Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thương mại và đầu tư thăng long

bộ giáo dục đào tạo trờng đại học kinh doanh công nghệ hà nội NGUYễN VĂN CƯờNG HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG Chuyên ngành: Kế TOáN KIểM TOáN M· sè: 60.34.03.01 Ngêi híng dÉn khoa häc: TS NGUN ĐĂNG HUY Hà nội 2015 giáo dục đào tạo trờng đại học kinh doanh công nghệ hµ néi  NGUN VĂN CƯờNG HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG Chuyên ngành: Kế TOáN MÃ số: 60.34.03.01 Ngời hớng dẫn khoa học: TS NGUYễN ĐĂNG HUY Hà nội 2015 LI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với chủ đề :"Hồn thiện kệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long" nghiên cứu thực độc lập riêng tôi, số liệu chưa công bố cơng trình nghiên cứu khác Các số liệu sử dụng luận văn có nguồn gốc đáng tin cậy Luận văn nghiên cứu dựa tảng sở luận khoa học sở tác nghiệp thực tiễn Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Tác giả luận văn Nguyễn Văn Cường MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .5 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội .5 1.1.2 Mục tiêu Kiểm soát nội .7 1.1.3 Các phận cấu thành Kiểm soát Nội 1.1.4 Vai trị kiểm sốt nội công tác quản lý 16 1.2 NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP .17 1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng toán 17 1.2.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 22 1.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ, báo cáo chu trình mua hàng toán .23 1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn 25 KẾT LUẬN CHƯƠNG 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 30 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG .30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 30 2.1.2 Chức và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thương Mại Đầu tư Thăng Long 31 2.1.3 Tổ chức bộ máy kinh doanh quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 33 2.1.4 Tình hình kết hoạt động kinh doanh Công ty .36 2.1.5 Đặc điểm tổ chức máy kế tốn sách kế tốn cơng ty 37 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG .40 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 40 2.2.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 47 2.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ kế toán báo cáo chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 48 2.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 55 2.2.5 Đánh giá kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 81 KẾT LUẬN CHƯƠNG 85 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 86 3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 86 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 87 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt 88 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 98 3.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 108 KẾT LUẬN CHƯƠNG 115 KẾT LUẬN 116 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 117 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt BHXH BGĐ BTC BCTC BCKQHĐKD CBCNV CTCP CN CP DN GTGT HĐK HTKS HTKSNB HĐQT KSNB KL NVL TCVN TGNH TNDN TK TT TSCĐ SXKD Viết đầy đủ (tiếng việt) Bảo hiểm xã hội Ban giám đốc Bộ Tài Báo cáo tài Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Cán công nhân viên Công ty Cổ phần Chi nhánh Cổ phần Doanh nghiệp Giá trị gia tăng Hoạt động khác Hệ thống kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội Hội đồng quản trị Kiểm soát nội Kim loại Nguyên vật liệu Tiêu chuẩn Việt Nam Tiền gửi ngân hàng Thu nhập doanh nghiệp Tài khoản Thông tư Tài sản cố định Sản xuất kinh doanh DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Biểu 2.1: Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh 36 Biểu 2.2: Bảng cân đối vật tư 57 Biểu 2.3: Biểu 2.4: Biểu 2.5: Biểu 2.6: Biểu 2.7: Biểu 2.8: Biểu 2.9: Biểu 2.10: Bảng 2.11: Biểu 2.12: Biểu 2.13: Biểu 2.14: Biểu 2.15: Biểu 3.1: Biểu 3.2: Biểu 3.3: Biểu 3.4: Biểu 3.5: Biểu 3.6: Biểu 3.7: Biểu 3.8: Sổ chi tiết vật tư .59 Phiếu đề nghị mua hàng 61 Báo giá 62 Đơn đặt hàng 63 Hợp đồng kinh tế 64 Phiếu cân hàng 66 Phiếu nhập kho 67 Biên giao nhận vật tư 68 Báo cáo nhập hàng 69 Bảng tổng hợp phải trả người bán 72 Giấy đề nghị toán 75 Phiếu chi tiền 77 Ủy nhiệm chi 78 Sổ theo dõi mua hàng 104 Theo dõi công tác thu mua 105 Báo cáo nhận hàng 105 Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho 106 Phiếu kiểm kê 107 Biên duyệt giá mua vật tư .109 Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp 111 Bảng kê chứng từ 114 SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ: 2.1: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mơ hình tổ chức kiểm tốn nội .12 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng 24 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ toán .25 Sơ đồ tổ chức máy quản lý .33 Sơ đồ tổ chức máy kế tốn Cơng ty 38 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ 3.1: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ .40 Sơ đồ tổ chức máy kiểm toán nội 93 LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Lưu đồ 2.2: Lưu đồ 2.3: Lưu đồ 3.1: Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng nhập kho 51 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ tốn 52 Lưu đồ quy trình mua hàng tốn Cơng ty 80 Chu trình mua hàng tốn .95 Lưu đồ 3.2: Lưu đồ quy trình mua hàng 99 Lưu đồ 3.3: Quy trình tốn 101 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, với cạnh tranh khốc liệt thị trường tồn cầu, áp lực suy thối khó khăn nhiều chiều từ kinh tế, doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến hệ thống kiểm soát nội nhằm giúp tổ chức hạn chế cố, mát, thiệt hại, tăng hiệu hoạt động tổ chức. Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song hành Những vấn đề mà nhà quản lý doanh nghiệp thường quan tâm, là: Thứ nhất: Các báo cáo, thơng tin kinh tế tài phận trình lên Ban giám đốc có thật xác, có độ tin cậy khơng? Vì xét giác độ người quản lý thơng tin báo cáo bao gồm BCTC, BCKTQT, thông tin, liệu sở giúp nhà quản lý xây dựng kế hoạch tốt, đưa mục tiêu cơng ty rõ ràng từ điều hành quản lý hoạt động để tiến đến mục tiêu đề Thứ hai: Trong trình điều hành quản lý, nhà quản lý phải đảm bảo tài sản công ty hay cổ đông không bị mát, chiếm đoạt, tức phải bảo vệ tài sản công ty cách an tồn, đầy đủ sử dụng có hiệu Thứ ba: Trong hoạt động công ty, nhà quản lý phải đảm bảo nhân viên thực hoạt động xử lý nghiệp vụ, kiện kinh tế theo quy trình, đầy đủ thủ tục,… nói chung tuân thủ quy định công ty thực pháp luật nước Việt Nam Từ vấn đề nêu cho thấy nhà quản lý phải nghỉ cách hay phương pháp quản lý để đảm bảo ba nội dung nêu Việc tiến hành xây dựng hệ thống kiểm soát nội giúp cho bạn thực vấn đề Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinh doanh sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh thép Vì thế, để tăng sức cạnh tranh tăng cường công tác kiểm tra quản lý cơng ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu định Trong đó, bật phải tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Đây chu trình quan trọng, cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hiện nay, công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội mua hàng toán chưa thật hữu hiệu, tiềm ẩn rủi ro từ yếu sai phạm nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực gây thiệt hại làm suy giảm hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát sai phạm giảm tối thiểu tổn thất xảy Điều thấy rõ cần thiết việc kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán