NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN
Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp
- Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, ngân hàng, các tổ chức tài chính và đối tác kinh doanh khác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đặc điểm về nghiệp vụ thanh toán:
+ Các nghiệp vụ thanh toán thường liên quan đến nhiều đối tượng Bao gồm: người mua, người bán, Nhà nước, công nhân viên, chủ nợ,… Vì vậy công việc quản lý các đối tượng thanh toán phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, khoa học và có hệ thống.
+ Trong doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán thường xuyên diễn ra với mật độ lớn liên quan tới mọi hoạt động kinh tế Do đó kế toán phải quản lý, theo dõi mọi nghiệp vụ một cách thường xuyên, tỉ mỉ, đảm bảo để không bỏ sót bất kỳ khoản phải thu, phải trả nào.
+ Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp ngày càng được đơn giản hoá hơn Có hai phương thức thanh toán cơ bản như sau: thanh toán dùng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Trong những năm gần đây, việc thanh toán không dùng tiền mặt ở nước ta trở nên phổ biến hơn bởi tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như giảm được một lượng tiền đáng kể trong lưu thông.
1.1.2 Vai trò và vị trí của kế toán các nghiệp vụ thanh toán
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nào cũng diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và cơ quan quản lý của của Nhà nước Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, hàng hoá, tài sản… đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ Vì vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán: thanh toán người bán, người mua, Nhà nước, công nhân viên,…Trên cơ sở các quan hệ thanh toán này làm phát sinh các nghiệp vụ phải thu hoặc phải trả Kế toán các khoản nợ phải thu và kế toán các khoản nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ.
Trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp thì kế toán công nợ là một phần hành khá quan trọng Tổ chức tốt công tác kế toán công nợ góp phần làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp hơn Kế toán theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp khác, của các tổ chức tín dụng khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý và góp phần quan trọng trong việc giữ uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Các khoản phải thu là số vốn của doanh nghiệp bị các đơn vị khác, các cá nhân khác chiếm dụng và nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải thu hồi các khoản này trong thời gian nhanh nhất Trong số các khoản phải thu thì khoản phải thu người mua là khoản thu chiếm vị trí khá quan trọng trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Do đó việc theo dõi khoản mục phải thu của người mua này có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả có quan hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ và các chính sách tín dụng hợp lý nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.
1.1.3 Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Kế toán trong doanh nghiệp có nhiệm vụ phân tích đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp Cụ thể các nhiệm vụ đó của kế toán như sau:
Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán
Ghi chép nhanh chóng, kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách và tổng hợp đúng khoản nợ phải thu và khoản phải trả.
Đối với những người nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
Thường xuyên giám sát tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả và việc chấp hành kỷ luật thanh toán, tài chính tín dụng, ngăn chặn tình trạng vi phạm pháp luật trong thanh toán, thu nộp ngân sách Nhà nước, chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn không hợp lý.
Tổng hợp và cung cấp tài liệu, số liệu, thông tin đầy đủ, kịp thời để lập các báo cáo phục vụ yêu cầu cho nhà quản lý của doanh nghiệp.
1.1.4 Phân loại nghiệp vụ thanh toán
Các quan hệ thanh toán được phân loại theo như sau:
1.1.4.1 Phân loại theo đối tượng thanh toán
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán: là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá và dịch vụ Quan hệ này bao gồm: thanh toán với người bán vật tư, hàng hoá,…; thanh toán với người cung cấp lao vụ, dịch vụ; thanh toán với người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người mua: là mối quan hệ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài của doanh nghiệp Khi người mua chấp nhận mua và thanh toán khối lượng hàng hoá mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc doanh nghiệp đã đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ này Quan hệ này bao gồm: thanh toán với người mua, thanh toán với người đặt hàng.
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán
1.2.1 Các văn bản pháp luật và nguyên tắc kế toán chung về nghiệp vụ thanh toán
Các văn bản pháp luật điều chỉnh:
- Luật kế toán số được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam khóa XI, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 19 tháng 06 năm 2003.
- Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006. Để theo dõi chính xác và kịp thời các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp kế toán cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra từng khoản nợ, có thể yêu cầu đối tượng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản Đồng thời cũng phải đôn đốc việc thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả nhanh chóng và kịp thời.
- Đối với những khoản nợ phải thu, nợ phải trả theo thời gian thanh toán thì tuỳ từng đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề trong thanh toán doanh nghiệp cần có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Kế toán công nợ tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ,
Có của hai tài khoản thanh toán như TK 131 và TK 331 (trừ trường hợp có thoả thuận của hai bên người mua và người bán) mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
1.2.2 Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua
Trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua các chứng từ được sử dụng bao gồm: Hoá đơn thuế GTGT (Hoá đơn bán hàng), hóa đơn thông thường, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng, biên bản bù trừ công nợ, sổ chi tiết theo dõi người mua và các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản được sử dụng là tài khoản 131 “Thanh toán với người mua“ khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với người mua về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, BĐS đầu tư và TSCĐ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Kết cấu TK 131 như sau:
+ Phản ánh số tiền bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải thu người mua.
+ Số tiền thừa trả lại cho người mua.
+ Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản mục phải thu người mua có gốc ngoại tệ.
+ Phản ánh số tiền đã thu của người mua (kể cả số tiền đã ứng trước của người mua).
+ Số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại trừ vào số nợ phải thu.
+ Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở người mua (chênh lệch tỷ giá, thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi không đòi được,…).
- Số dư: TK 131 có tính chất hỗn hợp nên có dư Nợ và có số dư Có.
* Dư Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở người mua.
* Dư Có: Phản ánh tiền người mua đặt trước hoặc trả tiền thừa cho DN.
1.2.2.3 Nguyên tắc hạch toán vào tài khoản
Kế toán hạch toán chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là người mua có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐS đầu tư Không được phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng).
Kế toán công nợ phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Trong hợp đồng kinh tế theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với người mua nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Các nghiệp vụ thanh toán với người mua được thực hiện theo trình tự như sau: Sổ chi tiết dùng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với từng người mua là sổ chi tiết TK 131 Sổ này theo dõi từng người mua của doanh nghiệp, tuỳ vào số lượng người mua mà có tương ứng với số sổ này, các người mua không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ Mẫu sổ chi tiết TK 131 và cách ghi chép do Bộ Tài Chính ban hành Đối với người mua là nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ để tiện theo dõi giá trị khoản thanh toán với người mua cả về đơn vị VNĐ và cả ngoại tệ Có thể thực hiện việc ghi chép này bằng kế toán thủ công hoặc kế toán máy
Hàng ngày, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết của từng đối tượng dựa trên chứng từ và các thông tin liên quan Cuối kỳ kế toán công nợ lập bảng tổng hợp chi tiết TK 131 dựa trên cơ sở cộng các sổ kế toán chi tiết TK 131 Mỗi người mua được thể hiện trên một dòng của bảng tổng hợp chi tiết TK 131.
Phương pháp hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua:
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Đối với các khoản phải thu người mua bằng ngoại tệ:
Kế toán cần phải quy đổi giá trị của nghiệp vụ ra tiền VNĐ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng (với doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế) hoặc tỷ giá hạch toán (nếu sử dụng tỷ giá hạch toán) Đồng thời kế toán cũng cần phải ghi sổ chi tiết nguyên tệ các khoản thanh toán bằng ngoại tệ
Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán:
- Khi phát sinh công nợ phải thu người mua, kế toán ghi:
Nợ TK 131: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 511: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 3331: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
- Khi người mua thanh toán nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 1112,1122: tỷ giá thực tế ngày thanh toán
Nợ TK 635: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá ngày thanh toán < tỷ giá ngày phát sinh công nợ)
Bán chịu hàng hoá hoặc giao
Thu nhập khi thanh lý nhượng bán
VAT đầu ra Khoản giảm trừ doanh thu
Người mua trả nợ hoặc ứng trước Chiết khấu thanh toán cho KH hàng theo số tiền ứng trước
Hàng hoá, vật tư nhận
VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá ngày thanh toán > tỷ giá ngày phát sinh công nợ)
Có TK 131: tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK 007
Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán:
- Khi phát sinh công nợ phải thu người mua, kế toán ghi:
Nợ TK 131: theo tỷ giá hạch toán
Nợ TK 635: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực tế)
Có TK 511: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 3331: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá ngày hạch toán > tỷ giá thực tế)
- Khi người mua thanh toán nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 1112,1122: tỷ giá hạch toán
Có TK 131: tỷ giá hạch toán
Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải thu của người mua có gốc ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập BCTC.
Nếu tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính lớn hơn tỷ giá ghi sổ của
TK 131 – Thanh toán với người mua thì số chênh lệch, kế toán ghi:
Nợ TK 131 – Thanh toán với người mua
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Hạch toán dự phòng các khoản nợ phải thu và dự phòng phải trả
1.3.1 Dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Căn cứ pháp lý: theo Thông tư 13/2006/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2006 của Bộ Tài Chính và chuẩn mực kế toán số 18“Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi là phần dự phòng bị tổn thất của các khoản phải thu quá hạn thanh toán, Nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không thu được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
- Trong dự phòng nợ phải thu khó đòi có hai đối tượng cần lập dự phòng phải thu là lập dự phòng phải thu người mua và dự phòng phải thu khoản ứng trước cho người bán.
* Mục đích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi:
- Việc lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí quản lý để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp cho những thiệt hại không thu hồi được nợ có thể xảy ra trong niên độ kế toán.
- Đề phòng trường hợp nợ phải thu không đòi được do người mua không có khả năng trả nợ hoặc số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán không thu hồi được do người bán không có khả năng trả lại tiền.
Phần mềm kế toán máy
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết
TK 331 và sổ tổng hợp TK 331
- Xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên lập các báo cáo tài chính năm báo cáo.
- Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với đơn vị có lập báo cáo tài chính giữa niên độ) doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo.
- Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (người mua bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản, nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ) Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu dưới đây:
+ Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó phải ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
+ Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của người nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ .
- Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là:
+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ,… doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng người nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, bỏ trốn, mất tích.
- Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi lập theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể phải làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua, bán nợ và tài sản tồn đọng hoặc xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (Nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp.
* Phương pháp xác định chỉ tiêu ghi sổ kế toán liên quan đến dự phòng phải thu khó đòi
Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp cần có tính toán số dự phòng cần phải lập theo một trong các cách sau: Cách 1: Có thể ước tính một tỷ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên tổng doanh số thực hiện bán chịu
Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu × Tỷ lệ ước tính
Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng người mua, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quá hạn được xếp loại khó đòi và nghi ngờ DN cần thông báo cho KH và trên cơ sở thông tin phản hồi từ KH để xác định số dự phòng cần lập theo % có khả năng mất.
Chú ý: Tổng mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi được lập không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm
Tài khoản sử dụng là TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Kết cấu tài khoản này như sau:
+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi.
+ Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi.
Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Nợ phải thu khó đòi × % có khả năng mất
- Bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Số dư bên Có: Số dự phòng khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
1.4.1.4 Hạch toán dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi
Sau khi xác định được giá trị tổn thất này, kế toán hạch toán như sau:
Trình tự kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Cần lưu ý một số nghiệp vụ về dự phòng phải thu như sau:
+ Ở nghiệp vụ (3b), kế toán phải đồng thời ghi khi tiến hành xoá sổ nợ phải thu khó đòi như sau:
Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý
Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng
2.1.1 Đặc điểm chung về Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Chi phí liên quan đến các khoản dự phòng đã lập
Chi phí bảo hành sản phầm hàng hoá
Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp đã lập lớn hơn chi phí thực tế bảo hành phát sinh
Trích lập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp cần lập cho từng công trình
Trích lập dự phòng phải trả hoặc trích thêm số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết
Trích lập dự phòng phải trả hoặc trích thêm số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả (về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá) lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết
Số dự phòng phải trả phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trướcchưa sử dụng hết
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng Công ty có trụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, Quyết định số 833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 05 năm 1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam.
Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐ thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam) Lúc này, chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp chỉ là kinh doanh các mặt hàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng trên địa bàn Hà Nội.
Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các loại vật tư kỹ thuật phục vụ cho các nhà máy sản xuất xi măng, tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng và dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội.
Ngày 10/07/1995, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măng ViệtNam ra quyết định số 833/TCT - HĐQT giao bổ sung nhiệm vụ cho Công ty vật tư kỹ thuật vật tư xi măng tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng hoá xi măng, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam như: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bút Sơn trên cơ sở chuyển giao tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội và chi nhánh Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý kể từ ngày 22/07/1995 và Công ty bắt đầu hoạt động theo nhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995.
Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam chính thức chuyển sang Công ty cổ phần Thương mại xi măng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 ngày 02 tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, hoạt động của Công ty bao gồm:
- Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các loại phụ gia, vật liệu xây dựng và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng.
- Sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp).
- Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí.
- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ.
- Kinh doanh dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí.
- Xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng hiện nay đang kinh doanh theo phương thức mua đứt bán đoạn, địa bàn kinh doanh của Công ty bao gồm 15 tỉnh thành phía Bắc: Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn
Hiện nay Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh và tiêu thụ xi măng của 6 công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam:
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một đơn vị tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước và Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam Công ty có chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát điều tiết phân phối và tiêu thụ sản phẩm xi măng trên các địa bàn được phân công.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng có nhiệm vụ mua xi măng từ các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam như Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp để đáp ứng nhu cầu xi măng của 15 tỉnh thành phía Bắc.
Công ty tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìm kiếm lợi nhuận trên thị trường Công ty có ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác kinh tế khi mua và bán hàng hoá.
Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp kinh doanh các loại xi măng là chủ yếu Do đó, quan hệ thanh toán là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động tài chính của Công ty và cũng là cơ sở cho công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách chính xác, linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định và đảm bảo tình hình tài chính của Công ty Các nghiệp vụ thanh toán quan trọng của Công ty có liên quan tới các đối tượng bao gồm: thanh toán với người bán và thanh toán với người mua.
2.2.1 Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
2.2.1.1 Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty:
- Hàng hóa kinh doanh chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là mặt hàng xi măng Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đó là: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng và xi măng Tam Điệp Các loại xi măng chính mà Công ty mua bao gồm: xi măng bao PCB30, xi măng rời PCB30, xi măng bao PCB40, xi măng rời PCB40 và giá mua xi măng là do Tổng công ty quy định cụ thể đối với từng công ty xi măng.
- Các chi phí phát sinh khác trong Công ty làm phát sinh quan hệ thanh toán với người bán (các công ty thuộc Tổng công ty và đối tượng khác ngoàiTổng công ty) như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ,mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên hoặc mật độ phát sinh không nhiều hay giá trị thanh toán không lớn Riêng chi phí vận chuyển xi măng đã chiếm khoảng 60% đến 70 % tổng chi phí của Công ty Công ty thường xuyên thuê vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,… Trường hợp thanh toán chi phí mua xăng Công ty hạch toán trên các sổ chi tiết riêng Còn các nghiệp vụ thanh toán với người bán do mua TSCĐ, mua văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, phí sinh hoạt… được kế toán hạch toán trên một sổ chi tiết chung theo từng đối tượng.
Chính sách thanh toán tại Công ty Đối với các chi phí mua xăng, chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên và mật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Công ty thường thanh toán cho người bán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng cung cấp hàng hóa bằng cách trả chậm Chính sách thanh toán phụ thuộc vào mối quan hệ và tùy từng điều kiện mà Công ty có phương án thỏa thuận thanh toán đối với từng Công ty cung cấp xi măng Các đơn vị trong Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam có thỏa thuận mang tính chất thông qua hợp đồng kinh tế nên cụ thể thời hạn thanh toán đối với từng công ty như sau:
- Đối với xi măng Hoàng Thạch: chậm trả 25 ngày.
- Đối với xi măng Tam Điệp: chậm trả 40 ngày.
- Đối với xi măng Bút Sơn: chậm trả 15 ngày.
- Đối với xi măng Hải Phòng: chậm trả 10 ngày.
- Đối với xi măng Hoàng Mai: chậm trả 25 ngày.
- Đối với xi măng Bỉm Sơn: chậm trả 25 ngày.
