Hoàn thiện kệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thương mại và đầu tư thăng long

bộ giáo dục đào tạo trờng đại học kinh doanh công nghệ hà nội NGUN V¡N C¦êNG ực tậ p Kế to ỏ n HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG th Chuyên ngành: Kế TOáN KIểM TOáN Ch uy ê n đề M· sè: 60.34.03.01 Ngêi híng dÉn khoa học: TS NGUYễN ĐĂNG HUY Hà nội 2015 giáo dục đào tạo trờng đại học kinh doanh công nghệ hà nội NGUN V¡N C¦êNG ực tậ p Kế to ỏ n HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG th Chuyên ngành: Kế TOáN Ch uy n Mà sè: 60.34.03.01 Ngêi híng dÉn khoa häc: TS NGUN §¡NG HUY Hµ néi – 2015 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với chủ đề :"Hoàn thiện kệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long" nghiên cứu thực độc lập riêng tôi, số liệu chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khác Các số liệu sử dụng luận văn có nguồn n gốc đáng tin cậy Luận văn nghiên cứu dựa tảng sở luận to khoa học sở tác nghiệp thực tiễn Công ty Cổ phần Thương Tác giả luận văn Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế mại Đầu tư Thăng Long Nguyễn Văn Cường MỤC LỤC Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to n LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .5 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội .5 1.1.2 Mục tiêu Kiểm soát nội .7 1.1.3 Các phận cấu thành Kiểm soát Nội 1.1.4 Vai trò kiểm sốt nội cơng tác quản lý 16 1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP .17 1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng tốn 17 1.2.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 22 1.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ, báo cáo chu trình mua hàng toán .23 1.2.4 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 25 KẾT LUẬN CHƯƠNG 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 30 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG .30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 30 2.1.2 Chức và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thương Mại Đầu tư Thăng Long 31 2.1.3 Tổ chức bộ máy kinh doanh quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 33 2.1.4 Tình hình kết hoạt động kinh doanh Công ty .36 2.1.5 Đặc điểm tổ chức máy kế tốn sách kế tốn cơng ty 37 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to n THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG .40 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 40 2.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 47 2.2.3 Hệ thống chứng từ, sổ kế tốn báo cáo chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 48 2.2.4 Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 55 2.2.5 Đánh giá kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 81 KẾT LUẬN CHƯƠNG 85 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 86 3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 86 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ THĂNG LONG 87 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm soát 88 3.2.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 98 3.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long 108 KẾT LUẬN CHƯƠNG 115 KẾT LUẬN 116 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 117 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT th ực tậ p Kế to n Viết đầy đủ (tiếng việt) Bảo hiểm xã hội Ban giám đốc Bộ Tài Báo cáo tài Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Cán công nhân viên Công ty Cổ phần Chi nhánh Cổ phần Doanh nghiệp Giá trị gia tăng Hoạt động khác Hệ thống kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội Hội đồng quản trị Kiểm soát nội Kim loại Nguyên vật liệu Tiêu chuẩn Việt Nam Tiền gửi ngân hàng Thu nhập doanh nghiệp Tài khoản Thông tư Tài sản cố định Sản xuất kinh doanh đề Ch uy ê n Chữ viết tắt BHXH BGĐ BTC BCTC BCKQHĐKD CBCNV CTCP CN CP DN GTGT HĐK HTKS HTKSNB HĐQT KSNB KL NVL TCVN TGNH TNDN TK TT TSCĐ SXKD DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh 36 Biểu 2.2: Bảng cân đối vật tư 57 Biểu 2.3: Biểu 2.4: Biểu 2.5: Biểu 2.6: Biểu 2.7: Biểu 2.8: Biểu 2.9: Biểu 2.10: Bảng 2.11: Biểu 2.12: Biểu 2.13: Biểu 2.14: Biểu 2.15: Biểu 3.1: Biểu 3.2: Biểu 3.3: Biểu 3.4: Biểu 3.5: Biểu 3.6: Biểu 3.7: Biểu 3.8: Sổ chi tiết vật tư .59 Phiếu đề nghị mua hàng 61 Báo giá 62 Đơn đặt hàng 63 Hợp đồng kinh tế 64 Phiếu cân hàng 66 Phiếu nhập kho 67 Biên giao nhận vật tư 68 Báo cáo nhập hàng 69 Bảng tổng hợp phải trả người bán 72 Giấy đề nghị toán 75 Phiếu chi tiền 77 Ủy nhiệm chi 78 Sổ theo dõi mua hàng 104 Theo dõi công tác thu mua 105 Báo cáo nhận hàng 105 Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho 106 Phiếu kiểm kê 107 Biên duyệt giá mua vật tư .109 Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp 111 Bảng kê chứng từ 114 Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to n Biểu 2.1: SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ: 2.1: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mơ hình tổ chức kiểm toán nội .12 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng 24 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ toán .25 Sơ đồ tổ chức máy quản lý .33 Sơ đồ tổ chức máy kế tốn Cơng ty 38 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ 3.1: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ .40 Sơ đồ tổ chức máy kiểm toán nội 93 LƯU ĐỒ Luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng nhập kho 51 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ tốn 52 Lưu đồ quy trình mua hàng tốn Cơng ty 80 Chu trình mua hàng tốn .95 Lưu đồ 3.2: Lưu đồ quy trình mua hàng 99 Lưu đồ 3.3: Quy trình tốn 101 Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to n Lưu đồ 2.1: Lưu đồ 2.2: Lưu đồ 2.3: Lưu đồ 3.1: MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, với cạnh tranh khốc liệt thị trường toàn cầu, áp lực suy thối khó khăn nhiều chiều từ kinh tế, doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến hệ thống kiểm soát nội nhằm giúp tổ chức hạn chế cố, mát, thiệt hại, tăng hiệu hoạt động tổ to n chức. Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn Kế song hành Những vấn đề mà nhà quản lý doanh nghiệp thường p quan tâm, là: tậ Thứ nhất: Các báo cáo, thơng tin kinh tế tài phận ực trình lên Ban giám đốc có thật xác, có độ tin cậy khơng? Vì xét th giác độ người quản lý thơng tin báo cáo bao gồm BCTC, đề BCKTQT, thông tin, liệu sở giúp nhà quản lý xây n dựng kế hoạch tốt, đưa mục tiêu công ty rõ ràng từ điều hành Ch uy ê quản lý hoạt động để tiến đến mục tiêu đề Thứ hai: Trong trình điều hành quản lý, nhà quản lý phải đảm bảo tài sản công ty hay cổ đông không bị mát, chiếm đoạt, tức phải bảo vệ tài sản cơng ty cách an tồn, đầy đủ sử dụng có hiệu Thứ ba: Trong hoạt động công ty, nhà quản lý phải đảm bảo nhân viên thực hoạt động xử lý nghiệp vụ, kiện kinh tế theo quy trình, đầy đủ thủ tục,… nói chung tuân thủ quy định công ty thực pháp luật nước Việt Nam Từ vấn đề nêu cho thấy nhà quản lý phải nghỉ cách hay phương pháp quản lý để đảm bảo ba nội dung nêu Việc tiến hành xây dựng hệ thống kiểm soát nội giúp cho bạn thực vấn đề Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị n hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính to xác số liệu kế tốn báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân Kế thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định tậ lực đạt mục tiêu đặt p luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn ực Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinh th doanh sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu trang thiết bị phục đề vụ sản xuất kinh doanh thép Vì thế, để tăng sức cạnh tranh tăng cường cơng tác kiểm tra quản lý cơng ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện Ch uy ê n pháp để đem lại hiệu định Trong đó, bật phải tăng cường kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Đây chu trình quan trọng, cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hiện nay, công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội mua hàng toán chưa thật hữu hiệu, tiềm ẩn rủi ro từ yếu sai phạm nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực gây thiệt hại làm suy giảm hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát sai phạm giảm tối thiểu tổn thất xảy Điều thấy rõ cần thiết việc kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán hợp phận kế toán nhận phiếu yêu cầu toán cần đối chiếu giá thực mua hợp đồng ký phiếu báo giá với nhà cung cấp có chênh lệch khơng, có chênh lệch giá báo cáo với Ban lãnh đạo cơng ty để có hướng xử lý 3.2.2.3 Hệ thống sổ kế toán báo cáo tài Tại cơng ty nghiệp vụ mua hàng xẩy thường xuyên, liên tục, hệ thống sổ sách công ty chưa đầy đủ, công ty chưa có sổ theo dõi mua hàng n để theo dõi chi tiết cho hàng hóa mua vào to Theo tác giả công ty nên lập sổ theo dõi mua hàng: Sổ dùng để Kế ghi chép nghiệp vụ mua hàng quý, tập hợp báo cáo lãnh đạo theo dõi quản lý tậ ực Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ p * Kết cấu theo dõi ghi sổ th Cột 2, 3: Ghi số hiệu ngày, tháng lập chứng từ kế toán dùng làm đề ghi sổ Cột 4: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh chứng từ kế toán Ch uy ê n Cột 5, 6, 7: Ghi nợ khoản hàng tồn kho như: Hàng hóa, vật tư… Trường hợp đơn vị mở sổ cho loại hàng tồn kho như: Hàng hóa A, hàng hóa B … Cột 8: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng mua Cột 9: Ghi có phải trả người bán Cuối trang sổ, cộng lũy kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang 104 Biểu 3.1: Sổ theo dõi mua hàng Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long NM Sơn Tĩnh Điện SỔ THEO DÕI CÔNG TÁC THU MUA SỐ: Ngày ……… tháng …… năm ……… Tên cung hàng cấp hóa Thực ĐVT Kế hoạch Ghi to n TT Nhà Kế Ngày ….tháng … năm … Kế toán trưởng Giám đốc tậ p Người ghi sổ ực Việc thu mua hàng hóa vật tư công tác quan trọng trình th sản xuất kinh doanh cơng ty, có chậm trễ khâu thu mua hàng đề hóa, vật tư dẫn đến việc làm chậm tiến độ sản xuất kinh doanh công ty n Điều lãnh đạo công ty quan tâm, để cung Ch uy ê cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý cần thiết cơng ty nên thiết lập hệ thống báo cáo kế tốn để tổng hợp lại q trình thực chu trình, từ giúp nhà quản lý có đối sách kịp thời, hiệu để nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Theo tác giả sau hồn thành chu trình mua hàng phịng vật tư XNK lập báo cáo công tác mua hàng báo cáo nhập hàng sau tập hợp số liệu vào hai sổ báo cáo với Ban giám đốc để theo dõi quản lý 105 Biểu 3.2 Theo dõi công tác thu mua Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long NM Sơn Tĩnh Điện SỔ THEO DÕI CÔNG TÁC THU MUA SỐ: Ngày ……… tháng …… năm ……… Nhà cung Tên hàng cấp hóa ĐVT Kế hoạch Thực Ghi n TT Phòng vật tư XNK Giám đốc Kế Lập bảng to Ngày ……tháng … năm …… tậ p Biểu 3.3 Báo cáo nhận hàng Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Ngày: th ực NM Sơn Tĩnh Điện Số chứng từ: đề Hợp đồng: / / 2015 Số hóa đơn: BÁO CÁO NHẬN HÀNG Ch uy ê n Đơn đặt hàng: ĐĐH/ / 2015 Nhà cung cấp: Công ty …………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………… Tên hàng hóa, vật tư ………………………………………………………………………… Số lượng: …………………………………………………………………………………… Chủng loại: ………………………………………………………………………………… Chất lượng: ………………………………………………………………………………… Năm sản xuất: ……………………………………………………………………………… Nước sản xuất: ……………………………………………………………………………… Đơn giá: …………………………………………………………………………………… Thành tiền: ………………………………………………………………………………… Người lập Người nhận Người giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 106 Để kiểm sốt tốt hàng tồn kho, cơng ty quy định năm kiểm kê hàng tồn kho lần Qua thực tế, cơng ty có số lượng hàng tồn kho lớn ảnh hưởng đến dịng tiền lưu thơng đơn vị, theo tác giả cơng ty có số lượng hàng tồn kho lớn nhiều chủng loại, gián đoạn việc nhập xuất để kiểm kê toàn Nên tiến hành kiểm kê đột xuất đơn vị thấy có dấu hiệu sai phạm, làm thất hàng hóa, kiểm kê phần rải niên độ kế toán Cuộc kiểm kê đóng vai trị cơng cụ giám n sát thường xuyên nhà quản lý hàng tồn kho, quan trọng to cần thực Kế Biểu 3.4: Báo cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long p NM Sơn Tĩnh Điện tậ BÁO CÁO KIỂM KÊ VẬT TƯ HÀNG HÓA TỒN KHO ực Qúy …… năm 2015 Mã vật ĐVT Tồn sổ Tồn Chênh Nguyên sách thực tế lệch nhân tư Ch uy ê n tư Tên vật đề STT th Mã kho: …………… Kế toán trưởng Thủ kho Người lập phiếu Kết kiểm kê thực tế ghi nhận vào mẫu biểu phát hành trước đánh số thứ tự liên tục để đảm bảo không bỏ sót hàng hóa, nghĩa đơn vị phải phát hành quản lý phiếu kiểm kê Các lô hàng kiểm kê phải đánh dấu kiểm kê để tránh trường hợp kiểm kê trùng, đồng thời việc kiểm kê nên tiến hành theo trình tự hệ thống tránh sai sót 107 Biểu 3.5: Phiếu kiểm kê Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Số: Kho: …………… Ngày: …/… / 2015 PHIẾU KIỂM KÊ Nhóm hàng hóa: ……………………………………………………………… Tên hàng: …………………………………………………………………… n Số lượng kiểm kê: …………………………………………………………… Kế to Người kiểm kê p Đặc điểm công ty chuyên sản xuất loại nhơm định hình, tậ ngun vật liệu đa dạng, có nhiều loại nguyên vật liệu phải nhập từ ực nước giới, khơng tránh khỏi việc tốn ngoại tệ th Tình hình biến động ngoại tệ thị trường phức tạp, công ty đề cần bổ sung vào sổ tốn sổ chi tiết toán với người bán n hàng ngoại tệ sổ theo dõi toán ngoại tệ để theo dõi Ch uy ê cách cụ thể xác nghiệp vụ tốn liên quan đến ngoại tệ góp phần làm cho việc kiểm sốt chu trình tốn tốt Hiện nay, việc đối chiếu công nợ cơng ty với khách hàng kế tốn cơng nợ thực trao đổi qua email hai bên, việc trao đổi thuận tiện nhanh chóng giúp cơng ty cân đối nguần tài đơn vị, cơng ty chưa có sách hoạch định cụ thể tốn cơng nợ cho khách hàng, theo tác giả công ty nên xây dựng kế hoạch tốn tránh tình trạng bị động q trình tốn, cân đối nguồn tài Công ty 108 3.2.3 Tăng cường thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Việc thực thủ tục kiểm soát hữu hiệu chu trình mua hàng tốn cơng ty góp phần tăng cường hiệu KSNB HTTTKT Các thủ tục kiểm soát cần xây dựng sở đảm bảo nguyên tắc kiểm soát: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn n Trên sở tồn thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng nhập to kho công ty, tác giả đưa giải pháp hoàn thiện, từ khâu mua hàng đến Kế khâu nhận hàng 3.2.3.1 Nghiệp vụ mua hàng nhập kho tậ p - Khâu đặt hàng: Để tránh sai phạm phận mua hàng có thong ực đồng với nhà cung cấp, cơng ty nên tách bạch chức tìm kiếm nguần th hàng thương thảo giá cả, mua hàng với chức ký hợp đồng, kiểm tra, đề giám sát việc thu mua hàng hóa vật tư, thép phế liệu Qua đó, hạn chế sai phạm phận thu mua việc làm giá Tiến hành lựa Ch uy ê n chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí cơng ty xây dựng: Chất lượng, số lượng, giá cả, yêu cầu kỹ thuật, thông số kỹ thuật, phương thức giao hàng, điều kiện toán, tiến độ giao hàng mối quan hệ lâu dài với công ty - Lựa chọn nhà cung cấp: Để đảm bảo nguần hàng cung cấp ổn định cho việc sản xuất, công ty thường chọn nhà cung cấp truyền thống, để kiểm soát chặt chẽ khâu đặt hàng nhà cung cấp, cần có kiểm duyệt người quản lý phận trước nhân viên gửi đơn đặt hàng nhằm hạn chế gian lận, sai sót xẩy Trường hợp có khác giá nhà cung cấp truyền thống thị trường vật tư hàng hóa loại, nhân viên cung ứng phải lấy báo giá 03 nhà cung 109 cấp khác thơng qua trưởng phịng vật tư XNK xem xét, trình Giám đốc (có thể người ủy quyền) phê duyệt mua nhà cung cấp phê duyệt Biểu 3.6: Biên duyệt giá mua vật tư Công ty CP Thương mại Đầu tư Thăng Long CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NM Sơn Tĩnh Điện Độc lập - Tự _ hạnh Phúc Hà Nội, ngày… tháng …năm… Số: Kế Chúng gồm: to n BIÊN BẢN DUYỆT GIÁ MUA VẬT TƯ Bà Nguyễn Cẩm Thanh Giám đốc công ty tậ p ực th Căn vào nhu cầu sản xuất kinh doanh khả cung cấp vật tư hàng hóa khách hàng (theo báo đề giá) Sau nghiên cứu thị trường, giá công ty n Hội đồng giá công ty họp xác định giá tinh thần giá tiết kiệm chi phí sản STT Ch uy ê xuất, định giá vật tư sau: Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá chào bán yêu cầu (VNĐ) Tổng cộng 110 Hội đồng duyệt Số Đơn Thành lượng giá tiền Đơn vị cấp Trong trình thực hợp đồng kết thúc đơn đặt hàng, nhà cung cấp vi phạm điều khoản hợp đồng tiến độ giao hàng chất lượng, số lượng chứng từ, hóa đơn hàng hóa, cán phụ trách mua hàng phải thông báo cho NCC để đưa giải pháp kịp thời Định kỳ, phòng vật tư XNK phối hợp với phận KCS tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty việc có nên tiếp tục mua hàng nhà cung cấp hay khơng, họ khơng cịn đáp ứng đầy n đủ tiêu chí lựa chọn ban đầu, có nhà cung cấp tốt Nếu NCC vi to phạm điều khoản chất lượng, số lượng hàng, tiến độ giao hàng chậm, Kế Cần phải đánh giá lại, xem xét tiếp tục mua lô hàng hay không tậ p Theo tác giả công ty nên thường xuyên đánh giá nhà cung cấp nhằm ực kiếm nguồn hàng với giá hợp lý chất lượng, … Tác giả xin đưa Ch uy ê n đề th tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp để phòng vật tư XNK đánh giá 111 Biểu 3.7: Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp Công ty CP TM Đầu tư Thăng Long Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to n NM Sơn Tĩnh Điện TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Số: Ngày … tháng ….năm 2015 I Thông tin nhà cung cấp Tên nhà cung cấp: ……… Tên giao dịch: ……………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………điện thoại … Fax ……………… Mặt hàng cun cấp: ………………………………………………………… II Tiêu chuẩn đánh giá * Pháp nhân nhà cung cấp - Nhà sản xuất nước - Nhà sản xuất nước ngồi - Cơng ty Cổ phần - Công ty TNHH - Doanh nghiệp tư nhân - Các loại hình khác * Chứng quản lý chất lượng ISO: Nếu nhà cung cấp có chứng ưu tiên chọn so với nhà cung cấp khác khơng có * Chỉ tiêu cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Nguồn gốc hàng hóa rõ ràng * Chất lượng - Cao với nhãn hiệu với nhà cung cấp - Đáp ứng nhãn hiệu nhà sản xuất * Thời gian giao hàng - Đáp ứng theo yêu cầu công ty * Kinh nghiệm - Đã cung cấp cho nhiều công ty sản xuất thép thị trường * Uy tín - Chưa vi phạm thỏa thuận mua bán với đơn vị khác, không dùng tiền, quà biếu cho bên mua để dành hợp đồng * Giá cả: Thấp hợp lý so với công ty báo giá * Thanh toán: Đáp ứng yêu cầu mà công ty đưa * Các cam kết khác: - Cam kết hỗ trợ kỹ thuật nội dung hợp đồng - Cam kết không chủ động khởi kiện công ty vi phạm hợp đồng - Cam kết không hủy bỏ hợp đồng dù lý PHÒNG VẬT TƯ - XNK (ký, ghi rõ họ tên) 112 Tại cơng ty, vật tư hàng hóa có giá trị nhỏ phịng vật tư XNK thực Sau nhận phiếu yêu cầu mua vật tư phận kiên quan, lãnh đạo phê duyệt, phòng vật tư XNK gửi đến cho nhà cung cấp đóng vai trị bảng kê đặt hàng với nhà cung cấp chưa trọng đến việc đối chiếu, kiểm soát đơn đặt hàng so với phiếu yêu cầu mua hàng hóa vật tư phiếu nhập kho Để khắc phục tình trạng này, theo tác giả nên bổ sung them thơng tin “Số phiếu yêu cầu mua vật tư ’’ đơn đặt n hàng, đồng thời cần bổ sung thêm chữ ký phận có nhu cầu Giám to đốc (hoặc Phó giám đốc phụ trách sản xuất) nhằm tăng cường cơng tác kiểm Kế sốt Đơn đặt hàng cần đặt thành 03 liên: 01 liên phòng vật tư XNK giữ để thực việc thu mua, 01 liên gửi đến phận kho hàng để theo dõi tậ p nhập hàng, 01 liên lưu phòng tài kế tốn ực Trong q trình mua hàng cần có giám sát chặt chẽ hội đồng quản th trị, ban kiểm sốt cơng ty Cơng việc nhằm chánh tình trạng thơng đề đồng phận vật tư XNK nhà cung cấp, gây thiệt hại đến công ty Công ty không mua hàng với giá tốt nhất, tránh khoản thất Ch uy ê n thoát chiết khấu, hoa hồng từ nhà cung cấp Công ty nên quy định xử lý kỷ luật nghiêm khắc xác định nhân viên nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp định kỳ tiến hành kiểm tra việc 3.2.3.2 Nhập kho hàng hóa - Các chứng từ khâu không đánh số thứ tự dễ xảy gian lận Do để hạn chế rủi ro tiếp nhận hàng kho, thủ kho nhận hàng cần phải kiểm tra lô hàng số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng điều khoản ghi ĐĐH Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải lập báo cáo nhận hàng, có chữ ký người giao hàng, thủ kho người lập, nhân viên thu mua phòng vật tư – XNK, KCS Phiếu phải đánh số liên tục, chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hóa, dùng để 113 theo dõi toán Biên phải nêu rõ loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận kiện khác có liên quan Biên nên lập liên + Liên 1: Gửi phận mua hàng + Liên 2: Gửi phận kho + Liên 3: Gửi phận kế toán Bên cạnh nhận hàng ngồi thủ kho phải có thêm phận quản lý n chất lượng (KCS) tham gia để kiểm tra chất lượng hàng Việc giúp to phát kịp thời hàng hóa chất lượng khơng đảm bảo u cầu Kế hợp đồng phê duyệt, thông báo cho NCC biết Các chứng từ lập thời điểm nhận hàng phiếu nhập kho, phiếu tậ p cân, biên kiểm nghiệm chất lượng, … Theo tác giả, tất chứng từ ực liên quan đến nhập kho, thủ kho lập nên đánh số thứ tự, có chữ ký xác th nhận thủ kho, phận KCS, phòng vật tư – XNK, đại diện NCC đề 3.2.3.3 Nghiệp vụ tốn Để phận tài kế tốn phát huy hiệu Ban giám đốc Ch uy ê n tránh trường hợp phân công kiêm nhiệm nhiều chức ảnh hưởng đến tính kiểm sốt hệ thống quản lý cơng ty Mặc dù nghiệp vụ tốn cơng ty thực chủ yếu qua ngân hàng, điều làm hạn chế đáng kể rủi ro xẩy nghiệp vụ toán nghiệp vụ toán kiểm soát chưa thực chặt chẽ cịn số điểm cần hồn thiện sau: Các chứng từ tốn cơng ty kế toán toán tập hợp phải kiểm tra phê duyệt Giám đốc người ủy quyền Ở phận kế toán nợ phải trả, tất cứng từ cần đóng dấu ngày nhận chứng từ khác phát sinh phận phải đánh số liên tục để kiểm sốt 114 Theo tác giả phận tài kế tốn cơng ty nên thiết kế Bảng kê chứng từ cần toán, để tránh rủi ro bỏ quên sót hóa đơn đến hạn toán Biểu 3.8: Bảng kê chứng từ Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long NM Sơn Tĩnh Điện BẢNG KÊ CHỨNG TỪ SỐ: n Nội dung toán: ………………………………………………………… to Người toán: ……………………………………………………………… Số TT Loại chứng từ Kế Đơn vị (Bộ phận): …………………………………………………………… Nội dung chứng từ Ghi p Số tiền (đ) ực tậ Tổng số tiền chữ:…………………………………………………………… Kế toán trưởng th Giám đốc Hà Nội, ngày … tháng … năm 2015 (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) đề (Ký tên, đóng dấu) Người lập bảng n Khi đến hạn toán kế toán toán tập hợp chứng từ Ch uy ê toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra chứng từ như: số tiền giấy đề nghị tốn phải số tiền phải trả hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến, số lượng, chủng loại, mẫu mã hóa đơn phải với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu kiểm nghiệm,… Bước kiểm tra quan trọng kiểm tra chung chung cần chứng từ không khớp kế tốn TGNH trả lại cho kế tốn toán kiểm tra Sau kiểm tra, chứng từ trình cho kế tốn trưởng, Giám đốc kiểm tra ký duyệt, lúc kế toán tiền gửi ngân hàng lập ủy nhiệm chi Trước gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng kế tốn trưởng Giám đốc phải ký duyệt, Kế toán trưởng cần kiểm tra xem ủy nhiệm chi có lập với số tiền chi trả không 115 KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực trạng hệ thống nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ Phần Thương mại Đầu tư Thăng Long đề xuất biện pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ Phần Thương mại Đầu tư Thăng Long, nhằm giúp cơng ty kiểm sốt chặt chẽ chu trình mua hàng n tốn, tránh gian lận, sai sót q trình thực nhằm Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to mang lại hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh tốt cho Công ty 116 KẾT LUẬN Trên sở vận dụng tổng hợp phương pháp nghiên cứu, luận văn trình bày thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long, phân tích, đánh giá mặt đạt được, mặt cịn hạn chế từ luận văn đưa số giải pháp nhằm hồn thiện tăng cường hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn công ty thời gian tới n Về mặt lý luận, luận văn góp phần hệ thống hóa mặt lý luận, sở to hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội để người đọc có nhìn khái quát hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng doanh nghiệp, luận văn p doanh nghiệp ngày hoàn thiện Kế cơng cụ để cơng tác kiểm sốt nội khả toán tậ Về mặt thực tiễn, Luận văn đưa thực trạng hệ thống kiểm soát ực nội đơn vị điển hình Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng th Long, từ đánh giá kết mặt hạn chế tồn Trên sở đó, đề luận văn đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác KSNB n tăng cường kiểm sốt chu trình mua hàng khả Công ty Ch uy ê Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Đề tài hệ thống kiểm soát nội với việc kiểm sốt chu trình mua hàng khả Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long coi cơng trình liên quan đến cơng ty Vì vậy, nghiên cứu có tính thực tiễn cao góp phần nhận thức sâu rộng chủ đề hệ thống kiểm sốt nội cơng ty cụ thể, Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Do thời gian nghiên cứu có hạn hạn chế kinh nghiệm thân nên Luận văn khó tránh khỏi khiếm khuyết sai sót Tơi mong nhận nhận xét, góp ý Thầy/Cô giáo độc giả để Luận văn thạc sỹ hoàn thiện Trân trọng cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Dự thảo luật kế tốn năm 2015 (3) Bộ tài (2007) thơng tư 16/2007/TT-BTC việc hướng dẫn thực 16 chuẩn mực kế tốn Việt Nam NXB Bộ Tài – Hà Nội Bộ tài (2014) Thơng tư 200/TT-BTC việc hướng dẫn thực 16 chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Bộ Tài – Hà Nội Bộ tài (2004) Hệ thống văn pháp luật kiểm tốn Việt Nam NXB Bộ Tài – Hà Nội Bùi Thị Minh Hải (2012), Luận án tiến sỹ “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp may mặc Việt Nam” Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long (2010), Quy chế quản lý tài Cơng ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Thăng Long (2010), Điều lệ công ty, tài liệu nội Đặng Văn Thanh (2012), Giáo trình Kiểm tốn, Trường Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội Đặng Văn Thanh (2014), Giáo trình Kiểm tốn báo cáo tài chính, Trường Đại học kinh soanh Công nghệ Hà nội 10 Nguyễn Đăng Huy (2014), Bài giảng Kiểm toán hoạt động, Hệ Sau Đại học Trường Đại học Kinh doanh Cơng nghệ Hà Nội 11 Nguyễn Đăng Huy, Hồng Văn Tưởng (2013), Giáo trình Kế tốn Quản trị, Trường Đại học Đại Nam 12 Nguyễn Thị Phương Hoa (2008), Giáo trình Kiểm sốt quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Các websites www.tapchiketoan.com.vn www.kiemtoan.com.vn www.mof.gov.vn www.vacpa.org.vn www.ifac.org Ch uy ê n đề th ực tậ p Kế to n