Buổi Thảo Luận Thứ Hai Các Giai Đoạn Đàm Phán.pdf

Câu nói “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trong đàm phán có thé được hiểu như sau: “biết địch” nghĩa là biết về đối phương đàm phán với mình, “biết ta” nghĩa là biết về bản thân m

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỎ CHÍ MINH

KHOA LUẬT DÂN SỰ

1996 TRUONG DAI HOC LUAT

TP HO CHI MINH

MON HOC: KY NANG DAM PHAN VA SOAN THAO

HOP DONG BUOI THAO LUAN THU HAI CAC GIAI DOAN DAM PHAN

LOP THUONG MAI 45

GIANG VIEN: THS NGUYEN TAN HOANG HAI

Năm học: 2022 - 2023

DANH SÁCH NHÓM

I LY THUYET 1 Thu thập thông tin trong giai đoạn chuẩn bị đàm phan Trả lời:

Thu thập thông tin là một trong các bước quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị đàm

phan Dé dat duoc loi thê tối ưu và tiết kiệm thời gian đàm phán thì việc thu thập thông

tin đóng vai trò rất lớn Cần thu thập thông tin về: - Mục đích của đôi phương

- Đối phương là ai? Đại diện cho đối phương là người như thế nào? - Những thông tin có thể cung cấp cho đôi phương

- Khuynh hướng thị trường ra sao - Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu - Và các thông tin cần thiết khác

2 Hãy vận dụng phương châm “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trong đàm phán? Những điểm cần biết về ta và đối tác đàm phán là gì?

Trả lời: “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” là một phương châm sống đã được đúc kết từ xa xưa Nó được sử dụng rộng rãi, không chỉ trong chiến đấu quân sự, mà còn trong giao tiếp hằng ngày hay trong các cuộc đàm phán

Câu nói “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trong đàm phán có thé được hiểu

như sau: “biết địch” nghĩa là biết về đối phương đàm phán với mình, “biết ta” nghĩa là biết về bản thân mình, “trăm trận trăm thắng” là kết quả của sự hiểu về mình và đối

phương trong cuộc đàm phán

Cụ thê hơn, “biết địch” là cần phải nắm được đối phương đàm phán với mình là

người như thế nào, đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của họ; và họ cần gi, ho muốn gì trong cuộc đàm phán này “Biết ta” nghĩa là hiểu rõ mục tiêu của mình trong cuộc đàm

phán, đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của bản thân; qua đó sẽ xác định được giới hạn

đàm phán và mình cần gì, mình muốn gì, mình có được những ưu điểm, khuyết điểm nào

để làm nôi bật ưu thế cũng như khắc phục bớt khuyết điểm Như vậy, khi biết rõ những

thông tin cần thiết về đối phương và bản thân chúng ta, nghĩa là chúng ta đã hoàn thành bước thu thập thông tin về đối phương — một bước quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị

đàm phán, tạo thế mạnh cho bản thân chúng ta Chính vì hiểu rõ như thế mới có thê dẫn

đến kết quả “trăm trận trăm thắng” — cuộc đàm phán nào chủng ta cũng nhận được sự đồng thuận về các lợi ích mà ta đã đê ra

Trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh cao như hiện nay, việc nắm

được những thông tin của đối phương sẽ giúp doanh nghiệp có công cuộc chuẩn bị Lúc này, doanh nghiệp sẽ đưa ra được nhiều phương án, chiến lược kinh doanh phù hợp với

mong muốn của cả hai bên, từ đó đạt được sự nhất trí cao và tiết kiệm được thời gian đàm

phàn Đồng thời cũng chuẩn bị được sự đáp trả khi đối phương dam phán có động thai

không thiện chỉ

*Những điểm cần biết về đối tác: - Tìm hiểu về năng lực của đối tác: lịch sử hình thành, quy mô, chất lượng, uy tín,

tầm ảnh hưởng, sự phát triển hiện tại và kế hoạch phát triển tương lai của đối tác

- Tìm hiểu về ý định của đối tác: Họ cần gì và muốn gì? Vì sao họ mong muốn hợp tác với chúng ta? Thái độ hợp tác có thiện chí hay không? Họ có BATNA mạnh hay không?

- Tìm hiểu về lực lượng đối tác: Đoàn đàm phán gồm những ai? Ai là người nắm quyên quyết định? Tìm hiểu về văn hóa, sở thích, tính cách của các thành viên trong đoàn

đàm phán, đặc biệt là người có quyền quyết định

*Những điểm cần biết về ta: - Mục tiêu của ta: ta cần gì và muốn gì?

- Ưu thế và khuyết điểm của bản thân - Thông tin về nội dung đàm phán

- Thông tin cần thiết về đối phương 3 Yêu cầu và nội dung của công tác chuẩn bị cho đàm phán? Trả lời:

*Yêu cầu của công tác chuẩn bị cho đàm phán: Công tác chuẩn bị cho đàm phán là tiền đề quan trọng trước khi bước vào công cuộc

đàm phán, do đó đòi hỏi sự kỹ lưỡng, tỉ mi, chỉ tiết và chính xác về các thông tin về nội

dung đàm phán, về đối tượng đàm phán, về thị trường: thông tin về các bên đàm phán; Công tác này càng kỹ càng chuẩn thì tỷ lệ đàm phán thành công càng cao, vì lúc này chúng ta sẽ chuân bị được các chiến lược đàm phán, phương án phù hợp với mong muốn của các bên trong đàm phán và có sự đáp trả khi đối phương có động thái thiểu thiện chí trong đàm phán

*Nội dung của công tác chuẩn bị cho đàm phán:

- Chuẩn bị mục tiêu, kế hoạch đàm phán: xác định nhu cầu đàm phán, phạm vi đàm

phán

- Thu thập thông tin xoay quanh cuộc đàm phán: thông tin về năng lực, ý định, lực lượng của đối tác đàm phán; nội dung đàm phán; đối tượng đàm phán, Đây là bước quan trọng giúp đánh giá và đưa ra được những chiến lược đàm phán

- Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: việc đưa ra chiến lược và chiến

thuật đàm phán giúp tối ưu hóa lợi thế của chúng ta, tiết kiệm thời gian đàm phán, tăng tỷ

lệ thành công trong đàm phán và có được sự lĩnh hoạt trong đàm phán - Lập đoàn đàm phán: đoàn đàm phán sẽ bao gồm những người đại diện để đàm phán với đối tác Do đó đoàn đàm phán cần hội tụ các vai trò: quyết định — quan sát — gây

khó khăn Người quyết định cần phải là một người giàu kinh nghiệm đàm phán, có tính

quyết đoán, uy tín để có thê trao đối các điều kiện Người quan sát sẽ là người ghi chép, theo dõi và phân tích trong cuộc đàm phán Người gây khó khăn sẽ là người đóng vai trò

cảnh giác, đặt câu hỏi cho đối tác, Như vậy cần thành lập đoàn đàm phán phải là

những người có kiến thức sâu rộng, đồng thời cũng có sự làm việc linh hoạt và ăn ý với nhau Và cần tìm hiểu thêm về đối tác, nếu họ là người ngoại quốc thì cần chuẩn bị phiên dịch viên đề phục vụ công tác đàm phán nhanh chóng và suôn sẻ

