đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ vsl

Việc tập trung vào chuỗi cung ứng đã mang lại cơ hội để đóng vai trò chiến lược cho công ty, trong đó vai trò của việc mua hàng đã thay đổi từ vai trò hành chính và hỗ trợ thành một phần

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -

Đề tài:

ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ

DỊCH VỤ VSL

SINH VIÊN THỰC HIỆN: LƯƠNG THỊ HIỀN

NGÀNH: LOGISTIC VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

HÀ NỘI – 2024

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -

ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH

VỤ VSL

Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thanh Thuỷ

HÀ NỘI – 2024

Thư viện ĐH Thăng Long

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Thăng Long, quý thầy cô khoa Kinh tế và Quản lý và những người đã đồng hành và

hỗ trợ em, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt 4 năm học

Em xin bày tỏ sự cảm kích với sự nhiệt tình hướng dẫn và động viên từ các anh chị quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL - đơn vị đã tiếp nhận và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em tiếp cận và nắm bắt quy trình hoạt động của công ty

Đặc biệt, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thanh Thuỷ, người đã tận tuỵ, đồng hành và hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khoá luận này Với sự kiên nhẫn, kiến thức và kinh nghiệm quý báu của mình, cô đã giúp em hoàn thiện bài nghiên cứu này một cách tốt nhất

Vì thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên trong quá trình làm khoá luận tốt nghiệp, không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo và góp ý quý báu của quý thầy cô, để rút kinh nghiệm hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp thêm hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khoẻ và thành công trong

sự nghiệp cao quý

Em xin bày tỏ lòng biết ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2024 Sinh viên

Lương Thị Hiền

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận này là công trình nghiên cứu của em và những nội

dung được trình bày trong khóa luận này là hoàn toàn trung thực

Các số liệu, bảng biểu phục vụ cho việc phân tích và dẫn dắt đề tài này được thu

thập từ các nguồn tài liệu khác nhau, được ghi chú trong mục tài liệu tham khảo hoặc

chú thích ngay bên dưới các bảng biểu

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước

Hội đồng cũng như kết quả luận văn của mình

Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2024

Người cam đoan

Lương Thị Hiền

Thư viện ĐH Thăng Long

MỤC LỤC CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1 1.1 Tổng quan về hoạt động mua hàng và chuỗi cung ứng 1

1.1.1 Khái niệm về hoạt động mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng _1 1.1.2 Khái niệm và lịch sử ra đời hoạt động mua hàng 1 1.1.3 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng _3 1.1.4 Các hoạt động cơ bản trong quy trình mua hàng 4 1.1.5 Tài liệu, chứng từ được sử dụng trong hoạt động mua hàng _9

1.2 Đo lường, đánh giá hiệu suất mua hàng _10

1.2.1 Vai trò của đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng 10 1.2.2 Thước đo hiệu suất hoạt động mua hàng 11

1.2.2.1 Hiệu suất về số lượng hàng hóa 12

1.2.2.2 Hiệu suất về chất lượng hàng hóa 12

1.2.2.3 Hiệu suất về giá mua hàng hóa 13

1.2.2.4 Hiệu suất giao hàng đúng hạn _14

1.2.2.5 Hiệu suất về doanh thu _14

1.2.2.6 Sự hài lòng của khách hàng _15

1.2.2.7 Hiệu suất công việc nhân viên thu mua 15

1.2.2.8 Hiệu suất về công nghệ và đổi mới sáng tạo 16

1.2.2.9 Các chỉ số bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội của nhà cung cấp

16

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VSL _17 2.1 Giới thiệu chung về công ty _17

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty _17

2.1.1.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý 18

2.1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty 20

2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 20 2.1.3 Chuỗi cung ứng của công ty 21

2.2 Thực trạng hoạt động mua hàng của công ty _22

2.2.1 Đặc điểm hoạt động mua hàng của công ty 22 2.2.2 Hoạt động mua hàng của công ty 23

2.2.2.1 Dự báo và xác định nhu cầu 23

2.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn NCC _24

2.2.2.3 Thượng lượng và đặt hàng 26 2.2.2.4 Nhận hàng và kiểm tra _27

2.2.2.5 Xử lý và lưu trữ 28

2.2.2.6 Quyết toán, thanh toán và đánh giá NCC 29

2.2.3 Chứng từ mua hàng của công ty VSL 29

2.3 Đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng của công ty VSL 30

2.3.1 Hiệu suất về số lượng _30 2.3.2 Hiệu suất về chất lượng hàng hóa _31 2.3.3 Hiệu suất về giá mua 36 2.3.4 Hiệu suất giao hàng _38 2.3.5 Hiệu suất doanh thu 41 2.3.6 Sự hài lòng khách hàng _42 2.3.7 Hiệu suất công việc của nhân viên mua hàng 44

2.4 Đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng của công ty VSL 44

2.4.1 Ưu điểm 44 2.4.2 Một số tồn tại 45

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY VSL _47

Thư viện ĐH Thăng Long

3.1 Bối cảnh kinh tế trong nước hiện tại 47 3.2 Cơ hội và thách thức của ngành hàng trái cây rau củ nội địa 48

3.2.1 Cơ hội 48 3.2.2 Thách thức 49

3.3 Đề xuất cải thiện hiệu suất hoạt động mua hàng tại Công ty 51

3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm tra hàng hoá đầu vào _51 3.3.2 Hợp tác, xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp 51 3.3.3 Nâng cấp cơ sở vật chất vận chuyển và lưu trữ hàng hoá _52 3.3.4 Giải pháp về nhân sự 53

3.4 Kiến nghị về chính sách nhà nước 54

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Hình ảnh ô chuỗi cung ứng 1Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty TM và DV VSL _18Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty VLS 2021-2022 (đơn vị: VNĐ) 21Hình 2.3: Sơ đồ chuỗi cung ứng Công ty VLS _21Hình 2.4: Đơn đặt hàng của Big C 24Bảng 2.5: Bảng kê khai nguồn gốc NCC _25Bảng 2.6:Đơn chia số lượng một số mặt hàng trong ngày 15/9/2023 _30Hình 2.7: Hình ảnh quy cách chọn lọc thanh long trắng Bình Thuận _33Bảng 2.8: Bảng lượng hàng đặt của công ty VSL thu mua vào 10/ 9/2023 _34Hình 2.9: Bảng lượng hàng đặt của công ty VSL thu mua cả tháng 9/2023 35Bảng 2.10: Bảng so sánh giá dự kiến, thực tế và tỷ lệ chênh lệch 36Bảng 2.11:Ví dụ về tỷ lệ chi phí thu mua mặt hàng thanh long trắng trên tổng giá hàng bán 38Bảng 2.12:Tổng số đơn đặt hàng được đặt nhà cung cấp Quyết vào tháng 9/2023 _39Hình 2.13: Biểu đồ hiệu suất giao hàng của nhà Quyết tháng 9/2023 _40Bảng 2.14: Bảng theo dõi thực hiện đơn hàng ngày 16/9/2023 41Hình 2.15: Doanh thu thuần về bán hàng giai đoạn 2020-2023 42Hình 2.16:Tỷ lệ chấp nhận của Lotte cho 3 mặt hàng _43Bảng 2.17: Thống kê số lượng đơn hàng của nhân viên trong tháng 9/2023 44Hình 3.1: Nhu cầu tiêu thụ rau củ quả năm 2023 _47

