ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN: Hoàn thiện quy trình bán hàng của bộ phận kinh doanh tại công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam Điểm NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN:... LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan k
NỘI DUNG
HẢI NAM 1.1 Thông tin công ty
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
Tên tiếng anh: HAI NAM SWITCHBOARD MANUFACTURE CO., LTD Tên viết tắt: HAI NAM CO., LTD
Công ty có vốn điều lệ 51,5 tỷ đồng, đặt trụ sở tại Lô C32 - Đường số 9, Khu công nghiệp Hiệp Phước, xã Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, thành phố Hồ Chí Minh.
Email: hainam-panel@hainamswitchboards.com
Website: https://www.hainamsi.com/
Người đại diện: Trương Thanh Quang
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên ngoài nhà nước
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập năm 2002, Công ty Hải Nam được dẫn dắt bởi một đội ngũ lãnh đạo có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và cung cấp các dịch vụ về
Tủ điện & Tự động hóa Sự kết hợp mang tính chiến lược, đồng bộ giữa kỹ thuật, công nghệ và sử dụng hợp lý nguồn lực là chìa khóa thành công của Hải Nam:
Khả năng triển khai tốt các dự án về cung cấp các dịch vụ Tủ điện & Tự động hóa.
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT TỦ BẢNG ĐIỆN HẢI NAM
Thông tin công ty
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
Tên tiếng anh: HAI NAM SWITCHBOARD MANUFACTURE CO., LTD Tên viết tắt: HAI NAM CO., LTD
Vốn điều lệ: 51,500.000.000 đồng (Năm mươi mốt tỷ năm trăm triệu đồng) Trụ sở: Lô C32 - Đường số 9, Khu công nghiệp Hiệp Phước, xã Hiệp Phước, huyện Nhà Bè, thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 38734066
Email: hainam-panel@hainamswitchboards.com
Website: https://www.hainamsi.com/
Người đại diện: Trương Thanh Quang
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên ngoài nhà nước
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập năm 2002, Công ty Hải Nam được dẫn dắt bởi một đội ngũ lãnh đạo có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và cung cấp các dịch vụ về
Tủ điện & Tự động hóa Sự kết hợp mang tính chiến lược, đồng bộ giữa kỹ thuật, công nghệ và sử dụng hợp lý nguồn lực là chìa khóa thành công của Hải Nam:
Khả năng triển khai tốt các dự án về cung cấp các dịch vụ Tủ điện & Tự động hóa
Sở hữu bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực Tủ điện & Tự động hóa Phát triển hệ thống nguồn nhân lực phù hợp với chuỗi giá trị Công ty tạo ra trong từng giai đoạn
Hình 1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Hải Nam
(Nguồn: Tác giả sưu tầm)
Lịch sử hình thành và phát triển của Hải Nam:
Năm 2002: Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam ra đời tại Khu công nghiệp Hiệp Phước – Nhà Bè, TP Hồ Chí Minh
Năm 2003: Tủ Hạ thế Hải Nam được nhận chứng chỉ type test cấp bởi ASTA theo tiêu chuẩn IEC 60439
Năm 2004: Hải Nam được Schneider nhượng quyền sản xuất tủ hạ thế Blockset
Năm 2007: Thành lập nhà máy Hải Nam tại Cambodia
Năm 2013: Hải Nam được Siemens nhượng quyền sản xuất tủ trung thế Simoprime; Thành lập nhà máy Hải Nam tại Myanmar
Năm 2014: Thành lập nhà máy Hải Nam tại Hà Nội; Hải Nam được nhận bản quyền tích hợp tự động hóa Rockwelli
Năm 2015: Hải Nam được Siemens nhượng quyền sản xuất tủ trung thế Simosec
Năm 2016: Tủ trung thế Simoprime 24K do Hải Nam sản xuất được cấp chứng nhận type test bởi ASTA
Năm 2018: Thành lập nhà máy Hải Nam tại Khu công nghệ cao quận 9 và thay đổi trụ sở chính từ Khu công nghiệp Hiệp Phước Nhà Bè thành Khu công nghệ cao quận 9; Tủ hạ thế SSnR do Hải Nam thiết kế và sản xuất được chứng nhận theo tiêu chuẩn IEC 61439 bởi ASTA
Năm 2019: Hải Nam thành lập và phát triển lĩnh vực Data Center; Hải Nam được Schneider nhượng quyền sản xuất tủ trung thế PIX Easy sử dụng cho thị trường Myanmar
Năm 2020: Hải Nam cũng kết nối với Schneider để làm phần BMS bên cạnh đó thì hiện nay về BMS thì Hải Nam cũng kết hợp thêm với Distech Control của Canada
Năm 2021: Hải Nam đã nghiên cứu cho ra đời dòng tủ hạ thế Spectrum Power phù hợp với phân khúc thị trường tầm trung tại Việt Nam
Năm 2022: Tiếp tục kết hợp Schneider nhượng quyền sản xuất dòng tủ trung thế RM6 và SM6
Năm 2023: Hải Nam tiếp tục được cấp phép bởi Schneider sản xuất dòng tủ hạ thế Prisma Đánh dấu lại thì có thể thấy từ năm 2002 đến năm 2023 Hải Nam trải qua từng năm đều có sự phát triển và đổi mới Về trung thế thì Hải Nam có Simosec và Simoprime của Siemens, PIX Easy, SM6 và RM6 của Schneider Về hạ thế BlokseT, Prisma của Schneider và hai dòng tủ Hải Nam tự phát triển đó là dòng tủ SsnR và dòng tủ Spectrum
1.1.3 Mô tả sản phẩm kinh doanh
Bảng 1.1 Bảng mô tả ngành nghề kinh doanh của Hải Nam
Mã ngành Nội dung ngành nghề
2511 Sản xuất các cấu kiện kim loại
Chi tiết: sản xuất sản phẩm bằng kim loại đúc sẵn
2592 Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại
Chi tiết: Sơn gia công tĩnh điện
2710 Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện Chi tiết: Sản xuất thiết bị phân phối điện
2816 Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp
Chi tiết: sản xuất thiết bị nâng và bốc xếp, thiết bị vận chuyển nguyên liệu
4321 Lắp đặt hệ thống điện
Chi tiết: Thi công mạng lưới điện đến 35KV
4329 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
Chi tiết: Lắp đặt thang máy, cầu thang, băng chuyền tự động
4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
Chi tiết: Mua bán thiết bị điện cơ
Hiện nay, Hải Nam có 7 dòng sản phẩm tiêu biểu:
Hình 1.3 Hình ảnh các loại tủ hạ thế hiện Hải Nam đang sản xuất và cung cấp
Hai Nam MSB: Hải Nam
Hình 1.4 Hình ảnh các loại tủ trung thế hiện Hải Nam đang sản xuất và cung cấp
Hình 1.5 Hình ảnh tủ hòa đồng bộ của Hải Nam
(Nguồn: Phòng kinh doanh) Trạm Kiosk
Hình 1.6 Hình ảnh minh họa vỏ trạm Kiosk của Hải Nam
Giải pháp tự động hóa
Hình 1.7 Hình ảnh mô phỏng hệ thống giám sát năng lượng được lắp đặt tại Hải Nam
Building Management System (BMS): Schneider, Distech Controls
Power Management System (PMS): Schneider, Distech Controls
SCADA (Supervisory Control And Data Aquistition): Siemens, Schneider, Rockwell
PLC and Factory Automation: Siemens, Rockwell, Schneider, Mitsubishi AHF (Active Harmonic Filter): Schneider, Delta
Trung tâm dữ liệu: ATS, UPS,
Hình 1.8 Hình ảnh các tủ lưu trữ trung tâm dự liệu cho khách hàng thuê tại Hải Nam
Thang máng cáp, kệ kho
Hình 1.9 Hình ảnh kệ kho, thang máng cáp hiện được Hải Nam sản xuất và cung cấp
Ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như phân tích chất lượng điện năng, quét nhiệt, kiểm tra dòng rò, đo sóng hài, kiểm tra hồ quang điện.
Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi
“Chúng tôi tạo ra sự khác biệt!”
Sự hài lòng của khách hàng giúp Hải Nam tạo ra sự khác biệt trong từng sản phẩm
Trở thành nhà cung cấp Tủ bảng điện hàng đầu Việt Nam cho các giải pháp năng lượng và tự động hóa
Trở thành doanh nghiệp dẫn đầu về vị thế và uy tín trong khu vực Đông Nam Á và quốc tế
Minh bạch hợp tác lâu dài – cùng có lợi
Cam kết thực hiện trách nhiệm cộng đồng
Tập trung vào chất lượng sản phẩm: Kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và cải tiến liên tục
Văn hóa công ty
a Luôn tạo ra sự khác biệt Để đứng vững trên thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt thì yếu tố “khác biệt” luôn là yếu tố tiên quyết Một doanh nghiệp phát triển bền vững thì phải xây dựng một tổ chức vững mạnh, mà ở đó mỗi nhân viên và các thế hệ nối tiếp nhau luôn tạo ra sự khác biệt
Thứ nhất, Hải Nam xây dựng giá trị khác biệt trong chiến lược; khác biệt trong việc xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và con đường đi đến mục tiêu mà Công ty hướng tới
Thứ hai, những hình thức hoạt động kinh doanh mới được tạo ra nhờ sự khác biệt trong mô hình kinh doanh và mang lại giá trị cho khách hàng một cách hiệu quả Sự khác biệt này có thể bao gồm việc sử dụng công nghệ mới, tiếp cận thị trường khác hoặc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ độc đáo.
Thứ ba, khác biệt trong sản phẩm, dịch vụ b Luôn giữ uy tín với khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên
Uy tín làm nên giá trị mỗi con người Giữ uy tín cho mình chính là xây dựng thương hiệu cho bản thân
Giữ uy tín đối với khách hàng là điều quan trọng nhất – đó là điểm đặc biệt, tôn vinh những giá trị thương hiệu Công ty mang lại c Luôn lấy hiệu quả công việc làm định hướng và thước đo mọi hoạt động, chủ động tìm giải pháp để hoàn thành công việc
Công ty luôn đánh giá năng lực nhân viên trên những tiêu chí rõ ràng – đó là thước đo sự phát triển và khẳng định mình của mỗi cá nhận trong Công ty.
Những thành tựu đạt được
Hải Nam hiện đã có hơn 22 năm kinh nghiệm trong ngành làm tủ điện với 4 nhà máy và 1 văn phòng đại diện với tổng hơn 600 công nhân viên và kỹ sư
Hơn thế nữa hiện Hải Nam đã có mặt hơn 15 quốc gia trên thới giới như Nhật Bản, Úc, Thái Lan, Indonesia, Bangladesh, … với đa dạng dòng sản phẩm khách hàng có thể lựa chọn
Tích lũy cho mình hơn 500 khách hàng và đối tác như: P&G, Shinryo, Kandenko, R.E.E, Lego, Unilever, Onsemi, Coteccons, Kinden, Halla E&M, Taikisha, Ricons…
Tham gia hơn 1000 dự án trong và ngoài nước như: The River Thủ Thiêm, Dự án nhà máy SMC, Hoàng Nam Akari lô F, nhà máy Vpic, nhà máy Bosch Long Thành, Dự án Lego, Nestle Đồng Nai,…
Hình 1.10 Hình ảnh dự án tòa nhà The River Thủ Thiêm mà Hải Nam đang cung cấp tủ điện
Hình 1.11 Hình ảnh dự án Scada xử lý bề mặt nước sông Hồng
Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Các quyết sách chiến lược, phương án đầu tư, dự án đầu tư và kế hoạch phát triển là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp Bên cạnh đó, các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ cũng là những đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì vị thế cạnh tranh và tăng trưởng bền vững.
Giám sát, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc kinh doanh, xác định phương hướng, truyền đạt tầm nhìn cho tổ chức
Nhận báo cáo từ các phòng ban để giám sát hoạt động, đánh giá và dự báo chi phí trong tương lai và nắm bắt được tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp
Kết nối, phối hợp các phòng ban lại thành một thể thống nhất để công việc có thể diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả nhất Đồng thời mở rộng các mối quan hệ trong ngành để nâng cao năng lực lãnh, danh tiếng và tiềm năng thành công cho công ty
Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm và phát triển cơ hội kinh doanh
Lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược bán hàng sau đó theo dõi và đánh giá hiệu suất bán hàng,
Dịch Vụ Công Trường Nghiên Cứu
Phòng Quản Lí Chất Lượng Đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh
Xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng
Chịu trách nhiệm đảm bảo thông điệp nhất quán và tích cực về hình ảnh công ty
Xây dựng, theo dõi và đánh giá chiến lược truyền thông Quản lý truyền thông trực tuyến và nội dung truyền thông
Thực hiện các hoạt động quảng bá và duy trì mối quan hệ với các tổ chức truyền thông bên ngoài
Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án
Phân công nhiệm vụ, điều phối tài nguyên và ngân sách quản lý dự án
Giải quyết rủi ro và vấn đề phát sinh để đạt được mục tiêu dự án, đảm bảo tiến độ thực hiện
Báo cáo và giao tiếp với các bên liên quan
Thực hiện đánh giá sau dự án và học kinh nghiệm
Lập kế hoạch, điều phối sản xuất và nguồn lực
Quản lý chất lượng và hiệu suất sản phẩm
Tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí sản xuất Đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định
Xác định nhu cầu và mua linh kiện thiết bị từ hãng
Lập kế hoạch, quản lý nguồn cung và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp Đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng để đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn Theo dõi giá cả và thị trường để tối ưu hóa chi phí mua hàng
Phòng hành chính nhân sự
Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự
Quản lý thông tin và hồ sơ nhân viên Đàm phán và thực hiện chính sách lương, phúc lợi
Giải quyết vấn đề và xử lý mối quan hệ lao động
Thực hiện các quy trình liên quan đến nhân sự
Phòng quản lý chất lượng
Thiết lập, duy trì tiêu chuẩn và đào tạo nhân viên về các quy tắc chất lượng Theo dõi và kiểm soát quy trình sản xuất nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng
Xác định và giải quyết vấn đề chất lượng
Tối ưu hóa quy trình để nâng cao chất lượng
Thiết kế 3D mô hình sản phẩm để gửi cho phòng sản xuất
Lên bản vẽ sản phẩm theo yêu cầu của nhân viên kinh doanh
Nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới
Nghiên cứu và áp dụng công nghệ cơ khí mới
Quản lý quá trình sản xuất, gia công, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị cơ khí Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng sản xuất.
Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính và nộp các báo cáo thuế
Ghi chép, quản lý hóa đơn và xử lý thông tin tài chính
Thực hiện kiểm tra và kiểm soát tài chính Đánh giá hiệu suất tài chính của doanh nghiệp
Hỗ trợ quản lý trong quyết định chiến lược tài chính
Giám sát hệ thống an ninh nhằm bảo vệ tài sản và nhân viên
Quản lý hoạt động kiểm soát truy cập và đào tạo nhân viên về an ninh, an toàn Phối hợp với cơ quan chức năng thực hiện điều tra về mất trộm và vi phạm an ninh
Xây dựng kế hoạch khẩn cấp và phòng tránh thảm họa
Lập kế hoạch, tổ chức và điều phối vận chuyển hàng hóa
Quản lý hệ thống lưu kho và kho vận
Giải quyết vấn đề và xử lý thách thức vận chuyển đảm bảo đúng hạn giao hàng
Hợp tác với đối tác vận chuyển và nhà cung cấp logistics nhằm tối ưu hóa định tuyến và giảm chi phí vận chuyển
Nghiên cứu và phát triển các giải pháp sáng tạo và cải tiến
Lên giải pháp cho phòng đấu thầu ở những dự án phức tạp
Duy trì sự đổi mới, thử nghiệm và đánh giá công nghệ tiên tiến
Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và các đề xuất nghiên cứu
Bóc tách các thiết bị từ bản vẽ mà phòng kinh doanh gửi
Làm báo giá, hợp đồng thương mại cho nhân viên kinh doanh
Phối hợp với phòng mua hàng, phòng thiết kế, phòng R&D để làm sao cho ra một bảng báo giá hoàn chỉnh nhất Đảm bảo các yêu cầu pháp lý của dự án
Phòng dịch vụ công trường, phòng điện và phòng thủ quỹ hiện đã được tích hợp với các phòng ban bên trên.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
Cơ sở lý luận về hoạt động bán hàng
2.1.1 Khái niệm về bán hàng
Nhà triết học, kinh tế học nổi tiếng trong lịch sử nhân loại-Karl Marx cho rằng:
Quá trình bán hàng là sự chuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng thành tiền, và đây được coi là "bước nhảy nguy hiểm chết người" theo quan điểm của Karl Marx Bán hàng chính là giai đoạn cuối cùng trong việc giao sản phẩm đến tay người tiêu dùng và thu tiền từ họ Tuy nhiên, lấy tiền từ ví khách hàng không phải là điều dễ dàng, vì có nhiều người cung cấp sản phẩm nhưng người dùng lại ít Do đó, để bán được hàng, người bán phải tìm ra cách thức hợp lý để thu hút khách hàng Đó chính là nghệ thuật bán hàng.
Theo một số quan điểm hiện đại, tiêu biểu có thể kể đến là quan điểm của Philip Kotler- vị giáo sư nổi tiếng thế giới thì bán hàng được tái định nghĩa với khái niệm như sau: “Bán hàng là một hình thức giới thiệu trực tiếp về hàng hóa, dịch vụ thông qua sự trao đổi, trò chuyện với người mua tiềm năng để bán được hàng” (2018)
Rõ ràng có sự khác nhau về mặt thời gian và địa lý nhưng có thể thấy được nhiều sự tương đồng của cả hai quan điểm trên Bán hàng được xem là gốc rễ của kinh doanh, nơi giúp người bán và người mua có thể gặp gỡ, trao đổi và mua bán Cuộc gặp gỡ thành công là cuộc gặp gỡ mà cả hai bên đều dựa vào khả năng đàm phán của mình để đi đến quyết định trao đổi sản phẩm đem lại lợi ích cho đôi bên Tóm lại, khái niệm bán hàng có thể khái quát như sau: Bán hàng là một loạt những hoạt động mà người bán làm rõ, khai thác một cách khôn ngoan về mong muốn của khách hàng từ đó đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng người tiêu dùng khác nhau, giúp họ thỏa mãn những nhu cầu cần thiết đáp ứng lợi ích hợp tác lâu dài của cả hai bên Bán hàng là một mắc xích quan trọng giúp chuyển giao sản phẩm (từ công ty) cho khách hàng (đến thị trường)
2.1.2 Bản chất của hoạt động bán hàng
Hoạt động bán hàng có bản chất chính là một chuỗi sự tương tác giữa người bán và người mua, trong quá trình đó người bán đóng vai trò giúp công ty tư vấn, thuyết phục, làm hài lòng và đem lại giá trị có ích cho khách hàng thông qua việc thương lượng trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp Thông qua đó tạo ra cơ hội xây dựng mối quan hệ bền vững, lâu dài để cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng
Muốn bán hàng được mặt hàng nào cũng vậy, trước hết bản thân người bán phải hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang cung cấp, tiếp đến là tìm hiểu thêm về mong muốn, sở thích và xu thế của thị trường, của khách hàng Qua đó, người bán hàng có thể đưa ra nhiều sự lựa chọn, những giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng tại thời điểm đó nhất đem lại sự hài long cho khách hàng khi mình hiểu và đáp ứng các yêu cầu mà họ cần
Việc xây dựng thương hiệu và tạo dựng niềm tin cho khách hàng phụ thuộc khá nhiều vào hoạt động bán hàng Người bán cần có lòng tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đang bán thì từ đó họ mới có những cách thuyết phục sao cho khách hàng của họ thật sự tin tưởng và có ý định mua sản phẩm dịch vụ đó Để làm được điều đó, bản thân người bán cần cho khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp, hiểu biết sâu rộng, tư duy ứng biến linh hoạt trong nhiều tình huống và hoàn cảnh khác nhau
Bên cạnh đó, tính chất phục vụ cũng chính là một bản chất của hoạt động bán hàng Người bán ngày nay họ đa nhiệm hơn rất nhiều vì ngoài việc bán hàng họ còn là người tư vấn, chăm sóc và giúp đỡ khách hàng Họ cung cấp thông tin, giải đáp những câu hỏi từ phía khách hàng như hướng dẫn sử dụng hay đôi lúc phải giải quyết các vấn đề phát sinh không mong muốn khác để hướng đến mục tiêu cuối cùng chính là đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng vì họ hiểu sự hài lòng của khách hàng sẽ tạo ra sự bển vững cho một mối quan hệ hợp tác lâu dài, đôi bên cùng có lợi
2.1.3 Vai trò của hoạt động bán hàng
Tạo ra lợi nhuận luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp, công ty kinh doanh sản xuất hướng đến và hoạt động bán hàng như là một mắc xích trung gian, là một cầu nối quan trọng Vì vậy, để tồn tại và phát triển về lâu, về dài trong một nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay hoạt động bán hàng phải được thực hiện một cách hoàn hảo Hoạt động bán hàng có vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thay thế đối với sự tồn tại và phát triển của các công ty, doanh nghiệp nói riêng và sự phát triển nền kinh tế nước nhà nói chung Hoạt động bán hàng hiệu quả sẽ giúp cho các doanh nghiệp đạt được doanh thu, lợi nhuận, hoàn vốn kinh doanh và từ đó mở rộng quy mô công ty, doanh nghiệp
2.1.4 Các phương thức bán hàng
Trực tiếp đến người tiêu dùng:
Trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, phương pháp tư vấn bán hàng được áp dụng rộng rãi Các nhân viên tư vấn thường được chuẩn bị các kịch bản bán hàng để ứng phó với các tình huống khác nhau, phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng Khả năng tư vấn và bán hàng của từng cá nhân sẽ quyết định đến doanh số bán hàng của công ty, do đó, doanh nghiệp thường đặt ra các chỉ tiêu đánh giá năng lực (KPI) và áp dụng chế độ hoa hồng cho vị trí này.
Thường thì sự thành công của phương pháp này đến từ việc quan sát trực tiếp người bán hàng bởi họ thường là người hướng ngoại, giỏi giao tiếp, có khả năng nói chuyện và hiểu biết về nhiều lĩnh vực ngoài sản phẩm/dịch vụ mà họ đang cung cấp Nhờ đó, họ có thể tạo được sự thân quen, gần gũi với khách hàng, tạo thuận lợi cho quá trình bán hàng.