Do vậy TK 331- “ Phải trả người bán “ thường có số dư Có, số dư bên Nợ phản ánh số tiền mà Công ty ứng trước cho người bán là không nhiều Căn cứ vào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà Công ty thanh toán tiền hàng với người bán Thông thường giá trị hợp đồng kinh tế của Công ty với các đơn vị cung cấp hàng hóa xi măng là rất lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với các người bán này chủ yếu là thanh toán qua ngân hàng Do số tiền thanh toán thường là lớn nên thanh toán bằng tiền mặt và bù trừ với nhà cung cấp là rất ít
Công ty cổ phần Thương mại xi măng và sáu đơn vị sản xuất xi măng trên đều trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp xi măng Giá cả xi măng luôn được Tổng công ty theo dõi và có các văn bản chỉ đạo điều hành giá cả đối với từng nhà máy xi măng Do vậy, Công ty không được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp các công ty thương mại khác. Đối với các chi phí khác như: mua sắm TSCĐ, văn phòng phẩm, điện nước,…Vì những khoản chi phí phát sinh này không thường xuyên và giá trị thanh toán cho mỗi lần là không lớn nên Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt Để công việc hạch toán được rõ ràng, nên tất cả các chi phí phát sinh đó được Công ty hạch toán vào TK 33113 trước sau đó kế toán mua hàng mới chuyển từ bên có TK 111, 112 sang bên
Chi phí vận chuyển là khoản chi phí rất quan trọng và chiếm 60-70% tổng chi phí của Công ty Đây là khoản chi phí thường xuyên, kế toán công nợ thường xuyên phải theo dõi số tiền chi trả cho mỗi nghiệp vụ một cách chi tiết và đầy đủ Khoản chi phí này có thể được tách riêng làm hai khoản chi phí:
- Chi phí vận chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ các nhà máy về đến địa bàn Khoản chi phí này chiếm khoảng 60% tổng chi phí.
- Chi phí trung chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ kho, ga, cảng về các cửa hàng bán xi măng của Công ty Khoản chi phí này chiếm khoảng 10% tổng chi phí.
Công ty chỉ có phát sinh quan hệ thanh toán với người bán trong nước và không phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ.
2.2.1.2 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán
Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm:
Chứng từ là những bằng chứng chứng minh cho sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, và cũng là căn cứ để vào các sổ sách liên quan.
Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau:
- Các chứng từ mua hàng: hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn tài chính, phiếu xuất kho của người bán,phiếu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng…
- Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán hàng: biên bản nhận nợ, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng,….
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán bao gồm:
Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết tài khoản 331, Sổ Cái Tài khoản 331, Bảng tổng hợp hàng mua, Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331.
Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người bán bao gồm:
Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán Về tính chất thì đây là một tài khoản hỗn hợp.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 331 như sau:
+ Số nợ phải trả người bán mà Công ty đã trả.
+ Số tiền Công ty ứng trước cho người bán để mua hàng hóa.
+ Số tiền nợ phải trả cho người bán phát sinh khi mua hàng.
Số dư Có phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán Số dư Nợ phản ánh số tiền hàng Công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối kỳ hàng chưa nhận được.
TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau:
- TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán.
+ TK 33111: Phải trả các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty, TK 33111 Công ty theo dõi sáu công ty chuyên cung cấp hàng hóa xi măng thông qua các mã khách sau:
- Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD.
- Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS.
- Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS.
- Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT.
- Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP.
- Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM.
- Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM.
+ TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển.
Đánh giá chung về công tác kế toán và kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng83 1 Đánh giá chung về công tác kê toán
Nhìn chung bộ máy kế toán của Công ty đã tổ chức khoa học và hợp lý, đảm bảo được vai trò trong việc quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty Thể hiện cụ thể là những ưu điểm chung của phòng tài chính kế toán trong những năm vừa qua như sau:
Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Có thể nói rằng sự phân công nhiệm vụ của Công ty cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ Thể hiện ở chỗ trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm
Ngoài ra cùng với sự hiểu biết cùng với kinh nghiệm thu được nhiều năm làm công tác kế toán, kế toán trưởng cùng với các nhân viên trong phòng đã thực hiện cơ giới hoá kế toán nên đã giảm bớt được khối lượng công việc, tiết kiệm được chi phí do giảm bớt hoạt động của nhân viên kế toán
Bên cạnh đó, hầu hết những kế toán viên đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn.
Về công tác tổ chức kế toán: Công tác kế toán nói chung trong Công ty cổ phần Thương mại xi măng được thực hiện tốt, phản ánh và cung cấp kịp
SVTH: Nguyễn Thị Thuỳ Dung Lớp: Kế toán 47C thời về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính Do đó giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án kinh doanh Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán, đưa máy tính vào sử dụng, có phần mềm kế toán riêng, phù hợp với điều kiện của Công ty nhờ đó giúp giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của nhân viên kế toán mà vẫn cung cấp kịp thời chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty.
Về hệ thống chứng từ sổ sách: Công ty đã thực hiện đầy đủ hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định ban hành chung của Bộ tài chính cũng như quy định riêng của ngành xi măng Các chứng từ trong các phần hành đã được ghi chép một cách cẩn thận và đáp ứng được đầy đủ thông tin về nghiệp vụ Hệ thống sổ sách cũng được tổ chức chặt chẽ, khoa học, hợp lý để đảm bảo thuận tiện cho quá trình lên báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
Về công tác bảo quản và lưu giữ chứng từ: Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh, hợp lý, sắp xếp có khoa học Chứng từ hạch toán trong đơn vị vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành Việc sắp xếp chứng từ nhanh chóng kịp thời đã giúp cho công tác kế toán trong giai đoạn kế tiếp được tiến hành nhanh gọn Thêm vào đó là việc giúp ích cho cán bộ công nhân viên trong phòng có thể tìm thấy nhanh chóng thông tin, số liệu cần thiết cho công việc.
Về hệ thống tài khoản: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp của
Bộ Tài chính ban hành, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho từng loại hình sản xuất, từng kho hàng góp phần tạo nên sự thuận lợi cho công tác quản lý của Công ty.
Về hệ thống kế toán máy: Công ty đã tiến bộ hơn so với các đơn vị khác là đưa chương trình kế toán máy vào sử dụng Trong thời kỳ công nghệ thông tin ngày càng phát triển, Việt Nam đang hội nhập WTO thì đây là điều hết sức cần thiết Nhờ sử dụng phần mềm kế toán máy, công việc kế toán đã
SVTH: Nguyễn Thị Thuỳ Dung Lớp: Kế toán 47C giảm nhẹ đi rất nhiều Phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Hơn nữa, từ khi áp dụng kế toán máy ngoài việc khối lượng công việc giảm mà sự chính xác của các con số cũng được đảm bảo hơn trước đây.
Về hệ thống báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của cơ quan quản lý, việc lập và nộp báo cáo luôn được đảm bảo về mặt thời gian.
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì phòng tài chính kế toán cũng bộc lộ một số nhược điểm như sau:
Về cơ cấu tổ chức bộ máy:
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp Nhà nước nên năng suất của nhân viên là chưa thực sự cao Ngoài ra với doanh nghiệp có quy mô lớn như Công ty thì việc tổ chức bộ phận kế toán quản trị sẽ góp phần quan trọng trong việc đưa ra cac quyết định tài chính Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng, tập trung xem xét tình hình tài chính của Công ty và vì thế làm cho nhà quản lý gặp nhiều khó khăn khi đưa ra quyết định kinh doanh.
Về công tác tổ chức kế toán
Hiện nay Công ty đã áp dụng hình thức kế toán máy vào trong công việc nhưng phần mềm này cũng đã bộc lộ một số nhược điểm Do chương trình chạy trên hệ thống foxpro nên hay xảy ra tình trạng nhiễm virus vào trong hệ thống làm ảnh hưởng tới công tác tổ chức kế toán trong Công ty
3.1.2 Đánh giá kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán
Kế toán là một công cụ quan trọng, không thể thiếu đối với bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào Một bộ máy kế toán hoạt động tốt và có hiệu quả thường bảo đảm tình hình tài chính ổn định, lành mạnh cho doanh nghiệp. Điều này được thể hiện thông qua kế toán vận hành tốt ở tất cả các khâu cập nhật chứng từ, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đối với kế toán tài chính, làm tốt kế toán quản trị để đưa ra các phương án chính xác giúp đơn vị phát triển Do đó việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như đối với nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua, ngưới bán nói riêng là điều hết sức cần thiết Từ đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả trong việc sử dụng và đầu tư vốn trong doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp hoạt động dễ dàng hơn, tạo ra sự lành mạnh trong hoạt động tài chính, đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả Việc theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn đầy đủ về tiến độ thu hồi các khoản nợ của doanh nghiệp và khả năng thanh toán của doanh nghiệp để từ đó lên kế hoạch cho việc tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn dẫn đến chậm thu hồi vốn trong kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị Do đó, sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua, người bán là một yêu cầu bức thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán Để hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán đòi hỏi những yêu cầu sau:
SVTH: Nguyễn Thị Thuỳ Dung Lớp: Kế toán 47C
- Thứ nhất là yêu cầu về tính thống nhất: trong quá trình hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thống nhất với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tính thống nhất giữa công tác kế toán với công tác quản lý, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán với chỉ tiêu quản lý, giữa phương pháp kế toán với phương pháp quản lý, đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán thanh toán với các kế toán phần hành khác, tính thống nhất giữa các kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- Thứ hai là yêu cầu về tính chính xác, kịp thời: đòi hỏi kế toán phải cung cấp các thông tin cho nhà quản lý đầy đủ, chính xác và kịp thời Khi nào người quan tâm có nhu cầu thông tin kế toán thì kế toán phải sẵn sàng đáp ứng được Các thông tin kế toán này được lập một cách chính xác dựa trên các chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan Các chỉ tiêu tính toán phải thực hiện theo đúng các phương pháp đăng ký với cơ quan thuế và đảm bảo nguyên tắc kế toán Tính kịp thời, tính chính xác sẽ đảm bảo các thông tin kế toán này là có giá trị cao.
- Thứ ba là yêu cầu về sự phù hợp với các đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp: các doanh nghiệp khác nhau có mô hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau do đó kế toán ở từng doanh nghiệp cũng phải được bố trí một cách khoa học, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.
3.2.3 Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau:
- Thứ nhất : Về thanh toán với người mua: nhà quản trị tài chính Công ty phải thiết lập chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức thực hiện nó Đồng thời
SVTH: Nguyễn Thị Thuỳ Dung Lớp: Kế toán 47C giám sát tài khoản phải thu và thay đối chính sách tài chính cho phù hợp để gia tăng doanh số bán Cụ thể:
+ Phải phân tích vị thế tín dụng của người mua: tức là xác minh phẩm chất tín dụng của người mua và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà Công ty có thể chấp nhận được Công ty không thể xác minh một cách chính xác nhưng cũng có thể đánh giá điều đó dựa trên các dữ liệu về những lần mua chịu trước đó cũng như qua các người bán trước khi ký kết hợp đồng để thấy được người mua có khả năng như thế nào trong thanh toán các khoản nợ nhằm thu hồi, giảm rủi ro có thể xảy ra Do đó, Công ty có thể chủ động trong thanh toán các khoản nợ của mình Việc thu thập thông tin về tư cách tín dụng của người mua có thể được qua điều tra trực tiếp như thông qua báo cáo tài chính của người mua, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các người bán trước…
+ Chính sách tín dụng với tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều người mua hàng tiềm năng và có thể giảm lợi nhuận của Công ty Ngược lại, nếu các tiêu chuẩn được đặt ra qua thấp có thể thúc đẩy doanh số tăng nhưng sẽ có rất nhiều người mua có mức độ rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chí phí thu tiền cao hơn.
+ Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty.
+ Khuyến khích người mua thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu. Khi đó khả năng thanh toán của Công ty sẽ cao hơn, tình hình tài chính của Công ty sẽ được đảm bảo hơn Công ty không nên để những khoản nợ kéo dài nếu không Công ty sẽ phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh.
SVTH: Nguyễn Thị Thuỳ Dung Lớp: Kế toán 47C
+ Khuyến khích đối với người mua mua xi măng của Công ty bằng cách cho người mua trả góp tiền hàng đối với những người mua quen thuộc.
Và đối với những người mua mới ký kết hợp đồng lần đầu thì Công ty cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,
…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ.
+ Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho những người mua mua hàng với số lượng lớn và trả tiền trước thời hạn Hơn nữa trên thị trường hiện nay có đang xuất hiện nhiều sản phẩm xi măng của các đối thủ cạnh tranh với Công ty Vì vậy Công ty có thể kiến nghị với Tổng công ty áp dụng thêm hình thức chiết khấu, ưu đãi với người mua mua hàng nhiều, người mua quen thuộc nhằm tạo uy tín và tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường
