Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
2.2. Tình hình tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
2.2.1. Hoạt động quản lý XĐGTTL
Vì chưa thực sự hiểu và đánh giá đúng tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển bền vững của Học viện CSND. Nên trong một thời gian dài, Học viện chưa có kế hoạch LT những tài liệu có giá trị do đó cũng chưa có hoạt động lựa chọn các tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản, lưu trữ, dẫn đến việc rất nhiều TLLT có giá trị của Học viện đã bị mất, bị tiêu hủy một cách rất vô tình mà không còn cách nào khôi phục được. Cụ thể:
Từ năm 2001 đến năm 2014, CTLT của Học viện CSND chỉ là một trong các hoạt động của bộ phận văn thư thuộc Văn phòng Học viện, do đó chưa có một văn bản nào quy định cho CTLT của Học viện nên cũng chưa xây dựng được hệ thống công cụ hỗ trợ cho hoạt động Tổ chức XĐGTTL. Từ năm 2015 đến tháng 09 năm 2021, tuy CTLT đã trở thành một hoạt động độc lập được bố trí về mặt nhân sự, hệ
thống cơ sở vật chất nhưng CTLT lúc này vẫn rất mờ nhạt chưa tạo được dấu ấn, vì chưa xây dựng được hệ thống văn bản cho CTLT riêng và công cụ hỗ trợ cho việc XĐGTTL, mà áp dụng và thực hiện theo các Thông tư của Bộ Công an quy định về công tác lưu trữ: Thông tư 45/2018/TT-BCA, Thông tư 08/2020/TT-BCA.
Chỉ đến khi, Bộ phận lưu trữ được tách ra hoạt động độc lập theo Quyết định số 1989/QĐ-BCA ban hành ngày 24/03/2020, Ban Giám đốc Học viện đã chỉ
đạo cho bộ phận lưu trữ thuộc Trung tâm LT&TV phải nghiên cứu, soạn thảo và trình Ban giám đốc Học viện về Quy chế CTLT riêng của Học viện. Đến ngày 15/10/ 2021, Giám đốc Học viện Cảnh sát nhân dân đã ký Quyết định số 1847/QĐ- /T02-LTTV về Ban hành Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân kèm theo là Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào LTHV và Thời hạn bảo quản (Phụ lục Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND), cùng với đó là Quy trình giao nhận, quản lý, khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân.
Đây là hai văn bản đầu tiên do Học viện ban hanh dành riêng cho CTLT, và có quy định cụ thể cho các hoạt động tổ chức XĐGTTL. Hai văn bản này đã đánh dấu cho hoạt động Tổ chức XĐGTTL được hình thành và đi vào nền nếp.
Bố trí nguồn nhân lực làm
Nhân sự làm công tác lưu trữ của Học viện CSND được bố trí theo từng giai đoạn, phụ thuộc theo sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ mà Bộ Công an quy định cho Học viện. Cụ thể:
Từ năm 2001 đến năm 2015, cán bộ làm công tác lưu trữ thuộc biên chế của Văn phòng Học viện. Trong giai đoạn này, công tác văn thư - lưu trữ được gắn liền với nhau, không được thực hiện tách rời, do vậy công tác lưu trữ do cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Ở giai đoạn này, CTLT chưa có các hoạt động nghiệp vụ chuyên sâu mà chỉ dừng ở mức lưu trữ văn thư.
Theo Quyết định số 4788/2015/TT-BCA ngày 22/10/2015 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện
Cảnh sát nhân dân, có quy định rõ công tác lưu trữ ở các trường Công an nhân dân do Trung tâm Lưu trữ và Thư viện phụ trách, do vậy công tác lưu trữ được chuyển cho Trung tâm Lưu trữ và Thư viện phụ trách. Từ khi công tác lưu trữ được chuyển
về Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, việc bố trí nhân sự cho công tác lưu trữ cũng được chia thành 02 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn 1 (từ năm 2015 đến tháng 03/2020), ở giai đoạn này, công tác lưu trữ được giao cho Đội Thư viện và Lưu trữ phụ trách. Trong giai đoạn này, mọi
hoạt động liên quan đến công tác lưu trữ chưa được tiến hành mà chỉ quản lý về mặt hình thức, còn nội dung công việc thực tế không diễn ra. Đến năm 2019, sau khi xây
dựng được phòng lưu trữ, Đội Thư viên và Lưu trữ mới bố trí nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ với số lượng là 02 cán bộ, 01 cán bộ có trình độ cao đẳng văn thư - lưu trữ, 01 người có trình độ cử nhân thông tin. Ở giai đoạn này, công tác tổ chức xác định giá trị tài liệu cũng chưa diễn ra.
- Giai đoạn 2 (từ tháng 04 năm 2020 đến nay), theo Quyết định số 1989/QĐ- BCA ngày 24/03/2020 của Bộ Trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ mày của Học viện Cảnh sát nhân dân, không còn mô hình cấp tổ, đội nên bộ phận lưu trữ được tách ra hoạt động độc lập. Đến lúc này, nhân sự làm công tác lưu trữ tiếp tục được sắp xếp và bố trí lại như sau:
+ Cán bộ quản lý: 01 đồng chí Giám đốc Trung tâm (phụ trách chung) có trình độ chuyên môn là Tiến sĩ Luật; 01 đồng chí Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho đồng chí Giám đốc có trình độ chuyên môn cử nhân nghiệp vụ cảnh sát trực tiếp quản lý nhân sự và các hoạt động của công tác lưu trữ.
+ Cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ gồm 05 cán bộ, trong đó: 01 đồng chí có trình độ thạc sĩ Công nghệ thông tin; 01 đồng chí có trình độ cử nhân Văn thư - lưu trữ; 01 đồng chí có trình độ cử nhân thông tin đã được đào tạo văn bằng 2 Nghiệp vụ Cảnh sát; 01 đồng chí có trình độ cử nhân Thư viện - Thông tin đang học Thạc sĩ Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ; 01 đồng chí có trình độ đại học Nghiệp vụ Cảnh sát. Các đồng chí này đều được biên chế chính thức trong ngành
Công an.
Như vậy, việc tách rời CTVT và CTLT thuộc hai bộ phận do hai đơn vị khác nhau quản lý, nhân sự làm công tác lưu trữ tại Học viện CSND phần lớn đều
không có nghiệp vụ lưu trữ, đây chính là một khó khăn, thách thức lớn đối với hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Từ năm 2001 đến 2015, công tác lưu trữ tại Học viện CSND không có hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị riêng mà phải sử dụng ghép với công tác văn thư.
Sau khi được giao trách nhiệm chủ trì công tác lưu trữ của Học viện vào năm 2015, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện đã báo cáo Ban Giám đốc Học viện CSND phương án bố trí mặt bằng từ việc chuyển đổi kho sách của thư viện làm phòng lưu trữ và đề xuất đầu tư trang, thiết bị để triển khai các hoạt động của công tác lưu trữ nhưng chưa được phê duyệt.
Đến năm 2019, Phòng Lưu trữ mới được xây dựng với diện tích khoảng 100m2 và trang cấp thiết bị và phần mềm khoảng 700 triệu bao gồm:
STT Trang, thiết bị Số lƣợng Ghi chú
1. Giá di động (dàn kép): 14 bộ
2. Tủ sắt tài liệu 2 cánh: 04 bộ
3. Máy hút bụi Hiclean HC 802 01 chiếc
4. Tủ chống ẩm Eureka DX106 02 chiếc
5. Máy hút ẩm FujiE HM630EB 01 chiếc
6. Máy in HP MMFP M426fdn 01 chiếc
7. Máy tính để bàn Dell Optiplex3060MT-
42OT360002 02 bộ
8. Máy chủ Dell PowerEdge T130-E3-1230v6 01 bộ
Phòng lưu trữ được xây dựng từ việc chuyển đổi kho sách của thư viện nên cũng được trang bị sẵn hệ thống điều hòa âm trần, rèm cửa chống bụi, chống nắng giúp đảm bảo các điều kiện làm việc và quản lý tài liệu.
Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác tài liệu cũng được trang bị. Phần mềm giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng quản lý cũng như khai thác thông tin tài liệu lưu trữ;
Máy scan robot Traventus hiện đại hàng đầu trong khối các trường Công an được trang bị để phục vụ số hóa tài liệu sử dụng cho thư viện điện tử. Tuy nhiên, thời gian tới khi hoạt động lưu trữ thực sự đi vào nề nếp có thể sử dụng để
số hóa tài liệu lưu trữ.
Trong năm 2021, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện cũng đã đề xuất Ban Giám đốc Học viện CSND trang cấp 1000 bìa hồ sơ và 1000 hộp đựng hồ sơ.
Kiểm tra, đôn đốc thực hiện
Mặc dù, CTLT đã trở thành một hoạt động nghiệp vụ riêng thuộc chức năng của Học viện được BCA quy định, nhưng vẫn chưa có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện từ các cấp lãnh đạo trong Học viện hay các cơ quan cấp trên. Đây là một trong các lý do khiến CTLT của Học viện hoạt động chưa hiệu quả từ khi được thành lập cho đến nay.