LỜI CAM ĐOANEm là Phạm Phương Anh xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp “Quản trịquy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Dịch vụ quốc tếCTX” là một sản
TỔNG QUÁT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề đề nghiên cứu
Kinh tế là một hệ thống phức tạp, luôn luôn biến đổi và phát triển theo các quy luật khách quan, luôn có sự tương tác, tương phản và tiến bộ giữa các thành phần, các yếu tố, các lực lượng và các quan hệ kinh tế Do đó khi có sự phát sinh và phát triển của nhu cầu mà đòi hỏi xã hội luôn luôn đổi mới và cải tiến Trong xu thế đó, Việt Nam đang nỗ lực không ngừng mở rộng thị trường, tăng cường hợp tác, tham gia vào các chuỗi giá trị toàn cầu và nâng cao năng lực cạnh tranh của hàng hóa xuất nhập khẩu Hơn nữa, việc tham gia vào nhiều hiệp định thương mại tự do, khu vực và song phương như CPTPP, EVFTA, RCEP, WTO, đã giúp Việt Nam giảm thiểu rào cản thương mại, tận dụng nguồn vốn, kiến thức và công nghệ từ các đối tác quốc tế và thực hiện cam kết và tiêu chuẩn quốc tế Điều này khiến xuất nhập khẩu Việt Nam trở nên sôi động tạo điều kiện thuận lợi để phát triển các loại hình dịch vụ vận chuyển rộng khắp phục vụ hoạt động giao thương nội địa cũng như với các khu vực khác trên toàn cầu Đặc biệt, Việt Nam là một quốc gia có đường bờ biển dài khoảng 3.260km từ Bắc xuống Nam, nằm ở vị trí địa lý thuận lợi cho giao thương quốc tế cùng với nhiều cảng biển lớn và hiện đại giúp cho hình thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển phát triển mạnh mẽ với nhiều ưu điểm.
Là một công ty logistics ở Việt Nam nên Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX phát triển rất mạnh hình thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Tuy nhiên trong quá trình thực tập và tìm hiểu, em nhận thấy CTX do là một công ty thuộc dạng vừa và nhỏ, có nguồn vốn hạn chế, mối quan hệ với hệ thống agent quốc tế chưa cao Mà trong khi các ông lớn trong ngành đều có những chiến lược cạnh tranh theo ưu thế, tiềm lực và mục tiêu kinh doanh của mình để có thể cung cấp được dịch vụ tốt đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Đồng thời, họ xây dựng cho mình mô hình quản trị quy trình giao hàng khá toàn diện, mang lại hiệu quả và hạn chế rủi ro làm cơ sở làm nên lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác Điều này tạo nên áp lực cho CTX, yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện và cải tiến mô hình quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu từ đó giúp nâng cao nghiệp vụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình nếu không muốn bị đào thải khỏi thị trường luôn biến đổi không ngừng này.
Chính vì vậy, việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty là một vấn đề thực tiễn, mang tính cấp thiết Từ việc nhìn nhận một cách tổng quát, khoa học sẽ giúp nhìn nhận rõ vấn đề, có cách điều chỉnh những sai sót và cải thiện những ưu điểm, giúp hoàn thiện quy trình.
Vì thế, em xin lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX” làm đề tài khóa luận.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu càng đóng vai trò quan trọng như: Giúp thúc đẩy hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao uy tín của công ty, giúp giảm chi phí vốn và tăng giá trị tài sản, nâng cao khả năng tiếp cận thị trường vốn. Chính vì thế, trong những năm qua có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến hoạt động này, có thể kể đến như:
Lê Thanh Huyền, Nguyễn Thị Lý (2022), “Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động logistics tại Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế”, tạp chí Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương đưa ra được tổng quan về ngành cũng như chỉ ra các yếu tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến hoạt động logistics của Việt Nam.
Nguyễn Thị Kim Tuyền (2022), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH TBEST CARE SHIPPING tại Hà Nội” trường Đại học Thương mại đã đưa ra được hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH TBEST CARE SHIPPING tại Hà Nội, chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó, đưa ra những giải pháp để hoàn thiện quy trình.
Nguyễn Thị Yến (2023), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH ASAP Quốc tế” trường Đại học Thương mại luận đã đánh giá được những thành công và chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong hoạt động quản trị quy trình của Công ty Từ đó đã đưa ra những đề xuất giải pháp và kiến nghị đối với Công ty cũng như các ban ngành để cải thiện và hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển một cách chuyên nghiệp, tối ưu và hiệu quả nhất.
Nguyễn Thị Hồng (2023), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận Vận tải Quốc tế Hòa Bình” trường Đại học Thương mại đã dựa trên cơ sở lý thuyết phân tích thực trạng và đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại của công ty cũng như mong muốn có thể góp phần nâng cao hiệu quả của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
Trần Yến Nhi (2023), khóa luận tốt nghiệp, “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt” trường Đại học Thương mại phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cùng những kế hoạch và các giải pháp, đề xuất thực hiện mục tiêu dài hạn, hoàn thiện quy trình
Các nghiên cứu và khóa luận tốt nghiệp nói trên đã đưa ra được các cơ sở lý thuyết và thực tế tương đối sát về mục tiêu nghiên cứu của mỗi bài luận, từ đó đưa ra được những đề xuất giải quyết vấn đề khó khăn của mỗi doanh nghiệp, giúp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Tuy nhiên, các công trình kể trên chưa thực sự bám sát vào thực tế doanh nghiệp cũng như bối cảnh kinh tế hiện nay,giải pháp còn khá chung chung Chính vì thế yêu cầu bài luận được đưa ra nghiên cứu với mục đích hoàn thiện quy trình và giải pháp thúc đẩy cho doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Câu hỏi nghiên cứu chính của khóa luận là “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX như thế nào?” Để trả lời được câu hỏi này, mục tiêu chính của bài nghiên cứu là phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX, trên cơ sở đó đưa ra được các hàm ý cho Nhà nước, các cơ quan ban ngành và CTX nhằm nâng cao và hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
- Hệ thống hóa lý thuyết cơ bản liên quan đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
- Tìm hiểu về Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX và thực tiễn hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty.
- Phân tích thực trạng nhằm đánh giá những kết quả đạt được và những tồn tại yếu kém trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX Từ đó đưa ra những định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
- Nội dung: Các vấn đề về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp được thu thập trong quá trình thực tập tại công ty, làm việc, quan sát cách thức vận hành, luân chuyển thông tin, phối hợp Ngoài ra còn phỏng vấn trực tiếp các anh chị từ các phòng ban khác nhau, tham gia các cuộc họp và xin ý kiến từ các anh chị quản lý từ đó đưa ra các đánh giá khách quan về tình hình hoạt động chung của công ty trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu từ các nguồn như báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm cũng như các tài liệu liên quan đến hoạt động giao nhận của công ty cùng với các dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương mại, website công ty, các trang web của các cơ quan nhà nước.
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu Để phục vụ nghiên cứu, khóa luận sử dụng các phương pháp phân tích số liệu bao gồm phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích, so sánh để phân tích chuyên sâu, có thể đưa ra các đánh giá, nhận xét, chứng minh cho các luận điểm, từ đó đưa ra được kết luận của vấn đề.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, khóa luận kết cấu bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận chung về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
Thương mại quốc tế gắn liền với yếu tố khoảng cách địa lý của người mua và người bán Trong quá trình này, việc di chuyển hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế Để cho quá trình vận chuyển được bắt đầu - tiếp tục - kết thúc, tức là hàng hóa đến được tay của người mua đúng chất lượng, số lượng, thời gian, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/ dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận - Forwarding Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): “Giao nhận vận tải là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
2.1.2 Khái niệm người giao nhận
Trong nhiều nước, người giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “Đại lý hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng và giao nhận”, “Người vận chuyển chuyên chính” nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn chỉ là người bán dịch vụ Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997: “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá” Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế - FIATA thì:
“Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá ”
2.1.3 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là dịch vụ tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) đến quốc gia nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển.
2.1.4 Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển
Vận đơn đường biển (Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa đường biển do người vận tải hàng hóa hoặc phía đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận được hàng để chuyên chở Nội dung trên vận đơn ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai báo hải quan và nhận hàng của cả người xuất khẩu và nhập khẩu, nên cần sự chính xác tuyệt đối.
Thỏa thuận lưu khoang (booking note) là văn bản của người thuê tàu (thường là nhà giao nhận) gửi cho hãng tàu (người vận tải thực tế), yêu cầu hãng tàu dành chỗ trên tàu để người thuê có thể thuận tiện điền dữ liệu vào các mục: Tên hãng tàu, Tên người thuê và địa chỉ, Tên hàng hóa, Trọng lượng, thể tích và tính chất hàng hóa, Địa điểm và thời gian bốc, dỡ hàng, Tiền cước và cách trả tiền cước Sau khi vận đơn đường biển được thuyền trưởng ký phát, vận đơn sẽ thay thế cho booking note, trở thành chứng từ có chức năng là hợp đồng vận tải, điều chỉnh nghĩa vụ và quyền lợi của đôi bên.
Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM - Verified Gross Mass)là một quy định trong công ước SOLAS được đưa vào từ năm 2015, quy định VGM được thực hiện bởi ủy ban an toàn hàng hải (MSC) yêu cầu toàn bộ trọng lượng container phải được thông báo trước khi bốc xếp lên tàu Thông tin bắt buộc khai báo VGM: Số Booking vận tải biển của hãng tàu, Số container, Trọng lượng xác minh, Đơn vị đo lường, Tên chủ hàng trên MB/L, Người được ủy quyền.
Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping instruction) là chứng từ chứa các thông tin nhằm hướng dẫn giao hàng của người gửi hàng đến người giao nhận/ người chuyên chở Các thông tin quan trọng cần được thể hiện trên SI gồm: Ngày và số booking, Tên của hãng vận chuyển được chỉ định, Tên người gửi hàng (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee), Tên hàng hóa, Số lượng và loại bao bì hàng hóa, Trọng lượng và thể tích hàng, Cảng bốc hàng, Cảng dỡ hàng, Thời gian giao hàng, Địa điểm giao hàng, Phương thức thanh toán cước vận chuyển.
Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)hay bản kê chi tiết hàng hóa là bản liệt kê các hàng hóa được gửi đi, bản kê cho chủ hàng lập và xuất trình cho người đại diện của người vận tải Nội dung trên bản lược hai hàng hóa thường bao gồm: Tên người gửi hàng, Tên hãng tàu, Tên người nhận hàng, Địa chỉ thông báo, Tên hàng hóa, Mã ký hiệu, Trọng lượng và thể tích của hàng hóa, Số hiệu vận đơn.
2.1.5 Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những lỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định Theo đó, quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao hàng được vận chuyển bằng đường biển giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí.
Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Nhận thông tin hàng hóa và yêu cầu vận chuyển từ khách hàng
Khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viên bộ phận kinh doanh (Sales) đầy đủ thông tin về điều kiện giao hàng (EXW, FOB, CIF ), mặt hàng xuất khẩu, thông tin về hàng hóa (kích thước, trọng lượng), thông tin cảng đi (POL), cảng dỡ hàng (POD) Qua đó, nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ có thể tư vấn vận chuyển theo hàng lẻ hay hàng container và gửi yêu cầu báo giá cho bộ phận Oversea - Pricing để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2.2.2 Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
Nhân viên bộ phận Oversea - Pricing sẽ nhận báo giá từ nhân viên kinh doanh, sau đó sẽ làm việc với các coloader hoặc hãng tàu dựa trên bảng khai chi tiết hàng hoá (tên hàng, số cân, số kiện…) để xin giá cước và lịch tàu dự kiến Bộ phận kinh doanh và bộ phận Oversea - Pricing sẽ cùng phối hợp lựa chọn phương án vận chuyển, lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
2.2.3 Lấy booking của hãng tàu tàu và yêu cầu xác nhận của khách hàng
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
2.2.4 Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ
Khách hàng sẽ yêu cầu công ty thực hiện đóng container, kiểm hàng, vận chuyển ra kho nếu cần thiết Khách hàng báo kế hoạch lấy container đóng hàng và kiểm tra hàng trước khi kẹp chì Khi đó, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking để lên kế hoạch lấy container tại cảng, giao nhận bộ hồ sơ (Packing list, vị trí cấp container, lệnh cấp container, số container, số chì) Sau đó, container có hàng sẽ được hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và hoàn thành phí hạ container cho cảng vụ trước thời gian cắt máng closing time của hàng tàu.
2.2.5 Thực hiện thông quan hàng xuất
Nhân viên chứng từ sẽ nhận thông tin và hồ sư từ nhân viên kinh doanh để tiến hành kê khai hải quan, thông quan hàng hóa Sau đó nhân viên giao nhận làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa xuất khẩu Kết thúc quá trình làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Dựa vào SI hoặc Packing List, chứng từ liên quan của khách hàng, nhân viên chứng từ của công ty sẽ làm vận đơn nháp gửi cho khách hàng kiểm tra Sau khi nhận được sự chấp thuận của khách hàng, nhân viên lên bản SI và nộp VGM cho hãng tàu trước thời gian cut off Nếu thực hiện qua một coloader khác thì giai đoạn này sẽ do bên coloader chịu trách nhiệm.
2.2.7 Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Nhân viên Oversea - Pricing sẽ nhận pre - alert, bao gồm Shipper/ Consignee (Người gửi hàng/Người nhận hàng), tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA, số vận đơn (HBL,MBL), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill ), hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và gửi mail cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao số vận đơn.
2.2.8 Thực hiện lưu hồ sơ xuất khẩu
Nhân viên kinh doanh thông qua từ nhân viên chứng từ, nhân viên Oversea - Pricing lập bộ hồ sơ (chi phí đầu vào, chi phí bán ra, các chứng từ liên quan) và chuyển giao bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.
Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 8 1 Vai trò quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Vai trò quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đối với các chủ hàng
Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hoá được giao đi đúng hạn và thu về lợi nhuận Bên cạnh đó, việc quản trị giúp các doanh nghiệp nắm bắt tình hình hàng hoá của mình trong quá trình vận chuyển cũng như theo dõi các đối tác có làm đúng như hợp đồng hay không.
Đối với người chuyên chở
Thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận.
Đối với người nhận hàng
Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giúp nhận được hàng hoá đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh các nhà sản xuất cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trong nước Ngoài ra, cũng giúp họ hạn chế các chi phí phát sinh, đảm bảo kế hoạch của công ty, đảm bảo thực hiện tốt và mang lại lợi nhuận đúng với kỳ vọng của doanh nghiệp.
2.3.2 Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.2.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụ tương đối phức tạp, cần sự chính xác về thời gian, thông tin trên chứng từ, Bên cạnh đó, quá trình này cũng có sự tham gia và chịu trách nhiệm của rất nhiều bên như người giao nhận, chủ hàng, hải quan Mỗi đối tượng lại có trách nhiệm và nhiệm vụ tại từng thời điểm tương đối khác nhau Việc lập kế hoạch sẽ giúp định hướng cho các hoạt động trong quá giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, giúp cho tất cả các bên tham gia nắm được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình Từ đó có thể phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, tránh các sai sót trong quá trình thực hiện Ngoài ra, đây cũng là bước ban đầu xác nhận nhiệm vụ và trách nhiệm của các bên, giúp các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn đánh giá quá trình giao nhận vận chuyển, đưa ra các quyết định để cải tiến và có cơ sở đánh giá trình độ nhân viên, cũng như xác định trách nhiệm của các bên trong mỗi tình huống.
Việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại các công ty giao nhận phụ thuộc vào cả những yếu tố bên ngoài cũng như khả năng nội tại của doanh nghiệp Vì vậy, khi lập kế hoạch cho quy trình xuất khẩu cần căn cứ vào một số yếu tố sau:
Thư nhât, căn cư vào nhu câu vận chuyển và hợp đông vận chuyển cua khách hàng.Mỗi loại hàng, điều kiện mua hàng, yêu cầu của từng chủ hàng mà kế hoạch vận chuyển hàng cũng cần khác nhau Cần lưu ý các thông tin như loại hàng, thời gian hàng hoàn thiện, thời gian giao hàng dự kiến, thời gian nhận hàng dự kiến, yêu cầu của khách hàng về phương thức và thời gian vận chuyển, cách thức đóng gói hàng hóa bằng container hay vận chuyển hàng lẻ ( FCL hay LCL) Từ những thông tin này,doanh nghiệp giao nhận sẽ hiểu được nhu cầu của khách hàng để chuẩn bị nguồn lực phù hợp.Thư hai, căn cư vào khối lượng và đặc điểm cua hàng hóa nhà giao nhận có thể tư vân phương án vận chuyển cho các chu hàng.Mỗi loại hàng hóa lại có đặc điểm khác nhau, kéo theo đó các yêu cầu về điều kiện bảo quản, nhu cầu xếp dỡ cũng khác nhau Những loại hàng hóa cần bảo quản lạnh như hàng nông sản cần sử dụng các container lạnh với điều kiện nhiệt độ thích hợp, các loại hàng hóa cần sự chính xác tuyệt đối về hàng hóa như các vòng bi được gia công cho máy móc cần có phương án chèn lóp hạn chế sự biến đổi hình dạng hàng hóa trong quá trình vận chuyển Thư ba, căn cư vào điêu kiẹn thưc tê cua doanh nghiẹpnhư tình hình nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, mức độ chịu được rủi ro, tính phức tạp của từng loại hàng để phân bố nhân sự phù hợp, cũng như xác định doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không, từ đó lên phương án giao hàng phù hợp, giữ được uy tín của doanh nghiệp.Thư tư, căn cư vào điêu kiẹn thị trường giao nhận hàng hóa xuât khẩu Người giao nhận cần nắm rõ tình hình thị trường như khả năng thay đổi giá vận chuyển, tình hình đình công tại các cảng biển, các cảng có lượng hàng hóa nhiều dễ bị tắc cảng, các hãng tàu dễ bị delay, roll tải từ đó đưa ra các cảnh báo cho khách hàng, cũng như lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.
2.3.2.2 Tổ chức giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển
Sau khi hoàn thiện việc lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu, công ty giao nhận cần tiến hành giao hàng xuất khẩu theo các bước sau:
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải.
Bước 2: Tiến hành giao hàng hóa tại địa điểm quy định.
Bước 3: Lập và giao chứng từ vận tải.
Bước 4: Quyết toán chi phí.
2.3.2.3 Giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quá trình giao nhận hàng hóa gồm nhiều hoạt động liên quan tới nhiều bên và được thực hiện ở những thời điểm khác nhau Hoạt động giám sát quá trình giao nhận hàng hóa đề cập đến những công việc mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo mỗi bên 15 thực hiện các nghĩa vụ của mình và biết rõ các bên còn lại có đang thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng hay không.
Phạm vi của giám sát là giám sát nội dung và thời điểm tiến hành công việc, giám sát công việc của bên chủ hàng, người nhận và người giao nhận trong quá trình giao nhận hàng hóa Việc giám sát được thực hiện trong suốt quá trình làm việc với khách hàng Công việc giám sát đòi hỏi phải có một hệ thống nhắc nhở có hiệu quả người giao nhận, người chủ hàng hay người vận chuyển. Để thực hiện giảm sát, người ta sử dụng phương pháp thủ công như hồ sơ theo dõi, phiếu giảm sát hay sử dụng các phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin như dùng các phương tiện kỹ thuật, định vị GPS để theo dõi lịch trình, tra cứu trực tuyến với các thông tin như số vận đơn, ngày giao hàng, lộ trình vận chuyển,
Quá trình giám sát cần thực hiện theo từng bước của quá trình giao hàng xuất khẩu Các nội dung mà Công ty giao nhận có thể giám sát trong giai đoạn này như:
- Giám sát việc thuê phương tiện vận tải
- Giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa
- Giảm sát dòng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vận tải
2.3.2.4 Điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Trong quá trình giao hàng không thể tránh khỏi những rủi ro phát sinh, đặc biệt là di chuyển trên quãng đường đặc biệt như trên biển đòi hỏi những nhà quản trị hay doanh nghiệp cần có những phương án giải quyết kịp thời để đảm bảo hàng hóa được an toàn nhất. Điều hành quá trình giao nhận là tất cả các quyết định cần thiết đề ra để giải quyết những vấn đề không lường trước được, không đưa đầy đủ vào kế hoạch giao nhận hàng hóa Mỗi đơn vị sẽ có thể áp dụng các phương pháp điều hành khác nhau tùy vào đặc điểm của công ty Có thể tham khảo mô hình điều hành quá trình giao hàng xuất khẩu dưới đây:
Mô hình điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhận dạng các phát sinh: Đây là bước đầu tiên của hoạt động điều hành, người giao nhận cần nhận biết được các vấn đề rủi ro đã phát sinh và có thể tiếp tục phát sinh trong quá trình giao hàng Càng nắm rõ tình huống và các vấn đề có thể phát sinh thì càng có kế hoạch xử lý rủi ro dễ dàng hơn.
Bước 2: Phân tích tình huống: với mỗi tình huống khác nhau lại yêu cầu người xử lý có phương hướng giải quyết khác nhau Người giao nhận cần nắm rõ vấn đề đang xảy ra là gì, ảnh hưởng như thế nào đến quá trình vận chuyển, vấn đề ấy ảnh hưởng đến các bên trong quá trình giao nhận như thế nào, nguyên nhân của vấn đề, hậu quả xảy ra Trong quá trình phân tích tình huống công ty giao nhận cần phân tích tình hình chung, nắm được thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp, đối tác, đơn vị vận chuyển để có cái nhìn rõ ràng hơn và chi tiết về vấn đề phát sinh.
Bước 3: Xác định các phương án giải quyết: Tập hợp tất cả những phương án có thể giải quyết được tình huống.
Bước 4: Đánh giá các phương án giải quyết: Người giao nhận cần đánh giá các phương án giải quyết đã đưa ra, đánh giá và có cái nhìn tổng quan về lợi ích và trách nhiệm của các bên, cân nhắc để giải quyết vấn đề phát sinh nhằm hạn chế ảnh hưởng xấu nhất với tất cả các bên.
Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu để điều hành và giải quyết vấn đề.
Quá trình giao hàng xuất khẩu bao gồm nhiều nhiệm vụ phức tạp, các vấn đề rủi ro có thể phát sinh ở bất cứ công việc nào của quy trình ấy Thế nên, nội dung điều hành cũng khá đa dạng, có thể kể đến như khan hiếm phương tiện vận tải, vấn đề thanh toán cước phí và các loại phụ phí, thông tin trên vận đơn không chính xác, bộ chứng từ bị mất, các hãng tàu có thể yêu cầu làm bản cam kết và ký quỹ (chứng minh quyền lợi về lô hàng), thuê tài không đủ khả năng đi biển, phương tiện và hàng hóa gặp rủi ro trên đường vận chuyển, Do vậy cần lựa chọn một phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề.
Trong giai đoạn này, nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa phải tập trung giải quyết:
+ Quá trình đặt chỗ trước cho hàng hóa xuất khẩu
+ Quá trình giao nhận hàng hóa
+ Quá trình vận chuyển hàng hóa
+ Quá trình tạo lập chứng từ, thanh toán
2.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
2.3.3.1 Các yếu tố khách quan
Môi trường kinh tê: Hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động xuất khẩu bằng đường biển nói riêng chịu ảnh hưởng rất lớn từ nền kinh tế thế giới Những biến động của nền kinh tế dù ít hay nhiều vẫn luôn tác động một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động giao nhận vận tải Hoạt động thương mại quốc tế phát triển thì khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu tăng lên và cùng với đó hoạt động giao nhận hàng hoá của các công ty giao nhận có nhiều cơ hội hơn.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUỐC TẾ CTX
Giới thiệu về Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
3.1.1.1 Sơ lược về công ty
Bảng 3.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ QUỐC TẾ CTX
Tên quốc tế CTX INTERNATIONAL SERVICES JOINT STOCK
COMPANY (Viết tắt: CTX INT'L SERVICES.,JSC)
Loại hình hoạt động Công ty cổ phần ngoài NN
Vốn điều lệ 18.000.000.000 đồng Địa chỉ Số 2, Ngõ 1 Phạm Tuấn Tài, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận
Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện ROÃN VĂN ĐIỆP
Fanpage https://facebook.com/ctxinternational
Nguôn: Công ty Cổ phân dịch vụ Quốc tê CTX
3.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Ngày 01/08/2016, Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX thành lập Công ty xác định tầm nhìn là trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics và tiếp vận chuyên nghiệp hàng đầu của Việt Nam, là đối tác tin cậy của tất cả các khách hàng và hệ thống đại lý nước ngoài của công ty.
Năm 2018, CTX trở thành thành viên của Freightnet – Hiệp hội giao nhận trực tuyến lớn nhất thế giới Năm 2019, công ty đã tham gia vào C2SKY PARTNERS (Các đối tác toàn cầu về đường biển và hàng không) Năm 2020, công ty lần lượt trở thành thành viên của GLA - Liên minh logistics toàn cầu với hơn 7,000 thành viên trên +120 quốc gia; ACEX - Liên minh các chuyên gia hàng hóa; VLA - Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam Năm 2021, CTX gia nhập GCP của JCtrans Logistics Network - Mạng lưới các công ty logistics toàn cầu với hơn +5,000 thành viên GCP trên +200 Quốc gia Ngoài ra, công ty được Tổng cục Hải Quan cấp chứng chỉ đại lý Hải Quan và Cục hàng không Việt Nam cấp giấy chứng nhận được phát hành vận đơn hàng không.
Năm 2022 đến nay, công ty tập trung phát triển, nâng cao uy tín và mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình với các văn phòng đại diện tại Tp Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng trên cơ sở đội ngũ nhân viên uy tín, chuyên nghiệp cũng như giữ vững mối quan hệ với các đối tác lớn, tận dụng các cơ hội khi là thành viên của các hiệp hội lớn trong ngành, trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu về Logistics & Giao nhận vận chuyển.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và mạng lưới công ty
CTX chuyên cung cấp dịch vụ, giải pháp logistics toàn diện cho khách hàng với phạm vi toàn cầu, bao gồm: Dịch vụ vận chuyển hàng không; Dịch vụ vận chuyển đường biển; Dịch vụ vận chuyển hàng chuyển phát nhanh; Dịch vụ vận chuyển đường bộ xuyên biên giới; Dịch vụ thủ tục hải quan/xin giấy phép xuất nhập khẩu; Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu; Dịch vụ vận chuyển nội địa; Dịch vụ kho bãi, kho hàng; Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.
Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX được thể hiện một cách chuyên nghiệp khi chuyên môn hóa theo các phòng ban, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, mỗi bộ phận là một mắt xích trong chuỗi liên kết chặt chẽ với cơ cấu gọn nhẹ nhưng hiệu quả Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm:
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
Nguôn tài liẹu 2023 CTX INTERNATIONAL PROFILE Chủ tịch HĐQT và Giám đốc điều hành: chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người điều hành quản lý vĩ mô của toàn công ty, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, kiểm tra, đôn đốc chỉ đạo các đơn vị, trưởng các đơn vị trực thuộc kịp thời sửa chữa những sai sót, hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao.
Phó giám đốc: chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc đã được phân công và đồng thời chịu trách nhiệm thay mặt giám đốc khi vắng, giải quyết các công việc của công ty về các mối quan hệ được ủy quyền.
Phòng kinh doanh & marketing: là bộ phận trực tiếp đem doanh thu về cho công ty, có trách nhiệm tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, trực tiếp tiếp nhận và đàm phán các thông tin dịch vụ giữa hai bên; nhập chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh của toàn bộ quá trình làm hàng.
Phòng chứng từ & dịch vụ khách hàng: chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả các chứng từ, văn bản liên quan trong việc xuất nhập khẩu của doanh nghiệp cùng với chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi hợp tác.
Phòng hậu cần: tiếp nhận, xử lý chứng từ và làm thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa lưu thông nhanh chóng và hiệu quả.
Phòng kế toán & hành chính nhân sự: có chức năng quản lý dòng luân chuyển tiền ra – vào của công ty, xuất hóa đơn, thực hiện lệnh thanh toán, theo dõi công nợ, kiểm tra hợp đồng, quản lý lương thưởng, tuyển dụng và các hoạt động tập thể trong công ty như team building, du lịch
3.1.4 Nguồn lực của công ty
Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp cho sự thành công của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX trong suốt thời gian qua Chính vì vậy, công ty luôn có những yêu cầu tuyển dụng khắt khe cũng như các phương án tốt để quản lý và phát triển nhân viên Tính đến tháng 4 năm 2024, công ty có tổng 38 nhân sự làm việc tại trụ sở và các chi nhánh trải dài khắp cả nước Cơ cấu nguồn lao động của công ty được phân chia như sau:
Bảng 3.2 Cơ cấu nguồn lực của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX năm 2023 Đơn vị: Người
Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
III Theo trình độ chuyên môn
1 Lao động có trình độ trên Đại học 3 7.89%
2 Lao động có trình độ Cao đẳng - Đại học 35 92.11%
2 Phòng chứng từ & dịch vụ khách hàng 9 23.68%
4 Phòng kế toán và hành chính nhân sự 3 7.89%
Nguôn: Phòng kê toán & hành chính nhân sư CTX
Dựa vào bảng trên có thể thấy, sự chênh lệch giới tính giữa nam và nữ không quá nhiều, đảm bảo được sự cân bằng trong công việc, đa dạng trong góc nhìn, tư duy và để hoàn thành công việc một cách có hiệu quả Đặc biệt, với cơ cấu nguồn lao động trẻ,chủ yếu là các bạn trẻ từ 18 - 30 tuổi chiếm 84.21% được coi là nguồn lực năng động,sáng tạo, học hỏi nhanh, thích ứng cao với những biến đổi của thị trường, nắm bắt được xu hướng, cũng như đưa ra được những ý tưởng mới và phương pháp hay, mặt đó, độ tuổi từ 31 - 40 chiếm 15.79%, đây được coi là lực lượng nòng cốt, có kinh nghiệm trong nghề, là tiền đề để quyết định, truyền đạt, đào tạo cho các thế hệ nhân viên vào công ty.
Bên cạnh đó có thể thấy rằng, cơ cấu nguồn lao động chỉ bao gồm lao động có trình độ trên Đại học với 7.89% và lao động có trình độ Cao đẳng - Đại học với 92.11% thể hiện nhân viên đều có trình độ và chuyên môn Đội ngũ lao động khi được tuyển dụng vào công ty đã có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics hoặc sẽ có quá trình thực tập tại công ty và được đánh giá rất là chặt chẽ để lên được nhân viên chính thức Điều này đã đảm bảo tính hiệu quả trong công việc, lĩnh vực phụ trách, đáp ứng được khối lượng lớn các công việc phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao, từ đấy là cơ sở để tạo niềm tin cho khách hàng và giúp công ty phát triển.
Về số lượng nhân viên thuộc các phòng ban đều đã được phân chia và tính toán kỹ lưỡng Nguồn lực tập trung chủ yếu ở Phòng Kinh doanh & Marketing, chiếm 55.26% nhân sự Các phòng ban khác cũng được phân bổ số lượng nhân sự phù hợp với khối công việc, đảm bảo quá trình quản lý, vận hành và thực hiện công việc một cách trơn tru và đạt kết quả cao.
3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Bảng 3.3 Cơ sở vật chất của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
STT Loại thiết bị Đơn vị Số lượng
5 Máy tính để bàn Cái 32
6 Điện thoại để bàn Cái 7
8 Bàn ghế văn phòng Bộ 35
11 Máy lọc nước nóng lạnh Cái 4
Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021 - 2023
Sau hơn 7 năm thành lập, CTX đang ngày càng phát triển và tìm được chỗ đứng riêng của mình trong ngành nhờ sự cố gắng, nỗ lực hoàn thành các chỉ tiêu đề ra, đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng Trong những năm gần đây, dù có một số biến động nhưng công ty vẫn đạt được những thành quả đáng ghi nhận Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021 - 2023 được thể hiện như sau:
Bảng 3.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế
CTX giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
TT Các chỉ tiêu chủ yếu
Doanh thu hoạt động tài chính
Nguôn: Báo cáo tài chính CTX giai đoạn 2021 - 2023
Qua số liệu được thể hiện ở bảng trên, ta có thể thấy rằng năm 2022, công ty đã trải qua một năm khó khăn khiến cho các chỉ tiêu kinh doanh đều giảm mạnh so với năm 2021 Tuy nhiên, sang năm 2023, doanh nghiệp đã khắc phục được khủng hoảng và phục hồi hoạt động kinh doanh Cụ thể:
Doanh thu thuần của doanh nghiệp giảm sâu từ năm 2021 (18.575 tỷ đồng) xuống năm 2022 (10.916 tỷ đồng), giảm 41.23% Nguyên nhân do công ty giảm đến thu hút được vốn đầu tư Hơn nữa, năm 2022 dù là năm thị trường logistics “chuyển mình” mạnh mẽ song hành với sự phục hồi của cả nền kinh tế sau đại dịch Covid -19 cũng như các cơ hội từ FTAs thế hệ mới nhưng năm 2022 vẫn tiềm ẩn rất nhiều khó khăn và thách thức đã và đang phải trải qua như những ảnh hưởng của áp lực lạm phát và rủi ro suy thoái kinh tế, cho đến những tác động của dịch Covid - 19, xung đột địa chính trị lên dòng dịch chuyển thương mại, đầu tư toàn cầu, gây ra sự gián đoạn chuỗi cung ứng, làm xáo trộn các tuyến vận tải container đặc biệt là các tuyến vận tải đi khu vực châu Âu - châu Mỹ, cho đến nỗi lo mới của ngành vận tải toàn cầu mang tên tình trạng dư thừa container Chính điều này đã gây áp lực cao cho CTX Tuy nhiên đến năm 2023, doanh thu thuần tăng trở lại lên 17.856 tỷ đồng, tăng 63.57% so với năm trước Điều này cho thấy doanh nghiệp đã khắc phục được khủng hoảng, tìm lại được chỗ đứng và phục hồi nhu cầu thị trường Bên cạnh đó doanh thu hoạt động tài chính của doanh nghiệp tăng đáng kể trong ba năm.
Lợi nhuận thuần từ HĐKD của doanh nghiệp cũng giảm mạnh từ 677 triệu đồng năm 2021 xuống 268 triệu đồng năm 2022, giảm 60.35% Nguyên nhân chủ yếu là do giảm doanh thu thuần, trong khi chi phí quản lý kinh doanh không giảm đủ tỷ lệ Năm
2023, lợi nhuận thuần từ HĐKD tăng trở lại lên 571 triệu đồng, tăng 112.68% so với năm trước Điều này cho thấy doanh nghiệp đã cải thiện được hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp cũng theo xu hướng giảm năm 2022 và tăng năm 2023, tương tự như lợi nhuận thuần từ HĐKD. Tuy nhiên, tỷ lệ giảm và tăng của các chỉ tiêu này cao hơn so với lợi nhuận thuần từ HĐKD, do ảnh hưởng của các khoản thu nhập và chi phí khác Năm 2022, lợi nhuận trước thuế giảm 65.50%, lợi nhuận sau thuế giảm 66.74% Năm 2023, lợi nhuận trước thuế tăng 133.51%, lợi nhuận sau thuế tăng 140.01%.
Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp biến động theo cùng chiều với doanh thu thuần, giảm 40.43% năm 2022 và tăng 62.28% năm 2023 Điều này cho thấy doanh nghiệp có sự điều chỉnh hợp lý các khoản chi phí để phù hợp với tình hình kinh doanh.Chi phí thuế TNDN của doanh nghiệp biến động theo cùng chiều với lợi nhuận trước thuế, giảm 60.76% năm 2022 và tăng 112.47% năm 2023 Điều này cho thấy doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về nghĩa vụ thuế và không có sự thay đổi về mức thuế suất trong ba năm.
3.2.2 Tình hình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty giai đoạn
Bảng 3.6 Doanh thu các dịch vụ chính của CTX giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
(VNĐ) Tỷ trọng Doanh thu
(VNĐ) Tỷ trọng Doanh thu
(VNĐ) Tỷ trọng Dịch vụ vận chuyển hàng không 7,244,396,885 39% 3,929,921,051 36% 5,714,058,013 32%
Dịch vụ vận chuyển đường biển 8,173,165,716 44% 5,130,730,261 47% 8,571,087,020 48%
Dịch vụ thủ tục hải quan 1,857,537,663 10% 1,091,644,736 10% 1,964,207,442 11%
Nguôn: Báo cáo tài chính CTX giai đoạn 2021 - 2023
Qua bảng số liệu trên, ta có thể thấy rằng hoạt động kinh doanh chủ chốt của công ty là dịch vụ vận chuyển đường biển và đường hàng không Dịch vụ vận chuyển đường biển là dịch vụ có tỷ trọng cao nhất và tăng dần trong doanh thu của công ty, từ 44% năm 2021 lên 47% năm 2022 và 48% năm 2023 Dịch vụ này cũng có mức độ tăng trưởng dương trong ba năm, giảm 37.2% năm 2022 và tăng 67.1% năm 2023 so với năm trước Điều này cho thấy dịch vụ này có khả năng thích ứng và phát triển trong điều kiện thị trường khó khăn.
Bảng 3.7 Sản lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTX giai đoạn
Sản lượng giao hàng bằng đường biển
Sản lượng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Sản lượng giao hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bảng số liệu trên cho thấy, sản lượng giao hàng bằng đường biển đã có sự tăng trưởng vượt trội trở lại sau sự sụt giảm mạnh mẽ vào năm 2022 với sự tăng trưởng lên tới hơn 56%, thậm chí tăng trưởng gần 2% so với năm 2021 khi đạt mức hơn 77 nghìn tấn, cao nhất trong 3 năm gần đây Bên cạnh đó, có thể nhận thấy sự chênh lệch khá lớn giữa các cơ cấu sản lượng giao hàng bằng đường biển khi sản lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu luôn chiếm tỷ trọng cao nhất, bình quân sản lượng giao hàng xuất khẩu gấp 3,6 lần sản lượng giao hàng nhập khẩu Tuy nhiên, cơ cấu này đang có sự thay đổi tích cực khi sản lượng giao hàng nhập khẩu năm 2023 chỉ gấp có 3 lần sản lượng giao hàng xuất khẩu trong khi năm 2022 con số này lên tới tận gần 4.5 lần Điều này cho thấy công ty đang có chiến lược kinh doanh đúng đắn, quy trình giao hàng được cải thiện và có được sự tin tưởng từ khách hàng.
Bảng 3.8 Tỷ trọng các mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của CTX giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: %
Linh kiện, nguyên phụ liệu 12.39% 13.62% 11.9%
Nguôn: Báo cáo kinh doanh giai đoạn 2021 - 2023
Các mặt hàng chính được xuất khẩu ra nước ngoài chủ yếu là các sản phẩm về nông sản, dệt may, giày da, linh kiện điện tử và một số mặt hàng khác trong khi thế mạnh của công ty là về hàng thiết bị y tế và hàng viễn thông Nhưng thực trạng do thực trạng phát triển của thị trường, các mặt hàng như thiết bị y tế, hàng viễn thông lại chủ yếu nhập khẩu Điều này có thể giải thích lý do vì sao mà sản lượng giao hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển của công ty lại có sự chênh lệch lớn đến như vậy.
Nhìn chung, cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty không có sự thay đổi rõ rệt,chưa được đa dạng, phần lớn tập trung ở một số mặt hàng Điều này giúp cho hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty không gặp quá nhiều khó khăn, thay vào đó, điều này giúp doanh nghiệp có nhiều kinh nghiệm thực hiện hơn và tập trung vào hoàn thiện quy trình giao hàng, cải thiện những mặt thiếu sót.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX
3.3.1 Lập kế hoạch giao hàng hàng hóa quốc tế bằng đường biển
Lập kế hoạch đóng vai trò then chốt trong quản trị giao hàng, giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, vạch lộ trình, tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, chi phí. Đồng thời, dự đoán rủi ro, đưa ra phương án dự phòng, xử lý sự cố bất ngờ hiệu quả. Nhờ đó, kiểm soát tiến độ, đánh giá kết quả, nâng cao hiệu suất giao hàng và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp Những thông tin chính mà nhân viên cần nắm bắt trong quá trình lập kế hoạch theo khung sườn có sẵn của công ty là tìm kiếm và lựa chọn hãng vận chuyển, tổ chức giao hàng và sắp xếp nhân sự thực hiện công việc. Chính vì thế, CTX đã thực hiện quản lý quy trình trên nền tảng BASE – nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, thiết lập và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ của từng phòng ban, tăng tốc độ ra quyết định và phê duyệt đề xuất từ phía nhà quản lý giúp hiệu suất công việc được nâng cao, phòng ban cộng tác hiệu quả, nhân viên phối hợp nhịp nhàng.
Hình 3.2 Giao diện trang chủ của BASE được CTX sử dụng
Bên cạnh đấy, BASE có riêng một ứng dụng riêng để mọi người theo dõi được quy trình tổng quát công việc Đó là Base Workflow Nền tảng này đã được các nhà quản trị của công ty tạo các mẫu quy trình sẵn để quản lý quy trình thực hiện một cách một cách đồng nhất Từng bước của quy trình được nhà quản lý chia cho các nhân sự đảm nhận, và khi thực hiện đến từng bước, nhân viên sẽ được thông báo nhiệm vụ của mình, chỉ khi nhân viên hoàn thành bước này, thì bước tiếp theo mới được triển khai.Trong đó, trên phần mềm chỉ cho phép người thực hiện và người theo dõi xem được tình trạng lô hàng được thực hiện như thế nào Điều này nhằm mục đích tránh ảnh hưởng tới các bộ phận khác, gây loạn trong quá trình làm việc, giúp mỗi cá nhân quản lý được hiệu quả công việc của mình
Hình 3.3 Giao diện phần mềm Base Workflow.
Tuy nhiên thì Base chưa thể quản lý tổng quát các hoạt động của cá nhân, cũng như các dự án, cho nên ngoài sử dụng Base để lập kế hoạch, quản lý công việc nội bộ thì CTX vẫn phải sử dụng song song việc quản lý dữ liệu theo folder được lưu giữ trên máy tính Trong tương lai, công ty muốn sử dụng thêm một phần mềm có chức năng được mở rộng hơn.
3.3.2 Tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiẹn vận chuyển
Nhân viên của bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng, sau khi đã tiếp cận được khách hàng và nắm được các thông tin cần thiết như điều kiện giao hàng, mặt hàng xuất khẩu, thông tin hàng hóa (kích thước, trọng lượng), thông tin cảng đi (POL), cảng dỡ hàng (POD) thì sẽ yêu cầu báo giá từ bộ phận Oversea – Pricing, hai phòng ban sẽ phối hợp với nhau để lựa chọn phương án vận chuyển, lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng Khi chốt được phương án tốt nhất, nhân viên kinh doanh trao đổi với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý thì khách sẽ gửi Booking Request với các thông tin mà khách xác nhận và cập nhật đầy đủ Sau khi nhận được Booking Request, bộ phận kinh doanh sẽ gửi yêu cầu này đến hãng tàu để tiến hành đặt chỗ Hãng tàu sau đó sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking confirmation (xác nhận đặt chỗ).
Bước 2: Tiên hành giao hàng tại địa điểm quy định Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên FCL:
Sau khi có Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) của hãng tàu, khách hàng có thể tự mình hoặc ủy thác cho công ty liên hệ hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp container rỗng Lúc này, nhân viên bộ phận Ops sẽ đến bãi container rỗng (container depot) được chỉ định trong booking đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container mang về địa điểm quy định để đóng hàng và container. Khi đó, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking để lên kế hoạch lấy container tại cảng, giao nhận bộ hồ sơ (Packing list, vị trí cấp container, lệnh cấp container, số container, số chì) Sau đó, container có hàng sẽ được hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và hoàn thành phí hạ container cho cảng vụ trước thời gian cắt máng closing time của hàng tàu Tại cảng, nhân viên Ops đăng ký với kho hàng để xếp chỗ hàng hóa xuất khẩu, thanh toán phí xử lý hàng hóa, phí thuê container cho kho hàng (nâng hạ, xếp hàng container).
Trường hợp CTX thuê bên cung ứng vận tải ngoài, cần đảm bảo người vận chuyển của công ty cung ứng vận tải di chuyển chính xác về thời gian, địa điểm tới lấy hàng của khách xuất khẩu và giao đến đúng cảng Bất kỳ sự cố nào xảy ra tại thời điểm người vận chuyển của bên cung ứng liên quan đến hàng hóa (mất hàng, chậm giờ cắt máng tàu, ) thì bên chịu trách nhiệm với khách hàng sẽ là công ty CTX Do đó, cần quy định rõ ràng trong hợp đồng thuê ngoài vận tải về chuyển giao trách nhiệm với hàng hóa trong quá trình vận tải của bên cung ứng. Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng container, gửi hàng lẻ LCL
Sau khi đã có booking từ phía bên consol cấp, nhân viên docs và ops kết hợp với nhau để hoàn thành thủ tục đưa hàng vào nhập kho Sau khi hàng đã được chuẩn bị xong, nhân viên phòng chứng từ sẽ lên kế hoạch làm thủ tục thông quan, sau khi hàng hoá thông quan, nhân viên bộ phận giao nhận hiện trường sẽ tiến hành cho hàng nhập kho và thanh lý tờ khai Khi này bên kho sẽ xuất một Phiếu nhập kho, đây là cơ sở để nhân viên bộ phận chứng từ điền các thông tin về grossweight và measurement trên vận đơn.
Bước 3: Lập và bàn giao chưng từ vận tải
Nhân viên khai báo thực hiện việc khai báo hải quan bằng hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS5/VNACCS Dựa vào những thông tin chi tiết về lô hàng thể hiện trên bộ chứng từ, nhân viên Docs khai báo sẽ điền đầy đủ các thông tin về lô hàng mà hệ thống yêu cầu và tiến hành truyền tờ khai hải quan tới bộ phận tiếp nhận tờ khai cửa công, hệ thống của Hải quan sẽ tự động báo mã số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Việc phân luồng hàng hóa có thể được chia thành 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ:
- Luồng xanh: Công ty sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu và hàng hóa được phép thông quan.
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tùy tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu. Công đoạn làm thủ tục hải quan tuy vẫn còn một số lỗi sai chủ yếu mà nhân viên khai báo hải quan của CTX mắc phải như chưa chính xác về tên hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng, chất lượng, trí giá, xuất xứ, mã HS, thuế suất theo quy định đối với hàng xuất khẩu hoặc thông tin hàng phía bên khách cung cấp bị nhầm lẫn, bị sai Điều này làm cho quá trình thông quan hàng hóa bị chậm trễ và gây tốn kém chi phí.
Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp: Đối với các mặt hàng đặc thù như hàng gỗ, nông sản, để xuất khẩu yêu cầu kiểm nghiệm, kiểm dịch, khử trùng, hun trùng, Là những yêu cầu bắt buộc cụ thể đối với từng loại mặt hàng Nhân viên hiện trường phối hợp cùng với cơ quan chức năng, đơn vị cung cấp dịch vụ giám định để tiến hành khử trùng, kiểm định hàng hóa, đáp ứng yêu cầu xuất khẩu, đảm bảo hàng hóa đạt quy định kiểm dịch của nước nhập khẩu, tránh tình trạng hóa hóa bị từ chối khi đến nước nhập khẩu.
Bộ phận Docs có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất Dựa vào SI hoặc Packing List, chứng từ liên quan của khách hàng, nhân viên Docs của công ty sẽ làm vận đơn HBL nháp gửi cho khách hàng kiểm tra Sau khi nhận được sự chấp nhận của khách hàng, nhân viên tiến hành submit SI và VGM cho hãng tàu trước deadline quy định trong booking và kiểm tra chính xác các thông tin trên draft MBL.
Hoạt động submit SI có thể được tiến hành qua email hoặc trực tiếp trên website của từng hãng tàu.
Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Nhân viên Oversea – Pricing của CTX sẽ nhận pre-alert từ bộ phận Docs (HBL do CTX phát hành, MBL do hãng tàu phát hành và debit note) và gửi qua email gửi cho agent đầu nhập khẩu về thông tin lô hàng bao gồm: Shipper/Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA, Số vận đơn (HB/L, MB/L),
Bước 4: Quyêt toán chi phí
Quyết toán chi phí với hãng tàu:
Nhân viên Oversea – Pricing yêu cầu hãng tàu gửi Debit note và cung cấp thông tin viết hóa đơn để hãng tàu phát hành hóa đơn Dựa vào booking profile, điều khoản về cước phí là trả trước (Freight prepaid) phía hãng tàu sẽ gửi lại Debit note Nhân viên Oversea – Pricing sẽ gửi lại Debit note (giấy báo nợ) cho khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ từ khách hàng.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
Định hướng phát triển của công ty
Có thể nói rằng, hiện nay sự phát triển của ngành giao nhận vận tải nói chung và giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói riêng đã và đang ngày càng khẳng định vai trò to lớn trong sự phát triển của mỗi quốc gia trên thế giới và đóng góp vào tiến trình hội nhập toàn cầu Bởi hai hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động giao nhận vận tải quốc tế là hai hoạt động không thể tách rời nhau và các tác động chi phối lẫn nhau Do đó, trong những năm trở lại đây, quy mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng đã làm cho dịch vụ giao nhận vận tải ở Việt Nam phát triển mạnh mẽ.
Năm 2023, nền kinh tế Việt Nam và kinh tế toàn cầu nói chung phải trải qua rất nhiều khó khăn Trong bối cảnh chung đó, các doanh nghiệp logistics cũng có sự sụt giảm về đơn hàng Tháng 4/2023, sau 4 năm gián đoạn, WB công bố bảng xếp hạng Chỉ số HIệu quả Logistics (LPI - Logistics Performance Index) năm 2023 Theo đó, đứng đầu thế giới là Singapore, thứ hai là Phần Lan, thứ ba là Đan Mạch, Đức, Hà Lan và Thuỵ Sỹ Việt Nam đứng vị trí thứ 43, giảm 4 bậc so với hạng 39 tại lần công bố LPI gần nhất vào năm 2018 Báo cáo LPI 2023 chỉ ra ngành logistics thích ứng với sự thay đổi của các mô hình thương mại toàn cầu, với độ tin cậy của chuỗi cung ứng cao hơn, khả năng chuẩn bị trước khủng hoảng tốt hơn, xanh hóa chuỗi cung ứng và số hóa. Theo LPI 2023, số hóa chuỗi cung ứng từ đầu đến cuối, đặc biệt là ở các nền kinh tế mới nổi, đang cho phép rút ngắn thời gian trễ cảng lên đến 70% so với các nước phát triển Hơn nữa, nhu cầu logistics xanh đang tăng lên, với 75% chủ hàng đang tìm kiếm các lựa chọn thân thiện với môi trường khi xuất khẩu sang các nước có thu nhập cao. Trong khi phần lớn thời gian dành cho vận chuyển, sự chậm trễ lớn nhất xảy ra tại cảng biển, sân bay và vận tải đa phương thức Xét về các chỉ số thành phần, Việt Nam ghi điểm tăng ở các hạng mục về Hạ tầng, Hải quan và Gửi hàng quốc tế, còn các hạng mục Năng lực và chất lượng dịch vụ logistics, Tính đúng giờ và Khả năng theo dõi hàng hóa ghi nhận việc giảm điểm.
Tuy nhiên đến năm 2024 như trong báo cáo "Triển vọng Ngành Cảng biển & Logistics năm 2024" mới đây, Công ty Chứng khoán SSI cho rằng, ngành cảng biển trong năm 2024 sẽ phục hồi sản lượng do nhu cầu xuất nhập khẩu cải thiện (đặc biệt là từ việc bổ sung hàng tồn kho ở Mỹ/Châu Âu), trong khi nguồn cung sẽ duy trì ổn định đến năm 2025.
Bên cạnh đó, việc tích hợp AI và tự động hóa vào ngành logistics sẽ nổi bật hơn trong năm 2024 Theo nghiên cứu toàn cầu, vào năm 2032 thị trường hậu cần AI tổng quát sẽ tăng từ 412 triệu USD với tốc độ CAGR là 43.5% Khu vực Bắc Mỹ được dự đoán sẽ dẫn đầu sự chuyển đổi này với thị phần hiện tại đang ở mức 43% Việc ứng dụng AI vào ngành logistics sẽ mang đến những cải tiến về giao tiếp với người dùng theo thời gian thực thông qua các chatbox và trợ lý ảo Công nghệ này có thể đưa ra những dự báo về sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, góp phần giải quyết nhanh chóng các vấn đề về sai lệch tuyến đường, thời tiết bất thường … Tiềm năng của ứng dụng
AI còn giúp giảm tình trạng tồn kho, tối ưu hóa các tuyến giao hàng, tăng cường phân bổ nguồn lực, xử lý hàng hóa được hợp lý và hiệu quả hơn.
CTX vẫn luôn hướng tới mục tiêu trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành, chính vì thế công ty luôn cố gắng giữ vững và nâng cao vị thế của mình Chính vì vậy, ban lãnh đạo CTX đã đề ra những chiến lược quản lý, điều hành, phát triển CTX một cách cụ thể nhưng linh hoạt ứng biến theo tình hình thị trường. Đâu tiên,duy trì mối quan hệ với khách hàng, luôn cố gắng cung ứng dịch vụ tốt nhất có thể để có thể giữ chân cũng như phát triển tệp khách hàng trung thành của công ty Cùng với đó là mối quan hệ với đại lý, hãng tàu, hãng bay bằng cách thường xuyên kết nối, đẩy mạnh các lô hàng xuất nhập khẩu với sản lượng lớn, từ đó đàm phán được chính sách tốt từ họ Tìm cách ký kết hợp đồng với các hãng tàu, hãng bay, vận tải, như vậy sẽ dễ chủ động giá cước cho khách hàng thay vì bị động đi hỏi giá như hiện tại Đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu để có sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu lớn.
