TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY T
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÂN PHỐI SENKO - VIỆT NAM
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, Việt Nam luôn khuyến khích doanh nghiệp nội địa sản xuất và xuất khẩu, nhằm tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước Đặc biệt, quan hệ kinh tế thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản đang không ngừng phát tri n Hiện nay, Nhật Bản không chỉ là nhà tài trợ ODA lớn nhất mà còn là bạn hàng thương mại lớn thứ hai của Việt Nam Các hiệp định như Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lƣợc Toàn diện (VJEPA), Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lƣợc Toàn diện và Tiến tri n (EPA), Hiệp định Tránh Thuế suất Nhập khẩu Tự do (AITA), đã mở ra cơ hội lớn cho hàng hóa xuất khẩu của nước ta thâm nhập vào thị trường Nhật Bản Nếu tận dụng và khai thác có hiệu quả những ưu đãi trong các Hiệp định này không chỉ giúp giảm rào cản thuế, mà còn tạo điều kiện thuận lợi, kích thích hợp tác sâu rộng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Đ xuất khẩu phát tri n, không chỉ cần sự phát tri n trong sản xuất mà còn cần sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các công ty giao nhận Do đó, các công ty giao nhận tại Việt Nam đang phát tri n cả về quy mô và chất lƣợng đ đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ giao nhận quốc tế Tuy nhiên, ngành giao hàng bằng đường bi n của các công ty Việt Nam vẫn còn đang trong giai đoạn phát tri n và nhiều công ty vẫn chƣa đạt đến mức chuyên nghiệp so với các đối tác quốc tế Vấn đề là làm thế nào đ các công ty có th cung cấp dịch vụ với chất lƣợng thỏa mãn sự phát tri n xuất nhập khẩu hàng hóa là một câu hỏi quan trọng mà mỗi doanh nghiệp giao nhận quốc tế đều đặt ra
Trong tất cả các phương thức giao nhận hiện nay, vận chuy n bằng đường bi n được xem là phát tri n nhất và đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế Việt Nam có lợi thế về bờ bi n kéo dài từ Bắc xuống Nam và hệ thống cảng bi n đa dạng được đầu tư bởi Nhà nước Vận chuy n đường bi n có chi phí thấp, cho phép vận chuy n hàng hóa cồng kềnh và quá tải, mang lại hiệu suất cao trên quãng đường vận chuy n dài, đặc biệt là đối với quãng đường bi n tới Nhật Bản Sự hợp tác ngày càng mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp Việt Nam và Nhật Bản tạo ra cơ sở hạ tầng và mạng lưới đối tác tốt, giúp tối ưu hóa quy trình xuất khẩu và giao hàng Tuy nhiên, trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận đường bi n của các công ty logistics và vận tải tại Việt Nam, vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, với đi m nổi bật là chất lƣợng của hoạt động cung cấp dịch vụ vận chuy n hàng hóa bằng đường bi n
Trong bối cảnh đó, sau thời gian thực tập và nghiên cứu tại doanh nghiệp, tôi đã đƣợc trực tiếp tiếp xúc và trải nghiệm, từ đó đánh giá đƣợc những đi m mạnh, thách thức và hạn chế mà Công ty đang đối diện, đặc biệt trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản– một thị trường lớn, khó tính và yêu cầu chất lƣợng cao Từ những vấn đề này, tôi đã quyết định chọn đề tài:
" Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam" đ khám phá chi tiết về tình hình giao hàng xuất khẩu đường bi n trong Công ty sang thị trường Nhật Bản Đề tài này không chỉ giúp tôi phân tích rõ hơn về thực tế hiện nay mà Công ty đang đối mặt mà còn hướng tới đề xuất những giải pháp mang tính thực tế và ứng dụng cao Mục tiêu của tôi là đƣa ra những biện pháp cụ th , thực tế đ cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n, góp phần thúc đẩy hiệu suất kinh doanh của Công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Vận tải bi n là một giải pháp vô cùng hiệu quả cho việc vận chuy n hàng hóa xuyên quốc gia Trọng đi m của vận tải đường bi n không chỉ nằm trong việc liên kết nội địa mà còn làm nền tảng cho sự trao đổi, buôn bán hàng hóa quốc tế
Hiện nay, vận chuy n hàng hóa đường bi n là một trong những ngành chủ lực của Việt Nam Đ đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao, nhiều đơn vị trong ngành còn đầu tƣ mạnh mẽ vào việc trang bị lƣợng lớn tàu hàng siêu tải trọng, có công suất lớn và động cơ mạnh, cho phép vận chuy n hàng hóa có khối lƣợng lớn và đa dạng chủng loại, từ đó thúc đẩy sự phát tri n bền vững của ngành vận tải bi n Đặc biệt, nếu nhìn vào quan hệ vận tải bi n giữa Việt Nam và Nhật Bản, ta thấy mối liên kết này có tầm quan trọng rất lớn trong việc thúc đẩy giao thương và hợp tác kinh tế giữa hai quốc gia Cả hai đều đặt ƣu tiên cao vào vận tải bi n đ đảm bảo dòng chảy liên tục của hàng hóa và tạo ra cơ hội đối thoại và hợp tác chiến lƣợc Đ nắm vững hơn về ngành vận tải đường bi n, đã có nhiều đề tài và công trình nghiên cứu được thực hiện cả trong nước và quốc tế Những nghiên cứu này không chỉ đƣa ra cái nhìn tổng quan mà còn tập trung vào các khía cạnh cụ th của hệ thống vận tải bi n, bao gồm cả góc độ của nhà nước và doanh nghiệp
1.2.1 Tình hình nghiên cứu thế giới
Abhishek Gupta (2019): “Trade with the world: Export promotion schemes provided by Government of India” – The Economic Times Tác giả đã phân tích và đánh giá các chương trình xuất khẩu và hỗ trợ tài chính của Chính phủ Ấn Độ nhằm tăng cường xuất khẩu và dự trữ ngoại hối Mục tiêu là đơn giản hóa quy trình xuất
3 khẩu, làm cho nó dễ dàng hơn và tăng cường dự trữ ngoại hối Tác giả cũng đề xuất cải thiện các chương trình và chính sách đ thúc đẩy xuất khẩu
Angappa Gunasekaran, Bharatendra K.Rai & Michael Griffin (2011):
“Resilience and competitiveness of small and medium sized enterprise” – International Journal of Production Research Nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định lƣợng với hơn 40 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Bờ bi n phía Nam Massachusetts, Hoa Kỳ; cho thấy khả năng phục hồi và cạnh tranh của các doanh nghiệp qua chiến lƣợc kinh doanh, khoa học công nghệ mới và toàn cầu hóa Tác giả cũng đề xuất các giải pháp đ nâng cao năng lực của doanh nghiệp và thích ứng với xu hướng công nghệ mới
Christian Volpe Martincus, Jerónimo Carballo (2010): “Export Promotion
Activities in Developing Countries: What kind of Trade Do They Promote?” – Inter-
American Development Bank – Integration and Trade Sector Nhóm tác giả đã đƣa ra ƣớc tính về tác động của các hoạt động xúc tiến xuất khẩu đối với các công ty kinh doanh hàng hóa khác nhau bằng cách phân tích dữ liệu xuất khẩu của Costa Rica từ 2001-2006 Kết quả cho thấy hiệu quả của các hoạt động này trong việc tăng cường xuất khẩu, đặc biệt là đối với các công ty bán hàng hóa đa dạng Từ đó, đề xuất các phương hướng thúc đẩy đa dạng hóa xuất khẩu đối với các quốc gia đang phát tri n
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước Đề tài "Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
TNHH Thương mại quốc tế Mosimex." của tác giả Dương Thị Hiền (năm 2021) Bài luận văn không chỉ phân tích thực trạng và quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của Công ty mà còn đƣa ra các đánh giá sâu sắc về tình hình hoạt động của Công ty và đề xuất những giải pháp nhằm cải thiện quản trị quy trình Tuy nhiên, một số giải pháp đề xuất chƣa đƣợc tinh chỉnh đ phản ánh đúng với tình hình cụ th của Công ty Đề tài "Hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty TNHH Kee Eun Việt Nam." của tác giả Phan Thị Ánh
(2013) Nghiên cứu đã tổng quan các lý thuyết liên quan đến quá trình giao nhận, và định rõ các rủi ro xuất phát từ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu thông qua đường bi n, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro đó Tuy nhiên, đề tài này chƣa đi sâu vào việc phân tích hoạt động và thực trạng quản trị quy trình giao hàng của Công ty
4 Đề tài “Tiềm năng và giải pháp thúc đẩy xuất khẩu rau quả việt nam sang thị trường Nhật Bản” của nhóm tác giả Đinh Cao Khuê, Trần Đình Thao, Nguyễn Thị
Thủy tại Công ty cổ phần Thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao - Học viện Nông nghiệp Việt Nam (năm 2020) Nghiên cứu này không chỉ tập trung vào việc đánh giá thực trạng mà còn chiến lược hóa tiềm năng xuất khẩu của nước ta đối với thị trường Nhật Bản Ngoài ra, đề tài giúp hi u rõ hơn về thị trường, các yếu tố ảnh hưởng, cạnh tranh và giải pháp đ phát tri n xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản Tuy nhiên, nghiên cứu chƣa đặc biệt chú ý đến các thách thức và rủi ro cụ th đang phải đối mặt Đề tài "Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu tại Công ty
Cổ phần Đại Lý Hàng Hải Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng." của tác giả Chung
Ngọc Khánh - Đại học Dân Lập Hải Phòng (năm 2018) Đề tài đã phân tích về tình hình quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, và đƣa ra những biện pháp cụ th nhằm hoàn thiện hoạt động tại chi nhánh của Công ty Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ giới hạn ở mức độ tổng quát về các hoạt động giao nhận mà không đi sâu vào khám phá một khía cạnh hoạt động đặc biệt hay thế mạnh cụ th của Công ty Đề tài "Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Đầu tư và Xuất nhập khẩu NNP." của tác giả Đinh Đình Huy - Trường Đại học Thương mại (năm 2022) Tác giả đã phân tích về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n của Công ty nhưng chưa th hiện đầy đủ về hoạt động và thực trạng quản trị quy trình giao hàng của Công ty Cũng nhƣ đó, những giải pháp đƣợc đề xuất trong nghiên cứu chƣa đạt sự chặt chẽ và phản ánh đúng yêu cầu của đề tài
Có th thấy, mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n, đa phần đã hệ thống hóa lý thuyết cơ bản và đưa ra đƣợc một số biện pháp nhằm cải thiện các vấn đề còn tồn tại mà Công ty đang gặp phải nhƣng chƣa thực sự phân tích rõ đƣợc những vấn đề đang còn tồn đọng làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Công ty cũng như chưa đưa ra được những giải pháp thực tế, triệt đ và hiệu quả đối với quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày nay
Ngoài ra, tôi nhận thấy những nghiên cứu gần đây chƣa đủ sâu và chƣa tập trung vào một thị trường cụ th Do đó, bằng những nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện những kiến thức về quản trị
5 quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n nói chung và cụ th vào thị trường Nhật Bản Đề tài của tôi hướng tới việc đưa ra cái nhìn tổng quan về lý thuyết quản trị giao hàng xuất khẩu, phân tích thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam (Senko) Bài nghiên cứu không chỉ làm rõ thành công của Công ty mà còn tập trung vào những khó khăn, vấn đề đang tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu của họ Từ đó, tôi đề xuất một số các giải pháp cụ th và thiết thực, có th áp dụng đ cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu tại Senko.
Đối tƣợng nghiên cứu
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam.
Mục đích nghiên cứu
- Xây dựng và hệ thống hóa lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n nhằm tạo ra một khung lý thuyết toàn diện, bao gồm các nguyên lý, phương pháp, và các yếu tố quan trọng trong quản lý quy trình xuất khẩu đường bi n
- Đánh giá chi tiết quy trình giao hàng xuất khẩu của Senko qua đường bi n đi Nhật Bản, tập trung vào các bước cụ th , yếu tố ảnh hưởng, và các khâu quan trọng Nghiên cứu đặc đi m của đường bi n này, bao gồm thách thức, cơ hội, yêu cầu kỹ thuật, cơ sở hạ tầng, quy định, và các yếu tố ảnh hưởng đến vận tải bi n
- Tìm ra những vấn đề còn tồn tại trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty và đánh giá về các thách thức, hạn chế, và những đi m yếu trong quy trình
- Đề xuất các giải pháp cụ th và khả thi nhằm nâng cao hiệu quả trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n tại Senko Mục tiêu cuối cùng là tạo ra quy trình linh hoạt, hiệu quả, và đáp ứng được các yêu cầu của thị trường quốc tế.
Phạm vi nghiên cứu
a Phạm vi về nội dung Đề tài tập trung nghiên cứu về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang Nhật Bản của Senko, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị đ khắc phục các đi m còn hạn chế, phát huy tối đa những thành tựu trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang Nhật Bản của Công ty b Phạm vi về thời gian
Phân tích những dữ liệu trong giai đoạn 2021-2023 Từ đó rút ra những đi m mạnh và những đi m còn hạn chế, và đƣa ra những giải pháp trong những năm tiếp theo c Phạm vi về không gian
Nghiên cứu tại phòng kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, cũng nhƣ các tài liệu về tình hình hoạt động của Công ty trong giai đoạn 2021 - 2023 Ngoài ra còn đƣợc thu thập từ bên ngoài nhƣ các bài viết đƣợc đăng tải trên báo, tạp chí và trang web của Công ty
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Nguồn dữ liệu sơ cấp đƣợc thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hi u, làm việc tiếp xúc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty đánh giá về chất lƣợng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n tại phòng kinh doanh tại Công ty
1.6.2 Phương pháp xử lý số liệu Đ phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài sau khi thu thập số liệu và làm rõ mối tương quan giữa các số liệu, tôi tiến hành các phương pháp sau:
- Phương pháp thống kê: thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tƣợng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng đ đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản của Senko thông qua các dữ liệu thu thập từ nội bộ của Công ty giai đoạn 2021 – 2023
- Phương pháp phân tích, so sánh: là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic đ nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê đƣợc từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của Công ty, qua đó đánh giá thực trạng hoạt động, góp phần đánh giá tính hợp lý của các dữ liệu này
- Phương pháp chỉ số: đánh giá sự tăng giảm về doanh thu giữa cách ngành hoạt động của Công ty, sự thay đổi về các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực quản trị của Công ty, qua đó đánh giá, nhận ra các vấn đề tồn tại và đƣa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh của Công ty trong tương lai
- Phương pháp tổng hợp: tổng hợp lại những phân tích và so sánh đ đưa ra nhận xét và đánh giá về thực trạng từ đó đƣa ra các đề xuất và biện pháp nhằm nâng
7 cao hiệu quả trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản của Senko.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần tóm lƣợc, mục lục, danh mục bảng bi u, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và kết luận, Khóa luận được kết cấu theo 4 chương như sau: Chương 1 – Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam
Chương 2 – Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n của doanh nghiệp
Chương 3 – Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko
Chương 4 – Định hướng phát tri n và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP
Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển a, Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giao hàng xuất khẩu đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế, không th thiếu trong chuỗi cung ứng đ chuy n hàng từ đi m xuất khẩu đến đi m nhập khẩu Quy trình giao hàng bao gồm nhiều giai đoạn mà các nhà quản lý cần phải đƣa ra các quyết định chiến lƣợc về vận chuy n và xử lý hàng hóa đ tối ƣu hóa hiệu suất, giảm thi u chi phí và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuy n
Theo Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận vận tải quốc tế (FIATA) về giao hàng bằng đường bi n đưa ra khái niệm như sau: “Giao hàng bằng đường bi n là loại hình giao hàng mang tính quốc tế, giúp thúc đẩy phát tri n thương mại quốc tế Giao hàng bằng đường bi n thích hợp trong buôn bán, kinh doanh quốc tế Giao hàng bằng đường bi n góp phần làm phát tri n kinh tế đất nước được mạnh mẽ hơn, làm thay đổi cơ cấu hàng hoá và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế.”
Giao hàng bằng đường bi n đem lại sự thuận lợi cho thương mại cả trong và ngoài nước, giúp việc trao đổi văn hóa thông qua các sản phẩm mang đặc đi m dân tộc trở nên dễ dàng và tiện lợi, và đóng góp vào việc củng cố mối quan hệ thương mại và văn hóa giữa các quốc gia trên thị trường quốc tế Phương tiện này phù hợp với việc vận chuy n hàng hóa có khối lƣợng lớn và trên các khoảng cách xa mà không cần đòi hỏi sự cấp bách về thời gian b Dịch vụ giao nhận hàng hoá
Giao nhận hàng hóa không phải là một ngành quá mới mẻ tại Việt Nam, từ lâu đã có nhiều nhận định, nội dung nghiên cứu hoạt động này
Theo Điều 167, Luật Thương mại 1997 có đề cập đến khái niệm: “Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuy n, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan đ giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.”
Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận vận tải quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận đƣa ra khái niệm: Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) đƣợc định nghĩa là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuy n, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ k trên, k cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hi m, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”
Luật Thương mại sửa đổi ban hành ngày 14/06/2005 của nước ta định nghĩa:
“Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuy n, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tƣ vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng đ hưởng thù lao” c Người giao nhận
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997: “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá”
Theo Điều 3 của Nghị định số 140/2007/NĐ-CP: “Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là thương nhân tổ chức thực hiện dịch vụ logistics cho khách hàng bằng cách tự mình thực hiện hoặc thuê lại thương nhân khác thực hiện một hoặc nhiều công đoạn của dịch vụ đó”
Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): “Người giao nhận là người lo toan đ hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuy n, làm thủ tục hải quan, ki m hoá ”
Trong hoạt động giao hàng, người giao hàng có th là chủ hàng (khi chủ hàng tự chịu trách nhiệm vận chuy n hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu đại diện cho chủ hàng thực hiện việc giao hàng), công ty xếp dỡ hoặc nhà kho, hoặc các chuyên gia giao hàng đăng ký kinh doanh dịch vụ này
Như vậy, giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n là quá trình bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuy n hàng hóa từ nước xuất khẩu ra nước ngoài bằng đường bi n Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao hàng thực hiện các công việc như ký kết hợp đồng vận chuy n với nhà vận tải, xác định lưu cước và thuê tàu, thực hiện thủ tục hải quan, và quản lý việc gom hàng và đóng container
2.1.2 Nội dung dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.2.1 Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường bi n là một hoạt động thương mại dịch vụ, và do đó nó cũng có những đặc đi m đặc trƣng của một dịch vụ, bao gồm:
Tính vô hình: Sản phẩm của quá trình vận chuy n bằng đường bi n thường mang tính vô hình, không th nhìn thấy hoặc đo lường trực tiếp như hàng hóa hữu hình Sự hiệu quả của dịch vụ thường chỉ được khách hàng nhận biết sau khi hàng đã đƣợc giao và sử dụng, thông qua các tiêu chuẩn nhƣ thời gian vận chuy n, tuân thủ lịch trình và an toàn, độ chính xác của thủ tục và chứng từ
Tính không lưu trữ: Hoạt động vận chuy n chỉ có th đƣợc thực hiện khi có nhu cầu từ phía khách hàng, do đó người vận tải không th tạo ra dịch vụ vận chuy n hàng loạt Sự không cân đối trong quan hệ cung cầu này thường xảy ra ở các thời đi m khác nhau, phụ thuộc vào mùa vụ và chu kỳ kinh doanh của khách hàng
Tính không sở hữu: Khi dịch vụ vận chuy n đƣợc thực hiện, với các công việc nhƣ vận chuy n, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận đƣợc kết quả là hàng hóa đƣợc di chuy n đến đích, chứ không đƣợc chuy n giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
Quản trị là quá trình tổ chức, lãnh đạo và ki m soát hoạt động của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đề ra Trong ngữ cảnh của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n, đây là việc điều tiết dòng vận chuy n của hàng hóa từ đi m gửi đến đi m nhận thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát và điều hành quy trình giao hàng quốc tế
Theo “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuy n hàng hóa quốc tế - Đại học Thương mại 2017" đưa ra khái niệm: “Quản trị quy trình giao nhận vận chuy n hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuy n hàng hóa giữa hai địa đi m (một địa đi m bốc hàng và một địa đi m dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí.”
2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
❖ Đối với doanh nghiệp giao nhận
- Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, tận dụng đƣợc một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗ trợ khác
- Quản trị quy trình tốt giúp giảm chi phí không cần thiết, nhƣ chi phí xây dựng hoặc thuê kho cảng bến bãi, và giảm chi phí đào tạo nhân công
- Đảm bảo sự thống nhất và chặt chẽ trong các hoạt động vận chuy n, từ đó tăng hiệu quả và năng suất làm việc
- Đảm bảo tiến độ vận chuy n hàng hóa xuất khẩu, giúp khách hàng thực hiện đúng thời gian cam kết
- Tạo thuận lợi trong giao dịch với các đối tác khác
- Tăng độ tin cậy từ phía khách hàng đối với sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp
2.2.3 Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n là một tập hợp các nghiệp vụ phức tạp, do đó, nhiều người xuất khẩu thường thuê người giao nhận đ thực hiện quy trình này Việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong định hướng và xác định nội dung công việc, giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả nguồn lực và cung cấp tiêu chuẩn ki m tra và đánh giá quy trình giao hàng trong tương lai Đ tiến hành lập kế hoạch, các doanh nghiệp cần dựa vào các căn cứ sau:
Dựa vào hợp đồng vận chuyển hoặc yêu cầu dịch vụ, doanh nghiệp xác định các thông tin cần thiết nhƣ loại hàng hoá, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lƣợng hàng (volume), thời gian tàu chạy dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA) và loại vận chuy n (FCL hoặc LCL) đ chuẩn bị nguồn lực cần thiết
Dựa vào đặc điểm của từng loại hàng hoá, doanh nghiệp cần tối ƣu hoá trọng lượng và bố trí phương tiện vận tải một cách hiệu quả nhất, từ đó giúp giảm thi u chi phí vận chuy n và tăng cường hiệu suất
Dựa vào điều kiện thực tế của công ty, bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, đ đảm bảo có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
Doanh nghiệp có th lập các kế hoạch cho quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n:
- Tìm kiếm và lựa chọn người vận chuy n: thu thập thông tin từ khách hàng, đánh giá và sắp xếp các phương án vận chuy n, xây dựng và gửi báo giá cho khách hàng
- Tổ chức vận chuy n hàng hóa quốc tế: tiếp nhận nhu cầu vận chuy n từ khách hàng, sắp xếp các phương án vận chuy n, lập báo giá và ký hợp đồng vận chuy n
- Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n: chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải, giao hàng tại địa đi m quy định, lập và bàn giao các chứng từ vận tải, và quyết toán chi phí
Kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n thường bao gồm các mục tiêu doanh số, thị trường, công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án nhân sự, chi phí và cơ sở vật chất Đây là những yếu tố cần đƣợc xem xét và lập kế hoạch đ đảm bảo sự thành công của quá trình vận chuy n hàng hóa quốc tế
Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải
Sau khi đã nắm đƣợc thông tin ban đầu và lập kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp giao nhận cần duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng đ cập nhật tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải Đồng thời, cần tiếp tục theo dõi quá trình chuẩn bị các chứng từ cần thiết đ làm thủ tục hải quan Các chứng từ này có th đƣợc chủ hàng xuất khẩu tự phát hành hoặc nằm trong sự ki m soát của họ, bao gồm Hoá đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hoá, chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận),
Cùng lúc đó, doanh nghiệp cần tiếp tục liên hệ với hãng tàu, tiến hành đặt chỗ và xác nhận container, đồng thời cần nắm rõ lịch trình của phương tiện vận chuy n và ki m tra xem có sự thay đổi nào không
Bước 2: Giao hàng hoá tại địa điểm quy định
Trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n, doanh nghiệp giao nhận phối hợp chặt chẽ với chủ hàng xuất khẩu đ thực hiện các công việc sau đây:
- Vận chuy n hàng hoá đến địa đi m được chỉ định, có th là kho của người bán (nếu mua bán theo điều kiện EXW) hoặc tại cảng xuất khẩu
+ Đối với hàng đóng trong container và gửi hàng nguyên FCL:
Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Các yếu tố chủ quan (xuất phát từ bên trong doanh nghiệp)
2.3.1.1 Yếu tố về nhân sự
Trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường bi n, số lượng và trình độ nhân viên đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất và hiệu quả làm việc Nhân viên với trình độ cao thường thực hiện công việc một cách chất lượng và tự tin, đặc biệt là trong các dự án phức tạp Đ đảm bảo sự thuận lợi trong quy trình này, nhân sự cần có kiến thức sâu về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, và kỹ năng tin học cùng ngoại ngữ Do đó, công ty cần có chính sách đào tạo và đãi ngộ tốt, cung cấp đào tạo chuyên môn hiệu quả cho nhân viên
2.3.1.2 Yếu tố về nguồn vốn
Tài chính của một doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Sự dồi dào về tài chính giúp công ty dễ dàng có nguồn vốn đ thực hiện các công việc liên quan và phát tri n kinh doanh Nó ảnh hưởng trực tiếp đến các khía cạnh nhƣ xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị, và đào tạo nhân sự Với nguồn vốn đủ dồi dào và việc sử dụng hiệu quả, công ty có th phát tri n mạnh mẽ và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường
2.3.1.3 Yếu tố về cơ sở vật chất
Sự hiện đại hóa của cơ sở vật chất không chỉ giúp tăng năng suất công việc mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự sáng tạo và thoải mái của nhân viên Thiết bị hiện
20 đại cũng giúp tăng tốc độ và dễ dàng trong việc thực hiện các công việc, đặc biệt là trong các thủ tục hải quan điện tử cần đường truyền mạng mạnh mẽ
Việc có đầy đủ trang thiết bị và cơ sở hạ tầng sẽ giúp cho việc gom hàng, chuẩn bị và ki m tra hàng trở nên thuận lợi và chủ động về thời gian và chi phí Đồng thời, sự phát tri n của công nghệ thông tin giúp các công ty quản lý mọi hoạt động và thông tin liên quan đến logistics và hàng hoá thông qua các hệ thống máy tính hiện đại
2.3.2 Các yếu tố khách quan (xuất phát từ bên ngoài doanh nghiệp)
Hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu, đặc biệt là xuất khẩu bằng đường bi n, đang chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nền kinh tế toàn cầu Sự phát tri n của thương mại quốc tế đồng nghĩa với việc tăng lượng hàng hoá xuất nhập khẩu, mở ra nhiều cơ hội mới cho các công ty giao nhận
Những yếu tố kinh tế của một quốc gia, nhƣ thuế quan, hệ thống tài chính và mức thu nhập, đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu và môi trường kinh doanh quốc tế Chính sách thuế quan được thiết lập đ điều chỉnh thương mại với các quốc gia khác, trong khi nền kinh tế ổn định thúc đẩy các công ty đa quốc gia mở rộng đầu tư và tăng cường hoạt động xuất nhập khẩu Sự phát tri n của quá trình xuất nhập khẩu, cùng với việc nâng cao quy trình và tiêu chuẩn quốc tế, là kết quả của sự hội nhập và mở cửa thị trường quốc tế
2.3.2.2 Môi trường chính trị - pháp luật
Hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường bi n có phạm vi quốc tế, đòi hỏi sự tuân thủ các quy định pháp lý của nhiều quốc gia Không chỉ phải tuân thủ luật pháp của quốc gia xuất khẩu và quốc gia nhập khẩu, mà còn phải tuân thủ các quy định quốc tế liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hoá
Chính trị và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong điều chỉnh các thủ tục hải quan và hoạt động xuất nhập khẩu Đặc tính riêng của hệ thống chính trị và pháp luật ở mỗi quốc gia tạo ra những thách thức và ảnh hưởng đối với hoạt động và chiến lƣợc kinh doanh của các doanh nghiệp Sự đồng nhất và nhất quán trong các điều luật, chính sách và nghị định ban hành sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện hơn
2.3.2.3 Yếu tố điều kiện tự nhiên
Hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường bi n phụ thuộc đáng k vào các yếu tố bên ngoài, đặc biệt là các điều kiện tự nhiên Quá trình vận chuy n trên bi n chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của thời tiết, có th dẫn đến các vấn đề như trễ chuyến, huỷ chuyến, hoặc hỏng hóc hàng hoá do mƣa lớn, bão, và thậm chí là các tình huống khẩn cấp nhƣ sóng thần, bi n động Yếu tố này là một trong những nguyên nhân gây ra các tranh chấp và là cơ sở đ xây dựng các trường hợp bất khả kháng và miễn trách cho các bên liên quan trong hoạt động giao nhận
2.3.2.4 Yếu tố khoa học – công nghệ
Việc áp dụng các tiến bộ trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật luôn đem lại hiệu quả cao Trong hoạt động giao nhận hàng hoá, sử dụng các thiết bị và công nghệ tiên tiến giúp cải thiện quy trình giao hàng, từ đó tăng khả năng phục vụ nhanh chóng và chính xác hơn Sự hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật cũng thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế và phát tri n kinh doanh của các doanh nghiệp giao nhận
Logistics không chỉ hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy phát tri n kinh tế-xã hội, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo ra giá trị gia tăng cao Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều đang xuất khẩu theo dạng FOB, FCA, các doanh nghiệp nhập khẩu thường chỉ định các Forwarder nước họ đ cung cấp dịch vụ nên sức cạnh tranh của doanh nghiệp Việt là rất thấp Đa số các doanh nghiệp logistics Việt Nam đang gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ nước ngoài, thường là các tập đoàn có quy mô lớn, sở hữu cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực Sự hiện diện mạnh mẽ của họ là một thách thức đáng k đối với doanh nghiệp logistics Việt Nam
Giới thiệu về Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÂN PHỐI SENKO - VIỆT NAM Tên giao dịch: SENKO DISTRIBUTION SERVICE (VIETNAM) CO., LTD
Thành lập: Ngày 07 tháng 03 năm 2017
Vốn điều lệ: 8.500.500 USD (tương đương 188.447.333.000 đồng)
Trụ sở chính: Lô đất TT, KCN Dệt May Phố Nối, Xã Liêu Xá, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hƣng Yên, Việt Nam Điện thoại: 0221 3571 050 Fax: 0220 3571 051
Email: senko-acc1@senkovn.com
Người đại diện: Saito Takayuki - Tổng giám đốc
Ngành nghề hoạt động: Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, Đại lý vận tải hàng hóa, Dịch vụ tƣ vấn quản lý, Dịch vụ thông quan thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải bi n Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0901007949 do Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Hƣng Yên cấp lần đầu ngày 07/03/2017, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 02/07/2019
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam thuộc Tập đoàn Senko Group Holdings Co., Ltd (Nhật Bản) Hiện nay, tập đoàn Senko có 449 cơ sở trong nước và 54 cơ sở nước ngoài, đảm bảo dịch vụ logistics trọn gói từ đầu đến cuối, và có cả các trung tâm dịch vụ logistics tại Việt Nam, Trung Quốc, Thái Lan, Úc, Mỹ, Mexico,
Senko là tập đoàn logistics thực hiện các hoạt động vận tải đường bộ, đường sắt, đường hàng không, hàng hải, dịch vụ kho bãi, dịch vụ logistics quốc tế, đồng thời mở rộng sang các lĩnh vực thương mại, xuất nhập khẩu và xử lý thông tin
03/06/2015: Thành lập văn phòng đại diện Hà Nội
09/2016: Thành lập công ty: Senko Logistics Vietnam tại Thành phố Hồ Chí Minh với nghiệp vụ chủ yếu là Forwarding
03/2017: Thành lập Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam tại Hƣng Yên với tổng diện tích 35.000m 2 Đến 11/01/2018 chính thức hoàn thành xây dựng Trung Tâm Logistics và đƣợc đƣa vào hoạt động
Senko là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực hậu cần và vận tải tại Việt Nam, chuyên cung cấp các dịch vụ đa dạng từ vận tải hàng không đến hàng hải, và cả quản lý chuỗi cung ứng Công ty cung cấp một loạt các dịch vụ thông thường trong lĩnh vực vận tải hàng không nhƣ dịch vụ Door to door, Door to airport, Freighters, Consolidation, Pick-up, và nhiều dịch vụ khác Bên cạnh đó, bộ phận vận tải hàng hải của Công ty chuyên về NVOCC, giúp Senko cung cấp cho khách hàng mức giá cạnh tranh cho cả FCL và LCL
Senko có cơ cấu tổ chức hợp lý và phân bổ phù hợp với việc quản lý nhân sự và hoạt động kinh doanh, giúp hiệu suất làm việc của Công ty đạt hiệu quả cao
Với sơ đồ cơ cấu tổ chức khá đơn giản nhƣng vẫn đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng, luôn luôn gắn kết, thông suốt về hoạt động khi có bất kỳ dự án nào
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Khối Văn phòng của Senko
Nguồn: Phòng Nhân sự Senko
- Điều hành và quyết định mọi hoạt động của Công ty, đảm bảo sự hiệu quả và đồng bộ giữa các hoạt động và các bộ phận trong Công ty
- Ban hành các quy định, chính sách của Công ty, đặt ra các nguyên tắc và hướng dẫn đ định rõ quy trình và tiêu chí thực hiện công việc
- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, đƣa ra chiến lƣợc và kế hoạch thực hiện đ đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh của Công ty
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm và mở rộng mạng lưới khách hàng, đại lý và nhà cung cấp, đồng thời xây dựng mối quan hệ bền vững
- Đề xuất và quản lý tri n khai các dự án kinh doanh mới và cải thiện dịch vụ mà Công ty cung cấp
- Chịu trách nhiệm chính trong việc giao nhận xuất nhập khẩu, hoàn tất thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, thực hiện khâu hải quan và giải quyết các vấn đề liên quan
Phòng hành chính nhân sự:
- Phụ trách tuy n dụng nhân sự cho các bộ phận, đồng thời quản lý thời gian làm việc của nhân viên
- Theo dõi cung cấp vật dụng văn phòng đ đảm bảo nhu cầu làm việc đƣợc đáp ứng kịp thời và hiệu quả
- Ghi chép, sắp xếp, tính toán, báo cáo tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp
- Cập nhật, phổ biến các chính sách pháp luật, chế độ quản lý của Nhà nước với những bộ phận liên quan trong doanh nghiệp
- Cung cấp tài liệu, các số liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đồng thời ki m tra, phân tích hoạt động kinh tế & tài chính, phục vụ cho công tác xây dựng, theo dõi kế hoạch
- Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước và nội bộ tập đoàn
Phòng quản lý kế hoạch:
- Xây dựng và thực hiện chiến lƣợc tổ chức một cách hiệu quả, bao gồm việc phát tri n kế hoạch chiến lƣợc, đặt ra mục tiêu cụ th , và xây dựng các chỉ số hiệu suất đ đo lường và đánh giá kết quả
- Đảm bảo sự tuân thủ chính sách, quản lý rủi ro, và hỗ trợ các bộ phận khác trong việc thực hiện kế hoạch
- Duy trì và cập nhật thông tin đ đảm bảo rằng chiến lƣợc đƣợc tri n khai một cách linh hoạt và có th thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi
- Quản lý hàng tồn kho và các hoạt động liên quan đến xuất nhập kho, nhƣ duy trì thông tin chính xác về tồn kho, quản lý không gian lưu trữ và xử lý đơn đặt hàng
- Đóng vai trò là nhân viên giao nhận hiện trường: đến bãi container rỗng hoặc nơi lấy hàng, đăng ký với kho hàng đ xếp chỗ hàng hóa xuất khẩu và làm việc với nhân viên cảng đ hoàn thành các thủ tục cần thiết
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
3.2.1 Khái quát tình hình chung hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Nhờ sự lãnh đạo tận tình và đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết và có chuyên môn cao, Senko đã gặt hái nhiều thành công trong lĩnh vực giao nhận logistics ở Việt Nam Công ty không ngừng nỗ lực đ đạt mục tiêu hàng năm, tăng cường chất lƣợng nhân sự và dịch vụ, mở rộng quy mô kinh doanh và tối ƣu hóa chi phí Kết quả là sự tăng trưởng vững chắc và tạo ra cơ hội việc làm ổn định cho nhân viên Đây là một bước tiến quan trọng mà Công ty cần duy trì và phát tri n hơn nữa
Bảng 3.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Senko giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu 55,322,304,511 63,771,629,108 67,024,430,303 Chi phí 39,973,367,030 44,662,512,868 46,894,246,296 Lợi nhuận trước thuế 15,348,485,989 19,109,116,240 20,130,184,007 Lợi nhuận sau thuế 12,278,788,791 15,287,292,993 16,104,147,207
Nguồn: Trích từ Báo cáo kết quả kinh doanh của Senko
Công ty đã trải qua giai đoạn tăng trưởng đáng k trong suốt ba năm qua, với doanh thu tăng khoảng 21%, cho thấy sự phát tri n mạnh mẽ của Công ty trong thời gian này Năm 2021, do tác động của dịch Covid, hoạt động kinh doanh của Công ty bị ảnh hưởng và kìm hãm Tuy nhiên, với sự ổn định hơn về tình hình dịch bệnh vào năm 2022, mọi hoạt động kinh doanh đã trở lại bình thường và doanh thu của Công ty đã tăng trở lại, với mức tăng khoảng 15% so với năm 2021, cụ th là 8.449.776.089 VNĐ Tiếp tục trên đà tăng trưởng, hoạt động kinh doanh của Công ty tiếp tục phát tri n mạnh mẽ vào năm 2023, khi doanh thu tiếp tục tăng lên 67.024.430.303 VNĐ
Tương tự như doanh thu, chi phí của Công ty từ năm 2021 đến 2023 cũng có xu hướng tăng dần khi tình hình dịch Covid-19 dần trở lại bình thường Theo xu hướng của doanh thu, chi phí cũng tăng trong các năm tiếp theo Chi phí của Công ty tăng từ 39.973.367.030 VNĐ năm 2021 lên 46.894.246.296 VNĐ năm 2023, tăng khoảng 17% Tuy nhiên, tỉ lệ tăng của chi phí thấp hơn so với tăng trưởng doanh thu, cho thấy Công ty đang quản lý chi phí một cách hiệu quả
Mặc dù tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2021 bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid, nhƣng vẫn ghi nhận đƣợc lợi nhuận Từ mức lợi nhuận 12.278.788.791 VNĐ năm 2021, đã tăng lên 16.104.147.207 VNĐ vào năm 2023, tăng khoảng 31%
Sự tăng trưởng này cho thấy Công ty đang có hiệu suất hoạt động tốt và thu hút đƣợc lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh
Kết luận: Từ năm 2021 đến nay, hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đi theo hướng tích cực, th hiện sự không ngừng cố gắng và nỗ lực trong kinh doanh Doanh thu và lợi nhuận đều có xu hướng tăng qua các năm, là minh chứng cho sự phát tri n và ổn định của Công ty trong những năm tiếp theo
3.2.2 Các hoạt động thương mại quốc tế của Công ty
Senko tự hào là một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận tải đường bi n lớn trên thế giới Ngay từ những ngày đầu thành lập, Senko đã xem dịch vụ vận tải quốc tế đường bi n là dịch vụ nòng cốt, chủ chốt của Công ty, là mảng dịch vụ mũi nhọn, luôn đƣợc ban lãnh đạo Công ty chú trọng phát tri n
Bảng 3.6 Doanh thu từ việc cung cấp các loại dịch vụ của Senko giai đoạn
Dich vụ vận tải đường bi n
Dịch vụ vận tải hàng không
Dịch vụ vận tải đường bộ
Nguồn: Phòng kế toán của Senko
Dịch vụ vận tải đường bi n là một phần quan trọng trong tổng doanh thu của Công ty, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cả ba năm với khoảng 38%, th hiện sự quan trọng và đóng góp đáng k của hoạt động vận chuy n hàng hóa đường bi n Hàng năm, Senko đã vận chuy n hàng triệu TEU qua dịch vụ này Ngoài ra, dịch vụ vận tải hàng không và vận tải đường bộ cũng có sự tăng trưởng, cho thấy sự đầu tư và phát tri n trong cả hai lĩnh vực này đều mang lại kết quả tích cực, góp phần vào sự đa dạng và ổn định của nguồn thu nhập của Công ty Các dịch vụ khác cũng đóng góp một tỷ trọng nhất định, th hiện sự linh hoạt và sáng tạo trong hoạt động kinh doanh, là kết quả của việc mở rộng hoặc phát tri n các dịch vụ bổ sung ngoài lĩnh vực vận tải
Phân tích chi tiết hơn về dịch vụ vận tải đường bi n, doanh thu từ phương thức này luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất so với tất cả các phương thức kinh doanh khác trong cả ba năm Năm 2021, dịch vụ vận tải đường bi n chiếm 37,28% với tổng doanh thu là 20.623.341.707 VNĐ; năm 2022, doanh thu từ vận tải đường bi n đạt 23.930.763.136 VNĐ, chiếm 37,53% tổng doanh thu của Senko, và năm 2023, tiếp tục chiếm tỷ trọng lớn nhất với 38,83% tổng doanh thu, thu về 26.025.080.737 VNĐ Các số liệu thống kê cho thấy dịch vụ vận tải đường bi n là nguồn thu chính của Công ty
Sau nhiều năm hoạt động, Công ty đã xây dựng, duy trì và phát tri n mối quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng tàu bi n lớn, từ đó mở rộng quy mô và mạng lưới đại lý trên nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ, này giúp cho Công ty có th dễ dàng đáp ứng đƣợc đa dạng nhu cầu các tuyến vận chuy n, linh hoạt chuy n tải trong quá trình giao hàng
