tiểu luận kết thúc học phần quản trị học

LỜI MỞ ĐẦU Quản trị học là môn học tiền đề để sinh viên được tiếp xúc va chạm với những kiến thức cơ bản về nhà quản trị, cách thức nhà quản trị hoạt động trong doanh nghiệp và những yếu

Tổ ng quan qu ả n tr ị h ọ c

Định nghĩa 1

Quản trị là phương thức để phối hợp các cá nhân khác nhau cùng thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu một cách tốt nhất và hiệu quả cao nhất Hoạt động quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau để cùng hoàn thành mục tiêu Trong bộ tư bản, Mác có đưa ra một hình ảnh về hoạt động quản trị, đó là hoạt động của con người chỉ huy dàn nhạc, người này không chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao hưởng

Như trong buổi lễ duyệt nghi thức đội, chi đội trưởng sẽ chỉ huy khẩu lệnh và đưa ra nhiệm vụ cho cả chi đội của mình, người chi đội trưởng sẽ hô các khẩu lệnh như “Bước đều, bước”, “Nghỉ, nghiêm”, “Sang phải một bước, bước”,… Chi đội trưởng không trực tiếp thực hiện mà chỉ đứng đầu chỉ huy và hô khẩu lệnh, quan sát, di chuyển lên trước và điều hành các đội viên sao cho đúng hàng lối, đúng khẩu lệnh, đồng loạt đều đặn toàn diện Chi đội trưởng ra khẩu lệnh và các đội viên nghe theo để hành động, cùng 1 mục đích là tạo nên 1 buổi trình diễn nghi thức đúng chuẩn, hợp quy cách nhất Đó chính là hoạt động quản trị.

Định nghĩa 2

Quản trị còn là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hoạt động riêng rẽ không thể nào đạt được Với cách hiểu này, hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức

Trong quân đội, khi tập huấn xung kích các đội viên trong đội sẽ được chia ra theo từng cá nhân, từng nhóm hoặc từng đội cụ thể Theo đó từng cá nhân hay từng đội khác nhau sẽ được đội trưởng giao cho những nhiệm vụ khác nhau và cùng phối hợp thực hiện với nhau theo một diễn biến trình tự nhất định Như tiểu đội 1 chịu trách nhiệm đánh mặt trước thì ngay sau đó tới tiểu đội 2 phục kích ở mặt sau,

Do đó, các đội viên phải kết hợp với nhau thành một tổ chức đội, cùng phối hợp tuần tự với nhau mới có thể tạo ra buổi tập huấn đạt chuẩn chứ không phải chỉ riêng một người mà làm được Và chỉ khi có các đội viên nghe lệnh thực hiện phối hợp thì đội trưởng mới có thể giữ vai trò điều hành và cũng chỉ khi có đội trưởng thì tập thể đội viên mới biết cách phối hợp theo trình tự

Chính vì lẽ đó, đối tượng nào cũng không thể hoạt động riêng lẻ, phải tồn tại song song nhau, muốn đạt mục tiêu chung thì tất cả mọi người đều phải hành động cùng nhau, hỗ trợ nhau.

Định nghĩa 3

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nổ lực của con người để tạo ra kết quả, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định

(Bảng phân loại bộ phận ví dụ 3)

Tập đoàn smartphone đa quốc gia Samsung lớn bậc nhất Hàn Quốc đang chiếm lĩnh phần lớn thị trường toàn cầu thế giới với hàng loạt dòng điện thoại thông minh mới ra mắt với thiết kế gấp màn hình lạ mắt và đa dạng tính năng tân tiến: Galaxy Z Fold 2, Galaxy Z Flip, Galaxy Z Fold 3,…

Bộ phận R and D • Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

• Thiết kế sản phẩm mới

• Đáp ứng được nhu cầu của thịtrường

• Thiết kế những chương trình PR, quảng bá SP

• Thúc đẩy việc bán hàng

• Tăng doanh số bán hàng

• Phải tìm các biện pháp cắt giảm tối đa các chi phí

• Từ khâu tuyển chọn mua NVL cho đến khâu SX và tung sản phẩm ra thị trường cần phải thật chặt chẽ

Hình 1 2 Galaxy Fold Để có được thành công vang dội toàn cầu và sự công phá mạnh mẽ chiếm lĩnh thị trường khi vừa ra mắt, hãng tập đoàn Samsung đã không ngứng cố gắng cải tiến và cộng tác các bộ phận lại với nhau để tạo nên sản phẩm và từng bước phối hợp đưa sản phẩm ra thị trường theo dây chuyền chuẩn bị sẵn:

Thứ 1, Bộ phận R and D (Research and Development) : là bộ phận nghiên cứu cấu tạo sản phẩm với quy mô rộng lớn được đặt tại trụ sở chính của hãng tập đoàn Samsung, bộ phận này thực hiện các chức năng nghiên cứu công nghệ, cải tiến thiết bị máy móc tối tân nhất để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của người dùng trong tương lai Đây là bộ phận cơ yếu, là nền tảng để bắt đầu tạo ra sản phẩm

• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới : Đây là công trình nghiên cứu, thí nghiệm, và tối tân hóa các thiết bị máy móc và chức năng trên sản phẩm, các loại điện thoại thông minh màn hình gấp Samsung Galaxy Fold 2, Samsung Galaxy Fold 3,… chính là thành quả nghiên cứu sau một thời gian dài của các nhà tiến sĩ khoa học công nghệ trong toàn bộ phận này

• Thiết kế sản phẩm mới: Dòng điện thoại mới ra mắt với thiết kế màn hình tinh thể gấp độc đáo duy nhất, mang mẫu mã sang trọng, đẳng cấp phù hợp với gam màu của nền văn minh phát triển thế giới, tân tiến và hiện đại hơn bao giờ hết

• Đáp ứng được nhu cầu của thị trường: Từ nghiên cứu sâu vào nhu cầu thị trường, bộ phận R and D đi đến nghiên cứu chế tạo nên chiếc smartphone phù hợp với mong muốn của người tiêu dùng bậc 1 hiện nay Đáp ứng nhu cầu công nghệ cá nhân hóa, đẳng cấp và tiện lợi trong từng tính năng, cải tiến trong từng thiết bị, dung lượng tối đa, bút thông minh tiện lợi đẹp mắt và đặc biệt là tính năng 2 trong 1 khi bạn vừa sử dụng màn hình rộng như máy tính bảng vừa có thể gấp lại nhỏ gọn như điện thoại thông thường

Thứ 2, bộ phận Marketing: đây là bộ phận chiến lược quảng bá sản phẩm ra thị trường toàn cầu, chiếm một vai trò quan trọng trong đại bộ phận công ty

• Thiết kế những chương trình PR, quảng bá SP : Những chương trình khuyến mãi ra mắt, kế hoạch dây chuyền quảng bá đa quốc gia, dựa trên điều kiện của từng quốc gia để được thiết kể bài bản từ những chi tiết nhỏ nhất, những khâu hoạch định được liên kết chặt chẽ nhất, nhắm đến đối tượng người tiêu dùng, nhu cầu thị trường để tung ra thị trường một cách hoành tráng thu hút người tiêu dùng thế giới

• Thúc đẩy việc bán hàng: Từ đó đưa ra các chiến lược thúc đầy việc bán hàng, phân phối cho các công ty di động riêng lẻ, các doanh nghiệp thiết bị điện tử tin dùng để phối hợp thương hiệu cùng thúc đẩy bán nhanh sản phẩm

• Tăng doanh số bán hàng: Theo dõi sát sao và nghiên cứu đường đồ thị doanh thu trong từng thái nhằm đưa ra các kế hoạch A, B, C để tiếp tục thúc đẩy doanh thu đạt chỉ tiêu khủng trên toàn cầu

Thứ 3, bộ phận Sản xuất: là bộ phận đưa sản phẩm, vận chuyển, và chịu trách nhiệm tổng hợp các chi phí tiêu dùng khác để đưa sản phẩm, phụ kiện ra mắt đến mọi người

• Phải tìm các biện pháp cắt giảm tối đa các chi phí: Đạt đến chức năng cải tiến tối đa nhất của công nghệ sản phẩm nhưng đồng thời cũng phải tính toán rút đi những chi tiết không cần thiết, như liên doanh các nhà vận chuyển với hợp đồng lâu dài đàm phán giảm chi phí vận chuyển, chi phí trả mặt bằng,… từ đó tích thêm nguồn thu và trữ thêm nguồn chi, kiểm soát chặt chẽ tránh hao tổn rủi ro đến mức thấp nhất

• Từ khâu tuyển chọn mua nguyên vật liệu cho đến khâu sản xuất và tung sản phẩm ra thị trường cần phải thật chặt chẽ: Thiết kế hoạch định không kẽ hở, phối hợp thực hiện và quản lí chặt chẽ sát sao từ các nguồn thu mua, kiểm định chất lượng nguyên vật liệu,… và đến khâu sản xuất cũng phải vạch ra chi tiết đúng số liệu, đúng khối lượng, tất cả đề phải nằm trong tầm kiểm soát chặt chẽ nhất

Từ đó ta thấy chỉ khi có sự phối hợp của đại bộ phận trong công ty, các sản phẩm tung ra mới có thể đạt kiểm định chất lượng và thu hút người tiêu dùng, mở rộng thị trường quốc tế và đạt được các khoản chỉ tiêu khác Thành công đưa ra một đợt sóng chấn động thịtrường toàn cầu, đạt được hiệu quả và mục đích cao nhất

Môi Trườ ng Qu ả n Tr ị

Môi trường của một tổ chức là tổng hợp các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô cũng như vi mô có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức

(Bảng phân loại môi trường của quản trị )

MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ MÔI TRƯỜNG VI MÔ

Các Y ế u T ố Môi Trườ ng Vĩ Mô Tác Động Đế n Qu ả n Tr ị

Môi trường vĩ mô là môi trường trong đó, các yếu tố là những nguồn lực, thể chế bên ngoài có khả năng tác động, ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động marketing của doanh nghiệp va các yếu tố trong môi trường vi mô của doanh nghiệp

Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố nằm bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh và hoạt động Marketing của doanh nghiệp Môi trường vĩ mô còn chính là các yếu tố, lực lượng, thể chế… nằm bên ngoài tổ chức mà nhà quản trị khó kiểm soát được, nhưng chúng có ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của một tổ chức Nhóm yếu tố này có tác động trên bình diện rộng và lâu dài đối với một doanh nghiệp

Chẳng hạn, chúng tác động đến cả ngành sản xuất kinh doanh, do đó cũng có tác động đến doanh nghiệp và chiến lược quản trị kinh doanh của doanh nghiệp

2.2.2 Các yêu tốmôi trường vĩ mô tác động quản trị:

B ả ng 1 1 B ả ng phân lo ại các tác động đến môi trường vĩ mô

2.2.2.1 Kinh tế: Đây là một yếu tố rất quan trọng vì sự tác động của các yếu tố môi trường này có tính chất trực tiếp, năng động hơn so với một yếu tố khác của môi trường vĩ mô Những diễn biến của môi trường kinh tế vĩ mô bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng tổ chức trong các ngành khác nhau, và có ảnh hưởng tiềm tàng đến các chiến lược của tổ chức

Nói khái quát, môi trường kinh tế tác động đến tổ chức ở hai khía cạnh chính là cầu thị trường và chi phí đầu vào của tổ chức

Môi trường kinh tế bao gồm một số yếu tố như bản chất có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp hoặc cá nhân hiện đang tồn tại trong nền kinh tế đó

Là tất cả các yếu tố vĩ mô ảnh hưởng đến sức mua, hành vi tiêu dùng của con người

Như tốc độ tăng trưởng kinh tế quốc dân, lạm phát, thất nghiệp, lãi suất ngân hàng, mức thu nhập bình quân,… Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sức mua của người dân, các doanh nghiệp và chính phủ

Trong giai đoạn dịch Covid 19, người tiêu dùng đã hoàn toàn chuyển đổi hướng mua hàng:

Hạn chế mua mặt hàng xa xỉ, bởi khi dịch bệnh đến người ta không biết sẽ kéo dài đến bao giờ nên cần phải mua đồ cần thiết để tích trữ dự phòng giãn cách, do đó nguồn tiền chi trong hàng xa xỉ giảm rõ rệt để dự phòng chi cho các nhu yếu phẩm y tế trong dịch bệnh => Rủi ro => Các doanh nghiệp bán hàng xa xỉ buộc phải giảm sản xuất, đàm phán giảm mặt bằng, giảm giá hàng loạt các mặt hàng,… để bán trước khi hết hạn nếu không sẽ lỗ vốn, tồn kho

Tăng cường mua hàng thiết yếu, vật tư y tế, bởi dịch đến đe dọa tính mạng con người nên người dân tuân thủ quy định giãn cách mua hàng thực phẩm và nhu yếu phẩm y tế để tích trữ, phòng dịch, chữa dịch => Cơ hội => Các doanh nghiệp gia tăng sản xuất - Mở rộng thị trường - Tuyển thêm nhân lực - Tăng thêm hàng hóa - nhằm tăng doanh số bán để thu lợi nhuận nhiều hơn

Khi lượng dưa hấu cung cấp tăng lên => người dân có thể mua ở bất cứ đâu => các chủ buôn phải giảm giá để có thể thu hút người tiêu dùng nhằm bán sản phẩm nhanh và không bị tồn kho rồi hư hại

Khi lượng dưa hấu cung cấp giảm xuống => người dân khan hiếm, tìm lựa chỗ mua

=> các chủ buôn tăng giá lên để lấy lời, lấy lãi

(Bảng phân loại các tác động đến Kinh tế) a) Tăng trưởng kinh tế

Số liệu về tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm, biết tốc độ tăng của thu nhập bình quân đầu người => Từ đó cho phép dự đoán dung lượng thị trường của từng ngành và thị phần của tổ chức

Chính phủ tăng trưởng tốc độ kinh tế, gia tăng xuất khẩu hàng hóa Dẫn đến nguồn thu nhập bình quân đầu người tăng

Doanh nghiệp bán mỹ phẩm quan tâm đến thu nhập bình quân đầu người, đặc biệt là đối tượng nữ giới Thu nhập tăng => Lượng khách nữ giới mua mỹ phẩm tăng => Doanh nghiệp nhắm đến đối tượng khách hàng phù hợp với điều kiện để chi trả giá mặt hàng (cao cấp, tầm trung,…) => đưa ra chiến lược Marketing cho từng nhóm khách hàng tương đương => điều chỉnh mức giá hàng hợp lí cân bằng giữa chi phí sản xuất và phần trăm lời từ nguồn chi thu nhập của khách hàng => Kiếm được lợi nhuận từ nguồn thu của khách b) Xu hướng lãi suất

Xu thế của tiết kiệm, tiêu dùng và đầu tư luôn ảnh hưởng tới hoạt động của các tổ chức

Chẳng hạn lãi suất tăng sẽ hạn chế nhu cầu vay vốn để đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến mức lời của các tổ chức

QUỐC TẾ BIẾN ĐỘNG THỊTRƯỜNG

Lãi suất tăng cũng sẽ khuyến khích người dân gửi tiền vào ngân hàng nhiều hơn và làm cho nhu cầu tiêu dùng giảm xuống

Ngân hàng Sacombank tăng lãi suất tiền vay lên 20% => doanh nghiệp vay ít hơn =>

Doanh nghiệp bất lợi => Tự động siết chặt lượng sản xuất => thu hẹp quy mô => giảm giá, khuyến mãi => giảm chi phí sản xuất, vận chuyển => Đề không bị lỗ vốn

Ngân hàng Sacombank giảm lãi suất tiền vay xuống 25% => Doanh nghiệp vay nhiều hơn => Cơ hội => Tăng lượng sản xuất => Mở rộng quy mô chi nhánh => Tăng cường tiêu thụ sản phẩm => Nâng giá sản phẩm => Lấy lợi nhuận từ khách c) Cán cân thanh toán quốc tế Các số liệu nhập siêu, xuất siêu trong chừng mực nào đó làm thay đổi môi trường kinh tế nói chung

Sự biến động của tỷ giá cũng làm thay đổi những điều kiện kinh doanh, tạo ra những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với các tổ chức, đặc biệt nó có tác động điều chỉnh quan hệ xuất nhập khẩu

Thông thường, chính phủ sử dụng công cụ này để điều chỉnh quan hệ xuất nhập khẩu theo hướng có lợi cho nền kinh tế

Ví dụ: Chính phủ ưa chuộng suất xiêu hơn nhập siêu

Nhà Quả n Tr ị

Câu 1 Nhà quản trị là gì ? Cho ví dụ ? Phân biệt người thừa hành và nhà quản trị ? Ví dụ minh họa cụ thể ?

Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

Nhạc trưởng của dàn nhạc Giao hưởng London (London Symphony Orchestra - LSO) ở Thủ đô London

Hiệu trưởng trường THCS Huỳnh Văn Nghệ ở đường Phạm Văn Chiêu, quận Gò Vấp, Tp.HCM

Chủ tịch hội đồng quản trị công ty Samsung của tổng công ty trụ sở chính ở thành phố Seoul, Hàn Quốc

1.2 Phân biệt người thừa hành và nhà quản trị

Người thừa hành: là những người trực tiếp thực hiện công việc nào đó và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác, chẳng hạn như công nhân trong doanh nghiệp, đầu bếp trong nhà hàng… Cấp trên của họ chính là các nhà quản trị trực tiếp

Nhà quản trị: là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm soát hoạt động của những người dưới quyền Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định

Trong dàn nhạc Giao hưởng London (London Symphony Orchestra - LSO):

+ Nhạc trưởng cầm cây điều hưởng là nhà quản trị + Tất cả thành viên còn lại cầm đa dạng nhạc cụ đàn, sáo, trống,…là người thừa hành

=> Nhạc trưởng sẽ cầm cây điều hưởng để điều hành tất cả mọi người cầm đa dạng nhạc cụ khác nhau Khi nhạc trưởng chỉđạo giơ cây điều hưởng bên nào thì bên đó mới được xướng nhạc, chỉ đạo âm lượng, nốt nhạc và quản lí tất cả thành viên trong dàn nhạc sử dụng nhạc cụ như thế nào Điều hành và chỉ đạo mọi người nên gọi là nhà quản trị

=> Các thành viên hành động theo sự chỉ đạo của nhạc trưởng, chỉ thực thi theo chỉ đạo nên gọi là người thừa hành

Câu 2 Phân tích nội dung và cho ví dụ các cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức ?

Các cấp bậc nhà quản trị trong tổ chức gồm có: Quản trị viên cấp cao, quản trị cấp trung và quản trị cấp cơ sở

Quản trị viên cấp cao:

Là nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc tối cao trong tổ chức chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức

Quản trị viên cấp cao có nhiệm vụ thiết lập các mục tiêu, chính sách và chiến lược cho toàn bộ tổ chức trong sự cân nhắc nguồn lực của tổ chức, cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài Các mục tiêu mà họ thiết lập sẽ triển khai đến các cấp trong tổ chức, thậm chí đến từng nhân viên Các giám đốc và chủ tịch công ty thường đại diện cho tổ chức để giải quyết các vấn đề với cộng đồng, các đối tác kinh doanh, và trong những thương lượng với chính quyền

Nhà quản trị cấp cao phải có kỹnăng nhận thức vững vàng Kỹnăng nhận thức cho phép nhà quản trị cấp cao xử lý lượng lớn thông tin cả từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức và vận dụng những thông tin đó một cách chính xác nhất

Quản trị viên cấp cao dành nhiều thời gian cho chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo Họ dành nhiều thời gian cho chức năng lãnh đạo với các nhân vật chủ yếu trong tổ chức hơn là cho chính họ Quản trị viên cấp cao cũng có trách nhiệm quản lý các quan hệ công chúng Họ phải giải quyết nhanh và êm đẹp các cuộc khủng hoảng có thể gây hại đến hình ảnh của tổ chức Uy tín của các nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng lớn đến văn hoá và bầu không khí bên trong của tổ chức

Các công việc cụ thể mà nhà quản trị cấp cao phải làm là:

+ Xác định các mục tiêu và biện pháp lớn cho quá trình hoạt động + Tạo dựng bộ máy, phê duyệt cơ cấu tổ chức và phê duyệt nhân sự + Phối hợp hoạt động giữa các lĩnh vực quản trị

+ Quyết định các biện pháp lớn về tổ chức quản lý, sử dụng nguồn lực + Báo cáo trước lãnh đạo cấp trên của tổ chức

Ví dụ chức danh của nhà quản trị cấp cao:

Chủ tịch Hội đồng quản trị tổng công ty Toyota trụ sở chính ở thành phố Aichi, Nhật Bản,

Tổng Giám đốc tổng tập đoàn viễn thông quân đội Viettel trụ sở chính ở khu đô thị mới Cầu Giấy, Hà Nội

Hiệu trưởng trường Đại học Gia Định đường Hoàng Văn Thụ, quận Gò Vấp, Tp.HCM

Là cấp chỉ huy trung gian đứng trên quản trị cấp cơ sở và dưới cấp quản trị cao Một số nhà quản trị trong các tổ chức lớn phải tập trung các nỗ lực của họ vào việc phối hợp hoạt động của mọi người, xác định rõ những sản phẩm hay dịch vụ nào cần được sản xuất, và quyết định các sản phẩm, dịch vụ đó đến người tiêu dùng như thế nào Đó chính là công việc của các nhà quản trị cấp trung, những người tiếp nhận các chiến lược và chính sách chung từ các quản trị gia cấp cao và biến chúng thành những kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến các quản trị gia cấp cơ sở thực hiện chúng Họ trực tiếp giám sát, kiểm tra các nhà quản trị cấp cơ sở

Nhà quản trị cấp trung phải quản trị nhóm một cách linh hoạt, năng động, khuyến khích sự hợp tác và giải quyết các xung đột Trong quan hệ với các nhóm khác cũng như bên ngoài, nhà quản trị cấp trung phải đóng vai trò như là đầu mối liên kết, thu thập và cung cấp thông tin phản hồi cho các bộ phận

Nhiệm vụ chủ yếu của cấp quản trị này là:

+ Nghiên cứu và phân tích nhiệm vụđược giao để tổ chức thực hiện một cách có hiệu quả trong bộ phận mình

+ Hoạch định điều phối nguồn lực Giao việc cho nhân viên và phối hợp hoạt động giữa các nhân viên dưới quyền, phối hợp các nhóm làm việc độc lập

+ Đề nghị với cấp hàng đầu về kế hoạch hành động, đề bạt bổ nhiệm cán bộ ở đơn vị mình

+ Chỉ đạo việc thực hiện công việc của các bộ phận + Dự trù kinh phí hoạt động và tổ chức sử dụng có hiệu quả nó

+ Báo cáo thường xuyên về kết quả hoạt động của bộ phận mình với cấp quản trị cấp cao

+ Tìm hiểu và xác định mối liên hệ với các nhân viên dưới quyền ở các đơn vị khác

Ví dụ chức danh của quản trị cấp trung:

Giám đốc chi nhánh Vincom ở Đồng Khởi, Gò Vấp Giám đốc chi nhánh ngân hàng Vietcombank đường Phan Văn Trị, quận Gò Vấp Trưởng khoa kinh tế quản trịởđại học Kinh tếTp.HCM đường Nguyễn Đình Chiểu, quận 3

Quản trị cấp cơ sở:

Là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức Dưới quyền quản trị viên cấp cơ sở là những nhân viên tác nghiệp thực hiện các hoạt động sản xuất cơ bản Là những người trực tiếp theo dõi, giám sát và kiểm tra công việc của những người thừa hành

Một cách tổng quát, các nhà quản trị cấp cơ sở chịu trách nhiệm đối với việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ

Hàng ngày họ trực tiếp nhận các mệnh lệnh cho nhân viên và triển khai thực hiện những mệnh lệnh đó để tạo ra sản phẩm cuối cùng Phần lớn thời gian của các nhà quản trị này được sử dụng vào việc giám sát, điều hành nhân viên thuộc quyền và đưa ra những quyết định hàng ngày để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, đảm bảo công việc được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra Thường trực tiếp tham gia các hoạt động tác nghiệp như các nhân viên dưới quyền họ, Nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công việc, các phương tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể

Ví dụ chức danh cấp quản trị cơ sở là:

Thông Tin Quả n Tr ị

Khái ni ệ m thông tin

Thuật ngữ “Thông tin” (gốc Latinh là Information – có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải) là thuật ngữ thông dụng nhất, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Trong đời sống hàng ngày, thông tin được hiểu là tin tức về các sự kiện diễn ra trong thế giới xung quanh Trong các lĩnh vực khoa học khác như triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, di truyền học…khái niệm thông tin được sử dụng nhưng có nội dung rất khác nhau, không giống như cách hiểu trong đời sống hàng ngày:

Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó

Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định

Tuy nhiên, tựu trung lại thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người Thông tin làm tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định

Tóm lại thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận

Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó.

Quá trình thông tin

Các thông tin trong quản trị được truyền đạt theo một quy trình có hệ thống trật tự và cụ thể nhằm đảm bảo nội dung thông tin được truyền đạt đúng nghĩa, rõ ràng, có tính logic cao giúp hỗ trợ đánh giá trong việc ra quyết định về các hoạt động của tổ chức

Khi nói đến thông tin đều phải bắt đầu từ nguồn thông tin, nơi nhận thông tin, các kênh truyền xuôi và ngược của thông tin Mỗi kênh truyền thông tin có ba chặng chính:

Chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và nhận thông tin Quá trình dẫn truyền thông tin gồm có 7 bước: Nguồn thông tin, thông điệp, mã hóa, mạch chuyển, giải mã, người nhận, thông tin phản hồi

B ả ng 3 1 Sơ đồ quá trình truy ề n t ả i thông tin

Trong đó, quá trình thông đạt bắt đầu từ nguồn thông tin (hay còn được gọi là người gửi), là người có ý nghĩ muốn truyền đạt sang người nhận Tóm lại, nguồn là người khởi xướng ra thông điệp và có thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau

Thông điệp là những tín hiệu mà nguồn thông tin (người gửi) muốn truyền cho người nhận Nó có thể bao gồm các biểu tượng được thiết kế để truyền những ý nghĩ của người gửi Phần lớn các thông điệp chứa đựng ngôn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên cũng có thể có những hành vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thông điệp, ví dụ như ngôn ngữ cơ thể (nhăn mặt, cười khéo, lắc đầu, gật đầu )

Mã hóa là quá trình chuyển đổi các thông điệp dựđịnh thành những biểu tượng mà nó được sử dụng để truyền đi chính thức Việc mã hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mã hóa là rất khó khăn, ví dụ như tìm đúng từ ngữ để giải thích tại sao phương hướng làm việc của bạn là không phù hợp với trường hợp hiện tại trong công việc lần này Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mã hóa là kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội Ví dụ như tác giả một quyển sách không thể thông đạt cho người đọc hiểu tốt nếu kỹnăng viết và lí giải kém

Quan điểm và yếu tố văn hóa xã hội sẽ chi phối hành vi của chúng ta và từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự thông đạt Ví dụ như giáo viên dạy toán có quan điểm rập khuôn theo cách giải của mình mà phản đối cách giải của một vài học sinh khác Cuối cùng, mọi người chỉ có kiến thức trong một phạm vi nhất định, và tất nhiên chúng ta không thể thông đạt những gì chúng ta không có hiểu biết về nó

Hoặc kiến thức cũng là một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình mã hóa Chẳng hạn như quản lí mới được điều lên thiếu hiểu biết, thiếu kiến thức về tình hình công ty nên đưa ra những thông tin nhiệm vụ không phù hợp với tính chất công việc hiện tại cho nhân viên cấp dưới

Mạch chuyển thông tin (còn được gọi là kênh) là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từngười gởi đến người nhận Nó là đường dẫn thông tin qua đó thông điệp được truyền một cách vật lý Kênh chủ yếu cho việc thông đạt giữa các cá nhân là giao tiếp trực tiếp giữa hai người Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo và tạp chí, fax, internet Những thông điệp được viết ra giấy thành văn bản là cách phổ biến trong môi trường học tập, công việc Nhưng hiện nay nhiều tổ chức đang hướng đến việc sử dụng rộng rãi những phương tiện thông tin hiện đại như thư điện tử thông qua hệ thống internet Màn hình máy vi tính được cho là kênh chủ yếu cho những thông điệp được viết ra Ví dụ như sinh viên thời đại 4.0 đi học chỉ cần mang theo một chiếc laptop để ghi chú và tiếp nhận thông báo bài giảng từ giảng viên

Người nhận thông tin cần phải thông qua quá trình giải mã thông điệp từ người gửi để có thể tiếp nhận được tròn vẹn đúng nghĩa thông tin Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn dịch bởi người nhận Việc giải mã cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như quá trình mã hóa, nghĩa là những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội

Phản hồi là thông điệp từ người nhận phản ứng đến người gửi Phản hồi có giá trị là thước đo đánh giá mức độ thông hiểu thông tin từngười nhận, giúp cho người gửi có thể hiểu được người nhận có hiểu rõ ràng và đúng nghĩa nội dung thông tin mình truyền đạt hay không.

Tr ở ng ạ i và bi ệ n pháp c ả i thi ệ n

Tuy nhiên trong thực tế, việc quản trị việc thông đạt, quá trình truyền đạt thông tin từ nguồn (người gửi) đến người nhận diễn ra phức tạp hơn nhiều, bởi những biến số, những tác động gây nhiễu từ bên ngoài Hơn nữa, trong quá trình truyền đạt thông tin từ người này sang người khác, thông tin sẽ thường bị “lọc” bớt đi theo cách diễn đạt ngắn gọn khác nhau của mỗi người Vì thế nhà quản trị phải biết cách áp dụng các phương pháp phòng tránh rủi ro xảy ra và các biện pháp giải quyết cải thiện vấn đề rủi ro nào

Hình 3 1 Quá trình truy ền đạ t thông tin

Những trở ngại trong quá trình truyền đạt thông tin bao gồm:

Thứ nhất, thông tin truyền đi ở nguồn vốn đã bị sai lệch về nội dung, người gửi nắm sai thông tin, thông tin bị sai nội dung từ ban đầu sẽ dẫn đến việc người nhận thông tin hiểu sai ý hoặc hoàn toàn không hiểu được nội dung thông tin, từ đó đưa ra các quyết định sai lầm về sau

Thứ hai, thiếu kế hoạch đối với thông tin, các thông tin muốn truyền đạt hiệu quả phải có kế hoạch thông đạt ngay từ ban đầu, chuẩn bị sẵn các phương án giải quyết và được tính toán cẩn thận trước khi truyền đạt thông tin cho người nhận

Thứ ba, các giả thiết không được làm rõ, thông thường việc truyền đạt thông tin phải đi kèm với các giả thiết thực tế, những ví dụđiển hình để người nhận hiểu rõ hơn nội dung thông tin Việc bỏ qua các giả thiết, không rõ ràng có thể gây hiểu lầm cho người nhận thông tin

Thứtư, các thông tin diễn tả kém vềý tưởng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, không rạch ròi ý nghĩa, ngữ nghĩa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên

Thứ sáu, sự mất mát trong quá trình thông đạt do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém, thiếu chú tâm, sơ sài, bất cẩn

Thứ bảy, người nhận ít lắng nghe và đánh giá, ra quyết định vội vã

Thứ tám, sự không tin cậy đối phương, đe doạ và sợ hãi sẽ phá hoại thông tin liên lạc

Thứ nhất, do các tác động gây nhiễu từ bên ngoài môi trường, như tiếng ồn, sự hư hại về các thiết bị truyền thông như di động, mạng truyền internet hoặc các biến số, tai nạn xảy ra bất khả kháng làm ảnh hưởng đến quá trình truyền đạt thông tin

Thứ hai, không đủ thời gian cho việc điều chỉnh, thay đổi và ra quyết định vì mục đích cuối cùng của thông tin là phản ánh lại các thay đổi xảy ra và đưa ra nhiệm vụ xác định cho việc ra quyết định sau cùng

Thứ ba, các nguồn thông tin bị quá tải, cập nhập nhiều cơ sở tham khảo khác nhau, quá tải về sốlượng và cả chất lượng thông tin, khó kiểm soát chọn lọc

Các biện pháp cải thiện Để đảm bảo yêu cầu của thông tin trong quản trị: chính xác, kịp thời, đầy đủ, có tính hệ thống và tính tổng hợp, hiệu quả và bí mật Nhà quản trị cần đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu quả những rủi ro trong quá trình truyền đạt thông tin Để điều chỉnh dòng tin tức chính xác nhà quản trị tạo riêng ra một hệ thống lọc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau theo các cách sau:

Cách 1: Giao số thông tin cho cấp dưới, chỉ những thông tin nào không đúng mục tiêu mới trình lên nhà quản trị

Cách 2: Các thông tin gửi đến nhà quản trị phải hết sức cô đọng Lượng thông tin đến nhà quản trị phải được kiểm soát chặt chẽ về số lượng và chất lượng, được gói gọn xúc tích, có tính logic với nội dung cốt lõi, rõ ràng

Cách 3: Phân loại thông tin thành những tên, hành động theo thứ tự ưu tiên

Mục đích “điều chỉnh dòng tin tức” là giúp hạn chế, tránh cho lượng thông tin đến nhà quản trị bị quá tải về cả số lượng và chất lượng, giúp kiểm soát chặt chẽ và đặt ra giới hạn cho lượng thông tin và tiêu chí cho chất lượng thông tin cần đạt

Sử dụng sự phản hồi: Trong tiến trình thông tin, đế tránh sự hiểu sai và không chính xác, nhà quản trị sử dụng vòng phản hồi để đánh giá tác dụng của thông tin đến người nhận Ở mỗi khâu xử lí thông tin, nhà quản trị cần đặt ra trước kế hoạch rõ ràng, đặt ra những hình thức kiểm tra trực tiếp hoặc gián tiếp để kiểm tra độ hiểu rõ thông tin và cách truyền đạt trong từng khâu xử lí, quan sát chặt chẽ tiến trình truyền đạt thông tin dưới nhiều hình thức để kịp thời phát hiện ra những rủi ro và đưa ra biện pháp xửlí đã chuẩn bị trước khi có sơ suất phù hợp với từng hoàn cảnh Đơn giản hoá ngôn ngữ: Triển khai sử dụng các vốn từ phổ thông, đơn giản hóa các ngôn ngữ phức tạp và điều chỉnh các loại hình vốn từ phù hợp với từng đối tượng, phù hợp với trình độ nhận thức, hoàn cảnh sống,… trong trường hợp khác nhau Ví dụ như nếu muốn truyền đạt cho bác bảo vệ nhận hàng giúp công ty, ta phải sử dụng những ngôn từ phổ thông dễ nhận dạng, chi tiết, cụ thể, dễ hiểu hết mức có thể trong cuộc sống đời thường, khác với khi ta nhờ đồng nghiệp nhận hàng giúp, ta có thể sử dụng vốn từ chuyên ngành, ngắn gọn xúc tích hơn.

Tích cực lắng nghe: Tập trung cao độ vào người nói, đặt vị trí bản thân vào người nói để có thể phân tích sâu hơn, hiểu rõ ràng hơn các vấn đề đang được đề cập đến Việc chủđộng lắng nghe tích cực là thái độ cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng truyền đạt thông tin hiệu quả

Hạn chế cảm xúc: Kiểm soát và hạn chế các yếu tố cảm xúc cá nhân khi truyền đạt thông tin, ta phải luôn giữ thái độ khách quan để đảm bảo chất lượng thông tin truyền đi đúng nghĩa

Sử dụng dư luận: Bỏ qua các bất cập về mặt tiêu cực của dư luận, nhà quản trị cần biết cách kiểm soát, giới hạn mặt tiêu cực đó và sử dụng mặt tích cực, khách quan của dư luận để đạt được lợi ích truyền đạt thông tin của mình được hiệu quả Đó chính là năng lực của nhà quản trị

Câu 2 Hãy liệt kê các kênh khác nhau để truyền đạt một thông báo Thảo luận về các ưu điểm và nhược điểm của các kênh khác nhau đó

Quy ết Đị nh Qu ả n Tr ị

Câu 1 Hãy nhận xét câu: “Ra quyết định là nhiệm vụcơ bản của nhà quản trị”

Trước tiên ta phải hiểu, quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin của hệ thống đó

Suy cho cùng mọi sự hưng thịnh hay suy bại của một doanh nghiệp hoàn toàn chịu ảnh hưởng bởi quyết định cuối cùng của nhà quản trị Như Henry Mintzberg trình bày, trong 10 vai trò quan trị (managerial roles) có 4 vai trò liên quan đến việc làm quyết định, còn gọi là các vai trò mang tính quyết định (decisional roles) của cấp quản trị Nhà quản trị có trách nhiệm và nhiệm vụ cơ bản là đưa ra những quyết định có lợi cho doanh nghiệp họ đang quản lí Mọi kế hoạch và quy trình làm việc đều phải thông qua nhà quản trị ở khâu quyết định cuối cùng Lee Lacocca - giám đốc hãng xe hơi Chrysler nói: “Nếu phải tổng hợp thành một từđể nói lên phẩm chất của một nhà quản trị giỏi, tôi sẽ nói rằng đó là “Tính quyết định”.

Quá trình phát triển hiện tại và kế hoạch đầu tư hưng thịnh trong tương lai tất cả nằm ở quyết định cuối cùng của nhà quản trị hoặc có thể ảnh hưởng đến vấn đề thứ yếu hơn như mức lương khởi điểm trả cho nhân viên tập sự là bao nhiêu Tất cả các quyết định đều có ảnh hưởng, dù lớn hay nhỏ, đều quan hệ trực tiếp đến kết quả hoạt động của của tổ chức Vì sự sống còn của các tổ chức, những nhà quản trị cần phải phát triển được những kỹ năng ra quyết định

Khi nhà quản trị ra quyết định thực thi một kế hoạch nào đó, toàn bộ các bộ phận nhân viên của công ty đều phải chấp hành thực hiện, do đó để đối mặt với các vấn đề liên quan đến sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải có đủ năng lực để đưa ra các quyết định có hiệu quả, đúng đắn, nhà quản trị chính là người đầu cơ cho doanh nghiệp, dẫn đầu chèo chống chịu trách nhiệm cho tất cả những quyết định đã đưa ra để đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp Do đó nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị là đưa ra các phương án quyết định thật sự hiệu quả thông qua quá trình làm việc và năng lực bản thân Quyết định cuối cùng của nhà quản trị cũng chính là quyết định sự tồn tại của công ty

Nếu một nhà quản trị không có khả năng ra quyết định, không có năng lực phán đoán, đưa ra các quyết định sai lầm làm ảnh hưởng đến toàn thể quá trình tồn tại của doanh nghiệp, doanh nghiệp đó chắc chắn sẽđi đến bờ vực phá sản triệt để

Ví dụ điển hình như sự thất bại thảm hại của công ty Motorola, vốn là một hãng sản xuất điện thoại đầu tiên trên thế giới với lợi nhuận khổng lồ hàng năm, nhưng khi vị CEO thất bại Ed Zander lên nắm quyền, đưa ra quyết định sai lầm là bắt tay với Steve Jobs – ông chủ Apple trong kế hoạch cải tiến điện thoại Quyết định sai lầm đó đã dẫn đến những hậu quả về sau, Apple nuốt chửng Motorola chiếm lĩnh thị trường, Motorola buộc phải phá sản và bán rẻ mình cho Google.

Từ đó ta thấy, nhà quản trị bắt buộc phải có năng lực để hoàn thành nhiemek vụ cơ bản của mình là đưa ra các quyết định đúng đắn nhất và mang lại lợi ích cao nhất cho công ty Nếu không mọi thứ sẽ trở về con số 0 tròn trĩnh

Câu 2 Giảđịnh bạn đi làm ở1 Cty A, sau 1 năm làm việc, Cty cất nhắc bạn lên một chức vụ cao hơn nhưng phải làm việc ở một nơi xa, mà gia đình bạn không thích Hãy đặt ra những khả năng chọn lựa, và cho biết quyết định sau cùng của bạn, lý do bạn chọn như vậy?

Trong trường hợp này ta có 2 khảnăng để chọn lựa, một là nghe theo mong muốn của gia đình, từ chối cơ hội này để tiếp tục sống gần nhà, hai là quyết định theo suy nghĩ và phân tích cá nhân là sẵn sàng chuyển công tác xa để có thêm cơ hội phát triển thăng tiến trong công việc sau này

Bản thân tôi sẽ chọn phương án thứ hai Vì trong cuộc sống bất cứ cơ hội nào đến với ta nếu ta không nắm bắt chúng sẽ vụt đi và không bao giờ trở lại Trong công việc cũng thế, chỉ khi nào ta sẵn sàng xông pha khỏi giới hạn của bản thân, đi đến một môi trường mới, tập thích nghi và rèn luyện ta mới có cơ hội thay đổi một cuộc sống tốt hơn Suy cho cùng chúng ta phấn đấu học tập, làm việc bao nhiêu năm cũng chỉ với một mục tiêu là khiến cuộc sống trở nên ổn định tốt đẹp hơn sao Bởi thế khi cơ hội đến ta phải nên biết nắm bắt để phát triển

Gia đình cũng là nhân tố quan trọng trong cuộc sống chúng ta, bởi thế khi chọn phương án hai ta cũng nên phải biết cách cân bằng đôi bên Có thể là mỗi tuần hoặc mỗi tháng tôi sẽ thường trở về thăm nhà, mỗi ngày buổi tối gọi về cho gia đình hỏi thăm lẫn nhau, vì cốt lõi cũng là vì lo lắng nên gia đình mới không đồng tình việc đi làm xa Nếu khi biết đó là nguyên nhân khiến gia đình ngăn cản, thì ta phải cố gắng chứng minh cho cha mẹ thấy rằng bản thân đã lớn, phải chịu trách nhiệm với mọi quyết định trong cuộc đời về sau, ta có thể tựlo được cho chính mình Và khi thực sự thành công ta còn có thể lo cho gia đình của mình nữa

Con người lúc nhỏ sống trong vòng tay bảo bọc của gia đình nhưng khi còn bé không phải cũng chính là bản thân chúng ta phải tự học cách bò, cách gượng mình đứng lên để tự mình đi tiếp hay sao Không dựa vào ai cả chỉ có bản thân mình mới giúp đỡ được mình Do đó ta cần phải tự lập, cần phải tự chạy trên con đường tương lai phía trước, an ủi nỗi lo của gia đình và trong một ngày không xa còn phải có trách nhiệm chăm sóc cho gia đình của mình

Câu 3 Một quyết định hợp logic cần phải đáp ứng những yêu cầu nào? Theo bạn yêu cầu nào là quan trọng nhất? Để ra một quyết định có tính logic phù hợp ta cần dựa vào các yêu cầu cơ bản sau:

+ Phải có căn cứ khoa học: ra quyết định dựa trên căn cứ, cơ sở khoa học, bằng chứng, có thể lí giải được Dựa trên các cơ sở được tập thể công nhận

+ Bảo đảm tính pháp lý: các quyết định đưa ra phải hợp pháp, đúng thẩm quyền

+ Bảo đảm tính thống nhất: quyết định phải phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, thống nhất với quan điểm tổ chức

+ Bảo đảm tính cụ thể: quyết định phải ngắn gọn, dễ hiểu, cụ thể chi tiết

+ Chỉ rõ thời gian thực hiện: khi nào bắt đầu và kết thúc khi nào

+ Phải được đưa ra kịp thời: nhằm giải quyết kịp thời những yêu cầu của thực tiễn

Trong quan điểm cá nhân, tôi nhận thấy yêu cầu quan trọng nhất cần được đề cập đến chính là tính thống nhất Bởi chỉ khi ta xác định được quyết định đó có thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức hay không ta mới có thể bắt đầu thực hiện những yêu cầu tiếp theo Điều quan trọng nhất là kiểm tra tính chính xác và phù hợp của quyết định phải có liên quan trực tiếp vào trọng tâm của mục đích và nhiệm vụ được đề ra

Ch ức Năng Hoạch Đị nh

Ho ạ c h đị nh chi ến lượ c

Trước khi nhà quản trị sản xuất, marketing, nhân lực… có thể xây dựng được những kế hoạch cho bộ phận của mình, thì cần phải xây dựng một kế hoạch cho toàn bộ tổ chức Nếu không thì các kế hoạch của từng bộ phận được xây dựng một cách tự phát, thậm chí là mâu thuẫn nhau giữa bộ phận này và bộ phận khác Lập kế hoạch tổng thể cho toàn bộ tổ chức trong dài hạn thường được gọi là hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến lược liên quan đến việc xác định những mục tiêu dài hạn, bao quát toàn bộ tổ chức và chiến lược hành động để thực hiện mục tiêu Thông thường, các tổ chức có thể hướng vào xây dựng bốn loại chiến lược sau: ổn định, phát triển, cắt giảm và phối hợp ba chiến lược đó

+ Chiến lược ổn định: là không có những thay đổi đáng kể Chẳng hạn không tạo ra sản phẩm mới mà chỉ phục vụ sản phẩm cũ, duy trì thị phần, lợi nhuận…

+ Chiến lược phát triển: là tăng thêm mức hoạt động của tổ chức Cụ thểlà tăng thêm thị phần, thị trường, sản phẩm, khách hàng, doanh thu, lợi nhuận… Nhìn chung các nhà quản trị rất yêu thích chiến lược này

+ Chiến lược cắt giảm: là giảm bớt kích thước hay tính đa dạng của những hoạt động của tổ chức Nhìn chung nếu phải áp dụng chiến lược này có nghĩa là các nhà quản trị không còn sự lựa chọn nào khác

+ Chiến lược phối hợp: là sử cùng lúc nhiều chiến lược khác nhau, chẳng hạn thu hẹp bộ phận này nhưng lại mở rộng bộ phận khác Nhìn chung, hoạch định chiến lược liên quan đến nhiều định nghĩa, sử dụng nhiều công cụ nên đây là công việc khá phức tạp Để hiểu rõ thêm về vấn đề này cần tham khảo thêm tài liệu về quản trị chiến lược, chiến lược kinh doanh Đây cũng là hai chủ đề quan trọng của ngành quản trị kinh doanh

Liên hệ với bản thân ta có thể hiểu, hoạch định chiến lược là lập ra kế hoạch chiến lược cho bản thân với mục tiêu dài hạn nhằm phát triển cá nhân Từ đó lên kế hoạch hoàn thành các chỉ tiêu nhỏ hơn

Ví dụ bản thân xác định hoạch định chiến lược trong vòng 2 năm đến sẽ đạt được bằng TOEIC 900 Từ đó lên kế hoạch cho những mục tiêu nhỏ hơn, mỗi ngày sẽ luyện xen kẽ reading và listening 4 tiếng từ 15h đến 17h và từ 20h đến 22h hàng ngày Lên kế hoạch sắp xếp giải đề vào thứ bảy, chủ nhật cuối tuần mỗi ngày 2 tiếng (từ7h sáng đến 9h sáng) Bắt đầu từ ngày 21/12/2021 liên tục đến ngày 21/12/2023.

Ho ạch đị nh tác nghi ệ p

Hoạch định tác nghiệp là những hoạch định liên quan đến việc triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể và trong thời gian ngắn (thường là hằng tháng hay hằng năm) Nội dung chủ yếu của hoạch định tác nghiệp là định ra chương trình ngắn hạn sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ để hoàn thành các nhiệm vụ được đề ra

Hoạch định tác nghiệp có thể mô tả bằng quá trình xác định các kế hoạch cho những hoạt động không lặp lại (chương trình, dự án, ngân sách) và kế hoạch thường xuyên chính sách, thủ tục, quy định

Ví dụ liên hệ với bản thân hoạch định tác nghiệp có thể xem là việc lập kế hoạch trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như trong 3 tháng tới sẽ hoàn thành khóa học đàm guitar đã đăng kí tại trung tâm, đã có sẵn cây đàn mỗi ngày sẽ dành ra 1 tiếng để tập dần ở nhà cho quen tay Trong 3 tháng phải đạt được ở mức cơ bản đàn được guitar

Câu 3 Phân tích các nội dung của ma trận SWOT? Và liên hệ 1 ví dụ minh họa cụ thể?

Ma trận SWOT là công cụ kết hợp quan trọng có thể giúp cho các nhà quản trị phát triển 4 loại chiến lược: (1) Chiến lược điểm mạnh – cơ hội (SO); (2) Chiến lược điểm yếu – cơ hội (WO); Chiến lược điểm mạnh – nguy cơ (ST); và Chiến lược điểm yếu – nguy cơ (WT) Phân tích yếu tố cơ hội (Opportunities) và đe doạ (Threats) giúp ta xác định được 2 yếu tố bên ngoài môi trường có liên quan chặt chẽ đến doanh nghiệp

Phân tích các yếu tố bên trong giúp tổ chức xác định được những điểm mạnh (Strenghts) và điểm yếu (Weaknesses)

Chiến lược SWOT hoạt động với 4 mục tiêu chính:

 Nâng cao những điểm mạnh

 Cải thiện những điểm yếu

 Hạn chế những nguy cơ

 Tận dụng tốt cơ hội

Từ đó kết hợp các S,W, O, T để hình thành các định hướng phát triển hay các chiến lược như sau:

Hình 5 2 Ma tr ậ n SWOT và các ph ố i h ợ p chi ến lượ c

(1) Chiến lược SO (Điểm mạnh –cơ hội) Đây là chiến lược được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu Chiến lược này giúp nhà quản trị liệt kê ra được những điểm mạnh mà doanh nghiệp đang hiện có rồi dựa vào đó để khai thác các cơ hội mới mẻ, thích hợp với ưu thế của doanh nghiệp ở môi trường bên ngoài Tận dụng điểm mạnh để khám phá ra cơ hội mới

(2) Chiến lược WO (điểm yếu –cơ hội)

Là chiến lược giúp hạn chế và cải thiện các điểm yếu từ đó tìm hiểu, khai thác và tiếp cận những cơ hội mới bên ngoài Đôi khi do những điểm yếu từ bên trong làm ngăn cản dự định tìm đến những cơ hội lớn ở bên ngoài Do đó chiến lược này góp phần thúc đẩy doanh nghiệp tìm cách giải quyết yếu điểm, giúp hoàn thiện hơn giá trị doanh nghiệp để kéo gần khoảng cách tiếp cận và nắm bắt cơ hội phát triển

(3) Chiến lược ST (điểm mạnh – thách thức)

Là chiến lược sử dụng các điểm mạnh của doanh nghiệp để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối đe doạ bên ngoài Điều này không có nghĩa là một tổ chức hùng mạnh luôn luôn gặp phải những mối đe doạ từ bên ngoài Chiến lược này giúp tận dụng điểm mạnh để giảm thiểu hoặc chống lại, vượt qua những rủi ro ngoài môi trường

(4) Chiến lược WT (điểm yếu – thách thức) Đây là chiến lược giúp xác định điểm yếu để thiết lập “rào chắn” vững chắc nhằm đề phòng những thách thức lớn hơn từ bên ngoài Dựa vào chiến lược này ta xác định yếu điểm là gì để cải thiện từng bước nhằm chống lại các rủi ro bên ngoài Trong thực tế, 1 doanh nghiệp nếu có quá nhiều điểm yếu bên trong đồng thời lại gặp phải các rủi ro từ bên ngoài, doanh nghiệp đó đang nằm bên bờ vực thẳm và có thể phá sản bất cứ lúc nào

Vì thế việc lập ra chiến lược này giúp doanh nghiệp xác định rõ tình trạng hiện tại của bản thân và đưa ra các tín hiệu giúp doanh nghiệp xác định kịp thời các phương án giải quyết

Lập một ma trận SWOT bao gồm các bước sau:

1 Liệt kê các điểm mạnh chủ yếu bên trong tổ chức 2 Liệt kê các điểm yếu bên trong tổ chức

3 Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài tổ chức 4 Liệt kê các đe doạ quan trọng bên ngoài tổ chức 5 Kết hợp điểm mạnh bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược SO vào ô thích hợp

6 Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ hội bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược WO vào ô thích hợp

7 Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe doạ bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược ST và ô thích hợp

8 Kết hợp điểm yếu bên trong với nguy cơ bên ngoài và ghi kết quả của chiến lược WT vào ô thích hợp

Mục đích kết hợp trong 4 bước cuối cùng là để đề ra các chiến lược khả thi có phải lựa chọn hay quyết định chiến lược nào là tốt nhất Do đó, không phải tất cả các chiến lược được phát triển trong ma trận SWOT đều được lựa chọn để thực hiện

Sơ đồ 5 2 Ma tr ậ n SWOT và các ph ố i h ợ p chi ến lượ c

Ví dụ: Phân tích SWOT của BITI’S HUNTER Điểm mạnh: (S)

+ Chất lượng sản phẩm tốt, thương hiệu đạt nhiều sự tin tưởng, uy tín

+ Hệ thống phân phối rộng rãi (1500 đại lý, 7 trung tâm trên khắp cảnước)

+ Có một lượng khách hàng trung thành thân thiết nhất định

+ Đội ngũ thiết kế trẻ có triển vọng

+ Thái độ nhân viên tốt

+ Nắm bắt xu hướng nhanh chóng

+ Nhà xưởng, máy móc thiết bị hiện đại

+ Nhân công nhiều, có trình độ chuyên môn (hơn 8500 nhân viên)

+ Có thông điệp ý nghĩa (Nâng niu bàn chân Việt) Điểm yếu: (W)

+ Chưa thật sự đầu tư và chú trọng vào các dịch vụ chăm sóc khách hàng

+ Các cửa hàng chi nhánh riêng còn khá ít

+ Ra mắt quá nhiều dòng sản phẩm, không thống nhất, có một số dòng dễ dàng bị lu mờ

+ Thương hiệu Biti’s Hunter được giới trẻ biết đến và ưa chuộng, đồng thời sản phẩm mẫu mã đa phần cũng hướng đến trẻ em, rất được lòng phụ huynh

+ Hợp tác với nhiều nghệsĩ nổi tiếng => chiến lược Marketing hiệu quả + Có uy tín lâu dài ở nhiều thế hệ

+ Nguồn cung đảm bảo số lượng, size đa dạng Đe dọa: (T)

+ Hàng giả, hàng nhái giá rẻ tràn lan trên thị trường

+ Kinh tế thị trường suy thoái

+ Dịch covid 19 + Đối thủ cạnh tranh mạnh (Nike, Adidas, New Balance,…) + Các mẫu thiết kế số lượng cao dễ bị lỗi bản quyền

Câu 4 Phân tích mô hình 5 áp lực cạnh tranh của M Porter và cho ví dụ minh họa cho mô hình này?

Nhiều ý tưởng quan trọng việc hoạch định có thể hoàn thanh dựa theo đề xuất của Michael Porter, giáo sư của trường đại học Harvard Porter chỉ ra ba chiến lược cạnh tranh tổng loại mà những nhà quản trị có thể lựa chọn: (1) Chiến lược dẫn giá, (2) Chiến lược khác biệt hóa, và (3) Chiến lược tập trung Sự thành công của một tổ chức tùy thuộc vào sự lựa chọn chiến lược thích hợp với những lợi thế cạnh tranh của tổ chức và trong ngành

Sơ đồ 5 3 Y ế u t ố 5 áp l ự c c ạ nh tranh

1 Đối thủ mới tiềm ẩn

Một tổ chức cần đánh giá nguy cơ xuất hiện đối thủ cạnh tranh mới bằng cách phân tích những rào cản gia nhập ngành Những nhân tố như hiệu quả kinh tế theo qui mô, sự trung thành đối với nhãn hiệu, và mức vốn đầu tư cần thiết sẽ chỉ ra mức độ khó khăn hoặc dễ dàng cho một đối thủ mới gia nhập ngành

2 Sựđe dọa của sản phẩm thay thế

Mức độ nguy cơ đe dọa của sản phẩm thay thế được quyết định bởi các nhân tố như giá so sánh giữa sản phẩm đang xem xét và sản phẩm thay thế, sự trung thành của người mua

3 Khảnăng ép giá của người mua

Ch ức Năng Tổ Ch ứ c

Khái ni ệ m ch ức năng tổ ch ứ c

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:

Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

Làm công tác tổ chức cán bộ

Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” Theo Chester I

Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức

Tóm lại theo một cách đơn giản, tổ chức là sự liên kết của nhiều người theo một cách thức nhất định và có cùng mục đích chung

Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị, nhưng nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của tổ chức Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị Thật vậy, nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã cho thấy 70 - 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức

Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những bộ phận và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra Với cách hiểu trên, chức năng tổ chức thường được biểu hiện là cơ cấu tổ chức quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.

Vai trò

Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cho công tác quản trị Công tác tổ chức hiệu quả giúp cho việc khuyến khích sử dụng con người với tính chất là con người phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng đa dạng hóa tổ chức và nâng cao tính độc lập sáng tạo của nhà quản trị Vì vậy chức năng tổ chức là cốt lõi của quy trình quản trị

Câu 2 Phân tích các nội dung của các mô hình cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến, chức năng, ma trận, trực tuyến – chức năng và cho ví dụ minh họa cho từng mô hình?

Mô hình cơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị tr ự c tuy ế n

Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

+ Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Sơ đồ 6 1 Sơ đồ mô hình cơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị tr ự c tuy ế n (1)

Sơ đồ 6 2 Sơ đồ mô hình cơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị tr ự c tuy ế n (2)

Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) được xem là cơ cấu đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dưới Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên lạc đường thẳng Đặc điểm:

Người đứng đầu tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng

Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh qua một cấp trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi

Cơ cấu trực tuyến chủ yếu áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục Ưu điểm:

Cơ cấu đơn giản, chế độ trách nhiệm được phân rõ ràng Chế độ 1 thủ trưởng, nhà lãnh đạo nắm rõ trực tiếp hành vi công việc của nhân viên và có trách nhiệm cho từng khâu công việc Cơ cấu quản lí này chỉ phủ hợp cho những doanh nghiệp quy mô nhỏ ít thành viên mới có thể tận dụng hiệu quả dễ kiểm soát, không phù hợp với những doanh quy mô lớn.

Khuyết điểm: Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức đa dạng đa lĩnh vực về các mặt sản xuất như tài chính, kế toán, nhân sự Các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu về từng lĩnh vực quản trị không được sử dụng triệt để Dễ dấn đến ccash quản lí gia trưởng độc tài

Như một doanh nghiệp sản xuất rượu A, người sản xuất rượu cũng chính là chủ sở hữu doanh nghiệp, sẽ là người ra quyết định chính, lập kế hoạch phân công nhiệm vụ công việc cho cấp dưới quyền là 2 quản lí chi nhánh trong các khâu vận chuyển, thiết kế,… và sau cùng là nhân viên, người thừa hành chào hàng, phục vụ.

Mô hình cơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị ch ức năng

Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý là:

+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Cơ cấu chức năng lần đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công Sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày càng lớn

Cơ cấu chức năng là cơ cấu tổ chức quản trị mà các nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận một chức năng nhất định

Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất tổ chức Chẳng hạn các bộ phận chức năng của một bệnh viện được phân chia khác hẳn so với các bộ phận trong một công ty sản xuất giấy hoặc công ty thương mại Đặc điểm:

Cơ cấu chức năng là mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp Việc quản trị được thực hiện theo chức năng, không theo tuyến, mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp

Người thừa hành nhiệm vụ phải nhận mệnh lệnh từ người đứng đầu tổ chức và cả từ những chuyên gia chức năng khác nhau Các chuyên gia lãnh đạo nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách

Sơ đồ 6 3 Sơ đồmô hình cơ cấu tổ chức quản trị chức năng Ưu điểm:

Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng, tay nghề Các nhà quản trị chức năng có cơ hội nâng cao kỹ năng, tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ

Các nhà quản trị có thể gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận

Giảm sự lãng phí các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng bộ phận

Việc lãnh đạo chỉ chú trọng vào những công việc hàng ngày, giảm sự truyền thông, trao đổi giữa các bộ phận Do đó, có thể tạo ra sự xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận

Rất khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận Khi không có sự thống nhất giữa các chuyên gia ở các bộ phận khác nhau,việc phối hợp, hợp tác với các bộ phận khác sẽ khó khăn

Người đứng đầu tổ chức mất nhiều thời gian để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau Mặt khác, người thừa hành mệnh lệnh cùng một lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh Thậm chí có những mệnh lệnh trái ngược nhau

Chẳng hạn như một doanh nghiệp kinh doanh quần áo thời trang, khi giám đốc đưa ra những quyết định và chỉ thị xuống cấp dưới những nhà quản trị cấp quản lí bên bộ phận thiết kế, dệt may,… nhận thông tin và có thể phát huy theo điểm mạnh của mình và cùng bàn bạc, sử dụng chung, giao ra nhiệm vụ kế tiếp cho những nhân viên dưới quyền.

Mô hình cơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị ma tr ậ n

Đây là mô hình hiện nay được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm

+ Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án + Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

+ Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

+ Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

+ Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ

Mô hình tổ chức ma trận trong tiếng Anh được gọi là Matrix organizational structure

Mô hình tổ chức ma trận là cơ cấu tổ chức trong đó mỗi người lao động sẽ báo cáo cho nhà quản lí bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lí chương trình, dự án.

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều

Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động) Đặc điểm:

Mô hình này chủ yếu là kết hợp các đơn vị chức năng với các đơn vị thành lập theo sản phẩm (hay theo khách hàng) Chẳng hạn, một công ty đầu tư có hai dự án theo hai lọai sản phẩm A, B hoàn toàn khác nhau Thay vì tổ chức mỗi dự án có đầy đủ các bộ phận để thực hiện các công việc như: nghiên cứu Marketing, lập luận chứng kinh tế-kỹ thuật… thì có thể sử dụng các đơn vị chức năng có sẵn trong công ty để thực hiện các công việc trên cho tất cả các dự án Ưu điểm:

Hiệu quả trong sử dụng ngun lực:

Các nguồn lực được chia sẻ cho nhiều dự án cũng như trong nội bộ phòng ban chức năng

Cán bộ phòng ban chuyên môn có thể phân chia thời gian làm việc cho nhiều dự án khi có yêu cầu Điều này hạn chế sự lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

Ch甃Ā trọng đến các hoạt động dự án h漃ᬀn:

Chú trọng hơn đến các hoạt động dự án do có nhà quản lí dự án chuyên trách có trách nhiệm điều phối và phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng Điều này tạo ra một cách thức tổng thể giải quyết các vấn đề của dự án mà thường không có được trong cơ cấu chức năng

D̀ d愃ng ph愃Ȁn c漃Ȁng nhiệm vụ mới hậu dự án:

Do cơ cấu dự án được lồng ghép với cơ cấu chức năng cho nên các chuyên gia vẫn duy trì được mối liên hệ với đơn vị công tác của mình cho nên thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.

Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

Hãng sản xuất bánh B cho ra 3 loại sản phẩm bánh hương vị mới khác nhau, giám đốc công ty B giao lần lượt nhiệm vụ từng dự án xuống 1 hệ thống thống nhất trong công ty là các bộ phận sản xuất, chế biến, đóng gói, marketing,… Người thừa hành các bộ phận phối hợp với nhau thực hiện từng khâu dự án theo tính chất công việc của mình, khi hoàn thành xong sẽ quay lại vị trí hệ thống sẵn có.

Mô hình c ơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị tr ự c tuy ế n – ch ức năng

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng Để khắc phục nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến, chức năng, hiện nay kiểu cơ cấu liên hiệp (trực tuyến - chức năng) được áp dụng rộng rãi phổ biến cho các doanh nghiệp

Theo cơ cấu này, người lãnh đạo cao nhất của tổ chức được sự giúp đỡ của những người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn, và kiểm tra việc thực hiện quyết định Đặc điểm

Về cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Sơ đồ 6 4 Sơ đồ mô hình cơ cấ u t ổ ch ứ c qu ả n tr ị tr ự c tuy ế n – ch ức năng Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng

Nhược điểm: Người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Ngoài ra nếu có nhiều bộ phận chức năng thường dẫn đến phải họp hành nhiều gây lãng phí thời gian Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

Vì thế cần tránh lập ra quá nhiều phòng ban Người ta thường khuyến cáo các đơn vị, công ty nên áp dụng mô hình này nhưng phải có nội quy đầy đủ để tránh xu hướng trờ lại thành mô hình chức năng

Công ty sản xuất chế biến gỗ thành các đồ dùng gia dụng, mỗi đợt hàng số lượng lớn cần gia công, tổng giám đốc sẽ bàn bạc và tham khảo ý kiến của các ban giám đốc chức năng về thay đổi mẫu mã, nhập thêm loại gỗ hoặc tạo ra các chiến lược quảng bá sản phẩm mới ấn tượng, dịch vụ… Sau đó truyền đạt nhiệm vụ xuống cho các cấp lãnh đạo trực tuyến, các nhà quản trị trực tuyến phải chịu trách nhiệm thực hiện và có thể xử lí tùy tình huống theo kĩ năng của mình, ban giám đốc chức năng không được quyền can thiệp

Câu 3 Hãy lấy ví dụ minh họa chức năng tổ chức thông qua việc Team của bạn đã xây dựng, lựa chọn các vị trí từ leader, thư ký đến các thành viên khác như thế nào, phân chia công việc ra sao trong công tác làm việc nhóm môn Quản trị học?

Team 8 đã lựa chọn nhóm trưởng để lập ra khuôn, phân công nhiệm vụ từ lúc phân nhóm, sau đó chọn ra một nhóm phó để quản lí phụ nhóm trưởng trong tiến trình làm việc, giúp kiểm soát thực thi, và chọn ra 1 thư kí làm việc lập ra kịch bản thuyết trình và ghi nhận các thay đổi trong quá trình làm việc

Nhóm có 13 thành viên: 1 nhóm trưởng, 1 nhóm phó, 1 thư kí, sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức chức năng để làm 4 phần việc, nhóm trưởng giữ vai trò chính cùng nhóm phó bàn bạc lên kế hoạch giao nhiệm vụ chi tiết, 2 người sắp xếp lí thuyết, 2 người thực hiện các video mở đầu, 3 người thực hiện các video tình huống, 2 người powerpoint, 1 người làm game theo tiến trình và trong quy trình nếu ai hoàn thành xong nhiệm vụ sẽ tiếp tục hỗ trợ phần khác để thúc tiến quá trình làm việc nhanh chóng Trong quá trình làm việc có sai sót, nhóm phó sẽ theo dõi và cùng nhóm trường bàn bạc chỉnh sửa trực tiếp cho từng thành viên trong mỗi nhiệm vụ

Câu 4 Giảđịnh bạn mở 1 quán cà phê với vốn tầm 30tr, vì bận học nên bạn không thểởquán đểđiều hành vì vậy bạn dựđịnh sẽ tuyển bao nhiêu nhân viên, tên chức danh và công việc cụ thể của các vị trí này là gì để quán có thể hoạt động bình thường?

Sẽ tuyển thêm 4 nhân viên là sinh viên để làm việc xoay ca mỗi buổi sáng tối theo cặp Theo ca sáng từ 8h sáng đến 15h chiều và ca tối từ 15h chiều đến 22h tối Trong đó mỗi buổi sẽ có 2 người làm chính 1 người chủ yếu làm bên pha chế và 1 người vừa là quản lí vừa hỗ trợ pha chế Người đảm nhận 2 nhiệm vụlương sẽcao hơn người chỉ pha chế Người quản lí sẽ là người kiểm kê các khâu nguyên vật liệu, kiểm kê thiết bị máy móc, quan sát và báo cáo tình hình làm việc, thu nhập theo ngày hoặc tuần cho tôi, trong quá trình đó, người quản lí cũng sẽ vừa hỗ trợ pha chế nếu khách đến đông Còn nhân viên pha chế chủ yếu chỉ tập trung pha chế thức uống, phục vụ khách hàng và dọn dẹp quán mỗi khi tan ca.

Ch ức Năng Lãnh Đạ o

Khái ni ệ m ch ức năng lãnh đạ o

Để tiến hành hoạt động quản trị, chủ thể quản trị phải thực hiện đồng bộ rất nhiều chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, đổi mới; trong đó chức năng lãnh đạo có một vị trí rất quan trọng

Như vậy, sau khi đã lập kế hoạch, đã xác định cơ cấu tổ chức bộ máy và cán bộ, thì vấn đề tiếp theo là phải làm cho cả doanh nghiệp hoạt động Đó chính là chức năng lãnh đạo của các nhà quản trị Mục đích của lãnh đạo là để khởi động tổ chức và đưa nó vào hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu Chức năng của nhà lãnh đạo bao gồm có 3 loại chính: chức năng giiar quyết xung đột, chức năng truyền động lực, chức năng điều hành lãnh đạo.

B ả n ch ất lãnh đạ o

Lãnh đạo (Leadership) là năng lực gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để thúc đẩy họ tự nguyện thực hiện mục tiêu của tổ chức

Lãnh đạo (Leading) là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới con người để họ tích cực làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống trong các điều kiện môi trường nhất định

Lãnh đạo trong quản trị kinh doanh là quá trình khởi động và duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp theo kế hoạch đề ra bằng cách tác động lên động cơ và hành vi của con người trong doanh nghiệp và phối hợp hoạt động của họ, sao cho họ cố gắng một cách tự giác để hoàn thành các nhiệm vụ của mình và mục tiêu chung của doanh nghiệp Đặc điểm bản chất:

Lãnh đạo là một hệ thống tổ chức, nó bao gồm: người lãnh đạo, người bị lãnh đạo, mục đích của hệ thống, các nguồn lực (ngoài con người) và môi trường (hoàn cảnh)

Lãnh đạo là một quá trình, nó biến chuyển tuỳ thuộc vào mối quan hệ và cách xử lý giữa 5 yếu tố trên trong thời gian và không gian nhất định; có lúc người lãnh đạo chủ động khống chế các yếu tố kia, có lúc ngược lại người lãnh đạo bị các yếu tố kia chi phối

Lãnh đạo là hoạt động quản trị mang tính phân tầng Đó là quá trình người lãnh đạo thông qua quyền lực và ảnh hưởng của mình để tạo ra một bộ máy tiến hành các hoạt động quản trị

Lãnh đạo gắn liền với sự phục tùng của người dưới quyền

Câu 2 Phân tích vai trò của lãnh đạo trong hoạt động của tổ chức? Và cho ví dụ minh họa ?

Lãnh đạo có 3 vai trò chính trong tổ chức là chức năng truyền động lực, chức năng giải quyết xung đột và chức năng điều hành lãnh đạo

Lãnh đạo có vai trò truyền động lực cho nhân viên, hỗ trợ, , động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh

Giúp nhân viên hăng say làm việc, tăng năng suất, hiệu quả, thúc đẩy, tạo cơ hội để họ phát huy tính sáng tạo mang lại lợi ích cao Tạo sự gắn bó, gần gũi giữa nhân viên và đơn vị hoạt động, thu hút và giữ chân nhân tài Tạo không gian làm việc thoải mái cho nhân viên => Nâng cao năng suất

Ngoài ra còn góp phần nâng cao hình ảnh, sự uy tín của nhà lãnh đạo Giúp nhân viên công chức đảm bảo đời sống cả về mặt vật chất lẫn tinh thần, điều này sẽ làm xã hội an sinh, kinh tế đất nước phát triển

Ví dụ như cách tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên của Jack Ma, ông chủ lớn tập đoàn Alibaba luôn không ngừng khuyến khích động viên nhân viên trong suốt quá trình làm việc

Từ những ngày đầu lập nghiệp, ông đặt tên cho nhóm đồng sáng lập của mình là “Tây du kí” nhằm khuyến khích rằng cho dù trải qua bao nhiêu gian khổ cuối cùng con đường phía trước vẫn sẽ mở sáng ra như cửa phật Tây Thiên chiếu rọi, cuối cùng ông cùng nhóm sáng lập của mình cũng đã tìm đến ánh sáng chiếu rọi ấy Khi đã trở thành ông chủ lớn, ông vẫn không ngừng cùng nhân viên của mình phấn đấu, những tháng phải đối đầu với áp lực, Jack Ma luôn cùng nhân viên của mình “trồng cây chuối” vào mỗi buổi trưa để lên tinh thần làm việc, trực tiếp khích lễ và không ngừng cố gắng tạo nên một tập thể đại đoàn kết trong công ty Và đó cũng là lí do vì sao sự nghiệp của ông không ngừng phát triển vững chắc mạnh mẽ đến tận ngày hôm nay

Lãnh đạo có vai trò giải quyết các xung đột trong công ty, tạo nên một hệ thống kỉ luật, kỉ cương rõ ràng về các quy định thống nhất trong doanh nghiệp Giải quyết ổn thỏa các mâu thuẫn trong nội bộ, làm tăng tính đoàn kết tập thể trong toàn bộ công ty, có vậy nhân viên mới có thể hoạt động tích cực vì mục đích chung là mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và phát triển quy mô hiệu quả hơn

Một ví dụ cho thấy vai trò giải quyết xung đột của lãnh đạo vô cùng quan trọng là hãng điện thoại Motorola vốn là hãng sản xuất điện thoại đầu tiên trên thế giới với lợi nhuận khổng lồ hàng năm thế nhưng chính vì xung đột trong nội bộ, phản đối chính sách lãnh đạo, nghỉ việc hàng loạt, ganh ghét mức lương của nhau trong nội bộ Tất cả mâu thuẫn không được giải quyết, CEO thất bại nhất trong lịch sử hình thành doanh nghiệp - Ed Zander với cách thức lãnh đạo độc đoán vầ thái độ bỏ mặc không quan tâm đến mâu thuẫn nội bộ đã chính thức khiến công ty phải phá sản khi rủi ro xảy đến do bị Apple đánh sập

Lãnh đạo có vai trò chức năng điều hành lãnh đạo làm cho mọi hoạt động của từng đơn vị và của toàn thể tổ chức diễn ra một cách đồng bộ và ăn khớp với nhau để đạt được mục đích chung Thiếu sự phối hợp sẽ gây ra phí phạm thời gian, cố gắng và tiền bạc

Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc đúng năng lực, đúng trình độ và đảm bảo minh bạch công bằng cho nhân viên Đồng vthoiwf cũng chú trọng xây dựng triết lí văn hóa kinh doanh trong quá trình điều hành lãnh đạo

Khái ni ệ m khác bi ệ t

Lãnh đạo hay còn được biết đến với thuật ngữ Leader Đây là những người đứng đầu, kiểm soát một tổ chức, tập thể riêng biệt Lãnh đạo là người xác lập ra phương hướng, tạo ra những kế hoạch cụ thể và truyền cảm hứng cho tập thể Công việc của các nhà lãnh đạo là làm tư tưởng, tạo động cơ hoạt động cho mọi người

Quản lý hay còn được biết đến với thuật ngữ Manager Đây là những người chịu trách nhiệm về khía cạnh quan trọng của dự án, công việc, một đội Công việc của các nhà quản lý là làm kế hoạch, tổ chức và điều phối.

Đặc điể m khác bi ệ t

Lãnh đạo Quản lí Đưa ra tầm nhìn xa

Vd: Chủ tịch Phạm Nhật Vương đưa ra tầm nhìn phát triển hãng xe Vinfast vươn tầm quốc tếtrong tương lai. Đưa ra mục tiêu, kiểm soát ngắn hạn

Vd: Quản lí bộ phận giao dịch xe Vinfast đặt ra chỉ tiêu số lượng xe cần bán trong 1 năm

Vd: Mark Zuckerberg không ngừng cải tiến Facebook, Messeger, thêm các hiệu ứng khi gọi, công cụ tiện ích, cải tiến giao diện

Vd: Quản lí bộ phận kiểm soát công cụ duy trì nhiệm vụ, chống sập giao diện công cụ thông tin

Chấp nhận rủi ro, đương đầu điều mới, tìm kiếm cơ hội trong nguy cơ.

Vd: Giám đốc công ty mạng đối đầu với rủi ro bị rò rỉ thông tin và tìm cách tạo ra công cụ loại trừ triệt để

Kiểm soát rủi ro, giảm thiểu bất lợi, chỉ tập trung lược giảm vấn đề tiêu cực

Vd: Nhà quản lí chỉ chú tâm tìm cách giảm thiểu lượng thông tin bị rò rỉ

Tựđịnh nghĩa, sáng tạo phong cách

Vd: Nhà lãnh đạo tự tạo ra phong cách làm việc riêng của mình trong quá trình làm việc, như Phạm Nhật Vượng với phong cách nhanh chóng, quyết đoán

Vd: Quản lí chú trọng học hỏi kỹ năng quản lí thông qua kinh nghiệm người khác Thiên về học hỏi hơn là tự định vị Đặt ra nghi vấn “Cái gì?”, “Tại sao?”

Vd: Lãnh đạo chủđộng tìm hiểu vấn đề và tích cực tìm ra nguyên nhân

Nghi vấn “Như thếnào?”, “Bao giờ?”

Vd: Quản lí thường hỏi làm việc này như thế nào, khi nào làm

Vd: Lãnh đạo chú trọng đào tạo người tài để làm việc cho họ, họ cũng ít khi cầm tay chỉ việc mà để người đó tự phát huy

Vd: Nhà quản lí hướng dẫn cụ thể chi tiết cho nhân viên cấp dưới

Kiểm soát toàn bộ hệ thống Quản lí một bộ phận được giao

Vd: Lãnh đạo quản trị cả hệ thống công ty với quy mô lớn

Vd: Quản lí chỉ hoạt động kiểm soát trong lĩnh vực bộ phận được giao

Tập trung đào tạo con người

Vd: Nhà lãnh đạo chú trọng đào tạo người tài để giúp họ quản lí công việc bên dưới

Chú trọng hệ thống công việc

Vd: Quản lí chỉ tập trung tiến hành hệ thống công việc được lãnh đạo giao

Tạo ảnh hưởng truyền động lực, dẫn dắt định hướng về cách thức, tiến trình, hành động

Vd: Elon Musk chủ tập đoàn ô tô điện Telsa không ngừng truyền động lực cho nhân viên, định hướng dẫn đầu nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, dẫn dắt những người cùng chí hướng mở đầu tương lai mới

Giao việc, hoàn thành công việc, chịu trách nhiệm và tiến hành

Vd: Nhà quản lí chỉ tập trung giao việc cho nhân viên, không định hướng, chỉ đốc thúc tiến độ và chịu trách nhiệm công việc được giao

B ả ng 7 1 B ả ng so sánh s ự khác bi ệ t gi ữa lãnh đạ o và nhà qu ả n lí)

Hình 7 1 Lãnh đạ o và qu ả n lí

Câu 4 Hãy phân tích các phong cách lãnh đạo, ưu – nhược và nêu rõ các trường hợp áp dụng các phong cách này, đồng thời liên hệ ví dụ minh họa rõ cho từng phong cách?

Khái ni ệm phong cách lãnh đạ o

Phong cách lãnh đạo được xem là một phương thức hay cách thức giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản trị đưa ra được những bản kế hoạch, phương hướng cũng như đặt ra mục tiêu thực hiện Đồng thời thể hiện sự động viên kịp thời với toàn bộ nhân viên cấp dưới

Dưới góc nhìn từ phía một nhân viên, phong cách lãnh đạo phần lớn sẽ được biểu hiện dựa vào các hành động rõ ràng hay ngụ ý từ lãnh đạo của họ Phong cách lãnh đạo cũng chính là một yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả quản lý của các nhà lãnh đạo Bên cạnh đó cũng ảnh hưởng tới tập hợp, thu hút những người điều hành đối với quá trình thực hiện những mục tiêu tổ chức đề ra.

Phong cách độc đoán

Phong cách lãnh đạo độc đoán là kiểu quản lý theo mệnh lệnh độc đoán được biểu hiện đặc trưng bằng việc mọi quyền lực trong tổ chức đều tập trung vào tay một người quản lý, người lãnh đạo Họ quản lý tổ chức, doanh nghiệp bằng ý chí của mình, trấn áp, bác bỏ ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong tập thể

Có thể nói, phong cách lãnh đạo độc đoán (autocratic leadership) là hình thức tự đưa ra những ý kiến và bắt buộc nhân viên phải thực hiện theo quyết định của họ Sẽ không có bất kỳ một lời khuyên hay ý kiến đóng góp nào từ phía nhân viên cấp dưới Đặc điểm:

Duy nhất người lãnh đạo là người quyết định tất cả phương pháp và quy trình làm việc Các thành viên trong nhóm hiếm khi được tin tưởng đưa ra ý kiến Công việc được tổ chức bài bản và cứng nhắc Những sáng tạo và tư duy vượt trội của các thành viên không được suy xét đến Các quy tắc được đặt lên hàng đầu và được truyền đạt rõ ràng Ưu điểm:

Thích hợp khi buộc phải ra quyết định trong thời gian ngắn Các quyết định đều được đưa ra một cách nhanh chóng và dứt khoát dưới phong cách lãnh đạo độc đoán của nhà quản trị

Phân rõ quyền hành và vai trò của nhà lãnh đạo với nhân viên

Người lãnh đạo trực tiếp quản lý mọi vấn đề của doanh nghiệp, tránh tình trạng dồn đọng các công việc trong từng bộ phận

Các nhà quản trị có phong cách lãnh đạo độc đoán sẽ có sức ảnh hưởng lớn khiến các cá nhân trong tổ chức buộc phải thực hiện mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn quy định

Các thành viên trong tổ chức phải thường xuyên cập nhật và trau dồi các kiến thức, kỹ năng mềm để thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả

Người có phong cách lãnh đạo độc đoán này thường bịđánh giá là bảo thủvà độc tài

Hoặc đôi khi trong nội bộ doanh nghiệp sẽ xảy ra các mâu thuẫn, bất đồng quan điểm giữa các thành viên

Các nhà lãnh đạo độc đoán thường không quan tâm đến ý kiến của người khác nên sẽ dễ khiến cho nhân viên của mình bị nản chí, cảm thấy không được coi trọng Đôi khi phong cách lãnh đạo độc đoán đã bỏ qua các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề, không tiếp thu cái mới, ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của tổ chức

Phong cách này thường được sử dụng trong các tình huống có ít thời gian để đưa ra quyết định nhóm hoặc người lãnh đạo là thành viên giàu kinh nghiệm nhất của nhóm

Do đó, khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng và quyết đoán, đó là cách thay thế tốt nhất

Như trong các trường hợp khẩn cấp trong quân đội, binh lính phải phục tùng hoàn toàn mệnh lệnh của chỉhuy, hoàn toàn tin tưởng chỉhuy và không được phép làm trái.

Phong cách dân ch ủ

Lãnh đạo dân chủ còn được biết đến với tên gọi là lãnh đạo có sự tham gia hay lãnh đạo chia sẻlà phong cách lãnh đạo mà trong đó các thành viên của nhóm được tham gia nhiều hơn vào quá trình quyết định phương pháp lãnh đạo này có thể áp dụng cho mọi tổ chức từ doanh nghiệp tư nhân đến trường học và cơ quan chính phủ Đặc điểm:

Các thành viên trong nhóm được khuyến khích chia sẻ ý kiến và quan điểm mặc dù người lãnh đạo vẫn giữ tiếng nói cuối cùng đối với các quyết định đưa ra

Các thành viên của nhóm cảm thấy được tham gia nhiều hơn vào quá trình này

Tư duy cầu tiến sáng tạo được khuyến khích khen thưởng Nhà lãnh đạo dân chủ tốt thường thể hiện các đức tính như trung thực, thông minh, can đảm sáng tạo xuất sắc và công bằng Họ có khả năng truyền cảm hứng mạnh mẽ nhận được sự tin tưởng và tôn trọng của những người dưới quyền Ưu điểm:

Giúp phát huy tính sáng tạo ở mỗi thành viên, các nhân viên được phép tự do tư duy và đóng góp ý kiến một cách dân chủ

Khuyến khích tham gia công việc chung , tạo không khí làm việc sôi nổi, đoàn kết, giúp mọi người có thể hiểu rõ lối tư duy của nhau hơn

Tạo hiệu quả công việc Bởi khi đó số lượng ý kiến sẽ nhiều hơn, đa dạng hơn, tuy quá trình diễn ra chậm hơn phong cách độc đoán nhưng trải qua chọc lọc nghiêm ngặt từ nhiều người, phương án đưa ra sẽđược kiểm duyệt chặt chẽ, ít sai sót và hiệu quả cao hơn

Mở rộng góc nhìn vấn đề ở nhiểu khía cạnh, học hỏi lẫn nhau, đưa ra các kế hoạch toàn diện, khách quan hơn.

Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp: khi ý tưởng đưa ra được lắng nghe, thảo luận và có khả năng được đưa vô thực hiện, thật khó để bạn không cảm thấy gắn kết với nhóm Đây sẽ là nền tảng xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực và lành mạnh, gia tăng mức độ cam kết và hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm

Thích hợp với nhiều môi trường doanh nghiệp: mỗi phong cách lãnh đạo phát huy trong một số môi trường nhất định Trong khi đó, lợi điểm của lãnh đạo dân chủ là có thể thích hợp được với đa dạng môi trường làm việc

Trì hoãn ra quyết định, quá trình ra quyết định khá lâu vì phải chờ sự phản hồi của một nhóm người Khi đó, việc quản lý quá “tự do” có thể dẫn tới giao tiếp nội bộ kém hiệu quả, ảnh hưởng đến khảnăng hoàn thành mục tiêu như mong đợi

Nguy cơ biện pháp kém chất lượng Điều này xảy ra khi các thành viên trong tổ chức không đủ trình độ năng lực, kiến thức chưa tới, thiếu tư duy, từ đó khiến cho quá trình ra quyết định rơi vào bế tắc Ảnh hưởng đến thời hạn đưa ra, chất lượng công việc trở nên tệ hơn

Bất đồng quan điểm: Vì phải trải qua nhiều luồng ý kiến khác nhau nên không thể tránh khỏi các luồng ý kiến bất đồng quan điểm với nhau Đôi khi các thành viên còn nghi ngờ năng lực làm việc của nhà lãnh đạo, tệ hơn nữa nếu khi ý kiến họ đưa ra không được trọng dụng họ sẽ cảm thấy khó chịu, hụt hẫng, không được tôn trọng và dễ gây mất tình đoàn kết nhóm Để giải quyết vấn đề này yêu cầu nhà lãnh đạo phải biết kịp thời chuyển hướng nhấn mạnh lí do vì mục đích chung của nhóm và cố gắng chọn lọc ra những ý kiến có lợi thế nhất cho kết quả của nhóm

Trường hợp áp dụng Áp dụng phong cách dân chủ trong trường hợp có thời gian dài để bàn bạc với nhóm, các thành viên có đủ năng lực chuyên môn, muốn được bày tỏ đóng góp ý kiến của mình

Theo nghiên cứu, đây là phong cách lãnh đạo hiệu quả nhất trong các môi trường khác nhau như học đường, doanh nghiệp,… Tuy nhiên người sử dụng nên biết cách điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế

Như trong giảng đường, khi học môn quản trị học tôi được ghép nhóm với những bạn ở lớp khác Cô giao chủ đề và khuyến khích các nhóm về thực hiện Tại đây khi làm việc chung với nhóm, nhóm trưởng và mọi người cùng nhau đưa ra những ý kiến mới lạ để đạt được hiệu quả trong buổi thuyết trình sắp tới như sáng tạo làm clip tình huống hoạt hình chứ không ghi ra văn bản như lối mòn cũ, sáng tạo vẽ ra sơ đồ tư duy để tóm tắt lại tình huống, đưa ra chủ đề bay trên vũ trụ vào powepoint và dẫn bay xuyên suốt quá trình thực hiện Tất cả góp phần mang lại hiệu quả cao cho nhóm, nhóm đạt điểm cao xứng đáng với công sức đã bỏ ra.

Phong cách độc đoán kế t h ợ p dân ch ủ

Là phong cách kết hợp có hiệu quả cả hai phong cách ở trên tuỳ theo từng trường hợp Nếu phải ra quyết định gấp và không quan trọng thì có thể sử dụng phong cách độc đoán Những quyết định quan trọng vượt quá tầm kiểm soát của mình hoặc do thiếu thông tin hoặc liên quan đến nhiều người cần phải chọn phong cách dân chủ để khai thác ý kiến tập thể và được sựđồng lòng nhất trí của mọi người thì sẽ động viên được tập thể chấp hành nghiêm chỉnh Ưu điểm: kết hợp được điểm mạnh của cả 2 phong cách giúp phát huy hiệu quả Ví dụ như lãnh đạo tùy từng trường hợp nếu cần ra quyết định ngay tức thì cho dự án thì có thể sử dụng phong cách độc đoán Còn nếu nhà lãnh đạo chưa nằm bắt đủ thông tin và quyết định còn thời hạn bàn bạc mang tính quan trọng thì nên bàn bạc lại với các cấp lãnh đạo chuyên môn khác.

Phong cách t ự do

Là phong cách trong đó người lãnh đạo cho phép người dưới quyền ra các quyết định riêng của mình và họ ít tham gia vào việc ra quyết định

+ Đặc điểm: Người lãnh đạo rất ít tham gia vào hoạt động của tập thể, thường chỉ nêu ý tưởng rồi giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới; cấp dưới được tự do ra quyết định, được hành động theo cách mà họ cho là tốt nhất; thông tin theo chiều ngang là chủ yếu giữa các thành viên với nhau, từ lãnh đạo xuống rất ít

+ Ưu điểm: Phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người dưới quyền

+ Nhược điểm: Dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn vô chính phủ trong tổ chức Ví dụ như trong kế hoạch tạo hoạt động chào mừng ngày 20/11 cô giáo cho tập thể lớp toàn quyền quyết định tạo ra các phong trào tiết mục và chủ đề để đăng kí dự thi trên trường Với trường hợp này cô giáo sử dụng phong cách lãnh đạo tựdo để học sinh phát huy hết khả năng sáng tạo của mình đồng thời bày tỏ lòng thành đối với thầy cô trong ngày nhà giáo Việt Nam

Câu 5 Theo các bạn thì để thực hiện tốt chức năng lãnh dạo thì nhà quản trị cần có những kỹnăng nào và vì sao?

+ Kỹnăng quản lý, lãnh đạo

Kỹ năng quản lý bao gồm việc điều hành, tổ chức công việc và hoạch định các chiến lược chung: Điều hành và tổ chức công việc bao gồm việc tổ chức thực hiện và phân bổ nguồn lực công việc hợp lý và hiệu quả, tăng hiệu suất công việc để thực hiện các mục tiêu kinh doanh

Hoạch định là việc thiết lập các mục tiêu từ nhỏ đến lớn, từ mục tiêu ngắn hạn đến dài hạn, từ gần đến xa Để có thể hoạch định được các mục tiêu, người quản lý cần có tầm nhìn để xác định đúng hướng đi của doanh nghiệp

+ Tư duy chiến lược và kỹnăng lập kế hoạch

Sự khác biệt giữa nhân viên và cấp quản lý chính là ở chỗ: Khi còn là nhân viên, bạn luôn cố gắng thực hiện các KPI đặt ra theo một bản kế hoạch nào đó Tuy nhiên, nhà quản lý cần có tư duy chiến lược cao hơn, tầm nhìn dài hạn hơn để xây dựng được các bản kế hoạch với KPI đặt ra phù hợp với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp Để thực hiện điều này, nhà quản trị cần có tư duy chiến lược và mang tính tổng quát cao Bạn cần xác định các vấn đề quan trọng sau khi xây dựng bản kế hoạch:

Mục tiêu của doanh nghiệp nói chung và của từng phòng ban nói riêng là gì?

Mục tiêu trước mắt và lâu dài cần thực hiện là gì?

Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm những gì?

Khả năng thực hiện kế hoạch

Các khó khăn, trở ngại và biến động của môi trường kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kế hoạch là gì? Kế hoạch dự phòng để thay thế trong trường hợp có rủi ro

Trên thực tế, trong khi thực hiện kế hoạch luôn có những trường hợp cần điều chỉnh liên tục do ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan Vì vậy, tư duy chiến lược là kỹnăng của nhà quản trị quan trọng giúp bạn lường trước và ứng biến kịp thời với những tình huống này

Quản lý con người chưa bao giờ là điều dễ dàng Kỹ năng nhân sự bao gồm cả các kiến thức nhân sự, khả năng điều phối con người và làm hài hòa các mối quan hệ, kết nối từng nhân viên thành một mạng lưới vững chắc để thực hiện mục tiêu chung cho doanh nghiệp

Thấu hiểu nhân sự được coi là “chất xúc tác” để thúc đẩy công việc nhanh chóng và hiệu quả Nhân viên được sắp xếp đúng vị trí sẽ phát huy tốt năng lực, đóng góp tốt cho kết quả chung Ngược lại, nếu phân công, sắp xếp sai nhân sự sẽ làm cản trở quá trình thực hiện các mục tiêu chung

Tuy là điều cơ bản nhưng giao tiếp là kỹ năng của nhà quản trị đóng vai trò rất quan trọng Không ai có thể trở thành nhà quản trị giỏi nếu giao tiếp kém

Là người thường xuyên phải làm việc cùng tập thể, quan trọng hơn là trong quá trình làm việc với khách hàng, đối tác, giao tiếp tốt chính là “chìa khóa” để thực hiện tốt việc

“đối nội và đối ngoại” cho doanh nghiệp

+ Kỹnăng quản lý thời gian

Khi còn là nhân viên, bạn thường chỉ quan tâm đến vấn đề làm sao để hoàn thành công việc trong thời gian 8 tiếng của bản thân Tuy nhiên, nếu đã đứng trên cương vị của người lãnh đạo, nhà quản lý, quản lý thời gian không còn là vấn đề cá nhân mà cần đặt trong bối cảnh tập thể

Nếu không quản lý thời gian tốt, bạn không chỉ tiêu tốn thời gian của bản thân mà còn ảnh hưởng đến nhiều người khác Bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý cho cả bản thân và cấp dưới, xác định rõ những việc quan trọng, cần hoàn thành trước để thực hiện kịp thời hạn, tránh tình trạng công việc lộn xộn, quá tải

Trên đây là 5 kỹ năng của nhà quản trị mà bộ phận lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cần phải có Bạn cần trau dồi, rèn luyện để trang bị cho mình nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên môn để thực hiện tốt công việc của mình, đưa doanh nghiệp đi đúng hướng và thực hiện các mục tiêu đề ra

+ Kỹnăng nhận thức thương mại

Ch ức Năng Kiể m Tra

Khái ni ệ m

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz Weihrich thì hoạch định là “quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó” Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may rủi

Tóm lại, Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó Hoạch định ở đây là một thuật ngữ để chỉ hoạch định chính thức, nó được xây dựng trên những kỹ thuật rõ ràng, thủ tục chính xác và hướng tới tương lai, nó vạch rõ con đường để đi đến mục tiêu đã định

1.2 Tiến trình cơ bản của công tác hoạch định Để đảm bảo quy trình hoạch định chiến lược được diễn ra phù hợp và theo một cách thức logic Nhà quản trị cần thực hiện các giai đoạn trong tiến trình cơ bản của công tác hoạch định, gồm có 8 bước (Sơ đồcác bước trong tiến trình cơ bản hoạch định)

Tuy nhiên người quản trị cần biết cách điều chỉnh trình tựgiai đoạn linh hoạt, không nhất thiết phải rập khuôn, chủ yếu là mang lại hiệu quả tích cực trong kết quả cuối cùng khi hoạch định đề ra chiến lược

Sơ đồ 5 1 Các bướ c trong ti ến trình cơ bả n ho ạch đị nh

+ Bước 1: Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu

Bước đầu để phát triển chiến lược và mục tiêu là bản thân chủ thể doanh nghiệp phải đặt ra các câu nghi vấn liên tiếp để xác định rõ trách nhiệm và đích đến của quá trình hoạch định như chúng ta đầu tư kinh doanh vào những lĩnh vực nào ? Chúng ta cam kết đạt được những tiêu chí gì ? Kết quả cần phải đạt được là gì ? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể không thay đổi theo từng năm

Các sứ mệnh và mục tiêu không được xây dựng một cách tách rời nhau Chúng được xác định dựa trên cơ sở đánh giá các cơ hội và đe dọa của môi trường (bước 2) và các điểm mạnh và điểm yếu ( bước 3)

+ Bước 2: Phát hiện các cơ hội và đe dọa

Trong quá trình hoạch định, nhà quản trị phải có năng lực phát hiện ra các cơ hội đang đến và nhanh chóng nắm bắt phát huy chúng, đồng thời người quản trị cũng buộc phải nhìn ra được các nguy cơ tiềm ẩn, các mối đe dọa trong quá trình hoạch định từ đó để đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời và nhanh chóng, hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất có thể, đảm bảo an toàn cho quy trình hoạch định diễn ra suôn sẻ

Cũng như xác định các cơ hội và đe dọa từ môi trường, năm vững chúng trong mối quan hệ với việc xác định các sứ mệnh, các mục tiêu, các kế hoạch và các chiến lược của tổ chức

+ Bước 3: Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu

Việc chẩn đoán được điểm mạnh điểm yếu giúp nhà quản trị hiểu rõ được năng lực cốt lõi trong điểm mạnh từđó điều chỉnh tận dụng nó triệt để, đồng thời cũng phát hiện ra được phương diện cần cải thiện trong điểm yếu, từ đó tập trung khắc phục hiệu quả hơn Năng lực cốt lõi là những điểm mạnh giúp tổ chức tạo ra sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá trị độc đáo cho khác hàng Theo cấp đơn vị kinh doanh, thì năng lực cốt lõi bao gồm ba khía cạnh lớn: sự vượt trội về công nghệ, các tiến trình tin cậy, và các mối liên hệ chặt chẽ với các giới hữu quan bên ngoài

+ Bước 4: Phát triển các chiến lược Để phát triển các chiến lược cần đánh giá mục tiêu, sứ mệnh phát triển, suy xét các cơ hội và đe dọa bên ngoài, nhận định các điểm mạnh và điểm yếu bên trong, xác định rõ các chiến lược nào có khả năng nhất để giúp cho tổ chức đạt được sứ mệnh và các mục tiêu Có ba chiến lược tăng trưởng cơ bản giúp các nhà quản trị hoạch định các chiến lược ở cấp đơn vị kinh doanh, bao gồm: a) Chiến lược thâm nhập thịtrường b) Chiến lược phát triển thịtrường c) Chiến lược phát triển sản phẩm

+ Bước 5: Chuẩn bị kế hoạch chiến lược

Sau khi phát triển các phương án chiến lược và chọn lựa một phương án thích hợp, nhà quản trị cần phải chuẩn bị cho việc viết ra kế hoạch chiến lược Như đã thảo luận trong chương trước, kế hoạch viết ra cần bảo đảm chứa đựng các nội dung sau:

Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức

Các sản phẩm và dịch cung cấp, bao gồm cả các thị trường mà tổ chức hướng tới

Các phân tích về thị trường, bao gồm những cơ hội và đe dọa và các kế hoạch dự phòng cho những sự kiện xảy ra ngoài dự tính

Các chiến lược để tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực công nghệ, sản xuất, marketing, và nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định, bao gồm việc tận dụng các điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu cũng như thiết lập kế hoạch dự phòng

Các chiến lược để phát triển và sử dụng các năng lực của tổ chức và đội ngũ nhân viên

Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lãi lỗ, báo cáo ngân quỹ (dòng tiền tệ) và điểm hòa vốn

+ Bước 6: Chuẩn bị kế hoạch chiến thuật

Kế hoạch chiến thuật chính là quá trình thực thi từng bước trong kế hoạch chiến lược, trong đó các chiến thuật có thể thay đổi linh hoạt theo hoàn cảnh thích hợp

+ Bước 7: Kiểm tra và đánh giá kết quả

Việc kiểm tra là cần thiết để bảo đảm chắc chắn rằng việc thực thi các kế hoạch là như mong đợi và đánh giá kết quả đạt được các kế hoạch này

+ Bước 8: Tiếp tục hoạch định

Các yếu tố môi trường bên ngoài (ví dụ, các đối thủ cạnh tranh mới) và các yếu tố thuộc môi trường bên trong (ví dụ như sự mong đợi của các nhân viên mới) là không ngừng biến đổi Vì thế cần thực thi việc hoạch định một cách liên tục và thường xuyên để ứng phó với những thay đổi đó

Câu 2 Hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp là gì? Liên hệ ví dụ với bản thân của các bạn?

M ục đích

Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu Xác định và dựđóan sự biến động của các yếu tốđầu vào lẫn đầu ra Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chếđộ trách nhiệm

Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị

Câu 2 Hãy phân tích tầm quan trọng của chức năng kiểm soát/ kiểm tra trong tổ chức? Và cho ví dụ minh họa?

Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sựthay đổi của môi trường

Trong thực tế, việc kiểm soát có tác động rất mạnh tới các hoạt động Một công việc nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo)

Kiểm soát cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi nơi, mọi lúc Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ đó có thểđưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả

Ví dụ: Chủ đấu thầu đầu tư xây dựng khách sạn A thường xuyên kiểm tra kiểm soát định kì quy trình thi công xây dựng để phát hiện sớm các sai sót trong công trình xây dựng Khi xảy ra các biến động vềmôi trường xung quanh, như hộ dân phản ánh,… lãnh đạo cũng có thể kịp thời đưa ra các biện pháp xử lí rủi ro

Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý

Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm soát có một ý nghĩa rất quan trọng Nhiều nhà quản lý cho rằng, kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên, kiểm soát không có nghĩa là chỉ phản ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra Kiểm soát cũng có nghĩa là giữ cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt động đi vào đúng quỹ đạo

Ví dụ: Quản lí bộ phận thu mua vật liệu kiểm soát quá trình xuất nhập vật tư từ bên ngoài một cách nghiêm ngặt theo tiến trình để tránh các sai sót về chất lượng và số lượng, đảm bảo đúng với kế hoạch tiêu chí nhập hàng vào đã được cấp trên đề ra trước đó Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý

Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong muốn

Quá trình kiểm soát cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình ra quyết định Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng và luôn làm cho các nhà quản lý lo lắng Nếu xây dựng được hệ thống kiểm soát có hiệu quả thì việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn

Ví dụ: Nhà đầu tư bộ phim mới đến kiểm tra rà soát quá trình quay phim có đạt yêu cầu hay không, đưa ra các yêu cầu và kiến giải trong quá trình làm phim, thực thi quyền lực quản lí và kiểm soát của mình với mục tiêu tạo ra được hiệu quả cao không sai sót

Hoàn thiện các quyết định quản lý

Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu của mình

Ví dụ: Giám đốc bộ phận lắp ráp ô tô kiểm soát kế hoạch chuyển đổi hóa thiết bị mới vào quy trình lắp ráp xe ô tô, từđó trong quá trình rút ra được cách điều chỉnh phù hợp để hoàn thiện quyết định lắp ráp mới

Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý

Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao và chi phí thấp

Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn

Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra

Ví dụ: Quản lí công ty máy hàn kiểm soát đều đặn quy trình vận chuyển máy móc thiết bị xuất khẩu qua đường hàng hải, phát hiện tàu chở bị quá tải lượng hàng cho phép sẽ phát sinh các khoản chi phí phụ lớn Từ đó ngăn lại đơn hàng và chia ra thành hai đợt hàng đúng với chỉ tiêu, giúp hạn chế chi phí phụ Việc kiểm soát lúc này sẽ giúp giảm thiểu các chi phí rủi ro trong quá trình quản lý

Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lại mọi hoạt động của hệ thống thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống Ví dụ, kiểm soát góp phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phầm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ cấu bộ máy quản lý không còn phù hợp với thực trạng phát triển của tổ chức; gợi ý một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của các thành viên trong tổ chức… Chính yếu tố này của kiểm soát làm cho quản lý trở thành quá trình liên tục với những sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng Chúng ta khó và không thể cưỡng lại được sự thay đổi, lại càng không thể lờ chúng đi Vấn đề là chúng ta có thể và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra

Ví dụ: Phó giám đốc bộ phận đóng gói sản xuất rà soát quy trình đóng gói sản xuất và tiếp nhận đánh giá nhu cầu thị hiếu của khách hàng, cần đổi mới bao bì để thu hút sự chú ý của khách hàng theo xu hướng mới

Ki ểm soát trướ c công vi ệ c

Bằng cách tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Kiểm soát trước công việc có tác dụng giúp cho tổ chức chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu Đây là hình thức kiểm soát ít tốn kém nhất Chẳng hạn trước khi quyết định sản xuất sản phẩm mới để tung ra thị trường, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác định khả năng thích ứng của sản phẩm, sau đó nếu kết quả cho thấy sản phẩm mới có tính khả thi mới quyết định sản xuất đại trà

Tất cả các tổ chức trước khi đưa kế hoạch vào thực hiện cũng nên kiểm soát lại kế hoạch xem có còn phù hợp với thực trạng Nếu thấy kế hoạch không còn phù hợp thì phải chủđộng điều chỉnh ngay từđầu, tránh để tình trạng đưa một kế hoạch không khả thi vào thực hiện Sự cần thiết của việc kiểm soát lại kế hoạch trước khi thực hiện là do trong khoảng thời gian từ khi xây dựng kế hoạch xong đến khi thực hiện có thể xuất hiện những sự thay đổi nằm ngoài dự kiến ban đầu

Ví dụ: Như người quản lí điều chế rượu trước khi tung sản phẩm ra thị trường phải kiểm tra và thử nghiệm hàm lượng axit trong trái cây thêm vào đã vừa đủ độ chưa, kiểm đinh thêm bên tổ chức y tế mới có thể điều chế hàng loạt cho người tiêu dùng.

Ki ể m soát trong công vi ệ c

Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, những vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảm bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch Việc thường xuyên theo dõi, giám sát, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của loại hình kiểm soát này

Ví dụ: Quản lí khách sạn kiểm soát quá trình nhập vật tư trang thiết bị vào các gian phòng, trong quá trình kiểm soát quy trình làm việc phát hiện vật tư bịhư hỏng, đã cũ, nhà quản lí sẽ gọi và xử lí ngay với công ty cung cấp thiết bị

Ki ể m soát sau khi hoàn thành xong vi ệ c

Đây là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra Mục đích của loại kiểm soát này là nhằm xác định xem kế hoạch có được hoàn thành Ưu điểm của loại hình kiểm tra này là rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo sau Tuy nhiên, như đã nói, kiểm soát ở phần đầu ra chỉ có tác dụng cho những lần tiếp theo sau, kế hoạch đó đã hoàn thành rồi Nhược điểm của loại kiểm soát này là trễ về thời gian

Ví dụ: Chủ tịch Phạm Nhật Vượng kiểm soát kết quả xây dựng của khách sạn ở Nha

Trang, nhận thấy do thiếu quá trình kiểm tra trong lúc đang xây dựng nên chất lượng khách sạn xây trong vòng 5 tháng không bằng với chất lượng khách sạn xây trong vòng 3 tháng với trạng thái đã được kiểm soát trong suốt quá trình thi công Do đó ông rút ra được kinh nghiệm sâu sắc về vai trò của việc kiểm soát trong hệ thống quản trị là vô cùng quan trọng và thiết yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và lợi ích doanh nghiệp

Sơ đồ 8 1 Sơ đồ phân b ố quy trình ki ể m soát

Câu 4 Hãy phân tích các nguyên tắc kiểm tra / kiểm soát trong tổ chức?

Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra thích hợp và hữu hiệu để giúp họ trong việc duy trì các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạnh và đạt được mục tiêu đã đề ra Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc, và những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biện pháp và công cụ kiểm tra của mỗi xí nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầu riêng

Giáo sư Koontz và O'Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân theo khi xây dựng cơ chế kiểm tra Đó là các nguyên tắc:

1 Ki ể m tra ph ải đượ c thi ế t k ế căn cứ trên k ế ho ạ ch ho ạt độ ng c ủ a t ổ ch ức và căn c ứ theo c ấ p b ậ c c ủa đối tượng đượ c ki ể m tra Chẳng hạn như kiểm soát quá trình bán sản phẩm khác với kiểm soát quá trình sản xuất may mặc, kiểm tra công tác của tổ trưởng khác với kiểm tra công tác của giám đốc bộ phận

2 Công vi ệ c ki ể m tra ph ải đượ c thi ế t k ế theo đặc điể m cá nhân và nhu c ầ u c ủ a các nhà qu ả n tr ị Việc kiểm soát với mục đích giúp nhà lãnh đảo nắm bắt được quy trình và những thông tin đang diễn ra, do đó việc kiểm soát phải được thiết kế và đáp ứng từ nhu cầu riêng của nhà quản trị Có vậy nhà quản trị mới có thể theo dõi sát sao được tiến trình, phát hiện và chỉnh sửa sai sót nếu có

3 S ự ki ể m tra ph ải đượ c th ự c hi ệ n t ạ i nh ững điể m tr ọ ng y ế u Quá trình kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm cốt lõi của tiến trình Kiểm tra những điểm chính có liên quan trực tiếp đến mức độ hoàn thành mục tiêu, có đạt chuẩn hay không, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất

4 Ki ể m tra ph ả i khách quan Việc kiểm soát phải được diễn ra một cách khách quan theo góc độ đúng vai trò của một nhà quản trị có yêu cầu và tiêu chí cần đạt, nếu nhà quản trị không thểkhách quan được thực hiện với những định kiến, thiên vị… sẽ cho kết quả không đúng, sai lệch

5 H ệ th ố ng ki ể m tra ph ả i phù h ợ p v ớ i b ầ u không khí c ủ a doanh nghi ệ p Nhà lãnh đạo phải biết điều chỉnh không khí lúc đó tránh căng thẳng, nặng nề làm ảnh hưởng không tốt đến tiến trình làm việc

6 Vi ệ c ki ể m tra c ầ n ph ả i ti ế t ki ệ m và b ảo đả m tính hi ệ u qu ả kinh t ế Hoạt động kiểm soát luôn tốn một khoản chi phí nhất định vì vậy nhà quản trị phải biết cách giảm thiểu chi phí kiểm soát xuống khi cần thiết

7 Vi ệ c ki ể m tra ph ải đưa đến hành độ ng Mục đích của việc kiểm soát là phát hiện ra các sai sót để sữa chữa kịp thời, không làm ảnh hưởng đến kết quả Do đó việc kiểm tra phải đi cùng hành động thực thi, nếu không tất cả quá trình đều là vô nghĩa.

Tình hu ố ng s ự s ụp đổ th ế k ỷ c ủa hãng điệ n tho ạ i NOKIA do quy ế t đị nh qu ả n tr ị sai l ầ m c ủ a Stephen Elop – v ị CEO th ấ t b ạ i nh ấ t trong l ị ch s ử th ế

Gi ớ i thi ệ u v ề v ấn đề c ủ a tình hu ố ng

Từ con số 0, Nokia đi lên ngôi vương trên thị trường điện thoại đi dộng trong gần 2 thập kỷ nhưng rồi sụp đổ vì quyết định chiến lược sai lầm và phản ứng chậm chạp trước những biến đổi của thị trường

Thống trị ngành công nghệ điện thoại, là thương hiệu nổi trội hàng đầu trong suốt 150 năm, Nokia đã trở thành một ngoại lệđáng gờm, đạt được những thành tựu còn mạnh mẽ hơn son với Motorola – hãng sản xuất điện thoại đầu tiên khi đó

Trong những năm đó, Nokia như một biểu tượng bất dịch của điện thoại di động Khi hệđiều hành Symbian được phát triển thành công trởthành bước ngoặt lớn đưa thương hiệu này lên ngôi vương, Nokia dễ dàng lấy vị trí số 1 trong thị trường di động ra khỏi tay của Motorola Thậm chí, trong khoảng thời gian từ 1996 đến 2000, doanh thu bán điện thoại của Nokia đã tăng tới 503%, được định giá bằng con số hàng tỷ USD với lợi nhuận khổng lồ hàng năm, thời hoàng kim Nokia nắm giữ 41% tổng giá trị điện thoại di động trên toàn thế giới Và không quá ngạc nhiên khi nằm trong top 20 điện thoại bán chạy nhất trong lịch sử, Nokia chiếm quá nửa Nokia được thán phục và trầm trồ bởi sự sáng tạo và dẫn đầu của mình

Hình 9 1 M ẫu điệ n tho ạ i Nokia n ổ i ti ế ng nh ững năm trướ c b) Sự sụp đổ dần

Song qua những năm sau đó khi Apple bất ngờ tung iPhone với hệ điều hành iOS và Google tung hệ điều hành Android vào năm 2007 Đây được cho là năm đánh dấu sự sụp đổ ngôi vương của Nokia

Trong những năm tiếp theo, khi công nghệ và các hệ điều hành ngày trở nên đa dạng theo xu hướng tiêu dùng, Nokia vẫn tiếp tục theo lối mòn với hệ điều hanh Symbian, điều này khiến doanh thu giảm mạnh theo từng năm, có thời gian Nokia phải sa thải 1500 nhân viên để giảm phí chi ra nhằm cứu cánh tạm thời tình trạng lỗ vốn nặng Đỉnh điểm khi vị CEO thất bại nhất lịch sử Stephen Elop lên nắm quyền, Elop nổi tiếng với một bài phát biểu trước nhân viên Nokia vào đầu năm 2011, khi đó, ông so sánh vị thế trên thị trường của thương hiệu này giống như đang đứng trên “nền tảng đang chết” khắc họa việc Nokia đang dùng hệ điều hành Symbian sẽ là việc đưa hãng tới con đường diệt vong Và rõ ràng là công ty lừng lẫy một thời này đang chuyển từ tình trạng xấu sang tồi tệ hơn

Tới năm 2014, Nokia mất ngôi dẫn dầu thị điện thoại vào tay Samsung sau 14 năm thống trị Thời điểm đó, CEO Stephen Elop đã đưa ra một quyết định quản trị sai lầm nhất lịch sử: lựa chọn hệ điều hành sinh sau đẻ muộn và tính năng hạn chế Windows Phone khi tuyệt vọng tìm cách thoát khủng hoảng và cạnh tranh với các đối thủ Đầu cơ hợp tác với Windows Phone, Elop khẳng định đó là một quyết định đúng đắn bỏ qua mọi phản đối của người khác, ông thể hiện phong cách lãnh đạo độc đoán trong việc ra quyết định sai lầm này đã kéo Nokia xuống bờ vực sụp đổ

Hình 9 2 v ị CEO th ấ t b ạ i trong l ị ch s ử th ế gi ớ i – Stephen Elop

Một núi không thể hai hổ, khi Windows Phone 8 ra đời lại không hỗ trợ ngược cho các thiết bị chạy Windows Phone 7 Năm trước, khi Microsoft công bố Windows Phone 8 hãng đã tuyên bố sẽ không hỗ trợ các thiết bị Widows Phone 7 của Nokia Tin tức này xuất hiện gần như cùng lúc với tin đồn Microsoft mua lại Nokia, sau khi Google thâu tóm Motorola

Cố gắng lội ngược dòng, Nokia vẫn ráng chạy những sản phẩm của Microsoft, khi Nokia Lumia 900 ra đời, Microsoft lại khai tử chiếc điện thoại vang danh một thời này, khi cho biết nó sẽ không thể nâng cấp lên Windows Phone 8 Người dùng Windows Phone ngay lập tức rúng động Từ đó Nokia dần trở nên lụi bại và bị kiềm hãm dưới tay Microsoft Không thể chuyển mình thêm lần nữa, Nokia bán đứt mình cho Microsoft Đến hiện tại, Nokia bây giờ chỉ còn là cái tên vang bóng 1 thời

Từđó người hâm mộ Nokia trên cả thế giới chỉ trích vị CEO –Stephen Elop đầu cơ đã chính tay đẩy Nokia xuống bờ vực thẳm do quyết định quản trị thiếu suy nghĩ của ông, chỉ hoàn toàn dựa vào cảm nhận bản thân, thiếu suy xét Vốn dĩ “Việc ra quyết định là nhiệm vụcơ bản của nhà quản trị” thếnhưng Elop không làm được điều đó, ông còn từng bị nghi ngờ là gián điệp do Microsoft cài vào Nokia với mục đích đánh đổ, chiếm lĩnh và thôn tính nền thị trường vang vọng của dòng điện thoại này.

Gi ả i thích các nguyên nhân c ủ a v ấn đề

Nền tàng của sự lụi bại này là do quyết đinh quản trị lỗi thời của lớp lãnh đạo trước đó, theo lối mòn cũ, đi theo hệ điều hành Symbian lỗi thời trong khi thế giới không ngừng cải tiến các loại điều hành mới đa dạng

 Quyết định quản trị là nền tảng để phát triển doanh nghiệp, nếu tư duy không đủ, thiếu logic, thiếu quyết đoán bản lĩnh, không đáp ứng được những nhu cầu xu hướng thị hiếu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ càng lụi bại

Song nguyên nhân cốt lõi trực tiếp dẫn đến sụp đổ là do quyết định quản trị sai lầm nghiêm trọng của Stephen Elop khi buông mình đầu cơ dưới tay Microsoft Từ một quyết định tưởng như để hồi sinh, Elop đã tự tay chấm dứt sự thành công trong suốt 150 của Nokia

Là một nhà quản trị, nhưng Elop đã không đảm bảo được yêu cầu tính thống nhất trong việc ra quyết định quản tị, thiếu phẩm chất của một nhà lãnh đạo trong quyết định của mình Chỉ biết đặt quan điểm cá nhân lên quyết định của tập thể từ đó dẫn đến hậu quả khôn lường

=> Từ đó ta thấy việc ra quyết định của nhà quản trị là vô cùng quan trọng có thể đánh dấu sự tồn tại và phát triền của một doanh nghiệp lớn hàng đầu thế giới lúc bấy giờ Trong trường hợp này quyết định quản trị sai lầm của lãnh đạo đã làm sụp đổ đi đế chế trong suốt 150 năm qua của Nokia.

Các gi ải pháp đề xu ấ t và di ễ n gi ả i vì sao b ạ n ch ọ n các gi ả i pháp này

Nếu ở vị trí là CEO Stephen Elop bản thân tôi sẽ cẩn trọng trong quyết định của mình

Tham khảo ý kiến của các cấp lãnh đạo trong công ty, mở cuộc họp để bàn bạc lại nhiều lần vì đây là quyết định ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp do đó không thể chỉ dựa vào phong cách độc đoán của bản thân

Phải tìm kiếm được tính thống nhất cụ thể của toàn doanh nghiệp để ra quyết định

Vì đó là yêu cầu quan trọng nhất để hình thành ra quyết định quản trị, nên áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ, chấp nhận thay đổi, cái tiến

Thay vì chọn Microsoft sẽ đổi xu hướng với hệ điều hành Android, chỉ đầu cơ một nửa thị phần đểđảm bảo an toàn, tìm cách thay đổi cải tiến không theo lối mòn cũ.

Bởi quyết định quản trị của nhà lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của một doanh nghiệp, người lãnh đạo nên đứng ở một góc nhìn khách quan toàn diện, cẩn trọng trong từng quyết định của mình, không đặt cảm xúc cá nhân vào khi ra quyết định và đặt xu hướng thị hiếu của khách hàng lên hàng đầu mà không ngừng cải tiến, điều chỉnh phù hợp.

Sau khi trải qua 9 chương bài giảng của giảng viên môn Quản trị học Bản thân đúc kết được nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tiễn liên quan đến chuyên ngành Marketing mình đã chọn Từ chương 1, những tổng quan về quản trị học chúng ta hiểu được sâu sắc các cấp kiến thức cơ bản về quản trị một tổ chức Những yếu tố quản trị cần có cho một nhà lãnh đạo, các môi trường vi mô, vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị doanh nghiệp Tiếp tục qua chương 2 ta càng được đào tạo sâu hơn về các yếu tố và vai trò để hình thành lên một nhà quản trị giỏi, là kiến thức nền tảng để đi tiếp trên con đường phát triển sự nghiệp Qua chương 3, ta được tìm hiểu về các thông tin quản trị cần thiết trong quá trình lãnh đạo, các loại thông tin liên lạc như mô hình liên lạc từ trên xuống dưới,… giúp ta có khả năng nắm bắt và quản lí thông tin hiệu quả hơn Đến chương 4 ta lại được tìm hiểu sâu về các quyết định của nhà quản trị, tầm quan trọng của quyết định quản trị và những yêu cầu cơ bản để đánh giá giá trị của quyết định, phẩm chất của nhà quản trị trong quá trình ra quyết định Từ đó học hỏi và tiếp thu kiến thức vững vàng hơn Tiếp đến chương 5 sinh viên được tiếp cận đến chức năng hoạch định – một chức năng không thể thiếu của bất cứ người làm kinh doanh nào đặc biệt là nhà quản trị Ta hiểu được những tiến trình để đi đến một chiến lược hoạch định tiêu chuẩn, được khám phá về các mô hình hoạch định chiến lược SWOT, mô hình 5 áp lực cạnh tranh nổi bậc trên nền kinh tế thế giới giúp cho việc hoạch định doanh nghiệp và hoạch định bản thân trở nên rõ ràng, cụ thể hơn Vào chương 6 ta được đào tạo tìm hiểu về chức năng tổ chức của nhà quản trị trong doanh nghiệp, hiểu được vai trò quan trọng của chức năng tổ chức cũng như được tìm hiểu về các mô hình tổ chức phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay, có cái nhìn bao quát hơn về quá trình hình thành tổ chức của một doanh nghiệp Sinh viên còn được liên hệ thực tế với khả năng tổ chức trong quá trình làm việc nhóm Trong chương 7, sinh viên được tìm hiểu về chức năng lãnh đạo, những giá trị cơ bản của nhà lãnh đạo và vai trò, tầm ảnh hưởng của nhà lãnh đạo đối với một tổ chức doanh nghiệp Hiểu được vai trò tạo động lực, giải quyết xung đột và điều hành lãnh đạo của nhà quản trị là yếu tố cần thiết trong suốt quá trình hoạt động doanh nghiệp Cuối cùng ở chương 8 ta được hệ thống và chốt lại các kĩ năng để kiểm tra, kiểm soát tiến trình công việc một cách bài bản từ kiểm soát trước quy trình, kiểm soát trong quy trình và kiểm soát sau quy trình Xác định được vai trò quan trọng của kiểm tra, kiểm soát sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên kết quả và lợi ích của doanh nghiệp Cô đọng lại kiến thức, giảng viên còn giúp sinh viên tìm hiểu về tình huống cụ thể để đánh giá kiến thức đọng lại của sinh viên

Qua môn Quản trị học của cô Nguyễn Thị Hoài Việt, từ những năm giảng đường đầu tiên bản thân em tiếp cận được nhiều kiến thức cần thiết cho chuyên ngành của mình, tiếp thu được bài học từ những kinh nghiệm mà cô đã tận tình chỉ bảo Chúng em còn được đào tạo về những kĩ năng hoạch định, kĩ năng học tập và làm việc sau này Vởi bản thân em, môn Quản trị học của cô không chỉ cung cấp thêm kiến thức mà còn là một quá trình học tập những kĩ năng sống và thái độ làm việc sau này trong doanh nghiệp

Giúp bản thân được rèn luyện sát với thực tế, tư duy tích cực logic hơn, cách ứng xử học hỏi Là những kiến thức và kĩ năng quan trọng đối với tương lai sự nghiệp sau này

1) Giáo trình quản trị học_UFM cô Việt gửi 2) Giáo trình quản trị học _UI cô Việt gửi 3) Giáo trình quản trị học_TMU cô Việt gửi 4) Giáo trình quản trị học đại cương cô Việt gửi 5) Chương 1 Tổng quan về quản trị cô Việt gửi 6) https://www.thegioididong.com/dtdd/samsung-galaxy-z-fold-

3?gclid=CjwKCAiAp8iMBhAqEiwAJb94zx_- MMl34NuUFLmx_0HqE8IBfAkyTld27Mg9WWzi4ELMEcgtJL1sZhoC0ZcQ AvD_BwE#top-article

7) https://www.thegioididong.com/tin-tuc/dien-thoai-samsung-moi-nhat-1365839 8) https://luathoangphi.vn/moi-truong-vi-mo-la-gi/

9) https://luanvan99.com/moi-truong-vi-mo-micro-environment-la-gi-bid116.html 10)https://luanvan99.com/moi-truong-vi-mo-macro-environment-la-gi-bid117.html 11) https://baotintuc.vn/kinh-te/khu-cong-nghe-cao-hoa-lac-tiep-tuc-thu-hut-cac- du-an-dau-tu-quy-mo-lon-20201230222713761.htm 12) https://kinhdientamquoc.vn/vi-du-ve-quan-tri-la-khoa-hoc/

13) https://smartrain.vn/nha-quan-tri-la-gi-vai-tro-cua-nha-quan-tri-trong-doanh- nghiep-hien-nay.html

14) https://vietnambiz.vn/thong-tin-information-trong-quan-tri-la-gi- 20190918225519306.htm

15) https://amis.misa.vn/13051/kenh-truyen-thong-noi-bo-hieu-qua/

16) https://kqtkd.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/88/2166/cac-huong-truyen- thong-trong-nhom-to-chuc

17) http://quantri.vn/dict/details/9682-truyen-thong-trong-to-chuc 18) https://cnmtk09dhtn.files.wordpress.com/2012/02/chc2a6ng-iii.doc 19) http://www.dankinhte.vn/pham-chat-ca-nhan-can-thiet-cho-viec-ra-quyet-dinh/

20) https://lytuong.net/tien-trinh-hoach-dinh-cua-to-chuc/

21) https://marketingbox.vn/mo-hinh-5-ap-luc-canh-tranh-cua-michael-porter.html 22) https://gtvseo.com/marketing/swot-la-gi/