Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tài phát

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG IỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Sinh viên thực hiện: TRƯƠNG THỊ THÚY VÂN Khóa học: 2016 - 2020 ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU HỆ THỐNG IỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT Họ, tên sinh viên: Trươ Thị Thúy Vân Lớp: K50D - Kế Tốn Niên khóa: 2016 - 2020 Huế, tháng 01 năm 2020 Được đồng ý cho phép Trường Đại học Kinh tế Huế, Khoa Kế tốn – Kiểm tốn, cơng ty Cổ phần Tài Phát giúp đỡ cô Nguyễn Trà Ngân, tơi hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm sốt n ội chu trình bán hàng – thu tiề n công ty C ổ phần Tài Phát” Để hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tơi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt – Th.S Nguyễn Trà Ngân tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi để hồn thiệ k óa luận cách tốt Bên cạnh đó, xin cảm ơn q thầy khoa Kế tốn – Kiểm tốn trang bị cho tơi kiến thứ ần thiết thơng qua mơn học để sử dụng đợt thực tập Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát, tạo điều kiện cho tơi có ộ tìm iểu, làm quen với mơi trường làm việc thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến anh chị phận kế toán văn phịng, tận tình bảo tơi thời gian vừa qua Ngồi ra, tơi xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè người thân bên cạnh ủng hộ, động viên suốt bốn năm Đại học Mặc dù cố gắng để hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp, song hạn chế thời gian, kiến thức chưa có kinh nghiệm nên khơng t ánh khỏi sai sót Vì vậy, tơi mong nhận đóng góp từ phía q thầy để báo cáo hồn thiện Tơi xin chân cảm ơn! Huế, tháng 01 năm 2020 Sinh viên thực Trương Thị Thúy Vân MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC LƯU ĐỒ DANH MỤC BẢNG DANH MỤC BIỂU DANH MỤC KÝ HIỆU PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ LÝ DO L ỰA CHỌN ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN C ỨU ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN C ỨU PHẠM VI NGHIÊN C ỨU PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KẾT CẤU ĐỀ TÀI PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG V Ề H Ệ THỐ NG KIỂM SOÁT N ỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm Kiểm soát nộ 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Ý nghĩa hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội 1.1.4.1 Mơi trường kiểm soát 1.1.4.2 Đá h giá rủi ro 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 1.1.4.4 Thông tin truy ền thông 1.1.4.5 Giám sát 1.1.5 1.2 Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội KHÁI QUÁT CHU TRÌNH B ÁN HÀNG – THU TIỀN 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.2 Những sai phạm xảy chu trình bán hàng – i 1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁ N HÀNG – THU TIỀN 21 1.3.1 Gian lận khâu xét duyệt bán hàng 21 1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu 21 1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả mua hàng trả chậm 21 1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CH Ủ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 22 1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung 22 1.4.1.1 Phân chia trách nhi ệm chức 22 1.4.1.2 Kiểm sốt q trình xử lý thông tin 23 1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực 24 1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn 24 1.4.2.1 Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét ệ t bán chịu 24 1.4.2.2 Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn 25 1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền nợ phải thu khách hàng 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 28 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY C Ổ PHẦN TÀI PHÁT 28 2.1.1 Lịch sử hình thành phát tri ển công ty c ổ phần Tài Phát 28 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh sản phẩm công ty 28 2.1.3 Chức nhiệm vụ 29 2.1.4 Tổ chức máy quản lý 29 2.1.5 Tổ chức máy kế toán 31 2.1.6 Các sách kế tốn áp dụng 33 2.1.7 Nguồ lực kinh doanh 34 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT N ỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY C Ổ PHẦN TÀI PHÁT 40 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 40 2.2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty c ổ phần Tài Phát 70 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 70 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 71 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 73 2.2.2.4 Thông tin truy ền thông 76 ii 2.2.2.5 Giám sát 77 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1 ĐÁNH GIÁ H Ệ THỐNG KIỂM SỐT N ỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY C Ổ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1.1 Ưu điểm 78 3.1.1 Hạn chế 81 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NH ẰM HOÀN THI ỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT N ỘI BỘ C U TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY C Ổ PHẦN TÀI PHÁT 83 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86 KẾT LUẬN 86 KIẾN NGHỊ 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 iii DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài CCDC: Công c ụ dụng cụ CP: Cổ phần ĐĐH: Đơn đặt hàng GTGT: Giá trị gia tăng HĐQT: Hội đồng quản trị HTK: Hàng tồn kho KH: Khách hà g KSNB: Ki ể m soát nộ MTV: Một thành viên NKC: Nhật ký chung NNH: Nợ ngắn hạn NVL: Nguyên vật liệu NXB: Nhà xuất PTKH: Phải thu khách hàng TMCP: Thương mại cổ phần TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạng TP: Thành phố TSCĐ: Tài sản cố định TSNH: Tài sản ngắn hạn iv DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty CP Tài Phát trang 30 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty CP Tài Phát trang 32 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ phần mềm MISA trang 33 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế tốn có thêm phịng Xét ệt bán chịu trang 84 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH trang 43 Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng trang 52 Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý n ợ PTKH trang 55 v DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sai phạm có th ể xảy chu trình bán hàng – thu tiền trang 17 Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể giai đoạn trang 20 Bảng 1.3: Kiểm sốt q trình tiếp nhận ĐĐH xét duyệt bán chịu trang 24 Bảng 1.4: Kiểm sốt q trình giao hàng l ập hóa đơn trang 25 Bảng 2.1: Tình hìnhlao động cơng ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 34 Bảng 2.2: Tình hình cấu Tài sản Nguồn vốn công ty CP Tài Phát năm 2017-2018 trang 36 Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh cơng ty CP Tài Phát năm 2017 -2018 trang 38 Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạ công ty CP Tài Phát trang 75 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên t ắ c công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 41 Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH M TV Thực Phẩm Huế trang 45 Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế trang 47 Biểu 2.4: Maquette s ả n phẩm trang 48 Biểu 2.5: Hợp đồ ng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế trang 50 Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế trang 51 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa trang 54 Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử trang 56 Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971 trang 57 Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV trang 60 Biểu 2.11: Sổ chi tiết công n ợ phải thu trang 61 Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công n ợ phải thu khách hàng trang 64 vi Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân khách hàng lúc giao hàng có c ột thực nhận để khách hàng ki ểm tra xác nh ận lại số lượng thực nhận, thủ tục kiểm soát quan trọng chu trình + Có s ự tách biệt phận: Bộ phận kế toán, phận kho, phận giao hàng giúp h ạn chế thơng đồng khâu giao hàng Lập hóa đơn + Hóa đơn lập dựa ĐĐH Phiếu xuất kho được khách hàng xác nh ận giúp gi ảm sai sót v ề số lượng, đơn giá xảy + Ngay sau hóa đơn lập, kế tốn cơng n ợ cập nhật tình hình cơng nợ vào phần mềm, đảm bảo t ô g tin cung cấp kịp thời xác + Chứng từ sau làm ghi nhận lưu theo số thứ tự giúp thu ận tiện cho việ theo dõi Theo dõi + Kế toán cơng n ợ thường xun theo dõi tình hình cơng nợ để kịp nợ phải thu thời nhắc nợ k ách àng + Định kỳ tháng, tháng, tháng, tháng ho ặc năm làm biên đối chiếu công n ợ xác nhận với khách hàng Bên c ạnh thường xuyên liên l ạc, trao đổi qua email tình hình cơng nợ 2.2.2.4 Thơ g tin truy ền thông + Thông tin bên trong: Các thông tin nhằm trao đổi hoạt động hàng ngày c Công ty truyền tải chủ yếu qua ứng dụng Zalo, qua mail qua điện thoại Ứng dụng zalo ứng dụng giúp trao đổi thơng tin m ột cách nhanh chóng nên công ty tin dùng để trao đổi thông tin gi ữa cấp, phận với văn phòng k ế tốn, trao đổi quy định, thơng báo đột xuất cho phòng ban Các thay đổi giá cả, mức chiết khấu cho khách hàng thông báo k ịp thời cho phận qua zalo gửi Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 76 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân bảng giá qua email Những báo cáo định kỳ kế toán gửi cho cấp qua email, thắc mắc gặp trực tiếp để giải đáp cụ thể + Thơng tin bên ngồi: Thơng tin bên ngồi truyền tải dạng Báo cáo tài cơng ty Các khách hàng, đối tác bên liên l ạc với phận công ty ch ủ y u qua điện thoại, email zalo Công ty chưa xây dựng website hotline thức để có th ể nhận phản hồi nhanh từ phía khách hàng, truyền tải, quảng bá hình ả nh cơng ty bên + Hàng tháng c ũng diễn họp HĐQT Ban giám đốc để trao đổi vấn đề quan trọng, thay đổi hay hà vi k ông tuân th ủ quy định công ty M ặt khác, HĐQT thu thập ý ki ến cá nhân khác đơn vị để đảm bảo thơng tin mang tính khách quan ch ứ không ch ỉ nghe ý ki ến chiều từ phía Ban giám đốc 2.2.2.5 Giám sát Định kỳ tháng, h ằ ng quý , Ban Giám đốc tổ chức họp Ban Giám đốc, phòng ban x ưởng sản xuất để xem xét hiệu kinh doanh Cơng ty nói chung T đó, đánh giá hiệu hoạt động công ty, xem thử đạt mục tiêu mà công ty đề hay chưa đưa giải pháp để thúc đẩy hoạt động sản xuất chưa hoàn thành tốt mục tiêu Đồng thời, Tổng giám đốc thường xuyên giám sát xem hân viên có tuân th ủ chuẩn mực quy định ứng xử cơng ty hay khơng, có cá hân n ỗ lực tốt cơng vi ệc để có quy ết định khen thưởng, tăng hệ số lương, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm vi ệc Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 77 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 3.1.1 Ưu điểm a Mơi trường kiểm sốt - Ban lãnh đạo công ty, c ụ thể HĐQT Ban giám đốc xây d ựng bầu không khí làm việc lành mạnh, vui vẻ tơn tr ọng lẫn thơng qua nh ững văn hóa riêng công ty Điều tạo môi trường làm việc t oải mái cho nhân viên công ty, ph ần giảm bớt căng thẳng áp l ực công vi ệc Hơn nữa, khoảng cách ban lãnh đạo với nhân việc rút g ắ , tạo gần gũi từ thuận lợi công tác truy ền tải ý ki ến nhữ ng góp ý cơng vi ệc - Cơ cấu tổ chức triển khai h rõ ràng, s ự phân chia trách nhi ệm cụ thể phòng ban, đặc biệt phân hia công vi ệc trách nhi ệm cách chi tiết tổ thuộc ban sản xu ất, điều hỗ trợ lớn cho công tác qu ản lý cơng ty s ản xuất, ban sản xuất xem ban quan trọng công ty - Công ty tr ọng công tác nhân s ự, thường xuyên quan tâm động viên nhân viên Bên c ạnh đó, sách khen thưởng kỷ luật áp dụng kịp thời giúp công ty có đội ngũ nhân viên tốt, góp ph ần hoàn thành t ốt mục tiêu đặt b Đá h iá rủi ro - Nhữ g mục tiêu ngắn hạn, dài hạn ban lãnh đạo công ty xác định cách cụ thể, chi tiết qua họp nội tháng, quý, h ằng năm - Ban lãnh đạo công ty thường xuyên có nh ững họp để đặt mục tiêu nhận định rủi ro có th ể xảy thông qua nh ững quan sát báo cáo lập, từ tìm cách ngăn chặn đối phó nh ững rủi ro Đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền chu trình quan trọng, định đến doanh thu, lợi nhuận công ty nên ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm việc kiểm soát giai đoạn chu trình Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 78 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân - Cơng ty ln s ẵn sàng có nh ững họp đột xuất ban lãnh đạo với nhân viên tồn cơng ty n ếu phát có m ột sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng đến mục tiêu cơng ty nói chung để kịp thời khắc phục rủi ro xảy c Hoạt động kiểm soát Nhận thấy tầm quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền, ban lãnh đạo cơng ty thiết lập thủ tục kiểm sốt nhằm ngăn ngừa rủi ro có th ể xảy ra: - Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA SME.NET s ự phân quyền truy cập vào phần mềm giúp h ạn chế việc đánh cắp thông tin lưu trữ liệu cách an toàn - Các chứng từ quan trọng phát sinh giai đoạ bán àng – thu tiền Phiếu xuất kho giao nhận, phiếu thu,… đánh số, thuận tiện việc lập, theo dõi l ưu trữ Trên chứng từ có ch ữ ký th ể xác nhận - Việc lưu trữ chứng từ công ty s ắ p xế p cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm cần - Các thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền mà công ty s dụng tương đối hữu hiệu, giúp công ty h n chế số rủi ro định Đánh giá hoạt động kiểm soát c ụ thể giai đoạn - Giai đoạn xử lý ĐĐH: + Có s ự ki ể m tra lại tập tin khách hàng, giúp xác nh ận lại cập nhật thay đổi thông tin khách hàng, thu ận tiện việc hợp tác sau khách hà m ới tránh rủi ro có th ể xảy + Kiểm tra lại tập tin hàng tồn kho trước xác nhận đơn hàng, điều giúp công ty tránh việc nhận đơn hàng khơng có kh ả cung ứng giao hàng không thời gian thỏa thuận + Khách hàng tr ực tiếp làm việc với phận thiết kế để trao đổi mẫu mã, quy cách sản phẩm, gửi Maquette sản phẩm cho khách hàng trước đặt hàng, Maquette gửi kèm đơn đặt hàng có xác nh ận khách hàng, cam k ết rõ ràng v ề mẫu mã, quy cách s ản phẩm, rõ trách nhi ệm hai bên góp ph ần dễ dàng giải vấn đề sau có mâu thu ẫn sản phẩm phát sinh Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 79 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp - GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Giai đoạn xuất kho, giao hàng: + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa lập đối chiếu với ĐĐH giúp h ạn chế sai sót v ề hàng hóa giao + Phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa kiểm tra thủ kho dựa vào để xuất kho Điều ngăn chặn việc xuất nhầm hàng, gây nên nhi ều chi phí không c ần thiết cho công ty + Khách hàng nh ận hàng xác nh ận vào phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa trước phiếu sử dụng để nhập liệu vào phần mềm, điều giúp cho vi ệc ghi nhận bán hàng xác - Giai đoạn lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: + Hóa đơn lập dựa việc đối chiếu với ĐĐH, p iế u xuất kho nên đảm bảo độ xác cao + Cơng ty chuyển sang sử dụng hóa đơn điệ tử giúp thu ận lợi việc gửi lưu hóa đơn, hạn chế việc mác hóa đơn + Cơng ty s dụng phần mềm kế toán MISA giúp cho vi ệc theo dõi cơng n ợ xác đơn giản + Công ty thường xuyên đối c iếu công n ợ với khách hàng, giúp cho vi ệc theo dõi cơng n ợ sai sót có sai sót s ẽ điều chỉnh kịp thời + Việc xóa s ổ kho ả n n ợ khó địi ph ải Tổng giám đốc phê duyệt, điều tránh vi ệc nhân viên thu nợ lại chiếm đoạt khoản đưa vào nợ xấu tự xóa s ổ - Giai đoạn tốn: + Cơ ty có l ặp đặt camera phận thu tiền giúp ki ểm soát việc thu tiền đá h cắp tài sản + Đối với phiếu thu, phải có ch ữ ký c người thu tiền kế toán trưởng, hạn chế việc gian lận biển thủ tiền có d Thơng tin truy ền thơng Cơng ty s dụng phương tiện truyền đạt thông tin email, zalo,… giúp truyền đạt cập nhật thông tin m ột cách nhanh chóng Bên c ạnh đó, họp thường xuyên tổ chức giúp cho vi ệc truyền phản hồi thông tin đến ban lãnh đạo hiệu Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 80 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân e Giám sát Ban lãnh đạo công ty h ọp định kỳ với kế toán trưởng để cập nhật, giám sát k ịp thời hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng ho ạt động khác cơng ty nói chung Các báo cáo qu ản trị định kỳ kế toán trưởng lập giúp ban lãnh đạo nắm rõ tình hình kinh doanh công ty 3.1.1 Hạn chế Công ty c ổ phần Tài Phát công ty v ới quy mô nh ỏ, đ ã có nh ững thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng, thu tiền Song nhìn chung cịn m ột số hạn chế, cụ thể sau: a Môi trường kiểm sốt - Mặc dù cơng ty có xây d ựng văn hóa riêng, nhữ ng hình thức khen thưởng, kỷ luật chưa có văn chí h thức quy định rõ quy ch ế khen thưởng hay kỷ luật - Cơng ty khơng xây d ựng nguồn lự c d ự phòng, điều gây khó khăn cho cơng ty, đặc biệt nhân viên phịng k ế tốn nhân viên n ữ có gia đình, khả nghỉ sinh cao b Đánh giá rủi ro - Biến động thất thường c thị trường giấy (nguyên vật liệu sản xuất công ty) ến giá công ty đưa đáp ứng mục tiêu lợi nhuận đặt ra, bên c ạnh giá đối thủ cạnh tranh đưa thay đổi liên tục nên cơng ty khơng th ể đánh giá cách tồn di ện kiểm sốt hết rủi ro có th ể xảy c Hoạt động kiểm soát Các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty đưa hữu hiệu, nhiên m ột số hạn chế cần khắc phục: - Giai đoạn tiếp nhận xử lý ĐĐH: + Cơng ty v ẫn chưa có phận xét duyệt tín dụng độc lập để đánh giá hạn mức khả toán khách hàng, t định có nên h ợp tác bán chịu hay không + Các ĐĐH khách hàng gửi đến, không theo m ột mẫu định không đánh số, dẫn đến việc lưu trữ, tìm kiếm khó khăn Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 81 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân + Mặc dù công ty xây d