Thư hai, về cơ sở vật chất, kỹ thuật Củng cố và mở rộng công ty, hướng tới mục tiêu sở hữu nhà kho, phương tiện vận chuyển riêng biệt, từ đó tăng thêm sự chủ động cho doanh nghiệp.
Thư ba, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, chuyên sâu hơn về nhiều mặt hàng, đánh mạnh vào các mặt hàng mạnh về từng mảng Ví dụ xuất khẩu các mặt hàng như điện tử, dệt may, nông sản Còn nhập khẩu nguyên liệu sản xuất, hàng tiêu dùng, thiết bị y tế Như vậy tạo điều kiện đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng giúp tăng doanh thu và trở thành một đơn vị logistics toàn diện.
Thư tư, đẩy mạnh hoạt động phát triển thương hiệu của công ty, hoạt động marketing cần đặc sắc hơn, tạo dấu ấn cho khách hàng, trọng tâm quảng cáo vào chất lượng dịch vụ cũng như mạng lưới dịch vụ của doanh nghiệp và thu hút khách hàng mới, nhiệm vụ trọng tâm là chiến lược sản phẩm (dịch vụ) mới, chiến lược giá cả linh hoạt, mềm dẻo, có thương lượng với đối tượng khách hàng trong từng thương vụ và với từng dịch vụ, chiến lược tiếp thị, xúc tiến kinh doanh, Tăng cường công tác thông tin quảng cáo để nhiều bạn hàng trong nước và trên thế giới biết đến
Thư năm,đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Thực hiện phương châm vừa học, vừa làm, kết hợp đào tạo ngắn hạn và dài hạn đội ngũ nhân viên để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh doanh Đầu tiên cần ưu tiên đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ nhân viên giao nhận tinh thông về nghiệp vụ kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về văn hóa - kinh tế, những luật lệ và tập quán quốc tế có liên quan, biết ít nhất một ngoại ngữ (đặc biệt là Tiếng Anh) để phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có hiệu quả, tránh sai sót
Cuối cùng, CTX muốn tìm kiếm hoặc tìm đối tác xây dựng cho công ty một nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện quản trị quy trình, giúp hệ thống hóa cũng như hiện đại hóa các chức năng, nhân viên doanh nghiệp không cần phải kết hợp sử dụng giữa phương pháp truyền thống với phương pháp kỹ thuật số.
Giải pháp nâng cao quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Thư nhât, giải pháp hoàn thiẹn hoạt động lập kê hoạch giao hàng xuât khẩu bằng đường biển: Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và dự báo: Kết quả của những nghiên cứu và dự báo là hết sức quan trọng vì thế mà công ty cần phải đầu tư nhiều hơn nữa công tác nghiên cứu và dự báo Ví dụ, về các sản phẩm phát triển theo từng giai đoạn trong năm,khi doanh nghiệp muốn thâm nhập vào một ngành hàng và biến nó trở thành thế mạnh của mình, doanh nghiệp cần nắm vững thời gian như là vụ mùa vải sẽ bắt đầu vào tháng 7, tìm hiểu sâu và chắc chắn về các thủ tục chuyên ngành xuất khẩu vải từ đó tìm và xây dựng mối quan hệ với các đối tác hợp tác đáng tin cậy với mặt hàng vải cùng với các đơn vị cung cấp vải cấu thành nên một chuỗi cung ứng, quy trình hoàn thiện Từ đấy, tạo cơ sở cho bước training nhân viên, tránh gặp sai sót hay lỗ hổng trong quy trình thực hiện Bên cạnh đó, nghiên cứu và dự báo cũng sẽ tạo điều kiện cho CTX xác định được các thị trường tiềm năng có thể khai thác, lựa chọn kênh phân phối hay agent cung cấp phù hợp, hiểu rõ được yêu cầu cũng như các thủ tục tại mỗi quốc gia, giúp tối ưu hóa quy trình, tối ưu hóa hoạt động lập kế hoạch giao hàng của doanh nghiệp CTX có thể mở rộng dịch vụ sang các thị trường tiềm năng từ cácFTA thế hệ mới, liên doanh, liên kết với các công ty giao nhận có uy tín ở nước ngoài bằng cách tham gia vào những hiệp hội gồm các công ty fowarder, đại lý trên khắp thế giới để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Việc liên kết này giúp cải thiện chi phí đầu vào, đa dạng loại hình dịch vụ, cố gắng hướng tới cân bằng các dịch vụ xuất,nhập của công ty, tiếp tục phát huy thế mạnh mảng nhập và hoàn thiện, phát triển
Theo đó, lường trước cũng như có các phương án đối phó phù hợp với tình hình vận tải bằng đường biển đang có nhiều biến động và thử thách Như việc do ảnh hưởng từ Biển Đỏ, nhiều tàu chở hàng đã phải đi tránh sang tuyến đường dài hơn, làm kéo dài thời gian di chuyển thêm từ 7 - 14 ngày dẫn tới có thể giảm lợi nhuận và cạnh tranh của các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam Cho nên, CTX muốn giảm thiểu ảnh hưởng của khủng hoảng Biển Đỏ cần có kế hoạch dự phòng, linh hoạt, đàm phán với các đối tác thương mại về điều khoản giao nhận hàng hoá, tận dụng các hiệp định thương mại tự do để mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Hoàn thiện, tìm kiếm hoặc xây dựng cho doanh nghiệp một nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện:Như đã đề cập, nền tảng Base của CTX đang sử dụng vẫn còn khá nhiều bất cập, chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của công ty dẫn tới nhiều tài liệu CTX còn quản lý riêng lẻ, khó trong khâu kiểm soát Cho nên CTX cần xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt khi xây dựng nền tảng quản lý doanh nghiệp, phân tích ra các yêu cầu cụ thể bao gồm các chức năng cần thiết, quy trình cần tự động hóa, dữ liệu cần lưu trữ, thu thập, phân tích để có thể yêu cầu nhà cung cấp nền tảng Base hiện tại, hoặc tìm một bên nhà cung cấp xây dựng cho công ty một nền tảng riêng biệt Đây là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự đầu tư lớn, nhưng nếu có nó, doanh nghiệp có sự tự động hóa, làm mượt hơn quy trình giao hàng, đảm nhận được nhiều lô hơn trong cùng một thời điểm từ đó giúp CTX phát triển lớn mạnh, vươn tới trở thành những công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics CTX có thể tham khảo các phần mềm, công nghệ sau để tham khảo hoặc tổng hợp, đưa ra được các yêu cầu của mình như:
- Phân mêm Mona Logistics: Không chỉ quản lý đến việc vận chuyển trong nước mà phần mềm Logistics của Mona Media - Mona Logistics chuyên để quản lý quy trình lớn cả ở nước ngoài Nghiên cứu trong một thời gian dài Mona Media cho ra đời phần mềm quản lý vận chuyển Logistics lớn trên thị trường hiện nay, được xây dựng trong cả ba nền tảng: Desktop, App điện thoại, Web app để dễ dàng tương thích phù hợp ở cả mọi hình thức Đặc biệt Mona Media chuyên nhận viết phần mềm theo đúng yêu cầu doanh nghiệp, doanh nghiệp bạn cần các nghiệp vụ đặc biệt trong lĩnh vực Logistics hoặc vận chuyển, Mona Media với công nghệ của họ sẽ hoàn toàn có thể đáp ứng gần như 99% yêu cầu.
- Phân mêm Winta Logistics- Phần mềm quản lý vận tải, dịch vụ vận chuyển, Logistics được phát triển bởi Công ty Cổ phần Winta Giải pháp Phần mềm Winta Logistics quản lý vận tải, dịch vụ vận chuyển, giao nhận, kho vận và Logistics bao gồm nhiều phân hệ đáp ứng mọi hoạt động quản lý của tất cả các bộ phận, phòng ban và sử dụng trên mọi thiết bị với công nghệ tiên tiến Phần mềm được áp dụng cho Vận tải đường bộ (Xe tải, xe Container, xe khách, xe bồn, ) vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức, dịch vụ cho thuê kho bãi Đầy đủ các phân hệ trong chuỗi cung ứng Logistics - Winta ERP, tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp, kết nối linh hoạt với các thiết bị và phần mềm khác, quản lý theo chi nhánh và ngành hàng Áp dụng các giải pháp công nghệ mới: như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, blockchain, v.v để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành từ đó giúp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển và nâng cao khả năng dự báo.
Thư hai, hoàn thiẹn khâu tổ chưc giao hàng.
Các phòng ban trong công ty cần được gia tăng sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Chú trọng khâu đào tạo nhân viên, nâng cao nghiệp vụ mỗi cá nhân, liên kết giữa các phòng ban cũng như cập nhật liên tục các thay đổi liên quan đến thủ tục từ đó tiến hành phổ biến toàn công ty.
Phòng kinh doanh: Ngay từ bước đầu tiên là nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận chuyển, nhân viên kinh doanh phải cố gắng xin được thông tin hàng chính xác và đầy đủ theo như các đầu mục mà công ty đã lưu giữ và xây dựng kế hoạch từ những lô hàng trước từ phía khách hàng để hạn chế trường hợp sai sót đến từ phía khách hàng trong bước 3 - lập và bàn giao chứng từ vận tải.
Nhân viên Oversea - Pricing phải check cước phí một cách cẩn thận và đầy đủ, có bảng dự tính các phí có thể xảy ra như phí ngoài giờ, phí quá khổ, để báo trước cho khách hàng, tránh trường hợp xảy ra vấn đề phát sinh khiến chi phí tăng lên nhưng khách hàng không đồng ý gây tranh chấp, quy trình giao hàng bị gián đoạn, có thể dẫn tới trường hợp mất khách.
Nhân viên Docs cần có trách nhiệm chuẩn bị tốt hoạt động hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan Áp dụng phương pháp kiểm tra chéo nhằm hỗ trợ và phát hiện kịp thời những sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ.
Thư ba, hoàn thiẹn hoạt động điêu hành và giám sát giao hàng xuât khẩu bằng đường biển: Xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình giao hàng xuất khẩu Những tiêu chí này nên được xác định trong một khoảng thời gian và có thời hạn để sự đánh giá được hiệu quả Công ty có thể có được những thống kê đơn giản về số hợp đồng giao hàng được thực hiện trong số trường hợp xuất hiện sai sót, vướng mắc Từ đó, đánh giá cụ thể hơn về kết quả thực hiện quản trị quy trình, phần nào còn yếu kém, đưa ra cách khắc phục và tiếp tục đo lường để nhận định được tình hình đã được cải thiện hay chưa Từ đó đưa ra được các đầu mục, yêu cầu cụ thể cho phần mềm công ty đang cần để tìm kiếm hoặc tự xây dựng phần mềm riêng biệt để quản lý.
Thư tư, gia tăng nguôn vốn kinh doanh và cơ sở vật chât: Việc giảm vốn điều lệ từ 18 tỷ xuống 9 tỷ trong khi vốn lại là là cơ sở giúp công ty thực hiện các kế hoạch phát triển kinh doanh mở rộng Điều này khiến doanh nghiệp không thể đầu tư mở rộng quy mô, vị thế hay xây dựng hệ thống vận chuyển riêng biệt cho mình CTX phải xem xét thực hiện gia tăng nguồn vốn cho công ty ví dụ tận dụng nguồn vốn nội lực như phát hành trái phiếu, huy động vốn thông qua liên kết, liên doanh, vay vốn từ các ngân hàng, tổ chức tín dụng khác Khi có nguồn vốn thì việc đầu tư vào các phương tiện vận tải, kho hàng để tạo điều kiện tốt cho hoạt động quản trị quy trình giao hàng là điều cần thiết, giúp đảm bảo, chủ động trong việc vận chuyển, giao hàng hóa mà không bị phụ thuộc vào bên thứ ba, tăng sự tối ưu cho quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Thư năm, nâng cao văn hóa doanh nghiẹp: Chìa khóa cho sư phát triển bên vững cua doanh nghiẹp logistics quy mô nhỏ tại Viẹt Nam Bên cạnh những giải pháp về công nghệ và quy trình, việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại các doanh nghiệp logistics quy mô nhỏ ở Việt Nam Việc này tạo điều kiện tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban, xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, thống nhất, nơi mỗi cá nhân đều ý thức được vai trò và trách nhiệm của mình, đồng thời sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để cùng hướng đến mục tiêu chung của công ty; nâng cao tinh thần trách nhiệm, khuyến khích mỗi cá nhân làm việc với thái độ tích cực, chủ động, sáng tạo và luôn đặt lợi ích chung của công ty lên hàng đầu; tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản trị và nhân viên: Thúc đẩy sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau, giúp cho việc truyền đạt thông tin, phối hợp công việc và giải quyết vấn đề trở nên hiệu quả hơn, quy trình trơn tru và toàn diện.
K iến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
Nâng câp cơ sở hạ tâng, cải thiẹn hạ tâng đường biển là một nhu câu câp thiêt và vô cùng quan trọng.Trong những năm gần đây, tuy cơ sở vật chất phục vụ cho giao nhận hàng hóa bằng đường biển có các bước tiến đáng kể, tuy nhiên chưa thật sự cạnh tranh được với các quốc gia trong khu vực Nhà nước cần đầu tư nâng cấp cảng biển, mở rộng diện tích, phát triển các cảng biển chuyên sâu container, cảng trung chuyển, nạo vét, mở rộng luồng lạch, đảm bảo cho tàu thuyền lớn ra vào Kết hợp với hoàn hiện hệ thống đường bộ, đường sắt kết nối với cảng biển.
Xây dưng một hẹ thống pháp luật đông bộ và nhât quán Cần thiết cho việc cải thiện và hoàn chỉnh hơn nữa các quy định pháp luật và chính sách liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa, cả bằng đường biển lẫn các phương thức khác Điều này bao gồm việc làm cho các quy định pháp lý trở nên rõ ràng và đồng bộ hơn, đồng thời chuẩn hóa các điều kiện kinh doanh, quy trình cấp phép, và thủ tục hải quan Bằng cách này, sẽ tạo dựng được niềm tin và an tâm cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động giao nhận, cũng như mua bán hàng hóa, góp phần vào sự phát triển của hệ thống logistics.
Nâng cao chât lượng giáo dục: Nhà nước cần có các chính sách hỗ trợ cho các doanh nghiệp, cho các trường đại học cao đẳng để đẩy mạnh công tác đào tạo với nhiều hình thức linh hoạt, nâng cao chất lượng nhân lực của ngành Đặc biệt là trong tình hình biến động, dịch bệnh khó lường trong nước và trên thế giới.
Tăng cường chính sách hợp tác kinh tê quốc tê vê cả kinh tê lẫn chính trị và xã hội để thiêt lập các mối quan hẹ bên vững Từ đó, gián tiếp thúc đẩy việc xuất nhập khẩu hàng hóa, tạo điều kiện cho ngành giao nhận phát triển Hơn nữa, việc cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài sẽ tạo động lực cho doanh nghiệp nỗ lực phấn đấu và trưởng thành hơn.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan ban ngành
Tăng cường áp dụng công nghẹ thông tin vào công tác khai báo hải quan điẹn tử:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc khai báo hải quan điện tử là điều rất cần thiết để đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp Áp dụng công nghệ
56 thông tin sẽ giúp cho các cán bộ hải quan đánh giá được những bất thường trong hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp, tránh hoạt động buôn lậu, gian lận thương mại. Hơn thế nữa, công nghệ thông tin cung cấp nguồn thông tin nhanh chóng cho Nhà nước, ban lãnh đạo để kịp thời nắm bắt và đưa ra các chiến lược điều hành cụ thể. Đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong công tác hải quan để tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển: Hiện nay, mặc dù cơ quan hải quan đã và đang nỗ lực hết sức trong việc đưa ra những giải pháp nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa nhưng trên thực tế thì việc thực hiện thủ tục trên cơ chế một cửa Quốc gia của các bộ ngành mới chỉ điện tử hoá một số khâu trong quy trình thủ tục Nhìn chung, phần lớn các hồ sơ, giấy tờ thủ tục hiện nay cơ quan hải quan vẫn yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản chụp scan và gửi dưới hình thức đính kèm Điều này gây không ít những khó khăn trong việc rà soát tổng thể,khó khăn trong việc tìm kiếm, sàng lọc giấy tờ Vì vậy, các bộ ngành cần rà soát thông tin tổng thể để có phương án đơn giản hóa hồ sơ, chứng từ cần phải nộp hoặc đơn giản hóa các thủ tục trong việc xuất trình giấy tờ, chứng từ mà các doanh nghiệp phải nộp.Nâng cao năng lực quản lý logistics, thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn cho các doanh nghiệp về thủ tục hải quan điện tử, các quy định, quy chế: Để có năng lực, đào tạo một đội ngũ nhân lực chất lượng, nghiệp vụ chuyên sâu cho cán bộ công nhân là điều vô cùng cần thiết Với xu thế hội nhập quốc tế sâu rộng thì việc cải cách quy trình thủ tục trong thông quan xuất khẩu cũng thay đổi, diễn ra từng ngày.
Do đó, Hải quan Việt Nam cần chú trọng trong việc đào tạo đội ngũ nhân lực chất lượng cao, nghiệp vụ vững vàng Ngoài ra, có thể tổ chức thêm các buổi đào tạo, huấn luyện về nghiệp vụ thông quan hàng hóa, các chứng từ cần thiết yêu cầu trong việc kiểm tra chuyên ngành, cách khai báo hải quan trên hệ thống thông quan điện tửVNACSS tới các doanh nghiệp giao nhận.