- Xác định các giải pháp thay thê tốt nhất: trong trường hợp xấu nhất là đàm phán

không thành công, cần phải khẩn trương tiến hành thực hiện các giải pháp thay thế tốt

nhất đã được xem xét kỹ lưỡng và xác định Việc này giúp chúng ta chủ động trong mọi tình huồng

- Một số chuẩn bị khác: địa điểm đàm phan, vị trí trên bàn đảm phán, phong cách

đàm phán và các tài liệu cần thiết,

4 Làm thế nào đề khai thác tốt nhất thông tin đối tác trên bàn đàm phán? Trả lời:

Cách khai thác tốt nhất thông tin trên bàn đàm phán chính là hỏi và đáp, bên cạnh

đó còn kết hợp việc quan sát, phân tích cử chỉ, tính cách, phản ứng và hành động của đối

tác trên bàn đàm phán Như vậy để khai thác tốt nhất thông tin đối tác trên ban dam phan

cần phải có nghệ thuật hỏi và một đôi mắt cùng sự phân tích nhanh chóng, sắc sảo *Nghệ thuật hỏi:

- Có kế hoạch đề hỏi: cần phải xác định trước mục tiêu của mình đối với đàm phán

và viết ra các tình huống có thể xảy ra, những điều cần hỏi, thứ tự các câu hỏi, ý kiến của mình, đề tránh mất thời gian và sa vào vào các nội dung không liên quan đến cuộc đàm phán hay xa rời nội dung cần đàm phán

- Bắt đầu từ những câu hỏi chung chung rồi đến các câu hỏi cụ thể: bắt đầu với

những câu hỏi chung chung đề thăm dò ý định của đối tác đàm phán, tiếp đến có thé dựa

theo câu trả lời của họ mà có chỉnh sửa, thay đối để phù hợp hơn với các câu hỏi cụ thê

để có thể xoáy sâu câu hỏi của mình vào những van đề cụ thể được gợi mở trong câu trả

lời của đôi phuong - Ngôn từ đề hỏi: đây là một điều quan trọng trong giao tiếp Người đàm phán cần có thái độ thiện chí, lắng nghe, từ ngữ để hỏi cần là những từ ngữ tường minh, trong sáng, dễ hiểu (trừ các thuật ngữ cần thiết), hạn chế các từ ngữ tạo thành câu hỏi có nhiều cách hiểu Điều này có thê sẽ dẫn đến việc hiểu lầm ý chí của các bên trong đàm phán

- Thời điểm để hỏi và nói: cần chọn đúng thời điểm đề hỏi và nói Việc này đòi hỏi

người đàm phán phải có sự nhạy bén với cảm xúc của đối tác đàm phán Bởi nói và hỏi

những lúc không cần thiết dễ dẫn đến cho đối tác đàm phán cảm giác khó chịu và những

đánh giá tiêu cực chủ quan - Giới hạn của việc hỏi và nói: đàm phán là sự thương thảo giữa nhiều bên đàm phán Để đạt được thống nhất chung và ổi tới thành công thì các bên cần phải được bày

tỏ, nêu lên những mong muốn, ý định của bản thân Việc một bên giành nhiều thời gian

để trình bày mà không để bên kia có ý kiến hoặc ít thời gian đề nêu ý kiến là điều tối ky

trong đàm phán Do đó cần giới hạn thời gian đề hỏi và nói, trình bày những ý cô đọng,

súc (ích, tránh lan man dài dòng tạo sự mệt mỏi và tâm lý cảm thay không được tôn trọng

của đôi tác đàm phán Không những thế, giới hạn của việc hỏi và nói còn mang nghĩa là

cần và không cần hỏi, nói cái gì Vì khi nói những điều không cần và không nói những

điều cần thì hậu quả xảy ra: hai bên không hiểu rõ ý chí của nhau và sự khó chịu của đối tác đàm phán

*Su quan sat va phan tich: Day là một trong những phương pháp bô trợ cho nghệ thuật hỏi Việc quan sát và phân tích cử chí, thái độ, nét mặt, sẽ giúp ta đánh giá được phần nào con người đối tac, dé ta lựa chọn thời điểm hỏi, ngôn từ và giới hạn hỏi

5 Lập đoàn đàm phán Trả lời:

Doan đàm phán là những người đại diện để đàm phán với đối tác Để đàm phan

thành công cần nhiều yếu tố quyết định, trong đó nhân tố đóng vai trò nổi bật Thông thường, đoàn đàm phán sẽ gồm nhiều người mang các vai trò khác nhau gồm trưởng đoàn đàm phán — quan sát — gây khó khăn

Trưởng đoàn đàm phán cần phải là một người có kinh nghiệm đàm phán, có tính quyết đoán, uy tín Đây sẽ là người nói chủ chốt trong đoàn đảm phán Họ giữa vai trò

giới thiệu, trao đổi các điều kiện, thương thảo chính và quyết định việc đàm phán có

thành công hay không Người quan sát sẽ là người ghi chép, theo dõi và phân tích trong cuộc đàm phán Với vai trò bỗ trợ, họ sẽ phân tích và đưa ra những lý luận liên quan đến cuộc đàm phán Bên cạnh đó còn vạch ra các chiến lược tối ưu để xử lý tình huống đàm phán Qua đó nhằm củng cô thêm cơ sở để người lãnh đạo đưa ra quyết định

Người gây khó khăn sẽ là người đóng vai trò cảnh giác, đặt câu hỏi cho đối tác, Nếu người lãnh đạo mang tính “hiền hòa” nhiều hơn, thì người gây khó khăn đóng vai trò cảnh giác, xét nét và đặt những câu hỏi “làm khó” cho đối tác đàm phán Vai trò của họ là

thê hiện ý kiến cứng rắn và bảo thủ nhằm bảo vệ lợi ích đàm phán của bên đàm phán

Như vậy cần thành lập đoàn đàm phán phải là những người có kiến thức sâu rộng, đồng thời cũng có sự làm việc linh hoạt và ăn ý với nhau Và cần tìm hiệu thêm về đôi

tác, néu ho la nguoi ngoai quéc thì cần chuẩn bị phiên dịch viên dé phuc vu céng tac dam

phán nhanh chóng và suôn sẻ nhằm trường hợp đoàn đàm phán không thông thạo ngoại ngữ

6 Xác định mục tiêu, lập kế hoạch đàm phán Trả lời:

* Xác định mục tiêu dam phan:

- Xác định được đối tượng đàm phán

- Xác định được nội dung cần đàm phán

- Xác định mục tiêu lý tường phải đạt được trong cuộc đàm phán L] mục tiêu trung

bình L mục tiêu thấp nhất

Như vậy, xác định mục tiêu đàm phán nghĩa là xác địch được thứ chúng ta cần phải

có được, cần phải đạt được trong cuộc đàm phán đó *Lap ké hoach dam phan:

- Tổ chức thu thập và xử lý thông tin - Xây dựng chương trình đàm phán - Chỉ định nhân sự

- Phân công nhiệm vụ - Luyện tập thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể

7, Ngôn ngữ trong đàm phán

Trả lời: Ngôn ngữ là chìa khóa để giao tiếp Với nhu cầu hội nhập quốc tế và phát triển như hiện nay, ngôn ngữ trong đảm phán được chia rất đa dạng: tiếng mẹ đẻ, ngôn ngữ phố biến, ngôn ngữ mình hiểu biết nhiều nhất và người dịch thuật

