Hoàn thiện Hệ thống Kiểm soát Nội bộ Chu trình Mua hàng Thanh toán tại Công ty Cổ phần RTC Technology Việt Nam

MỤC LỤC

Đặc điểm tổ chức hoạt động và quản lý sản xuất kinh doanh, các dịch vụ chủ yếu của công ty

 Cung cấp linh kiện, thiết bị điện, điện tử, tự động hóa đặc biệt là ác thiết bị trong lĩnh vực Vision Machine như: Camera, phim, ống kính, đèn, bộ điều khiển vision, máy đọc mã vạch, thiết bị điện, cảm biến, thư viện Halcon/Merlic,… của các hãng Mitsubishi, Fujifilm, Datalogic, HIK, VST, TMS, MVTec,… Prescale (kiểm tra lực), Themoscale (kiểm tra nhiệt), UVScale (kiểm tra UV), Film PCB (film âm bản) của Fujifilm.  Cung cấp giải pháp tự động hóa, lập trình hệ thống PLC, HMI, Servo, Robot, SCADA, BMS… cho các nhà máy, các dự án tự động hóa. - Sản xuất thiết bị bức xạ, thiết bị điện tử trong y học, điện liệu pháp - Sản xuất thiết bị và dụng cụ quang học.

- Sản xuất động cơ, tua bin (trừ động cơ máy bay, ô tô, mô tô và xe máy) - Sản xuất thiết bị sử dụng năng lượng chiết lưu. Chi tiết: Sản xuất tủ lạnh hoặc thiết bị làm lạnh công nghiệp, bao gồm dây chuyền và linh kiện chủ yếu; Sản xuất máy điều hoà nhiệt độ, dùng cho cả mô tô; Sản xuất quạt không dùng cho gia đình; Sản xuất máy cân dùng trong gia đình như: cân hành lý, cân cầu đường, cân khác. Sản xuất máy lọc và máy tinh chế, máy móc cho hoá lỏng; Sản xuất thiết bị cho việc phun, làm phân tán chất lỏng hoặc bột như: Súng phun, bình cứu hoả, máy phun luồng cát, máy làm sạch hơi.

Sản xuất máy làm sạch hoặc sấy khô chai cho sản xuất đồ uống; Sản xuất thiết bị chưng cất và tinh cất cho tinh chế dầu, hoá chất công nghiệp, công nghiệp đồ uống. Sản xuất máy đổi nóng; Sản xuất máy hoá lỏng khí và gas; Sản xuất máy cung cấp gas; Sản xuất máy cán láng hoặc máy cuộn và trục lăn (trừ cho kim loại và thuỷ tinh); Sản xuất máy ly tâm (trừ máy tách kem và sấy khô quần áo); Sản xuất miếng đệm và miếng hàn tương tự được làm từ kim loại hỗn hợp hoặc lớp kim loại đó; Sản xuất máy bán hàng tự động; Sản xuất các bộ phận cho máy có những mục đích chung; Sản xuất quạt thông gió (quạt đầu hồi, quạt mái); Sản xuất dụng cụ đo, máy cầm tay tương tự, dụng cụ cơ khí chính xác (trừ quang học); Sản xuất thiết bị hàn không dùng điện. - Sản xuất máy nông nghiệp và lâm nghiệp - Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại - Sản xuất máy luyện kim.

- Sản xuất xe buýt, xe buýt điện và xe buýt đường dài; - Sản xuất động cơ xe; - Sản xuất gầm xe có động cơ; Sản xuất xe có động cơ khác như: - Xe chạy bằng máy trên tuyết và băng, xe trong sân golf, thủy phi cơ, - Động cơ chữa cháy, quét đường, thư viện lưu động, xe bọc sắt. Chi tiết: Sản xuất thân xe, gồm cabin cho xe có động cơ; Trang bị bên ngoài các loại xe có động cơ, rơ moóc và bán rơ moóc; Sản xuất rơ moóc và bán rơ moóc như: Dùng để vận chuyển hàng hóa: tàu chở dầu, vận chuyển hành khách: rơ moóc có mui; Sản xuất contenơ vận chuyển bằng một hoặc nhiều phương thức vận tải.

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ

  • Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng thanh toán tại công ty Cổ phần RTC Technology Việt Nam
    • SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG
      • NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG
        • MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỔI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG
          • ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

            Các chính sách và thù tục kiểm soát luôn được quan tâm đúng mức, phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty và luôn làm việc với phương châm đề cao giả trị đạo đức trong đơn vị và gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên nơi theo đã phát huy được những tác dụng tích cực cho nhà quản lý thực hiện các mục tiêu về hiệu quả hoạt động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.  Về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được phõn chia rừ ràng theo cỏc phòng ban thuận lợi cho sự phân chia công việc, trách nhiệm cho các bộ phận, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt tuy nhiên đôi khi vẫn tồn tại sự chồng chéo giữa các phòng ban.  Về chính sách nhân sự : Các chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, đảo tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng và kỷ luật đều được công ty xây dựng và áp dụng phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành và môi trường doanh nghiệp không chỉ tạo động lực phấn đấu cho mỗi cán bộ nhân viên trong công ty hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của đơn vị.

            Chẳng hạn, có sự tách bạch bộ phận đặt hàng (Phòng Mua hàng) và bộ phận nhận hàng (Thù kho nhận hàng); có sự tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện công việc và trách nhiệm ghi số (Phòng Mua hàng chịu trách nhiệm đặt hàng, nhận hàng còn Phòng Kế toán đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ thông tin..) ; có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (Kế toán trường đảm nhiệm vai trò chi đạo chung không tham gia thực hiện vào một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực hiện công việc)…. Do áp dụng tốt các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân định quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị, vì vậy cơ chế kiểm tra, kiểm soát chéo nhau được hình thành và phát huy tốt trong công tác quản lý. Nhằm phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, Công ty đã bước đầu thực hiện các đánh giá hàng tuần hàng quý, hàng năm được thực hiện bởi các hoạt động tự đánh giá và đánh giá chéo giữa các phòng ban để từ đó có thể nắm bắt được nguy cơ rủi ro từ đó đưa ra các kiến nghị có tính khả thi, kịp thời.

            Nhân viên phòng mua hàng sẽ hoàn toàn quản lý tất cả các hoạt động mua hàng và làm việc trực tiếp với ban giám đốc công ty từ việc tìm kiếm các nhà cung cấp, tự lựa chọn nhà cung cấp mà ban giám đốc không hề quản lý được việc nhân viên mua hàng đó có lựa chọn nhà cung cấp giá tốt nhất hay không, ban giám đốc chỉ biết được nhân viên đó lựa chọn nhà cung cấp này vì thế sẽ dễ dẫn đến lạm dụng chức vụ và quyền hạn để chọn nhà cung cấp quen biết để ăn hoa hồng hoặc chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và uy tín công ty. Lĩnh vực tự động hóa và robot là một trong những công nghệ chủ chốt của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, bao trùm nhiều lĩnh vực khoa học, công nghệ, kỹ thuật nhằm tạo ra sản phẩm ứng dụng trong sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, quốc phòng an ninh, trong hàng không vũ trụ, y học… Trải qua gần 10 năm xây dựng và phát triển. Để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả và đặc biệt là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặc chẽ, có khả năng hạn chế rủi ro, bảo vệ tài sản, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và vững mạnh.

            Kiểm soát tốt chu trình này cũng tức là kiểm soát tốt đầu vào, làm tiền để cho chất lượng, giá thành của thành phẩm cuối cùng, của hàng hóa thương mại và đây cũng chính là bản đạp tạo niềm tin và uy tín thương hiệu trên thị trường công nghệ tự động hóa cho Công ty RTC Techonology. - Vì vậy, bản thân nhà quản lý phải thực sự quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ và làm gương trong việc tuân thủ các quy định của DN bằng cách: Ban hành Bộ quy tắc đạo đức nhằm hướng dẫn cán bộ nhân ứng xử phù hợp với các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong mối quan hệ bên trong cũng như bên ngoài Công ty. - DN nên phân công công việc hợp lý cho mọi thành viên trong công ty nói chung và các nhân viên trong bộ phận mua hàng nói riêng, tạo môi trường làm việc thoải mỏi để mỗi cỏ nhõn đều hiểu rừ nhiệm vụ của mỡnh và tránh đùn đẩy công việc cho nhau, trong đó cần tuân thủ nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”.

            - Hoàn thiện chính sách nhân sự tại Công ty Cổ phần RTC Technology Việt Nam và công bố các chính sách bằng văn bản thống nhất quy định chi tiết về việc tuyển dụng, đảo tạo đánh giá nhân viên, trả lương, phụ cấp, khen thưởng để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính hiệu quả.