Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần

ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT NHẬN VIẾT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP, LUẬN VĂN THẠC SĨ GIÁ RẺ ZALO: 0973287149 UY TÍN CHẤT LƢỢNG BAO CHỈNH SỬA CHI PHÍ HẠT DẺ ĐỘI NGŨ CHUYÊN NGHIỆP ĐẠI HỌC HUẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Huế, tháng 01 năm 2020 Được đồng ý cho phép Trường Đại học Kinh tế Huế, Khoa Kế tốn – Kiểm tốn, cơng ty Cổ phần Tài Phát giúp đỡ cô Nguyễn Trà Ngân, tơi hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty Cổ phần Tài Phát” Để hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, xin chân thành cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi để hồn thiện khóa luận cách tốt Bên cạnh đó, xin cảm ơn q thầy khoa Kế toán – Kiểm toán trang bị cho kiến thức cần thiết thông qua mơn học để sử dụng đợt thực tập Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát, tạo điều kiện cho tơi có hội tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến anh chị phận kế tốn văn phịng, tận tình bảo tơi thời gian vừa qua Ngồi ra, xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè người thân bên cạnh ủng hộ, động viên suốt bốn năm Đại học Mặc dù cố gắng để hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp, song hạn chế thời gian, kiến thức chưa có kinh nghiệm nên khơng tránh khỏi sai sót Vì vậy, tơi mong nhận đóng góp từ phía q thầy để báo cáo hồn thiện Tôi xin chân cảm ơn! Huế, tháng 01 năm 2020 Sinh viên thực Trương Thị Thúy Vân MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT IV DANH MỤC SƠ ĐỒ V DANH MỤC LƢU ĐỒ V DANH MỤC BẢNG VI DANH MỤC BIỂU VI DANH MỤC KÝ HIỆU .VII PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KẾT CẤU ĐỀ TÀI PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nội 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Ý nghĩa hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội .6 1.1.4.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 13 1.1.4.4 Thông tin truyền thông 15 1.1.4.5 Giám sát 15 1.1.5 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội 16 1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 16 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền 16 1.2.2 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền 17 i 1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƢỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN .21 1.3.1 Gian lận khâu xét duyệt bán hàng .21 1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu 21 1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả mua hàng trả chậm .21 1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 22 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 22 1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm chức .22 1.4.1.2 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 23 1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực 24 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn 24 1.4.2.1 Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt bán chịu 24 1.4.2.2 Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn 25 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng 26 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT .28 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty cổ phần Tài Phát 28 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh sản phẩm công ty 28 2.1.3 Chức nhiệm vụ 29 2.1.4 Tổ chức máy quản lý 29 2.1.5 Tổ chức máy kế toán 31 2.1.6 Các sách kế tốn áp dụng 33 2.1.7 Nguồn lực kinh doanh 34 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 40 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 40 2.2.