báo cáo thực tập tại công ty cổ phần RTC technology việt nam

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Khoa Kế Tốn – Chuyên ngành Kiểm Toán ✧ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Họ tên : PHẠM THỊ THU HOÀI Lớp : CQ56/22.04 Mã sinh viên : 1873403010980 Giáo viên hướng dẫn : T.S NGÔ NHƯ VINH Đơn vị thực tập : Công ty cổ phần RTC Technology Việt Nam Địa công ty : Tầng khu P - tòa nhà Hateco Apollo, phường Phương Canh, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Đề tài dự kiến : Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ phần RTC Technology Việt Nam 0 MỤC LỤC Mục lục PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM 1.1.Quá trình hình thành phát triển công ty .3 1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, dịch vụ chủ yếu công ty 1.4.Khái quát kết kinh doanh công ty qua năm 2020 PHẦN II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN CỦA CƠNG TY 12 2.1 Mơi trường kiểm sốt cơng ty 12 2.2 Đặc điểm mua hàng công ty 13 2.3 Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty 14 PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM 20 3.1 Đánh giá chung công ty 20 3.2: Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 20 3.3 Kiến nghị thực giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội 20 0 PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM 1.1.Q trình hình thành phát triển cơng ty Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM Tên tiếng Anh: RTC TECHNOLOGY VIET NAM JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: RTC TECHNOLOGY VIET NAM.,JSC Trụ sở Hà Nội: Tầng 1, Khu P - Hateco Apollo Building, Phường Phương Canh, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam Điê Zn thoại: 024 6654 6858 / Di động: +84 979 639 438 Email: info@rtc.edu.vn Người đại diện: NGUYỄN VĂN SAO – Giám đốc công ty Mã số thuế: 0106845021 Vốn điều lệ: 40.000.000.000 VNĐ ( Bốn mươi tỷ đồng ) năm 2022 Số lượng cán công nhân viên thực tập sinh: 117 ( tính tới năm 2022) Ngày thành lập: Ngày 11 tháng 05 năm 2015 Quá trình hình thành phát triển: CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM ( RTC Technology Viet Nam JSC ) tiền thân trung tâm công nghệ RTC ( RTC Technology Center ) thành lập vào tháng 3/2012 Ban đầu RTC Technology thành lập với mục đích hỗ trợ, giúp đỡ tư vấn giải pháp tự động hóa cho nhà máy, khu cơng nghiệp nhà tích hợp hệ thống Hướng dẫn, đào tạo tập huấn cho kỹ sư cách xây dựng, thiết kế lắp đặt hệ thống máy móc tự động; hướng dẫn lập trình, kết nối, sử dụng thiết bị tự động hóa cơng nghiệp PLC, HMI, INVERTER, động cơ, cánh tay Robot… Trong trình hoạt động RTC Technology giúp đỡ tư vấn giải pháp cho nhiều dự án nhà máy sản xuất công nghiệp Canon, Hoya, Nessei, Honda, Toyota, Panasonic, Hòa Phát…, đồng thời công ty tạo mối quan hệ thân thiết với nhà chế tạo máy, tích hợp hệ thống 0 CNC Vina, Viet Industrial, Viet Machinery, Tan Phat Automation, IDMEA… hãng tự động hóa lớn ABB Viet Nam, Mitsubishi Electric Viet Nam, Omron… Để đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng đối tác, đến đầu năm 2015 trung tâm công nghệ RTC (RTC Technology Center) thức thành lập cơng ty cổ phần cơng nghệ RTC (RTC Technology Viet Nam) Trải qua gần 10 năm xây dựng phát triển Hiện RTC Technology có bước phát triển vượt bậc sở vật chất người Công ty hợp tác với nhiều thương hiệu lớn khu vực như: FujiFilm, Datalogic, HIK, MVTech, Flir… Với cập nhật cải tiến kỹ thuật công ty tin có đủ lực, khả đáp ứng thay đổi nhu cầu từ quý khách hàng để hướng tới dịch vụ tốt với giá thành hợp lý 1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, dịch vụ chủ yếu công ty Công ty tập trung vào mảng kinh doanh :  Cung cấp linh kiện, thiết bị điện, điện tử, tự động hóa đặc biệt ác thiết bị lĩnh vực Vision Machine như: Camera, phim, ống kính, đèn, điều khiển vision, máy đọc mã vạch, thiết bị điện, cảm biến, thư viện Halcon/Merlic,… hãng Mitsubishi, Fujifilm, Datalogic, HIK, VST, TMS, MVTec,… Prescale (kiểm tra lực), Themoscale (kiểm tra nhiệt), UVScale (kiểm tra UV), Film PCB (film âm bản) Fujifilm  Chế tạo máy móc tự động, hệ thống nhúng, hệ thống robocar dò đường (AGV)  Cung cấp giải pháp tự động hóa, lập trình hệ thống PLC, HMI, Servo, Robot, SCADA, BMS… cho nhà máy, dự án tự động hóa Danh mục sản phẩm, dịch vụ theo đăng ký kinh doanh gồm: - Sản xuất linh kiện điện tử Sản xuất máy vi tính thiết bị ngoại vi máy vi tính Sản xuất thiết bị truyền thông Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng điều khiển 0 - Sản xuất đồng hồ - Sản xuất thiết bị xạ, thiết bị điện tử y học, điện liệu pháp - Sản xuất thiết bị dụng cụ quang học - Sản xuất băng, đĩa từ tính quang học - Sản xuất mô tơ, máy phát, biến điện, thiết bị phân phối điều khiển điện - Sản xuất pin ắc quy - Sản xuất đồ điện dân dụng - Sản xuất động cơ, tua bin (trừ động máy bay, ô tô, mô tô xe máy) - Sản xuất thiết bị sử dụng lượng chiết lưu - Sản xuất máy bơm, máy nén, vòi van khác - Sản xuất bi, bánh răng, hộp số, phận điều khiển truyền chuyển động - Sản xuất lò nướng, lò luyện lò nung - Sản xuất thiết bị nâng, hạ bốc xếp - Sản xuất máy móc thiết bị văn phịng (trừ máy vi tính thiết bị ngoại vi máy vi tính) - Sản xuất dụng cụ cầm tay chạy mơ tơ khí nén - Sản xuất máy thông dụng khác Chi tiết: Sản xuất tủ lạnh thiết bị làm lạnh công nghiệp, bao gồm dây chuyền linh kiện chủ yếu; Sản xuất máy điều hồ nhiệt độ, dùng cho mơ tơ; Sản xuất quạt khơng dùng cho gia đình; Sản xuất máy cân dùng gia đình như: cân hành lý, cân cầu đường, cân khác Sản xuất máy lọc máy tinh chế, máy móc cho hố lỏng; Sản xuất thiết bị cho việc phun, làm phân tán chất lỏng bột như: Súng phun, bình cứu hoả, máy phun luồng cát, máy làm Sản xuất máy đóng gói như: Làm đầy, đóng, dán, đóng bao máy dán nhãn Sản xuất máy làm sấy khô chai cho sản xuất đồ uống; Sản xuất thiết bị chưng cất tinh cất cho tinh chế dầu, hố chất cơng nghiệp, cơng nghiệp đồ uống Sản xuất máy đổi nóng; Sản xuất máy hố lỏng khí gas; Sản xuất máy cung cấp gas; Sản xuất máy cán láng máy cuộn trục lăn (trừ cho kim loại thuỷ tinh); Sản xuất máy ly tâm (trừ máy tách kem sấy khô quần áo); Sản xuất miếng đệm miếng hàn tương tự làm từ kim loại hỗn hợp lớp kim loại đó; Sản xuất máy bán hàng tự động; Sản xuất phận cho máy có mục đích chung; Sản xuất quạt thơng gió (quạt đầu hồi, 0 - - - - quạt mái); Sản xuất dụng cụ đo, máy cầm tay tương tự, dụng cụ khí xác (trừ quang học); Sản xuất thiết bị hàn không dùng điện Sản xuất máy nông nghiệp lâm nghiệp Sản xuất máy công cụ máy tạo hình kim loại Sản xuất máy luyện kim Sản xuất máy khai thác mỏ xây dựng Sản xuất máy chế biến thực phẩm, đồ uống thuốc Sản xuất máy cho ngành dệt, may da Sản xuất máy chuyên dụng khác Chi tiết: Sản xuất máy sản xuất vật liệu xây dựng Sản xuất xe có động Chi tiết: - Sản xuất ô tô chở khách; - Sản xuất xe động thương mại như: Xe tải, xe kéo đường cho xe bán rơ moóc - Sản xuất xe buýt, xe buýt điện xe buýt đường dài; - Sản xuất động xe; - Sản xuất gầm xe có động cơ; Sản xuất xe có động khác như: - Xe chạy máy tuyết băng, xe sân golf, thủy phi cơ, - Động chữa cháy, quét đường, thư viện lưu động, xe bọc sắt Xe vận tải trộn bê tông, - ATV’s, xe kéo nhỏ xe kéo tương tự bao gồm xe đua Sản xuất thân xe có động cơ, rơ moóc bán rơ moóc Chi tiết: Sản xuất thân xe, gồm cabin cho xe có động cơ; Trang bị bên ngồi loại xe có động cơ, rơ moóc bán rơ moóc; Sản xuất rơ moóc bán rơ moóc như: Dùng để vận chuyển hàng hóa: tàu chở dầu, vận chuyển hành khách: rơ moóc có mui; Sản xuất contenơ vận chuyển nhiều phương thức vận tải Sản xuất phụ tùng phận phụ trợ cho xe có động động xe Chi tiết: Sản xuất phận thiết bị thay đổi cho xe có động như: Phanh, hộp số, trục xe, bánh xe, hệ thống giảm sóc, tản nhiệt, giảm tnanh, ống xả, xúc tác, khớp ly hợp, bánh lái, cột hộp lái; Sản xuất thiết bị phụ tùng cho thân xe có động như: Dây an tồn, túi khơng khí, cửa sổ, hãm xung; Sản xuất ghế ngồi xe; Sản xuất thiết bị điện cho xe có động máy phát điện, máy dao điện, phích cắm sáng, hệ thống dây đánh lửa, hệ thống cửa sổ cửa vào điện, lắp đặt thiết bị đo lường