Trang 1 KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: ĐOÀN THỊ MAI HƯƠNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH TỔ CHỨC ORIENTATION TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯ
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC ORIENTATION TẠI CÔNG
Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước
Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại điện tử, Công nghệ và Du lịch
Ngày hoạt động: 25/07/2013 Mã số thuế: 0315133726 Điện thoại: 0285 448 4568 Website: https://vexere.com/
Trụ sở chính: 8C Chữ Đồng Tử, Phường 7, Quận Tân Bình, TP HCM, Việt Nam Logo:
Hình 2.1: Logo công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere
Hình 2.2: Các sản phẩm mà công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere cung cấp
2.1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi
Sứ mệnh: Mang đến nhiều niềm hạnh phúc hơn cho chuyến hành trình của bạn
Mỗi chuyến đi đều có thể mở ra những hành trình thú vị và thay đổi cuộc đời của chúng ta Vexere không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển, mà còn đồng hành trong hành trình cuộc sống của mỗi cá nhân Hạnh phúc sẽ được nhân đôi qua những trải nghiệm mới.
Tầm nhìn của Vexere là trở thành công ty công nghệ hàng đầu tại Châu Á, cung cấp giải pháp nâng cao chất lượng cuộc sống trong lĩnh vực du lịch và vận tải hành khách Chúng tôi tin rằng cải thiện năng suất lao động là chìa khóa cho sự phát triển, và thông qua việc ứng dụng công nghệ sáng tạo vào mọi khía cạnh của cuộc sống hàng ngày, Vexere cam kết mang lại những trải nghiệm du lịch và vận tải tốt nhất cho người dân.
Vexere hướng tới việc xây dựng một nền tảng tổng hợp mọi thông tin cần thiết cho hành khách trong mỗi chuyến đi, bao gồm việc đặt vé xe khách, tàu hỏa, máy bay, phòng khách sạn và tour du lịch.
Khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi; chúng tôi tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu của họ và nỗ lực đáp ứng những yêu cầu cấp thiết, đặc biệt là từ khách hàng bên ngoài, nhằm mang lại sự hài lòng tối đa trong khả năng và nguồn lực của mình.
- Liên tục phát triển bản thân: Chúng tôi luôn nỗ lực học hỏi và trau dồi kiến thức, kỹ năng, thái độ để tốt hơn 1% mỗi ngày
Chúng tôi thể hiện tinh thần làm chủ bằng cách làm việc độc lập và tự chủ cho đến khi hoàn thành công việc Chúng tôi không cần sự nhắc nhở và luôn chủ động nhận diện vấn đề, đồng thời đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngay cả khi vấn đề đó không thuộc trách nhiệm của mình.
Tinh thần đồng đội là sự chấp nhận ý kiến và góc nhìn khác nhau, không chỉ trích cá nhân trong tranh luận Chúng tôi khuyến khích thảo luận nhóm sôi nổi và sử dụng ngôn từ hòa nhã với các thành viên trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chung và tạo ra kết quả tích cực.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty được phân chia thành các phòng ban cụ thể, với các cấp bậc và chức năng khác nhau, đảm bảo sự phân biệt rõ ràng và hợp lý Tất cả đều hoạt động dưới sự lãnh đạo của đội ngũ quản lý chuyên nghiệp.
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh riêng trong 3 năm (2020 -
2022) tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere Đơn vị: Triệu đồng
(Nguồn: Tổng hợp từ Kết quả hoạt động kinh doanh)
Tình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere trong 03 năm gần đây ta nhận thấy rằng một số điểm đáng chú ý sau:
Doanh thu của công ty đã có sự tăng trưởng liên tục trong ba năm qua Cụ thể, năm 2020, doanh thu đạt 14.287 triệu đồng; năm 2021, con số này tăng lên 23.552 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 5,1% (9.265 triệu đồng) Đặc biệt, năm 2022, doanh thu đạt 35.363 triệu đồng, ghi nhận mức tăng 33,4% so với năm 2021 với 11.811 triệu đồng.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự tăng trưởng đáng kể trong những năm qua, từ 370 triệu đồng năm 2020, giảm xuống 166 triệu đồng năm 2021, nhưng đến năm 2022 đã vọt lên 7.403 triệu đồng, tăng 7.237 triệu đồng so với năm trước Sự gia tăng lợi nhuận này không chỉ cải thiện thu nhập cho người lao động mà còn khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn, gắn bó hơn với công ty Thu nhập tăng cao mang lại sự an tâm cho nhân viên và tạo động lực cho họ phát triển bản thân.
Qua đó, có thể nhận định rằng đây là một dấu hiệu tích cực đối với tình hình kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vexere
Cơ cấu lao động của công ty tính đến tháng 10 năm 2023 a Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn năm 2021, 2022, 2023
Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng
(Nguồn: Nội bộ phòng Hành chính nhân sự)
Theo bảng 2.2, cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn cho thấy số lượng lao động có trình độ Cao đẳng và Đại học chiếm ưu thế, với 20,00% và 54,74% vào năm 2021 Đến tháng 10/2023, tỷ lệ này đã tăng lên 27,85% và 58,23%, cho thấy sự nâng cao trình độ chuyên môn của lực lượng lao động nhằm đáp ứng sự phát triển của thị trường Các vị trí như Chăm sóc khách hàng chỉ yêu cầu bằng cấp THPT trở lên, nhưng tỷ trọng này nhỏ và không ảnh hưởng nhiều đến sự phát triển của tổ chức.
Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi năm 2021, 2022, 2023
STT Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng
(Nguồn: Nội bộ phòng Hành chính nhân sự)
Trong những năm qua, công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô, dẫn đến sự gia tăng đáng kể về số lượng lao động Đặc biệt, lực lượng lao động trẻ chiếm ưu thế, với 55,79% nhân viên dưới 30 tuổi vào năm 2021, và con số này đã tăng lên 61,39% tính đến tháng 10/2023.
Tính đến tháng 10/2023, tỷ lệ nhân viên từ 40 đến 43 tuổi chiếm 27,22%, điều này phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty trong lĩnh vực thương mại điện tử, công nghệ và du lịch Ngành này đặc trưng bởi sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ và xu hướng thị trường, khiến nhân viên trẻ dễ dàng tiếp cận và thích nghi với các biến đổi Họ cũng mang lại năng lượng tích cực, tạo ra môi trường làm việc năng động và vui vẻ, giúp giảm căng thẳng và nâng cao tinh thần làm việc, từ đó cải thiện năng suất và hiệu quả công việc.
Cơ cấu lao động trong độ tuổi từ 41 - 45 và trên 45 tuổi gần như tương đương, với tỷ lệ lần lượt là 7,59% và 3,80% tính đến tháng 10 năm 2023 Độ tuổi này chủ yếu bao gồm các nhà lãnh đạo cấp cao, phản ánh sự quan trọng của kinh nghiệm trong đội ngũ nhân sự.
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo thâm niên của năm 2021, 2022, 2023
STT Cơ cấu lao động theo thâm niên
(Nguồn: Nội bộ phòng Hành chính nhân sự)
Theo bảng số liệu về cơ cấu lao động theo thâm niên làm việc, số lao động làm việc tại công ty trong khoảng thời gian từ 2 đến 5 năm chiếm tỷ lệ lớn, với 53 người, tương đương 33,54% vào tháng 10/2023, tăng từ 28 người (29,47%) vào năm 2021 Số lượng nhân viên làm việc từ 1-2 năm và trên 5 năm gần bằng nhau, với tỷ lệ lần lượt là 18,35% và 20,89% vào tháng 10/2023 Sự thay đổi này phản ánh xu hướng phát triển nguồn nhân lực trong ba năm qua.
Đánh giá
Công ty Vexere đã phát triển quy trình Orientation riêng biệt, áp dụng đồng nhất cho tất cả các vị trí nhằm đảm bảo tính nhất quán và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên mới Quy trình đào tạo hội nhập tại Vexere có nhiều ưu điểm, trong đó bao gồm việc tổ chức rõ ràng và liên tục, với mục tiêu và kế hoạch cụ thể.
Quy trình tổ chức Orientation cho nhân viên mới được thiết kế với cấu trúc rõ ràng và thực tiễn, từ việc xác định nhu cầu đào tạo đến khảo sát sau đào tạo Quy trình này đảm bảo tính khách quan và minh bạch, gồm các bước cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động và nhu cầu đào tạo của công ty, giúp triển khai hiệu quả và chất lượng Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên mới tiếp cận và nắm vững kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc Bước đầu tiên là xác định rõ ràng nhu cầu đào tạo, tập trung vào các kiến thức và kỹ năng thiết yếu cho nhân viên mới.
Kế hoạch tổ chức chính xác là yếu tố then chốt để sắp xếp lịch trình đào tạo hiệu quả, dựa trên nội dung cụ thể như Orientation và Kiến thức ngành, nhằm nâng cao chất lượng chuẩn bị cho quá trình học tập.
Việc ghi nhận thông tin và chuẩn bị tài liệu cho các thành viên tham gia đào tạo không chỉ tạo ra sự chuyên nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập Công ty đã xác định rõ nội dung chương trình, giúp nâng cao hiệu quả đào tạo Template thông báo qua email cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và danh sách người tham gia, giúp họ dễ dàng chuẩn bị Bên cạnh đó, việc gửi lịch nhắc nhở tham gia đầy đủ và đúng giờ đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ.
Giảng viên phụ trách chương trình đào tạo là những nhân viên Đào tạo và Phát triển, sở hữu kiến thức chuyên môn sâu rộng, giúp họ truyền đạt thông tin một cách chính xác và đầy đủ.
Sau buổi đào tạo, khảo sát ý kiến cho thấy đa số học viên đều khen ngợi sự tận tâm của giảng viên trong buổi Orientation Giảng viên khuyến khích học viên chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và ghi nhận kết quả học tập thường xuyên, đồng thời động viên kịp thời mọi sự tiến bộ Họ cũng sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của nhân viên mới, tạo ra môi trường học tập thoải mái Đánh giá kết quả đào tạo được thực hiện thông qua bài kiểm tra và khảo sát, nhằm mục đích đánh giá chính xác hiểu biết và sự hòa nhập của học viên.
Nội dung kiểm tra phù hợp nhằm cung cấp cho nhân viên mới thông tin cơ bản về công ty và các quy định, hướng dẫn cần thiết để họ hòa nhập tốt hơn với môi trường làm việc Kiểm tra này ngắn gọn nhưng chi tiết, giúp đánh giá lượng kiến thức mà học viên tiếp nhận trong buổi Orientation Để cải thiện quy trình, việc đánh giá và phản hồi định kỳ được thực hiện qua khảo sát đồng nghiệp sau 3 và 6 tháng, giúp điều chỉnh quy trình một cách liên tục và tối ưu hơn dựa trên ý kiến từ người tham gia và cấp quản lý.
Quản lý kết quả là việc lưu trữ kết quả từ kiểm tra và khảo sát, giúp theo dõi hiệu suất sau đào tạo và sự thích nghi của nhân viên mới Phản hồi từ khảo sát đồng nghiệp cung cấp đề xuất cải tiến cho quy trình hội nhập và đào tạo trong tương lai Tuy nhiên, quy trình cần được điều chỉnh dựa trên phản hồi thực tế để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và điều kiện của tổ chức cũng như nhân viên mới.
Mặc dù hoạt động tổ chức Orientation cho nhân viên mới tại Vexere có nhiều điểm mạnh, nhưng vẫn tồn tại một số yếu điểm trong thiết kế chương trình đào tạo Để nâng cao hiệu quả của hoạt động này, công ty cần xem xét và khắc phục những hạn chế, dựa trên ý kiến từ BM.02.Khảo sát sau đào tạo Cần chú trọng đến nội dung chương trình để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong việc đào tạo nhân viên mới.
Trong buổi Orientation, NV PTĐT đã chia sẻ những nội dung quan trọng như giới thiệu công ty, nguyên tắc làm việc, quy trình nội bộ, lộ trình thăng tiến và phúc lợi Tuy nhiên, do thời gian hạn chế, buổi đào tạo chưa làm rõ về môi trường và văn hoá doanh nghiệp, cũng như thiếu sự góp mặt của các nhân sự chủ chốt tại Vexere Điều này là cần thiết để tạo sự kết nối và giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về vị trí và nhiệm vụ của mình.
Một số thông tin về thành tích và doanh thu vẫn chưa được cập nhật mới, đây là một lỗi nhỏ cần được NV PTĐT chú ý và chỉnh sửa để đảm bảo tính phù hợp và nhất quán.
Bài giảng kết hợp slide thuyết trình, hình ảnh và video nhằm giảm cảm giác nhàm chán cho học viên Tuy nhiên, hiệu quả chưa cao do cấu trúc bài chưa đủ bắt mắt và hấp dẫn về phần nhìn.
Trong suốt buổi Orientation, nhân viên PTĐT chỉ cung cấp thông tin một chiều mà không khuyến khích sự tương tác hay thảo luận giữa giảng viên và học viên Điều này khiến trải nghiệm học tập kém thú vị, giảm tính chân thực và khó quên Hơn nữa, việc kiểm tra và đánh giá sau đào tạo cũng cần được cải thiện để nâng cao chất lượng học tập.
Hiện tại, Vexere chỉ đánh giá kiến thức nhân viên mới qua việc điền form trả lời câu hỏi, mà chưa đo lường khả năng áp dụng kiến thức vào công việc thực tế, điều này có thể làm giảm hiệu quả của quá trình đào tạo hội nhập Mặc dù Vexere thu thập phản hồi từ nhân viên mới sau buổi orientation để cải thiện quy trình đào tạo, nhưng việc theo dõi tiến trình và hiệu suất của họ vẫn chưa đủ rõ ràng Thiếu phản hồi cụ thể sẽ khiến nhân viên mới không nhận biết được điểm mạnh và yếu của bản thân, từ đó giảm sự hài lòng và tin cậy đối với công ty.
Phần 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
ORIENTATION TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VEXERE