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty cổ phần Tài Phát 70 2.2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 70 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 71 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 73 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 76 ii 2.2.2.5 Giám sát .77 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT .78 3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1.1 Ƣu điểm 78 3.1.1 Hạn chế 81 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 83 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86 KẾT LUẬN 86 KIẾN NGHỊ 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 iii DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài CCDC: Công cụ dụng cụ CP: Cổ phần ĐĐH: Đơn đặt hàng GTGT: Giá trị gia tăng HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hàng KSNB: Kiểm soát nội MTV: Một thành viên NKC: Nhật ký chung NNH: Nợ ngắn hạn NVL: Nguyên vật liệu NXB: Nhà xuất PTKH: Phải thu khách hàng TMCP: Thƣơng mại cổ phần TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạng TP: Thành phố TSCĐ: Tài sản cố định TSNH: Tài sản ngắn hạn iv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty CP Tài Phát trang 30 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty CP Tài Phát trang 32 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ phần mềm MISA trang 33 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế tốn có thêm phịng Xét duyệt bán chịu trang 84 DANH MỤC LƢU ĐỒ Lƣu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH trang 43 Lƣu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng trang 52 Lƣu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH trang 55 v DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm xảy chu trình bán hàng – thu tiền trang 17 Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể giai đoạn trang 20 Bảng 1.3: Kiểm soát trình tiếp nhận ĐĐH xét duyệt bán chịu trang 24 Bảng 1.4: Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn trang 25 Bảng 2.1: Tình hình lao động cơng ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 34 Bảng 2.2: Tình hình cấu Tài sản Nguồn vốn công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 36 Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 38 Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn công ty CP Tài Phát trang 75 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 41 Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 45 Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 47 Biểu 2.4: Maquette sản phẩm trang 48 Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bƣu điện Thành Phố Huế trang 50 Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bƣu điện Thành Phố Huế trang 51 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa trang 54 Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử trang 56 Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971 trang 57 Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV trang 60 Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu trang 61 Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trang 64 vi Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân thay đổi liệu phần mềm Toàn liệu kế toán đƣợc lƣu trữ máy chủ cơng ty (là máy kế tốn trƣởng), để bảo đảm an toàn cho liệu, cuối ngày làm việc phải thực công việc lƣu để phịng có cố xảy Bên cạnh đó, liệu kế tốn cơng ty đƣợc lƣu trữ ổ cứng khác để bảo đảm an tồn cho liệu - Kiểm soát chứng từ, sổ sách: Các chứng từ quan trọng đƣợc đánh số thứ tự để thuận lợi việc lƣu trữ tìm kiếm nhƣ: Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa, Phiếu thu Đối với hóa đơn, trƣớc cơng ty sử dụng hóa đơn tự in nên tự đánh số, nhƣng từ cuối tháng 10 chuyển sang hóa đơn điện tử nên hệ thống tự đánh số Hóa đơn đƣợc lập dựa việc đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa để tránh xảy sai sót Các nghiệp vụ kế tốn nhƣ xuất kho bán hàng, thu nợ đƣợc nhập liệu vào phần mềm sau chứng từ kế toán cuối đƣợc đƣa Sau nhập liệu, chứng từ đƣợc lƣu phịng kế tốn theo ngày theo đối tƣợng để dễ dàng cho việc tìm kiếm sau - Ủy quyền xét duyệt: Công ty thực việc ủy quyền để giảm bớt gánh nặng cho cấp lãnh đạo Các cấp lãnh đạo cao thƣờng ủy quyền cho cấp thấp trƣờng hợp vắng mặt để giải số vấn đề cấp bách Tuy nhiên, việc ủy quyền phạm vi định văn quy định cụ thể Chẳng hạn, Trƣởng phòng kinh doanh ngƣời chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu, nhƣng trƣờng hợp vắng mặt ủy quyền cho Kế toán trƣởng xét duyệt bán chịu Tuy nhiên, việc ủy quyền thông qua trao đổi, bàn giao trực tiếp mà khơng có minh chứng văn bản, giấy tờ Về xét duyệt, hoạt động quan trọng nào, chứng từ trƣớc lập phải có phê duyệt trƣởng phận Chẳng hạn nhƣ, việc xét duyệt xem có chấp nhận ĐĐH hay khơng thuộc trách nhiệm Trƣởng phịng kinh doanh, ĐĐH có chữ ký Trƣởng phòng kinh doan ĐĐH hợp lệ Phiếu thu tiền phải có xác nhận Kế tốn trƣởng phiếu thu có giá trị Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 74 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân b Thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn công ty Cổ phần Tài Phát Giai đoạn Thủ tục kiểm soát cụ thể Tiếp nhận + Kiểm tra tập tin khách hàng, cập nhật đối chiếu lại thay đổi ĐĐH có Bên cạnh việc kiểm tra công nợ khách hàng đến thời điểm để xem xét việc tiếp nhận đơn hàng + Kiểm tra tập tin hàng tồn kho để xem hàng hóa, NVL kho có đủ khả cung ứng sản xuất kịp đơn hàng hay khơng + Phê duyệt ĐĐH Maquette đƣợc duyệt cuối để làm lập Lệnh sản xuất, tránh xảy sai sót số lƣợng nhƣ mẫu mã sản phẩm sau + ĐĐH đƣợc khách hàng lập sau công ty cung cấp bảng báo giá tránh đƣợc việc đơn giá không với mức giá công ty đề ra, thuận tiện việc bán hàng nhƣ xuất hóa đơn sau Xuất kho + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa đƣợc lập sau đối giao hàng chiếu với đơn đặt hàng giúp tránh đƣợc sai sót số lƣợng, đơn giá,… + Phiếu xuất kho phải đƣợc phê duyệt trƣớc đƣợc chuyển đến thủ kho nên thủ kho xuất kho chƣa đƣợc xét duyệt, thủ tục giúp ngăn chặn đƣợc việc xuất kho sai mục đích + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa đƣợc đánh số liên tục, kiểm sốt tốt số lần xuất kho việc xuất kho hàng hóa, bên cạnh việc đánh số phiếu xuất kho thuận lợi việc lƣu trữ tìm kiếm sau + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa có chữ ký xác nhận Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 75 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân khách hàng lúc giao hàng có cột thực nhận để khách hàng kiểm tra xác nhận lại số lƣợng thực nhận, thủ tục kiểm soát quan trọng chu trình + Có tách biệt phận: Bộ phận kế toán, phận kho, phận giao hàng giúp hạn chế thông đồng khâu giao hàng Lập hóa đơn + Hóa đơn đƣợc lập dựa ĐĐH Phiếu xuất kho đƣợc đƣợc khách hàng xác nhận giúp giảm sai sót số lƣợng, đơn giá xảy + Ngay sau hóa đơn đƣợc lập, kế tốn cơng nợ cập nhật tình hình cơng nợ vào phần mềm, đảm bảo thơng tin đƣợc cung cấp kịp thời xác + Chứng từ sau làm ghi nhận đƣợc lƣu theo số thứ tự giúp thuận tiện cho việc theo dõi Theo dõi nợ + Kế tốn cơng nợ thƣờng xun theo dõi tình hình cơng nợ để kịp phải thu thời nhắc nợ khách hàng + Định kỳ tháng, tháng, tháng, tháng năm làm biên đối chiếu công nợ xác nhận với khách hàng Bên cạnh thƣờng xuyên liên lạc, trao đổi qua email tình hình cơng nợ 2.2.2.4 Thông tin truyền thông + Thông tin bên trong: Các thông tin nhằm trao đổi hoạt động hàng ngày Công ty đƣợc truyền tải chủ yếu qua ứng dụng Zalo, qua mail qua điện thoại Ứng dụng zalo ứng dụng giúp trao đổi thơng tin cách nhanh chóng nên đƣợc cơng ty tin dùng để trao đổi thông tin cấp, phận với văn phịng kế tốn, trao đổi quy định, thông báo đột xuất cho phòng ban Các thay đổi giá cả, mức chiết khấu cho khách hàng đƣợc thông báo kịp thời cho phận qua zalo gửi Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 76 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân bảng giá qua email Những báo cáo định kỳ đƣợc kế toán gửi cho cấp qua email, thắc mắc gặp trực tiếp để giải đáp cụ thể + Thông tin bên ngồi: Thơng tin bên ngồi đƣợc truyền tải dƣới dạng Báo cáo tài cơng ty Các khách hàng, đối tác bên liên lạc với phận công ty chủ yếu qua điện thoại, email zalo Công ty chƣa xây dựng website hotline thức để nhận đƣợc phản hồi nhanh từ phía khách hàng, nhƣ truyền tải, quảng bá hình ảnh cơng ty bên ngồi + Hàng tháng diễn họp HĐQT Ban giám đốc để trao đổi vấn đề quan trọng, thay đổi hay hành vi không tuân thủ quy định công ty Mặt khác, HĐQT thu thập ý kiến cá nhân khác đơn vị để đảm bảo thông tin mang tính khách quan khơng nghe ý kiến chiều từ phía Ban giám đốc 2.2.2.5 Giám sát Định kỳ tháng, quý, Ban Giám đốc tổ chức họp Ban Giám đốc, phòng ban xƣởng sản xuất để xem xét hiệu kinh doanh Cơng ty nói chung Từ đó, đánh giá hiệu hoạt động công ty, xem thử đạt đƣợc mục tiêu mà công ty đề hay chƣa đƣa giải pháp để thúc đẩy hoạt động sản xuất chƣa hoàn thành tốt mục tiêu Đồng thời, Tổng giám đốc thƣờng xuyên giám sát xem nhân viên có tuân thủ chuẩn mực quy định ứng xử công ty hay không, có cá nhân nỗ lực tốt cơng việc để có định khen thƣởng, tăng hệ số lƣơng, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 77 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 3.1.1 Ưu điểm a Mơi trƣờng kiểm sốt - Ban lãnh đạo công ty, cụ thể HĐQT Ban giám đốc xây dựng đƣợc bầu khơng khí làm việc lành mạnh, vui vẻ tôn trọng lẫn thông qua văn hóa riêng cơng ty Điều tạo môi trƣờng làm việc thoải mái cho nhân viên công ty, phần giảm bớt căng thẳng áp lực công việc Hơn nữa, khoảng cách ban lãnh đạo với nhân việc đƣợc rút ngắn, tạo gần gũi từ thuận lợi cơng tác truyền tải ý kiến nhƣ góp ý công việc - Cơ cấu tổ chức đƣợc triển khai cách rõ ràng, phân chia trách nhiệm cụ thể phòng ban, đặc biệt phân chia công việc trách nhiệm cách chi tiết tổ thuộc ban sản xuất, điều hỗ trợ lớn cho cơng tác quản lý công ty sản xuất, ban sản xuất đƣợc xem ban quan trọng công ty - Công ty trọng công tác nhân sự, thƣờng xuyên quan tâm động viên nhân viên Bên cạnh đó, sách khen thƣởng kỷ luật đƣợc áp dụng kịp thời giúp cơng ty có đƣợc đội ngũ nhân viên tốt, góp phần hồn thành tốt mục tiêu đặt b Đánh giá rủi ro - Những mục tiêu ngắn hạn, dài hạn đƣợc ban lãnh đạo công ty xác định cách cụ thể, chi tiết qua họp nội tháng, quý, năm - Ban lãnh đạo công ty thƣờng xuyên có họp để đặt mục tiêu nhƣ nhận định rủi ro xảy thông qua quan sát báo cáo đƣợc lập, từ tìm cách ngăn chặn đối phó rủi ro Đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền chu trình quan trọng, định đến doanh thu, lợi nhuận công ty nên ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm việc kiểm soát giai đoạn chu trình Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 78 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Công ty sẵn sàng có họp đột xuất ban lãnh đạo với nhân viên tồn cơng ty phát có sai sót làm ảnh hƣởng trọng yếu đến chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng đến mục tiêu cơng ty nói chung để kịp thời khắc phục rủi ro xảy c Hoạt động kiểm soát Nhận thấy đƣợc tầm quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền, ban lãnh đạo cơng ty thiết lập thủ tục kiểm sốt nhằm ngăn ngừa rủi ro xảy ra: - Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA SME.NET phân quyền truy cập vào phần mềm giúp hạn chế đƣợc việc đánh cắp thông tin lƣu trữ liệu cách an toàn - Các chứng từ quan trọng phát sinh giai đoạn bán hàng – thu tiền nhƣ Phiếu xuất kho giao nhận, phiếu thu,… đƣợc đánh số, thuận tiện việc lập, theo dõi lƣu trữ Trên chứng từ có chữ ký thể xác nhận - Việc lƣu trữ chứng từ đƣợc công ty xếp cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm cần - Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền mà công ty sử dụng tƣơng đối hữu hiệu, giúp công ty hạn chế đƣợc số rủi ro định Đánh giá hoạt động kiểm soát cụ thể giai đoạn - Giai đoạn xử lý ĐĐH: + Có kiểm tra lại tập tin khách hàng, giúp xác nhận lại nhƣ cập nhật thay đổi thông tin khách hàng, thuận tiện việc hợp tác sau khách hàng tránh đƣợc rủi ro xảy + Kiểm tra lại tập tin hàng tồn kho trƣớc xác nhận đơn hàng, điều giúp công ty tránh đƣợc việc nhận đơn hàng khơng có khả cung ứng giao hàng khơng thời gian thỏa thuận + Khách hàng trực tiếp làm việc với phận thiết kế để trao đổi mẫu mã, quy cách sản phẩm, gửi Maquette sản phẩm cho khách hàng trƣớc đặt hàng, Maquette gửi kèm đơn đặt hàng có xác nhận khách hàng, cam kết rõ ràng mẫu mã, quy cách sản phẩm, rõ trách nhiệm hai bên góp phần dễ dàng giải vấn đề sau có mâu thuẫn sản phẩm phát sinh Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 79 Khóa Luận Tốt Nghiệp - GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Giai đoạn xuất kho, giao hàng: + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa đƣợc lập đối chiếu với ĐĐH giúp hạn chế đƣợc sai sót hàng hóa giao + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa đƣợc kiểm tra thủ kho dựa vào để xuất kho Điều ngăn chặn đƣợc việc xuất nhầm hàng, gây nên nhiều chi phí khơng cần thiết cho công ty + Khách hàng nhận hàng xác nhận vào phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa trƣớc phiếu đƣợc sử dụng để nhập liệu vào phần mềm, điều giúp cho việc ghi nhận bán hàng xác - Giai đoạn lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: + Hóa đơn đƣợc lập dựa việc đối chiếu với ĐĐH, phiếu xuất kho nên đảm bảo đƣợc độ xác cao + Cơng ty chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử giúp thuận lợi việc gửi lƣu hóa đơn, hạn chế đƣợc việc mác hóa đơn + Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp cho việc theo dõi cơng nợ xác đơn giản + Công ty thƣờng xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, giúp cho việc theo dõi cơng nợ sai sót có sai sót đƣợc điều chỉnh kịp thời + Việc xóa sổ khoản nợ khó địi phải đƣợc Tổng giám đốc phê duyệt, điều tránh đƣợc việc nhân viên thu đƣợc nợ nhƣng lại chiếm đoạt khoản đƣa vào nợ xấu tự xóa sổ - Giai đoạn tốn: + Cơng ty có lặp đặt camera phận thu tiền giúp kiểm soát đƣợc việc thu tiền đánh cắp tài sản + Đối với phiếu thu, phải có chữ ký ngƣời thu tiền kế toán trƣởng, hạn chế đƣợc việc gian lận biển thủ tiền có d Thơng tin truyền thơng Cơng ty sử dụng phƣơng tiện truyền đạt thông tin nhƣ email, zalo,… giúp truyền đạt cập nhật thông tin cách nhanh chóng Bên cạnh đó, họp thƣờng xuyên đƣợc tổ chức giúp cho việc truyền phản hồi thông tin đến ban lãnh đạo hiệu Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 80 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân e Giám sát Ban lãnh đạo công ty họp định kỳ với kế toán trƣởng để cập nhật, giám sát kịp thời hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng hoạt động khác cơng ty nói chung Các báo cáo quản trị định kỳ đƣợc kế toán trƣởng lập giúp ban lãnh đạo nắm rõ tình hình kinh doanh công ty 3.1.1 Hạn chế Công ty cổ phần Tài Phát công ty với quy mô nhỏ, có thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng, thu tiền Song nhìn chung số hạn chế, cụ thể nhƣ sau: a Mơi trƣờng kiểm sốt - Mặc dù cơng ty có xây dựng văn hóa riêng, hình thức khen thƣởng, kỷ luật nhƣng chƣa có văn thức quy định rõ quy chế khen thƣởng hay kỷ luật - Cơng ty khơng xây dựng nguồn lực dự phịng, điều gây khó khăn cho cơng ty, đặc biệt nhân viên phịng kế tốn nhân viên nữ có gia đình, khả nghỉ sinh cao b Đánh giá rủi ro - Biến động thất thƣờng thị trƣờng giấy (nguyên vật liệu sản xuất công ty) khiến giá công ty đƣa đáp ứng đƣợc mục tiêu lợi nhuận đặt ra, bên cạnh giá đối thủ cạnh tranh đƣa thay đổi liên tục nên công ty đánh giá cách tồn diện kiểm sốt hết rủi ro xảy c Hoạt động kiểm soát Các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty đƣa hữu hiệu, nhiên số hạn chế cần khắc phục: - Giai đoạn tiếp nhận xử lý ĐĐH: + Cơng ty chƣa có phận xét duyệt tín dụng độc lập để đánh giá hạn mức nhƣ khả tốn khách hàng, từ định có nên hợp tác bán chịu hay không + Các ĐĐH khách hàng gửi đến, không theo mẫu định không đƣợc đánh số, dẫn đến việc lƣu trữ, tìm kiếm khó khăn Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 81 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân + Mặc dù cơng ty xây dựng sách bán chịu, nhiên chƣa có văn quy định cụ thể mà trao đổi miệng tùy vào khả đánh giá chủ quan phận kinh doanh để định + Bộ phận kinh doanh có ngƣời vừa tiếp nhận ĐĐH, vừa đánh giá tín dụng, vừa lập báo giá ngƣời tiếp nhận, xử lý việc phát sinh với khách hàng nên áp lực công việc lớn, khả xảy sai sót, gian lận cao - Giai đoạn xuất kho, giao hàng lập hóa đơn: + Thủ kho vào phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa để xuất hàng mà khơng có xác nhận chứng từ phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa khơng đƣợc lƣu kho, có vấn đề xảy khó khăn việc truy cứu trách nhiệm thủ kho ngƣời vận chuyển hàng hóa giao + Cơng ty thƣờng xun xuất giao hàng số lƣợng ĐĐH, nhƣng lại khơng có cam kết giấy tờ hai bên khách hàng lấy toàn số lƣợng công ty sản xuất đƣợc Điều khiến cơng ty gặp khó khăn khách hàng khơng đồng ý nhận hết số lƣợng hàng + Hóa đơn GTGT không đƣợc lập gửi sau hàng hóa đƣợc giao nhận mà đƣợc lập sau vài ngày Điều dễ dẫn đến tình trạng quên lập hóa đơn cho khách hàng - Giai đoạn thu tiền, theo dõi công nợ: + Công ty không trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi, xảy khoản nợ xấu đem lại chi phí lớn bất thƣờng cho cơng ty + Tại cơng ty, kế tốn bán hàng ngƣời thu tiền thủ quỹ dẫn đến khả xảy gian lận tài sản vô lớn d Thông tin truyền thông - Công ty chƣa có kênh thơng tin bên ngồi cách đa dạng, việc nhận đơn hàng từ khách hàng bị hạn chế việc mở rộng thị trƣờng cịn khó khăn e Giám sát - Cơng ty khơng có phận kiểm sốt nội bộ, hoạt động giám sát trƣởng phận đảm nhận, việc dẫn đến dễ xảy gian lận, thông đồng nhận viên với trƣởng phận để nâng cao thành tích - Khơng có giám sát chéo phận Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 82 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát Từ phân tích cho thấy hệ thống kiểm sốt nội cơng ty cổ phần Tài Phát cịn thiếu sót định Để hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền hiệu hơn, cơng ty cần có biện pháp để ngăn ngừa phát kịp thời gian lận nhƣ sai sót xảy Dƣới số giải pháp đề nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hơn, đem lại kết kinh doanh tốt cho công ty: a Môi trƣờng kiểm sốt - Cơng ty nên ban hành định, quy định cụ thể văn việc khen thƣởng nhƣ kỷ luật nhân viên để làm đánh giá, nhờ việc khen thƣởng, kỷ luật xác thuyết phục - Cơng ty nên xây dựng nguồn lực dự phòng vị trí quan trọng để trƣờng hợp nhân viên nghỉ có ngƣời thay thế, khơng làm ảnh hƣởng đến hoạt động cơng ty Ví dụ phịng kế toán, bốn nhân viên kế toán nữ, ba ngƣời có gia đình độ tuổi sinh Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm ngƣời làm tăng chi phí quản lý cơng ty, nên để có đƣợc nguồn lực dự phịng, cơng ty nên đào tạo bốn ngƣời phịng kế tốn đảm nhận vị trí khơng phải biết làm cơng việc Nhƣ vậy, có ngƣời nghỉ, ngƣời tạm thời đảm nhận cơng việc thời gian tuyển ngƣời b Đánh giá rủi ro - Xây dựng phận thị trƣờng để nắm bắt khả đối thủ nhu cầu khách hàng để có sách giá phù hợp đánh giá khả đối thủ Bộ phận thị trƣờng phận chịu quản lý Phòng kinh doanh, hỗ trợ phịng kinh doanh giúp cơng ty lấy thêm đƣợc nhiều đơn hàng chiếm lĩnh đƣợc thị trƣờng tốt c Hoạt động kiểm sốt - Cơng ty nên có phận xét duyệt tín dụng độc lập chuyên đánh giá tín dụng khách hàng để định bán chịu hay không, tránh trƣờng hợp bán chịu không thu đƣợc tiền Bộ phận xét duyệt bán chịu phải tách biệt với phận kinh Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 83 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân doanh Bộ phận xét duyệt thuộc ban kế tốn, liên quan đến xét duyệt bán chịu liên quan đến tình hình tài kế toán nên để ban kế toán quản lý hợp lý Cơ cấu cơng ty có thêm phận xét duyệt ban kế toán đƣợc thể nhƣ sau: BAN KẾ TỐN PHỊNG XÉT DUYỆT BÁN CHỊU PHÕNG KẾ TỐN PHỊNG VẬT TƢ KHO Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán có thêm Phịng xét duyệt bán chịu - Tách biệt chức tiếp nhận ĐĐH, đánh giá tín dụng lập báo giá Không thể để ngƣời vừa đảm nhận ba công việc trên, nhƣ thể dễ xảy sai sót Khi xây dựng đƣợc phịng xét duyệt bán chịu nhƣ trên, việc đánh giá tín dụng, xét duyệt bán chịu đƣợc bàn giao, nhƣ việc đánh giá tín dụng xác công việc phận kinh doanh đƣợc giảm bớt Đồng thời, tách biệt đƣợc phận xét duyệt với phận kinh doanh, nguyên tắc bất kiêm nhiệm đƣợc áp dụng hữu hiệu - Ban hành sách bán chịu chi tiết cụ thể quy định thời gian nhƣ hạn mức bán chịu cho khách hàng Nhờ đó, nhân viên xét duyệt bán chịu có để làm việc bị kỷ luật khơng đáp ứng nhƣ có để làm việc với khách hàng không nhận đơn hàng khách hàng không đáp ứng đƣợc khả tốn Chính sách bán chịu cơng ty có thời hạn bán chịu từ 30 đến 90 ngày Việc xây dựng chạn mức bán chịu cho khách hàng dựa số tốn khách hàng Ví dụ, khách hàng có Hệ số khả tốn hành (TSNH/NNH)>=1 khả tốn tốt, bán chịu với thời gian dài khách hàng có hệ số bé Ngồi cơng ty nên xem xét thêm số toán khác để đánh giá khả tốn khách hàng xác Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 84 Khóa Luận Tốt Nghiệp - GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trên phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa nên có xác nhận thủ kho, phiếu xuất kho giao nhận nên có thêm liên lƣu kho để rõ trách nhiệm ngƣời thủ kho, hạn chế rủi ro nhƣ gian lận thông đồng thủ kho với nhân viên giao hàng - Hóa đơn GTGT nên đƣợc lập gửi sau hàng hóa đƣợc chuyển giao để tránh tình trạng qn lập hóa đơn - Nên có điều khoản hợp đồng nguyên tắc ĐĐH để thỏa thuận cam kết phía khách hàng nhận tồn số hàng hóa số lƣợng thực giao từ 10-15% số lƣợng ĐĐH để cơng ty khơng phải cịn tồn kho sản phẩm - Công ty cần phải ban hành quy định cụ thể việc xóa bỏ khoản nợ xấu, trình bày rõ tiêu chuẩn để đƣợc đề nghị xóa sổ, cụ thể thời gian khoản nợ giá trị khoản nợ nhằm tránh gian lận chiếm đoạt tiền khách hàng trả nợ cho vào nợ hạn tiến hành xóa sổ nợ - Tách biệt ngƣời bán hàng, ngƣời thu tiền thủ quỹ Việc để ngƣời thu tiền thủ quỹ ngƣời khả xảy gian lận vơ cao, đó, cơng ty cần phải tách biệt hai chức - Cơng ty nên có quy định vấn đề chịu trách nhiệm hƣ hỏng sản phẩm Vì sản phẩm cơng ty bao bì carton nên dễ hƣ hỏng vận chuyển vào trời mƣa, để nhân viên giao hàng ý thức việc giao hàng, công ty nên quy định mức độ hƣ hỏng cho phép để nhân viên giao hàng có ý thức trách nhiệm d Thông tin truyền thông - Xây dựng kênh thơng tin bên ngồi, cụ thể website thức cơng ty để quảng bá hình ảnh thơng tin đơn vị Trên website cập nhật thơng tin nhƣ sách cơng khai đơn vị để nhiều khách hàng biết đến, giúp cho việc có thêm khách hàng e Giám sát - Là công ty với quy mô nhỏ nên việc xây dựng phận KSNB độc lập tƣơng đối khó khăn, để có hệ thống KSNB hữu hiệu, công ty nên thực việc giám sát chéo phận độc lập chức với Ví dụ phận kế tốn giám sát hoạt động xuất kho, giao hàng phận kho Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 85 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Hệ thống KSNB nhân tố quan trọng đƣa đến thành công doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không nhận thấy đƣợc không vận dụng tốt đƣợc lợi ích hệt thống KSNB Cần lƣu ý rằng, hệ thống KSNB không cung cấp đảm bảo tuyệt đối mà cung cấp đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý việc đạt đƣợc mục tiêu đơn vị, xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trình xây dựng vận hành hệ thống KSNB, chẳng hạn nhƣ sai lầm ngƣời đƣa định, thông đồng cá nhân, lạm quyền nhà quản lý, Nhận thấy đƣợc tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống KSNB phát triển doanh nghiệp, tơi thực đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Tài Phát” Đề tài hoàn thành đƣợc mục tiêu nghiên cứu sau: Một là, đề tài hệ thống hóa đƣợc sở lý luận chung hệ thống KSNB doanh nghiệp đặc biệt hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Hai là, đề tài tìm hiểu đƣợc thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Tài Phát Ba là, đề tài đƣợc điểm mạnh điểm yếu hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Tài Phát từ đề xuất đƣợc số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Dù cố gắng hết sức, song nhiều nguyên nhân, hạn chế mặt thời gian, thiếu sót kinh nghiệm, kiến thức số lý khách quan bảo mật công ty, tiếp cận nhiều số liệu nên đề tài cịn nhiều thiếu sót Đề tài nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty CP Tài Phát nhƣng chƣa nghiên cứu cụ thể, xác văn họp HĐQT công ty mục tiêu chiến lƣợc bán hàng để quản lý rủi ro cách hiệu Bên cạnh đó, đề tài chƣa nghiên cứu đƣợc việc kiểm sốt q trình sản xuất, bƣớc quan trọng từ nhận đơn hàng đến giao hàng thỏa thuận Khâu sản xuất khâu quan Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 86 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân trọng, nhiều chi phí thất từ làm cho giá bán cao bán hàng đem lại doanh thu lớn nhƣng lợi nhuận lại không cao Kiến nghị Sau q trình thực tập cơng ty CP Tài Phát, để đề tài nghiên cứu đƣợc hoàn thiện, xin đƣa số kiến nghị hƣớng nghiên cứu tiếp tục đề tài: KSNB phận đóng vai trị quan trọng việc quản lý, giám sát hoạt động cơng ty, có nhiều điều kiện hơn, đề tài tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống KSNB tồn cơng ty, từ có đƣợc đánh giá tổng quan hệ thống KSNB công ty cổ phần Tài Phát Bên cạnh đó, tìm hiểu, nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng – thu tiền số công ty lĩnh vực nhƣ Công ty CP MP Pack – Đà Nẵng để có nhìn tổng quan kiểm sốt nội Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 87 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO The Internal Control – Integrated Framework (2013), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Giáo trình Kiểm sốt nội (2016), NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh Lê Thanh Hằng, Dương Cơng Hiệp (02/2019), Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp, Tạp chí tài Nguyễn Thị Kim Anh (03/2018), Bàn kiểm soát nội hiệu hoạt động DN, Tạp chí Tài Quy định trách nhiệm quyền hạn – chức nhiệm vụ công việc, công ty Cổ phần Tài Phát Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 88