập Kho này để thuận tiện trong việc trao đổi thông tin cũng như hoạt động xuất nhập hàng
- Kho nguyên vật liệu chức năng chính là trữ vải, những phụ kiện đi kèm của một sản phẩm hoàn chỉnh Hàng tuần vải sẽ được nhà cung ứng mang đến kho, sẽ được nhân viên kho rả ra, đo đúng chiều cần giao cho gia công
Kho KCS đóng vai trò kiểm tra chất lượng hàng hóa, cung cấp sản phẩm cho các cửa hàng và sàn TMĐT định kỳ vào thứ Ba và thứ Sáu hàng tuần Hoạt động phân bổ sản phẩm diễn ra thường xuyên này tạo ra tần suất giao vận nhộn nhịp với gần 1000 sản phẩm được vận chuyển mỗi tuần.
- Kho TMĐT chức năng chính là đóng gói hàng hoá những đơn hàng trên các trang mạng xã hội, những đơn vị vận chuyển, giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển và xử lý đơn hoàn về
Khác với kho Nguyên vật liệu, kho KCS thuộc sự quản lý của phòng Sản xuất, kho TMĐT thuộc quản lý của phòng Kinh Doanh Vì kho TMĐT là kho thành phẩm, nhiệm vụ chính của kho TMĐT là lưu trữ số lượng lớn hàng hoá để phòng Kinh doanh hợp tác với phòng Marketing lên kế hoạch bán sản phẩm ở các nền tảng TMĐT và các trang mạng xã hội
Sản phẩm ở kho TMĐT là quần áo thành phẩm và những sản phẩm phục vụ cho việc đóng gói đơn hàng Kho có diện tích 100m2, có hơn 4000 mã sản phẩm và chứa gần 9000 sản phẩm
Do công ty có nhiều mã sản phẩm khác nhau, để dễ dàng nhận biết các sản phẩm, công ty đã đặt ký hiệu viết tắt 2 chữ cái đầu của sản phẩm
Bảng 3 1 Bảng ký hiệu viết tắt tên sản phẩm của RUZA
Loại sản phẩm Ký hiệu sản phẩm Chi tiết sản phẩm Áo
QTĐ Quần tây ống đứng
QTO Quần tây ống ôm
QTS Quần tây ống suông
QTLoe Quần tây ống loe
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ Đầu tháng 11/2023, công ty đã có chính sách thay đổi giá và ký hiệu tên một số sản phẩm để dễ dàng phân biệt năm, tháng sản xuất và những sản phẩm trường kỳ
Ví dụ: ANC002.L2309 được hiểu là:
- 002: số ký hiệu sản phẩm
- L2309: Sản xuất vào tháng 09 năm 2023
Hình 3 3 Mã sản phẩm trước khi thay đổi
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ
Hình 3 4 Mã sản phẩm sau khi thay đổi
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ
Bên cạnh đó, trong kho còn lưu hành mã sản phẩm giảm giá: Nguyên nhân có sản phẩm giảm giá là do lỗi vải, lỗi chỉ,…
Vì tính chất đặc thù của kho TMĐT, sẽ giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyện mỗi ngày Kho TMĐT ở lầu 3, dẫn đến quá trình vận chuyển hàng hóa khó khăn Mỗi lần giao hàng cho đơn vị vận chuyển thì phải vận chuyển hàng xuống lầu 1 Những đợt siêu giảm giá (ngày 01/01, ngày 02/02,…) thì đơn đặt hàng ở kho rất nhiều, mỗi lần giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển phải bỏ vào bao to và cần nhân lực rất nhiều Hay mỗi lần nhập hàng từ kho KCS lên, sản phẩm nhiều, nhân viên phải vận chuyển từ lầu
2 lên lầu 3, không có phương tiện hỗ trợ Do đơn đặt hàng ở các cửa hàng trực tuyến chiếm thị phần lớn hơn nên lúc nào sản phẩm phân bổ về kho TMĐT cũng nhiều hơn sản phẩm phân bổ về các cửa hàng
Do đặc thù hoạt động xuất nhập kho diễn ra hàng ngày, vị trí kho Ruza nói chung và kho thương mại điện tử nói riêng còn bất cập Việc thành lập kho TMĐT nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm trực tuyến gia tăng, giúp tối ưu thời gian nhân viên và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng tại cửa hàng Tuy nhiên, hiện tại mặt bằng kho TMĐT chưa đáp ứng thuận tiện cho quá trình vận chuyển hàng hóa Công ty đã đưa ra giải pháp tuyển thêm nhân viên để giải quyết vấn đề vận chuyển hàng cồng kềnh, mặc dù chưa phải tối ưu nhưng vẫn là phương án phù hợp với tình hình của công ty.
3.2.2 Nguồn nhân lực lao động trong kho TMĐT
Nhân sự luôn được xem là yếu tố trung tâm, quan trọng hàng đầu cho việc phát triển của doanh nghiệp Từ khi thành lập kho TMĐT, chỉ có một nhân viên kiêm quản lý kho xây dựng quy trình, hoạch định những vấn đề xảy ra ở kho, thiết kế cấu trúc kho, sắp xếp và vận hành kho Thời gian đầu còn nhiều bất cập, thiếu sót nhưng đến nay quy trình vận hành của kho cũng dần ổn định và hoàn thiện hơn
Ban đầu, kho chỉ có một nhân viên toàn thời gian Do khối lượng đơn hàng tăng cao, công ty tuyển thêm một nhân viên bán thời gian để hỗ trợ Tuy nhiên, do nhân viên bán thời gian làm việc theo khung giờ không cố định, mọi vấn đề phát sinh đều được nhân viên toàn thời gian giải quyết Hiện tại, kho TMĐT vẫn chưa có một đội ngũ nhân sự ổn định, chỉ có thể vận hành kho bình thường Vào những ngày kiểm kê sản phẩm, khối lượng công việc quá tải, không thể vừa kiểm kê vừa đóng đơn hàng.
Nhân viên quản lý kho TMĐT sẽ được học hỏi được nhiều việc, từ việc kiến tạo đến tự tay vận hành kho để tìm ra quy trình phù hợp và thuận lợi nhất, tiếp cận “sân sau” của các cửa hàng thời trang đang tiếp cận với việc bán hàng trực tuyến Nhưng để làm được việc đó, nhân viên quản lý kho phải có sự am hiểu về kho hàng, về tính chất hoạt động của kho TMĐT để đưa ra quy trình và thiết kế cấu trúc kho phù hợp, phải có sức khoẻ tốt để vận chuyển hàng từ các lầu, phải có độ nhạy bén và sự tâm trung cao để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
QUẢN LÝ KHO TMĐT CỦA CÔNG TY TNHH SUN DQ
3.3.1 Lên kế hoạch quản lý hàng tồn kho
Do mới đi vào hoạt động nên kho TMĐT RUZA chưa hoàn thiện các quy trình quản lý kho, dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho chưa hiệu quả Kho hiện có hơn 9000 sản phẩm, trong đó có hơn 4000 mã sản phẩm cũ, ế ẩm chiếm phần lớn hàng tồn kho, dẫn đến chi phí tồn kho cao Kế hoạch tồn kho chưa cụ thể, không có kế hoạch thanh lý sản phẩm tồn kho trong khi mỗi tháng lại sản xuất thêm sản phẩm mới Kho cũng chưa có kế hoạch restock sản phẩm bán chạy.
3.3.2 Kiến thức và kỹ năng của nhân viên
RUZA là một công ty về thương hiệu thời trang nữ cao cấp, nhân sự ở RUZA đa phần là những nhân viên trẻ tuổi, năng động, sáng tạo Vì vậy kho TMĐT cũng tuyển dụng những bạn sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm Do đó, nhân viên ở kho TMĐT RUZA sẽ chưa có đủ kinh nghiệm làm việc ở lĩnh vực kho, và kỹ năng làm việc cũng chưa có nhiều sự va chạm Nhưng với tinh thần học hỏi cao, sự không bỏ cuộc của tuổi trẻ giúp nhân viên kho TMĐT có sự thích nghi cao, tìm tòi và học hỏi trong suốt quá trình làm việc
3.3.3 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở kho TMĐT hiện tại đang phụ thuộc vào phần mềm quản lý kho Kiotviet Những thông tin nhập kho, xuất kho, chuyển kho sẽ được tạo phiếu chuyển và lưu lại thông tin Ngoài hình thức lưu trữ hồ sơ này thì kho TMĐT RUZA không có hình thức lưu trữ nào khác Hình thức lưu thông tin trên phần mềm sẽ nhanh chóng, thuận lợi và chính xác cao, nhưng khuyết điểm là sẽ không có bảng đối chiếu khi xảy ra những sự cố phát sinh
Trên thực tế, chi phí tồn kho đóng vai trò quan trọng và tác động trực tiếp đến các chi phí khác của doanh nghiệp Nó ảnh hưởng đến các hoạt động khác thuộc chuỗi cung ứng của doanh nghiệp Cụ thể ở kho TMĐT RUZA, một số chi phí tồn được xác định như:
- Chi phí lưu trữ hàng tồn kho (Inventory Holding Cost ): Các chi phí cơ bản thuộc chi phí lưu trữ hàng hóa mà kho TMĐT RUZA chi trả như sau: Chi phí dịch vụ kho bãi; Chi phí rủi ro đối với hàng hóa tồn kho; Chi phí cơ hội hoặc tiền vốn đầu tư vào hàng tồn kho; Chi phí không gian lưu trữ
Doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng tồn kho lớn với hơn 9000 sản phẩm và 4000 mã sản phẩm Mặc dù Ban lãnh đạo đã triển khai nhiều chiến lược và kế hoạch xử lý hàng tồn kho nhưng hiệu quả đạt được không đáng kể Để giải quyết vấn đề này, công ty đã tiến hành các chương trình giảm giá mạnh trên các trang mạng xã hội, áp dụng ưu đãi giảm giá đến 70% - 80% cho một sản phẩm hoặc mua 1 tặng 1 nhằm thanh lý hàng tồn kho.
Sản phẩm mới được nhập vào kho hàng tháng, số lượng hàng ở kho hàng càng nhiều nhưng lại không còn vị trí để đặt lên kệ nữa Sản phẩm bị lỗi thời nhiều năm trước đã chiếm nhiều không gian của kho Nhân viên kho phải dùng hộp carton để chứa những sản phẩm có số lượng lớn, sẽ bỏ lên kệ khi có sản phẩm trên kệ sắp hết
- Chi phí thiếu hụt (Shortage Costs): Chi phí thiếu hụt là loại chi phí phát sinh khi kho TMĐT hết mặt hàng và không đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng: Chi phí vận chuyển hàng khẩn cấp; Chi phí sản xuất bị gián đoạn; Lòng trung thành và uy tín của khách hàng
Bên cạnh đó chi phí thiếu hụt còn thể hiện qua việc giá trị của sản phẩm bị giảm mạnh qua nhiều năm Hiện tại kho TMĐT vẫn còn lưu kho nhiều sản phẩm từ những năm đầu tiên khi RUZA thành lập Từ năm 2014 đến nay qua mỗi năm lại có nhiều mã sản phẩm được tồn kho Giá của sản phẩm giảm dần và Ban lãnh đạo phải tốn nhiều thời gian và đầu tư vào các chiến lược để thanh lý sản phẩm tổn kho
- Chi phí vận chuyển hàng hóa tồn kho (Inventory Carrying Costs) : Cụ thể là chi phí vận chuyển hàng tồn kho giữa các cửa hàng và kho TMĐT Những sản phẩm không còn bán chạy, sẽ được chuyển từ cửa hàng về kho TMĐT để phòng ban marketing
ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TMĐT CỦA CÔNG TY TNHH
Kho Thương mại điện tử chính thức đi vào hoạt động từ tháng 5/2023, đánh dấu một bước chuyển mình mới trong hoạt động của đơn vị Bằng sự cố gắng và nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo và nhân sự, kho TMĐT đã từng bước đi vào ổn định, mặc dù trong giai đoạn đầu không tránh khỏi những khó khăn và thách thức.
3.4.1 Những thành quả mà công ty đã đạt được trong hoạt động quản lý kho
3.4.1.1 Đơn hàng được xử lý nhanh chóng, đúng hạn
Trước khi có kho TMĐT, các cửa hàng tự đóng gói đơn hàng, dẫn đến chậm trễ, sai sót và không chuyên nghiệp Kho TMĐT ra đời giải quyết triệt để vấn đề này, với quy trình đóng gói chính xác, nhanh chóng, giảm sai sót Không gian kho lớn, khoa học giúp tìm kiếm và lấy sản phẩm dễ dàng Thẩm mỹ đóng gói được nâng cao, số lượng đơn xử lý tăng lên đáng kể Đội ngũ kho năng động, linh hoạt trong xử lý đơn hàng, đảm bảo hiệu quả trong cả thời điểm cao điểm và thấp điểm.
Hình 3 12 Số lượng đơn hàng được đóng gói từ ngày 01/10/2023 đến ngày
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ
Theo như biểu đồ, trong vòng nửa đầu tháng 10/2023, số lượng đơn hàng không đồng điều quá các ngày, bắt buộc nhân viên phải xử lý trong ngày Vào những ngày có đơn hàng cao như ngày 10/10, 11/10, những ngày siêu giảm giá trên các sàn TMĐT, số lượng đơn hàng tăng cao, điều này khiến đội ngũ nhân viên phải có sự chuẩn bị kỹ vào những ngày trước đó và linh động công việc cho phù hợp
Bảng 3 2 Số lượng hàng xuất kho TMĐT từ tháng 05/2023 đến 12/2023 Tháng Số lượng đơn Số lượng hàng hoá
Nguồn: Công ty TNHH SUN DQ
Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày Ngày 01/10 02/10 03/10 04/10 05/10 06/10 07/10 08/10 09/10 10/10 11/10 12/10 13/10 14/10 15/10 Đơn mới Đơn hoàn, đơn đổi
3.4.1.2 Hệ số vòng quay hàng tồn kho
Sau khi thành lập kho TMĐT RUZA, tốc độ bán hàng của RUZA được nâng cao, điều đó được thể hiện qua số vòng quay hàng tồn kho Dưới đây là bảng tính hệ số vòng quay hàng tồn kho của kho TMĐT RUZA vào Quý 4 năm 2022-2023
Bảng 3 3 Số vòng quay hàng tồn kho của Kho TMĐT RUZA
Quý 4 năm 2022-2023 Đơn vị tính: triệu đồng
GT xuất bán trong quý
GT tồn kho bình quân
Số vòng quay HTK(quý)
Nguồn: Phòng Tài chính - kế toán công ty TNHH SUN DQ năm 2022
Theo số liệu trong bảng ta thấy, số vòng quay hàng tồn kho của kho TMĐT ở Quý 4 năm 2022-2023 là 0.87, số ngày cho một vòng quay là 144 ngày/vòng Tuy đây không phải là một con số về hệ số vòng quay lý tưởng, nhưng nó cũng không quá thấp Đầu Quý 4, giá trị sản lượng hàng tồn kho là 3666 triệu VNĐ, nhưng đến cuối quý thì giá trị số lượng hàng tồn kho còn 3094 triệu VNĐ, tốc độ bán hàng của kho TMĐT đang tăng, có thể không thể giải quyết được hết sản phẩm tồn kho nhưng đã giảm đi phần nào chi phí tồn kho
Việc thành lập kho TMĐT đã tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của RUZA trong nửa cuối năm 2023, thúc đẩy quá trình bán hàng trực tuyến, thanh lý những sản phẩm không thể bán ở cửa hàng, giải quyết vấn đề tồn kho của RUZA trong những năm vừa qua
3.4.2 Những vấn đề còn tồn tại
3.4.2.1 Sai lệch hàng hoá giữa hàng hoá thực tế và hàng hoá trên hệ thống KiotViet
Hệ thống Kiotviet cập nhật số lượng tồn kho ở kho TMĐT và các cửa hàng sau mỗi lần nhận số phiếu chuyển, nhập kho hay đóng đơn khách hàng Nhân viên bán hàng sẽ dựa trên số lượng trên hệ thống để tạo đơn và tư vấn khách hàng Có nhiều sai sót trong vận hành dẫn đến tình trạng có nhiều sự chênh lệch giữa số lượng hàng thực tế và số lượng hàng trên hệ thống Điều này dẫn đến sự khó khăn cho nhân viên kho trong quá trình soạn hàng, tốn nhiều thời gian soạn hàng Những nguyên nhân dẫn đến sai lệch số lượng hàng hoá có thể là những nguyên nhân sau
Thứ nhất, số lượng tồn thực tế khác với trên hệ thống do hàng bị lạc, bị sai vị trí
Trong quá trình đóng gói không chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng thực tế ở kho Điều này dẫn đến một số hệ lụy đi kèm như: Nhân viên bán hàng tạo mã vận đơn cho đơn hàng nhưng không có sản phẩm ở kho; tồn kho chênh lệch khiến cho việc phòng Kinh doanh không dự đoán được ngày sản xuất lại (restock) sản phẩm để kịp về hàng khi sản phẩm ở kho đã hết; số lượng thực tế nhiều hơn trên hệ thống sẽ không bán được vì nhân viên bán hàng tư vấn khách hàng dựa trên số lượng trên hệ thống;… Các trường hợp nhân viên kho không tìm được hàng sẽ dẫn đến mất thời gian tìm kiếm hàng hoặc nhân viên kho sẽ lấy hàng ở vị trí khác với vị trí chỉ dẫn trên hệ thống, từ đó gây ra sự chênh lệch về số sản phẩm, bao gồm nhiều mã sản phẩm khác nhau, không kiểm soát được
Việc kiểm kê sản phẩm diễn ra sơ sài, dẫn đến sai sót trong việc xác định vị trí sản phẩm Điều này gây khó khăn cho nhân viên kho khi kiểm tra chất lượng và đi đơn hàng cho khách Tình trạng này khiến sản phẩm không đảm bảo chất lượng, không tìm được vị trí và dễ dẫn đến tình trạng thiếu hụt khi hoàn thành đơn.
