Báo cáo bài tập kiểm soát nội bộ đề tài chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần pymepharco

Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù

Trang 1

-

 -BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM MÔN: KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đề tài:Chu trình bán hàng - thu tiền tại

công ty cổ phần Pymepharco

Hà Nội, 2023

Trang 2

NHÓM 7

HỌ VÀ TÊNMÃ SINH VIÊNNHIỆM VỤ

Leo Nhật Minh 2020602022 Thực hiện tìm hiểu thông tin chung của công ty

Vũ Thị Phượng 2020601999

Tạ Thị Thanh Ngoan 2020607627 Phân tích biến động của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính

Tao Thị Xeng 2020604394 Mô tả quy trình hệ thống kế toán (chu trình, phòng kế toán, trách nhiệm các bộ phận liên quan, số chứng từ

được lập tại các bộ phận, luân chuyển chứng từ)

Nguyễn Thị Kim Dung 2020604180

Vương Thị Huyền 2020601595 Lựa chọn 01 chu trình trong doanh nghiệp Đánh giá quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, các bước công việc kế toán có liên quan đến chu trình.

Nguyễn Thị Thanh Giang 2020604772

Đặng Thị Hương Giang 2020602199 Thực hiện đánh giá các rủi ro, gian lậncó thể có đối với chu trình trên của doanh nghiệp.

Vũ Thị Thanh Trúc 2020601397 Đưa ra các giải pháp phù hợp đến các gian lận/sai sót nhằm hoàn thiện chu trình kiểm soát nội bộ tại

Trang 3

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

PHỤ LỤC 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 7

1.1 Thông tin chung về công ty: 7

1.2 Ngành nghề kinh doanh: 7

1.3 Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của PYMEPHARCO năm 2022:81.3.1 Phân tích biến động của các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán: 8

1.3.2 Phân tích biến động các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh:101.3.3 Phân tích biến động các nhóm tỷ suất sinh lời: 12

1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 14

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀNTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 16

2.1 Cơ sở lý luận chung về kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền: 16

2.2 Hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền tại Công tyPYMEPHARCO: 18

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại PYMEPHARCO: 18

2.2.2 Các bộ phận liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền tạiPYMEPHARCO: 18

2.2.3 Các chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền: 21

2.2.4 Hình thức ghi sổ kế toán - quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tạicông ty PYMEPHARCO 22

2.3 Thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại PYMEPHARCO: 23 2.3.1 Các chính sách liên quan đến hàng tiêu thụ tại Công ty: 23

2.3.2 Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền tạiPYMEPHARCO: 25

2.3.3 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại PYMEPHARCO: 27

Trang 4

PHẦN 3: MỘT SỐ Ý KIẾN, GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁTCHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNPYMEPHARCO 33

3.1 Đánh giá thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty: 33 3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty: 34

3.3 Rủi ro và các thủ thuật gian lận xảy ra trong kiểm soát chu trình bán hàng– thu tiền tại Công ty: 373.3.1 Đánh giá rủi ro xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty:

3.3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro và hoàn thiện các thủtục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại PYMEPHARCO 393.3.3 Đánh giá gian lận xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền tại côngty: 41

3.3.4 Đề xuất giải pháp nhằm hạn chế những gian lận và hoàn thiện các thủtục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty PYMEPHARCO 42KẾT LUẬN 44

Downloaded by TOM BOY (tomboy2@gmail.com)

Trang 5

PHỤ LỤC

Bảng 1.3.1 Bảng cân đối kế toán của công ty PYMEPHARCO năm 2022 7

Bảng 1.3.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của PYMEPHARCO năm 2022 9

Bảng 1.3.3 Bảng phân tích các nhóm tỷ suất của PYMEPHARCO năm 2022 11

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại PYMEPHARCO 13

Sơ đồ 2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại PYMEPHARCO 17

Sơ đồ 2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại PYMEPHARCO 21

Sơ đồ 2.3.2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tạiPYMEPHARCO 24

Sơ đồ 2.3.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu tiền tại PYMEPHARCO 25

Sơ đồ 2.3.3.1 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng tại văn phòng công ty 26

Sơ đồ 2.3.3.2 Quy trình kiểm soát doanh thu tại văn phòng công ty 27

Sơ đồ 2.3.3.3 Quy trình kiểm soát ghi nhận doanh thu tại các trung tâm 28

Trang 6

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự thống nhất và mâu thuẫn quyền lợi chung hay riêng giữa người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song song Vấn đề là làm thế nào để kiểm soát được các hoạt động của người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị Để giải quyết vấn đề trên, cần thiết phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) thật sự khoa học và hiệu quả Công ty cổ phần PYMEPHARCO là công ty sản xuất dược phẩm, kinh doanh thuốc và vật tư thiết bị y tế Hiện tại, công ty có hệ thống phân phối phủ rộng khắp các tỉnh trong nước bao gồm: Hệ thống chi nhánh, hệ thống cửa hàng, hệ thống trung tâm giới thiệu và phân phối thuốc,

Do đó, hoạt động sản xuất và bán hàng tại công ty ngày càng mở rộng, doanh thu bán hàng ngày càng gia tăng Hoạt động bán hàng và thu tiền phát sinh thường xuyên nên dễ xảy ra những sai sót, gian lận dẫn tới sai lệch nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh Vì vậy, cần phải tăng cường công tác KSNB để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Chính vì những lý do trên, nhóm chúng em đã chọn đề tài

nghiên cứu: “Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phầnPYMEPHARCO” để làm bài báo cáo.

Trang 7

PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO1.1.Thông tin chung về công ty

- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

- Tên tiếng anh: PYMEPHARCO JIONT-STOCK COMPANY - Mã số thuế: 4400116704

- Mã chứng khoán: PME

- Vốn điều lệ: 750.116.250.000 VNĐ (Bảy trăm năm mươi tỷ một trăm mười sáu triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng)

- Website: https://www.pymepharco.com.vn

- Địa chỉ: 166-170 Nguyễn Huệ, TP Tuy Hoà, Tỉnh Phú Yên - Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần.

- Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh

1.2.Ngành nghề kinh doanh

- Sản xuất thuốc, hóa dược và dược liệu - Sản xuất thuốc tân dược;

- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình; Chi tiết ngành nghề kinh doanh là: Kinh doanh bán buôn thuốc tân dược, vật tư, hóa chất, trang thiết bị y tế Xuất nhập khẩu trực tiếp: thuốc tân dược, vật tư, hóa chất, trang thiết bị y tế, nguyên liệu sản xuất thuốc, mỹ phẩm, thuốc thú y Mua bán vacxin, sinh phẩm y tế;

- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh; Chi tiết ngành nghệ kinh doanh là: Kinh doanh bán lẻ thuốc tân dược, vật tư, hóa chất, trang thiết bị y tế;

- Bán buôn thực phẩm; Chi tiết ngành nghệ kinh doanh là: Kinh doanh thực phẩm chức năng dinh dưỡng;

- Sản xuất thực phẩm khác chưa phân vào đâu; Chi tiết ngành nghề kinh doanh là: Sản xuất thực phẩm chức năng dinh dưỡng;

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê;

- Nghiên cứu khoa học va phát triển công nghệ trong lĩnh vực khoa học y dược.

Trang 8

1.3.Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của PYMEPHARCO năm 2022:1.3.1 Phân tích biến động của các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán:

Bảng 1.3.1 Bảng cân đối kế toán của công ty PYMEPHARCO năm 2022

Trang 9

Nhận xét:

Bảng 1.3.1 Thể hiện cơ cấu tài sản và nguồn vốn của PYMEPHARCO trong năm

 Năm 2022, tổng tài sản của PYMEPHARCO tăng 261.011 triệu đồng so với năm 2021 Sự tăng lên đó là tỷ trọng tài sản ngắn hạn tăng cao hơn so với tài sản dài hạn.

Cụ thể:

- Đối với tài sản ngắn hạn:

o Tài sản ngắn hạn năm 2022 tăng 188.207 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng 15,347% so với năm 2021 trong khi đó tài sản dài hạn giảm mạnh ở mức 827.195 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm 86,21%

o Tiền và các khoản tương đương tiền giảm 60,328 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 49,143% so với năm 2021.

o Hàng tồn kho tăng 17.751 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 3,424% so với năm 2021 Chủ yếu là do công ty tăng dự trữ nguyên liệu để chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất, chính sách quản lý hàng tồn kho được duy trì.

- Đối với tài sản dài hạn năm 2022 giảm 827.195 triệu đồng so với năm 2021 Điều này chứng tỏ công ty đang tập trung chủ yếu đầu tư vào các thiết bị máy móc, phục vụ cho quá trình sản xuất Trong đó tài sản cố định và tài sản dài hạn khác đều tăng so với năm 2021 tương ứng lần lượt là 254,691% và 665,232% Nguyên nhân chủ yếu làm cho tài sản dài hạn giảm là công ty đã giảm chi phí xây dựng cơ bản dở dang trong năm 2022.

 Cùng với đó, năm 2022, tỷ trọng nợ phải trả trong cơ cấu nguồn vốn năm 2022 tăng mạnh đã làm cho các chỉ tiêu về cơ cấu nguồn vốn cũng tăng lên Cụ thể tổng nợ phải trả của PYMEPHARCO tăng 170.001triệu đồng, tăng 48.938 % so với năm trước Trong đó nợ ngắn hạn có tốc độc tăng trưởng cao hơn nợ dài hạn trong cơ cấu nợ phải trả năm 2022, tăng 181,375 triệu đồng, tương ứng 55,561% Nguồn vốn chủ sở hữu cũng tăng 91.010 triệu đồng tương ứng 4,657% so với năm 2021, cũng là nguyên nhân làm cho tổng nguồn vốn của công ty tăng lên năm 2022.

Trang 10

Trang 11

1.3.2 Phân tích biến động các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh

Trang 12

Nhận xét:

Bảng 1.3.2 thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của PYMEPHARCO năm 2022

 Có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đang có xu hướng giảm so với cùng kỳ, đặc biệt chi phí tăng cao, làm cho lợi nhuận của công ty bị giảm xuống Cụ thể là:

 Lợi nhuận gộp năm 2022 chỉ tăng trưởng 1,351% trong khi doanh thu thuần tăng trưởng 4,7% là do tỷ trọng doanh thu phân phối hàng mua ngoài năm 2022 cao hơn so với 2021.

 Trong năm, công ty có doanh thu hoạt động tài chính giảm mạnh ở mức 5,67 triệu đồng ứng với tỷ lệ 62,534%; trong khi đó chi phí tài chính lại tăng cao ở mức 6.898 triệu đồng ứng với tỷ lệ tăng 29,479% so với năm 2021.

 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2022 có tỷ lệ doanh thu giảm so với năm trước do Công ty áp dụng chính sách tiết kiệm trong hoạt động kinh doanh.

 Lợi nhuận trước thuế năm 2022 giảm 1% so với năm 2021, ảnh hưởng chủ yếu ở khoản lãi gửi tiết kiệm phát sinh trong năm 2021 và lãi vay vốn ngân hàng năm 2022 liên quan đến dòng vốn đầu tư.

 Công ty có lợi nhuận khác năm 2022 tăng 2.654 triệu đồng tương ứng 166,709% so với năm 2021

Trang 13

1.3.3 Phân tích biến động các nhóm tỷ suất sinh lời:

Bảng 1.3.3 Bảng phân tích các nhóm tỷ suất của PYMEPHARCO năm 2022

Chỉ tiêuCông thức20222021Chênh lệch

Lợi nhuận sau thuế

/ Doanh thu thuần 16,39 17,38 (0,99) (5,681)

Tỷ suất sinh lời

 Về các chỉ tiêu sinh lời, cả 03 chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản, lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu của PYMEPHARCO đều giảm trong năm 2022 so với năm 2021 lần lượt là 11,28%; 5,681% và 5,615% Nguyên nhân chính là do hoạt động sản xuất kinh doanh của PYMEPHARCO năm 2022 bị ảnh hưởng sau đại dịch Covid-19, làm khó khăn đến tình hình kinh tế chung Cụ thể:

 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản (ROA) của công ty năm 2021 là 13,94% tức 1 đồng tài sản bình quân trong kỳ tạo ra được 13,94 đồng lợi nhuận

sau thuế, con số này đã giảm xuống 1,57 đồng vào năm 2022 => chứng tỏ hiệu

suất sử dụng tài sản của Công ty năm 2022 chưa tốt.

 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần (ROS) của công ty năm 2021 là 17,38%, có nghĩa là cứ 1đồng doanh thu tạo ra được 17,38 đồng LNST, con số này giảm khá cao trong năm 2022, cụ thể giảm 0,99 đồng tương ứng tỉ lệ giảm lần lượt

5,681% => Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đang lỗ trong năm 2022, doanh

nghiệp nên có những biện pháp để tăng thu giảm chi, nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh cho DN.

Trang 14

 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE) của công ty năm 2021 là 16,42%, có nghĩa là cứ 1 đồng vốn chủ sở hữu bình quân được sử dụng trong kỳ tạo ra được 16,42 đồng LNST và giảm đi 0,92 đồng trong năm 2022, điều này chứng tỏ công ty chưa sử dụng hiệu quả vốn cổ đông.

 Như vâỵ, nhóm chỉ tiêu sinh lời đều giảm so với cùng kỳ, điều này cho thấy PYMEPHARCO chưa đảm bảo được hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính chưa cân đối, công ty cần đẩy mạnh những giải pháp nhằm thực hiện mục tiêu bảo toàn và phát triển kết quả hoạt động kinh doanh trong năm tới.

Trang 15

1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại PYMEPHARCO

- Đại Hội đồng cổ đông:

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Hội đồng quản trị:

Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định.

Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Ban kiểm soát:

Là cơ quan do đại hội đồng cổ đông bầu ra, Hiện tại Ban kiểm soát Công ty gồm 4 thành viên và nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 5 năm Ban kiểm soát có nhiệm vụ

Trang 16

kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Ban kiểm soát hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.

- Tổng Giám đốc:

Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người điều hành, có thẩm quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Các phòng ban chức năng:

Chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp và triển khai các chiến lược theo chức năng quản lý, hỗ trợ đắc lực cho Ban Tổng Giám đốc đồng thời chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao 1 cách trung thực, vì lợi ích của Công ty và cổ đông.

Trang 17

PHẦN 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀNTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO

2.1 Cơ sở lý luận chung về kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền:

 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền:

Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh nói chung và công ty PYMEPHARCO nói riêng Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ không, có kiểm soát được nợ phải thu không … đều là mối quan tâm của các nhà quản lý.

Các bước công việc của chu trình bán hàng – thu tiền:

Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền … nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền:

Thông thường, trong một doanh nghiệp thì chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền; lập dự phòng nợ khó đòi; xoá sổ các khoản không thu được.

 Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền:

- Chấp nhận đơn hàng nhưng không được phê duyệt hoặc không có khả năng cung

Trang 18

- Bán hàng nhưng không thu được tiền, giao hàng nhầm số lượng quy cách, chủng loại hay bị thất thoát trong quá trinhg giao.

- Bán hàng không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sai và ghi sai niên độ về doanh thu và các khoản phải thu khách hàng.

- Tiền bán hàng bị lạm dụng và không được ghi nhận.

- Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đầy đủ dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu khách hàng.

 Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền:

 Đối với hoạt động bán hàng:

- Chỉ bán hàng cho những khách hàng có thật và đủ tư cách - Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng - Các nghiệp vụ bán hàng đã ghi sổ là phải có căn cứ hợp lý

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn (sự cho phép)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) - Các nghiệp vụ bán hàng phải được đánh giá đúng đắn

- Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn - Các nghiệp vụ bán hàng phải được phản ánh đúng lúc

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đúng đắn và tổng hợp chính xác (tính chính xác cơ học).

 Đối với hoạt động bán hàng:

- Đảm bảo các khoản tiền đã ghi sổ là số tiền thực tế đã thu được –

- Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ)

- Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn)

- Các khoản tiền thu đã ghisổ và đã nộp đều đúng với giá bán qui định

- Các khoản thu tiền được phân loại đúng (sự phân loại), ghi đúng thời hạn (tính kịp thời), đúng đắn và tổng hợp chính xác.

 Các bước công việc của kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền:

- Kiểm soát việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng 19

Trang 19

- Kiểm soát việc xét duyệt bán chịu

- Kiểm soát việc giao hàng và lập hóa đơn

- Kiểm soát việc ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng.

2.2.Hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty PYMEPHARCO:

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại PYMEPHARCO:

Sơ đồ 2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại PYMEPHARCO

Là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình hạch toán, tình hình tổ chức cũng như việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, Ngoài ra kế toán trưởng còn có trách nhiệm lập các báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính.

-Kế toán tổng hợp:

Trang 20

Làm kế toán tổng hợp, lập bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo giải trình khác theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước.

Ghi chép, theo dõi vốn góp liên doanh của công ty tại các đơn vị liên doanh về số vốn hiện có, tình hình tăng giảm và hiệu quả sử dụng vốn góp liên doanh khác Làm thống kê tổng hợp, lập các báo cáo thông kê theo quy định, gửi báo cáo định kỳ cho các cơ quan nhà nước và các bộ phận có liên quan trong công ty.

-Kế toán thanh toán:

Là vị trí phụ trách các chứng từ thu, chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi có các nhu cầu thanh toán trong doanh nghiệp Còn kế toán công nợ là việc theo dõi các khoản công nợ Bao gồm công nợ của khách hàng, công nợ với nhà cung cấp và các loại công nợ khác …

-Kế toán thuế:

Thu thập các Hóa đơn chứng từ đầu ra/ đầu vào làm căn cứ kê khai thuế hàng tháng/quý/quyết toán thuế cuối năm: Báo cáo về thuế GTGT, TNDN, Thuế TNCN, Tình hình sử dụng Hóa đơn Lập Báo cáo Tài chính cuối năm.

-Thủ kho:

Thủ kho là người đảm nhiệm vai trò quản lý hàng hóa, vật tư trong kho trên tất cả các công đoạn bắt đầu từ lúc chuyển hàng vào kho hay khi thực hiện việc xuất hàng hóa ra khỏi kho hoặc việc thống kê số liệu hàng hóa tồn kho.

- Kế toán vật tư, hàng hóa:

Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.

Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.

Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư.

-Kế toán thu – chi:

Trang 21

Theo dõi kiểm soát các hoạt động tăng, giảm tiền và kiểm soát tồn tiền tại quỹ tiền mặt và tại ngân hàng Lập báo cáo thu chi gửi gám đốc.

-Kế toán công nợ:

Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và tiến hành đòi các khoản nợ chưa thanh toán.

 Phân tích tình hình công nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện công nợ, tính tuổi nợ  Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty.

 Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công.

 Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ

- Kế toán bán hàng:

Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi và tổng hợp số lượng hàng bán được để lập các Báo cáo về tình hình bán hàng, Tình hình tăng giảm của hàng hóa theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp.

Trường hợp Doanh nghiệp chưa bố trí được người có đủ điều kiện đảm nhiệm vị trí kế toán trưởng thì có thể hoặc thuê kế toán trưởng hoặc bổ nhiệm người Phụ trách Kế toán và thời gian phụ trách không quá 1 năm (Theo Điều 37-Nghị định 129/2004 hướng dẫn Luật kế toán).

- Thủ quỹ:

Phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt bằng số dư trên sổ sách.

2.2.3 Các chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền:

- Các chứng từ kế toán có liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền, các chứng từ gồm:

 Đơn đặt hàng của khách hàng;

Trang 22

 Biên bản giảm giá hàng bán,

 Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lí (ký gửi)

 Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày  Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán

bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị  Phiếu thu, giấy báo Có…

 Các chứng từ liên quan khác tùy từng lĩnh vực và chu trình của doanh nghiệp

- Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng có liên quan đến chu trình bán hàng – thutiền:

 Sổ nhật ký bán hàng

 Sổ nhật ký bán hàng bị trả lại hoặc giảm giá  Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng

 Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Sổ quỹ  Sổ cái

 Chứng từ ghi sổ

- Hệ thống Báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng - thu tiền của công ty gồm:

 Báo cáo tổng hợp doanh thu

 Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu  Bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn

2.2.4 Hình thức ghi sổ kế toán - quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại côngty PYMEPHARCO

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán ‘Nhật ký chung” để thực hiện việc ghi sổ các chứng từ kế toán tại Công ty.