Đặc biệt dựa vàokiểm soát nội bộ, các nhà quản trị có thể quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn cácnguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quátrình sản xuất kin
LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình học tập khoa Kế toán Quản trị kinh doanh trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội thời gian thực tập Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, học tập trang bị nhiều kiến thức Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành đến tập thể cá nhân giúp đỡ tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, Ban chủ nhiệm hi ệp khoa thầy, giáo khoa Kế tốn Quản trị kinh doanh truyền đạt cho kiến thức quý báu suốt thời gian học tập rèn ng luyện trường h Tôi xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đến giáo - Th.S Bùi Thị Phúc an hướng dẫn, bảo tận tình cho tơi suốt q trình học tập thực tập tốt nghiệp a Tôi xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo toàn thể cán nhân viên hó Cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn n tạo điều kiện để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp vă Do thời gian trình độ chuyên mơn cịn nhiều hạn chế nên chắn lu ận khóa luận khơng thể tránh khỏi sai sót Kính mong góp ý q báu thầy cô chú, anh chị Công ty bạn để luận văn Kh óa tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2011 Sinh viên Lê Thị Thủy i MỤC LỤC Kh óa lu ận vă n hó a an h ng hi ệp LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC SƠ ĐỒ v DANH MỤC LƯU ĐỒ vi DANH MỤC MẪU BIỂU .vii DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT viii Phần I: MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3.Câu hỏi nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .3 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4.2.1 Phạm vi không gian: .4 1.4.2.2 Phạm vi nội dung: 1.4.2.3 Phạm vi thời gian Phần II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền .5 2.1.1 Những vấn đề hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 2.1.1.1 Khái niệm mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 2.1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội nguyên tắc xây dựng 2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 2.1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 10 2.1.1.5 Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 11 2.1.2 Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền .12 2.1.2.1 Mục tiêu chu trình bán hàng - thu tiền 12 2.1.2.2 Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền 13 2.1.2.3 Chức chu trình bán hàng - thu tiền .14 2.1.2.4 Phương thức bán hàng phương thức toán .17 2.1.3 Các rủi ro thường xảy chu trình bán hàng - thu tiền 21 2.1.4 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp 22 ii Kh óa lu ận vă n hó a an h ng hi ệp 2.1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền .22 2.1.4.2 Quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 23 2.1.4.3 Các cơng việc kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 24 2.1.4.4 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền .26 2.2 Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam 28 2.3 Phương pháp nghiên cứu 31 2.3.1.Phương pháp thu thập số liệu 31 2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu 32 2.3.3 Phương pháp phân tích số liệu 32 2.3.3.1 Mơ tả hệ thống kiểm sốt nội bộ: 32 2.3.3.2 Sơ đồ 32 2.3.3.3 Thử nghiệm kiểm soát 32 2.3.3.4 Phương pháp đối chiếu 32 2.3.3.5 Phương pháp chuyên gia .33 Phần III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 34 3.1 Khái quát chung doanh nghiệp TNHH đầu tư phát triển Vân Long 34 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển 34 3.1.1.1 Vài nét đặc điểm trình hình thành cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long 34 3.1.1.2 Kết kinh doanh công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long 35 3.1.2 Chức nhiệm vụ công ty .37 3.1.2.1 Chức 37 3.1.2.2 Nhiệm vụ 38 3.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty .38 3.1.3.1 Đặc điểm thị trường công ty 38 3.1.3.2 Đặc điểm sản phẩm .40 3.1.3.3 Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ 42 3.2 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp năm từ 2008 đến 2010 42 3.2.1 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội công ty 42 3.2.1.1 Mơi trường kiểm sốt 42 3.2.1.2 Hệ thống kế toán 49 3.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát 55 3.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội 55 3.2.2 Đặc điểm phương thức bán hàng phương thức toán 56 3.2.2.1 Các phương thức bán hàng thủ tục chứng từ bán hàng công ty 56 3.2.2.2 Phương thức toán .56 iii Kh óa lu ận vă n hó a an h ng hi ệp 3.2.3 Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng công ty 56 3.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng 56 3.2.3.2 Bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho 57 3.2.3.3 Kiểm soát nhập liệu chứng từ : 66 3.2.3.4 Ghi nhận doanh thu: 66 3.2.3.5 Xử lí khoản giảm trừ doanh thu .69 3.2.3.6 Đối với trường hợp bán lẻ 76 3.2.4 Kiểm sốt nội nghiệp vụ bán chịu cơng ty .77 3.2.4.1 Lưu đồ kiểm soát 77 3.2.4.2 Chính sách tín dụng công ty 78 3.2.4.3 Xét duyệt hàng bán chịu 78 3.2.4.4 Quản lý khách hàng nợ 79 3.2.4.5 Tổ chức công tác thu hồi nợ 84 3.2.4.6 Xử lý khoản phải thu khó đòi 84 3.2.5 Kiểm soát nội khoản thu tiền .85 3.2.5.1 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 85 3.2.5.2 Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt 86 3.2.5.3 Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng .87 3.2.5.4 Nhận xét chung kiểm soát nội khoản thu tiền: 89 3.3 Đánh giá chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp TNHH đầu tư phát triển Vân Long 90 3.3.1 Nhận xét chung hệ thống kiểm soát nội công ty : 90 3.3.1.1 Ưu điểm 90 3.3.1.2 Nhược điểm 92 3.3.2 Nhận xét hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty 92 3.3.2.1 Ưu điểm 92 3.3.2.2 Nhược điểm 93 3.3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty 95 3.3.3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 95 3.3.3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền 102 3.3.3.3 Xây dựng phận kiểm toán nội sử dụng phần mềm kế toán 109 Phần IV: KẾT LUẬN 113 4.1 Kết luận 113 4.2 Khuyến nghị 114 TÀI LIỆU THAM KHẢO 115 iv DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 22 Bảng 3.1: Kết sản xuất kinh doanh năm 2008 – 2010 36 Bảng 3.2: Các sai phạm xảy trình đặt hàng quý IV năm 2010 61 Bảng 3.3: Cơ cấu sai phạm xảy trình đặt hàng tháng 62 ng DANH MỤC SƠ ĐỒ hi ệp Bảng 3.4: Tổng hợp tình hình bán chịu cơng ty q I năm 2011 .85 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội 10 an h Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái qt kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền 23 Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý Công ty 45 Sơ đồ 3.2: Cơ cấu máy kế tốn văn phịng cơng ty 50 hó a Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy tính 114 Kh óa lu ận vă n Sơ đồ 3.3: Tổ chức phịng kiểm tốn nội 112 v DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 3.1: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho công ty 58 Lưu đồ 3.2: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán lẻ công ty 76 Lưu đồ 3.3: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán chịu công ty 77 Lưu đồ 3.4: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt công ty 86 Lưu đồ 3.5: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng công ty 88 hi ệp Lưu đồ 3.6: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng theo phương thức ng bán buôn qua kho .96 Lưu đồ 3.7: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hang theo phương thức an h bán lẻ 101 Lưu đồ 3.8: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt 104 Kh óa lu ận vă n hó a Lưu đồ 3.9: Kiểm sốt nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 106 vi DANH MỤC MẪU BIỂU Mẫu 3.1: Đơn đặt hàng 60 Mẫu 3.2: Hóa đơn giá trị gia tăng 66 Mẫu 3.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng 69 Mẫu 3.4: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng 70 Mẫu 3.5: Quy định chế độ bán hàng năm 2010 71 Mẫu 3.6: Giấy toán chế độ bán hàng 73 Mẫu 3.7: Sổ theo dõi công nợ khách hàng .82 hi ệp Mẫu 3.8: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng 83 Mẫu 3.9: Biên đối chiếu công nợ 84 ng Mẫu 3.10: Yêu cầu mua hàng 99 h Mẫu 3.11: Bảng theo dõi hóa đơn hàng đổi bù .102 an Mẫu 3.12: Bảng tổng hợp dư nợ cuối kỳ khách hàng .110 Kh óa lu ận vă n hó a Mẫu 3.13: Giấy đề nghị toán 110 vii : Báo cáo tài BHXH : Bảo hiểm xã hội CSTD : Chính sách tín dụng ĐT : Đầu tư GTGT : Giá trị gia tăng HĐKT : Hợp đồng kinh tế KCN : Khu công nghiệp L : Lưu NPP : Nhà phân phối NVL : Nguyên vật liệu h an a hó : Phiếu xuất kho vă n PXK ng BCTC hi ệp DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT Kh óa lu ận SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản TM : Thương mại TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn viii Phần I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài “Tơi đổi tá người cộng sản tồi lấy chuyên gia tư sản thành thạo nghiêm túc nghiên cứu nghiệp vụ mình” (V.I.Lênin tồn tập, tập 45, NXBCTQG, H.2006, tr.110 ) hi ệp Lênin khẳng định: để phát triển, đặc biệt phát triển kinh tế phải có tính kế thừa học hỏi - học hỏi cách quản lý, cách làm kinh tế nước tư ng Câu nói có sức cảnh báo to lớn, thắng họ chiến h trường, bị bóp nghẹt thương trường, an kinh tế họ phát triển trước ta thập kỷ Bước từ vũng bùn nô lệ, Việt Nam - xu tồn cầu hóa a kinh tế giới, không ngừng đẩy mạnh q trình hội nhập, xóa bỏ chế hó tập trung quan liêu bao cấp để chuyển sang kinh tế mở cửa vận hành theo n chế thị trường, thúc đẩy cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước vă Thế nhưng, thực tế kinh tế thị trường tạo hội cao cho lu ận tế bào kinh tế - doanh nghiệp phát triển, không phát triển hộ doanh nghiệp Cho nên, doanh nghiệp phải đối mặt với vơ vàn khó Kh óa khăn, phải chấp nhận quy luật đào thải thị trường, biến động to lớn mà điển hình khủng hoảng thập niên qua tác động khơng nhỏ Năm 2007 Việt Nam thức gia nhập WTO mang lại nhiều hội đồng thời doanh nghiệp đứng trước khơng thử thách Đó cạnh tranh khốc liệt bên doanh nghiệp nước vốn ít, kinh nghiệm quản lý non yếu với bên tập đoàn kinh tế vững mạnh quốc tế Vậy làm để thắng cạnh tranh? Để thắng cạnh tranh, doanh nghiệp phải tự lực vươn lên trình sản xuất kinh doanh mà địi hỏi cịn phải hồn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao lực quản lý để hạn chế sai sót gian lận xảy đề phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát nội phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát trình hoạt động doanh nghiệp Đặc biệt dựa vào kiểm soát nội bộ, nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên hi ệp doanh nghiệp Nằm hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm sốt chu trình bán hàng - thu ng tiền nội dung quan trọng Bởi hoạt động bán hàng - thu tiền ảnh hưởng trực h tiếp đến tồn vong doanh nghiệp Đây trình tạo thu nhập, tạo an điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh thu lợi nhuận Tuy nhiên, chu trình hoạt động xảy thường xuyên dễ xảy gian lận, sai a sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu chu trình bán hó hàng bảo đảm thu tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản n phẩm có chất lượng tốt từ nâng cao uy tín, hình ảnh nâng cao sức cạnh vă tranh doanh nghiệp thị trường lu ận Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long nằm khn khổ Bởi sức ép kinh tế thị trường, cạnh tranh khốc liệt doanh Kh óa nghiệp ngồi nước, Vân Long gặp khơng khó khăn Nhưng sách linh hoạt hợp lý, đặc biệt với đẩy mạnh hoạt động hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền, Vân Long khẳng định uy tín chỗ đứng thị trường Nhận biết vai trị quan trọng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền nói đây, qua thời gian thực tập công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long” b Đối với trường hợp bán lẻ Do nghiệp vụ bán lẻ khơng nhiều nên qua thực tế khâu kiểm sốt nghiệp vụ không trọng, công ty không lập phiếu xuất kho, không ghi thẻ kho Tuy nhiên bỏ qua việc lập PXK kẻ hở làm thất tài sản cơng ty Vì cần lập PXK có đối chiếu lưu đồ 3.7: Thủ kho P.kinh doanh Khách hàng hi ệp (1) Có nhu cầu mua hàng Kế tốn tốn ng Lập HĐ GTGT an hó Nhận hàng lu Thanh tốn Kh óa L (2) (3) vă ận HĐ GTGT n PXK xuất hàng Ghi sổ kế toán PXK a Lập PXK (1) h HĐ GTGT Bảng kê HH bán L Thẻ kho (3’) lẻ L Lưu đồ 3.7: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hang theo phương thức bán lẻ (1): Khi khách hàng đến mua hàng phịng kinh doanh lập hố đơn GTGT đồng thời lập PXK, chứng từ phải ký duyệt người có thẩm quyền thể trách nhiệm nhân viên (2): Thủ kho vào PXK để xuất hàng, ghi số lượng thực xuất giá vốn vào PXK Sau đó, ghi thẻ kho Việc lập PXK để thủ kho theo 103 dõi xác số lượng hàng hoá thực tế xuất - tồn Việc lập PXK tránh thất lạc hoá đơn, giúp thủ kho theo dõi chi tiết hàng hóa (3): Cuối ngày, phịng kinh doanh lập bảng kê hàng hoá bán lẻ Sau đó, tập hợp hố đơn GTGT PXK ngày để chuyển lên cho phịng kế tốn làm ghi sổ Việc tổng hợp cuối ngày tránh ứ đọng cơng việc, giảm bớt sai sót tính tốn lên sổ sách (3’): Định kì, tháng q kế tốn tiến hành đối chiếu kê hàng hi ệp hoá bán lẻ sổ sách kế tốn Để phát sai sót chênh lệch số liệu hàng hoá, ngăn chặn gian lận việc khai báo sai lệch lượng hàng xuất bán, thất ng thoát tài sản h 3.3.3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền an a Nghiệp vụ thu tiền mặt: Mặc dù, khối lượng nghiệp vụ thu trực tiếp tiền mặt ngày a không lớn không lập phiếu thu để vài ngày dẫn đến tình hó trạng nhân viên sử dụng tiền cơng ty mục đích cá nhân, chiếm đoạt tiền n công ty, để lâu ngày lập phiếu thu lần sai ngun tắc vă kế tốn mà cịn dễ gây sai sót q trình ghi chép, thất tài sản, ận hành vi gian lận dễ xảy như: thủ quỹ không nộp số tiền thu lu ngày vào quỹ công ty mà giữ lại sử dụng cho mục đích riêng Kh óa chiếm đoạt số tiền Nếu khơng có biện pháp kiểm sốt hữu hiệu nghiệp vụ Vì vậy, công ty cần đưa nguyên tắc định yêu cầu phải ghi phiếu thu nghiệp vụ kinh tế xảy lập báo cáo bán hàng ngày Đồng thời, có sách thưởng phạt nghiêm khắc để nhân viên thực tốt nhiệm vụ giao Từ đó, ngăn chặn sai phạm xảy chu trình bán hàng - thu tiền nói chung nghiệp vụ thu tiền mặt nói riêng Để tăng cường kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền mặt cơng ty xây dựng lại thủ tục, thể qua lưu đồ kiểm soát: 104 (1): Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ mà người nộp tiền đem đến chứng từ khơng hợp lệ trả lại cho người nộp tiền, cịn hợp lệ kế tốn tiền mặt lập phiếu thu Việc kiểm tra chứng từ đảm bảo tránh sai sót ghi chép chứng từ (2): Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ, thấy ký duyệt phiếu thu Giám đốc ký duyệt (3): Thủ quỹ tiến hành thu tiền ghi sổ quỹ, tách biệt kế toán với hi ệp thủ quỹ tránh gian lận chiếm đoạt tiền công ty, thủ quỹ sử dụng tiền sai mục đích ng (4), (4’): Kế toán tiền ghi vào sổ tiền mặt sổ sách liên quan Kế tốn cơng h nợ vào phiếu thu để ghi giảm nợ cho khách hàng sổ chi tiết phải thu an khách hàng Hàng tháng, thủ quỹ kế toán tiền mặt tiến hành đối chiếu số liệu sổ quỹ sổ tiền mặt Đồng thời, kế toán tiền mặt kế tốn cơng nợ phải đối a chiếu sổ tiền mặt với sổ chi tiết phải thu khách hàng Việc đối chiếu Kh óa lu ận vă n hó phát sai sót ghi sổ kế tốn để có biện pháp chỉnh sửa kịp thời 105 Khách hàng Kế toán tiền Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Kế tốn cơng nợ Đề nghị nộp tiền sai (1) nộp tiền kiểm tra chứng chứng từ liên quan: HĐGTGT từ lập phiếu thu (2) phiếu thu Thu tiền xác nhận vào phiếu thu vă n hó a phiếu thu (3) an h phiếu thu Ký ệt ng Ký ệt hi ệp ận (4’) Ghi vào