Đàm phán bằng tiếng mẹ đẻ được sử dụng thường giữa các cuộc đàm phán giữa các bên có cùng quốc tịch, trong cùng quốc gia

Dam phán bằng ngôn ngữ phô biên thường xuất hiện trong hợp tác đàm phán quốc tế Ngôn ngữ phố biến nhất được sử dụng là tiếng Anh

Đàm phán bằng ngôn ngữ mình hiểu biết nhất: Người dịch thuật: trong trường hợp các bên đàm phán không sử dụng ngôn ngữ phố biến mà sử dụng tiếng mẹ đẻ thì người dịch thuật sẽ đóng vai trò phiên dịch để các bên

đàm phán hiểu ý chí của nhau mà đàm phán thuận lợi

8 Vai trò của Thông dịch viên khi tham gia đàm phán Trả lời:

Trong đàm phán, thông dịch viên đóng vai trò chuyên các tín hiệu ngôn ngữ từ tiếng nước này sang tiếng nước khác Do đó dựa vào ngôn ngữ các bên đàm phán chọn lựa, thông dịch viên có thể sẽ là yêu tô ảnh hưởng đến cuộc đàm phán

Nhiệm vụ của thông dịch viên khi tham gia đàm phán là chuyên đôi các tín hiệu

ngôn ngữ nhanh chóng và truyền tai y chí của các bên đàm phán với nhau Bởi vi là cầu nối trung gian nên thông dịch viên trong đàm phán đòi hỏi sự nhanh nhẹn, linh hoạt để

buổi đàm phán tiết kiệm được thời gian, nhân lực, vật lực mà có được sự thống nhất lợi

ích đôi bên, thành công tốt đẹp 9 Các thông tin quan trong trong dam phan Tra loi:

Thông tin về hàng hóa: trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng kinh

doanh, hiểu rõ giá trị, công dụng, quy cách, bao bì, phân loại Bên cạnh đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nằm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, công nghệ sản xuất, chu kỳ sống sản phâm, nghiên cứu gia ca của các công ty cạnh tranh

Thông tin về thị trường: luật pháp và tập quán buôn bán, đặc điểm của nhu cầu trên

thị trường, các loại thuê và chi phí, các nhân tố về chính trị xã hội, các điều kiện về khí

hậu thời tiết.

Thong tin về đối tác: mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng: tổ chức nhân

sự: tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định; lịch làm việc: nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tô thời gian để gây sức ép; xác định nhu cầu, mong muốn của đồi tác

Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình

là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm

mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm

của đối tác

10 Giai đoạn tiếp xúc và bắt đầu đàm phán

Trả lời: Giai đoạn tiếp xúc Tiếp xúc là giai đoạn tiếp theo khi đàm phán trong kinh doanh đề bạn đưa ra những nhận định về đối tác bằng việc kết hợp các công tác chuân bị và cảm nhận qua cuộc gặp trực tiếp Tại bước này, bạn cần phải có một số kỹ năng sau:

+ Tạo không khí tiếp xúc: Hai bên có thê bàn về sở thích hay những vấn đề liên quan trước khi đi vào vấn đề chính đề tạo ra bầu không khí thoái mái

+ Tạo niềm tin: Điều quan trọng nhất trong hợp tác kinh doanh chính là sự tin tưởng Vì vậy, bạn cần tạo cho đối phương thấy rằng, mình là người nhất quán, đáng tin

cậy để mọi việc được thuận lợi

+ Thiện chí hợp tác: Thiện chí chính là chìa khóa giúp tăng tỷ lệ thành công cho các

cuộc đàm phán Vì vậy, thay vì bảo thủ thì bạn nên linh hoạt trong mọi tình huống đề hai

Giai đoạn bắt đầu đàm phán Khi đưa ra đề nghị ta cần chú ý các điều sau:

+ Đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý + Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có căn cứ khoa học + Đảm bảo sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ đàm phán

7

- Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản

+ Không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán 11 Kỹ thuật trả lời câu hỏi trong đàm phán Trả lời:

+ Dành đủ thời gian cất nhắc ky vấn đề được đưa ra đàm phán, đôi khi biết lờ đi

một cách vô tình hay hữu ý những câu hỏi dồn ép của đối tác

+ Xác định đúng những điều không đáng phải trả lời

+ Không nên trả lời hết moi vấn đề được hỏi + Không trả lời sát vào câu hỏi của đối phương

+ Giảm bớt cơ hội đề đối phương hỏi đến cùng + Đừng trá lời quá dễ dàng

+ Không nên để rơi vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối tác trong các tỉnh

huông đối thoại

+ Đưa ra những dẫn chứng tình huéng dé dinh vi san phan và dịch vụ của minh so

với đối thủ cạnh tranh Tránh chỉ trích, chê bai, nên đưa ra những nhận xét của khách hàng về những lợi ích và sự hài lòng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn

+ Đưa ra những giải pháp hiệu quả 12 Kỹ thuật thuyết phục đối tác trong đàm phán Trả lời:

- Hướng về người ra quyết định - Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận - Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp thuận

- Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3

- Khuyên bảo và gợi ý giải pháp hiệu quả 13 Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán Trả lời:

+ Cải thiện kỹ năng giao tiếp + Điều chỉnh cảm xúc của bản thân + Tìm hiểu kĩ đối tác trước khi dam phan

+ Tạo ấn tượng tốt với đối tác + Đưa ra lựa chọn hướng đôi bên cùng có lợi

14 Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ Trả lời:

Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách công khai Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn được trông đợi trong đàm phán

Trước khi đưa ra nhượng bộ

Trước khi đưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra 3 vấn đề:

+ Có nên thực hiện bây giờ hay không?

+ Nên nhượng bộ bao nhiêu? + Sẽ được trả lại cái gì?

Quay trở lại những thông tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những lựa

chọn bồ sung Có thê cơ một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra: - Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích - Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không đạt được một giải pháp nào cả

- Chuyên sang thảo luận một vẫn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên có thê thỏa

thuận - Nhượng bộ một điềm nào đó không quan trọng - Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vẫn đề và đàm phán lại sau đó Đưa ra yêu cầu nêu cần những thông tin bố sung

- Chuyên từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho đổi

tác biết về việc nay

- Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngôi hành động như là một người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tải

- Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại Sử dụng khi: + Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận + Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nồi

+ Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta không hè dự kiến

+ Khi có những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đến thỏa thuận không còn có lợi với ta nữa

16 Kỹ thuật lắng nghe trong đàm phán Trả lời:

Lắng nghe trong đàm phán để: - Thê hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn

- Phát hiện sự mâu thuẫn, thiêu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia

- Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu

cầu của bên kia ) dé đoán được sự trung thực trong lời nói của phái bên kia

- Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa

Muốn lắng nghe có hiệu quả cần: - Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng

- Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe

- Bộc lộ thái độ chia sẻ - Sử dụng những câu từ, bôi trơn - Hãy lắng nghe cả cách nói - Không cắt ngang - Không phát biêu giúp khi bên kia gặp khó khăn trong diễn dat

- Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói đề kiểm tra lại tính

chính xác hoặc đề cô đọng lại

- Không vội phán quyết - Yêu cầu giải thích những điềm chưa rõ - Sử dụng những cầu nối để chuyền sang chủ đề tiếp theo - Ghi chép đề vạch ra những điểm cơ bản

17 Kỹ thuật tìm hiểu và đánh giá đối tác

Trả lời: - Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của

mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những

điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác

- Đề ra mục tiêu: Mục tiêu đề ra càng cụ thê càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yêu tô như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chỉ phí, mức độ chấp nhận

- Chuẩn bị nhân sự - Lựa chọn chiến lược, chiến thuật 18 Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá đối tác thuộc phía mình và sai trái thuộc về phía bên kia

Trả lời: - Thu thập thông tin đối tác

- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh

- Lên kế hoạch cụ thể

- Chú ý đến cử chỉ, thái độ của đối tác

- Trình bày quan điểm khôn khéo, linh hoạt - Xác minh và phát huy được hết lợi thế cạnh tranh của mình

19 Vẫn đề nhân sự trong tô chức đàm phán Trả lời:

- Lựa chọn thành phần đàm phán Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ năm trong tay 80% thành công, ngược lại hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với sô thành viên trong phái đoàn

- Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán - Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau - Thành viên trong đoàn đàm phán bao gồm :Trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ

thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cân)

- Vai trò của trưởng đoàn đàm phán: Trong phương pháp đồng đội thì quan trọng

nhất là phân công một cá nhân dẫn dắt nỗ lực đàm phán Vai trò dẫn dắt bao gồm Cả VIỆC

triệu tập cuộc họp, lập và duy trì lịch, lên kế hoạch, phân công trách nhiệm nghiên cứu và chuẩn bị, triển khai chương trình nghị sự cho các cuộc họp và ra quyết định sau cùng về

vi tri van dé va cau trac của khuân khô đàm phán

20 Kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật nghe và kỹ thuật truyền đạt thông tin trong đàm phán

Trả lời: - Kỹ thuật nghe: Người đàm phán giỏi là người biết lắng nghe, điều đó sẽ giúp họ thành công Vì khi lắng nghe bạn mới biết đối tác nói gì, đang cần gì và có những mong muốn như thế nào điều đó giúp bạn nắm bắt được tâm lý của đối tác, giúp bạn dễ dàng hơn khi thuyết phục họ Đối tác cũng càm thấy được tôn trọng hơn khi được lắng nghe,

tạo thiện chí hơn khi đàm phán

II

- Kỹ thuật đặt câu hỏi: một cách khôn ngoan và đúng lúc với từ ngữ sử dụng hợp lý,

vừa đảm bảo thăm dò, khai thác có được thông tin mong muốn, kiểm soát được chiều

hướng phát triên của quá trình đàm phán, nang cao vi thé mặc cả bằng việc giữ thế chủ

động Cách hỏi khéo léo có thê đem lại cho bạn một lượng thông tin lớn cần thiết dé bạn

sử dụng chiến thuật trong đàm phán Cách đặt câu hỏi nhằm vào một số mục đích chính sau: Thu thập thông tin, Kiểm tra độ hiệu biết và mức độ quan tâm của đổi tác, Xác định phong cách ứng xử, Tạo sự hòa nhập, Đưa ra các giải pháp hiệu quả, Dành đủ thời gian

cân nhắc kỹ van đề được đưa ra đàm phán, Tiến đến thỏa thuận,

- Kỹ thuật truyền đạt thông tin: Cần biết chính xác cái mà mình nói, quan sát phía bên kia trong quá trình trao đổi, ngôn ngữ biêu đạt phải rõ ràng, ngắn gọn, mạch lạc, tông kết vẫn đề, đưa ra ý kiến quan điểm và làm rõ những điểm mà đối tác chưa rõ Giai đoạn truyền đạt thông tin nhằm mục đích thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, nguyện vọng của đôi tượng đàm phán; Làm sáng tỏ mục đích của đối tượng đàm phán; Phân tích, kiểm tra lập trường quan điểm của đối tượng đàm phán; Tùy theo khả năng mà xác định phương hướng hoạt động tiếp theo giúp cho việc thông qua quyết định

được dễ đàng

21 Vì sao người ta lại nói rằng “vạn sự khởi đầu nan- cái bắt đầu bao giờ cũng khó”? Hãy trình bày những khó khăn khi mở đầu đàm phán?

Trả lời: - Vì trong cuộc sống, những điều không thuận ý vẫn luôn tồn tại, vì vậy nêu bạn có

khởi đầu không tốt thì cũng đừng nản lòng Khi làm một việc gì đó ban đầu thường khó

khăn, không dễ đạt được thành tựu, mục đích ngay lập tức Nhưng chỉ cần hiểu được có sự kiên trì và hết lòng bền bí vượt khó thì mới nhận được quả ngọt Một người thành

công không bao giờ chùn bước nếu biết việc mình muốn hoặc phải làm quá khó - Khó khăn khi mở đầu đảm phán:

+ Có thê xuất hiện thái độ ác cảm, thiện cảm (an tượng ban đầu) tự nhiên giữa mọi

người Ân tượng có thê tác động tích cực hay tiêu cực ảnh hưởng đến quá trình đàm phán

+ Thành kiến và định kiến: Ân tượng ban đầu có thê dẫn đến thành kiến hay định

kiến

22 Thời gian, địa điểm và năng lực đàm phán có ảnh hưởng như thế nào đến

thành công của cuộc đàm phán? Trả lời:

- Thời gian giao hàng là thời gian mà người bản phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Nếu các bên không có thoả thuận giao dịch nào khác thì đây cũng là thời điểm các bên di chuyên các rủi ro, tôn thất về hàng hoá từ người bán sang người mua

- Địa điểm giao hàng: Đây là nội dung liên quan tới các phương thức chuyên chở hàng hoá và là cơ sở điều kiện giao hàng Nội dung này phải được quy định chặt chẽ, cụ thê và chỉ tiết dé tránh được những trục trặc trong giao hang, t6n chi phi, mat mat

- Năng lực đàm phán: người có năng lực đàm phán sẽ rất quan trọng vì nếu là người giỏi thì cuộc đàm phán đó sẽ có thể thành công, tạo lợi thế về phía mình và áp đảo được bên kia

23 Những vẫn đề cơ bản khi đàm về số lượng và chất lượng hàng hoá? Trả lời:

* Chất lượng hàng hoá: - Chất lượng theo mẫu: theo phương pháp này chất lượng hàng hoá được xác định căn cứ vào chất lượng của một số ít hàng hoá được gọi là mẫu do người bán đưa ra và người mua thoả thuận Cả người mua và người bán phải giữ mẫu để làm căn cứ khi có tranh chấp hợp đồng

- Chất lượng theo tiêu chuẩn quy định

- Chất lượng theo thoả thuận

- Chất lượng theo nhãn hiệu quy định * Số lượng hàng hoá:

- Trong quá trình đàm phán trước hết phải xác định rõ đơn vị tính số lượng - Thống nhất phương pháp quy định số lượng Trong thực tế mua bán người ta có thê quy định số lượng bằng một trong hai cách sau:

+ Bên bán và bên mua quy định cụ thê số lượng hàng hoá mua bán đó là một số lượng khẳng định đứt khoát khi thực hiện hợp đồng các bên không được phép giao nhận theo số lượng khác với những số lượng đó Phương pháp này thường được áp dụng với

những hàng hoá có đơn vị tính là cái, chiếc,

+ Bên bán và bên mua quy định một phỏng chừng số lượng hàng hoá mua bán Khi thực hiện hợp đồng các bên có thê giao nhận theo số lượng cao hơn hoặc là số thấp hơn quy định dung sai về số lượng được gọi là điều khoản phỏng chừng Áp dụng với những hàng hoá rời: xi măng, than,

- Thống nhất phương pháp xác định trọng lượng - Phương pháp xác định số lượng: quy định cụ thể hoặc quy định phỏng chừng

13

24 Tại sao giá cả lại là trọng tâm của đàm phán? Những nội dung đàm phán

về giá cả hàng hoá?

Trả lời: - Giá cả là trọng tâm của đảm phán: có nhiều nhân tổ liên quan đến đàm phán, nhu

cầu và lợi ích của người đàm phán biêu hiện ở nhiều phương diện nhưng giá trị hầu như

là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc đàm phán Đó là vì trong đàm phán hình thức

biểu hiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp nhất lợi ích của đôi bên đàm phán, trong

rất nhiều tình huồng hoặc ít nhiều đều có thể tính toán qua giá cả Trong đàm phán chúng ta một mặt phải lay gia ca làm trung tâm, kiên trì lợi ích của mình, mặt khác lại không thể

chỉ hạn chế giá cả mà kết hợp với các nhân tô khác

- Nội dung đàm phán về giá cả: + Giá cả là giá cả thị trường các bên giao dịch cần phải thống nhất về mức giá, phương pháp xác định, cơ sở của g1á cả và việc giảm gia

+ Giá phụ thuộc vào chính sách giá của chủ thể là tích cực hay tiêu cực + Trong giao dịch thương mại bên bán thách giá, bên mua trả giá + Nguyên tắc đặt giá và trả giá trong giao dịch: thách giá phải cao và nhượng bộ từ từ

25 Những phạm trù sau có ý nghĩa gì trong đàm phán: tên gọi, nhãn hiệu, thương hiệu và quy cách chúng loại hàng hoá? Đàm phán về vấn đề này cần chú ý những gì?

Trả lời: * ƒ nghĩa: Tên hàng là điều khoản quan trọng bậc nhất trong việc xác định đổi tượng hợp đồng Các cách diễn tả tên hàng:

- Tên thông thường của hàng hoá ổi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó

- Tên hàng hoá được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá đó Hàng hoá là đặc sản của vùng miền

- Tên hàng hoá đi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó Sản phẩm của nhà sản

xuất nôi tiếng - Tên hàng hoá đi kèm với quy cách chính hoặc là tính năng chủ yếu - Tên hàng hoá đi kèm với công dụng của hàng hóa đó

- Tên hàng hóa đi kèm với số hiệu, danh mục hàng hoá thông nhất đã được ban

hành

- Quy cách chủng loại hàng hóa: là cách dùng để xác định tên hàng.cách thức thê hiện sản phâm như thế nào Ví dụ xe tải 2,5 tan khac 1,5 tan

- Nhãn hiệu: tên, hình vẽ, biểu tượng, màu sắc hoặc tổng hơp để phân biệt hàng hóa này với hàng hóa khác, sản phâm của doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác

- Thương hiệu: thể hiện giá trị vô hình, và đòi hỏi sự báo hộ của nhà nước, phức tạp hơn rất nhiều

* Lưu ý: Xác định tên hàng chính xác, cụ thể, không gây hiệu lầm

26 Trình bày bối cảnh đàm phán ảnh hưởng như thế nào đến thành công của cuộc đàm phán? Ví dụ mình họa

Trả lời: Những thông tin (Bồi cảnh đàm phán) tác động đến cuộc đàm phán: a/ Nhóm thông tin về đối tác:

- Tìm hiểu tiểu sử đối tác + Những cuộc thương lượng đối tác không thành công: khai thác qua hồ sơ tranh

tụng trong khứ tìm hiểu nguyên nhân thát bại điều này có thể giúp ta khai thác được điểm

yếu của đối tác + Quan điểm đối phương: một trong những thông tin quan trọng ban đầu cần tìm hiểu khi bước vào cuộc đàm phán nam được quan điểm này ta sẽ có bước chủ động nhất định

Ví dụ trong lĩnh vực kimh doanh:

- Khách hàng Anh Quốc: + Thích các loại private brands (các nhãn hiệu của các nhà phân phối) + Quan tâm đến nền tảng (tiểu sử), danh tiếng của công ty

+ Thường sử dụng biện pháp yêu cầu báo giá với khối lượng lớn và đặt hàng với khối lượng nhỏ hơn để tìm hiểu giá sàn và yêu cầu giảm giá

+ Tương đối lịch sự khi đàm phán + Chat lượng là yếu tô quan trọng nhất + Lưu ý về ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh) VD: Liên quan đến hợp đồng cung cấp 800.000 tấn gạo cho Philippines, phân tích của một số doanh nghiệp xuất khâu, cho rằng đã có sai lầm trong nhận định tình hình

Theo ông Tuấn của Thịnh Phát, đối thủ lớn nhất của Việt Nam trong thực hiện hợp đồng cung cấp gạo cho Philippines chỉ có Thái Lan, bởi xét về cự ly giao hàng đến

15

Philippines, thì Ân Độ và Pakistan xa hơn Việt Nam rất nhiều và giá bán của họ cũng cao hơn

Một lý do khác cũng được ông Tuấn dẫn chứng cho sự sai lầm này, đó là trước khi

đầu thầu, NFA đưa ra tiêu chuẩn: chỉ chấp nhận nhập gạo không quá 4 tháng, kẻ từ khi

được thu hoạch Trong khi đó, Thái Lan họ đã ngưng mua kể từ tháng 2-2014, có nghĩa là

gạo của Thái Lan chủ yếu là tồn kho của năm 2013 và 2012

“Như vậy, nếu căn cứ vào các yếu tổ như tiêu chuân chấp nhận nhập khâu của Philippines (gạo không quá 4 tháng); thời gian Thái Lan nhập kho gạo (từ trước tháng 2- 2014) và thời gian nhận hàng của Philippines (từ tháng 5 đến tháng 8-2014), thì rõ ràng coi như chỉ còn một mình chúng ta (Việt Nam) một chợ thôi”, ông Tuần phân tích

Thực tế, khi NFA công bồ kết quá đâu thầu của hợp đồng này vào ngày 15-4-2014 rồi, đại diện của Thái Lan chỉ bỏ thầu cung cấp với khối lượng vỏn vẹn chỉ 100.000 tấn

Theo giám đốc của một doanh nghiệp xuất khâu gạo khác ở ĐBSCL (không muốn nêu tên), giá trúng thầu của Việt Nam là quá thấp “NFA đã công bố ngân sách dự kiến bỏ ra đề mua 800.000 tấn được quy ra tương đương với giá đạt khoảng 477 đô la Mỹ/tấn

Như vậy, nếu là người giỏi, anh phải biết bỏ thầu với giá nào cho hợp lý, đằng này so với đối thủ lại thấp hơn đến hơn 30 đô la Mỹ/tắn, bình quân chưa đến 440 đô la Mỹ/tấn nữa”,

vị này cho biết b/ Nhóm thông tin về các yếu tố môi trường: Để tham gia vào một cuộc đàm phán, ngoài việc các bên phải có các thông tin về

nhau, phải hiểu nhau thì thông tin về môi trường là thông tin mà 2 bên không thể bỏ qua

khi phải tìm hiệu trước khi tiễn hành đàm phán Thông tin về các yếu tô môi trường đóng góp rất lớn vào kết quả của cuộc đàm phán

Trước tiên, nói đến thông tin về các yêu tô môi trường ta phái nói đến bối cảnh quốc tế, khu vực và trong nước trước khi diễn ra cuộc đàm phán Từ các thông tin về bối cảnh sẽ cũng cấp cho ta những sự kiện mới nhất, hay những thay đối mới nhất trong tình hình quốc tế, khu vực và trong nước Từ đó để ta có những điều chỉnh phù hợp về các phương án giải quyết trước khi bước vào cuộc đàm phán Đồng thời, điều này sẽ tạo cho những người tham gia đàm phán cảm thấy tự tin với những thông tin mà mình có Có thê nói, những thông tin về bối cảnh sẽ đóng góp phần không hè nhỏ vào kết quả của cuộc đàm phán

READ: Trinh bay van dé thông tin trong đàm phán kinh tế và kinh doanh quốc tế

Hơn nữa, nói đến Thông tin về yếu tố môi trường là phải kê đến yếu tố thời gian và

địa điểm Thời gian cần nói đến ở đây là thời gian bắt đầu cuộc đàm phán, và độ dài thời

gian của cuộc đàm phán Thông tin về thời gian có quan hệ mật thiết với bối cảnh quốc tế và trong nước do vậy, thông tin thời gian sẽ quyết định phần nào đó thông tin về bồi cảnh mà người tham gia đàm phán có thê thu thập được Còn thông tin về thời gian (độ dài của cuộc đàm phán) sẽ giúp các bên chuẩn bị tâm lí trước khi và trong khi cuộc đàm phán diễn ra, và góp phần đưa ra những phương pháp giải quyết cho phù hợp nhất và phù

hợp với thời gian đã thỏa thuận giữa các bên Về địa điểm, thông tin về địa điểm sẽ giúp

ta hiểu rõ về cơ sở vật chất, khí hậu, địa hình, và bối cảnh tại nơi diễn ra đảm phán để có những sự chuẩn bị tốt nhất khi đến với cuộc đàm phán

Còn thông tin về dư luận sẽ ảnh hưởng như thế nào đến đàm phán? Dư luận là hiện

tượng tâm lí bắt nguồn từ một nhóm người, biểu hiện bằng những phán đoán, bình luận

về một vấn đề nào đó kèm theo thái độ cảm xúc và sự đánh giá nhất định, được truyền từ

người này tới người kia, nhóm này sang nhóm khác Nó có thể được truyền đi một cách tự phát hoặc được tạo ra một cách cô ý Nếu được lan truyền rộng rãi và lặp lại thì tro

thành dư luận xã hội Do vậy, nếu có được thông tin về dự luận thì ta sẽ có những cách

giải quyết, xử trí hợp lý và phù hợp với dư luận

Ví dụ: Trả lời phóng viên báo Lao động, Luật sư — tiến sĩ Hoang Ngoc Giao là Viện trưởng Viện Nghiên cứu chính sách và pháp luật (trực thuộc Liên hiệp các Hội Khoa học

Kỹ thuật Việt Nam), nguyên Phó Vụ trưởng Ban Biên giới chính phủ đã nói “Từ lời nói, trên phương diện ngoại giao cũng như thông tin tuyên truyền đã thê hiện rõ dã tâm của TQ là bằng bất kỳ mọi giá phải xuống phía nam, độc chiếm biên Đông, mặc dù họ luôn nói là săn sàng giải quyết bằng hòa bình, đàm phán Nhưng sợ dư luận quốc tế nên TQ không dám đàm phán đa phương, chỉ đàm phán song phương Ngay cả đàm phán song phương, nếu giải quyết bằng cơ chế thứ 3 tức là cơ chế tài phán quốc tế như Philippines đã đề xuất, thì TQ lại từ chối.” ở đây ta thấy, Trung Quốc đã tận dụng được những nguồn thông tin về dư luận để có những phương hướng và chiến lược hay cách thức đảm phán phù hợp và có lợi cho Trung Quốc

Ngoài những thông tin kể trên, ta không thế không nói đến thông tin về luật Việc

cập nhật nhưng văn bản luật sẽ giúp ta có những lí lẽ vừa thấu tình vừa đạt lí khi thuyết

phục đôi phương đồng thời có cơ sở pháp luật để xây dựng nên các phương án giải quyết một cách hợp pháp nhất trong đàm phán

17

Tóm lại, từ những phân tích trên cho thấy, để bước vào một cuộc đàm phán, ta không phải chí dựa trên nhưng thông tin về mình về ta Mà mỗi người khi bước vào đàm phán phải tìm hiểu cả các thông tin về yêu tổ môi trường Bên nào tận dụng được các yêu tố về môi trường sẽ chiếm ưu thế cao trong cuộc đàm phán Nó chính là yếu tố khách quan quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán

c/ Nhóm thông tin về mình:

— Những thông tin có lợi cho phía ta + Những thông tin nội bộ chứng minh cho quan điểm mình đưa ra Ví dụ: Trong cuộc đàm phán Nhật Bản- Trung Quốc về tranh chấp lãnh thô trên quần đảo Điều Ngư/Senkaku, 2 bên đưa ra những chứng cứ chứng minh chủ quyền của mình trên quần đảo này

Trung Quốc đưa ra thông tin đã tìm thấy một bản đồ do phương Tây vẽ từ thế kỷ 19 chứng minh chủ quyền của Bắc Kinh đôi với quần đảo Điều Ngư/Senkaku đang có tranh chấp với Nhật Bán trên Biển Hoa Đông là tắm bản đồ do viên đại tá người Pháp Pierre

Lapie va con trai vẽ vào năm 1832 tìm thay tại một hiệu sách có tên Schwilden nằm trên duong Galerie Bortier tại thủ đô Bruxelles

READ: Trình bày Các cách nhận biết các loại nhu cầu của đối tác trong đàm phán

và ý nghĩa của chúng đối với một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế Nhật Bản: Theo thông tin trên trang web của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, chính bản đồ thể giới của Trung Quốc xuất bản năm 1960 cũng cho thấy Senkaku thuộc lãnh thổ Nhật Bản Đồng thời, ông Koichiro Gemba còn trích dẫn lá thư đánh giá gửi cho một người Nhật Bản của viên lãnh sự Trung Quốc lúc bấy giờ tại Nagasaki vào năm 1920, mô tả “quan đảo Senkaku thuộc quận Yaeyama, tinh Okinawa”

Những thông tin này thường được mỗi bên sử dụng để khẳng định và chứng minh cho quan điểm của mình trong cuộc đàm phán Ngoài ra nó còn được sử dụng vào mục đích truyền thông để có được sự ủng hộ của dư luận trong nước cũng như dư luận quốc tế

+ Những thông tin chứng minh thực lực bản thân

Ví dụ: Mỹ lần đầu công bố quy mô kho vũ khí hạt nhân Cùng thời điểm Hội nghị

kiểm điểm thực hiện Hiệp ước không pho bién hat nhân (NPT) khai mạc tại New York,

ngày 3/5, Mỹ đã lần đầu tiên tiết lộ về quy mô kho vũ khí hạt nhân của nước nảy, vén lên bức màn bao phủ những con số từng một thời được coi là “tối mật Theo thông cáo của Lầu Năm Góc, “tính đến ngày 30/9/2009, kho vũ khí hạt nhân của Mỹ có 5.113 đầu đạn.”

Công bố những thông tin về thế mạnh của bản thân là cách hữu hiệu để gây áp lực lên đối phương, dé dàng chiếm ưu thế và có tiếng nói mạnh mẽ trên bàn đàm phán

— Những thông tin bat loi cho phía ta Những thông tin này được sử dụng đề tính đến trường hợp xấu nhất, chuẩn bị trước

tỉnh thần, tránh lâm vào thế bị động khi đối phương sử dụng chính những thông tin nay

gây bắt lợi cho ta =>> Có thê nói thông tin (Bồi cảnh đàm phán) có vai trò rất quan trọng và quyết định đến việc thành bại của cuộc đàm phán Chính sự quan trọng của thông tin buộc

chúng ta phải tìm hiểu và chọn lọc thông tin một cách khôn khéo Chúng ta cần phải biết

lựa chọn những thông tin hợp lý, phù hợp cho cuộc đàm phán - Bối cảnh của đàm phán ảnh hưởng rất lớn đến thành công của một cuộc dam phán Nội dung của bối cảnh đàm phán bao gồm các yếu tố khách quan vẻ tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, trong đó những yếu tô kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến đàm

phán kinh doanh quốc tế VD tình hình SX và tiêu dùng, lãi suất, lạm phát Điều quan

trọng của các nhà đàm phán là nắm được chiều hướng biến động của các yếu tô đó đề xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng trong tương lai

— Nếu xét theo phạm vi ảnh hưởng của đàm phán còn phải quan tân đến bố cảnh chung và bối cảnh riêng Bồi cảnh chung là bối cảnh bao trùm, mang tính quốc tế, có anh hưởng đến tất cả các bên Bồi cảnh riêng là bối cảnh của từng bên, có ảnh hưởng trực tiếp đến ý đồ kế hoạch, yêu cầu và quyết định của từng bên Bồi cảnh chung và bồi cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhưng bối cảnh riêng thường có ảnh hưởng trực tiếp với mức

độ lớn hơn đối với bối cảnh từng bên

— Trong đàm phán cần giữ bí mật bối cảnh của mình, đồng thời thăm dò, tìm hiểu bối cánh của đối tác để có cách ứng xử và đưa ra quyết định phù hợp

27 Trình bày Các cách nhận biết các loại nhu cầu của đối tác trong đàm phán và ý nghĩa của chúng đối với một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế

Trả lời: Có 4 cách xác định nhu cầu của đối tác trong đàm phán: 1 Đặt câu hỏi

Là cách thức thông thường đề có được thông tin Thông qua công cụ thăng thắn này cùng với những thông tin khác, chúng ta có thê khám phá ra các nhu cầu của đối phương, mục tiêu anh ta đang theo đuôi Trong thương lượng, sử dụng các câu hỏi nhu cầu thường bao hàm 3 quyết định:

19

+ Nên hỏi những câu hỏi nào

+ Nên diễn đạt chúng ra sao

+ Hỏi lúc nào

— Nên tìm kiếm những câu hỏi thăng thắn nhằm thu thập thêm thông tin, tránh

những câu hỏi có tính hướng dan dé nhận được câu trả lời theo ý muốn Hầu hết các câu hỏi đều thuộc 5 dang sau:

+ Câu hỏi tổng quát: câu hỏi không đặt ra giới hạn —> Câu trả lời không thể kiểm

soát được + Câu hỏi trực tiếp: Đặt ra những giới hạn —> Câu trả lời có thể kiểm soát được

trong giới hạn

+ Câu hỏi có định hướng: —> Câu trả lời có thể kiểm soát được

+ Câu hỏi nhằm tìm sự kiện: —> Câu trả lời có thể kiểm soát được, hoặc ko kiểm soát được

+ Câu hỏi tham khảo ý kiến: —> Câu trả lời có thê kiêm soát được Cách thức diễn đạt, theo lẽ thường phải giải thích lý do (nếu có thể) mỗi khi nêu câu

hỏi như vậy sẽ tránh được sự bối rối của người được hỏi hoặc có thê không nêu nên

những câu hỏi mang tính ép buộc sẽ làm cho việc thảo luận trở nên tốt đẹp Nhứng câu hỏi được cân nhắc cần thận, ngắn gọn và đi vào trọng tâm

2 Sử dụng những lời tuyên bố — Việc sử dụng những lời tuyên bố là một cách thức không những giúp bạn kiêm soát được cuộc thương lượng mà còn cung cấp cho đối phương những thông tin mà bạn muốn cung cấp cho anh ta Những lời tuyên bố có thê giúp thăm dò phản ứng của đối tác,

nhờ đó có thê dự đoán được những vấn đề đối tác quan tâm, mục tiêu của họ

3 Lắng nghe — Chú ý lắng nghe đối phương về cách dung từ, cách đặt câu, cách thức diễn đạt, giọng nói tất cả những cái này cho ta những chỉ dẫn về các nhu cầu ấn đằng sau những

lời nói của anh ta, thậm chí tính cách, trình độ, những điểm yếu, điểm mạnh của đối

phương — Một người lắng nghe thành công phải có đầu óc cởi mở và phải thoát khỏi những

thành kiến, định kiến có sẵn Những cách biểu đạt và cách thức lời nói được nói ra

thường nói lên một ý nghĩa tâm lý nào đó Nó chỉ dẫn cho chúng ta thấy những gì diễn ra trong suy nghĩ của đôi phương

4 Thông qua các phương tiện truyền thông không lời

— Ngoài việc lắng nghe đối phương nói đề tìm hiểu những nguyện vọng và yêu cầu của họ còn phải biết quan sát những cử chỉ của đối tác vì cử chỉ mang một ý nghĩa rất quan trọng chúng biêu đạt nhiều sắc thái khác nhau và hàm chứa những ân ý và ngụ ý về tâm lý Vì vậy quan sát một cách cần thận và liên tục cử chỉ của đối phương có thể giúp chúng ta phần nào hiểu được suy nghĩ của đối tac

— Chúng ta có thể lưu ý một số biểu hiện:

+ Phát ra những tiếng ho

+ Chớp mắt

+ Điệu bộ

— Tuy nhiên có những điều khó khăn trong việc đánh giá các hình thức truyền đạt

không lời do chúng có liên hệ ở một mức độ đáng kẻ đến các sinh hoạt tiềm thức cũng

như sinh hoạt cảm tính, đối với trường hợp này cần phải sử dụng đến trực giác và phải chú ý tới sự khác biệt về văn hóa

28 Khi đàm phán vì sao phải quan tâm tới lợi ích của các bên? Những sai lầm trong quan niệm lợi ích khi đàm phán?

Trả lời: Khi đàm phán thì phải quan tâm đến lợi ích của các bên: vì các bên đàm phán là vì

lợi ích của mình, tuy nhiên lợi ích của mình lại bị giới hạn bởi lợi ích của bên đối tác và

trong nhiều trường hợp thì những lợi ích này mâu thuẫn với nhau Nên khi đi đàm phán không chỉ quan tâm tới lợi ích của mình mà phái quan tâm tới lợi ích của các bên đối tác nữa thì mới giải quyết được lợi ích của mình

Những sai lầm trong quan niệm lợi ích khi đàm phán là:

+ Chỉ biết lợi ích của mình mà không biết lợi ích của đối tác + Chỉ biết lợi ích trước mắt mà không biết lợi ích lâu dài

+ Không nhìn nhận lợi ích trong mối quan hệ tông thể quan hệ giữa hai bên mà chỉ

nhin nhận hạn hep trong cuộc đàm phán đó

+ Đặt một lợi ích vô giới hạn mà lơi ích trong đàm phán là một lợi ích có giới hạn 29 Những nhiệm vụ và yêu cầu của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán?