Vì vậy cần có phương án giải quyết sớm để tránh sự lộn xộn của hàng hoá trong kho và ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của kho TMĐT
3.4.2.2 Thiếu hàng tồn kho để đóng gói hàng hoá (back order)
Trình trạng thiếu sản phẩm đóng đói đã không còn xa lạ ở kho TMĐT Nguyên nhân dẫn đến trình trạng thiếu sản phẩm ở kho là:
Hoạt động chính của kho thương mại điện tử (TMĐT) là xử lý đơn hàng và giao cho bên vận chuyển nhanh nhất Tuy nhiên, lượng hàng hóa trong kho thường ở mức vừa phải, nên khi hết hàng, kho sẽ nhập từ kho xưởng Tuy nhiên, năng suất nhập hàng chưa đáp ứng đủ nhu cầu đóng gói hàng hóa mỗi ngày, dẫn đến tình trạng thiếu hụt sản phẩm chuẩn bị đơn hàng.
Một phần khác, do công ty đã ngừng sản xuất một số sản phẩm vẫn đang sả kho, số lượng tồn còn lại đang được phân bổ ở các cửa hàng, mà đóng gói đơn hàng thì ở kho TMĐT, nhân viên kho phải liên hệ cửa hàng trưởng của cửa hàng còn sản phẩm đó xem có khách đặt hay chưa, sau đó vận chuyển về kho TMĐT để tiến hành đóng gói đơn hàng Việc làm này tốn nhiều thời gian
Chưa có hoạt động quản lý tồn kho để dự báo số lượng dự kiến cần chuẩn bị đảm bảo tồn trữ số lượng hàng hoá trong kho đủ để giải quyết các đơn hàng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoá khi đóng gói Việc kéo dài tình trạng thiếu sản phẩm để đóng gói trong thời gian dài sẽ gây ra tình trạng đơn hàng bị huỷ từ khách hàng Con số 14.0% là con số báo động về số lượng đơn thiếu hàng đóng gói trong tháng 11 vừa qua
Bảng 3 4 Tỷ lệ đơn hàng thiếu tồn của kho TMĐT từ tháng 05/2023 đến tháng 12/2023 Tháng Số lượng đơn Số đơn thiếu sản phẩm Tỷ lệ (%)
Tỷ lệ hết hàng ở những sản phẩm mới rất cao, hầu như việc sản xuất bộ sưu tập mới mỗi tháng hay những sản phẩm trường kỳ để nằm trong tình trạng hết hàng mỗi lần sản xuất xong Những đơn hàng bị thiếu sản phẩm sẽ được xử lý theo 2 phương án sau: Phương án 1: Sẽ chuyển đơn hàng từ kho TMĐT đến các cửa hàng nhờ đóng gói nếu ở cửa hàng có đủ các sản phẩm mà đơn hàng cần
Phương án 2: Sẽ chuyển hàng hoá từ cửa hàng về kho TMĐT để đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển Phương án này sẽ được ưu tiên sử dụng hơn vì tốc động đóng gói hàng hoá và làm việc với đơn vị vận chuyển ở kho TĐMT rất nhanh, được giải quyết trong ngày Điều này nâng cao chất lượng phục vụ, để khách hàng có trải nghiệm tốt khi mua hàng trực tuyến ở RUZA
Nhưng 2 phương án trên chưa được tối ưu, cả 2 phương án đều tốn rất nhiều chi phí vận chuyển hàng hoá giữa các cửa hàng và kho TMĐT
3.4.2.3 Sai sót trong quá trình soạn hàng và đóng gói hàng hoá của nhân viên
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI KHO THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ CÔNG TY TNHH SUN DQ
CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
4.1.1 Bối cảnh kinh tế, xã hội
Trong những năm gần đây, công ty TNHH SUN DQ (RUZA) đã được rất nhiều thành tựu trong lĩnh vực thời trang nữ cao cấp mặc dù trải qua giai đoạn 2019-2021 với nhiều thách thức do diễn biến phức tạp của đại dịch Covid19 trên toàn cầu Đến nay, lĩnh vưc thời trang không ngừng phát triển để theo kịp thị trường thời trang nhanh Với mục tiêu phát triển bền vững, RUZA vẫn không ngừng chuyển mình và ra mắt nhiều bộ sưu tập mới để đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng nhưng không hạ thấp tiêu chuẩn về từng sản phẩm và nâng cao giá trị sản phẩm theo thời gian
Trong bối cảnh công nghệ số lên ngôi, xuất khẩu trực tuyến đang trở thành xu hướng chủ đạo trong ngành thời trang Thị trường trực tuyến ngày càng phát triển mạnh mẽ, giúp việc mua sắm trở nên dễ dàng và phổ biến Điều này mở ra cơ hội lớn cho các thương hiệu thời trang tiếp cận hàng triệu khách hàng tiềm năng trên toàn cầu Bằng cách tận dụng xu hướng xuất khẩu trực tuyến, các doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi tiếp cận, tăng cường hoạt động tiếp thị và thúc đẩy sự phát triển bền vững cùng doanh thu.
- Trái đất dần nóng lên nên xu hướng tiêu dùng bền vững và thân thiện với môi trường được quan tâm và chú trọng Thời gian vừa qua, thị trường thời trang Việt Nam tận dụng cơ hội này thông qua việc phát triển các dòng sản phẩm tái chế, sử dụng nguyên liệu hữu cơ và áp dụng quy trình sản xuất thân thiện với môi trường
- Thị trường thời trang đang đối mặt với sự cạnh trang cao độ, với hàng ngàn công ty, thương hiệu cung cấp các sản phẩm tương tư nhau Để tồn tại trong lĩnh vực này, yêu cầu họ phải tạo ra được sự khá biệt và độc đáo trong sản phẩm của mình
Biến động nhanh chóng của xu hướng thời trang và nguy cơ lỗi thời của sản phẩm đòi hỏi các doanh nghiệp và thương hiệu phải thường xuyên theo sát diễn biến thị trường để đảm bảo khả năng cạnh tranh Quá trình cập nhật xu hướng liên tục này giúp duy trì sự tươi mới và thỏa mãn nhu cầu luôn thay đổi của người tiêu dùng trong thị trường thời trang năng động.
- Nhu cầu cá nhân hoá ngày được được khách hàng quan tâm Khách hàng đang cần muốn thể hiện phong các và các sản phẩm phù hợp với cá nhân họ Họ ưu tiên tìm kiếm sự cá nhân hoá trong trải nghiệm mua sắm Điều này đặt ra thách thức cho thương hiệu thời trang về việc cung cấp các sản phẩm tuỳ chỉnh và đa dạng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng
4.1.2 Định hướng, mục tiêu của công ty
RUZA là một thương hiệu thời gian nữ cao cấp ở Việt Nam, đã và đang và sẽ luôn theo đuổi xu hướng “Thời trang bền vững” Vì RUZA luôn quan niệm “Thời trang bền vững” sẽ gắn liền với “Trách nhiệm của người tiêu dùng” Khí hậu trái đất thay đổi, thị trường thời trang nhanh phát triển nhanh chóng thì RUZA càng muốn khẳng định vị trí của mình trong mảng “Thời trang bền vững” và đặc mục tiêu phát triển các sản phẩm thân thiện với môi trường trong năm 2023-2025
Theo dõi và học hỏi những thương hiệu thời gian cao cấp trên thế giới để nắm bắt xu hướng thời gian và nâng tầm sản phẩm RUZA định hướng xây dựng một thương hiệu thời trang nữ cao cấp có giá trị sử dụng cao và gần gũi với con người ở Việt Nam Góp phần thức tỉnh xu hướng “Thời trang bền vững”, nâng cao tinh thần tái sử dụng qua
“Thời trang tái chế”, giảm lượng rác thải ra môi trường
Xác định định hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai, RUZA đã lên kế hoạch xây dựng hệ thống kho phù hợp với kế hoạch đó Hiệu quả hoạt động kho hàng đóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống chuỗi cung ứng của RUZA Lưu trữ và đóng gói đơn hàng trực tuyến là 2 mục tiêu chính của kho TMĐT RUZA Xác định rõ vai trò quang trọng của kho TMĐT giúp RUZA dễ dàng đặt ra được mục tiêu chính cần đặt được để tối ưu các hoạt động ở kho TMĐT Kho TMĐT đặt ra những mục tiêu sau:
- Tối ưu dòng chảy của sản phẩm, hạn chết gián đoạn trong quá trình đóng gói sản phẩm cho khách hàng
- Theo dõi, kiểm soát, đảm bảo chính xác các hoạt động xuất nhập kho tại kho hàng Điều này giúp RUZA theo dõi hiệu quả hoạt động của kho hàng, nhanh chóng phát hiện những hạn chết tồn tài và xử lý kịp thời
- Tồn trữ và bảo quản hàng hoá: Kho TMĐT đảm bảo không gian tối ưu, tranh hư hỏng, mất mát, sẵn sàng cho nhu cầu đóng gói hàng hoá của công ty Ngoài việc tối ưu các sản phẩm có số lượng tối thiểu, kho TMĐT luôn có thể tối ưu hay phản ứng nhanh với các sản phẩm có số lượng gia tăng đột xuất khi có nhu cầu từ các cửa hàng, các đơn hàng dựa vào khả năng tối ưu các vị trí lưu kho
- Tạo môi trường làm việc an toàn: môi trường làm việc an toàn không những giúp nhân viên yên tâm làm việc còn đảm bảo an toàn hàng hoá lưu kho Điều này hạn chế tai nạn trong quá trình làm việc, giảm tình trạng gián đoạn trong quá trình hoạt động của kho TMĐT.
GIẢI PHÁP
4.2.1 Kết hợp phương pháp kiểm kê hàng hoá đếm trực tiếp và quản lý số lượng tồn kho trên máy tính
Số lượng sản phẩm nhập và xuất kho hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng rất nhiều, và hoạt động này diễn ra thường xuyên nên không thể nào kiểm soát được chất số lượng hàng hoá Một phần do không thống kê được sản phẩm hoàn về nên có sự chênh lệch đáng kể Phương pháp được sử dụng để kiểm kê hàng hoá ở kho TMĐT chủ yếu là đếm trực tiếp rồi sau đó cập nhật số lượng sản phẩm từng mã lên hệ thống KiotViet Phương pháp này đúng, không tốn nhiều chi phí nhưng hiệu quả không cao Tác giả để xuất giải pháp kết hợp vừa kiểm kê hàng hoá trực tiếp bằng phương pháp đếm, vừa sử dụng Google Sheet để cập nhật số lượng tồn kho theo ngày để đối chiếu Đầu tiên sẽ tiến hành kiểm kê hàng hoá theo hình thức sau: Phân khu vực để hàng hoá từng tệ, để theo mã sản phẩm tăng dần Sau đó tiến hành kiểm kê lại số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, phân loại sản phẩm đi đơn nhiều, rồi đồng bộ hoá với hệ thống để đảm bảo giữa hàng thực tế và số lượng trên hệ thống trùng khớp nhau
Ví dụ: Kệ 1 để áo vest, áo dây, áo sơ mi đơn giản, mã sản phẩm tăng dần từ KV001, KV 003, KV003,…
Tiếp theo xuất dữ liệu từ hệ thống KiotViet, tải dữ liệu lên Google Sheet và dùng hàm để mã hoá số lượng sản phẩm xuất đi trong ngày, số lượng sản phẩm tồn của từng mã và của cả kho So sánh đối chiếu với số lượng trên hệ thống qua từng ngày để cập
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm kê kho là kiểm kê hàng hóa theo từng kệ và mã sản phẩm Sau đó, nhân viên kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa lên hệ thống quản lý kho KiotViet Để đảm bảo tính chính xác cho công tác kiểm kê, nhân viên kho sẽ đếm lại số lượng hàng hóa hai lần.
Bước 2: Sau khi cập nhật số lượng sản phẩm lên hệ thống KiotViet, tải dữ liệu sản phẩm về máy, cập nhật lên Google Sheet, dữ liệu ngày sẽ được cập nhật từng ngày và có ghi chú thời gian cập nhật
Hình 4 1 Hình ảnh cập nhật dữ liệu lên Google Sheet
Bước 3: Dùng hàm số để lọc dữ liệu số lượng hàng hoá xuất trong ngày, số lượng sản phẩm hoàn theo mã sản phẩm, số lượng sản phẩm nhập kho để tính số lượng tồn kho của ngày đó
Hình 4 2 Số lượng Quần xuất kho ngày 21/12/2023
Sau khi có được số lượng xuất kho ngày hôm trước, nhân viên sẽ nhập vào trang tính dưới đây để tính số lượng tồn kho của ngày Số lượng sản phẩm nhập kho, số lượng sản phẩm hoàn cũng sẽ được nhân viên nhập vào đây để tính tồn kho
Hình 4 3 Trang tính tính số lượng tồn kho theo ngày
SL Tồn kho hôm nay = SL Tồn kho hôm qua + SL Nhập kho + SL Hoàn – SL xuất kho
Công thức tính số lượng tồn kho được áp dụng như sau:
Sau khi có số lượng tồn kho của ngày hôm đó, nhân viên cập nhật qua trang tính
“CẬP NHẬT TỒN KHO” để quản lý kho dễ dàng theo dõi số lượng
Hình 4 4 Trang tính “CẬP NHẬT TỒN KHO”
Bước 4: So sánh với số lượng sản phẩm có trên hệ thống KiotViet Nếu chênh lệch thì truy vết nguyên nhân và cập nhật lại số lượng Lúc này số lượng thực tế sẽ là số lượng thực tế được nhân viên kiểm kho 1 tháng/lần, còn số lượng tồn kho theo ngày sẽ tính dựa trên tình trạng đơn hàng của
Hình 4 5 Theo dõi chênh lệch tồn kho
Nhân viên chỉ cần kiểm tra số lượng sản phẩm có chênh lệch mà không cần kiểm kê toàn kho giúp tiết kiệm thời gian theo dõi sản phẩm.
Về ưu điểm: Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới mở kho và cần thời gian để hoàn thiện các hoạt động ở kho Phương pháp này không tốn quá nhiều thời gian cập nhật dữ liệu, nhưng để nhân viên kho nắm được số lượng sản phẩm xuất đi trong ngày, cũng như lưu lại những thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập của kho Giải quyết được vấn đề chênh lệch số lượng ở kho Và quan trọng hơn là phương pháp này phù hợp với kho TMĐT RUZA hiện tại
Về nhược điểm: Giải pháp này không có tính bí mật cao, bất kỳ ai cũng có thể lấy được thông tin nếu có đường dẫn liên kết của trang Google Sheet này Cách khắc
4.2.2 Cải thiện hoạt động điều chuyển hàng để giải quyết đơn hàng thiếu tồn kho
Thực trạng hàng hoá không đủ số lượng tồn kho để hoàn thành các đơn hàng xảy ra thường xuyên ở kho TMĐT, dẫn đến chậm trễ trong việc giao đơn hàng cho các đơn vị vận chuyển Tác giả đề xuất 2 phương án để giải quyết tình trạng này như sau:
- Kiểm tra tồn kho của hàng hoá trước khi tạo vận đơn trên hệ thống Kiotviet
- Hàng ngày nhân viên kho tiến hàng báo cáo số lượng tồn kho của các sản phẩm cho quản lý kho để điều chuyển hàng về kho
Phương án 1: Kiểm tra tồn kho của hàng hoá trước khi tạo vận đơn trên hệ thống Kiotviet Để đảm bảo số lượng hàng hoá trong kho có đủ số lượng để áp ứng các đơn hàng trong ngày thì cần phải kiểm tra số lượng thực tế ở kho rồi mới tiến hàng tạo đơn trên hệ thống Kiotviet Nếu đơn hàng có những mã sản phẩm không có sản phẩm ở kho thì nhân viên kho tiến hàng báo cho quản lý kho để đưa ra phương án giải quyết phù hợp và nhân viên bán hàng để không tạo vận đơn trên hệ thống Phương án này sẽ giúp nhân viên chủ động công tác tạo mã vận đơn hàng và xin chuyển hàng hoá để đáp ứng các đơn hàng, tránh trường hợp làm trễ đơn hàng và thiếu hàng trong thời gian dài
Phương án 2: Gửi báo cáo các hàng hoá thiếu tồn trong ngày
Hiện tại hoạt động chuyển hàng từ cửa hàng về kho TMĐT để lắp đầy cũng như đi đơn những mã sản phẩm bị thiếu tồn ở kho chưa được nhanh chóng và kịp thời, còn phụ thuộc vào nhân viên chuyển hàng Một lý do dẫn đến hoạt động này chậm trễ đó chính là nhân viên chưa nắm được tổng quan số lượng tồn của những sản phẩm hay đóng gói và chưa có thống kê cụ thể cho những sản phẩm này Để góp phần vào việc đẩy nhanh hoạt động chuyển hàng thì nhân viên kho cần phải tiến hàng gửi báo cáo hàng hoá thiếu tồn ở kho về quản lý kho trước khi kết ca làm việc
Báo cáo thiếu tồn cần chia làm hai loại để thuận tiện cho bộ phận điều chuyển như sau:
- Báo cáo các mã tồn theo đơn hàng, báo cáo sẽ gồm mã đơn hàng, mã sản phẩm thiếu hàng theo từng đơn, số lượng thiếu theo từng đơn Trong báo cáo sẽ có phần cảnh báo thời gian trễ của đơn, giúp cho bộ phận điều chuyển sẽ nắm bắt và ưu tiên điều chuyển số lượng hàng nhỏ để giải quyết các đơn hàng đang cần gấp Báo cáo này giúp giải quyết nhanh các đơn hàng đang gấp cần giải quyết ngay, tránh đơn hàng bị trễ hạn
Tuy nhiên điều chuyển hàng hóa để giải quyết từng đơn hàng, gây ra tình trạng điều chuyển hàng lẻ tẻ, dễ thất lạc hàng hóa và gây tốn thời gian khi giải quyết tất cả đơn hàng Phương án này chỉ thích hợp cho các đơn vô cùng gấp, đi hỏa tốc, các đơn giành cho khách cần hàng gấp để giải quyết việc cá nhân
