Luận án đã vận dụng các lý luận về xác định giá trị tài liệu để xây dựng một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu cho các trường Đại học ở Việt Nam Bên cạnh đó, còn có những bài vi
Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Tổ chức xác định giá trị tài liệu là một vấn đề vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn tài liệu lưu trữ, do đó, vấn đề này luôn được các nhà lưu trữ trong và ngoài nước quan tâm nghiên cứu Đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau Có thể nêu ra một số công trình nghiên cứu về vấn đề này như sau:
Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), NXB Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội; “Văn bản và lưu trữ học đại cương” của tác giả Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1996), NXB Giáo dục; “Phương pháp lựa chọn và hủy tài liệu ở các cơ quan” của tác giả Dương Văn Khảm (1998),
NXB chính trị Quốc gia; “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” cuả tác giả Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của tác giả Chu Thị Hậu (2016), NXB Lao động, những công trình này đi sâu nghiên cứu lý luận, cơ sở khoa học về xác định giá trị tài liệu, để giải thích và làm rõ hơn các vấn đề cơ bản của việc xác định giá trị tài liệu như: nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản, tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu
Ngoài ra, còn có một số công trình nghiên cứu vận dụng lý luận xác định giá trị tài liệu vào thực tiễn công tác lưu trữ ở các trường Đại học, như:
Luận văn Thạc sĩ “Cơ sở khoa học xác định giá trị các loại tài liệu có giá trị của các trường Đại học cần nộp vào lưu trữ” của tác giả Nguyễn Trọng Biên (năm
2002) đã vận dụng lý luận xác định giá trị tài liệu vào công tác lựa chọn tài liệu và đưa ra các tiêu chuẩn chọn lọc những loại tài liệu có giá trị của các trường Đại học cần nộp vào lưu trữ cơ quan của Trường Đại học để quản lý thống nhất từ đó đề xuất xây dựng một số nhóm tài liệu lưu trữ cần nộp vào lưu trữ cơ quan trường Đại học;
Luận văn Thạc sĩ “Xác định giá trị tài liệu trong các trường THCN Trung ương” của tác giả Trần Thị Loan ( năm 2004) Luận văn đã vận dụng cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu để xác định giá trị tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các trường THCN, trên cơ sở đó, đề xuất xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các trường THCN; Đề tài “Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” do tác giả Trần Thị Loan chủ nhiệm (năm 2008) Đề tài đã nghiên cứu, tìm hiểu thực tế thành phần, nội dung, ý nghĩa của các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, trên sơ sở đó xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội;
Luận án tiến sĩ “Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường Đại học Việt Nam” của tác giả Trần Thị Loan bảo vệ năm 2019 Luận án đã vận dụng các lý luận về xác định giá trị tài liệu để xây dựng một hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu cho các trường Đại học ở Việt Nam
Bên cạnh đó, còn có những bài viết mang tính tổng kết, đánh giá về công tác xác định giá trị tài liệu được đăng trên tạp chí Văn thư và lưu trữ, như:
Bài viết “Xác định giá trị tài liệu - Nhiệm vụ khó khăn nhất trong các lưu trữ hiện nay” của tác giả Nguyễn Liên Hương (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số
10/2011), bài viết đã khẳng định công tác xác định giá trị tài liệu luôn là một công việc khó trong các cơ quan, tổ chức làm công tác lưu trữ
Bài viết “Những nghiên cứu về XĐGTTL ở nước ta nửa thế kỷ qua” của tác giả Thanh Mai (Tạp chí Văn thư và lưu trữ Việt Nam, số 8/2012) Bài viết đã tổng kết những kết quả nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu của Việt Nam trong nhưng năm qua
Bài viết “Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất” của Nguyễn Anh Thư, Tạp chí Văn thư và lưu trữ Việt Nam số 05/2012
Trong bài viết này, tác giả đã khái quát một số khó khăn về công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn cho công tác xác định giá trị tài liệu cho các lưu trữ
Bài viết “XĐGTTL trong khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận và việc vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ ở nước ta” của tác giả Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận trên Tạp chí Văn thư và lưu trữ Việt Nam số 2/2015 Bài viết khẳng định xác định giá trị tài liệu là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công tác lưu trữ, đảm bảo cho việc lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản trong các lưu trữ để phục vụ cho các nhu cầu sử dụng sau này và loại bỏ các tài liệu không có giá trị
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
4.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức XĐGTTL tại Học viện CSND
Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức xác định giá trị tài liệu tại Học viện CSND từ năm 2001 đến nay Đây là thời điểm Trường chính thức được mang tên Học viện Cảnh sát nhân dân
Nội dung tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân, trong phạm vi luận văn này bao gồm các vấn đề cơ bản như:
+ Hoạt động quản lý về XĐGTTL + Tổ chức thực hiện nghiệp vụ XĐGTTL
Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài:
- Phương pháp phân tích hệ thống, tổng hợp vận dụng trong việc thu thập và xử lý thông tin, số liệu
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được vận dụng để thấy được điểm khác biệt giữa lý luận, quy định của Nhà nước và thực tế hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
- Phương pháp khảo sát thực tế: Để thực hiện đề tài này, tác giả tiến hành khảo sát thực tế công tác lưu trữ nói chung và hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân Phương pháp này giúp cho việc đưa ra các nhận xét, đánh giá trong đề tài mang tính thực tiễn cao
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: được các tác giả sử dụng để thu thập các thông tin, số liệu thực tế thông qua việc giao tiếp bằng lời nói với đối tượng được phỏng vấn
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1 Về lý luận Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức xác định giá trị tài liệu và đề xuất các biện pháp nhằm vận dụng lý thuyết để tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Sản phẩm của luận văn có thể là tài liệu tham khảo hữu ích đối với học viên, sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và những người làm công tác lưu trữ trong các trường Công an nhân dân
6.2 Về thực tiễn Căn cứ kết quả khảo sát, đánh giá thực tế công tác lưu trữ nói chung và hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu nói riêng của Học viện Cảnh sát nhân dân, các biện pháp được đề xuất trong luận văn có thể được áp dụng để tiến hành tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân.
Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn được kết cấu thành 03 chương, gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức xác định giá trị tài liệu Chương 2: Thực trạng tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Cơ sở lý luận về tổ chức xác định giá trị tài liệu
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
“Tổ chức” là môt thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt, được hiểu ở rất nhiều góc độ khác nhau: dưới góc độ là một danh từ, “Tổ chức” có thể được hiểu là một hệ thống trong đó có nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung; dưới góc độ là một động từ, “Tổ chức” được hiểu là việc thực hiện các hoạt động để có thể xác định nên cơ cấu cũng như công việc phù hợp với từng nhóm người cụ thể và giao phó những điều đó cho một người với quyền hạn và trách nhiệm cao nhất để thực hiện các công việc trên Về bản chất “Tổ chức” là tập hợp của rất nhiều người, cùng thực hiện những công việc nhằm hướng tới sự hiệu quả cũng như hoàn thành được các mục tiêu chung đặt ra trước đó
Theo Từ điển Tiếng việt: “Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu sự tác động của môi trường đó” [33]
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam xuất bản năm 2005: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục đích chung” [32]
Từ các định nghĩa về tổ chức nói trên, có thể đi đến hiểu một cách thống nhất về “Tổ chức” như sau: “Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các thành viên trong một tập thể thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định để cùng thực hiện những mục tiêu cụ thể”
1.1.1.2 Khái niệm giá trị của tài liệu
Khi xem xét giá trị của tài liệu, các nhà Lưu trữ học thường đánh giá ở hai khía cạnh, đó là: mức độ đáp ứng thông tin của tài liệu và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu của người nghiên cứu Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, lĩnh vực hoạt động, thơi gian sử dụng, mỗi tài liệu sẽ có giá trị khác nhau Tuy nhiên, trong thực tiễn công tác lưu trữ, giá trị của tài liệu được chia làm hai nhóm chính: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử
Giá trị thực tiễn của tài liệu là việc sử dụng các thông tin của tài liệu để giải quyết các công việc đang được thực hiện ở hiện tại liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của xã hội, như: hoạt động quản lý, kinh tế - chính trị, quốc phóng - an ninh, văn hóa - giáo dục, khoa học - kỹ thuật, Giá trị thực tiễn của tài liệu còn được hiểu là giá trị hiện hành, không chỉ được tính ở giai đoạn văn thư (là nơi tài liệu bắt đầu được sản sinh ra), mà nó còn xuyên suốt trong thời gian tài liệu đó được đưa vào bảo quản trong Lưu trữ cơ quan sau khi công việc kết thúc theo quy định của Luật Lưu trữ , vẫn được đưa ra phục vụ các hoạt động thực tiễn của cơ quan, tổ chức
Giá trị lịch sử của tài liệu bắt đấu khi tài liệu đã hết thời gian bảo quản tại
Lưu trữ cơ quan được đưa vào bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử, nội dung tài liệu được sử dụng để nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử Giá trị lịch sử của tài liệu còn được thể hiện ở các yếu tố hình thức bên ngoài của tài liệu, như: ngôn ngữ thể hiện, chất liệu làm nên tài liệu hay hình thức trình bày của tài liệu,
1.1.1.3 Khái niệm xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị
1.1.1.4 Khái niệm tổ chức xác định giá trị tài liệu
Hiện nay, chưa có khái niệm về tổ chức xác định giá trị tài liệu, nhưng từ hai định nghĩa “tổ chức” và “xác định giá trị tài liệu” ở trên, tác giả đưa ra khái niệm
“tổ chức xác định giá trị tài liệu” như sau: “Tổ chức XĐGTTL là việc thực hiện các liên quan đến hoạt động quản lý và thực hiện nghiệp vụ XĐGTTL nhằm lực chọn tài liệu có giá trị, xác định thời hạn bảo quản phù hợp, đưa váo bảo quản tại các lưu trữ và loại ra các tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định của nhà nước”
1.1.2 Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, mục tiêu của tổ chức xác định giá trị tài liệu
1.1.2.1 Mục đích của tổ chức xác định giá trị tài liệu
- Tối ưu hóa số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong các cơ quan, tổ chức
- Giải phóng kho tàng, trang thiết bị, kinh phí bảo quản tài liệu
- Giảm các chi phí không cần thiết, tập trung các nguồn lực cho các hoạt động khác
1.1.2.2 Ý nghĩa của tổ chức xác định giá trị tài liệu
- Tổ chức XĐGTTL giúp cho việc quản lý chặt chẽ các tài liệu lưu trữ thông qua hoàn thiện thành phần hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ trong hệ thống các kho lưu trữ, loại hủy các hồ sơ, tài liệu, không phù hợp, không còn giá trị lưu trữ, khắc phục tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống giúp tiết kiệm diện tích kho tàng, phương tiện bảo quản và kinh phí cho cơ quan, tổ chức lưu trữ
- Tổ chức xác định giá trị tài liệu sẽ lựa chọn được được các tài liệu có giá trị đích thực vào các lưu trữ và loại bỏ khỏi lưu trữ những tài liệu không có giá trị hoặc đã hết giá trị
1.1.2.3 Yêu cầu của tổ chức xác định giá trị tài liệu
- Công tác tổ chức XĐGTTL phải đảm bảo tính khách quan nghĩa là khi xem xét quyết định lựa chọn các hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ, hoặc loại hủy các tài liệu hết giá trị, các cán bộ lưu trữ phải đánh giá trên nhiều yếu tố khác nhau chứ không được dựa vào quyết định của một cá nhân nào đó
- Tổ chức XĐGTTL phải bảo đảm tính chính xác: Tổ chức XĐGTTL bao gồm một loạt các hoạt động liên quan trực tiếp đến việc sống còn của tài liệu, do đó tổ chức XĐGTTL phải đảm bảo tính chính xác cao để lựa chọn được nhưng tài liệu có giá trị đưa vào lưu giữ và bảo quan và ngược lại loại hủy các tài liệu đã hết giá trị để giải phòng diện tích kho chứa, phòng bảo quản từ đó làm giảm chi phí cho cơ quan, đơn vị
Cơ sở pháp lý về tổ chức xác định giá trị tài liệu
Về cơ bản, Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam hiện nay đã đề cập đến nội dung tổ chức xác định giá trị tài liệu, tuy chưa tập trung, toàn diện các nội dung nhưng cũng khá đầy đủ, cụ thể:
1.2.1 Thực hiện các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 1.2.1.1 Xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư
Trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội XĐGTTL giai đoạn văn thư được quy định tại các Điều 9, Điều 11 và Điều 12 Mục 1 Chương 2, tại các điều luật này, có quy định rõ các vấn đề như: trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hay trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020, quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, nhưng có liên quan đến nội dung XĐGTTL trong giai đoạn văn thư, cụ thể tại Điều 28, Điều 29, Điều 30, Điều 31 Chương VI, có hướng dẫn chi tiết việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ
Tại Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của Bộ Công an, xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư được quy định khá rõ và cụ thể, gồm:
- Điều 9 Mục 1 Chương 2: Quy định về lập danh mục hồ sơ, cụ thể:
Căn cứ lập hồ sơ; Thẩm quyền ký duyệt danh mục hồ sơ và trách nhiệm củ bên tham gia lập danh mục hồ sơ, tài liệu là do bộ phận văn thư thuộc Văn phòng của các đơn vị
- Điều 10 Mục 1 Chương 2: Quy định về quy trình lập hồ sơ: Mở hồ sơ;
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào các hồ sơ liên quan và Sắp xếp, biên mục và kết thúc việc lập hồ sơ
- Điều 11 Mục 2 Chương 2: trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu, quy định thời gian giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
- Điều 12 Mục 2 Chương 2: quy định các yêu cầu về hình thức, nội dung và thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ
1.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ cơ quan
XĐGTTL trong giai đoạn LTCQ được quy định trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, quy định tại các Điều 10 Mục 1 Chương 2; Điều 15, Điều 16, Mục 2 Chương 2 và Điều 21, Điều 22 Mục 3 Chương
2, liên quan đến các nội dung như: trách nhiệm của LTCQ; Chỉnh lý, XĐGTTL; thời hạn nộp lưu và trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào LTLS
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ gồm 5 chương và 29 Điều, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, trong đó đăc biệt có các Điều, Khoản liên quan trực tiếp đến công việc mà tác giả đang làm, đó là quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao vào LTLS được quy định tại Điều 14 Chương 3 của Nghị định
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân
Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28/12/2018 của Bộ Công an quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân Trong Thông tư này, có giải thích cụ thể các tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Công an được đưa vào lưu trữ, và chia các tài liệu này thành 26 nhóm tài liệu khác nhau Tại phụ lục của Thông tư này, là BTHBQ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân, có quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho 282 hồ sơ, tài liệu của 26 nhóm tài liệu
Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/ 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục
Phụ lục của Thông tư là BTHBQ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ gồm 274 hồ sơ, tài liệu có thể áp dụng trong các cơ sở giáo dục đào tạo
Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ
Tại Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của Bộ Công an, XĐGTTL giai đoạn LTCQ cũng được quy định cụ thể như sau:
- Cũng tại Điều 12 Mục 2 Chương 2 có quy định về thành phần và thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử (tại Điểm b, Điểm c Khoản 2)
- Điều 14 Mục 3 Chương 2 quy định trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung, yêu cầu trong công tác chỉnh lý tài liệu
- Điều 15 Mục 3 Chương 2 quy định về XĐGTTL căn cứ theo Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28/12/2018
1.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ lịch sử lịch sử
XĐGTTL trong giai đoạn LTLS được thể hiện tại các Điều 19, Điểu 20 Mục 3 Chương 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, trong đó Điều 19 đề cập đến trách nhiệm của LTLS trong việc LTTL; Điều 20 thì quy định quyền hạn của các LTLS trong việc LTTL
Tại Điểm C Khoản 2 Điều 12 Mục 2 Chương 2 của Thông tư số 08/2020/TT- BCA có quy định các tài liệu phải nộp vào LTLS và thời hạn phải giao nộp TL vào LT
1.2.2 Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Được quy định tại Điều 18 Mục 2 Chương II của Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13, có nêu rõ trách nhiệm của Hội đồng XĐGTTL, thành phần của Hội đồng XĐGTTL và lề lối làm việc của Hội đồng XĐGTTL
Trong Thông tư số 08/2020/TT-BCA, có quy định rõ thẩm quyền quyết định thành lập Hội đồng XĐGTTL do lãnh đạo Công an các đơn vị có tài liệu cần XĐGT ký quyết định thành lập và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ (Điều 16 Mục 3 Chương 2)
Cũng tại Điều 16 còn nêu rõ nhiệm vụ, thành phần và chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong Hội đồng XĐGTTL
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
Giới thiệu khái quát về Học viện Cảnh sát nhân dân
2.1.1 Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Học viện Cảnh sát nhân dân
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Học viện Cảnh sát nhân dân ngày nay - tiền thân là khoa Cảnh sát của trường Công an Trung ương (nay là Học viện An ninh nhân dân) Ngày 15/5/1968, Bộ Công an ra Quyết định số 514/CA/QĐ “Tách phân hiệu Cảnh sát nhân dân ra khỏi trường Công an Trung ương, thành lập trường riêng, có nhiệm vụ đào tạo bậc trung học cho lực lượng Cảnh sát nhân dân”, chính thức thành lập Trường Cảnh sát nhân dân
Ngày 02/9/1976, Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) ra Quyết định tách trường Cảnh sát nhân dân thành 02 trường là Trường Sĩ quan Cảnh sát nhân dân và Trường Hạ sĩ quan Cảnh sát nhân dân
Ngày 18/06/1980, Bộ Nội vụ có Quyết định số 14/QĐ-BNV đổi tên trường Sĩ quan Cảnh sát nhân dân thành trường Đại học Cảnh sát nhân dân
Ngày 02/10/2001, Bộ trưởng Bộ Công an ký Quyết định số 969/2001/QĐ- BCA(X15) nâng cấp từ trường Đại học Cảnh sát nhân dân thành Học viện Cảnh sát nhân dân trực thuộc Bộ Công an
