PhÇn I c së lý luËn vÒ quy tr×nh ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Lêi më ®Çu Trong nh÷ng n¨m qua, hÖ thèng ng©n hµng ViÖt Nam ® ®èi míi mét c¸ch c¨n b¶n vÒ m« h×nh tæ chøc, c¬ chÕ ®iÒu hµnh vµ nghiÖ[.]
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB)
Kiểm tra,kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý và đợc thực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng kinh doanh và mở rộng loại hình kinh doanh thuộc trách nhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Các nhà quản lý cần cung cấp cho các cổ đông( hoặc Chính phủ) một sự bảo đảm thích hợp về công việc kinh doanh đợc kiểm soát chính đáng Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những ngời đầu t tiềm tàng(ngân hàng, chủ đầu t, ngời liên doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời Một hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù đợc thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với doanh nghiệp. Những chế độ và thể thức này đợc gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Nh vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động của đơn vị đảm bảo các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị.
- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
* Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán
Tài sản của đơn vị hiểu theo nghĩa rộng bao gồm:
- Các tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán( tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi, các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn, các khoản công nợ phải thu ).
- Các tài sản phi vật chất không có hình thái cụ thể nhng có vai trò quan trọng, tích cực trong việc nâng cao chất lợng hoạt động của đơn vị nh uy tín doanh nghiệp, số lợng và quan hệ khách hàng, lợi thế thơng mại, bầu không khí làm việc, quan hệ công tác, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành…
Tài sản vật chất của đơn vị có thể bị trộm cắp, lạm dụng hoặc bị h hại tình cờ nếu không đợc bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều này cũng đúng đối với tài sản phi vật chất nh các khoản công nợ phải thu, các tài liệu quan trọng và sổ sách Các thủ tục, quy trình, nghiệp vụ và nội quy bảo vệ phải dự kiến các phơng tiện bảo vệ vật chất chống lại mất mát, h hao, ăn cắp, lãng phí… Các phơng tiện hoặc biện pháp này sẽ bảo vệ trực tiếp hoặc gián tiếp các tài sản vật chất nh hàng tồn kho, thiết bị, tiền… Các tài sản vô hình cần đợc bảo vệ và giữ gìn bằng các biện pháp tổ chức, quy chế va những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ.
* Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế tài chính do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày là căn cứ quan trọng cho việc hình thành và lựa chọn các quyết định kinh tế của các nhà quản lý Nhà quản lý phải có các thông tin chính xác để điều hành các mặt của hoạt động kinh doanh Một lợng lớn thông tin đợc sử dụng để đề ra các quyết định kinh doanh then chốt, do vậy thông tin phải bảo đảm không đợc lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Các thông tin đợc cung cấp phải bảo đảm:
- Độ tin cậy của các tài liệu tài chính, kế toán do bộ phận kế toán chuẩn bị, do Giám đốc ký duyệt hoặc báo cáo với Ban Giám đốc, với Hội đồng Quản trị.
- Tính thích đáng, phù hợp của các thông tin tài chính, kế toán Các thông tin này phải phản ánh đầy đủ, đúng và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế.
* Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị
Nhà quản trị xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của Doanh nghiệp Cơ cấu kiểm soát nội bộ đợc thiết kế để mang lại sự bảo đảm chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đợc thực hiện đúng thể thức, đồng thời giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các thể thức đó Nhân viên trong công ty phải tuân thủ các chính sách, quyết định nội bộ, cụ thể là:
- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và các gian lận trong kinh doanh.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh.
- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
* Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý
Các quá trình kiểm soát trong mọi tổ chức nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhằm ngăn cản việc sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu năng quản lý, đảm bảo cơ cấu bộ máy đơn vị có đủ năng lực điều khiển, chỉ huy đơn vị.
* Các mục tiêu chi tiết và nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ Đối với bất kỳ loại hình nghiệp vụ kinh tế nào trong một doanh nghiệp đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ Có bảy mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa các sai sót nh vậy.
Cụ thể là: stt Các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
1 Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý( tính có căn cứ hợp lý).
2 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn( mục tiêu về sự phê chuẩn).
3 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ một cách đầy đủ( mục tiêu về tính đầy đủ).
4 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đúng đắn( mục tiêu về sự đánh giá).
5 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đúng đắn( mục tiêu về sự phân loại).
6 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh đúng hạn( mục tiêu về tính đúng kỳ).
7 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi đúng đắn vào sổ phụ và đợc tổng hợp chính xác( mục tiêu về tính chính xác cơ học).
Bảy mục tiêu trên đợc áp dụng cụ thể cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán.
Cùng với mục tiêu trên, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo thực hiện các nguyên tắc sau: stt Các nguyên tắc trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ
1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm
2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
3 Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn
Tóm lại, kiểm tra- kiểm soát là những hệ thống có chức năng xác minh, đánh giá, nhận xét về đối tợng kiểm tra- kiểm soát Hoạt động kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu của quản lý Các yếu tố của hệ thống kiểm tra- kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố đối chiếu, xem xét, xác minh đối tợng của quản lý Tổ chức kiểm tra- kiểm soát thể hiện cả tính khoa học và tính nghiệp vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lợc và bớc đi cụ thể trong hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra- kiểm soát ở cả tầm vĩ mô và vi mô của nền kinh tế.
Các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thờng đợc xem gồm 4 yếu tố cấu thành nên, đó là: (1) Môi trờng kiểm soát (2) Hệ thống kế toán (3) Hoạt động kiểm soát (4) Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát.
Môi trờng kiểm soát (MTKS): Là thái độ, khả năng, sự nhận biết và các hoạt động của ngời quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia quyền lực, chính sách về nhân sự MTKS là thành phần quan trọng nhất trong bốn thành phần của hệ thống KSNB, nếu thiếu MTKS hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ không có hiệu quả, kể cả khi ba thành phần khác của hệ thống KSNB có chất lợng tốt Hiệu quả của hệ thống KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của ngời quản lý cao cấp Nếu ngời quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm toán thì các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý của đơn vị đã đợc xây dựng và ngợc lại Do vậy kết quả đánh gía về MTKS nói chung và quan điểm của ngời lãnh đạo nói riêng có ảnh hởng lớn đến đánh gía toàn bộ hệ thống KSNB KTV phải nhận biết đợc từng nội dung, yếu tố của MTKS đợc thiết lập và thực hiện theo các phơng pháp sau:
Cập nhật và đánh giá đúng mức tài liệu ( báo cáo khảo sát, báo cáo kiểm toán ) và kinh nghiệm của các KTV đã thực hiện kiểm toán trớc đó Bởi vì hệ thống và công việc kiểm soát thờng không thay đổi liên tục, thông tin này có thể đợc cập nhật và đợc áp dụng phù hợp cho công việc kiểm toán nh÷ng n¨m tiÕp theo.
Tiến hành trao đổi, phỏng vấn ngời quản lý cấp cao và các nhân viên quản lý của đơn vị đợc kiểm toán về các nội dung của KSNB Nội dung trao đổi cần đợc chuẩn bị chu đáo, có thể dới dạng các nội dung hoặc bằng câu hỏi trả lời “có”,
“không”, “hoặc không sử dụng” Cần đặc biệt chú ý đến các néi dung:
- Đối với thái độ của ngời quản lý: Thể hiện bởi quá trình đào tạo và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát nếu những ngời quản lý cao cấp đợc đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành, kết quả phỏng vấn cho thấy họ hiều biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát đợc ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của ngời quản lý có năng l- ực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả.
- Tính trung thực và giá trị đạo đức: Thông qua việc đối chiếu kết quả trao đổi với ngời quản lý cấp cao và kết quả trao đổi với các nhân viên kết hợp những xem xét, quan sát khác để đánh giá tính trung thực và đạo đức của ngời lãnh đạo đơn vi Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hởng đến hành vi ứng xử, tính trung thực của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập đợc cũng nh độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính.
- Chính sách về nhân sự: Một chính sách đối đãi, thăng chức và đào tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát đợc thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực.
- Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, ghi chép có liên quan đến MTKS : gồm các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đợc thiết lập: nh quy định về quy trình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quản tài sản Một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đầy đủ là biều hiện của một MTKS có hiệu lực.
Quan sát: KTV có thể lựa chọn một số công việc kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vụ để quan sát thực tế, ví dụ: nghiệp vụ mua vật t, từ khi lập kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lợng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng.
Tổng hợp kết quả của bốn phơng pháp trên sẽ cho phép KTV sự hiều biết đầy đủ về MTKS nội bộ của đơn vị đợc kiểm toán.
Hệ thống kế toán: Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều kiện phát huy đợc tác dụng tự kiểm tra của kế toán Nghiên cứu hệ thống kế toán cần xem xét việc chấp hành quy định của Nhà nớc ở các nội dung: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quá trình kiểm tra kế toán Tơng tự nh phơng pháp để nhận biết môi trờng kiểm soát Tuỳ điều kiện cụ thể KTV có thể sử dụng một số hoặc tất cả phơng pháp đã nêu ở trên để xem xết, xác định: (1) các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị; (2) các nghiệp vụ về kinh tế này đợc bắt đầu nh thế nào; (3) hiện đợc ghi vào những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là gì; (4) các nghiệp vụ kinh tế đợc xử lý nh thế nào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành; (5) quá trình lập các báo cáo của kế toán Thông thờng việc nghiên cứu này đợc thực hiện bằng cách theo dõi một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị Bằng chứng thu thập đợc từ việc tìm hiểu nghiên cứu tài liệu sẽ có độ tin cậy cao.
Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ đợc thiết lập và thực hiện nhằm đạt đựơc các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra Có ba loại hoạt động kiểm soát cơ bản sau: (1) Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm, (2) sự phân chia quyền lực đúng dắn trong quản lý và hoạt động, (3) bảo quản tài sản tài liệu, sổ sách và giữ bí mật các thông tin.
Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm (trớc đây ta thờng gọi là bất năng kiêm nhiệm) là việc phân chia nhiệm vụ đảm bảo tách rời việc thực hiện những công việc mà nếu cùng một ngời làm dễ xảy ra những sai sót và gian lận vì mu lợi cá nhân.
+ Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, nh thủ quỹ phải tách rời kế toán thanh toán.
+ Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với việc bảo quản tài sản có liên quan Ví dụ kế toán trởng phải tách rời việc giữ kho hàng hoá.
+ Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ nh: quá trình ghi sổ tại các phân xởng thờng giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán trởng.
- Sự phân chia quyền lực đúng đắn trong quản lý và hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có nề nếp khi quyền phê chuẩn các nghiệp cụ kinh tế phải đợc quy định rõ ràng Ví dụ: việc bán hàng phải có bảng giá cố định đợc niêm yết, quy định giới hạn đối với nợ của khách hàng
- Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật các thông tin.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM ở Việt Nam 11 1.Khái quát về NHTM
Ngân hàng là một trong những ngân hàng tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế Ngân hàng là ngời cho vay chủ yếu đối với hàng triệu hộ tiêu dùng ( cá nhân, hộ gia đình) và vói hầu hết các cơ quan chính quyền điạ phơng ( thành phố, tỉnh ).Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phơng, từ ngời bán rau quả cho tới ngời kinh doanh ô tô, ngân hàng là tổ chức cung cấp tín dụng cơ bản phục vụ cho việc mua hàng hoá dự trữ hoặc mua ô tô trng bày Khi doanh nghiệp và ngời tiêu dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thờng dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thờng sử dụng séc, thẻ tín dụng hay tài khoản điện tử Và khi cần thông tin tài chính hay cần lập kế hoạch tài chính, họ thờng tìm đến ngân hàng để nhận đợc lời t vấn.
Trên toàn thế giới, ngân hàng là loại hình tổ chức trung gian tài chính cung cấp các khoản tín dụng trả góp cho ngời tiêu dùng với quy mô lớn nhất Trong mọi thời kỳ, ngân hàng là một trong những thành viên qua trọng nhất trên thị trờng tín phiếu và trái phiếu do chính quyền địa phơng phát hành để tài trợ cho các công trình công cộng, từ những hội trờng, sân bóng đá cho đến sân bay và đờng cao tốc Ngân hàng cũng là một trọng tổ chức tài chính cung cấp vốn lu động quan trọng nhất cho các doanh nghiệp và trong những năm gần đây, ngân hàng đã tăng cờng mở rộng cho vay dài hạn đổi
Chức năng uỷ thác Chức năng tín dông
Chức năng ngân hàng đầu t và bảo lãnh
Chức năng quản lý tiền mặt
Chức năng lập kế hoạch đầu t
Chức năng tiết kiệm mới hay mua sắm máy móc thiết bị mới Với tất cả những lí do đó và hơn thế nữa, ngân hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất của xã hội.
Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục các dịch vụ tài chính đa dạng nhất- đặc biệt là tín dụng, tiết kiệm và dịch vụ thanh toán- và thực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tài chính kinh doanh nào trong nền kinh tế.
1.3.2.Vai trò và chức năng cơ bản của ngân hàng.
Sơ đồ : Những chức năng cơ bản của ngân hàng đa năng ngày nay
*) Vai trò của ngân hàng trong nền kinh tế.
Trong khi nhiều ngời tin rằng các ngân hàng chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong nền kinh tế – nhận tiền gửi và cho vay- thì trên thực tế hiện đã phải thực hiện nhiều vai trò mới để có thực hiện để duy trì khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của xã hội các ngân hàng ngày nay có những vai trò cơ bản sau:
Vai trò trung gian: chuyển các khoản tiết kiệm, chủ yếu từ hộ gia đình, các thành phần khác để đầu t vào nhà cửa, thiết bị và các tài sản khác.
Vai trò thanh toán: thay mặt khách hàng thực hiện thanh toán cho việc mua hàng hoá, dịch vụ ( nh bằng cách phát hành và bù trừ séc, cung cấp mạng lới thanh toán điện tử , kết nối các quĩ và phân phối tiền giấy).
Vai trò ngời bảo lãnh: Cam kết trả nợ cho khách hàng khi khách hàng mất khả năng thanh toán ( chẳng hạn nh phát hành th tÝn dông).
Vai trò đại lý: thay mặt khách hàng quản lý và bảo vệ tài sản của họ, phát hành hoặc chuộc lại chứng khoán( thờng đợc thực hiện tại phòng uỷ thác).
Vai trò thực hiện chính sách: thực hiện chính sách kinh tế của chính phủ, góp phần điều tiết sự tăng trởng kinh tế và theo đuổi các mục tiêu xã hội.
1.3.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thơng mại Việt Nam.
Ngân hàng thơng mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống nh những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trờng: chúng đều đợc tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thơng mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình Trong tổng số nguồn vốn của các ngân hàng thơng mại , nguồn vốn huy động chiếm một tỷ trọng lớn, xu hớng hoạt động luôn đợc mở rộng theo nhiều hớng : huy động vốn tăng để mở rộng cho vay và đầu t.
Khác với các doanh nghiệp bình thờng, ngân hàng thơng mại là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế Tuy hoạt động ngân hàng hiện nay, bao gồm nhiều loại nguồn vốn nhng tựu trung lại đây là loại hình kinh doanh tiền tệ, tín dụng của một hệ thống trung gian, tài chính đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay ), với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu t và các nguồn vốn thanh toán nh vậy ngân hàng thơng mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc, sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động vủa khách hàng Nếu ngân hàng thơng mại không thu hồi đợc số nợ vay mà họ đã cho vay ra, thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả đợc số tiền đã huy động của khách hàng Trong hoạt động ngân hàng thơng mại tổn thất trong kinh doanh là một tất yếu, khó tránh khỏi Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu t không những đợc các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội Vì vậy, yêu cầu đầu tiên đặt ra nhằm đảm bảo hoạt động bình thờng là ngân hàng thơng mại phải thờng xuyên thu hồi đợc số vốn đã cho vay, để duy trì khả năng hoàn trả số tiền đã huy động của khách hàng và bảo toàn nguồn vốn tự có của bản thân Sự an toàn vững chắc trong kinh doanh của ngân hàng thơng mại có thể đợc hiểu là sự đảm bảo an toàn về mặt quyền lợi của ngời gửi tiền cũng nh đối với chính bản thân ngân hàng.
