Luận văn thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex

Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở hệ thống hóa các vấn đề lý luận về KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền trong DN, tác giả đánh giá và phân tích thực trạng côngtác KSNB chu trình bán h

NGUYEN MINH THU

CONG TY TNHH GAS PETROLIMEX

LUAN VAN THAC Si KE TOAN

Đà Nẵng — Năm 2023

HOAN THIEN CONG TAC KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI

CONG TY TNHH GAS PETROLIMEX

LUAN VAN THAC Si KE TOAN

Mã số: 8.34.03.01

Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Nguyễn Trang Phương

Đà Nẵng — Năm 2023

bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” là công trình

nghiên cứu của riêng tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS.

Đoàn Nguyễn Trang Phương

Những dữ liệu, số liệu, kết quả được trình bày trong luận văn là trung

thực, nội dung tuân thủ đúng theo quy định và chưa từng được công bố ở các

công trình khác.

Tác giả luận văn (Ky và ghi rõ họ tên)ieee

Nguyễn Minh Thư

4 Phương pháp nghiên cứu Tu

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 2:2c555csccccrsseeerreeereerrccerssc.e.f

6 Tông quan tài liệu nghiên cứu 4

7 Bố cục dé tài 7

CHƯƠNG |

CƠ SỞ LÝ THUYET VỀ KIÊM SOÁT NỘI nộ VE CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU

TIEN TRONG DOANH NGHIEP

1.1 KHÁI QUÁT VE KIEM SOÁT NỘI BỘ nưNli6131101801014076

1.2 ĐẶC DIEM CUA CHU TRÌNH BAN HÀNG VÀ THU TIEN

1.3 KIEM SOÁT NỘI BO DOI VỚI CHU TRINH BAN HÀNG VA THU TIEN 12 1.3.1 Những gian lận, rủi ro và sai sót có thé xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền

ee lS 1.3.3 Tổ chức thông tin nhằm phục vụ cho KSNB đối với chu trình bán hàng và thu

tiên 16

1.3.2 Mục tiêu KSNB đôi với chu trình ban hàng và thu tiên

1.3.4 Thủ tục kiêm soát chu trình bán hàng và thu

KET LUẬN CHƯƠNG I

CHƯƠNG 2

THUC TRẠNG VE KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BAN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NANG cccccccrrrrrer 32

21 TONG QUAN GIGI THIEU CHUNG VE CONG TY TNHH GAS PETROLIMEX

DA NANG 32 2.1.1 Khái quát vê công ty 232

2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh .-.-¿¿:¿2222cccssvccsrrrvsssscccc .e 33 2.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 2222++++222222222122222222111222cccrrrr 33

2.1.4 Tổ chức bộ máy ké toán tại Công ty SRS a ee) 2.2 ĐẶC DIEM CHU TRINH BAN HÀNG VA THU TIEN TẠI CONG TY TNHH GAS PETROLIMEX DA NANG.

2.2.1 Đặc điểm sản phẩm hàng hóa

2.2.2 Đặc điểm bán hàng và thu tién

2.3 THUC TRANG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ BOI VỚI CHU TRÌNH BAN HANG

VA THU TIEN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX DA NẴNG 41

trình bán hàng và thu tiền ở Công t

2.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng v và thu

TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

2.4 ĐÁNH GIÁ THUC TRẠNG TRONG HỆ THÓNG KSNB CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VA THU TIEN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 69

2.4.1 Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng — thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng „60 2.4.2 Những mặt hạn chế còn tổn tại trong công tác kiêm soát nội bộ chu trình bán

hàng - thu tiên của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Năng 7Ú

RET LUẬN CHUONG ‹ ecoeennoeeoeinniidnnidnidiinndgiinntdrdaianiaddsaarsaagranaa TH)

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BAN HÀNG -~ THU TIEN TẠI CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG 76

3.1 SỰ CÀN THIẾT TRONG VIỆC HOÀN THIEN CÔNG TÁC KIEM SOÁT NỘI BỘ

DOI VỚI CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU TIEN TẠI CÔNG TY TNHH GAS

PETROLIMEX ĐÀ NẴNG

3.2 MỘT SO CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH GAS

PETROLIMEX DA NANG

3.2.1 Hoàn thiện về môi trường soát,

3.2.2 Hoàn thiện công tác nhận định và đánh

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát

bán hàng và thu tiên.

3.2.4 Hoàn thiện các quy trình kiêm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiên 81

BET CAN ONG 8 sáng öuiiu B6tgghöuianóashsug0sloefiugltslbsobatosdgiGisssbsoosulf KẾT DUAN 6u nn0801061B)00008000RSIGEEABIGGUADHIDEB034SĐ09ngsanuaasnuas88

PHỤ LỤC

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYET ĐỊNH GIAO DE TÀI

BIEN BAN HOP HOI DONG DANH GIA LUAN VAN;

NHAN XET CUA PHAN BIEN 1;

NHAN XET CUA PHAN BIEN 2;

BAO CÁO GIẢI TRINH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN;

GTGT Giá trị gia tăng

CKTM Chiết khâu thương mại

BCTC Báo cáo tài chính

KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh

" Pi Tên sơ đồ Trang

đi Mã đồ tô chức của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà g8

Năng

Mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy ké toán, chức năng

22 nhiệm vụ của từng bộ phận trong tô chức bộ máy kế 36

toán tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

23 Hệ thông phân phôi, bán hàng của Công ty TNHH Gas 40

Petrolimex Da Nang

sả Hạch toán phân mêm kê toán “Gas Accounting of

Solution” - FTS

3⁄5 Quy trình giao hàng Gas bình tại kho 32

- Quy trình các bước bán hàng tại Cửa hàng, Chi nhánh _

trực thuộc

Luận văn thực hiện về dé tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ

chu trình ban hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ théluận văn thực hiện nghiên cứu tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng là Công ty TNHH một thànhviên trực thuộc Tổng Công ty Gas Petrolimex Công ty hiện đang nắm giữ30% thị phần tiêu thụ gas tại các tỉnh Trung Trung bộ Trong hơn 10 năm liên

tục tái cơ cấu và phát triển, cho đến nay, gas Petrolimex đã trở thành thươnghiệu bền vững, là lựa chọn thông minh, an toàn và chất lượng cho mọi kháchhàng Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng là một doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ Với đặc điểm quy mô lớn, công ty

TNHH gas Petrolimex Đà Nẵng kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là Gas,đồng thời Công ty cung cấp ra thị trường các thiết bị và phụ kiện như bình gas,điều áp, van bình Công ty có dia bàn kinh doanh tương đối rộng, có các cửa

hàng gas và đại lý gas ở nhiều nơi

Quá trình diễn ra hoạt động KD, các DN hầu như sẽ phải đối mặt với

rất nhiều rủi ro và qua đó DN sẽ chịu phải những sự tác động tương ứng tùy

thuộc vào từng loại rủi ro Từ việc nhận dạng các rủi ro, DN cần xác định mộtcách đúng đắn mức độ tác động của các rủi ro đến DN, từ đó tiễn hành việctìm ra các biện pháp phòng tránh là một việc làm thật sự cần thiết đối với mọi

DN Dé làm được những điều này thi DN cần tiến hành việc xây dựng và thiếtlập một hệ thống KSNB một cách phù hợp và vận hành trên thực tế làm thếnao cho thật sự phù hợp với đặc điểm hoạt động riêng của từng DN và vừa

mang lại hiệu quả.

Trong thời điểm hiện nay thì KSNB là một vấn đề được hầu hết các DN

quan tâm Thông qua việc đánh giá về hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động

Nghiệp vụ bán hàng - thu tiền được coi là chu trình diễn ra cuối cùng

của cả quá trình SXKD Sự gia tăng các hình thức gian lận sẽ gây ra sự thiệthại không hề nhỏ cho DN, cho thấy tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong

bộ máy quản lý DN là cực kỳ quan trọng Khâu bán hàng - thu tiền là khâu vôcùng quan trọng Đây sẽ là khâu gặp nhiều rủi ro và sự gian lận nếu DNkhông có được hệ thống kiểm soát một cách thật hiệu quả Việc xây đựng về

hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền hữu hiệu ngoài việc giúp cho

hoạt động tiêu thụ của DN đạt hiệu quả cao, duy trì tốt hoạt động kinh doanhđồng thời đạt được các mục tiêu mà DN đã đề ra thì nó còn giúp đảm bảo

trong quá trình bán hàng - thu tiền hạn chế thất thoát để phục vụ tốt cho việc

quản lý về các hoạt động SXKD của DN Các nhà quản trị phải dé ra cácchính sách và thủ tục thích hợp với DN mình, các biện pháp này nhằm kiểmsoát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách và các thủ tục đó tốt nhất

Tuy nhiên về công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty

TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng vẫn còn tồn tại những bất cập

DN sẽ tăng được khả năng cạnh tranh nếu công tác bán hàng - thu tiền tại

công ty ngày càng được xây dựng và hoàn thiện mở rộng hơn.

Luận văn có mục tiêu chính là giúp cho công ty tìm ra những biện pháp

giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và về khả năng cạnh tranh trong ngành, giảiquyết sự tồn tại của các hạn chế vẫn còn trong công tác bán hàng - thu tiềncủa công ty, phòng tránh những gian lận và hạn chế các rủi ro, giảm thiếu việc

xảy ra các sai sót đê ghi nhận doanh thu chính xác hơn, giúp báo cáo tăng tính

tin cậy, nâng cao hiệu quả tài chính của công ty Hướng của đề tài là thực hiện

nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex” cụ

thé tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Da Nẵng dé thưc hiện nghiên cứu cho

luận văn tốt nghiệp Đề tài hy vọng rằng với những kết quả đã nghiên cứu sẽ

giúp cho công ty hoàn thiện hơn trong công tác bán hàng và thu tiền của đơn

VỊ.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở hệ thống hóa các vấn đề lý luận về KSNB trong chu trình

bán hàng - thu tiền trong DN, tác giả đánh giá và phân tích thực trạng côngtác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex

Đà Nẵng, từ đó nhận diện những tồn tại, bất cập ở công ty và đề xuất những

giải pháp với mục tiêu tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu

tiền tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng thực hiện nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ về chu trình bán

hàng - thu tiền của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Phạm vi dé tài nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi thực hiện

nghiên cứu trong việc tìm hiểu KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền ở lĩnh

vực KD gas tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp mà luận văn thực hiện nghiên cứu là kết hợp dựa vào ly

luận và tổng kết từ thực tiễn Tác giả tìm hiểu và thực hiện thu thập số liệu từthực tế, phân tích thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý luậnchung và so sánh với thực tế của DN, từ các phân tích của luận văn ma từ đó

đưa ra các giải pháp giải quyết các vấn đề còn bất cập nhằm tăng cường hệ

Ý nghĩa khoa học: Hệ thông hóa các lý thuyết có liên quan đến KSNB

về chu trình bán hàng - thu tiền, đặc biệt là KSNB đối với chu trình bán hàng

- thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh gas

Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá được các thực trạng KSNB về chu

trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, chỉ ranhững ton tại, những mặt còn hạn chế đối với KSNB vẻ chu trình bán hàng -

thu tiền tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp dé hoàn thiện chu trình này,

giúp cải thiện những vấn đề thiếu sót còn gặp phải, tăng cường hiệu quả hoạtđộng của hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong nền kinh tế với sự cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, rủi rogian lận với các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ, việc kiểm soát tốtchu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò là một phần quan trọng trong kếtquả SXKD chính của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Hiện nay cómột số nghiên cứu liên quan đến tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống KSNB về

chu trình bán hàng - thu tiền trong lĩnh vực này có thé ké đến:

- Dương Thị Thanh Hiền (2011) với nội dung đề tài nghiên cứu tổnghợp những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền và

đặc điểm của các DN thương mại, dịch vụ đối với công tác KSNB về chu

trình bán hàng - thu tiền Tác giả đã đi sâu vào việc tìm hiểu thực trạng, đánh

giá, phân tích thực trạng của hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tạicông ty, trong đó tập trung chủ yếu vào hoạt động bán buôn và một phần của

hoạt động bán lẻ tại công ty Mà đề tài nguyên cứu chính là đi sâu nguyên cứukiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty với lĩnh vực kinh

KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền.

- Lương Thị Lan Oanh (2013) dựa vào các luận chứng làm nền tảngcho cơ sở lý luận để thực hiện nguyên cứu Tác giả đã thực hiện đi sâu phân

tích về những khó khăn và những thuận lợi, nêu lên những hạn chế và bat cập

về công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty Xăng dầu BìnhĐịnh Cụ thể đánh giá các thủ tục về kiểm soát chưa được chặt chẽ và toàn

diện Chưa kiểm soát được công nợ của khách hàng tại thời điểm lấy hàng dẫn

đến việc tình trạng công nợ khách hàng xảy ra vượt quá mức Kết quả nghiêncứu cho thấy tác giả đã đưa ra một số các giải pháp tương đối hữu hiệu nhằmkhắc phục những van dé còn tồn tai trong thủ tục KSNB về chu trình bánhàng - thu tiền tại đơn vị thực hiện đề tài nguyên cứu Đi sâu nguyên cứutrong lĩnh vực KD thương mại với mặt hàng có giá trị lớn như là xăng dầu Từnhững nghiên cứu trên tác giả có thể dùng làm tư liệu làm tham khảo cho việc

nguyên cứu thực hiện đề tài trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng Gas

- Nguyễn Thị Thùy Dung (2014) đã hệ thống được những lý luận cơbản về công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền và đồng thời ứng dụng

vào công tác KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Nghiên cứukết hợp dựa trên các lý luận và thực tiễn từ đó có những giải pháp đề đồng bộ

hơn nữa trong công tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Với lĩnh vực KD

là sản phẩm mang tính đặc thù Luận văn cũng đã nêu lên những tồn tại vẫn

còn bat cập đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công

ty Cé phần Than — Điện Nông Sơn và đưa ra được các biện pháp thích hợp

hơn nhằm hoàn thiện các thủ tục KSNB tại công ty và có thể áp dụng đượcđối với những công ty có điều kiện kinh doanh tương tự

lớn và mang tính nhạy cảm đối với sự biến động của thị trường về giá cả cũngnhư về chính sách bán hàng Tác giả đã đưa ra các giải pháp về KSNB chu

trình bán hàng — thu tiền mà Công ty cổ phần Petec Bình Định còn hạn ché,

giúp cho công tác quản lý của công ty ngày càng hoàn thiện hơn Nhằm pháthuy hết hiệu quả cho hệ thông KSNB của công ty và tăng cường công tác

KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng - thu tiền của Công ty, tránh thất thoát tiềnthu bán hàng và doanh thu, bảo đảm hiệu quả hoạt động KD, giúp công ty

nâng cao được năng lực quản lý Từ nghiên cứu này tác giả có thể dùng làm

tư liệu tham khảo thêm cho nghiên cứu của mình.

- D6 Thị Mi Ly (2019) thực hiện nghiên cứu về công ty kinh doanh về

sản phẩm mang tính đặc thù, kinh doanh về mặt hàng xăng dầu Tác giả đãphân tích được những hạn chế tồn tại của hệ thống KSNB của chu trình bán

hàng - thu tiền tại Công ty TNHH MTX Xăng dầu Quảng Ngãi Tác giả đãthực hiện nghiên cứu sâu về thực trạng KSNB tại chu trình bán hàng - thu

tiền tại Công ty cụ thể luận văn chỉ ra hai phương thức bán hàng chính củaCông ty là bán hàng qua các Đại lý, Tổng đại lý và bán hàng cho khách hàng

lẻ Qua đó tác giả đã xây dựng được các giải pháp hoàn thiện và nâng cao tính hiệu quả của KSNB tại đơn vị, giúp giảm và ngăn ngừa các rủi ro, gia tăng các lợi nhuận cho Công ty.

Nhìn chung, trong các luận văn trước đây về công tác KSNB thi chu trình

bán hàng - thu tiền thì các tác giả đã có những hiểu biết sâu sắc về thực trạngcũng như đã nhận diện được các hạn chế liên quan đến công tác KSNB chu

trình bán hàng - thu tiền tại các DN Các tác giả đã đưa ra được các nhóm giảipháp cho việc hoàn thiện về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại

thu thập thông tin nghiên cứu đi sâu về công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền của công ty thuộc lĩnh vực KD về mặt hàng Gas Trên cơ sở kế thừanhững cơ sở lý luận, cách tiếp cận nghiên cứu, những ưu điểm cũng như khắcphục những hạn chế của các nghiên cứu trước, tác giả sẽ đánh giá thực trạng

-và đưa ra những đề xuất phù hợp cho việc hoàn thiện công tác KSNB chutrình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, các danh mục và tài liệu thamkhảo, luận văn được trình bày gồm có 3 chương như sau :

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

trong Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền trong Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

1.1 KHÁI QUAT VE KIEM SOÁT NOI BỘ

Kiểm soát nội bộ là một khái niệm không còn xa lạ đối với các DN nước

ngoài nhưng đối với các DN Việt Nam Đây là một khái niệm mới vừa xuất

hiện trong thời gian gần đây nên vẫn còn khá mới mẻ Hiện nay có rất nhiềuquan điểm về hệ thống KSNB, có thể nhắc đến một vài quan điểm sau:

+ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thốngKSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát đo đơn vị được kiểm toán xây

dựng và áp dụng Nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ các quy định của phápluật và dé kiểm soát, kiểm tra, ngăn ngừa va phát hiện sai sót, gian lận Nhằm

dé lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý Nhằm bảo vệ, quan lý và sử

dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.

+ Tuy nhiên KSNB được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO

(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch

là ủy ban các tổ chức tai trợ) là một định nghĩa đầy đủ va chính xác nhất về

KSNB đã được nhiều Công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài

áp dụng hiệu quả COSO định nghĩa rằng: KSNB như là một quá trình, chịuảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám đốc, các nhà quản trị và các nhân viên

khác trong tô chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý về việcđạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau:

- Bảo vệ tài sản

- Hiệu lực và hiệu quả hoạt động

- Độ tin cậy của các báo cáo tài chính

và thực thi nhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên Không chỉ trong lĩnhvực tài chính kế toán mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh

nghiệp và việc chấp hành các quy định hiện hành và tuân thủ luật pháp Do

vậy mà KSNB không chỉ đơn thuần chỉ là những văn bản về những thủ tục,

chính sách của DN hay chỉ là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB là một

hệ thống nhằm huy động mọi nhân viên trong tổ chức đều thực hiện tham gia

vào công việc KSNB và chính họ là nhân tố quyết định đến mọi thành quá của

tổ chức

Theo báo cáo COSO 2013, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB baogồm:

- Môi trường kiểm soát: tạo ra một khuôn phép hỗ trợ cho các thành

phan khác của hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động hiệu quả Có 5nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát:

+ Tổ chức thé hiện cam kết đối với sự vững chắc, tính thông nhất trong

tổ chức, quản lý và chuẩn mực đạo đức

+ Tổ chức thể hiện cam kết tính độc lập của Ban tổng giám đốc vớiquản lý cấp cao

+ Thiết lập hệ thống giám sát, cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, và cácthấm quyên, trách nhiệm tương ứng khác

+ Tổ chức thu hút, phát triển và giữ lại những cá nhân có năng lực phùhợp với mục tiêu của tổ chức

+ Tổ chức quy trách nhiệm cho các cá nhân có trách nhiệm liên quanđến hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đánh giá ri ro: là một quá trình linh động, được lặp đi lặp lại nhằmxác định, phân tích và đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêucủa công ty, xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào Nhà quản lý cần

xem xét những thay đổi có thể có ở môi trường bên ngoài và trong mô hình

kinh đoanh của đơn vị có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của công

ty nhằm nhận diện các rủi ro phát sinh Có 4 nguyên tắc liên quan đến đánhgiá rủi ro:

+ Tổ chức xác định mục tiêu rõ ràng để tạo điều kiện cho việc đánh giá

rủi ro

+ Tổ chức xác định các rủi ro xuất phát từ bên trong tổ chức

+ Tổ chức xem xét khả năng xảy ra các gian lận khi tiến hành đánh giárủi ro tiềm an liên quan đến mục tiêu tổ chức

+ Xác định và đánh giá những thay đổi có thể tác động lớn đến hệ

thống kiểm soát nội bộ

- Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát phục vụ như là cơ chếquản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và có nhiều phần của

quá trình mà tổ chức đó phan đấu dé đạt được những mục tiêu Hoạt động

kiểm soát hỗ trợ các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức

Có 3 nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát:

+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảmthiểu rủi ro

+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung dựa

ty Quan lý việc thu thập thông tin, cung cấp hoặc sử dung những thông tin cóđược từ trong nội bộ lẫn bên ngoài để phục vụ cho các chức năng của các

thành phần trong kiểm soát nội bộ Có 3 nguyên tắc liên quan đến thông tin

và truyền thông:

+ Tổ chức thu thập, xử lý và sử dụng những thông tin chính xác nhằm

hỗ trợ quá trình hoạt động của các thành phần khác trong kiểm soát nội bộ

+ Tổ chức trao đổi thông tin nội bộ nhằm hỗ trợ các chức năng của cácthành phan trong kiểm soát nội bộ

+ Tổ chức trao đổi với các bên bên ngoài những van dé ảnh hưởng đến

chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ

- Hoạt động giám sát: bao gồm thực hiện đánh giá các hoạt động diễn

ra liên tục hoặc riêng biệt, hay là sự phối hợp của cả hai loại đánh giá này

nhằm đảm bảo rằng các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn tồn tại

và hoạt động tốt và đánh giá xem còn tồn tại những khiếm khuyết trong kiểmsoát nội bộ hay không Có 2 nguyên tắc liên quan đến Hoạt động giám sát:

+ Tổ chức lựa chọn, phát triển và thực hiện những đánh giá liên tục

hoặc riêng biệt để đám bảo các thành phần của kiểm soát nội bộ được ápdụng và thực hiện

+ Tổ chức ước lượng và thông báo các khiếm khuyết của kiểm soát nội

bộ một cách kịp thời với các bên có trách nhiệm để có các giải pháp khắcphục.

1.2 ĐẶC DIEM CUA CHU TRÌNH BAN HÀNG VÀ THU TIỀN

Bán hàng và thu tiền là quá trình thực hiện chuyển quyền sở hữu vềhàng hóa qua quá trình trao đổi hàng và tiền giữa khách thể kiểm toán vớikhách hàng Quá trình bán hàng thu tiền bao gồm qua nhiều khâu và nhiều

giai đoạn Chu trình bán hàng - thu tiền trong thực tế gồm những bước như

sau:

- Xử ly don đặt hang của khách hang

- Xét duyét ban chiu

- Giao hàng va lập hóa don

- Theo đõi công nợ phải thu và thu tiền

Bán hàng thì có nhiều hình thức khác nhau như: bán hàng gởi qua cácđại lý, gửi hàng chờ chấp nhận, bán buôn, trực tiếp bán lẻ, v.v Thanh toán thì

có các phương thức khác nhau như: tiền gửi ngân hàng, bán hàng trả góp, bán

chịu, thu ngay bằng tiền mặt, v.v Chu trình bán hàng - thu tiền là một giaiđoạn quan trọng của chu trình SXKD Với các hình thức bán hàng và thanh

toán đa đạng cho nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất

đa dạng Chu trình bán hàng và thu tiền còn liên quan đến nhiều khoản mục,đặc biệt là các khoản mục được phản ánh trong báo cáo KQHDKD của DN.

Hiệu quả hoạt động của DN cũng chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hiệu quả, hữu

hiệu của chu trình này.

1.3 KIEM SOÁT NỘI BO DOI VỚI CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU

TIEN

1.3.1 Những gian lận, rủi ro và sai sót có thé xảy ra trong chu trình

bán hàng thu tiền

Cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ

dé hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Khách hàng mạo danh, KH không được xác thực và có ý đồ lừa dao

- Nhu cầu về mua hàng không chính xác

- Không có khả năng đáp ứng về đơn hàng nhưng vẫn chấp thuận đơn đặt

hàng của KH.

- Giá bán được áp dụng cho đơn hàng một cách không chính xác

- Giữa người thực hiện áp giá cho đơn đặt hàng với KH có sự thông đồng để

áp giá gây bat lợi cho đơn vi

- Khả năng về việc thanh toán của KH không có nhưng vẫn chấp nhận việc

bán hàng cho KH.

- Áp dụng các điều kiện về thanh toán và về phương thức thanh toán gây batlợi đối với đơn vị

- Giao hàng chậm trễ cho KH.

- Trong quá trình xử lý các đơn hàng dé xảy ra sai sót dân đến gây nên sự bat

đồng với KH sau này

- KH chưa sẵn sàng đối với việc nhận đơn hàng Đối với đơn hàng từ phía KHthì việc theo dõi về thời gian được xác định trong đơn hàng có thể có những

thay đồi

- Việc giao hàng để phát sinh sai sót (thiếu, thừa, sai quy cách, sai về chủngloại, mặt hàng, v.v ), không bảo đảm việc chuyển giao một cách đầy đủ các

trách nhiệm cho các bên có liên quan.

- Lập sai hóa đơn.

- Hàng hóa đã thực hiện xuất giao cho KH nhưng hóa đơn vẫn không được

lập.

- Thực hiện giao nhận hóa đơn không kịp thời và đầy đủ cho phòng kế toán và

có thể bị mắt

- Ghi nhận sai nghiệp vụ về bán hàng trên hệ thống như: sai về số tiền, sai

thông tin về KH, sai về số lượng, định khoản, v.v

- Không ghi nhận nghiệp vụ bán hàng một cách kịp thời, không được ghi nhận hoặc ghi nhận sai kỳ.

- Các chứng từ bán hàng có các nội dung không hợp lệ và không đầy đủ (đơnđặt hàng, đề nghị bán hàng, hóa đơn, hợp đồng) không thống nhất với các số

liệu trên hệ thống, không có sự thống nhất lẫn nhau

- Người thu tiền (của đơn vị) có thể thực hiện tham ô số tiền thu được trongmột khoảng thời gian Thông thường xảy ra sự thông đồng với kế toán công

nợ phải thu KH.

- Xác định sai KH thanh toán trong việc ghi giảm nợ phải thu của KH.

- Số liệu do KH thực hiện theo dõi công nợ không khớp với số liệu công nợphải thu KH đang theo đõi trên hệ thống kế toán của đơn vị

- Khách hàng chây ì, chậm trả nợ.

- Biên bản đối chiếu công nợ khách hàng không được lập một cách đúng đắn

và không có sự phê duyệt phù hợp (chưa đảm bảo tính hiệu lực dé gởi cho

khách hàng);

- Việc đối chiếu các công nợ phải thu khách hàng về các sai lệch với số liệu

KH thì không được báo cáo, không được thực hiện nghiêm túc và không được

1.3.2 Mục tiêu KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền

a Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu KSNB

tông quát Mục tiêu kiểm soát nội bộ của nghiệp vụ bán hàng

Tính có thật - Doanh thu bán hàng được ghi sô là có thật

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phê chuẩn đúng đắn

Tính đầy đủ - Các nghiệp vụ tiêu thụ hiện hữu đều được ghi số

Sự đánh giá - Doanh thu ghi số là số tiền của hàng hóa gửi di và được

tính đúng và vào số chính xác

Sự phân loại - Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn Đã ghi

đúng số lượng, chủng loại hàng hóa đã vận chuyền

Tính đúng kỳ - Các nghiệp vụ bán hàng ghi sô theo căn cứ thời gian,

ghi đúng thời gian phát sinh.

Chuyền số và

tổng hợp

- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phản anh đúng dan trong

các số phụ và được tổng hợp chính xác

b Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

thu tién mat.

-Các khoản thu tiên mặt ghi sô được ghi sô và đem gửi

Sự đánh giá Kind

theo sô tiên nhận được.

Sự phân loại | - Các khoản thu tiên mặt được phân loại đúng dan.

- Các khoản thu tiên mặt được ghi sô căn cứ theo thời

Yêu cầu các chứng từ và số sách kế toán phải được thực hiện theo đúng

nội dung, đúng phương pháp lập, ký chứng từ thực hiện theo đúng quy định

của Luật kế toán va các văn bản quy phạm hiện hành bao gồm: Don đặt hàng

của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; Hóa

đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT); Các chứng từ phê chuẩn; Giấy báo thanhtoán; Phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng: Sổ nhật ký bán hàng; Số nhật

ky thu tiền mặt; Số nhật ký doanh thu bị giảm giá hoặc tra lại; S6 quỹ tiền mặt,

tiền gởi ngân hàng; Nhật ký theo đõi các khoản CKTM, giảm giá hàng bán và

hang bán bị trả lại; Số chỉ tiết các khoản phải thu khách hang; Số chỉ tiết thuếGTGT đầu ra; Bảng kê nghiệp vụ; Các báo cáo hay bảng kê công nợ kháchhàng; Báo cáo chỉ tiết thanh toán hay bảng kê thanh toán; Báo cáo doanh

1.3.4 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền thường được xem là một chu trình phức

tạp do nó liên quan đến nhiều nhóm công việc cần sự phối hợp giữa nhiều bộ

phận, phòng ban trong DN Để đạt được các mục tiêu quan trọng của chutrình chu trình này thì đòi hỏi phải thiết lập các kiểm soát một cách phù hợp

Theo Đường Nguyễn Hưng (2016): Thông thường chu trình bán hàng và thutiền ở doanh nghiệp bao gồm các quy trình với các mục tiêu kiểm soát và thủtục kiểm soát như sau:

a Quy trình: Tiếp nhận và xử ly đơn hàng

+ Tiếp nhận đơn hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm trên đơn đặt hàng có các thông tin làchính xác và nhu cầu về mua hàng là có thực

Để bảo đảm thực hiện được mục tiêu này, nhân viên bán hàng (phòng

KD) - người có trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng cần thực hiện các thủ tục

kiểm soát sau:

- Kiểm tra về các thông tin của KH như tên, số điện thoại, địa chỉ, mã

số thuế, chữ ký của người ký đơn hàng, logo và con dấu của đơn vị KH

- Thực hiện đối chiếu và kiểm tra các thông tin KH và người ký đơn đặt

hàng với mẫu biểu của đơn đặt hàng cùng với các đơn đặt hàng trước đây của

KH để phát hiện ra các khác biệt (nếu có) và tìm hiểu các sự khác biệt Sosánh với đơn đặt hàng cũ của KH nhằm phát hiện ra sự bất thường (nếu có)

- Xác nhận và kiểm tra lại số liệu đặt hàng về mặt hàng, về số lượng,đơn giá dé bảo đảm là không xảy ra nhầm lẫn hoặc có sự sai sót nào trong quá

trình ghi nhận thông tin đơn hàng.

- Đề xác nhận lại đơn đặt hang bằng cách gọi cho khách hàng, gửi mail,gặp trực tiếp với người thực hiện phụ trách việc mua hàng của đơn vị KH

+ Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng:

Trên cơ sở đơn đặt hàng đã được thực hiện xác thực và kiểm tra, lúc

này đơn đặt hàng sẽ bước sang giai đoạn xử lý nhằm ra quyết định cho việcbán hàng Để bảo đảm quá trình xử lý đơn hàng được tiến hành chính xác,

thuận lợi, quá trình xử lý đơn hàng ở bước này và các bước tiếp theo cần được

thực hiện trên mẫu chứng từ là Giấy đề nghị bán hàng Đơn vị cần kiểm trakhả năng đáp ứng don hàng về chủng loại, về mặt hàng, về quy cách, về số

lượng, về chất lượng và thời gian thực hiện việc giao hàng

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm rằng đơn vị có khả năng đáp ứng một

cách đầy đủ cho đơn hàng

Các thủ tục kiểm soát mà phòng KD cần tiến hành nhằm thực hiện các

mục tiêu:

- Trường hợp phòng KD chịu trách nhiệm việc phụ trách về kho thành

phẩm thì nhân viên có trách nhiệm này trên cơ sở theo dõi chặt chẽ tình hìnhtồn kho của các mặt hàng, sau đó tiến hành cân đối tồn kho của các mặt hàngvới các đơn hàng mới có đảm bảo hay không Nếu HTK đủ đáp ứng cho đơn

hàng thì nhân viên thực hiện phụ trách phải ký xác nhận trên Giấy đề nghị bán

hàng.

- Trường hợp HTK không đủ để đáp ứng với đơn hàng mới hoặc nhu

cầu của các KH cần các mặt hàng với các yêu cầu mang tính đặc thù thì nhân

viên có trách nhiệm sẽ liên hệ với phòng kế hoạch (phụ trách theo dõi hoạtđộng SX) dé thực hiện xác nhận, kiểm tra khả năng của đơn vị có thé đáp ứng

nhu cầu của KH về chủng loại, mặt hàng, quy cách, số lượng, chất lượng vàthời gian thực hiện việc giao hàng Trưởng phòng kế hoạch thực hiện việc xétduyệt và tiến hành xác nhận trên mẫu Giấy đề nghị bán hàng về khả năng đápứng về đơn hàng

+ Ap giá ban cho don vi đặt hang:

Mục tiêu kiểm soát là việc áp giá bán cho các mặt hàng trong đơn hang

bảo đảm là chính xác.

Các thủ tục kiểm soát mà đơn vị cần thực hiện như sau:

- Bảng giá của các loại mặt hàng phải được thiết lập sẵn và bảo đảm sự

cập nhật của bảng giá

- Nhân viên bán hàng thực hiện áp giá bán cho từng mặt hàng trong đơn

hàng dựa vào bảng giá và ghi vào Giấy đề nghị bán hàng

- Trường phòng KD kiểm tra và thực hiện xét duyệt Giấy đề nghị bánhàng.

+ Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là việc xét duyệt về mức bán chịu và phương thức

thanh toán cho các KH bảo dam thực hiện một cách đúng đắn, bao đảm về

khả năng thu tiền hàng

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Việc xét duyệt về mức bán chịu và phương thức thanh toán cho các

KH phải được giao cho bộ phận riêng biệt Ví dụ: phòng kế toán được tách

biệt với bộ phận có trách nhiệm về việc bán hàng (phòng KD)

- Các tiêu chí thực hiện việc phân loại KH và phải được thiết lập sẵnhạn mức tín dụng.

- Dé xuất mức bán chịu và các phương thức thanh toán cho KH được

Kế toán công nợ phải thu KH thực hiện căn cứ dựa vào các thông tin khác cóliên quan đến KH cùng với các thông tin về số dư nợ hiện tại của KH

- Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra và xét duyệt về mức bán chịu

và phương thức thanh toán cho KH trên mẫu Giấy đề nghị bán hàng

+ Phê chuẩn bán hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm tính hiệu lực của nghiệp vụ bán hàng,

nghiệp vụ bán hàng được bảo đảm phê chuẩn thích hợp và được xử lý đúngdan

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Các đề nghị bán hàng do phòng KD trình lên thì Giám đốc (hoặcngười được ủy quyền) kiểm tra lại và thực hiện phê chuẩn

- Giấy đề nghị bán hàng đã được phê chuẩn cần chuyên cho phòng kế

toán 1 bản dé theo dõi

+ Thông báo việc chấp nhận đơn hàng cho khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là:

- Bảo đảm mọi sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng được phát hiện.

- Bảo đảm KH xác nhận sẵn sàng nhận hàng theo thời gian xác định

trong đơn đặt hàng.

Thủ tục kiểm soát là việc gửi thông báo đơn đặt hàng đã được chấp

nhận cho KH để khách hàng kiểm tra và chuẩn bị hàng sẽ giúp thực hiện được

các mục tiêu trên.

b Quy trình: Giao hàng cho khách hàng

+ Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm giao hàng hóa đúng hạn theo đề nghị

bán đã được duyệt.

Các hoạt động kiểm soát như sau:

- Tiến hành lên kế hoạch thời gian giao hàng

- Nhân viên bán hàng theo dõi tình trạng của từng đơn hàng và theo dõi

lịch giao hang dé đôn đốc việc giao hàng đúng thời han cho KH

- Tình trạng của việc thực hiện giao hàng do Trưởng phòng KD có

trách nhiệm giám sát và kiểm tra thực hiện theo đúng lịch giao hàng của từng

đơn hàng.

+ Giao hang cho khách hàng tại kho don vi:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm thực hiện đầy đủ, không có sai sót việcgiao hàng được, chuyền giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Don vị có thé thiết lập bộ phận giao hàng cho KH với các thành phannhư sau: thủ kho, nhân viên phòng KD, nhân viên KCS, kế toán kho

- Thủ kho thực hiện việc xuất hàng ra khỏi kho sau đó trước khi giao

hàng thì nhân viên KCS sẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm

- Bộ phận giao hàng và KH cùng tiến hành việc kiểm nhận hàng

- “Phiếu xuất kho” sẽ do Kế toán vật tư, thành phẩm hoặc nhân viên

phòng KD tiến hành lập dé ghi nhận việc xuất kho đồng thời nhân viên phòng

KD lập “Biên bản giao nhận hàng”, KH và thủ kho cần ký xác nhận việc giaohang day đủ và không có thiếu sót

- Cần chuyển một bản “Biên bản giao nhận hàng” và “Phiếu xuất kho”

cho phòng kế toán dé làm căn cứ lập hóa đơn và theo dõi

+ Giao hàng cho bộ phận vận chuyển (trường hợp chuyển hàng):

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm việc giao hàng kịp thời, đầy đủ, khôngxảy ra sai sót và chuyên giao đầy đủ trách nhiệm cho các bên liên quan

Các hoạt động kiểm soát như sau:

Nhân viên phòng KD:

- Lên kế hoạch bồ trí xe giao hàng cho KH căn cứ dựa vào lịch giao hàng

- Điều phối xe cho đội vận chuyền giao hàng

- Khi hàng được xuất ra khỏi kho thì kiểm nhận hàng

- Lập “vận don” hoặc “Biên bản giao nhận hàng” dé xác nhận chuyên giao

trách nhiệm vật chất về hàng giữa thủ kho và lái xe chuyển hàng, và giữa lái

xe chuyển hàng với KH

- Xuất giao hàng cho bộ phận vận chuyên và xác nhận ký vào Phiếu xuất kho

- Ký xác nhận cho việc giao hàng vào “Biên bản giao nhận hàng” (ghi nhận sé

xe và khối lượng hàng)

- Ghi số theo dõi “Biên ban giao nhận hàng” và“Phiếu xuất kho”

Kế toán vật tư, thành phẩm hoặc nhân viên phòng kinh doanh:

- Kiểm nhận hàng hóa khi hàng được xuất ra khỏi kho

- Lập và giao cho lái xe chuyền hàng và thủ kho xác nhận ký vào “Phiếu xuất

kho”.

Nhân viên KCS: Kiểm tra chất lượng của sản phẩm

- Nhận hàng và kiểm tra dé giao cho KH đảm bảo đúng chất lượng, chủng loại,đúng số lượng, quy cách, đáp ứng thời gian giao hàng đã đề ra

- Ký xác nhận việc nhận hàng vào “Biên bản giao nhận hàng” và “Phiếu xuấtkho”.

- Thay mặt cho đơn vi thưc hiện giao hàng cho các KH.

- Giao nhận chứng từ chuyền hàng day đủ, đúng thời gian

- Nhận sự góp ý của KH và phản ảnh lại với đơn vị (nếu có)

+ Giao hàng cho khách hàng (trường hợp chuyển hàng):

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm thực hiện đầy đủ, không sai sót, kịp thời

việc giao hàng, chuyên giao đầy đủ trách nhiệm vật chất cho khách hàng

Các hoạt động kiểm soát như sau:

- Lái xe (đội vận chuyền) giao hàng và kiểm nhận hàng với KH

- KH ký nhận“hóa đơn và” “Biên bản giao nhận hàng”.

- Lai xe đem về nộp lại cho các bộ phận liên quan các chứng từ giao hàng.

+ Phát hành hóa đơn bán hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm lập đúng và kịp thời các “hóa đơn” khi

giao hàng cho KH.

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Nhân viên phòng KD (người có trách nhiệm theo dõi tinh trạng của các đơn

hàng) căn cứ vào việc theo dõi các đơn hàng phải kiểm tra xem hàng đã được

xuất kho cho đơn hàng chưa, nếu rồi thì “hóa đơn” đã được lập chưa đề cập

nhật tình trạng đơn hàng

- Kế toán doanh thu phải kiểm tra tình trạng của các đơn hàng, căn cứ vào đề

nghị bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng đã được phê duyệt để xem xét các hóa

đơn đã được lập chưa.

- Nhân viên phòng KD hoặc kế toán doanh thu căn cứ vào “Biên bản giao

nhận hàng” và “Phiếu xuất kho” chuyên đến thì tiến hành lập “hóa đơn GTGT”(có thể tự in) với đầy đủ các thông tin “Hóa đơn” được lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu tại bộ phận lập;

Liên 2: Giao khách hàng;

Liên 3: Giao cho kế toán doanh thu và kế toán công nợ

- Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra lại “hóa đơn”, đối chiếu với

“đơn đặt hàng”

- Bảo vệ của đơn vị phải kiểm tra đầy đủ chứng từ xuất hàng và hóa đơn khihàng xuất ra công của đơn vị

c Quy trình: Ghỉ nhận nghiệp vu bán hàng

Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng là một thủ tục quan trọng, nhằm bảo đảm

công nợ phải thu khách hàng và doanh thu được ghi nhận kịp thời chính xácthì việc thực hiện đúng đắn thủ tục này là cần thiết Quy trình này bao gồmcác bước:

+ Giao nhận hóa đơn:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm việc giao nhận đầy đủ và kịp thời cáchóa đơn, chuyển giao trách nhiệm quản lý hóa đơn một cách phù hợp sang bộ

phận kế toán

Các thủ tục kiêm soát như sau:

- Căn cứ vào đề nghị bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng, đã được duyệt

thì Kế toán doanh thu phải kiểm tra tình trạng của các đơn hàng, xem xét các

hóa đơn đã được lập chưa và yêu cầu luân chuyền kịp thời “Hóa đơn” cho bộphận kế toán

- Nhân viên phòng KD lập “Bảng giao nhận hóa đơn” đính kèm với các hóa đơn, thực hiện giao nhận các “hóa đơn” và “Bảng giao nhận hóa đơn” cho

kế toán doanh thu

- Kế toán doanh thu đối chiếu với Bảng giao nhận hóa đơn thực hiện

kiểm tra các Hóa đơn, ký xác nhận Bảng giao nhận hóa đơn Bảng giao nhận

hóa đơn có thể lập thành hai bản: 1 bản Phòng KD giữ và 1 bản Kế toán

doanh thu giữ.

+ Ghỉ nhận nghiệp vụ bán hàng:

Mục tiêu kiểm soát là:

- Bảo đảm các chứng từ bán hàng làm căn cứ ghi nhận nghiệp vụ bánhàng là hợp lệ, day đủ, khớp đúng với nhau và thống nhất với dữ liệu trên hệthống

- Các nghiệp vụ ban hàng bao đảm được ghi nhận chính xác, đúng kỳ,

và kịp thời.

Các mục tiêu đòi hỏi bộ phận kế toán phải thực hiện các hoạt độngkiểm soát khác nhau đề thực hiện các mục tiêu này:

- Cần đánh số thứ tự liên tục các “Hóa đơn” và các chứng từ và tham

chiêu đên nhau.

- Kế toán DT phải kiểm tra sự khớp đúng giữa các chứng từ, kiểm tra

sự phê chuẩn của nghiệp vụ, và đối chiếu dữ liệu trên hóa đơn với dữ liệu trên

hệ thống Phải báo cáo cho kế toán trưởng kịp thời nếu phát sinh các chênhlệch, đồng thời thông tin cho nhân viên phòng KD để giải quyết sai sót phát

- Để đảm bảo nghiệp vụ bán hàng được xử lý kịp thời và đúng đắn thì

Kế toán trưởng giám sát việc xử lý nghiệp vụ bán hàng

d Quy trình: Thu tiền khách hang

Mục tiêu kiểm soát chung là bảo đảm không có sai phạm xảy ra trongquá trình thu tiền KH và công nợ phải thu KH được thực hiện thu kịp thời.Đồng thời, đơn vị cũng cần phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ thu tiền đãđược ghi nhận đầy đủ vào số kế toán Việc thu tiền KH đúng hạn sẽ giúp cho

đơn vị đảm bảo được dòng tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh Việc thu

tiền qua tài khoản ngân hàng sẽ giúp đơn vị giảm bớt rủi ro liên quan đến quá

trình thu tiền

Các thủ tục kiểm soát như sau:

Đơn vị cần thực hiện đồng thời đề đối phó với các rủi ro

- Trường hợp thu tiền mặt ngay tại đơn vị: để giảm bớt rủi ro biến thủ thì

Công ty cần thực hiện việc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán

(kế toán tiền)

- Trường hợp thu tiền mặt tại đơn vị KH:

+ Giữa kế toán công nợ phải thu KH và người thu tiền cần thực hiện

việc bât kiêm nhiệm.

+ Lên kế hoạch trước về việc thu tiền trực tiếp KH hằng ngày (KH, sốtiền, thời gian thu tiền, thời gian nộp tiền) và được kế toán trưởng phê duyệt.

+ Nộp vào tài khoản của đơn vị hoặc nộp về đơn vị các số tiền thu đượchằng ngày

+ Kế toán trưởng (hoặc một người độc lập được ủy quyên) thực hiện

đối chiếu kế hoạch thu tiền với khoản tiền thu được (căn cứ vào số liệu tài

khoản ngân hàng trên hệ thống hoặc “Bảng kê thu tiền” kèm theo “Phiếuthu”) Cần liên hệ xác nhận với KH mọi khoản tiền dự kiến thu được nhưng

chưa thu được.

- Trường hop thu tiền qua tài khoản ngân hàng:

+ Người lập và phê duyệt “hóa đơn” và “hợp đồng” cần kiểm tra nhữngthông tin về tài khoản ngân hàng của đơn vị khi lập “Hợp đồng” với KH và

khi lập “hóa đơn”.

+ Yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản và thông báo cho KHđược rõ việc cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng của đơn vị cho KH

Ngoài ra đơn vị cần thực hiện các thủ tục kiểm soát sau:

+ Sau khi nhận được hoặc lập chứng từ thê hiện việc thê hiện thu tiền

từ KH (Giấy báo có, Phiếu thu) Kế toán thanh toán cần kiểm tra thông tin KH

và đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn, xác nhận với KH về việc thu tiền

+ Kế toán thanh toán ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kịp thời Sau đó,chuyền chứng từ cho kế toán công nợ phải thu KH để theo dõi việc thu nợ KH

+ Một người độc lập với kế toán công nợ phải thu KH thực hiện việc

đối chiếu công nợ với KH hằng tháng Báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng

mọi sự khác biệt giữa số liệu công nợ do KH theo dõi và đơn vị theo dõi

+ Đối chiếu số liệu công nợ thu được trong kỳ từ Báo cáo công nợ do

kế toán công nợ phải thu KH theo dõi với số liệu thu tiền từ KH do kế toán

thanh toán theo dõi.

+ Kế toán trưởng phải giám sát chặt chẽ toàn bộ công tác hạch toán,theo dõi công nợ và thu tiền KH.

e Quy trình: Đối chiếu công ng và báo cáo công nợ

Để đảm bảo công nợ, KH thanh toán tiền được theo dõi chính xác thiviệc đối chiếu công nợ là thủ tục cần thiết qua đó khẳng định quyền thu hồi

nợ và nhắc nợ đối với KH Sau khi việc đối chiếu công nợ được hoàn tất, việc

lập báo cáo công nợ phải thu KH nhằm bảo đảm tính hiệu quả của công tácquản lý nợ phải thu KH va.cung cấp thông tin phục vụ việc đánh giá tình hình,

giám sát công nợ phải thu KH,

+ Đối chiếu công nơ với khách hàng:

Thủ tục thường được thực hiện vào cuối mỗi tháng Để có kế hoạchthu hồi công nợ phù hợp thì đơn vị phải thực hiện các yêu cầu đặt ra là lậpbáo cáo tổng hợp công nợ phải thu KH và thủ tục đối chiếu công nợ một cách

nghiêm túc và kịp thời.

Mục tiêu kiểm soát là:

- Bảo đảm theo dõi trên hệ thống kế toán công nợ phải thu KH của đơn

vị khớp với số liệu công nợ do KH theo dõi

- Quá trình đối chiếu công nợ với KH bảo đảm được thực hiện một

cách nghiêm túc.

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Cần thực hiện việc bất kiêm nhiệm kế toán công nợ và người thực

hiện đối chiếu công nợ phải thu với KH

- Căn cứ vào số liệu theo dõi công nợ phải thu KH trên hệ thống, người

thực hiện đối chiếu công nợ lập các “Biên bản đối chiếu công nợ” đối chiếu,kiểm tra số liệu với số liệu bán hàng

- Các “Biên bản đối chiếu công nợ” do kế toán trưởng phê duyệt và

kiểm tra

- Người thực hiện đối chiếu công nợ yêu cầu KH xác nhận công nợ trên

“Biên bản đối chiếu công nợ”, thực hiện đối chiếu công nợ với KH một cáchkịp thời Cần phải báo cáo kịp thời mọi khác biệt số liệu công nợ giữa hai bên

cho kế toán trưởng xử lý

- Cần phải lập báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc đơn vị về các

trường hợp có phát sinh khác biệt số liệu công nợ giữa hai bên hoặc không thể

đối chiếu công nợ với KH

- Kế toán trưởng giám sát toàn bộ quá trình đối chiếu công nợ với KH

+ Báo cáo công nợ phải thu khách hang

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm lập kịp thời, chính xác “Báo cáo tổnghợp công nợ phải thu KH”.

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Người thực hiện đối chiếu công nợ KH tiến hành lập “Báo cáo tổng

hợp công nợ phải thu KH” sau khi thực hiện đối chiếu công nợ với KH

- Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyét “Báo cáo tổng hợp công nợ phải

thu KH” Thực hiện việc giám sát và đốc thúc việc lập đúng hạn “Báo cáotổng hợp công nợ phải thu KH

Sf Quy trình: Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng ban

Trong quá trình bán hàng, đơn vị có thể gặp phải các trường hợp hàngbán bị trả lại hoặc khách hàng khiếu nại giảm giá hang bán Vấn dé này xảy ra

khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa đã nhận được Khi đó, người bán

có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho hàng bán trên cơ sở thỏa thuận với bên

mua Việc xử lý đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung là các trường hợp

hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán được xử lý, thực hiện một cách đúng đắn,

không có sai phạm xảy ra.

+ Tiếp nhận khiếu nai từ khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là:

- Các khiếu nại của KH bảo đảm tiếp nhận một cách kịp thời và đầy đủ.

- Bảo đảm các trường hợp khiếu nại giảm giá hàng bán hang, bán trả lại

là đúng đắn

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Các nhân viên làm việc có quan hệ với KH thực hiện tiếp nhận cáckhiếu nại của KH và báo cáo kịp thời, đồng thời chuyền kịp thời các khiếu nại

của KH cho bộ phận chăm sóc KH.

- Với sự xác nhận của các bên có liên quan thì nhân viên bộ phận cham

sóc KH phải lập “Biên bản về khiếu nại” của KH

- Thông qua xác nhận của các bên có liên quan và thực tế hàng nhận lại

trong trường hợp “Biên bản xác nhận hàng” không đạt yêu cầu được lập ởđơn vị KH thì bộ phận chăm sóc KH phải kiểm tra tính xác thực của các khiếu

nại của KH.

+ Kiểm tra khiếu nai của khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là bảo đảm các phản hồi, khiếu nại của KH đượckiểm tra, xác nhận là có thực và xác đáng

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Bộ phận KCS phối hợp với bộ phận chăm sóc KH để xác nhận, kiểmtra phản hồi của KH

- Bộ phận KCS kiểm tra kỹ quy cách, chủng loại, chất lượng hàng,v.v.xác định các nguyên nhân của van dé, xác định trách nhiệm của các bên có

liên quan Tiến hành ghi lại kết luận điều tra vào “Biên bản về khiếu nại của

KH”.

- Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận kết luận điều tra của bộ phận

KCS.

- Dựa trên kết luận kiểm tra khiếu nại của KH trên cơ sở chính sách giảiquyết khiếu nại của KH của đơn vị, bộ phận chăm sóc KH phải tiến hànhthương lượng giải quyết khiếu nại

+ Quyết định xứ lý khiếu nại của khách hàng:

Mục tiêu kiểm soát là các khiếu nại của KH bảo đảm được xử lý đúng

đắn và có hiệu lực

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- GD (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và đưa ra quyết định giảiquyết khiếu nại của KH

- Gửi cho các bộ phận có liên quan để theo dõi và thực hiện các quyết

định giải quyết khiếu nại của KH

+ Lập các chứng từ xử lý khiếu nại khách hàng:

Các thủ tục kiểm soát như sau:

- Nhân viên lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chỉ tiền (nhân viênphòng KD có trách nhiệm lập “hóa đơn”, kế toán thanh toán phụ trách lập các

chứng từ chỉ tiền) phải kiểm tra tính xác thực của “Biên bản về khiếu nại củaKH” và quyết định của giám đốc về xử lý khiếu nại của KH Trong trường

hợp tiếp nhận hóa đơn xuất hàng trả lại cho KH, kế toán trưởng cần kiểm tra,

xét duyệt trước khi kế toán có thể sử dụng đề hạch toán giảm công nợ

- Căn cứ vào quyết định của giám đốc về xử lý khiếu nại và biên bản về

khiếu nại của KH thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chi tiền

- Hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chỉ tiền phải được kế toán trưởng

và giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và phê duyệt

KET LUAN CHUONG 1

Nội dung chương | là trình bay về các lý luận cơ bản về hệ thống kiểmsoát nội bộ dựa trên khuôn mẫu COSO năm 2013 và KSNB đối với chu trìnhbán hàng - thu tiền

Dựa vào các cơ sở lý luận từ nền tảng tại chương 1 về KSNB, tác giả đã

tiến hành đi vào chương 2 căn cứ dựa theo tình hình hoạt động KD thực tẾ tạiđơn vị Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng dé đưa ra các đánh giá cụ thé

trong từng quy trình KSNB về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty theo

hệ thống lý thuyết đã được trình bày cụ thé tại chương 1

CHƯƠNG 2

THUC TRANG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BAN

HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH GAS

PETROLIMEX ĐÀ NANG

2.1 TONG QUAN GIỚI THIEU CHUNG VE CÔNG TY TNHH GASPETROLIMEX DA NANG

2.1.1 Khái quát về công ty

CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX ĐÀ NẴNG

Tên quốc tế DANANG PETROLIMEX GAS COMPANY

Tên viết tắt PGC -DANANG

Mã số thuế 0400485944

Địa chỉ 122 đường 2 tháng 9,P.Bình Thuận, Q.Hải Châu, TP Đà Nẵng,

VN

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng tiền thân là Xí nghiệp Gas

trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực V được thành lập ngày 01/ 04/1998,ngày 01/01/1999 trực thuộc Tổng Công ty Gas Petrolimex và đổi tên thành

Chi nhánh Gas Đà Nẵng Ngày 01/01/2004 đổi tên thành Chi nhánh Gas

Petrolimex Đà Nẵng trực thuộc Tổng Công ty cổ phần Gas Petrolimex Nhằmtăng tính chủ động và độc lập hơn trong kinh doanh ngày 01/05/2005 quyết

định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty cổ phần Gas Petrolimex số19/PGC_QĐÐ_ HĐQT thành lập Công ty TNHH Gas Petrolimex Da Nẵng, trực

thuộc Tổng Công ty cô phần Gas Petrolimex là tổ chức lớn nhất chuyên cung

cấp khí đốt hóa lỏng gọi tắt là LPG cho mọi nhu cầu tại địa bàn Miền Trung

và Tây Nguyên.

2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh bao gồm kinh doanh hàng hóa và dịch

vụ Kinh doanh khí đầu mỏ hóa lỏng (LPG chai) Kinh doanh khí dầu mỏ hóa

lỏng (LPG) cho xe ô tô Bán buôn vật tư thiết bị, phụ kiện liên quan đến KDkhí đầu mỏ hóa lỏng (LPG) Bán lẻ khí dầu mỏ hóa lỏng, bếp gas, thiết bị, vật

tư, phụ kiện nhằm phục vụ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng

Bảo dưỡng, sửa chữa lắp đặt, kiểm định vỏ bình chứa khí dầu mỏ hóalỏng (LPG) Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ và các dịch vụ thương mạiliên quan đến kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) Lắp đặt giàn bình gas

TRAM CHIET CUA HANG TRUC

NAP THUOC CHI NHANH

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tô chức của Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng