Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
3.1. Mục tiêu tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Trước khi đưa ra các giải pháp nhằm tổ chức thực hiện tốt các nội dung của tổ chức XĐGTTL, tác giả muốn đề ra một số mục tiêu mà tổ chức XĐGTTL của Học viện cần phải đạt được trong thời gian tới.
3.1. Mục tiêu tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Việc tách CTLT trở thành một bộ phận độc lập cùng với đó là việc bố trí cán bộ, đầu tư, trang bị hệ thống cơ sở vật chất khá khang trang, hiện đại, và đặc biệt là
việc xây dựng và ban hành hai văn bản về CTLT, có thể thấy quyết tâm của Đảng ủy Ban giám đốc Học viện cùng tập thể cán bộ, công nhân viên Học viện sẽ sơm đưa CTLT trở thành một trong các chức năng, nhệm vụ chính. Muốn CTLT của Học viện CSND sớm đi vào nền nếp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả và trở thành một trong những mặt công tác chính thì hoạt động tổ chức XĐGTTL phải hoàn thành các mục tiêu cụ thể sau:
Thứ nhất, thống nhất quản lý về mặt tổ chức đối với các nội dung của tổ
chức XĐGTTL, nghĩa là phải quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị có tài liệu nộp vào lưu trữ Học viện. Tất cả các đơn vị chức năng có hoạt động đều phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định (được quy định rõ trong Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012), trường hợp muốn giữ lại để giải quyết công việc
thì phải có văn bản và được sự đồng ý của cấp trên, nhưng cũng không được quá thời gian quy định cho phép. Nếu đơn vị nào không thực hiện đúng thì phải có chế tài xử phạt, và không có trường hợp ngoại lệ. Trao quyền chủ động cho đơn vị chủ quản về
CTLT của Học viện (hiện nay là Trung tâm Lưu trữ và Thư viện) để có thể thực hiện đúng, đủ chức năng của mình. Đây chính là mục tiêu quan trọng của CTLT của Học viện lúc này, để có thể tập hợp được nguồn tài liệu có giá trị, liên quan đến các mặt công tác của Học viện, sớm đưa tài liệu vào bảo quản, lưu trữ, và đưa TLLT vào phục vụ các hoạt động chính đáng của cán bộ, học viên Học viện CSND.
Thư hai, Quy định rõ nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao – nộp TL vào lưu trữ. Như đã trình bày ở trên, CTVT và CTLT của Học viện hiện nay là do hai đơn vị chức năng quản lý, việc bố trí này đã gây khó khắn cho việc phối hợp trong quá trình thực hiện các nội dung tổ chức XĐGTTL. Vì vậy, phải quy định rõ nhiệm của bộ phận văn thư Học viện, bộ phận văn thư của các đơn vị chức năng trong việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ hồ sơ công việc với nhiệm vụ của bộ phận lưu
trữ trong quá trình thu, nhận tài hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Có như thế mới tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm của các đơn vị có tài liệu giao nộp như hiện nay. Như đã đề cập ở mục 2.2.2, nguồn tài liệu lưu trữ của Học viện hiện nay rất hạn chế, cụ thể:
- Hiện tại Lưu trữ Học viện đang quản lý khối tài liệu lưu trữ của Văn phòng chuyển xuống, đây là các tài liệu hình thành trong hoạt động văn thư của Học viện từ năm 2010 đến 2015, chưa có các tài liệu nói về các hoạt động chuyên môn của Học viện.
- Đến cuối năm 2021, sau khi hệ thống văn bản về CTLT tại Học viện được ban hành, Lưu trữ Học viện lập kế hoạch bằng văn bản gửi đến các đơn vị chức năng
về hướng dẫn việc giao nộp TLLT. Đầu năm 2022, các đơn vị trong Học viện đã bắt đầu giao nộp TLLT vào lưu trữ Học viện, tuy nhiên quá trình thực hiện vẫn rất chậm và hạn chế cả về số lượng và chất lượng tài liệu nộp lưu. Các tài liệu nộp vào lưu trữ phần lớn là các tài liệu hành chính, tài liệu của các tổ chức Đảng (Chi bộ, Đảng bộ cơ sở) và tài liệu của các đoàn thể khác (Công đoàn Học viện, Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên...) nhưng tài liệu này thường có ít giá trị và nó chưa thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Học viện. Tài liệu chuyên môn hầu như không có, bởi nhóm tài liệu này đã được các khoa, phòng làm công văn đề xuất lên Ban Giám đốc Học viện xin giữ lại để giải quyết công việc và đã được Giám đốc Học viện ký duyệt.
Thứ ba, tổ chức XĐGTTL để thống nhất việc quản lý tập trung tài liệu lưu
trữ tiến tới xây dựng kho lưu trữ Học viện. Do cơ cấu tổ chức của Học viện từ năm 2001 đến năm 2015, chưa có bộ phận lưu trữ riêng và hoạt động lưu trữ cũng không được đề cập đến như một hoạt động độc lập, mà chỉ là một nhiệm vụ của bộ phận
văn thư. Do đó việc lưu giữ TLLT của Học viện đang bị chồng chéo, chưa tập trung. Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng cũng có chức năng lưu trữ, ở các đơn vị
chức năng lại muốn giữ lại các tài liệu nhưng lại không có kế hoạch Tổ chức XĐGTTL để lưu trữ mà lưu trữ một cách tràn làn, không theo quy định dẫn đến tình trạng rất nhiều tài liệu bị tiêu hủy một cách tùy tiện, vô tổ chức.
Thứ tư, tổ chức XĐGTTL để nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc giữ
gìn, bảo vệ nguồn TLLT của cán bộ của Học viện. Do thói quen và cũng do tâm lý sợ
lộ lọt thông tin - tài liệu mà từ trước đến này, trong hoạt động của các đơn vị chức năng, việc lưu giữ, bảo quản các tài liệu đều gặp rất nhiều vấn đề. Việc tự ý tiêu hủy tài liệu sau khi công việc đã hoàn thành mà chưa hỏi ý kiến cấp trên diễn ra thường xuyên
dẫn đến tình trạng có rất nhiều tài liệu quan trọng đã bị mất hoàn toàn.
Đến nay, Học viện CSND vẫn chưa có kế hoạch khảo sát khối tài liệu do các
đơn vị tự quản lý. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát sơ bộ tại một số đơn vị cơ bản, kết quả như sau:
- Phòng Quản lý Đào tạo và bồi dường nâng cao: khoảng 52m tài liệu;
- Phòng Tổ chức cán bộ: khoảng 46m tài liệu;
- Phòng Hậu cần: khoảng 58m tài liệu;
- Phòng Công tác Đảng, Công tác chính trị: khoảng 15m tài liệu;
- Phòng Quản lý nghiên cứu khoa học: khoảng 18m tài liệu;
- Văn phòng Học viện: khoảng 15m tài liệu.
- Còn với các khoa giảng dạy, nhóm tác giả khảo sát ngẫu nhiên 03 đơn vị giảng dạy có bề dày truyền thống trong Học viện, đó là Khoa luật, Khoa Quản lý hành chính về an ninh trật tự, Khoa Cảnh sát hình sự, thì việc lưu trữ tài liệu cũng
rất hạn chế, họ chỉ lưu giữ các tài liệu hình thành trong hai năm gần nhất (năm 2020, năm 2021) mỗi đơn vị được khoảng 1m tài liệu. Cá biệt, có những đơn vị không lưu giữ một chút tài liệu lưu trữ nào.
Thứ năm, tổ chức XĐGTTL sẽ giúp cho Học viện CSND sớm xây dựng
được Phông lưu trữ Học viện CSND. Đây cũng chính là mục tiêu mà Lưu trữ Học viện đang phấn đấu.