Ngày 25/12/2006, Bộ trưởng Bộ Công an ký Quyết định số 2007/QĐ-BCA về bộ máy tổ chức của Học viện Cảnh sát nhân dân gồm 30 đầu mối, với 11 Khoa, 09 Phòng, 06 Bộ môn, 03 Trung tâm và 01 tạp chí
Ngày 24/3/2020, Bộ Trưởng Bộ Công an ký quyết định số 1989/QĐ-BCA quy định Bộ máy tổ chức của Học viện Cảnh sát nhân dân gồm 29 đầu mối với 17 Khoa, 08 Phòng, 03 Trung tâm và 01 Viện nghiên cứu
Căn cứ Quyết định số 1989/QĐ-BCA ngày 24/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện Cảnh sát như sau:
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng chương trình khung đào tạo và tổ chức đào tạo cán bộ có trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định Nhà nước và của Bộ Công an
- Tổ chức bồi dưỡng chức danh, nghiệp vụ Cảnh sát cho lãnh đạo, chỉ huy, cán bộ của lực lượng Công an nhân dân và bồi dưỡng nghiệp vụ Cảnh sát cho giảng viên, giáo viên các trường Công an nhân dân theo quy định
- Tham gia thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh cho lãnh đạo, chỉ huy, cán bộ trong Công an nhân dân và đối tượng khác theo quy định và theo phân công của cấp có thẩm quyền
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các nhiệm vụ khoa học về lý luận nghiệp vụ cảnh sát và lĩnh vực khác có liên quan đến công tác bảo đảm trật tự, an toàn xã hội và đấu tranh phòng, chống tội phạm theo quy định
- Thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức công tác tuyển sinh, chiêu sinh theo quy định
- Tổ chức in ấn, xuất bản: Giáo trình, sách, tài liệu dạy học khác; Tạp chí Cảnh sát nhân dân
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để tăng cường cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị phát triển Học viện và thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và của Bộ Công an
- Thực hiện công tác đảng, công tác xây dựng lực lượng của Học viện theo quy định
- Thực hiện các mặt công tác tài chính, hậu cần, y tế, trực ban, bảo vệ cơ quan và các mặt công tác khác của Học viện theo quy định của Nhà nước và của Bộ Công an
- Nghiên cứu, đề xuất kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế, hợp tác với các trường, các cơ quan, tổ chức ngoài ngành Công an về đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên và nghiên cứu khoa học theo quy định của Bộ Công an
- Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự bị chiến đấu theo quy định của Bộ Công an
- Tham gia xây dựng đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ Công an về bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng, chống tội phạm; tham mưu với Bộ trưởng những vấn đề về lý luận, khoa học, chủ trương, chiến lược, giải pháp bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội và đấu tranh phòng, chống tội phạm
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, chịu sự kiểm tra, thanh tra của cơ quan có thẩm quyền theo quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Học viện CSND do Bộ trưởng giao
Cũng theo Quyết định số 1989/QĐ-BCA ngày 24/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an, cơ cấu tổ chức của Học viện CSND gồm: Ban Giám đốc Học viện CSND;
Các hội đồng (04 Hội đồng); Các tổ chức Chính trị - Xã hội (04 Tổ chức); Các phòng chức năng tham mưu, phục vụ (08 Phòng); Các khoa giảng dạy về nghiệp vụ và các khoa giảng dạy về kiến thức khoa học cơ bản (17 Khoa); Tổ chức khoa học và công nghệ, đơn vị sự nghiệp công lập (04 Tổ chức)
Phụ lục 01 Cơ cấu tổ chức của Học viện CSND
2.1.2 Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Học viện Cảnh sát nhân dân
2.1.2.1 Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ của Học viện Cảnh sát nhân dân
Tình hình tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
2.2.1 Hoạt động quản lý XĐGTTL Xây dựng văn bản về CTLT và tổ chức XĐGTTL
Vì chưa thực sự hiểu và đánh giá đúng tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển bền vững của Học viện CSND Nên trong một thời gian dài, Học viện chưa có kế hoạch LT những tài liệu có giá trị do đó cũng chưa có hoạt động lựa chọn các tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản, lưu trữ, dẫn đến việc rất nhiều TLLT có giá trị của Học viện đã bị mất, bị tiêu hủy một cách rất vô tình mà không còn cách nào khôi phục được Cụ thể:
Từ năm 2001 đến năm 2014, CTLT của Học viện CSND chỉ là một trong các hoạt động của bộ phận văn thư thuộc Văn phòng Học viện, do đó chưa có một văn bản nào quy định cho CTLT của Học viện nên cũng chưa xây dựng được hệ thống công cụ hỗ trợ cho hoạt động Tổ chức XĐGTTL Từ năm 2015 đến tháng 09 năm 2021, tuy CTLT đã trở thành một hoạt động độc lập được bố trí về mặt nhân sự, hệ thống cơ sở vật chất nhưng CTLT lúc này vẫn rất mờ nhạt chưa tạo được dấu ấn, vì chưa xây dựng được hệ thống văn bản cho CTLT riêng và công cụ hỗ trợ cho việc XĐGTTL, mà áp dụng và thực hiện theo các Thông tư của Bộ Công an quy định về công tác lưu trữ: Thông tư 45/2018/TT-BCA, Thông tư 08/2020/TT-BCA
Chỉ đến khi, Bộ phận lưu trữ được tách ra hoạt động độc lập theo Quyết định số 1989/QĐ-BCA ban hành ngày 24/03/2020, Ban Giám đốc Học viện đã chỉ đạo cho bộ phận lưu trữ thuộc Trung tâm LT&TV phải nghiên cứu, soạn thảo và trình Ban giám đốc Học viện về Quy chế CTLT riêng của Học viện Đến ngày 15/10/ 2021, Giám đốc Học viện Cảnh sát nhân dân đã ký Quyết định số 1847/QĐ- /T02-LTTV về Ban hành Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân kèm theo là Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào LTHV và Thời hạn bảo quản (Phụ lục Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND), cùng với đó là Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân Đây là hai văn bản đầu tiên do Học viện ban hanh dành riêng cho CTLT, và có quy định cụ thể cho các hoạt động tổ chức XĐGTTL Hai văn bản này đã đánh dấu cho hoạt động Tổ chức XĐGTTL được hình thành và đi vào nền nếp
Bố trí nguồn nhân lực làm
Nhân sự làm công tác lưu trữ của Học viện CSND được bố trí theo từng giai đoạn, phụ thuộc theo sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ mà Bộ Công an quy định cho Học viện Cụ thể:
Từ năm 2001 đến năm 2015, cán bộ làm công tác lưu trữ thuộc biên chế của Văn phòng Học viện Trong giai đoạn này, công tác văn thư - lưu trữ được gắn liền với nhau, không được thực hiện tách rời, do vậy công tác lưu trữ do cán bộ văn thư kiêm nhiệm Ở giai đoạn này, CTLT chưa có các hoạt động nghiệp vụ chuyên sâu mà chỉ dừng ở mức lưu trữ văn thư
Theo Quyết định số 4788/2015/TT-BCA ngày 22/10/2015 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện
Cảnh sát nhân dân, có quy định rõ công tác lưu trữ ở các trường Công an nhân dân do Trung tâm Lưu trữ và Thư viện phụ trách, do vậy công tác lưu trữ được chuyển cho Trung tâm Lưu trữ và Thư viện phụ trách Từ khi công tác lưu trữ được chuyển về Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, việc bố trí nhân sự cho công tác lưu trữ cũng được chia thành 02 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn 1 (từ năm 2015 đến tháng 03/2020), ở giai đoạn này, công tác lưu trữ được giao cho Đội Thư viện và Lưu trữ phụ trách Trong giai đoạn này, mọi hoạt động liên quan đến công tác lưu trữ chưa được tiến hành mà chỉ quản lý về mặt hình thức, còn nội dung công việc thực tế không diễn ra Đến năm 2019, sau khi xây dựng được phòng lưu trữ, Đội Thư viên và Lưu trữ mới bố trí nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ với số lượng là 02 cán bộ, 01 cán bộ có trình độ cao đẳng văn thư - lưu trữ, 01 người có trình độ cử nhân thông tin Ở giai đoạn này, công tác tổ chức xác định giá trị tài liệu cũng chưa diễn ra
- Giai đoạn 2 (từ tháng 04 năm 2020 đến nay), theo Quyết định số 1989/QĐ- BCA ngày 24/03/2020 của Bộ Trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ mày của Học viện Cảnh sát nhân dân, không còn mô hình cấp tổ, đội nên bộ phận lưu trữ được tách ra hoạt động độc lập Đến lúc này, nhân sự làm công tác lưu trữ tiếp tục được sắp xếp và bố trí lại như sau:
+ Cán bộ quản lý: 01 đồng chí Giám đốc Trung tâm (phụ trách chung) có trình độ chuyên môn là Tiến sĩ Luật; 01 đồng chí Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho đồng chí Giám đốc có trình độ chuyên môn cử nhân nghiệp vụ cảnh sát trực tiếp quản lý nhân sự và các hoạt động của công tác lưu trữ
+ Cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ gồm 05 cán bộ, trong đó: 01 đồng chí có trình độ thạc sĩ Công nghệ thông tin; 01 đồng chí có trình độ cử nhân Văn thư - lưu trữ; 01 đồng chí có trình độ cử nhân thông tin đã được đào tạo văn bằng 2 Nghiệp vụ Cảnh sát; 01 đồng chí có trình độ cử nhân Thư viện - Thông tin đang học Thạc sĩ Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ; 01 đồng chí có trình độ đại học Nghiệp vụ Cảnh sát Các đồng chí này đều được biên chế chính thức trong ngành
Như vậy, việc tách rời CTVT và CTLT thuộc hai bộ phận do hai đơn vị khác nhau quản lý, nhân sự làm công tác lưu trữ tại Học viện CSND phần lớn đều không có nghiệp vụ lưu trữ, đây chính là một khó khăn, thách thức lớn đối với hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện
Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Từ năm 2001 đến 2015, công tác lưu trữ tại Học viện CSND không có hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị riêng mà phải sử dụng ghép với công tác văn thư
Sau khi được giao trách nhiệm chủ trì công tác lưu trữ của Học viện vào năm 2015, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện đã báo cáo Ban Giám đốc Học viện CSND phương án bố trí mặt bằng từ việc chuyển đổi kho sách của thư viện làm phòng lưu trữ và đề xuất đầu tư trang, thiết bị để triển khai các hoạt động của công tác lưu trữ nhưng chưa được phê duyệt Đến năm 2019, Phòng Lưu trữ mới được xây dựng với diện tích khoảng 100m 2 và trang cấp thiết bị và phần mềm khoảng 700 triệu bao gồm:
STT Trang, thiết bị Số lƣợng Ghi chú
1 Giá di động (dàn kép): 14 bộ
2 Tủ sắt tài liệu 2 cánh: 04 bộ
3 Máy hút bụi Hiclean HC 802 01 chiếc
4 Tủ chống ẩm Eureka DX106 02 chiếc
5 Máy hút ẩm FujiE HM630EB 01 chiếc
6 Máy in HP MMFP M426fdn 01 chiếc
7 Máy tính để bàn Dell Optiplex3060MT-
8 Máy chủ Dell PowerEdge T130-E3-1230v6 01 bộ
Phòng lưu trữ được xây dựng từ việc chuyển đổi kho sách của thư viện nên cũng được trang bị sẵn hệ thống điều hòa âm trần, rèm cửa chống bụi, chống nắng giúp đảm bảo các điều kiện làm việc và quản lý tài liệu
Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác tài liệu cũng được trang bị Phần mềm giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng quản lý cũng như khai thác thông tin tài liệu lưu trữ;
Nhận xét chung về tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Bước đầu thực hiện tổ chức XĐGTTL, bộ phận lưu trữ Học viện CSND đã đạt được một số thành quả đáng khích lệ như sau:
Thứ nhất, đã nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Học viện Khi có văn bản “Hướng dẫn giao nhận hồ sơ, tài liệu” và “Hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ” do Bộ phận lưu trữ soạn thảo gửi đến các đơn vị chức năng, thì các đơn vị đã cử cán bộ trực tiếp xuống làm việc với cán bộ lưu trữ để được giải thích rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu trước khi về thực hiện tại đơn vị
Thứ hai, cán bộ làm công tác lưu trữ cũng đã ý thức được hơn trách nhiệm của mình trong công việc Nếu trước kia, khi chưa triển khai tổ chức XĐGTTL, công việc của họ chỉ là sắp xếp, phân loại, chỉnh lý khối tài liệu các đơn vị đã nộp về để đưa vào các hồ sơ cụ thể, do đó họ làm việc một cách bị động, thiếu chính kiến và không có tính xây dựng Nhưng hiện nay, họ đã làm việc một cách tích cực, chủ động hơn trong công việc bằng việc tự nghiên cứu các tài liệu, hay tự xin đi học các lớp nghiệp vụ lưu trữ Đã có rất nhiều những ý kiến hay được thực hiện trong việc tổ chức XĐGTTL, cụ thể, cán bộ lưu trữ đã đến trực tiếp các đơn vị chức năng để phối hợp cùng các cán bộ ở đó, hướng dẫn họ trong việc thu thập, lựa chọn, sắp xếp tài liệu để đưa vào hồ sơ, hay lập các DMHS theo chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị để các đơn vị dựa vào đó để lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ
Thứ ba, công tác lãnh đạo, chỉ huy đối với hoạt động tổ chức XĐGTTL cũng được tăng cường Cụ thể, khi vướng mắc một vấn đề nào đó trong quá trình thực hiện, bộ phận lưu trữ đề xuất lên cấp có thẩm quyền đều được ưu tiên xem xét và giải quyết Khi có đơn vị nào không thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đều được nhắc nhở bằng văn bản, và được nêu ra trong các cuộc họp giao ban toàn Học viện
Thứ tư, việc đầu tư, mua sắm các vật tư hỗ trợ công tác tổ chức XĐGTTL cũng được quan tâm Được đầu tư cơ sở hạ tầng khá khang trạng, hiện đại tạo không khí thoải mái cho cán bộ làm việc, hay đầu tư đầy đủ các thiết bị cho tổ chức XĐGTTL như bìa hồ sơ, túi đựng tài liệu,
Thứ năm, Quy chế công tác lưu trữ của Học viện đã có đề cấp khá chi tiết các nội dung của tổ chức XĐGTTL, và đặc biệt đã xây dựng được công cụ hỗ trợ XĐGTTL đó là “Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ Học viện và thời hạn bảo quản”, đây chính là cơ sở, hành lang pháp lý tạo điều kiện để hoạt động này được thực hiện thống nhất và có hiệu quả
Thứ sáu, công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản liên quan đến hoạt động tổ chức XĐGTTL được tiến hành đầy đủ và kịp thời đến với đông đảo cán bộ trong Học viện, giúp cho việc tiến hành công tác tổ chức xác định giá trị tài liêu được thuận lợi và bước đầu đạt được một số kết quả nhất định
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện CSND còn bộc lộ một số tồn tại sau đây:
Thứ nhất: Cán bộ trong Học viện vẫn chưa đánh giá đúng được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động chung của Học viện, nên việc giao nộp hồ sơ, tài liệu chưa được thực hiện một cách tự nguyện Cụ thể: rất nhiều đơn vị giao nộp hồ sơ tài liệu chỉ mang tính chất đối phó, nộp cho có chỉ tiêu công tác, nên các tài liệu được nộp đa số là các tài liệu hành chính không có hoặc có rất ít giá trị lưu trữ mà chỉ có giá trị hiện hành
Thứ hai, các cán bộ đã nêu cáo tinh thần trách nhiệm trong công việc, tuy nhiên do không có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chưa có kinh nghiệm thực tế, hay phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau nên trong quá trình thực hiện còn lúng túng, chưa chú tâm vào công việc:
- Ở các đơn vị chức năng, chưa bố trí được các bộ văn thư kiêm nhiệm mà thay vào đó là các cán bộ thay nhau phụ trách văn thư cho đơn vị nên dẫn đến tình trạng còn lơ là, thiếu tập trung trong việc quản lý tài liệu, gây nên tình trạng tài liệu bị thừa, thiếu, sắp xếp không theo trình tự Khi có yêu cầu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện, vì không có chuyên môn về văn thư, kinh nghiệm về lập hồ sơ và lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ nên chưa có đơn vị chức năng nào hoàn thành việc lập hồ sơ
- Đối với lưu trữ Học viện, các các bộ cũng thực hiện một cách cầm chừng vì vừa làm vừa phải nghiên cứu thêm tài liệu vì bộ phận lưu trữ được bố trí 05 cán bộ, nhưng chỉ có 02/05 cán bộ được đào tạo về CTLT trong đó 01 đồng chí không được đào tạo bài bản (đào tạo Đại học chuyên ngành thư viện, hiện đang đi học Cao học chuyên ngành Lưu trữ), cả 02 đồng chí này đều chưa có kinh nghiệm thực tế Chính vì vậy, bộ phận lưu trữ cũng chưa nắm rõ bước trong quy trình xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ, trong quá trình thực hiện vừa phải nghiên cứu lại lý thuyết vừa nghiên cứu các quy định trong văn bản luật để có thể áp dụng vào thực tiễn tổ chức XĐGTTL tại Học viện CSND Điều này đã gây khó khăn trong quá trình giải quyết công việc, hạn chế trong việc hỗ trợ nhau giữa các cán bộ Thực tế hoạt đông tổ chức XĐGTTL của Học viện có rất nhiều tồn tại, cụ thể: tài liệu từ năm 2001 đến 2010 chưa xác định hiện đang được quản lý ở đâu vẫn đang trong quá trình thu thập, bổ sung; khối lượng tài liệu từ năm 2010 đến năm 2015 chỉ là các văn bản rời lẻ, chưa được săp xếp theo một trình tự hay quy luật nào; đang có kế hoạch giao nhận các tài liệu của các năm kế tiếp, do đó với lực lượng nhân sự, trình độ chuyên môn như hiện nay là chưa đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc
Thứ ba, công tác lãnh đạo, chỉ huy đối với tổ chức xác định giá trị tài liệu cũng chưa được quan tấm đúng mức, khi có các đơn vị sai phạm trong công tác giao nôp tài liệu, thì lãnh đạo các cấp của Học viện cũng chỉ dừng ở mức độ nhắc nhở mà chưa có hình thức xử lý nên không có tính răn đe cao do đó vấn đề chậm chễ trong giao nộp tài liệu vào lưu trữ vẫn còn tồn tại, chất lượng tài liệu giao nộp lại không cao
Thứ tư, Việc đầu tư cơ sở hạ tầng, mua sắm vật tư cho CTLT còn nhiều bất cập Hiện này, bộ phận lưu trữ chỉ có một phòng khoảng 100m2 vừa là phòng làm việc của cán bộ, vừa là phòng bảo quản, phòng tra cứu và phòng đọc tài liệu Đặt vào tinh hình hiện nay, với việc đôn đốc các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu sẽ dẫn tới tính trạng không đủ chỗ cho cán bộ làm việc, tình trạng này, cũng làm ảnh hướng đến việc tổ chức XĐGTTL của Học viện
Thứ năm, mặc dù đã ban hành được văn bản về CTLT, trong đó có đề cập đến các nội dung tổ chức XĐGTTL, tuy nhiên có rất nhiều điều phải bàn đến Cụ thể:
- Về Quy chế CTLT do Học viện ban hành đã đã có sự kế thừa, tiếp thu từ Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của BCA quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND, tuy đã có sự chỉnh sửa về mặt nội dung cũng như hình thức trình bày để phù hợp với tình hình thực tế của Học viện, nhưng vẫn chỉ dừng lại ở mức độ đề cập đến nội dung công việc và trách nhiệm của các đơn vị chức năng trong việc quản lý tài liệu lưu trữ Đánh giá một cách tổng thể, thì nội dung của Quy chế CTLT của Học viện gần đồng nhất với Thông tư 08 của BCA, chưa đáp ứng được yêu cầu của CTLT tại Học viện CTLT của Học viện hiện nay, đang cần một văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo một quy trình chuẩn, thống nhất để từ đó hoạt động tổ chức XĐGTTL mới có thể được thực hiện đúng quy trình của CTLT
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
Mục tiêu tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Trước khi đưa ra các giải pháp nhằm tổ chức thực hiện tốt các nội dung của tổ chức XĐGTTL, tác giả muốn đề ra một số mục tiêu mà tổ chức XĐGTTL của Học viện cần phải đạt được trong thời gian tới
3.1 Mục tiêu tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Việc tách CTLT trở thành một bộ phận độc lập cùng với đó là việc bố trí cán bộ, đầu tư, trang bị hệ thống cơ sở vật chất khá khang trang, hiện đại, và đặc biệt là việc xây dựng và ban hành hai văn bản về CTLT, có thể thấy quyết tâm của Đảng ủy Ban giám đốc Học viện cùng tập thể cán bộ, công nhân viên Học viện sẽ sơm đưa CTLT trở thành một trong các chức năng, nhệm vụ chính Muốn CTLT của Học viện CSND sớm đi vào nền nếp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả và trở thành một trong những mặt công tác chính thì hoạt động tổ chức XĐGTTL phải hoàn thành các mục tiêu cụ thể sau:
Thứ nhất, thống nhất quản lý về mặt tổ chức đối với các nội dung của tổ chức XĐGTTL, nghĩa là phải quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị có tài liệu nộp vào lưu trữ Học viện Tất cả các đơn vị chức năng có hoạt động đều phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định (được quy định rõ trong Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012), trường hợp muốn giữ lại để giải quyết công việc thì phải có văn bản và được sự đồng ý của cấp trên, nhưng cũng không được quá thời gian quy định cho phép Nếu đơn vị nào không thực hiện đúng thì phải có chế tài xử phạt, và không có trường hợp ngoại lệ Trao quyền chủ động cho đơn vị chủ quản về
CTLT của Học viện (hiện nay là Trung tâm Lưu trữ và Thư viện) để có thể thực hiện đúng, đủ chức năng của mình Đây chính là mục tiêu quan trọng của CTLT của Học viện lúc này, để có thể tập hợp được nguồn tài liệu có giá trị, liên quan đến các mặt công tác của Học viện, sớm đưa tài liệu vào bảo quản, lưu trữ, và đưa TLLT vào phục vụ các hoạt động chính đáng của cán bộ, học viên Học viện CSND
Thư hai, Quy định rõ nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao – nộp TL vào lưu trữ Như đã trình bày ở trên, CTVT và CTLT của Học viện hiện nay là do hai đơn vị chức năng quản lý, việc bố trí này đã gây khó khắn cho việc phối hợp trong quá trình thực hiện các nội dung tổ chức XĐGTTL Vì vậy, phải quy định rõ nhiệm của bộ phận văn thư Học viện, bộ phận văn thư của các đơn vị chức năng trong việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ hồ sơ công việc với nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ trong quá trình thu, nhận tài hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Có như thế mới tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm của các đơn vị có tài liệu giao nộp như hiện nay Như đã đề cập ở mục 2.2.2, nguồn tài liệu lưu trữ của Học viện hiện nay rất hạn chế, cụ thể:
- Hiện tại Lưu trữ Học viện đang quản lý khối tài liệu lưu trữ của Văn phòng chuyển xuống, đây là các tài liệu hình thành trong hoạt động văn thư của Học viện từ năm 2010 đến 2015, chưa có các tài liệu nói về các hoạt động chuyên môn của Học viện
- Đến cuối năm 2021, sau khi hệ thống văn bản về CTLT tại Học viện được ban hành, Lưu trữ Học viện lập kế hoạch bằng văn bản gửi đến các đơn vị chức năng về hướng dẫn việc giao nộp TLLT Đầu năm 2022, các đơn vị trong Học viện đã bắt đầu giao nộp TLLT vào lưu trữ Học viện, tuy nhiên quá trình thực hiện vẫn rất chậm và hạn chế cả về số lượng và chất lượng tài liệu nộp lưu Các tài liệu nộp vào lưu trữ phần lớn là các tài liệu hành chính, tài liệu của các tổ chức Đảng (Chi bộ, Đảng bộ cơ sở) và tài liệu của các đoàn thể khác (Công đoàn Học viện, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên ) nhưng tài liệu này thường có ít giá trị và nó chưa thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Học viện Tài liệu chuyên môn hầu như không có, bởi nhóm tài liệu này đã được các khoa, phòng làm công văn đề xuất lên Ban Giám đốc Học viện xin giữ lại để giải quyết công việc và đã được Giám đốc Học viện ký duyệt
Thứ ba, tổ chức XĐGTTL để thống nhất việc quản lý tập trung tài liệu lưu trữ tiến tới xây dựng kho lưu trữ Học viện Do cơ cấu tổ chức của Học viện từ năm 2001 đến năm 2015, chưa có bộ phận lưu trữ riêng và hoạt động lưu trữ cũng không được đề cập đến như một hoạt động độc lập, mà chỉ là một nhiệm vụ của bộ phận văn thư Do đó việc lưu giữ TLLT của Học viện đang bị chồng chéo, chưa tập trung Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng cũng có chức năng lưu trữ, ở các đơn vị chức năng lại muốn giữ lại các tài liệu nhưng lại không có kế hoạch Tổ chức XĐGTTL để lưu trữ mà lưu trữ một cách tràn làn, không theo quy định dẫn đến tình trạng rất nhiều tài liệu bị tiêu hủy một cách tùy tiện, vô tổ chức
Thứ tư, tổ chức XĐGTTL để nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc giữ gìn, bảo vệ nguồn TLLT của cán bộ của Học viện Do thói quen và cũng do tâm lý sợ lộ lọt thông tin - tài liệu mà từ trước đến này, trong hoạt động của các đơn vị chức năng, việc lưu giữ, bảo quản các tài liệu đều gặp rất nhiều vấn đề Việc tự ý tiêu hủy tài liệu sau khi công việc đã hoàn thành mà chưa hỏi ý kiến cấp trên diễn ra thường xuyên dẫn đến tình trạng có rất nhiều tài liệu quan trọng đã bị mất hoàn toàn Đến nay, Học viện CSND vẫn chưa có kế hoạch khảo sát khối tài liệu do các đơn vị tự quản lý Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát sơ bộ tại một số đơn vị cơ bản, kết quả như sau:
- Phòng Quản lý Đào tạo và bồi dường nâng cao: khoảng 52m tài liệu;
- Phòng Tổ chức cán bộ: khoảng 46m tài liệu;
- Phòng Hậu cần: khoảng 58m tài liệu;
- Phòng Công tác Đảng, Công tác chính trị: khoảng 15m tài liệu;
- Phòng Quản lý nghiên cứu khoa học: khoảng 18m tài liệu;
- Văn phòng Học viện: khoảng 15m tài liệu
- Còn với các khoa giảng dạy, nhóm tác giả khảo sát ngẫu nhiên 03 đơn vị giảng dạy có bề dày truyền thống trong Học viện, đó là Khoa luật, Khoa Quản lý hành chính về an ninh trật tự, Khoa Cảnh sát hình sự, thì việc lưu trữ tài liệu cũng rất hạn chế, họ chỉ lưu giữ các tài liệu hình thành trong hai năm gần nhất (năm 2020, năm 2021) mỗi đơn vị được khoảng 1m tài liệu Cá biệt, có những đơn vị không lưu giữ một chút tài liệu lưu trữ nào
Thứ năm, tổ chức XĐGTTL sẽ giúp cho Học viện CSND sớm xây dựng được Phông lưu trữ Học viện CSND Đây cũng chính là mục tiêu mà Lưu trữ Học viện đang phấn đấu.
Các giải pháp nhằm thực hiện tốt hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Muốn thực hiện tốt hoạt động tổ chức XĐGTTL thì đòi hỏi phải làm tốt CTLT vì CTLT bao hàm cả nội dung tổ chức XĐGTTL, do đó các giải pháp đưa ra hướng tới nhằm thực hiện tốt CTLT từ đó hoạt động tổ chức XĐGTTL cũng ngày càng hoàn thiện hơn
Từ thực trạng tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện CSND đã trình bày tại Chương 2 kết hợp với các mục tiêu đặt ra cho hoạt động tổ chức XĐGTTL tại mục 3.1, tác giả xin đề xuất các nhóm giải pháp nhằm thực hiện tổ chức XĐGTTL tại Học viện CSND như sau:
3.2.1 Nhóm giải pháp về quản lý 3.2.1.1 Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
CTLT là hoạt động quản lý nhà nước do đó để thực hiện tốt CTLT cần có hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý, thực hiện nghiệp vụ liên quan đến CTLT phải thống nhất, rõ ràng mang tính nhất quán tránh tình trạng các nội dung chống chéo nhau
Học viện CSND đã xây dựng và ban hành được hệ thống văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ gồm “Quy chế CTLT tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân” và “Quy trình giao nhận, khai thác, sử dụng tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND” Hai văn bản này đã kịp thời định hướng cho CTLT của Học viện được hoạt động thống nhất Tuy nhiên quá trình nghiên cứu, xây dựng và ban hành văn bản do tâm lý nóng vội, chỉ dựa trên ý kiến chủ quan, một phía của Học viện, mà chưa có sự tham gia ý kiến của các đơn vị quản lý cấp trên, hay các chuyên gia về CTLT, nên có nhưng quy định trong quy chế chưa được rõ ràng, vẫn ở dạng chung chung Ngoài ra, danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào LTHV và THBQ được quy định trong Quy chế Công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND được xây dựng trên cơ sở Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày
28/12/2018 của Bộ Công an quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân, mà Thông tư này của BCA được ban hành để áp dụng chung cho các đơn vị trong toàn ngành công an, nên có nhiều điểm chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Học viện Do vây, Học viện CSND cần bổ sung, ban hành kịp thời các quy định về công tác lưu trữ Cụ thể, theo tác giả, Học viện CSND nên bổ sung các vấn đề sau vào Quy chế CTLT: quy định trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức công tác lưu trữ; quy định trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn, cán bộ làm công tác lưu trữ trong việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ; quy định chế tài xử phạt nếu cán bộ không thực hiện quy chế, quy định về công tác lưu trữ… Đặc biệt là bộ phận lưu trữ có thể nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ riêng cho các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện trên cơ sở đó cũng làm hoàn thiện hơn BTHBQ đối với các nhóm hồ sơ, tài liệu dựa trên chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện
3.2.1.2 Hoàn thiện các công cụ xác định giá trị tài liệu a Xây dựng, hoàn thiện danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo chức năng nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Học viện CSND
Công tác lập hồ sơ hiện hành có vai trò quan trọng trong hoạt động tổ chức XĐGTTL của Học viện CSND, bởi nếu làm tốt việc lập hồ sơ hiện hành, thì tài liệu sẽ được sắp xếp, phân loại theo từng vấn đề, từng sự việc, tạo điều kiện thuận lợi trong việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ Học viện đúng thời hạn, giúp cho các hoạt động tiếp theo của tổ chức XĐGTTL được nhanh chóng, hiệu quả Để làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu, thì bộ phận lưu trữ Học viện phải tham mưu cho Ban giám đốc Học viện sớm xây dựng và ban hành được một DMHS chuẩn cho các đơn vị chức năng và phải được cập nhất hành năm để sửa đổi, bổ sung hàng năm Bộ phận lưu trữ phải thường xuyên hướng dẫn cán bộ làm công tác lập hồ sơ về quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Tác giả xin đề xuất các loại tài liệu có giá trị sau khi kết thúc công việc và đến hạ phải nộp của các đơn vị chức năng theo quy định vào lưu trữ Học viện để quản lý
Căn cứ để xây dựng danh mục - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư;
- Quyết định số 1989/QĐ-BCA ngày 24 tháng 03 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện Cảnh sát nhân dân;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 10 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục;
- Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17 tháng 01 năm 2020 Quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân;
- Thống tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28 tháng 12 năm 2018 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong công an nhân dân;
- Quyết định số 1847/QĐ-T02-LTTV ngày 15 tháng 10 năm 2021 Quyết định ban hành quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân
- Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân;
- Căn cứ vào kế hoạch triển khai công tác năm học của các đơn vị chức năng trong Học viện
Nội dung Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Học viện CSND (Phụ lục số 3) b Xây dựng hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện Cảnh sát nhân dân
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Học viện CSND là bảng danh sách các nhóm hồ sơ tài liệu có ghi thời hạn bảo quản dùng làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện Bảng THBQ có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện CSND, cụ thể: Bảng THBQ làm cơ sở để điều chỉnh lại thời hạn bảo quản các hồ sơ tài liệu ở giai đoạn văn thư; Bảng THBQ là cơ sở để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ lịch sử; Bảng THBQ còn là cơ sở giúp Hội đồng XĐGTTL xem xét và quyết định hủy hãy tiếp tục giữ lại các hồ sơ được đề nghị hủy Trong khuân khổ luận văn, tác giả chỉ xây dựng THBQ cho nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, các nhóm tài liệu khác vẫn áp dụng theo Quy chế CTLT
Căn cứ để xây dựng bảng thời hạn bảo quản - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Quyết định số 1989/QĐ-BCA ngày 24 tháng 03 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện Cảnh sát nhân dân;