Trực tiếp cho khách hàng doanh nghiệp
Bản chất của phương thức này cũng là hoạt động bán hàng tuy nhiên về mặt giá trị đơn hàng và quy mô thường sẽ có sự khác biệt và thường lớn hơn khá nhiều
Và quy trình bán hàng này cũng đòi hỏi nhiều khâu và phức tạp hơn hơn như việc phải cần có hợp đồng, thời gian thường sẽ lâu hơn, mang tính tổ chức Và tất nhiên rồi để bán được những đơn hàng có giá trị khổng lồ và đem lại lợi nhuận nhiều hơn thì độ khó cũng sẽ tăng theo tỷ lệ thuận Đòi hỏi người bán hàng phải nắm vững được kỹ năng cần có của một nhân viên bán hàng một cách nhuần nhuyễn làm sao để đàm phán thương lượng một cách có hiệu quả Và tủy theo loại hình dịch vụ hay sản phẩm mà người bán cần bổ sung thêm nhiều kỹ năng khác
Cho các tổ chức của nhà nước
Sở hữu nhiều điểm giống nhau so với phương thức bán hàng phía trên tuy nhiên phương thức nãy vẫn có một số điểm đặc thù riêng trong cách thức hoạt động, yêu cầu thủ tục Điển hình về loại này bao gồm việc mua hàng của các tổ chức nhà nước hay những công trình cho cộng đồng bệnh viện, trường học, ủy ban, sân bay … chính vì thế nhân viên bán hàng cần nắm bắt được quy trình của mỗi cách thức mua hàng của từng đối tượng là như thế nào để có thể đáp ứng được những yêu cầu thủ tục có liên quan
Cho người tiêu dùng Đây là một trong những phương thức mua bán cực kỳ thông dụng Ở đây người bán thông qua môi giới bán hàng lẻ để bán sản phẩm của họ Họ làm việc với các đại lý bán hàng Chẳng hạn như việc bán các đồ dùng quen thuộc như nước rửa chén, bột giặt,…Nhân viên bán hàng sẽ mời chào đại lý ở từng địa phương làm sao để các đại lý thấy được sức hút của các mặt hàng và lấy về kinh doanh Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng của nhãn hàng sẽ đến chỗ các đại lý trưng bày sản phẩm và thông báo cho về kế hoạch tiếp thị của công ty
Cho khách hàng doanh nghiệp
Với phương thức này các mặt bằng hay điạ điểm bán hàng của công ty không thực sự quá quan trọng và đôi khi chúng không tồn tại Ví dụ như một nhân viên bán sơn làm việc cùng với nhà đại lý sơn đối với từng hợp đồng cụ thể và mục tiêu thực sự của người bán hàng chính là làm sao để duy trì các hệ thống hiện tại, củng cố việc tái ký hợp với các đại lý, thông tin về các yếu tố dịch vụ của công việc bán hàng khi mà các yếu tố khác của tiếp thị hỗn hợp (sản phẩm, giá cả và phân phối) là tương đối cố định hoặc như nhau giữa các nhà cung cấp cạnh tranh
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT TỦ BẢNG ĐIỆN HẢI NAM
Phân tích thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
Bộ phận bán hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho công ty, quyết định mọi sự thành bại của công ty Bộ phận này sẽ quyết định khối lượng công việc, doanh thu và lợi nhuận của các phòng ban khác trong công ty bằng việc mang về cho công ty những bản hợp đồng đem lại nguồn tiền nuôi cả một bộ máy công ty Giám đốc điều hành sẽ cần sự tham mưu của bộ phận bán hàng rất nhiều bởi vì họ là đầu nguồn thu nhập của cả công ty, và mọi chiến lược bán hàng cũng như kế hoạch sản xuất của công ty sẽ dựa trên những bản hợp đồng Chính vì lẽ đó mà những người đứng đầu trong phòng kinh doanh bán hàng đều là những con người đã gắn bó với công ty ngay từ những ngày đầu công ty thành lập, và họ là những người vô cùng có năng lực và có một trái tim cực kỳ kiên định khi có thể chèo lái công ty qua bao giai đoạn thăng trầm để công ty phát triển như ngày hôm nay Và sự thành công của họ cũng được kiến thiết dựa trên sự nỗ lực không ngừng nghỉ của các nhân viên bán hàng, những con người vô cùng trẻ với nhiều hoài bão và khát vọng Dưới đây là tổng hợp nhân sự của bộ phận bán hàng hay còn được gọi với các tên khác là phòng kinh doanh của công ty:
Bảng 3.1 Danh sách nhân viên kinh doanh của Hải Nam
STT Họ và tên nhân viên Chức vụ Trình độ
1 Hoàng Thị Minh Trưởng phòng kinh doanh Spectrum Đại học
2 Văn Thị Thục Uyên Trưởng phòng kinh doanh dịch vụ Đại học
3 Đỗ Quốc Thịnh Trưởng phòng kinh doanh tự động hóa Đại học
4 Hoàng Gia Lệ Nhân viên kinh doanh tủ hạ thế Đại học
5 Nguyễn Văng Thị Yến Nhi Nhân viên kinh doanh tủ hạ thế Thạc sĩ
6 Hồ Thị Diễm My Nhân viên kinh doanh tủ hạ thế Đại học
7 Nguyễn Thanh Thu Nhân viên kinh doanh tủ hạ thế Cao đằng
8 Nguyễn Hồng Quân Nhân viên kinh doanh tủ hạ thế Đại học
9 Võ Quyền Nhân viên kinh doanh tủ hạ thế Đại học
10 Phạm Trường Giang Nhân viên kinh doanh Spectrum Đại học
11 Đỗ Xuân Thức Nhân viên kinh doanh Spectrum Đại học
12 Đặng Yến Nhi Nhân viên kinh doanh Spectrum Đại học
13 Nguyễn Việt Thành Nhân viên kinh doanh tự động hóa Đại học
14 Lê Thị Hoa Nhân viên kinh doanh Spectrum Cao đẳng
15 Trần Tuấn Minh Nhân viên kinh doanh tủ trung thế Đại học
16 Hoàng Văn Dương Nhân viên kinh doanh tủ trung thế Đại học
17 Lê Tuấn Nghĩa Nhân viên kinh doanh tủ trung thế Đại học
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Phúc đáp Không hợp lệ
Kiểm tra báo giá Hợp lệ
Kiểm tra báo giá Đàm phán giá Đàm phán điều khoản HĐ
Không hợp lệ Điều chỉnh
STT Trách Nhiệm Lưu Trình
Sơ đồ 3.1 Quy trình bán hàng của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
SD tiếp nhận yêu cầu của khách hàng qua Email, điện thoại, fax Nếu nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại thì SD phải yêu cầu khách hàng xác nhận lại thông tin bằng mail hoặc fax
Hình 3.1 Minh họa thực tế về một e-mail khách hàng gửi để yêu cầu báo giá sản phẩm
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
SM xem xét yêu cầu của khách hàng:
Nếu không phù hợp với khả năng công ty thì từ chối yêu cầu khách hàng (Loại)
Nếu chấp nhận yêu cầu khách hàng thì SD tiến hành soạn thảo bảng báo giá thực hiện tiếp bước 3
Nếu công ty có khả năng đáp ứng một phần yêu cầu hàng của khách, SD phúc đáp lại yêu cầu khách hàng những phần công ty có thể thực hiện và những phần không thể thực hiện cho khách hành (quay về bước 1)
TM phân công TD tiến hành soạn thảo bảng báo giá và bảng chi tiết nguyên vật liệu theo mẫu dựa trên yêu cầu của khách hàng
Hình 3.2 Minh họa về báo giá chi tiết cho dự án Tủ sạc điện của công ty ChargePlus Việt Nam
Sau khi soạn xong bảng báo giá, TD trình cho TM để kiểm tra và phê duyệt bảng báo giá
Nếu TM duyệt bảng báo giá thì báo giá sẽ chuyển đến SD
Nếu TM không đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì TD thực hiện lại bước 3
Hình 3.3 Minh họa về dự án được trưởng phòng đầu thầu duyệt/ không duyệt trên hệ thống công ty
(Nguồn: Tác giả sưu tầm)
Sau khi báo giá được duyệt bởi TM thì sẽ chuyển sang SD
Nếu SD đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì báo giá sẽ chuyển qua SM Nếu SD không đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì TD thực hiện lại bước 3
Sau khi báo giá được duyệt bởi SD thì sẽ chuyển sang SM
Nếu SM đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì báo giá sẽ chuyển ngược lại qua
SD để gởi đến khách hàng
Nếu SM không đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì TD thực hiện lại bước 3
Nhân viên kinh doanh gửi mail báo giá cho khách hàng
Hình 3.4 Minh họa thực tế về một e-mail gửi báo giá sản phẩm cho khách hàng
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Đàm phán giá
Sau khi gửi bảng báo giá cho khách hàng SD thực hiện đàm phán giá với bước sau:
Nếu khách hàng đồng ý với bảng báo giá thì tiến hành soạn thảo và đàm phán hợp đồng (thực hiện tiếp bước 9) hoặc ký sales confirmation (thực hiện tiếp bước 10)
Nếu khách hàng đề nghị điều chỉnh mà SD có thể chấp nhận thì thực hiện lại bước 3
Trường hợp việc đàm phán giá không thành công thì SD từ chối yêu cầu của khách hàng (Loại) Đàm phán điều khoản hợp đồng
Sau khi thống nhất giá cả với khách hàng BOM tiến hành đàm phán các điều khoản trong hợp đồng:
Nếu hai bên thống nhất với các điều khoản trong hợp đồng thì tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng thực hiện tiếp bước 10
Nếu hai bên không thống nhất với các điều khoản trong hợp đồng (như phương thức thanh toán, thiết kế bản vẽ, tiến độ thực hiện, điều kiện giao hàng, ) thì từ chối yêu cầu của khách hàng (Loại)
Nếu có một điều khoản nào đó ảnh hưởng đến giá cả mà khách hàng đề nghị báo giá lại thì SD thực hiện lại bước 3
Nhận đặt hàng/ký kết hợp đồng:
Sau khi đàm phán xong tất cả các điều khoản trong hợp đồng kinh tế và giá cả, tiến hành ký kết hợp đồng, hoặc ký xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng Đối với khách hàng không có nhu cầu ký hợp đồng mà chỉ ký xác nhận trên hợp đồng, thì SD tiến hành soạn thảo và gửi cho khách hàng ký hợp đồng theo mẫu
Hình 3.5 Mẫu hợp đồng mua bán giữa Hải Nam và khách hàng
Lưu hồ sơ Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế được lưu tại SD và phòng Kế toán theo quy trình lưu hồ sơ
Hình 3.6 Giao diện server để lưu trữ, quản lý thông tin dự án của công ty
3.1.3 Ứng dụng phần mềm eCRM để quản lý và chăm sóc khách hàng
Bên cạnh việc thực hiện quy trình bán hàng thì bộ phận kinh doanh còn phải thường xuyên cập nhật thông tin khách hàng và dự án mỗi ngày lên hệ thống eCRM của Hải Nam để cấp quản lý nắm được tình hình dự án bên cạnh đó để hỗ trợ cải thiện tương tác và dịch vụ khách hàng của công ty Việc áp dụng hệ thống eCRM vào hoạt động kinh doanh giúp:
Giao tiếp được cá nhân hóa: Hệ thống eCRM có thể lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng, cho phép điều chỉnh thông tin liên lạc của các cá nhân và các tổ chức đã và đang làm việc với Hải Nam
Quản lý truy vấn hiệu quả: Tự động hóa quy trình dịch vụ khách hàng đảm bảo phản hồi nhanh chóng và chính xác cho các yêu cầu của khách hàng, giảm thời gian chờ đợi và cải thiện sự hài lòng
Quản lý báo giá và đơn hàng: Việc tích hợp eCRM vào việc bán hàng giúp theo dõi tiến độ và khả năng thành công của dự án một cách dễ dàng
Hỗ trợ sau bán hàng tốt hơn: Việc theo dõi thời gian bảo hành và xử lý khiếu nại trở nên hiệu quả hơn, nâng cao niềm tin và lòng trung thành của khách hàng
Tổng hợp dữ liệu: Tổng hợp dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào hệ thống eCRM, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ đồng thời sao lưu thông tin lên hệ thống đám mây của công ty tránh mất thông tin quan trọng
Việc triển khai và sử dụng phần mềm eCRM giúp Hải Nam tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng cường đáng kể việc quản lý quan hệ khách hàng đồng thời cải thiện sự hài lòng chung của khách hàng nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường
Hình 3.7 Giao diện phần mềm Hải Nam eCRM
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Phân tích các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam giai đoạn 2020 – 2022
3.2.1 Chỉ tiêu doanh thu thuần giai đoạn 2020-2022
Bảng 3.2 So sánh chỉ tiêu về doanh thu thuần của Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị: đồng Việt Nam
(Nguồn: Phòng kế toán – trích Báo cáo tài chính công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện
Hải Nam 2020-2022) Bảng 3.3 Sự khác nhau về doanh thu thuần giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Tác giả tính toán và tổng hợp)
Biểu đồ 3.1 Sự khác nhau về doanh thu thuần của Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện
Doanh thu thuần Đơn vị : VND
Biểu đồ trên đã thể hiện tình hình doanh thu thuần của của Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam giai đoạn từ năm 2020 đến 2022 Nhìn qua, doanh thu thuần của Hải Nam giảm đều sau thời gian 3 năm Cụ thể, doanh thu thuần vào năm
2021 đã giảm mạnh, khoảng 123% so với năm 2020 Lý do việc giảm doanh thu thuần là thực trạng chung của các doanh nghiệp Việt Nam cũng như là trên thế giới trong giai đoạn đại dịch Covid-19 diễn ra nặng nề nhất, tác động chung đến nền kinh tế toàn cầu Hải Nam gặp phải sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, giảm nhu cầu để hạn chế rủi ro đầu tư đến từ phía khách hàng dẫn đến hạn chế về sản xuất Vào năm 2022, doanh thu thuần của Hải Nam lại tiếp tục giảm so với năm 2021, cụ thể là 94% so với năm 2021 Khoảng cách có vẻ được rút ngắn hơn nhưng tỷ lệ vẫn giảm sút vẫn khá là cao Trong giai đoạn này, kinh tế toàn cầu đang trải qua suy thoái, thị trường tiêu thụ giảm và nhu cầu sản phẩm của công ty cũng giảm Bên cạnh đó các dự án hiện tại thì yêu cầu kỹ thuật cũng chỉ ở mức đạt tiêu chuẩn không đòi hỏi quá cao so với những năm trước đây.Do đó dẫn đến hiện tại Hải Nam đang phải đối mặt với những sự cạnh tranh vô cùng rát và khắc nghiệt từ các đối thủ trong ngành cũng như các sản phẩm thay thế, khiến cho công ty gặp khó tăng trong việc duy trì hoặc tăng trưởng doanh thu Bởi vì từ xưa đến nay Hải Nam luôn muốn đem đến các dòng sản phẩm chất lượng nhất nên chọn các thiết bị dù là nhỏ nhất cũng đến từ các thương hiệu lớn uy tín đem lại sự bền bỉ dẫn đến việc giá thành sản phẩm cũng khá là cao nên khó cạnh tranh trong thị trường tại thời điểm hiện tại
3.2.2 Chỉ tiêu về năng lực hoạt động giai đoạn 2020-2022
Bảng 3.4 Thống kế số liệu hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, tài sản cố định của của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam 2019-2022
(Nguồn: Phòng kế toán - trích Báo cáo tài chính công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải
Bảng 3.5 Tính toán và tổng hợp chỉ số vòng quay hàng tồn kho và vòng quay tài sản của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam 2019-2022 Đơn vị: Vòng
Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán
/ Hàng tồn kho bình quân
Biểu đồ 3.2 So sánh chỉ tiêu về năng lực hoạt động của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam 2020-2022
Vòng quay hàng tồn khoVòng quay tài sản cố định
Nhận xét: Để đánh giá năng lực của của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam tác giả đã đi vào tính toán và phân tích vòng quay tài sản cố định và vòng quay hàng tồn kho như bảng số liệu và được thể hiện qua biểu đồ cột bên trên Để đo được hiệu suất sử dụng tài sản cố định của công ty tạo ra doanh thi tác giả dùng chỉ só vòng quay tài sản cố định để đo được và hiện số liệu trên cho thấy vòng quay tài sản cố định giảm dần qua các năm từ 2020,2021,2022 lần lượt là 14; 8 và 4 Điều này chỉ ra việc sử dụng tài sản cố định của công ty hiện không còn đạt được hiệu quả tích cực
Và đặc biệt sau đại dịch thì hiện công ty không quá đầu tư vào việc mua sắm thêm các máy móc hay công nghệ mới đó cũng là một phần dẫn đến sự giảm của chỉ số trên Tiếp đến là vòng quay hàng tồn kho, chỉ số này thể hiện việc quản lý hàng tồn kho ở công ty có hiệu quả hay không Tương tự, như chỉ số trên thì chỉ số này của công ty qua các năm 2020, 2021, 2022 cũng giảm dần từ khoảng 2.09; 0.67 và 0.3 Đây thiệt sự là những con số đáng báo động và chỉ ra chiến lược, quy trình bán hàng hiện tại của công ty hiện tại đang gặp nhiều vấn đề Những con số 0.67 hay 0.3 thấy rằng hàng tồn kho hiện được giữ lại quá lâu trong công ty và rủi ro về sự hao hụt và lỗi thời của sản phẩm là quá lớn Dẫu biết hàng hàng tồn kho nhiều thì công ty luôn trong trạng thái sẵn sàng giao hàng cho khách đáp ứng được khoảng thời gian giao hàng tốt nhất tuy nhiên hiện công ty đang cần điều chỉnh cải thiện quản lý hàng tồn kho vì hàng tồn kho cũng chính là tiền nhưng chúng sẽ mất giá trị theo thời gian Chính vì thế mà công ty cần phải giảm lượng tồn kho để tối ưu hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lời giai đoạn 2020-2022
Bảng 3.6 Thống kế số liệu lợi nhuận sau thuế, doanh thu thuần, vốn chủ sở hữu, tổng tài sản, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam 2019-2022
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh
(Nguồn: Phòng kế toán - trích Báo cáo tài chính công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải
Bảng 3.7 Số liệu tính toán chỉ tiêu về khả năng sinh lời của công ty TNHH Sản xuất tủ bảng điện Hải Nam 2020-2022
Lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu thuần (ROS) 4.528719007 6.421164217 4.743772962
Lợi nhuận sau thuế/ Vốn chủ sở hữu bình quân
Lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản bình quân (ROA) 2.747076643 1.654619117 0.584084943
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh/ Doanh thu thuần 5.458354576 7.280082935 8.399065832
Biểu đồ 3.3 So sánh chỉ tiêu về khả năng sinh lời của công ty TNHH Sản xuất tủ bảng điện
Nhìn vào biểu đồ trên tác giả đã đưa ra những cái tổng quan về hiệu suất tài chính của công ty trong giai đoạn từ 2020 đến 2022 Và cụ thể về mỗi chỉ tiêu tài chính được tính toán và thể hiện tác giả đã có những phân tích như sau về sự biến động và xu hướng của công ty trong giai đoạn này:
Thứ nhất, về chỉ số đánh giá hiệu suất lợi nhuận (ROS) của công ty, thể hiện phần trăm của doanh thu thuần được chuyển hóa thành lợi nhuận sau thuế Theo kết quả tính toán thì chỉ số ROS của Hải Nam đã tăng từ 4.53% vào năm 2020 lên 6.42% vào năm 2021, tuy nhiên đã giảm xuống 4.74% vào năm 2022 Sự tăng trưởng mạnh mẽ từ 2020 đến 2021 có thể phản ánh sự cải thiện trong hoạt động kinh doanh Sự
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh/Doanh thu thuần Đơn vị : % giảm tỷ lệ ROS trong năm 2022 có thể là kết quả của việc các nguồn hàng nhà từ nhà cung cấp đều tăng giá thành hậu COVID đã làm tăng yếu tố như chi phí đầu vào, chi phí nhân công… dẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm kéo theo chỉ số ROS giảm Thứ hai, xét về chỉ số ROE thường được dùng để đo lường khả năng sinh lợi của công ty từ vốn mà cổ đông đã đầu tư Tỷ lệ ROE đã giảm từ 5.03% vào năm 2020 xuống 3.98% vào năm 2021 và tiếp tục giảm xuống 3.23% vào năm 2022 Sự suy giảm này do biến động trong cấu trúc vốn của công ty và tái cơ cấu cách thức hoạt động sản xuất của công ty những năm gần đây Tiếp đến, về khả năng của công ty tạo ra lợi nhuận từ mỗi đơn vị tài sản (ROA) Tỷ lệ ROA đã giảm đáng kể từ 2.75% vào năm
2020 xuống 0.58% vào năm 2022 Sự giảm này cho thấy công ty hiện chưa tận dụng tốt trong việc tạo ra lợi nhuận từ tài sản chính vì vậy công ty cần thay đổi chiến lược để điều chỉnh tỷ lệ này trở nên khả quan hơn Sau cùng là tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh so với tổng doanh thu thuần Trái ngược với sự giảm của các tỷ lệ trên thì tỷ lệ này đang biểu hiện khá tốt bằng việc tăng từ 5.46% vào năm 2020 lên 7.28% vào năm 2021 và tiếp tục tăng lên 8.40% vào năm 2022 Điều này cho thấy mặc dù doanh thu thuần giảm nhưng lợi nhuận đem lại là khả quan thể hiện hiệu suất hoạt động kinh doanh cải thiện qua các năm Sự biến động trong hiệu suất tài chính của công ty ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như môi trường kinh doanh, chiến lược quản lý, và cơ cấu tổ chức của công ty Để cải thiện hiệu suất tài chính, ban giám đốc cần xem xét và điều chỉnh các chiến lược và quy trình hoạt động của công ty.
Đánh giá quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng tuần tự rõ ràng, tương ứng với thực tế không có giai đoạn nào dư thừa nhờ đó mà có thể:
Tăng cường khả năng thích ứng với các vấn đề về yêu cầu sản phẩm hay xử lý các thay đổi nhanh chóng
Lưu trữ dữ liệu lên phần mềm và hệ thống được quản lý chặt chẽ bởi đội ngũ giám sát thông tin giúp cho việc tìm kiếm, cập nhật các tài liệu dự án và liên hệ với khách hàng hiệu quả Đảm bảo về mặt pháp lý được thực hiện đầy đủ theo các điều kiện trong hợp đồng mua bán một cách minh bạch
Nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp trong hoạt động bán hàng
Nhân viên bán hàng có khả năng xử lý được những yêu cầu phát sinh theo đúng quy trình đã thiết lập
Cấp quản lý trực tiếp bám sát theo dõi, đánh giá và giải quyết các rủi ro để có thể đưa ra những cảnh báo hoặc những phương án giải quyết thích hợp cho nhân viên bán hàng
Do không kiểm tra kho hàng mà chỉ xem thời gian sản xuất và đặt mua hàng từ nhà cung cấp nên quy trình bán hàng đã bỏ sót một bước, dẫn đến mất nhiều thời gian giao hàng cho khách hàng, kéo theo thời gian thanh toán kéo dài hơn.
