Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại tổng công ty cổ phần dệt may hòa thọ

- ĐẠI HỌC HUẾ ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN in h tế H uế - - cK KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP họ ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH ại MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ ườ ng Đ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thanh Bình Tr Phạm Thị Huyền Lớp: K47A Kiểm Tốn Niên khóa: 2013 - 2017 Huế, tháng 05 năm 2017 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình Lời Cảm Ơn Lời em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến quý thầy cô giáo Trường Đại Học Kinh Tế Huế nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu Đã tạo điều kiện cho em làm khóa luận tốt nghiệp này, uế hội tốt để em thực hành kỹ học lớp Đặc biệt, giáo Th.s Nguyễn Thị Thanh Bình dành nhiều thời gian tâm huyết để giúp em có H thể hồn thành tốt khóa luận tế Em xin bày tỏ lời cảm ơn đến quý Tổng Cơng ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ, tập thể cán công nhân viên, đặc biệt anh, chị, cơ, Ban Kiểm sốt nội bộ, h phịng Tài - Kế tốn, phịng Kinh doanh quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện in cho em để tiếp xúc vào thực tế, học hỏi nhiều điều đồng thời cung cấp số cK liệu cần thiết để em hồn thành khóa luận Do thời gian nghiên cứu, kiến thức kinh nghiệm thực tế có hạn Mặc dù họ cố gắng đề tài khơng tránh khỏi sai sót định Kính mong q hồn thiện ại thầy cô giáo, quý công ty tất bạn đóng góp ý kiến bổ sung để đề tài Huế, tháng năm 2017 Sinh viên thực Phạm Thị Huyền Tr ườ ng Đ Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Phạm Thị Huyền i - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Tổng Cơng ty  KSNB Kiểm soát nội  BCTC Báo cáo tài  LN Lợi nhuận  TK Tài khoản  HTK Hàng tồn kho  CTCP Công ty cổ phần  HĐQT Hội đồng quản trị  SXKD H tế h Nợ phải trả ại  BHXH Tài sản cK  HTTT Đại hội đồng cổ đông họ  NPT in  ĐHĐCĐ  TS uế  TCT Hệ thống thông tin Sản xuất kinh doanh Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế  BHRR Bảo hiểm rủi ro Tr ườ ng Đ  BHYT SVTH: Phạm Thị Huyền ii - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Chu trình mua hàng tốn .19 uế Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức quản lý Tổng Công ty 41 H Sơ đồ 2.2: Tổ chức máy kế toán Tổng Công ty 47 Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế Sơ đồ 2.3 Hình thức kế tốn máy 51 SVTH: Phạm Thị Huyền iii - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Các gian lận sai sót thường gặp chu trình mua hàng toán .23 Bảng 1.2 Những thủ tục kiểm soát giai đoạn .27 Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh TCT 39 uế Bảng 2.2 Mã Nguyên phụ liệu TCT .65 Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế H Bảng 2.3 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn TCT 85 SVTH: Phạm Thị Huyền iv - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………… i DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT………………………………………………….ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ………………………………………………… ….iii DANH MỤC BẢNG BIỂU………………………………………………………… iv uế MỤC LỤC…………………………………………………………………………… v PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ .1 H Lý chọn đề tài tế Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu h Phạm vi nghiên cứu .2 in Phương pháp nghiên cứu .2 cK Kết cấu đề tài .3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU họ CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP ại 1.1 Những vấn đề chung hệ thống kiểm soát nội Đ 1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội ườ ng 1.1.3 Sự cần thiết hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.5 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội theo COSO Tr 1.1.5.1 Mơi trường kiểm sốt 1.1.5.2 Đánh giá rủi ro 11 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát 12 1.1.5.4 Thông tin truyền thông 13 1.1.5.5 Giám sát 15 1.1.6 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 16 1.2 Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn 17 SVTH: Phạm Thị Huyền v - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình 1.2.1 Khái quát chung chu trình mua hàng toán .17 1.2.1.1 Định nghĩa chu trình mua hàng tốn 17 1.2.1.2 Chức chu trình mua hàng tốn 19 1.2.1.3 Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán báo cáo liên quan đến chu trình mua hàng tốn 20 1.2.1.4 Các gian lận sai sót chu trình mua hàng toán 23 uế 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 25 H 1.2.2.1 Các mục tiêu kiểm soát 25 1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng tốn 25 tế CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH h MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY in HÒA THỌ 35 cK 2.1 Giới thiệu khái quát TCT cổ phần Dệt May Hoà Thọ .35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển TCT .35 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 35 họ 2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh 39 2.1.2 Chức nhiệm vụ TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 40 ại 2.1.2.1 Chức .40 Đ 2.1.2.2 Nhiệm vụ 40 ườ ng 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 41 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý TCT 41 2.1.3.2 Chức nhiệm vụ máy quản lý 42 Tr 2.2 Tình hình tổ chức cơng tác kế tốn TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ .46 2.2.1 Tổ chức máy kế toán 46 2.2.2 Chức nhiệm vụ phận kế toán 48 2.2.3 Hình thức kế tốn chế độ kế toán áp dụng TCT 50 2.3 Thực trạng tổ chức cơng tác KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 52 2.3.1 Hệ thống KSNB TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 52 2.3.1.1 Mơi trường kiểm sốt .52 SVTH: Phạm Thị Huyền vi - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình 2.3.1.2 Đánh giá rủi ro 56 2.3.1.3 Hoạt động kiểm soát 56 2.3.1.4 Thông tin truyền thông 58 2.3.1.5 Giám sát 59 2.3.2 Thực trạng hoạt động KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt may Hòa Thọ 59 uế 2.3.2.1 Các quy định sách liên quan đến mua hàng .59 H 2.3.2.2 Các thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt may Hòa Thọ 62 tế 2.3.2.3 Kiểm sốt mơi trường xử lý thơng tin máy tính 82 h CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG in KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI cK TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 83 3.1 Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 83 họ 3.1.1 Đánh giá mơi trường kiểm sốt TCT 83 3.1.2 Đánh giá thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt ại May Hòa Thọ .85 Đ 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng tốn ườ ng TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 87 3.2.1 Sự cần thiết việc tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 87 Tr 3.2.2 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt TCT cổ phần Dệt May Hịa Thọ 87 3.2.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 88 PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 91 3.1 Kết luận 91 3.2 Kiến nghị 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC SVTH: Phạm Thị Huyền vii - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Nền kinh tế nước ta vận hành theo chế thị trường xu hội nhập giới, cạnh tranh ngày diễn gay gắt, khốc liệt Điều đòi hỏi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo chiều rộng chiều uế sâu doanh nghiệp, tổ chức muốn tồn cách ổn định bền vững H thị trường Buộc doanh nghiệp phải ln thay đổi hồn thiện cho phù hợp với tình hình thị trường ngày biến động Trong bối cảnh này, doanh tế nghiệp nói chung Tổng cơng ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ nói riêng phải khơng h ngừng nâng cao lực quản lý, đổi cơng nghệ để bắt kịp với với nhịp in phát triển xã hội Và thấy phương thức giúp doanh nghiệp cK lớn mạnh phải nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội vững mạnh góp phần lớn cho doanh họ nghiệp, làm giảm rủi ro đến mức tối thiểu Và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ doanh nghiệp có ại quy mô lớn, hoạt động chủ yếu lĩnh vực sản xuất xuất hàng may mặc lớn Đ khu vực miền trung chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Chu trình mua nguyên ườ ng vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất đơn vị phức tạp Do đó, doanh nghiệp, hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng chặt chẽ Tổng công ty ngăn ngừa rủi ro, hạn chế đến mức thấp sai sót dẫn đến thất thốt, Tr lãng phí làm tăng chi phí đầu vào Mặt khác, chu trình mua hàng có cân đối, phù hợp với nguyên vật liệu tồn kho chu trình mua hàng kiểm sốt tốt lượng hàng tồn kho trì mức an tồn thấp làm giảm chi phí lưu kho, bảo quản Ngồi ra, kiểm sốt tốt chu trình mua hàng tốn tác động tích cực đến quy trình khác góp phần mang lại kết hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ Xuất phát từ thực tế đó, em SVTH: Phạm Thị Huyền - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình chọn đề tài: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài sở vấn đề lý luận, thông qua nghiên cứu thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn uế Tổng Cơng ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ, tiến hành phân tích đặc điểm đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty cổ H phần Dệt May Hịa Thọ năm 2016 tế Trên sở thực trạng hạn chế nghiên cứu, đề xuất giải pháp in Cơng ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ h nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng cK Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài vấn đề có liên quan đến cơng tác họ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ ại Phạm vi nghiên cứu Đ Phạm vi nghiên cứu giới hạn công tác kiểm sốt nội chu trình ườ ng mua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng may mặc Tổng Cơng ty cổ phần Dệt May Hịa Thọ Thời gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu sở thông tin số liệu Tr năm 2016 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng số phương pháp cụ thể sau: a Phương pháp so sánh So sánh khn khổ mơ hình lý thuyết theo COSO 2013 với mơ hình kiểm sốt nội công ty áp dụng SVTH: Phạm Thị Huyền - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình Phịng Kinh doanh uế Phịng kế toán ng Bộ chứng từ mua hàng Đ Tr ườ B SVTH: Phạm Thị Huyền Sổ chi tiết NCC Bộ chứng từ mua hàng H cK ại họ Đối chiếu, kiểm tra B C Giấy đề nghị toán in Giấy đề nghị toán tế Sổ chi tiết NCC Bộ chứng từ mua hàng h Giấy đề nghị toán Kế toán TGNH Kế toán trưởng Kế toán NPT Lập Giấy đề nghị toán Giấy đề nghị toán Lập Uỷ nhiệm chi Xét duyệt N Uỷ nhiệm chi NH Giấy đề nghị toán GBN Sổ phụ NH C N 81 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình 2.3.2.3 Kiểm sốt mơi trường xử lý thơng tin máy tính a Kiểm sốt chung - Kiểm sốt việc truy cập hệ thống: phần mềm kế toán sử dụng TCT cho phép phân quyền truy cập Theo đó, nhân viên có User Password riêng để truy cập vào hệ thống phép xem, thêm, chỉnh sửa theo quy định Nhưng kế toán uế trưởng xem, thêm, chỉnh sửa kế tốn trưởng nắm tồn cơng tác kế tốn H công ty, hiểu rõ đặc điểm khách hàng, nhà cung cấp… có kinh nghiệp lâu năm nghiệp vụ xảy TCT tế - Kiểm soát lưu trữ liệu: nghiệp vụ phát sinh nhân viên kế h tốn in chứng từ, sổ sách có liên quan đối chiếu với chứng từ gốc, sau đóng in thành tập lưu lại theo tháng, xếp theo số thứ tự lưu theo quy định cK - Kiểm soát thiết bị lưu trữ hoạt động liên tục lưu dự phòng chương trình nguồn, liệu; mua bảo hiểm cho hệ thống; kế hoạch phải in thành văn b Kiểm sốt ứng dụng họ để tránh tính trạnh hết liệu quan trọng có cố ại - Tất nghiệp vụ phát sinh phải nhập liệu vào hệ thống máy tính Đ đầy đủ, hợp lệ xác ườ ng - Dữ liệu trước nhập vào máy cấp có thẩm quyền xét duyệt Kiểm tra thơng tin đầu vào, tính tốn Đơn đặt hàng, tính tốn số lượng hàng hóa nhận đối chiếu so sánh với Hóa đơn tiến hành nhập liệu Tr Nếu sau nhập liệu phát có sai sót tiến hành chỉnh sửa cho trước in chứng từ để lưu trữ c Kiểm sốt thơng tin đầu - Định kỳ, liệu truy xuất lưu trữ sau kiểm tra xem xét kỹ sổ sách báo cáo, in để đảm bảo thông tin cung cấp xác, trung thực hợp lý Hơn phải đảm bảo hình thức sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định chế độ kế toán Việt Nam SVTH: Phạm Thị Huyền 82 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 3.1 Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng uế toán TCT cổ phần Dệt May Hịa Thọ H 3.1.1 Đánh giá mơi trường kiểm sốt TCT tế  Ưu điểm - Cơ cấu tổ chức thiết kế phù hợp với hoạt động SXKD TCT ngày in h hoàn thiện Mỗi phận có nhiệm vụ, chức riêng biệt rõ ràng nên không xảy tình trạng đùn đẩy chồng chéo chức quyền hạn cK với Như vậy, việc ban hành thông báo định từ cấp cao xuống cấp thấp TCT công tác kiểm tra việc chấp hành định phải họ thực thường xuyên nghiêm khắc ại - TCT có đội ngũ nhân viên trẻ động, nhiệt tình, có lực chun mơn TCT coi trọng sách nhân sự, tập trung vào tuyển dụng nhân viên trẻ có Đ lực chun mơn, đạo đức tốt, tạo điều kiện thuận lợi để họ sáng tạo công việc ườ ng mà thực công việc theo quy định - TCT thường xun tổ chức khóa đào tạo chun mơn nghiệp vụ, buổi học nghị quyết, nghị định cho nhân viên văn phịng Các thơng tư, định, Tr chuẩn mực kế tốn ln cập nhật thường xuyên Chính việc huấn luyện, đào tạo nâng cao, phát huy khả lực nhân viên q trình thực cơng việc, hạn chế nhiều sai sót, gian lận xảy - Nguyên tắc phân công phân nhiệm nguyên tắc bất kiêm nhiệm đảm bảo, công việc phân chia rõ ràng cho nhiều người dễ dàng kiểm soát lẫn cố gian lận sai sót xảy ra, trách nhiệm phân chia rõ ràng hợp lý SVTH: Phạm Thị Huyền 83 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình - Nguyên tắc ủy quyền phê duyệt đảm bảo (các chứng từ trước thực có đầy đủ ký duyệt người quản lý cấp trên) Ngoài ra, TCT có Ban kiểm sốt nội làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB TCT liên tục kiểm tra hoàn thiện - Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng thống phận, đảm bảo tuân thủ quy định Bộ Tài TCT áp dụng hình thức kế tốn máy uế sử dụng phần mềm kế toán Bravo 7.3 nên việc theo dõi nghiệp vụ phát sinh đưa H báo cáo nhanh đáp ứng yêu cầu cấp TCT áp dụng hình thức tế Chứng từ ghi sổ nên đơn giản cho việc kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ  Nhược điểm in h Bên cạnh ưu điểm nêu hệ thống KSNB chu trình mua cK hàng tốn TCT cịn có số hạn chế sau: Thứ nhất, việc TCT đặt hàng email gọi điện thoại, họ xảy cố xảy không nhận xác nhận từ nhà cung cấp Thứ hai, TCT sản xuất, gia công theo Đơn đặt hàng từ nước nên ại việc chọn nhà cung cấp nguyên phụ liệu khách hàng trực tiếp định nhà cung Đ cấp Như cơng ty thực việc lựa chọn nhà cung cấp Thứ ba, hàng tiến hành nhận hàng kho thủ kho khơng có lập Biên ườ ng nhận hàng Thủ kho tiến hành kiểm hàng theo số lượng cho nhập hàng vào kho, đồng thời ký vào Phiếu giao hàng nhà cung cấp đưa cho nhân viên giao hàng nhà cung cấp Tr Thứ tư, nhận hàng kho kho có kiểm tra chất lượng hàng hóa mà tập trung kiểm tra số lượng hàng hóa Phịng Quản lý chất lượng tham gia vào q trình kiểm hàng nhập kho Thứ năm, công ty lớn có Ban KSNB việc kiểm sốt hoạt động TCT kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ, xác chứng từ, số liệu phòng Tài Kế tốn thực vào cuối năm kế tốn tài nên việc tìm sai sót, giận lận khơng xử lý kịp thời Mọi công việc kiểm tra, đối chiếu SVTH: Phạm Thị Huyền 84 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình thường nhân viên phụ trách chứng từ, sổ sách phòng ban tự kiểm tra, đối chiếu với chưa có phận cá nhân cụ thể độc lập kiểm tra chứng từ, sổ sách 3.1.2 Đánh giá thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ Thủ tục kiểm soát H Giai đoạn uế Bảng 2.3: Thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn TCT - Đối với số nghiệp vụ cơng ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng cầu mua hàng tế Yêu - Phân cơng cụ thể nhân viên phịng Kinh doanh chịu trách in h nhiệm nghiệp vụ mua hàng xảy cK - Cân đối nguyên phụ liệu vào tình hình tồn kho thực tế để tính Phê duyệt số lượng cần mua, tính tốn thời gian hàng đến phù hợp việc mua - Trưởng phịng Kinh doanh người có thẩm quyền ủy quyền họ hàng xét duyệt việc mua hàng - Nhà quản lý cấp cao trực tiếp phê duyệt chọn nhà cung cấp nhân ườ ng cấp hội đồng xét duyệt chọn nhà cung cấp Đ nhà cung ại - Khi mua hàng có bảng báo giá từ nhà cung cấp độc lập Và có Lựa chọn viên có thẩm quyền ủy quyền xét duyệt Tr - Tất nghiệp vụ có Đơn đặt hàng dựa đơn hàng khách Đặt hàng hàng - Đơn đặt hàng phê duyệt trưởng phòng Kinh doanh người có thẩm quyền ủy quyền - Chỉ có phịng Kinh doanh phép đặt hàng - Đơn đặt hàng đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng lập thành nhiều liên chuyển tới cho phận liên quan SVTH: Phạm Thị Huyền 85 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình - Hợp đồng ký kết hai bên, có chữ ký, dấu tên người đại diện - Thủ kho nhận hàng đối chiếu với số lượng thực nhận với Packing List, Hóa đơn - Hàng nhập kho chuyển đến vị trí kho lưu trữ uế - Hàng bảo quản kho có khóa cẩn thân Có yêu cầu thủ kho hàng - Chỉ có người có thẩm quyền phép vào kho trước kho để bảng “Không phận miễn vào” tế Nhận H xuất kho in với Hóa đơn tương ứng h - Các phiếu nhập kho đánh số thứ tự trước lập đính kèm cK - Các chứng từ chuyển lên phịng kế tốn để ghi nhận nghiệp vụ họ - Kế toán mở chi tiết để theo dõi loại nguyên phụ liệu, nhà cung ại cấp Đ - Kế toán trưởng không ký khống trước chứng từ chi - Các hóa đơn mua hàng tốn đóng dấu “Đã ườ ng tốn” - Giấy đề nghị tốn, ủy nhiệm chi có xét duyệt kế toán trưởng Tr Thanh - Ủy nhiệm chi đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng toán - So sánh đối chiếu số tiền tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng cung cấp - Ghi định khoản Uỷ nhiệm chi - Theo dõi toán cho đối tượng nhà cung cấp - Theo dõi Hóa đơn đầy đủ, để toán cho nhà cung cấp hạn SVTH: Phạm Thị Huyền 86 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình mua hàng toán TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 3.2.1 Sự cần thiết việc tăng cường KSNB chu trình mua hàng tốn TCT cổ phần Dệt May Hịa Thọ KSNB đóng vai trị quan trọng công tác quản lý TCT KSNB uế giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu hơn, góp phần hạn chế tối đa rủi ro tiềm ẩn xảy hoạt động SXKD TCT Đồng thời giúp H cho công ty xây dựng tảng quản lý vững chắc, phục vụ cho trình mở tế rộng phát triển lên TCT Cơng tác kiểm sốt chu trình mua hàng tốn có ý nghĩa quan trọng h hoạt động SXKD TCT Kiểm sốt tốt chu trình mua hàng toán tức in kiểm soát tốt chi phí đầu vào, làm cho sản phẩm sản xuất đảm bảo chất cK lượng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu hoạt động khả cạnh tranh doanh nghiệp, giảm bớt nguy họ rủi ro tiềm ẩn quản lý Với thực trạng có cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng - tốn TCT cần thiết phải có giải pháp tăng cường ại nhằm hồn thiện cơng tác Đ 3.2.2 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt TCT cổ phần Dệt May Hịa Thọ ườ ng  Nâng cao trình độ, lực tự kiểm sốt cán cơng nhân viên Đội ngũ cán công nhân viên TCT ngày trẻ hóa, có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao Nhưng khơng thể mà TCT không cần tổ Tr chức buổi học ngoại khóa hay khóa đào tạo thêm cho cán cơng nhân viên cơng ty Bởi ngày khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin thay đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng sản phẩm đa dạng phong phú hơn…vì phải đòi hỏi nguồn nhân lực TCT phải nâng cao lực chuyên môn, học hỏi thêm kỹ để theo kịp phát triển đạt hiệu cơng việc Có thể thường xun hay định kỳ tổ chức buổi ngoại khóa nhằm nâng cao nhận thức công việc, thấy trách nhiệm thân công vệc SVTH: Phạm Thị Huyền 87 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình Ban kiểm sốt TCT khơng quan tâm đến kiểm tra tài nhà máy, cơng ty trực thuộc mà cịn phải kiểm tra việc chấp hành quy định, quy chế quản lý chung TCT để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo TCT Hiện TCT có 10 đơn vị trực thuộc, để kiểm soát chặt chẽ quản lý từ xa khó khăn phức tạp Do đó, ban lãnh đạo TCT cần có biện pháp tích cực, hiệu công tác quản lý Yêu cầu nhà máy, công ty trực thuộc uế phải thường xuyên cung cấp thông tin kết hoạt động cho TCT để TCT quản lý H tốt 3.2.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng toán tế TCT cổ phần Dệt May Hịa Thọ h  Vì cơng ty lớn có nhiều TSCĐ nên việc kiểm sốt vật chất in công việc quan trọng hệ thống KSNB Kiểm kê, bảo vệ TS cK TCT không bị cắp công việc ưu tiên hàng đầu Khu vực kho, phịng ban phải khóa cẩn thận trước về, đặc biệt công ty nên lắp đặt nhiều họ hệ thống camera để quản lý vật chất kho tốt hơn, khơng nên bỏ sót chỗ kho đặc biệt góc khuất ại Để hạn chế tối đa cố bất ngờ xảy bên cạnh việc lưu liệu, số liệu, Đ chứng từ phần mềm máy tính phịng Kế tốn: ườ ng - Phải in tài liệu, chứng từ, liệu quan trọng vào thiết bị lưu trữ thành nhiều lưu theo quy định TCT Các báo cáo, chứng từ in cần đóng thành tập theo tháng ngày phát sinh để lưu trữ tủ có khóa Tr cẩn thận giao cho người quản lý chịu trách nhiệm  Tăng cường công tác quản lý nhân Ban quản lý TCT nên thường xuyên tổ chức thăm dò ý kiến cán công nhân viên công ty để đánh giá mức độ hài lòng cán nhân viên công việc, quản lý cấp trên, thơng qua hình thức phát phiếu thăm dò đề nghị nhân viên viết thư đóng góp ý kiến giấu tên bỏ vào thùng ý kiến gửi cho Ban Giám đốc hay Ban KSNB SVTH: Phạm Thị Huyền 88 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình TCT nên hạn chế việc kiêm nhiệm nhiều cơng việc cho nhân viên để tránh tình trạng thơng đồng gian lận nhân viên với phải kiểm tra đột xuất thường xuyên công việc cụ thể nhân viên  Đối với trường hợp đặt hàng qua mail, để hạn chế tối đa rủi ro xảy mail gửi phải đính kèm “Phải phản hồi” nhận thơng tin Ví dụ như, phòng Kinh doanh gửi thư đặt hàng cho nhà cung cấp A uế đồng thời thư yêu cầu xác nhận, phản hồi đồng ý không đồng ý H từ A đồng hồ kể từ gửi mail, vượt q thời gian mà phịng Kinh doanh khơng nhận thư xác nhận, phản hồi gặp cố đường tế truyền thông tin từ sang nhà cung cấp phải có biện pháp khắc phục h gọi điện chuyển fax cho nhà cung cấp để nhận in phản hồi nhà cung cấp để có biện pháp khác đáp ứng đảm bảo kịp thời tiến độ cK cho trình sản xuất  Đối với việc mua lặp hàng phiếu Đề nghị mua hàng TCT phải họ đề nghị phịng Tài Kế tốn kiểm tra đối chiếu với Phiếu mua hàng nhằm kiểm sót số lượng ại tra, đối chiếu số lượng số lần mua Phiếu mua hàng tìm sai Đ  Khi kiểm tra hàng nhập kho, thực tế có hai bên tham gia phịng ườ ng Kinh doanh Kho lại không đủ hai bên có có phận Kho kiểm số lượng hàng hóa cho nhập kho Như vậy, để đảm bảo hàng nhận chất lượng đủ số lượng theo Đơn đặt hàng cơng ty nên quy định rõ ràng phải có tham gia đầy đủ bên tham gia vào trình kiểm nhận hàng bao gồm đại diện Tr phòng ban sau: phòng Kinh doanh, phòng Quản lý chất lượng, phòng Kỹ thuật công nghệ phận Kho  TCT nên giao trách nhiệm cho người kiểm tra độc lập với phòng ban, phận để kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách phòng ban cách khách quan rõ ràng hơn, để tránh trường hợp gian lận phận với gây tổn thất cho TCT SVTH: Phạm Thị Huyền 89 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình  Định kỳ nên kiểm tra số dư TK 331 để phát nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ Và nên tiến hành toán cho nhà cung cấp quan trọng để giữ uy tín cho TCT, giảm thiểu tối đa trường hợp toán chậm, trễ hạn cho nhà cung cấp  Trong trình tốn, TCT nên hạn chế tốn qua hình thức T/T uế (trả trước) theo hình thức công ty phải trả tiền trước nhận hàng nên H dễ xảy rủi ro tế  Kế toán tiền gửi ngân hàng cần phải đối chiếu, kiểm tra thường xuyên số tiền Giấy báo Nợ số tiền cần toán Giấy đề nghị tốn h phịng Kinh doanh lập với Hóa đơn mua hàng có khớp với khơng để giảm in nguy gian lận xảy cK  Đối với Giấy đề nghị toán cần bổ sung thêm chữ ký Tổng Giám đốc với hóa đơn từ tỷ đồng trở lên – hợp đồng nước ngoài, họ 700 triệu đồng trở lên – họp đồng mua bán nước, nhằm tăng cường kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ toán, đảm bảo tốt nguyên ại tắc ủy quyền phê chuẩn Đ  Hội đồng chọn nhà cung cấp phải tham gia đầy đủ để chọn ườ ng nhà cung cấp phù hợp Không nên để cá nhân thực việc chọn nhà cung cấp dẫn đến việc nhân viên thơng đồng với nhà cung cấp để hưởng tiền hoa hồng Tr  Việc liên hệ nhận Bảng báo giá phải cơng khai khơng trưởng phịng Kinh doanh mà phịng Tài Kế tốn Giám đốc theo dõi Tổng giám đốc nên ủy quyền cho Phó giám đốc tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí mà TCT quy định nên xử phạt nghiêm phát nhân viên nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp định kỳ tiến hành kiểm tra việc SVTH: Phạm Thị Huyền 90 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Hiện với cạnh tranh khốc liệt thị trường, khó khăn kinh tế làm cho doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến việc xây dựng hệ thống KSNB nhằm giúp tổ chức hạn chế thiệt hại hoạt động ngày uế hiệu Việc hồn thiện cơng tác KSNB nói chung KSNB chu trình H mua hàng - tốn nói riêng yêu cầu cần thiết TCT Công tác KSNB tốt giảm thiểu gian lận, sai sót xảy ra, đáp ứng yêu cầu quản lý, tế nâng cao độ tin cậy thông tin tài chính, đem lại hiệu kinh doanh cách h tốt in Trên sở nghiên cứu lý luận thực tế TCT, khóa luận hồn thành cK vấn đề sau đây: Thứ nhất, trình bày sở lý luận hệ thống KSNB - yếu tố cấu thành, mục họ tiêu, lợi ích, chức hệ thống KSNB doanh nghiệp…và sở lý thuyết tổng quan chu trình mua hàng tốn ại Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu thực trạng chu trình mua hàng toán, Đ thủ tục KSNB chu trình mua hàng tốn TCT Cổ phần Dệt May ườ ng Hịa Thọ, qua đưa ưu điểm nhược điểm hệ thống Thứ ba, sở lý luận thực trạng KSNB chu trình mua hàng tốn TCT, khóa luận đưa số ý kiến nhằm tăng cường kiểm sốt chu trình mua Tr hàng tốn, hồn thiện hệ thống KSNB TCT 3.2 Kiến nghị TCT mong muốn hoạt động đơn vị hữu hiệu hiệu quả, BCTC đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật quy định Tuy nhiên, ln tiềm ẩn rủi ro xảy có yếu sai phạm nhà quản lý đội ngũ nhân viên gây Như việc xây dựng hệ thống KSNB biện SVTH: Phạm Thị Huyền 91 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình pháp quan trọng giúp ngăn ngừa, phát sai phạm yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu nhằm giúp công ty đạt mục tiêu đề Để làm điều nhà quản trị TCT cần phải ban hành văn phổ biến, thông báo cho toàn thể nhân viên TCT quy định yêu cầu toàn thể nhân viên TCT phải chấp hành Bên cạnh đó, nhà quản lý TCT cần nghiên cứu chỉnh sửa cho phù hợp với hoạt động SXKD TCT Các nhà uế quản lý TCT phải làm gương tốt toàn thể nhân viên học hỏi noi theo đặc H biệt tính trung thực đạo đức tốt tế Ban lãnh đạo TCT phải tích cực học tập trang bị kiến thức KSNB kiến thức quản lý tài tổ chức đào tạo cho nhân viên kiến thức mục in h đích kiểm sốt để thực cơng việc họ quy trình kiểm sốt cK Đối với phịng Tài Kế tốn cần ý số điểm sau: - Phịng Tài Kế tốn lập trình bày BCTC TCT cung cấp thơng tin cần thiết cho ban quản lý đối tượng bên ngồi cơng ty Chính vậy, cần phải họ thường xuyên cập nhập chuẩn mực, thông tư, nghị định, định ban hành để ại phản ánh nghiệp vụ phát sinh tình hình tài kết Đ hoạt động kỳ kế tốn cơng ty trung thực hợp lý - Phối hợp với phòng ban có liên quan lập kế hoạch đối chiếu kiểm tra, rà ườ ng soát chứng từ, sổ sách kế toán thực tế phát sinh nhằm ngăn ngừa phát kịp thời sai sót gian lận xảy - Định kỳ hàng tháng, tiến hành lưu số liệu kế toán giấy để theo dõi lưu Tr trữ số liệu theo tháng, đối chiếu để phát kịp thời khoản chênh lệch  Hướng nghiên cứu phát triển đề tài: Do hạn chế thời gian tìm hiểu kiến thức thân nên đề tài hạn chế định Vì tương lai, có điều kiện tiếp tục nghiên cứu đề tài, em tìm hiểu sâu hệ thống kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn TCT phát triển đề tài theo hướng: SVTH: Phạm Thị Huyền 92 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình - Đi sâu việc kiểm tra chứng từ, phận có liên quan đến chu trình mua hàng toán TCT - Đề phương án quản lý có hiệu để quản lý tốt cơng tác mua hàng tốn TCT; đưa kế hoạch cụ thể giúp nhà quản trị việc tìm nhà cung cấp, chi phí mua hàng, chi phí bảo quản… hiệu tiết kiệm để Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế H uế tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh SVTH: Phạm Thị Huyền 93 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế tốn doanh nghiệp theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC GS.TS Nguyễn Quang Quynh - TS Ngơ Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm tốn tài chính, tái lần 2, Nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, năm 2006 uế Ths Thái Phúc Huy chủ biên, Hệ thống thơng tin kế tốn, tái lần thứ 2, Nhà xuất thống kê, năm 2004 H Bài giảng Kiểm tốn tài chính, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, Trường Đại Học tế Kinh Tế Huế in Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh h Giáo trình Kiểm sốt nội bộ, tái lần 2, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Website: họ - http://www.webketoan.vn cK Hệ thống Chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam ại - http://www.danketoan.com Đ - http://kiemtoannoibo.com.vn Tr ườ ng - http://www.hoatho.com.vn SVTH: Phạm Thị Huyền 94 - Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Ths Nguyễn Thị Thanh Bình Số 01 : Hợp đồng nguyên tắc - Số 02: Đơn đặt hàng - Số 03: Hóa đơn GTGT - Số 04: Phiếu nhập kho - Số 05: Giấy đề nghị toán - Số 06: Hợp đồng mua bán - Số 07: Bill of Lading - Số 08: Packing List - Số 09: Invoice - Số 10: Danh sách hàng đủ điều kiện qua khu vực hải quan - Số 11: Giấy báo hàng đến - Số 12: Tờ khai hải quan - Số 13: Phiếu nhập kho - Số 14: giấy đề nghị toán - Số 15: Uỷ nhiệm chi - Số 16: Bảng kê đính kèm Đ ại họ cK in h tế - ườ ng Tr H uế PHỤ LỤC SVTH: Phạm Thị Huyền