sổ tiền mặt Ghi vào sổ quỹ Tờ kê chi tiết L lu Kh óa L phiếu thu Nhật ký chung Sổ L (4) sổ chi tiết phải thu KH Tờ kê chi tiết TK131 Nhật ký chung Sổ L Lưu đồ 3.8: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt 106 b Thu tiền qua ngân hàng Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng gian lận xảy hơn, nhiên xảy sai sót ghi chép sổ sách Vì cần có kiểm tra đối chiếu chứng từ để tránh sai sót cố ý hay vơ ý, có biện pháp kịp thời chỉnh sửa (1), (1’) Kế toán tiến hành kiểm tra giấy báo Có đối chiếu với chứng từ liên quan (hoá đơn GTGT) Nếu thấy vào sổ chi tiết tiền gửi vào sổ chi tiết TK 112, sai chuyển trả giấy báo Có lại cho ngân hàng Đồng hi ệp thời, kế tốn cơng nợ tiến hành đối chiếu chứng từ với kế tốn, sau ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng sổ chi tiết TK131 ng (2), (2’) Do lượng tiền thu vào hàng ngày nhiều nên ngày kế toán phải h đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đề phòng sai sót xảy ra, tránh tổn an thất tài Như vậy, với việc xây dựng áp dụng thủ tục kiểm soát nội thích Kh óa lu ận vă n Lưu đồ kiểm sốt: hó sai sót, gian lận xảy a hợp chu trình bán hàng thu tiền cơng ty ngăn ngừa 107 Tài khoản công ty ngân hàng Khách hàng chuyển khoản trả tiền cho cơng ty Kế tốn tiền Kế tốn cơng nợ Sai (1) Kiểm tra GB Có Lập giấy báo Có Giấy báo Có, chứng từ liên quan ng Giấy báo Có, chứng từ NH chuyển đến hi ệp Đúng an h (1’) Kiểm tra đối chiếu CT Kiểm tra đối chiếu CT Kh óa lu ận vă (2) n hó a Sổ phụ ngân hàng Sổ tiền gửi (2’) Sổ chi tiết phải thu KH Sổ chi tiết TK 112 Sổ chi tiết TK 131 Nhật kí chung Nhật kí chung Sổ Cái Sổ Cái L L Lưu đồ 3.9: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 108 c Quản lí khoản nợ phải thu Chúng ta biết rủi ro tránh khỏi áp dụng sách tín dụng cho khách hàng Tuy nhiên, để tiêu thụ sản phẩm trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng khơng thể khơng áp dụng sách tín dụng Vấn đề phải định áp dụng sách tín dụng cho khách hàng để rủi ro nhỏ Vì nên có đánh giá tình hình tài khách hàng trước hi ệp định có áp dụng sách tín dụng cho khách hàng hay khơng Đối với khách hàng lâu năm dựa vào kinh nghiệm để đánh giá, ng thơng qua lịch sử toán khoản nợ khách hàng trước Nếu h khách hàng có lịch sử giao dịch tốt cơng ty áp dụng sách an tín dụng thơng thống hơn, cịn khách hàng trước nợ thời gian lâu, không giao dịch thời gian trở lại tiếp tục giao dịch a cần qui định chặt chẽ sách tín dụng, nên có yêu cầu ràng hó buộc ký cược… Đối với khách hàng mới, phận xét duyệt tín dụng n nên tìm hiểu kỹ thơng tin khách hàng Có thể ban đầu lúc ký hợp đồng phân vă phối yêu cầu khách hàng ký cược khoản để đảm bảo khả toán ận tương lai Mặt khác, người phận chịu trách nhiệm phê duyệt tín lu dụng hạn mức tín dụng nên tách biệt khỏi phận chịu trách nhiệm bán Kh óa hàng Cơng ty nên có phận chuyên kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng, cơng việc phải tiến hành cách thường xuyên thật nghiêm túc Nhìn chung cơng ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ khách hàng nhỏ, giao dịch so với khách hàng lớn thường xuyên Tổ chức công tác truy thu công nợ việc làm cần thiết Cuối tháng, kế tốn cơng nợ cần xác định số dư nợ khách hàng sau lọc khách hàng có số dư nợ vượt mức tín dụng cho phép: 109 Mẫu 3.12: Bảng tổng hợp dư nợ cuối kỳ khách hàng BẢNG TỔNG HỢP DƯ NỢ CUỐI KỲ CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 12 năm 2010 TT TÊN KHÁCH HÀNG Cty Lộc Xuân Cty TNHH Bình Lợi Tổng cộng DƯ NỢ CUỐI KỲ 1.156.662.599 185.746.995 31.445.854.546 DƯ NỢ CHO PHÉP 471.332.520 256.125.122 24.154.221.950 CHÊNH LỆCH 685.330.079 (70.378.127) 7.291.632.590 hi ệp Sau lập danh sách khách hàng có số nợ vượt mức tín dụng ng cho phép để gửi Giấy Đề nghị Thanh toán h Mẫu 3.13: Giấy đề nghị tốn an Cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc a GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN Kh óa lu ận vă n hó Kính gửi : Cơng ty TNHH-TMDV Hùng Dũng Hiện q khách hàng cịn nợ chúng tơi số tiền là: 46.560.750 đ (Bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu năm trăm sáu mươi ngàn bảy trăm năm mươi đồng) theo hoá đơn số BD/2010B 80988 ngày 25/03/2010 Nay chúng tơi đề nghị q khách hàng tốn tiền hàng cho tiền mặt chuyển số tiền vào Tài khoản số: 04 00100760 017 - Chi nhánh Ngân hàng Vietcombank Xuân Đỉnh Rất mong nhận hỗ trợ khách hàng Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2010 Kế tốn trưởng Mặt khác, quy định sách tín dụng cơng ty gửi cho khách hàng nhà phân phối, quy định chế độ chiết khấu hưởng tốn cơng ty cần qui định thêm : Nếu khách hàng để số dư nợ vượt mức cho phép mức chênh lệch dư nợ cho phép tính lãi theo lãi suất ngân hàng trừ vào chế độ toán khách hàng Bên cạnh việc khuyến khích việc tốn khách hàng sách chiết khấu mà cơng ty sử dụng việc qui định tính lãi 110 suất số dư nợ vượt qui định khiến cho khách hàng tốn đầy đủ nhằm tận dụng sách chiết khấu Khi cơng ty giảm bớt khoản chi phí đáng kể giảm bớt chi phí lãi vay vay ngắn hạn để hoạt động đồng thời giảm rủi ro khách hàng khơng có khả tốn Ví dụ: Tỷ lệ số dư nợ cho phép vào cuối kỳ Công ty TNHH Lộc Xuân 20% phần nhận hàng tháng Trong tháng, Lộc Xuân nhận hàng có tổng giá trị (1): 2.356.662.599đ hi ệp Và toán với tổng số tiền (2): 1.200.000.000đ Số dư đầu kỳ (3): 0đ ng Như vậy, theo qui định khách hàng để dư nợ cuối kỳ (4): h 2.356.662.599 * 20% = 471.332.520đ an Tuy nhiên số dư nợ thực tế (5): (3) + (1) - (2) = 1.156.662.599 đ Số dư nợ vượt mức cho phép (6): (5) - (4) = 685.330.079 đ a Nếu áp dụng mức lãi ngân hàng cho số dư nợ vượt cho phép hó là:1,25%/tháng Số lãi là: (6) * 1.25% = 8.566.626đ n Nếu công tác thu hồi nợ tổ chức tốt cơng ty khơng phải vay ngắn vă hạn khoản tiền tương đương số dư nợ vượt mức cho phép tương ứng với ận chi phí lãi là: 8.566.626đ Đây thực tính khách hàng, lu số khách hàng vượt dư nợ cho phép cuối kỳ cao Kh óa 3.3.3.3 Xây dựng phận kiểm toán nội sử dụng phần mềm kế toán a Xây dựng phận kiểm toán nội Thành lập phận kiểm toán nội có ý nghĩa quan trọng cơng ty có số vốn doanh thu lớn Vân Long Bởi thơng qua phận kiểm tốn nội giúp cho cơng ty xác nhận tính đắn, tính hợp pháp tài liệu, số liệu kế tốn cơng ty Bộ phận kiểm tốn nội thực chức kiểm tra, kiểm soát, đánh giá, thẩm tra thông tin, đảm bảo cung cấp thơng tin xác cho Ban Giám đốc, giúp phòng ban thực quy định, mục tiêu, kế hoạch mà Ban Giám đốc đề Kiểm tốn nội trực 111 tiếp giúp cho cơng tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài kế tốn cơng ty vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có biện pháp đạo thực tốt Bộ phận kiểm toán nội phải tổ chức độc lập với phòng ban, phận khách quan công ty, trực thuộc điều hành Giám đốc Có quyền kiểm tra, giám sát tất hoạt động phòng ban, phận đơn vị, có trách nhiệm phát sai phạm, gian lận xảy phận báo cáo với hi ệp Ban Giám đốc kịp thời đưa biện pháp xử lý Với quy mô cấu tổ chức công ty nay, để thuận tiện cho việc hoàn thành nhiệm vụ tiết kiệm mặt chi phí, cơng ty nên tổ chức phịng kiểm ng toán nội gồm nhân viên bố trí gồm: Một trưởng phịng Kiểm tốn nội h hai kiểm toán viên nội Nhân viên thực kiểm tốn phải người có an trình độ chun mơn cao, có đạo đức nghề nghiệp, liêm cơng việc, am hiểu nhiều lĩnh vực, cập nhật thông tư, hướng dẫn chế độ kế toán a nhằm hướng dẫn phận thực với quy định Nhà nước Mơ Trưởng phịng kiểm tốn nội Kh óa lu ận vă n hó hình tổ chức Phịng kiểm tốn nội Cơng ty tổ chức sơ đồ 3.3: Kiểm toán viên nội Sơ đồ 3.3: Tổ chức phịng kiểm tốn nội * Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng phịng kiểm tốn nội bộ: - Chủ động xây dựng kế hoạch lập chương trình kiểm tốn năm - Tổ chức kiểm tốn nội cơng ty theo nhiệm vụ kế hoạch chương trình kiểm tốn Giám đốc phê duyệt - Quản lý, bố trí, phân cơng cơng việc cho kiểm tốn viên nội thực đào tạo huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo khơng ngừng nâng cao trình độ lực cơng tác kiểm tốn viên phận kiểm toán nội 112 - Đề xuất với giám đốc việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng kiểm toán nội Khi phát hiện tượng vi phạm pháp luật định trái với chủ trương, sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc để đưa biện pháp giải kịp thời - Kiến nghị thay đổi sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý điều hành hoạt động kinh doanh công ty * Nhiệm vụ, quyền hạn kiểm toán viên nội bộ: hi ệp - Thực nghiệp vụ theo kế hoạch đề chịu trách nhiệm tính trung thực hợp lý báo cáo chứng kiểm toán h tắc chuẩn mực kiểm tốn viên nội ng - Trong q trình tiến hành cơng tác kiểm tốn phải tn thủ nguyên công ty a b Áp dụng phần mềm kế tốn máy an - Tn thủ cơng tác bí mật số liệu tình hình hoạt động tài kế tốn hó Cùng với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin, tin học n ngày phổ biến hầu hết hoạt động kinh tế nói chung vă quản lý doanh nghiệp hệ thống kiểm sốt nội nói riêng Việc sử ận dụng kỹ thuật kiểm soát nội hỗ trợ máy tính giúp cho nhà quản lu lý sử dụng thủ tục kiểm sốt nội có hiệu quả, làm giảm bớt áp lực cơng Kh óa việc kế tốn viên, từ nâng cao hiệu cơng việc, thơng tin cung cấp mang tính xác cao kịp thời Hiện nay, cơng tác hạch tốn kế tốn cơng ty thực theo hình thức kế tốn Excel nên khối lượng cơng việc kế tốn tương đối nhiều cần phải có xác Vấn đề khắc phục công ty áp dụng phần mềm kế tốn máy vào cơng tác hạch tốn cơng ty Như giảm áp lực cơng việc cho kế tốn khơng xảy sai sót tính tốn, đảm bảo tính xác thông tin cung cấp Việc áp dụng phần mềm kế tốn đơn giản hóa thủ tục kiểm sốt Theo đó, kế tốn cần cẩn thận khâu nhập liệu vào máy tính mấu chốt tất sai sót thơng tin cung cấp Ngoài 113 ra, để hạn chế gian lận ta cần tăng cường biện pháp kiểm soát khâu nhập số liệu vào máy Biện pháp tốt cần phân chia rõ ràng quyền đăng nhập vào phần hành cho kế toán viên sử dụng mật để bảo mật thơng tin SỔ TỐN SỔKẾ KẾ TỐN - Sổ chi tiết - Sổ chi tiết - Sổ - Sổtổng tổnghợp hợp hi ệp Các Cácchứng chứngtừtừ kếkếtoán toán h - BCTC - BCTC - Báo toán - Báocáo cáokếkế toán quản trị quản trị an Nhập số liệu hàng ngày In sổ sách, Báo cáo cuối kỳ Đỗi chiếu, kiểm tra ng Bảng Bảngtổng tổnghợp hợp chứng từ kế tốn chứng từ kế tốn cùngloại loại hó a Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy tính * Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy tính: Hằng ngày kế tốn vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng vă n từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy tính theo bảng, biểu ận thiết kế sẵn phần mềm kế toán Theo quy trình phần mềm kế tốn, lu thơng tin tự động nhập vào Sổ kế toán tổng hợp Sổ, thẻ kế tốn Kh óa chi tiết có liên quan Cuối kỳ (tháng, quý năm), kế tốn thực thao tác khóa sổ, cộng sổ lập BCTC Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động ln đảm bảo tính xác, trung thực theo thông tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu Sổ kế toán với BCTC sau in giấy Có nhiều phần mềm kế tốn máy sử dụng rộng rãi doanh nghiệp phần mềm kế toán máy Fast Accounting, Misa, cơng ty mời cơng ty chuyên lập trình phần mềm để lập trình chương trình kế tốn phù hợp với đặc điểm kinh doanh quy mô công ty 114 Phần IV KẾT LUẬN 4.1 Kết luận Trong kinh tế thị trường với vận động lên, kinh hi ệp tế nước ta có triển vọng hướng để hoà nhập với kinh tế giới Đặc biệt gia nhập WTO ngồi việc có thêm hội ng cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thách thức lớn doanh nghiệp Việt Nam sản phẩm truyền thống chúng an h ta phải cạnh tranh với sản phẩm loại nhà sản xuất lớn giới Do đó, để đứng vững mơi trường cạnh tranh khắc nghiệt nay, doanh nghiệp phải tự lực vươn lên q trình sản xuất hó a kinh doanh mà đòi hỏi doanh nghiệp phải hồn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao lực quản lý để hạn chế sai sót gian lận xảy vă n đề phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động sản xuất ận kinh doanh Kiểm soát nội phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, lu giám sát trình hoạt động doanh nghiệp Trong đó, kiểm sốt chu Kh óa trình bán hàng - thu tiền nội dung quan trọng nhà quản lý doanh nghiệp Hoạt động bán hàng - thu tiền hoạt động xảy thường xuyên dễ xảy gian lận, sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu chu trình bán hàng, thủ tục kiểm soát chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro xảy hoạt động này, đồng thời nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Qua thời gian thực tập công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, với đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”, rút số kết luận sau: 115 1) Hệ thống kiểm sốt nội cơng ty có tồn hoạt động tương đối tốt 2) Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền thiết lập từ khâu xử lý đơn đặt hàng người mua đến lập dự phịng xóa sổ khoản nợ khơng thu hồi Q trình kiểm soát tương đối chặt chẽ, ngăn chặn sai phạm, rủi ro trọng yếu 3) Hệ thống kiểm sốt khoản chiết khấu sách tín dụng cho khách hàng hi ệp chặt chẽ năm qua ngăn chặn rủi ro trình thu hồi nợ ng Trong thời gian tới, để phản ứng linh hoạt trước biến động thị trường, h để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao, hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt an hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng cơng ty cần hồn thiện nữa, khắc phục hạn chế, phát huy mạnh mẽ mạnh đổi a tới hồn thiện, giúp Vân Long khơng ngừng phát triển hó 4.2 Khuyến nghị n Để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cần nhanh chóng khắc phục hạn chế mặt tồn ận - vă công ty TNHH đầu tư phát triền Vân Long, chúng tơi có số khuyến nghị sau: Cơng ty cần trang bị thêm sở vật chất, phương tiện vận chuyển đầy đủ Kh óa - lu q trình kiểm soát nghiệp vụ bán hàng thu tiền Phát huy tốt ưu điểm phục vụ cho trình kinh doanh công ty - Xây dựng phận kiểm toán độc lập áp dụng phần mềm kế tốn máy vào cơng tác hạch tốn cơng ty 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO ận vă n hó a an h ng hi ệp Bộ tài (2006), Chế độ kế tốn doanh nghiệp, NXB tài chính, Hà Nội GS TS Nguyễn Quang Quynh, TS Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm tốn tài chính, trường ĐH Kinh tế quốc dân, NXB ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội TS Lưu Đức Tuyên, ThS Đậu Ngọc Châu (2010), Giáo trình kiểm tốn báo cáo tài chính, trường Học viện Tài Chính, NXB Tài chính, Hà Nội TS Phạm Anh Tuấn (2009), “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội tổ chức”, Tạp chí nhà quản lý Kiemtoan.com.vn (2009), “Quan niệm sai”, truy cập ngày 02-05-2010, trang web http://www.kiemtoan.com.vn/forum/showthread.php?6424-Quan-ni %E1%BB%87m-%C4%91%C3%BAng-sai Kienthuctaichinh.com (2009), “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ”, truy cập ngày 04-04-2010, trang web http://www.kienthuctaichinh.com/2009/11/tm-hiu-v-h-thng-kim-sot-ni-b.html Vũ Ngọc Lan, Phan Lê Nga, Khổng Văn Tuyển, Nguyễn Viết Thắng (2009), “Phân tích ngành”, viết từ Cơng ty Cổ phần Chứng khoán Phố Wall (WSS) ngày 14/07/2009, truy cập ngày 25-04-2010, trang web http://www.ors.com.vn/Download.aspx Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính, Chuẩn mực số 14 - Doanh thu thu nhập khác, trang web Kh óa lu http://tanet.vn/thue-viet-nam.nsf/33493123661d95bf472577ed0018d117/78e cb95f9824c0eb47257857001995b9?OpenDocument Thamdinhgia.org (2009), “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ”, truy cập ngày 04-04-2010, trang web http://www.thamdinhgia.org/forum_posts.asp?TID=1149 10 Vinanet (2009), “Thị trường thép năm 2009 dự báo năm 2010”, tin Satthep.com.vn ngày 12-01-2010, truy cập ngày 25-04-2010, trang web http://www.satthep.com.vn/home/1588 11 Webketoan.vn (2010), “Vài quan điểm hệ thống kiểm soát nội bộ”, truy cập ngày 12-03-2010, trang web http://www.webketoan.vn/forum/f169/vai-quan-diem-ve-he-thong-kiem-soatnoi-bo-52762.html 117