quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh vin lines

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES Phát triển ngoại thương là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi quốc gia trong q

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CÔNG TY TNHH VIN LINES

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện TS MAI THANH HUYỀN PHẠM QUỲNH TRANG Lớp: K56LQ1

Mã sinh viên : 20D300063

HÀ NỘI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển công ty TNHH Vin Lines” là công trình nghiên cứu độc lập Ngoài ra, trong bài khóa

luận có sử dụng một số nguồn tài liệu đã được trích dẫn nguồn và chú thích rõ ràng Đề tài, nội dung khóa luận là sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trong suốt quá trình học tập tại trường cũng như thực tập tại công ty TNHH Vin Lines Được sự cho phép của công ty, các số liệu phân tích được nêu trong khóa luận chưa từng được công bố hay sao chép từ bất cứ công trình nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2024

Người cam đoan

Phạm Quỳnh Trang

Cuối cùng, em xin chân trọng cảm ơn các cấp lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty TNHH Vin Lines Việt Nam đã nhiệt tình hợp tác và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu khóa luận

Do khả năng trình độ bản thân cũng nhƣ thời gian nghiên cứu hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đƣợc những đóng góp ý kiến của thầy cô giáo để khóa luận tốt nghiệp của em đƣợc hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN iii

1.1.Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3.Mục đích nghiên cứu 3

1.4.Đối tượng nghiên cứu 3

1.5.Phạm vi nghiên cứu 4

1.6.Phương pháp nghiên cứu 4

1.6.1.Phương pháp thu thập dữ liệu 4

1.6.2.Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 5

1.7.Kết cấu của khóa luận 5

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 6

2.1.Một số khái niệm cơ bản về giao nhận hàng hóa bằng đường biển 6

2.1.5.Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu 7

2.2.Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 7

2.2.1.Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 7

2.2.2.Nghĩa vụ của người giao nhận 8

2.3.Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 82.3.1 Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 9

2.3.2 Nội dung của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 9

2.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu 12

2.3.3.1 Các nhân tố khách quan 12

2.3.3.2 Các nhân tố chủ quan 13

Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES 15

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH VIN LIINES 15

3.1.1 Sự hình thành và phát triển công ty 15

3.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm thị trường 16

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH VIN LINES 24

3.2.1.Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty TNHH VIN LINES 24

3.2.2.Khái quát về kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021-2023 25

3.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES 31

3.3.1 Lập kế hoạch hàng xuất khẩu 31

3.3.2 Tổ chức giao hàng 33

3.3.3 Giám sát việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 39

3.3.4 Điều hành việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 42

3.4 Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES 43

3.4.1 Ưu điểm 44

3.4.2 Nhược điểm 45

Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES 47

4.1 Định hướng phát triển của công ty TNHH VIN LINES 47

4.1.1 Dự báo về nhu cầu phát triển của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 47

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong hoạt động quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 48

4.2 Các đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES 50

4.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý và ban ngành có liên quan 54

4.3.1 Đối với cơ quan nhà nước 54

4.3.2 Đối với cơ quan Hải quan 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Tình hình tài sả công ty giai đoạn 2021-2023 23 Bảng 3.2 Tỷ lệ lao động theo từng tiêu chí 24 Bảng 3.4 Doanh thu theo phương thức kinh doanh giai đoạn 2021-9/2023 của công ty TNHH Vin Lines 28 Bảng 3.7 Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Vin Lines: 32 Bảng 4 1 Các tiêu chuẩn lựa chọn hãng tàu 52

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Vin Lines 18 Hình 3.4 Thao tác đặt chỗ trên trang web hãng tàu Maersk Lines 35 Hình 3.5 Giao diện website INTTRA 36 Hình 3.6 Biểu đồ những vẫn đề phát sinh trong quá trình điều hành giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 42 Hình 4.1 Quy trình lựa chọn đối tác vận tải 51

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Station

Kho gom hàng lẻ

departure

Ngày giờ dự kiến khởi hành của tàu

lƣợng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES

Phát triển ngoại thương là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi quốc gia trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, trong đó hoạt động xuất nhập khẩu nói chung hay giao nhận hàng hóa xuất khẩu nói riêng mang lại lợi ích không nhỏ cho nền kinh tế Tăng trưởng dựa vào giao nhận hàng hóa xuất khẩu là một trong những chính sách kinh tế nhằm thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa của một quốc gia bằng cách vận chuyển và trao đổi xuyên biên giới những mặt hàng mà quốc gia đó có lợi thế cạnh tranh Tăng trưởng dựa vào lĩnh vực này về cơ bản có nghĩa là mở cửa nền kinh tế trong nước để tiếp cận giao thương và cạnh tranh với thị trường các nước

Hơn 80% khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu trên toàn cầu được vận chuyển bằng đường biển Vận tải biển đóng vai trò một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới Khối lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam tăng trưởng cao và ổn định trong nhiều năm trở lại đây, tốc độ tăng trưởng trung bình đạt 13,8%

Do đó có thể khẳng định hình thức giao nhận bằng đường biển vẫn là phát triển nhất ở Việt Nam Bên cạnh đường biển dài ở Việt Nam, vận tải đường biển có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãng đường vận chuyển dài… Đó là những ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có thể có được Vận chuyển đường biển thậm chí làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế

Từ đó, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trên thị trường cũng diễn ra gay gắt Do đó các công tác quản trị tại công ty phải đạt hiệu quả cao để tăng hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trường

Trước tình hình đó, Công ty TNHH Vin Lines là một trong những doanh nghiệp còn non trẻ trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế cũng không tránh khỏi những trở ngại Trải qua gần 5 năm hình thành và phát triển, công ty đã từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình Cùng với xu hướng tăng trưởng của ngành xuất nhập khẩu và sự phát triển của dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường biển, việc phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận bằng đường biển là điều tất

yếu để công ty có thể tồn tại và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình Xuất phát từ thực tiễn, câu hỏi đặt ra là làm sao hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines đem lại hiệu quả và an toàn nhất? Làm sao để tối ưu hóa quản lý và tiết kiệm chi phí, xảy ra ít rủi ro trong quá trình giao hàng? Nhằm tìm ra giải pháp cho khó khăn trên, chính vì vậy sau khi thực tập tại công ty em đã lựa chọn đề tà nghiêm cứu “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines”

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài, trong những năm gần đây hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam được nghiên cứu dưới nhiều góc độ Một số công trình nghiên cứu của sinh viên trường Đại học Thương mại cũng như sinh viên tại các trường đại học trên cả nước đã nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Trong đó, phải kể đến một số nghiên cứu như:

Đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Vận Tải Quốc Tế Hòa Bình” - Luận văn tốt nghiệp năm 2023 của tác

giả Nguyễn Thị Hồng trường Đại học Thương Mại Bài luận văn trình bày những phân tích về thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty và đưa ra những đánh giá đồng thời đề xuất những giải pháp với tình hình công ty để hoàn 3 thiện hoạt động quản trị quy trình Tuy nhiên, bài nghiên cứu còn hạn chế về một số giải pháp chưa tối ưu đối với hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu

Đề tài: “Quản trị quy trình giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội” – Luận văn tốt nghiệp

năm 2015, tác giả Hoàng Thị Lưu Luyến, Trường Đại học Thương mại Bài luận văn trình bày những cơ sở lý thuyết và thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng và đề xuất một số giải pháp cũng như kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Tuy nhiên bài nghiên cứu chưa mô tả thực trạng lập kế hoạch và tổ chức giao hàng trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty nghiên cứu

Đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường

biển của công ty cổ phần Logistics U&I- miền Bắc” - Luận văn tốt nghiệp năm

2023 tác giả Đinh Thị Khánh Ly trường đại học Kinh tế Quốc dân Bài luận đã trình

bày một số cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty, đồng thời đưa ra hướng giải quyết vấn đề giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu nhằm đem lại hiệu quả và an toàn Qua đó hướng đến tối ưu hóa quản trị và tiết kiệm chi phí

Đề tài “ Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành”- Luận văn tốt nghiệp năm 2015 của tác

giả Nguyễn Thị Luyên sinh viên trường Đại học Thương Mại, bên cạnh việc trình bày những cơ sở lý thuyết , bài luận văn cũng đề cập đến công tác quản lý quá trình giao nhận hàng hóa nhằm nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Đề tài “ Hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty tnhh APL logistics Việt Nam”- Luận văn tốt nghiệp năm 2023 của tác giả

Vũ Thu Thị Phương sinh viên trường Đại học Thương Mại Bìa luận đã phân tích cụ thể thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển của công ty, từ đó tìm ra những mặt hạn chế để có cơ sở xây dựng giải pháp hoàn thiện năng lực cung ứng cho công ty Đồng thời đen lại cái nhìn cụ thể về thị trường logistics đường biểntại Việt Nam nói chung và logistics trong Công ty TNHH APL Logistics Việt Nam nói riêng

Những công trình trên đã phần nào hệ thống hóa được lý thuyết về hoạt động quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng như đóng góp những đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình này đối với các mặt hàng cụ thể ở từng công ty Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp lại có những khó khăn khác nhau đối với sản phẩm và thị trường nên không thể áp dụng các biện pháp rút từ những nghiên cứu trên vào Công ty TNHH Vin Lines Vậy nên, khi lựa chọn đề tài này, bài khóa luận hướng tới phân tích lý luận chung, nghiên cứu thực trạng hoạt động thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trên cơ sở lý thuyết nhằm đưa ra đề xuất cụ thể nhất, tối ưu và dễ thực thi cho công ty TNHH Vin Lines

Mục đích nghiên cứu: Dựa trên hệ thống các cơ sở lý thuyết cũng như phân tích, đánh giá hiện trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty để tìm ra những vấn đề còn tồn tại và đề xuất các giải pháp, kiến nghị thiết thực và khả thi cho doanh nghiệp để góp phần nâng cao sự hiệu quả trong quy trình này

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vin Lines

1.5 Phạm vi nghiên cứu

a Phạm vi về nội dung

Tập trung vào phân tích, đánh giá quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vin Lines từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty

b Phạm vi về thời gian

Khóa luận tập trung nghiên cứu các hoạt động trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines giai đoạn 2021 – đến 9 tháng đầu năm 2023 Trên cơ sở đó đề xuất giải pháp định hướng cho 3 năm tiếp theo (từ 2024-2026)

c Phạm vi về không gian

Khóa luận tập trung nghiên cứu các hoạt động trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines, trong đó công ty đóng vai trò làm đại lý

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Đối với phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp

quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận trong công ty Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và các nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề này

Cùng với đó và Phương Pháp khảo sát:

- Đối tượng khảo sát là Giám đốc công ty, Trưởng phòng, Trưởng nhóm phụ trách cùng với các nhận viên thuộc các phòng ban của công ty

- Địa bàn khảo sát là văn phòng công ty TNHH Vin Line có địa chỉ tại: 352 Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Thời gian khảo sát: Từ 11 tới 12 giờ ngày 10/1/2024

- Phương pháp phát phiếu khảo sát trực tiếp

- Nội dung khảo sát là các câu hỏi về đánh giá của nhân viên Vin Lines xoay quanh các vấn đề trong quy trình cung ứng dịch vụ của công ty nhằm đánh giá tính tối ưu trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines

Đối với phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu

thập từ Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 – 9 tháng đầu năm 2023, các tài liệu, hợp đồng được tham khảo trong quá trình

thực tập tại Công ty Ngoài ra còn được thu thập từ bên ngoài như các bài viết được đăng tải trên báo, tạp chí và website của Công ty

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Sau khi chọn lọc để lấy thông tin cần thiết, những dữ liệu này được tổng hợp, phân loại, sắp xếp cho phù hợp với các phần nghiên cứu khác nhau

- Phương pháp thống kê

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES thông qua các dữ liệu được thu thập từ dữ liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2021– 9 tháng đầu năm 2023

- Phương pháp phân tích, so sánh

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này

- Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm nâng cao sự hiệu quả trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH VIN LINES

Ngoài phần tóm lược, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và kết luận, Khóa luận được kết cấu theo 4 chương như sau:

Chương I – Tổng quan về hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES

Chương II – Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Chương III – Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH VIN LINES

Chương IV –Định hướng phát triển và đề xuất với hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH VIN LINES

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Một số khái niệm cơ bản về giao nhận hàng hóa bằng đường biển

2.1.1 Giao nhận hàng hóa

Theo điều 167, luật Thương mại 1997: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”

2.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hóa

Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận vận tải quốc tế _ FIATA về dịch vụ giao nhận đưa ra khái niệm như sau: Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) được định nghĩa là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”

Luật Thương mại sửa đổi ban hành ngày 14/06/2005 của nước ta định nghĩa “Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao”

2.1.3 Người giao nhận

Trong nhiều nước, người giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “Đại lý hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng và giao nhận”, “Người vận chuyển chuyên chính” nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn chỉ là người bán dịch vụ

Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997: “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá”

Theo luật Thương mại 2005: “ Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định của pháp luật”

Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế - FIATA thì: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá…”

2.1.4 Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu

Giao hàng xuất khẩu là một bộ phận cấu thành quan trọng trong thương mại quốc tế, là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hoá từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng Hoạt động giao hàng là một quy trình bao gồm nhiều công đoạn mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đưa ra các quyết định về giao hàng, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình di chuyển (Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

2.1.5 Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao hàng giữa hai địa điểm tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí (Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

2.2 Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.2.1 Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường biển là hoạt động thương mại mang tính chất dịch vụ nên nó cũng mang đầy đủ những đặc điểm của dịch vụ, bao gồm:

- Tính vô hình

Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính vô hình nghĩa là các chủ hàng, người sử dụng dịch vụ không nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hóa hữu hình Chỉ khi tiêu dùng rồi thì khách hàng mới có thể thấy được chất lượng của dịch vụ thông qua các tiêu thức như: thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, có đúng lịch trình và an toàn không, thủ tục chứng từ có đúng quy cách, rõ ràng không,

- Tính không lưu trữ

Hoạt động vận chuyển chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầu của khách hàng nên người vận tải không có khả năng sản xuất hàng loạt dịch vụ vận chuyển

Chính điều này tạo nên sự mất cân đối trong quan hệ cung – cầu vào những thời điểm khác nhau, phụ thuộc vào mùa vụ và chu kỳ kinh doanh của khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa

- Tính không sở hữu

Khi dịch vụ vận chuyển được thực hiện, với các công việc như vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hóa được di chuyển đến đích, chứ không được chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải

- Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi với tiêu thụ

Tính đồng nhất thể hiện sự đồng thời cả về thời gian và không gian giữa sản xuất và tiêu dùng dịch vụ vận chuyển Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người vận chuyển cần có kế hoạch, dự trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo được nhu cầu của khách hàng

- Tính thay đổi

Tính thay đổi của dịch vụ vận chuyển thể hiện ở việc việc dịch vụ vận tải không giống nhau ở các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ

- Tính thích ứng

Do đặc điểm của sản phẩm vận tải là không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê

2.2.2 Nghĩa vụ của người giao nhận

Theo Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:

- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không

thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

2.3 Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.3.1 Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Trong mỗi chuyến giao hàng, lại có thể xảy ra những phát sinh bất ngờ do việc vận chuyển hàng hoá qua đường biển gặp nhiều rủi ro, đòi hỏi cần có hoạt động quản trị quá trình này:

- Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hoá được giao đi đúng hạn và thu về lợi nhuận Bên cạnh đó, việc quản trị giúp các doanh nghiệp nắm bắt tình hình hàng hoá của mình trong quá trình vận chuyển cũng như theo dõi các đối tác có làm đúng như hợp đồng hay không

- Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận

- Đối với người nhận hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giúp nhận được hàng hoá đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh

2.3.2 Nội dung của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển a, Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Quy trình giao giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp các nghiệp vụ phức tạp Do đó, nhà quản trị phải xây dựng được một kế hoạch giao hàng hiệu quả, việc lập kế hoạch giống như một kim chỉ nam giúp doanh nghiệp định hình hành động, phân công tổ chức công việc cho các đơn vị có liên quan trong công ty từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên và tạo sự linh hoạt trong kinh doanh Cụ thể, Sau khi nhận được hợp đồng vận chuyển/yêu cầu dịch vụ của chủ hàng, người giao nhận lập kế hoạch giao hàng vận chuyển Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ:

Thứ nhất, dựa trên hợp đồng vận tải/yêu cầu dịch vụ Công ty sẽ xác định được các thông tin cơ bản của 1 lô hàng bao gồm loại hàng hoá, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng (volume), thời gian tàu chạy dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA), vận chuyển FCL hay LCL,… Từ đó, công ty sẽ có những thông tin ban đầu để sắp xếp chuẩn bị nguồn lực

Thứ hai, mỗi loại hàng hoá có đặc điểm bốc xếp, bảo quản, vận chuyển khác nhau nên công ty cần dựa trên khối lượng hàng hoá để tối ưu hoá trọng tải phương tiện, từ đó tối ưu hoá được chi phí

Thứ ba, doanh nghiệp giao nhân cần căn cứ xem điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình như thế nào, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất,… có đủ đáp ứng những yêu cầu của khách hàng hay không Để từ đó có các phương án và kế hoạch phù hợp vừa đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng mà vẫn giữ được uy tín của mình

Nội dung kế hoạch bao gồm các vấn đề về mục tiêu doanh số, về thị trường; các công việc cần thực hiện; thời gian thực hiện; phương án về nhân sự; phương án về chi phí; phương án về cơ sở vật chất

b, Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải

Doanh nghiệp giao nhận sau khi đã nắm được thông tin ban đầu và lập kế hoạch giao hàng thì cần tiếp tục giữ liên hệ với khách hàng để nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải

Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan Những chứng từ do chủ hàng xuất khẩu tự mình phát hành hoặc nằm trong sự kiểm soát của mình bao gồm Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List), chứng nhận xuất xứ (CO nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận),…

Cùng lúc đó, doanh nghiệp cần liên hệ với hãng tàu, tiến hành đặt chỗ, cược container, và nắm được lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không

Bước 2: Giao hàng hoá tại địa điểm quy định

Doanh nghiệp giao nhận phối hợp với chủ hàng xuất khẩu để vận chuyển hàng hoá đến địa điểm được chỉ định Địa điểm này có thể là kho của người bán (nếu mua bán theo điều kiện EXW), địa điểm được người bán chỉ định hoặc tại cảng xuất khẩu

Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải

Doanh nghiệp giao nhận yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin chi tiết để làm vận đơn của lô hàng Tuỳ theo nhu cầu của khách hàng muốn lấy MBL hoặc HBL thì doanh nghiệp giao nhận gửi vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra, gửi “pre-alert” cho đại lý ở nước ngoài và tiến hành làm Hướng dẫn làm hàng cho hãng tàu để làm MBL

Bước 4: Quyết toán chi phí

Sau khi hàng hoá được đưa lên tàu và giao hàng an toàn đến tay người nhập khẩu, công ty giao nhận tiến hành quyết toán chi phí với người xuất khẩu, hãng tàu và hoa hồng cho đại lý nước ngoài của mình

Trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, giữa các bên người xuất khẩu, người nhập khẩu, người giao nhận, người vận chuyển thì quá trình trao đổi thông tin cần được diễn ra liên tục, luôn cập nhập thông tin nhanh chóng

c, Giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Giám sát quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một phần quan trọng của hoạt động của một công ty Forwarder Đảm bảo sự an toàn, chính xác và hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa

Quá trình giám sát cần thực hiện theo từng bước của quá trình giao nhận hàng hoá, đảm bảo đúng tiến độ Nội dung giám sát của người giao nhận trong quá trình giao hàng xuất khẩu bao gồm:

- Giám sát việc thuê phương tiện vận tải

- Giám sát việc đưa hàng lên phương tiện vận chuyển - Giám sát hành trình vận chuyển hàng hoá

- Giám sát dòng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vận tải

d, Điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển không thể tránh khỏi những rủi ro có thể phát sinh mà lúc lập kế hoạch không lường trước được Điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tất cả các quyết định cần thiết đề ra để giải quyết những vấn đề không lường trước được, không đưa đầy đủ vào kế hoạch giao nhận hàng hoá

Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá phải tập trung giải quyết:

- Quá trình đặt chỗ trước cho hàng hoá xuất khẩu

Trong quá trình tiếp nhận booking, doanh nghiệp giao nhận và chủ hàng có thể gặp những mâu thuẫn như: không cung cấp đủ thông tin về lô hàng, ghi chép sai thông tin khi giao dịch; chủ hàng đã đặt chỗ nhưng không được do quá tải; không book được chỗ do không cung cấp đủ chứng từ gửi hàng hoá nếu đó là đặc biệt,…

- Quá trình giao hàng

Quá trình này có thể xảy ra những vấn đề như: hàng và phương tiện gặp tai nạn trong quá trình vận chuyển từ kho đến địa điểm giao hàng; hàng hoá bị hư hỏng do chất xếp, bảo quản không đúng yêu cầu về đặc tính của sản phẩm (hãng dễ vỡ, cháy nổ, đồ điện tử tránh va đập,…)

- Quá trình vận chuyển hàng hoá

Người giao nhận có thể gặp phải một số tình huống trong quá trình hàng hoá vận chuyển như: đắm tàu, chậm trễ (do mưa bão, thời tiết không thuận lợi), hàng hoá bị mất mát, thất lạc tại cảng trung chuyển

- Quá trình tạo lập chứng từ, thanh toán

Quá trình này có thể xảy ra những vấn đề như: ghi sai thông tin trên vận đơn như sai sai tên shipper, tên consignee, sai thông tin về cước phí (prepaid thành collect),… hay khách hàng chậm thanh toán, thanh toán nhỏ giọt hoặc không có khả năng thanh toán bất ngờ

2.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.3.3.1 Các nhân tố khách quan

a Môi trường kinh tế

Hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động xuất khẩu bằng đường biển nói riêng chịu ảnh hưởng rất lớn từ nền kinh tế thế giới Những biến động của nền kinh tế dù ít hay nhiều vẫn luôn tác động một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động giao nhận vận tải Hoạt động thương mại quốc tế phát triển thì khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu tăng lên và cùng với đó hoạt động giao nhận hàng hoá của các công ty giao nhận có nhiều cơ hội hơn

b Môi trường chính trị - pháp luật

Phạm vi hoạt động giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia trên thế giới Vì vậy, căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động này không chỉ là luật của nước nơi có đơn vị giao nhận mà còn là luật của nước nhập khẩu và luật quốc tế Luật quốc gia và các công ước quốc tế nói chung, đặc biệt là hoạt động giao nhận hàng hoá đường biển Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan đến hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao hàng xuất khẩu

c Yếu tố điều kiện tự nhiên

Giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường biển phụ thuộc tương đối nhiều vào các tác nhân bên ngoài, đặc biệt là điều kiện tự nhiên Quá trình chuyên chở trên biển chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại như trễ chuyến, huỷ chuyến, hàng hoá hư hỏng do mưa lớn, bão,… thậm chí là thiệt hại hoàn toàn cho chuyến tàu như sóng thần, biển động,… Yếu tố này là một trong những nguyên nhân gây ra tranh

chấp và là cơ sở xây dựng trường hợp bất khả kháng và miễn trách cho người giao nhận

d Yếu tố khoa học – công nghệ

Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến luôn giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao Với hoạt động giao nhận hàng hoá, việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại phục vụ việc điều hành quá trình giao hàng, giúp tăng khả năng đáp ứng dịch vụ nhanh chóng và chính xác hơn Cơ sở vật chất kỹ thuật càng hiện đại thì càng tạo cơ hội thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận

2.3.3.2 Các nhân tố chủ quan

a Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ thuật

Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hiệu quả của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp như văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hoá, công nghệ bảo quản và lưu kho, các thiết bị công nghệ thông tin quản lý,… Nếu thiếu các cơ sở hạ tâng và trang thiết bị đó thì hoạt động giao nhận, xuất khẩu hàng hoá sẽ trở nên khó khăn trong tình hình ngoại thương phát triển như hiện nay Khi có đầy đủ trang thiết bị sẽ thuận lợi hơn trong việc gom hàng, làm hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng, giúp chủ động về thời gian và chi phí, từ đó có được chi phí thấp trong khâu làm hàng giúp cho lợi nhuận được tăng cao Đồng thời, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các công ty có thể quản lý mọi hoạt động của mình, thông tin của các nhà cung cấp dịch vụ logistics và hàng hoá thông qua các hệ thống máy tính

b Yếu tố nhân sự

Yếu tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp luôn là con người Trong bối cảnh toàn cầu hóa và môi trường cạnh tranh ngày một gay gắt, yêu cầu về chất lượng, trình độ chuyên môn và kỹ năng của nguồn nhân lực ngày càng phải được nâng cao, đáp ứng với yêu cầu của thời đại Đặc biệt là nguồn nhân lực có kiến thức chuyên sâu và đa dạng về nghiệp vụ, luật pháp, ngoại ngữ, kỹ năng xử lý công việc, Các kiến thức và kỹ năng đó sẽ giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyên nghiệp các nhiệm vụ được giao, làm giảm thao tác công việc, tăng khả năng xử lý tình huống bất thường xảy ra Ngược lại nếu một doanh nghiệp không chú trọng đầu tư vào nhân lực, không cân nhắc kỹ trong khâu tuyển dụng cũng như tổ chức đào tạo nhân viên thì dù doanh nghiệp có lớn mạnh đến đâu cũng sẽ không thể duy trì một cách bền vững

c Nguồn lực tài chính doanh nghiệp

Tiềm lực tài chính là yếu tố quan trọng, nó phản ánh sức mạnh, năng lực, cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường thông qua khối lượng vốn mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh, khả năng phân phối và quản lý có hiệu quả các nguồn vốn Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là ngành yêu cầu vốn đầu tư rất lớn cho cơ sở hạ tầng, kho bãi và năng lực tài chính doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đầu tư, mua sắm trang thiết bị, công nghệ, cơ sở hạ tầng…Có tiềm lực tài chính vững mạnh, nguồn vốn dồi dào, doanh nghiệp mới có thể tạo ra niềm tin với đối tác, nhất là đối tác nước ngoài

d Tài sản vô hình

Thương hiệu

Thương hiệu là một nguồn lực vô hình cấu thành nên năng lực cạnh tranh và là nhân tố quyết định sự phát triển bền vững của công ty Một thương hiệu chỉ có thể duy trì ấn tượng lâu dài trong tâm trí của khách hàng nếu như thương hiệu đó kèm với một dịch vụ tốt và chất lượng Chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo uy tín thương hiệu Để làm được điều đó, các công ty cần tuyển dụng các nhân viên có trình độ chuyên môn cao, thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn để nâng cao nghiệp vụ, cập nhật những công văn mới nhất, cách giải quyết vấn đề với hải quan và với khách hàng

Trình độ quản lý

Một doanh nghiệp để đạt được thành công thì không thể không kể đến yếu tố trình độ quản lý của cấp lãnh đạo Người quản lý là người điều hành, phối hợp sắp xếp và bố trí nhân lực thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Người quản lý luôn phải xây dựng chiến lược kế hoạch để nắm bắt được những thời cơ thuận lợi, hạn chế những rủi ro không mong muốn nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp một cách tốt nhất

Một công ty được quản lý bởi những cá nhân có tầm nhìn, có khả năng điều hành đội nhóm tốt chắc chắn sẽ dẫn dắt cho công ty đi từ thành công này tới thành công khác Tuy nhiên một công ty tập hợp bởi những cá nhân ưu tú, xuất sắc, giỏi về chuyên môn, nhưng lãnh đạo chưa thực sự có năng lực thì rất khó để có thể phát triển đi lên và cung ứng được mức dịch vụ tốt nhất Như vậy có thể thấy trình độ quản lý có vai trò vô cùng quan trọng Nó giúp gắn kết giữa các thành viên, các bộ phận và tạo mối quan hệ hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong cơ quan

Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES 3.1 Giới thiệu về công ty TNHH VIN LIINES

3.1.1 Sự hình thành và phát triển công ty

Các thông tin chung về công ty

Tên tiếng việt: công ty TNHH Vin Lines Tên tiếng anh: Vin Lines company limited Tên viết tắt: Vin Lines Co., Ldt

Địa chỉ trên ĐKKD: 352 Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

MST: 0108636129

Tầm nhìn của Vin Lines

Vin Lines là một tổ chức dẫn đầu trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam và khu vực là nơi mà tất cả các thành viên trong công ty luôn được quan tâm, che trở, được đào tạo và phát triển bản thân ở mức độ tốt nhất, công bằng nhất Xây dựng một văn hóa làm việc giúp các thành viên đảm bảo về mặt tài chính, sức khỏe, trí tuệ, tinh thần

Sứ mệnh của Vin Lines

Sứ mệnh của Vin Lines chính là phát triển những sản phẩm dịch vụ Logistics đem lại những giá trị hơn cả sự kỳ vọng của khách hàng, không ngừng sáng tạo để luôn là người đi đầu trong lĩnh vực của mình

Sơ lược sự hình thành và phát triển Sơ lược sự hình thành và phát triển

Công ty TNHH Vin Lines được thành lập vào năm 2019 dưới hình thức là một công ty tư nhân với 100% vốn trong nước Lĩnh vực hoạt chính của công ty là giao nhận vận tải quốc tế với vai trò là công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Tệp khách hàng chủ yếu của công ty là các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu

Với mục tiêu trở thành một trong những công ty kết nối dịch vụ vận tải hàng đầu Từ năm 2019 đến nay, Vin Lines đã không ngừng mở rộng mạng lưới nhà cung ứng, thị trường và tệp khách hàng tiềm năng trên toàn cầu Vin Lines là đối tác tin cậy của nhiều đại lý giao nhận vận tải tại nhiều quốc gia trên thế gới như Mỹ, Thái Lan, Canada, khu vực Châu Âu, Đồng thời, công ty cũng trở thành thành viên của nhiều tổ chức, hiệp hội giao nhận vận tải thế giới như: Uỷ ban Hàng hải Liên bang Mỹ( US Federal Maritime Comission- FMC), Liên minh hàng hóa thế giới( World Cargo Alliance-WCA), mạng lưới logistics toàn cầu (JC Trans), Xuất phát điểm là một văn phòng nhỏ ở Hà Nội với đội ngũ nhân sự 20 người đến này công ty đã phát triển đến 2 chính nhánh ở Việt Nam nâng tổng số nhân lực lên gần 100 người

3.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm thị trường 3.1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

Vin Lines hiện đang cung cấp các dịch vụ logistics chính quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu

Dịch vụ kết nối vận chuyển bằng đường biển: Với hệ thống đại lý mạnh tại các khu vực cảng lớn trên thế giới, hợp đồng ký kết với các hàng tàu uy tín như Maersk, SITC, COSCO, Haapag Lloyd, ONE, Vin Lines không chỉ cugng cấp giá cước biển cạnh tranh giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí mà còn tư vấn cho khách hàng tuyến đường vận chuyển ngắn nhất, hãng vận tải phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng Các dịch vụ bao gồm:

- Vận chuyển hàng nguyên container (FCL) - Vận chuyển hàng lẻ (LCL)

- Vận chuyển trọn gói - Vận chuyển hàng rời - Môi giới hải quan

Dịch vụ kết nối vận chuyển bằng đường hàng không: Vin Lines hiện đã ký kết hợp đồng với các hãng hàng không uy tín như Vietnam Airline, Thai Airways, Malaysia Airlines, các dịch vụ bao gồm:

- Vận chuyển từ sân bay đến sân bay - Vận chuyển trọn gói

- Vận chuyển kết hợp đường biển và đường hàng không Giao nhận hàng hóa quốc tế: bao gồm các hoạt động sau:

- Thay mặt người gửi hàng (Người xuất khẩu) gửi hàng hóa cho người nhận

- Thay mặt người nhận hàng ( Người nhập khẩu) nhận hàng hóa từ phía người gửi

- Vừa giao và nhận hàng hóa cho cả hai bên khách hàng bao gồm dịch vụ “Door to Door” hoặc “Delivery at Door”

- Năm 2023 tổng kim ngạch trao đổi thương mại hàng hóa của Việt Nam với các nước trong khu vực châu Âu ước đạt 72,3 tỉ USD, trong đó, xuất khẩu ước đạt 53,3 tỉ USD, nhập khẩu ước đạt gần 19 tỉ USD Thặng dư thương mại của Việt Nam với thị trường châu Âu trong năm 2023 ước đạt 34,3 tỉ USD

- Còn tại khu vực châu Mỹ, tổng kim ngạch trao đổi thương mại hàng hóa của Việt Nam với các nước châu Mỹ năm 2023 ước đạt 136 tỉ USD, trong đó, xuất khẩu ước đạt 113,2 tỉ USD, và nhập khẩu ước đạt gần 22,8 tỉ USD, Thặng dư

thương mại của Việt Nam với thị trường châu Mỹ trong năm 2023 ước đạt 90,4 tỉ USD

Tại thị trường Châu Á, công ty tập trung các quốc gia lớn với tỉ trong xuất nhập khẩu ở mức cao đó là Trung Quốc và Ấn Độ Trung Quốc tiếp tục là đối tác thương mại lớn nhất của Việt Nam, với tổng kim ngạch xuất nhập khẩu trong năm 2023 xấp xỉ 171,2 tỉ USD, chiếm hơn 25% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu cả nước Trong khi đó, Ấn Độ năm 2023 đạt 14,36 tỉ USD Trong đó, xuất khẩu hàng hóa sang Ấn Độ đạt kim ngạch 8,5 tỉ USD, tăng trưởng 6,8% so với năm Dẫn đầu kim ngạch xuất khẩu trong năm 2023 là nhóm mặt hàng máy vi tính, sản phẩm điện tử và linh kiện đạt 1,94 tỉ USD, tăng 88,2% so với cùng kỳ năm trước, chiếm 22,9% tỉ trọng

Đặc biệt, giá cước vận tải trên các tuyến đường Châu Â, Châu Á, Châu Mỹ bắt giảm theo thị trường vận tải container toàn cầu Công ty nhận thấy đây là cơ hội lớn để phát triển kinh doanh dịch vụ logistics quốc tế tại thị trường này

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Vin Lines

(Nguồn: Tài liệu nội bộ Vin Lines)

Hội đồng quản trị

Phòng Marketing, thiết kế, nghiên

cứu sản phẩm

Phòng chăm sóc khách hàng

Phòng Kinh doanh(

sales) Phòng chứng từ

Phòng kế toán, tài chính

Chi nhánh Hải Phòng, Hồ Chí

Minh

Phòng giao nhận Ban giám đốc

Chức trách các bộ phận

Hội đồng quản trị

Tổ chức và nhân sự cảu Vin Lines bao gồm các thành viên chủ chốt đó là Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, các thành viên hội đồng quản trị Các thành viên có nhiệm vụ cung cấp vốn, xác định chiến lược lâu dài cho công ty Đồng thời đưa ra quyết định, giải pháp phát triển thị trường , tiếp thị và công nghệ

Ban giám đốc

Ban giám đốc của Vin Lines được bố chí gồm 1 Tổng giám đốc và 1 Phó tổng giám đốc, Họ nắm quyền điều hành các nhiệm vụ chính như lập kế hoạch và định hướng chiến lược để đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch của công ty đạt được một cách hiệu quả và bền vững, qua đó đánh giá tầm nhìn tương lai của công ty và định hướng phát triển dài hạn Bên cạnh đó Giám đốc là người định hướng phát triển sản phẩm và dịch vụ, đưa ra quyết định về việc phát triển và cải tiến sản phẩm và dịch vụ của công ty, đảm bảo sự cạnh tranh và sự khác biệt của công ty trên thị trường Quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Cuối cùng họ là những người định hình văn hóa tổ chức, xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức phù hợp với giá trị và mục tiêu của công ty, đảm bảo môi trường làm việc tích cực và sự phát triển của nhân viên

 Phòng nhân sự, đào tạo

Phòng nhân sự, đào tạo của Vin Lines luôn bao gồm 1 trưởng phòng và 1 phó phòng Họ chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên, thực hiện quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới để đảm bảo tổ chức có đủ nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc Họ giúp xây dựng chế độ và chính sách nhân sự, đảm bảo tổ chức có các chính sách, quy định, quy trình liên quan đến quản lý nhân sự, bao gồm chế độ lương, chế độ phúc lợi, chế độ làm việc, chính sách khen thưởng và kỷ luật, và nhiều chính sách khác Đồng thời phòng nhân sự cũng có trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân viên Trong suốt quá trình làm việc, phòng nhân sự phải luôn đảm bảo hiệu suất làm việc và đánh giá nhân viên, thực hiện việc quản lý hiệu suất và đánh

giá định kỳ về công việc của nhân viên, từ đó xác định kết quả làm việc và đề xuất các biện pháp để cải thiện hiệu suất làm việc

 Phòng marketing, thiết kế, nghiên cứu sản phẩm

Phòng marketing, thiết kế, nghiên cứu sản phẩm được bố chí bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và nhân viên Họ có nhiệm vụ tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực marketing Đồng thời tiến hành nghiên cứu và phát triển các sản phẩm dịch vụ mới cho công ty qua đó tìm giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả các kênh marketing cũ của công ty, nghiên cứu và phát triển các kênh marketing mới

Phòng chăm sóc khách hàng

Được bố chí nhân sự tương tự như các phòng khác Phòng chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm quản lý, giao dịch, chăm sóc và hỗ trợ những khách hàng được công ty giao phó Tổ chức, ghi nhận tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàng trong công ty, qua đó phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục, phòng ngừa và theo dõi quá trình thực hiện Hàng năm, phòng chăm sóc khách hàng tổng kết hoạt động khiếu nại của khách hàng, phân tích chỉ số khiếu nại Tổ chức và xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng tiếp cận thông tin về công ty, sản phẩm, dịch vụ của công ty…Cuối cùng là lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Trưởng phòng bán hàng xem xét và đề xuất Ban giám đốc thông qua

 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là một trong những phòng đóng vai trò quan trọng trong công ty Dĩ nhiên, một công ty mạnh là một công ty có đội ngũ sales giỏi Họ chính là những người quyết định đến doanh thu của công ty, do đó việc bố trí nhân sự ở vị trí này chiếm phần nhiều hơn so với các phòng ban khác bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 2 trưởng nhóm và các nhân viên Các thành viên đóng vai trò tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh đồng thời xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của công ty (Bao gồm: các công việc cần triển khai, nguồn lực cần thiết, doanh số đạt được, ) Các thành viên của phòng Kinh doanh

cũng phối hợp với các bộ phận liên quan cùng lập các chương trình thúc đẩy kinh doanh với đối tác để giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ khác được giao Quan trọng hơn hết và việc họ tổ chức và quản lý hệ thống dữ liệu Khách hàng/Đối tác của Công ty cũng như mở rộng mạng lưới Khách hàng/Đối tác của Công ty theo kế hoạch trong từng giai đoạn Làm báo cáo kết quả kinh doanh theo tuần, tháng, quý nộp lên ban giám đốc những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin

Phòng chứng từ

Cách tổ chức nhân sự phòng chứng từ cũng bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và nhân viên Có nhiệm vụ tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực chứng từ Họ giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động chứng từ và thực hiện các

nhiệm vụ khác được giao Nhận viên chứng từ phải cập nhật, nâng cao khả năng nghiệp

vụ theo sự phát triển của thị trường

 Phòng tài chính, kế toán

Được bố chí tường tự như các phòng ban khác, nhiệm vụ chính thực hiện toàn bộ công tác hoạch toán, kế toán, tài chính mà Hội đồng quản trị giao theo quy định của Điều lệ Công ty Họ tiến hành kiểm tra giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán trong doanh nghiệp Đồng thời thực hiện công tác hạch toán

kế toán của Công ty Tổng hợp, phân tích tài chính trong Công ty một cách thường

xuyên, hàng tháng bảo phục vụ cho công tác điều hành của Tổng giám đốc, đồng thời xây dựng các quy định quản lý tài chính trong doanh nghiệp trình Tổng giám đốc ban

hành Lập kế hoạch và đảm bảo kế hoạch tài chính: trả nợ ngân hàng, mua hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản phát sinh khác Họ cũng đóng vai trò trong việc cung cấp số liệu kế toán cho các cơ quan hữu quan: thuế, thống kê, chính quyền, thực hiện

các giao dịch với ngân hàng trong việc vay tín dụng, lập phương án kinh doanh trình Ngân hàng khi có yêu cầu, và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến tài chính

công ty: công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp Nhân viên thuộc phòng kế toán chịu trách nhiệm tính lương và các chế độ khác cho nhân viên bán hàng Lập báo cáo

kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu Công ty tại từng thời điểm

Phòng giao nhận

Phòng giao nhận đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong công ty Họ có trách nhiệm quản lý và điều phối công việc liên quan đến hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa Phòng giao nhận nhận và xử lý các đơn hàng từ khách hàng Các nhân viên sẽ kiểm tra thông tin đặt hàng, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trước khi tiến hành vận chuyển, sau đó lập kế hoạch vận chuyển dựa trên thông tin cung cấp từ khách hàng Tiếp sau họ đảm nhận việc theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến Họ liên lạc với đội lái xe hoặc công ty vận chuyển để theo dõi và cập nhật vị trí hàng hóa, đảm bảo việc vận chuyển được thực hiện đúng thời gian và địa điểm dự kiến Khi hàng hóa vận chuyển qua biên giới quốc gia, phòng giao nhận chịu trách nhiệm xử lý các thủ tục hải quan Họ chuẩn bị và nộp các tài liệu yêu cầu, đảm bảo tuân thủ các quy định và thủ tục hải quan cục bộ

Chi nhánh Hải Phòng, Hồ Chí Minh

Nhiệm vụ chính của chi nhánh Hải Phòng và Hồ Chí Minh trước hết đó chính lá tham mưu cho ban giám đốc, phòng kinh doanh và các phòng ban khác phương pháp, sách lược mới để phát triển công việc kinh doanh Chí nhánh điều hành thực hiện các chiến lược đề ra và tham gia vào việc xây dựng chiến lược, chính sách chung của công ty Đồng thời, họ phải tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, du lịch Phát hiện khách hàng tiềm năng Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và kí kết hợp đồng Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng Thực hiện tiếp thị- Phát triển lĩnh vực kinh doanh mới Thu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về

khách hàng và thị trường Sẵn sàng làm những công việc phát sinh khác theo tính chất công việc

3.1.4 Các nguồn lực của công ty 3.1.4.1 Nguồn lực tài chính

Dựa vào Báo cáo tài chính của doanh nghiệp và bảng cân đối kế toán, có thể tóm lược tình hình tài sản của công ty trong giai đoạn 2021 – 2023 thông qua bảng như sau:

3.1.4.2 Nguồn nhân lực

Tổng số lao động của doanh nghiệp Tổng số: 84

Bảng 3.2 Tỷ lệ lao động theo từng tiêu chí

vấn

thâm niên

< 5 năm thâm niên

Đại học

Sau Đại học

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH VIN LINES

3.2.1 Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty TNHH VIN LINES

Hình 3.2 Sơ đồ chuỗi cung ứng công ty Vin Lines

Qua sơ đồ trên ta có thể thấy hiện các nhà cung cấp của Vin Lines chính là các hãng tàu, hãng hàng không và các hãng chuyển phát nhanh Đồng thời Vin Lines cũng có cho mình tập khách hàng là các công ty logistics ở nước ngoài, hay các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất

3.2.2 Khái quát về kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021-2023

a, Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023

Nhờ đội ngũ lãnh đạo có nhiều năm kinh nghiệm, lực lượng lao động trẻ, nhiệt huyết và có chuyên môn cao, Công ty TNHH Vin Lines đã đạt được nhiều thành tựu và đang từng bước khẳng định vị thế cạnh tranh của mình trong tâm trí khách hàng nói riêng và trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam nói chung