Trả lời: *Nhiém vu:

- Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc trong trường hợp xấu nhất đạt được nhiệm vụ dự

phòng

21

- Báo đảm bầu không khí thuận lợi khi kết thúc đàm phán - Kích thích đối tác hoàn thành công việc đã định trước

- Trong trường hợp can thiết, tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác và đồng nghiệp của họ

- Tom tat toàn bộ nội dung và rút ra kết luận cơ bản dễ hiểu cho mọi người tham gia đàm phán

niệm mơ hồ, lẫn lộn về nội dung

- Chúng ta cần phải làm cho kết luận có dạng dễ tiếp thu Trong kết luận không được chứa từ ngữ thừa, trong giai đoạn cuối cùng không cho phép phát biêu rời rạc

- Kết thúc đàm phán phải gây được ấn tượng cho họ Phần cuối cuộc đàm phán, ý nghĩa cơ bản duy nhất được tách ra và trình bày rõ ràng, có tính thuyết phục Tất cả

những điều đã được phát biểu từ trước phải tuân thủ tư tưởng cơ bản này, kết thúc không

chuẩn xác và nhạt nhẽo có thể làm tiêu tan ấn tượng và tác dụng của tất cả bài phát biểu

của chúng ta - Nhiều đối tác khi kết thúc đàm phán đưa ra lý lẽ mạnh mẽ nhưng quên rút ra

những kết luận từ những luận điểm cơ bản của bài phát biểu của mình và phải trình bày

- Nhận biết chiến thuật bên kia đang sử dụng và tránh làm cho họ tức giận hoặc phòng thủ, đồng thời tránh rơi vào bẫy của họ

- Trì hoãn, tìm thời gian để suy nghĩ Thay vì đưa ra hoặc phản ứng thái quá, hoặc gây ra áp lực, hãy tìm cách làm giảm nhịp độ và tốt nhất là tạm dừng đàm phán

- Làm chậm lại các cuộc hội thoại mang tính đối đáp bằng cách xem xét các cuộc thảo luận

- Tìm cách thay đôi vấn đề đang thảo luận có nhiều xung đột bằng những van dé ít

- Tìm cách nhắc cho đối phương những gì đã đạt được trong quá trình thỏa thuận và

lợi ích của nó đề hai bên hạn chế xung đột Nghĩ đến BATNA của mình và sử dụng khi thấy cần thiết

- Cố gang lay được thảo luận cởi mở là tại sao một cái gì đó là một van dé va yêu cầu các đối tác đàm phán của bạn lý do tại sao họ có vấn đề với đề xuất của bạn

- Cô gắng khởi động não về kết quả có thể bằng cách đặt ra "nếu " đề xuất như là một cách đề đáp ứng sự phản đối của họ

- Hãy thử yêu cầu họ (trong một thiết lập trong chính thức) cho lời khuyên của họ về những gì họ sẽ làm gì nếu họ ở vị trí của bạn, điều này có thê giúp họ hiểu rõ hơn về

vị trí của bạn và trở thành đồng cảm hơn với tình hình của bạn

- Nếu họ nhắn mạnh rằng đề xuất của họ là công bằng cho cả hai bạn, hãy hỏi họ tại sao họ nghĩ rằng đó là công bằng

- Cố găng giúp họ tiết kiệm chi phí các giải pháp thay thể bằng cách chỉ ra hậu quả

của việc không đạt được một thỏa thuận - Không yêu cầu một cam kết cuỗi cùng cho đến khi một gói toàn diện đã được đặt lại với nhau thỏa man tat cả các bên

- Đôi khi bên kia là khả năng chống chịu di chuyên về phía trước trong các cuộc dam phan, ching minh BATNA cua ban ma khong gay ra một phản ứng tiêu cực

31 Thời điểm nào là tốt nhất cho việc quyết định và kết thúc đàm phan? Ky

thuật thúc đấy việc ra quyết định? Trả lời:

23

Bất kỳ cuộc đàm phán KD noà cũng có cao trào và thoái trào, ở đây xuất hiện câu hỏi: khi nào cần phải đưa đàm phán vào giai đoạn kết thúc — giai đoạn ra quyết định Tắt nhiên là không phải lúc cuộc đàm phán đang ở thời ky thoái trào Khi đàm phản đã đạt được một trong những đỉnh cao của mình thì cần phải chuyền sang giai đoạn kết thúc

Đề tăng tốc độ ra quyết định thường có hai phương pháp: a Tăng tốc trực tiếp:

Trực tiếp đưa ra quyết định cuối cùng Ví dụ: “chúng ta sẽ quyết định ngay lập tức về việc chuyền tín dụng ngân hàng sang tín dụng dài hạn”

Mỗi nguy hiểm nào sẽ chờ đón chúng ta? Tăng tốc trực tiếp có nhiệm vụ giải quyết hoàn toàn vấn đề Đó là cách ngắn nhất đi đến mục tiêu Chúng ta sẽ được nghe từ “không” trong 50% các trường hợp mà đổi tác phát ngôn

b Tăng tốc gián tiếp: Bằng các quyết định cuối cùng riêng lẻ mà chúng ta dần dần đưa đối tác đến mục tiêu cuối cùng Phương pháp này có ưu thế là giúp chúng ta sớm bắt đầu thực hiện mục tiêu của mình, giảm khả năng không may Các kiểu phương pháp tăng tốc ra quyết định như sau:

- Phương pháp ám thị: Các cách phát biểu phù hợp: Nếu như , Trong trường hợp nếu như , Giả sử rằng hầu như mọi người đều trải qua sự chống đối vô ý thức, thậm chỉ là cảm thấy sợ rơi vào tinh huéng phan van” bay giờ tôi cần phải giải quyết ntn?”

Bằng các câu như vậy ta đạt được đối tác trước quyết định cụ thê:

- Giải pháp theo giai đoạn: Có thể dự báo được kết luận cuối cùng của đối tác nếu

giả thiết rằng luận điểm cơ bản đã được thông qua Khi đó chỉ có thể thừa nhận giải pháp

sơ bộ hoặc giải pháp riêng lẻ Như vậy có thể gây tác động mạnh mẽ đến đối tác theo hướng cần thiết

Như vậy chúng ta đã ghi nhận những thời điểm riêng biệt của quá trình ra quyết

định trước khi đối tác đồng ý với quyết định

Bao gồm các bước:

- Xác định bộ phận mà hoạt động ở đó cần xem xét lại

- Xác định khối lượng công việc phải làm

- Xổ những yếu tổ cần thiết cho công việc của từng phân tử

- Lựa chọn, đào tạo cán bộ thừa hành trực tiếp hoặc giản tiếp

- Giải pháp lựa chọn: Có thê tăng hiệu lực của phương pháp giải quyết từng phần

bằng cách kết hợp với kỹ thuật đưa ra giải pháp lựa chọn