Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

KHÁI QUAT VE KIEM SOÁT NOI BỘ

(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch. là ủy ban các tổ chức tai trợ) là một định nghĩa đầy đủ va chính xác nhất về KSNB đã được nhiều Công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả. COSO định nghĩa rằng: KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tô chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý về việc.

ĐẶC DIEM CUA CHU TRÌNH BAN HÀNG VÀ THU TIỀN

Quan lý việc thu thập thông tin, cung cấp hoặc sử dung những thông tin có được từ trong nội bộ lẫn bên ngoài để phục vụ cho các chức năng của các thành phần trong kiểm soát nội bộ. + Tổ chức thu thập, xử lý và sử dụng những thông tin chính xác nhằm hỗ trợ quá trình hoạt động của các thành phần khác trong kiểm soát nội bộ.

KIEM SOÁT NỘI BO DOI VỚI CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU TIEN

- Trường hợp HTK không đủ để đáp ứng với đơn hàng mới hoặc nhu cầu của các KH cần các mặt hàng với các yêu cầu mang tính đặc thù thì nhân viờn cú trỏch nhiệm sẽ liờn hệ với phũng kế hoạch (phụ trỏch theo dừi hoạt động SX) dé thực hiện xác nhận, kiểm tra khả năng của đơn vị có thé đáp ứng. - Nhân viên lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chỉ tiền (nhân viên phòng KD có trách nhiệm lập “hóa đơn”, kế toán thanh toán phụ trách lập các chứng từ chỉ tiền) phải kiểm tra tính xác thực của “Biên bản về khiếu nại của KH” và quyết định của giám đốc về xử lý khiếu nại của KH.

TONG QUAN GIỚI THIEU CHUNG VE CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX DA NANG

Bán lẻ khí dầu mỏ hóa lỏng, bếp gas, thiết bị, vật tư, phụ kiện nhằm phục vụ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng. Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ và các dịch vụ thương mại liên quan đến kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG).

TCHC KTTC TRUC TIẾP ĐẠI LÝ BH

• ơ ( peu) nghành) nghành)

Vào cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa số (cộng sô) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu chỉ tiết với số liệu tổng hợp được thực hiện. tự động, luôn đảm bảo trung thực và chính xác theo thông tin đã được nhập. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa số kế toán với BCTC sau khi đã được in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối mỗi tháng, cuối năm thì các số kế toán tổng hợp và số kế toán. chỉ tiết được in ra giấy, thực hiện đóng thành quyền và thực hiện các thủ tục. pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay. CHỨNG TỪ KE. chee) SỐ KE TOÁN. Định kỳ tuan/ tháng/ quý/ năm báo cáo (Phu luc 22: Báo cáo cân đối phát sinh công nợ), nhân viên nghiệp vụ tổng hợp các khoản nợ quá hạn, nợ xấu để báo cáo Giám đốc hoặc Cửa hàng trưởng đồng thời chuyền tới các Phòng kinh doanh có liên quan (nếu thực hiện bán hàng trực tiếp) để nắm tình. Báo cáo nhanh công nợ: Thực hiện nộp báo cáo nhanh định kỳ hàng. tháng theo mẫu biểu công ty qui định bằng văn bản trong từng thời kỳ hoặc báo cáo nhanh công nợ theo yêu cầu đột xuất của công ty. cáo tiêu thụ hàng hóa).

SỰ CAN THIẾT TRONG VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIEM SOÁT NOI BO DOI VOI CHU TRINH BAN HÀNG VÀ THU TIEN TẠI

Dựa trên cơ sở lý thuyết đã được nêu cụ thé ở Chương | về mục tiêu trong việc kiểm soát nội bộ, từ thực trạng trong công tác KSNB chu trình bán hàng — thu tiền đã được mô ta chi tiết cụ thể ở Chương 2, cho thấy những mặt đạt được và những mặt còn hạn chế đối với công tác KSNB chu trình này. Từ những vấn đề còn hạn chế, yêu cầu Công ty cấp thiết phải thực hiện các giải pháp kịp thời để tăng cường công tác kiểm soát hơn nữa đối với chu trình bán hàng và thu tiền nhằm mục đích hạn chế các rủi ro có khả năng xảy ra, nâng.

MỘT SO CÁC GIẢI PHÁP NHAM HOÀN THIỆN CONG TÁC KIEM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TẠI

“Giấy đề nghị cung cấp hàng” cần có Trưởng đơn vị (Cửa hàng trưởng) ký xác nhận đề nghị. Trưởng các phòng. KD và Kế toán trưởng sau khi thực hiện việc kiểm tra hạn mức và khả năng đáp ứng về đơn hàng, trình GD công ty phê duyệt. “Giấy đề nghị cung cấp hàng” sau khi đã trình duyệt sẽ được chuyền lại cho bộ phận kế toán tiễn hành lập phiếu xuất kho tạm ứng dộ theo dừi tỡnh hỡnh xuất kho cho Cửa hang, chi nhánh. Kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại tình hình thanh toán của cửa hàng, chỉ nhánh đối với số hàng hóa đã thực hiện ứng trước đó trước khi lập biên bản giao hàng để gửi hàng đi, và sau đó quyết định có thực hiện việc xuất hàng hay không. Quá trình này nhằm hạn chế về khả năng nhân viên bán hàng. thuộc bộ phận kinh doanh giao cho cửa hang, chi nhánh vượt định mức cho phép. Tại thời điểm ngay khi giao hàng thì bộ phận giao hàng yêu cầu người. có trách nhiệm của bên thực hiện nhận hàng phải thực hiện ký vào biên bản. bàn giao nhằm tránh các rủi ro nếu bên nhận hàng từ chối việc thanh toán vì. ly do không nhận hang tại đơn vi. Quy trình: Ghỉ nhận nghiệp vụ bán hàng. Bộ phận lập hóa đơn chưa được tách riêng biệt với bộ phận kinh doanh. Tại kho Công ty, nhân viên bán hàng thuộc bộ phận KD là vừa nhận nhiệm vụ. bán hàng và vừa nhận nhiệm vụ lập hóa đơn bán hàng. Vì vậy, Công ty cần quy định rừ bộ phận viết húa đơn bỏn hàng phải hoàn toàn tỏch biệt với bộ phận kinh doanh. Việc viết hóa đơn cần giao hoàn toàn cho bộ phận kế toán, điều này nhằm tránh sự thông đồng của nhân viên bán hàng và khách hàng. Để hạn chế các sai sót thông tin giữa hóa don và đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho kiêm biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn chỉ được lập và giao cho. KH khi hàng hóa đã được giao nhận xong và có chữ ký xác nhận của KH. Công ty nên lập hóa đơn theo từng Phiếu xuất kho, tránh việc gộp nhiều Phiếu xuất kho khi viết hóa đơn đề thuận lợi cho công tác kiểm soát. Nờn xõy dựng quy định đối với cỏc cửa hàng, chỉ nhỏnh một cỏch rừ ràng về thời gian chuyền báo cáo công nợ phải thu KH và phê duyệt. Công ty cần khuyến khích các khách hàng nhận hóa đơn khi mua hàng. Việc này giúp cho hóa đơn GTGT được viết cho đúng đối tượng, tránh tình trạng chuyền người nhận hóa đơn từ khách lẻ sang KH doanh nghiệp. Doanh thu được ghi nhận kịp thời, các sai sót được phát hiện kịp thời và điều chỉnh. Kê khai thuế GTGT theo đúng quy định. Nhân viên bán hàng thu tiền mặt ít có cơ hội chiếm dụng tiền bán hàng do bán hàng không xuất hóa đơn kịp thời. Công ty cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cập nhật thay đổi giá bán kip thời và tiến hành niêm yết công khai trên các trang mạng điện tử và niêm yết bảng giá cập nhật tự động tại các cửa hàng, mục đích nhằm. tránh việc nhân viên bán hàng bán giá cao so với quy định Công ty. Quy trình: Thu tiền khách hang. Công ty nên trang bị thêm các thiết bị quét thẻ tự động nhằm khuyến khích các KH thực hiện việc thanh toán tiền qua ngân hàng hoặc thẻ tín dung. Công ty cần yêu cầu các cửa hàng bán hàng, tiền hàng thu được phải nộp ngay trong ngày cho thủ quỹ hoặc chậm nhất vào đầu giờ làm việc sáng ngày hôm sau. Nếu ngày hôm sau là ngày nghỉ hoặc ngày lễ thì tiền hàng được nộp chậm nhất vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc kế tiếp. Nghiêm cắm việc sử dụng tiền hàng vào mục đích khác. Quy trình: Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ. Đánh giá một cách đúng đắn về khả năng thu hồi của các khoản nợ phải thu chỉ tiết cho từng KH, công ty cần có các biện pháp nhằm mục đích hạn chế xay ra việc nợ quá hạn, kiểm soát và thu hồi nợ đúng hạn không có khả năng thu hồi. Công ty cần yêu cầu các don vị tự xây dựng, bé sung dấu hiệu nhận biết nợ quá hạn và nợ xấu, khi khoản nợ có một trong các dấu hiệu sau đây sẽ được coi là khoản nợ quá hạn/nợ xấu:. Dấu hiệu nhận biết nợ quá hạn. a) Khoản nợ quá hạn định mức nợ theo thời gian nợ đã ký kết trên hợp đồng được tính theo từng hóa đơn, từng lần xuất hàng hoặc Tổng công nợ thực tế nợ vượt quá mức dư nợ tối đa ghi trên hợp đồng;. b) Khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng (áp dụng đối với trường hợp qui định thanh toán vào một thời điểm cho nhiều hóa đơn bán hàng trong tháng) hoặc các cam kết nợ khác (nếu có). Dấu hiệu nhận biết nợ xâu. a) Khách hàng không có ý định trả nợ sau 3 lần gửi công văn đòi nợ;. b) Các khoản nợ đã quá hạn/cam kết từ 90 ngày trở lên hoặc khách hàng không mua hàng trong tháng trước liền kề nhưng khoản nợ cũ của tháng trước đã quá hạn, khách hàng chưa trả tiền, chưa có văn bản thông báo công ty lý do chậm thanh toán, không có cam kết thanh toán nợ. c) Khách hàng có dấu hiệu không có khả năng trả nợ: ngừng hoạt động hoặc đang làm thủ tục giải thể hoặc đã lâm vào tình trạng phá sản. Trường hợp tự ý cấp hàng (hoặc thiếu quan tâm tới công việc dé khách hàng nợ quá hạn mà không biết) và không báo cáo lãnh đạo công ty khi KH đang nợ quá hạn thì Cá nhân, tập thể bộ phận trực tiếp quản lý khách hàng này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn và trực tiếp về nợ quá hạn cũng như các rủi ro tài chính có liên quan đến khoản nợ quá hạn này.

HANG HểA, CHAT LƯỢNG, KHễI LƯỢNG

Bên B sẽ thông báo cho bên A bằng văn bản về việc ủy quyén/giao nhiệm vụ cho các cá tiết: Họ và tên, Chứng minh thư nhân dân/Thẻ căn cước (SỐ, ngày cấp, nơi cấp), chữ ký nhân của bên A đại điện giao nhận hang (LPG, vỏ bình, hàng hóa khác,.., trong đó chỉ. Quyền sở hữu: Vỏ chai gas Petrolimex (còn gọi là vỏ bình Petrolimex) là tài sản của 'bên A để sang chiết nạp LPG trái phép và các mục đích khác trái với các quy định của bên A, do bên A cung cấp. Bên B không được phép sử dụng vỏ chai gas Petrolimex của. bên B thuê chai LPG mang nhãn hiệu PETROLIMEX theo hình thức ký a ¡ tài sản cho bên A sau khi không còn sử dụng. ộn được thộ hiện bằng biờn bản hoặc húa đơn ghi rừ. ¡ tính từ đơn giá ký cược vỏ chai. Tại thoi di ký. ga limex được hai bên thống nhất như sau:. Đơn giá ký cược. không quá 6 in) thing ké tir khi hai bén thỏa thuận mức tiễn hoàn trả nhưng không í.

Học viên trình bày luận văn trước Hội đồng

Thành viên phản biện đọc nhận xét và nêu câu hỏi (có văn bản kèm theo), các. thành viên của Hội đồng nhận xét và nêu câu hỏi, đại biểu tham dự nêu câu hỏi. Học viên trả lời các câu hỏi của thành viên Hội đồng và đại biểu tham dự. Hội đồng họp riêng để đánh giá và bỏ phiếu kín. Trưởng ban kiểm phiếu công bố kết quả. Kết luận của Hội đồng:. a) Kết luận chung về mức độ đáp ứng yêu cầu của luận văn thạc sĩ:. aie ipl wre. c) Chủ tịch Hội đồng uy quyên cho Thu lý kiém tra và ký vào báo cáo giải trình chỉnh sửa luận văn (đối với trường hợp Chủ tịch ở ngoài ĐHĐN). Nhìn chung, Luận văn đã đạt được mục tiêu đề ra: Đã tổng hợp được cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp; mô tả, tổng hợp khái quát, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Năng; đưa ra được định hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng.

PHAN NHẬN XÉT

Luận văn đã đạt được các mục tiêu đặt ra: Đã tổng hợp được cơ sở lý thuyết chung về kiểm soát nội bộ chu trình bản hang và thu tiền trong doanh nghiệp; mô tả, tông hợp khái quát,. + Nhận xét cuối chương 2: Có nhận xét nội dung “nhận định và đánh giá rủi ro” (tr68) nhưng thực trạng về nội dung này không được trình bày.