Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức xác định giá trị tài liệu
Về cơ bản, Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam hiện nay đã đề cập đến nội dung tổ chức xác định giá trị tài liệu, tuy chưa tập trung, toàn diện các nội dung nhưng cũng khá đầy đủ, cụ thể:
1.2.1. Thực hiện các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 1.2.1.1. Xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư
Trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội XĐGTTL giai đoạn văn thư được quy định tại các Điều 9, Điều 11 và Điều 12 Mục 1 Chương 2, tại các điều luật này, có quy định rõ các vấn đề như: trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Hay trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020, quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư, nhưng có liên quan đến
nội dung XĐGTTL trong giai đoạn văn thư, cụ thể tại Điều 28, Điều 29, Điều 30, Điều 31 Chương VI, có hướng dẫn chi tiết việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ.
Tại Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của Bộ Công an, xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư được quy định khá rõ và cụ thể, gồm:
- Điều 9 Mục 1 Chương 2: Quy định về lập danh mục hồ sơ, cụ thể:
Căn cứ lập hồ sơ; Thẩm quyền ký duyệt danh mục hồ sơ và trách nhiệm củ bên tham gia lập danh mục hồ sơ, tài liệu là do bộ phận văn thư thuộc Văn phòng của các đơn vị.
- Điều 10 Mục 1 Chương 2: Quy định về quy trình lập hồ sơ: Mở hồ sơ;
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào các hồ sơ liên quan và Sắp xếp, biên mục và kết thúc việc lập hồ sơ.
- Điều 11 Mục 2 Chương 2: trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu, quy định thời gian giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
- Điều 12 Mục 2 Chương 2: quy định các yêu cầu về hình thức, nội dung
và thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ.
1.2.1.2. Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ cơ quan
XĐGTTL trong giai đoạn LTCQ được quy định trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, quy định tại các Điều 10 Mục 1 Chương 2; Điều 15, Điều 16, Mục 2 Chương 2 và Điều 21, Điều 22 Mục 3 Chương
2, liên quan đến các nội dung như: trách nhiệm của LTCQ; Chỉnh lý, XĐGTTL;
thời hạn nộp lưu và trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào LTLS.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ gồm 5 chương và 29 Điều, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, trong đó đăc biệt có các Điều, Khoản liên quan trực tiếp đến công việc mà tác giả đang làm, đó là quy định thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao vào LTLS được quy định tại Điều 14 Chương 3 của Nghị định.
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân.
Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28/12/2018 của Bộ Công an quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Trong Thông tư này, có giải thích cụ thể các tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Công an được đưa vào lưu trữ, và chia các tài liệu này thành 26 nhóm tài liệu khác nhau. Tại phụ lục của Thông tư này, là BTHBQ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân, có quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho 282 hồ sơ, tài liệu của 26 nhóm tài liệu.
Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/ 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Phụ lục của Thông tư là BTHBQ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ gồm 274 hồ sơ, tài liệu có thể áp dụng trong các cơ sở giáo dục đào tạo.
Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và
công nghệ.
Tại Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17/01/2020 của Bộ Công an, XĐGTTL giai đoạn LTCQ cũng được quy định cụ thể như sau:
- Cũng tại Điều 12 Mục 2 Chương 2 có quy định về thành phần và thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử (tại Điểm b, Điểm c Khoản 2)
- Điều 14 Mục 3 Chương 2 quy định trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung, yêu cầu trong công tác chỉnh lý tài liệu.
- Điều 15 Mục 3 Chương 2 quy định về XĐGTTL căn cứ theo Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28/12/2018.
1.2.1.3. Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ lịch sử lịch sử
XĐGTTL trong giai đoạn LTLS được thể hiện tại các Điều 19, Điểu 20 Mục 3 Chương 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, trong đó Điều 19 đề cập đến trách nhiệm của LTLS trong việc LTTL; Điều 20 thì quy định quyền hạn của các LTLS trong việc LTTL
Tại Điểm C Khoản 2 Điều 12 Mục 2 Chương 2 của Thông tư số 08/2020/TT- BCA có quy định các tài liệu phải nộp vào LTLS và thời hạn phải giao nộp TL vào LT.
1.2.2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Được quy định tại Điều 18 Mục 2 Chương II của Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13, có nêu rõ trách nhiệm của Hội đồng XĐGTTL, thành phần của Hội
đồng XĐGTTL và lề lối làm việc của Hội đồng XĐGTTL.
Trong Thông tư số 08/2020/TT-BCA, có quy định rõ thẩm quyền quyết định thành lập Hội đồng XĐGTTL do lãnh đạo Công an các đơn vị có tài liệu cần XĐGT ký quyết định thành lập và tự giải thể khi hoàn thành nhiệm vụ (Điều 16 Mục 3 Chương 2).
Cũng tại Điều 16 còn nêu rõ nhiệm vụ, thành phần và chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong Hội đồng XĐGTTL
1.2.3. Thành lập Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu Thông tư số 08/2020/TT-BCA chỉ quy định thẩm quyền về thẩm tra tài liệu hết giá
trị, đơn vị cấp trên sẽ tham gia thẩm tra tài liệu hết giá trị của các đơn vị trực thuộc: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị của BCA; Phòng Hành chính, Văn phòng BCA thẩm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị của các đơn vị trực thuộc Bộ; Phòng Tham mưu Công an các tỉnh thẩm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị của Công an cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã (Điều 17 Mục 3 Chương 2 Thông tư số 08/2020/TT-BCA )
1.2.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 tại Điều 28 Chương 3, có nêu rõ thẩm quyền, thủ tục và cách thức thực hiện khi tiêu hủy tài liệu
Điều 18 Mục 3 Chương 2 Thông tư số 08/2020/TT-BCA quy định rõ thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, cách thức, trình tự, thủ tục tiến hành tiêu hủy.
Cục Văn thu lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn số 879/VTLTNN- NVĐV ngày 19 tháng 12 năm 2006, hướng dẫn cụ thể việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân.
Nhìn chung, đối với công tác tổ chức xác định giá trị tài liệu trong các văn bản luật, dưới luật của Nhà nước, của các Bộ, Ngành đều có được nhắc đến, song chưa được đầy đủ, rõ ràng, ví dụ như về Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu có được quy định trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, nhưng hiện nay hai văn bản này đã hết hiệu lực và được thay thế bằng Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, nhưng trong nội dung của luật thì không nhắc đến
Hội đồng thẩm tra xác định tài liệu.
Để làm tốt CTLT nói chung và thực hiện có hiệu quả hoạt động tổ chức XĐGTTL, đòi hỏi Học viện Cảnh sát nhân dân phải tìm hiểu, nghiên cứu kỹ các văn bản luật và văn bản dưới luật trên để có thể áp dụng một cách uyển chuyển và
hợp lý với đặc thù trong ngành và thực tế CTLT của Học viện. Các văn bản trên sẽ là cơ sơ, là căn cứ định hướng giúp Học viện thực hiện đúng, có hiệu quả công tác XĐGTTL trong tương lai
Tiểu kết Chương 1
Chương 1 của luận văn, đã tập trung làm rõ các vấn đề về lý luận và tìm hiểu cơ sở pháp lý liên quan đến nội dung của tổ chức xác định giá trị tài liệu.
Những vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý được khái quát trong Chương 1 giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể về nội dung công tác tổ chức xác định tài liệu; đồng thời, đặt cơ sở lý luận cho việc khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân trong Chương 2.