Thư viện ĐH Thăng Long

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Hiện nay, hoạt động mua hàng được coi là dẫn đường cho việc phân tích thị trường bên ngoài, phát triển các mối quan hệ phù hợp sẽ làm tăng lợi nhuận của công ty

và chuỗi cung ứng (Cox, 1996) Hoạt động mua hàng góp phần giảm chi phí thông qua việc tối ưu quá trình mua sắm, đàm phán giá cả tốt hơn, đảm bảo sự cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, thu hút khách hàng tạo doanh thu tốt Việc lựa chọn NCC đáng tin cậy và kiểm soát chất lượng hàng hoá giúp nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng

và đáp ứng nhanh chóng, chính xác nhu cầu từ đó tạo ra sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp để duy trì mối quan hệ lâu dài Không những thế việc lựa chọn đối tác tin cậy còn là yếu tố quyết định để đưa ra xu hướng thích hợp cho chiến lược chuỗi cung ứng của cả doanh nghiệp

Từ những lý do này, em lựa chọn đề tài “Đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL” để nghiên cứu và hoàn thành bài KLTN

Thư viện ĐH Thăng Long

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hiệu suất hoạt động mua hàng trong các doanh nghiệp nói chung

và công ty thương mại nói riêng

Pha ̣m vi nghiên cứ u

Phạm vi không gian: Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL

Phạm vi thời gian: tháng 8/2023 đến tháng 11/2023

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Bài khoá luận tốt nghiệp này nhằm mục đích tìm hiểu hoạt động mua hàng của một tổ chức thu mua hiệu quả và những mục tiêu cần đặt ra để cải thiện hiệu suất Từ những vấn đề còn tồn đọng, KLTN đưa ra những hạn chế và cách khắc phục có hiệu quả mang lại lợi ích tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL

Bài viết cũng góp phần mang lại sự hiểu biết sâu sắc hơn cũng như phân tích chính xác về các phép đo hiệu suất và cân nhắc quan trọng nhất trong bộ phận thu mua của một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại ngành hàng nông nghiệp

4 Phương pháp nghiên cứu

Sinh viên sử dụng Phương pháp nghiên cứu định tính trong tham vấn ý kiến cán

bộ mua hàng tại công ty đồng thời thu thập dữ liệu thứ cấp của công ty để phục vụ đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng Việc thu thập dữ liệu từ cac nguồn khác nhau này để nâng cao độ tin cậy của nghiên cứu

Ngoài ra, để hoàn thành bài KLTN này, tài liệu còn được thu thập thông qua cơ

sở dữ liệu trực tuyến như Google Scholar và thông qua việc xem xét các sách và bài báo Một số từ khóa đã được sử dụng trong quá trình này, phổ biến nhất là: “Hiệu suất mua hàng”, “Đo lường hiệu suất và Các chỉ số hiệu suất chính trong hoạt động mua hàng”,

“Purchasing performance”, “Purchasing management”, “Purchasing performance measurement”

Chương 1, cơ sở lý thuyết phần lớn sinh viên dựa vào Bài giảng môn “Quản lý mua hàng” trường Đại học Thăng Long và giáo trình “Purchasing Supply Chain Management” Robert M Monczka, Cengage Learning (2020)

5 Kết cấu cu ̉ a Khóa luâ ̣n tốt nghiê ̣p

Ngoài các phần lời mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, kết luận, tài liệu tham khảo thì KLTN được trình bày và chia thành ba chương rõ ràng:

Chương 1 Cơ sở lý luận về hiệu suất hoạt động mua hàng trong các doanh nghiệp Chương 2 Thực trạng hiệu suất hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL

Chương 3 Một số đề xuất nhằm đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng tại Công

ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL

Thư viện ĐH Thăng Long

1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về hoạt động mua hàng và chuỗi cung ứng

1.1.1 Khái niệm về hoạt động mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng

Hoạt động mua hàng là một trong các hoạt động chính của chuỗi cung ứng Hình 1.1 thể hiện các hoạt động cơ bản, khép kín của chuỗi cung ứng, trong đó mua hàng là một trong các hoạt động đầu tiên

Hình 1.1: Hình ảnh ô chuỗi cung ứng

(Nguồn: Purchasing and Supply chain management, Robert M Monczka., 2020)

1.1.2 Khái niệm và lịch sử ra đời hoạt động mua hàng

Khái niệm

Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định vị trí và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản trong hợp

2

đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp (Nguồn: Bài giảng môn “Quản

lý mua hàng” trường Đại học Thăng Long)

Mua hàng là một nhóm chức năng (tức là một thực thể chính thức trên sơ đồ của

tổ chức) cũng như một hoạt động chức năng (tức là mua hàng hoá dịch vụ) Nhóm mua

hàng thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo mang lại giá trị tối đa cho tổ chức (Nguồn:

giáo trình “Purchasing Supply Chain Management” Robert M Monczka, Cengage Learning (2020))

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán

Thực tế có thể thấy, mua hàng thể hiện mối quan hệ mật thiết giữa người mua và bán, giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp và là một phần to lớn trong chuỗi cung ứng

Lịch sử ra đời

Hoạt động mua hàng có lịch sử rất lâu đời có thể tìm thấy từ thời kì cổ đại khi

mà con người bắt đầu trao đổi mua bán với nhau Đây là giai đoạn đầu tiên của hoạt động mua bán và thường diễn ra thông qua trao đổi hàng hoá theo hình thức trao đổi trực tiếp Sau đó với thời kỳ trung cổ, thương mại đã phát triển khá mạnh mẽ, điều đó được thể hiện qua việc thành lập các con đường thương mại như Đường Tơ lụa, giúp việc mua bán hàng hoá trở nên quốc tế hơn Sự phát triển của công nghiệp và việc sản xuất hàng loạt đã tạo ra nhu cầu mua sắm lớn hơn và tăng sự phức tạp trong quản lý mua hàng Công việc mua hàng từ đó trở thành một phần quan trọng được các doanh nghiệp lớn nhỏ quan tâm đến trong quá trình sản xuất Chính vì thế hiện tại, thời kì của sự phát triển của công nghệ thông tin, hoạt động mua hàng đã trải qua cuộc cách mạng lớn Công nghệ đã làm thay đổi cách con người mua sắm và quản lý hoạt động mua hàng một cách thông minh hơn Quy trình mua hàng ngày càng trở nên tự động, việc áp dụng phần mềm quản lý đến việc mua hàng trực tuyến một cách dễ dàng Trên thực tế, hoạt động mua hàng không đơn thuần chỉ là việc mua sắm hàng hoá mà còn là quá trình quản lý đàm phán, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hoá quy trình cung ứng

Thư viện ĐH Thăng Long

3

Sự tiến bộ trong công nghệ và thay đổi trong cách tiêu dùng đã định hình và thúc đẩy sự phát triển của hoạt động mua hàng trong lịch sử kinh doanh

1.1.3 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng

Theo Van Weele (2014), yếu tố ảnh hưởng đến các thước đo được sử dụng là quan điểm của nhà quản lý về chức năng mua hàng Hoạt động mua hàng là khâu tiền

để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, và cũng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại, để công tác quản lý mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi phí thấp nhất cho tổ chức Hoạt động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ bậc nhất đối với hoạt động khác

 Đảm bảo nguồn cung: Mua đúng, đủ, kịp thời về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, chi phí mua thấp nhất

 Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí: Đảm bảo NCC thích hợp, tránh rủi

ro thương mại và giá cả cạnh tranh trên thị trường cho hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh sản xuất Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là mỗi đồng doanh thu từ việc bán hàng hoá và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại NCC Do đó, ảnh hưởng NCC có liên quan đến tổng chi phí là rất lớn

 Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Vai trò của việc mua hàng đã thay đổi từ vai trò hành chính và hỗ trợ thành một phần chiến lược quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của tổ chức, chủ yếu là do toàn cầu hóa

và môi trường cạnh tranh mà các tổ chức đang hoạt động ngày nay Đảm bảo mối quan hệ với những NCC uy tín, đưa ra những chiến mua hàng để tăng hiệu quả trong mua hàng Mỗi khi mua hàng, đặt hàng với NCC thường phát sinh rủi ro tiềm ẩn Rủi ro này có thể nhỏ như giao hàng trễ hoặc lớn hơn như NCC phá sản hoặc gặp thiên tai, hoả hoạn, bất ổn tài chính,…Ví dụ, trận sóng thần năm 2011 tấn công Nhật Bản và Toyota thiếu hụt nguồn cung trong nhiều tháng và mất hàng triệu đô la doanh thu

 Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ: Đảm bảo mua hàng phải đủ về số lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn quá trình kinh doanh sản xuất làm ảnh hưởng đến lưu thông sản xuất

4

của doanh nghiệp tăng lên, do phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên liệu, cho kho bãi của doanh nghiệp Tất cả điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

 Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường: Mua hàng kết nối giữa NCC và các

kỹ sư, giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ NCC thường đạt mức cải thiện trung bình 20%

về chi phí, chất lượng NVL cũng như là thời gian phát triển sản phẩm

 Đóng góp vào lĩnh vực kinh doanh chiến lược và lợi thế cạnh tranh: Ở đây việc mua hàng là một phần tích cực trong các quyết định được đưa ra cho chiến lược kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp Các nhà cung cấp được đánh giá dựa trên sự cạnh tranh hiện có Các thông số được sử dụng để đánh giá ở đây là

sự giảm sút cơ sở cung cấp, số lượng nhà cung cấp mới và sự đóng góp tiết kiệm

ở lợi nhuận ròng và lợi nhuận ròng trong doanh thu kinh doanh mới được tạo ra thông qua các nhà cung cấp

Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.1.4 Các hoạt động cơ bản trong quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng là quy trình thiết lập các hoạt động mua hàng hoá nhằm tối

ưu về mặt giá trị hàng hoá, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa Doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng, hiệu quả, đương nhiên sẽ nhận được nhiều lợi ích Có thể thấy rõ nhất như việc tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp Việc tạo lập được quy trình mua hàng hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên liệu phục vụ sản suất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng hay văn phòng Ngoài ra, nhà quản trị còn có thể quản lý được quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả, quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hoá chất lượng cao như chi phí hợp lý nhất

Thư viện ĐH Thăng Long

5

Quy trình mua hàng cơ bản của một tổ chức bao gồm 5 bước:

Bước 1: Dự báo và Xác định nhu cầu

Thực tế nhân viên tại bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất, số lượng bán ra của sản phẩm theo 6 tháng hoặc theo quý trong công ty để biết được những nguyên vật liệu nào cần phải mua và phải mua số lượng bao nhiêu (xác định số lượng đặt hàng kinh tế EOQ) Số lượng mua hàng này có xuất phát điểm từ số lượng hàng hoá, thành phẩm cần được hoàn thành theo kế hoạch Sau đó quy đổi với hệ số định mức nguyên vật liệu để sản xuất một đơn vị hàng hoá, thành phẩm, bán thành phẩm Nhân viên phòng mua hàng sẽ xem xét và chuẩn bị dự báo về hàng cần mua Ngoài ra một số doanh nghiệp cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp thì nhân viên mua hàng sẽ cần gặp khách hàng, có thể là cả khách hàng nội bộ để thảo luận về nhu cầu của họ Song song,

số lượng cần để sản xuất chưa phải là số lượng cần đặt ngay luôn Đi kèm với nó là việc

so sánh, quan sát số lượng hàng tồn trong kho bãi và mức tồn kho an toàn (Safety- Stock) Khối lượng đặt hàng bắt buộc phải thoả mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Đáp ứng đủ cho sản xuất, bao gồm cả thời gian giao hàng

- Tổng lượng hàng tồn trong kho không được dưới mức tồn tối thiểu và vượt quá mức tồn tối đa cho phép để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động thuận lợi

Và các yêu cầu mua hàng đó sẽ được gửi đến các trưởng phòng, ban giám đốc hay bất cứ người chịu trách nghiệm để phê duyệt Sau khi yêu cầu đã được xét duyệt và thông qua, bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và tham khảo giá

Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp

 Tìm kiếm NCC

Dựa vào nhu cầu mua hàng được tính toán chặt chẽ, kĩ lưỡng theo các tiêu chí ở bước 1, bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp có thể khai thác nhà cung cấp cũ hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

sẽ được tổng hợp trên nhiều phương diện Tuy nhiên sẽ tập trung vào 3 yếu tố chính:

₋ Chất lượng hàng hóa được cung cấp (Quality)

6

₋ Giá thành hàng hoá (Cost)

₋ Thời gian giao hàng (Delivery Performance)

Với các doanh nghiệp lớn việc đánh giá nhà cung cấp sẽ được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia có nghiệp vụ, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc đánh giá nhà cung cấp sẽ tiến hành chủ yếu trực tiếp vào kinh nghiệm mua hàng của nhân viên bộ phận mua hàng và được xem xét phê duyệt qua quản lý có trách nghiệm trực tiếp ở hoạt động này

Hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp sẽ chia thành 2 loại:

₋ Nhà cung cấp cũ cần đánh giá lại một số tiêu chí

₋ Nhà cung cấp mới lần đầu hợp tác cần xem xét một cách toàn diện

 Đánh giá NCC

Mục đích của việc đánh giá, thẩm định NCC là để đảm bảo rằng NCC tiềm năng

đó có khả năng thực hiện được hợp đồng hoặc hồ sơ nào theo yêu cầu của tổ chức Đồng thời điều này cũng giúp tránh lãng phí thời gian, chi phí, công sức và vấn đề phát sinh khi trao đổi hợp đồng

₋ Các tiêu chí cần quan tâm như: năng lực tài chính, uy tín trên thị trường, chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, mối quan hệ với công ty, chất lượng hệ thống quản lý,…

₋ Khảo sát trực tiếp nhà cung ứng (nếu cần thiết)

₋ Lưu lại hồ sơ liên quan đến nhà cung ứng: Giấy phép kinh doanh, các chứng nhận, chứng chỉ,…

₋ Kết quả theo dõi kiểm tra sản phẩm của nhà cung ứng

₋ Năng lực cung cấp: thời gian giao hàng, số lượng, xử lý các tình huống không phù hợp,…

₋ Tiến hành đánh giá lại các nhà cung cấp theo định kỳ

₋ Nếu không có nhà cung ứng nào đạt yêu cầu thì tiến hành lựa chọn mới và đánh giá

 Yêu cầu báo giá

Thư viện ĐH Thăng Long

7

Bộ phận mua hàng cần theo dõi và ghi nhận giá của mặt hàng được nhà cung cấp gửi đến Để công việc thu mua đảm bảo chính xác, doanh nghiệp chủ động mua hàng mẫu hoặc báo nhà cung cấp muốn hợp tác gửi sản phẩm để có những đánh giá chính xác Còn nếu NCC không có hàng mẫu thì cần cử nhân viên, chuyên viên qua đánh giá hoặc yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ giấy phép liên quan tới hàng hoá cần mua Sau đó, căn cứ để phê duyệt sẽ là thông tin so sánh giữa các nhà NCC Quá trình trao đổi có thể tiến hành bằng các hình thức: điện thoại, email, gặp mặt trực tiếp