Thứ hai, không chỉ bộ phận bán hàng mà hầu hết tất cả các bộ phận trong công ty đa số đều phải phụ thuộc khá nhiều vào phòng mua hàng đôi khi làm chậm trễ các quy trình báo giá, quy trình vận chuyển…làm giảm suất chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Hải Nam
Thứ ba, sự khan hiếm của các dự án dẫn đến việc bước chọn lọc dự án chỉ có trên lý thuyết thực tế thì hiện vẫn còn tồn đọng rất nhiều dự án không khả thi không được loại bỏ ở bước lọc mà đưa xuống các khâu bên dưới, làm quá tải cho bộ phận báo giá dẫn đến hậu quả chất lượng công việc giảm sút ảnh hưởng đến các dự án khác.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI BỘ PHẬN BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT TỦ BẢNG ĐIỆN HẢI NAM
Tăng cường nâng cao nghiệp vụ bán hàng theo nhóm
Mục tiêu của giải pháp:
Tận dụng tối đa những điểm mạnh riêng biệt của từng thành viên trong nhóm sẽ giúp tạo nên một tập thể phát triển cùng nhau, thúc đẩy nhau làm việc hiệu quả hơn Sự cộng sinh này đảm bảo rằng các thành viên có thể hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, cùng phát triển và đạt được những thành tựu chung.
Cần phải chia rõ nhiệm vụ vai trò của từng người trong nhóm đôi
Người thứ nhất sẽ giao tiếp trực tiếp với khách hàng đem về thông tin, dữ liệu hay hồ sư của một dự án Sau đó, người thứ nhất cần đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác thông tin cho người thứ hai Nhiệm vụ của người thứ hai sẽ làm việc nội bộ với bộ phận khác trong công ty như đấu thầu, pháp lý, vận chuyển, sản xuất… để hoàn thành và đáp ứng yêu cầu cho khách hàng Qua đó, giúp tăng cường sự tin tưởng và hỗ trợ giữa các nhân viên trong công ty và họ điều được thực hiện công việc đúng lợi thế của mình qua đó đem lại sự chuyên môn hóa theo năng lực giúp đem lại hiệu quả cao trong công việc Bên cạnh đó, quản lý cần phải theo dõi sát để có thể đánh giá hiệu quả công việc và sự cống hiến của mỗi cá nhân để đảm bảo mỗi người đều nhận được quyền lợi xứng đáng tránh những xung đột về mặt lợi ích.
Giải pháp tối ưu thời gian báo giá
Mục tiêu của giải pháp:
Rút ngắn thời gian phản hồi đối với yêu cầu báo giá của khách hàng là một bước đi chiến lược trong nâng cao hiệu quả bán hàng Bằng cách giảm thời gian chờ đợi báo giá, doanh nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng mà còn có nhiều cơ hội đóng đơn hàng hơn Thời gian phản hồi nhanh chóng giúp doanh nghiệp giành lợi thế cạnh tranh, tránh mất khách hàng vào tay đối thủ do chậm trễ báo giá Không những vậy, việc phản hồi nhanh chóng còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho cả doanh nghiệp và khách hàng, cho phép họ tập trung vào các hoạt động cốt lõi khác.
Thứ nhất, cần phải chọn lọc dự án nào thật sự khả thi và phù hợp qua việc đánh giá dự án, khách hàng và sản phẩm Những trường hợp khách hàng chỉ yêu cầu báo giá làm dự toán hay tham khảo thì trường hợp này báo giá chỉ mang tính chất tương đương có thể hỗ trợ nhanh báo giá cho khách hàng Còn những dự án khả thi cao, phù hợp với quy mô công ty nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận đầu tư phân tích kỹ các yêu cầu về mặt kỹ thuật tránh sai sót sửa đi sửa lại nhiều lần tốn thời gian của đôi bên
Thứ hai, khi nhận được một yêu cầu báo giá nhân viên bán hàng cần phải đọc qua hồ sơ xem có cần khách hàng bổ sung thông tin gì không, đồng thời cũng gửi qua bộ phận báo giá xem qua trước để kiểm tra kỹ các yêu cầu thiết bị có liên quan đến lập trình hay tự động hóa thông qua R&D bóc danh sách thiết bị hay có thiết bị nào chưa có giá cần hỏi mua hàng thì phải gửi mail cho các bộ phận đó liền Tránh trường hợp gần tới hạn nộp báo giá cho khách hàng rồi mới gửi danh sách câu hỏi thắc mắc sẽ làm chậm trễ thời gian và khách hàng họ cũng không hài long hay vui vẻ
Thứ ba, tất cả giá cả hay làm việc với nhà cung cấp đều phải thông qua phòng mua hàng, chính vì vậy nhiều dự án báo giá trễ vì thiếu giá của mã hàng hóa này hoặc hàng hóa kia Chỉ vì giá một thiết bị mà trễ hẹn với khách hàng sẽ gây ảnh hưởng nhiều đến uy tín công ty.Với trường hợp bất khả kháng như trên thì nhân viên bán hàng có thể thương thảo với nhân viên báo giá tham khảo giá trên trang web của các nhà cung cấp lấy giá hàng lẻ và điều chỉnh hệ số thương thảo Các bộ phận cần ứng biến linh hoạt theo từng trường hợp để đem lại hiệu quả cho công việc.
Giải pháp hạn chế rủi ro hàng tồn kho
Mục tiêu của giải pháp:
Giảm thiểu số lượng hàng hóa tồn đọng trong kho để tiết kiệm chi chí lưu kho, chi phí bảo quản…chuyển hóa hàng tồn kho trở thành tiền Tăng tính thanh khoản, đem lại nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh khác Đáp ứng được thời gian giao hàng nhanh nhất đem lại trải nghiệm tốt nhất đến với khách hàng
Thứ nhất, nhân viên bán hàng trong ngành tủ điện khi trao đổi làm việc với khách hàng, việc ưu tiên tư vấn về những sản phẩm có sẵn trong kho nếu có chức năng tương đương mong muốn nguyện vọng khách hàng đang tìm kiếm là một việc làm cần thiết và thể hiện được sự thông minh, khéo léo của nhân viên bán hàng Việc tư vấn về những sản phẩm có sẵn trong kho giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để tìm kiếm và đặt hàng các sản phẩm mới Trong ngành sản xuất tủ điện bên việc cạnh tranh về giá cả khách hàng cũng rất quan tâm đến thời gian giao hàng đáp ứng, đây có thể xem là một yếu tố quan trọng, Thay vì phải đợi hàng tuần hay hàng tháng để đặt hàng và nhận sản phẩm, khách hàng có thể được phục vụ nhanh nhất với những sản phẩm sẵn có Về phía công ty, việc tư vấn về các sản phẩm có sẵn trong kho giúp giảm thiểu nguy cơ tồn kho dư thừa và tối ưu hóa lợi nhuận Việc ưu tiên tư vấn về những sản phẩm có sẵn trong kho là một cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và sự cam kết của cửa hàng đối với khách hàng
Thứ hai, thay vì để việc kiểm tra tồn kho là một sự lựa chọn (có thể có hoặc không) thì tác giả kiến nghị thêm bước kiểm tra đơn hàng và xem xét chọn mã thiết bị ngay trong quy trình bán hàng để mỗi nhân viên bán hàng đều phải thực hiện đúng theo quy trình như một cách bắt buộc Xong bước trưởng phòng đấu thầu kiểm tra báo giá do nhân viên đấu thầu soạn thảo thì nhân viên kho sẽ có nhiệm vụ kiểm tra mã thiết bị trong danh sách báo giá đó có tồn kho hay không? Tồn ở kho nào, dự án nào? Thời gian mua hàng là bao lâu? Để nhân viên bán hàng có thể xem xét và đề xuất phòng đấu thầu điều chỉnh lại mã thiết bị sao cho phù hợp nhất
Hình 4.1 Minh họa về cách tạo bảng excel để kiểm tra hàng tồn kho
(Nguồn: Tác giả tổng hợp và thực hiện)
Dưới đây là quy trình bán hàng tác giả nghiên cứu và đề xuất cho công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam:
Phúc đáp Không hợp lệ
Kiểm tra báo giá Đàm phán giá Đàm phán điều khoản HĐ
Hợp lệ Không hợp lệ
Không hợp lệ Điều chỉnh
STT Trách Nhiệm Lưu Trình
Sơ đồ 4.1 Quy trình bán hàng của công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam
(Nguồn: Tác giả tổng hợp và nghiên cứu)
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Xác nhận đặt hàng Lưu hồ sơ Kiểm tra tồn kho
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
SD tiếp nhận yêu cầu của khách hàng qua Email, điện thoại, fax Nếu nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại thì SD phải yêu cầu khách hàng xác nhận lại thông tin bằng mail hoặc fax
SM xem xét yêu cầu của khách hàng:
Nếu không phù hợp với khả năng công ty thì từ chối yêu cầu khách hàng (Loại)
Nếu chấp nhận yêu cầu khách hàng thì SD tiến hành soạn thảo bảng báo giá thực hiện tiếp bước 3
Nếu công ty có khả năng đáp ứng một phần yêu cầu hàng của khách, SD phúc đáp lại yêu cầu khách hàng những phần công ty có thể thực hiện và những phần không thể thực hiện cho khách hành (quay về bước 1)
TM phân công TD tiến hành soạn thảo bảng báo giá và bảng chi tiết nguyên vật liệu theo mẫu dựa trên yêu cầu của khách hàng
Sau khi soạn xong bảng báo giá, TD trình cho TM để kiểm tra và phê duyệt bảng báo giá
Nếu TM duyệt bảng báo giá thì báo giá sẽ chuyển đến SD
Nếu TM không đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì TD thực hiện lại bước 3
WH tiến hành soạn thảo bảng chi tiết mã hàng tồn kho theo dựa trên báo giá của TM duyệt
Hình 4.2 Giao diện hệ thống kiểm tra hàng tồn kho của công ty TNHH Sản xuất
Tủ bảng điện Hải Nam
(Nguồn: Tác giả sưu tầm)
Sau khi báo giá được duyệt bởi TM và WH đã soạn bảng chi tiết hàng tồn kho thì sẽ chuyển sang SD
SD xem xét mã hàng tồn kho và yêu cầu của khách hàng: Nếu chấp nhận hợp lý thì SD tiến hành kiểm tra bảng báo giá thực hiện tiếp bước 4
Nếu một số dự án cần gấp hay có những yêu cầu đặt biệt có thể sử dụng hàng trong kho có sẵn hoặc hàng đang chờ để chạy dự án khác, SD làm việc nội bộ với bộ phận dự án đó xong rồi sẽ chuyển thông tin lại cho TD điều chỉnh lại báo giá (quay về bước 3)
Sau khi báo giá được duyệt bởi TM thì sẽ chuyển sang SD
Nếu SD đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì báo giá sẽ chuyển qua SM Nếu SD không đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì TD thực hiện lại bước 3
Sau khi báo giá được duyệt bởi SD thì sẽ chuyển sang SM
Nếu SM đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì báo giá sẽ chuyển ngược lại qua
SD để gởi đến khách hàng
Nếu SM không đồng ý với bảng báo giá vừa soạn thì TD thực hiện lại bước 3
Nhân viên kinh doanh gửi mail báo giá cho khách hàng Đàm phán giá
Sau khi gửi bảng báo giá cho khách hàng SD thực hiện đàm phán giá với bước sau:
Nếu khách hàng đồng ý với bảng báo giá thì tiến hành soạn thảo và đàm phán hợp đồng (thực hiện tiếp bước 10) hoặc ký sales confirmation (thực hiện tiếp bước
Nếu khách hàng đề nghị điều chỉnh mà SD có thể chấp nhận thì thực hiện lại bước 3
Trường hợp việc đàm phán giá không thành công thì SD từ chối yêu cầu của khách hàng (Loại) Đàm phán điều khoản hợp đồng
Sau khi thống nhất giá cả với khách hàng BOM tiến hành đàm phán các điều khoản trong hợp đồng:
Nếu hai bên thống nhất với các điều khoản trong hợp đồng thì tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng thực hiện tiếp bước 11
Nếu hai bên không thống nhất với các điều khoản trong hợp đồng (như phương thức thanh toán, thiết kế bản vẽ, tiến độ thực hiện, điều kiện giao hàng, ) thì từ chối yêu cầu của khách hàng (Loại)
Nếu có một điều khoản nào đó ảnh hưởng đến giá cả mà khách hàng đề nghị báo giá lại thì SD thực hiện lại bước 3
Nhận đặt hàng/ký kết hợp đồng
Sau khi đàm phán xong tất cả các điều khoản trong hợp đồng kinh tế và giá cả, tiến hành ký kết hợp đồng, hoặc ký xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng Đối với khách hàng không có nhu cầu ký hợp đồng mà chỉ ký xác nhận trên sales confirmation, thì SD tiến hành soạn thảo và gửi cho khách hàng ký sales confirmation theo mẫu
Lưu hồ sơ Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế được lưu tại SD và phòng Kế toán theo quy trình lưu hồ sơ.
KẾT LUẬN
Trải qua hơn 20 năm thành lập và phát triển, Công ty TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, giữ vững vị trí trong top 3 nhà sản xuất tủ điện uy tín nhất Việt Nam trong hai thập kỷ qua Với phương châm không ngủ quên trên chiến thắng, Hải Nam đang tập trung cải thiện, tối ưu các quy trình, đặc biệt là quy trình bán hàng - yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc tạo doanh thu cho công ty.
Thông qua bài nghiên cứu trên, tác giả đã đi vào phân tích và làm rõ cách vấn đề: Trước tiên, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận của quy trình bán hàng tại công ty, tiếp đến là giới thiệu tổng quan về TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam, hơn thế nữa tác giả đã đi vào phân tích sâu và đánh giá thực trạng quy trình bán hàng tại bộ phận kinh doanh từ đó dựa vào đánh giá về thực trạng và tham khảo các cơ sở luận để tác giả đưa ra những đề xuất giải pháp và kiến nghị một quy trình mới nhằm hoàn thiện quy trình bán hàng Tác giả mong rằng bài báo cáo của mình sẽ trở nên hữu ích cho giúp bộ phận kinh doanh Thông qua bài báo cáo để bộ phận kinh doanh nhận thấy được các vấn đề hiện đang còn tồn đọng cần được giải quyết một cách cụ thể và chi tiết hơn, đồng long chung tay vào quá trình cải cách quy trình bán hàng tại bộ phận kinh doanh Từ những sự thay đổi tích cực đó sẽ là yếu tố thúc đẩy cho công ty tại các chi nhánh khác tại Đông Nam Á và dần dần Hải Nam có cơ hội mở rộng ra toàn cầu trong tương lai Hoàn thiện quy trình bán hàng là đề tài nghiên cứu đòi hỏi có vốn hiểu biết rộng, kinh nghiệm lâu năm trong nghề đồng thời xử lý nhiều thông tin dữ liệu Chính vì thế , bài nghiên cứu được tác giả nhìn nhận ở mức độ khách quan, thông qua quá trình làm việc trực tiếp tại công ty cũng như thêm vào đó là nghiên cứu, tìm hiểu thông qua các sách, báo và luận văn của các anh chị đi trước
Do đó, nâng cao việc thúc đẩy quy trình cũng như đề xuất các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp sẽ là các hướng nghiên cứu tiếp theo mà tác giả hướng đến trong tương lai để chung tay góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng trong ngành tủ điện nói riêng cũng như hoạt động bán hàng nói chung với mong muốn lại hiệu quả trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp làm tiền đề thúc đẩy sự đổi mới và phát triển cho nền kinh tế thị trường tại Việt Nam
Tác giả rất mong muốn nhận được ý kiến đóng góp và hướng dẫn từ quý thầy/cô để đề tài được hoàn thiện hơn Xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn ThS Võ Văn Công, thầy/cô giảng viên ngành Kinh doanh quốc tế trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật TP HCM, cán bộ công nhân viên của TNHH Sản xuất Tủ bảng điện Hải Nam và các bạn cùng khoa đã giúp tác giả hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này.