vào động cơ, điều chỉnh nguồn điện Sản xuất xe đạp xe cho người tàn tật Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế 0 - - - - Sửa chữa sản phẩm kim loại đúc sẵn Sửa chữa máy móc, thiết bị Sửa chữa thiết bị điện tử quang học Sửa chữa thiết bị điện Sửa chữa bảo dưỡng phương tiện vận tải (trừ ô tô, mô tô, xe máy xe có động khác) Chi tiết: Sửa chữa bảo dưỡng thiết bị vận tải ngành 30 (Sản xuất phương tiện vận tải khác), trừ mơ tơ xe đạp Tuy nhiên, việc đóng lại đại tu nhà máy tàu thủy, đầu máy, ôtô máy bay phân vào ngành 30 (Sản xuất phương tiện vận tải khác); Sửa chữa bảo dưỡng định kỳ tàu thuyền; Sửa chữa bảo dưỡng thuyền giải trí; Sửa đầu máy xe lửa toa xe (loại trừ việc làm chuyển đổi) Sửa chữa bảo dưỡng máy bay (loại trừ việc chuyển đổi, khảo sát đại tu, làm mới); Sửa chữa bảo dưỡng động máy bay; Sửa chữa xe ngựa xe kéo súc vật; Sửa chữa ghe xuồng Sửa chữa thiết bị khác Chi tiết: Sửa chữa lưới đánh bắt cá, bao gồm phục hồi ; Sửa chữa dây, đòn bẩy, buồm, mái che ; Sửa chữa túi để đựng phân bón hoá chất ; Sửa chữa tân trang gỗ pallet kê hàng hoá, thùng thùng hình ống tàu vật dụng tương tự; Lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp Chuẩn bị mặt Lắp đặt hệ thống điện Lắp đặt hệ thống cấp, nước, lị sưởi điều hồ khơng khí Lắp đặt hệ thống xây dựng khác Chi tiết: Lắp đặt hệ thống thiết bị công nghiệp ngành xây dựng xây dựng dân dụng : Thang máy, cầu thang tự động, Các loại cửa tự động, Hệ thống đèn chiếu sáng, Hệ thống hút bụi, Hệ thống âm thanh, Hệ thống thiết bị dùng cho vui chơi giải trí Hồn thiện cơng trình xây dựng Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác Chi tiết: Xây dựng móng tồ nhà, gồm đóng cọc, Thử độ ẩm công việc thử nước, Chống ẩm tồ nhà, Chơn chân trụ, Dỡ bỏ phần thép không tự sản xuất, Uốn thép, Xây gạch đặt đá, Lợp mái bao phủ nhà, Dựng giàn giáo công việc tạo dựng mặt bằng dỡ bỏ phá huỷ cơng trình xây dựng trừ việc 0 - - - thuê giàn giáo mặt bằng, Dỡ bỏ ống khói nồi cơng nghiệp, Các cơng việc địi hỏi chun môn cần thiết kỹ trèo sử dụng thiết bị liên quan, ví dụ làm việc tầng cao cơng trình cao Các cơng việc bề mặt ; Xây dựng bể bơi trời ; Bán bn tơ xe có động khác Bảo dưỡng, sửa chữa tơ xe có động khác Bán mô tô, xe máy Bảo dưỡng sửa chữa mô tô, xe máy Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Chi tiết: Bán bn vali, cặp, túi, ví, hàng da giả da khác Bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm chế phẩm vệ sinh Bán buôn hàng gốm, sứ, thủy tinh Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn đèn điện Bán buôn giường, tủ, bàn ghế đồ dùng nội thất tương tự Bán bn sách, báo, tạp chí, văn phịng phẩm Bán buôn dụng cụ thể dục, thể thao Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm Bán buôn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thơng Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Chi tiết; Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khai khống, xây dựng, Bán bn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động điện, dây điện thiết bị khác dùng mạch điện ), Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy dệt, may, da giày, Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy văn phịng (trừ máy vi tính thiết bị ngoại vi), Bán buôn phương tiện vận tải trừ ô tô, mô tô, xe máy xe đạp; Bán buôn người máy thuộc dây chuyền sản xuất tự động; Bán buôn dây điện, công tắc thiết bị lắp đặt khác cho mục đích cơng nghiệp; Bán bn vật liệu điện khác động điện, máy biến thế; Bán buôn loại máy công cụ, dùng cho loại vật liệu; Bán bn máy móc, thiết bị khác chưa phân vào đâu để sử dụng cho sản xuất công nghiệp, thương mại, hàng hải dịch vụ khác; Bán buôn máy công cụ điều khiển máy vi tính; Bán bn thiết bị dụng cụ đo lường Bán bn máy móc, thiết bị y tế (Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có đủ điều kiện theo quy định pháp luật) Xuất phần mềm Lập trình máy vi tính 0 Tư vấn máy vi tính quản trị hệ thống máy vi tính - Hoạt động dịch vụ cơng nghệ thông tin dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính Chi tiết: - Dịch vụ phần mềm: Dịch vụ quản trị, bảo hành, bảo trì hoạt động phần mềm hệ thống thông tin, Dịch vụ tư vấn, xây dựng dự án phần mềm; Dịch vụ chuyển giao cơng nghệ phần mềm; Dịch vụ tích hợp hệ thống; Dịch vụ bảo đảm an toàn cho sản phẩm phần mềm, hệ thống thông tin; Dịch vụ phân phối, cung ứng sản phẩm phần mềm; Dịch vụ nội dung thông tin số, Dịch vụ phân phối, phát hành sản phẩm nội dung thông tin số; Dịch vụ nhập, cập nhật, tìm kiếm, lưu trữ xử lý liệu số; Dịch vụ quản trị, trì, bảo dưỡng, bảo hành sản phẩm nội dung thông tin số; Dịch vụ chỉnh sửa, bổ sung tính năng, địa hóa sản phẩm nội dung thơng tin số; Dịch vụ đào tạo từ xa; - Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng thuê Chi tiết: Mua, bán nhà quyền sử dụng đất Mua, bán nhà quyền sử dụng đất không để Cho thuê, điều hành, quản lý nhà đất Cho thuê, điều hành, quản lý nhà đất không để ở; Kinh doanh bất động sản - Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất Chi tiết: Dịch vụ môi giới bất động sản, Dịch vụ tư vấn bất động sản, Dịch vụ quản lý bất động sản, Sàn giao dịch bất động sản  Tuy số lượng danh mục sản phẩm rộng chủ yếu bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm bán buôn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thông dịch vụ cung cấp giải pháp tự động hóa chiếm tỷ trọng cao (53%) doanh thu báo cáo kết kinh doanh công ty Quy mô công ty tính đến đầu năm 2022 gồm: 117 cán cơng nhân viên thực tập sinh chia thành 08 phòng ban: Ban giám đốc: 03 người Phịng hành nhân sự: 10 người Phịng kế tốn: người Phịng mua hàng: người 0 Phòng kinh doanh: 24 người Phịng kỹ thuật: 40 người Phịng khí: 10 người Phòng AGV: 15 người 1.4.Khái quát kết kinh doanh công ty qua năm 2020 Mặc dù năm 2020 năm kinh tế toàn cầu bắt đầu hứng chịu tác động từ Đại dịch Covid-19, trở thành thách thức kinh tế nghiêm trọng nhất, chí cịn sâu rộng Khủng hoảng Tài Tồn cầu năm 2008-2009 doanh nghiệp nói chung cơng ty Cổ phần RTC technology Việt Nam nói riêng nhanh chóng thích ứng tìm đường phát triển bền vững riêng với kết thu tích cực Dưới bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2020 Công ty RTC technology Việt Nam: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2020 Đơn vị VND Chỉ tiêu Mã Thuyết Năm Năm trước Doanh thu bán hàng 01 VI.1 238.689 97.434.824.4 cung cấp dịch vụ 363.34 00 Các khoản giảm trừ 02 VI.2 Doanh thu bán 10 238.689 97.434.824.4 hàng cung cấp dịch vụ 363.34 00 200.239 80.806.845.7 Giá vốn hàng bán 11 VI.3 576.72 50 Lợi nhuận gộp bán 38.449 16.627.978.6 20 hàng cung cấp dịch vụ 786.617 50 Doanh thu hoạt động tài 11.389 21 VI.4 22.655.811 071 1.004.0 542.458.516 Chi phí tài 22 VI.5 54.534 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 Chi phí quản lý kinh 36.552 15.264.224.2 24 VI.6 doanh 525.783 68 10 0 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 - 24) 10 Thu nhập khác 11 Chi phí khác 12 Lợi nhuận khác (40 = 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 14 Chi phí thuế TNDN 15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 904.595 843.951.677 371 30 31 VI.7 32 VI.8 40 50 51 VI.9 60 27.272.727 82.330.276 (55.057.549) 904.595 788.894.128 371 164.817 30.000.000 739.777 758.894.128 433 Dựa vào báo cáo kết kinh doanh cơng ty, khái qt kết kinh doanh công ty năm gần sau: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ năm 2020 tăng cao so với năm 2019, tăng 141.254.538.946 đồng tức tăng gấp 2,45 lần Và giá vốn hàng bán năm 2020 tăng cao so với năm 2019, tăng 119.432.730.979 đồng tức tăng gấp 2.478 lần Điều cho thấy phát triển, mở rộng kinh doanh công ty RTC technology Việt Nam bất chấp ảnh hưởng tiêu cực đại dịch Covid 19 Trong năm công ty tạo niềm tin với nhiều đối tác lớn hợp đồng giá trị setup hệ thống nhúng, dự án tự động hóa cho nhà máy Samsung, LG,… Tuy nhiên Chi phí tài năm 2020 lại tăng cao so với năm 2019, tăng 461.596.018 đồng, tức tăng 1.85 lần Điều cho thấy công ty gặp vấn đề việc quản lý chi phí Với việc gia tăng sản xuất nhập kho hàng hóa tăng lên gấp nhiều lần so với năm trước, mở rộng quy mô văn phịng cơng ty dẫn tới chi phí tài tăng cao Chi phí tài tăng cao ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận kinh doanh công ty Nhìn chung ngun nhân khiến Cơng ty năm 2020 đạt lợi nhuận không chênh lệch so với năm 2019 chí lợi nhuận sau thuế cịn thấp năm 2019 chi phí tài giá vốn hàng hóa tăng cao Nhưng với ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid, kinh tế xuống việc lợi nhuận giảm nhẹ tránh khỏi Với tâm đồng lòng tồn thể cán cơng nhân viên, cơng ty ban hành nhiều 11 0 sách thích ứng với đại dịch Covid giúp giảm chi phí phát sinh không cần thiết,  Qua số tiêu kinh tế đưa ta kết luận Công ty CP RTC Technology Việt Nam hướng đường phát triển hội nhập với mạnh tự động hóa cơng nghiệp Cơng tác kế tốn cơng ty ln trọng thực tốt có thể, nhờ cung cấp thơng tin xác, kịp thời lên cấp để đưa đưa định nhanh chóng, đắn, góp phần vào thành công chung công ty Tuy nhiên, công ty cần trọng đến toán khoản nợ năm, tránh tồn nợ nhiều dồn qua năm Bên cạnh đó, cơng ty cần tăng cường nguồn vốn nội hạn chế bị động vào nguồn vay vốn bên để hạn chế rủi ro kinh tế Ngồi cơng ty cần sử dụng mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận vad doanh số bán hàng để khích lệ cần thiết gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững 12 0 PHẦN II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN CỦA CƠNG TY 2.1 Mơi trường kiểm sốt cơng ty - Đặc thù quản lý: Để trì hoạt động hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng thiết lập, áp dụng trì theo tiêu chuẩn Ban Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực Vì vậy, yêu cầu chất lượng sản phẩm công ty quan trọng để đạt điều thiết bị máy móc vật tư hàng hóa mua vào quan trọng, phải đảm bảo chất lượng, số lượng, nhãn hàng đề Phòng mua hàng nơi chịu trách nhiệm việc tổ chức theo dõi kiểm tra việc mua hàng đồng thời nắm giữ tài liệu bàn giao hàng hóa phịng kỹ thuật nắm giữ tài liệu liên quan tiêu chuẩn kỹ thuật với phòng kinh doanh nắm bắt yêu cầu khách hàng để làm sở nhận hàng Nói chung, phận có chức năng, nhiệm vụ riêng phối hợp nhuần nhuyễn theo quy trình để đạt g mục đích cuối đảm bảo chất lượng cho thiết bị máy móc vật tư hàng hóa từ mua vào, sản xuất cung cấp tới cho khách hàng Công ty có vị trí sale admin cho phịng mua hàng, phịng kinh doanh phịng kỹ thuật cơng ty kết hợp với phịng kế tốn – người hiểu rõ quy trình mua vận hành cơng ty nói chung quy trình mua hàng tốn nói riêng chưa có riêng phận kiểm toán riêng biệt để thực giám sát hoạt động chung cơng ty Đây coi nhược điểm công ty đặc thù quản lý - Chính sách nhân sự: Phịng hành nhân có trách nhiệm việc tuyển dụng xây dựng khung đào tạo cho cán nhân viên Các kế hoạch giám đốc ký phê duyệt thực Bên cạnh cịn quản lý phúc lợi, lương thưởng, hoạt động hỗ trợ khích lệ suất lao động để giúp cán nhân viên thêm phần hăng hái say mê với cơng việc đồng góp ngày lướn giúp cơng ty phát triển - Môi trường công nghệ: 13 0 Hệ thống phần mền quản lý công ty: Cơng ty xây dựng cho hệ thống quản lý nội Mỗi nhân viên có tài khoản truy cập riêng Các kế hoạch công việc cập nhật hệ thống, tùy theo chức phịng ban mà cách hồn thành khác chút Phịng kinh doanh mua hàng có KPI riêng, phịng cịn lại thực công việc phát sinh theo nhiệm vụ phịng ban - Mơi trường tự nhiên: Cơng ty có chi nhánh văn phịng Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh nhà máy sản xuất lắp ráp máy móc khu cơng nghiệp Nam Từ Liêm, Hà Nội Vị trí hai đầu tàu kinh tế nước, vị trí kinh tế xã hội thuận lợi để nhập khẩu, nhập kho loại hàng hóa cần thiết Tuy nhiên với khí hậu nóng ẩm mưa nhiều Miền bắc Việt nam, linh kiện điện tử, máy móc cần bảo quản, vận chuyển lưu trữ cẩn thận 2.2 Đặc điểm mua hàng công ty Công ty CP RTC Technology Việt Nam công ty chuyên cung cấp thiết bị vật tư tự động hóa, chế tạo máy giải pháp lập trinh hệ thống tự động hóa nên hoạt động mua hàng cơng ty theo dõi chặt chẽ Nhân viên phòng mua hàng chịu trách nhiệm việc mua nhập kho vật tư máy móc thiết bị điện tử ngồi nướcđể thõa mãn đơn đặt hàng công ty đối tác Cơng ty có quy định quy trình mua hàng tốn như: Trách nhiệm phịng ban, cán nhân viên; Quy trình tốn; Quy định chứng từ kèm theo; Biểu mẫu Do công ty chủ yếu sản xuất cung cấp sản phẩm dựa đơn đặt hàng nên việc chọn mua vật tư thiết bị nước hay nhập hồn tồn khách hàng cơng ty u cầu Vì cơng ty có số quy định chứng từ để thuận tiện cho việc lưu trữ, kiểm tra kiểm soát: - Các đề nghị tốn ghi đầy đủ thơng tin giấy đề nghị 14 0 - Trường hợp hóa đơn hóa đơn giấy (khơng phải hóa đơn điện tử) hồ sơ tốn gồm hóa đơn gốc +1 hóa đơn photo - TH hóa đơn điện tử hồ sơ hóa đơn in kẹp hồ sơ, đường link hóa đơn phận đề nghị gửi vào email: Công ty RTC: rtctechnology@meinvoice.vn , dept_account@rtc.edu.vn - Các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ Nhà cung cấp cá nhân đơn vị không xuất hóa đơn GTGT cá nhân/bộ phận mua hàng ĐNTT phải ghi rõ "Khơng có hóa đơn GTGT" kèm lý để Phịng Kế tốn xem xét, trình BGĐ - Với Mua hàng hóa , vật tư cho sản xuất, Kinh doanh (Trường hợp toán trước - Hàng sau) chứng từ kèm theo gồm: Bản photocopy hợp đồng / đơn hàng duyệt Đề nghị mua hàng hóa phê duyệt (trường hợp duyệt Zalo Email in phần duyệt BGĐ kẹp hồ sơ) - Mua hàng hóa , vật tư cho sản xuất, Kinh doanh (Trường hợp hàng trước - tốn sau) chứng từ kèm theo gồm: Phiếu nhập kho (có chữ ký kho hàng phận giao) Bản photocopy hợp đồng / đơn hàng Hóa đơn GTGT Đề nghị mua hàng hóa phê duyệt ( trường hợp duyệt Zalo Email in phần duyệt BGĐ kẹp hồ sơ) Do công ty đặt hàng từ nhà cung cấp khách hàng định nên việc toán phải đảm bảo theo thời hạn ghi hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng cơng ty Ghi sổ cơng nợ: Kế tốn cơng nợ cần phải đảm bảo nhận đầy đủ chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời xác số nợ nghiệp vụ mua hàng thực phát sinh 2.3 Các thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty a) Các thủ tục kiểm soát hoạt động mua hàng Khái quát chu trình mua hàng cơng ty Bước 1: Xét duyệt mua hàng 15 0 Khách hàng gửi danh sách thiệt bị cần mua cho công ty phòng kinh doanh nơi trực tiếp nhận,và chuyển cho Trưởng phịng kinh doanh ký duyệt, sau chuyển thông báo lại cho khách hàng Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty đối chiếu PO với BC số lượng giá trị đơn hàng, thấy phù hợp lập bảng tổng hợp tất thiết bị vật tư cần mua cho đơn hàng tài liệu có liên quan để tiến hành thủ tục mua Phòng mua hàng lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp Hàng hóa mua nhập trưởng phòng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàng lập thành liên: gửi cho kế toán cơng nợ để làm tốn tiền hàng, cho phận kho để dùng làm nhận hàng gốc lưu phòng mua Do mua hàng nhà cung cấp công ty định nên nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng cơng ty Sau đó, nhà cung cấp gửi PI (bảng xác nhân người bán) cho công ty tiến hành làm hợp đồng Bước 2: Nhận hàng: Khi hàng về, có phận tham gia nhận hàng:  Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau xem xét, so sánh số lượng Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay khơng Lúc này, thủ kho kiểm tra số thùng, số kiện, số Trong vòng ba ngày sau hàng nhập kho, thủ kho cần kiểm tra chi tiết vật tư thiết bị (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng) nộp Biên kiểm tra chất lượng cho trưởng phòng kinh doanh sale admin kỹ thuật Khi hàng mà Tờ khai nhập hay Hóa đơn chưa Thủ kho phải lập Biên tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký bên liên quan để làm nhập hàng vào kho Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế tốn để lấy Hóa đơn Khi hàng mà Tờ khai nhập Hóa đơn hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng chủng loại 16 0 thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau làm thủ tục nhập kho ký nhận sau Hóa đơn hàng nhập đủ theo yêu cầu Cả hai trường hợp Thủ kho phải lập Biên nhận hàng, có chữ ký bên giao hàng Sau đó, phải chép gồm Hóa đơn có chữ ký Thủ kho mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng chứng từ có liên quan gửi cho Kế tốn cơng nợ làm sở để hạch toán Nếu hàng nhập vào xảy thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên thừa thiếu để làm sở theo dõi lơ hàng nhanh chóng thơng báo cho Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, hàng thiếu nhập số thực nhận, cịn hàng thừa nhập theo số Packing list hay Hóa đơn xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu Trong trường hợp chứng từ phải có chữ ký cấp lãnh đạo có liên quan kế tốn Khi có vấn đề ngồi thẩm quyền Thủ kho phải có Giấy đề xuất có chữ ký người có thẩm quyền có liên quan  Bộ phận mua hàng: Kiểm tra chất lượng lơ hàng có u cầu hay khơng, sau lập Báo cáo kiểm tra chất lượng thiết bị vật tư chuyển cho Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp Bước 3: Nhập kho ghi sổ Sau nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho hàng hóa Khi nhập kho, Thủ kho Kế toán kho cần vào chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên tạm nhập, Biên nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có) Kế tốn kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên tạm 17 0 nhập, Biên nhận hàng, Biên thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu mục Tờ khai hàng hóa nhập với chứng từ có liên quan Khi thấy phù hợp tiến hành ghi tăng vật tư hàng hóa sổ chi tiết, bảng kê Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, thủ kho ghi vào thẻ kho Căn Hóa đơn GTGT người bán cung cấp, kế toán kho kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi hóa đơn có khơng, sai gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có phê chuẩn Tổng giám đốc cơng ty Sau kiểm tra xong, kế tốn kho sử dụng User Password để truy cập vào hệ thống nhập liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp hàng nhập kho chưa có danh sách mã hàng mà cơng ty mã hóa kế tốn kho phải báo cho phòng Mua hàng để tạo thêm danh mục mặt hàng vào danh sách Khi liệu nhập đầy đủ vào máy tính tự động kết chuyển số liệu vào sổ sách báo cáo liên quan theo chương trình lập trình sẵn Định kỳ, kế toán kho đối chiếu số dư cuối kỳ TK với số dư Bảng tổng hợp cân đối kế tốn tổng hợp lập, có chênh lệch kế tốn kho kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có khơng việc định khoản chưa xác để sửa chữa lại trực tiếp máy cho phù hợp b) Các thủ tục kiểm soát việc toán tiền hàng Kiểm soát nợ phải trả Việc ghi nhận nợ thực có đầy đủ chứng chứng minh việc mua hàng hoàn tất Do vậy, sau nhận hàng kế toán kho phải chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai nhập khẩu… chuyển cho kế tốn cơng nợ lưu giữ với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm toán tiền hàng 18 0 Phiếu nhập kho kế toán kho lập cần phải có chữ ký người nhận hàng (chứng tỏ hàng thực nhận) chữ ký thủ kho (chứng tỏ hàng nhận số lượng) để tốn theo số hàng thực nhận Hợp đồng cần phải có chữ ký đóng dấu Tổng giám đốc công ty để chứng minh việc mua hàng có thật Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận thủ kho nhận hàng ghi mặt sau hóa đơn Tờ khai nhập đối chiếu với hợp đồng số, ngày, ngày hết hạn hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) số lượng hàng nhập số tiền phải trả Mục đích để khơng tốn vượt q số lượng hàng đặt mua số lượng hàng thực nhận Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua công ty với nhà cung cấp khơng có văn thức, công ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp hóa đơn cho cơng ty Chính vậy, coi nhược điểm cơng ty việc kiểm sốt khoản giảm giá, chiết khấu; dễ có thơng đồng nhân viên mua hàng với nhà cung cấp việc thực giảm giá hóa đơn, có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế mua Kế tốn cơng nợ dựa vào Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn vận tải,… (người bán có thật) Đơn đặt hàng phê chuẩn làm ghi sổ Khi nhận đầy đủ chứng từ toán liên quan đến việc mua hàng kế tốn kho cung cấp kế tốn cơng nợ tiến hành kiểm tra định khoản hóa đơn, đối chiếu thơng tin hóa đơn với đơn đặt hàng biên nhận hàng trước tiến hành ghi sổ, mục đích để khơng tốn vượt q số lượng hàng đặt mua Mỗi nhà cung cấp mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Dữ liệu khoản nợ phải trả người bán kế toán cơng nợ nhập vào máy theo chương trình kế tốn máy (Pro Accounting) Sau đó, chương trình tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán bảng kê khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế tốn cơng nợ đối chiếu sổ chi tiết 19 0 người bán với Sổ kế tốn tổng hợp lập thơng qua bảng tổng hợp cân đối số phát sinh Trong phận kế tốn có phân quyền rõ ràng nên kế tốn cơng nợ có User Password riêng để truy cập vào hệ thống liệu liên quan đến khoản phải trả, không phép truy cập vào Sổ Cái hay Bảng tổng hợp khác Cơng ty cần phải có kiểm soát chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối nguồn vốn Với phương châm “đặt uy tín chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định hợp đồng không để nợ tồn hạn Nợ phải trả người bán tiêu quan trọng Báo cáo tài nên cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế tốn cơng nợ lưu giữ chứng từ toán sao, cần phải có đóng dấu “sao y chính” kèm theo chữ ký cấp có thẩm quyền như: Trưởng phịng kinh doanh, Tổng giám đốc cơng ty… c) Kiểm sốt việc chi tiền tốn Tiến trình Nội dung công việc cần thực Tiến độ thời gian Đề nghị tốn - CBCNV, Phịng Ban có nhu cầu tốn chi phí, tiến hành lập đề nghị tốn có xác nhận Trưởng phận, chuyển cho kế toán kiểm tra Đối với việc tốn loại chi phí khác nhau, với đề nghị toán chứng từ kèm theo theo quy định Đề xuất toán Ngày 02 lần: - Sáng: trước 10h00 - Chiều: trước 14h30 (Ghi chú: - Các trường hợp ĐNTT chuyển sau 14h30 chuyển sang ngày hơm sau 20 0 Tiến trình Kế tốn kiểm tra Nội dung cơng việc cần thực Tiến độ thời gian - Các trường hợp cần gấp cần trình bày lý do, kèm thời gian tốn) - Kế toán toán kiểm tra đề nghị tạm ứng / toán người đề nghị => Chuyển KTT kiểm tra - Sau hồ sơ hợp lệ, đầy đủ chữ ký => Chuyển BGĐ phê duyệt Ngày 02 lần: - Sáng: Trước 11h30 - Chiều: Trước 15h30 BGĐ phê duyệt KTTT lập phiếu - Ban Giám đốc vào chứng từ CBNV đề nghị, kế toán kiểm tra tiến hành phê duyệt chuyển qua cho Phịng Kế tốn lập phiếu chi chi tiền - Căn vào giấy đề nghị tốn có xác nhận Giám đốc, Kế toán chứng từ đầy đủ, Kế toán tiến hành lập phiếu chi theo quy định Ngày 02 lần - Sáng trước 11h45 - Phiếu chi lập 01 liên (trường hợp người - Chiều trước nhận tiền cần liên in liên) => 15h45 Chuyển cho thủ quỹ - Trường hợp giải ngân ngân hàng chuẩn bị hồ sơ để gửi NH - Thủ quỹ vào ĐNTT BGĐ duyệt phiếu chi kế toán lập tiến hành chi tiền - Tiền mặt: Chi 21 0 Tiến trình Thủ quỹ chi tiền, Kế tốn CK Nội dung cơng việc cần thực Tiến độ thời gian - Thủ quỹ chuyển phiếu chi, người nhận tiền ký nhận tiền số tiền phiếu chi trước rời khỏi quỹ lần: - Chi tiền hoàn thành người nhận xác nhận đầy đủ nhận tiền thủ quỹ vào sổ theo dõi quỹ tiền mặt thu chi ngày - Cuối ngày xếp chứng từ theo thứ tự phát sinh bàn giao cho kế toán 01 liên có kèm theo chứng từ gốc + Sáng: Trước 12h00 + Chiều: Trước 16h00 - Chuyển khoản: + lần (Từ 15h30-16h30) + Chuyển UNC trước 17h30 Kế toán lưu hồ sơ - Trước 09h30 kế toán tiền mặt nhận chứng từ từ thủ quỹ, kiểm tra, kẹp sổ Trước 09h30 quỹ có chữ ký kế tốn thủ quỹ => hàng ngày Trình kế toán trưởng ký hậu=> Lưu hồ sơ (BGĐ kiểm kê đột xuất cần) PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM 3.1 Đánh giá chung công ty 3.2: Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 3.3 Kiến nghị thực giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội 22 0 23 0 ... QUAN VỀ CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM 1.1.Quá trình hình thành phát triển cơng ty Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM Tên tiếng Anh: RTC TECHNOLOGY VIET NAM JOINT... phát triển: CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM ( RTC Technology Viet Nam JSC ) tiền thân trung tâm công nghệ RTC ( RTC Technology Center ) thành lập vào tháng 3/2012 Ban đầu RTC Technology. .. cơng ty 12 2.2 Đặc điểm mua hàng công ty 13 2.3 Các thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty 14 PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM