I LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập tại khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội và thời gian thực tập tại Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, tôi đã được học t[.]
LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình học tập khoa Kế toán Quản trị kinh doanh trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội thời gian thực tập Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, học tập trang bị nhiều kiến thức Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn chân thành đến tập thể cá nhân giúp đỡ tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, Ban chủ nhiệm khoa thầy, cô giáo khoa Kế toán Quản trị kinh doanh truyền đạt cho kiến thức quý báu suốt thời gian học tập rèn luyện trường Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đến cô giáo - Th.S Bùi Thị Phúc hướng dẫn, bảo tận tình cho tơi suốt q trình học tập thực tập tốt nghiệp Tơi xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo tồn thể cán nhân viên Cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Do thời gian trình độ chuyên mơn cịn nhiều hạn chế nên chắn khóa luận khơng thể tránh khỏi sai sót Kính mong góp ý q báu thầy cô chú, anh chị Công ty bạn để luận văn tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2011 Sinh viên Lê Thị Thủy i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC SƠ ĐỒ v DANH MỤC LƯU ĐỒ vi DANH MỤC MẪU BIỂU .vii DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT viii Phần I: MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3.Câu hỏi nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .3 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4.2.1 Phạm vi không gian: .4 1.4.2.2 Phạm vi nội dung: 1.4.2.3 Phạm vi thời gian Phần II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền .5 2.1.1 Những vấn đề hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 2.1.1.1 Khái niệm mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 2.1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội nguyên tắc xây dựng 2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 2.1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 10 2.1.1.5 Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 11 2.1.2 Khái quát chu trình bán hàng - thu tiền .12 2.1.2.1 Mục tiêu chu trình bán hàng - thu tiền 12 2.1.2.2 Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền 13 2.1.2.3 Chức chu trình bán hàng - thu tiền .14 2.1.2.4 Phương thức bán hàng phương thức toán .17 2.1.3 Các rủi ro thường xảy chu trình bán hàng - thu tiền 21 2.1.4 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp 22 ii 2.1.4.1 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền .22 2.1.4.2 Quy trình kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 23 2.1.4.3 Các công việc kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 24 2.1.4.4 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền .26 2.2 Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam 28 2.3 Phương pháp nghiên cứu 31 2.3.1.Phương pháp thu thập số liệu 31 2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu 32 2.3.3 Phương pháp phân tích số liệu 32 2.3.3.1 Mơ tả hệ thống kiểm sốt nội bộ: 32 2.3.3.2 Sơ đồ 32 2.3.3.3 Thử nghiệm kiểm soát 32 2.3.3.4 Phương pháp đối chiếu 32 2.3.3.5 Phương pháp chuyên gia .33 Phần III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 34 3.1 Khái quát chung doanh nghiệp TNHH đầu tư phát triển Vân Long 34 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển 34 3.1.1.1 Vài nét đặc điểm trình hình thành công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long 34 3.1.1.2 Kết kinh doanh công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long 35 3.1.2 Chức nhiệm vụ công ty .37 3.1.2.1 Chức 37 3.1.2.2 Nhiệm vụ 38 3.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty .38 3.1.3.1 Đặc điểm thị trường công ty 38 3.1.3.2 Đặc điểm sản phẩm .40 3.1.3.3 Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ 42 3.2 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp năm từ 2008 đến 2010 42 3.2.1 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội công ty 42 3.2.1.1 Môi trường kiểm soát 42 3.2.1.2 Hệ thống kế toán 49 3.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát 55 3.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội 55 3.2.2 Đặc điểm phương thức bán hàng phương thức toán 56 3.2.2.1 Các phương thức bán hàng thủ tục chứng từ bán hàng công ty 56 3.2.2.2 Phương thức toán .56 iii 3.2.3 Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng công ty 56 3.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng 56 3.2.3.2 Bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho 57 3.2.3.3 Kiểm soát nhập liệu chứng từ : 66 3.2.3.4 Ghi nhận doanh thu: 66 3.2.3.5 Xử lí khoản giảm trừ doanh thu .69 3.2.3.6 Đối với trường hợp bán lẻ 76 3.2.4 Kiểm soát nội nghiệp vụ bán chịu công ty .77 3.2.4.1 Lưu đồ kiểm soát 77 3.2.4.2 Chính sách tín dụng cơng ty 78 3.2.4.3 Xét duyệt hàng bán chịu 78 3.2.4.4 Quản lý khách hàng nợ 79 3.2.4.5 Tổ chức công tác thu hồi nợ 84 3.2.4.6 Xử lý khoản phải thu khó địi 84 3.2.5 Kiểm soát nội khoản thu tiền .85 3.2.5.1 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 85 3.2.5.2 Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt 86 3.2.5.3 Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng .87 3.2.5.4 Nhận xét chung kiểm soát nội khoản thu tiền: 89 3.3 Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp TNHH đầu tư phát triển Vân Long 90 3.3.1 Nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội cơng ty : 90 3.3.1.1 Ưu điểm 90 3.3.1.2 Nhược điểm 92 3.3.2 Nhận xét hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty 92 3.3.2.1 Ưu điểm 92 3.3.2.2 Nhược điểm 93 3.3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền công ty 95 3.3.3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 95 3.3.3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền 102 3.3.3.3 Xây dựng phận kiểm toán nội sử dụng phần mềm kế toán 109 Phần IV: KẾT LUẬN 113 4.1 Kết luận 113 4.2 Khuyến nghị 114 TÀI LIỆU THAM KHẢO 115 iv DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền 22 Bảng 3.1: Kết sản xuất kinh doanh năm 2008 – 2010 36 Bảng 3.2: Các sai phạm xảy trình đặt hàng quý IV năm 2010 61 Bảng 3.3: Cơ cấu sai phạm xảy trình đặt hàng tháng 62 Bảng 3.4: Tổng hợp tình hình bán chịu công ty quý I năm 2011 .85 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội 10 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khái quát kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền 23 Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý Công ty 45 Sơ đồ 3.2: Cơ cấu máy kế toán văn phịng cơng ty 50 Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy tính 114 Sơ đồ 3.3: Tổ chức phịng kiểm tốn nội 112 v DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 3.1: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho công ty 58 Lưu đồ 3.2: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán lẻ công ty 76 Lưu đồ 3.3: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán chịu công ty 77 Lưu đồ 3.4: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt công ty 86 Lưu đồ 3.5: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng công ty 88 Lưu đồ 3.6: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho .96 Lưu đồ 3.7: Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hang theo phương thức bán lẻ 101 Lưu đồ 3.8: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt 104 Lưu đồ 3.9: Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 106 vi DANH MỤC MẪU BIỂU Mẫu 3.1: Đơn đặt hàng 60 Mẫu 3.2: Hóa đơn giá trị gia tăng 66 Mẫu 3.3: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng 69 Mẫu 3.4: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng 70 Mẫu 3.5: Quy định chế độ bán hàng năm 2010 71 Mẫu 3.6: Giấy toán chế độ bán hàng 73 Mẫu 3.7: Sổ theo dõi công nợ khách hàng .82 Mẫu 3.8: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng 83 Mẫu 3.9: Biên đối chiếu công nợ 84 Mẫu 3.10: Yêu cầu mua hàng 99 Mẫu 3.11: Bảng theo dõi hóa đơn hàng đổi bù .102 Mẫu 3.12: Bảng tổng hợp dư nợ cuối kỳ khách hàng .110 Mẫu 3.13: Giấy đề nghị toán 110 vii DANH MỤC CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài BHXH : Bảo hiểm xã hội CSTD : Chính sách tín dụng ĐT : Đầu tư GTGT : Giá trị gia tăng HĐKT : Hợp đồng kinh tế KCN : Khu công nghiệp L : Lưu NPP : Nhà phân phối NVL : Nguyên vật liệu PXK : Phiếu xuất kho SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản TM : Thương mại TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn viii Phần I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài “Tơi đổi tá người cộng sản tồi lấy chuyên gia tư sản thành thạo nghiêm túc nghiên cứu nghiệp vụ mình” (V.I.Lênin tồn tập, tập 45, NXBCTQG, H.2006, tr.110 ) Lênin khẳng định: để phát triển, đặc biệt phát triển kinh tế phải có tính kế thừa học hỏi - học hỏi cách quản lý, cách làm kinh tế nước tư Câu nói có sức cảnh báo to lớn, thắng họ chiến trường, bị bóp nghẹt thương trường, kinh tế họ phát triển trước ta thập kỷ Bước từ vũng bùn nơ lệ, Việt Nam - xu tồn cầu hóa kinh tế giới, khơng ngừng đẩy mạnh q trình hội nhập, xóa bỏ chế tập trung quan liêu bao cấp để chuyển sang kinh tế mở cửa vận hành theo chế thị trường, thúc đẩy cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước Thế nhưng, thực tế kinh tế thị trường tạo hội cao cho tế bào kinh tế - doanh nghiệp phát triển, không phát triển hộ doanh nghiệp Cho nên, doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn, phải chấp nhận quy luật đào thải thị trường, biến động to lớn mà điển hình khủng hoảng thập niên qua cịn tác động khơng nhỏ Năm 2007 Việt Nam thức gia nhập WTO mang lại nhiều hội đồng thời doanh nghiệp đứng trước khơng thử thách Đó cạnh tranh khốc liệt bên doanh nghiệp nước vốn ít, kinh nghiệm quản lý cịn non yếu với bên tập đoàn kinh tế vững mạnh quốc tế Vậy làm để thắng cạnh tranh? Để thắng cạnh tranh, doanh nghiệp phải tự lực vươn lên trình sản xuất kinh doanh mà địi hỏi cịn phải hồn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao lực quản lý để hạn chế sai sót gian lận xảy đề phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát nội phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát trình hoạt động doanh nghiệp Đặc biệt dựa vào kiểm soát nội bộ, nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Nằm hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền nội dung quan trọng Bởi hoạt động bán hàng - thu tiền ảnh hưởng trực tiếp đến tồn vong doanh nghiệp Đây trình tạo thu nhập, tạo điều kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh thu lợi nhuận Tuy nhiên, chu trình hoạt động xảy thường xuyên dễ xảy gian lận, sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu chu trình bán hàng bảo đảm thu tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt từ nâng cao uy tín, hình ảnh nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long nằm khn khổ Bởi sức ép kinh tế thị trường, cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước, Vân Long gặp khơng khó khăn Nhưng sách linh hoạt hợp lý, đặc biệt với đẩy mạnh hoạt động hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền, Vân Long khẳng định uy tín chỗ đứng thị trường Nhận biết vai trị quan trọng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền nói đây, qua thời gian thực tập công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền cơng ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”