Bảng 3.7 Tỷ trọng giao hàng xuất khẩu của Senko giai đoạn 2021– 2023
Sản lƣợng giao hàng xuất khẩu toàn công ty
Sản lƣợng giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n
Sản lƣợng giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường
Nguồn: Phòng kế toán của Senko
Qua bảng số liệu có th thấy rằng trong khoảng thời gian từ năm 2021 đến năm
2023, Công ty đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ trong sản lượng giao hàng xuất khẩu Sản lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản lƣợng xuất khẩu của Công ty, trên 50% trong cả ba năm, cho thấy việc vận chuy n hàng hóa bằng đường bi n là một phần không th thiếu và đóng góp đáng k vào hoạt động kinh doanh của Công ty Đặc biệt, sản lƣợng từ việc xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản đã có sự tăng trưởng, từ 42,18 nghìn tấn năm 2021 lên 48,15 nghìn tấn năm 2023, và tỷ trọng cũng tăng từ 50,88% lên 53,19% trong cùng giai đoạn Sự tăng trưởng ấn tượng của dịch vụ giao hàng đường bi n đến thị trường Nhật Bản không chỉ cho thấy tiềm năng phát tri n lớn của thị trường này mà còn là một bước tiến quan trọng trong chiến lƣợc mở rộng kinh doanh quốc tế của Công ty, coi thị trường Nhật Bản là một mục tiêu quan trọng và có tiềm năng phát tri n
Bảng 3.8 Tỷ trọng các mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản giai đoạn 2021 – 2023
Mặt hàng Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Linh kiện điện tử 22.64 21.75 23.74 Điều hòa 17.78 18.62 21.48
Nguồn: Phòng kinh doanh của Senko
Công ty hiện tập trung chủ yếu vào một số mặt hàng nhất định trong hoạt động xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản, bao gồm sắt thép, linh kiện điện tử, điều hòa, phân bón, khăn cotton, gạo và một số mặt hàng khác Điều này là do các mặt hàng này đƣợc đặt hàng đều đặn từ các khách hàng quen thuộc Sự tập trung này giúp hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của Công ty không gặp quá nhiều khó khăn, thay vào đó Công ty có th tập trung ngày càng hoàn thiện quy trình giao hàng tốt hơn
Bên cạnh đó, Công ty cũng tri n khai dịch vụ giao hàng xuất khẩu cho nhiều loại mặt hàng khác nhƣ thủy sản, gỗ, sản phẩm thủ công mỹ nghệ, và nhiều loại hàng hóa khác với các loại hình xuất kinh doanh (B11), xuất hàng đ bảo hành (G61) và xuất hàng hàng hóa không kinh doanh (H21),…
Tuy nhiên, những mặt hàng này có những đặc tính riêng biệt, mang đặc đi m thủ tục giao hàng xuất khẩu khác nhau và yêu cầu xuất khẩu đặc thù khi xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản Do đó, Công ty cần thiết lập các quy trình xuất khẩu riêng biệt cho từng loại sản phẩm đ đảm bảo tuân thủ các quy định và yêu cầu cụ th từ phía Nhật Bản Ví dụ, việc xuất khẩu gạo có th đòi hỏi ki m tra nghiêm ngặt về chất
35 lƣợng và an toàn thực phẩm, trong khi việc xuất khẩu máy móc và thiết bị có th yêu cầu các chứng nhận và giấy tờ kỹ thuật phức tạp.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản của Công ty
3.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Lập kế hoạch là bước đầu tiên và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n nói riêng Một kế hoạch kỹ lưỡng, hoàn chỉnh và phù hợp với tình hình nguồn lực và hoàn cảnh sẽ giúp cho quy trình diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn Hoạt động lập kế hoạch này căn cứ vào hợp đồng vận chuy n được ký kết giữa Senko và người xuất khẩu, hoặc theo yêu cầu cụ th từ chủ hàng Dựa trên nhu cầu cụ th , chủ hàng chỉ định các khâu và công việc cần thực hiện trong quy trình giao hàng xuất khẩu Từ đó giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách hợp lý và có hiệu quả, từ đó tối ƣu hóa quy trình và đạt đƣợc kết quả mong muốn
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ thực hiện việc nghiên cứu và lập kế hoạch chi tiết Kế hoạch này sau đó đƣợc cập nhật lên trang tính "業務進捗表 輸出" – “Tiến độ kinh doanh” của Công ty và phần mềm Todoist đ Giám đốc và các nhân viên khác có th theo dõi
Hình 3.4 Trang tính “ 業務進捗表 輸出 ”- “Tiến độ kinh doanh” để lập kế hoạch
Nguồn: Phòng Kinh doanh của Senko
Trong kế hoạch này, nhân viên sẽ tập trung vào các nhiệm vụ chính nhƣ tìm kiếm và chọn lựa đối tác vận chuy n, tổ chức vận chuy n hàng hóa và sắp xếp nguồn nhân lực đ thực hiện công việc
Quy trình lập kế hoạch thường diễn ra trong vòng một ngày và sau khi được cập nhật trên phần mềm Todoist, nhân viên sẽ nhận đƣợc thông tin về nhiệm vụ cụ th của mình và theo dõi tiến độ công việc Hệ thống cũng tự động thông báo khi công việc sắp kết thúc, giúp tránh việc quên nhiệm vụ Tuy nhiên, do mỗi nhân viên thường phải theo dõi nhiều lô hàng, nên có th xảy ra trường hợp một số thông báo bị bỏ qua
Kế hoạch công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Senko:
- Liên hệ hãng tàu đ đặt chỗ
- Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và chuẩn bị bộ chứng từ
- Đóng hàng vào container, vận chuy n hàng ra cảng
- Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu
- Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài
- Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Việc lên kế hoạch nhƣ vậy sẽ giúp nhân viên thực hiện biết đƣợc nhiệm vụ của mình và theo dõi công việc đang ở giai đoạn nào, phân công nhiệm vụ rõ ràng và quản lý, giám sát công việc một cách dễ dàng đảm bảo quy trình diễn ra một cách hiệu quả
Các nhân tố ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:
Bảng 3.9 Tỷ trọng các nhân tố ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch giao hàng của
Senko giai đoạn 2021 – 2023 Đơn vị: %
Hợp đồng/ Nhu cầu dịch vụ 51 53 55
Khối lượng và đặc điểm hàng hóa 26 27 29
Nguồn: Phòng Kinh doanh của Senko
Dựa vào dữ liệu thống kê, có th nhận thấy rằng có bốn yếu tố chính ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch giao hàng của Senko, với yếu tố quan trọng nhất chiếm hơn 50% ảnh hưởng đó là hợp đồng và nhu cầu dịch vụ của khách hàng Khách hàng thường có nhu cầu thuê Công ty từ việc chuẩn bị chứng từ cho đến việc hàng hóa đƣợc vận chuy n đến tàu, hoặc thậm chí chỉ cần một phần nhƣ việc khai báo hải quan
Thứ hai là yếu tố khối lƣợng và đặc đi m của hàng hóa, mỗi loại hàng sẽ có các đặc đi m riêng và yêu cầu thủ tục xuất khẩu khác nhau Ví dụ, hàng gỗ thường cần phải được ki m tra khử trùng trước khi được vận chuy n lên tàu, trong khi hàng khoáng sản lại đòi hỏi việc xin giấy phép xuất khẩu từ Bộ Tài Nguyên và Môi Trường Ngoài ra, khi vận chuy n hàng thực phẩm đông lạnh, Công ty cần phải đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuy n và lưu trữ ở nhiệt độ thích hợp đ đảm bảo chất lƣợng và an toàn thực phẩm Đồng thời, cần tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm và có th yêu cầu các giấy phép và chứng chỉ liên quan từ các cơ
38 quan quản lý thực phẩm Do đó, việc tổ chức giao hàng cần phải đƣợc điều chỉnh phù hợp với từng loại hàng hóa cụ th
Thứ ba, không th bỏ qua yếu tố nguồn nhân lực của Công ty Do số lƣợng nhân viên hiện tại của Công ty còn khá thấp và không đáp ứng đƣợc số lƣợng công việc, nên nhân viên thường phải đối mặt với áp lực công việc lớn Trong một số trường hợp, một nhân viên có th phải đảm nhiệm nhiều vai trò, gây khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ công việc
Thứ tƣ, yếu tố cơ sở vật chất cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch giao hàng Hệ thống mạng lưới internet tại Công ty đôi khi gặp vấn đề như nghẽn mạng và tốc độ mạng hạn chế, ảnh hưởng đến công việc cũng như quá trình khai báo hải quan Đồng thời, nhiều thiết bị và máy móc trong Công ty đã cũ và cần đƣợc nâng cấp đ đảm bảo hiệu suất hoạt động tốt nhất
3.3.2 Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận chuyển
Sau khi nhân viên của bộ phận kinh doanh đã tìm kiếm và lựa chọn đƣợc danh sách khách hàng tiềm năng, họ tiếp tục quá trình chào giá dựa trên thông tin giá, tuân thủ theo các tuyến đường mà khách hàng có nhu cầu Sau khi trao đổi với khách hàng về giá cả, nếu họ đồng ý, quy trình booking sẽ đƣợc tiến hành trên hệ thống của Senko
Dựa theo ngày mà hàng sẵn sàng, nhân viên sẽ chọn chuyến tàu có thời gian dự kiến khởi hành (ETD) phù hợp nhất với tình hình hàng hoá đ đảm bảo rằng hàng hóa được đóng và hạ trước closing time Đ book tàu, nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với các hãng tàu đối với hàng FCL, booking trực tiếp với nhân viên phòng kinh doanh của hãng tàu Trong khi đó, với hàng LCL, nhân viên sẽ tiến hành đặt chỗ với các đối tác hợp tác (co-loader)
Bước 2: Giao hàng tại địa điểm quy định
Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên
Sau khi nhận đƣợc Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) từ hãng tàu, khách hàng có th tự mình hoặc ủy thác cho Công ty liên hệ với hãng tàu đ nhận lệnh cấp container rỗng Nhân viên của khối nghiệp vụ sẽ đến bãi container rỗng đã đƣợc chỉ
39 định trong booking đã duyệt đ lấy container và đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi, sau đó mang container về địa đi m quy định đ đóng hàng
Khi hàng đã đƣợc đóng, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking đ lên kế hoạch lấy container tại cảng, giao nhận bộ hồ sơ (bao gồm Packing list, vị trí cấp container, lệnh cấp container, số container, số chì) Container có hàng sẽ đƣợc hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và hoàn thành phí hạ container cho cảng vụ trước thời gian cắt máng (closing time) của hãng tàu Tại cảng, nhân viên đăng ký với kho hàng đ xếp chỗ hàng hóa xuất khẩu, thanh toán phí xử lý hàng hóa và phí thuê container cho kho hàng (bao gồm phí nâng hạ, xếp hàng container)
Trong trường hợp Công ty đối tác thuê bên cung cấp vận tải ngoài, cần đảm bảo người vận chuy n của Công ty cung cấp vận tải di chuy n đúng thời gian và địa đi m đ lấy hàng của khách xuất khẩu và giao đến cảng đúng lịch trình Bất kỳ sự cố nào xảy ra tại thời đi m người vận chuy n của bên cung cấp liên quan đến hàng hóa (mất hàng, chậm giờ cắt máng tàu, ), Công ty vận tải sẽ chịu trách nhiệm với khách hàng
Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng container hoặc gửi hàng lẻ LCL: Sau khi đã có booking từ phía bên consol cấp, nhân viên sẽ lên kế hoạch thực hiện thủ tục thông quan đồng thời đƣa hàng từ nơi yêu cầu tới kho CFS đã chỉ định Khi hàng hoá đã đƣợc thông quan, nhân viên khối nghiệp vụ sẽ tiến hành nhập kho và thanh lý tờ khai Bên kho sẽ xuất một Phiếu nhập kho, là cơ sở đ nhân viên kinh doanh điền các thông tin về Grossweight và Measurement trên vận đơn
Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Thực hiện thông quan hàng hóa:
Nhân viên kinh doanh làm thủ tục hải quan đ thông quan cho lô hàng qua phần mềm khai báo điện tử ECUS5VNACCS
Hồ sơ đ chuẩn bị khai báo bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Bảng kê khai hàng hóa (Packing List)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Các giấy tờ liên quan khác (nếu có)
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam
3.4.1 Thành công và kết quả đạt đƣợc
Senko đã từng bước củng cố vị thế của mình trên thị trường và đạt được nhiều thành công đáng k Những kinh nghiệm tích lũy trong lĩnh vực giao nhận đã giúp Công ty ngày càng hoàn thiện và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình
Thứ nhất, Công ty đã phát tri n quy trình giao hàng xuất khẩu đường bi n sang thị trường Nhật Bản cho từng loại mặt hàng một cách tương đối hoàn thiện, đảm bảo việc chuẩn bị hàng hoá diễn ra chặt chẽ, nhanh chóng và ki m soát đƣợc các tình huống phát sinh Qua nhiều năm kinh nghiệm, Công ty đã xử lý thành công nhiều loại hàng hóa khác nhau, từ hàng quản lý chuyên ngành đến hàng không thuộc quản lý chuyên ngành, từ đó nâng cao nghiệp vụ của nhân viên và tăng uy tín của Công ty
Thứ hai, số lƣợng hợp đồng giao nhận đã ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu đường bi n sang Nhật Bản, chiếm hơn 50% tổng số hợp đồng Tập khách hàng của Công ty liên tục mở rộng và có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý hàng mới, giúp doanh thu từ hoạt động này liên tục tăng
Thứ ba, Công ty đã đƣợc đánh giá cao về chuyên môn và dịch vụ khách hàng, trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn Đặc biệt, tỷ lệ khách hàng hài lòng với chất lƣợng dịch vụ của công ty đạt 85,63%, và tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ lên đến 75,26% Các đối tác lớn của Senko nhƣ Daikin, Hoya, Taisho, Eco Omega, Netma, JNC Filter, Asahi Kasei, Nishio, Lotte, đã luôn tin tưởng và lựa chọn dịch vụ của Senko trong suốt những năm qua
Thứ tƣ, nhờ có tập đoàn mẹ tại Nhật Bản, Công ty đã xây dựng mối quan hệ thân thiết và hiệu quả với các đối tác Nhật Bản, đồng thời tương tác và trao đổi thông tin chặt chẽ với các đại lý và hãng tàu hàng đầu nhƣ Evergreen, Wan Hai, KMTC, SITC, ONE, Không chỉ vậy, Công ty hiện đang khai thác các tuyến vận chuy n container đường bi n từ Việt Nam sang Nhật Bản một cách rất hiệu quả Do đó, khi gặp phải bất kỳ sai sót hoặc tình huống khẩn cấp nào, Công ty luôn có khả năng tìm ra và giải quyết vấn đề theo nhiều cách khác nhau Nhờ vào điều này, năng lực của Công ty trong việc giao hàng xuất khẩu đường bi n nói chung, và đặc biệt là sang thị trường Nhật Bản, luôn được đánh giá cao trong việc thực hiện quy trình nghiệp vụ
Thứ năm, Công ty luôn thích ứng kịp thời với các quy định mới của luật hải quan và luật pháp, đặc biệt là những quy định nghiêm ngặt của Nhật Bản Điều này giúp Công ty thực hiện thông quan hàng hoá thuận tiện hơn và tận dụng đƣợc các chính sách miễn giảm thuế, từ đó giảm thi u rủi ro trong quá trình giao hàng
3.4.2 Những hạn chế trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản của Senko
Bên cạnh những thành công đã đạt đƣợc, Công ty cũng đối diện với một số thách thức trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản:
Thứ nhất là việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng vẫn còn đang diễn ra không hiệu quả, một số khách hàng còn phàn nàn về nghiệp vụ xử lý vấn đề phát sinh của Công ty Cụ th , việc tái phát lỗi trong quá trình khai báo hải quan, sử dụng mã HS Code không chính xác, và ki m tra chứng từ không kỹ lƣỡng, cùng với nghiệp vụ xử lý vấn đề với các hãng tàu vẫn còn hạn chế Ngoài ra, việc chuẩn bị và ki m tra các giấy tờ thủ tục hải quan đòi hỏi nhiều thời gian và công sức
50 trong quá trình quản lý giao hàng xuất khẩu Mặc dù công việc này thường được thực hiện một cách cẩn thận, nhưng vẫn có những trường hợp mà Công ty gặp khó khăn trong việc xử lý thủ tục hải quan, dẫn đến việc các lô hàng có th không kịp lên tàu và ảnh hưởng đến kế hoạch cũng như uy tín của Công ty
Thứ hai là việc giám sát và điều hành Mặc dù Công ty đã tri n khai phần mềm Todoist đ hỗ trợ quản lý và phân công công việc, nhƣng phần mềm này đang trong quá trình chạy thử tại Công ty nên vẫn còn một số hạn chế nhất định, một số tính năng của phần mềm vẫn chƣa đƣợc tận dụng và khai thác hết Hơn nữa, việc tích hợp các trang web giám sát và cập nhật dữ liệu vẫn còn đang trong quá trình phát tri n và chƣa đƣợc nâng cấp đ sử dụng một cách hiệu quả
Thứ ba, số lƣợng nhân viên ít, trong một số nghiệp vụ nhƣ cân hàng, đóng hàng , Công ty thường thuê nhân viên bên ngoài đ hỗ trợ Hơn nữa, quá trình chuyên môn hóa chƣa đƣợc cao và do nguồn nhân lực còn hạn chế nên việc nghiên cứu đ hoàn thiện quy trình chƣa đƣợc chú trọng Ngoài ra, trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến việc tham vấn giá với cơ quan Hải quan đ đƣợc hỗ trợ trong việc xuất nhập khẩu, trình độ của nhân viên vẫn còn hạn chế, buộc giám đốc phải trực tiếp đảm nhiệm đ thực hiện công việc này một cách hiệu quả
Thứ tƣ là vẫn còn nhiều vấn đề khó khăn cần phải xử lý trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n sang thị trường Nhật Bản Đặc biệt, làm thế nào đ đảm bảo hàng hóa được giao cho phương tiện vận chuy n đúng thời gian như mong đợi của khách hàng và các thủ tục chứng từ không gặp bất kỳ trở ngại nào, luôn là câu hỏi luôn đặt ra trong mỗi lần thực hiện nghiệp vụ
Thứ năm, quy định hải quan phức tạp của Nhật Bản cũng là một thách thức đáng k đối với Công ty khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường bi n sang thị trường này Đối với việc nhập khẩu vào Nhật Bản, các doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt các quy định và thủ tục phức tạp, bao gồm các thủ tục khai báo hải quan chi tiết và chính xác, quy định về hàng hóa hạn chế và cấm nhập khẩu, ki m tra hàng hóa cẩn thận của cơ quan hải quan, cũng nhƣ thanh toán thuế và phí nhập khẩu Nếu không chú ý đến những yêu cầu này có th dẫn đến trễ hạn trong quá trình thông quan và phát sinh chi phí không đáng có Đồng thời, sự ki m tra nghiêm ngặt từ phía hải quan cũng tạo ra áp lực đáng k cho Công ty
3.4.3 Nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản của Senko
3.4.3.1 Các yếu tố chủ quan (xuất phát từ bên trong doanh nghiệp)
Nguồn nhân lực của Senko còn hạn chế về trình độ chuyên môn và số lƣợng Trong mùa cao đi m, thường xảy ra tình trạng thiếu nhân lực, khiến cho nhân viên phải đối mặt với áp lực làm việc quá tải Sự hạn chế trong khả năng tiếp cận và sử dụng các phần mềm mới cũng dẫn đến gián đoạn trong quy trình làm việc Ngoài ra, mặc dù tất cả nhân viên đều đƣợc bồi dƣỡng và đào tạo, nhƣng năng lực thực hiện nghiệp vụ vẫn chỉ ở mức khá so với mặt bằng chung của thị trường trong nước, so với một số doanh nghiệp lớn nhƣ Cargotrans, Transimex thì nghiệp vụ vẫn còn nhiều hạn chế
Hơn nữa, việc ra quyết định tại Công ty thường chậm trễ, ảnh hưởng đến quá trình giám sát và điều hành Trong quá trình điều hành, quản lý trực tiếp bộ phận đôi khi không th ra quyết định nhanh chóng, kịp thời đ giải quyết các vấn đề phát sinh mà cần sự hỗ trợ của cấp quản lý cao hơn, điều này gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, không đáp ứng đƣợc tính kịp thời trong quy trình giao hàng
Định hướng phát triển của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH dịch vụ phân phối
4.1.1 Triển vọng ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản
Việt Nam và Nhật Bản đang là thành viên của ba Hiệp định thương mại tự do (FTA) song phương, đa phương gồm: Hiệp định Đối tác kinh tế Việt Nam - Nhật Bản (VJFTA); Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện ASEAN - Nhật Bản (AJCEP) và Hiệp định Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), tạo rất nhiều cơ hội và điều kiện thuận lợi cho mở rộng hợp tác giao thương giữa hai quốc gia trên nhiều lĩnh vực Do đó sẽ kéo theo nhu cầu về các dịch vụ vận tải, kho bãi, dịch vụ phụ trợ…, thúc đẩy sự phát tri n của ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng góp vào việc nâng cao hệ thống giao thông và hạ tầng liên quan
Trong những năm qua, Nhật Bản luôn là đối tác kinh tế quan trọng hàng đầu của Việt Nam và hiện là thị trường xuất nhập khẩu lớn thứ ba của Việt Nam Thống kê cho thấy kim ngạch thương mại song phương giữa hai nước tăng đều qua các năm
Cụ th , năm 2020 đạt 40 tỷ USD; năm 2021 đạt 42,7 tỷ USD, năm 2022 đạt 47,6 tỷ USD, năm 2023 đạt 44,95 tỷ USD Cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu của hai nước mang tính bổ sung rõ nét, không có sự cạnh tranh trực tiếp Việt Nam chủ yếu sản xuất và xuất khẩu sang Nhật Bản các loại thủy sản, dầu thô, dệt may, dây điện và dây cáp điện, gỗ và sản phẩm gỗ, máy vi tính và linh kiện, than đá, giày dép các loại Nhiều mặt hàng mà Nhật Bản có nhu cầu nhập khẩu chính là những mặt hàng Việt Nam có thế mạnh và tiềm năng đ trở thành nguồn cung ứng chính cho Nhật Bản
Bước sang năm 2024, hoạt động xuất khẩu hàng hoá của Việt Nam sang thị trường Nhật Bản tiếp tục ghi nhận tín hiệu khả quan Trong tháng 1/2024, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam sang Nhật Bản đạt 2,23 tỷ USD, tăng
11,4% so với tháng trước và tăng 44,93% so với cùng tháng năm trước Trong đó, mặt hàng dệt, may tỷ trọng cao nhất với kim ngạch đạt 386,69 triệu USD, tăng 11,92% so với tháng trước và tăng 55,39% so với cùng tháng năm trước, chiếm tỷ trọng 17,34% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang thị trường Nhật Bản
Ngoài ra, Việt Nam với bờ bi n dài và vị trí chiến lƣợc ở khu vực bi n Đông sôi động, đang trở thành một trong những đi m nóng của hoạt động giao thương hàng hóa quốc tế Sự phát tri n của ngành logistics ở Việt Nam đƣợc dự đoán sẽ tăng mạnh trong tương lai, nhất là khi nền kinh tế của đất nước đang trong giai đoạn phát tri n
4.1.2 Định hướng phát triển của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko - Việt Nam trong hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
4.1.2.1 Định hướng ngắn hạn Định hướng phát tri n chiến lược là trụ cột quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả Ban lãnh đạo Senko hi u rõ điều này và đã tập trung vào nghiên cứu về tình hình của Công ty, cũng như theo dõi xu hướng phát tri n của thị trường Việt Nam, Nhật Bản và quốc tế; giúp Công ty có cái nhìn tổng quan và chi tiết về môi trường kinh doanh hiện tại và tiềm năng tương lai, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược thông minh và đúng đắn đ định hướng cho sự phát tri n bền vững của Công ty
Một là, nhân viên cần tự chủ động thực hiện mỗi bước trong quy trình, từ chuẩn bị chứng từ đến việc đƣa hàng lên tàu, bao gồm: nhận, ki m tra và chuy n giao các chứng từ, thủ tục khai báo hải quan, và theo dõi tiến độ cần đƣợc thực hiện theo quy trình Đồng thời, cần giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh và đưa ra hướng giải quyết tối ƣu cho các thách thức trong quy trình
Hai là, Công ty cần đầu tƣ vào đội ngũ nhân viên thông qua các buổi đào tạo và hoạt động thực tế đ nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn Đồng thời, khuyến khích nhân viên đề xuất giải pháp và cải tiến cho các vấn đề tồn tại trong quy trình, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo
Ba là, Công ty cần đầu tƣ vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc và xây dựng hệ thống giám sát linh hoạt đ phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót hoặc vi phạm
Công ty cần nỗ lực giữ vững mục tiêu tăng trưởng về thị phần, doanh thu và lợi nhuận thông qua các kế hoạch và phương án cụ th cho từng giai đoạn Đồng thời, đƣa ra các quyết định dựa trên những biến động của tình hình kinh tế, chính trị - xã hội đ đảm bảo sự linh hoạt và phản ứng nhanh chóng
Ngoài ra, Công ty cần tăng cường marketing và mở rộng thị trường, kết hợp tìm kiếm đối tác chiến lƣợc đ phát tri n dịch vụ logistics, tạo lợi ích và giá trị cho khách hàng, đồng thời tăng cường cạnh tranh và ổn định vị thế trên thị trường
Công ty cần chú trọng vào việc xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài và đáng tin cậy với các cơ quan chức năng, các hãng tàu, nhà cung cấp và khách hàng, đ có th đƣợc ƣu tiên hỗ trợ khi gặp khó khăn trong quá trình hoạt động Bên cạnh đó, Công ty cũng cần tập trung vào việc đầu tƣ và xây dựng các chính sách khuyến khích khách hàng Ví dụ, cung cấp những dịch vụ miễn phí nhƣ tƣ vấn cho khách hàng về việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc hãng tàu vận chuy n Thậm chí, Công ty cũng có th cung cấp dịch vụ lưu kho miễn phí đ hỗ trợ khách hàng trong quá trình vận chuy n hàng hóa Điều này giúp tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, đồng thời củng cố vị thế của Công ty trên thị trường
Trong tầm nhìn 5 - 10 năm tới, Công ty đặt mục tiêu mở rộng khả năng kinh doanh và mở thêm các chi nhánh tại Hải Phòng, Quảng Ninh và Hồ Chí Minh đ có th cung cấp dịch vụ tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh trong ngành; giúp tăng tính chủ động trong việc cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nói chung, và dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n nói riêng
4.2 Những đề xuất giải pháp từ phía Công ty nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
4.2.1 Những giải pháp quản trị a Hoàn thiện khâu giám sát và điều hành giao hàng Đ đảm bảo quy trình giao hàng xuất khẩu diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, Công ty cần xây dựng một bản quy trình tác nghiệp chi tiết và phổ biến rộng rãi
