Hơn hết, kế toán vật tư cũng chịu trách nhiệm chính cho hoạt động xuất nhập hàng, đảm bảo được lượng hàng trong quá trình hoạt động và cập nhật tình trạng thường xuyên báo với cấp trên.T
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOĐẠI HỌC UEHTRƯỜNG KINH DOANH UEHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦNPHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG MỘT TỔ CHỨC, PHÒNG KẾ TOÁN
Trang 2II Công việc kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho của kế toán vật tư. 61 Các bước thực hiện kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho 62 Các khó khăn và môi trường ảnh hưởng dẫn đến việc không đạt mục tiêu trong các bước thực hiện công việc kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho của kế
3 Đánh giá mức độ tổn thất và khả năng xảy ra rủi ro 114 Giải pháp để hạn chế xảy ra khó khăn “Khi so sánh dữ liệu trên biên bản kiểm kê với phần mềm quản lý, nếu có sai lệch sẽ khó khăn trong việc tìm ra sai lệch bắt đầu từ đâu trong suốt quá trình trước đó” 155 Thực hiện hoạt động đối phó cho khó khăn và xây dựng kế hoạch hành
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU.
Trong một doanh nghiệp không thể thiếu các chức danh kế toán, kế toán giúp đo lường, phân tích dữ liệu tài chính của doanh nghiệp thông qua mối quan hệ tương quan giữa doanh thu và chi phí để các nhà quản lý cấp cao nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung có cái nhìn trực quan hơn trong việc lên kế hoạch để phát triển doanh nghiệp tong tương lai Do đó, kế toán là rất cần thiết để nâng cao vị thế doanh nghiệp theo hướng chủ động và hợp pháp Trong doanh nghiệp chia thành nhiều chức danh kế toán khác nhau, tùy theo đặc thù và phương hướng sản xuất của mỗi doanh nghiệp thì công việc của kế toán cũng sẽ khác nhau.
Tuy nhiên, trong bài tiểu luận này chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ về công việc hàng ngày của một kế toán vật tư Bên cạnh đó, cũng sẽ phân tích sâu hơn về công việc kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho của kế toán vật tư để có thể thấy rõ hơn chức danh kế toán này thực hiện công việc ra sao và tầm quan trọng của công việc này trong hoạt động kết toán, cũng như hiểu rõ hơn mục đích của công việc này.
Trang 4LỜI CẢM ƠN.
Để hoàn thành được bài tiểu luận này, em luôn nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy, các anh chị kế toán viên và các chức vụ liên quan Với tình cảm chân thành và sâu sắc, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy và các anh chị đã tạo điều kiện và hết lòng giúp đỡ em trong quá trình học tập và làm bài
Đặc biệt, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Hữu Thọ - giảng viên bộ môn Quản trị rủi ro doanh nghiệp Với tình cảm chân thành và sâu sắc, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy vì đã luôn theo sát, hướng dẫn, chỉnh sửa tỉ mỉ và truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em.
Trong học kỳ này, nhờ sự giảng dạy đầy tâm huyết của thầy mà em đã tiếp cận được những kiến thức rất hữu ích, đặc biệt là đối với sinh viên trong khối ngành kinh tế như em, đó sẽ là một trong những hành trang bổ ích phục vụ cho công việc của em trong tương lai.
Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn khá hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ nên bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong thầy xem xét và góp ý để bài được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, xin kính chúc thầy luôn bình an, mạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục truyền năng lượng nhiệt huyết và những kiến thức bổ ích của bộ môn này cho các bạn sinh viên các khóa tiếp theo Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 5NỘI DUNG.
I Kế toán vật tư.
1 Khái niệm kế toán vật tư.
Trong một doanh nghiệp, phòng kế toán sẽ bao gồm nhiều vị trí khác nhau như kế toán như kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thuế… Việt Nam đang mở cửa hội nhập, tạo tiền đề cho các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài xuất hiện nhiều Đó là giai đoạn vàng cho sự phát triển của nền kinh tế hàng hóa Đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất thường xuyên phải lên các kế hoạch mua bán, dự trữ một cách đầy đủ và kịp thời các loại vật tư, hàng hóa nhằm đảm bảo tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra đạt được hiệu quả và hiệu suất cao Điều này đã tạo cơ hội thuận lợi cho những ai đang theo đuổi ngành kế toán và đặc biệt là chức danh kế toán vật tư
Kế toán vật tư là một chức danh quan trọng trong doanh nghiệp Kế toán vật tư chịu trách nhiệm quản lý cũng như theo dõi kho và hàng tồn kho, số lượng hàng hóa và chất lượng hàng hóa Hơn hết, kế toán vật tư cũng chịu trách nhiệm chính cho hoạt động xuất nhập hàng, đảm bảo được lượng hàng trong quá trình hoạt động và cập nhật tình trạng thường xuyên báo với cấp trên.
Theo đó, kế toán vật tư chiếm một vai trò không thể thiếu trong doanh nghiệp Công việc hằng ngày của kế toán vật tư:
- Lập phiếu xuất/nhập kho theo yêu cầu.
- Theo dõi tình hình xuất, nhập tồn kho vật tư.
- Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, kiểm tra thủ kho có tuân thủ qui định của công ty, đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho, kế toán, kiểm tra các số liệu và các chứng từ khác có liên quan.
- Hạch toán việc nhập xuất kho hàng hóa, vật tư
- Kiểm kê, báo cáo lượng vật tư, hàng hóa còn tồn ở kho lên cấp trên, đồng thời lập kế hoạch nhập thêm vật tư, hàng hóa trong trường hợp cần thiết.
Trang 6- Áp dụng phương thức vào công việc một cách chính xác, tuân thủ đúng nguyên tắc trong xuất nhập vật tư.
- Thường xuyên phải đối chiếu lại số lượng vật tư, hàng hóa thực tế trong kho với số liệu trên phần mềm quản lý để tránh những thất thoát trong doanh nghiệp.
- Xử lý kịp thời và nhanh chóng tình trạng thiếu sót vật tư, hàng tồn kho, hàng kém chất lượng để đảm bảo được quá trình sử dụng vật tư cho quá trình sản xuất hiệu quả.- Lập báo cáo kế toán thường xuyên, báo cáo với doanh nghiệp để nắm được tình hình hoạt động xuất nhập vật tư.
Kế toán vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi hoạt động nhập, xuất kho, hàng tồn các loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa… sự tiêu hao của hàng hóa, đánh giá được tình hình hàng hóa, qua đó đảm bảo và cập nhật kịp thời tình trạng chất lượng và số lượng hàng trong quá trình hoạt động cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp muốn sản xuất ra một sản phẩm chất lượng để cạnh tranh trên thị trường thì phải tổ chức vật tư một cách khoa học Kế toán vật tư giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nguyên vật liệu hiệu quả, tránh tình trạng thất thoát, tiết kiệm được nhiều chi phí vì đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra phương pháp giải quyết để có nguồn vật tư thích hợp Vật tư quyết định đến chất lượng sản phẩm, nếu kiểm tra thấy không phù hợp, chênh lệch, kế toán vật tư có thể đề xuất để doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời phương án sử dụng nguyên vật liệu Bởi vậy, trong doanh nghiệp, hoạt động vật tư cần đến kế toán vật tư để quản lý tài chính doanh nghiệp, tình hình sản xuất giúp doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm có tính cạnh tranh cao cả về giá và chất lượng luôn duy trì sản xuất đúng đắn, hiệu quả, tạo được chất lượng và năng suất cho doanh nghiệp.
Kế toán vật tư với vai trò là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, muốn làm tốt công việc của mình cần phải đảm bảo những hiểu biết rõ ràng và chắc chắn về nghiệp vụ, hiểu về nguyên vật liệu mình sẽ quản lý, có khả năng kiểm tra, kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu Với việc nắm rõ thông tin số liệu, kế toán vật tư còn tham vấn cho
Trang 7doanh nghiệp các hướng giải quyết hợp lý những tình huống rủi ro xảy ra với nguyên vật liệu Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà công việc của kế toán vật tư có chút khác biệt
2 Mô tả công việc của kế toán vật tư.
2.1 Hạch toán về nhập kho vật tư, hàng hóa.
Công việc hạch toán là một nhiệm vụ không thể thiểu của một kế toán, kế toán vật tư cũng vậy, nhằm phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, số lượng hàng hóa, vật tư… đưa về kho quản lý Đảm bảo tính minh bạch trong việc thu mua hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu… trong doanh nghiệp.
Khi hàng hóa, vật tư được nhập kho, kế toán vật tư phải theo dõi và kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng sản phẩm Sau đó tiến hành hạch toán ghi nhận các chi phí liên quan đến hàng hóa, vật tư đó như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, đóng gói, khấu hao, chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ, thuế giá trị gia tăng, chiết khấu Các chi phí này phải được hạch toán rõ ràng, chi tiết, chính xác và không được phép có bất kỳ sai sót nào để đám bảo tính minh bạch trong tài chính của doanh nghiệp.
Các thông tin này được kiểm chứng và hạch toán dựa trên hóa đơn mua hàng, phiếu xuất/nhập kho từ đơn vị và nhà cung cấp theo các số liệu chi tiết trong các hóa đơn, chứng từ đó.
2.2 Nhập dữ liệu vào phần mềm.
Sau khi hạch toán và xử lý toàn bộ thông tin về hàng hóa, vật tư thì kế toán vật tư tiến hành nhập dữ liệu chi tiết lên phần mềm quản lý Đồng thời kết hợp kiểm tra đối chiếu với ghi chép của thủ kho xem có sai lệch lớn hay không, để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
Công việc này giúp cho các nhân viên có liên quan và người quản lý hệ thống kho dễ dàng theo dõi chi tiết và kiểm soát được các vấn đề liên quan đến vật tư.
2.3 Lập phiếu nhập kho, xuất kho.
Nhân viên kế toán vật tư cũng chịu trách nhiệm lập các phiếu xuất – nhập kho vật tư, hàng hóa… cho doanh nghiệp Kế toán vật tư sẽ kiểm kê số lượng vật tư, hàng hóa, truy xuất các dữ liệu về vật tư, hàng hóa cần được sử dụng, bán hay chuyển cho
Trang 8đơn vị khác cũng nhưu hàng hóa được nhập vào kho đơn vị trên các phiếu riêng sau đó gửi lên kế toán trưởng và ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt.
Lưu ý rằng các phiếu xuất nhập kho thường có các mẫu phiếu quy định theo từng doanh nghiệp riêng, chỉ áp dụng và có hiệu lực với đúng mẫu phiếu của doanh nghiệp đó, và quan trọng nhất là phải có sự ký duyệt của kế toán trưởng và ban lãnh đạo Vì vậy, nếu có bất kỳ sai sót nào trong quá trình nhập kho thì kế toán vật tư cũng sẽ phải chịu trách nhiệm trong các vấn đề này.
2.4 Kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho.
Nhân viên kế toán vật tư thường theo dõi trên phần mềm dữ liệu về thông tin hàng tồn kho, kết hợp với thủ kho kiểm tra thường xuyên hàng trong kho, hàng ngày học phải kiểm tra số lượng hàng tồn, đối chiếu ghi chép với thủ kho, kiểm kê kho có khớp với số lượng hàng trên phần mềm với thực tế xem có đủ số lượng hay thiếu hoặc thừa vật tư, hàng hóa Những vật tư, hàng hóa nào có dấu hiệu hư hỏng thì báo cáo xin hủy với cấp trên Công việc phải luôn phối hợp các hoạt động với thủ kho, nếu phát sinh các nghiệp vụ xuất nhập kho thì ghi nhận nhanh chóng, kịp thời và chính xác Định kỳ theo ngày/tháng/quý/năm lập báo báo gửi lên ban lãnh đạo, để họ theo dõi vật tư, hàng hóa nào sử dụng nhiều để tăng thêm, sử dụng ít sẽ giảm bớt.
Ngoài ra, kế toán vật tư còn đảm nhận thêm một số việc khác khi được cấp trên giao, phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý những vấn đề chung.
II Công việc kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho của kế toán vật tư.
1 Các bước thực hiện kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho.
Trang 9hàng nào kiểm tra trước, mặt hàng nào kiểm tra sau Tạo hồ sơ để để dễ dàng kiểm kê kho hơn.
Một việc cần thiết phải làm trước khi bắt đầu tiến hành kiểm kê: gọi cho nhà cung cấp để xác nhận không có đơn hàng mới để tránh nhập kho thêm, cũng như liên hệ khách hàng để tránh xuất kho khi đang kiểm kê, vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến số lượng vật tư, hàng hóa trong quá trình kiểm kê.
Truy suất thông tin vật tư, hàng hóa trên phần mềm quản lý, in biên bản kiểm kê gồm 5 mục: mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế tại kho, số lượng trên báo cáo thành 2 bảng riêng biệt cho kế toán vật tư và thủ kho để so sánh đối chiếu Đảm bảo biên bản theo đúng mẫu biên bản kiểm kê.
- Bước 2: Kiểm kê số lượng thực tế tồn kho.
Tiến hành kiểm kê số lượng thực tế trước theo mẫu biên bản kiểm kê và đảm bảo rằng số liệu trên 2 biên bản là độc lập giữa kế toán vật tư và thủ kho để gia tăng độ chính xác.
Sau khi kiểm tra xong, đối chiếu giữa hai bản kiểm kê xem có sự chênh lệch không, nếu không có chênh lệch thì bỏ qua, nếu có tiến hành kiểm tra lại một lần nữa số lượng thực tế để sửa lại trên biên bản kiểm kê.
Tiến hành lấy chữ ký xác nhận của những người có liên quan về số lượng hàng thực tế để đối chứng.
- Bước 3: Đối chiếu với báo cáo tồn kho trên phần mềm quản lý.
Sau khi có biên bản kiểm kê thực tế tại kho, thực hiện kiểm tra, đối chiếu với thông tin của báo cáo tồn kho trên phần mềm quản lý Nếu trùng khớp thì bỏ qua, còn nếu có sự sai lệch thì trách nhiệm thuộc về thủ kho hoặc nhân viên kho, cần phải giải trình chi tiết lý do.
Đối với trường hợp thửa so với báo cáo, có thể do nhân viên nhầm lẫn do nhập số liệu, hoặc chưa cập nhật được hàng hóa vừa nhập kho.
Trang 10Đối với trường hợp thiếu so với báo cáo, vấn đề này đáng lưu tầm, có thể nhân viên cập nhật thiếu mã hàng, hao hụt khi vận chuyển, hoặc nghiêm trọng hơn là có gian lận, bị đánh cắp…
- Bước 4: Tổng hợp thông tin, lập báo cáo.
Sau khi nhận được biên bản giải trình, kế toán vật tư tiến hành tổng hợp thông tin sự chênh lệch thực tế với báo cáo tồn kho trên phần mềm quản lý, gửi lên cấp trên xem xét, ký duyệt mới được chỉnh sửa số liệu cho khớp trên phần mềm quản lý với thực tế Hoàn thành và cập nhật báo cáo hàng tồn kho mới trên phần mềm.
Khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán vật tư kết hợp với các nhân viên có liên quan tìm ra biện pháp giải quyết và ngăn ngừa tổn thất xảy ra cho doanh nghiệp.
2 Các khó khăn và môi trường ảnh hưởng dẫn đến việc không đạt mục tiêu trong các bước thực hiện công việc kiểm kê, báo cáo tình hình tồn kho của kế toán vật tư.
Các bước thực hiện
Liệt kê các khó khăn và phân tíchMôi trường ảnh hưởng
Bước 1: Chuẩn bị
Khả năng không đủ nhân sự hỗ trợ cũng như thời gian để sắp xết vật tư, hàng hóa:
Thông thường, cả phòng kế toán sẽ hỗ trợ kho kiểm kê, vấn đề phát sinh có thể do nhân viên phòng ban khác không có kinh nghiệm ở bộ phận kho có thể gây mất thời gian hơn trong quá trình sao chép.
Vấn đề khó khăn ảnh hưởng bởi vấn đề môi trường hoạt động – khả năng làm việc tập thể của các bộ phận là chủ yếu.
Việc truy xuất dữ liệu thông tin vật tư, hàng hóa để lên biên bản kiểm kê có khả năng in thiếu dữ liệu vì dữ liệu kho thường rất hiệu mặt hàng và
Khó khăn này bị ảnh hưởng do môi trường hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: nguồn nhân lực
Trang 11có nhiều mặt hàng trùng loại, trùng tên dẫn đến biên bản kiểm kê có sai sót ngay từ ban đầu.
như kỹ năng chuyên môn, năng lực của kế toán vật tư.
Với những công ty có số lượng vật tư, hàng hóa lớn và chiếm diện tích lớn có thể gây bất lợi về di chuyển và mất nhiều thời gian hơn trong quá trình kiểm kê.
Do ảnh hưởng của môi trường vật chất, không gian kho có thể không đủ khả năng để đáp ứng được diện tích để dễ dàng tiền hành kiểm kê.
Bước 2: Kiểm kê số lượng thực tế tồn kho.
Khó khăn do việc trùng loại hàng và thời gian so sánh biên bản kiểm kê do một vài tác động của môi trường hoạt động, môi trường vật chất và cả môi trưởng kinh tế Trong quá trình kiểm số lượng hàng hóa, vật tư có một số mặt hàng trùng tên và bao bì nhưng khác tính chất và thành phần, điều này gây nên nhầm lẫn (ví dụ: đối với mặt hãng bia hay rượu thì hình dạng lon hay chai chứa tương đối giống nhau nhưng độ cồn là khác nhau), dẫn đến khả năng đếm trùng mặt hàng, đểm nhầm mặt hàng.
Môi trường hoạt động tác động đến khó khăn này bởi các bộ phận kế toán phải cùng đối chiếu sổ sách với thực tế.
Môi trường vật chất: một số trường hợp do ảnh hưởng của thời tiết dẫn đến bị chênh lệch số lượng hay hao hụt số lượng.
Việc so sánh hai bản kiểm kê của kế toán vật tư và thủ kho về yếu tố thời gian có ảnh hưởng nhiều, kiểm tra hết các mặt hàng mới so sánh, thời gian trôi qua có khi mất một ngày hoặc nhiều ngày có khả năng
Khó khăn này bị ảnh hưởng do môi trường hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: nguồn nhân lực như kỹ năng chuyên môn, năng lực của kế toán vật