Ngân hàng Thơng mại thờng dành riêng một lợng tiền lớn và những chứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán L- ợng tiền này vừa đợc dùng làm dự trữ, vừa đợc dùng để điều chuyển, thanh toán Phần lớn tài sản của Ngân hàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch đợc Do tính chất của tài sản nắm giữ, mà một Ngân hàng rất dễ bị tổn thơng khi có gian lận và sai sót Đặc biệt là tính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác do nhân viên Ngân hàng quản lý… nên các Ngân hàng thơng mại cần có các quy trình hoạt động rõ ràng, phân cấp quản lý và điều hành cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và phải xây dựng một cơ cấu kiểm soát nội bộ thích hợp, đủ mạnh để vừa đảm bảo cho các hoạt động có hiệu quả, vừa tránh gian lận, tham ô, lợi dụng.
Ngân hàng Thơng mại thờng tham gia vào các giao dịch lớn, với số lợng tiền tệ rất lớn nên cần sử dụng phơng pháp xử lý dữ liệu trên mạng máy vi tính Sự phát triển của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, trên thực tế đã nâng cao rất nhiều năng lực kiểm soát của ngân hàng nhng điều này đang làm nảy sinh nhiều loại rủi ro khác xuất phát từ lỗi của máy tính và gian lận máy tính gây nên Từ đó đặt ra yêu cầu phải có một hệ thống kế toán tốt và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, với đội ngũ cán bộ tinh thông nghề nghiệp để hạn chế mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
Các Ngân hàng Thơng mại thờng tổ chức hoạt động kinh doanh với một mạng lới các Chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hành chính Vì vậy, việc phân cấp quản lý, điều hành kinh doanh, chi tiêu tài chính…là điều tất yếu; nhng cũng khó tránh khỏi tình trạng vợt quyền, sự tác động của chính quyền địa phơng trong hoạt động kinh doanh, sự phân tán về hoạt động hạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát , từ đó dẫn đến khó khăn trong việc duy trì tính đồng bộ, tính thống nhất của các hoạt động nghiệp vô…
Những hoạt động ngoài bảng cân đối tài chính cũng là vấn đề đáng quan tâm Một Ngân hàng Thơng mại có thể nhận đợc các giao ớc mà không có việc chuyển tiền, chuyển hàng nào Ngân hàng chịu trách nhiệm lu trữ, bảo quản những giấy tờ có liên quan đến các hoạt động này; tuy nhiên, ngân hàng hoạt động nh một đại lý hay ngời đợc uỷ thác, nên các hoạt động này không đợc nêu trong báo cáo tài chính của Ngân hàng, trừ những khoản thu nhập và chi phí xuất phát từ các hoạt động này Những khoản này có thể đợc hạch toán vào sổ sách và cũng có thể không Trong khi các hoạt động này th- ờng dẫn đến việc thanh toán phí cho ngân hàng, phải đợc tính toán và ghi sổ.
quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Mục đích nghiên cứu và đánh giá HTKSNB
Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể Việc nghiên cứu và đánh giá HTKSNB là rất quan trọng đối với kiểm toán viên, đồng thời cũng thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp khi tiến hành kiểm toán Trong đoạn 2 của
ISA400-Đánh gía rủi ro và kiểm soát nội bộ – yêu cầu: “Kiểm toán viên phải có hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và triển khai kiểm toán có hiệu quả…” Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm :
Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị;
Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;
Kiểm tra chơng trình ứng dụng và môi trờng tin học;
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;
Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;
Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
HTKSNB tuy là một công cụ quản lý trong đơn vị, nhng lại có những ảnh hởng rất lớn đến công việc của KTV, cụ thể là:
+ Thông qua việc tìm hiểu về HTKSNB và các bộ phận cấu thành, KTV đánh giá đợc những điểm mạnh và điểm yếu của HTKSNB nói chung cũng nh trong từng bộ phận, từng khoản môc.
+ Trên cơ sở hiểu biết về HTKSNB, kiểm toán viên có thể xác định đợc khối lợng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát Từ đó KTV xác định đợc phơng h- ớng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm toán, dự kiến về thời gian và lực lợng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chơng trình kiểm toán.
Trình tự đánh giá HTKSNB
Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiệc các thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ của đơn vị.
Sơ đồ dới đây trình bày khái quát các bớc tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các cuộc khảo sát số d trên Báo cáo tài chính ( Sơ đồ :Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán Báo cáo tài chính).
Trong sơ đồ này, các bớc (1), (2), (3) là các bớc của quá trình thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Các bớc còn lại là các bớc liên hệ các kết quả của việc đánh giá đó với các trắc nghiệm kiểm toán.
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thực hiện theo một trình tự nhất định và có thể khái quát qua bốn bớc cơ bản sau:(đợc khái quát theo sơ đồ)
Sơ đồ: Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính
(1) Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc.
(2) Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục. Đạt đợc sự hiểu biết về HTKSNB của khách hàng đủ để lập kế hoạch kiểm toán
BCTC Đánh giá xem liiêụ các BCTC có kiểm toán đợc hay không? ý kiến “từ chối “ hoặc rút ra khỏi hợp đồng
Quy trình đánh giá rủi ro kiểm soát
Lập kế hoạch và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng minh đợc
Mở rộng sự hiểu biết nếu thÊy cÇn thiÕt
Mức đợc chứng minh bằng sự hiểu biết dã có
Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có đợc giảm hơn từ kết quả của các thử nghiệm kiểm soát hay
Rủi ro kiểm soát tăng hơn so với mức đánh giá ban đầu hoặc ở mức tối đa rủi ro phát hiện giảm xuống và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện
Rủi ro kiểm soát giảm xuống rủi ro phát hiện tăng lên và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện tăng lên này.
(3) Thực hiện thử nghiệm kiểm soát( thử nghiệm tuân thủ).
(4) Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ.
2.1 Thu thập hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc
2.1.1 Tìm hiểu về những bộ phận của HTKSNB.
Trong giai đoạn này KTV tìm hiểu về HTKSNB của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát hoạt động liên tục và có hiệu lực của KSNB.
Sự hiểu biết này của KTV sử dụng để:
+ Đánh giá xem liệu có các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán đợc hay không?
+ Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng.
+ Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hởng đến rủi ro phát hiện.
+ Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp.
Tìm hiểu về môi trờng kiểm soát.
KTV phải có đầy đủ kiến thức để hiểu biết về các nhân tố trong MTKS đã trình bày ở trên, trong đó quan trọng nhất là sự hiểu biết về thái độ nhận thức và hành động có liên quan đến MTKS của nhà quản lý Quan trọng là KTV phải tập trung vào thực chất, nội dung của các quá trình kiểm soát hơn là hình thức của nó Ví dụ nh các qui định về đạo đức sẽ chẳng có gía trị gì nếu các nhà quản lý cao cấp nhất có những hành động trái đạo lý.
Tìm hiểu về thông tin và truyền thông. Để tìm hiểu về hệ thống kế toán, KTV cần thực hiện theo tr×nh tù sau:
+ Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị.
+Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ: các nghiệp vụ đợc bắt đầu nh thế nào? Những sổ sách kế toán có liên quan? Các phơng pháp xử lý các nghiệp vụ?
+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo tài chính, gồm cả các chính sách kế toán và phơng pháp để xác định các ớc tính kế toán.
Trong qúa trình tìm hiểu HTKT và các hoạt động kiểm soát có liên quan của khách hàng, KTV có thể tiếp cận theo hai cách phổ biến sau:
+ Phơng pháp tiếp cận theo khoản mục.
+ Phơng pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ.
Theo phơng pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ Ví dụ HTKT trong một doanh nghiệp sản xuất có thể phân ra thành những chu trình nghiệp vụ sau đây: chu trình bán hàng và thu tiền; chu trình mua hàng và thanh toán; chu trình sản xuất; chu trình tiền lơng; chu trình tài chính; chu trình đầu t…
Việc xác định các chu trình nghiệp vụ phụ thuộc vào tính chất hoạt động kinh doanh của đơn vị và KTV cũng có thể lựa chọn để xác định các chu trình nghiệp vụ theo các cách khác nhau.
Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát. Để đạt đợc sự hiểu biết này, KTV phải cân nhắc những kết quả đạt đợc trong quá trình tìm hiểu về những bộ phận khác nhau của HTKSNB (MTKS, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông) xem liệu có cần phải tìm hiểu thêm về MTKS không? Bởi vì KTV đã có những hiểu biết về các hoạt động kiểm soát của khách hàng thông qua quá trình tìm hiểu trớc đó.
Tìm hiểu về việc giám sát.
Cuối cùng, KTV cũng cần phải có tìm hiểu những hoạt động giám sát của đơn vị có liên quan đến việc lập BCTC và những hoạt động giám sát này đã ảnh hởng đến HTKSNB nh thế nào? Việc trao đổi với các nhà quản lý là phơng pháp th- ờng đợc sử dụng để tìm hiểu vấn đề này Ngoài ra, các KTV độc lập cũng phải nghiên cứu công việc của các KTVNB vì họ đã có những đóng góp đáng kể vào việc tăng cờng tính hữu hiệu của HTKSNB.
2.1.2 Phơng pháp để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bé.
Các phơng pháp để KTV tìm hiểu HTKSNB gồm:
- Dựa vào kinh nghiệm trớc đây của KTV với khách hàng.
Thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng thơng mại tại công ty Vaco
Quá trình hình thành và tổ chức bộ máy của công ty
Công ty Kiểm toán Việt Nam là công ty chuyên ngành luôn cung cấp các dịch vụ về kiểm toán, kế toán, t vấn tài chính, quản trị có trụ sở chính tại số 8- Phạm Ngọc Thạch- Đống Đa- Hà Nội và 2 chi nhánh: 01 tại thành phố Hồ Chí Minh, 01 tại Hải phòng, 01 tại Đà Nẵng( dự kiến trong năm 2004).
Công ty Kiểm toán Việt Nam và doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Tài Chính, đợc thành lập ngày 13/05/1991 theo quyết định số 165 TC/QĐ/TCCB của Bộ trởng Bộ Tài Chính về việc thành lập công ty Kiểm toán Việt Nam tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Auditing Company (VACO) Có thể nói, Vaco là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, điển hình về sự năng động, sáng tạo đi đầu trong việc nâng cao chất lợng dịch vụ, có tinh thần đoàn kết nội bộ, thờng xuyên chú ý chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, nhân viên, và luôn coi trọng công tác đào tạo nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển lâu dài của công ty vì Công ty cho rằng “Chất lợng của đội ngũ nhân viên chính là chất lợng dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng” Trong thời gian vừa qua, công ty đã tạo dựng đợc mạng lới khách hàng tơng đối ổn định và đa dạng, nhờ đó hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăng trởng.
Nhằm tiếp thu và đón nhận những kỹ thuật kiểm toán tiên tiến của thế giới, Vaco đã tăng cờng hợp tác với tất cả các Hãng kiểm toán hàng đầu thế giới nh Deloitte Touche Tohmatsu (DTT), Price Waterhouse (PW), KPMG, Ernst & Young (E&Y).Việc hợp tác kinh doanh của Vaco với các Hãng kiểm toán quốc tế này không chỉ trong phạm vi các Hợp đồng kiểm toán nói chung mà còn tập trung trong lĩnh vực đào tạo truyền bá các chuẩn mực kế toán- kiểm toán quốc tế, các nguyên tắc thực hành kiểm toán quốc tế tại Việt Nam.
Một sự kiện quan trong trong quá trình phát triển của Vaco là vào ngày 04/04/1995 theo quyết định số 1187/GP của
Uỷ ban Nhà nớc về hợp tác đầu t cho phép một bộ phận Vaco liên doanh với Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) thành lập Công ty liên doanh Vaco-DTT ( đại diện là Phòng Dịch vụ Quốc tế). Vaco trở thành công ty kiểm toán Việt Nam đầu tiên liên doanh với nớc ngoài trong lĩnh vực kiểm toán.
Từ ngày 1/10/1997, DTT đã chính thức công nhận Vaco là thành viên của DTT và là đại diện hợp pháp duy nhất của DTT tại Việt Nam Với sự kết hợp thế mạnh của Công ty kiểm toán Việt Nam thông hiểu về môi trờng kinh doanh và luật pháp Việt Nam với một hãng kiểm toán quốc tế có bề dày lịch sử và danh tiếng hàng trăm năm Vaco là Công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tê Sự kiện này đã đánh dấu một bớc phát triển mới của Vaco nói riêng và ngành kiểm toán Việt Nam nãi chung.
Hiện nay Vaco là công ty đầu tiên, doanh nghiệp trực tiếp thuộc bộ trong tổng số 18 công ty trong toàn quốc chuyển mô hình quản lý theo mô hình TNHH một thành viên vào năm
2003 và lấy tên là: “Công ty kiểm toán Việt Nam TNHH”
* Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty :
Qua hơn 10 năm hoạt động và phát triển với những thay đổi lớn trong tổ chức hoạt động cũng nh bộ máy của Công ty, đến nay có thể nói bộ máy tổ chức của Công ty đã tơng đối hoàn chỉnh và ổn định:
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình chức năng: đứng đầu là giám đốc, sau đó là các Phó giám đốc phụ trách các chức năng.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Mục tiêu của Vaco là giúp khách hàng năng cao chất lợng công tác tài chính, kế toán, tăng cờng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua tăng cờng hoạt động của HĐKSNB, đảm bảo quyền lợi cho các bên sử dụng thông tin trên BCTC.Vaco hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan chịu trách nhiệm vật chất và giữ bí mật cho khách hàng Vaco coi trọng chất lợng dịch vụ, hiệu quả tài chính và uy tín nghề nghiệp.
Phơng châm hoạt động của Vaco là phấn đấu trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và t vấn kinh doanh tại Việt Nam, luôn cung cấp các dịch vụ mà khách hàng cần chứ không chỉ các dịch vụ đã có với chất lợng cao vợt lên sự mong đợi của khách hàng và nhân viên trong Công ty.
2.1 Đặc điểm về các dịch vụ mà công ty cung cấp: bao gồm 12 dịch vụ t vấn đợc khái quát thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Những dịch vụ của Công ty kiểm toán
T vấn tài chính -Đánh giá tài chính doanh nghiệp -Đánh giá tài sản -T vấn sử dụng nguồn TC
-Xây dựng hệ thống kế toán
-Chơng trình kế toán vi tính
T vÊn thuÕ-Kê khai thuế -Soát xét thuế-Trả lời các vớng mắc -T vấn thuế thực hành
Dịch vụ bồi d- ỡng Kế toán, T vấn khác liên quan
2.2 Quy trình hoạt động của công ty kiểm toán Việt Nam:
Do là thành viên chính thức của Hãng Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) nên Vaco áp dụng phơng pháp qui trình đánh giá HTKSNB nói riêng và phơng pháp kiểm toán của DTT quốc tế là hệ thống kiểm toán AS/2 (hệ thống kiểm toán tiên tiến mà Vaco đang áp dụng từ khi trở thành thành viên củaHãng Deloitte Touche Tohmatsu)
Hệ thống kiểm toán AS/2 bao gồm:
+ Hệ thống hồ sơ kiểm toán.
Dựa vào AS/2 Vaco đã thực hiện công việc kiểm toán BCTC theo các bớc:
Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Lập kế hoạch kiểm toán cụ thÓ Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Kết thúc công việc kiểm toán và lập kế hoạch
2.2.2 Hệ thống hồ sơ kiểm toán:
Tất cả các bớc, các công việc, giấy tờ làm việc, các thông tin do khách hàng cung cấp, các thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc về một khách hàng cụ thể nào đều đợc tập trung trong hồ sơ kiểm toán- lập theo hệ thống kiểm toán AS/2 đợc chia thành các phần có chỉ mục từ 1000 đến 8000 với nội dung cô thÓ nh sau:
1000 Lập kế hoạch:gồm các bớc để phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán.
1100 Kế hoạch giao dịch và phục vụ khách hàng.
1200 Đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trờng kiểm soát.
1300 Các điều khoản thực hiện hợp đồng kiểm toán.
1400 Tìm hiểu quy trình kế toán áp dụng.
1600 Các thủ tục phân tích sơ bộ
1700 Xác định mức độ trọng yếu.
1800 Đánh giá rủi ro và kế hoạch kiểm toán.
2000 Báo cáo: phần này lu giữ các loại báo cáo có liên quan đến cuộc kiểm toán đã hoàn thành nh Báo cáo kiểm toán, th quản lý, các báo cáo tài chính… Ngoài ra còn có bản ghi tóm tắt kết quả kiểm toán ( ghi lại các bớc đã thực hiện trong quá trình kiểm toán, các vấn đề đã xử lý và cha xử lý, các bút toán điểu chỉnh và phân loại lại, cũng nh ý kiến của KTV) và các giấy tờ có liên quan khác do khách hàng cung cấp hoặc kiểm toán viên thu thập đợc.
3000 Quản lý kiểm toán: gồm các giấy tờ có liên quan đến lịch trình thực hiện và đánh giá dịch vụ khách hàng cùng
Công việc thực hiện sau kiểm toán các biên bản họp giữa kiểm toán viên và Ban giám đốc Công ty khách hàng.
4000 Kiểm soát: các giấy tờ có liên quan và các kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty khách hàng.
4100 Kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
4110 Kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
4300 Kiểm soát hệ thống bằng máy vi tính- Không có rủi ro cô thÓ
4310 Tăng cờng nắm bắt về hệ thống kiểm soát bằng máy tính.
4400 Kiểm soát các chu trình áp dụng- Không có rủi ro cụ thÓ.
4420 Giấy tờ kiểm soát các chu trình áp dụng.
Các phần có ký hiệu từ 5000 đến 7000 bao gồm các ch- ơng trình kiểm toán, giấy tờ làm việc có liên quan đến thực hiện kiểm toán tài khoản, tài sản và nguồn vốn.
5000 Kiểm tra chi tiết tài sản: Bao gồm các giấy tờ làm việc, bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập đ- ợc liên quan đến kiểm tra chi tiết các tài khoản thuộc phần tài sản nh tài khoản tiền, tài khoản hàng tồn kho, các khoản phải thu, TSCĐ, đầu t ngắn và dài hạn…
6000 Kiểm tra chi tiết công nợ: trình bày những bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập để đa ra ý kiến về số d các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn.
7000 Kiểm tra chi tiết nguồn vốn.
8000 Riêng phần này là phần dành riêng cho kiểm tra chi tiết các tài khoản có liên quan đến thu thập và chi phí nh tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, doanh thu và chi phí khác…
Sau khi lập hồ sơ khách hàng tiến hành soát xét hồ sơ khách hàng: hồ sơ khách hàng đợc thiết lập bởi nhóm kiểm toán, theo thể thức kiểm toán AS/2 của DTT đợc thực hiện thông qua quy trình sau:
Sơ đồ 4: Quy trình soát xét hồ sơ khách hàng
Soát xét sau quá trình
Kiểm toán áanhssoosâooo Soát xét trong quá trình kiểm toán
Soát xét sau quá trình
Ngoài phơng pháp kiểm toán và hệ thống hồ sơ kiểm toán, chơng trình kiểm toán AS/2 còn có phần mềm phục vụ kiểm toán Với việc sử dụng phần mềm AS/2 đã giúp ích cho kiểm toán viên rất nhiều trong việc nâng cao năng suất lao động, chuyền nghiệp hoá trong các khâu thu thập, phân tích và bảo quản các bằng chứng kiểm toán song nó không hoàn toàn thay thế đợc kiểm toán viên vì kiểm toán viên là ngời cung cấp thông tin đúng đắn cho máy tính sau những bớc
Hồ sơ do Vaco Manager soát (Dũng và xét
Hồ sơ do Manager DTT soát xét
ThiÕt lËp hồ sơ kiểm toán
Soát xét và ký báo cáo
Hà Thu DTTs MNC client phân tích, đánh giá kinh nghiệm, trình độ chuyên môn môn của bản thân.
2.3 Kết quả hoạt động của công ty trong một số n¨m gÇn ®©y:
Kể từ khi thành lập, hơn 10 năm qua, với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, nhân viên toàn công ty và của từng thành viên Ban Giám Đốc đã đa công ty đạt đợc những thành tựu vợt bậc, đóng góp vào sự trởng thành của các doanh nghiệp kế toán và kiểm toán Việt Nam Hiện nay, vai trò và vị trí của công ty kiểm toán Việt Nam đã khẳng định trên cả nớc Với những thành tích đó Vaco đã đợc BTC ghi nhận và đề nghị.
Chính phủ tặng thởng Huân chơng Lao động hạng 3 năm
2001 và Giám đốc-Bà Hà Thị Thu Thanh đã nhận giải thởng Sao đỏ năm 2002 do Phó Thủ tớng Vũ Khoan trao tặng, tiếp đến là Chủ tịch UBMTTQVN Phạm Thế Duyệt trao tặng cúp
DN Sao Đỏ- một giải rất cao quý và xứng đáng với nỗ lực phấn đấu không ngừng của từng cá nhân và tập thể Công ty.
Vaco có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đợc đào tạo có hệ thống tại Hoa Kỳ, Anh, Bỉ, Ailen, Malaysia, Singapoer, HôngKông… với thời gian từ 1 đến 18 tháng và các khoá đào tạo trong nớc, trong đó có một số lợng lớn các kiểm toán viên đã đợc cấp chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia(CPA) với sự trợ giúp của đội ngũ chuyên gia, cố vấn nớc ngoài có trình độ, bằng cấp chuyên môn quốc tế.
Với đội ngũ kiểm toán viên quốc gia nhiều nhất so với các công ty kiểm toán khác ở Việt Nam, bao gồm các kiểm toán xuất sắc nhất của ngành kiểm toán Việt Nam, dịch vụ kiểm toán là dịch vụ có chất lợng cao của Vaco.
+ 45% số nhân viên đã đợc đào tạo, khảo sát về kế toán, kiểm toán ở nớc ngoài.
+ 37% số nhân viên có trên 5 năm kinh nghiệm.
+ 12% số nhân viên có bằng thạc sỹ.
+ 21% số nhân viên có hai bằng đại học trở lên.
+ 60% số nhân viên sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong công việc.
+ 95% số nhân viên có trình độ đại học trở lên và sử dụng thành thạo máy vi tính trong công việc
- Tốc độ tăng trởng lao động
Sơ đồ 6: Tăng trởng lao động qua các năm
Thực tế quy trình đánh giá HTKSNB tại NHTM ở Việt
do công ty Vaco thực hiện
Hàng năm Công ty Vaco đều có “ Th chào hàng” gửi tới khách hàng dù là khách hàng mới hay khách hàng thờng xuyên. Khách hàng sau khi xem xét th nếu đồng ý mời Công ty Vaco cung cấp các dịch vụ kiểm toán sẽ gửi “Th hẹn kiểm toán” sau khi đã đăng ký hoặc gửi Fax hay liên hệ trực tiếp qua điện thoại Đại diện Ban Giám đốc Công ty Vaco sau đó sẽ cùng với công ty khách hàng ký kết “Hợp đồng kiểm toán” (Hợp đồng kiểm toán đợc lập theo VSA 210 Hợp đồng kiểm toán).
Sau khi ký kết “Hợp đồng kiểm toán”, kiểm toán viên của công ty Vaco bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán chú trọng vào công việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để đa ra quyết định trớc khi kiểm toán Các bớc công việc đợc thể hiện rõ nét trong việc kiểm toán của Công ty Vaco đối với Ngân hàng th- ơng mại Ngân hàng thơng mại ABC là khách hàng thờng xuyên của Công ty Vaco Là một ngân hàng nên HTKSNB và các thủ tục kiểm soát tơng đối chặt chẽ hơn các doanh nghiệp khác đòi hỏi kiểm toán viên phải tiến hành
Đánh giá rủi ro và môi trờng kiểm soát của khách hàng.
Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức bộ máy của khách hàng.
Tìm hiểu về chu trình kế toán áp dụng tại công ty.
Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của công ty.
Đánh giá mức độ ảnh hởng của máy vi tính.
Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ.
Đánh giá rủi ro và kế hoặch kiểm toán.
1 Đánh giá rủi ro và môi trờng kiểm soát của Ngân hàng thơng mại.
Kiểm toán viên tiến hành tìm hiều môi trờng kiểm soát thông qua việc xem xét cách thức tổ chức quản lý và điều hành cuả Ban Giám đốc cùng với các quy trình kiểm soát ảnh h- ởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thơng mại Mục đích của việc tìm hiểu này là đánh giá hoạt động, cách thức quản lý của Ban lãnh đạo và khẳng định độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng Đối với khách hàng mới, để có đợc sự hiểu biết về môi tr- ờng kiểm soát, kiểm toán viên sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban giám đốc công ty khách hàng, qua đó Ban Giám đốc khách hàng sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những tài liệu nh: Các văn bản quy định cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong công ty, các nội quy, quy định đợc áp dụng trong công ty, các kế hoặch dự toán đợc lập các văn bản quy định tổ chức công tác kế toán Ngoài ra, kiểm toán viên còn tiến hành phỏng vấn Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Kế toán trởng, các trởng phòng và quan sát các mặt hoạt động trong công ty Qua đó, kiểm toán viên có thể đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức, hoạt động của các nhà lãnh đạo công ty khách hàng nhằm khẳng định độ tin cậy của môi trờng kiểm soát. Đối với khách hàng thờng niên, các thông tin về môi trờng kiểm soát thờng ít thay đổi qua các năm, vì vậy kiểm toán viên Vaco sẽ cập nhật các thông tin này trong Hồ sơ kiểm toán n¨m tríc.
Do ngân hàng thơng mại ABC là khách hàng thờng niên của Vaco, nên kiểm toán viên sẽ có đợc những thông tin này trong những cuộc kiểm toán lần trớc Kiểm toán viên tìm hiểu những thay đổi trong Ngân hàng diễn ra trong năm 2002 mà có ảnh hởng đến tính hữu hiệu của môi trờng kiểm soát
Vaco thực hiện bảng câu hỏi gồm 20 câu chung với những tình huống liên quan đến rủi ro kiểm toán và môi trờngKSNB Những câu trả lời chính xác trong phần này sẽ chỉ ra sự tồn tại của rủi ro kiểm toán và môi trờng kiểm soát từ đó yêu cầu xem xét và trả lời những câu hỏi bổ xung Sau những câu hỏi chung là những câu hỏi chi tiết để bổ xung thêm thông tin Khách hàng không cần thiết phải trả lời những câu hỏi nhỏ trong mối liên hệ với câu hỏi chung Tuy nhiên mỗi câu trả lời đó đều phải nhằm mục đích chung là xây dựng đợc câu trả lời hoàn chỉnh cho câu hỏi chung. đánh giá rủi ro và môi trờng kiểm soát
Khách hàng: Ngân hàng thơng mại ABC Ngời lËp :LXT
Ng- ời soát xét: TAH
Quan điểm về tính chính trực của Ban quản trị ảnh hởng tới:
Môi tr- êng kiÓm soát
Cã vÊn đề nào đáng lu ý hay không?
Quan điểm và tính chính trực
1 Có lý do nào khiến KTV nghi ngờ về quan điểm và tính chính trực của Ban Giám Đốc cũng nh có thể tin tởng vào những thông tin mà họ cung cấp không?
Cam kết về sự chính xác và hợp lý của Báo cáo tài chính
2 Có lý do nào nghi ngờ về những cam kết của BGĐ về sự tin cậy của BCTC
Cam kết về việc thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin và kế toán đáng tin cậy
3 Có lý do nào nghi ngờ tới những cam kết của BGĐ để thiết lập và duy trì hệ thống thông tin và kế toán đáng tin cậy hay một
Cơ cấu tổ chức và quản trị
4 Cơ cấu tổ chức có bất hợp lý với quy mô và loại hình kinh doanh không?
Cơ cấu tổ chức, quá trình kiểm soát, giám sát và điều hành
5 Quá trình kiểm soát của BGĐ là không phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh không, có lý do nào để nghi ngờ về khả năng của Ban quản trị trong việc giám sát và điều hành hoạt động có hiệu quả cũng nh việc phân công trách nhiệm.
Phơng thức phân công quyền hạn và trách nhiệm
6 Phơng thức phân công quyền hạn và trách nhiệm có bất hợp pháp với quy mô và hình thức kinh doanh hay không?
Phơng pháp quản lý lãnh đạo
7 Có lý do nào để băn khoăn về phơng pháp quản lý của Ban lãnh đạo hay không ?
Khô ng ảnh hởng của hệ thống máy vi tính
8 Hình thức và phạm vi sử dụng máy vi tính có bất hợp lý với quy mô và hình thức kinh doanh hay không?
Hoạt động của Ban giám đốc và nhóm kiểm toán nội bộ
9 Ban giám đốc và nhóm kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp có bất hợp lý với quy mô và hình thức kinh doanh hay không?
Hình thức và môi trờng kinh doanh
10, Có lý do nào để băn khoăn với hình thức kinh doanh của doanh nghiệp hay không?
Khô ng Câu hỏi- rủi ro kiểm toán a Doanh nghiệp có chu kì kinh doanh dài hay không? Khô ng b Doanh nghiệp có sử dụng kỹ thuật tài chính phức tạp và cũ hay không? Có c Doanh nghiệp có hoạt động trong ngành nghề và môi trờng dễ thay đổi hay không? Không d Những số liệu dự báo kế toán quan trọng có đáng chú ý, phực tạp, bất thờng hơn mức trung bình không? Có e Kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp hay không? Không f Trong năm vừa qua, doanh nghiệp có mua lại những công trình kinh doanh trong những ngành nghề mà doanh nghiệp có ít hoặc không có kinh nghiệm hay không?
11 Có những ảnh hởng bên ngoài nào trong môi trờng kinh doanh tác động đến hoạt động và khả năng tiếp tục kinh doanh của
Khô ng Khô ng Khô ng
12 Ban quản trị có chịu áp lực nào trong việc đa ra kết quả tài chính cụ thể hay không?
13 Có nhân tố nào chứng tỏ rằng DN không thể tiếp tục hoạt động trong thời gian đợc dự báo hay không?
Bản chất của cuộc kiểm toán.
14 Có lý do nào để băn khoăn về những ảnh hởng xung quanh cuộc kiểm toán không? Có Có Có
15 Có lý do nào để nói rằng sự tuân thủ những chuẩn mực kiểm toán nói chung đợc thừa nhận của chúng ta sẽ bị thắc mắc
Câu hỏi Rủi ro kiểm toán a Có vấn đề gì nói rằng việc kiểm toán của chúng ta sẽ bị thắc mắc bởi bên thứ 3 về tính độc lập không?
Khôn g b Có vấn đề tranh chấp giữa doanh nghiệp với một khách hàng nào đó của hãng dẫn tới việc tranh chấp lợi ích hay không?
Khôn g c Liệu doanh nghiệp hay bộ phận chính của nó bị bán không? Khôn g d Kết quả của cuộc kiểm toán liệu có đợc các kiểm toán viên khác tin tởng hay không? Có e Chúng ta có nên tin tởng vào các kiểm toán khác về các vấn đề trọng yếu mà đợc thực hiện tại các công ty thành viên hay không? f Có những doanh nghiệp liên kết lớn hoặc có những bên có liên quan mà chúng ta không kiểm toán song lại có những giao dịch quan trọng có thể xảy ra hay không? g Có ý kiến nào khiến chúng ta cho rằng không thể phát hành báo cáo chấp nhận toàn bộ vì lý do hạn chế phạm vi kiểm toán, vấn đề về kế toán, diễn giải số liệu và “hoạt động liên tục” không?
16 Có vấn đề kế toán trọng yếu nào dẫn đến mức độ rủi ro của hợp đồng kiểm toán lớn hơn mức trung bình hay không?
Những mối liên hệ kinh doanh và các bên có liên quan
17 Có lý do nào khẳng định rằng chúng ta có những hiểu biết đầy đủ về những nghiệp vụ quan trọng và những quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp khác, đặc biệt trong trờng hợp các doanh nghiệp khác đợc coi là bên thứ ba trong khi đó trên thực tế lại là những bên có liên quan Điều đó có thể ảnh hởng đến những nhận xét khái quát về tính chính trực của Ban quản trị
Những kinh nghiệm và kiến thức về khách hàng
18 Có lý do nào để khẳng định rằng chúng ta không tích luỹ đủ kinh nghiệm và kiến thức vê khách hàng không?
19 Có lý do nào để khẳng định rằng chúng ta không có đủ nhân viên có khả năng ( bao gồm các chuyên gia về ngành chuyên môn, hoặc những chuyên gia về quy định hay những chuyên gia về quy định hay luật nớc ngoài
20 Có những vấn đề nào nói rằng sự tồn tại khả năng gian lận của Ban quản trị hay không?
Khô ng đánh giá khái quát rủi ro kiểm toán
Rủi ro kiểm toán đợc đánh giá là :
Xử lý đối với rủi ro kiểm toán đợc xác định Đây có phải là cuộc kiểm toán lần đầu hay không? Khôn g đánh giá môi trờng kiếm soát
Môi trờng kiểm soát có hệ thống kế toán đáng tin cậy và kiểm soát nội bộ hiệu quả
- Công ty đã thành lập một hệ thống kiểm soát tơng đối có hiệu quả, bao gồm Ban kiểm soát trực thuộc BOM, phòng kiểm soát trực thuộc BOD Các bộ phận kiểm soát này đợc quyền và có trách nhiệm kiểm tra các yếu tố trong chu trình hoạt động của khách hàng, bao gồm kiểm soát d nợ tín dụng quá hạn, d nợ lớn theo quy định…( đối chiếu với báo cáo của phòng tín dụng)- đối chiếu, kiểm tra các báo cáo và thông tin kế toán với các nguồn thông tin khác Các kết quả thu thập đợc từ công việc kiểm tra này đợc báo cáo trực tiếp với BOM hoặc BOD.
- Ngân hàng đã có các nhân viên chuyên trách, đã có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực ngân hàng để thực hiện các công việc này.
- Ban Giám đốc và HĐQT trực tiếp soát xét các thông tin và báo cáo của bộ phận kiểm soát nh một phần kèm theo của các báo cáo tài chính và hoạt động thông thờng.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi công ty Kiểm toán Việt Nam( Vaco)
Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi Công ty Kiểm toán Việt Nam
Phơng pháp AS/2 là một phơng pháp kiểm toán khoa học vè tiên tiến đợc áp dụng thành công ở tất cả các hãng thành viên của DTT Nói riêng, đối với quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thì quy trình của AS/2 cũng là một quy trình t- ơng đối hoàn thiện.
Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng trong kiểm toán BCTC là việc hết sức quan trọng, nó quyết định việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó Hệ thống phơng pháp kiểm toán AS/2 đã nêu lên mục đích của việc kiểm tra hệ thống là nhằm:
+ Hiểu rõ về hệ thống kiểm toán của khách hàng.
+ Thiết kế các thử nghiệm cơ bản và
+ Đa ra các gợi ý nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng sẽ đợc trình bày trong Th quản lý.
Kết luận của kiểm toán viên có dựa vào HTKSNB hay không có ảnh hởng rất lớn đến việc xác định phạm vi, thời gian, khối lợng công việc kiểm toán, số lợng ngời tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán bỏ ra.
Sau đây là một số nhận xét về quy trình đánh giá HTKSNB của Vaco:
Về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khi tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng, các KTV của Vaco thờng có sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thờng xuyên Với khách hàng mới, việc tìm hiểu về HTKSNB đợc tìm hiểu một cách kĩ lỡng những mức độ tin t- ởng vào HTKSNB thờng đợc đánh giá thấp hơn Với khách hàng thờng xuyên, KTV thờng xác định có thể tin tởng vào HTKSNB và quá trình tìm hiểu chỉ tập trung vào những trờng hợp có sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trờng hoạt động. Để mô tả HTKSNB, các KTV của Vaco chủ yếu sử dụng Bảng câu hỏi Việc thiết kế Bảng câu hỏi chung cho các doanh nghiệp cha cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị bởi vì các loại hình doanh nghiệp khác nhau, đặc điểm của HTKSNB cũng khác nhau.
Về đánh giá rủi ro kiểm soát.
KTV thờng có hai xu hớng khi đánh giá rủi ro kiểm soát Đối với khách hàng thờng xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đối với khách hàng, KTV thờng đánh giá rủi ro ở mức thấp Tuy nhiên đối với khách hàng mới, KTV thờng có những nghi ngờ cao hơn về HTKSNB, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức cao hơn Và trong quá trình kiểm toán các thử nghiệm chi tiết sẽ đợc thực hiện Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và trình độ của KTV.
Về thực hiện thủ tục phân tích.
Vaco thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính nh so sánh năm nay với năm trớc, phân tích tỷ suất và phân tích xu hớng thông qua đó KTV sẽ xác định những biến động bất thờng và dự đoán những chỉ tiêu hàm chứa rủi ro.
Sự phân tích BCTC của Công ty dựa trên đặc điểm kinh doanh của khách hàng nhng chủ yếu mang tính dự đoán và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của KTV Thực tế tại Vaco, hầu hết các khách hàng đều kết hợp các loại phân tích trên song KTV thờng chỉ ghi kết quả phân tích thông qua việc so sánh năm nay với năm trớc.
Về Hồ sơ kiểm toán.
Quá trình đánh giá HTKSNB của các KTV Vaco đợc ghi trên giấy tờ làm việc, th quản lý, biên bản làm việc và đa ra các cuộc họp với khách hàng Việc ghi lại quá trình đánh giá trên giấy tờ làm việc, th quản lý, biên bản làm việc giúp cho ngời đọc Hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ làm việc hiểu về tiến trình đánh giá, giúp khách hàng khắc phục những điểm hạn chế trong HTKSNB, giúp các KTV thuận lợi khi tổng hợp các giai đoạn kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán.
Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá
Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bớc công việc quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán là liên quan rất nhiều đến quá trình thực hiện kiểm toán.
Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết HTKSNB ở các doanh nghiệp còn rất yếu kém, ngoại trừ một số tổng công ty hoặc các công ty lớn, doanh nghiệp liên doanh, các công ty 100% vốn nớc ngoài đã có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh Chính vì hầu hết các doanh nghiệp Nhà nớc ở nớc ta có quy mô nhỏ nên rất ít thấy dấu hiệu tồn tại của một hệ thống kiểm soát nội bộ Tại những doanh nghiệp này, ở khâu chuẩn bị kiểm toán, KTV th- ờng bỏ qua các bớc đánh giá HTKSNB, xác định rủi ro kiểm soát là cao và tiến hành các thủ tục cơ bản ở khâu thực hiện kiểm toán.
Khi nền kinh tế nớc ta chuyển đổi cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc thì các doanh nghiệp cũng đang dần thích ứng với sự chuyển biến này Nền kinh tế phát triển có nghĩa là các doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và do đó việc đòi hỏi phải có một HTKSNB vận hành hữu hiện là một tất yếu khách quan Nh vậy việc hoàn thiện phơng pháp đánh giá HTKSNB để tiến hành kiểm toán là vấn đề cần đợc quan tâm.
Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bớc công việc đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó Kết luận của KTV là có dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không có ảnh hởng rất lớn đến việc xác định phạm vi kiểm toán, thời gian kiểm toán, số lợng ngời tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán phải bỏ ra Nếu kiểm toán viên đa ra ý kiến tin tởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhng trên thực tế hệ thống này hoạt động không có hiệu qủa hoặc ngợc lại thì trong cả hai trờng hợp này đều gây nên kiểm toán kém hiệu quả.
Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Công ty kiểm toán Việt Nam( Vaco)
Việc áp dụng phơng pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm cha phù hợp với các doanh nghiệp ở nớc ta Việc thiết kế bảng câu hỏi nh ở chơng II đã trình bày cha hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối u về hoạt động KSNB tại doanh nghiệp khách hàng.Nguyên nhân của việc cha phù hợp này là do hệ thống các câu hỏi trong phơng pháp AS/2 đợc thiết kế để áp dụng cho tất cả các hãng thành viên ( trong đó có Vaco), song các hãng lại hoạt động ở những nớc có nền kinh tế khác nhau do đó hệ thống câu hỏi chỉ mang tính chất hớng dẫn chung ở những nớc có lĩnh vực kiểm toán phát triển, HTKSNB ở các đơn vị khách hàng hoạt động rất có hiệu quả và có nề nếp nên hệ thống câu hỏi áp dụng là phù hợp Nhng ở Việt Nam hiện nay, HTKSNB ở các doanh nghiệp hầu nh hoạt động cha có hiệu quả và mới chỉ xuất hiện từng mặt, từng yếu tố mà cha xuất hiện đồng bộ để có thể vận hành một cách hữu hiệu Chính vì vậy áp dụng phơng pháp AS/2 nhng KTV phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo dựa vào đặc điểm của từng loại khách hàng. Dới đây em xin mạnh dạn đa ra một số kiến nghị sau:
Về phía Công ty Vaco
Qua hơn 10 năm hoạt động Công ty đã tạo đợc cho mình một vị trí vững chắc trên thị trờng Tuy nhiên trong một ngành nghề có tính cạnh tranh cao nh nghề kiểm toán độc lập, một lĩnh vực có tính thận trọng cao, trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp lớn, Vaco cần luôn hoàn thiện quy trình kiểm toán của mình nói chung và quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng.
Tìm hiểu môi trờng kiểm soát.
Việc áp dụng phơng pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm cha phù hợp với các doanh nghiệp ở nớc ta Việc thiết kế bảng câu hỏi nh ở chơng II đã trình bày cha hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối u về hoạt động KSNB taị doanh nghiệp khách hàng Để đánh giá một cách hiệu quả HTKSNB của khách hàng,KTV có thể sử dụng hệ thống câu hỏi thông qua việc tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc từng bộ phận để từ đó có thể đặt ra câu hỏi về từng phần của HTKSNB Hoặc KTV có thể đặt ra câu hỏi chung khái quát sự tồn tại và tính hữu hiệu của HTKSNB nh xem xét doanh nghiệp có xây dựng quý chế không, quy chế có hoạt động không… Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về HTKSNB một cách hiệu quả nhất Hệ thống câu hỏi cần cụ thể hoá, đặt ra các câu hỏi cho từng phần hành khác nhau.
Từ việc xây dựng bảng câu hỏi nh vậy, sau khi đánh giá HTKSNB, KTV sẽ quyết định có tin cậy vào hệ thống đó hay không để đa ra trắc nghiệm phù hợp nhằm làm giảm khối lợng công việc và chi phí cho cuộc kiểm toán.
Bảng câu hỏi về HTKSNB của khách hàng có thể đợc thiết kÕ nh sau:
Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng
1 Các trách nhiệm về công tác kế toán có đợc quy định cụ thể và dễ hiểu nh nhng điều sau không:
+ Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có đợc cập nhật th- ờng xuyên không?
+ Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp có sẵn cho các cơ quan chuyên trách có chức năng kiểm tra không?
2 Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ không?
+ Các nhân viên kế toán có đợc đào tạo chính quy không?
+ Các nhân viên kế toán có đợc gửi đi đào tạo ngoài việc đạo tạo tại chỗ không?
+ Các chức danh kế toán có làm việc trong những ngày nghỉ không?
1 Các bảng đối chiếu với ngân hàng có đợc chuẩn bị hàng tháng không? + Chúng có đợc cán bộ quản lý tài chính kiểm tra thờng xuyên không?
2 Các biện pháp kiểm soát tiền mặt tại quỹ có hữu hiệu không?
3 Các khoản tiền thu về có đợc gửi vào ngân hàng một cách nhanh chóng không? Đầu t ngắn hạn
1 Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tài chính khác của doanh nghiệp có đợc bảo quản chắc chắn không?
2 Có mở sổ phụ theo dõi các khoản đầu t ngắn hạn không?
+ Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở từng tháng khong?
+ Nó có phù hợp với báo cáo của ngời đầu cơ trên cơ sở hàng tháng không?
3 Giá trên thị trờng của từng loại đầu t ngắn hạn có đợc theo dõi để đảm bảo việc đa ra các quyết định về chúng một cách kịp thời không?
1 Hệ thống kế toán có hữu hiệu để đảm bảo cho các khoản vay của doanh nghiệp đợc vào sổ một cách kịp thời và chính xác không?
2 Những ngời chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có bị cấm không đợc đảm nhận các trách nhiệm về công tác giao, nhận hàng và thu, chi tiền không?
3 Các quy trình hợp lý có đợc áp dụng để đảm bảo cho các khoản phải thu đợc thu về trong một giai đoạn hợp lý không?
4 Có mở sổ phụ theo dõi không?
+ Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở hàng tháng không?
1 Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với hàng tồn kho không? Đặc biệt là đối với sản phẩm tồn kho và hàng ký gửi.
+ Lối ra vào khu vực nhận hàng có bị cấm không?
+ Doanh nghiệp có kiểm soát việc chuyển giao giữa hàng tồn kho nh nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dở dang và hàng thành phẩm không?
2 Các cuộc kiểm kê thực tế có đợc thực hiện để xác định số lợng hàng tồn kho không?
3 Doanh nghiệp có duy trì các hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho hàng tồn kho th- ờng xuyên không?
+ Sổ theo dõi các theo đổi thực tế có đóng vai trò quan trọng không
Các tài sản lu động khác
1 Tài khoản theo dõi các tài sản lu động khác có đợc kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số d giá trị của chúng là lớn hơn phần trừ đi từ các lợi nhuận mà ngời ta hy vọng chúng sẽ đem lại trong tơng lai.
1 Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với TSCD đặc biệt là đối với TSCĐ hữu hình nh là các máy vi tinh đợc sử dụng bên ngoài doanh nghiệp không?
2 Có mở sổ phụ theo dõi các TSCĐ không?
+ Sự tồn tại thực tế của từng hạng mục TSCĐ có đợc kiểm kê định kỳ không?
3 Doanh nghiệp có mua các loại hình bảo hiểm chống mất cắp hoặc do lũ lụt, hoả hoạn không? Đầu t dài hạn
1 Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu t tài chính khác của doanh nghiệp có đợc bảo quản chắc chắn không?
2 Có mở sổ phụ theo dõi các đầu t dài hạn không?
3 Đối với cổ phần trong liên doanh, doanh nghiệp có nhận đợc các BCTC đã kiểm toán hàng năm không? Và doanh nghiệp có thoe dõi xem cổ phần của mình trong liên doanh là lãi hay lỗ không?
Các công trình xây dựng đang dở dang.
1 Lối ra vào công trình có đợc kiểm soát không?
2 Có mở tài khoản riêng cho từng công trình không?
Các khoản ký cợc, ký quỹ dài hạn
1 Doanh nghiệp có thoe dõi các khoản ký cợc, ký quỹ dài hạn để đảm bảo rằng chúng đợc thu hồi về sau khi đã thực hiện cam kết hoặc sau khi đến hạn không?
1 Những ngời phụ trách phần nợ ngắn hạn có bị cấm đảm nhiệm các nhiệm vụ giao nhận hàng hoá hoặc thanh toán tiền không?
2 Doanh nghiệp có thanh toán cho ng- ời cung cấp trên cơ sở của hoá đơn gốc không? Có đối chiếu biên ban nhận hàng với các đơn đặt hàng hợp lệ không?
3 Doanh nghiệp có đảm bảo rằng việc thanh toán các khoản phải trả đúng hạn để nhận chiết khấu thanh toán không?
1 Các điều khoản của nợ dài hạn có đ- ợc kiểm kê định kỳ để đánh giá việc muốn tái tài trợ khonả vay hoặc trả nợ trớc hạn không?
1 Doanh nghiệp có duy trì các trình tự chuẩn bị BCTC thờng nhật đòi hỏi phải có sự xem xét các chi phí thờng xuyên để xác định xem có số tiền nào phải tính trớc vào phí không?
2 Doanh nghiệp có theo dõi các khoản ký gửi, ký cợc dài hạn và kiểm tra định kỳ đối với chúng để đánh giá xem chúng có đợc bên thứ ba nào từ bỏ do không thực hiện các cam kết không?
1 Có chữ ký của khách hàng trong các hoá đơn giao hàng không?
Các liên của hoá đơn giao hàng có đợc theo dõi để đảm bảo việc giao hàng đã đợc thực hiện chính xác và kịp thời không? Các hoá đơn phản ánh các lần giao hàng có đúng với thực tế không? + Các hoá đơn theo số thứ tự có đợc kiểm tra định kỳ không?
2 Các chức năng giao nhận hàng và viết hoá đơn có đợc tách riêng biệt không?
3 Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có đợc ngời phụ trách phê duyệt không?
1 Doanh nghiệp có duy trì việc kiểm dê điịnh kỳ hoặc thờng xuyên không? + Doanh nghiệp có kiểm soát chặt chẽ mức lãi gộp với từng dây chuyền sản xuất và kiểm tra các thay đổi bất th- ờng kịp thời không?
+ Các biên bản kiểm kê có đợc kiểm kê thực tế định kỳ hoặc thờng xuyên không?
+ Các điều chỉnh kiểm kê thực tế so với sổ sách có đóng vai trò quan trọng không?
Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý
1 Các chi phí này có đợc sự đồng ý của lãnh đạo trớc khi thực hiện không?