Báo cáo kết quả thực hành nghề nghiệp - nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH HDWEBSOFT

Muốn thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp với mô hình, tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm liên kết các bộ phận, các nguồn lự

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

LỜI MỞ ĐẦU

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Tình hình hiện nay, Việt Nam đang trong xu thế mở cửa và hội nhập các doanh nghiệp mới ngày càng xuất hiện nhiều hơn khiến cho thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt Các doanh nghiệp luôn phải đối đầu với các đối thủ trong và ngoài nước Vì vậy các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn chủ động, linh hoạt ứng phó với những biến động trên thị trường, từ đó thực hiện các chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp Muốn thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp với mô hình, tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm liên kết các bộ phận, các nguồn lực thành một thể thống nhất

Cách tốt nhất để cho công việc diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần xây dựng một cơ cấu tổ chức mạnh, tự điều chỉnh hợp lý về cơ cấu tổ chức bộ máy sao cho linh hoạt, ngắn gọn và hiệu quả Mọi tổ chức đều cần phải có một tổ chức bộ máy hoạt động công việc, liên kết các phòng ban, các nguồn lực lại với nhau thành một khối thống nhất, cùng nhau thực hiện các chiến lược, sách lược đề ra để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Hiện nay ngành công nghệ thông tin trở thành ngành kinh tế có tốc độ phát triển nhanh, có giá trị xuất khẩu lớn, đồng thời là ngành dịch vụ quan trọng trong nền kinh tế đang phát triển của nước ta Với đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, dịch vụ đa dạng phong phú Công ty phần mềm Hdwebsoft dù là một Công ty mới nhưng đang phát triển rất mạnh mẽ và không ngừng nỗ lực phấn đấu khẳng định vị trí của mình trên thị trường, nhanh chóng mở rộng hoạt động sang các thị trường nước ngoài Nhưng để vận hành tốt như vậy thì người đứng đầu cần phải điều hành thật sáng suốt và linh hoạt Do đó công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp là một công việc quan trọng thiết yếu, là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Nhận

thức được tầm quan trọng to lớn của vấn đề trên em đã chọn đề tài “Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Hdwebsoft” với mong muốn đóng

góp một phần nhỏ giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn việc tổ chức bộ máy hoạt động trong hoạt động kinh doanh góp phần giúp doanh nghiệp phát

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:

Làm rõ được công tác tổ chức bộ máy trong thực tế Nhìn nhận được thực trạng công tác tổ chức bộ máy tại Công ty, ưu điểm và nhược điểm của Công ty về tổ chức bộ máy Đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

Chủ yếu sử dụng phương pháp định lượng thu thập số liệu, tư liệu tại Công ty để có cơ sở xác thực, đảm bảo tính đáng tin cậy của bài báo cáo Ngoài ra còn sử dụng phương pháp tổng hợp, mô tả và phân tích để tổng hợp để làm rõ vấn đề nghiên cứu Để biết được thực trạng của công ty cần phải quan sát và dùng phương

pháp định tính, thống kê để tính toán, nhìn vào số liệu để đánh giá, nhận xét PHẠM VI NGHIÊN CỨU

• Phạm vi lý thuyết: tập trung các công tác tổ chức bộ máy là một trong những nội dung của môn Quản trị học

• Phạm vi tại đơn vị thực tập: Đi vào nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Hdwebsoft

BỐ CỤC ĐỀ TÀI: Kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương:

• Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp • Chương 2: Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH

Hdwebsoft

Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Hdwebsoft

1.2.3 Sự cần thiết của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 2

1.3 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.3.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 3

1.3.2 Các nguyên tắc của công tác tổ chức bộ máy 4

1.3.3 Phương pháp của công tác tổ chức bộ máy 6

1.3.4 Tiến trình tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 6

1.4 NHẬN XÉT VỀ LOẠI HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến 8

1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng 8

1.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp 9

1.4.4 Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận 10

1.5 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP 11

CHƯƠNG 2 NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH HDWEBSOFT 13

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HD WEBSOFT 13

2.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty 13

2.1.2 Quá trình phát triển của Công ty 13

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 14

2.1.4 Các yếu tố về nguồn lực của Công ty 14

2.1.5 Dịch vụ của Công ty 17

2.1.6 Thị trường của Công ty 18

2.1.7 Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty 18

2.1.9 Nhận xét tình hình hoạt động của Công ty những năm gần đây 22

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG CÔNG TY

22

2.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty 22

2.2.2 Các nguyên tắc và phương pháp của công tác tổ chức bộ máy tại Công ty 25

2.2.3 Tiến trình công tác tổ chức bộ máy của Công ty 26

2.3 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY 28

2.3.1 Ưu điểm 28

2.3.2 Hạn chế 29

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH HD WEBSOFT 30

3.1 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY HDWEBSOFT 30

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY 32

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

3 Bảng 2-3 Biến động tài sản từ năm 2013 -2015 16

4 Bảng 2-4 Cơ cấu dịch vụ và doanh thu từ năm

5 Bảng 2-5 Cơ cấu thị trường và doanh thu từ năm

6 Bảng 2-6 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

1 Hình 1-1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến 8

2 Hình 1-2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng 9

3 Hình 1-3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức

4 Hình 1-4 Cơ cấu tổ chức quản trị theo ma trận 11

5 Hình 2-1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty

Tổ chức bộ máy là quá trình thiết lập các bộ phận (các phòng ban, các khâu) và phân chia công việc theo từng nhóm chức năng tạo ra một môi trường thuận lợi nhằm phát huy khả năng của mọi thành viên trong tổ chức và đáp ứng tốt yêu cầu các nhiệm vụ được giao, góp phần hoàn thành mục tiêu chung

1.1.2 Vai trò

Đóng vai trò to lớn, hết sức quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác quản trị doanh nghiệp nói riêng Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hoá tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp Công tác tổ chức không tốt sẽ tạo ra một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị không hợp lý, kém hiệu quả, bảo thủ và trì trệ, không đáp ứng những đòi hỏi mới trên thị trường gây ra những hậu quả trên nhiều mặt: tâm lý, tinh thần, chính trị, lãng phí và hiệu quả kinh doanh thấp

1.2 MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Mục đích

Mục đích của công tác tổ chức là thiết lập, xây dựng một bộ máy để giao đúng người, đúng việc, công việc được phân bổ một cách hợp lí và đồng đều cho mỗi cá nhân để phát huy hết khả năng tiềm tàng của họ cũng như tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm cho nhau Bộ máy tổ chức càng hoàn thiện thì môi trường nội bộ càng thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được hết năng lực và khả năng của mình Từ đó phát huy được hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có, đồng thời phát hiện, uốn nắn, điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém của tổ chức, luôn chuẩn bị các kế hoạch để thích ứng với môi trường đầy biến động

1.2.2 Ý nghĩa

Công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có phương pháp quản lý phù hợp sẽ giúp cho doanh nghiệp có hướng đi đúng, có sự tổ chức kinh doanh hợp lý, cũng như có sự chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy được những điểm mạnh và khắc phục được những điểm yếu của mình nhằm thích ứng nhanh chóng với điều kiện kinh tế thị trường ngày càng biến động và phát triển hơn

1.2.3 Sự cần thiết của công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

Một bộ máy tổ chức có thể phù hợp và đạt được hiệu quả rất cao trong giai đoạn này nhưng sẽ không phù hợp trong giai đoạn khác, do nền kinh tế thị trường là môi trường luôn thay đổi để thích nghi được các doanh nghiệp cần phải khôn ngừng thay đổi Doanh nghiệp muốn tồn tại được trong môi trường cạnh tranh khốc liệt cần xây dựng một cơ cấu bộ máy tổ chức khoa học và hiệu quả nhằm linh hoạt thay đổi với thị trường luôn biến đổi Vì vậy, tổ chức bộ máy cần phải nâng cao và đổi mới để đạt được hiệu quả tối ưu nhất và cao hơn nữa là bắt kịp với nhịp độ kinh tế của thế giới

1.3 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

1.3.1.1 Mục tiêu, nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức bộ máy trong

doanh nghiệp

Trong sản xuất kinh doanh, muốn kinh doanh có hiệu quả thì cần phải có định hướng, xác định mục tiêu kế hoạch rõ ràng Việc xác định mục tiêu hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo cho các bước tiếp theo của quá trình bộ máy tổ chức Tương tự vậy khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ

sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý

1.3.1.2 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Môi trường bao gồm những yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, chúng thường xuyên biến đổi, tạo ra xu hướng làm ảnh hưởng tới hoạt động quản trị và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Môi trường biến đổi tạo ra những cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp Vì sự tồn tại, phát triển lâu dài, doanh nghiệp cần có những biện pháp để thích ứng phù hợp với tình hình mới Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy

1.3.1.3 Đặc điểm ngành nghề và quy mô hoạt động

Chọn lựa cơ cấu tổ chức bộ máy tuỳ vào đặc điểm của ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và quy mô về rộng lớn của thị trường mà doanh nghiệp phục vụ Doanh nghiệp có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu

1.3.1.4 Công nghệ và kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp

Công nghệ là một yếu tố ảnh hưởng lớn đối với công tác tổ chức bộ máy, là yếu tố năng động nhất vì khoa học- công nghệ trên thế giới ngày càng phát triển, đổi mới Khi khoa học công nghệ tiến bộ sẽ làm vòng đời của sản phẩm ngày càng

ngắn dần, khi đó mục tiêu của tổ chức cần có sự thay đổi cho phù hợp, và sự thay

đổi này kéo theo bộ máy tổ chức bộ máy cũng thay đổi theo

1.3.1.5 Hình thức pháp lý của doanh nghiệp

Hình thức pháp lý của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Thông thường, nhân tố này tác động có tính chất bắt buộc, phải thiết kế bộ máy quản trị theo các tiêu thức nhất định Hình thức pháp lý của doanh nghiệp sẽ do luật pháp của từng quốc gia quy định, nên mỗi

doanh nghiệp ở mỗi quốc gia sẽ có hình thức tổ chức khác nhau

1.3.1.6 Nguồn lực khác

Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: cơ sở vật chất, nhân lực và tài chính

1.3.2 Các nguyên tắc của công tác tổ chức bộ máy

1.3.2.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Tổ chức bộ máy được thực hiện trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, nên bộ máy tổ chức được thiết lập phải phù hợp với mục tiêu, phải nhận thức rõ mục tiêu Nếu một hệ thống xác định có quy mô, phương hướng lớn thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô, phương hướng tương ứng, phù hợp Tóm lại, công tác tổ chức bộ máy phải cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện

1.3.2.2 Nguyên tắc hiệu quả

Cơ sở của hiệu quả là hợp lí hóa, tối thiểu hóa chi phí mục tiêu, vì vậy bộ máy tổ chức phải thiết kế hợp lí, có sự tổ chức nhân sự, công việc hiệu quả, chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc, đưa ra tiêu chuẩn công việc, tìm kiếm người phù hợp, tổ chức phỏng vấn, tuyển chọn… Từng con người trong tổ chức khi được giao việc phù hợp với khả năng, nguyện vọng vủa từng người thì hiệu quả của công việc sẽ được nâng lên đáng kể

1.3.2.3 Nguyên tắc cân đối

Là sự tương quan phù hợp giữa quyền hạn và trách nhiệm Nguyên tắc này nhằm tránh tình trạng một người được giao quá nhiều việc nhưng không giao đủ quyền hạn để thực hiện công việc sẽ gây áp lực không thể thực hiện công việc, mặt khác tránh những cá nhân được giao quá nhiều quyền hạn từ đó lợi dụng quyền hạn để trục lợi cá nhân

1.3.2.4 Nguyên tắc linh hoạt

Trong tổ chức một bộ máy phải linh hoạt cân bằng giữa cứng và mềm dẻo, không nên quá cứng nhắc Vì bộ máy tổ chức hoạt động của doanh nghiệp luôn chịu sự tác động của môi trường luôn thay đổi không báo trước được nên đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn kịp thời thích ứng Bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đáp ứng kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức, giúp doanh nghiệp tận dụng được cơ hội thị trường và đối phó với nguy cơ nhằm hoạt động hiệu quả đảm bảo nguyên tắc đúng với mục tiêu

1.3.2.5 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Mỗi một người chỉ chịu sự điều hành của một cấp trên trực tiếp hay có thể hiểu là các cá nhân trong các bộ phận nên có một cấp chỉ huy mà thôi Các nhà quản trị cần coi trọng nguyên tắc này để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy

1.3.2.6 Nguyên tắc khoa học

Cần phải xác định rõ và cụ thể các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy như mục tiêu hoạt động mà tổ chức cần thực hiện, tính chất ngành nghề kinh doanh, chức năng hoạt động của tổ chức, công nghệ, năng lực và trình độ nhân sự Quan sát các dấu hiệu, biểu hiện mang tính chất và bất thường của các yếu tố nhằm thu thập dữ liệu và phân tích chúng để giải thích cách thức hoạt động và tồn tại của sự vật hiện tượng, giúp công tác tổ chức phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức

1.3.2.7 Nguyên tắc chuyên môn hóa

Là kết quả tất yếu của quá trình phân công lao động và tổ chức hợp lý lao động Nó phản ảnh quá trình tập trung trong thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt và chia chi tiết nhiệm vụ thành những công việc độc lập, cụ thể Dựa vào kết quả phân tích công việc để nhóm gộp các nhiệm vụ cần thực hiện theo các chức năng riêng biệt Phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để phân công chuyên biệt cho từng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc cá nhân Đảm bảo sự phù hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu của tổ chức

1.3.3 Phương pháp của công tác tổ chức bộ máy 1.3.3.1 Phương pháp phân tích

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

1.3.3.2 Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật

1.3.4 Tiến trình tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp

1.3.4.1 Xác định mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức là điều mà tổ chức cần đạt được thông qua quá trình hoạt động của tổ chức Không doanh nghiệp nào có thể hoạt động nếu lãnh đạo, quản lý không đặt ra các mục tiêu để hướng đến Mục tiêu của tổ chức có thể thay đổi, điều chỉnh theo từng thời kì cho phù hợp Người lãnh đạo không chỉ xem xét mục tiêu mà còn phải phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa các mục tiêu Từ đó định hướng cho cả tổ chức các công việc cần làm để thực hiện mục tiêu

1.3.4.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện

Sau khi xác định mục tiêu, định hướng được công việc cần phải làm thì nhà quản trị cần phải xác định những hoạt động cần thực hiện bằng cách liệt kê những hoạt động cần thiết, mô tả cụ thể nhiệm vụ liên quan, phân loại hoạt động cần phải làm thành các nhóm và xác định tính quan trọng của từng hoạt động

1.3.4.3 Thiết lập phòng ban, bộ phận

Tuỳ theo quy mô hoạt động, việc phân chia các đơn vị và các bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp khác nhau, phù hợp với các nhiệm vụ và các chiến lược cần thực hiện trong từng thời kỳ, từ đó mới đi chựa chọn mô hình tổ chức bộ máy, thiết lập sơ đồ bộ máy tổ chức với các chức năng cụ thể của các phòng ban và bộ phận

1.3.4.4 Xây dựng quy chế hoạt động

Tổ chức bộ máy doanh nghiệp tập hợp rất nhiều cá thể cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung Để vận hành các phòng ban, bộ phận và từng cá thể hoạt động cùng lúc, nhịp nhàng nhất thì các nhà quản trị cần phải xây dựng quy chế hoạt động, để phân định nhiệm vụ theo từng chức năng, từ đó đi quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận

1.3.4.5 Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự

Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với các mối quan hệ giữa quyền hành và nghĩa vụ Ngoài ra các nhà quản trị phải chú ý đến pháp luật về lao động, về tiền lương và có hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, ngược lại, phải khiển trách, kỷ luật những cá nhân, đơn vị vi phạm

1.3.4.6 Định biên nhân sự

Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban và bộ phận, xác định số lượng nhân viên cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có, dựa trên kĩ năng và trình độ của người lao động

1.3.4.7 Thẩm định và tổ chức bộ máy

Cần xây dựng một tiêu chuẩn đánh giá, sau đó dựa vào kết quả hoạt động của từng cá nhân, phòng ban mà đo lường, so sánh theo tiêu chuẩn đã quy định Từ kết quả hoạt động của từng phòng ban, đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức, tìm ra những thuận lợi để phát huy, tìm ra khó khăn, phân tích nguyên nhân để có giải pháp điều chỉnh bộ máy

1.4 NHẬN XÉT VỀ LOẠI HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Đặc điểm: Cơ cấu này được xây dựng trên 3 nguyên lý Thứ nhất, mỗi cấp

chỉ có 1 cấp trên trực tiếp Thứ hai, mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc Thứ ba, công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Ưu điểm: Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng, tạo sự thống nhất tập trung

cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm: Chưa hoàn toàn chuyên môn hóa Do đó đòi hỏi nhà quản trị

phải đa năng Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ Ngoài ra, dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng, bảo thủ

Hình 1-1 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TRỰC TUYẾN

(Nguồn:TS.Bùi Đức Tâm, Quản trị học, ĐH Tài chính- Marketing, 2014,trang127)

1.4.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng

Đặc điểm: Không theo tuyến, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các

đơn vị trực tiếp, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình Cơ cấu chức năng thường được thực hiện ở những tổ chức có quy mô tương đối lớn, có nhiều hoạt động và năng lực quản lý, điều hành của chủ thể quản lý tốt, có khả năng bao quát các hoạt động trong tổ chức

GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc sản xuất

Phân xưởng

1

Phân xưởng

3 Phân

xưởng 2

Cửa hàng

số 3 Cửa

hàng số 2 Cửa

hàng số 1

Phó Giám Đốc tiêu thụ

Ưu điểm: Đội ngũ lao động có thể có được sự giúp sức của các chuyên gia

hàng đầu Cơ cấu này cũng không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức đa năng, toàn diện, dễ đào tại và dễ tìm nhà quản trị

Nhược điểm: Cơ cấu đã vi phạm chế độ một thủ trưởng Nhiều nhà quản

trị cùng làm khó phân biệt được chế độ trách nhiệm

Hình 1-2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG

(Nguồn:TS.Bùi Đức Tâm, Quản trị học, ĐH Tài chính- Marketing,2014, trang128)

1.4.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp

Đặc điểm: Tồn tại các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn, các

phòng chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Ưu điểm: Có sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu, không đòi hỏi người

quản trị phải có kiến thức toàn diện, đa năng và dễ đà tạo, dễ tìm nhà quản trị

Nhược điểm: Vi phạm chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm không rõ

ràng, sự phối hợp giữa lãnh đạo với các phòng ban chức năng và giữa các phòng

GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc sản xuất Phó Giám Đốc tiêu thụ

Phân xưởng

1

Phân xưởng

3 Phân

xưởng 2

Cửa hàng

3 Cửa

hàng 2 Cửa

hàng 1

Phòng KH

Phòng TC

Phòng KCS Phòng

KT

Phòng NS

ban chức năng với nhau gặp nhiều khó khăn, khó xác định trách nhiệm và hay đẩy trách nhiệm cho nhau

Hình 1-3 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG

(Nguồn:TS.Bùi Đức Tâm, Quản trị học, ĐH Tài chính- Marketing, 2014, trang129)

1.4.4 Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận

Đặc điểm: Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng

còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong dự án trở về vị trí, đơn vị cũ

Ưu điểm: Là hình thức tổ chức linh động, ít tốn kém, sử dụng nguồn lực có

hiệu quả, đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động, việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc sản xuất Phó Giám Đốc tiêu thụ

Phân xưởng

1

Phân xưởng

2

Phân xưởng

3

Cửa hàng

1

Cửa hàng

2

Cửa hàng

3

Phòng KH

Phòng TC

Phòng KT

Phòng NS

Phòng KCS

Nhược điểm: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các

bộ phận, cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn, phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

Hình 1-4 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ THEO MA TRẬN

(Nguồn:TS.Bùi Đức Tâm, Quản trị học, ĐH Tài chính- Marketing,2014,trang 131)

1.5 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

Một tổ chức bộ máy muốn tồn tại và phát triển thì mỗi cá nhân không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp chặt chẽ với nhau để hướng tới hoàn thành những mục tiêu chung của tổ chức Tổ chức bộ máy chỉ hoạt động có hiệu quả, phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với sự yêu cầu của thực tiễn, còn nếu không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp Mục tiêu hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào cũng là hoạt động sinh lợi nhuận, vậy nên cơ cấu tổ chức bộ máy tại doanh nghiệp là một hoạt động hết sức cần thiết, nhất là với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Mặt khác, sản phẩm của doanh nghiệp đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng thiết kế

Phòng nghiên cứu

thị trường

Phòng nghiên cứu

nhân sự Phòng

nghiên cứu tài chính Phòng

nghiên cứu công nghệ Ban

quản lý dự án 1

Ban quản lý dự án 2

năng lực cao, để thực hiện tốt công tác quản lý, mà công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của hệ thống, để tận dụng tốt những nguồn lực đã sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đỏi hỏi phải có một tổ chức bộ máy phù hợp và ổn định Do vậy, công tác tổ chức bộ máy là hoạt động quan trọng trong việc đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động tại doanh nghiệp

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Trong chương 1, Bài báo cáo đã đưa ra các cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp Đầu tiên, đưa lên khái niệm của công tác tổ chức bộ máy là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhầm thực hiện mục tiêu chung; nêu lên vai trò, mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy mà các quản trị gia đều phải biết Công tác tổ chức bộ máy cũng phải tuân thủ theo những nguyên tắc, sử dụng các phương pháp phù hợp và đòi hỏi phải thực hiện theo những bước đi hợp lý Báo cáo đặt ra 7 nguyên tắc cơ bản mà nhà quản trị phải tuân theo khi tiến hành tổ chức bộ máy và phải được thực hiện theo tiến trình 7 bước gồm: xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức, phân tích công việc, công tác thiết lập phòng ban, xây dựng các quy chế hoạt động, xây dựng chính sách sử dụng nhân sự, công tác định biên nhân viên, thẩm định và tái tổ chức Khi tiến hành tổ chức bộ máy nhà quản trị cũng phải xem xét bốn loại hình công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến, cơ cấu tổ chức quản trị chức năng, cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp, cơ cấu tổ chức quản trị ma trận