Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
2.2. Tình hình tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
2.2.2. Thực tế hoạt động nghiệp vụ tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
Có thể nói công tác Tổ chức XĐGTTL của Học viện CSND có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo quản nguồn tài liệu quý của Bộ Công an nói chung và của Học viện CSND nói riêng.
Công tác lưu trữ tại Học viện Cảnh sát nhân dân bắt đầu được thực hiện từ năm 2015 (khi công tác lưu trữ được chuyển về cho Trung tâm LT&TV), tuy nhiên công tác lưu trữ lúc này chưa được thực hiện vì chưa bố trí được nhân sự làm công tác lưu trữ riêng mà kiêm nhiệm bởi các cán bộ thư viện. Khi đã bố trí được nhân sự đảm nhiệm công tác lưu trữ ( vào năm 2020), công tác lưu trữ chỉ hoạt động cầm chừng và rất thụ động vì chưa có các công cụ hỗ trợ trong hoạt động xác định giá trị tài liệu. Cuối năm 2021, khi Học viện Cảnh sát ban hành được Quy chế công tác lưu
trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân và Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân thì hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu mới bắt đầu được
thực hiện ở mức độ đơn giản.
Theo Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình
thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân, thời gian nộp hồ sơ, tài liệu của
các đơn vị chức năng vào lưu trữ Học viện vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, trước khi thực hiện thu hồ sơ, tài liệu, bộ phận lưu trữ sẽ gửi kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu đến các đơn vị chức năng thông qua hệ thống văn bản điều hành Học viện.
Hiện nay, bộ phận lưu trữ của Học viện đã ban hành Kế hoạch số 2614/KH-T02-LTTV ngày 03/11/2021 về Tổ chức hướng dẫn giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân năm học 2020
- 2021 và Hướng dẫn số 319/HD-T02-LTTV ngày 03/11/2022 về Hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ năm học 2021 - 2022 và đã được gửi đến các phòng, ban
chức năng. Đến đầu năm 2022, việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ Học viện CSND bắt đầu được triển khai.
2.2.2.1. Xây dựng, ban hành công cụ hỗ trợ xác định giá trị tài liệu
Hiện nay, CTLT của Học viện đã xây dựng, ban hành được công cụ hỗ trợ XĐGTTL và đang được sử dụng là Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ học viện và thời hạn bảo quản. Theo Danh mục này, thành phần, nội dung tài liệu của
Học viện gồm 240 tên hồ sơ, tài liệu được chia thành 26 nhóm tài liệu (Phụ lục 2)
Ngày 15/10/ 2021, Giám đốc Học viện Cảnh sát nhân dân đã ký Quyết định số 1847/QĐ-/T02-LTTV về Ban hành Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân kèm theo là Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào LTHV và Thời hạn bảo quản (Phụ lục Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND),
2.2.2.2. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
a. Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư
XĐGTTL giai đoạn văn thư là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động Tổ chức XĐGTTL, đóng vai trò quan trọng trong cả quá trình tổ chức XĐGTTL, vì nó liên quan đến sự “sống - còn” của tài liệu, và việc có xây dựng thành công hay không Phông Lưu trữ Học viện CSND.
Để đánh giá chính xác mức độ thực hiện việc XĐGTTL giai đoạn văn thư tại
Học việc CSND, tác giả chia theo từng giai đoạn (Giai đoạn 1: từ năm 2001 đến năm 2015; Giai đoạn 2: từ năm 2015 đến đến nay)
- Giai đoạn 1 (từ năm 2001 đến 2015): Ở giai đoạn này hoạt động lưu trữ được gắn với hoạt động văn thư, và có thể khẳng định trong khoảng thời gian này hoạt động lưu trữ chưa có các hoạt động nghiệp vụ, mà chỉ là lưu trữ văn thư đơn thuần do đó XĐGTTL ở giai đoạn văn thư chưa được thực hiện. Nó được thể hiện thông qua khối lượng cũng như chất lượng tài liệu mà Văn phòng Học viện bàn giao cho Lưu trữ Học viện là Trung tâm LT&TV. Tài liệu lưu trữ được bàn giao chỉ
khoảng 6m, nhưng các tài liệu này đa số là các tài liệu được hình thành trong hoạt động văn thư chung của Học viện từ năm 2010 đến năm 2015, và chỉ là các văn bản rời lẻ được sắp xếp lộn xộn, không theo thứ tự và đặc biệt có nhiều tài liệu rác, không có giá trị lưu trữ.
- Giai đoạn 2 (từ năm 2015 đến nay): Ở giai đoạn này, tuy đã thành lập được
bộ phận phụ trách công tác lưu trữ nhưng từ năm 2015 đến tháng 10 năm 2021, hoạt động lưu trữ nói chung vẫn chưa được khởi sắc, hoạt động XĐGTTL lúc này cũng có được tiến hành thông qua hoạt động lựa chọn, sắp xếp, chỉnh lý khối tài liệu được bàn giao, nhưng cũng được tiến hành một cách sơ sài, không theo một quy trình hay quy định nào vì chưa có hệ thống văn bản về CTLT.
Tháng 10/2021 Học viện CSND Ban hành “Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân” và “Quy trình giao nhận,
quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân”, đặc biệt là đã xây dựng được công cụ hỗ trợ cho việc XĐGTTL của Học viện. Hai văn bản này có quy định cụ thể về việc tài liệu trước khi giao nộp vào LT Học viện phải được lập thành hồ sơ, có mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo Danh mục hồ sơ, tài liệu gioa nộp vào kho LT Học viện được quy định tại Phụ lục về “Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Học viện và thời hạn bảo quản”
(Quy định tại Điều 7 Mục 1 Chương II Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân) và các quy định, hướng dẫn việc lập hồ sơ trước khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện ( Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh
sát nhân dân),
Khi đã có hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ, việc XĐGTTL giai đoạn văn thư tại Học viện bắt đầu được nhen nhóm. Từ đầu năm 2022, bộ phận lưu trữ Học viện đã tiến hành thu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện theo quy định của Quy chế công tác lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh
sát nhân dân. Tại Khoản 1, Khoản 2, Điểm a Khoản 3 Điều 7 Mục 1 Chương 2 của
Quy chế đã quy định rõ về yêu cầu, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các đơn vị chức năng vào lưu trữ Học viện như sau:
+ Các đơn vị chức năng phải hoàn thành việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo đơn vị vào lưu trữ Học viện trước ngày 31/12 hàng năm. Các tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên đều phải nộp vào lưu trữ Học viện và phải có mục lục hồ sơ. Các đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ công việc phải được sự đồng ý của Giám đốc Học viện nhưng cũng không được giữ quá 02 năm kể từ khi công việc kết thúc.
+ Để giúp cho công tác giao nộp tài liệu của các đơn vị được tiến hành nhanh chóng và thuần lợi, thì bộ phận Lưu trữ của Học viện đã soạn thảo các văn bản về hướng dẫn giao nhận hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ để gửi tới các khoa, phòng chức năng trong Học viện thông qua hệ thống văn bản điều hành.
Đầu năm 2022, các đơn vị chức năng đã tiến hành giao nộp tài liệu của năm
2020, 2021 vào lưu trữ Học viện CSND. Tuy nhiên, do mới bắt đầu thực hiện hoạt động này nên đa số các đơn vị chưa làm đúng theo quy định trong Quy chế, các tài liệu nộp lưu chỉ là các văn bản rời lẻ, phân tán mà chưa được sắp xếp theo trình tự
thực hiện công việc và chưa được lập thành hồ sơ. Ở giai đoạn này, bộ phận lưu trữ đã hướng dẫn cán bộ được giao phụ trách nộp tài liệu của các khoa, phòng lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình và định thời hạn bảo quản luôn cho các hồ sơ đó dựa
theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình trên cơ sở “Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ Học viện và thời hạn bảo quản” được quy định trong “Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND”.
Khi các đơn vị chức năng nộp lại danh mục hồ sơ, có xác nhận của lãnh đạo đơn vị theo đúng hướng dẫn của bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra nếu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của khoa, phòng đó, cán bộ lưu trữ tiếp tục
trình danh mục hồ sơ đó lên lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ nếu danh mục hồ sơ đó được duyệt thì cán bộ lưu trữ bắt đầu lựa chọn tài liệu đưa vào các túi hồ sơ dựa trên danh mục hồ sơ đó. Nếu không được ký duyệt, danh mục hồ sơ đó được trả về, yêu cầu các đơn vị chức năng lập lại.
Như vậy, việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư tại Học viện CSND chưa được thực hiện mà mới bắt đầu được hình thành. Hy vọng thời gian tới, việc
xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư sẽ đi vào quỹ đạo theo đúng nguyên tắc và phương pháp, tạo thuận lợi cho các hoạt động sau này của quy trình tổ chức xác định giá trị tài liệu nói riêng và sự phát triển của công tác lưu trữ tại Học viện CSND trong tương lai.
b. Xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ Học viện CSND
Cũng tại Điểm b Khoản 3 Điều 7 Mục 1 Chương 2 của Quy chế đã quy định
rõ về thời hạn giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Trườc ngày 31/12 hàng năm, Bộ phận lưu trữ Học viện (Trung tâm lưu trữ và thư viện) tiến hành ra
soát các hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại kho của Học viện, có giá trị vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm để nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ hiện hành của Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Công an.
Ở giai đoạn này, cán bộ lưu trữ tại Học viện đồng thời thực hiện nhiều công việc khác nhau, cụ thể:
- Hoàn thiện hồ sơ: Dựa trên danh mục hồ sơ do các đơn vị chức năng đã lập và nộp về cho bộ phận lưu trữ Học viện, cán bộ lưu trữ sẽ lựa chọn, phân loại tài liệu để đưa vào hồ sơ, loại bỏ các tài liệu trùng, thừa, hết giá trị.
- Hoàn chỉnh hồ sơ: Tiến hành thu thập, chỉnh lý tài liệu để có thể hoàn chỉnh hồ sơ.
- Định thời hạn bảo quản: Sau khi đã hoàn chỉnh hồ sơ, cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra lại giá trị của các hồ sơ, theo đề xuất đã được phê duyệt, tại Lưu trữ Học viện CSND chỉ lưu các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên.
Theo quan sát của tác giả, hiện tại cán bộ lưu trữ đang phải làm nhiệm vụ của công việc thuộc bộ phận văn thư, vì trong Quy chế có quy định yêu cầu, thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, theo đó thì việc lập hồ sơ do các cán bộ được giao phụ trách công việc ở các đơn vị chức năng phụ trách. Khi nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thì hồ sơ đó đã phải hoàn chỉnh, nghĩa là các tài liệu trong hồ sơ đó đã được sắp xếp theo tiến độ giải quyết công việc (từ lúc bắt đầu đến khi công việc
kết thúc).
Như vậy, công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Học viện CSND chưa được thực hiện đúng theo quy định, từ thực tế hoạt động giao nộp tài liệu từ các đơn
vị chức năng hiện này, các tài liệu nộp không có nhiều giá trị lại chưa được lập hồ sơ nên bộ phận lưu trữ đang tiến hành thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu mà chưa thực hiện việc xác định lại hồ sơ tài liệu để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Việc thực hiện hoạt động xác định giá trị tài liệu tài lưu trữ Học viện như hiện nay đang gây mất thời gian của cán bộ lưu trữ, làm tốn diện tích kho của phòng lưu trữ cho các tài liệu đang chờ được kiểm tra để đưa vào hồ sơ, nếu các cán bộ không tích cực làm việc sẽ gây nên tình trạng tài liệu bị dồn đống, đắp chiếu.
2.2.2.3. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Hội đồng XĐGTTL là một tổ chức làm nhiệm vụ nghiên cứu, tư vấn với Giám đốc Học viện về việc xem xét, đề nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản
và tiêu hủy tài liệu hết giá trị giúp cho việc xác định giá trị tài liệu của Học viện được thực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng với các quy định của Nhà nước, của ngành.
Tại Điều 10 Mục 1 Chương 2 của Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND có quy định rõ nhiệm vụ chung và thành phần
của Hội đồng xác định giá trị tại liệu cũng như chức năng, nhiệm vụ của các thành viên Hội động xác định giá trị tài liệu của Học viện CSND như sau:
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Thư viện đề xuất, Giám đốc Học viện quyết định thành lập và tự giải thể khi nhiệm vụ
hoàn thành. Có nhiệm vụ nghiên cứu, tư vấn cho Giám đốc Học viện trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; xem xét, đánh giá lại tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, nếu cần có thể đề xuất kéo dài thời gian bảo quản cho những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản lưu trữ; Xem xét, thông qua danh mục tài liệu hết giá trị để báo cáo, đề nghị Giám đốc Học viện quyết định cho tiêu hủy theo quy định.
- Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu + Giám đốc Học viện hoặc Phó Giám đốc Học viện (được Giám đốc Học viện ủy quyền): Chủ tịch Hội đồng’
+ Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Thư viện: Ủy viện thường trực;
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên + Cán bộ làm công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ và Thư viên: Thư ký;
+ Chủ tịch Hội đồng điều hành mọi hoạt động của Hội đồng;
+ Ủy viên thường trực Hội đồng tham mưu giúp Chủ tịch Hội đồng thực hiện các nhiệm vụ về xác định giá trị tài liệu, thời hạn lưu trữ tài liệu lưu trữ của
Học viện;
+ Thư ký phốp hợp với các đơn vị có tài liệu lập danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ; danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để đề nghị tiêu hủy và xây dựng các văn bản của Hội đồng;
+ Ủy viên nghiên cứu, cho ý kiến và thông qua văn bản đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định.
Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ, Trung tâm lưu trữ và Thư viện chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu vì vẫn đang trong quá trình giao nhận tài liệu theo danh mục tài liệu nộp lưu được quy định trong Quy chế CTLT.
Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung, Trung tâm cũng đã thành lập Hội đồng hủy tài liệu là các giáo trình nghiệp vụ đã cũ, hư hỏng và đây là công việc định kỳ của Trung tâm.
2.2.2.4.Thành lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu
Trong quy chế CTLT của Học viện CSND, Hội đồng thẩm tra không được lập thành mục riêng mà chỉ được nhắc đến trong phần Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Cụ thể, tài liệu trước khi mang đi tiêu hủy phải có ý kiến thẩm định của Văn phòng Bộ Công an. Như vây, thành phần Hội đồng thấm tra xác định giá trị tài liệu phải có sự tham gia của cơ quan cấp trên, ở Học viện do cơ quan cấp trên chỉ đạo.
2.2.2.5. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Tại Điều 11 Mục 1 Chương 2 của Quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND, có quy định hủy tài liệu hết giá trị như sau:
Các tài liệu hủy phải được thẩm định bởi tổ chức lưu trữ cấp trên của Bộ Công an đó là Văn phòng Bộ Công an, Giám đốc Học viện mới ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Học viện và chỉ đạo kiểm tra, rút lại những tài liệu mà cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp trên đề nghị chưa hủy. Quá trình xét và thực hiện hủy tài liệu cũng phải được lập thành hồ sơ và được bảo quản tại kho lưu trữ của Học viện 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu. Hồ sơ tài liệu hủy gồm: