Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN
3.2. Các giải pháp nhằm thực hiện tốt hoạt động tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện Cảnh sát nhân dân
3.2.1. Nhóm giải pháp về quản lý
CTLT là hoạt động quản lý nhà nước do đó để thực hiện tốt CTLT cần có hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý, thực hiện nghiệp vụ liên quan đến CTLT phải thống nhất, rõ ràng mang tính nhất quán tránh tình trạng các nội dung chống chéo nhau.
Học viện CSND đã xây dựng và ban hành được hệ thống văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ gồm “Quy chế CTLT tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân” và “Quy trình giao nhận, khai thác, sử dụng tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND”. Hai văn bản này đã kịp thời định hướng cho CTLT
của Học viện được hoạt động thống nhất. Tuy nhiên quá trình nghiên cứu, xây dựng và ban hành văn bản do tâm lý nóng vội, chỉ dựa trên ý kiến chủ quan, một phía của Học viện, mà chưa có sự tham gia ý kiến của các đơn vị quản lý cấp trên, hay các
chuyên gia về CTLT, nên có nhưng quy định trong quy chế chưa được rõ ràng, vẫn ở dạng chung chung. Ngoài ra, danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào LTHV và THBQ được quy định trong Quy chế Công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện CSND được xây dựng trên cơ sở Thông tư số 45/2018/TT-BCA ngày
28/12/2018 của Bộ Công an quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân, mà Thông tư này của BCA được ban hành để áp dụng
chung cho các đơn vị trong toàn ngành công an, nên có nhiều điểm chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Học viện. Do vây, Học viện CSND cần bổ sung, ban hành kịp thời các quy định về công tác lưu trữ. Cụ thể, theo tác giả, Học viện CSND nên bổ sung các vấn đề sau vào Quy chế CTLT: quy định trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức công tác lưu trữ; quy định trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn, cán bộ làm công tác lưu trữ trong việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ; quy định chế tài xử phạt nếu cán bộ không thực hiện quy chế, quy định về công tác lưu trữ… Đặc biệt là bộ phận lưu trữ có thể nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ riêng cho các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện trên cơ sở đó cũng làm hoàn
thiện hơn BTHBQ đối với các nhóm hồ sơ, tài liệu dựa trên chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện.
3.2.1.2. Hoàn thiện các công cụ xác định giá trị tài liệu
a. Xây dựng, hoàn thiện danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo chức năng nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Học viện CSND
Công tác lập hồ sơ hiện hành có vai trò quan trọng trong hoạt động tổ chức XĐGTTL của Học viện CSND, bởi nếu làm tốt việc lập hồ sơ hiện hành, thì tài liệu sẽ được sắp xếp, phân loại theo từng vấn đề, từng sự việc, tạo điều kiện thuận lợi trong việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ Học viện đúng thời hạn, giúp cho các hoạt động tiếp theo của tổ chức XĐGTTL được nhanh chóng, hiệu quả.
Để làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu, thì bộ phận lưu trữ Học viện phải tham mưu cho Ban giám đốc Học viện sớm xây dựng và ban hành được một DMHS chuẩn cho các đơn vị chức năng và phải được cập nhất hành năm để sửa đổi, bổ sung hàng năm. Bộ phận lưu trữ phải thường xuyên hướng dẫn cán bộ làm công tác lập hồ sơ về quy trình, phương pháp lập hồ sơ.
Tác giả xin đề xuất các loại tài liệu có giá trị sau khi kết thúc công việc và đến hạ phải nộp của các đơn vị chức năng theo quy định vào lưu trữ Học viện để quản lý.
Căn cứ để xây dựng danh mục - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư;
- Quyết định số 1989/QĐ-BCA ngày 24 tháng 03 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện Cảnh sát nhân dân;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 10 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục;
- Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17 tháng 01 năm 2020 Quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân;
- Thống tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28 tháng 12 năm 2018 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong công an nhân dân;
- Quyết định số 1847/QĐ-T02-LTTV ngày 15 tháng 10 năm 2021 Quyết định ban hành quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân.
- Quy trình giao nhận, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân;
- Căn cứ vào kế hoạch triển khai công tác năm học của các đơn vị chức năng trong Học viện.
Nội dung Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Học viện CSND. (Phụ lục số 3)
b. Xây dựng hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện Cảnh sát nhân dân
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Học viện CSND là bảng danh sách
các nhóm hồ sơ tài liệu có ghi thời hạn bảo quản dùng làm công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện. Bảng THBQ có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong tổ chức xác định giá trị tài liệu của Học viện CSND, cụ thể: Bảng THBQ làm cơ sở để điều chỉnh lại thời hạn bảo quản các hồ sơ tài liệu ở giai đoạn văn thư; Bảng THBQ là cơ sở để lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ lịch sử; Bảng THBQ còn là cơ sở giúp Hội đồng XĐGTTL xem xét và quyết định hủy hãy tiếp tục giữ lại các hồ sơ được đề nghị hủy. Trong khuân khổ luận văn, tác giả chỉ xây dựng THBQ cho nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, các nhóm tài liệu khác vẫn áp dụng theo Quy chế CTLT.
Căn cứ để xây dựng bảng thời hạn bảo quản - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Quyết định số 1989/QĐ-BCA ngày 24 tháng 03 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Học viện Cảnh sát nhân dân;
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 10 năm 2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục;
- Thông tư số 08/2020/TT-BCA ngày 17 tháng 01 năm 2020 Quy định về công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân;
- Thống tư số 45/2018/TT-BCA ngày 28 tháng 12 năm 2018 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong công an nhân dân;
- Quyết định số 1847/QĐ-T02-LTTV ngày 15 tháng 10 năm 2021 Quyết định ban hành quy chế công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến của Học viện Cảnh sát nhân dân.
Nội dung Bảng THBQ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Học viện CSND.
(Phụ lục số 4)
3.2.1.3. Tăng cường kiểm tra, đánh giá việc thực hiện CTLT
Việc kiểm tra, đánh giá CTLT tại Học viện thường xuyên sẽ phát huy được
các mặt tích cực và lộ ra các mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa. Tuy nhiên việc kiểm tra, đánh giá này phải đi kèm với các hình thức khen thưởng đối với các cán bộ làm tốt để khuyến khích cán bộ cố gắng hơn trong công việc, và có hình thức xử lý, răn đe đối với những thành phần sai phạm, chưa thực hiện đúng
trách nhiệm của mình. Đối với thực hiện các nội dung tổ chức XĐGTTL, ban hành các quy định liên quan đến việc lập DMHS, hồ sơ công việc của các đơn vị chức năng có thể chấm điểm để lấy thi đua hàng năm cho đơn vị hay cán bộ được giao trách nhiệm.