Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
3.2. Các giải pháp nhằm thực hiện tốt hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
3.2.3. Nhóm giải pháp về thực hiện nghiệp vụ XĐGTTL
a. Nâng cao chất lượng XĐGTTL giai đoạn văn thư
Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ của Học viện CSND, bởi làm tốt việc lập hồ sơ hiện hành, tài liệu sẽ được phân loại theo từng vấn đề, từng sự việc, từ đó chọn ra những hồ sơ có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào bộ phận lưu trữ, đồng thời giúp việc tra tìm thông tin phục vụ các hoạt động thực tiễn ở các đơn vị được nhanh chóng và thuận lợi. Để làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Học viện, trước hết bộ phận lưu trữ cần nghiên cứu xây dựng và ban hành được danh mục hồ sơ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ với từng đơn vị chức năng trong Học viện. Các đơn vị chức năng phải bố trí được cán bộ phụ trách văn thư, phải tổ chức cho họ đi học các lớp bồi dưỡng về công tác văn thư, để họ có thể năm vững các bước lập hồ sơ công việc.
b. Nâng cao XĐGTTL ở lưu trữ Học viện Cảnh sát nhân dân
Nhiệm vụ xác định giá trị tài liệu giai đoạn này là kiểm tra lại giá trị của các hồ sơ nhận được từ các đơn vị chức năng làm hoàn thiện các nhóm tài liệu cho từng hồ sơ. Đây là khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng nhằm lựa chọn các hồ sơ có giá trị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn đưa vào lưu trữ làm phong phú cho Phông Lưu trữ Học viện CSND và loại hủy các tài liệu hết giá trị để giải phóng diện tích kho, giảm chi phí cho các hoạt động bảo quản. Ở giai đoạn này, bộ phận lưu trữ Học viện có thể chia thành các bước sau đây:
Bước 1: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Học viện. Ở bước này bộ phận lưu trữ Học viện cần bám sát vào Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện CSND để làm cơ sở yêu cầu các đơn vị chức năng hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ. Mặt khác, phải phối
hợp chặt chẽ với các cán bộ được giao phụ trách việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị chức năng để có thể thu thập được tối đa các tài liệu còn đang thiếu trong
hồ sơ. Sau khi tiến hành thu thập ở các đơn vị chức năng xong, nếu tài liệu trong hồ sơ vẫn còn thiếu thì bộ phận lưu trữ có thể liên hệ với Văn phòng Học viện để nhờ họ xem giúp tài liệu còn thiếu còn được lưu tại Văn phòng hay không, nếu có thì làm đề xuất xin để bổ sung vào hồ sơ. Quá trình giao nộp hồ sơ kết thúc, bộ phận lưu trữ tiến hành lập biên bản quá trình giao nhận hồ sơ, dựa trên mục lục hồ sơ mà đơn vị chức năng giao nộp, ghi rõ các tài liệu còn thiếu và lý do thiếu để làm bằng chứng sau này khi có các đơn vị chức năng kiểm tra. Biên bản này phải có chữ ký của hai bên là đại diện bên nộp hồ sơ và bên nhận hồ sơ, biên bản này có thể kẹp
cùng với hồ sơ để tiện cho việc kiểm tra.
Bước 2: Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ, bộ phận lưu trữ cần tiến hành chỉnh sửa tài liệu. Ở bước này, cán bộ lưu trữ kiểm tra, sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ một lần nữa, để đảm bảo các tài liệu trong hồ sơ được phân loại, sắp xếp theo trình tự hợp lý
và logic.
Bước 3: Tiến hành xác định giá trị tài liệu Tiến hành xác định giá trị tài liệu chính là việc đánh giá giá trị tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị .Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cán bộ lưu trữ cần dựa vào hai căn cứ chủ yếu để xác định đúng các tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ và loại hủy các tài
liệu hết giá trị:
Thứ nhất, căn cứ vào thời hạn bảo quản tài liệu được ban hành trong Quy chế
CTLT, ngoài ra cán bộ lưu trữ có thể căn cứ vào Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT về quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiêp vụ của ngành Giáo dục.
Thứ hai, căn cứ vào ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành
lập tại mỗi cơ quan, tổ chức.Trong thực tế của Học viện CSND, cón thiếu rất nhiều
nhóm hồ sơ, tài liệu về chuyên môn nghiệp chưa được quy định thời hạn bảo quản.
Như vậy, Học viện CSND phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cho các nhóm hồ sơ tài liệu này mới bảo đảm tính chính xác, khách quan và đảm bảo đúng theo quy định của Luật lưu trữ.
3.2.3.2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tư vấn cho Giám đốc Học viện trong việc lựa chọn tài liệu có giá trị đề bảo quản và loại hủy các tài liệu hết giá trị, làm cho việc xác định giá trị tài liệu của Học viện được thực hiện một cách thống nhất và theo đúng quy định của pháp luật.
Việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu là việc làm cần thực hiện ngay đối với CTLT nói chung và công tác tổ chức xác định giá trị tài liệu nói riêng của Học viện. Từ khi CTLT được tách ra hoạt động độc lập, Học viện chưa thành lập được Hội đồng xác định giá trị tài liệu như vậy hoạt động xác định giá trị tài liệu
tại lưu trữ Học viện đang dựa vào cảm tính của cán bộ lưu trữ, mặc dù đã xây dựng được BTHBQ, nhưng các nhóm hồ sơ, tài liệu trong bảng thời hạn này chưa thể hiện được chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Học viện.
Khi thành lập Hội đồng XĐGTTL, bộ phận lưu trữ cần bám sát vào chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng được quy định tại Điều 10, Mục 1 Chương 2 của Quy chế CTLT, để tư vấn cho Giám đốc Học viện một cách chính xác.
Trong quá trình làm việc, các thành viên của hội đồng phải nghiên cứu danh mục hồ sơ, tài liệu do cán bộ lưu trữ lập, kiểm tra thực tế tài liệu để xác định đúng các danh mục tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị. Các thành viên trong hội đồng đảm bảo nguyên tắc thảo luận tập thể, kết luận theo đa số để đảm bảo cho quá trình XĐGTTL được chính xác, khách quan và khoa học để có thể giữ lại những tài liệu có giá trị để khai thác sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và loại hủy những tài liệu hết giá trị để giảm tải, tiết kiệm kho tàng, cơ sở vật chất nhằm tổ chức bảo quản tài liệu có giá trị sao cho hiệu quả và hợp lý.
3.2.3.3. Thành lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu
Công tác thẩm tra XĐGTTL đối với Học viện Cảnh sát nhân dân là vô cùng quan trọng, vì xác định sai giá trị của tài liệu không chỉ làm mất hoàn toàn các tài liệu có giá trị mà không còn cách nào khôi phục được, mà nó còn ảnh hưởng trực
tiếp đến đội ngũ cán bộ làm CTLT. Vì thế khi thành lập Hội đồng thẩm tra XĐGTTL, lưu trữ Học viện phải đề xuất với đơn vị có thẩm quyền ở tổ chức lưu trữ cấp cao hơn có trách nhiệm trong quản lý CTLT, để có những tham mưu, hướng dẫn trong việc tiến hành thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
3.2.3.4. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Để công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện thống nhất theo quy định, bộ phận lưu trữ phải căn cứ theo Điều 11 Mục 1 Chương 2 Quy chế CTLT tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng trình tự, thủ tục tiêu hủy.
3.2.3.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Bất kỳ một hoạt động nào, muốn tiến bộ, phát triển đi lên đều phải có sự kiểm tra, đánh giá. Đối với việc tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện CSND công tác kiểm tra, đánh giá lại càng có ý nghĩa hơn.
Hiện nay, hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện đang gặp rất nhiều hạn chế, do đó cần phải có sự kiểm tra, đánh giá của các cơ quan chức năng để có thể khắc phục được các hạn chế trong thời gian tới. Định kỳ hàng năm,
Học viện CSND có thể phối hợp với Văn phòng Bộ Công an tiến hành kiểm tra hoạt động CTLT nói chung và các nội dung của tổ chức xác định giá trị tài liệu nói riêng, tiến hành đánh giá việc thực hiện đã đúng theo quy định trong luật ban hành.
Việc kiểm tra, đánh giá cũng là một trong các hoạt động có ý nghĩa tích cực, giúp cho các hoạt động có chuyển biến tích cực và ngày càng tiến bộ.
Tiểu kết Chương 3
Ở Chương 3, tác giả đã dựa trên những vấn đề lý luận về tổ chức XĐGTTL ở Chương 1 và từ thực tế tổ chức XĐGTTL của Học viện CSND tại Chương 2, vạch ra mục tiêu cần hướng tới cho hoạt động tổ chức XĐGTTL, từ đó để đưa ra ba nhóm giải pháp cơ bản với mong muốn hoạt động tổ chức XĐGTTL của Học viện ngày một tốt hơn. Đầu tiên là nhóm giải pháp về quản lý gồm các đề xuất: Hoàn
thiện các văn bản hướng dẫn về CTLT; Xây dựng hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện Cảnh sát nhân dân và Tăng cường kiểm tra, đánh giá việc thực hiện CTLT, ở nhóm giải pháp này tác giả có đề xuất xây dựng công cụ hỗ trợ XĐGTTL tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, trong XĐGTTL có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc XĐGTTL, nhưng trong khuân khổ luận văn này, tác
giả xin đề xuất xây dựng hai công cụ đó là danh mục hồ sơ, tài liệu dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện. Và nhóm giải pháp về tổ chức và nhóm giải pháp về thực hiện nghiệp vụ XĐGTTL. Để thực hiện các giải pháp trên cần sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, có như vậy thì những giải pháp mà tác giả đề xuất mới có tính khả thi.
Tác giả mong rằng, với những giải pháp được đề xuất trong luận văn, cùng với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ, hoạt động tổ chức XĐGTTL của Học viện sẽ đi vào nền nếp, đạt chất lượng và hiệu quả hơn.