Báo cáo thực tập giữa khóa nơi thực tập phòng kinh doanh công ty tnhh vin lines

3 ATDActual Time of Department: thời gian khởi hành thực tế của lô hàng A trong quá trình vận chuyển hàng đến tay khách hàng4 BL Bill of lading B/L gọi tắt bill là vận đơn vận chuyển hàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ -*** - BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại NƠI THỰC TẬP: PHỊNG KINH DOANH CƠNG TY TNHH VIN LINES Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Linh Mã sinh viên: 2014110145 Lớp: Anh - Khối - Kinh tế đối ngoại Khóa: 59 Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Hồng Hạnh Hà Nội, tháng 08 năm 2023 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VIN LINES 1.1 Giới thiệu công ty 1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn giá trị cốt lõi công ty .3 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Các loại dịch vụ 1.5 Tình hình cơng ty Vin Lines 1.5.1 Doanh thu chi phí 1.5.2 Các loại hàng hóa xuất nhập CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG XUẤT FCL TERM FOB TẠI CÔNG TY TNHH VIN LINES 2.1 Kiểm tra giá cước báo giá cho khách hàng 2.1.1 Kiểm tra giá cước .9 2.1.2 Báo giá cước cho khách hàng .9 2.2 Xác nhận thông tin lô hàng 10 2.2.1 Xác nhận win hàng 10 2.2.2 Xác nhận thông tin hàng hóa từ khách hàng Việt Nam 10 2.2.3 Xác nhận khai báo đặc biệt, cước phụ phí 11 2.3 Đặt booking .12 2.3.1 Lấy booking .12 2.3.2 Gửi booking .12 2.3.3 Duyệt lệnh cấp container 13 2.4 Submit SI, VGM phát hành Bill of Lading 13 2.4.1 Submit SI, VGM cho hãng tàu 13 2.4.2 Phát hành BL 14 2.5 Hóa đơn công nợ 14 2.5.1 Invoice 14 2.5.2 Công nợ 14 2.6 Phát hành BL Telex or Original 15 2.7 Kết thúc lô hàng .15 CHƯƠNG 3: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT CHO DOANH NGHIỆP VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CỦA BẢN THÂN 16 3.1 Ưu điểm, nhược điểm đề xuất cho doanh nghiệp .16 3.1.1 Ưu điểm doanh nghiệp 16 3.1.2 Nhược điểm doanh nghiệp 16 3.1.3 Đề xuất cho doanh nghiệp 17 3.2 Bài học kinh nghiệm cho thân 18 3.3 Ý nghĩa tập 20 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .23 PHỤ LỤC .24 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt ACI AMS Ý nghĩa Advanced Commercial Information: Phí khai Manifest trước 24giờ cảng xếp hàng Canada Automated Manifest System: loại phí áp dụng cho tất hàng hóa nhập vào Mỹ.  Actual Time of Department: thời gian khởi hành thực ATD tế lô hàng A trình vận chuyển hàng đến tay khách hàng BL Bill of lading (B/L) gọi tắt bill là vận đơn vận chuyển hàng hóa Entry Summary Declaration: là một loại phụ phí kê ENS khai sơ hàng hóa xuất vào thị trường Châu Âu ETD FCL FOB Estimated time of departure (ETD) là ngày khởi hành dự kiến lô hàng Full Container Load: là hàng nguyên container Free On Board: điều khoản giao hàng Incoterms Shipping Instruction, là thông tin cung cấp hướng SI làm, cách thức vận chuyển chủ hàng hóa cho cơng ty giao nhận vận tải forwarder 10 VGM Verified Gross Mass: phiếu xác nhận khối lượng toàn container hàng vận chuyển quốc tế DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Một số thông tin công ty TNHH Vin Lines Bảng 1.2: Một số ngành nghề kinh doanh công ty TNHH Vin Lines Bảng 1.3: Các loại dịch vụ cơng ty TNHH Vin Lines Bảng 1.4: Doanh thu công ty TNHH Vin Lines từ 2019 đến 2022 .6 Bảng 1.5: Các loại hàng hóa xuất nhập .7 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Vin Lines .4 Hình 3.1: Quy trình đề xuất xin đạo cấp Vin Lines 18 PHẦN MỞ ĐẦU Qua ba năm học Trường đại học Ngoại Thương, em học hỏi nhiều kiến thức bổ ích từ thầy trường Nó giúp em có sở vững chun ngành Nhưng bên cạnh em cảm thấy thân cịn thiếu sót chưa có nhìn kinh nghiệm thực tế thị trường lao động ngày Chính vậy, tập khóa trường cách tốt để em học hỏi kinh nghiệm lĩnh vực mà quan tâm Trước thời gian thực tập, thân em bắt đầu suy nghĩ lĩnh vực thân theo đuổi Chính vậy, bắt đầu q trình thực tập, em định vị trí muốn cho tập khóa Em muốn thân có nhìn tổng quan thị trường lĩnh vực logistic thử thách thân vào khía cạnh mà thân chưa thử qua nên em đăng kí thực tập vào vị trí thực tập sinh sale logistic Nhưng để tăng hội có vị trí thực tập nên em đăng kí thực tập vào vị trị khác Purchasing, Pricing Doc Với vị trí thực tập sinh sale logistic Cơng ty TNHH Vin Lines, em thực học nhiều kinh nghiệm cải thiện kỹ mềm kỹ cứng thân Đồng thời, em nhận hỗ trợ nhiệt tình từ giáo viên hướng dẫn – cô Nguyễn Hồng Hạnh anh chị cơng ty để hồn thành báo cáo thực tập Em hy vọng sau hoàn thành báo cáo thực tập, em làm việc cách chuyên nghiệp trưởng thành Thời gian thực tập giúp em nâng cao kiến thức, khám phá nhiều thông tin mới, sẵn sàng bước vào môi trường Tuy nhiên, thời gian thực tập ngắn kinh nghiệm thiếu nên khơng thể tránh khỏi sai sót, em mong nhận ý kiến, góp ý đánh giá TS Nguyễn Hồng Hạnh để báo cáo cải thiện CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VIN LINES 1.1 Giới thiệu công ty Công ty TNHH Vin Lines công ty cung cấp dịch vụ logistics thành lập vào năm 2018 đăng ký doanh nghiệp vào năm 2019 Cơng ty có trụ sở Thủ Hà Nội chi nhánh Hải Phịng, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng Cơng ty ký hợp đồng với hãng tàu MAERSK, ONE, COSCO…và hãng hàng khơng CX, CZ, VN…cùng với dịch vụ nước khác vận chuyển, làm thủ tục hải quan, Chính vậy, cơng ty đáp ứng tất dịch vụ vận chuyển từ nước đến quốc tế  Thông tin Bảng 1.1: Một số thông tin công ty TNHH Vin Lines Tên Quốc Tế VIN LINES COMPANY LIMITED Tên viết tắt VIN LINES CO., LTD Mã số thuế 0108636129 Địa 352 Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện NGUYỄN CÔNG HƯNG ( sinh năm 1988 - Hà Nội)  Ngày hoạt động 2019-03-06 Quản lý Chi cục Thuế Quận Thanh Xn Loại hình doanh nghiệp Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên trở lên Hà Nội Nguồn: masothue.com  Một số ngành nghề kinh doanh Bảng 1.2: Một số ngành nghề kinh doanh công ty TNHH Vin Lines Mã Ngành 2410 Vận tải hàng hóa đường 5022 Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa 5210 Kho bãi lưu giữ hàng hóa (Khơng bao gồm hoạt động kinh doanh bất động sản) 5224 Bốc xếp hàng hóa (Trừ bốc xếp hàng hóa cảng hàng khơng) 5229 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Chi tiết: Gửi hàng; Sắp xếp tổ chức hoạt động vận tải đường sắt, đường bộ; Giao nhận hàng hóa; Thu, phát chứng từ vận tải vận đơn; Hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan; Hoạt động liên quan khác như: bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa đường vận chuyển, dỡ hàng hóa, lấy mẫu, cân hàng hố; Hoạt động đại lý bán vé máy bay; Logistics 5320 Chuyển phát Nguồn: masothue.com 1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn giá trị cốt lõi cơng ty ❖ Sứ mệnh công ty - Mở tương lai ngành vận tải, nỗ lực sáng tạo lĩnh vực liên quan - Thỏa mãn mong muốn khách hàng, tạo dựng niềm tin, dốc sức xây dựng xã hội thịnh vượng - Phát triển ý tưởng sáng tạo nhân viên với mục tiêu tạo niềm vui công việc đời sống nhân viên vật chất tinh thần ❖ Tầm nhìn cơng ty Vin Lines mong muốn hợp tác với đối tác để phát triển Tin tưởng khởi đầu cho mối quan hệ hợp tác bền chặt lâu dài hai tổ chức ❖ Giá trị cốt lõi công ty Cung cấp giải pháp logistics cho khách hàng đối tác với trách nhiệm cao mang lại giá trị vượt mong đợi khách hàng đối tác thông qua tổ hợp dịch vụ giao nhận chất lượng 1.3 Cơ cấu tổ chức Năm 2018, Vin Lines thành lập Sau đó, cơng ty mở rộng thêm có văn phịng đại diện Thành Phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng Đà Nẵng Cơ cấu tổ chức văn phòng Hà Nội sau: Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Vin Lines Giám đốc Phó giám đốc Phịng kinh doanh Team Oversea Phịng kế tốn Phịng chứng từ Pricing Team Direct Nguồn: Phòng kinh doanh Vin Lines Co cau… Hình 3.2: Quy trình đề xuất xin đạo cấp Vin Lines Tổng Giám Đốc Phó Giám Đốc Quản Lý Team Sale Mặc dù mơ hình này, tồn khuyết điểm khiến cấu Vin Lines hồn chỉnh mơ hình khiến cho người quản lý nắm bắt thứ để hỗ trợ sale làm công việc sale trở lên chắn hơn, đặc biệt sale thực tập sinh Logistic khơng có nhiều kinh nghiệm Và máy Vin Lines hoàn thiện tương lai với phân quyền rõ ràng quy trình trở lên đơn giản giúp loại bỏ yếu tố bất lợi thời gian 3.2 Bài học kinh nghiệm cho thân Sau tuần thực tập công ty TNHH Vin Lines, bên cạnh điều làm được, em nhận thấy cịn số thiếu sót định mặt kiến thức kĩ năng, thái độ Từ em rút học kinh nghiệm làm việc cho thân - Bài học thái độ Thứ học thái độ công việc Về mặt thái độ trình làm việc, sinh viên thực tập cần có thái độ chăm nhiệt tình với công việc giao, làm giấc, giữ kỷ luật chung Ngồi ra, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên cần phải cố gắng học hỏi kinh nghiệm anh chị 18 cơng ty Nếu cảm thấy thân có khả làm việc nên mạnh dạn nhận làm việc Thứ hai học thái độ nhân viên khác công ty Thái độ việc lễ phép chào hỏi, giao tiếp mà cịn thể thơng qua mức độ tương tác với thành viên khác cơng ty, đặc biệt phịng ban Xuất phát từ tâm lý e ngại lo sợ, sinh viên thực tập phần lớn tập trung giao tiếp với người hướng dẫn trực tiếp mà trao đổi thông tin với nhân viên khác Điều tuyệt đối khơng nên gây cản trở việc mở rộng xây dựng thêm mối quan hệ Thêm vào đó, việc phải giải đáp nhiều câu hỏi khiến người hướng dẫn trực tiếp khó chịu, khơng hài lịng có q nhiều cơng việc cần giải Ngồi ra, người hướng dẫn trực tiếp khơng phải người biết tất cả, việc e ngại, rụt rè, có thắc mắc mà khơng dám hỏi nhân viên khác làm hội học hỏi nhiều điều Thứ ba học việc tìm hiểu văn hóa quy định trang phục làm Để chuẩn bị tốt bước vào môi trường doanh nghiệp, tránh việc lạc lõng ngoại hình, gây tự tin làm việc, sinh viên thực tập cần phải mặc trang phục trang trọng, tránh mặc theo phong cách thường ngày Khi có mong muốn làm việc cho cơng ty đó, trang phục phải phù hợp hịa nhập với văn hóa cơng ty - Bài học kinh nghiệm Thứ thân có nhìn tổng quan ngành sale Logistic thị trường xuất nhập Việt Nam Có thể thấy rằng, thị trường xuất nhập phát triển mạnh mẽ sau chững lại từ đại dịch Covid 2019 Hàng hóa lưu thơng ổn định lại với ổn định giá cước dịch vụ xuất nhập khác Thứ hai thân hiểu quy trình thực lơ hàng xuất nhập Mặc dù tùy vào trường hợp khác mà ta phải điều chỉnh cho phù hợp mặt tổng thể em xây dựng cho mơ hình để nắm bắt cơng việc sale Logistic Từ đây, em thể hiểu cách 19 công việc khác chuỗi cung ứng người mua hàng, sale xuất khẩu, sale logistic, Doc Ops,… Mỗi cơng việc có đặc tính riêng lại có mối quan hệ chặt chẽ tham gia vào chuỗi cung ứng Các vị trí liên kết chặt chẽ với để đảm bảo quy trình trơn chu Và vấn đề phát sinh bên phải tham gia để giải chúng Thứ ba thân em trao dồi số kiến thức thực tiễn Đó điều với em lại thú vị quý giá  Về việc check giá online: check giá online số hãng tàu như: One, COSCO, OOCL, HPL,… Nhưng với số hãng tàu lại khơng có giá online IAL, MAERSK,…hay giá online web lại sử dụng RCL mà lúc ta phải hỏi check với sale hãng tàu  Tỷ giá hối đoái: giá cước hàng tàu tính theo đồng USD Và hầu hết hãng tàu tính chênh lệch tỷ giá theo tỷ giá hối đoái ngân hàng Vietcombank Riêng có HPL MAERSK khác hai hãng tàu có chênh lệch tỷ giá riêng Với Hãng HPL chênh lệch tỷ giá thường gấp lần so với Vietcombank hãng MAERSK gấp lần Chính vậy, cần phải lưu ý vấn đề tính giá cước  NVOCC: thường cước biển rẻ local charges hai đầu cao nên NVOCC thường phụ hợp họ làm việc trực tiếp với bên thuê tàu hay hàng hóa tuyến Mỹ Bởi tuyến Mỹ cần có giấy phép nên Forwarder bình thường khơng đặt booking mà thơng thường thơng qua NVOCC có giấy phép  Hàng lẻ: thường xảy tình trạng hãng tàu báo giá cước rẻ, chí Refund agent bên thu local charges at destination cao Chính check giá cước hàng lẻ cần phải lưu ý giá cước local charges 3.3 Ý nghĩa tập Trong năm đầu học tập khoa Kinh tế kinh doanh quốc tế, trường Đại học Ngoại thương, em có hội tiếp thu tự trau dồi cho thân kiến thức kinh tế kiến thức chuyên ngành vấn đề thương mại quốc tế, vận tải giao nhận bảo hiểm ngoại thương… Tuy nhiên, hầu hết 20 em tiếp thu từ giảng thầy cô từ sách giáo trình mà chưa áp dụng vào thực tiễn Vì nhà trường tạo điều kiện cho em có hội tiếp xúc với thực tế thơng qua việc thực tập khóa Đây thực điều cần thiết để em kiểm nghiệm học với diễn thực tế doanh nghiệp, qua có chuẩn bị tốt sau trường Khoảng thời gian tuần thực tập Công ty TNHH Vin Lines, giúp đỡ tận tình anh chị nhân viên phòng phịng liên quan cơng ty, em có điều kiện nắm bắt tổng quát chung tình hình hoạt động cơng ty hồn thành báo cáo thực tập Em xác định cho thái độ nghiêm túc làm việc học cách ứng xử, hòa đồng với tất người môi trường làm việc Qua tập này, em học nhiều điều Có điều mẻ với thân em Và với tập này, em tìm đường mà thân muốn trải nghiệm thời gian tới Em muốn tìm hiểu sâu chuyên ngành thị trường trải nghiệm nhiều điều mẻ lãnh thổ hình chữ S Em cảm thấy việc nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên năm thực tập khóa việc ý nghĩa, để chúng em trải nghiệm xem cơng việc có phù hợp với thân hay khơng Từ đó, sau tốt nghiệp, chúng em lựa chọn cho mơi trường làm việc thích hợp với thân để gắn bó cống hiến lâu dài cho cơng việc 21 KẾT LUẬN Trong bối cảnh thị trường có tính chất thường xun thay đổi nay, với môi trường cạnh tranh khốc liệt Việt Nam hội nhập kinh tế giới vô mạnh mẽ, việc thực quy trình xuất nhập hợp lý nhiệm vụ cần thiết để tạo nên hiệu cho hoạt động Cơng ty Do đó, cơng ty cần đưa ra, thực không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động cho phù hợp với mục tiêu, chiến lược cơng ty Để làm điều cần có nỗ lực làm việc tất thành viên công ty, đồng thời cá nhân phải ln tự ý thức vai trị trách nhiệm cơng việc Nhìn chung, công ty có những chính sách phù hợp hoạt động kinh doanh, và không ngừng nỗ lực để có một chỗ đứng vững chắc thị trường nước và ngoài nước Đây chính là nhờ sự tổ chức làm việc chặt chẽ của bộ máy công ty và sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty Qua thời gian thực tập, em đã được tìm hiểu và nghiên cứu thực tiễn nghiệp vụ xuất nhập khẩu tại công ty tích lũy cho mình một số kinh nghiệm quý báu Trong thời gian thực tập Cơng ty TNHH Vin Lines, nhờ có hướng dẫn tận tình anh chị phịng Kinh doanh, em học hỏi nhiều điều, liên hệ lý thuyết học lớp vào thực tế, góp phần hồn thiện kiến thức chun ngành Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn nhà trường, cô Nguyễn Hồng Hạnh, ban Giám đốc Cơng ty tồn thể anh chị phịng Kinh doanh giúp em hoàn thành báo cáo thực tập khóa 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Mã số thuế Công ty TNHH Vin Lines, masothue.com, https://masothue.com/0108636129-cong-ty-tnhh-vin-lines 23 PHỤ LỤC NHẬT KÝ THỰC TẬP Vị trí thực tập người hướng dẫn Trong thời gian thực tập Vin Lines, em làm sale logistic phòng Kinh doanh Phòng kinh doanh chia làm hai team Đó team Oversea team Direct Em thuộc team direct hướng dẫn anh Nam, leader team Số điện thoại: 0904854520             Email: john@vinlines.com.vn Tuần 1: từ ngày 03/07/2023 đến ngày 08/07/2023 Thứ hai, ngày 3/7 thứ ba ngày 4/7 từ 8h-17h30: Hai ngày làm việc công ty ngày làm quen với cơng việc cơng ty Do máy tính mang sửa nên em tạm thời ngồi bên team Oversea để đọc nội quy, quy định, chế độ lương thưởng lịch sử hình thành cơng ty Nội quy bàn vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin, quy định số vấn đề công nợ, cách ứng xử, Sau đọc xong tài liệu này, em phải kí số giấy tờ việc cam kết bảo mật thông tin chấp nhận số điều khoản công ty Tiếp đó, em làm quen với outlook Và đến chiều ngày 4/7, em anh Nam đưa cho câu hỏi để đọc tìm hiểu Thứ tư, ngày 3/7 từ 8h-17h30: Em bắt đầu đào tạo từ anh Nam, leader team Direct Phần training liên quan đến câu hỏi e đọc hơm trước Tài liệu bao gồm câu liên quan đến Incoterm, vai trò bên liên trình xuất nhập khẩu, cảng số quốc gia, phụ phí xuất nhập khẩu, Anh Nam em vào phịng họp để training Anh giải thích cho e rõ kiến thức bản, điểm cần ý câu tài liệu Do có nhiều kiến thức cần thu nạp nên buổi sáng hết Vậy nên, anh Nam trainning em đến 12 hai ăn trưa Ở công ty người thường mang cơm ăn sau ngủ đến 13h30 Chiều hai tiếp tục tìm hiểu câu cịn lại.  24  Thứ năm, ngày 4/7 đến thứ ngày 5/7 từ 8h-17h30 thứ ngày 6/7 từ 8h12h: Việc tìm hiểu số kiến thức xong Do em vào muộn thành viên cuối team Direct nên em không chọn thị trường để làm mà phải lấy thị trường lại: Ấn Độ, Bangladesh, Thái Lan, Sri Lanka, Đài Loan, Trung Quốc Hồng Khơng Và biệt danh cịn lại tên Sandy Magie Em chọn tên Sandy Em anh Nam gửi cho tệp data nước bao gồm tên công ty, loại hàng, term of trade, để tìm kiếm gmail khách hàng phục vụ cho việc Sale Số lượng data thị trường lớn, nhiều phải kể đến Trung Quốc với 7556 công ty Ấn Độ 1569 cơng ty Chính mà việc tìm kiếm data chiếm hầu hết thời gian em ngày May việc tìm kiếm data Ấn Độ, Bangladesh, Sri Lanka thuận lợi cơng ty có mua phần mềm hỗ trợ việc tìm kiếm email Nhưng đến thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kơng hay Thái lan lại khó khăn Bởi thông tin công ty thị trường Những cơng ty tìm thơng tin liên hệ hầu hết công ty đa quốc gia Đối với em, tuần tập diễn suôn sẻ Mọi thứ diễn theo kế hoạch định Em học điều khác với lý thuyết trường việc xuất bên thứ FWD tham gia vào trình xuất nhập mà trường có hai bên Shipper Consignee Hay số nước Trung Quốc, Mỹ, Canada xuất phải khai báo hải quan hai đầu việc khai báo sai hai bên gây thiệt hại lớn đặc biệt Mỹ Canada Một yếu điểm e thấy là: việc tìm kiếm data nhiều lúc khiến cho em cảm thấy chán mệt mỏi phải nhìn nhiều liên tục vào máy tính Nhưng để đuổi kịp tiến độ team em phải đẩy nhanh tiến độ tìm data.  Kế hoạch làm việc tuần sau em: Tìm hết data Ấn Độ, Bangladesh, Thái Lan, Sri Lanka, Đài Loan, Hồng Kông Trung Quốc Tuần 2: từ ngày 10/07/2023 đến ngày 15/07/2023 25 Thứ hai, ngày 10/7 thứ ba ngày 11/7 từ 8h-17h30: Em tiếp tục tìm data thị trường Tình trạng chung data thị trường hầu hết tất bị lẫn số công ty quốc gia khác (có nhiều data Nhật Bản Hàn Quốc), bị trùng lặp công ty, khơng có thơng tin cơng ty google có khơng có cách thức liên hệ trực tiếp (đặc biệt Trung Quốc) Và tại, data Trung Quốc thị trường có data bị thiếu thông tin nhiều nhất.  Thứ tư, ngày 12/7 từ 8h-17h30: Bởi lượng data tìm tương đối nhiều nên anh Nam bắt đầu cho em công việc Đầu tiên việc tạo chữ kí outlook Do hầu hết người có chữ kí riêng nên việc tạo chữ kí e đơn giản Em cần copy người thay đổi số chi tiết Tiếp việc viết mail Email chào hàng lần đầu khơng có u cầu nhiều phải đủ số thông tin đôi nét công ty, dịch vụ, giá thị trường phụ trách contact bên phụ trách công ty chào Việc viết mail có chút phức tạp em phải làm quen với nhiều thứ Ngoài việc phải tự nghĩ mẫu email chào dịch vụ em cịn phải làm quen với việc check giá cước biển với tên cảng số nước em phụ trách Về phần check giá, cơng ty có phận pricing nên em thông qua bên để lấy giá markup phần profit thân Các quốc giá em phụ trách có nhiều cảng biển, đặc biệt phải kể đến Trung Quốc ngồi cịn có Ấn Độ với nhiều ICD Sau em em viết xong mail gửi lại cho anh Nam duyệt Anh Nam có chỉnh sửa cho em vài chỗ duyệt cho em Thứ năm, ngày 13/7 từ 8h-17h30: Tất người team hồn thành việc tìm data chuẩn bị gửi mail nên anh Nam xếp buổi training để hướng dẫn người cách xử lý nhận mail hỏi giá Team direct có tổng cộng người bao gồm anh Nam Trong đó, có người phụ trách Châu Âu, người phụ trách tuyến Mỹ, người phụ trách Châu Á anh Nam phụ trách nước Anh số nước nhỏ khác Vào lúc 9h30 người bắt đầu vào phòng họp để training Có quy trình chung chúng em nhận mail hỏi giá: hỏi giá lại pricing pricing check lại giá báo lại sale, sau sale báo lại cho khách Việc hỏi giá có chút khác biệt hỏi giá chào hàng Bởi lúc 26 cần thông tin chi tiết mặt hàng, cách thức biển FCL, LCL hay air, khối lượng, để xác định giá cước biển, hàng không hay loại phụ phí khác.   Thứ sáu ngày 14/7 từ 8h-17h30 thứ bảy ngày 15/7 từ 8h-12h: Em bắt đầu gửi mail Bởi thị trường Ấn Độ em tìm nhiều email thị trường mà data gần hoàn thiện nên em gửi thị trường Bởi Ấn có nhiều cảng ICD mà em tập làm quen với việc chào giá nên trước mắt anh Nam bảo em lấy giá ba cảng Ấn để chào hàng Cùng với mail em soạn hôm trước bảng giá tháng Ấn Độ, em soạn mail cho tuyến từ Hải Phịng, TP Hồ Chí Minh đến Mundra, Nhava Sheva Chennai Em gửi lại cho anh Nam check lại lượt bắt đầu gửi mail Các mail em gửi tất mà có nhiều mail lỗi nên em phải lọc mail lỗi file data để tìm lại mail cơng ty Tuần thứ hai tập, em thấy thân học nhiều thứ Một số anh, chị, bạn team bắt đầu có hỏi giá nên em học chút từ họ Như tuyến Mỹ, việc lấy booking khó khăn cơng ty em tự lấy booking mà phải qua bên khác mà họ có giấy phép Một yếu điểm e thấy là: khả sáng tạo thân yếu hay việc chưa thể bắt tâm lý khách hàng để viết email chào hàng phù hợp Kế hoạch làm việc tuần sau em: Gửi email thị trường khác Tuần 3: từ ngày 17/07/2023 đến ngày 22/07/2023 Thứ ngày 17/7 từ 8h-17h30: Thị trường Ấn Độ e gửi xong nên em tiếp tục gửi mail cho thị trường Em định gửi hai thị trường Bangladesh Sri Lanka Bởi hai thị trường khơng có q nhiều data nên ngày hơm em gửi hết Cùng với việc gửi mail em lọc mail lỗi tìm lại email cơng ty lỗi Thứ ngày 18/7 từ 8h-17h30: Em tiếp tục gửi mail đến thị trường Thái Lan Khi gửi mail thị trường em nhận email hỏi giá bên thị trường 27 Ấn Độ Đó mail hỏi giá từ Hải Phịng đến Nhava Sheva Khách hỏi tuyến có direct không? Và muốn xin thêm thông tin lịch tàu, cut off transit time Sau nhận mail em báo với anh Nam Sau đó, anh Nam hướng dẫn em tra thông tin khách hàng file data nguồn để biết thêm thông tin khách Nhưng không đủ thông tin nên em phải nhắn lại hỏi khách họ hàng LCL hay hàng FCL Sau tầm 20 phút họ có reply Hàng họ hàng mô tơ hàng LCL Sau nắm bắt thông tin, e lập email gửi cho bên pricing Trong lúc chờ giá, em tiếp tục gửi thị trường Thái Lan Thứ ngày 19/7 từ 8h-17h30: Sáng hôm nay, bên pricing gửi em báo giá tuyến HPH-NHAVA Bên pricing báo cho em bên ATA, CPW, SHIPCO, DOLPHIN, KMG Nhưng có hai bên SHIPCO DOLPHIN direct nên em chọn hai hãng để báo khách Nhưng đặc tính hàng lẻ nên em phải check LCC at destination để báo cho khách Em gửi mail cho pricing để check LCC at des SHIPCO DOLPHIN Sau tầm 30 phút pricing gửi em lcc hai hãng Sau so sánh em thấy LCC at destination SHIPCO rẻ LCC destination DOLPHIN nên em định báo giá SHIPCO Em gửi cho pricing mail để xin lịch tàu bên SHIPCO Sau có đầy đủ thông tin em gửi cho khách giá cước biển, LCC cảng đích, lịch tàu, lịch cut off transit time.  Thứ ngày 20/7 thứ ngày 21/7 từ 8h-17h30: Em tiếp tục soạn mail gửi mail thị trường Hồng Kong Đài Loan Đồng thời lọc mail lỗi tìm thêm mail Thứ ngày 22/7 từ 8h-12h: Do có buổi sáng nên em tính tìm thêm data có mail hỏi giá từ Hồng Kong hàng LCL Sau trao đổi với khách em biết họ muốn nhập hàng cá đơng lạnh từ cảng Cái Mép đến cảng Hồng Kong Nhưng theo anh Nam hàng cá đơng lạnh khơng hàng LCL nên anh bảo em check thêm với pricing Em gửi mail hỏi giá cho pricing để bên pricing check Với tuần thực tập thứ này, em thấy thân có thêm nhiều kiến thức thực tế Đầu tiên, phải kể đến kinh nghiệm từ hỏi giá thị trường 28 Ấn Độ Bởi cơng ty cơng ty đa quốc gia Nhật có chi nhánh Ấn nên công ty bên Ấn mang nét đặc trưng Nhật Bản Quy trình làm việc cơng ty chặt chẽ Và thấy công ty Nhật Bản ngại thay đổi có thay đổi họ tìm hiểu đong đo cân đếm kỹ Ngoài ra, từ lời anh Nam, em thấy hầu hết cơng ty Nhật Bản ưu thích dùng dịch vụ Nhật Bản công ty lớn, công ty Ấn sử dụng dịch vụ hãng Hankyu Hansin để handle lô hàng lẻ hay chi nhánh Việt Nam dùng dịch vụ khai báo hải quan công ty Nhật có chi nhánh Việt Nam Kế hoạch tuần tới: Hỏi xin feedback khách hàng Ấn, giải lô hàng lẻ Hồng Kong tiếp tục gửi mail chào giá Trung Quốc Tuần 4: từ ngày 24/07/2023 đến ngày 29/07/2023 Thứ ngày 24/07 từ 8h-17h30: Do ngày từ ngày gửi giá cho khách bên Ấn nên hôm em cần gửi lại mail cho họ để xin feedback giá Sau soạn mail gửi mail xong em nhắn cho bên pricing để hỏi họ tình hình hỏi giá hàng lẻ Hồng Kơng Chị Pricing có nhắn cho em khơng bên hàng lẻ nhận hàng nên em phải hỏi lại anh Nam Anh Nam có em báo lại với họ không bên nhận đề xuất cho họ hàng air Em nhắn chị pricing để check giá hàng air soạn mail gửi cho khách Thứ ngày 25/7 từ 8h-17h30: Em soạn mail gửi mail chào giá cho thị trường Trung Quốc Vào chiều ngày thứ 3, em nhận hỏi giá khác khách bên Ấn từ Hồ Chí Minh đến Kolkata Em check thơng tin hàng hóa gửi cho Pricing để lấy giá tiếp tục gửi mail.  Thứ ngày 26/7 từ 8h-17h30: Vào buổi sáng, em nhận giá Pricing nên em liền gửi cho khách Và sau đó, tiếp tục gửi thị trường Trung Quốc Thứ ngày 27/7 từ 8h-17h30: Một chị bên Việt Nam có nhắn em qua Skype Thơng qua trao đổi em biết chị sếp cc mail mà em gửi đến cho thị trường Trung Quốc Cơng ty chị có trụ sở Hồng Kơng có chi 29 nhánh Trung Quốc Việt Nam Chị liên lạc để trao đổi việc handle lô hàng nhập từ Trung Quốc Hồng Kong công ty chị bên Việt Nam Và khối lượng hàng Việt Nam lớn, khoảng container 40’DC/1 tuần ngồi cịn có đến container 20’DC hàng lẻ Cơng ty chị trước tự handle lơ hàng nên gặp vấn đề thủ tục Họ phải mở nhiều tờ khai dẫn đến việc quản lý khó khăn Chính họ cần bên thứ làm cho họ Công ty bên Việt Nam nhập theo term CIF nên cần công ty em handle phần làm hàng phần trucking Ngồi ra, họ cơng ty chế xuất nên miễn thuế nên họ yêu cầu xuất hóa đơn 0% VAT với công nợ 30 ngày Sau trao đổi với khách, em có báo lại cho anh Nam Anh Nam có hướng dẫn em cơng việc cần làm lô hàng Em bắt đầu theo hướng dẫn anh Nam tính chi phí cho container 40’DC Cùng lúc đó, em nhận mail khách Ấn Kolkata Họ muốn bàn vấn đề payment term Theo hướng dẫn anh Nam Em nói chuyện với họ thống rằng: họ trả tiền trước ngày hàng đến agent bên Ấn thu tiền giúp công ty em Em khách bên Ấn cho contact shipper Sau bàn bạc hai bên thống ETD 2/8 Em xác nhận thông tin với Pricing lần Pricing đặt booking Thứ ngày 28/7 từ 8h-17h30: Do request booking muộn nên sáng hôm em nhận booking Em add thêm Doc vào trò chuyện Doc gửi booking cho hai bên Lúc này, em Doc làm việc với bên Shipper Consignee để tiến hàng làm hàng Cùng với đó, em gửi email xin feedback khách hàng lẻ từ Hồng Kơng Rồi sau em tính chi phí xong em đưa cho anh Nam Tính tốn sơ qua dựa vào số lượng bên khách cung cấp thấy cơng nợ cho tháng lớn nên anh Nam tự định Chính vậy, em phải chuyển lại bảng chi phí lại cho chị Hà, phó giám đốc cơng ty Sau xem xét lượt chị Hà hướng dẫn em gửi lại mail cho khách để confirm thông tin chi phí container 40’DC, 0% VAT việc công nợ báo lại chị sau Cùng với đó, em phải tìm hiểu thêm cơng ty họ để xem họ uy tín khơng tính doanh thu, chi phí lợi nhuận lơ hàng để cân nhắc việc có cho họ nợ tháng khơng.  30 Thứ ngày 29/7 từ 8h-12h: Tiếp tục hoàn thiện báo cáo nộp cho chị Hà làm hàng.  Với tuần thực tập thứ 4, giao dịch với doanh nghiệp Việt Nam Chính vậy, em có nhìn rõ thị trường Việt Nam Cùng với đó, em biết tiêu chí đánh giá đưa cơng ty xem xét cho công nợ khách hàng Không vậy, tuần em bắt đầu tham gia vào quy trình làm hàng Mặc dù cịn lạ lẫm với em em tin thân học nhiều điều từ Vì hết tháng nên tuần sau em bắt đầu check giá tháng thị trường để gửi khách với theo sát với lơ hàng làm Tuần 5: từ ngày 31/07/2023 đến ngày 04/07/2023 Thứ ngày 31/7 từ 8h-12h: Hôm hạn submit SI, VGM nên từ sáng sớm bên Shipper gửi SI VGM Doc sau tiến hàng việc submit cho hãng tàu tiến hàng làm MBL HBl Chiều ngày hơm đó, Doc gửi cho bên Shipper, Consignee agent bên Ấn BL draft Trong buổi chiều đó, tất bên liên quan xác nhận draft ổn Còn khách Việt Nam, sau cân nhắc khía cạnh, chị Hà đồng ý cho họ công nợ tháng Em gửi mail cho họ việc đồng ý công nợ Sau đó, em nhắn với chị khách việc confirm cơng nợ bên tìm bên khác Và bên Ấn không trả lời feedback nên em thêm số điện thoại khách Ấn nhắn họ xin feedback.  Thứ ngày 1/8 từ 8h-12h: Hạn cut off vào 11 ngày hôm nên Doc hồn thành trước Em nhận hỏi giá khác thị trường bên Ấn Khách tuyến Hải Phịng-Kattupalli Sau lấy đủ thơng tin hàng em gửi thơng tin cho pricing để check giá Bởi có số hãng tàu check giá online nên em tự check giá Khi có giá online giá sale, em liền báo cho khách Hạn cu Thứ ngày 2/8 từ 8h-12h: Ngay tàu chạy bên hãng tàu gửi Debit Note cho cơng ty em Sale có trách nghiệm kiểm tra lại thơng tin Sau đó, Doc xuất 31 hóa đơn cho bên Shipper đồng thời gửi Debit Note cho bên Consignee thông qua Agent bên Ấn Khách Kattupalli có nhắn tin hỏi thêm giá online muốn confirm giá Em có check lại giá confirm với pricing hãng tàu từ trước check giá qua sale Chính vậy, bên pricing check lại giá có valid không Bên hãng tàu confirm giá online dùng thấp mức standard hãng Vậy nên em phải báo giá lại cho khách Sau em check giá tháng thị trường để ngày mai bắt đầu gửi chào giá Thứ thứ ngày 3/8 4/8 từ 8h-12h: Em tiếp tục theo dõi lô hàng, thu hồi công nợ bên đầu Việt Nam bắt đầu gửi giá tháng cho thị trường Ấn Độ, sau thị trường Bangladesh Sri Lanka Thứ ngày 4/8 từ 8h-12h: Xin feedback khách Ấn Kattupalli tiếp tục gửi mail cho thị trường Hồng Kông Với tuần thực tập này, em có nhiều kinh nghiệm việc check giá online Qua đó, em nắm hãng tàu check giá online hàng Cùng với tầm quan trọng cẩn thận việc báo giá 32