ựng sách bán chịu, nhiên chưa có văn quy định cụ thể mà ch ỉ trao đổi miệng tùy vào kh ả đánh giá chủ quan phận kinh doanh để định + Bộ phận kinh doanh có m ột người vừa tiếp nhận ĐĐH, vừa đánh giá tín dụng, vừa lập báo giá người tiếp nhận, xử lý nh ững việc phát sinh với khách hàng nên áp lực công vi ệc lớn, khả xảy sai sót, gian l ận cao - Giai đoạn xuất kho, giao hàng lập hóa đơn: + Thủ kho vào phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa để xuất hàng mà khơng h ề có b ất xác nhận chứng từ phiếu xuất kho giao nh ậ n hàng hóa khơng lưu kho, có v ấn đề xảy khó khăn việ c truy cứu trách nhiệm thủ kho người vận chuyển hàng hóa giao + Cơng ty thường xun xuất giao hàng s ố lượ g ĐĐH, lại khơng có b ất cam kết giấy tờ hai bên khách hà g s ẽ lấy tồn số lượng cơng ty sản xuất Điều khiến công ty g ặp khó khăn khách hàng khơng đồng ý nh ận hết số lượng hàng + Hóa đơn GTGT khơng lập g ửi sau hàng hóa giao nhận mà lập sau vài ngày Điều dễ dẫn đến tình trạng quên lập hóa đơn cho khách hàng - Giai đoạn thu tiền, theo dõi cơng nợ: + Cơng ty khơng trích l ập dự phịng n ợ phải thu khó địi, n ếu xảy khoản nợ xấu đem lại nhữ ng chi phí lớn bất thường cho cơng ty + Tại cơng ty, k ế tốn bán hàng c ũng người thu tiền th ủ quỹ dẫn đến khả ă xảy ian lận tài sản vô l ớn d Thông tin truy ền thơng - Cơng ty chưa có kênh thơng tin bên ngồi cách đa dạng, việc nhận đơn hàng từ khách hàng m ới bị hạn chế việc mở rộng thị trường cịn khó kh ăn e Giám sát - Cơng ty khơng có b ộ phận kiểm sốt nội bộ, hoạt động giám sát ch ỉ trưởng phận đảm nhận, việc dẫn đến dễ xảy gian lận, thông đồng nhận viên với trưởng phận để nâng cao thành tích - Khơng có s ự giám sát chéo gi ữa phận Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 82 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty cổ phần Tài Phát Từ phân tích cho thấy hệ thống kiểm sốt nội cơng ty c ổ phần Tài Phát cịn nh ững thiếu sót nh ất định Để hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền hiệu hơn, công ty cần có nh ững biện pháp để ngăn ngừa phát hi ện kịp thời gian lận sai sót có th ể xảy Dưới số giải pháp đề nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp h ệ thống kiểm soát nội hữ hiệu hơn, đem lại kết kinh doanh tốt cho công ty: a Môi trường kiểm sốt - Cơng ty nên ban hành định, quy định cụ hể văn việc khen thưởng kỷ luật nhân viên để làm đánh giá, nhờ việc khen thưởng, kỷ luật xác thuyết phục - Cơng ty nên xây d ựng nguồn lực dự phòng đố với vị trí quan trọng để trường hợp nhân viên nghỉ có người thay thế, khơng làm ảnh hưởng đến hoạt động cơng ty Ví dụ phịng k ế tốn, bốn nhân viên k ế tốn nữ, ba người có gia đình độ tuổi sinh Do quy mô nh ỏ nên việc tuyển thêm người làm tăng chi phí quản lý c cơng ty, nên để có nguồn lực dự phịng, cơng ty nên đào tạo bốn người phòng k ế tốn có th ể đảm nhận vị trí không ph ải biế t làm cơng vi ệc Như vậy, có người nghỉ, người có th ể tạ m thời đảm nhận cơng vi ệc thời gian tuyển người b Đánh iá rủ i ro - Xây dự g phận thị trường để nắm bắt khả đối thủ nhu cầu khách hàng để có sách giá phù h ợp đánh giá khả đối thủ Bộ phận thị trường có th ể phận chịu quản lý c Phòng kinh doanh , hỗ trợ phịng kinh doanh giúp cơng ty l thêm nhiều đơn hàng chiếm lĩnh thị trường tốt c Hoạt động kiểm sốt - Cơng ty nên có b ộ phận xét duyệt tín dụng độc lập chuyên đánh giá tín dụng khách hàng để định bán chịu hay không, tránh trường hợp bán chịu không thu tiền Bộ phận xét duyệt bán chịu phải tách biệt với phận kinh Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 83 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân doanh Bộ phận xét duyệt có th ể thuộc ban kế tốn, liên quan đến xét duyệt bán chịu liên quan đến tình hình tài kế tốn nên để ban kế toán quản lý h ợp lý C cấu cơng ty có thêm b ộ phận xét duyệt ban kế toán thể sau: BAN KẾ TỐN PHỊNG XÉT DUYỆT BÁN CH Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán có thêm Phịng xét duyệt bán chịu - Tách biệt chức tiếp nhận ĐĐH, đánh g tín dụng lập báo giá Không thể để người vừa đảm nhận ba công vi ệc trên, thể dễ xảy sai sót Khi xây dựng phòng xét ệt bán hịu trên, việc đánh giá tín dụng, xét duyệt bán chịu bàn giao, vậ y việc đánh giá tín dụng xác cơng việc phận kinh doanh c ũng giảm bớt Đồng thời, tách biệt phận xét duyệt với phận k nh doanh, nguyên tắc bất kiêm nhiệm áp dụng hữu hiệu - Ban hành sách bán chịu chi tiết cụ thể quy định thời gian hạn mức bán chịu cho khách hàng Nh đó, nhân viên xét duyệt bán chịu có để làm việc bị k ỷ luật khơng đáp ứng có để làm việc với khách hà g không nh ận đơn hàng khách hàng không đáp ứng khả tốn Chính sách bán chịu cơng ty có th ời hạn bán chịu từ 30 đến 90 ngày Việc xây dựng chạn mức bán chịu cho khách hàng có th ể dựa ch ỉ số tốn khách hàng Ví dụ, khách hàng có H ệ số khả tốn hành (TSNH/NNH)>=1 khả tốn tốt, có th ể bán chịu với thời gian dài khách hàng có h ệ số bé Ngồi công ty nên xem xét thêm ch ỉ số toán khác để đánh giá khả tốn khách hàng xác Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 84 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp - GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân Trên phiếu xuất kho giao nhận hàng hóa nên có xác nh ận thủ kho, phiếu xuất kho giao nhận nên có thêm m ột liên lưu kho để rõ trách nhi ệm người thủ kho, hạn chế rủi ro gian lận thông đồng thủ kho với nhân viên giao hàng - Hóa đơn GTGT nên lập gửi sau hàng hóa chuyển giao để tránh tình trạng qn lập hóa đơn - Nên có điều khoản hợp đồng nguyên tắc ĐĐH để thỏa thuận cam kết phía khách hàng nhận tồn số hàng hóa n ếu số lượng thực giao từ 10-15% số lượng ĐĐH để công ty không ph ải t ồn kho sản phẩ m - Công ty c ũng cần phải ban hành quy định cụ thể việ c xóa b ỏ khoản nợ xấu, trình bày rõ tiêu chu ẩn để đề nghị xóa s ổ, cụ thể thời gian khoản nợ giá tr ị khoản nợ nhằm tránh gian l ậ c i ếm đoạt tiền khách hàng trả nợ cho vào nợ hạn tiến hành xóa s ổ nợ - Tách biệt người bán hàng, người thu tiề n thủ quỹ Việc để người thu tiền thủ quỹ người khả xảy gian l ận vơ cao, đó, cơng ty cần phải tách biệt hai chức - Công ty nên có quy đị nh vấn đề chịu trách nhiệm hư hỏng sản phẩm Vì sản phẩm cơng ty bao bì carton nên d ễ hư hỏng vận chuyển vào trời mưa, để nhân v ên g ao hàng ý th ức việc giao hàng, công ty nên quy định mức độ hư hỏng cho phép để nhân viên giao hàng có ý th ức trách nhiệm d Thơng tin v truyền thông - Xây dựng kênh thơng tin bên ngồi, cụ thể website thức cơng ty để bá hình ảnh thơng tin đơn vị Trên website cập nhật thông tin c ũng chí h sách cơng khai đơn vị để nhiều khách hàng bi ết đến, giúp cho vi ệc có thêm nh ững khách hàng m ới e Giám sát - Là công ty v ới quy mô nh ỏ nên việc xây dựng phận KSNB độc lập tương đối khó khăn, để có h ệ thống KSNB hữu hiệu, cơng ty nên th ực việc giám sát chéo gi ữa phận độc lập chức với Ví dụ phận kế toán giám sát hoạt động xuất kho, giao hàng phận kho Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 85 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Hệ thống KSNB nhân tố quan trọng đưa đến thành công c doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không nh ận thấy không v ận dụng tốt lợi ích hệt thống KSNB Cần lưu ý r ằng, hệ thống KSNB không cung cấp đảm bảo tuyệt đối mà cung cấp đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý vi ệc đạt mục tiêu đơn vị, xuất phát t hạn chế tiềm tàng trình xây dựng vận hành hệ thống KSNB, ch ẳ ng hạn sai lầm người đưa định, thông đồng c cá nhân, s ự lạm quyền nhà quản lý, Nhận thấy tầm quan trọng việc xây dự g ệ thống KSNB phát triển doanh nghiệp, thực đề tà : “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Tài Phát” Đề tài hoàn thành mục tiêu nghiên c ứu sau: Một là, đề tài hệ thống hóa đượ sở lý lu ận chung hệ thống KSNB doanh nghiệp đặc biệ t ệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Hai là, đề tài tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Tài Phát Ba là, đề tài đ ã điểm mạnh điểm yếu hệ thống KSNB Công ty C ổ phầ n Tài Phát t đề xuất số giải pháp để hồn thiện hệ thố kiểm sốt nội Dù cố gắng hết sức, song nhiều nguyên nhân, hạn chế mặt thời gian, thiếu sót v ề kinh nghiệm, kiến thức số lý khách quan v ề bảo mật công ty, không th ể tiếp cận nhiều số liệu nên đề tài cịn nhi ều thiếu sót Đề tài nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty C P Tài Phát chưa nghiên cứu cụ thể, xác văn họp HĐQT công ty v ề mục tiêu chiến lược bán hàng để quản lý r ủi ro cách hiệu Bên cạnh đó, đề tài chưa nghiên cứu việc kiểm soát trình sản xuất, bước quan trọng từ nhận đơn hàng đến giao hàng thỏa thuận Khâu sản xuất khâu quan Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 86 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân trọng, nhiều chi phí thất thoát từ làm cho giá bán cao ho ặc bán hàng đem lại doanh thu lớn lợi nhuận lại khơng cao Kiến nghị Sau q trình thực tập công ty CP Tài Phát, để đề tài nghiên c ứu hồn thiện, tơi xin đưa số kiến nghị hướng nghiên cứu tiếp tục đề tài: KSNB phận đóng vai trị quan tr ọng việc quản lý, giám sát ho ạt động cơng ty, có nh iều điều kiện hơn, đề tài tìm hiểu, nghiên hệ thống KSNB toàn cơng ty, t có đánh giá tổng quan hệ thống KSNB công ty c ổ phần Tài Phát Bên cạnh đó, tìm hiểu, nghiên cứu KSNB chu rình bán hàng – thu tiền số công ty l ĩnh vực Công ty CP MP Pack – Đà Nẵng để có nhìn tổng quan kiểm sốt nội Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế tốn 87 Khóa Lu ận Tốt Nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Trà Ngân DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO The Internal Control – Integrated Framework (2013), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Giáo trình Kiểm sốt nội (2016), NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh Lê Thanh Hằng, Dương Cơng Hiệp (02/2019), Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu ti ền doanh nghiệp, Tạp chí tài Nguyễn Thị Kim Anh (03/2018), Bàn kiểm soát n ội hi ệu hoạt động DN, Tạp chí Tài Quy định trách nhiệm quyền hạn – chức n iệm vụ công việc, công ty C ổ phần Tài Phát Trương Thị Thúy Vân –K50D Kế toán 88 ... TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT N ỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY C Ổ PHẦN TÀI PHÁT 40 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát 40 2.2.2 Kiểm. .. GÓP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT 78 3.1 ĐÁNH GIÁ H Ệ THỐNG KIỂM SOÁT N ỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN... thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng, thu ti ền công ty c ổ phần Tài