 Phân tích báo giá và lựa chọn nhà cung cấp

Tuy nhiên đối với các sản phẩm hóa đặc thù nhân viên mua hàng sẽ không hiểu

về hàng bằng các bộ phận chuyên môn, bộ phận sản xuất, tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm Vì vậy, trong quá trình đàm phán nên chủ động mời các bộ phận chuyên môn về sản phẩm cần mua tham gia quá trình đàm phán về chất lượng, các vấn đề liên quan tới hàng

Sau khi đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng, đưa ra lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng

Khi tìm kiếm, đánh giá NCC, doanh nghiệp sẽ dần dần sàng lọc được những đơn

vị cung cấp uy tín, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Đây cũng chính là bước nền tảng quan trọng trong quy trình mua hàng

Bước 3: Thương lượng, đàm phán hợp đồng và tạo đơn đặt hàng/ kí hợp đồng

Khi chọn ra được nhà cung cấp phù hợp, phòng thu mua sẽ đề xuất giá bán của nhà cung cấp tới cấp trên phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, đàm phán và soạn thảo Hợp đồng và Đơn đặt hàng ghi rõ các điều khoản đã thỏa thuận của

2 bên

₋ Đàm phán: Trong khi tiến hàng công việc, hai bên sẽ tiến hành đàm phán để

có thể hiểu sâu và rõ ràng hơn về các yêu cầu, cam kết trong việc mua bán hàng hóa và dịch vụ, từ đó đạt được sự thống nhất trong các điều khoản hợp đồng

8

₋ Ký hợp đồng: Khi kết thúc cuộc đàm phán, doanh nghiệp cùng nhà cung cấp

sẽ cùng ký hợp đồng để tạo nên sự ràng buộc về mặt pháp lý

Tùy theo tính chất giao dịch có thể sử dụng: Hợp đồng ngoại thương (Sale contract) hoặc Đơn đặt hàng (Purchase order) Điều kiện giao hàng có trong hợp đồng

sẽ được kèm theo sau khi đàm phán Đối với nhà cung cấp ngoài nước, thì thời gian giao hàng và hàng loạt các phí phát sinh khác so với phía nhà cung cấp trong nước Trong đó doanh nghiệp chú ý thời gian chờ (leadtime) là một yếu tố vô cùng quan trọng, leadtime

sẽ ảnh hưởng không ít đến lợi ích của doanh nghiệp Với nguyên vật liệu, hàng hóa từ phía NCC có thời gian chờ cao, buộc doanh nghiệp cần đặt đơn hàng với số lượng lớn hơn, mục đích để có hàng hoá sử dụng trong thời gian chờ cho đợt hàng tiếp và vừa có thể tiết kiệm chi phí

Các thông tin cơ bản cần có trong Đơn đặt hàng/ Hợp đồng mua bán gồm:

₋ Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng

₋ Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng

₋ Thời gian lập Đơn đặt hàng

₋ Tên và địa chỉ của nhà cung cấp

₋ Tên, chất lượng, quy cách của loại hàng hoá cần mua

₋ Số lượng vật tư cần mua

Bước 4: Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá

Đây là công việc rất quan trọng trong hoạt động mua hàng Phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận liên quan khi tiếp nhận hàng Để đảm bảo không phát sinh bất cứ vấn đề gì vào thời điểm nhập hàng Với quy trình mua hàng thủ

Thư viện ĐH Thăng Long

Bước 5: Quyết toán, thanh toán và đo lường hiệu suất

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình thu mua hàng hóa tại doanh nghiệp, khi nhận hàng đúng yêu cầu như thỏa thuận doanh nghiệp sẽ nhập kho gửi thông tin lên phòng kế toán kiểm tra hồ sơ, thanh toán cho nhà cung cấp hoặc công nợ (nếu có)

Thủ kho, chuyên viên mua hàng có trách nhiệm theo dõi tiến độ đảm bảo việc thanh toán đúng thỏa thuận

Nếu hàng khi nhập kho không đạt yêu cầu sẽ tổng hợp lại gửi thông tin hàng hóa cho nhà cung cấp để có phương án thanh toán bù trừ Sau khi nhập phòng mua hàng sẽ lưu lại hồ sơ chứng nhật ký mua hàng chuẩn bị cho những lần mua hàng tiếp theo

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp góp phần tạo ra giá trị gia tăng bằng cách giảm

đi các rủi ro khi phía cung cấp nguyên liệu, hàng hóa khi không tuân thủ các điều khoản hợp đồng Điều này giúp nhà cung ứng cung cấp sản phẩm phù hợp, liên tục, chất lượng Đánh giá đo lường hiệu suất nhà cung cấp sẽ căn cứ qua một số chỉ tiêu chính:

₋ Thực hiện đúng cam kết về giá cả sản phẩm, hàng hoá

₋ Chất lượng hàng hoá, dịch vụ

₋ Thời gian giao hàng

₋ Vấn đề đổi trả, bổ sung, chỉnh sửa

1.1.5 Tài liệu, chứng từ được sử dụng trong hoạt động mua hàng

Với quy trình mua hàng cơ bản, doanh nghiệp cần những chứng từ sau để đảm bảo việc mua hàng hợp lý và thành công nhất:

₋ Yêu cầu mua hàng

10

₋ Báo giá

₋ Hợp đồng mua bán

₋ Đề xuất thanh toán

₋ Hoá đơn giá trị gia tăng

₋ Phiếu xuất kho (của NCC)

₋ Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo nợ, Phiếu thanh toán,…

₋ Biên bản kiểm nhận và bàn giao hàng hoá

₋ Phiếu nhập kho

₋ …

Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nào thì hóa đơn cũng phải có nội dung phù hợp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó Doanh nghiệp tham gia mua hàng hoá phải ký xác nhận để nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng

và là cơ sở pháp lý để phân xử đúng, sai Và chứng từ, tài liệu cần tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức, chẳng hạn như hoá đơn giá trị gia tăng Đặc biệt cần đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ, đúng nội dung, cụ thể, dễ hiểu, không đa nghĩa Bảo mật thông tin hóa đơn chứng từ có thể nói là vấn đề mà tất cả các nhà quản

lý doanh nghiệp đều phải quan tâm bởi nó mang tính chất sống còn trong chiến trường cạnh tranh khốc liệt của mỗi doanh nghiệp Do đó, hai bên mua và bán cần giữ cho chứng từ tài liệu được an toàn và bảo mật

1.2 Đo lường, đánh giá hiệu suất mua hàng

Một trong những quy trình quan trọng nhất được thực hiện trong các doanh nghiệp không kể lớn nhỏ hiện nay là đánh giá, lựa chọn và đo lường liên tục hiệu suất mua hàng Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện tại, nhiều doanh nghiệp đang đứng trên bờ vực bị mất thị phần vào tay đối thủ Mục đích của việc đo lường và đánh giá hiệu suất mua hàng là để đóng góp hoạt động cạnh tranh của công ty vào chuỗi cung ứng, làm cho chuỗi cung ứng diễn ra liên tục, không bị gián đoạn và thực hiện cải tiến, thúc đẩy liên tục nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh

1.2.1 Vai trò của đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động mua hàng

Đo lường những đóng góp của hoạt động mua hàng góp phần vào hoạt động cạnh tranh của doanh nghiệp

Thư viện ĐH Thăng Long

11

 Hỗ trợ ra quyết định tốt: Từ các phương sai đã xác định của kết quả và hành động theo kế hoạch có thể nhìn thấy được Dữ liệu và chỉ số đo lường giúp nhân viên mua hàng có cái nhìn toàn diện về hiệu suất, chất lượng và tác động của quy trình mua hàng, từ đó hỗ trợ quyết định liên quan đến chọn nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình, và xác định các mục tiêu cải tiến

 Giao tiếp tốt hơn với NCC: Việc đo lường hiệu quả hoạt động có thể dẫn đến giao tiếp tốt hơn trên toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm cả trong quá trình mua hàng, giữa các bộ phận với nhà cung cấp và với ban quản lý điều hành Chẳng hạn như phân tích một số hoá đơn thì doanh nghiệp cần kiểm tra và đưa ra những thủ tục thanh toán tốt hơn và cải thiện sự hiểu viết giữa người mua và quản lý Hoặc thông báo cho NCC về những chỉ tiêu đặt ra và cần được thực hiện hiệu quả nhất để đánh giá

 Trực quan phản hồi hiệu suất tốt hơn: Trong suốt quá trình mua hàng, hiệu suất trở thành thước đo cho phép tạo cơ hội ngăn ngừa hoặc sửa chữa những vấn đề xảy ra Nó làm cho mọi thứ trở nên rõ ràng hơn với báo cáo thực thế thường xuyên so với kế hoạch Bằng cách phân tích dữ liệu và đánh giá các chỉ số như tỷ lệ hủy đơn hàng, tỷ lệ hàng hóa bị hỏng, hoặc tỷ lệ trễ giao hàng, nhân viên mua hàng có thể nhận biết các vấn đề tiềm ẩn và tìm cách giảm thiểu rủi ro hoặc tận dụng cơ hội để cải thiện hiệu suất

 Động lực tốt hơn: Một hệ thống đáng giá có thể đáp ứng nhu cầu cá nhân và động lực của mỗi người mua, có thể được sử dụng làm thiết lập mục tiêu mang tính xây dựng và phát triển các chương trình cá nhân Hay ban lãnh đạo có thể liên kết các mục tiêu được hoàn thành với các phần thưởng của tổ chức

1.2.2 Thước đo hiệu suất hoạt động mua hàng

Các chỉ số hiệu suất chính trong hoạt động mua hàng phổ biến được đề cập đến

là Q-C-D (Quantity/Quality - Costs - Delivery) Đây là các chỉ số được thiết kế để phân tích hiệu suất hoạt động mua hàng nhằm đạt được mục tiêu và chiến lược trong chuỗi cung ứng

12

1.2.2.1 Hiệu suất về số lượng hàng hóa

Thước đo số lượng là một chỉ tiêu đo lường chính xác và đáng tin cậy trong hoạt động mua hàng Việc mua hàng với số lượng chính xác đảm bảo cho bất cứ doanh nghiệp nào từ doanh nghiệp sản xuất đến doanh nghiệp thương mại vận hành một cách liên tục

và không bị gián đoạn Khi mua hàng đúng với số lượng cần thiết để phục vụ nhu cầu cho hiện tại hoặc tương lai gần của công ty, điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng khách hàng, đồng thời không để hàng hoá bị ứ đọng quá lâu Khi hàng hoá được lưu trữ quá lâu, nhiều khả năng có thể bị hư hỏng do các yếu tố như môi trường không phù hợp, hạn chế thời gian sử dụng, hoặc thậm chí bị thất thoát Với những doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm có thể mất đi giá trị dinh dưỡng, còn đối với doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hóa chất thì có thể bị mất đi tính hiệu quả Ngoài ra, số lượng hàng tồn đọng chiếm diện tích lưu trữ và tài nguyên vận chuyển, gây ra chi phí không cần thiết, thay vì bỏ chi phí mua thừa hàng hoá doanh nghiệp sử dụng số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác trong công ty, gia tăng doanh thu

Bằng thước đo số lượng cho hiệu suất mua hàng, doanh nghiệp cân nhắc số lượng cần thiết, đảm bảo rằng hàng hoá được tiêu thụ trong thời gian tối ưu và đạt được chất lượng tốt nhất

1.2.2.2 Hiệu suất về chất lượng hàng hóa

Thước đo chất lượng thể hiện số lượng tối đa (theo giá trị tuyệt đối hoặc theo tỷ

lệ phần trăm) sản phẩm lỗi, hỏng, không đạt tiêu chuẩn quy định Phép đo được tính bằng cách lấy tỷ lệ của tổng số lượng hàng hoá, sản phẩm được chấp nhận trên tổng số lượng đặt hàng từ NCC giao

Chất lượng sản phẩm cung cấp đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cần thiết Hàng hoá thu mua với chất lượng tốt, ít tỷ lệ lỗi, hỏng hóc

sẽ có hiệu quả cao trong việc đáp ứng nhu cầu và mục tiêu doanh nghiệp Bên cạnh đó, sản phẩm chất lượng tốt có khả năng hoạt động ổn định, không gây ra sự cố hoặc gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ Điều này làm tăng cường hiệu suất của tổ chức, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí Ngoài ra, thước đo đo lường chất lượng hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ

Thư viện ĐH Thăng Long

1.2.2.3 Hiệu suất về giá mua hàng hóa

 Giá thực tế so với giá dự kiến: Thước đo hiệu suất đầu tiên và phổ biến là sự chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá mua theo dự kiến Giá dự kiến xác định ngân sách dự tính cho hoạt động mua hàng Bằng cách đưa ra giá dự kiến, tổ chức

có thể lập kế hoạch, ước tính các khoản chi, đảm bảo sự cân đối trong việc sử dụng nguồn lực và quản lý tài chính hiệu quả Giá dự kiến giúp doanh nghiệp xác định một mức giá mục tiêu trong quá trình đàm phán và thương thảo với NCC Điều này tạo ra một tiêu chí để đánh giá tính hợp lý của giá thực tế được đề xuất

và tạo điều kiện cho doanh nghiệp mua hàng đạt được giá trị tốt nhất về sản phẩm hoặc dịch vụ Ngoài ra, so sánh giá dự kiến và giá thực tế hỗ trợ doanh nghiệp mua hàng đánh giá tính cạnh tranh của các nhà cung cấp Nếu giá thực tế cao hơn giá dự kiến, doanh nghiệp có thể đánh giá xem sự tăng giá có hợp lý hay không

và tìm kiếm những nhà cung cấp khác để đảm bảo sự cạnh tranh và giá cả hợp lý

Chênh lệch đơn giá mua = Đơn giá thực tế - Đơn giá dự kiến Phần trăm chênh lệch đơn giá mua = Chênh lệch đơn giá mua/Đơn giá dự kiến*100

Tổng chênh lệch giá mua = Chênh lệch đơn giá mua x Số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hằng năm

 Hiệu suất chi phí mua hàng: Thước đo này đo lường mức chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng so với kế hoạch đề ra Ví dụ: chi phí logistics, chi phí bao bì, tem túi, chi phí hao hụt, công tác phí…Tối ưu các chi phí này trong

14

hoạt động mua hàng giúp tổ chức tiết kiệm nguồn lực tài chính Khi chi phí mua hàng giảm, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng Ngoài ra, mức tiết kiệm chi phí sẽ tạo ra sự cân bằng giữa chất lượng và giá trị của hàng hoá, tạo ra sự khác biệt giữa giá trước và sau khi đàm phán Điều này đảm bảo việc tìm kiếm nhà cung cấp có chất lượng tốt với giá cả phù hợp qua việc đàm

phán giá cả và điều kiện hợp đồng

1.2.2.4 Hiệu suất giao hàng đúng hạn

Một trong những KPI chính cho bộ phận mua hàng là giao hàng đúng hạn Nguồn cung chiến lược rất quan trọng đối với các tổ chức, việc giao hàng muộn có thể ảnh hưởng đến tính liên tục của chuỗi cung ứng, gia tăng sự gián đoạn trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Ngược lại giao hàng sớm có thể dẫn việc hàng hóa được giao trước khi có nhu cầu sử dụng Điều này có thể tạo ra chi phí lưu trữ cao hơn trong kho, bao gồm chi phí vận hành, quản lý kho và bảo quản hàng hóa Doanh nghiệp cũng có thể phải chi tiêu thêm cho không gian lưu trữ bổ sung hoặc các biện pháp bảo quản đặc biệt để tránh những thiệt hại rủi ro thiệt hại hư hỏng hàng hoá

Ví dụ, để tính toán thước đo này, có thể chia số lần giao hàng đúng hạn cho tổng

số lần giao hàng của một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian cụ thể Nếu nhà cung cấp "A" có tổng cộng 500 lần giao hàng với 450 lần giao hàng đáp ứng ngày giao hàng được yêu cầu thì nhà cung cấp "A" có hiệu suất đúng hạn là 90% (450/500 = 0,90 hoặc 90%)

1.2.2.5 Hiệu suất về doanh thu

Doanh thu trong hoạt động mua hàng là tổng giá trị tất cả các sản phẩm hoặc dịch

vụ được bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể Doanh thu của doanh nghiệp tăng trưởng qua thời gian thể hiện tác động của các chiến lược và hành động mua hàng hiệu quả Bộ phận mua hàng có thể phát hiện ra những công nghệ mới, sản phẩm mới của NCC trước khi đối thủ thực hiện và kí hợp đồng NCC độc quyền, dẫn đến việc ứng dụng sản phẩm mới nâng cao sự tăng trưởng về số lượng và giá cả, không những thế còn có thể tăng doanh thu từ việc đàm phán và bán ra công nghệ, sản phẩm đó

Thư viện ĐH Thăng Long

15

Thước đo doanh thu có thể ảnh hưởng đến ngân sách mua hàng của doanh nghiệp Khi doanh thu tăng lên, có thể có sự linh hoạt cao hơn trong việc đầu tư vào mua hàng, đồng thời cũng có thể tăng chi tiêu để mua hàng chất lượng cao hơn Mức độ doanh thu lớn ảnh hưởng đến quyền đàm phán giá và các điều kiện thanh toán với nhà cung cấp Khi doanh thu tăng, doanh nghiệp có thể có đàm phán mạnh mẽ hơn để đạt được giá ưu đãi và điều kiện thanh toán linh hoạt Một công ty có doanh thu ổn định và tăng trưởng,

tỷ lệ lòng tin của NCC sẽ cao hơn và sẵn sàng phục vụ doanh nghiệp, thuận lợi cho sản xuất và cung ứng

Bên cạch đó, đo lường sự hài lòng của khách hàng còn có thể phản ánh mức độ trung thành của họ đối với thương hiệu hoặc doanh nghiệp Khách hàng hài lòng có xu hướng tiếp tục mua hàng hoá và trở thành khách hàng trung thành, đồng thời giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ đến người khác, gia tăng sự uy tín trên thị trường

1.2.2.7 Hiệu suất công việc nhân viên thu mua

Thước đo này tập trung vào hiệu quả và năng suất của nhân viên mua hàng trong hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp Nhân viên mua hàng yêu cầu có kiến thức chuyên môn về hoạt động mua hàng, quản lý nguồn cung ứng, đánh giá lựa chọn NCC, đàm phán hợp đồng và quản lý rủi ro Hiệu suất của công việc nhân viên mua hàng phụ thuộc vào khả năng quản lý NCC Điều này đòi hỏi nhân viên xác định NCC tiềm năng, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với NCC để đáp ứng nhu cầu khách hàng thông qua việc

đo lường một số chỉ tiêu:

- Số lượng đơn hàng được đáp ứng;

- Số lần giao hàng thừa/thiếu;

16

- Số đơn hàng tồn đọng;

- Tỷ lệ hàng tồn kho

1.2.2.8 Hiệu suất về công nghệ và đổi mới sáng tạo

Đối với các công nghệ mới của NCC, doanh nghiệp cần hiểu rõ hơn hoặc nhanh hơn các tổ chức khác Đây là trọng tâm quan trọng khi đàm phán thương lượng với các NCC chủ chốt sau khi được sàng lọc kĩ càng Thước đo này xác định số lượng hoặc tỷ

lệ đổi mới sản phẩm, dịch vụ thu được từ các nhà cung cấp Việc xác định những đổi mới sáng tạo của nhà cung cấp có thể giúp ích trong tối ưu hoá quy trình và tăng năng suất sản phẩm Nhân viên mua hàng của doanh nghiệp cũng có cơ sở đưa ra những quyết định thông minh về nhu cầu và xu hướng thị trường

Hiệu suất công việc của nhân viên mua hàng được cải thiện khi họ làm việc tích cực và chính xác Điều này bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ đúng tiến độ, đảm bảo tính chính xác của thông tin và tài liệu, và đáp ứng đúng yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp

1.2.2.9 Các chỉ số bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội của nhà cung

cấp

Khi xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu về các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn môi trường của khách hàng ngày càng tăng Khách hàng sẽ lựa chọn mặt hàng của doanh nghiệp đảm bảo các chỉ số xanh, sạch cũng như trách nhiệm xã hội của nhà cung cấp

đó Doanh nghiệp đưa ra quyết định mua sắm dựa trên các tiêu chí phát triển bền vững Bởi tính bền vững đề cập đến khả năng đáp ứng nhu cầu hiện tại mà không cản trở khả năng đáp ứng nhu cầu của các thế hệ tương lai về kinh tế, môi trường và xã hội

Ngoài ra, còn một số chỉ tiêu đo lường như tăng cường phát triển nguồn cung ứng, tái sử dụng, duy trì sản xuất xanh… để đưa vào báo cáo trách nhiệm xã hội

Thư viện ĐH Thăng Long

17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VSL

2.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL Việt Nam

Tên quốc tế: VIET NAM VSL SERVICES AND TRADING COMPANY LIMITED Tên viết tắt: CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VSL CO., LTD

Trụ sở chính: 4A ngõ 106/5 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy,

Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Người đại diện: Nguyễn Vân Anh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Năm 2019, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL Việt Nam được thành lập, và hiện nay được biết đến với tên gọi Thương mại và Dịch vụ VSL Trải qua hành trình phát triển, vào năm 2020, VSL đã bắt đầu thu mua nông sản, hoa quả chất lượng cao sau đó cung cấp, nhập hàng cho các đại lý phân phối lớn như BigC, Lotte, Circle K, các chuỗi siêu thị bán lẻ và nhiều đại lý khác VSL cam kết mang đến những thực phẩm

uy tín đáp ứng nhu cầu cao về nông sản sạch mà người tiêu dùng luôn tìm kiếm

Sau đó đến năm 2021, VSL mở rộng hoạt động dịch vụ của mình bằng cách cung cấp thêm sản phẩm nước uống nhập khẩu đóng chai như bao gồm: Nước giải khát điện giải, nước giải khát hương hoa quả, nước giải khát sữa chua

18

Cuối năm 2022 đánh dấu một bước ngoặc khi VSL quyết định khi tham gia vào quy trình hoạt động sản xuất thanh long của các nông hộ tại HTX Bình Thuận với tiêu chí “hàng Việt Nam chất lượng cao”, đảm bảo tiêu chuẩn VietGAP/GlobalGAP

Từ đó đến nay, VSL đã khẳng định vị thế của mình trong ngành này khi được rất nhiều đại lý phân phối lớn hợp tác và kí kết lâu dài như Big C, Lotte, Circle K, Sói Biển,… sắp tới sẽ là Coopmart, Aeon Việt Nam cùng với nhiều chuỗi siêu thị trên khắp các tỉnh thành cả nước

2.1.1.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty TM và DV VSL

(Nguồn: Phòng hành chính, nhân sự)

 Ban Giám đốc

₋ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh bằng năm của công ty

₋ Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và giao lưu hợp tác

₋ Bổ nhiệm và miễn nhiệm cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với ban quản

lý

₋ Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý của nội bộ Công ty

₋ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc hằng ngày của Công ty; lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty; quyết định về hợp đồng kinh doanh; quản lý toàn bộ tài sản Công ty; tìm kiếm việc làm cho Công ty và chịu trách nhiệm về những sai phạm gây tổn thất trong Công ty

 Phòng Kế toán

Thư viện ĐH Thăng Long

19

₋ Kế toán trưởng: Bao quát hoạt động bộ phận kế toán để đảm bảo yêu cầu quản lý

và vận hành công ty Quản lý hệ thống kế toán sổ sách kế toán hoá đơn – chứng từ doanh nghiệp theo quy đình hiện hành của pháp luật Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị, xây dựng kế hoạch tài chính, tham mưu tư vấn cho lãnh đạo về các chính sách thuế và quản lý tài chính Kiểm tra, soát xét chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thu chi của Công ty đảm bảo theo đúng quy định hiện hành Lập báo cáo quản trị định

kỳ theo tháng, theo quý kịp Và quản lý và kiểm soát các hoạt động của phòng

- Kế toán công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi công nợ tập hợp các hoá đơn bán hàng, dịch vụ trong ngày Kiểm tra – đối chiếu các số liệu về mua bán hàng hoá phần mềm quản lý kế toán với số liệu thống kê trong kho và công nợ Các công việc khác theo sự phân công của Kế toán trưởng và Giám đốc

₋ Kế toán mua hàng : Nhập các số liệu mua hàng vào phần mềm kế toán Thực hiện việc tổng hợp số liệu mua hàng, báo cáo kế toán kiểm soát

 Phòng mua hàng

Nhân viên mua hàng với số lượng 4 người, chức năng nhiệm vụ cụ thể:

₋ Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp tiềm năng

₋ Khảo sát, so sánh, báo giá thị thường

₋ Đàm phán và thoả thuận giá cả với nhà cung cấp

₋ Đặt hàng theo đúng số lượng đã được cung cấp theo đơn đặt hàng

₋ Giám sát, theo dõi số lượng hàng nhập và hàng xuất sau khi mua

₋ Kiểm tra và xem xét sản phẩm nhằm đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của khách hàng

₋ Tổ chức và làm việc với các bộ phận khác lên kế hoạch thu mua hàng

₋ Làm báo cáo liên quan đến các công việc thu mua

₋ Tiếp nhận phản hồi, đánh giá từ khách hàng

₋ Các công việc khác theo sự phận công của Giám đốc

 Phòng hành chính – nhân sự

₋ Chịu trách nghiệm về xây dựng chiến lược và có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, các cơ chế, chính sách thu hút, giữ nhân tài; các cơ chế, chính sách thăng tiến

2.1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Công ty TNHH Dịch Vụ & Thương Mại VSL Việt Nam là bên cung cấp nông sản hoa quả chất lượng cao để nhập vào các nhà phân phối lớn như BigC, Lotte, Circle

K, các chuỗi siêu thị bán lẻ và nhiều đại lý khác Hoạt động mua hàng và bán hàng của công ty VSL mang đặc thù của một doanh nghiệp thương mại, bao gồm:

₋ Tìm hàng, nguồn hàng ở khắp nơi trên cả nước, đàm phán giá cả, thông tin cước phí

và kiểm tra chất lượng trước khi quyết định lập hợp đồng đơn hàng, mua hàng

₋ Kiểm tra, đôn đốc và thông báo tình trạng đơn hàng để đáp ứng được thông tin nhanh nhất tới khách hàng

₋ Chủ động nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng và vận chuyển tới các khách hàng (là các nhà phân phối)

2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Nhận xét chung: doanh thu thuần của mảng bán hàng từ 5,3 tỷ đến 8,8 tỷ Năm

2021 doanh thu, lợi nhuận ít hơn với năm 2022 do ảnh hưởng của dịch Covid-19, một

số mặt hàng không tiêu thụ được và một số thì tiêu thụ khá chậm, chi phí vận chuyển cao đặc biệt các mặt hàng là nhãn, bơ, thanh long Chi phí lớn nhất chiếm trung bình hơn 55% doanh thu thuần là chi phí giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng trung bình ước tính cỡ 33% doanh thu thuần

Thư viện ĐH Thăng Long

2.1.3 Chuỗi cung ứng của công ty

Hình 2.3: Sơ đồ chuỗi cung ứng Công ty VLS

(Nguồn: Phòng thu mua)

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp của VSL là các nhà vườn, HTX hoặc là các chủ hộ kinh doanh thu mua có quy mô rộng VSL đặt trọng tâm đặc biệt vào việc lựa chọn nhà cung cấp, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng cao và chứng nhận quốc tế Đồng thời, với việc tăng cường xây dựng các mối quan hệ lâu dài với NCC, giám đốc VSL thường xuyên

đa dạng và tiềm năng

Ngoài việc tập trung vào chuỗi siêu thị, công ty VSL đã nhắm đến mục tiêu xuất khẩu gạo ra thị trường quốc tế trong tương lai gần Việc xuất khẩu nông sản tạo ra một

cơ sở vững chắc và tăng cường khả năng tiếp cận các thị trường quốc tế, mở rộng phạm

vi kinh doanh và xây dựng thương hiệu VSL trên toàn cầu

2.2 Thực trạng hoạt động mua hàng của công ty

2.2.1 Đặc điểm hoạt động mua hàng của công ty

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ VSL là công ty chuyên thu mua các loại nông sản từ người dân, nhà vườn, các hợp tác xã uy tín từ Bắc vào Nam thương mại hoá, thúc đẩy tiêu thụ, đưa sản phẩm đến tay khách hàng các sản phẩm nông sản Việt có chất lượng cao tại các siêu thị lớn Các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại hoa quả theo mùa như thanh long, ổi, nhãn, vải, xoài, dừa,…và rau củ Vai trò của VSL là trung gian và dựa theo giá chênh lệch của nông sản lúc mua của người dân và lúc bán cho khách hàng doanh nghiệp Vì là công ty thương mại, là bộ phận kết nối cung cầu trong chuỗi cung ứng, nên việc thu mua ở phòng mua hàng chịu trách nghiệm rất lớn Sản phẩm cung cấp

là nông sản, bảo quản ngắn ngày nên lượng đặt hàng là mỗi ngày để đảm bảo rằng sản phẩm luôn tươi mới, an toàn chất lượng nhất và với chi phí cạnh tranh nhất

Xác định chất lượng sản phẩm là mục tiêu hàng đầu, thị trường thì có yêu cầu càng ngày càng cao về nhãn mác hàng hoá, bao bì đóng gói, dư lượng tối đa hoá chất trong sản phẩm nông nghiệp, tính hợp pháp của nguyên liệu sử dụng…Để có được những mặt hàng chọn lọc phù hợp, VSL luôn coi trọng và cặn kẽ đảm bảo rằng tất cả sản phẩm thu mua đều có bản cam kết ATTP của hộ trồng, giấy chứng nhận VietGAP

Thư viện ĐH Thăng Long

23

hoặc GlobalGAP Nhân sự của phòng mua hàng cũng sẽ được đến trực tiếp nhà vườn hoặc hợp tác xã để kiểm chứng chất lượng và hiểu rõ được quy cách sản xuất, trồng sản phẩm Điều này cũng làm tăng sự hảo cảm, lấy được lòng tin, thúc đấy mối quan hệ của công ty đối với NCC

2.2.2 Hoạt động mua hàng của công ty

Công ty VSL đã nhận ra và hiểu rõ rằng, thành công của doanh nghiệp phụ thuộc mạnh mẽ vào hiệu quả hoạt động của bộ phận mua hàng Với nhận thức ngày càng tăng

và hiểu biết sâu sắc, VSL xem bộ phận mua hàng như chìa khoá quan trọng đến thành công của công ty Điều này được thể hiện qua việc áp dụng quy trình tối ưu và đặt nó vào tầm nhìn của công ty

2.2.2.1 Dự báo và xác định nhu cầu

- Đối với các khách hàng mới:

Công ty tiến hành khảo sát thị trường các hàng hóa tại siêu thị bán hàng, sau đó liệt

kê hàng hóa, giá; nhận dạng hàng hóa tiềm năng có thể chào hàng

Bên cạnh đó, công ty còn tiếp nhận yêu cầu hàng từ khách hàng Sau đó lấy thông tin từ khách hàng về quy cách sản phẩm/ tiêu chuẩn của hàng hóa từ khách hàng

Số lượng hàng đặt mới (theo từng mã) = Số lượng đặt hàng của khách hàng + 5%

dự phòng (nếu có) – Số lượng hàng tồn kho (nếu có)

Chú ý: Tỷ lệ dự phòng có thể thay đổi từ 1%-5%

 Nguồn bên trong: Các NCC cũ đã được chọn lọc, quản lý và nhân viên tìm đến các HTX, nhà vườn, hộ dân tìm hiểu về hàng hóa có quy cách phù hợp và xác nhận đảm bảo có giấy chứng nhận VSATTP, VietGAP,… kí kết hợp đồng từ

Thư viện ĐH Thăng Long

Bất cứ NCC nào được VSL lựa chọn cũng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin nguồn gốc, địa điểm, cơ cấu diện tích trồng, Và những giấy chứng nhận liên quan của hàng hóa đó

Bảng 2.5: Bảng kê khai nguồn gốc NCC

(Nguồn: Phòng mua hàng)

26

Để đảm bảo ít khả năng nhất bị thiếu hụt hàng hóa, một mặt hàng luôn luôn đảm bảo yêu cầu tối thiểu 3 NCC:

- 2 NCC tại vườn: HTX, hộ dân, nhà vườn

- 1 NCC chợ: Các nhà bán buôn từ chợ đầu mối

 Khối lượng: Khối lượng/quả, Số lượng/kg

 Quy cách đóng gói: Đóng thùng/hộp bao nhiêu kg

 Khả năng cung ứng: Khối lượng có thể cung ứng/ngày

Đàm phán về giá

 Các thông tin bao gồm:

 Giá bán/kg: Làm rõ giá tại vườn hay giá tại kho Hà Nội hay Hồ Chí Minh

 Chi phí vận chuyển: chuyến, tính kg

 Địa điểm giao hàng: tại kho VSL tại An Xá, Ba Đình, Hà Nội hay bến xe

 Phương thức thanh toán: Ưu tiên phương thức thanh toán sau khi kiểm tra hàng tại kho, và thanh toán qua xe, khi nhận hàng

Xem xét chứng từ

 Lấy thông tin từ NCC (NCC là cá nhân thì lấy CCCD để làm hợp đồng gữa NCC và VSL Nếu NCC là doanh nghiệp thì gửi giấy đăng kí kinh doanh

 Làm hợp đồng và bản cam kết gửi NCC để ký/đóng dấu

 Mẫu hợp đồng và bản cung cấp trong thư mục Hợp đồng và Bản cam kết mẫu

 Cam kết: theo tiêu chuẩn VietGAP hoặc GlobalGAP

Thư viện ĐH Thăng Long

27

 Các giấy kiểm nhiệm chất lượng: giấy chứng nhận VSATTP, Thư xác nhận

đã đánh giá HACCP, hoặc giấy kiểm nghiệm (Test report) của riêng mặt hàng đó

Sau khi xác nhận các loại thông tin, phiếu kiểm kiệm, giấy chứng nhận,… đầy

đủ và phù hợp Nhân viên phòng mua hàng bắt đầu tiến hành đặt hàng theo đơn đặt hàng (PO) của khách hàng

2.2.2.4 Nhận hàng và kiểm tra

Bước 1: Kiểm soát hàng về nhập kho

Nhân viên kho sẽ nhận được thông tin đặt hàng từ nhân viên phòng mua hàng, khi hàng về họ sẽ kiểm tra, xác nhận thông tin đặt hàng trùng khớp với mặt hàng thực tế: chủng loại, số lượng Sau đó, nhân viên kho trực tiếp kiểm tra chất lượng của nông sản như vị, màu sắc, mùi hương; kiểm tra trạng thái và tình trạng hàng hóa có bất kỳ hỏng hóc không Đối với các hàng hóa hoa quả được đóng gói, kiểm tra đảm bảo rằng đóng gói được thực hiện đúng, tem niêm phong còn nguyên vẹn rõ ràng như thoả thuận Một số hoa quả sẽ có ngày sản xuất và gia hạn sử dụng, kiểm tra lô hàng cẩn thận, chính xác cam đoan rằng hàng hóa đến tay khách còn trong thời gian sử dụng hợp lý

Liên hệ kho để kiểm tra, ghi chú bất kỳ sự không đồng nhất hoặc vấn đề nào, nếu

có nghi ngờ gì về chất lượng, lấy mẫu và tạo báo cáo để thông báo cho bộ phận mua hàng liên hệ lại với NCC Bộ phận mua hàng phản ánh với NCC trường hợp giao hàng thiếu, chất lượng không đảm bảo Đề xuất phương án quay đầu hàng hoá hoàn toàn hoặc hoàn tiền, giao hàng thay thế

Trước khi cho hàng nhập kho, cả 2 bên là nhân sự kho VSL và người đại diện giao hàng của NCC ký biên bản giao nhận

Quy trình kiểm tra luôn tuân thủ theo các quy định, tiêu chuẩn và quy trình nội

bộ của doanh nghiệp, chắc chắn tính hiệu quả và đồng nhất

Bước 2: Kiểm soát số lượng nhập

So sánh trọng lượng thực tế với trọng lượng đặt hàng để đảm bảo sự đồng nhất Sau đó, lập phiếu nhập kho để lưu trữ hàng hoá, sáng mai giao hàng cho khách những

28

đơn được đặt, số lượng còn lại là lượng tồn kho bảo quản cẩn thận theo tính chất của mặt hàng hoá

Bước 3: Kiểm soát chi phí

Tính toán chi phí mua hàng bao gồm:

- Chi phí thanh toán cho NCC: đơn giá*số lượng đặt

- Chi phí vận chuyển phát sinh: chi phí vận chuyển từ vườn đến bến xe + chi phí vận chuyển từ bên xe về kho

- Chi phí khấu trừ do gia thiếu, hàng không đạt yêu cầu

Bước 4: Kiểm soát số lượng giao hàng

Sau khi lọc, chọn hàng Tuỳ từng khách hàng doanh nghiệp hẹn giao khung giờ giao hàng có thể là buổi tối hoặc sáng ngày hôm sau Trước khi cho nhân viên đi giao hàng, nhân viên kho sẽ làm phiếu xuất kho và báo cáo số lượng hàng xuất Kho báo lại

có thể đi giao cho khách hàng số lượng đạt chất lượng đảm bảo

Thư viện ĐH Thăng Long