hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần rtc technology việt nam

Để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý, hạn chếcác sự cố thiệt hại, thất thoát, quản trị rủi ro và hệ thống kiểm soát ngày càng được c

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

Khoa Kế Toán – Chuyên ngành Kiểm Toán

-✧ -LUẬN VĂN CHƯƠNG 1

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM

Chuyên ngành: Kiểm toán

Mã số: 22 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS NGÔ NHƯ VINH

Năm 2022

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ.

Trong môi trường kinh tế phát triển không ngừng như Việt Nam, các rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt sẽ không ngừng thay đổi Để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý, hạn chếcác sự cố thiệt hại, thất thoát, quản trị rủi ro và hệ thống kiểm soát ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn

Theo Luật Kế toán 2015 “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội

bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp vớiquy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi

ro và đạt được yêu cầu đề ra" [Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017]

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quảntrị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì

để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan".[Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400]

Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị, BanGiám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo

ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan

Như vậy kiểm soát nội bộ là một quá trình người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ

1.1.2 Khái niệm và sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

Khái niệm:

Chuẩn mực Kiểm toán về đánh giá rủi ro và Kiểm soát nội bộ ISA (400) của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) đã đưa ra định nghĩa : Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm toàn bộ các chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu : bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động

Còn theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soátnội bộ ( VSA 400 ) , ban hành theo Quyết định số 143 / 2001 / QĐ - BTC ngày

21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra , kiểm soát , ngăn ngừa và pháp hiện gian lận , sai sót ; để lập BCTC trung thực và hợp lý ; nhằm bảo vệ , quản

lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị."

Như vậy, các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ nhìn chung đều đồng nhấtvới nhau như sau:

Thứ nhất, khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ nhấn mạnh đến việc tổ chức

một hệ thống kiểm soát với các chính sách, thủ tục được lập ra để đạt được mục tiêu đặt ra hơn là một hoạt động kiểm soát cụ thể

Thứ hai, đều nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị , xác nhận

độ tin cậy của thông tin , bảo đảm việc thực hiện các chế độ về mặt pháp lý và thúc đẩy các hoạt động được thực hiện hiệu quả

Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

Một hệ thống kiểm soát yếu kém sẽ gây ra nhiều rủi ro, nhiều kẽ hở gây tổn thấtcho doanh nghiệp Vì thế hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là thiết yếu vì vai trò quan trọng của chúng trong doanh nghiệp là rất quan trọng:

- Giúp giảm bớt rủi ro sai sót và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sót trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Giúp đảm bảo ghi chép đầy đủ chính xác, lập báo cáo tài chính trung thực,khách quan

- Giúp bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, thất thoát, trộm cắp, hao hụt

- Giúp đảm bảo mỗi thành viên chấp hành, tuân thủ pháp luật, các quy chế nội quy, quy định hoạt động mà công ty đặt ra

- Giúp đảm bảo tối ưu các nguồn lực có hạn của doanh nghiệp một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu đặt ra

Tuy nhiên, hệ thống KSNB dù có hiệu quả đến đâu cũng không thể cung cấp sự đảm bảo tuyệt cho các nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Bởinhững hạn chế vốn có của KSNB chi phối nhiều đến khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp như: do sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên môn của nhà quản lý trong việc xây dựng các quy định, chính sách, thủ tục kiểm soátkhông phù hợp; hoặc do nhân viên của doanh nghiệp vô ý hiểu sai chỉ dẫn của nhà quản lý; hoặc do sự thông đồng vụ lợi của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý nhằm thu về lợi ích riêng; hoặc do sự lỗi thời, lạc hậu của các thủ tục kiểm soát hoặc do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi Ngoải ra nếuchi phí bỏ ra cho việc kiểm soát các rủi ro đó quá cao thì các thủ tục kiểm soát

có thể không được áp dụng Như vậy hệ thống KSNB hữu hiệu là nhân tố chủ chốt của một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hiệu lực

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.

Theo quan điểm của COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát

1 Môi trường kiểm soát.

a Định nghĩa:

Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt độngcủa thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội

bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Môi trường kiểm soát

là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức

Người lãnh đạo sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư

xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra

b Yếu tố của môi trường kiểm soát:

Thứ nhất: Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo được thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành Do nhà quản lý là người thiết lập các chính sách , chế độ thủ tục tại đơn vị nên phong cách lãnh đạo và quan điểm quản lý của họ cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc thực thi các chính sách, chế

độ của đơn vị đó Nhà lãnh đạo sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ

cư xử đúng mực để làm gương và yêu cầu mọi người trong đơn vị thực hiện

theo Một nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng, thiết lập các thủ tục kiểmsoát chặt chẽ trước khi ra quyết định thì những thành viên khác trong đơn vị cũng sẽ cảm nhận được mà theo đó cũng góp phần xây dựng hệ thống KSNB tốthơn Một nhà lãnh đạo chú trọng mục tiêu đạt được tối đa lợi nhuận, xem nhẹ rủi ro, không quan trọng KSNB, thiết lập các thủ tục kiểm soát đơn giản, lỏng lẻo thì những thành viên khác trong đơn vị cũng theo thái độ đó mà dễ gây ra các sai sót, gian lận không đáng có

Thứ hai: Chính sách nhân sự.

Con người là chủ thể quan trọng trong mọi hoạt động của tổ chức Vì thế chính sách nhân sự tốt cũng thể hiện được nhận thức của đơn vị về kiểm soát như: Thiết lập các tiêu chuẩn cao về tuyển dụng, định hướng, đào tạo cho thấy lời cam kết của đơn vị rằng các nhân viên trong tổ chức đều có năng lực và đáng tincậy Thiết lập các cơ sở đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật chính xác, rõ ràngthể hiện được sự khuyến khích từ phía đơn vị các phẩm chất tốt và đẩy cao nănglực của đội ngũ nhân viên và người lao động

Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên , họ là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát, vì vậy nhà quản lý phải có những biện pháp đào tạo nhân viên: bố trí họ phù hợp với công việc, với năng lực chuyên môn để họ có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc

Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận hành nó lại kém

về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả

Thứ ba: Đảm bảo về năng lực:

Năng lực là kiến thức và các kỹ năng chuyên môn cần thiết để có thể thực hiện

và hoàn thành nhiệm vụ công việc được phân công, là trình độ hiểu biết để hiểu được vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong KSNB Lãnh đạo và nhân viên đều cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức Chính vì thế mà thiết lập chế độ tuyển dụng và đào tạo là một phương pháp hữu hiệu để đảm bảo cho nhân viên có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện có hiệu quảcông việc của mình

Thứ tư: Sự liêm chính và giá trị đạo đức.

Tính hiệu quả của các kiểm soát chịu ảnh hưởng lớn từ tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Nhà lãnh đạo và các thành viên trong đơn vị phải thực hiện công việc với một tinh thần trung thực, thẳng thắn, bất vụ lợi Nhà lãnh đạo công minh, nghĩa là không được phép phán

quyết một cách vội vàng, hoặc áp đặt, hay gây áp lực đối với các thành viên trong đơn vị Nếu một đơn vị tập trung quyền lực vào một người thì cần phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu đơn vị mà quyền lực phân tán cho nhiều người thì quan tâm đến việc phân quyền tránh lạm dụng quyền Thành viên trong đơn vị phải có tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện quatuân thủ các điều lệ , quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của CBCC nhà nước Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách, quy tắc của đơn vị hay thông qua các quy chế khen thưởng khích lệ đối với những tâm gương người tốt việc tốt trong công ty.

Thứ năm: Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn những bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan hệ với nhau để cùng thực hiện chức năng quản lý Cần có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tránh chồng chéo, bỏ trống để có thể kiểm tra và kiểm soát lẫn nhau Ngoài ra , cơ cấu tổ chức cần phủ hợp với quy mô và hoạt động của đơn

vị Một cơ cấu hợp lý là một cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thểngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động

có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ máy kiểm soát và với những công ty lớncòn có thêm bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan Bộ máy kiểm soát thường là một nhóm người trong bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất (thànhviên của hội đồng quản trị) am hiểu kiểm soát, không tham gia quản lý để: giámsát hoặc kiểm tra sự giám sát các bộ phận phòng ban, các chu trình hoạt động trong công ty

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi đó môi trường kiểm soát là tập thể con người quyết định đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống kiểm soát nội bộ

2 Đánh giá rủi ro.

a Định nghĩa:

Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là việc đánh giá hiệu quả hệ thống kế toán

và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị trong việc ngăn ngừa hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu Rủi ro kiểm soát thường không hoàn toàn được loại trừ do sự hạn chế tiềm tàng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội

bộ Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như thế nào.

b Quy trình đánh giá rủi ro:

Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi Đánh giá rủi ro baogồm: quá trình Ban Giám đốc nhận dạng, xác định rủi ro và phân tích, ước tính, đánh giá rủi ro một cách thích hợp để quyết định các hành động và xác định biện pháp xử lý phù hợp nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra

 Nhận dạng rủi ro:

Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị hay trong một mắt xích hoạt động Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác Rủi ro cần được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị do các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống

 Đánh giá rủi ro:

Để kiểm soát được rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận dạng được các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá khả năng gây ra rủi ro và các hệ quả màrủi ro gây ra Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Nhà quản lý phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đónhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro Thí dụ: Doanh nghiệp tham gia kinh doanh vào một khu vực địa lý mới mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB

 Phát triển các biện pháp đối phó:

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: Phân tán rủi ro , chấp nhận rủi ro, tránh

né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Như vậy, rủi ro luôn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại rủi ro mà người ta có thể có cách thức xử lý riêng biệt Phán đoán đúng, sai đầy đủ hay không, xử

lý đúng đắn hay không là phụ thuộc vào khả năng của mỗi nhà quản lý, mỗi chủ thể kinh tế - xã hội

3 Hệ thống thông tin.

Thông tin và truyền thông rất cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB Điều kiện đầu tiên là phải đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy, được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển

đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm các thành viên trong đơn vị thựchiện chức năng trong KSNB Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ Nếu chất lượng của những thông tin như tính thích hợp, kịp thời, chính xác không được đảm bảo sẽ ảnh hưởng tới khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo

- Một hệ thống thông tin thích hợp phải tuân thủ theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Nó phải xem xét kết hợp cả những dữ liệu bên trong và các thông tinbên ngoài để giúp nhà quản lý ra quyết định và nhận được những báo cáo nhanh chóng, chính xác

Truyền thông – Có thông tin chất lượng là một yếu tố quan trọng những làm sao để truyền đạt thông tin đó một cách chính xác, kịp thời, không sai lệch từcấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức còn quan trọng hơn Truyền thông cần được chú ý để tránh tình trạng nhân viên hiểu sai ý của nhàquản lý, nhà quản lý nhận về thông tin sai Ngoài ra cũng cần truyền thông

cả bên ngoài đơn vị

4 Các hoạt động kiểm soát

a Định nghĩa:

Hoạt động kiểm soát là các chính sách, thủ tục, kỹ thuật và cơ chế giúp quản

lý hoặc giảm thiểu các rủi ro đã được nhận diện, xác định trong quá trình đánh giá rủi ro

b Kiểm soát thông qua hệ thống kế toán:

Kiểm soát thông qua hệ thống kế toán là công việc kiểm tra lại chứng từ , sổ sách, báo cáo tài chính, các báo cáo nhanh, thủ tục kế toán phát sinh trong kỳ

để biết quy trình thực hiện ghi nhận doanh thu, chi phí có chính xác, đảm bảo các yêu cầu về mặt kế toán hay chưa

Ngoài ra quá trình kế toán còn bao gồm việc truyền đạt thông tin và giải thích các thông tin cho các đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán:

 Chứng từ kế toán: Mỗi nghiệp vụ phát sinh cần lập chứng từ kế toán, chứng từ được lập theo quy định của Luật kế toán, đầy đủ liên, không sửachữa, tẩy xóa,…

 Sổ sách kế toán: là tập hợp lại toàn bộ chứng từ, sổ sách kế toán gồm: Sổ nhật ký chung, sổ Cái, số chi tiết,…

 Báo cáo kế toán: gồm Báo cáo kế toán tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.) và Báo cáo kế toán quản trị

c Kiểm soát thông qua thủ tục và các nguyên tắc hệ thống kiểm soát nội bộ.Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các chính sách, thủ tục được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu của đơn

vị, vì vậy cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của đơn vị theo từng cấp độ và loại hình hoạt động Có thể kể đến một số các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

 Kiểm soát vật chất

 Kiểm tra việc độc lập thực hiện

 Phân tích, rà soát hay soát xét lại việc thực hiện

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội

bộ có hiệu quả là: Phân công phân nhiệm; Bất kiêm nhiệm và Phê chuẩn

Ủy quyền

5 Giám sát.

a Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thưởng xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến

và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: KTV nội

bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian

b KTV nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin kịp thời ,đều đặn về hoạt động của KSNB , và tập trung sự chú ý vào việc đánh giátính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh , điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB

c Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cầnđược cải thiện

1.1.4 Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ.

Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạtđược mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình;

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

1.2 Kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng thanh toán trong doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng thanh toán.

1.2.2 Các bước công việc của chu kỳ mua hàng thanh toán

1.2.3 Nội dung kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng thanh toán trong doanh nghiệp

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM.

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM Tên tiếng Anh: RTC TECHNOLOGY VIET NAM JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: RTC TECHNOLOGY VIET NAM.,JSC

Trụ sở chính tại Hà Nội: Tầng 1, Khu P - Hateco Apollo Building, PhườngPhương Canh, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Điê Šn thoại: 024 6654 6858 / Di động: +84 979 639 438

Email: info@rtc.edu.vn

Người đại diện: NGUYỄN VĂN SAO – Giám đốc công ty

Mã số thuế: 0106845021

Vốn điều lệ: 40.000.000.000 VNĐ ( Bốn mươi tỷ đồng ) năm 2022

Số lượng cán bộ công nhân viên và thực tập sinh: 117 ( tính tới năm 2022) Ngày thành lập: Ngày 11 tháng 05 năm 2015

Quá trình hình thành và phát triển:

CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM ( RTC Technology Viet Nam JSC ) tiền thân là trung tâm công nghệ RTC ( RTC Technology Center) được thành lập vào tháng 3/2012 Ban đầu RTC Technology được thành lập với mục đích hỗ trợ, giúp đỡ tư vấn các giải pháp tự động hóa cho các nhà máy, khu công nghiệp và các nhà tích hợp hệ thống Hướng dẫn, đào tạo và tập huấn cho kỹ sư về cách xây dựng, thiết kế lắp đặt các hệ thống máy móc tự động; hướng dẫn lập trình, kết nối, sử dụng các thiết bị tự động hóa công nghiệp như PLC, HMI, INVERTER, động cơ, cánh tay Robot…

Trong quá trình hoạt động của mình RTC Technology đã giúp đỡ tư vấn các giảipháp cho rất nhiều dự án trong các nhà máy sản xuất công nghiệp như Canon, Hoya, Nessei, Honda, Toyota, Panasonic, Hòa Phát…, đồng thời công ty cũng tạo được mối quan hệ thân thiết với các nhà chế tạo máy, tích hợp hệ thống như

là CNC Vina, Viet Industrial, Viet Machinery, Tan Phat Automation, IDMEA…

và các hãng tự động hóa lớn như là ABB Viet Nam, Mitsubishi Electric Viet Nam, Omron… Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và các đối tác, đến đầu năm 2015 trung tâm công nghệ RTC (RTC Technology Center) chính thức thành lập công ty cổ phần công nghệ RTC (RTC Technology Viet Nam)

Trải qua gần 10 năm xây dựng và phát triển Hiện tại RTC Technology đã có những bước phát triển vượt bậc về cả cơ sở vật chất và con người Công ty cũnghợp tác với rất nhiều những thương hiệu lớn trong khu vực như: FujiFilm, Datalogic, HIK, MVTech, Flir… Với những cập nhật và cải tiến kỹ thuật mới

nhất công ty tin rằng có đủ năng lực, khả năng đáp ứng các thay đổi và nhu cầu

từ quý khách hàng để hướng tới những dịch vụ tốt nhất với giá thành hợp lý nhất

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động và quản lý sản xuất kinh doanh, các dịch

vụ chủ yếu của công ty.

Công ty tập trung vào các mảng kinh doanh chính :

 Cung cấp linh kiện, thiết bị điện, điện tử, tự động hóa đặc biệt là ác thiết

bị trong lĩnh vực Vision Machine như: Camera, phim, ống kính, đèn, bộđiều khiển vision, máy đọc mã vạch, thiết bị điện, cảm biến, thư việnHalcon/Merlic,… của các hãng Mitsubishi, Fujifilm, Datalogic, HIK,VST, TMS, MVTec,… Prescale (kiểm tra lực), Themoscale (kiểm tranhiệt), UVScale (kiểm tra UV), Film PCB (film âm bản) của Fujifilm

 Chế tạo máy móc tự động, hệ thống nhúng, hệ thống robocar dò đường(AGV)

 Cung cấp giải pháp tự động hóa, lập trình hệ thống PLC, HMI, Servo,Robot, SCADA, BMS… cho các nhà máy, các dự án tự động hóa Danh mục sản phẩm, dịch vụ theo đăng ký kinh doanh gồm:

- Sản xuất linh kiện điện tử

- Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính

- Sản xuất thiết bị truyền thông

- Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng

- Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển

- Sản xuất đồng hồ

- Sản xuất thiết bị bức xạ, thiết bị điện tử trong y học, điện liệu pháp

- Sản xuất thiết bị và dụng cụ quang học

- Sản xuất băng, đĩa từ tính và quang học

- Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển

điện

- Sản xuất pin và ắc quy

- Sản xuất đồ điện dân dụng

- Sản xuất động cơ, tua bin (trừ động cơ máy bay, ô tô, mô tô và xe máy)

- Sản xuất thiết bị sử dụng năng lượng chiết lưu

- Sản xuất máy bơm, máy nén, vòi và van khác

- Sản xuất bi, bánh răng, hộp số, các bộ phận điều khiển và truyền chuyển

động

- Sản xuất lò nướng, lò luyện và lò nung

- Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp

- Sản xuất máy móc và thiết bị văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại

vi của máy vi tính)

- Sản xuất dụng cụ cầm tay chạy bằng mô tơ hoặc khí nén

- Sản xuất máy thông dụng khác

Chi tiết: Sản xuất tủ lạnh hoặc thiết bị làm lạnh công nghiệp, bao gồmdây chuyền và linh kiện chủ yếu; Sản xuất máy điều hoà nhiệt độ, dùngcho cả mô tô; Sản xuất quạt không dùng cho gia đình; Sản xuất máy cândùng trong gia đình như: cân hành lý, cân cầu đường, cân khác Sản xuấtmáy lọc và máy tinh chế, máy móc cho hoá lỏng; Sản xuất thiết bị choviệc phun, làm phân tán chất lỏng hoặc bột như: Súng phun, bình cứuhoả, máy phun luồng cát, máy làm sạch hơi Sản xuất máy đóng góinhư: Làm đầy, đóng, dán, đóng bao và máy dán nhãn Sản xuất máy làmsạch hoặc sấy khô chai cho sản xuất đồ uống; Sản xuất thiết bị chưng cất

và tinh cất cho tinh chế dầu, hoá chất công nghiệp, công nghiệp đồ uống.Sản xuất máy đổi nóng; Sản xuất máy hoá lỏng khí và gas; Sản xuất máycung cấp gas; Sản xuất máy cán láng hoặc máy cuộn và trục lăn (trừ chokim loại và thuỷ tinh); Sản xuất máy ly tâm (trừ máy tách kem và sấy khôquần áo); Sản xuất miếng đệm và miếng hàn tương tự được làm từ kimloại hỗn hợp hoặc lớp kim loại đó; Sản xuất máy bán hàng tự động; Sảnxuất các bộ phận cho máy có những mục đích chung; Sản xuất quạt thônggió (quạt đầu hồi, quạt mái); Sản xuất dụng cụ đo, máy cầm tay tương tự,dụng cụ cơ khí chính xác (trừ quang học); Sản xuất thiết bị hàn khôngdùng điện

- Sản xuất máy nông nghiệp và lâm nghiệp

- Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại

- Sản xuất máy luyện kim

- Sản xuất máy khai thác mỏ và xây dựng

- Sản xuất máy chế biến thực phẩm, đồ uống và thuốc lá

- Sản xuất máy cho ngành dệt, may và da

- Sản xuất máy chuyên dụng khác

- Chi tiết: Sản xuất máy sản xuất vật liệu xây dựng

- Sản xuất xe có động cơ

- Chi tiết: - Sản xuất ô tô chở khách; - Sản xuất xe động cơ thương mại

như: Xe tải, xe kéo trên đường cho xe bán rơ moóc - Sản xuất xe buýt,

xe buýt điện và xe buýt đường dài; - Sản xuất động cơ xe; - Sản xuất gầm

xe có động cơ; Sản xuất xe có động cơ khác như: - Xe chạy bằng máytrên tuyết và băng, xe trong sân golf, thủy phi cơ, - Động cơ chữa cháy,quét đường, thư viện lưu động, xe bọc sắt - Xe vận tải trộn bê tông, -ATV’s, xe kéo nhỏ và các xe kéo tương tự bao gồm xe đua

- Sản xuất thân xe có động cơ, rơ moóc và bán rơ moóc

Chi tiết: Sản xuất thân xe, gồm cabin cho xe có động cơ; Trang bị bênngoài các loại xe có động cơ, rơ moóc và bán rơ moóc; Sản xuất rơ moóc

và bán rơ moóc như: Dùng để vận chuyển hàng hóa: tàu chở dầu, vậnchuyển hành khách: rơ moóc có mui; Sản xuất contenơ vận chuyển bằngmột hoặc nhiều phương thức vận tải

- Sản xuất phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ và động cơ xe

toán Môỹi nhân viên kêố toán seỹ có m t tài kho n riêng đ truy c p Môỹiộ ả ể ậnhân viên kêố toán ph trách m t phân đo n phâần hành thì seỹ ch đụ ộ ạ ỉ ượctruy c p vào m t phâần hành đó Còn là trậ ộ ưởng phòng kêố toán m i có thớ ểtruy c p và xem toàn b d li u Ngoài ra công ty còn s d ng h thôốngậ ộ ữ ệ ử ụ ệnôối m ng gi a các máy tnh trong phòng kêố toán đôầng th i s d ng và ràạ ữ ờ ử ụsoát nh t ký v n hành máy tnh trong phòng nhằầm phát hi n nh ng truyậ ậ ệ ữ

- Ki m soát s y quyêần: Tâốt c các nghi p v mua hàng thanh toán đêầuể ự ủ ả ệ ụ

ph i đả ược qu n lý câốp cao thông qua ả

- Ki m soát vi c đằng nh p d li u: Trong h thôống máy tnh, môỹi nhânể ệ ậ ữ ệ ệviên có m t tài kho n và ch có quyêần ch nh s a phâần hành độ ả ỉ ỉ ử ược giao

c a mình Các nghi p v đủ ệ ụ ược ghi chép đâầy đ và thủ ường xuyên đượcsao l u.ư

- Ki m soát thông tn: Câần ph i ki m tra và xem xét kyỹ càng các s sách vàể ả ể ổbáo cáo được in ra đ đ m b o thông tn để ả ả ược cung câốp là chính xác,trung th c và h p lý; h n n a ph i đ m b o hình th c c a các s sách,ự ợ ơ ữ ả ả ả ứ ủ ổbáo cáo phù h p v i quy đ nh c a chêố đ kêố toán Vi t Nam.ợ ớ ị ủ ộ ệ

b) Các th t c ki m soát đôếi v i ho t đ ng mua hàng ủ ụ ể ớ ạ ộ

Khái quát chu trình mua hàng tại công ty:

Bước 1: Xét duyệt mua hàng

Khách hàng gửi danh sách các thiệt bị cần mua cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận,và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng

Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các thiết bị vật tư cần mua cho đơn hàng và các tài liệu có liên quan

để tiến hành các thủ tục mua

Phòng mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Hàng hóa mua vềhoặc nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt.Đơn đặt hàng được

lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng mua.

Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhận của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng

Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho Đồng thời phải thông báo kịp thời cho

Kế toán để lấy Hóa đơn

Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ

và đúng theo yêu cầu

Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký củabên giao hàng Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán

Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chỉ nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và

kế toán Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền có liên quan